Automatizacija poslovnih procesa kao nužan uvjet učinkovitosti poduzeća. Osam jednostavnih pitanja o automatizaciji poslovanja Usluge automatizacije poslovnih procesa

Mnogo je mitova, stereotipa i predrasuda oko pojma “poslovna automatizacija”. Na primjer, da je automatizacija potrebna isključivo velikim tvrtkama, dok mala poduzeća mogu bez nje. Ili da su sustavi automatizacije izuzetno skupi, a nije sigurno da će se troškovi ikada isplatiti. Za ovaj članak prikupili smo pitanja koja poduzetnici obično postavljaju o automatizaciji i pripremili jasne odgovore na njih.

Automatizacija poslovanja - što je to?

Automatizacija poslovanja prijelaz je poduzeća s radno intenzivnih ručnih operacija na korištenje suvremenih informacijske tehnologije u operativnom radu. Automatizacija također znači implementaciju moderne tehnologije gdje se ranije uopće nisu koristile.

U malim poduzećima automatizacija se obično koristi u dva slučaja:

• u osnovnim poslovnim procesima - to npr. može biti automatizacija prodaje ili automatizacija interakcije s kupcima (poznata i kao implementacija CRM-a);
• u pratećim procesima koji ne utječu izravno na povećanje prihoda, ali su obvezni za poslovanje – primjerice, računovodstvo i izvješćivanje.

Sukladno tome, motivi i ciljevi automatizacije mogu biti različiti - u prvom slučaju potrebno je povećati profitabilnost poslovanja, u drugom smanjiti troškove vremena i novca.

Što su sustavi automatizacije i kako rade?

Sustavi automatizacije upravo su programi i usluge koji se koriste za prijelaz s ručnog rada na informacijsku tehnologiju. Drugim riječima, i složeni ERP sustav i cloud usluga za online trgovinu su sustav automatizacije.

Svaki sustav automatizacije sastoji se od dva ključna elementa: prikupljanje (unos) podataka i pružanje prikupljenih i obrađenih informacija u obliku, obujmu i formatu u kojem to treba upravitelju ili specijaliziranom stručnjaku.

Na primjer, ako unesete podatke u sustav o kontaktima sa potencijalni klijenti, zatim naznačite u kojoj su fazi pregovori sa svakim od njih, pažljivo unesite podatke o rezultatima pregovora i o obavljenim transakcijama - tada u dobrom automatiziranom sustavu za upravljanje prodajom možete odmah dobiti "prodajni lijevak", a s akumulacijom neke statistike - predviđanje prodaje ovisno o tome koliko su vaši menadžeri danas naporno radili.

Što više i posao je kompliciraniji, što je više početnih informacija potrebno i što bi završna izvješća trebala biti raznovrsnija i detaljnija.

Sustavi automatizacije rade slično za druge procese. Menadžer može trenutno dobiti informacije o stanju u poduzeću: koliko novca ima na računima, koliko dugujete i koliko se duguje vama, kakva je struktura troškova i isplativost projekta, koliko “hladnih” ” pozive koje su zaposlenici uputili, kolika je stvarna učinkovitost pojedinog menadžera itd.

Zašto je automatizacija uopće potrebna, što ona daje tvrtki?

Ukratko, pravilno izvedena automatizacija omogućuje vam sljedeće:

• učinkovito podržavati operativne aktivnosti - organizirati računovodstvo i kontrolu;
• brzo i ispravno pripremiti dokumente za klijente, izvođače i partnere - od komercijalne ponude do izvješća o usklađenju;
• promptno primati sva izvješća o stvarnom stanju u poduzeću;
• optimizirati troškove osoblja, koristiti učinkovitije radno vrijeme i kompetentnost zaposlenika, oslobađajući ih rutinskog rada;
• unaprijediti poslovne procese u poduzeću;
• minimizirati Negativan utjecaj o poslovanju “ljudskog faktora”;
• sigurno pohraniti podatke - svaki zaposlenik radi samo s podacima do kojih ima pristup;
• poboljšati brzinu i kvalitetu korisničke usluge.

U mali posao ti su učinci obično vidljivi unutar nekoliko tjedana.

Koji se poslovni procesi mogu i trebaju automatizirati?

Automatizacija obično počinje s velikim, radno intenzivnim rutinskim operacijama, s procesima koji imaju najveći utjecaj na prihode i profit tvrtke ili s najproblematičnijim područjima.

Prvo, možete automatizirati zadatke koji su vrlo zahtjevni ili ih je nemoguće ručno izvesti - uzmite u obzir promet na malo, analizirati kretanje robe, planirati Gotovina teče, planirati i voditi računa o radnom vremenu, obračunavati troškove i sl.

Drugo, možete automatizirati rad zaposlenika koji obavljaju standardne rutinske operacije (telemarketari, logističari, voditelji prodaje itd.) ili ih potpuno ukloniti određena djela od zaposlenika (npr. postaviti automatsku sinkronizaciju podataka o raspoloživosti robe na skladištu i na prikazu internet trgovine).

Treće, pomoću automatizacije možete "dovesti kuću u red" - preuzeti kontrolu nad potraživanjima, inventarom skladišta, zapošljavanjem zaposlenika, poštivanjem standarda za pozive i sastanke s klijentima itd.

Nije potrebno automatizirati sve poslovne procese odjednom. Po potrebi možete postupno proširivati ​​opseg automatizacije u svojoj tvrtki. I dosljedno stvarajte jedinstveni sustav upravljanja.

Glavna stvar je zapamtiti ciljeve za koje je automatizacija pokrenuta. Automatizacija radi automatizacije je gubitak vremena i resursa.

Kako odabrati softverski proizvod za automatizaciju

Kada birate sustav automatizacije, možete ići na dva načina: 1. Koristite standardni proizvod (u kutiji). 2. Razviti i implementirati prilagođeno softversko rješenje.

Standardno rješenje lakše je implementirati i koštat će manje. Ali morate imati na umu da se svaki standardni proizvod ne može modificirati kako bi odgovarao vašim potrebama - u velikom broju programa mogućnosti prilagodbe su ozbiljno ograničene ili potpuno eliminirane. Usput, isto vrijedi i za usluge u oblaku.

Odabir određenog programa prilično je odgovorna stvar; bit će potrebno proraditi prilično značajnu količinu informacija. Na tržištu postoji mnogo softverskih proizvoda, svaki sa svojim značajkama i prednostima. Trebali biste dobiti odgovore na sljedeća važna pitanja:

• koji se specifični zadaci i procesi planiraju automatizirati;
• odgovara li funkcionalnost sustava zadacima koje će trebati riješiti uz njegovu pomoć;
• je li moguće sustav prilagoditi vašoj poslovnoj praksi;
• Hoće li biti moguće, ako se promijene poslovni procesi ili uvjeti poslovanja, brzo promijeniti sustav bez zaustavljanja njegovog rada;
• koliko je sustav jednostavan i lak za korištenje;
• je li moguće integrirati sustav s drugim aplikacijama ili uslugama;
• Je li sustav podržan na tabletima i pametnim telefonima?
• tko će to i kako provoditi tehnička podrška;
• koliko košta implementacija i podrška?

Kako biste odgovorili na ova pitanja, preporučljivo je konzultirati se s predstavnicima dobavljača (tj. tvrtki za razvoj softvera). Ako je moguće, komunicirajte i s kolegama poduzetnicima koji rješavaju slične probleme; njihovo iskustvo će vam dati vrijedne informacije koje će vam pomoći da napravite izbor u korist određenog softverskog proizvoda.

Koliko košta sustav automatizacije?

Ovo je retoričko pitanje i na njega nema jasnog odgovora. Koliko koštaju popravke? To se može učiniti za 100 tisuća rubalja, a može i za milijun, sve ovisi o površini sobe, zadacima, kvaliteti materijala itd. Trošak određenog softverskog rješenja također će ovisiti o mnogim varijablama: koji će se zadaci rješavati korištenjem sustava, radi li se o standardnom proizvodu ili prilagođenom proizvodu, koji će resursi biti potrebni za implementaciju, koliko će radnih stanica biti povezano s sustav, itd.

Trošak automatizacije sastoji se od nekoliko komponenti:

• trošak samog sustava (trošak kutije ili plaćanja najma - u slučaju korištenja aplikacija u oblaku);
• troškovi uspostave sustava i obuke osoblja;
• trošak redovne podrške.

Tome se mogu pridodati neizravni troškovi – primjerice, vrijeme koje su direktor i ključni korisnici potrošili na sudjelovanje u projektu.

Kako je implementiran sustav automatizacije iKako odabrati tvrtku izvođača

Implementacija je proces prilagođavanja softvera poslovanju i, djelomično, poslovanja softveru.

Za jednostavne zadatke ili procese, "implementacija" će se jednostavno sastojati od instaliranja softvera na vaše računalo (ili registracije na usluzi u oblaku) i unosa početnih informacija. Odmah nakon toga možete krenuti s izdavanjem dokumenata, popunjavanjem baze klijenata ili izdavanjem zadataka.

Za složenije zadatke (primjerice, izračunavanje planirane isplativosti naloga u trenutku sklapanja transakcije – kako se ne bi radilo s gubitkom), možda će biti potrebno modificirati sustav kako bi odgovarao uvjetima i praksi koji su se razvili u tvrtka. Pravi sustav obično podržava neki standardni proces za takav zadatak. Ali u praksi svaka tvrtka ima svoju metodologiju. Upravo će se ta specifičnost morati odraziti u procesu provedbe.

Implementaciju možete obaviti sami ili pozvati stručnjake. Ali ne biste se trebali nadati da će izvođač učiniti sve na najbolji mogući način bez vašeg sudjelovanja; ključni zaposlenici i menadžment tvrtke morat će aktivno sudjelovati u gotovo svim fazama; što dublje zaronite u proces implementacije, uspjeh projekta uvelike će ovisiti.

Partnera za implementaciju morate odabrati na sličan način kao što birate tim za renoviranje stana. Pratite tržište i pronađite tvrtke čije su kompetencije dovoljne za rješavanje vaših problema, a čiji su uvjeti optimalni u omjeru cijene i kvalitete. Vrlo je poželjno da vaš potencijalni partner posjeduje certifikat o usklađenosti sustava upravljanja kvalitetom s međunarodnom normom ISO 9001:2008. Održavajte sastanke sa stručnjacima iz tvrtki iz ovog užeg izbora (uključujući i razgovor sa zaposlenikom koji će pratiti vaš projekt). Istražite portfelj kontaktom Posebna pažnja ima li izvođač iskustva u uspješnoj implementaciji sustava automatizacije u tvrtkama čija se specijalizacija i područje djelovanja poklapa s vašim. Također je poželjno komunicirati s čelnicima tih tvrtki i saznati njihovo mišljenje o vašem potencijalnom partneru – je li implementacija bila uspješna, jesu li zadovoljni rezultatima rada, je li dobro organiziran jamstveni servis, koje su poteškoće susreli su se itd.

Također, pri odabiru izvođača ima smisla koristiti načelo proporcionalnosti: ako imate malu tvrtku, onda je preporučljivo poslovati s mala tvrtka– sve će se suglasnosti odvijati brže, prema kontroverzna pitanja Lakše se dogovoriti s ravnopravnim partnerom itd.

Koji su rizici pri implementaciji sustava automatizacije?

Naravno, kod implementacije sustava automatizacije postoje određeni rizici - od propuštanja rokova i prekoračenja budžeta, do otpora osoblja i potrebe mijenjanja pojedinih poslovnih procesa kako bi se zadovoljili zahtjevi sustava. Ali većinu problema možete izbjeći ako ispravno identificirate zadatke koji zahtijevaju automatizaciju, provodite nadzor kvalitete postojećih softverskih proizvoda i promišljeno odaberete partnera za implementaciju. Također, važan uvjet za uspješnu provedbu projekta je osobno sudjelovanje čelne osobe/vlasnika tvrtke, u ovom slučaju su rizici "dobivanja pogrešne stvari" značajno smanjeni.

Što se tiče otpora osoblja, vrlo je važno, s jedne strane, kvalitetno raditi na objašnjavanju dobrobiti i prednosti automatizacije za tvrtku i sve zaposlenike, as druge strane, stvarati među svim zaposlenicima, uključujući vrhunske upravljanja, snažan osjećaj neizbježnosti promjene. Ako postoje slučajevi neuspjeha nekih procesa, potrebno je brzo razumjeti i ukloniti prepreke. Dobar alat za implementaciju je nagraditi zaposlenike za njihovu uključenost u projekt i za određena postignuća; to će pomoći u postizanju lojalnosti ostalih članova tima.

Automatizacija poslovnih procesa odnosi se na prijenos kadrovskih funkcija automatizirani sustavi, što je postalo moguće zahvaljujući nevjerojatnom rastu tehnologije.

Ako je ranije bilo dovoljno proizvesti proizvod, sada se veća težina pridaje učinkovitosti njegove proizvodnje, produktivnosti rada, stabilnosti i točnosti, kao i smanjenju resursa za rad poduzeća.

Počnimo s primjerima

Prije nego prijeđete na glavni dio ovog članka, predlažem da se upoznate s primjerima koji se temelje na trgovini na veliko. Oni jasno pokazuju zašto je automatizacija potrebna, što je i kako funkcionira.

Primjer 1: Prodaja

Prisjetimo se prošlosti: prije ste, da biste sklopili ugovor o nabavi, dolazili do klijenta, vodili bilješku i zapisivali njegov broj, u najboljem slučaju u dnevnik. Nakon toga smo se vratili u ured na pripreme.

Tek na putu do ureda napali su vas drugi klijenti svojim pitanjima, a po dolasku ste se već maglovito sjećali o čemu ste pregovarali na sastanku.

Kao rezultat toga, nekako su se sjetili, sastavili Komercijalna ponuda, zaboravivši nazvati klijenta na vrijeme, jer... podsjetnik na ovaj poziv snimljen je prije 3 stranice. Poslije ste opet dolazili klijentu s komercijalnim prijedlogom, pa s ugovorom, pa po novac.

Sada automatizacija poslovnih procesa omogućuje rad na daljinu i ne gubi vrijeme na putu do klijenta i natrag. Budući da se cijela povijest pregovora bilježi u kartici klijenta, imate obavijesti o svim zadacima po ugovoru kako ih ne biste zaboravili.

Automatizacija prodaje

Primjer 2. Logistika

Da biste imali dovoljne, ali ne i pretjerane zalihe u skladištu, u prošlosti ste se uglavnom oslanjali na svoj instinkt: to je naizgled normalno, ali ta situacija ide kako-tako.

I često vas to iznevjeri: ponekad su neke pozicije godinama ležale na skladištu, onda u jednom trenutku svim svojim klijentima date jednu poziciju koja je završila nakon drugog poziva. Na tome ste stalno gubili novac, bilo od troškova skladištenja ili od izgubljenih transakcija.

Sada imate moderni sustavi skladišno i robno knjigovodstvo, koje Vam točno pokazuje koji klijent kupuje koji artikal i kojom učestalošću te na temelju tih podataka predviđa buduću potražnju.

Automatizacija logistike

Primjer 3: Marketing

Sjetite se kako ste trošili reklamne kampanje? Mogu vas podsjetiti: izvjesili ste jumbo plakate uz autoceste, kupili sumnjivu bazu e-mail adresa i na njih telefonirali, angažirali promotore ili pozivatelje da vam na hladnom nude usluge.

A učinkovitost tih mjera procijenili ste prema sljedećem principu: prihod je rastao – učinkovito, nije rastao – nije učinkovito.

Sada imate priliku pokazati svoje oglašavanje samo onima koji su zainteresirani, napraviti maksimalno personalizirane ponude i pobuditi interes za svoju tvrtku i proizvod, umjesto da radite na hladnoj bazi.

A učinkovitost se može procijeniti za svaki pojedini kanal oglašavanja na putu od prvog kontakta do izvršene kupnje.

Automatizacija marketinga

Primjer 4. Računovodstvo

Sjetite se svojih jadnih računovođa, kako su se objesili na kraju mjeseca/kvartala/godine, pošto su sve radili ručno.

Najprije je potrebno saznati koliko su sati zaposlenici radili ovaj mjesec, obračunati njihove plaće, obračunati im poreze i odbitke, za svakog pripremiti platni list te izdati svaku plaću (koja je također ručno preračunata).

Također se bavite plaćama za godišnji odmor, službenim putovanjima i bolovanjima. A onda se baviti i izvještavanjem, revizijama, porezima. Kao rezultat toga, dok se bavite jednim razdobljem, počinje novo.

U današnje vrijeme automatizacija poslovnih procesa omogućuje da se sve obavi u samo par klikova. A ovo je jednostavno raj za njih, u odnosu na prošlost: cijela baza podataka održava se automatski.

Dovoljno je pritisnuti jednu tipku na kraju izvještajnog razdoblja, bam i svačija plaća je izračunata. Pritisnite drugi - izvješće je spremno. Pritisnite treću - i sve plaće i porezi su prebačeni na potrebne bankovne račune. A ugovori s računima za klijente sastavljaju se bez sudjelovanja računovođa uopće.

Automatizacija računovodstva

Što je poslovni proces

Jeste li već zainteresirani za automatizaciju svog poslovanja? Ako da, onda ste učinili pravu stvar. Ali prije nego prijeđete na samu automatizaciju, morate razumjeti poslovne procese koji se odvijaju u vašoj tvrtki. I krenimo s osnovama.

Poslovni procesi– skup uzastopnih radnji usmjerenih na proizvodnju i marketing proizvoda te održavanje normalno funkcioniranje poslovanje.

Ako jednostavnim jezikom, onda su to sve radnje osoblja i međusobne interakcije koje se događaju u poduzeću.

Da biste ih identificirali i opisali, dovoljno je odgovoriti na pitanje: “Što i zašto radite u svom poslovanju da ono donosi profit?”

Točnije

Dat ću primjer, vratimo se na njega trgovina na veliko. Da biste to učinili, unajmite osoblje, obučite ih, izradite upute za njih i pobrinite se da rade.

Kupujete ili proizvodite proizvode, iznajmljujete skladište za skladištenje, kontrolirate kretanje i stanja proizvoda.

Zauzvrat, trgovci postavljaju oglašavanje, primaju i obrađuju prijave te ih prenose logističarima. Skladištari prikupljaju narudžbe, a prijevoznici dostavljaju proizvode krajnjim kupcima. Servisni odjel prati kvalitetu vaših usluga i služi klijentima.

Nakon toga popunjavate dokumente, podnosite izvješća, plaćate poreze i isplaćujete plaće. Osim toga, organizirate strateške sastanke i analizirate prošlu izvedbu.

Istovremeno razvijate nove proizvode ili usluge i plasirate ih na tržište, ulazite na nova tržišta, širite poslovne veze i sl.

Sve što sam gore nabrojao su poslovni procesi, ali su vrlo kratko opisani. Vaš zadatak je analizirati svaku radnju, dio po dio, na mnoge komponente, kako biste dobili točniju sliku o tome kako funkcionira vaš posao.

Nakon toga ćete razumjeti što se može automatizirati, a gdje ne možete bez ljudskog sudjelovanja.

Vrste poslovnih procesa

Da biste bolje razumjeli pitanje automatizacije procesa, morate razumjeti što su oni. Postoje 4 vrste poslovnih procesa:

Vrste procesa

1. Osnovni, temeljni. Poslovni procesi koji izravno utječu na prihode tvrtke: proizvodnja, prodaja, služba za korisnike itd.
2. Pomoćni. Poslovni procesi koji ne utječu izravno na prihode tvrtke, ali pomažu njenom normalnom funkcioniranju: računovodstvo, tijek dokumentacije itd.
3. Razvojni. Poslovni procesi kroz koje se tvrtka razvija i raste: planiranje, budžetiranje, predviđanje itd.
4. Menadžerski. Poslovni procesi koji vam omogućuju upravljanje poslovanjem: rješavanje tekućih problema itd.

Poslovni procesi bilo koje vrste mogu se automatizirati, ali pod uvjetom da pojednostavljuju rad osoblja, povećavaju produktivnost, ali kvaliteta proizvoda ne trpi.

U nastavku ćemo govoriti o tome koji se procesi mogu automatizirati i kako. Važno je da ovom procesu pristupite temeljito i ne kopirate rješenja, zar ne?

Metode opisa

Neću detaljno opisivati ​​metode, jer je to već tema zasebnog članka, ili čak više od jednog. Stoga je što je moguće jednostavnije i jasnije. Dakle, postoje dvije glavne metode opisa poslovnih procesa: vertikalna i horizontalna.

Kod vertikalnog (funkcionalnog) opisa naznačene su samo hijerarhijske veze između poslovnih procesa i njihov redoslijed.

Horizontalnim (procesnim) opisom, osim redoslijeda, opisuje se i odnos između poslovnih procesa, potrebni alati i materijale za njihovu provedbu.

Metode opisa

I horizontalna i vertikalna metoda dijele tri metode opisa.

1. Tekst

Jedan od najjednostavnijih, ali u isto vrijeme ne baš učinkovite načine. Kod ove metode jednostavno dosljedno opisujete svoje poslovne procese i iz tih opisa formirate dokumente, primjerice propise, upute ili priručnike.

Ova metoda je neučinkovita zbog činjenice da obično kada osoba čita tekst, on percipira informacije sekvencijalno, bez fokusiranja na odnose i hijerarhiju. Pa, da budem iskren, obično se na kraju dokumenta prve misli već zaborave.

Primjer teksta

2. Stol

Ova metoda je učinkovitija od prethodne, jer informacije su strukturiranije; korištenjem tablice možete jasno prikazati odnose i hijerarhiju.

Ovom metodom identificira se nekoliko parametara koje je važno uzeti u obzir u poslovnim procesima. Oni čine osnovu stupaca kojima se opisuju poslovni procesi.

Primjer tablice

3. Shema

Ova metoda je najučinkovitija jer... osoba koja analizira tekstualne informacije u svakom slučaju ih prevodi u grafičke slike za percepciju. Stoga, ako odmah pružite grafičke informacije, osobi će trebati manje vremena i truda da ih percipira.

Obično se, kada se opisuju grafički, poslovni procesi prikazuju u obliku dijagrama toka. Ovaj tip pokazuje dosljednost, hijerarhijsku i horizontalnu povezanost te transformaciju poslovnog procesa u određenim uvjetima.

Primjer sklopa

Automatiziramo vaše poslovanje u 8 koraka

Mnogi ljudi pogrešno misle da je proces automatizacije i implementacije modernih tehnologija u njihovo poslovanje skup i vrlo težak: morate imati ogroman broj zaposlenika, biti visokokvalificiran i uložiti vreće novca.

Zapravo, nema ništa komplicirano u automatizaciji poslovnih procesa. Naprotiv, to je uzbudljiv proces tijekom kojeg počinjete bolje razumjeti svoj posao. Čitajte dalje kako biste saznali kako to učiniti što jednostavnije i učinkovitije.

Korak 1. Postavite cilj

Svaka radnja u poslu se radi s razlogom. A automatizacija se također ne radi automatizacije radi. Morate jasno razumjeti zašto želite automatizirati ovaj ili onaj poslovni proces.

Obično se prilikom automatizacije instalira sljedeće:

1. Povećati produktivnost rada;
2. Minimizirati pogreške;
3. Povećajte točnost izvedenih izračuna;
4. Dovesti poslovanje u sustavan oblik;
5. Obavljajte nekoliko zadataka paralelno;
6. Povećati šanse za donošenje pravih odluka i njihovu brzinu;
7. Smanjite troškove;
8. Uspostaviti interakciju između odjela;
9. Poboljšati kvalitetu;
10. Riješite se rutinskih zadataka.

Prije automatizacije možete postaviti druge ciljeve, ali važno je razumjeti da je automatizacija pomoćnik vašeg poslovanja, a ne izvršitelj ključnih zadataka. Nažalost, strojevi ne mogu sve. Ili možda na sreću.

Korak 2. Definirajte poslovni proces

Ovdje se prisjećamo našeg poglavlja o poslovnim procesima, pripremamo njihov detaljan opis i idemo dalje.

Dakle, koje poslovne procese treba automatizirati ovisi o vašem cilju. A da bi se oni odredili, potrebno je cilj raščlaniti na najsitnije kriterije za njegovo postizanje.

Nakon toga te kriterije povežite s poslovnim procesima koji se odvijaju u poduzeću i identificirajte radnje koje imaju veći utjecaj na postizanje cilja.

Dakle, oslobađate vrijeme za radnje koje imaju veći utjecaj na postizanje vašeg cilja automatiziranjem manje utjecajnih radnji.

Kako biste mudro odabrali poslovni proces, morate slijediti sljedeću strukturu:

1. Hajde da vidimo. Prvo morate temeljito razumjeti proces, identificirati redoslijed i nužnost svake radnje;
2. Pojednostavimo. Zatim pojednostavite postupak što je više moguće tako da radnje budu što jednostavnije, da se ne dupliciraju, a također uklonite nepotrebne radnje;
3. Mi automatiziramo. I tek nakon toga identificirane i pojednostavljene procese prenosimo u automatizaciju.

Dat ću vam jednostavan primjer. Pred vama je zadatak. Shvaćate da za to morate više vremena posvetiti komunikaciji s klijentima, napraviti personaliziraniju ponudu, obraditi sve prijave i striktno se pridržavati dogovora s potencijalnim klijentom.

Svoj prodajni proces rastavite na molekule i dobijete: prvo dolazi poziv na telefon, voditelj obavlja početnu kvalifikaciju klijenta, dogovara sljedeći poziv i bilježi dogovore u dnevnik.

Osim navedenog, napredni CRM sustavi mogu upravljati marketingom i cijelim poduzećem u cjelini. Ako kažeš jednostavnim riječima, tada CRM sustavi stvaraju ekosustav unutar poduzeća koji zaposlenicima omogućuje produktivniji rad bez da ih nešto nepotrebno ometa.

Tržišni lideri takvih sustava u Rusiji su Bitrix24 i SalesapCRM. Svaki igrač ima svoje prednosti i nedostatke, svoje politika cijena i općenito sustave, o kojima je neumjesno govoriti u okviru ovog članka.

Usput. Ako se odlučite za CRM, onda preporučam Megaplan, a posebno za vas pripremio sam promotivni kod “Megastart”. Daje 10% popusta + još 14 dana besplatnog razdoblja. Samo recite stručnjaku -> megaplan.ru

– ERP sustavi

ERP sustavi

To su sustavi koji vam pomoću jednog alata omogućuju automatizaciju glavnih procesa u tvrtkama: od proizvodnje do protoka dokumenata i računovodstva.

Riječ je o opsežnim sveobuhvatnim rješenjima koja vam omogućuju transformaciju poslovanja u jedinstveni sustav upravljanja resursima i imovinom, povećanje učinkovitosti upravljanja, zahvaljujući stalnoj optimizaciji postojećih poslovnih procesa i uvođenju novih.

Ključno načelo svih ERP sustava je modularnost, što im omogućuje postupno uvođenje u poslovanje. Odnosno, prvo možete automatizirati proizvodnju, zatim prodaju i distribuciju, a zatim preuzeti protok dokumenata i komunikaciju unutar tima.

Lideri na području ERP sustava su SAP, Oracle, Microsoft. Pa, naravno, 1C, gdje bez njega.

– PM sustavi

PM sustavi

Sustavi za upravljanje projektima dizajnirani su za automatizaciju upravljanja projektima. U ovakvim sustavima automatizacije poslovnih procesa možete odabrati odgovornu osobu, razbiti projekt na male zadatke, odrediti rokove i prioritete za svaki zadatak.

Takvi sustavi su važni za poduzeća u kojima se paralelno izvode mnogi projekti. Pomažu u razumijevanju produktivnosti osoblja, njihovog opterećenja i poštivanja rokova.

A također na jednom mjestu možete vidjeti cjelokupnu povijest rada na konkretan projekt ili posao općenito, što može pomoći u rješavanju kontroverznih situacija.

Princip rada takvih sustava općenito je isti. Razlikuju se po sučelju, nekim značajkama, mogućnostima proširenja ili integraciji s drugim alatima.

Primjeri takvih sustava su Trello, Asana, ToDoist Također, sustavi za upravljanje projektima implementirani su u jednoj ili drugoj mjeri u modernim CRM i ERP sustavima.

– Analitički sustavi

Analitički sustavi

Analitički sustavi imaju za cilj pomoći tvrtkama u donošenju odluka: mogu pomoći u prepoznavanju trendova, obrazaca i iznimaka te predvidjeti ishod određene odluke.

Analitički sustavi prikupljaju izvorne podatke zajedno, zahvaljujući analitički modeli generirajte različita izvješća na temelju kojih možete donositi informirane odluke. Time se automatizira proces donošenja odluka.

Postoje analitički alati koji vam jednostavno omogućuju uvid u poslovnu sliku i važne pokazatelje. Ova vrsta uključuje, na primjer, alate Yandexa i Googlea (i Google Analytics odnosno).

Slučajevi neuspješne automatizacije poduzeća javljaju se prilično često. Stoga, prije nego što se upustite u ovaj vrlo radno intenzivan i skup pothvat, preporučljivo je razumjeti zašto je automatizacija uopće potrebna. I koji bi se problemi uz njegovu pomoć trebali riješiti.

Stručnjaci obično dijele proces automatizacije poduzeća u nekoliko faza:

1. Analiza poslovnih procesa, njihova prilagodba ili revizija.

2. Određivanje stvarnih potreba za automatizacijom.

3. Odabir programskih rješenja ili izrada specijaliziranog softvera.

4. Implementacija softvera u poduzeću i osposobljavanje osoblja za njegovo korištenje.

Štoviše, prve dvije faze ni na koji način nisu inferiorne po važnosti u odnosu na posljednju.

Vrijedno je početi s definicijom. Poslovni proces je sustav sekvencijalnih, svrhovitih i reguliranih aktivnosti u kojima se kontrolnim radnjama i uz pomoć resursa inputi procesa pretvaraju u izlaze, rezultate procesa koji su vrijedni potrošačima. A poslovni proces sa stajališta informacijske tehnologije je stabilan informacijski proces (slijed rada) vezan uz proizvodne i ekonomske aktivnosti poduzeća i obično usmjeren na stvaranje nove vrijednosti. Poslovni proces uključuje hijerarhiju međusobno povezanih funkcionalnih aktivnosti koje implementiraju jedan (ili više) poslovnih ciljeva tvrtke u informacijski sustav tvrtke, na primjer, upravljanje i analiza izdanja proizvoda ili osiguranje resursa puštanje proizvoda (proizvodi označavaju robu, usluge, rješenja, dokumente).

Bilješka: Vrlo često uz pomoć automatizacije menadžeri žele koordinirati rad poduzeća. Sigurno, modernog menadžmenta Teško je to zamisliti bez informacijskih sustava. Ali automatizacija neće ispraviti pogreške u organizaciji poslovnih procesa.

Na primjer, Ako poduzeće ima veliku količinu informacija koje je postalo nemoguće obraditi ručno ili pomoću zastarjelih sustava, tada je automatizacija izlaz. Ako potrebne informacije jednostavno ne postoje ili su nepouzdane, menadžeri griješe, rad odjela nije usklađen, tada se mora promijeniti sustav upravljanja - nikakva automatizacija tu neće pomoći.

Zato Prije svega, upravitelj mora trezveno procijeniti situaciju i razumjeti hoće li automatizacija riješiti probleme koji ga se tiču.

Automatizacija poslovnih procesa u sadašnjoj fazi razvoja sposobna je riješiti sljedeće zadatke:

• Povećanje brzine obrade informacija tvrtke (primjerice, brži prolaz aplikacije iz odjela prodaje u skladište).
• Povećana transparentnost poslovanja (primjerice, možete brzo vidjeti dugovanja ugovornih strana).
• Kontrola nad količinom informacija (npr. klijenti mogu sami slati zahtjeve putem interneta).
• Koordinacija radnji (na primjer, artikl koji je već rezerviran za jednog klijenta neće ići drugom).
• Povećanje tehnologije poslovanja (na primjer, cijene i porezi se automatski izračunavaju) itd.

Automatizacija ne utječe izravno na rješavanje drugih zadataka, na primjer, povećanje protoka klijenata, pravovremeno podnošenje izvješća ili određivanje perspektiva razvoja!

Zato Automatizacija je obično potrebna u sljedećim slučajevima:

• preorijentacija na nove zadatke (proizvodnja drugih proizvoda, ulazak na nova tržišta, tehnička preoprema);
• provođenje reformi ili promjena načela upravljanja;
• nemogućnost starog sustava automatizacije da zadovolji potrebe poduzeća;
• priprema poduzeća za prodaju (automatizacija bi trebala povećati njegovu tržišnu vrijednost).

Sljedeća važna točka: potrebno je jasno definirati koje područje rada je potrebno automatizirati ovaj trenutak. Štoviše, malim tvrtkama to nije teško učiniti. Samo trebaju analizirati čije aktivnosti u poduzeću uključuju obradu i pohranjivanje velikih količina informacija i generiranje izvješća. U pravilu su to odjeli koji se bave računovodstvom i poreznim računovodstvom, odgovorni su za kretanje zaliha itd. Postoje „općepriznati” procesi čija se potreba za automatizacijom obično ne postavlja. Tradicionalno, to je računovodstvo, kretanje zaliha, obračun plaća i kadrovska evidencija. Ovi su procesi automatizirani od samog početka, budući da je povećanje njihove učinkovitosti zahvaljujući automatizaciji višestruko dokazano.

Drugi način da shvatite što točno treba automatizirati je: razumjeti čime točno menadžer nije zadovoljan u trenutnom radu organizacije. Razlog nezadovoljstva može biti vrijeme potrebno za dovršetak procesa, njegova cijena, kvaliteta (broj grešaka i kvarova). Na primjer, proizvodnju možete planirati ručno, bez upotrebe alata za automatizaciju. Ali točnost izračuna, u pravilu, ostavlja mnogo želja, a vrijeme njihovog izvršenja je oko tjedan dana. Osim toga, kod ovakvog planiranja dolazi do puno grešaka. da i financijski rashodi za "ručni" proces ispadaju nerazumno velike.

Tek nakon toga možete nastaviti izravno s odabirom automatiziranog sustava.

Prednost se obično daje programu koji najbolje odgovara tehnički zahtjevi i neće postati prepreka rastu informacija u budućnosti. Nažalost, gotovo ga je nemoguće pronaći gotov sustav, koji bi sto posto mogao zadovoljiti potrebe poduzeća. Stoga ostaje odabrati najprikladniji softverski proizvod u smislu funkcionalnosti i cijene.

Svi sustavi automatizacije mogu se podijeliti u dvije klase: kruti, sa skupom standardnih postavki (na primjer, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) i fleksibilni, s mogućnošću promjene njihovih funkcija (na primjer, 1C, Microsoft Axapta). Ova podjela se odnosi na sve programe- od jednostavnih rješenja za lokalne probleme do složenih sustava automatizacije za velika poduzeća.

Stručnjaci preporučuju: da bi se utvrdilo je li u pojedinom slučaju potreban kruti ili fleksibilni sustav, potrebno je razumjeti kako će se poduzeće i njegovi poslovni procesi mijenjati u sljedeće dvije do četiri godine. Ako organizacija posluje stabilno i nema planova za temeljne promjene u svom sustavu upravljanja u bliskoj budućnosti, možete isprobati krute sustave, uključujući zapadne. Imaju neosporivu prednost - cjelovita su i modernizirana rješenja koja uključuju najbolja postignuća upravljanja. Međutim, odabirom takvog sustava, tvrtka će biti prisiljena "prilagoditi" svoj rad modelu poslovnih procesa koji je u njemu implementiran. Za domaća poduzeća to nije uvijek moguće. Ako se poslovanje često reformira, a sustav upravljanja još nije finaliziran, poduzeću je potreban fleksibilan sustav koji se može mijenjati bez većih troškova. Takvi proizvodi su dostupni na tržištu. Osim toga, na njihovoj osnovi mogu se implementirati gotova rješenja.

Poslovni procesi – aktivnosti koje stvaraju proizvod ili uslugu za potrošača – od svojih sudionika zahtijevaju automatizaciju koja će im omogućiti postizanje boljih rezultata u kraćem vremenskom razdoblju. A to je povećanje prihoda i povećanje životnog standarda i vlasnika tvrtke i njegovih zaposlenika.

Prilikom automatizacije poslovnih procesa grade se nove komunikacije ili optimiziraju ranije stvorene između odjela i službi poduzeća ili organizacije (primjerice marketing, proizvodnja, prodaja, servis). Razmjena informacija između njih odvija se mnogo brže, točnije i, što je još važnije, kontrolira upravitelj ili vlasnik, uključujući i daljinski.

Tako poduzetnici dobivaju moćan i praktičan alat za upravljanje svojim poslovanjem s bilo kojeg mjesta u svijetu.

Mi služimo organizacijama i malim i srednjim tvrtkama bilo kojeg smjera u skladu s 54-FZ.

Koje probleme rješava automatizacija poslovnih procesa?

Računovodstvene politike, kontrola procesa i upravljanje resursima oduvijek su bili kritični za prosperitet svakog poduzeća. U neautomatiziranim poslovnim organizacijama, menadžeri često imaju problema s praćenjem rada zaposlenika i računovodstvom za robu ili usluge, osobito kada su potonji udaljeni.

Nedostatak transparentnosti kadrovskog rada povećava postotak pogrešaka i smanjuje produktivnost zaposlenika.

Problem obračuna proizvedenih dobara i usluga, rezultata rada i učinkovitosti svakog zaposlenika, odjela ili radionice smanjuje mobilnost, učinkovitost i kontinuitet upravljanja poslovanjem.

Vlasniku je problematično ručno razvijati posao na nekoliko točaka u isto vrijeme, optimizirati operativne aktivnosti i osoblje.

Danas je uz suvremene alate moguće automatizirati sve procese u poslovnim objektima bilo koje razine – od lokacije do interakcije između poduzeća i proizvodnih pogona.

To omogućuje ne samo kompetentno reguliranje poslovnih procesa, već i njihovo poboljšanje, uključujući kompetentno planiranje daljnji razvoj proizvodnje ili poduzeća.

Rezultati automatizacije poslovnih procesa

Automatizacija poslovnih procesa donosi ekonomski učinak, pokrivajući troškove njegovog uvođenja, te povećava učinkovitost kadrovskih radnji:

• Povećava se brzina interakcije s klijentom, što povećava prodaju i, shodno tome, dobit tvrtke.
• Sirovine i proizvodi se evidentiraju i kontroliraju cijelo vrijeme proces proizvodnje. Plaćanje za isporučenu robu i pruženu uslugu provodi se prema unaprijed izrađenom planu.
• Pojednostavljenje računovodstva dovodi do pojednostavljenja odabira asortimana i zaliha bez prekida i zastoja proizvodnje, skladišta i trgovina.
• Praćenje radnog vremena zaposlenika smanjuje gubitke i sprječava krađe. Isplate zaposlenicima su obračunate i optimizirane. Otkriva se učinak zaposlenika, što vam omogućuje održavanje optimalnog osoblja.
• Pokazatelji profitabilnosti i prometa za objekte dostupni su trenutno u jedinstvenoj bazi podataka. Razmjena informacija između objekata provodi se uz odvajanje protoka dokumenata.
• Voditelj (vlasnik) poduzeća ima izvještaje upravljanja za sve organizacije na jednom mjestu, a statistike o prometu i profitabilnosti dostupne su u realnom vremenu.

Prednosti automatizacije poslovnih procesa s Online-kassa.ru

Kontaktiranjem naše tvrtke dobivate sljedeće prednosti:

• 100% pravna sigurnost pri izradi dokumenata iz Federalni operater za prodaju, spajanje i održavanje fiskalnih sustava.
• Radni nacrt na usuglašavanje, reviziju i odobrenje.
• Automatizacija poslovnih procesa na pojedinačnom projektu ili standardnom rješenju.
• Posvećena grupa iskusnih stručnjaka - tijekom prošle godine bilo je više od 230 uspješnih implementacija.
• Sveobuhvatna integracija iz službeni zastupnik 1C i drugi proizvođači softvera, također koristimo vlastiti razvoj.

Koja rješenja za automatizaciju poslovnih procesa nudimo?

Istina je da je nedostatak alternative uznemirujući. Stoga naši klijenti uvijek imaju izbor - kojem od projekata automatizacije svojih poslovnih procesa dati prednost, ovisno o njihovim potrebama i željama:

• Ovo bi moglo biti početno projekt “Tipično”, u kojem će vam naši stručnjaci pružiti usluge registracije online blagajni u poreznoj upravi i njihovo povezivanje s FD operaterom, instaliranje hardverskih i softverskih drajver programa, postavljanje poreznog sustava te provođenje tečaja za korisnike o radu s 1C softver.
• Sljedeći prijedlog - projekt “Proračun” uključuje: napajanje i priključak optimalna oprema, instalacija i pokretanje softver, osposobljavanje osoblja za rad s opremom i softverom.
• I, naravno, dobit ćete osobna ponuda — Projekt "Individualni ključ u ruke".. Isporuka, spajanje i puštanje u rad opreme i softvera te obuka korisnika vršit će se prema početnim podacima, problemima i željama svakog pojedinog klijenta.