Obavještavanje o promjenama osobnih podataka. Promjena osobnih podataka zaposlenika

Dom

Ima li poslodavac pravo obvezati zaposlenike da pravodobno dostave informacije o promjenama svojih osobnih podataka (podaci o putovnici, adresa prijave, bračno stanje, rođenje djece, broj telefona itd.)? Ima li pravo na stegovnu ili novčanu odgovornost u slučaju nepravovremene dostave informacija o promjenama svojih osobnih podataka i u slučaju dostave dokumenata koji sadrže lažne podatke (osobne podatke)?

Razmotrivši problem, došli smo do sljedećeg zaključka: Poslodavac ima pravo u lokalnom regulatornom aktu organizacije uspostaviti postupak za zaposlenike da daju informacije o promjenama svojih osobnih podataka (podaci o putovnici, bračni status, podaci o djeci i mjestu prebivališta). Međutim, za nepravovremeno obavještavanje poslodavca o promjenama svojih osobnih podataka (zbog davanja isprava koje sadrže lažne podatke (osobni podaci)), podvrgnuti zaposlenike stegovnoj odn. financijska odgovornost

poslodavac nema pravo.

Obrazloženje za zaključak: Prema čl. 3 Savezni zakon od 27. srpnja 2006. N 152-FZ „O osobnim podacima” (u daljnjem tekstu Zakon N 152-FZ) osobni podaci su sve informacije koje se odnose na izravno ili neizravno određene ili određene pojedincu

Sukladno čl. 57 Zakona o radu Ruske Federacije, ugovor o radu navodi prezime, ime, patronim zaposlenika i podatke o dokumentima koji dokazuju njegov identitet. U njemu nema obveze navođenja podataka o adresama stranaka sporazuma, njihovom bračnom statusu i prisutnosti djece. Međutim, prema procjeni stranaka radnog odnosa, ti se podaci mogu unijeti. Podaci o putovnici, bračnom statusu i prisutnosti djece, adresa zaposlenika (prema putovnici i stvarnoj) navedeni su u osobnoj kartici zaposlenika. Obrazac osobne kartice zaposlenika odobren je Odlukom Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004. N 1 (članci 9-12) * (1).

Važećim radnim zakonodavstvom nije propisana obveza radnika da poslodavcu dostavi obavijesti o promjeni navedenih podataka. Istodobno, takva je obveza utvrđena, primjerice, mirovinskim zakonodavstvom: zaposlenici (osiguranici) dužni su poslodavcu dati podatke i ispuniti potrebne dokumente u slučaju promjena podataka sadržanih na njegovom osobnom računu (članak 14. Saveznog zakona od 01.04.1996. N 27-FZ „O individualnom (personaliziranom) računovodstvu u sustavu obveznog mirovinskog osiguranja”). Zaposlenik (osiguranik) dužan je poslodavcu (osiguraniku) predočiti isprave kojima potvrđuje podatke o novoj adresi i ispuniti odgovarajuće obrasce (2. i 4. stavak 2. članka 9., stavak 2. članka 6. navedenog Zakona). ).

S druge strane, poslodavac, kao porezni agent, u slučaju podnošenja dokumenata predviđenih Poreznim zakonom Ruske Federacije koji sadrže lažne podatke, suočava se s novčanom kaznom od 500 rubalja za svaki podnesen dokument koji sadrži lažne podatke (članak 126.1. Porezni zakon Ruske Federacije (stupio na snagu 1. siječnja 2016.) ). To se posebno odnosi na obvezu poslodavca da izvješćuje poreznu upravu o dohotku fizičkih osoba i porezu po odbitku na obrascu 2-NDFL te o obračunu iznosa poreza na dohodak koje je obračunao i obustavio porezni agent na obrascu 6 -NDFL (klauzula 2 čl. 230 Poreznog zakona Ruske Federacije). Navedeni obrasci sadrže osobne podatke zaposlenika.
Stoga, kako bi se osigurala usklađenost sa zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima (na primjer, u području mirovinskog, poreznog zakonodavstva, kao i zakonodavstva o vojnoj registraciji, zakonodavstva o socijalno osiguranje itd.) poslodavac može lokalnim regulatornim aktom utvrditi postupak obrade osobnih podataka zaposlenika, koji uključuje i načine na koje zaposlenik može prijaviti promjene podataka koje su poslodavcu potrebne za poštivanje zakona, npr. godišnje popunjavanje upitnika koje poslodavac šalje radniku, kao i prilikom podnošenja zahtjeva za izdavanje isprava vezanih uz rad, u kojima se navode relevantni osobni podaci.

Postupak treba razviti uzimajući u obzir opći zahtjevi prilikom obrade osobnih podataka radnika i jamstva njihove zaštite utvrđena čl. 86 Zakon o radu Ruske Federacije; zaposlenik mora biti upoznat s njim protiv potpisa (klauzula 8 prvog dijela članka 86. Zakona o radu Ruske Federacije).

Poslodavac treba imati na umu da nepoštivanje obveze pravodobnog javljanja informacija o promjenama njegovih osobnih podataka od strane radnika ne može dovesti do negativnih posljedica za radnika (ne može biti stegovno ili materijalno odgovoran), budući da takva obveza ne proizlazi iz zahtjeva radno zakonodavstvo. Zakonodavac je za zaposlenika utvrdio samo pravo zahtijevati izuzimanje ili ispravak netočnih ili nepotpunih osobnih podataka (prvi dio članka 89. Zakona o radu Ruske Federacije), a obveza pružanja ažurnih podataka je nije nametnuto zaposleniku zakonom.

Zaposlenik ne može biti pozvan na stegovnu ili novčanu odgovornost čak i ako je dao dokumente koji sadrže lažne podatke (osobne podatke). Norma klauzule 11. prvog dijela čl. 81 Zakona o radu Ruske Federacije (o pravu poslodavca da raskine ugovor o radu u vezi s podnošenjem lažnih dokumenata od strane zaposlenika) ne može se primijeniti u takvim slučajevima, budući da je ugovor o radu već sklopljen, a novi dokumenti (čak i lažnim podacima) ne može ni na koji način utjecati na odluku poslodavca o sklapanju ugovora o radu*(2).

Stoga vjerujemo da uspostavljanje postupka obrade osobnih podataka zaposlenika u lokalnom regulatornom aktu samo po sebi neće riješiti problem pravovremenih izmjena od strane poslodavca u informacijama o osobnim podacima sadržanim u dokumentima koji se koriste u aktivnostima organizacije, jer za zaposlenicima utvrđivanje odgovarajuće obveze bit će, u biti, utvrđivanje načina ostvarivanja prava da od poslodavca zahtijevaju promjenu nebitnih podataka. Ali takav dokument, po našem mišljenju, može pomoći poslodavcu da izbjegne tužbe protiv njega od strane zaposlenika ili regulatornih tijela u slučaju određenih negativnih posljedica korištenja nevažnih informacija prilikom ispunjavanja dokumenata u svrhu podnošenja različitim državnim tijelima.

Pritom treba napomenuti da neslaganje stvarnih osobnih podataka o zaposleniku i podataka u kadrovske isprave može dovesti do problema za samog radnika (npr. kod potvrđivanja staža osiguranja za izračun mirovine). Pravovremeno uvođenje ovih promjena u interesu je i samog zaposlenika.

Pripremljen odgovor:
Stručnjak za usluge Pravno savjetovanje JAMČITI
Zemtsov Evgenij

Kontrola kvalitete odgovora:
Recenzent Službe pravnog savjetovanja GARANT
Kudrjašov Maksim

Materijal je pripremljen na temelju individualnih pisanih konzultacija pruženih u sklopu usluge Pravnog savjetovanja.
*(1) Od 1. siječnja 2013., na temelju 4. dijela čl. 9 Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. N 402-FZ „O računovodstvu” unificirani oblici nisu potrebni za upotrebu u komercijalne organizacije(pisma Rostruda od 23.01.2013 N PG/409-6-1, od 23.01.2013 N PG/10659-6-1, od 14.02.2013 N PG/1487-6-1, pismo od Ministarstva rada Rusije od 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). Ove organizacije imaju pravo koristiti obrasce primarnih računovodstvenih dokumenata koje su samostalno izradile i nastaviti koristiti jedinstvene obrasce.

*(2) Kako navode pravosudna tijela, prema stavku 11. prvog dijela čl. 81 Zakona o radu Ruske Federacije zakonit je ako su krivotvoreni dokumenti utjecali na odluku poslodavca da sklopi ugovor o radu (vidi, na primjer, žalbenu presudu Istražnog odbora za građanske slučajeve Hanti-Mansijskog suda autonomni okrug- Ugra od 18. veljače 2014. N 33-629, odluka o žalbi Istražnog odbora u građanskim predmetima vrhovni sud Republika Baškortostan od 26. prosinca 2013. N 33-2711/2013, žalbena odluka Istražnog odbora za građanske predmete Okružnog suda u Kemerovu od
03/12/2013 N 33-2026, odluka Gradskog suda u Boru Regija Nižnji Novgorod od 26.04.2013 N 2-527/2013).

POLOŽAJ

o radu s osobnim podacima zaposlenika

1. Opće odredbe

1.1. godine razvijeni su Pravilnik o radu s osobnim podacima zaposlenika Alfe

pravni akti koji su na snazi na području Ruske Federacije.

1.2. Ovom Uredbom utvrđuje se postupak rada (sakupljanje, obrada, korištenje,

skladištenje i dr.) s osobnim podacima zaposlenika i jamstvima povjerljivosti

podaci o zaposleniku koje zaposlenik daje poslodavcu.

2. Primanje i obrada osobnih podataka zaposlenika

2.1. Poslodavac prima osobne podatke radnika izravno od radnika.

Poslodavac ima pravo zaprimiti osobne podatke zaposlenika od trećih osoba samo ako

uz pisani pristanak radnika ili u drugim slučajevima izričito predviđenim u

zakonodavstvo

2.2. Prilikom prijave na natječaj, zaposlenik popunjava obrazac u kojem naznačuje sljedeće:

informacije o sebi:

– datum rođenja;

– bračno stanje;

– odnos prema vojnoj dužnosti;

– mjesto stanovanja i kućni telefon;

– obrazovanje, specijalnost;

– prethodno mjesto(a) rada;

– druge podatke za koje radnik smatra da ih je potrebno upoznati s poslodavcem. Na upitnik

Zalijepljena je fotografija zaposlenika.

2.3. Poslodavac nema pravo od zaposlenika zahtijevati davanje podataka o političkim

i vjerskim uvjerenjima te o svom privatnom životu.

2.4. Zaposlenik daje poslodavcu pouzdane informacije o sebi. Poslodavac provjerava

pouzdanost informacija provjerom podataka koje je dao zaposlenik s dostupnima

dokumenti zaposlenika.

2.5. U slučaju promjene osobnih podataka, radnik o promjeni pisanim putem obavještava poslodavca u primjerenom roku, a ne duljem od 14 dana.

2.6. Ako je potrebno, poslodavac od radnika traži dodatne podatke.

Zaposlenik daje tražene podatke i po potrebi predočuje dokumente,

potvrđujući točnost ove informacije.

2.7. Upitnik zaposlenika čuva se u njegovom osobnom dosjeu. Osobni dosje također sadrži sve

informacije koje se odnose na osobne podatke zaposlenika. Povjerava se vođenje osobnih poslova

računovodstvenom odjelu odgovornom za vođenje osobnih poslova - računovođa organizacije.

3. Čuvanje osobnih podataka zaposlenika

3.1. Upitnik zaposlenika čuva se u njegovom osobnom dosjeu. Osobni dosje također sadrži sve

podatke koji se odnose na osobne podatke zaposlenika. Vođenje osobnih poslova

raspoređen u računovodstvenu službu odgovornu za sastavljanje osobnih dosjea – knjigovođu

organizacije.

3.2. Osobni dosjei i osobni kartoni pohranjuju se u papirnatom obliku u mape, uvezani i

numerirani po stranicama. Osobni dosjei i osobni kartoni nalaze se u odjelu

računovodstvo u posebno predviđenom ormaru koji osigurava zaštitu od neovlaštenog pristupa. Na kraju radnog dana svi osobni dosjei i osobni kartoni predaju se u računovodstvo.

3.3. Osobni podaci zaposlenika također mogu biti pohranjeni u elektroničkom obliku u lokalnom

računalna mreža. Pristup elektroničkim bazama osobnih podataka

zaposlenika, ima dvostupanjski sustav zaporki: na lokalnoj razini

računalne mreže i na razini baze podataka. Lozinke postavlja proxy

voditelja organizacije i priopćuju se pojedinačno zaposlenicima koji imaju pristup

osobni podaci zaposlenika.

3.4. Zamjenik voditelja organizacije mijenja lozinke najmanje jednom

jednom u dva mjeseca.

3.5. Kako bi se povećala sigurnost u obradi, prijenosu i pohrani osobnih

podaci o zaposlenicima u informacijski sustavi depersonalizirani su. Za

depersonalizacija osobnih podataka koristi metodu uvođenja identifikatora, zatim

dolazi do zamjene nekih osobnih podataka identifikatorima uz izradu tablica

podudarnost identifikatora s izvornim podacima.

3.6. Šef organizacije, njegov

zamjenik, glavni računovođa, kao i neposrednog rukovoditelja zaposlenika.

Stručnjaci računovodstvenog odjela - do podataka koje je potrebno izvršiti

specifične funkcije. Pristup stručnjaka iz drugih odjela osobnim podacima

provodi se na temelju pisanog dopuštenja čelnika organizacije ili njegovog

zamjenik

3.7. Dopušteno je kopiranje i izvadak iz osobnih podataka zaposlenika

isključivo u službene svrhe uz pisano dopuštenje voditelja organizacije, njegov

zamjenik i šef računovodstva.

4. Korištenje osobnih podataka zaposlenika

4.1. Osobni podaci zaposlenika koriste se u svrhe vezane uz provedbu

zaposlenik radnih funkcija.

4.2. Poslodavac koristi osobne podatke posebno za rješavanje problema

napredovanje radnika, redoslijed godišnjeg odmora,

određivanje plaća. Na temelju osobnih podataka zaposlenika odlučuje se o pristupu podacima koji predstavljaju službenu ili poslovnu tajnu.

4.3. Prilikom donošenja odluka koje zadiru u interese radnika, poslodavac nema pravo

temeljiti na osobnim podacima zaposlenika dobivenim isključivo kao rezultat njihovog

automatizirana obrada ili elektronička potvrda. Poslodavac također nema pravo

donositi odluke koje utječu na interese zaposlenika na temelju podataka koji mogu biti dvosmisleni. Ako je na temelju osobnih podataka radnika nemoguće pouzdano utvrditi bilo koju činjenicu, poslodavac poziva radnika da da pismena objašnjenja.

5. Prijenos osobnih podataka zaposlenika

5.1. Mogu se dati informacije koje se odnose na osobne podatke zaposlenika

državnih organa na način propisan saveznim zakonom.

5.2. Poslodavac nema pravo davati osobne podatke zaposlenika trećoj strani bez

pisani pristanak zaposlenika, osim u slučajevima kada je to potrebno za potrebe

sprječavanje ugrožavanja života i zdravlja zaposlenika, kao iu utvrđenim slučajevima

savezni zakon.

5.3. Ako osoba koja podnosi zahtjev nije ovlaštena saveznim zakonom ili

ovom Uredbom primati informacije vezane uz osobne podatke

zaposlenika, poslodavac je dužan uskratiti davanje podataka osobi. Osoba koja se prijavila sa

zahtjevu izdaje se obavijest o odbijanju izdavanja informacije presliku obavijesti

upisuje se u osobni dosje zaposlenika.

5.4. Osobni podaci zaposlenika mogu se prenijeti predstavnicima zaposlenika u

na način utvrđen Zakonom o radu Ruske Federacije, u mjeri potrebnoj za

obavljanje od strane navedenih predstavnika njihovih funkcija.

5.5. Poslodavac osigurava vođenje dnevnika izdanih osobnih podataka.

zaposlenika, u kojem su registrirani zahtjevi, podaci o osobi koja je poslala

zahtjev, datum prijenosa osobnih podataka ili datum obavijesti o odbijanju davanja

osobne podatke, a također pokazuje koje su informacije prenesene.

6. Jamstva povjerljivosti osobnih podataka zaposlenika

6.1. Podaci koji se odnose na osobne podatke zaposlenika službena su tajna i zaštićeni su zakonom.

6.2. Zaposlenik ima pravo zahtijevati potpunu informaciju o svojim osobnim podacima, o njihovim

obrada, uporaba i skladištenje.

6.3. Ako se osobni podaci zaposlenika otkriju bez njegovog pristanka, on ima pravo zahtijevati pojašnjenje od poslodavca.

Ruska Federacija(u daljnjem tekstu: Zakon o radu Ruske Federacije), osobni podaci zaposlenika su informacije koje su poslodavcu potrebne u vezi s radnim odnosima i odnose se na određenog zaposlenika. Sve osobne podatke zaposlenika treba dobiti od njega ili nje. Ako se osobni podaci zaposlenika mogu dobiti samo od treće strane, tada se zaposlenik o tome mora unaprijed obavijestiti i od njega se mora dobiti pisani pristanak (3. stavak članka 86. Zakona o radu Ruske Federacije).

Uz Zakon o radu Ruske Federacije, pitanja vezana uz obradu osobnih podataka regulirana su Saveznim zakonom br. 152-FZ od 27. srpnja 2006. (u daljnjem tekstu: Savezni zakon br. 152-FZ), prema kojim je poslodavac razvrstan kao operater osobnih podataka. Obrada osobnih podataka mora se provoditi na temelju načela pouzdanosti osobnih podataka, njihove dostatnosti za potrebe obrade (klauzula 4. dijela 1. članka 5. Saveznog zakona N 152-FZ).

Pravo poslodavca da od zaposlenika zatraži dokumente koji sadrže njegove osobne podatke predviđeno je samo u članku 65. Ruske Federacije. Prilikom sklapanja ugovora o radu, osoba koja se prijavljuje za rad daje poslodavcu:

putovnica ili drugi identifikacijski dokument;
radnu knjižicu, osim u slučaju kada se prvi put sklapa ugovor o radu ili kada radnik zasniva radni odnos s nepunim radnim vremenom;
potvrda o osiguranju državnog mirovinskog osiguranja;
dokumenata vojna registracija- za vojne obveznike i obveznike vojne obveze služenje vojnog roka;
dokument o obrazovanju, kvalifikacijama ili dostupnosti posebna znanja- prilikom prijave na posao za koji su potrebna posebna znanja ili posebna obuka.

Očito je da se tijekom radnog odnosa osobni podaci zaposlenika mogu promijeniti: zaposlenik može promijeniti prezime, zamijeniti putovnicu, poboljšati obrazovanje, dobiti dodatno obrazovanje. Svi ovi podaci su, naravno, važni za poslodavca, koji je dužan ne samo voditi evidenciju promjena, već i poduzeti određene radnje u situaciji kada do takvih promjena dođe.

Konkretno, izravno je propisana obveza poslodavca da u slučaju promjene podataka o radniku izvrši izmjene u radnoj knjižici i osobnoj kartici radnika, kao i da promijeni potvrdu o osiguranju iz obveznog mirovinskog osiguranja (kl. 2.3 Uputa za popunjavanje radnih knjižica, odobrenih Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 10. listopada 2003. N 69, Upute za korištenje i popunjavanje obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, odobrene Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 01/05/2004 N 1, kao i članak 15 Saveznog zakona "" od 04/01/1996 N 27-FZ). Unatoč tome, ni Zakon o radu Ruske Federacije ni Savezni zakon br. 152-FZ ne daju poslodavcu pravo zahtijevati da zaposlenik pravovremeno obavijesti o promjenama svojih podataka. U zakonodavstvu praktički nema mehanizama koji bi osigurali provedbu načela pouzdanosti osobnih podataka i njihove dostatnosti. Poslodavac nema ovlasti omogućiti pravovremeno i potpuno dobivanje vjerodostojnih podataka od radnika – subjekta osobnih podataka.

Poslodavci, u okviru svojih nadležnosti u skladu sa zakonodavstvom o radu i drugim regulatornim pravnim aktima koji sadrže norme radnog prava, kolektivnim ugovorima, osim poslodavaca - pojedinaca koji nisu individualni poduzetnici, ima pravo donositi lokalne propise koji sadrže norme radnog prava (čl. 8., čl. 22.).

Stoga se prava i obveze radnika i poslodavaca u području zaštite i obrade osobnih podataka mogu utvrditi propisom o zaštiti osobnih podataka ili drugim aktom kojim se uređuju odnosi između stranaka ugovora o radu u tom području. Zaposlenici i njihovi predstavnici moraju biti upoznati s ovim dokumentima protiv potpisa (klauzula 8 članka 86 Zakona o radu Ruske Federacije), koji, na temelju čl. 21 Zakona o radu Ruske Federacije obvezni su za radnike. Imajte na umu da ovi dokumenti ne mogu ograničiti jamstva zaposlenika niti pogoršati njihov položaj u usporedbi s onim utvrđenim Zakonom o radu Ruske Federacije, Saveznim zakonom N 152-FZ, kolektivnim ugovorima i sporazumima.

Međutim, čak i ako organizacija nije donijela lokalni regulatorni akt koji obvezuje zaposlenika da pravodobno i u potpunosti dostavi informacije o promjenama svojih osobnih podataka, to ne lišava poslodavca mogućnosti da se obrati zaposleniku s odgovarajućim zahtjevom da zaposlenik ili potvrditi točnost postojećih podataka koje poslodavac ima ili dostaviti podatke o njihovoj promjeni.

Napominjemo da je u stavku 27. rezolucije Plenuma Vrhovnog suda Ruske Federacije od 17. ožujka 2004. N 2 „O zahtjevu Ruske Federacije od strane sudova Ruske Federacije” objašnjeno da u odnosima između radnika i poslodavca opće pravno načelo nedopuštenosti zlouporabe prava, pa tako i od strane samih radnika. Posebno je nedopustivo da zaposlenik tijekom udaljenja s rada prikriva privremenu nesposobnost za rad, odnosno činjenicu da je član sindikata ili čelnik (njegov zamjenik) izabranog kolegijalnog tijela primarne sindikalna organizacija, izabrano kolegijalno tijelo sindikalne organizacije strukturna jedinica organizacija (ne niža od radionice i njoj izjednačen), nije oslobođen glavnog posla, kada se o pitanju razrješenja mora odlučiti po postupku uzimanja u obzir obrazloženog mišljenja izabranog tijela primarne sindikalnog organiziranja, odnosno uz prethodnu suglasnost višeg izabranika sindikalno tijelo. Poslodavac ne bi trebao biti odgovoran za štetne posljedice nastale nepoštenim radnjama od strane zaposlenika.

Smatramo da se pristup suda primijenjen u odnosu na sporove o povratu na rad može koristiti iu drugim situacijama kada zaposlenik namjerno zlouporabi svoje pravo. Stoga, čak i ako organizacija nije donijela odredbu o zaštiti osobnih podataka ili drugi dokument kojim se zaposleniku nameće obveza dostavljanja obavijesti o promjenama osobnih podataka poslodavcu, zaposlenik još uvijek nema pravo odbiti poslodavca pružiti relevantne informacije.

Slijedom toga, važeće zakonodavstvo ne daje poslodavcu pravo zahtijevati od zaposlenika pravovremenu dostavu informacija o promjenama njegovih podataka, osim ako je drukčije određeno lokalnim propisima poslodavca, na primjer, propisom o zaštiti osobnih podataka. Međutim, poslodavac može zatražiti od zaposlenika potvrdu točnosti podataka koji su već dostupni ili da dostavi podatke o njihovim promjenama.

Stručnjaci Službe za pravno savjetovanje GARANT
Victoria Pavlenko, Artem Barseghyan

Osobni (osobni) podaci zaposlenika sadržani su uglavnom u kadrovskim i računovodstvenim dokumentima. Važno je slijediti slijed radnji kada ih mijenjate.

Unatoč činjenici da zakon predviđa obvezu poslodavca da izvrši izmjene samo na radnoj knjižici i osobnoj T-2 kartici radnika, kao i da zamijeni potvrdu o osiguranju iz obveznog mirovinskog osiguranja, u praksi je popis dokumenata koji zahtijevaju izmjene velik. šire. Pogledajmo ih.

Zahtjev zaposlenika za izmjene knjigovodstvenih isprava

Zaposlenik čiji su osobni podaci promijenjeni treba podnijeti zahtjev za prilagodbu dokumenata koji ih sadrže. Zahtjev se sastavlja u bilo kojem obliku s naznakom razloga za promjene. Ako je riječ o promjeni prezimena, zahtjev mora biti potpisan s prethodnim prezimenom, budući da je zaposlenik organizacije i dalje zaposlenik sa starim prezimenom (vidi sliku 1).

Zaposlenik uz prijavu prilaže kopije dokumenata koji potvrđuju promjenu osobnih podataka (putovnica, potvrda o registraciji (razvodu) braka, promjena prezimena, imena, patronimika itd.). Ako se prezime mijenja zbog vjenčanja, nije dovoljno da zaposlenik dostavi samo vjenčani list, obvezni dokument Bit će i putovnica s novim imenom.

Radno zakonodavstvo ne utvrđuje obvezu poslodavca da izda nalog za promjenu osobnih podataka radnika, već radi prenošenja informacija svim zainteresiranim stranama ( kadrovska služba i računovodstvo), ovaj je redoslijed, s našeg gledišta, neophodan.

Od 1. siječnja 2013. godine ukinuta je obveza korištenja samo jedinstvenih obrazaca u računovodstvu primarni dokumenti. Dakle, sa navedeni datum Svaka organizacija samostalno razvija i odobrava obrasce primarnih računovodstvenih dokumenata, što uključuje nalog za promjenu osobnih podataka. Prilikom odobravanja narudžbenice morate se pridržavati zahtjeva zakona o računovodstvu (članak 9. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ).

Datum sastavljanja naloga mora odgovarati datumu podnošenja zahtjeva od strane zaposlenika uz dostavu kopija dokumenata koji potvrđuju promjenu osobnih podataka (putovnica, potvrda o registraciji (razvodu) braka, promjena prezimena, ime , patronim, itd.). S nalogom se zaposlenik mora upoznati uz potpis (vidi sliku 2).

Izmjene i dopune ugovora o radu radnika

Pitanje izmjene ugovora o radu kod promjene osobnih podataka radnika nije izravno uređeno zakonom. Neki poslodavci radije mijenjaju sastavljanjem dodatnog sporazuma ugovor o radu zaposlenika, ali sukladno članku 72. Zakona o radu, sporazum se sastavlja u slučaju promjene uvjeta ugovora o radu koje su ugovorne strane utvrdile. U slučaju promjene podataka o radniku, uvjeti ugovora o radu ostaju nepromijenjeni. Stoga preporučamo izmjene i dopune osobnih podataka (dopune) izravno u tekstu ugovora o radu (i na preslici radnika i na preslici poslodavca), uz ovjeru novih podataka potpisima radnika i poslodavca.

Promjena podataka u radnoj knjižici zaposlenika

Promjene upisa u radnu knjižicu o prezimenu, imenu, patronimu provode se na temelju putovnice, vjenčanog lista, potvrde o razvodu braka, promjene prezimena, imena, patronimika i drugih dokumenata te s pozivom na njihov broj i datum. . Ove izmjene su napravljene na prvoj stranici ( naslovna stranica) radna knjižica. Dotadašnje prezime ili ime, patronim precrtava se jednom crtom i upisuje novi podatak. Upućivanja na relevantne dokumente nalaze se na unutarnjoj strani korice radne knjižice i ovjeravaju potpisom poslodavca ili osobe koju on posebno ovlasti i pečatom organizacije.

Knjiga kretanja radnih knjižica i uložaka u njima

Kada zaposlenik promijeni svoje prezime, ime, patronim, ne smijemo zaboraviti na izmjene u knjizi računovodstva za kretanje radnih knjižica i umetke u njima. Zakon ne utvrđuje postupak za izmjene u knjizi računovodstva za kretanje radnih knjižica. Po našem mišljenju, u ovoj situaciji ima smisla primijeniti pravila za ispravak prezimena, imena i oca u radnoj knjižici zaposlenika.

Promjena podataka u osobnoj kartici zaposlenika

Osobna karta zaposlenika sadrži odgovarajuće promjene podataka o zaposleniku, a također navodi podatke o dokumentima koji su poslužili kao temelj za takve promjene. Izmijenjene podatke potrebno je prekrižiti jednom crtom i na vrhu naznačiti nove podatke, au odjeljku „X.“ napraviti poveznicu na popratne dokumente. Dodatni podaci”, ovjeravaju promjene pečatom, potpisom poslodavca ili osobe koju on posebno ovlasti. Preporučljivo je čuvati kopije popratnih dokumenata u osobnom dosjeu zaposlenika (ako je primljena pismena suglasnost zaposlenika za prijenos kopija tih dokumenata).

Zamjena potvrde o obveznom mirovinskom osiguranju

Individualni osobni račun osigurane osobe pohranjuje se u Mirovinskom fondu Ruske Federacije tijekom cijelog života osigurane osobe i ne mijenja se; ako se osobni podaci osigurane osobe promijene, novi podaci moraju se odraziti u njegovim osobnim podacima račun.

Za prijenos promijenjenih osobnih podataka zaposlenika na Mirovinski fond U Ruskoj Federaciji poslodavac treba ispuniti zahtjev za zamjenu potvrde o osiguranju u obrascu ADV-2 i popis dokumenata u obrascu ADV-6-1. Za potvrdu primitka nove potvrde zaposlenik mora potpisati popratnu izjavu mirovinskog fonda. Nadalje, u roku od mjesec dana nakon primitka potvrde, osiguranik mora vratiti popratnu izjavu teritorijalno tijelo Mirovinski fond.

Postupci zaposlenika bez sudjelovanja poslodavca

U ovom slučaju riječ je o zamjeni potvrde o prijavi u poreznu upravu, police obveznog zdravstvenog osiguranja i bankovnog računa zaposlenika.

KOSITAR

Ako se podaci pojedinca promijene, sam TIN broj se ne mijenja, ali se mora zamijeniti potvrda o registraciji pojedinca kod poreznog tijela u mjestu prebivališta u Ruskoj Federaciji, budući da je došlo do promjene podataka predviđeno u njemu. U slučaju promjene prezimena, potvrdu o registraciji zamjenjuje porezna uprava po mjestu prebivališta. U slučaju promjene prebivališta, potvrdu zamjenjuje porezno tijelo po novom mjestu prebivališta.

Polica obveznog zdravstvenog osiguranja

Na snazi od 1. svibnja 2011 novi poredak izdavanje polica obveznog zdravstvenog osiguranja, prema kojem je prijava i obnova obveznog zdravstvenog osiguranja za radnike prestala biti obveza poslodavaca. Za zamjenu police obveznog zdravstvenog osiguranja zaposlenik se mora samostalno obratiti osiguravajućem društvu. medicinska organizacija u roku od mjesec dana od dana promjene osobnih podataka.

Bankovna kartica

U slučaju prijenosa plaće na bankovna kartica promjene na bankovnom osobnom računu rade se i na zahtjev zaposlenika nakon osobnog kontakta s bankom.

Članci u ovom odjeljku

Kako organizirati provjeru kandidata za mikropoduzeće bez outsourcinga?
Učinkovitost mikroposlovnih aktivnosti izravno je povezana s visokim radna motivacija zaposlenici. Zato je tako važno kompetentno odabrati i provjeriti kandidate. Mi vam kažemo kako sami riješiti ovaj problem, bez pribjegavanja HR stručnjaci vanjskim suradnicima.
Što trebate znati o zapošljavanju tinejdžera?
Današnja omladina često počinje raditi dok je još uvijek školske dobiželeći se osamostaliti. Prolaze pripravnički staž, obuku i potom se zapošljavaju. Što je važno znati na početku karijere i o kojim rizicima poslodavci trebaju voditi računa?
Zapošljavanje tinejdžera predstavlja mnoge izazove. Zakon o radu postavlja jasne zahtjeve kojih se poslodavac mora pridržavati, no oni se često zanemaruju.
Pojavljivanje zaposlenika na poslu u alkoholiziranom stanju mora se na odgovarajući način dokazati.
Dolazak na posao u pijanom stanju naizgled je očita situacija za koju nisu potrebni dodatni dokazi. Srećom, takve su priče rijetke, ali možda zato ne znaju baš svi kadrovici kako ispravno postupiti. Na primjer, je li moguće koristiti alkotest i pustiti zaposlenika u prostorije tvrtke?
Odbici na temelju rješenja o ovrsi
Prilikom primanja rješenja o ovrsi za zaposlenika, morate se sjetiti koje se vrste prihoda ne mogu naplatiti, uzeti u obzir najveći mogući postotak zadržavanja po nalogu o ovrsi i redoslijed otplate nekoliko rješenja o ovrsi. ...
Geolokacija – za zaštitu interesa poslodavaca?
Kako učinkovito nadzirati regionalne zaposlenike? Pitanje nije prazno: oni nisu pod stalnim nadzorom, ali su odgovorni za važan dio poslovanja. To ostavlja traga na radne odnose. Morate vjerovati osobi i uvijek znati kako radi. Nažalost, sloboda djelovanja često dovodi do neodgovornosti, a sukobi - do sudova.
Faksimile ugovora o radu i ugovora o kombinaciji
Faksimil je kliše, točna reprodukcija rukopisa, dokumenta, potpisa korištenjem fotografije i tiska. Razmislimo je li u ugovorima o radu i sporazumima o dopunskom radu dopušteno koristiti faksimil umjesto vlastoručnog potpisa.
Socijalni porezni odbitak
Društveni porezni odbitak za liječenje i osposobljavanje može se omogućiti zaposleniku pod određenim uvjetima. Razmotrimo značajke pružanja socijalnog poreznog odbitka.
Profesionalni standardi će u nekim slučajevima postati obvezni
Zbog stupanja na snagu 1. srpnja 2016. mijenja se u Zakon o radu(Savezni zakon br. 122-FZ od 2. svibnja 2015. (u daljnjem tekstu: zakon br. 122-FZ)) Rusko Ministarstvo rada pripremilo je odgovore na standardna pitanja o prijavi...
Smrt individualnog poduzetnika, zaposlenika, osnivača
Mogu li se porezi naslijediti? Tko će izvršiti upis u radne knjižice radnika umrlog samostalnog poduzetnika? Jesu li isplate nastale nakon smrti zaposlenika podložne plaćanju doprinosa i poreza na dohodak? Kakav je postupak u slučaju smrti direktora LLC ili njegovog osnivača? Pročitajte odgovore u članku.
Stečaj poslodavca zbog kašnjenja plaća
Radnici imaju pravo obratiti se sudu sa zahtjevom da se nad poslodavcem proglasi stečaj u slučaju neisplate plaća. Razumjet ćemo kada poslodavac može bankrotirati zbog dugova za plaće i što zaposlenici trebaju učiniti da bi se pokrenuo stečajni postupak.
Lokalni propisi poduzeća - kako izbjeći odgovornost tijekom inspekcija
Nepostojanje nekih lokalnih propisa inspektori inspekcije rada mogu smatrati kršenjem radnog zakonodavstva. U ovom članku ćemo vam reći kako izbjeći takve posljedice.
Popuna radnih mjesta i interni honorarni rad
Koncepti "glume" ili "privremeni" nisu utvrđeni važećim zakonodavstvom. Stoga, kako bi se izbjegli sporovi sa zaposlenicima, poslodavac mora znati kako pravilno popuniti radna mjesta i koji je postupak plaćanja.
Lokalni propisi tvrtke
Kraj godine je vrijeme da se, nakon podnošenja tromjesečnih izvješća, bez žurbe počne pripremati za nadolazeću godinu: razmisliti o rasporedu osoblja, pripremiti raspored godišnjih odmora za sljedeću godinu. Također, ako je potrebno, izvršite izmjene drugih lokalnih propisa.
Natječaj za višak radnika
Zakonodavac je utvrdio obvezu poslodavca ponuditi radniku upražnjena mjesta kada se smanjuje broj zaposlenih. Ovo radno mjesto mora biti upražnjeno, u skladu s kvalifikacijama zaposlenika, a također može biti niže plaćeno ili niže. Osim toga, radno mjesto se mora nalaziti u istom području. ...
Kada i kako provesti reviziju osoblja
Održavanje protoka kadrovskih dokumenata u strogom skladu sa slovom zakona je neophodno, jer te dokumente koristi ne samo kadrovska služba, već i računovodstveni odjel za obračun plaća. Mogu se provjeriti inspekcija rada i poreznih vlasti, zaposlenici će možda trebati izjave i potvrde.
Kadrovska revizija. Koje dokumente vaša tvrtka mora imati?
Revizija upravljanja kadrovskim evidencijama jedna je od najvažnijih komponenti postupka procjene učinkovitosti cjelokupnog sustava upravljanja kadrovima i ljudskih resursa organizacije ili neovisni postupak u sklopu mjera za smanjenje fiskalnih i reputacijskih rizika tvrtke, uključujući i pri rješavanju radnih sporova pred sudom.
Organizacija vođenja kadrovske evidencije “od nule”
Potreba za stavljanjem upravljanje kadrovskom evidencijom- nije tako egzotičan zadatak, nimalo lak za kadrovike početnike, privatne poduzetnike i računovođe čije su obveze kadrovska pitanja. Međutim, cijeli se proces može opisati jednostavnim korak-po-korak vodičem za djelovanje.
Rad za vrijeme rodiljnog dopusta: analiza mogućih situacija
Često mlada majka, dok je na rodiljnom dopustu, radi skraćeno radno vrijeme ili kod kuće.
Neke majke za vrijeme porodiljnog dopusta uspijevaju raditi na temelju uvjerenja o nesposobnosti za rad izdanog po utvrđenom postupku, što nije izričito propisano zakonom. U praksi dokumentacija Ova situacija postavlja mnoga pitanja među kadrovskim službenicima.
Kako vanjskog honorarnog radnika pretvoriti u glavnog zaposlenika
Prijelaz radnika s nepunim radnim vremenom na glavno radno mjesto u istoj tvrtki može se formalizirati otkazom ili sklapanjem dodatnog sporazuma uz ugovor o radu. Popunjavanje radne knjižice ovisi o tome kada i tko je izvršio upis o prijemu radnika na nepuno radno vrijeme i njegovom otkazu.
Dokumenti koje je zaposlenik dužan dostaviti
Na temelju materijala iz priručnika "Plaće i druge isplate zaposlenicima", uredio V. Vereshchaki Prije sklapanja ugovora o radu sa zaposlenikom, on mora dostaviti niz dokumenata. Navedeni su u članku 65. Zakona o radu...
Pravilnik o naknadama
Glavni cilj ove odredbe je utvrditi postupak nagrađivanja svih kategorija zaposlenika društva.
Promjena naziva radnog mjesta zaposlenika
Ako poslodavac odluči promijeniti naziv radnog mjesta, o tome mora obavijestiti zaposlenika koji tamo radi. Daljnji postupci stranaka ugovora o radu ovise o pristanku radnika na promjenu naziva radnog mjesta.
Primjena betarifnog sustava plaća. Značajke obračuna plaća
Ovaj sustav osigurava raspodjelu općeg fonda plaća u cijeloj tvrtki (ili njenom odjelu) među relevantnim zaposlenicima. Istovremeno opći fond ovisi o uspješnosti poslovanja poduzeća (divizije) u određenom vremenskom razdoblju (npr. mjesecu). U osnovi, plaća konkretnog zaposlenika je njegov udio u fondu plaća cijelog tima. Plaće se raspoređuju zaposlenicima na temelju određenih koeficijenata (npr radna participacija). A može ih biti nekoliko.
Obračun plaća po komadnom sustavu plaća
Zapošljavamo vozača
Prilikom sklapanja ugovora o radu s vozačem potrebno je uzeti u obzir niz nijansi koje su povezane s ovom pozicijom. Neke od njih treba navesti u ugovoru o radu, druge samo navesti.
Promjene i ispravci u radnoj knjižici
Članak je objavljen u sklopu suradnje časopisa "Aktualno računovodstvo" i HRMaximuma.
Radna knjižica zaposlenika je glavni dokument koji potvrđuje radni staž i daje jamstva za primanje mirovine. Zato je potrebno pravilno sastavljati radne knjižice...
Skladištenje dokumenata. Rokovi čuvanja, uništavanje i zbrinjavanje primarnih knjigovodstvenih isprava
Postupak i uvjeti čuvanja računovodstvenih i poreznih evidencija, kadrovskih dokumenata
Nalozi: obrazac, numeracija, ispravci
Autor fokusira materijal na nijanse sastavljanja naloga, izmjene istih itd. Budući da neke pogreške mogu dovesti do gubitka pravne snage nalogom, ne mogu se smatrati sitnicama.
Kojim redoslijedom se kopije dokumenata daju bivšim zaposlenicima organizacije?
Prema Pravilima za vođenje i čuvanje radnih knjižica, odobren. Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. N 225 (s izmjenama i dopunama od 19. svibnja 2008., u daljnjem tekstu Pravila), radna se knjižica izdaje zaposleniku samo nakon otkaza, ali postoje slučajevi kada zaposlenik...
Tko je na popisu osoblja... Direktor ljudskih resursa, voditelj ljudskih resursa, voditelj ljudskih resursa? Kako definirati funkcije i ovlasti direktora ljudskih resursa i razdvojiti njegove odgovornosti od odgovornosti drugih kadrovski radnici
, kaže autor u materijalu pripremljenom na temelju pitanja primljenih od kadrovskih časnika
Izračun rasporeda rada (Program temeljen na Microsoft Excelu)
Kako pravilno spajati dokumente
U članku su opisane sve nijanse pravila za treptanje dokumenata. Čitatelji će naučiti kako pravilno numerirati, sastaviti popis i prenijeti kadrovske dokumente u arhivu
Kako prijaviti odsutnost zaposlenika ako obavlja državne poslove? Zamislite situaciju: zaposlenik organizacije je stručnjak te je uključen kao vještak u istražni postupak. Ili: na vojnu obuku poziva se vojni obveznik koji je u pričuvnom sastavu. Ili možda netko od vaših podređenih treba biti prisutan na sudu kao porotnik. Što znače svi ovi slučajevi? O tome što zaposlenik radi dok obavlja državne dužnosti potrebno ga je osloboditi rada i na poseban način formalizirati njegovu odsutnost.
Osobitosti radnog zakonodavstva za radnike kod pojedinih poslodavaca
Rad za poslodavce koji su pojedinci ima niz značajki. U osnovi, svi poslodavci – pojedinci dijele se u dvije skupine: samostalni poduzetnici i pojedinci koji nisu samostalni poduzetnici. Prvi koriste radnike za provedbu poduzetničke aktivnosti…
Koje bi kadrovske dokumente tvrtka trebala imati?
Odgovorni zaposlenik mora znati koji su dokumenti obvezni za tvrtku, koji to postaju samo pod određenim uvjetima, a koji dokumenti se ne moraju sastavljati, jer su savjetodavne prirode. To će vam omogućiti da se dobro pripremite za sastanak s...
Prava radnika pri prodaji poduzeća dužnika
Savezni zakon "O nesolventnosti (stečaj)" ne sadrži pravila koja pružaju zaštitu radna prava zaposlenika pri prodaji poduzeća dužnika. Specifičnosti radnih odnosa koji u ovom slučaju nastaju zahtijevaju posebnu analizu.
Potvrda o radnom iskustvu
Prilikom izračunavanja radnog staža, razdoblja rada ili drugih aktivnosti koje su uključene u njega, koje su se odvijale prije registracije građanina kao osigurane osobe u skladu sa Saveznim zakonom od 1. travnja 1996. „O individualnom (personaliziranom) računovodstvu. ..
Značajke zaštite radnih prava menadžera
U rusko zakonodavstvo Utvrđeni su posebni uvjeti za zaštitu radnih prava čelnika organizacije, ali i dalje ostaju određena neriješena pitanja.
Otkaz ugovora o radu s voditeljem poduzeća
Donošenje neopravdane odluke od strane voditelja organizacije, njegovih zamjenika i glavnog računovođe može postati osnova za otkaz ugovora o radu na inicijativu poslodavca. U praksi, navedeni slučaj otkazivanja ugovora o radu prema klauzuli 9, dio 1, čl. 81 Zakon o radu Ruske Federacije...
Kako se pripremiti za dolazak inspekcije rada?
Provjera organizacije državna inspekcija rad često iznenadi menadžment. Pogotovo imajući u vidu da inspektor rada po zakonu ima pravo posjetiti organizaciju u bilo koje doba dana i bez upozorenja. Na temelju rezultata revizije, ne samo voditelj organizacije ili njegov zamjenik, već i voditelj odjela za osoblje, kao i glavni računovođa mogu se smatrati odgovornim.
Obavijest zaposleniku: kako i u kojim slučajevima poslati
Često se u radu kadrovskih službenika koristi dokument poput obavijesti. Koristeći ovaj papir, poslodavac obavještava zaposlenike o pravno značajnim problemima. Na primjer, o smanjenju osoblja. Ne postoji jedinstveni oblik obavijesti. Za svaki slučaj razvija se druga opcija. Reći ćemo vam kako sastaviti obavijest o reorganizaciji poduzeća i likvidaciji podružnice. Kako obavijestiti zaposlenike o promjenama uvjeta ugovora o radu. Kako obavijestiti zaposlenika o potrebi da se pojavi za radnu knjižicu.
Posjet inspekcije rada
Svaki poslodavac mora biti spreman na činjenicu da će ga prije ili kasnije posjetiti inspekcija rada. Nažalost, u trenutnoj situaciji, koju karakteriziraju masovna smanjenja osoblja, neočekivani posjet može se dogoditi bilo kada. Razgovarajmo o tome iz kojeg razloga inspektor može doći, koje su njegove ovlasti i koje je postupanje poslodavca prilikom obavljanja nadzornih radnji.
Honorarac: “Opasni” trenuci za poslodavca i zaposlenika
U sovjetsko doba, "slobodni radnici" su shvaćani kao građani koji obavljaju posao za organizaciju i nisu na platnom popisu. S razvojem ruskog zakonodavstva promijenio se koncept i status "slobodnog radnika". Razmišljanje nekih organizacijskih čelnika ostalo je na razini zakonska regulativa rad "slobodnih radnika" u SSSR-u. Poslodavac ne razmišlja uvijek o posljedicama takvih odnosa.
Službeno putovanje i prava radnika
Razmatraju se problemi koji su vrlo važni za svakog zaposlenika koji ima ulogu „putničkog radnika“.
Prijavljujemo trudnoću
Posljednjih godina naša je zemlja doživjela pravi baby boom. Sve je više zaposlenika koji čekaju da se pridruže obitelji. Ne samo da se budući roditelji pripremaju za rođenje nove osobe, već i ... odjel za osoblje. Osim brige o tome kome dodijeliti obveze odsutnog dobri razlozi radnika, potrebno je prikupiti i pripremiti još dosta dokumenata. Pogledajmo koje poteškoće nastaju prilikom podnošenja zahtjeva za "dječji" dopust i na koja plaćanja nova majka ima pravo.
Uobičajene zablude
Većina uobičajene zablude u vezi radnih odnosa

U organizacijama, osobni (osobni) podaci zaposlenika sadržani su uglavnom u kadrovskim i računovodstvenim dokumentima. Kako se pravilno registrirati kadrovska dokumentacija prilikom promjene osobnih podataka? Ovo se pitanje često postavlja zaposlenicima kadrovskih odjela.

Stručno mišljenje

Ekaterina ROSCHUPKINA, stručnjakinja Nacionalnog sindikata personalnih časnika

Službenici ljudskih resursa često imaju pitanje: je li potrebno sastaviti dodatni ugovor uz ugovor o radu prilikom promjene osobnih podataka zaposlenika (na primjer, prezime)? Do danas zakonodavstvo ne može dati nedvosmislen odgovor. Međutim, slijedeći logiku struje u trenutku zakona i propisa, možemo zaključiti da takav dodatni ugovor nije potreban. Da, prezime, ime, patronim zaposlenika (kao i njegova adresa i podaci o putovnici) obvezni su podaci koji moraju biti navedeni u ugovoru o radu, u skladu s odredbama čl. 57 Zakon o radu Ruske Federacije. Međutim, to nisu uvjeti (obvezni ili dodatni) navedeni u ugovoru o radu s kojima su suglasni radnik i poslodavac, već informacije. Ti se podaci navode u ugovoru o radu na temelju relevantnih dokumenata. Uostalom, uvjeti ugovora o radu ne mogu odrediti da se petkom zaposlenik preziva Ivanov, a ponedjeljkom - Sidorov. Prezime je navedeno u skladu s dokumentima zaposlenika Ivanova i, bez obzira koliko on želi biti Sidorov, dok se prezime ne promijeni u njegovim dokumentima, podaci u ugovoru ostat će isti. U skladu s dijelom 3. čl. 57 Zakona o radu Ruske Federacije, ako prilikom sklapanja ugovora o radu nije sadržavao nikakve informacije i (ili) obvezne ili dodatni uvjeti, to nije temelj za priznanje ugovora o radu nesklopljenim niti za njegov otkaz. Ugovor o radu mora biti dopunjen podacima i (ili) uvjetima koji nedostaju. U tom slučaju podaci koji nedostaju upisuju se neposredno u njegov tekst, a uvjeti koji nedostaju utvrđuju se dodatkom ili posebnim sporazumom stranaka koji se sklapaju u pisanom obliku i sastavni su dio ugovora o radu. Slična odredba utvrđena je člankom 72. Zakona o radu Ruske Federacije, prema kojem se sastavlja dodatni pisani sporazum kada se mijenjaju uvjeti ugovora o radu. Podaci se ne spominju u ovom članku. Dakle, promijenjeni osobni podaci jednostavno se unose u primjerke ugovora o radu (stari podaci se precrtavaju, novi podaci se dodaju, kao u obrascu osobnog kartona radnika br. T-2). Osnova je i dalje nalog za izmjene knjigovodstvenih isprava.

Ovo stajalište potvrđuje i odluka Židovskog suda autonomna regija, u kojem je tužiteljica kao jedan od argumenata za vraćanje na posao navela sljedeću činjenicu da prilikom promjene prezimena nije sklopljen dodatni ugovor uz ugovor o radu. No, tu okolnost sud nije uzeo u obzir, budući da je poslodavac izdao nalog za promjenu i da su svi podaci u knjigovodstvenim ispravama pravovremeno ispravljeni. U objavljenoj kasacijskoj presudi kurzivom su istaknuti fragmenti koji su izravno povezani sa situacijom o kojoj se raspravlja.

Osobni (osobni) podatak – svaka informacija koja se odnosi na pojedinca identificiranog ili utvrđenog pomoću takvih podataka (subjekt osobnih podataka). Prema čl. 3 Saveznog zakona od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ „O osobnim podacima“, to uključuje prezime, ime, patronim, godinu, mjesec, datum i mjesto rođenja, adresu, podatke o obitelji, društvenom i imovinskom stanju status, obrazovanje, zanimanje, prihod itd.

U životu zaposlenika organizacije mogu se dogoditi različiti događaji - brak, rođenje djece, promjena mjesta stanovanja ili prijave, stjecanje obrazovanja ili usavršavanja itd. Rezultirajuća promjena osobnih podataka može značajno utjecati na razvoj karijere, društvene i mirovinski doprinosi, pa ajmo o svemu U ovakvim slučajevima zaposlenici se moraju na vrijeme javiti u HR. Najčešće se mijenjaju:

prezime (u slučaju promjena u građanskom statusu - brak ili razvod);
mjesto prebivališta (prilikom preseljenja ili promjene registracije);
podaci o obrazovanju (pri upisu i diplomi). obrazovne institucije);
podaci o putovnici (nakon navršenih 20 i 45 godina ili prilikom promjene putovnice).

Prilikom promjene osobnih i biografskih podataka najčešće dopuštaju djelatnici kadrovske službe sljedeće greške:

Promjene iskaznice zaposlenika vrše se na temelju neodgovarajućih dokumenata.
Nije ispoštovano tehnički zahtjevi napraviti promjene.
Razlozi za izmjene nisu navedeni (nema poveznice na odgovarajući dokument).

Prije svega, sam zaposlenik mora kontaktirati kadrovsku službu organizacije, a tek tada će stručnjak prikazati promjene u svojim računovodstvenim dokumentima. Opći postupak unos svih novih podataka o zaposleniku slijed je radnji koje ćemo razmotriti.

Korak 1

U ovoj fazi zaposlenik organizacije mora podnijeti pisani zahtjev poslodavcu sa zahtjevom za izmjenama računovodstvenih dokumenata i kopija popratnih dokumenata. Osim toga, treba zamijeniti potvrdu o dodjeli TIN-a i zdravstveno osiguranje. Obrazac zahtjeva za promjenu kadrovske evidencije nalazi se u prilogu 1.

Korak 2

Sve ostale radnje obavlja HR djelatnik. Prije svega, potrebno je izdati nalog (u bilo kojem obliku) na temelju dokumenata koje je podnio zaposlenik i njegove pisane izjave o potrebi izmjene njegovih računovodstvenih dokumenata. Ovaj nalog mora biti registriran u dnevniku za upis naloga za osoblje, a zatim se s njim upoznaje uz potpis samog zaposlenika, kao i odgovornih djelatnika kadrovske službe i računovodstva. Primjer naloga za promjenu osobnih podataka u kadrovskoj evidenciji prikazan je u Prilogu 2.

3. korak

Potrebne izmjene treba izvršiti u osobnoj kartici zaposlenika (obrazac br. T-2), a također navesti pojedinosti popratnih dokumenata. Prethodni podatak mora biti precrtan jednom crtom, a novi podatak mora biti upisan na vrhu. Ovdje zaposlenik HR-a mora potpisati i datirati promjene. Temeljni dokumenti na temelju kojih su izvršene ove promjene mogu se naznačiti u rubrici X „Dodatni podaci“ osobne kartice.

Korak 4

Sada možete pristupiti izmjeni podataka u radnoj knjižici. Prema klauzuli 26 Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 225 „O radnim knjižicama”, kao i klauzule 2.3 i 2.4 Uputa za popunjavanje radnih knjižica, odobreno. Uredba Ministarstva rada i društveni razvoj RF od 10.10.2003. br. 69, promjene u evidenciji prezimena, imena, patronimika i datuma rođenja, kao i stručne spreme, struke i specijalnosti zaposlenika vrši poslodavac na posljednjem mjestu rada na temelju putovnica, rodni list, vjenčani list, potvrda o razvodu braka, o promjeni prezimena, imena, patronimika i drugih dokumenata. Ove izmjene se vrše na prvoj stranici (naslovnoj stranici) radne knjižice. Da biste to učinili, prethodni unos (njegov netočan ili više nerelevantan dio) precrtajte jednom linijom (na ravnalu kemijskom olovkom ili tintom), nakon čega se upisuje novi podatak (u pravilu više, u prazan prostor). Upućivanje na naziv odgovarajućeg dokumenta, njegov broj i datum stavlja se na unutarnju stranu korica radne knjižice i ovjerava potpisom poslodavca (zaposlenika kadrovske službe (odjela) s odgovarajućim ovlaštenjem) i pečatom organizacija. Izmjene (ispravci) evidencije o novom obrazovanju (zanimanju, specijalnosti) koju je stekao zaposlenik vrše se dodavanjem prethodno napravljenih evidencija (ako već postoje) ili popunjavanjem odgovarajućih redaka bez precrtavanja prethodno napravljenih evidencija. Takve se izmjene (ispravci) vrše i na prvoj stranici (naslovnoj stranici) radne knjižice. Ne smijemo zaboraviti ni knjigu u kojoj se bilježi kretanje radnih knjižica i uloške u njima, au kojoj se nalaze i osobni podaci radnika. Primjer upisa promjene imena u radnu knjižicu prikazan je u Prilogu 3.

Korak 5

U skladu s Uputama za osiguranje funkcioniranja sustava vojne registracije za državljane Ruske Federacije, odobren. Odobrena Naredba ministra obrane Ruske Federacije od 19. studenog 2007. br. 500, kao i Metodološke preporuke za vođenje vojne evidencije u organizacijama. Glavni stožer Oružanih snaga Ruske Federacije, za zaposlenika koji je vezan za vojnu službu, kadrovski časnik mora izvršiti izmjene u dokumentima o vojnoj registraciji.

Kada dođe do promjene u bračnom statusu, obrazovanju, strukturnoj jedinici organizacije, položaju, mjestu stanovanja ili boravišta, zdravstvenom stanju (invaliditetu) građana prijavljenih u vojsci, zaposlenici koji obavljaju vojnu registraciju u organizacijama ispunjavaju i predati takvom zaposleniku uz osobnu potvrdu u dnevniku listova za snimanje poruka i talona za njih list obavijesti o promjenama podataka o građanima prijavljenim u vojsci, u obliku utvrđenom u Dodatku br. 1 Postupku za izvješćivanje organizacija o promjenama u bračnom statusu, obrazovanju, strukturnoj jedinici organizacije, položaju, mjestu prebivališta ili boravišta , zdravstvenom stanju građana prijavljenih u vojsci, vojnim komesarijatima, prikazanim u Dodatku br. 13 metodološke preporuke(u daljnjem tekstu: Postupak). Informacije o promjenama u bračnom statusu, obrazovanju, strukturnoj jedinici organizacije, položaju, mjestu stanovanja ili boravišta, zdravstvenom stanju (invaliditetu) građana prijavljenih u vojsci organizacije šalju u roku od dva tjedna vojnom komesarijatu na mjesto prebivališta (boravišta) građana. Obrazac za prijavu promjena podataka o državljanima koji se vode u vojnoj evidenciji nalazi se u Dodatku br. 4. Procedure.

Korak 6

Sukladno točkama 26., 27. Upute o postupku vođenja pojedinačne (personalizirane) evidencije podataka o osiguranim osobama, odr. Naredbom Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Rusije od 14. prosinca 2009. br. 987n, ako zaposlenik promijeni svoje prezime, ime ili patronim, zaposlenik kadrovske službe mora podnijeti zahtjev teritorijalnom tijelu mirovinskog fonda. za zamjenu potvrde o osiguranju. Uzorak odgovarajuće prijave prikazan je u obrascima br. ADV-2 i br. ADV-6, odobren. Odluka Upravnog odbora mirovinskog fonda od 31. srpnja 2006. br. 192p. Prema stavku 14. Upute, novu potvrdu poslodavac izdaje radniku u roku od tjedan dana nakon njezina primitka. Za potvrdu primitka novog certifikata, zaposlenik mora potpisati popratnu izjavu.

Korak 7

Ako se osobni podaci voditelja/direktora organizacije promijene, tada će HR zaposlenik morati poduzeti dodatne radnje. Ako je voditelj organizacije njezin osnivač, kadrovski službenik mora zajedno s odvjetnikom izvršiti promjene u sastavni dokumenti i statut organizacije.

Korak 8

Zatim je potrebno obavijestiti o promjenama osobnih podataka (prezime/ime) porezni ured u mjestu registracije organizacije. Da bi to učinila, organizacija je dužna dostaviti relevantne podatke Jedinstvenom državnom registru pravnih osoba u roku od 3 radna dana od trenutka kada direktor primi novu putovnicu (klauzula 5, članak 5 Saveznog zakona od 08.08.2001 br. 129-FZ “Na dan državna registracija pravne osobe i individualni poduzetnici).

Korak 9

Ako je potrebno, trebate prijaviti promjene teritorijalnim uredima na mjestu registracije mirovinskog fonda, fonda obveznog zdravstvenog osiguranja, fonda socijalnog osiguranja.

Korak 10

Budući da voditelj organizacije ima pravo prvog potpisa na dokumentima organizacije, potrebno je zamijeniti bankovnu karticu uzorcima potpisa i otisaka pečata. To proizlazi iz stavka 7.14 upute Banke Rusije od 14. rujna 2006. br. 28-I "O otvaranju (zatvaranju) bankovnih računa i depozitnih računa."

Stol

Popis razloga za izmjene kadrovskih dokumenata

Dokumenti koje je osigurao zaposlenik	Kadrovski dokumenti koje je potrebno popuniti
Prilikom promjene prezimena
Osobna izjava; presliku potvrde o registraciji braka (ili potvrde o razvodu);	Nalog za izmjenu knjigovodstvenih isprava; promjene na naslovnoj stranici radne knjižice, kao iu knjizi obračuna kretanja radnih knjižica i uložaka u njima; promjena podataka u osobnoj kartici zaposlenika (obrazac br. T-2); izmjene na osobnom računu (obrazac br. T-54); novu potvrdu o osiguranju za obvezno mirovinsko osiguranje
Prilikom promjene mjesta stanovanja
Osobna izjava; presliku putovnice s novom registracijom u mjestu prebivališta	Nalog za izmjenu dokumenata koji sadrže osobne podatke zaposlenika; promjene u osobnoj kartici zaposlenika (obrazac br. T-2)
Prilikom promjene obrazovanja
Osobna izjava; presliku isprave o obrazovanju	Dopune naslovne stranice radne knjižice; dodatne podatke u osobnoj kartici zaposlenika (obrazac br. T-2)
Prilikom promjene podataka o putovnici
Osobna izjava; presliku putovnice s novim podacima	Nalog za izmjenu računovodstvenih dokumenata zaposlenika; promjena ili dopuna podataka u osobnoj kartici radnika (obrazac br. T-2)