Поскольку корпоративная библиотека - это инструмент для решения задач бизнеса, а не игрушка для HR-отдела - хотя лично для меня это супер-игрушка,- подойдем к внедрению системно: от создания команды проекта до масштабной программы формирования моды на чтение.
Сначала мы, разумеется бесплатно, тестируем продукт и убеждаемся (и убеждаем руководство), что он нам подходит. С точки зрения расходов - на электронную корпоративную библиотеку очень скромные, по сравнению со стоимостью бумажных книг (с тренингами я даже не сравниваю). В пересчете на одного человека в год - это примерно восемьсот рублей. Поэтому предполагаю, в ваш бюджет они поместятся.
Итак, договор с провайдером подписан, права вам переданы в полном объеме, и мы начинаем!
Назначаем менеджера проекта: у корпоративной библиотеки должен быть владелец - как правило HR-менеджер, отвечающий за обучение и развитие. Но, возможно, это будет один из ваших кадровых резервистов - так вы убьете двух зайцев: и управленческую площадку для практики предоставите, и вовлечете в проект сотрудников других подразделений.
Заручаемся поддержкой топ-менеджеров и руководителей ключевых подразделений, заинтересованных в обучении их сотрудников. Этот этап не пропускаем ни в коем случае. Более того, наши топы время от времени наравне с рядовыми сотрудниками сообщают, какую книгу они сейчас читают, делятся цитатами и мыслями, участвуют в викторинах («библиотекари» даже могут им слегка помогатьJ).
Формируем команду проекта и распределяем функции, ведь успех проекта на 80% зависит от команды. В нее обязательно войдут специалист, отвечающий в компании за внутренний PR, специалист по обучению и развитию и два-три драйвовых лидера мнений.
Назначаем администратора библиотеки, который следит за статистикой: он видит всех читателей, их прогресс, а также результаты тестирования по прочитанному.
Заручаемся поддержкой руководителя IT-направления. Хотя техническая установка корпоративных библиотек четвертого поколения элементарна, все же у сотрудников могут возникать вопросы, и им может потребоваться техпомощь.
Выбираем агентов перемен: привлекаемк сотрудничеству внутренних экспертов, неформальных лидеров, «носителей знаний» в компании.
Проводим пилотный проект для сотрудников ключевого подразделения с масштабным пиаром: как им библиотека нравится, как это полезно, что нового и интересного они узнали, как удобно и прочее.
И, наконец, самое важное, главный фактор успеха - создаемв компании моду на чтение. Этот пункт распишу подробно.
Создание моды на чтение
Как любому новому проекту, корпоративной библиотеке необходима поддержка. Если книги не читают, не обсуждают, а сотрудники не увеличивают свою эффективность, то можно считать, что внедрение провалилось. Что же сделать для того, чтобы все сотрудники у нас начали читать и, более того, применять прочитанное на практике?
Книги и материалы в электронной корпоративной библиотеке можно условно разделить на несколько типов: адаптационные, продуктовые, по стандартам и бизнес-процессам, на знание конкретных предметов (маркетинг, HR, логистика, юридические темы, финансы), soft skills (продажи, переговоры, работа в команде). Выбираем, мода на чтение какого типа материалов нам важнее, и разрабатываем соответствующие акции. К примеру, если у нас плоховато делос изучением стандартов, уместно устроить тесты или экзамены. А если речь идет о чтении книг по предмету или личному развитию - важнейшую роль мы отведемвнутреннему PRу: новости, анонсы, трейлеры книг, викторины, награды, рейтинги, поздравления.
Но давайте по пунктам.
- В течение месяца сотрудники читают одну важную для компании книгу, после чего мы собираем их в круги, где обсуждаем: а) основные идеи книги, б) фишки и лайфхаки, которые можно применить у нас. И в идеале выходим с планом-графиком их внедрения.
- Выбираем десять лидеров мнений в компании. Вместе с ними выбираем десять самых интересных новинок деловой литературы (важно: книги должны быть на достаточно широкие темы: маркетинг, менеджмент, биографии, личностное развитие.) Т.е. каждому достается по одному названию. Сообщаем, что через месяц каждый должен за пять минут рассказать, о чем прочитанная книга и какие полезные идеи из нее можно внедрить в вашей компании. Пять минут презентации на каждую книгу, и за час каждый из десяти участников получает:
— обзор девяти книг (прекрасное общее развитие);
— неформальное общение с коллегами;
— идеи для своего направления и развития компании;
— фан (надеемся, докладчики будут стараться рассказывать интересно и весело);
— пиар на всю компанию - вызываем у всех сотрудников компании желание сделать такой же клуб в своем подразделении.
Если вы практикуете еще какие-то фишки, мы расскажем о них в следующих материалах по корпоративным библиотекам.
А теперь давайте сверимся. Мы сделали все правильно, если библиотека:
- помогает решать реальные задачи бизнеса,
- ускоряет процессы обучения,
- закрепляет знания, полученные на семинарах и тренингах,
- позволяет оперативно и мобильно получить доступ к необходимой информации,
- обновляется и соответствует текущим потребностям компании,
- интересна пользователям,
- сокращает затраты на обучение
- формирует у сотрудников гордость за компанию и за свою принадлежность к читающему корпоративному сообществу.
Юлия Чемеринская, HR-Академия
«Проект - это идея (задача, проблема) и необходимые средства ее реализации с целью достижения желаемого экономического, технического, технологического или организационного результата. Отличительными чертами проекта являются:
1) Направленность на достижение очерченных целей. Четкая постановка конечной цели проекта оказывает содействие успешной его реализации при условии правильного формулирования промежуточных взаимозависимых целей. Реализация проекта означает последовательное достижение целей с наиболее низкого уровня к высшему, то есть к достижению конечной цели.
2) Координированное выполнение взаимозависимых действий. Одни действия необходимо выполнять параллельно, другие - последовательно, и любое нарушение порядка их выполнения может поставить под угрозу выполнение проекта вообще.
3) Ограниченность во времени. Проекты выполняют на протяжении определенного времени (как правило, его определяют заранее), по возможности более четко очерчивая начало и завершение. Залогом успешной реализации проекта является оптимальное распределение усилий и ресурсов во времени, которое обеспечивается приведением в порядок последовательности выполнения работ и мероприятий в границах проектной деятельности. В отличие от производственной системы проект является одноразовой, а не циклической деятельностью. Тем не менее, проектный подход все более часто применяют и к непрерывному производству. Например, существуют проекты выполнения заказов, где предусмотрены договорные сроки снабжения.
4) Уникальность. Каждый проект имеет отличительные особенности и признаки. Не существует идентичных проектов, даже если они предусматривают выполнение одинаковых действий.
В ряде отраслей, таких, как авиационно-космическая или оборонная промышленность, создаваемые объекты являются настолько сложными, что работа над ними осуществляется не в составе проектов, а в составе Программ, которые можно определить как совокупность проектов или проект, отличающийся особой сложностью создаваемой продукции и / или методов управления его осуществлением. При таком подходе термин «проект», как правило, связывается с относительно краткосрочными целями» .
Таким образом, «корпоративный проект библиотеки - это совместная реализация какой-либо идеи (задачи, проблемы) с целью достижения желаемого результата в экономической, технической, технологической или организационной сфере силами библиотечного объединения. При этом, «под Корпоративной библиотечной сетью (системой) мы понимаем добровольное объединение ряда взаимно независимых в административном и хозяйственном отношениях библиотек (возможно также - информационных органов или служб) для совместного решения их функциональных задач, включая совместное создание и использование библиотечно - информационных ресурсов» .
Корпорация - объединение, союз предприятий или отдельных предпринимателей (как правило, на основе частно - групповых интересов), одна из основных форм предпринимательства.
Объединение в корпоративном сообществе ранее взаимно - независимых организаций порождает целый ряд проблем организационного и психологического плана:
1. Корпоративная сеть является единой системой, которая подчиняется вполне определенным правилам. Это означает, что ее участники перестают быть совершенно независимыми друг от друга, а так же, что у них появляется необходимость нести ответственность перед всем корпоративным сообществом за реализацию решений, связанных с обеспечением его создания, построения, функционирования и развития;
2. Руководители многих организаций, входящих в корпорацию, достаточно трудно перестраиваются с «автономных» условий работы на «кооперативные»;
3. Исходный уровень библиотек по состоянию материально - технической базы, уровню подготовки персонала и т.п. является весьма неоднородным, что затрудняет работу.
В связи с вышесказанным, следует сформулировать ряд достаточно общих, но чрезвычайно важных тезисов, без учета которых невозможно успешное создание и функционирование корпоративных библиотечно - информационных систем (КБИС):
1. Вступление любой библиотеки в корпорацию должно быть добровольным. Прием новых членов должен сопровождаться официально оформленным обязательством руководства библиотеки выполнять основные организационные и технологические принципы ее построения и функционирования.
2. Корпорация не должна вмешиваться в административно - хозяйственную деятельность входящих в ее состав библиотек.
3. КБИС создается, развивается и функционирует, как единая автоматизированная информационно - библиотечная система по правилам определенным государственными стандартами РФ, а также действующей в корпорации организационной, технологической, технической и плановой документации.
4. Программные, технические, технологические, лингвистические и информационные средства обеспечения КБИС в целом и отдельных ее узлов должны соответствовать комплексу требований к современным автоматизированным библиотечно-информационным системам.
5. Каждая КБИС должна систематически организовывать работу централизованной системы повышения квалификации персонала.
6. Во главе каждой КБИС должен стоять лидер, способный грамотно задать направление работы для всей системы.
В настоящее время, в России существует достаточно большое количество разнообразных библиотечных объединений. Результатом их деятельности становятся библиотечные корпоративные проекты. В данном разделе мы приведем несколько примеров этих проектов.
Пожалуй, наиболее известным и широко используемым читателями является международный проект «Виртуальная справочно-информационная служба публичных библиотек». Основной целью деятельности по проекту является реформирование системы справочно-информационного обслуживания пользователей публичных библиотек с учетом требований, предъявляемых формирующимся в стране Информационным обществом и осуществляемыми социально-политическими и экономическими преобразованиями. «Виртуальная справочно-информационная служба публичных библиотек (ВСИС ПБ)» была открыта в октябре 2003 года на основе бесплатной справочно-информационной службы «Виртуальная справка», которая в течение 3 лет размещалась на сайте Централизованной библиотечной системы «Киевская» (Москва). Популярность у пользователей Интернета «Виртуальной справки» подвигла на создание подобных служб некоторые другие библиотеки. С 2004 г. приступила к работе Виртуальная справочная служба «Спроси библиографа» на сайте Российской национальной библиотеки. В настоящий момент Красноярская краевая научная библиотека, Кемеровская и Свердловская областные универсальные научные библиотеки (ОУНБ), Саратовская ЦБС и Томская МИБС одновременно ведут собственную виртуальную справочную службу и являются участниками корпоративного проекта, удачно размежевав тематику вопросов.
Структура ВСИС ПБ представлена специалистами Межрегиональной ассоциации деловых библиотек - координаторами и организаторами Справки и операторами-специалистами 20 библиотек России и 3 библиотек стран СНГ: Николаевской Центральной библиотеки им. М.Л. Кропивницкого (Украина), Краматорской Центральной городской библиотеки (Украина), Усть-Каменогорском ЦБС (Казахстан).
Библиотеки, принявшие участие в проекте, были отобраны с учетом ряда условий: наличие собственного сайта, наличие на нем материалов, представляющих интерес для широкого круга пользователей Интернета, внятная политика по расширению своего присутствия в Сети, опыт работы с виртуальными пользователями и др.
Все операторы ВСИС ПБ прошли специальное обучение в ходе организованного МАДБ учебного семинара «Методика виртуального справочно-библиографического обслуживания в рамках корпоративного проекта» и получили сертификат на право работать операторами.
ВСИС ПБ (или «Виртуальная справка») обладает рядом особенностей, отличающих ее от аналогичных зарубежных виртуальных служб. Пожалуй, главной из них является публичный характер задаваемых вопросов. Все вопросы сразу после того, как их задали, появляются на соответствующей странице Справки, там же через некоторое время (как правило, в течение 1 дня) появляются ответы. Таким образом, база, включающая по состоянию на апрель 2006 г. более 24000 вопросов, поступивших из 300 городов России и 50 стран мира, и 24000 ответов на них, открыта не только библиотекам-участникам, но и пользователям, заходящим на портал «Library.ru». Это позволяет им зачастую находить ответы на свои запросы, просто воспользовавшись уже имеющимися результатами работы по аналогичной теме.
Совместная работа выявила большие перспективы развития службы, т.к. работа в корпоративном режиме позволила более эффективно работать с получаемыми вопросами.
Вход в ВСИС ПБ осуществляется как с портала «Library.ru», так и с сайтов всех библиотек-участников. Для этого на сайтах размещаются «кнопки» «Оператор «Виртуальной справки», идентифицирующие их как участников ВСИС ПБ. Кроме того, для размещения на сайтах других библиотек предлагается баннер «Виртуальная справка», который обеспечит пользователям этих сайтов справочно-информационное обслуживание в том случае, если там нет иной (локальной или корпоративной) ВСИС.
Сводная база вопросов и ответов является общей собственностью всех участников ВСИС ПБ.
Обращение в ВСИС ПБ и получение ответа для всех пользователей бесплатно. Пользователи могут задавать вопросы на русском либо английском языках. Поиск также ведется только по русско- и англоязычным ресурсам. Воспользоваться услугами ВСИС ПБ могут все жители России, русскоязычным зарубежным гражданам предоставляется информация, тем или иным образом связанная с Россией, либо общеобразовательного характера. На английском языке принимаются вопросы, касающиеся России.
Есть и ряд ограничений для пользователей:
1. На вопросы, приходящие в Справку по электронной почте, операторы не отвечают.
2. От одного посетителя принимается только один запрос в день.
3. Количество вопросов, поступивших от одного пользователя в течение месяца, не должно превышать восьми. Администрация оставляет за собой право в отношении отдельных пользователей изменять это число как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения.
4. Координаторы имеют право удалять некорректные вопросы и реплики и перемещать вопросы в более подходящие рубрики.
5. Вопросы, связанные с предоставлением готовых рефератов и сочинений рассматриваются в последнюю очередь.
Работа службы показала высокую востребованность предоставляемых услуг со стороны пользователей практически из всех российских регионов, а также из иных государств, интересующихся материалами на русском языке и темами, связанными с Россией.
Не менее известным является проект «Межрегиональная аналитическая роспись статей» (МАРС). Проект существует с 2001 года и в настоящее время объединяет более 200 библиотек различных систем и ведомств не только России, но и Беларуси, Казахстана и Украины. Участники проекта общими усилиями создают Сводную базу данных, содержащую полную аналитическую роспись 1601 журналов. Каждая из библиотек-участниц проекта создает аналитические библиографические записи на все статьи из нескольких журналов по принятым в проекте правилам и в обмен получает такие же записи всех других участников. Большая часть расписываемых журналов включена в список ВАК (Высшая Аттестационная комиссия). Ежегодное пополнение сводной базы данных составляет более 200 000 библиографических записей.
Пользователь получает информацию в виде библиографической записи, в которой представлены следующие сведения: автор, заглавие статьи, персоналии, сведения о названии, дате и месте проведения конференции, семинара или совещания, название источника, аннотация на статью и т.д. Сводная база данных не содержит полных текстов статей.
«Основными принципами работы проекта являются:
1. внешняя открытость при соблюдении внутренних технологических процессов, принятых в библиотеках,
2. полная аналитическая роспись периодических изданий,
3. использование минимальных технических средств при передаче и приеме данных» .
Реальная польза от совместного создания и использования информационных ресурсов очевидна:
1. Возможность в минимально короткие сроки получить по запросу полные тексты статей по ЭДД.
2. Более 60% подписки на периодические издания раскрывается с помощью корпоративной базы.
3. Участие в проекте позволяет ознакомиться с содержанием журналов, которые не выписывает библиотека.
4. Пользователь имеет возможность ознакомиться не только с библиографическим описанием статьи, но и получить полную аннотацию на нее.
«Проект «Корпоративная библиотечная система вузов Санкт - Петербурга и Северо - Запада России. Новые горизонты сотрудничества» был поддержан «Институтом Открытое Общество» в 1999 году. Целью проекта является внедрение технологии корпоративной работы в библиотеках Санкт - Петербурга для создания общих разделяемых информационных ресурсов (сводного электронного каталога, сводной электронной библиотеки вузовских публикаций) и средств эффективного доступа к ним через Интернет.
В течение года был создан действующий прототип распределенной корпоративной библиотечной системы, объединяющей информационные ресурсы библиотек нескольких вузов Санкт - Петербурга. Эти библиотеки имели статус основных участников проекта на первом этапе его выполнения.
Созданный прототип имеет следующие свойства:
· Основным компонентом общего информационного пространства является сводный электронный каталог, доступ к которому обеспечивается по протоколам HTTP (через специальный шлюз) и Z39.50.
· Z - сервер обеспечивает одновременный поиск и извлечение записей в различных MARC форматах.
· В системе поддерживается механизм связей записей в соответствии с форматом RUSMARC.
· На основе Z - сервера реализованы корпоративные службы заказа и электронной доставки. Эти службы доступны в режиме on - line.
· В библиотеках организованы рабочие места службы электронной доставки документов с использованием системы Ariel.
Для создания сводного электронного каталога была выбрана модель хранения локальных электронных каталогов в различных базах данных с предоставлением доступа к ним через один Z - сервер, являющийся оригинальной разработкой Центра «Открытые Библиотечные Системы» Санкт - Петербургского государственного технического университета.
Для читателя ресурсы консорциума доступны через шлюз HTTP Z39.50, также являющийся разработкой Центра «Открытые Библиотечные Системы».
Консорциум планирует продолжить работу по совершенствованию организации процессов обработки документов и обслуживания читателей и в дальнейшем. Кроме того, консорциум планирует развивать связи с другими консорциумами, вводить в ежедневную практику библиотек тесное взаимодействие с партнерами с использованием современной технологической базы» .
Кроме вышеперечисленных проектов существуют такие нетрадиционные для библиотек формы сотрудничества, как глобальный проект оцифровки книжных фондов «Библиотека Гугла» (Google Library ). Он состоит из ряда служб. Служба «Поиск книги» (Google Book Search ) Гугла - это часть усилий компании в организации мировой книжной информации, обеспечение ее всеобщей доступности и полезности.
Google уважает огромные творческие усилия, которые были вложены в книги, поэтому служба «Поиск книги» сконструирована так, чтобы отвечать всем требованиям закона об авторском праве. Google никогда не покажет более нескольких фрагментов текста из защищенной книги, не получив разрешения издателя, и адресует пользователя туда, где можно купить книги, или в библиотеки.
Служба «Поиск книги» состоит из двух различных частей: программа «Партнер» (the Partner Programme ) и «Библиотечный проект» (the Library Project ).
Программа «Партнер» работает с более чем 10000 Издателей всего мира. Партнеры (как правило, издатели) передают свои книги для оцифровки и размещения в Сети. Пользователям показывают очень ограниченное количество страниц из книги, релевантных их запросу. Но этого достаточно, чтобы дать общее представление о ее содержании. Если увиденное заинтересует пользователя, он может перейти на веб-сайт издателя или сетевого магазина и купить книгу.
Google сканирует эти книги бесплатно и не требует оплаты с пользователя за подсказку. Кроме того, если под изображением страницы из книги размещаются рекламные объявления, больше половины дохода от объявлений передается издателю книги. «Библиотечный проект».Google работает с библиотеками всего мира, в их числе; библиотеки Оксфордского, Гарвардского, Стэндфордского, Принстонского университетов, Национальная библиотека Каталонии, Баварская государственная библиотека, Университет штата Мичиган, Публичная библиотека Нью-Йорка и многие-многие другие; кроме того, Google осуществляет пилотный проект с Библиотекой Конгресса США. Компания хотела бы работать с библиотеками как можно большего числа стран, чтобы служба «Поиск книги» отражала богатое культурное разнообразие мировой литературы.
Если библиотечная книга оказывается в общественном достоянии (вне защиты авторского права), она показывается в Сети полностью. Если книга находится под защитой копирайта, пользователь в Сети сможет увидеть только самую основу: название книги и фамилию автора, не более 2-3 фрагментов текста и информацию о той библиотеке, где она находится, или о магазине, где ее можно купить. Если издатели или авторы не желают, чтобы их книги прошли оцифровку, им достаточно об этом лишь сообщить.
В рамках программы «Поиск книги» уже оцифрованы и размещены в Интернете более 10 млн книг.
Сегодня, когда во всех сферах бизнеса нужны классные специалисты, корпоративные библиотеки становятся действенным инструментом повышения квалификации персонала. Держать постоянно обновляемый книжный фонд оказывается выгодно. С его помощью оптимизируются расходы на обучение: во-первых, даже совсем небольшая, но правильно подобранная коллекция изданий способна удовлетворить основные потребности сотрудников в получении информации, во-вторых, становится доступным получение знаний на месте, что называется, без отрыва от производства. К тому же книга - это «товар многоразового использования». Ее читают и по мере необходимости перечитывают, освежая знания, обнаруживая новые нюансы. Ее рекомендуют коллегам, на нее ссылаются в переговорах с клиентами.
Библиотеки необходимы компаниям, которые заинтересованы в профессиональном росте и мотивации сотрудников. Это не просто книгохранилище, не просто место, где работник будет оперативно получать дополнительную информацию по теме, которая его интересует (возможно, он оценит заботу фирмы, теперь ему не придется бегать по книжным магазинам в поисках нужной литературы и тратить собственные деньги). Это банк знаний, фундамент развития обучающейся организации, ее корпоративной культуры.
Цель корпоративной библиотеки - сэкономить время и средства компании при поиске нужной информации.
Вот почему многие компании и крупные корпорации выделяют это направление как одно из приоритетных в рамках работы по совершенствованию внутренних коммуникаций и развития персонала.
В словарях и энциклопедиях определение современных корпоративных библиотек звучит примерно так: корпоративная библиотека - важная часть системы образования сотрудников внутри компании. Она дает возможность любому человеку развивать свои компетенции неотрывно от выполнения своих должностных обязанностей, а также всегда иметь под рукой необходимую практическую и теоретическую информацию для повышения качества и эффективности собственной работы
Люди читают бизнес - литературу для того, чтобы:
Быстро найти решение конкретной задачи;
- Найти что-то полезное для профессионального роста, обновления компетенции;
- Легче справляться с текущей работой;
- Изучить историю успеха ведущих мировых компаний и их лидеров;
- Быть в курсе современных бизнес - тенденций.
В советское время библиотеки были обязательным подразделением каждого НИИ, крупного завода, фабрики. Причем обслуживали они два направления: «технологические и управленческие аспекты деятельности предприятия» и «воспитание, досуг, самообразование» (так называемая «профсоюзная» библиотека). И хотя в те времена понятие «корпоратив» не существовало, именно эти библиотеки стали прообразом сегодняшних корпоративных библиотек. К сожалению, в 90-е годы отечественные производства в основном упадок, финансирование библиотек сократили, а многие книгохранилищ были вообще ликвидированы. И вот, после пятнадцатилетнего перерыва, с возрождением экономики, центры, которые аккумулируют специфическую информацию, вновь обрели актуальность.
Корпоративная библиотека компании Виконда
Корпоративная библиотека существует в компании Виконда уже более 5 лет. Все начиналось с нескольких книг, которые приобрели для себя руководителя компании. На сегодняшний день библиотека насчитывает 56 книг и их количество постоянно растет.
Для чего нужна корпоративная библиотека? Главные задачи и цели корпоративной библиотеки сводятся к следующему:
Повышение профессионального уровня сотрудников;
- Источник эффективных управленческих решений;
- Роль коллектора лучших практик в организации;
- Опосредованное внедрение корпоративных стандартов (причем неформальными методами);
- Инициирование самообразования;
- Формирование учебной среды;
- Отбор лучших профессиональных практик, технологий;
- Повышение лояльности сотрудников-контент корпоративной библиотеки позволит сотрудникам почувствовать заботу компании.
Корпоративные библиотеки бывают разные. С точки зрения целевого назначения они подразделяются на информационно-справочные, развивающие функциональные компетенции сотрудников, и развлекательные. По форме могут быть «бумажными», электронными и комбинированными. И содержательность библиотеки, и ее форма определяются особенностями компании, в том числе наличием (или отсутствием) финансовых, кадровых и временных ресурсов.
Попросите сотрудников делать закладки с пометками на интересных идеях;
- Попросите всех, кто пользуется книгами, писать для них короткую рецензию или выписывать основные положения, затем эту информацию можно разослать по электронной почте другим работникам для ознакомления или даже организовать выступление с презентацией идей;
- Установите красивую полку или книжный шкаф на видном месте - пусть коллекция книг станет гордостью;
- Предоставьте библиотеке официальный статус, обеспечив поддержку бюджетом.
Прежде всего, подбор материала должен быть нацелен на решение задач компании. Поэтому нужно, чтобы тематическая литература обеспечивала информацией определенные направления работы (например, управленческие процессы, производство, сбыт), а не только служила ознакомлению руководства или сотрудников с новинками.
Как приобрести книги для библиотеки? Мы следим за всеми новинками бизнес-литературы на портале издательства «Манн, Иванов и Фербер». Это издательство печатает только максимально полезные книги. Также за новинками можно следить на сайте издательства «Альпина Паблишер».После того как мы выбрали книги, которые нас интересуют, мы их заказываем.
От возникновения идеи создания корпоративного книжного фонда до ее полного воплощения нужно пройти не такой уж долгий путь. А результат окупит старания с лихвой. Система информации и коммуникации лежит в основе всех внутренних бизнес-процессов организации, и от того, насколько эффективно она работает, зависит не только психологический климат, уровень корпоративной культуры, но и результативность бизнес-процессов. Понимая это, сегодня сотни компаний налаживают деятельность собственных библиотек.
По материалам Internet подготовила специалист отдела развития компании Виконда - Жемель Ксения.
Корпоративная библиотека делает чтение доступным каждому
Сотруднику не надо покупать книгу и переживать муки выбора. В библиотеке уже собрано то, что полезно и пригодится в работе.
Корпоративная библиотека - первый шаг к системе обучения
В нашей компании у каждого сотрудника есть индивидуальный план развития. Там прописано, каких целей он должен достичь через месяц и квартал. Книги - один из инструментов их наряду с внутренним обучением и менторством.
Корпоративная библиотека ускоряет процесс получения знаний
Если компания нацелена на рост и развитие, вы просто обязаны быстро накапливать, осваивать и передавать знания. Регулярное чтение книг позволяет создать атмосферу, в которой постоянное обучение и самообразование - естественный процесс.
С чего начать
Фото Ingate1. Соберите первую полку
Скорее всего, это получится стихийно. Расскажите о ней сотрудникам, проследите за их реакцией. Предложите несколько , которые точно заинтересуют наиболее деятельных работников.
У нас всё началось с того, что мы стали собирать в кабинете отдела HR раздаточные материалы с тренингов, которые проводились в компании. Со временем людей, которые заходили за материалами и спрашивали дополнительную литературу, становилось всё больше. Мы поняли, что пора собирать собственную библиотеку.
2. Назначьте ответственного за проект - куратора библиотеки
Мы назначили сотрудника отдела HR. Разумеется, это не основная его деятельность, но если книгами заведует один специалист, то со временем он становится настоящим экспертом и может подобрать книгу любому сотруднику под любые цели.
3. Определите основные рубрики библиотеки
Как правило, они соответствуют роду деятельности компании. Собирайте обратную связь, выясняйте, каких книг не хватает, прислушивайтесь к мнению сотрудников. Сначала в нашей библиотеке были исключительно книги по интернет-маркетингу. Со временем там стало всё больше изданий по менеджменту, управлению процессами, саморазвитию и .
4. Выделите бюджет на закупку книг
Важно учитывать, что некоторые книги стоят 300 рублей, а некоторые, например по программированию или англоязычные по менеджменту, - до 1,5–2 тысяч без учёта доставки.
Список новинок для закупки формируют сами сотрудники: рассказывают куратору, как та или иная книга поможет в работе им и коллегам. А дальше куратор расставляет приоритеты по закупке в рамках бюджета.
5. Организуйте место для хранения книг
Все книги мы выдаём на руки, отдельного помещения под читальный зал не требуется. Поэтому компактные стеллажи расположены вдоль стены в кабинете HR и . Плюс такой организации в том, что куратор, специалист по обучению и развитию персонала, в свободное от работы с библиотекой время занимается своими делами вместе с коллегами из HR.
Как автоматизировать процесс
1. Введите учёт книг, даже если библиотека небольшая
Куратор должен отслеживать срок нахождения книги у сотрудника и отправлять напоминание: «Не забудьте сдать книгу». В небольшой компании рассылку с просьбой оставить отзыв также можно отправлять вручную, главное - вести эту работу системно. Первое время наша библиотека существовала только офлайн. Нужно было прийти, выбрать книгу, а сотрудник библиотеки (куратор) делал отметку в Excel.
2. Будьте готовы к росту библиотеки и усложнению системы
В 2011 году у библиотеки появилась технологическая оболочка - аналог электронного каталога с системой учёта. Мы создали новый раздел на корпоративном портале - систему, с помощью которой автоматизировали процесс заказа и отслеживания книг, привязали её к базе данных всех изданий. Как только новый экземпляр прибывает в библиотеку, ему присваивают идентификатор и заносят в реестр и базу данных. Затем книга появляется на главной странице корпоративного портала в разделе новинок. Туда же попадают , которые мы закупаем, если бумажные слишком дорогие или редкие.
3. Организуйте очередь на книги
Свободна - куратору приходит письмо, что книгу надо отправить сотруднику в один из офисов. Нет - сотрудник попадает в электронную очередь и ждёт, пока книга освободится.
Организовать очередь на книги можно в Excel или « », но это будет сложнее. В небольшой компании сотрудники сами могут договариваться, кому передать книгу после прочтения. Главное, чтобы о смене читателя сообщали куратору. Можно ввести лист ожидания по наиболее популярным книгам, куда сотрудники сами будут вписывать имена и вычёркивать их перед сдачей книги.
4. Заказывайте дополнительные экземпляры популярных книг
Если на какую-либо книгу постоянно большая очередь (не только в первые месяцы после её заказа), нашему куратору приходит уведомление. При наличии большого числа положительных отзывов, если книга действительно полезна, заказываются дополнительные экземпляры.
Как поддерживать эффективную работу библиотеки
Фото Ingate
Самого наличия библиотеки недостаточно. Все сотрудники должны о ней знать, видеть постоянные обновления, понимать, что коллеги читают, обмениваются опытом.
1. Организуйте систему отзывов
Как только сотрудник вернул книгу, он получает письмо с благодарностью и просьбой оставить отзыв. Отзывы от людей со схожим информационным полем позволяют другим понять, насколько полезна для них эта книга. Можно задать вопросы автору рецензии, уточнить детали или обсудить уже прочитанное издание.
2. Обсуждайте прочитанные книги
При отсутствии корпоративной электронной площадки введите правило регулярно встречаться и обсуждать прочитанные книги. Конкретные издания могут быть указаны в плане развития сотрудника либо рекомендованы для того или иного отдела.
3. Рассказывайте о новостях библиотеки
У нас для информирования в ежемесячном дайджесте новостей есть специальный раздел. Там публикуются новинки, подборки самых востребованной литературы или обзоры по версии одного из сотрудников. Иногда персональные подборки сотрудников попадают в корпоративный блог.
4. Оформите стеллажи библиотеки
Так, чтобы хотелось полистать книги и поговорить с куратором. Самые актуальные рубрики разместите на уровне глаз - специально для тех, кто зашёл в кабинет HR по своим делам, чтобы человек наверняка не прошёл мимо популярных изданий. Расставьте на полках яркие мелочи: привлекайте внимание, пусть сотрудник задержится подольше, полистает и выберет книгу.
5. Учитывайте риски
Книги часто задерживают, даже если дать на прочтение минимум месяц. Напоминания нужно отправлять и специалистам, и топ-менеджменту. Если не работают стандартные уведомления, то куратор библиотеки пишет сообщения лично спустя пару месяцев. Иногда книги рвутся, реже сотрудники теряют их. Это значит, что популярную книгу надо будет заказать вне очереди.
Если ничего не упустить, библиотека, производимый ею эффект и достигаемые результаты будут подобны снежному кому: с одной стороны, компания инвестирует в обучение, создаёт среду для развития сотрудников, с другой - сотрудники вкладывают силы и время в саморазвитие, стремятся к новому и подают пример другим коллегам.
Последнее время одним из самых частых запросов, по которому пользователи попадают к нам на сайт является фраза "программа электронная библиотека". В связи с двусмысленным трактованием этого ключевого слова, я хотел бы разобрать все возможные варианты. Действительно, запрос довольно популярный, по данным статистики ключевых слов от яндекса "показов в месяц" словосочетания "электронная библиотека программа" - 705.
Что же могут искать пользователи, вводя такой запрос в поисковую систему? Основных идей несколько:
Первый вариант - это конечно же программное обеспечение для создания электронной библиотеки. Однако здесь могут быть вариации. Например, в качестве программы могли иметь в виду какую-нибудь локальную десктопную версию для систематизации собственной коллекции электронных книг. Такое программное обеспечение не отягащено сложной архитектурой, скорее всего не имеет web-ориентированного интерфейса и подходит больше для личного использования на одном компьютере. Об этом мы уже писали . В статье можно почитать про основные возможности таких программ как calibre - простая в использовании программка для систематизации ваших электронных книг, из особенностей: встроенный конвертер форматов, перевод rss-потоков в нужный формат для чтения на читалке, контент-сервер для доступа к библиотеке через web и многое другое. Есть прошлогодний обзор на Хабре . MyHomeLib - программа для создания домашней электронной библиотеки отечественной разработки, основная "фишка" которой - интеграция по контенту пиратской библиотеки librusec.
Второй класс программ - полноценное программное обеспечение для создания корпоративных электронных библиотек. Это может электронная библиотека университета, публичной библиотеки или любой другой организации. Здесь уже предъявляются совершенно другие требования. О таком программном обеспечении на сайте асоциации электронных библиотек в соответствующем разделе пишет Михаил Шварцман. В данный сегмент могут входить как свободно распространяемое бесплатное ПО, так и проприетарное. Обзору основных продуктов как раз и посвящен упомянутый ранее блог. Уже опубликованы статьи о ResCarta , GreenStone , инструменте для интеграции электронных библиотек REPOX . Надеемся, в скором времени и на наш программный продукт будет получен отзыв. Очень полезная колонка для тех, кто еще не определился с выбором ПО для создания электронной библиотеки либо если появилась потребность заменить текущую систему на новую. Кстати в данном случае грамотнее использовать запрос "система электронной библиотеки ", правда поисковая выдача сейчас будет искажена различными электронно-библиотечными системами.
Помимо программного обеспечения при запросе "программа электронная библиотека" могут иметься в виду и несколько иные значения, а именно программа как "содержание и подробный план предстоящей деятельности, работ и т.п". Речь идет прежде всего о Межведомственной программе "Электронные библиотеки Роcсии", которой уже более 10 лет. Почитать о программе можно на сайте Российские Электронные библиотеки . Это был проект с неплохим финансированием, несколькими этапами. Сильно возвращаться в прошлое не вижу большого смысла, а позволю себе процитировать часть статьи "Электронные библиотеки вне закона?" Андрея Федорова, в которой есть некоторое обобщение:
Вообще идея создания электронных библиотек зародилась еще с 1999 года из межведомственной программы создания национальной сети компьютерных телекоммуникаций для науки и высшей школы в силу масштабности необходимой деятельности внутри каждого из ключевых направлений сформировались три самостоятельные программы:
1. развитие собственно межведомственной программы “Создание национальной сети компьютерных телекоммуникаций для науки и высшей школы” (Министерство науки и технологий РФ, Министерство образования РФ, Российская академия наук, Российский фонд фундаментальных исследований);
2. межведомственная программа “Создание и развитие суперкомпьютерных центров России” Министерство промышленности, науки и технологий РФ, Российская академия наук, Российский фонд фундаментальных исследований);
3. межведомственная программа “Электронные библиотеки России” (Министерство промышленности, науки и технологий РФ; Министерство культуры РФ; Министерство образования РФ; Министерство РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций; Министерство РФ по связи и информатизации; Министерство юстиции РФ; Российская академия наук; Российский фонд фундаментальных исследований; Федеральная архивная служба России).
Надеюсь, данная статья поможет сориентироваться в бесчисленной поисковой выдаче и позволит найти желаемое. Если вдруг какие-то моменты я упустил, давайте в комментариях вместе это исправим.
Загрузка...
