U praksi poslovno komuniciranje posebna se pozornost posvećuje poštivanju normi i pravila govorni bonton pismima različitog sadržaja. Govorna etiketa poslovnog pisma je manifestacija kulture primatelja.
Početno obraćanje i završni oblik uljudnosti općenito su prihvaćene standardne formule.
Uvodno obraćanje- Ovo je način da privučete pažnju primatelja i uspostavite kontakt s njim.
U praksi domaćeg dopisivanja adresa se donedavno tradicionalno koristila u pismima poluslužbene prirode; u pozivnim pismima upućenim određenim osobama (zaslužnim djelatnicima znanosti, umjetnosti, kulture, zastupnicima, osobama na visokom društvenom položaju i dr.) ili skupini osoba povezanih prirodom njihove djelatnosti; u trgovačkoj korespondenciji. U suvremenim službenim pismima uloga adrese se povećala; koristi se u slučajevima kada situacija zahtijeva izravnu žalbu službeni ili osobe.
Žalba se stavlja u poseban red u sredini. Uskličnik daje slovu emocionalni karakter i označava posebno značenje, koje je autor dao sadržaju pitanja koje se postavlja.
Prilikom kontaktiranja primatelja treba uzeti u obzir njegov službeni položaj, područje djelovanja, prirodu odnosa između stranaka, svrhu pisma itd.
Ako se dopis upućuje ustanovi, organizaciji, poduzeću, poduzeću ili se upućuje službenoj osobi čije ime, prezime i spol nisu poznati, tada su općeprihvaćene adrese sljedeće:
- Poštovani!
- Gospoda!
Prilikom obraćanja osobama istog profesionalnog kruga moguće je obratiti se:
- Poštovani kolege!
- Dragi kolege!
Za rusku govornu etiketu karakteristična je rodna nivelacija, budući da prije 1917. godine praktički nije bilo žena u državnoj službi, au sovjetskom je razdoblju bilo uobičajeno aseksualno obraćanje „drugarica“ (drugarica N. S. Ivanova). Posljednjih godina pri upućivanju pisma ženskom službeniku koristi se imenica muškog roda (istražitelj, generalni direktor, menadžer itd.).
Ako je primatelj pisma osobito važna osoba: visoki dužnosnik (guverner, gradonačelnik), ugledna osoba znanosti i kulture, poznata javna osoba, predsjednik (predsjednik) društva, kampanje, tvrtke i sl., tada koristite sljedeće žalbe:
- Dragi Aleksej Petrovič!
- Dragi Pavel Anatoljevič!
Prijaviti se moguće sa položajem i bez prezimena:
- Poštovani gospodine ministre!
- Poštovani gospodine guverneru!
- Poštovani gospodine zamjenice!
- Poštovani gospodine izdavaču!
- Poštovani gospodine predsjedavajući!
Kada se osobi obraćate titulom, možete koristiti sljedeću opciju:
- Poštovani doktore!
- Poštovani profesore!
Autori pisama trebaju imati na umu da je danas, više nego ikad, važan osobni apel koji kod primatelja izaziva povećani interes za pismo i iskazuje pažnju i poštovanje pošiljatelja prema poslovnom partneru.
Uključivanje prezimena primatelja u adresnu formulu daje tekstu isprave uljudan i službeni karakter. Ako adresa označava ime i patronim, ali ne navodi prezime, tada poprima pomalo osobni karakter. U pozivnom pismu, pismu poruke, pismu zahvalnosti i nekim drugim dopušteno je oslovljavanje imenom i patronimom. Te su razlike posljedica tradicije ruske govorne kulture:
- Poštovani gospodine Petrov!
- Poštovana gospođo Petrova!
- Poštovani gospodine Smirnov!
- Poštovana gospođo Demina!
- Poštovani gospodine Gorsky!
- Poštovana gospođo Pronina!
- gospodine Martynov.
- Dragi Dmitrije Ivanoviču!
- Draga Ksenija Petrovna!
-Igor Konstantinovič,...
Završni oblik uljudnosti dovršava glavni tekst, nalazi se s desne strane na istoj okomici s datumom na vrhu, a od tijela pisma odvojen je s dva ili tri razmaka. Na kraju završne formule uljudnosti u pravilu se stavlja zarez, ali je prihvatljiv i njegov izostanak. Detalj "Potpis" (naziv pozicije osobe koja je potpisala dokument, osobni potpis i njegovo objašnjenje) nalazi se ispod završne formule ljubaznosti u skladu s GOST R 6.30-97. U pismima izdanim na službenom memorandumu (kao iu nekim privatnim pismima) ne stavlja se naziv radnog mjesta i potpis.
U poslovnoj korespondenciji postoji nekoliko opcija za konačnu formulu uljudnosti. Ako pismo počinje izrazom: Poštovani gospodine ..., tada treba završiti izrazom: Iskreno,...
U čestitkama i zahvalama te u pismima osobne naravi koriste se sljedeće jezične formule:
- S poštovanjem; ...
- S poštovanjem...
- S najboljiželje, ...
- S najboljima želje i pozdravi, ...
- S toplim pozdravom, ...
- Uz srdačne pozdrave i želje, ...
-Sa zahvalnošću. Vaš...
- S prijateljski pozdrav,...
- Uz prijateljski pozdrav,...
- Naš najbolje želje Gospodin (ime).
U stvarnoj situaciji pošiljatelj se mora voditi ne samo standardom, već i pravilima lijepog ponašanja.
U pismima nepoznatim ljudima ili poslovnim partnerima treba koristiti formalne formulacije:
- Iskreno,...
- Sa zahvalnošću i poštovanjem, ...
- S dubokim poštovanjem, ..
PISMO ZAHVALNOSTI
U pravilu se takva pisma osobno adresiraju.
Riječi zahvalnosti prikladne su i na početku i na kraju pisma. Pismo zahvale može imati različite sadržaje, npr.: zamolnica, potvrda, pozivno pismo, odgovor na poziv, popratno pismo, zamolnica itd. Prilikom odabira jedne odn. druga formulacija za izražavanje zahvalnosti treba uzeti u obzir prirodu poslovnog i osobnog odnosa između pošiljatelja i primatelja pisma.
Na početku pisma možete posvjedočiti svoje poštovanje, odnos s poštovanjem prema primatelju, priznanje njegovih zasluga, pozitivnu ocjenu inteligencije poslovnog partnera itd. ili izraziti zahvalnost za primljenu korespondenciju:
- Vrlo ljubazno od vas ...
- Jako cijenim vašu ljubaznost...
- Prepoznavanje i uvažavanje vašeg doprinosa...
- Bilo nam je drago primiti...
- Ovo je pismo - izraz duboke zahvalnosti (priznavanja) ...
- Sa zahvalnošću potvrđujemo primitak vaše narudžbe za...
- Hvala vam puno na faksu od...
- Hvala na katalogu koji smo dobili...
- Hvala vam na pismu od...
- Prihvatite moju iskrenu (duboku) zahvalnost za...
- Želio bih izraziti duboku zahvalnost za...
- (Iskreno) sam vam zahvalan na...
- Dopustite mi da izrazim svoju zahvalnost za sudjelovanje u...
- Dopustite da vam se zahvalim za...
- Dopustite da vam izrazim svoju zahvalnost
- Zahvalni smo Vam na...
- Izražavamo zahvalnost u ime...
- Hvala vam na sudjelovanju...
Na kraju pisma Također možete još jednom izraziti riječi zahvalnosti, izraziti nadu u brz odgovor, nastavak suradnje, moguće izglede za poslovne odnose itd.:
S I dalje sam vam zahvalan na vašem interesu za ovu stvar, ...
- Unaprijed zahvaljujem na pomoći, ostajem Vaš...
- Bit ću (bit ćemo) vrlo zahvalni (zahvalni) na brzom (hitnom) odgovoru.
- Bili bismo vam vrlo zahvalni ako biOdgovorili ste u najkraćem mogućem roku.
- Hvala vam puno na (ljubaznoj) pomoći.
- Vrlo ćemo cijeniti vašu pomoć u ovom pitanju.
- Uz srdačan pozdrav i zahvalnost za Vaše djelovanje (strpljenje) po ovom pitanju.
- Zaista cijenim vaše strpljenje i kontinuirani napredak. interes.
- Čekamo vaš ljubazni odgovor.
Uz najbolje želje i povjerenje u razvoj obostrano korisne suradnje...
PISMO ČESTITKE
Pismo čestitke dokaz je dobre volje pošiljatelja prema primatelju
Čestitke i želje najčešće su glavni dio pisma, razglednice, telegrama, ali mogu biti i dio višestranog pisma. U ovom slučaju riječi čestitke i želje obično se stavljaju nakon adrese i pozdrava.
Za pisma koja su napisana i poslana mnogo prije značajnog datuma, moguće je staviti čestitke na kraju pisma.
U službenim čestitkama najčešće su formule:
dopusti mi da ti čestitam;
Dopustite mi da vam čestitam;
Prihvatite moje (naše) čestitke.
Prihvatite naše čestitke |
s novim terminom. Sretna Nova godina i nadolazeći Božić. Sretna godišnjica. |
|||
Dobrodošli |
povodom državnog praznika. povodom vaše obljetnice. u svezi s otvaranjem međunarodne konferencije. |
|||
Na priliku |
birajući te na dužnost... |
dopustite mi (dopustite mi) da čestitam.... |
||
Oko |
uspješnu obranu disertacije |
Prihvatite moje (naše) čestitke... |
||
Dopusti mi pusti mene |
želja |
Puno uspjeha, zdravlja, blagostanja, sreće... Sretno vam u provedbi vaših planova |
||
Prihvatite naše (iskrene, tople, srdačne itd.) želje |
novi uspjesi. velika postignuća. zdravlje, ispunjenje nada (želja) |
POZIVNO PISMO
Pozivno pismo može biti naslovljeno na određenu osobu ili više osoba ili na institucije. Poziv određenoj osobi treba sastaviti uzimajući u obzir status primatelja, prirodu odnosa između stranaka, kao i stupanj formalnosti događaja.
Najčešći izrazi u poslovnoj korespondenciji su riječi: dopusti mi da pozovem; dopustite mi da pozovem.
Izrazi neutralnog stila naglašavaju interes strane koja poziva. Takvi izrazi također imaju karakter rasprave, odnosno jednostranog poziva bez pristanka druge strane. U slučaju kada druga strana pristane, šalje se službeni poziv.
- Bilo bi nam drago vidjeti vas na...
- Bit ćemo vam vrlo zahvalni na vašem sudjelovanju ...
-Bili bismo vam zahvalni ako biste prihvatili naš poziv...
U slučaju kada je inicijator poziva druga strana (Željeli bismo sudjelovati u vašem sova čežnja), U odgovoru na pozivno pismo prikladni su sljedeći izrazi:
- Mi ćemo (s velikom) radošću primiti (upoznati) Vaše predstavnike (Vašu delegaciju).
- Drago nam je što vas možemo pozvati...
- Pristajemo primiti vašu delegaciju ...
- Možemo prihvatiti vaše predstavnike.
- Nemamo ništa protiv vašeg sudjelovanja na sastanku.
- S naše strane, mi smo (s radošću) spremni primiti (pozvati, upoznati) Vaše predstavnike.
Ako je prva strana posebno zainteresirana za dogovor, tada se nakon stvarnih fraza poziva koriste sljedeći izrazi:
- Nadamo se da ćete prihvatiti naš poziv.
- Nadamo se vašem pristanku.
- Izražavamo nadu da ćete prihvatiti naš poziv (ponudu).
PISMO ISPRIČANJA
Općeprihvaćene formule za izražavanje žaljenja su sljedeće:
-Nažalost,...
- Na našu veliku žalost, ...
- Na moju veliku žalost, ...
- Sa žaljenjem...
- Jako nam je žao ...
- Jako nam je žao ...
- To mi je jako žao...
- Žao mi je što to saznajem iz vašeg pisma ...
- Žaljenje ...
Izražavanje žaljenja zbog neuspjele transakcije, zakašnjelog plaćanja, kašnjenja u isporuci naručene robe i sl. možda neće biti dovoljno za održavanje dobrih odnosa između obje strane i mogućnost daljnje uspješne suradnje, stoga pravila poslovnog bontona preporučuju da se ispričate za uzrokovane neugodnosti. Isprike u pismima mogu pratiti zahtjeve (Oprosti što te pitam), kvarovi (Žao nam je, ali nažalost ne možemo ispuniti vaš zahtjev) itd.
Tipične i najčešće korištene formule isprike su sljedeće:
PROPRATNO PISMO
Popratno pismo se sastavlja prilikom slanja bilo koje materijalne imovine primatelju; dokumenti koji nemaju adresni dio; dokumenti koji zahtijevaju dodatno pojašnjenje. Popratna pisma također su potrebna u slučajevima kada dokumenti koji se šalju uključuju nekoliko listova. U popratnim pismima navodi se naziv dokumenta koji se prati i objašnjava se svrha njegovog slanja, rok izvršenja, razlog kašnjenja itd.
- Kao odgovor na Vaše pismo od... (na vaš zahtjev, na vaš zahtjev) Pozivajući se na vaše (naše) pismo od... (vaš zahtjev, naš dogovor, naš telefonski razgovor), ... Prema Vašem zahtjevu Prema našem dogovoru Sukladno dodatnom protokolu za... godinu (uz naš dogovor, uz vaš zahtjev) Na temelju dodatnog protokola za... godinu (vaš zahtjev, naš dogovor) U vezi s vašim zahtjevom (naš dogovor) Kao potvrdu našeg dogovora (naš telefonski razgovor) |
usmjeravamo šaljemo šaljemo mi naprijed | ||||
Mi usmjeravamo šaljemo šaljemo Mi naprijed Vraćamo se |
u aplikaciji... ovim pismom... poseban paket... preporučeni paket... današnja pošta... poštanskim paketom... zaseban poštanski paket... |
||||
Sa zadovoljstvom |
šaljemo šaljemo šaljemo naprijed | ||||
Drago nam je U aplikaciji Istovremeno Zbog ovoga Istovremeno |
poslati naprijed usmjeravamo šaljemo šaljemo mi naprijed šalju se se šalju se šalju proslijeđeno |
- (Mi) prilažemo...
- Prijavu šaljemo na ...
- Šaljemo (vama) pouzećem ...
- Predajte na odobrenje ...
- Prosljeđujemo (vam) na razmatranje ...
- Prema popisu u prilogu ...
- Šaljemo vam uzorke uz ovo pismo...
Kao odgovor na |
Vaše pismo od Vaš zahtjev vaš zahtjev |
usmjeravamo šaljemo šaljemo mi naprijed | |
Pozivajući se na |
Vaš zahtjev naš dogovor naše telefonski razgovor |
||
Prema |
vaš zahtjev naš dogovor |
||
U skladu sa |
dodatni protokol naš dogovor po Vašem zahtjevu |
||
Zbog |
po Vašem zahtjevu naš dogovor |
||
U potvrdi |
naš dogovor naš telefonski razgovor |
Ovaj je članak rezultat mojih promatranja o tome koji aspekti stvaraju dobar dojam poslovnog pisma.
To se događa ovako: dobijete odgovor na svoje pismo i odmah donesete internu odluku: želim i nastavit ću komunicirati s ovim momcima, ali s ovim momcima želim se odmah pozdraviti. Je li vam se ovo ikada dogodilo? Za mene, da. Zadnja takva praksa dogodila mi se nedavno: dopisivao sam se s različitim tvrtkama u vezi s odabirom tečajeva jezika.
U nastavku su moji sažeti zaključci o tome što biste trebali imati na umu ako vam je važno da vaš ostavi dobar dojam na primatelja i potakne ga da želi nastaviti poslovati s vama.
1. Vrijeme odgovora na pismo.
- Pozitivan završetak pisma
– posljednja stvar koja ostaje u pažnji primatelja kada čita vaše pismo. Osigurajte emotivnu i pozitivnu atmosferu poslovne komunikacije u posljednjim rečenicama. Napravite kod primatelja dobro raspoloženje tako da želi ponovno komunicirati s vama!
Usporedi:
1. opcija odgovora | 2. opcija odgovora |
Pozdrav Maša! Prije svega, zahvaljujemo što ste odabrali naš institut! Uvjereni smo da ćete biti zadovoljni našom suradnjom. Kako bismo vam poslali fakturu, moramo od vas dobiti podatke o tvrtki vašeg poslodavca. Pošaljite ih kao odgovor na ovo pismo...... | Pozdrav Maša! Prije svega, zahvaljujemo vam što ste odabrali naš institut! Uvjereni smo da ćete biti zadovoljni našom suradnjom. Kako bismo vam poslali fakturu, moramo od vas dobiti podatke o tvrtki vašeg poslodavca. Pošaljite ih kao odgovor na ovo pismo. Ako imate pitanja, slobodno nas kontaktirajte! |
Savjet #4: Postavite primatelja da nastavi dijalog. Pokažite poštovanje! Stvorite i ojačajte atmosferu ugodne suradnje! Podijelite s primateljem svoje pozitivno raspoloženje i iskrenu želju za nastavkom poslovne interakcije!
Opcije za završne fraze:
Bit će mi drago surađivati!
Rado ću odgovoriti na vaša pitanja.
Ako imate pitanja, slobodno nas kontaktirajte!
S nadom u uspješnu suradnju,
Uvijek spremni pomoći i odgovoriti na vaša pitanja.
S iskrenim poštovanjem,
Iskreno,
S poštovanjem prema vama,
S poštovanjem i nadom u uspješnu suradnju,
5. Blok podataka o potpisu i kontaktu.
Za osobu koja vodi poslovnu korespondenciju važno je razumjeti tko je "s druge strane monitora": ime i prezime primatelja, položaj, kontakt koordinate.
čemu ovo služi
Ime i prezime – omogućuje osobnu komunikaciju.
Položaj – daje primatelju razumijevanje granica ovlasti i profesionalna kompetencija u rješavanju pitanja.
Koordinate – pružaju mogućnost dodatne operativne komunikacije po potrebi.
Usporedite: koji odgovor izgleda profesionalnije i ulijeva više povjerenja u informacije.
Zdravo! Položio sam preliminarni test prilikom prijave za tečajeve španjolskog na vašem institutu. Na temelju rezultata testiranja upisujem se u skupinu PS-A2.1. Moja školarina će biti plaćena od strane mog poslodavca. Pošaljite mi račun za školarinu. Hvala. Srdačan pozdrav, Masha Petrova | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1. opcija odgovora | 2. opcija odgovora | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Pozdrav Maša! Prije svega, zahvaljujemo što ste odabrali naš institut! Uvjereni smo da ćete biti zadovoljni našom suradnjom. Kako bismo vam poslali fakturu, moramo od vas dobiti podatke o tvrtki vašeg poslodavca. Pošaljite ih kao odgovor na ovo pismo. Ako imate pitanja, slobodno nas kontaktirajte! Pišete li poslovna pisma na engleskom svaki dan? Ili tek učite osnove službenog dopisivanja na tečajevima poslovnog engleskog? Naš izbor korisne fraze i izrazi će vas naučiti kako pisati ispravna poslovna pisma na engleskom i pomoći u diverzifikaciji vašeg govora. zahvaljujući poslovni bonton Opće je poznato da klijente na početku pisma treba pozdraviti, a na kraju pozdraviti. Počinju li problemi pri sastavljanju teksta pisma? Kako, na primjer, možete reći kupcima da teret kasni ili kako možete nagovijestiti da bi bilo lijepo primiti novac za pružene usluge? Sve se to može kompetentno objasniti ako koristite prave "praznine" za različite situacije. S takvim "prazninama" pisanje pisama bit će jednostavan i ugodan zadatak. Započinjanje pisma ili kako započeti dopisivanje na engleskomNa početku svakog poslovnog pisma, odmah nakon pozdrava, morate objasniti zašto sve ovo pišete. Možda želite nešto razjasniti, shvatite dodatne informacije ili npr. ponudite svoje usluge. Sljedeći izrazi pomoći će u svemu:
Za potvrdu... - potvrdi... Uspostavljanje kontakata ili kako sugovorniku reći otkuda znate za njegaPonekad je vrijedno podsjetiti vašeg poslovnog partnera kada ste se i kako zadnji put vidjeli ili razgovarali o suradnji. Možda ste prije nekoliko mjeseci već napisali poslovno pismo na ovu temu ili ste se možda upoznali na konferenciji prije tjedan dana i tada počeli pregovarati.
Izražavanje zahtjeva ili kako taktično pitati sugovornika na engleskomU poslovna pisma ponekad morate nešto zamoliti svoje partnere. Ponekad vam je potrebna odgoda, a ponekad dodatni uzorci materijala. Kako bi sve to izrazio, poslovni engleski ima svoje ustaljene fraze.
Prigovaranje na engleskom ili kako jasno dati do znanja da niste sretniNažalost, često se događa da nam se nešto ne sviđa. Ali kada pišemo poslovna pisma, ne možemo prepustiti osjećajima i direktnim testom reći što mislimo o tvrtki i njenim uslugama. Potrebno je koristiti poslovni engleski i pažljivo izraziti svoje nezadovoljstvo. Ovako možemo uštedjeti poslovni partner i ispusti malo pare. Standardne fraze za poslovno dopisivanje koje će vam pomoći u tome:
Kako prenijeti loše ili dobre vijesti u poslovnim pismima na engleskom jezikuU poslovnoj korespondenciji često se događa da moramo uznemiriti klijente. Vrijedno je to učiniti graciozno kako ne biste još više razljutili partnera. Loše vijesti
Dobre vijestiSrećom, ponekad sve ispadne kako treba i naše klijente možemo obradovati dobrim vijestima
Isprike ili kako još više ne naljutiti klijentaNaravno, u poslu često postoje problemi. A vi ste ti koji se morate ispričati umjesto njih. Budite ljubazni, stavite se u poziciju sugovornika. Zapamtite da je bolje ispričati se nekoliko puta nego izgubiti vrijednog klijenta.
Novac ili kako pokazati partneru da je vrijeme za plaćanjePonekad želite napisati čistim tekstom da je vrijeme za plaćanje. Ali to ne možete učiniti u poslovnoj korespondenciji. Umjesto toga, moramo koristiti mekše konstrukcije, iza kojih još uvijek stoji isto teško pitanje.
Ljubaznost u dopisivanju ili kako nagovijestiti nove sastankeNe biste se trebali potpuno oprostiti od svojih poslovnih partnera. Čak i nakon završetka projekta, bolje je da zadržite odnos za buduće narudžbe. Vidimo se uskoroNa kraju poslovnih pisama na engleskom često je prikladno između redaka podsjetiti partnera kada sljedeći put od njega očekujete informaciju.
Do ponovnog susretaNakon uspješne narudžbe, trebate napisati kratko pismo kupcu na engleskom jeziku, obavještavajući ga da niste protiv novog projekta s njim.
Naravno, poslovni engleski nije uvijek lak. Srećom, naš izbor poslovnih izraza trebao bi vam uvelike olakšati zadatak. Sada će vam trebati mnogo manje vremena da sastavite pismo. Stoga odaberite prave fraze, dodajte svoje podatke i obradujte svog šefa lijepim poslovnim pismima na engleskom jeziku. Izgrađen je na leksičkim formalnostima koje ga čine skladnim i točnim. UvodUvodni redovi poslovnog pisma odnose se na prethodnu korespondenciju i objašnjavaju kako pronaći primatelja ili razlog zahtjeva.
Formalni vezniciVezivni izrazi strukturiraju poslovno dopisivanje.
PrimjenaZaključakZavršni redovi poslovnih pisama predviđaju buduće događaje, ponavljaju ispriku ili nude pomoć.
RastanakOdabir pravog pozdrava u poslovnim pismima ovisi o upoznavanju primatelja. engleski vic Dijete je uplakano došlo majci. “Oh, mama”, priznao je, “razbio sam crijep na ognjištu.” "Nema veze, draga", tješila je majka. "Ali kako si uopće došao to učiniti?" "Lukao sam ga očevim satom?" Zatvoriti
Pronađite na web mjestu
Na primjer: vrste suhozida
|