Tablica prijema i izdataka, zaostala roba u skladištu. Bilanca prihoda programa

Zakon i zakon Računovodstvo zaliha u Excelu izvrsno je rješenje za sve trgovačko društvo ili organizacija proizvodnje

kojima je važno voditi evidenciju o količini utrošenog materijala, utrošenih sirovina i gotovih proizvoda.

Kome proračunske tablice mogu pomoći? Velike tvrtke kupuju u te svrhe gotova rješenja V elektronički format . Međutim, prilično su skupi, a neki složeni programi zahtijevaju zapošljavanje kvalificiranog zaposlenika s visokom plaćom za rad u skladištu. To nije moguće za početnike ili mala poduzeća . Srećom, postoji izlaz, a možete koristiti Excel tablice. Ovaj elektronički instrument, koji je samo drugi po popularnosti uredski program

Word ima funkcionalnost koja je sasvim dovoljna za rješavanje problema skladišnog knjigovodstva.

Nekoliko važnih pravila Oni koji su zainteresirani za pitanje kako voditi skladišnu evidenciju trebali bi ozbiljno razmisliti o stvaranju vlastite evidencije od samog početka. računalni program

• . U tom slučaju, trebali biste se pridržavati sljedećih pravila od samog početka:
• Svi imenici u početku moraju biti izrađeni što točnije i temeljitije. Konkretno, ne možete se ograničiti na jednostavno navođenje naziva robe, a trebali biste navesti i artikle, šifre, datume isteka (za određene vrste), itd.
• Početna stanja obično se unose u tablice u monetarnom izrazu.
• Treba slijediti kronologiju i unijeti podatke o primitku određene robe na skladište prije nego otpremu kupcu.
• Prije popunjavanja Excel tablica potrebno je izvršiti inventuru. Treba razmotriti što Možda ćete morati i njega unijeti kako ubuduće ne biste morali pojašnjavati podatke za svaki proizvod.

Prije nego što počnete razvijati proračunsku tablicu za pružanje normalno funkcioniranje Vašeg skladišta, trebali biste voditi računa o njegovim specifičnostima. Opće preporuke u ovom slučaju sljedeće:

• Potrebno je sastaviti imenike: „Kupci“, „Dobavljači“ i „Mjesta registracije robe“ (mala poduzeća ih ne zahtijevaju).
• Ako je popis proizvoda relativno konstantan, preporuča se izraditi njihovu nomenklaturu u obliku baze podataka na posebnom listu tablice. Ubuduće se troškovi, prihodi i izvješća moraju popuniti s referencama na to. List u Excel tablici s naslovom “Nomenklatura” treba sadržavati naziv proizvoda, šifre proizvoda, grupe proizvoda, mjerne jedinice itd.
• Izvješće se generira pomoću alata Pivot Table.
• Primici u skladište trebaju se evidentirati na listu "Primka".
• Za praćenje trenutnog stanja potrebno je izraditi listove „Potrošnja“ i „Preostalo“.

Izrađujemo imenike

Da biste razvili program za vođenje evidencije inventara u Excelu, stvorite datoteku s bilo kojim nazivom. Na primjer, moglo bi zvučati kao "Skladište". Zatim popunjavamo imenike. Trebale bi izgledati otprilike ovako:

Kako biste spriječili da naslovi pobjegnu, potrebno ih je popraviti. Da biste to učinili, na kartici "Prikaz" u Excelu morate kliknuti gumb "Zamrzni područja".

Tablica "Kupci" izgleda potpuno isto.

Besplatni softver može pružiti prikladnu i djelomično automatiziranu uslugu ako u njemu stvorite pomoćni imenik točaka puštanja robe. Istina, to će biti potrebno samo ako tvrtka ima nekoliko maloprodajna mjesta(skladišta). Što se tiče organizacija koje imaju jednu spornu točku, za njih nema smisla stvarati takav imenik.

Naš vlastiti program “Skladište”: kreiranje lista “Primka”.

Prije svega, moramo napraviti tablicu za predmet. Njegovi bi naslovi trebali izgledati kao "Naziv proizvoda", "Različica", "Mjerna jedinica", "Karakteristike", "Komentar".

• Odaberite raspon ove tablice.
• U polje "Naziv" koje se nalazi neposredno iznad ćelije pod nazivom "A", unesite riječ "Tablica1".
• Učinite isto s odgovarajućim rasponom na listu "Dobavljači". U ovom slučaju označite "Tablica2".
• Transakcije primitaka i izdataka bilježe se na dva odvojena lista. Oni će vam pomoći u održavanju evidencije zaliha u Excelu.

Za “Parish” tablica bi trebala izgledati kao na slici ispod.

Automatizacija računovodstva

Računovodstvo zaliha u Excelu može biti praktičnije ako korisnik može birati spremna lista dobavljač, naziv proizvoda i mjesto registracije.

U ovom slučaju:

• mjerna jedinica i šifra dobavljača trebaju se automatski prikazati u tablici, bez sudjelovanja operatera;
• broj računa, datum, cijena i količina upisuju se ručno;
• Warehouse program (Excel) automatski izračunava trošak zahvaljujući matematičkim formulama.

Da biste to učinili, trebate formatirati sve direktorije u obliku tablice i stvoriti padajući popis za stupac "Naziv". Da biste to učinili:

• odaberite stupac (osim zaglavlja);
• pronađite karticu "Podaci";
• kliknite na ikonu "Provjera podataka";
• u polju "Vrsta podataka" potražite "Popis";
• u polju “Izvor” označavamo funkciju “=INDIRECT("item!$A$4:$A$8")".
• Označite okvire pored "Zanemari prazne ćelije" i "Popis prihvatljivih vrijednosti".

Ako je sve učinjeno ispravno, tada prilikom popunjavanja 1. stupca možete jednostavno odabrati s popisa. Istovremeno, u rubrici „Jed. promijeniti." pojavit će se odgovarajuća vrijednost.

Automatsko dovršavanje za stupce "Kôd" i "Dobavljač", kao i padajući popis, kreiraju se na isti način.

Za popunjavanje stupca "Cijena" upotrijebite formulu množenja. Trebao bi izgledati kao "= cijena * količina".

Također morate kreirati padajući popis pod nazivom “Računovodstvene točke”, koji će pokazati gdje je primljena roba poslana. To se radi na potpuno isti način kao u prethodnim slučajevima.

"Prometni list"

Sada kada ste skoro izradili praktičan alat koji vašoj tvrtki omogućuje besplatno vođenje evidencije zaliha u Excelu, preostaje samo naučiti naš program da ispravno prikazuje izvještaj.

Da bismo to učinili, počinjemo raditi s odgovarajućom tablicom i postavljamo nule na početku vremenskog razdoblja, budući da ćemo samo voditi skladišnu evidenciju. Ako je provedeno ranije, tada bi stanja trebala biti prikazana u ovom stupcu. U tom slučaju mjerne jedinice i nazivi robe moraju se uzeti iz nomenklature.

Kako bi se olakšalo skladištenje, besplatni program mora popuniti stupce "Pošiljke" i "Primici" pomoću funkcije SUMIFS.

Preostalu robu na skladištu izračunavamo pomoću matematičkih operatora.

Tako smo završili s programom “Warehouse”. S vremenom ga možete sami prilagoditi kako biste računovodstvo za robu (vaše proizvode) učinili što praktičnijim.

Vrlo funkcionalan i razumljiv program, ne zahtijeva posebna znanja. Vodi evidenciju novca u nekoliko novčanika (računa) u različitim valutama. Mogućnost stvaranja i uređivanja transakcija i imenika valuta, stavki troškova, stavki prihoda, ugovornih strana, održavanje dužničkih transakcija.

Automatski izračun stanja za tekući ili određeni datum.

Održavanje popisa operacija:

• dolazak novca;
• trošenje novca;
• dolazak robe (u novčanom smislu);
• potrošnja dobara (u novčanom smislu);

Prikaz kompletnog popisa transakcija prema određenim kriterijima (vremensko razdoblje, druga ugovorna strana, način plaćanja, stavka, napomena).

Iznos bilanci po ugovornim stranama. Sustav će izračunati promet za svaku od ugovornih strana i prikazati ih u prikladnom obliku; možete vidjeti koliki je promet bio za svaku od ugovornih strana, kome i koliko dugujemo. Stanje se prikazuje posebno za svaku valutu.

Izvješća o dugovima. Primijenite kada koristite kreditno poslovanje (npr. izdajete kredit ili robu na prodaju). Ovo izvješće će vam pokazati koji su dokumenti zatvoreni, a koji nisu, postoji li kašnjenje u plaćanju ili ne te koliki je ukupni dug druge ugovorne strane. Ovaj izvještaj je primjenjiv za slučaj kada vam ga daju na posudbu ili na prodaju.

Sva izvješća mogu se vidjeti na ekranu ili ispisati. Dostupan je čarobnjak za uređivanje izvješća koji vam omogućuje konfiguraciju tiskani obrasci za određenog korisnika ili stvoriti nove.

Prijem i potrošnja robe. Premještanje robe između trgovina i skladišta. Uvoz iz datoteke fakture dobavljača. Računovodstvo povrata dobavljačima i otpisa.

uz podršku za bilo koji broj skladišta i trgovina. Kontrola nad preostalom robom. Provođenje inventure, otpis viškova i prijem manjkova.

Formiranje zahtjeva za kupnju uzimajući u obzir prodaju i stanja. Kontrola ustajale robe u skladištu.

Analitike i izvješća

Podaci o prihodu, prosječnoj ulaznici i broju prodaja na glavnoj stranici. Obračunavanje stanja proizvoda u skladištima i trgovinama. Praćenje internih kretanja robe između skladišta i trgovina. Upravljanje prodajom. Preporuke o zahtjevima za kupnju robe. Praćenje rada blagajnika.

Bilo koji broj korisnika s različitim pravima pristupa za suradnju.

Jednostavno i intuitivno sučelje. Za početak nije potrebna obuka. Brzo tražite proizvode prema nazivu, crtičnom kodu ili kodu. Neograničen broj blagajni i blagajnika. Obračun promjene. Dodjela popusta i održavanje promocija. Plaćanje putem bankovnog terminala. Omiljeni proizvodi za brzi dodatak vašem računu. Spajanje bilo kojeg termalnog pisača. Rad sa

fiskalni registratori za 54-FZ. Računovodstvo maloprodaje složena je stvar koja zahtijeva dosljedne i promišljene radnje. Ovdje se ne možete osloniti na vlastito znanje i vještine. Svaka greška može koštati

veliki novac . Svake godine mnogi vlasnici trgovina suočavaju se s različitim vrstama problema. Njihove poteškoće uvijek se temelje na istoj stvari. Zašto je tako teško prijeći taj prag i početi ispravno djelovati? Da biste znali kako ručno pratiti robu u trgovini, morate detaljno proučiti ovo pitanje i zaštititi se od mogućih slijepih ulica. Uostalom, uvijek je bolje obratiti malo pozornosti na tuđe greške, kako kasnije ne bi napravili svoje. Prijeđimo na jedno od najvažnijih i najkonfuznijih pitanja. Često je dopušteno u nomenklaturi

ozbiljne greške

zbog nesporazuma. Svaki proizvod i svaki dobavljač moraju biti zasebno identificirani u dokumentaciji. Ali mnogi operateri stvaraju deklaracije za dobavljače, što dovodi do stvaranja mnogih mapa s istim nazivima. Ako je trgovina aktivna i brzo raste, tada o ovoj točki treba razmisliti odmah. Tada će biti mnogo teže razumjeti dosljednost i točnost podataka.

Osim toga, netočna vodi do činjenice da se jedna mapa može prikazati u različitim odjelima. Zbog toga vlasnik trgovine ne može dobiti potrebne informacije i analizirati situaciju. Još jedan neugodan trenutak je problem u proučavanju prošlih razdoblja rada trgovine. Na primjer, ako ste prestali kupovati jednu od vrsta robe od dobavljača, ona se može premjestiti u drugu mapu. Ovo će također izbaciti cijeli sustav. Koristan savjet! Isplati se voditi evidenciju robe u trgovini samo na temelju stvarnih isporuka robe. Imenik treba podijeliti u kategorije. Ako primijetite duple pozicije, obratite pozornost na to

posebnu pozornost i riješiti problem. Imenik je

• važan dokument
• , koji odražava život cijele trgovine. Svi zapisi moraju biti točni i dosljedni. Ali postoje slučajevi kada su čak i stručnjaci suočeni s dvostrukim zapisima. Zašto se pojavljuju duplikati: težina robe;
• proizvod je stigao bez crtičnog koda;
• stari proizvod je imao novi crtični kod.

Ovdje je problem što je teško pronaći određeni proizvod. Kad ga čovjek dugo traži i ne nađe, opet ga upiše. Tako se pojavljuje druga pozicija koja ne bi trebala postojati. Sve to dovodi do kaosa, zbunjuje podatke i remeti izračune.

zbog nesporazuma. Svaki proizvod i svaki dobavljač moraju biti zasebno identificirani u dokumentaciji. Ali mnogi operateri stvaraju deklaracije za dobavljače, što dovodi do stvaranja mnogih mapa s istim nazivima. Ako je trgovina aktivna i brzo raste, tada o ovoj točki treba razmisliti odmah. Tada će biti mnogo teže razumjeti dosljednost i točnost podataka.

Kada se otkrije veliki broj duplikata, vrijedi odvojiti vrijeme za ispravljanje pogrešaka. Moramo pregledati arhivu, ukloniti nepotrebne stavke i sve ponovno izračunati. Naravno, taj posao nije lak, ali bez njega je teško računati na pozitivan rezultat i dobru zaradu.

Također postoji dobar savjet o tome kako možete izbjeći ove duplikate i uštedjeti svoje vrijeme i trud:

1. Proizvod trebate unijeti ručno samo jednom. Zatim ćete ga probušiti kroz potez.
2. Operateri koji ručno unose robu ne bi trebali prilagođavati imenik. Ne bi im trebalo dopustiti brisanje duplikata. Uostalom, unos može biti zauzet od strane desetaka ljudi dugo vremena. Za prilagodbe vrijedi angažirati prave profesionalce koji će ukloniti samo ono što je nepotrebno i moći će pronaći razlog za duplikate.
3. Prilikom isporuke robe morate unijeti sve podatke o njoj u izvornom obliku i ne mijenjati ih kasnije. Bolje je koristiti podatke dobavljača. Uvijek imaju mnogo razlika, tako da neće biti zabune.

Govorimo o trgovinama obućom ili odjećom. Tamo se proces računovodstva robe temelji na naplatama. Tijekom svog rada trgovina surađuje s brojnim proizvođačima koji svake sezone nastoje zadovoljiti svoje kupce nečim novim.

Ovdje su parovi sasvim uobičajena situacija. Svake godine trgovina prodaje žensku, mušku i dječju odjeću. Nazivi odjela bit će isti. Ali morate potrošiti više vremena i navesti naziv kolekcije za svaki proizvod. Ovo je neophodno za konačne izračune. Ako o tome ne vodite računa, bit će teško razumjeti koliko je bluza prodano iz određene skupine.

Negativna stanja

Najčešće je uzrok negativnih nedostataka neobrazovanost osobe koja ne zna voditi evidenciju robe. Ne samo da si dopušta korištenje takvih ostataka, vjerujući da trgovina ne donosi profit, već i nepismeno rukuje potrošnim dokumentima. Njihovo uklanjanje dovodi do činjenice da se "minute" samo povećavaju, iako je zapravo situacija potpuno drugačija.

Posljedice su tužne. Nemoguće je saznati pravi iznos prihoda ili postaviti točnu maržu na proizvod. Neće biti moguće izvršiti inventuru. Također, neki proizvodi i dalje postoje na listama, ali ih već dugo nema u trgovini. Kupci će potražiti pravu stvar, a onda će se razočarati u njenom nedostatku.

zbog nesporazuma. Svaki proizvod i svaki dobavljač moraju biti zasebno identificirani u dokumentaciji. Ali mnogi operateri stvaraju deklaracije za dobavljače, što dovodi do stvaranja mnogih mapa s istim nazivima. Ako je trgovina aktivna i brzo raste, tada o ovoj točki treba razmisliti odmah. Tada će biti mnogo teže razumjeti dosljednost i točnost podataka.

Negativne bilance treba zabraniti. Često dovode do kaosa. Treba ih kontaktirati samo u krajnjem slučaju. U asortimanu trgovine ne bi trebalo biti rupa ili praznina.

Jedno od glavnih pravila ako svu evidenciju vodite ručno je pravilan redoslijed dokumenata. Slijed bi se trebao temeljiti na kronologiji. Ako se čak i nekoliko papira pomakne, izgubit će se sva izvješća.

Ovdje je jedino rješenje pregledati sve dokumente s kojima se radilo i ispravljati ih. Da biste smanjili probleme, vrijedno je provoditi analizu što je češće moguće. Nakon pregleda svih podataka i uvjeravanja da su točni, potrebno je napomenuti da su do ovog trenutka svi dokumenti u savršenom redu. Ako se pojavi problem, nećete morati kopati po velikoj količini materijala.

Pronalaženje grešaka oduzima puno vremena. Zahtijeva profesionalan pristup, jer ne može svatko lako shvatiti bit problema i vidjeti slijepe točke. Ali rijetko je moguće prešutjeti takve nedostatke. Činjenica je da dok traje potpuna ponovna registracija, cijeli se sustav još uvijek neće vratiti na svoje izvorno mjesto. Na kraju će sigurno biti nedostataka. Bitno je da ih je što manje.

Koristan savjet! Potrebno je zabraniti ispravljanje dokumenata, posebice arhiva, svim djelatnicima trgovina. Pristup takvim radnjama trebao bi biti dostupan samo nekolicini ljudi koji su angažirani u ovom području i neće stvarati nepotrebne probleme.

Zapošljavanje je jednako važan dio vođenja trgovine kao i bilo što drugo. Ugled poduzeća ovisi o poštenju svake osobe. Danas je prijevara korištenjem crtičnih kodova postala prilično uobičajena. Prodavači mijenjaju šifru skupog proizvoda u jeftini. Kupac preplati, a pljačkaši dobiju ostatak. Naravno, trgovina dobiva svoj novac u cijelosti, ali takve stvari kvare računovodstvo trgovine. A ako netko shvati takve makinacije i plasira informaciju u javnost, teško će se nositi s javnim mnijenjem.

Da biste se zaštitili od takvih problema, morate koristiti video kamere. I pozovite druge stručnjake da izvrše popis. Robna trgovina Uvijek su potrebni samo pošteni zaposlenici.

Ovo pitanje brine svakog vlasnika trgovine. Ovdje je glavno pravilo uvijek poštenje, kvaliteta i pažljivost. Obratimo pozornost na točke koje će vam pomoći da učite iz tuđih pogrešaka:

1. Nomenklatura i crtični kodovi uvijek moraju biti na mjestu. Samo bi stručnjaci trebali nešto mijenjati i prilagođavati. Ne možete brisati duplicirane mape prema vlastitom nahođenju.
2. Nijedan negativna stanja. Treba ih isključiti, jer često dovode do krajnje negativnih posljedica.
3. Kronologiju dokumenata dužni su poštovati svi zaposlenici koji su za nju odgovorni.
4. Revizije treba provoditi što je češće moguće, uključujući stručnjake u ovom području.
5. Stalno proučavanje računovodstvenog sustava, traženje novih informacija o ovoj temi, razvijanje vlastitih vještina i sposobnosti.