Upravljanje elektroničkim dokumentima kao način optimizacije poslovnih procesa. Implementacija sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću Primjer elektroničkog upravljanja dokumentima u organizaciji

U modernoj organizaciji elektronički sustavi za upravljanje dokumentima (EDMS) postaju bitan element IT infrastrukture. Pomoću njih trgovačka društva povećavaju učinkovitost svojih aktivnosti i industrijska poduzeća, au državnim institucijama se na temelju tehnologija upravljanja elektroničkim dokumentima rješavaju zadaci internog upravljanja, međuresorne interakcije i interakcije sa stanovništvom. Općeprihvaćena kratica je EDMS, iako se uz nju koriste i SAD (sustav za automatizaciju ureda), EDMS (sustav za elektroničko upravljanje dokumentima) i SADO (sustav za automatizaciju dokumenata).

Sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima (EDMS) je organizacijski i tehnički sustav koji osigurava proces izrade, kontrole pristupa i distribucije elektroničkih dokumenata u računalnim mrežama, kao i nadzor nad protokom dokumenata u organizaciji.

U početku su sustavi ove klase smatrani samo alatom za automatizaciju klasičnih uredskih poslova, no s vremenom su počeli pokrivati ​​sve širi spektar zadataka. Danas programeri EDMS-a fokusiraju svoje proizvode ne samo na rad s korespondencijom i ORD-om (organizacijski i administrativni dokumenti), već i s raznim internim dokumentima (ugovori, regulatorna, referentna i projektna dokumentacija, dokumenti o kadrovskim aktivnostima itd.). EDMS se također koristi za rješavanje primijenjenih problema u kojima je važna komponenta rad s elektroničkim dokumentima: upravljanje interakcijama s klijentima, obrada zahtjeva građana, automatizacija rada uslužnog odjela, organiziranje protoka projektnih dokumenata itd. Zapravo, elektronički dokument protočni sustav je svaki informacijski sustav koji omogućuje rad s elektroničkim dokumentima.

Posljednjih godina tržište EDMS-a jedno je od najdinamičnijih segmenata domaće IT industrije u razvoju. U 2009., prema IDC-u, u pozadini smanjenja obujma ukupnog tržišta od gotovo 50% softver u Rusiji je ovaj segment pokazao visoku stabilnost. Njegov pad prema podacima za 2009. iznosio je ne više od 20-25%. U numeričkom smislu, obujam tržišta EDMS danas, prema CNews Analytics, iznosi oko 220-250 milijuna dolara.

Korisnici tehnologija elektroničkog upravljanja dokumentima su organizacije različitih veličina i specifičnih djelatnosti. Tradicionalno, ključni potrošač EDMS-a ostaje javni sektor. Prema stručnjacima, oko 30% projekata za implementaciju tehnologija elektroničkog upravljanja dokumentima provode vladine agencije. Važno je da je upravo interes države postao temelj stabilnosti tržišta EDMS-a, koje je i u kriznom razdoblju dobilo značajan poticaj za razvoj. Elektroničko upravljanje dokumentima nazvano je ključnim elementom koncepta “elektroničke uprave”, čija bi implementacija trebala pomoći u uklanjanju birokratskih prepreka u interakciji države, stanovništva i gospodarstva, kao i smanjenju korupcije. Kao obilježje provedbe projekata u tijelima državna vlast i velika državne institucije Vrijedno je napomenuti povećane zahtjeve za informacijska sigurnost. Riječ je o izgradnji (razvoju) sigurnih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima koji se temelje na repliciranim programskim proizvodima.

Osnovni pojmovi i principi

Tijek dokumenata je kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka njihove izrade ili primitka do završetka izvršenja ili otpreme; kompleks rada s dokumentima: prijem, registracija, distribucija, kontrola izvršenja, formiranje spisa, pohrana i ponovna uporaba dokumentacije, referalni rad.

Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDF) je objedinjeni mehanizam za rad s dokumentima predanim u elektroničkom obliku, uz implementaciju koncepta „uredskog rada bez papira“.

Strojno čitljiv dokument je dokument prikladan za automatsko čitanje informacija sadržanih u njemu, zapisanih na magnetskim, optičkim i drugim medijima za pohranu.

Elektronički dokument (ED) - dokument izrađen korištenjem računalnih alata za obradu informacija koji se može potpisati elektronički potpis(EP) i spremljen na računalni medij u obliku datoteke odgovarajućeg formata.

Elektronički potpis (ES) je analog vlastoručnog potpisa, koji je sredstvo zaštite informacija koje pruža mogućnost kontrole cjelovitosti i potvrde vjerodostojnosti elektroničkih dokumenata.

Osnovni principi upravljanja elektroničkim dokumentima:

· Jedinstvena registracija dokumenta, koja vam omogućuje jedinstvenu identifikaciju dokumenta.

· Mogućnost paralelnog izvođenja operacija, što omogućuje smanjenje vremena kretanja dokumenata i povećanje učinkovitosti njihovog izvršenja.

· Kontinuitet kretanja dokumenta, koji omogućuje identifikaciju osobe odgovorne za izvršenje dokumenta (zadatka) u svakom trenutku u životu dokumenta (procesa).

· Jedinstvena (ili koordinirana distribuirana) baza podataka o dokumentima, koja eliminira mogućnost umnožavanja dokumenata.

· Učinkovito organiziran sustav pretraživanja dokumenata koji vam omogućuje da pronađete dokument s minimalnim informacijama o njemu.

· Razvijen sustav izvješćivanja za različite statuse i atribute dokumenata, koji vam omogućuje kontrolu kretanja dokumenata kroz procese protoka dokumenata i prihvaćanje upravljačke odluke, na temelju podataka iz izvješća.

Povijest razvoja sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Elektronički sustavi za upravljanje dokumentima, koji su se pojavili relativno nedavno, sada su čvrsto zauzeli svoje mjesto u informacijskoj strukturi poduzeća. U početku je njihov zadatak bio isključivo jednostavna automatizacija protok dokumenata, odnosno pomoć službenicima, ali nikako zamjena za dokumente koji kruže u poduzeću.

Mnogo se promijenilo kada su proizvođači EDMS-a počeli ne samo kopirati poslovne procese koji osiguravaju kretanje papirnatih dokumenata, već su uzimali u obzir zadatke s kojima se suočavaju i ti procesi posebno i cijeli tijek dokumenata općenito.

Shvaćanje da je tijek dokumenata poduzeća namijenjen podršci njegovom sustavu upravljanja nije odmah došlo u EDMS. Štoviše, mnoge suvremene federalne i općinske vlasti još uvijek koriste najjednostavniji EDMS, čija zadaća uključuje samo umnožavanje protoka papirnatih dokumenata, ali ne i njegovu zamjenu ili optimizaciju i podršku upravljačkoj strukturi.

Kronološki dijeleći faze evolucije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, valja istaknuti prvu od njih, koja je započela 80-ih godina 20. stoljeća i nastavila se praktički do njegovog kraja. Ovo razdoblje karakteriziraju fragmentirana rješenja, koja su se pojavila zbog činjenice da poduzeća čiji je menadžment već shvatio potrebu za automatizacijom protoka dokumenata još nisu imali objedinjene alate potrebne za rješavanje problema ove vrste.

Razmotrimo razloge koji su u početku doveli do potrebe za automatizacijom tijekova dokumenata. U posljednjoj četvrtini dvadesetog stoljeća obujam upravljačke dokumentacije poduzeća još nije dosegao kritične razine, međutim, postojeća teritorijalna fragmentacija strukturnih podjela dovela je do činjenice da su postupci odobravanja od strane menadžera na različitim razinama mogli trajati tjednima, a na nekima slučajevima čak i mjesecima. Uvođenje usluga prstenaste pošte u takvim poduzećima omogućilo je optimizaciju samo sekvencijalnih mehanizama koordinacije, ili kako se to danas naziva paralelne koordinacije, zahtijevalo je vrlo mnogo vremena, zbog čega je njegova upotreba smanjena; svesti na minimum i po mogućnosti koristiti isključivo unutar iste zgrade.

Kada se u mnogim velikim industrijskim poduzećima i državnim tijelima obujam protoka dokumenata počeo približavati kritičnim vrijednostima, postalo je jasno da procese protoka dokumenata treba podvrgnuti radikalnom reinženjeringu, odnosno restrukturiranju, uslijed čega, uz zadržavanje opći zahtjevi na rezultate procesa, sami procesi su morali biti optimizirani i, kao rezultat toga, njihovo dovršenje trebalo je trajati znatno kraće.

Tako su prvi EDMS bili potpuno individualizirani, razvijeni izravno u poduzećima za koje su stvoreni interni resursi. Očite prednosti ovog pristupa (jasna usklađenost izgrađenog EDMS-a sa stvarnim reguliranim procesima protoka dokumenata, ukupna integracija u informacijsku infrastrukturu organizacije) bile su više nego nadoknađene jednim temeljnim nedostatkom: takav sustav, razvijen u samoj organizaciji, obično je bio neskalabilan, te je bilo gotovo nemoguće promijeniti strukturu automatiziranih procesa, što je onemogućilo razvoj takvog sustava. A budući da je tako dobiveni EDMS bio neraskidivo povezan s modelom upravljanja organizacijom, došao je trenutak kada je razvoj tvrtke potpuno stao jer je sam korišteni elektronički sustav upravljanja dokumentima usporio ono što je trebao poboljšati: učinkovitost sustava upravljanja usvojenog u organizaciji počela je brzo padati i tvrtka je bila prisiljena uložiti napore u stvaranje odgovarajućeg EDS-a koji bi mogao podržati upravljanje i učiniti razvoj poduzeća učinkovitijim.

Rješenje ovih problema istodobno je poduzelo nekoliko tvrtki nastalih sredinom 90-ih: započeli su stvarati univerzalni EDMS koji se lako prilagodio potrebama gotovo svih kupaca, a sama tehnologija za izradu konačnog EDMS rješenja postala je dvostupanjska proces: u prvoj fazi tvrtka je izradila jedinstvenu jezgru EDMS-a, u drugoj fazi je implementacija - prilagodba procesa potrebama određenog korisnika. Ovakav pristup omogućio je smanjenje troškova konačnih rješenja, a istovremeno znatno funkcionalniji omogućio je organizacijsko i funkcionalno skaliranje sustava.

Od kraja 20. stoljeća pristup automatizaciji protoka dokumenata počeo se kvalitativno mijenjati: u Rusiju su došli novi pristupi upravljanju, što je omogućilo metodološko povećanje njegove učinkovitosti. Tako je došao do pojma upravljanja kvalitetom, a s njim i procesnog pristupa upravljanju. Informacijski sustavi su gotovo odmah odgovorili na te trendove i kao rezultat toga došli do koncepta WorkFlow - tijekovi rada, koji su bili pojedinačne instance procesa orijentiranih na poslovne dokumente. Suvremeni EDMS je na njihovu pojavu odgovorio implementacijom procesno orijentiranih motora (WorkFlow-engine), koji su istovremeno postali novi metodološki korak koji modernom EDMS-u omogućuje još bržu i učinkovitiju prilagodbu potrebama brzorastućih tvrtki. Dolaskom zapadnih programera (IBM Lotus, Documentum) na rusko tržište, koji su proizvodili platforme za ove sustave, uveden je koncept ECM - enterprise content management. Metodološki, EDMS koji pripadaju kategoriji ECM razlikovali su se od ostalih po tome što se u njima pojavila jasna podjela: sam dokument, njegova informacijska komponenta (sadržaj). ECM sustav je radio sa sadržajem dokumenta kroz njegove metapodatke - odabrane informacije koje imaju određenu važnost za organizaciju. Dakle, za odlazno pismo metapodaci mogu biti adresat, datum potpisivanja i službeni potpisnik, registarski broj i podaci o otpremi i dostavi.

Korištenje tijeka rada omogućilo je stručnjacima tvrtki koje upravljaju elektroničkim sustavima za upravljanje dokumentima da osiguraju stalne promjene u automatiziranom procesu kako bi se osigurala njegova maksimalna usklađenost s procesima poduzeća. Naravno, ovo je bio veliki korak naprijed.

Arhitektura rješenja također se promijenila: ako je u početku EDMS bio primjer dvoslojne arhitekture (DBMS - aplikacija), onda je do 2005. zahtjev za troslojnom arhitekturom DBMS - aplikacijski poslužitelj - korisničko sučelje postao de facto industrijski standard, a organizacije koje provode natječaje za nabavu EDMS-a navode upravo ovaj zahtjev za arhitekturu sustava kao poželjan ili obavezan.

Povoljna gospodarska situacija tog vremena pridonijela je brzom rastu poduzeća u svim sektorima, istovremeno stvarajući povoljni uvjeti na tržište donijeti nova rješenja za EDMS proizvode. U ovom trenutku, krug EDMS proizvođača rade za rusko tržište i tržišta susjednih zemalja.

Moderna EDMS funkcionalnost

Korporativni informacijski sustavi, a posebno sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima, rješenja su prvenstveno namijenjena upravljanju informacijskim resursima srednjih i velikih poduzeća. Glavni razlozi za ovo raslojavanje su, prije svega, dovoljni visoka cijena“ulaznica” na ovo tržište. Stjecanje punopravnog, visokokvalitetnog i sigurnog sustava za upravljanje bazama podataka (DBMS), njegovo opskrbljivanje suvremenim sredstvima kriptografske zaštite informacija, kao i potreba za privlačenjem visokokvalificiranog osoblja analitičara, konzultanata i implementatora na projekte implementacije dovelo je do činjenice da je tvrtka došla do potrebe za nabavom tako moćnog alata za korporativno upravljanje sadržajem, poput EDMS-a, bila prisiljena na prilično velike financijske troškove odjednom, koje si nisu mogli priuštiti individualni poduzetnici i mala poduzeća. Tako su EDMS postali alati za poboljšanje upravljanja upravo u velikim tvrtkama, a geografski raspoređeni mogli su osigurati maksimalan povrat od implementacije komercijalne strukture vrsta držanja.

Razvoj funkcionalnosti EDMS-a doveo je do toga da se sve više postupaka upravljanja dokumentima automatiziralo te da je sve više područja svakodnevnih aktivnosti tvrtki pokriveno njihovom funkcionalnošću.

Do danas, stvarni standard modernog EDMS-a su sljedeća područja djelovanja:

· opći uredski poslovi - obrada dolazne korespondencije i zahtjeva građana, priprema izlaznih dopisa i dokumenata, interne i organizacijske dokumentacije, praćenje izvršenja naloga;

· Kadrovska evidencija je strogo regulirano područje privatnog dokumentarnog tijeka, koje omogućuje podršku procedurama zapošljavanja i otpuštanja zaposlenika, slanja zaposlenika na službena putovanja, osiguravanja planiranih godišnjih odmora i drugih vrsta godišnjih odmora. Ovakvi sustavi osiguravaju vođenje svih odobrenih obrazaca kadrovske evidencije: Naredbe o prijemu radnika u radni odnos (obrazac T-1), Naredbe o otkazu. ugovor o radu(obrazac T-8, T-8a), nalog za premještaj zaposlenika na drugo radno mjesto (obrazac T-5), osobna karta zaposlenika (obrazac T-2, T-2GS, T-2MS), raspored zaposlenih (obrazac .T-3), raspored godišnjih odmora (obrazac T-7);

· arhivsko gradivo je područje upravljanja privatnim dokumentima koje zaokružuje životni ciklus dokumenata organizacije i pratećih sljedećih postupaka: formiranje inventara prema odobrenim obrascima, prijenos spisa na arhivsko čuvanje, ispitivanje vrijednosti dokumenata i spisa općenito, uništavanje dokumenata i spisa koji više nisu vrijedni za organizaciju , njezinih zaposlenika, države i društva, predaja pojedinačnih spisa na pohranu u strukture federalne arhivske agencije (Rosarchive);

· kolegijalni rad - omogućuje vam automatizaciju dokumentacijske podrške za aktivnosti kolegijalnih upravljačkih tijela - sastanaka, sjednica, upravnih odbora, sastanaka dioničara. Također omogućuje pripremu, koordinaciju i odobravanje agendi (planske dokumentacije) i protokola (rezultirajuće dokumentacije);

· upravljanje odnosima s kupcima - CRM (upravljanje odnosima s kupcima) funkcionalnost sada je implementirana u jednom ili drugom stupnju u svim EDMS-ovima, isključujući one najstarije, za čije korisnike, međutim, takva funkcionalnost nije posebno tražena.

Karakteristike ruskog EDMS tržišta

Rusko tržište sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima u u novčanom smislu trenutno procjenjuju stručnjaci na 170 milijuna dolara i karakteriziraju visoke stope rasta - od 25 do 40 posto godišnje, prema različitim procjenama. To ga čini vrlo atraktivnim, uključujući i za moćne strane tvrtke, pa se situacija u industriji može lako promijeniti. Naravno, s jedne strane, na nezasićenom tržištu, svi dobavljači, nakon što su pokazali dovoljnu aktivnost, u načelu imaju velike mogućnosti za razvoj. Ali, s druge strane, sada možemo reći da je baza glavnih igrača praktički formirana.

Do sada su strani i ruski programeri podijelili tržište približno jednako u monetarnom smislu, ali u pogledu broja implementacija omjer očito nije u korist stranih razvoja. Zbog visokih troškova licenciranja stranih programa, kao i skupe i radno intenzivne prilagodbe zahtjevima ruskih standarda, koriste se uglavnom u velike tvrtke i vladine agencije, za koje pitanje cijene nije bilo toliko goruće. Mala i srednja poduzeća sklonija su korištenju domaćeg razvoja zbog njihove fleksibilnosti i niske cijene, a situacija se ovdje vjerojatno neće promijeniti. Međutim, velike tvrtke sve se više okreću ruskim EDMS-ovima. Što dalje, to većina tržište će vjerojatno biti osvojeno domaći sustavi: svake godine postaju sve funkcionalniji, znatno jeftiniji za implementaciju i, što je vrlo važno, razvijeni su posebno za ruske stvarnosti.

Strani programeri platformi i rješenja čine više od 50% EDMS tržišta. Najveći udio na EDMS tržištu (oko trećine) zauzimaju rješenja temeljena na platformi Documentum. Tvrtke koje su sudjelovale u istraživanju, razvijajući svoje sustave temeljene na platformi IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge), posjeduju 12-15% tržišta. Među ruske tvrtke značajne pozicije na tržištu zauzimaju: EOS, Lanit, Directum i Cognitive Technologies. Udio sustava koji je razvila svaka od ovih tvrtki čini više od 5% EDMS tržišta. Upscale Soft, Docsvision i Naumen također imaju prilično jake pozicije. EDMS ne uzima u obzir druga rješenja nastala na temelju IBM platformi koje se koriste za razvoj ECM rješenja (Lotus Notes, Content Manager i sl.), kao ni rješenja na platformama za razvoj ECM aplikacija tvrtki Microsoft i Oracle te rješenja ruskih programera, a ne onih koji su sudjelovali u studiji CNA. Ovaj segment ruskog EDMS tržišta stručnjaci procjenjuju na 45-55 milijuna dolara. Međutim, s obzirom na to da su IBM-ove platforme koje se koriste za stvaranje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima široko zastupljene u Rusiji, udio rješenja temeljenih na. IBM tehnologije može se pokazati znatno većim od ukupnog udjela tvrtki koje je CNA ispitao, uključujući i zbog njihovog vlastitog razvoja. Općenito, mogu se identificirati tri glavna područja tržišnog rasta, za koja se novi i postojeći igrači mogu natjecati. Prvo, možemo očekivati ​​povećanje potražnje od vladine agencije nakon izrade odgovarajućeg regulatornog okvira. Budući da je javni sektor dominantan potrošač elektroničkih informacijskih sustava u Rusiji, koji čini oko 40% tržišta, mnogo ovisi o tome koji put država izabere pri stvaranju razvijene međuresorne strukture razmjene informacija. Drugo, velike komercijalne strukture, koje već duže vrijeme aktivno koriste EDMS, ali samo u nekim odjelima, nastoje ujediniti distribuirane podružnice u jedinstveni informacijski prostor i proširiti uspješnu praksu na poduzeće u cjelini. I treće, srednje i male tvrtke u zadnje dvije-tri godine uvode sve više sustava za poboljšanje učinkovitosti organizacije radnih procesa i već su uvidjele prednosti koje to donosi.

Opseg tržišta elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima (EDMS) u Rusiji u 2008. godini iznosio je, prema preliminarnim procjenama CNews Analyticsa, oko 210 milijuna dolara vladine inicijative. Nade u daljnji razvoj i dalje se vežu uz javni sektor, banke, telekome te naftu i plin koji su inicijalno “podigli” ovo tržište u Rusiji. Pri procjeni veličine EDMS tržišta u Rusiji, stručnjaci CNews Analyticsa, kao i ispitanici - razvojne tvrtke i integratori - uzimaju u obzir troškove komponenti sustava, konzultantskih usluga, implementacije i ažuriranja sustava, kao i obuke i tehničke podrška. Ako je prema istraživanju iz 2007. udio usluga implementacije bio približno jednak trošku sustava (oko 36%), tada su 2008. ispitanici naveli da je udio implementacije neznatno porastao - 40% naspram 35% (trošak sustava ). Ova promjena djelomično je posljedica brzog rasta domaćeg sektora IT usluga u cjelini, u pozadini čega su troškovi rada konzultanata zamjetno i brzo rasli. S početkom kriznih promjena u zemlji korisnici su s nestrpljenjem očekivali da će cijene ovih usluga uskoro pasti. Međutim, zapravo još nije došlo do oštrog smanjenja troškova profesionalnih IT usluga, unatoč činjenici da je ovo tržište prvo koje pada u zonu rizika.

Riža. 1. Struktura troškova implementacije EDMS.

Prikaz suvremenih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Pogledajmo osam najčešćih EDMS u Rusiji: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Flow (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co.) .Grupa), DELO (EOS), EUFRATES (Cognitive Technologies). Prikazani pogled na EDMS pokušaj je procjene sposobnosti i spremnosti programskih proizvoda za rješavanje aktualnih problema organiziranja upravljanja elektroničkim dokumentima u poduzeću.

Kriteriji istaknuti u pregledu pomoći će u analizi mogućnosti razmatranih rješenja sa stajališta tehničke provedbe određenih EDMS zadataka. Sve mogućnosti su podijeljene u sedam područja automatizacije:

Uredski poslovi;

Opći tijek dokumenata;

Upravljanje ugovorima;

Elektronička arhiva;

Rad sa žalbama građana;

Upravljanje projektima;

Rad s QMS dokumentacijom.

Tablica 1 pruža niz očitih kriterija koji su svojstveni svim sustavima koji se razmatraju (i svim sustavima klase EDMS, u načelu), te kriterije koji nam omogućuju međusobno razlikovanje rješenja. Općenito, funkcionalne mogućnosti sustava su iste, a samo detaljan opis nekih od temeljnih zadataka protoka dokumenata i značajki njihove implementacije omogućuju nam usporedbu razna rješenja. Vrijedno je napomenuti da za sve sustave predstavljene u pregledu postoji dosta prakse implementacije. Ove sustave koriste stotine organizacija za automatizaciju protoka dokumenata. Osim ovih rješenja, na tržištu postoji više od 50 softverskih proizvoda koji nisu u širokoj upotrebi.

Ako analiziramo nove verzije sustava koji zauzimaju vodeće pozicije na tržištu, vrijedi napomenuti da je tijekom posljednje tri godine njihov razvoj bio usmjeren uglavnom na poboljšanje uslužnih mogućnosti, budući da su osnovne mogućnosti u ovom ili onom obliku već implementirane ranije . Ako govorimo o novim tehničkim mogućnostima, možemo primijetiti potencijal za razvoj EDMS-a prema upravljanju različitim vrstama sadržaja (multimedija), korištenju tehnologija automatske obrade i raščlanjivanju sadržaja dokumenata. Ali do sada takva funkcionalnost nije obvezna za EDMS, i što je najvažnije, potražnja za njom u Rusiji još nije u potpunosti formirana.

Tablica 1. Opće karakteristike najpopularniji EDMS

Razmotrimo predstavljeni EDMS prema omjeru koji je svima razumljiv« cijena / funkcionalnost"[12]:

Riža. 2. “Optimalna cijena/funkcionalnost” EDMS-a (dijagram Gartner)

Ovaj dijagram je izgrađen na principu "magičnog kvadranta" Gartner “, u kojem se sustavi nalaze I kvadrant. U II i IV kvadranti dijagrama sadrže sustave koji nemaju uravnoteženi pokazatelji cijene i funkcionalnost.

Kriterij odabran za studiju omogućuje nam procjenu različitih EDMS-ova s ​​gledišta njihove spremnosti za rješavanje stvarnih problema upravljanja elektroničkim dokumentima na moderno poduzeće. Grupa lidera uključivala je sustave Directum, DocsVision i EUFRAT. Preostali sustavi nalaze se u II i IV kvadrant.

Pravna regulativa i standardi u području EDMS

Danas aktivnosti EDMS programera praktički nisu regulirane. Razvijanje softverski proizvodi a pri provedbi projekata implementacije, programeri i dobavljači, u jednoj ili drugoj mjeri, vode se sljedećim regulatornim i pravnim dokumentima:

GOST R 51141-98. Vođenje evidencije i arhiviranje. Pojmovi i definicije (odobren Dekretom Državnog standarda Ruske Federacije od 27. veljače 1998. br. 28);

Savezni zakon od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ „O elektroničkom digitalni potpis"(s izmjenama i dopunama 8. studenog 2007.);

GOST R 6.30-2003. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata (odobren Rezolucijom Državnog standarda Ruske Federacije od 3. ožujka 2003. N 65-st);

Uredba Vlade Ruske Federacije od 22. rujna 2009. br. 754 „O odobrenju Pravilnika o sustavu međuresornog upravljanja elektroničkim dokumentima”;

Savezni zakon od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija."

Prilikom provedbe projekata za implementaciju EDMS-a, u slučaju rada s osobnim podacima, potrebno je voditi se zahtjevima saveznih zakona od 27. srpnja 2006. N 152-FZ „O osobnim podacima” i od 27. prosinca 2009. N 363-FZ “O izmjenama i dopunama članaka 19. i 25. Saveznog zakona “O osobnim podacima”.

Budući da su GOST-ovi savjetodavne prirode, programeri uključuju maksimalnu fleksibilnost u svoja rješenja tako da je, ovisno o kupcu, moguće implementirati različite sheme za rad s dokumentima na temelju sustava. Arhitektura i logika sustava često moraju omogućiti različite, a ponekad i suprotne pristupe automatizaciji dokumenata. Nedostatak općeprihvaćenih standarda problem je ne samo za programere, već i za kupce, budući da odabir zahtjeva za EDMS postaje previše subjektivan zadatak. Pravila i propisi za rad s dokumentima mogu se razlikovati od poduzeća do poduzeća, ne samo unutar iste industrije, već čak i unutar iste grupe poduzeća. Iako je općenito kompleks zadataka upravljanja elektroničkim dokumentima prilično jasan, metode njihove provedbe uvelike se razlikuju. Ispostavilo se da je jedan od glavnih zahtjeva za programere modernog EDMS-a ponuditi rješenje koje je primjereno cijenom, kvalitetom i vremenom implementacije, bez obzira na specifičnosti rada kupca (drugim riječima, zadovoljavanje svih specifičnosti).

Reference

1. Michael J. D. Sutton. “Korporacijski dokumentacijski tok. Principi, tehnologije, metodologija implementacije.” – Sankt Peterburg: Azbuka, 2002.

Knjiga sadrži teorijske pojmove i brojne praktične preporuke na optimizaciji arhitekture sustava za upravljanje dokumentima, raspodjeli odgovornosti između menadžera i tehničkog osoblja kako u fazi stvaranja tako i tijekom rada sustava, organiziranju isplative pohrane i visokoučinkovitog pretraživanja dokumenata i još mnogo toga. Svi ovi savjeti temelje se na rich praktično iskustvo Autor je vodeći kanadski stručnjak u području optimizacije protoka dokumenata, koji je radio po narudžbama vladinih agencija svoje zemlje i vodećih svjetskih korporacija.Ključna ideja je da dobro izgrađen sustav upravljanja dokumentima ne oduzima mnogo resursa, ali pomaže u prihvaćanju učinkovita rješenja, povećati konkurentnost poduzeća zbog činjenice da potrebne informacije postaju lako dostupne i uvijek „pri ruci“. U ovoj je knjizi opisana tehnologija za izgradnju učinkovitog sustava upravljanja dokumentima poduzeća.

2. Metode i sredstva rada s dokumentima. Antologija. -Uredništvo URSS, 2000

Zbornik predstavlja radove o teorijskim i primijenjenim aspektima upravljanja dokumentima i srodnim zadaćama prepoznavanja teksta, interakcije s bazama podataka i korisničkog sučelja.Zbirka je namijenjena istraživačima i programerima sustava za upravljanje dokumentima.

3. Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronički dokumenti u korporativnim mrežama. – M.: Ankey-Ecotrends, 1999

U monografiji su prikazane osnove i problematika povećanja učinkovitosti uredske automatizacije ustanove, uključujući specifične probleme povezane s prelaskom na bespapirnu tehnologiju. Razmatraju se principi konstrukcije moderni sustavi upravljanje elektroničkim dokumentima (EDM) i trendovi njihova razvoja. Daju se opisi najnaprednijih stranih proizvoda u području forenzičke kontrole. Pruža standarde u području kodiranja, kompresije, razmjene, integracije razne vrste informacija.

4. V. Zherebenkova. Tijek dokumenata u poduzeću. - Summit, 2005

Knjiga ispituje tijek dokumenata iz perspektive računovodstva i porezno knjigovodstvo. Opisuje se postupak izrade organizacijskih i upravnih dokumenata. Navedeni su uzorci jedinstvenih obrazaca koji se koriste u obračunima s odgovornim osobama, gotovinskom prometu, prometu po tekućim računima, te prilikom knjigovodstva materijalne i nematerijalne imovine, dugotrajne imovine, rada i plaća. Prikazani su porezni knjigovodstveni registri koje je izradio autor.

5. Chernov V.N. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima. – M: KRPE, 2009. – 84 str.

Prikazana su načela i značajke izrade automatiziranih upravljačkih dokumentacijskih sustava. Proveden je odabir kriterija i usporedba karakteristika automatiziranih sustava dokumentacijske podrške za upravljanje razvojnim tvrtkama koje već duže vrijeme rade na ruskom tržištu i imaju veliki broj uspješne praktične primjene. Razmatraju se pitanja regulatorne podrške sustavima za upravljanje elektroničkim dokumentima.

6. EDMS (Rusko tržište)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

Obilježja ruskog tržišta sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima

7. Layna Fischer. Inovacija i izvrsnost u procesu rada i upravljanju znanjem. – Future Strategies Inc., 2000

Prikazani su najistaknutiji projekti iz područja reorganizacije i upravljanja poslovnim procesima te implementacije sustava tijeka rada.Pojednostavljivanje poslovnih procesa korištenjem tehnologije tijeka rada i ekstranet rješenja. Tehnologije za virtualno poduzeće. Strategije tijeka rada i grupnog rada. Suvremene poslovne strategije i procesna podrška. Tržište tijeka rada. Integracija sustava za radni proces za obradu faktura i grafičkih slika dokumenata.

8. Sapkov V.V. Informacijska tehnologija i informatizacija uredskog poslovanja. – Sankt Peterburg: Akademija, 2006. -288 str.

Razmatraju se informacijske tehnologije koje se koriste u informatizaciji uredskog rada. Za stjecanje praktičnih vještina daju se primjeri s analizom njihove provedbe. Prikazana je tehnologija izrade sustava za upravljanje bazom podataka. Razmatra se rad s izdavačkim sustavima.

9. Glinskikh Alexander. Globalno tržište sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima. - Jet Info br. 8 (2002.)

http://www.jetinfo.ru/2002

Osnovni pojmovi o sustavima za upravljanje elektroničkim dokumentima. Analiza trenutno stanje globalno EDMS tržište. Rusko EDMS tržište. Primjeri korištenja EDMS-a u svijetu. Integracija EDMS-a s drugim aplikacijama: ERP sustavi i CRM sustavi. Značajke odabira i implementacije EDMS-a. Glavni sudionici na globalnom tržištu EDMS i ruskom tržištu EDMS. Pitanja optimizacije i kontrole protoka dokumenata i kontrole nad obradom informacija su od ključne važnosti za poduzeće.

10. Kunyaev N.N., Demushkin A.S., Fabrichnov A.G. Povjerljivi uredski rad i siguran elektronički protok dokumenata. – M: Logos, 2011. -452 str.

Otkriva se suština i značajke povjerljivog uredskog rada. Pokrivena pitanja vezana uz dokumentaciju povjerljive informacije, evidentiranje povjerljivih dokumenata, njihovo računovodstvo, organizacija tijeka povjerljivih dokumenata, klasifikacija i sistematizacija povjerljivih dokumenata, osiguranje sustava dozvola za pristup i režim povjerljivih informacija, priprema povjerljivih dokumenata za prijenos u arhiv i uništavanje. Daje se analiza suvremenih regulatornih pravnih akata u području informacija s ograničenim pristupom i povjerljivih dokumentiranih informacija: osobni podaci; službene, profesionalne, poslovne tajne; proizvodne tajne itd.

11. GOST 34.602-89 " Tehničke specifikacije stvoriti automatizirani sustav."

Ova se norma primjenjuje na automatizirane sustave (AS) za automatizaciju različitih vrsta aktivnosti (upravljanje, dizajn, istraživanje itd.), uključujući njihove kombinacije, i utvrđuje sastav, sadržaj, pravila za sastavljanje dokumenta „Tehničke specifikacije za izradu ( razvoj ili modernizacija) sustava."

12. Leonid Reingold, dr. sc., Pregled sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Razmatraju se državne inicijative oko “Elektroničkog dokumenta”, standardi u području upravljanja elektroničkim dokumentima, tehničke mogućnosti suvremenih sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima te se uspoređuju njihove karakteristike.

13. GOST R 51141-98

Odražava terminološki sustav pojmova iz područja uredskog i arhivskog poslovanja.

14. Alexey Nazarenko, Povijest i trendovi razvoja modernog EDMS-a

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

Razmatra se povijest pristupa razvoju, razvoj funkcionalnosti, pozicioniranje i suvremena funkcionalnost EDMS-a, te budućnost tržišta sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

15. Elektronički dokument i dokumentotok: pravni aspekti. Antologija. – INION RAS, 2003

Zbornik analizira probleme dokumentiranja informacija i organiziranja tijeka dokumenata u suvremenim uvjetima. informacijske tehnologije. Pitanja klasifikacije dokumenata u društvena sfera, pravna snaga elektroničkih dokumenata, njihov pravni status i sigurnost, uloga u pravni odnosi, prvenstveno u građanskom prometu i procesnom zakonodavstvu i praksi, uloga i mjesto Savezni zakon"O elektroničkom digitalnom potpisu" u sustavu upravljanja dokumentima u Ruskoj Federaciji, strano iskustvo u području upravljanja elektroničkim dokumentima.

16. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima: kriteriji odabira

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (Softverske tehnologije)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. Kuznjecova, T.V. Uredski rad (dokumentacijska podrška za upravljanje) - M.: Intel-Sintez, 2002.

19. Michael J. D. Sutton. Upravljanje dokumentima za poduzeće: principi, tehnike i primjene, 1996

20. Larry Bielawski, Jim Boyle. Elektronički sustavi za upravljanje dokumentima - Prentice Hall PTR, 1997