erp sustavi upravljanja poduzećem. ERP - sustavi za planiranje resursa poduzeća

Prevedeno s engleskog, Enterprise Resource Planning (ERP) znači "upravljanje resursima poduzeća". ERP sustav namijenjen je planiranju resursa tvrtke potrebnih u proizvodnji, nabavi i prodaji.

Načelo rada ERP sustava temelji se na stvaranju, popunjavanju i korištenju jedinstvene baze podataka, koja uključuje informacije potrebne za sve odjele poduzeća: računovodstvo, odjele opskrbe, osoblje itd.

Funkcionalnost ERP sustava se razlikuje, ali postoje funkcije koje su zajedničke za sve softverske proizvode:

1. Izrada planova proizvodnje, prodaje.
2. Održavanje tehnoloških specifikacija koje osiguravaju operacije i resurse potrebne za proizvodnju određenog proizvoda.
3. Utvrđivanje i planiranje potreba za proizvodnjom komponenti i materijala, troškova i rokova realizacije plana.
4. Nabava i upravljanje zalihama.
5. Upravljanje proizvodnim resursima na različitim razinama: od poduzeća ili zasebne radionice do određenog stroja.
6. Financijsko upravljanje poduzećem, menadžment, računovodstvo i porezno računovodstvo.
7. Upravljanje projektima.

U usporedbi s drugim softverskim rješenjima, ERP sustav ima niz prednosti:

• Stvaranje jedinstvenog informacijskog okruženja koje uvelike olakšava i optimizira rad odjela i uprave.
• Mogućnost raspodjele prava pristupa između zaposlenika bilo kojeg odjela, od voditelja do mlađeg menadžera odjela prodaje.
• Dostupnost širokog spektra rješenja za organizacije različitih vrsta i veličina.
• Sposobnost upravljanja više odjela, poduzeća, koncerna, korporacija.
• Kompatibilan s raznim softverski proizvodi i platforme, visoka pouzdanost, fleksibilnost, skalabilnost.
• Mogućnost integracije sa sustavima i aplikacijama koje se već koriste u poduzeću, posebno sa sustavima automatizacije dizajna, upravljanja tehnološki procesi, prodaja, upravljanje dokumentima.

Zajedno s ostalim sustavima koji automatiziraju proizvodnju, ERP uvelike pojednostavljuje proces upravljanja poduzećem, raspodjelu resursa i planiranje prodaje.

Kada vam je potreban ERP sustav?

U prvim fazama postojanja tvrtke nema posebnih potreba za automatizacijom: svi se dokumenti razvijaju korištenjem konvencionalnih uredski programi, a da bi dobio ovu ili onu informaciju, upravitelj samo treba nazvati zaposlenika. Postupno raste broj dokumenata, broj zaposlenih, obujam poslovanja, te se javlja potreba za stvaranjem skladišta i sistematizacijom podataka.

U poduzeću koje radi bez ERP-a, svi se dokumenti često pohranjuju nasumično, što uvelike komplicira upravljanje. Postoje i slučajevi kada su neki sustavi još uvijek instalirani, ali rade isključivo za određeni odjel.

Računovodstveni, kadrovski, opskrbni i ostali odjeli imaju svoje baze podataka među kojima je otežan tijek rada. To izravno utječe na učinkovitost rada: kako bi saznao ove ili one informacije u odjelu za osoblje, računovođa mora podnijeti zahtjev do e-pošta ili nazovite člana osoblja.

U takvim uvjetima nemoguće je postići učinkovito upravljanje, optimizaciju resursa cjelokupnog poduzeća i, konačno, povećanje produktivnosti različitih odjela.

ERP sustav - optimalan izbor za poduzeća bilo kojeg opsega, grupe poduzeća, poduzeća s geografski raspoređenim podružnicama.
ERP sustav:

• Značajno ubrzava protok dokumenata između odjela
• omogućuje zaposleniku s određenim pravima trenutni pristup informacijama
• omogućuje učinkovito upravljanje rad udaljenih poslovnica i zaposlenika.

Također, često se kao alternativa nude različiti programi. računovodstvo stvoren isključivo za formiranje financijskih i porezna prijava.

Razlikovanje ERP-a od ostalih sustava vrlo je jednostavno. ERP sustav:

• integrira baze podataka i zadatke SVIH odjela poduzeća: od računovodstva i korisničke službe do proizvodnje i logistike;
• može pomoći u obavljanju bilo kojeg zadatka poduzeća;
• omogućuje vam stvaranje jedinstvenog informacijskog okruženja.

Glavna zadaća ERP sustava je optimizirati upravljanje SVIM resursima poduzeća, bez obzira na oblik u kojem su prezentirani. Ovo je jedinstveni sustav koji uključuje rješenja za računovodstvo, odjel inženjeringa, odjel nabave, osoblje, skladište itd.

Tako različiti ERP-ovi

Na ovaj trenutak Dva su glavna koncepta ERP sustava. To su ERP i ERP II.

Prvo se razumije softver, što omogućuje organiziranje rada poduzeća bilo koje vrste i pokrivanje svih proizvodnih procesa.

ERP II je specijalizirani sustav upravljanja koji uzima u obzir glavne značajke jedno ili drugo poduzeće. Razvija se uzimajući u obzir zadatke koje treba riješiti tvrtka određene veličine, vrste djelatnosti, oblika.

Postoji ogroman broj spremnih razvoj softvera specijaliziran za male firme, proizvodna poduzeća, poduzeća koja posluju u uslužnom sektoru, trgovačke organizacije i sl. Postoje ERP sustavi dizajnirani za jedno standardno poduzeće, poduzeće s geografski udaljenim podružnicama, pa čak i multinacionalno poduzeće.

ERP sustavi mogu imati različitu strukturu. Konkretno, u U zadnje vrijeme cloud ERP je stekao najveću popularnost - praktičniji, skalabilniji i lakši za korištenje za srednje i male tvrtke.

Kako izbjeći nepotrebne troškove za ERP sustav uz online program Class365

Implementacija punofunkcionalnog ERP sustava u malim i srednjim poduzećima možda nije isplativa, kako zbog visokih troškova tako i zbog dugog razdoblja implementacije.

Automatizirajte procese male tvrtke i izbjegnite visoki troškovi Možete koristiti online program Class365. Online usluga omogućuje vam automatizaciju rada skladišta, prodajna mjesta, odnosi s kupcima. U programu ćete također moći upravljati svim financijskim tokovima. Ovo rješenje je optimalno za veleprodajna i maloprodajna poduzeća, tvrtke koje pružaju usluge, bave se internetskom prodajom.

Online rješenje je korisno za upravitelja jer ne treba dodatno obučavati osoblje. Program je, unatoč širokoj funkcionalnosti, iznenađujuće jednostavan i zaposlenici ga mogu sami savladati za najviše 15 minuta. Osim toga, tvrtka se ne mora ugurati u ograničeni proračun za kupnju standardne licencirane aplikacije.

Skraćenica ERP dolazi od engleski izraz Planiranje resursa poduzećašto doslovno znači planiranje resursa poduzeća. Teoretski, takav sustav je ukupna strategija aktivnosti tvrtke, koja uzima u obzir sljedeća područja:

• Upravljanje financijskim sredstvima - porezna izvješća, računovodstvo, planiranje proračuna;
• Upravljanje ljudskim resursima;
• Upravljanje imovinom;
• Interakcija s partnerima i računovodstvo za povijest transakcija kupaca.

S praktične strane, kada govorimo o ERP poslovnim sustavima, misli se na softver za automatizaciju svakog od navedenih područja, ali i drugih procesa poslovanja poduzeća kako bi se oni doveli u zajedničku međusobno povezanu bazu podataka potrebnu za rad poduzeća.

Jednostavnim riječima ERP sustav To su skupovi mjera koji uključuju: modele upravljanja protokom informacija u poduzeću, opremu za njihovu pohranu i obradu, softver, IT odjel i stručnjake. tehnička podrška, kao i izravno korisnicima.

Struktura IT sustava za planiranje resursa poduzeća

Budući da je složen softver, ERP sustav sastoji se od sljedećih elemenata:

• Platforma- glavno okruženje (core) koje osigurava rad programskih komponenti, kao i osnovne funkcionalnosti (referentne informacije, funkcije) tvrtke. To je osnova sustava bez koje je nemoguće funkcionirati.
• Alati za upravljanje podacima- ovo uključuje pohranu na poslužitelju, programe za obradu informacija i njihov prijenos za rad modula.
• Dodaci- programi neovisni jedni o drugima koji se povezuju na platformu i koriste glavne baze podataka u svom radu. Upravo prisutnost neovisnih modula koji se mogu odspajati i spajati bez ometanja rada cijelog kompleksa razlikuje ERP sustave od drugih vrsta softvera koji se koriste u automatizaciji poslovnih procesa.

Moduli povezani s glavnom platformom sustava za planiranje proizvodnih resursa konvencionalno se dijele u tri skupine:

1. Interni- programe koji se koriste unutar poduzeća, a kojima zaposlenici imaju pristup.
2. Vanjski- programe kojima klijenti i partneri imaju pristup (npr. Osobni prostor posrednički dropshipper).
3. Priključci- programi za povezivanje s drugim programskim proizvodima koji nisu dio ERP sustava, ali ih tvrtka koristi u svom poslovanju. Oni obavljaju razmjenu podataka.

Gdje nabaviti ERP sustav za poduzeće

Postoje tri načina za kupnju softvera za planiranje resursa:

1. Stvaranje vlastiti proizvod . Često se ispostavlja da je to iracionalna metoda, budući da nedostatak profesionalnog pristupa može dovesti do situacije u kojoj će se uzeti u obzir samo jedan smjer, što neće dati opipljiv učinak. Pritom je ovako uvedeni sustav u pravilu teško nadomjestiti ili dopuniti.
2. Kupiti spremna platforma te njegovu implementaciju u rad poduzeća. Ovdje morate napraviti pravi izbor u skladu s djelatnošću vaše tvrtke. Visokokvalitetni i dobro poznati proizvodi prilično su skupi i zahtijevaju stalnu podršku programera.
3. Profesionalni razvoj ERP sustava pojedinačno za tvrtku. Samo 20% programa kreiranih na domaćem tržištu uspješno se integrira u rad poduzeća. To znači da je rizik tvrtke da dobije proizvod niske kvalitete po prenapuhanoj cijeni prilično velik.

Kako odabrati i implementirati ERP sustav

Ne postoji univerzalni sustav planiranja resursa prikladan za sve tvrtke. Za svaku proizvodnju odabire se njen najoptimalniji proizvod koji se zatim prilagođava tijekom procesa implementacije.

Vrste ERP sustava za poduzeća

Klasifikacija sustava za planiranje resursa poduzeća provodi se prema nekoliko parametara, čije će vam razmatranje pomoći u odabiru pravog proizvoda. Dakle, prema namjeni mogu biti sektorski i opći. Prva opcija je prikladna za velike tvrtke, kao i za poduzeća koja proizvode jedinstveni proizvod ili primjenjuju nestandardne poslovne prakse.

Prema vrsti organizacije razlikuju se sustavi sljedećih formata:

• javnost- pristup općoj funkcionalnosti programa ima mnogo korisnika, ali vaši podaci dostupni su samo zaposlenicima vaše tvrtke.
• Privatna- program je izoliran i može se mijenjati i dorađivati ​​prema zadacima tvrtke.
• hibrid je kombinacija dviju vrsta.

Prema vrsti pohrane informacija:

• Oblak- baze podataka se nalaze na vanjskim poslužiteljima.
• Interni- podaci se pohranjuju na vlastitom poslužitelju tvrtke.

Prema formatu korisničkog sučelja:

• Stacionarni (stolni)- softver za povezivanje s bazama podataka instaliran je na računalu i može raditi autonomno s interneta, koristeći samo interne komunikacije.
• Preglednik (radi samo online)- pristup sustavu ostvaruje se putem web stranice tvrtke i osobnog računa zaposlenika, klijenta ili partnera.

Prema arhitekturi softvera:

• Modularni- sastoje se od mnogih komponenti (modula) dizajniranih za rješavanje različitih problema.
• Monolitna- jedinstveni složeni programi.

Prema klasi licence za korištenje:

• Vlasnički- zatvoreni softver, za čiju upotrebu morate platiti licencu.
• otvoreni izvor - besplatni programi otvoreni izvor.

Pogreške u odabiru sustava planiranja resursa

Pogrešan odabir ERP sustava upravljanja poduzećem ne samo da će dovesti do dodatnih troškova, već može i negativno utjecati na poslovanje poduzeća. Da biste izbjegli pogreške, morate znati glavne:

• Nedostatak dobro odabranog i jasno artikuliranog cilja. Važno je shvatiti da ERP – treba unaprijediti rad poduzeća, usvajanjem pozitivne strane i nadoknaditi negativne. Stoga je pri odabiru potrebno točno odrediti kakav učinak treba postići implementacijom. Ako vam je cilj optimizirati poslovanje u cjelini, nećete dobiti željeni rezultat. Svi zadaci moraju biti navedeni u projektnom zadatku (TOR). Pritom sustav treba prilagoditi tvrtki, a ne obrnuto. Pogreška je potpuno obnoviti posao, pogotovo ako je profitabilan, pod ERP sustavom.
• Pogrešan odabir metodologije rješavanja zadataka. Svaki ERP sustav izgrađen je za određeno područje poslovanja. Može se prilagoditi za proizvodni sektor ili isključivo za trgovinu.
• Jednostrani pogled na odabir sustava. Tim stručnjaka koji sastavlja tehničke specifikacije, odabire i kontrolira proces implementacije sustava treba uključivati ​​predstavnike različitih odjela tvrtke (IT, prodaja, osoblje, proizvodnja). U protivnom će konačni proizvod biti odabran sa stajališta pogodnosti samo jedne veze korisnika i neće donijeti odgovarajuću učinkovitost poduzeću u cjelini.
• Nedovoljne kvalifikacije programera i stručnjaka koji provode implementaciju. Proces izrade i integracije sustava za planiranje resursa je skup, a mnoge tvrtke se u nastojanju da smanje troškove obraćaju tvrtkama s malo iskustva ili koriste besplatne ERP sustave, što je prilično riskantno.
• Niska razina kontrole nad procesom integracije programa u sustav.
• Složenost sučelja. Ako je program presložen za intuitivno razumijevanje, možete se suočiti s problemom potrebe obučavanja osoblja kako ga koristiti. Također se povećava rizik od slučajnih pogrešaka prilikom unosa podataka, što za sobom povlači pogrešno planiranje i sve posljedice koje iz toga proizlaze.

Koje funkcije treba osigurati sustav za planiranje resursa

Glavni alat u poslovnom planiranju koji vam omogućuje donošenje odluke je izvještajna dokumentacija. Upravo je ona temelj rada ERP-a, koji bi zauzvrat trebao pružiti mogućnost analize podataka izvješća s različitih pozicija. Stoga bi učinkovit ERP sustav trebao imati nekoliko sljedećih funkcija:

• Pružanje praktičnog protoka dokumenata. Osnovna namjena ERP sustava je osigurati brzu dokumentaciju (računi, fakture, izvješća, cjenici), kao i naknadno poslovanje s njima (pretraživanje, pristup, prosljeđivanje, uređivanje).
• Planiranje. Algoritam sustava, posebno za proizvodnju, trebao bi omogućiti planiranje plaćanja, isporuka, rada skladišta, sezonskih promjena, volumena proizvodnje. Za svaku tvrtku planiranje proizvodnje je individualno i vezano uz količinsko-kalendarsku strategiju.
• Transparentnost informacija. Program bi trebao bilježiti sve transakcije, stranke, količine i datume njihove provedbe, što će rad tvrtke učiniti transparentnijim za analizu.
• Kontrola pristupa za različite razine . Budući da sustav pokriva vrlo veliku količinu informacija o radu tvrtke, od kojih većina mora ostati zatvorena za niže zaposlenike, kupce i partnere, mora omogućiti da dio podataka bude zatvoren za korisnike s različitim dopuštenjima.
• Jedinstvena podatkovna mreža. ERP sustav trebao bi omogućiti odvojeno praćenje svih procesa (primjerice transakcija) na svim razinama od nabave sirovina i proizvodnje, do evidentiranja prodaje i plaćanja poreza.
• Kadrovsko računovodstvo. Program treba predvidjeti mogućnost kontrole broja osoblja, planiranje rasporeda izlazaka i radnih sati, uzimajući u obzir razinu kvalifikacija zaposlenika i raspoređivanje godišnjih odmora, pohađanje tečajeva za napredno usavršavanje. Također učinkovit sustav planiranje predviđa mogućnost obračuna plaća i bonusa, uzimajući u obzir oblik nagrađivanja.
• Radite s pružateljima usluga. Funkcionalnost sustava trebala bi vam omogućiti pohranjivanje i obradu baze dobavljača, slanje zahtjeva za raspoloživost, planiranje formiranja narudžbi, oslobađanje obrtnih sredstava i plaćanje računa, kontrolu procesa isporuke, te vođenje evidencije o kupnji.
• Rad s klijentima. Sustav bi trebao omogućiti potpunu evidenciju podataka za svakog klijenta, bez obzira koliko ih ima pravne osobe uključeni u strukturu potonjeg. To ne podrazumijeva samo mogućnost rada klijenta preko vlastitog računa, već i pohranu podataka o obavljenim transakcijama, potraživanjima, planiranju nabave, obradi računa, povijesti suradnje. To vam omogućuje proučavanje potražnje i razine dobiti od svakog klijenta.
• Servis i popravak. Ako govorimo o proizvodnji, ovaj dio programa trebao bi osigurati planiranje tehničkog pregleda opreme, raspored planiranih popravaka, modernizaciju ili zamjenu opreme poduzeća. Za trgovačka poduzeća sustav treba predvidjeti mogućnost obračuna servisnog održavanja prodane robe i popravka pod jamstvom.

Značajke implementacije ERP-a

Sustav za planiranje resursa radi s bazama podataka kojih je u pravilu vrlo mnogo. Sama informacija može se nalaziti na različitim medijima, pa tako i na papirnatoj dokumentaciji, pa je njezin prijenos u elektronički oblik ogroman posao. Sami podaci su podijeljeni u dvije grupe:

• Važno- informacije koje su temelj poduzeća. To su podaci o radu i vođenju proizvodnje, izvještavanje službe prodaje i kadrovika. Moraju se koristiti u ERP sustavu bez greške.
• Su česti- informacije koje su relevantne za određeno poduzeće, koje tvrtka ne koristi stalno, ali su također važne. Ovi se podaci dodaju u sustav po potrebi ili na zahtjev uprave poduzeća.

Idealan ERP trebao bi uključivati ​​mogućnost korištenja svih vrsta podataka, no u praksi se radi pojednostavljenja procesa implementacije prvo uzimaju u obzir oni važni, a zatim se postupno integriraju oni uobičajeni.

Na temelju podataka koji se trebaju koristiti i potrebne funkcionalnosti sustava, a tehnički zadatak. To je službeni dokument (uputa) koji pokazuje koje zadaće i ciljeve je potrebno provesti u procesu provedbe. Na temelju TOR-a izrađuje se kalendarski plan rada na integraciji.

Postoje tri strategije za implementaciju sustava za planiranje resursa poduzeća:

1. Integracija korak po korak- prvo se puštaju u rad glavni moduli (na primjer, računovodstvo za financije, računovodstvo i upravljanje dokumentima), a zatim, nakon otklanjanja pogrešaka u njihovom radu, postupno se uvode ostali. Ova metoda oduzima puno vremena i možda neće odmah pokazati rezultate. Često ga koriste tvrtke u samostalnom razvoju sustava.
2. Integrirana implementacija- sustav se primjenjuje odmah u svim smjerovima iu cijelosti, a zatim se provodi postupno otklanjanje grešaka u radu. Ova metoda vam omogućuje brzu integraciju sustava za planiranje resursa poduzeća. Koristi se pri kupnji gotovog softvera.
3. Kombinirana metoda- Uvođenje ERP sustava događa se odmah u svim područjima djelovanja, ali u fazama. Ova strategija omogućuje smanjenje vremena za implementaciju uz najmanji gubitak kvalitete rada. Najčešće ovu tehniku ​​koriste privatne tvrtke koje nude usluge razvoja individualnog softvera.

Kako funkcionira ERP sustav i kome je potreban

S obzirom na složenost i skupoću, uvođenje ERP-a bit će primjereno samo velikim tvrtkama, gdje je količina podataka za računovodstvo vrlo velika i zahtijeva sistematizaciju. Takvi sustavi pokazuju visoku učinkovitost za proizvodnju velikih razmjera, u raznim korporacijama i holdingima. Ako tvrtka ne proizvodi širok asortiman ili se bavi proizvodnjom malih serija, ne treba joj tako ozbiljan sustav planiranja resursa, a to će samo usporiti proces i dovesti do neopravdanih gubitaka.

Jedina je iznimka, prema stručnjacima konzultantskih agencija, korištenje ERP sustava od strane malih tvrtki koje posluju u vrlo visoka konkurencija gdje automatizacija svih procesa stvara dodatnu prednost.

Da biste razumjeli trebate li takav sustav, morate izračunati ekonomska učinkovitost od njegove provedbe. Može se odrediti različitim parametrima (smanjenje zaliha, brzina proizvodnje, smanjenje osoblja, povećanje produktivnosti rada), a kao rezultat, za samo poduzeće, to bi trebalo donijeti dodatni profit ili, barem, smanjenje troškova.

Kratki pregled popularnih ERP-ova

Najčešće su glavni ERP sustavi poduzeća gotovi proizvodi, prilagođeni aktivnostima poduzeća. Mogu biti plaćeni i besplatni. Uz pravilnu implementaciju, možete postići učinkovitost u oba slučaja.

Popularni besplatni proizvodi:

• ERPNext- minimalistički program za rad privatnog poduzetnika (IP). Glavni nedostatak je ograničen prostor na disku, koji se može povećati uz dodatnu naknadu.
• Galaxy ERP- dizajniran za domaće tržište i omogućuje vam da uzmete u obzir česte promjene u zakonodavstvu.

Plaćeni programi:

• SAP ERP- jedan od najpopularnijih sustava koji nudi široku funkcionalnost i korisničko sučelje.
• 1C:Poduzeće- prilično popularan i pristupačan sustav koji nudi veliki broj specijaliziranih rješenja.
• OpenBravo ERP- program za srednju razinu s praktičnim skaliranjem i pristupačnom cijenom.

Prednosti i nedostaci ERP-a

Većina nedostataka ERP sustava proizlazi iz njegovih osnovnih kvaliteta, budući da su glavni problemi s kojima se tvrtke susreću pri implementaciji programa vezani uz pogreške pri odlučivanju o korištenju i izravnom izboru softvera.

Negativni aspekti integracije sustava za planiranje resursa

Unatoč činjenici da je svrha ERP sustava unaprijediti proces proizvodnih aktivnosti, oni imaju svoje nedostatke. Među potonjim:

• Složenost programa i, kao posljedica toga, visoki troškovi nabave i implementacije.
• Povećani zahtjevi za opremom za pohranu i obradu podataka, uključujući poslužitelje za pohranu sigurnosnih kopija. Mora biti pouzdan i brz, što određuje visoku cijenu.
• Potreba za dodatnom zaštitom podataka, pažljiva kontrola sigurnosnog sustava i postavljanje hijerarhije pristupa. Pohranjivanje informacija u elektronički format, a posebno s pristupom putem mreže, povećavaju rizik od krađe ili uništenja (namjernog ili slučajnog) važnih dokumenata.
• Ovisnost o energetskoj opskrbi poduzeća. Ako u uredima, skladištima ili trgovački podovi tvrtka ima problem s električnom mrežom, rad tvrtke može potpuno stati.

Praktične prednosti ERP sustava

Implementacija strategije i softvera za računovodstvo i planiranje resursa je učinkovita metoda postići poboljšanja u radu poduzeća, što ima sljedeće prednosti:

• Mogućnost integracije u Različite vrste proizvodnju i brzu prilagodbu širokom spektru djelatnosti poduzeća. ERP sustav je pogodan za industrijski kompleksi, bankarske organizacije, trgovačka poduzeća, usluge.
• Podrška metodama planiranja u različitim područjima djelatnosti poduzeća.
• Sposobnost izgradnje virtualnog poduzeća.
• Kvalitetno financijsko računovodstvo za sve odjele.
• Sposobnost upravljanja korporacijama veliki iznos međunarodnih odjela i zaposlenika na daljinu.
• Skalabilnost i fleksibilnost za implementaciju u poduzećima različitih veličina.
• Sposobnost rada s drugim programima i aplikacijama koje se koriste u poduzeću.
• Integracija podataka u jedinstveni sustav, čime su dostupni više odjela.

Razumijevanje značajki ERP sustava, što je to jednostavnim riječima i kako odabrati za svoje poduzeće, moći ćete se upozoriti na pogrešnu kupnju skupog proizvoda koji vam ne treba, odabirom najučinkovitijeg, moći ćete ga kompetentno implementirati, postići povećanje učinkovitosti i profit poduzeća.

ERP-sustav (Enterprise Resource Planning) je sustav upravljanja resursima poduzeća. Pročitajte kako ga odabrati, koje su mu prednosti i mane, koliko košta i o čemu treba voditi računa da bi implementacija bila uspješna.

Što je ERP sustav i zašto je potreban

ERP sustav je kratica za Enterprise Resource Planning. ERP sustav, pojednostavljeno rečeno, je sustav upravljanja resursima tvrtke. Obično se uvode u velikim poduzećima sa složenom proizvodnjom, razgranatom mrežom podružnica, velikim asortimanom proizvoda i povećanim opsegom skladišnog poslovanja. Njihova glavna prednost leži u činjenici da vam omogućuju kombiniranje nekoliko zadataka: možete istovremeno obračunavati i planirati sredstva, kao i pratiti njihovo kretanje; te procijeniti produktivnost poduzeća. Osim toga, svi procesi postaju transparentni.

ERP pruža:

1. Konsolidacija svih poslovnih procesa prema jedinstvenim pravilima unutar jednog sustava;
2. Brzo primanje informacija od strane uprave o svim aspektima aktivnosti poduzeća;
3. Planiranje i kontrola aktivnosti organizacije (kratkoročni i dugoročni planovi pojedinih odjela međusobno su povezani).

Time se povećava učinkovitost upravljanja poduzećem i njegova konkurentnost.

YRP sustav je također prikladan jer se može implementirati u dijelovima (modulima), automatizirajući, na primjer, prvo proizvodnju, a zatim rad s osobljem. Skup modula pokriva sva područja djelovanja, što vam omogućuje automatizaciju gotovo svih poslovnih procesa.

Iskustva poduzeća koja su uspješno implementirana pokazuju da se kao rezultat toga smanjuju zalihe (u prosjeku za 21,5%), povećava se produktivnost rada (za 17,5%), a povećava se broj pravodobno izvršenih narudžbi (za 14,5%). Osim toga, povećava se investicijska atraktivnost poslovanja, posebice za strane ulagače koji uvijek žele da ono bude transparentno.

Prednosti i mane ERP sustava

Sustavi upravljanja resursima imaju dva glavna nedostatka: obično su skupi i dugotrajni za implementaciju.

Troškove bi menadžment tvrtke trebao smatrati strateškom investicijom koja će donijeti dodatni profit daleko od odmah. Obično povrat dolazi tek nakon nekoliko godina.

Visoki trošak sastoji se od nekoliko komponenti:

• cijena jedne licence, odnosno, zapravo, cijena jednog radnog mjesta kreće se od 1.500 do 8.000 dolara;
• cijena konzultantskih usluga, implementacije i podrške kreće se od 100-500% troška;
• cijena obuke korisnika je od 1000$ tjedno.

Duga i teška implementacija ERP-a posljedica je, u pravilu, potrebe za ozbiljnim preispitivanjem rada poduzeća. Ne može se implementirati u poduzeću u kojem poslovni procesi nisu otklonjeni (vidi također o). Zbog toga je potrebna prethodna neovisna studija poduzeća od strane konzultantske tvrtke. To će omogućiti razumijevanje je li uopće moguće implementirati bilo koji sustav u ovom poduzeću ili je potrebno prvo ispraviti poslovne procese. Ako se ova faza preskoči, poduzeće riskira gubitak ogromnih količina novca u slučaju neuspješne ili dugotrajne instalacije sustava.

Ako se kao rezultat studije otkrije da je organizacija spremna za instalaciju (odnosno, svi poslovni procesi su dovoljno otklonjeni), možete početi sastavljati plan rada. Istovremeno, menadžment mora odrediti koja funkcionalna područja i koje vrste proizvodnje treba pokriti, koja izvješća pripremiti.

Preporučljivo je izraditi dokument "Zahtjevi za ERP sustav" za korištenje prvenstveno unutar poduzeća. Treba formalizirati i opisati sve svoje bitne karakteristike. Tek tada treba napraviti izbor.

Prema statistikama, samo 30% svih implementacija je uspješno, odnosno troškovi se isplate. Međutim, vaša tvrtka ima priliku poboljšati tako razočaravajuće statistike. Da biste to učinili, morate uzeti u obzir tuđe iskustvo. Razgovarajmo o svemu redom.

Metode provedbe

Postoji nekoliko metoda implementacije ERP sustava.

1. Implementacija u fazama – Samo je nekoliko povezanih poslovnih procesa automatizirano. Uz ovu opciju, rizik od kvara je relativno nizak.
2. "Big Bang" - instalacija u cijelosti i odmah. Ovo je vrlo riskantna opcija, koja se preferira za relativno nekompliciranu proizvodnju. Ova metoda zahtijeva intenzivnu fazu testiranja, jer je potrebno pažljivo provjeriti koliko su svi poslovni procesi automatizirani bez grešaka.
3. Raspoređivanje - uvođenje u rad u jednom području proizvodnje (u odjelu, podružnici i sl.), a zatim se već distribuira na druga područja. Sama implementacija na svakom mjestu može se izvesti kao fazna implementacija ili kao "veliki prasak". Rizik je u tom slučaju obično zanemariv (osim ako ne pretjerate s "velikim praskom").

Potrebno je pažljivo analizirati koji je od ovih načina implementacije ERP-a najoptimalniji za vašu tvrtku (uzimajući u obzir troškove i iskustvo drugih tvrtki), a tek onda pristupiti odabiru.

Odabir ERP sustava

Danas na rusko tržište postoji nekoliko automatizirani sustavi upravljanje poduzećem zapadnih i domaćih proizvođača. Koji je ERP bolji - zapadni ili domaći? Mišljenja o ovom pitanju su vrlo kontradiktorna. Istaknite prednosti i slabe strane obje opcije.

Bez sumnje, snaga zapadnih platformi je jasno definiran slijed radnji kada planiranje proizvodnje. Glavni nedostatak je potreba za doradom, uzimajući u obzir nacionalne karakteristike. Na primjer, za računovodstvo i izvješćivanje u skladu s ruska pravila potrebno je doraditi postavke modula "Financije".

Osim, Ruska poduzeća gdje se proizvodnja odvija prema projektnoj i tehnološkoj dokumentaciji (na primjer, postrojenja za izgradnju strojeva i instrumenata), dužni su koristiti ESKD standarde ( jedan sustav projektna dokumentacija) i ESTD (Jedinstveni sustav tehnološke dokumentacije). Zapadni automatizirani sustavi upravljanja ne podržavaju te standarde. Stoga su potrebna poboljšanja na razini softvera. To zahtijeva dodatne troškove, koje treba uzeti u obzir unaprijed.

Ruski sustavi i njihova implementacija puno su jeftiniji od zapadnih. I, naravno, domaći stručnjaci uzimaju u obzir ruske specifičnosti.

Prilikom odabira integratora - tvrtke koja izvodi instalaciju, moraju se uzeti u obzir dva faktora: njegova kompetencija i iskustvo u automatizaciji poduzeća u sličnim djelatnostima ili specifičnim poslovnim procesima. Treba obratiti pozornost i na što profesionalne usluge pruža integratora (savjetovanje, optimizacija poslovnih procesa, upravljanje projektima, procjena rada, obuka osoblja

Troškovi instalacije

Prilikom formiranja preliminarnog proračuna projekta potrebno je uzeti u obzir da troškovi ne uključuju samo troškove samog programa (shell, korisničke licence, itd.) i usluge sistemskog integratora. Procjena će također uključivati ​​trošak prilagodbe uzimajući u obzir postojeće poslovne procese, trošak usluga obuke korisnika (a za velike tvrtke i centar za obuku i servis podrške), trošak nabave ili najma dodatne opreme, kao i moguće troškove privlačenja konzultanata treće strane. I, konačno, vrijedno je razmotriti troškove motivacijskog dijela (uključujući odbitke) sudionika projekta.

Proračun projekta trebao bi uključivati ​​moguću precijenjenu vrijednost. I klijenti i predstavnici konzultantskih tvrtki u pravilu smatraju sasvim normalnim da stvarni troškovi premašuju planirane za 10-15 posto, no u praksi su ta odstupanja veća.

Prilikom instaliranja ERP-a, tvrtke se suočavaju s potrebnim, ali ponekad i neočekivanim troškovima za njih. Za mnoge je to cijena obuke osoblja, koja je često usporediva s cijenom sustava. Međutim, radnici gotovo uvijek moraju učiti novi kompleks procesa, a ne samo drugačije programsko sučelje, što povećava iznos troškova.

Još jedno iznenađenje može čekati poduzeće prilikom provjere veza između modula i drugih programa. U organizacijama u pravilu već rade softverski sustavi za nabavu, planiranje proizvodnje, bar kodiranje itd. Ako kompatibilnost s tim programima zahtijeva dodatna postavka ERP-sustava, neizbježan je nagli porast troškova integracije, testiranja i održavanja softvera.

Konzultantske naknade također su značajan izdatak, no kako bi se izbjegli neočekivano visoki troškovi, obveze konzultanta moraju biti jasno definirane u ugovoru.

Razlozi neuspješne implementacije ERP sustava

Mnoga poduzeća oslanjaju se isključivo na vlastiti servis informatizaciju ili pozvati stručnjake treće strane za privremeni rad, pokušavajući uštedjeti na uslugama konzultanata. Jao, to često dovodi do činjenice da se posao odgađa nekoliko godina, a tvrtka gubi vrijeme i resurse. Činjenica je da uvođenje sustava za upravljanje resursima podrazumijeva reorganizaciju svih poslovnih procesa, a takav zadatak često nadilazi kapacitet internih i eksternih stručnjaka.

No, ako uprava tvrtke odluči instalaciju ERP-a u potpunosti povjeriti sistemskom integratoru, moguća je još jedna greška. Sve funkcije su prebačene na konzultante. Sami stručnjaci zauzimaju odvojen stav - kažu, oni će to učiniti, a vidjet ćemo. Ali čak ni najkvalificiraniji konzultanti ne mogu vidjeti i znati cijelo stanje stvari u tvrtki, a osim toga, osoblje poduzeća će na kraju morati raditi sa sustavom. Uspjeh projekta podjednako ovisi o konzultantima i o samoj tvrtki. Stoga je bolje kada su obje strane odgovorne za rezultate.

Problemi mogu nastati ako velika organizacija instalira cijeli sustav (metoda "velikog praska"). Iskustvo pokazuje da je neuspjeh u ovom slučaju gotovo zajamčen. Oštra promjena u principima rada stres je za cijelo poduzeće, stoga se proces nikada ne smije umjetno ubrzati. Osoblje se mora postupno navikavati na promjene koje ERP donosi. Stoga je ispravnije prvo odabrati metode postupne implementacije ili implementacije.

Potrebno je biti spreman na otpor zaposlenika. To je jedan od glavnih problema s kojima se menadžment suočava. To je zbog činjenice da zaposlenici već duže vrijeme imaju značajno povećane brige. Osim toga, njihove pogreške, zahvaljujući inovacijama, postaju uočljive svim sudionicima u poslovnim procesima, a prije svega menadžmentu (vidi. ).

I posljednja stvar - nakon instalacije ne očekujte brzu i "divnu" transformaciju tvrtke. Kao što smo već napomenuli, učinak uvođenja ERP-a je pitanje vremena. Glavni pozitivni rezultat u prvoj fazi sustava je to što će vas prisiliti na uklanjanje pogrešaka i poboljšanje svih poslovnih procesa. A ovo je već puno.

Podrška i motivacija korisnika

Vrijedi se posebno osvrnuti na dva važna aspekta automatizacije: obuku i podršku korisnika, kao i motivaciju. Logično je prvo osposobiti implementacijski tim za rad s novim IT sustavom, a zatim organizirati centar za obuku korisnika (ako je tvrtka velika) ili održati niz sastanaka licem u lice ako ih nema toliko zaposlenici. Također možete predavati na daljinu, koristeći webinare, snimljene tečajeve i druge mogućnosti.

Nakon implementacije potrebno je korisnicima osigurati stalno ažuriranu biblioteku uputa, na primjer, na korporativnom portalu.

Također se morate sjetiti motivacije. Implementacija bilo kojeg ERP sustava zahtijeva ogromne troškove rada sudionika, pa će nemotivirano osoblje, uključujući i one na redovnim pozicijama, značajno povećati fluktuaciju osoblja.

Povijesno gledano, koncept ERP-a razvio se iz jednostavnijih koncepata MRP (Material Requirement Planning) i MRP II (Manufacturing Resource Planning). Glavni cilj ERP koncepta je proširiti načela MRP II (Manufactory Resource Planning, planiranje proizvodnih resursa) na menadžment modernih korporacija. ERP koncept je dodatak metodologiji MRP II. Ima tako važnu značajku kao što je mogućnost globalnog upravljanja proizvodnjom, robom i uslugama. Ova značajka je vrlo važna za velike međunarodne korporacije, gdje povezana društva i odjeljenja međusobno djeluju dok se nalaze u različitim zemljama i regijama.

ERP koncept uključuje:

Metodologija ERP-a (Enterprise Resource Planning, planiranje resursa poduzeća) još uvijek nije u potpunosti sistematizirana.

Mnoge tvrtke imaju široku mrežu udaljenih proizvodnih i neproizvodnih jedinica., što je bitno zakompliciralo njihovu organizacijsku strukturu. Posljedica toga bilo je povećanje troškova održavanja složenih i zamršenih logističkih shema za opskrbu proizvodima.. Kao rezultat toga, pojavila se potreba za traženjem načina za rješavanje problema minimiziranja tih troškova.. Rješenje ovog problema bio je sustavERP.

ERP metodologija temelji se na principu jedinstvenog skladišta (repozitorija) podataka koji sadrži sve poslovne informacije koje je organizacija akumulirala tijekom poslovanja, uključujući financijske informacije, podatke vezane uz proizvodnju, upravljanje osobljem ili bilo koje druge informacije. To eliminira potrebu za prijenosom podataka iz jednog informacijskog sustava u drugi i stvara dodatne mogućnosti za analizu, modeliranje i planiranje. Osim toga, bilo koji dio informacija koje posjeduje organizacija postaje istovremeno dostupan svim zaposlenicima s odgovarajućim ovlaštenjima.

ERP-sustav – ovo je skup računalnih programa koji implementiraju metodologiju MRP II i dopunjeni su alatima za optimizaciju upravljanja proizvodnim i prodajnim odjelima koji se nalaze u različitim zemljama.

Softverski alati koji se koriste u ERP sustavima omogućuju planiranje proizvodnje, formiranje tijeka narudžbi i procjenu mogućnosti njihove implementacije u odjelima tvrtke.

Koncept ERP-a pretpostavlja da sustav koristi samo jedan integrirani program umjesto nekoliko zasebnih. Jedinstveni sustav upravlja obradom, distribucijom, logistikom, zalihama, otpremom, fakturiranjem i računovodstvom.

Sustav razlikovanja pristupa informacijama implementiran u ERP sustave, u kombinaciji s drugim mjerama informacijske sigurnosti tvrtke, dizajniran je za sprječavanje vanjskih prijetnji (primjerice industrijske špijunaže) i unutarnjih prijetnji (primjerice krađe). Provedeno zajedno s CRM-sustavom i sustavom kontrole kvalitete, ERP-sustavi usmjereni su na maksimalno zadovoljenje potreba poduzeća u alatima za upravljanje poslovanjem.

Prema rječniku APICS (American Production and Inventory Control Society), pojam " ERP-sustav» (Enterprise Resource Planning - Enterprise Resource Management) može se koristiti u dva značenja. Prvo, to je - informacijski sustav za identifikaciju i planiranje svih resursa poduzeća koji su potrebni za prodaju, proizvodnju, nabavu i računovodstvo u procesu ispunjavanja naloga kupaca. Drugo (u općenitijem kontekstu), to je - metodologija za učinkovito planiranje i upravljanje svim resursima poduzeća koji su potrebni za prodaju, proizvodnju, nabavu i računovodstvo u izvršavanju narudžbi kupaca u područjima proizvodnje, distribucije i pružanje usluga.

U najnovijem izdanju APICS-a: "ERP je pristup za organiziranje, definiranje i standardiziranje poslovnih procesa potrebnih poduzeću za korištenje internog znanja za traženje vanjske prednosti."

Koncept ERP-a još uvijek nije standardiziran. Kada se postavlja pitanje svrstavanja određenog upravljačkog informacijskog sustava u klasu razvijenih MRP II sustava ili u ERP klasu, stručnjaci se ne slažu jer razlikuju različite kriterije za pripadnost ERP klasi. Međutim, sumirajući različita gledišta, možete navesti glavne karakteristike koje ERP sustavi trebaju imati.

ERP sustav je učinkovit način poslovanja koji pomaže u upravljanju tijekovima rada u cjelini, planiranju aktivnosti pojedinih poslovnih elemenata poduzeća i poboljšanju rada svih proizvodnih pogona.

Naučit ćeš:

• Što je ERP sustav i kada je potreban.
• Koje su prednosti i nedostaci ERP sustava.
• Koje funkcije ERP sustav obavlja u poduzeću.
• Kako odabrati ERP sustav.
• Kako pravilno implementirati ERP sustav u poduzeće.
• Kakva je obuka potrebna za osoblje koje će raditi s ERP sustavom.
• Što određuje cijenu ERP sustava?

Što je ERP sustav i kada je potreban?

Za bolje razumijevanje značenja ERP sustava nije dovoljno samo znati dekodiranje ovih slova (Enterprise Resources Planning) i prijevod ovu definiciju na ruski (planiranje resursa poduzeća), bolje je proučiti povijest njegove pojave.

Krajem 20. st. misa automatizacija poslovnih procesa: Računala su se brzo širila, za njih su razvijeni financijski i računovodstveni programi, upravljanje elektroničkim dokumentima, provjera rada strojeva i opreme.

Razlika u poslovnim principima nije bila samo prevođenje informacija u digitalni pogled, ali i u pojavi novih metoda za analizu i razmjenu podataka, kombinirajući početno različiti tipovi informacija. Rezultat toga bila je mogućnost sagledavanja cjelokupnog rada poduzeća u cjelini i analize funkcioniranja pojedinih njegovih područja (rad glavne proizvodnje, skladišta, računovodstva). Dobivene informacije omogućile su kompetentniju raspodjelu korištenja proizvodnih kapaciteta i donijeti ispravne odluke.

Upravo je takav način poslovanja nazvan ERP, a softver korišten u tu svrhu definiran je kao EPR sustav.

Tako su svi programi namijenjeni računovodstvu, upravljanju osobljem i sl. dio ERP sustava, dok se CRM (sustav za upravljanje odnosima s kupcima) također odnosi na ERP i prevodi se kao "sustav za upravljanje odnosima s kupcima".

Trenutno se sve gore navedene komponente osnovne konfiguracije ERP sustava često koriste kao zasebni programi. Na primjer, samo računovodstvo može biti automatizirano u poduzeću, dok se svi ostali podaci pohranjuju u različitim programima standardnog MS Office paketa.

Nema smisla raspravljati o tome jesu li CRM i elektroničko računovodstvo sastavni dijelovi ERP sustava, no jasno je da će s vremenom razina automatizacije poslovnih procesa samo rasti s brojem prodanih softverskih licenci, kao i obujam usluga za ugradnju i daljnje održavanje.

U situaciji kada je tvrtka započela s radom relativno nedavno, nema potrebe za dubokom automatizacijom procesa rada. Dokumenti se mogu pripremati u standardnim računalnim aplikacijama, a potrebne podatke ravnatelj će moći razjasniti od jednog od djelatnika. Međutim, uz širenje cjelokupnog poslovanja, povećava se i broj poslovanja, dokumentacije i zaposlenih, što povlači za sobom potrebu pohranjivanja i analize svih informacija u elektroničkom obliku.

Ako tvrtka kao cjelina ne koristi ERP sustav, tada se u pravilu sve informacije pohranjuju nasumično, što otežava njihovo pronalaženje. Ponekad postoje situacije u kojima je rad ERP sustava uspostavljen samo u nekom posebnom odjelu.

Koje funkcije ERP sustav obavlja u poduzeću

Funkcionalnost unutar koje je moguće koristiti ERP sustav ovisi o veličini i usmjerenju pojedine tvrtke, specifičnostima njezina rada, ali općenito treba biti usmjerena opće upravljanje poslovanje. Standardna funkcionalnost je:

1. Proizvodnja

• izrada specifikacija za proizvedenu robu ili pruženu uslugu za izračun količine potrebnog potrošnog materijala i sati rada zaposlenika;
• planiranje i upravljanje poslovanjem poduzeća na različitim razinama: od specifične proizvodne opreme do cijelih divizija.

2. Financije

• izrada planova korištenja financijskih sredstava organizacije i praćenje rezultata;
• tekuće računovodstvo, računovodstvo poreza i drugih plaćanja u proračun i izvanproračunske fondove, financijska izvješća i kontroliranje;
• rad s imovinom poduzeća, koji uključuju gotovinu na bankovnim računima, vrijednosne papire, dugotrajnu imovinu (na primjer, nekretnine).

3. Logistika

• opskrba materijalom i upravljanje otpremom Gotovi proizvodi: vođenje baze podataka o ugovorima i ugovornim stranama, izrada planova i izvješća o robi na zalihama i sl.;
• priprema podataka za sve potrebne potrošni materijal kako bi se ispunile prethodno izračunate proizvodne norme.

4. Okviri

• kadrovske evidencije i održavanje vremenskih tablica, izrada nacrta kadroviranje, priprema platne liste;
• traženje i prijava zaposlenika;
• pripremanje planova radne snage.

• izrada planova prodaje proizvoda;
• priprema i provedba reklamnih kampanja i marketinških komunikacija;
• kalkulacija cijena proizvedenih proizvoda, izrada diskontnih programa, prodaja i dr.

6. Projekti. Izvještavanje

• dostupnost u u velikom broju standardni obrasci izvješća za sva područja djelovanja organizacije, kao i mogućnost izrade dodatnih izvješća;
• provjera i analiza performansi poduzeća;
• razvoj opća politika rad organizacije, uključujući postavljanje rokova za svaki od zadataka, izračun resursa potrebnih za te svrhe ( Novac materijali, radnici).

ERP-sustav u poduzeću: 4 faze implementacije

Potpuna implementacija ERP sustava u organizaciji može potrajati od nekoliko tjedana do nekoliko godina (ovisno o obujmu i opsegu aktivnosti tvrtke). Istodobno, ERP sustav mogu instalirati i sami IT stručnjaci i zaposlenici razvojne tvrtke.

Implementacija ERP sustava može se podijeliti u sljedeće korake:

Faza 1. Primarna organizacija

Faza u kojoj se definiraju zadaci, postavljaju ciljevi, nakon čega slijedi tehnička plan projekta.

Faza 2. Razvoj projekta

Nadalje se proučava rad poduzeća: razvojni planovi, proizvodni procesi. Ovi podaci su osnova za odabir strukture ERP sustava, kao i za prilagodbe tehnički plan(ako je potrebno).

Faza 3. Izvedba projekta

Redoslijed poslovnih procesa u poduzeću temeljit će se na instaliranom ERP sustavu, dakle na ovoj fazi podatke iz ranije korištenih računovodstvenih sustava potrebno je prenijeti u ERP sustav, međusobno objediniti. U situaciji kada se pokaže da moduli ERP sustava nisu dovoljni za određeno poduzeće, u ovoj fazi ga je moguće doraditi. Po završetku instalacije zaposlenicima organizacije se prezentiraju osnovni principi ERP sustava i provode se probna testiranja.

Faza 4. Puštanje u pogon

U završnoj fazi možete pronaći i riješiti probleme koji nastaju tijekom rada ERP sustava.

Koje metode se koriste za implementaciju ERP sustava

Za implementaciju ERP sustava mogu se koristiti sljedeće metode:

1. Fazna implementacija, kada se implementacija ERP sustava provodi redom u nekim međusobno povezanim procesima, što smanjuje rizici od problema.
2. "Big bang" - cijeli sustav se instalira odjednom. Ovaj se pristup može koristiti u malim organizacijama s jednostavnim proizvodnim procesima. Pritom je potrebno Posebna pažnja posvetiti fazi testiranja kako bi identificirali sve moguće greške u ERP sustavu.
3. Implementacija je djelomična instalacija softvera s naknadnom distribucijom drugim strukturama poduzeća. Na zasebnom mjestu, metoda postavljanja može se primijeniti iu fazama i istovremeno, budući da su, općenito, rizici neuspješne implementacije mali.

Odabir načina implementacije ERP sustava za svako poduzeće treba biti vrlo pažljivo, analizom mogućih troškova, kao i uzimajući u obzir iskustva drugih tvrtki.

Tko obučava osoblje o tome što je ERP sustav

Objašnjavanje osnova rada s ERP sustavom jedna je od najtežih faza njegove implementacije. Poslovanje korištenjem ERP sustava može promijeniti poslovne procese u poduzeću, što za sobom povlači potrebu za provođenjem na razini službene dužnosti kao i funkcionalnost povezana s korištenjem ovog programskog paketa. Dakle, glavna točka za menadžment tvrtke je moralno pripremiti osoblje za rad s ERP sustavom.

Kod implementacije ERP sustava može se pojaviti problem nedostatka želje kod običnih zaposlenika da nauče raditi s njim, jer takva automatizacija olakšava rad menadžmenta. U ovoj situaciji izlaz je premještaj takvih radnika na druga radna mjesta. Većina kadrovi u pravilu razmišljaju u budućnost i shvaćaju potrebu usavršavanja kako bi stečena znanja koristili u radu.

Od kvalitete učenje ovisit će o učinkovitosti korištenja ERP sustava. Zaposlenici trebaju dobro razumjeti osnove njegovog rada i imati odgovarajuću motivaciju, jer ako osoblje ne razumije u koje svrhe se takve inovacije koriste, tada rezultati implementacije ERP sustava neće biti vidljivi. Stoga bi zaposlenici trebali shvatiti da korištenje ovog programskog paketa može biti važna poluga za poboljšanje učinkovitosti cjelokupnog poduzeća.

Obuku zaposlenika o osnovama rada s ERP sustavom treba započeti unaprijed. Moguće je izvesti unutarnju reklamna kampanja, pripremiti dostupne informacije o ciljevima koji će se postići nakon početka korištenja ovog programskog paketa. U posebno izrađenom dokumentu - "Strategije osposobljavanja osoblja" - ova je zadaća označena kao prva. U ovom dokumentu svi zaposlenici poduzeća podijeljeni su u skupine ovisno o količini potrebnih aktivnosti obuke, a navedeni su i svi ostali koraci obuke.

U pravilu se dodjeljuje nekoliko skupina u koje se dijeli cijelo osoblje. npr. zasebna grupa može se identificirati menadžment poduzeća te srednjih menadžera koji će neposredno upravljati poslovanjem poduzeća i donositi potrebne odluke. Druga skupina je onaj dio korisnika koji obavljaju glavne funkcionalnosti u radu s ERP sustavom, ne ulazeći u detalje poslovnih procesa, ali duboko poznavajući programski paket. I treća skupina je glavni dio zaposlenika koji će unositi primarne podatke u program.

Prve dvije skupine trebali bi obučavati zaposlenici organizacije koja je izradila ERP sustav, dok većina osoblja iz treće skupine osnove programa može naučiti na daljinu ili preko onih koji su već primili potrebno znanje kolege.

Obuka se može izvoditi u centri za obuku konzultantskim agencijama, te izravno u poduzeću. U nekim slučajevima, programeri ERP sustava definiraju preduvjet dobivanje odgovarajuće potvrde od zaposlenika druge skupine.

Konzultantske agencije sklapaju ugovore s velikim dobavljačima poput SAP-a, Microsofta, Oraclea, Suna, Cisca, čime dobivaju pravo obuke za rad s programom i izdavanja prateće dokumentacije po završetku obuke. Informacije o tome mogu se pronaći na službenim stranicama takvih tvrtki. Domaći programeri - "Sail" i "Galaktika" - imaju svoje centre za obuku.

ERP sustav: primjer uspješne implementacije

Jedno od poduzeća koje se bavi proizvodnjom i prodajom rashladne opreme - Korporacija Howe(SAD) – radi učinkovitijeg poslovanja odlučila je implementirati ERP sustav temeljen na servisno orijentiranoj arhitekturi (SOA) 2. generacije. To je omogućilo da se odmah dobiju rezultati i uvide u prednosti korištenja ovog ERP sustava, jer je kvaliteta i isplativost svih poslovnih procesa značajno poboljšana.

Ova je organizacija uspjela bolje analizirati volumen zalihe i potrebu za njihovim nadopunjavanjem. Nakon implementacije ERP sustava, Howe Corporation ima sve potrebni alati za planiranje aktivnosti kako u kratkoročnom tako iu dužem roku, čime se eliminira korištenje nepouzdane kalendarske metode planiranja.

Također, procijenjene su sve mogućnosti korištenja ERP sustava i međunarodna tvrtka Alfa Laval, koja si je postavila za cilj postizanje poboljšanih performansi poboljšanjem učinkovitosti poslovnih procesa. U jednom od ureda Alfa Lavala u Bugarskoj korišten je Epicor iScala ERP sustav, koji je pomogao provesti detaljnu analizu upotrebe materijala i sirovina, kontrolirati vrijeme njihove kupnje za ispunjavanje relevantnih narudžbi, što je utjecalo na smanjenje industrijskog otpada. Ujedno, budući da je ERP sustav u potpunosti automatizirao sve poslovne procese, to je omogućilo smanjenje količine viška proizvoda u skladištima, kao i minimiziranje zastoja u proizvodnji.

Druga tvrtka je IO elektronika- može poslužiti i kao primjer uspješnog korištenja ERP sustava. Cilj im je bio uspješno ostvariti ciljeve postavljene za sljedeće 4 godine.

Prema riječima direktora IO Electronics, s brzim razvojem djelatnosti i razvojem drugih proizvodnih područja, profitabilnost poduzeća može se značajno smanjiti ako postoje propusti u razmjeni informacija između internih odjela. Međutim, korištenjem ERP sustava sve informacije postaju dostupne online. Nakon završetka zadatka, ERP sustav prolazi ažuriranja, što vam omogućuje praćenje cijelog proizvodni proces i vidjeti stvarnu dostupnost određenog proizvoda, kao i izbjeći preobilje zaliha u skladištima.

Priča praktičar

Kako je ERP sustav smanjio potrebu za obrtnim kapitalom za 40%

Sergej Suhinin,

Kako ranije naša tvrtka nije imala ERP sustav, bilo je nemoguće brzo uočiti promjene u poslovnom procesu koje su podrazumijevale nedostatak materijala za montažu gotovih proizvoda, neusklađene aktivnosti radionica, pogoršanje kvalitete finalnog proizvoda i povećana potrošnja sirovina. Sve ove nepotrebne troškove moguće je smanjiti samo uvođenjem ERP sustava.

Glavna djelatnost naše organizacije je proizvodnja, stoga su poslovi automatizacije planiranja i upravljanja poslovnim procesima bili prioriteti. Utvrdivši da će nam ERP sustav pomoći u rješavanju naših zadataka, htjeli smo postići ciljeve kao što su:

1. Povećanje učinkovitosti trošenja obrtnih sredstava.
2. Smanjenje zaliha pohranjenih u skladištima.
3. Izrada proizvodnog programa uzimajući u obzir raspoložive kapacitete.
4. Smanjenje razine nedovršene proizvodnje.
5. Izrada općeg popisa materijala korištenih u proizvodnji.
6. Poboljšan proces izračuna količine materijala.
7. Povećanje točnosti planova nabave, čime će se smanjiti količina nelikvidnih zaliha u skladištima.

Tek nakon uvođenja ERP sustava uspjeli smo pravilno planirati količinu materijala potrebnog za proizvodnju na temelju analize zaliha u skladištima, što je dovelo do smanjenja troškova obrtni kapital za 40%. Nadalje, takva analiza pomaže u kupnji samo onih materijala koji su potrebni za određeni poslovni proces. Također je optimiziran organizacijska strukturašto je pridonijelo smanjenju broja zaposlenih u proizvodno-otpremnom odjelu za 50% bez smanjenja kvalitete rada.

Možemo sumirati sljedeće rezultate implementacije ERP sustava u našoj tvrtki:

1. Stanja proizvodnje u skladištima smanjena su za 60 milijuna rubalja.
2. U svim područjima djelovanja provodi se kontrola na temelju rezultata analize izmjerenih pokazatelja. Primanja zaposlenika ovise o obavljenom ili neobavljenom poslu i za to su isključivo odgovorni.
3. Nabavka proizvodnih sirovina i njihova daljnja distribucija u radionice su u potpunosti kontrolirani.
4. Stanje nelikvidnih materijala smanjeno je za 20 milijuna rubalja.
5. Plan nabave je postao optimalan te se pravodobno mijenja ukoliko se za tim ukaže potreba.
6. Postalo je moguće planirati opterećenje proizvodnih pogona i, sukladno tome, broj radnika potrebnih za to.

Koji je ERP sustav tražen među ruskim tvrtkama

Programske sustave koji trenutno postoje na tržištu IT tehnologije mogu razvijati domaće i strane tvrtke. Istodobno se razlikuju ne samo u zemlji razvoja, već iu ugrađenoj funkcionalnosti.

Strani ERP sustavi, kao što su programi SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, mogu se koristiti u poduzećima bilo koje kategorije i primjeri su koje treba slijediti. Međutim, pri radu s takvim sustavima u Rusiji mogu se pojaviti neke poteškoće:

• odsutnost u potrebna količina stručnjaci osposobljeni na odgovarajućoj razini za implementaciju i daljnje održavanje ERP sustava;
• nespremnost domaćih organizacija da obnove uspostavljene poslovne procese, budući da strani sustavi upravljanja imaju značajne razlike od onih koji se koriste u Rusiji;
• visoki troškovi implementacije.

Međutim, ruski programeri također pokušavaju proširiti mogućnosti vlastitih softverskih sustava u skladu s potrebama kupaca. Takvi ERP-sustavi uspješno se nose sa zadacima u slučaju kada je potrebno automatizirati odvojeni smjerovi rada organizacije i nema potrebe za uvođenjem programskog paketa u rad cjelokupnog poduzeća u cjelini. Primjer je softver tvrtki 1C i Galaktika.

11 pogrešaka u implementaciji ERP-a

Za poboljšanje učinkovitosti poduzeća, instaliranje ERP sustava gotovo je najskuplji i najteži zadatak. Konačna cijena implementacije, kao i vrijeme potrebno za to, ovisit će o broju grešaka koje se u procesu pojave.

Pogreška 1. Loše planiranje.

Ova činjenica može dovesti do nerazumijevanja sadašnjeg i budućeg stanja ERP sustava, neispravne automatizacije poslovnih procesa.

Pogreška 2. Površna analiza organizacija koje razvijaju ERP sustave.

U pravilu, glavni kriterij je niska cijena, ali ponekad programeri namjerno podcjenjuju troškove usluga kako bi testirali proces implementacije na prvom kupcu. Nakon takve instalacije mogu se identificirati ozbiljni nedostaci i kvarovi u sustavu.

Pogreška 3. Nerazumijevanje potreba poduzeća.

Nakon odluke da je još uvijek potrebno implementirati ERP sustav, tvrtka kupac ne razumije u potpunosti koje softverske module treba instalirati. To mogu iskoristiti beskrupulozni dobavljači koji će u ERP sustav uključiti mnogo nepotrebnih komponenti ili, naprotiv, instalirana funkcionalnost neće biti dovoljna.

Pogreška 4. Podcjenjivanje vremena i materijalnih troškova.

Pogrešno određivanje vremena implementacije i troškova instalacije ERP sustava može dovesti do neopravdanih očekivanja brzog povećanja učinkovitosti poslovnih procesa.

Pogreška 5. Nedostatak kvalificiranih zaposlenika u poduzeću kupcu.

Tim poduzeća trebao bi uključivati ​​zaposlenike s dovoljnom razinom znanja u bilo kojem području, od upravljanja i računovodstva do računovodstva u skladištu, nabave materijala itd.

Pogreška 6. Nedostatak prioriteta.

Ako u početku ne postavite prave prioritete, tada ćete tijekom instalacije ERP sustava često morati mijenjati između razne zadatke, a to može dovesti do kašnjenja u procesu instalacije, pojave nepredviđenih problema itd.

Pogreška 7. Nedovoljna obučenost osoblja.

Ako zaposlenicima ne pokažete sve funkcionalnosti ERP sustava i kako ga koristiti, osoblje organizacije može u potpunosti odbiti rad u sustavu ili koristiti njegove mogućnosti samo djelomično.

Pogreška 8. Podcjenjivanje točnosti primarnih informacija.

Budući da je ključna točka ERP-sustava analiza informacija, rezultat njegovog rada uvelike će ovisiti o ispravnosti početnih podataka. Izbjegavajte pogreške pri tipkanju i pažljivo provjerite navedene informacije.

Pogreška 9. Korištenje zastarjelih aplikacija.

Poduzeća vrlo često paralelno koriste i ERP sustav i prethodno instalirani softver - postoji dvostruki unos podataka. Time se povećava vrijeme za konačnu implementaciju ERP sustava.

Pogreška 10. Nedostatak testnog razdoblja.

Ponekad se testiranje instaliranog programskog paketa provodi samo na nekolicini korisnika, što vam ne omogućuje da pravovremeno sagledate sve nedostatke i trenutno opterećenje ERP sustava.

Pogreška 11. Nedostatak plana za održavanje i implementaciju ažuriranja.

Bez toga će programski paket vrlo brzo postati nevažan. Za hardversku komponentu ERP sustava potrebno je redovito povećavati proizvodne kapacitete jer će rasti i obim obrađenih informacija. Programska komponenta može zahtijevati prilagodbu u slučaju, na primjer, promjena zakonodavstva.

Ove greške su najčešće, ali svaka tvrtka može imati individualne probleme. Kako biste ih sveli na najmanju moguću mjeru, morate pažljivo pripremiti plan instaliranja ERP sustava u svakoj fazi.

Što određuje cijenu ERP sustava

Konačna cijena ERP sustava bit će kombinacija sljedećih komponenti:

1. Cijene samog softverskog kompleksa: glavni set modula i dodatnih komponenti.
2. Cijena usluge ugradnje.
3. Izrada poboljšanja i prilagodbi programa prema potrebama tvrtke kupca.
4. Daljnji servis i podrška.

Kako bi se smanjili troškovi implementacije ERP sustava, potrebno je prije svega obratiti pozornost na ruske dobavljače, budući da strani programi imaju više visoka cijena stjecanje i zahtijevaju plaćanje značajne promjene u skladu s nacionalnim zakonima.

Mišljenje stručnjaka

Implementacija ERP sustava koštala je tvrtku 2,5 milijuna dolara

Sergej Suhinin,

Voditelj Odjela za automatizirane upravljačke sustave OJSC Znanstveno-proizvodni kompleks Elara, Čuvašija

Licenca za ugradnju ERP sustava koštala nas je 470.000 USD, a ukupni trošak implementacije 2.500.000 USD. Međutim, već u samom procesu korištenja ERP sustava postignut je pozitivan učinak, dok su troškovi u potpunosti nadoknađeni 1,5 godinu nakon instalacije ovog programskog paketa.

Informacije o stručnjacima

Sergej Bratukin, direktor prakse "Distribucija" Columbus IT&Russia, Moskva. Sergey Bratukin je 1997.-2005. radio kao konzultant u ruskom odjelu Columbus IT-a. Sudjelovao u realizaciji velikih projekata implementacije ERP sustava u tvrtkama kao što su " Trgovačko područje”, Moskovski vojni okrug, Starik Hottabych, Formula Kino, Avtomir itd. Međunarodna konzultantska tvrtka Columbus IT pruža konzultantske usluge za odabir, implementaciju i održavanje korporativnih informacijski sustavi i poslovno savjetovanje. Osnovana 1989. u Danskoj, trenutno ima urede u 28 zemalja diljem svijeta. Tijekom osam godina rada Columbus IT-a u Rusiji, više od 200 poduzeća postali su klijenti tvrtke, uključujući SSM-Tyazhmash, Trade House Perekrestok, Dixy, L'Etoile, Unimilk, Istok, Toyota i mnoge druge

Sergej Suhinin, voditelj Odjela za automatizirane upravljačke sustave OJSC Znanstveno-proizvodni kompleks Elara, Čuvašija. JSC "Znanstveno-proizvodni kompleks "Elara"" je vodeći Ruski proizvođač sustavi letenja i navigacije, automatski i daljinski upravljač, u zraku informatika i prikazni sustavi za zrakoplov vojni i civilno zrakoplovstvo. U sklopu sporazuma o suradnji s OAO Russian željeznice» OJSC Elara priprema se za proizvodnju uređaja i sustava za željeznički promet Rusija.