Prvo, jednostavan odgovor. U konceptima, politikama, poslovnim planovima, planovima, nalozima, nalozima i uputama, rok za “trajno” nikada ne bi trebao biti naznačen. Ne postoji takav rok.
Potrebno je zapamtiti preporuke Jedinstvenog državnog sustava vođenja evidencije (M., 1974.) i Državni sustav dokumentacijske potpore upravljanje (M., 1991.), u skladu s kojim se provodi kontrola nad izvršavanjem administrativnih dokumenata organizacije (zapisnici sa sjednica kolegijalnih tijela i nalozi čelnika) u skladu s rokom navedenim u njima.
Naredba kao pravni akt, upravna isprava menadžerska odluka mora biti ispravno sastavljen i oblikovan i sadrže određeni rok.
Primjer 1
Klauzula upravnog dijela naloga (naredbe) mora jasno odrediti rok za izvršenje
Sažmi emisiju
Ako se nalogom utvrđuje nova pravna norma operativne prirode koja obvezuje sve ili bilo koju određenu kategoriju zaposlenika organizacije, postupak obavljanja određene funkcije, postupak, algoritam radnji za prodaju usluga, proizvoda i sl., zatim pravna norma naredbe vrijedit će do izmjena i dopuna iste(ali to će biti druga pravna norma i nova verzija naloga) sve dok se ne poništi ili dok ne prestane utvrđeno razdoblje njegove primjene (štoviše, ovo razdoblje primjene, tj. razdoblje valjanosti naloga, mora biti točno zabilježeno u konstatativnom ili upravnom dijelu njegov tekst).
Primjer 2
U konstatativnom dijelu teksta naznačen je rok važenja normi naloga
Sažmi emisiju
Primjer 3
Rok važenja norme naredbe naznačen je u upravnom dijelu teksta
Sažmi emisiju
Ako su neke pravne norme u organizaciji podložne stalnoj primjeni i kontroli, namjeravaju se trajno pridržavati dulje vrijeme, onda oni sastavljeni su u takvim organizacijskim dokumentima, kao odredbe, pravila, propisi, uključujući administrativne i tehnološke, opise poslova, upute, tarife, standarde poduzeća itd. Organizacijski dokumenti se odobravaju i izvršavaju naredbama. A kontrola poštivanja zahtjeva i pravila (pravnih normi) utvrđenih u njima provodit će se na način i prema pokazateljima ocjenjivanja koji se sada uobičajeno utvrđuju u samom organizacijskom dokumentu. Nalozi o odobravanju i donošenju internih regulatornih dokumenata organizacije, u pravilu, ne bi trebali sadržavati klauzule o kontroli nad njegovim izvršavanjem. Naprotiv, klauzula o dodjeli funkcije metodološkog vođenja primjene odobrenog organizacijskog dokumenta u takvim nalozima postaje obvezna - ta funkcija predviđa:
- praćenje usklađenosti utvrđenim zahtjevima, dodatno objašnjenje kako se primjenjuju,
- dobivanje "povratne informacije"
- izvješćivanje, informiranje menadžmenta,
- izrada prijedloga za poboljšanje itd.
Ako u naredbi ipak stoji dugoročno izvođenje, zatim " najbolje prakse» moderne organizacije preporučuju sljedeće:
- ako je rok za izvršenje veći od 30 dana, tada je rok za podnošenje izvješća/privremenih izvješća o napretku svakih 5-10 dana ili za svaku fazu izvedbe, što se mora utvrditi u samom dokumentu ili odrediti od strane izvođača samostalno. A ako ispravu nije moguće izvršiti na vrijeme, izvješće o tome podnosi se najkasnije 10 dana prije isteka roka. Napominjemo da je rok za odobrenje nacrta dokumenata koji se sastavljaju u postupku izvršenja uključen u razdoblje/rok za izvršenje;
- potreban prethodna kontrola izvršenje se provodi ovisno o važnosti kontroliranih odluka:
- planovi i zadaci za naredne godine - jednom mjesečno ili tromjesečno, ali ne manje od 1-2 puta godišnje;
- planovi i zadaci za naredne mjesece tekuće godine - jednom mjesečno;
- dokumenti i zadaci tekućeg mjeseca - svakih 10 dana i 3-5 dana prije roka.
Najmanje 3 dana prije isteka roka izvođač (onaj čije je prezime navedeno u naredbi, uputi ili prvo izdanoj u rješenju) mora se obratiti s obrazloženim zahtjevom za odgodu/produženje roka. Odluku o produženju roka donosi upravitelj koji je na dokument stavio rješenje, potpisao nalog ili odobrio zadatak i plan rada. Uklanjanje s kontrole provodi se nakon stvarnog izvršenja zadataka, uputa i dokumentirane potvrde o meritumu njihovog izvršenja (sastavljen je novi dokument, postoji oznaka izvršenja, izvješće i sl.).
Upravljačka praksa pokazuje zanimljiv odnos između prirode odluke i njezina izvršenja – što je pitanje veće, što je odluka složenija, što je njezino izvršenje duže potrebno, to je manja izvedivost/„izvedivost“ ove odluke na vrijeme. Stoga, u određenoj situaciji, preporučamo da uvijek vidite “sustav” i u teško pitanje o kontroli uspješnosti, uzeti u obzir njezine upravljačke aspekte i organizacijsku opravdanost.
Kontrola izvršenja dokumenata - skup radnji koje osiguravaju pravovremeno izvršenje dokumenata. Kontrola se uvijek razmatra u dva aspekta:
- suštinska kontrola izvršenja donesene odluke, tj. upravljačka kontrola za sve vrste i razine kontrole;
- kontrola roka donesene odluke.
svi tehnološke aspekte kontrolni rad trenutno su određene izgradnjom kontrolnog sustava u organizaciji:
- organizacija kontrolnog sustava, razmatranje izvješća i donošenje odluka o njima ( kontrola upravljanja sustavom) koje provode upravljačka tijela organizacije ( glavna skupština dioničari, skupština osnivača, upravni odbor, predsjednik upravnog odbora i dr.);
- kontrolu nad funkcioniranjem sustava upravljanja organizacijom i trenutna kontrola upravljanja su dodijeljeni izvršna tijela(kolegijalni i jedini odbor, direktor tvrtke; njegov zamjenik za upravno upravljanje, upravni ravnatelj i posebno stvorena kontrolna služba);
- operativna kontrola i regulaciju pojedinih procesa kontroliraju rukovoditelji odgovorni za proces, funkciju, voditelji strukturnih odjela. Tako se u organizaciji provode specijalizirane vrste kontrole, na primjer:
- kontrola usklađenosti tekuće djelatnosti s regulatornim standardima – usluga unutarnja kontrola, upravljanje upravljanjem;
- kontrola usklađenosti pružanja usluga sa zakonskim normama i reguliranje sukoba interesa - kontrola usklađenosti, usluga usklađenosti prema standardima korporativno upravljanje;
- kontrola i analiza ekonomska aktivnost, kontrola izvršenja planova i proračuna - financijski direktor, situacijski / analitički centar, financijski / proračunski kontrolor;
- kontrola rizika - usluga upravljanja rizicima;
- kontrola nad provođenjem izračuna i poštivanjem računovodstvenih i poreznih politika - voditelj organizacije, koji te ovlasti delegira glavnom računovođi, računovodstvu;
- nadzor nad primjenom važećeg zakonodavstva - pravna služba;
- kontrola aplikacije Zakon o radu- kadrovska služba.
U specijaliziranim vrstama kontrole i u kontroli izvršenja dokumenata i uputa, 2 vrste kontrolnih/kontrolnih radnji:
- "follow-up" kontrola;
- preventivna kontrola.
Obje vrste kontrolnih radnji s različitim stupnjevima potpunosti obavljale su službenička služba i tajnici (pomoćna služba/upravljački aparat), postupajući u skladu sa zahtjevima činovničkih uputa organizacije, koji su prvenstveno regulirali “terminalnu” kontrolu.
Ali u vezi s odobrenjem Pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima (odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477; s izmjenama i dopunama) kontrola izvršenja dokumenata, čak ni u pogledu rokova, sada formalno nije uključena u područje odgovornosti uredskog posla.
Kontrola izvršenja dokumenata i uputa (kako u smislu univerzalnog algoritma kontrolnih operacija tako i u smislu postavljanja rokova za izvršenje) smatra se dijelom tekuće upravljačke kontrole unutar procesa. uprave ustroj i utvrđuje se posebnim propisom o kontrolnom radu ili upravnim propisima (odjeljak o kontroli provođenja upravnog postupka). Trenutačno bi se glavna pozornost trebala usmjeriti ne toliko na kontrolu izvršenja, koliko na kontrolu kvalitete odluka., što je dio zadataka suvremene kontrolne službe, koja u pravilu odgovara prvom čelniku organizacije.
Ali i voditelji i kontrolna služba ne mogu vršiti kontrolu nad izvršenjem bez alata koji su sastavljeni i formalizirani u uredskom radu:
- časopise i kartice (ovo su glavni računovodstveni i registracijski obrasci u elektroničkom i papirnatom obliku), kao i
- poseban klasifikator (ovo je popis dokumenata koji podliježu kontroli izvršenja, s naznakom rokova; utvrđuje kategorije kontroliranih dokumenata i rokove za njihovo izvršenje, koji će se za određenu organizaciju smatrati obveznim, tipičnim).
Upravo se u tom području nalazi „točka rasta“ efektivnog sudjelovanja službe uredskog rada u procesima administrativnog upravljanja organizacijom.
1. U svezi s potrebom službe, zaposlenik bez razrješenja sa (glavnog) radnog mjesta može biti privremeno raspoređen na više radno mjesto.2. Zaposlenici holding pozicije kojima se, prema utvrđenom postupku, povjerava privremeno obavljanje poslova na drugim radnim mjestima uz razrješenje glavne dužnosti, plaćanje se vrši sljedećim redoslijedom:
1) zastupnicima s punim radnim vremenom, bez obzira na njihove službene dužnosti za nepopunjena mjesta svojih neposrednih pretpostavljenih, isplaćuje se novčana naknada za njihovo glavno mjesto;
2) u privremenom obavljanju dužnosti, uključujući zamjenike, upražnjeno mjestočelnik se isplaćuje na temelju plaće utvrđene radnim mjestom, uzimajući u obzir ostala plaćanja, ali ne duže od dva mjeseca. U navedenom roku mora se donijeti odluka o njihovom imenovanju na ovo radno mjesto ili razrješenju s obavljanja poslova na upražnjenom mjestu.
Neprekidno razdoblje privremenog obavljanja dužnosti za upražnjeno radno mjesto ne smije biti dulje od dva mjeseca, a za neupražnjeno radno mjesto - četiri.
Neprekidno razdoblje privremenog obavljanja dužnosti računa se od dana stupanja na dužnost, ali ne prije dana navedenog u nalogu, a u odsutnosti naveden datum najkasnije od dana potpisivanja naredbe do dana otpusta s dužnosti.
Imenovanje vršitelja dužnosti vrši se naredbom dužnosnici koji imaju pravo postavljati zaposlenike na radna mjesta i premještati ih.
3. Raspoređivanje djelatnika na privremeno obavljanje dužnosti u skladu s ovim člankom i njegovo otpuštanje u vezi s tim od obavljanja dužnosti na glavnom položaju provodi se aktom čelnika agencije za provođenje zakona ili ovlašteni voditelj, osim u slučaju kada je obavljanje dužnosti neposrednog nadzornika za vrijeme njegove odsutnosti predviđeno službene dužnosti zaposlenik.
fusnota. Članak 39. izmijenjen i dopunjen Zakonom Republike Kazahstan od 21. svibnja 2013. br. 93-V (stupa na snagu deset kalendarskih dana nakon prvog službenog objavljivanja).
Bojite li se da nećete moći točno odrediti rok za izvršenje pojedinog dokumenta? Onda je ovaj materijal za vas.
Iz članka ćete naučiti:
Sva dokumentacija koju trebaju izraditi zaposlenici ima rok u kojem ovaj zadatak mora biti dovršen. Istodobno, prisutnost određenih vremenskih okvira omogućuje ne samo kontrolu izvršenja dokumenata, već i utvrđivanje osobne učinkovitosti zaposlenika.
Koji je rok za izvršenje dokumenta
Rokovi za izvršenje dokumenata postoje u svakoj organizaciji i odražavaju vremenski okvir tijekom kojeg se mora izvršiti instrukcija ili odluka o danom poslovnom papiru. U ovom slučaju postoje dvije vrste: mogu biti i tipične i individualne.
Uobičajeni rokovi za izvršenje dokumenata utvrđuju se uredbom Vlade Ruska Federacija od 28. srpnja 2005. broj 452. Detaljnije se s ovim dokumentom možete upoznati na ovojveza .
Iz naziva postaje jasno da su standardni rokovi za izvršenje dokumenata utvrđeni određenim propisima i zakonima. Ova kategorija ima određeni vremenski okvir tijekom kojeg se moraju poduzeti određene radnje u vezi s ovim poslovnim papirom.
Primjerice, istaknuti predstavnik standardnih uvjeta su pisane žalbe građana u državnim rokovima. Prema zakonu, za njihovo razmatranje dodijeljeno je 30 dana. Više o razmatranju žalbi građana možete saznati.
Nazivi pojedinih pojmova govore sami za sebe. U tom slučaju vrijeme predviđeno za izradu poslovnog papira određuje se izravno unutar jednog poduzeća. U pravilu se ova kategorija utvrđuje objavljivanjem odgovarajućeg dokumenta. U tom se slučaju postupak i vrijeme razmatranja pojedinih kategorija poslovnih papira može odrediti u uputama za uredski rad. U tom slučaju, utvrđeni rok za izvršenje dokumenta može se promijeniti samo odgovarajućom izmjenom samog uputstva.
Važno je razumjeti da su rokovi za izvršenje dokumenata postavljeni kako bi se objedinio sav rad s dokumentima u organizaciji. Upravo njihova prisutnost omogućuje kvalitetno i pravodobno obavljanje posla s ulaznom dokumentacijom, izvršavanje uputa i naloga voditelja itd. Dakle, prisutnost vremenskog okvira pomaže da se značajno regulira rad u odnosu na određene kategorije poslovnih papira.
Pojedinačni rokovi
Kao što je već spomenuto, pojedinačni rok za podnošenje dokumenta na izvršenje može odrediti čelnik tvrtke ili autor dokumenta. U drugom slučaju samo autor poslovnog rada također može promijeniti vremenski okvir.
Ne zaboravite da se standardni uvjeti također mogu revidirati unutar iste organizacije. Za to je potrebno donijeti odgovarajući akt. Možete saznati više o postupku.
Dakle, isti prijedlog suradnje zaprimljen od druge tvrtke može dobiti rok za izvršenje nakon pregleda od strane upravitelja. U tom slučaju, može se postaviti u obliku rezolucije na dokumentu i imati detaljne informacije o daljnjim radnjama.
Narudžbe
Ne zaboravite da sve narudžbe zahtijevaju izvršenje u određeno vrijeme. Istodobno, tekst naredbe uvijek sadrži datum od kojeg određene izmjene stupaju na snagu. Uglavnom, format datuma koji navodi datum dospijeća prikazuje se kao zadnji datum dospijeća. Na primjer, "... do 20. 9. 2017....", "... do 20. 9. 2017...." i tako dalje. U tom slučaju može se naznačiti i vrijeme do kojeg se nalog mora izvršiti. Primjerice, možemo govoriti o potrebi pripreme određene dokumentacije do 10 sati. zadnji dan navedeno u razdoblju izvedbe.
Također treba napomenuti da određeni broj naloga može sadržavati informacije o uvođenju bilo kakvih promjena u djelatnosti organizacije. U ovom slučaju rok izvršenja od kojeg izmjene stupaju na snagu naznačuje se u obrascu "... od 15.09.2017." itd.
Određivanje roka dospijeća
Kao što je već spomenuto, rokovi mogu biti standardni ili pojedinačni. Za određivanje tipičnih vremenskih okvira, prikladnije je da tajnici uvijek imaju pri ruci popis tih vremenskih okvira. Prisutnost takve varalice spriječit će ometanje izvršenja, što može dovesti do određenih posljedica, uključujući administrativne kazne.
Ako je riječ o ulaznim dokumentima, u pravilu autor pisma samostalno naznačuje razdoblje u kojem se moraju ispuniti uvjeti za ovaj poslovni papir. Ako u pristiglom dokumentu nema roka, on se može zapisati u obliku rješenja od strane čelnika poduzeća prilikom razmatranja poslovnog papira.
Sva dokumentacija s oznakom "Hitno" podložna je izvršenju u roku od 3 dana. U ovom slučaju govorimo o kalendarskim danima. U tom slučaju, ako je pismo s ovom oznakom vaša organizacija zaprimila u petak, preporučujemo da ga odmah proslijedite izvršitelju, jer rok za njegovo izvršenje ističe u ponedjeljak.
Također, prilikom primjene rješenja na dokument, preporučujemo da navedete da li se navedeno vremensko razdoblje računa u kalendarskim ili radnim danima. Takvo pojašnjenje pomoći će izvođaču da ispuni sve zahtjeve na vrijeme. Možete saznati više o korištenju rješenja s rokom dospijeća..
U ovom slučaju, početak roka za izvršenje pristiglog dokumenta je datum kada ga vaša organizacija primi. U radu s internom dokumentacijom, početkom roka smatra se dan kada je poslovni dokument potpisan, odobren, odnosno donesena odluka u vezi s njim.
Promjena i kršenje rokova
U slučaju da izvođač nema vremena ispuniti određene upute za rad s dokumentacijom u strogo određeno vrijeme, mora sastaviti dopis. Sadržaj ovog poslovnog dokumenta trebao bi biti zahtjev za prijenos/produženje roka i naznaka razloga zašto je to potrebno. dopis moraju biti sastavljene na ime osobe koja je odredila rok za zahtjeve.
U slučaju kašnjenja, tajnik mora zahtijevati obrazloženje u kojem se navodi razlog zašto određeni uvjeti nisu ispunjeni na vrijeme. U tom slučaju potrebno je napisati objašnjenje strukturna jedinica, čiji su zadaci uključivali izradu poslovnog papira i zahtjeve koji se za njega postavljaju.
Napominjemo da je moguće odgoditi rokove za izvršenje dokumenta samo ako je riječ o pojedinačnim rokovima. Istodobno, samo autor samog dokumenta ili rješenja može vam dati suglasnost da produžite ili odgodite rok. Za više informacija o ponovnom rasporedu možete .
Temeljno pitanje u organizaciji kontrole je rok za izvršenje dokumenta.
Postoje standardni i pojedinačni rokovi. Standardni rokovi utvrđeni su zakonom.
Na primjer, rokovi za izvršenje uputa Vlade Ruske Federacije, uputa čelnika federalnih izvršnih tijela, poslaničkih i parlamentarnih istraga, žalbi građana, izvršenje niza dokumenata upravljačkih tijela u nedržavnim osnivaju se trgovačke organizacije i sl savezni zakoni i regulatorni pravni akti Ruske Federacije.
Pojedinačni rokovi određuju se ili u tekstu dokumenta (to je tipično za administrativne i regulatorne dokumente, za izvještajnu i statističku dokumentaciju), ili u rješenju i usmenim uputama pročelnika koji odlučuje o izvršenju dokumenta. Pravilnikom su određeni rokovi za svaku vrstu dokumenata posebno. Postoje tri kategorije termina - od 3 do 30 dana.
Primjerice, upute koje sadrže naznaku "hitno", "odmah" (ili slično) podliježu izvršenju u roku od 3 dana od dana potpisivanja upute.
Napominjemo da se rok ne postavlja od dana prijema dokumenta od strane izvođača, već od datuma potpisivanja dokumenta.
Oznaka "promptno" predviđa rok od 10 dana za izvršenje naloga.
Ako u nalogu nije određen rok izvršenja, isti je podložan ovrsi u roku od mjesec dana od dana potpisivanja.
Ne može se svaki dokument i svaki zadatak izvršiti na vrijeme, stoga je važno da svaka organizacija jasno utvrdi proceduru promjene roka. U svakom slučaju, ovo je iznimna mjera. Odluku o produženju roka za izvršenje može donijeti samo službena osoba koja je odredila izvorni rok. U važećim pravilima uredskog rada ovaj postupak nije reguliran.
Vjeruje se da se rok za izvršenje dokumenata može promijeniti najmanje 2-3 dana prije njegovog isteka. Inicijativu mora pokazati izvođač kojemu je povjerena izvedba, dužan je opravdati i dogovoriti se s voditeljem promjene u roku. Promjenu roka mora prijaviti i kontrolnoj jedinici predškolske odgojne ustanove.
Standardni propisi utvrđuju jasan postupak za odgađanje roka za izvršenje dokumenata. Istodobno, vrijedi obratiti pažnju na činjenicu da radnja za odgodu roka mora biti dokumentirana. Voditelj (ili ustrojstveni odjel) kojemu je izvršenje povjereno dužan je dostaviti odgovarajući dokument. To bi mogao biti:
prijedlog odgode roka ako se zadatak ne može izvršiti popravljeno vrijeme;
prijedlog uključivanja suizvršitelja ako izvorno imenovane institucije ili tijela upravljanja nemaju dovoljno ovlasti za izvršenje;
nacrt izvješća s prijedlogom za imenovanje drugog izvršitelja naloga.
Pritom je važno napomenuti da se ovi prijedlozi podnose u roku od 7-10 dana od dana potpisivanja naloga, a ne dva ili tri dana prije isteka roka.
Prijedloge za promjenu izvođača radova čelnik odnosne strukturne jedinice dostavlja vodstvu saveznog tijela izvršne vlasti u roku od 3 dana od dana izvršenja naloga, a za hitne i operativne naloge - odmah.
Normativni dokumenti međusektorskog djelovanja praktički ne predviđaju postupak obavještavanja čelnika koji je dao zadatak o nepoštivanju roka. Oblici informiranja menadžera mogu biti različiti, u pravilu se radi o popisu neriješenih dokumenata. Najčešći oblik je pomoć.
U takvoj potvrdi uredski radnik navodi nazive strukturnih odjela, podatke o dopisniku (autoru), dokument, broj, datum, sažetak, rok, ime umjetnika itd.
Istodobno, treba napomenuti da učestalost predstavljanja takvih informacija u regulatornim dokumentima nije definirana.
Model pravilnika definira postupak obavještavanja o nepoštivanju roka. Strukturni odjel koji osigurava kontrolu izvršenja dostavlja čelniku na tjednoj bazi podatke o dokumentima koji su pod kontrolom u obliku koji odredi čelnik saveznog tijela izvršne vlasti. Uz to, službena osoba odgovorna za izvršenje, u roku od 2-3 dana nakon isteka roka, dužna je voditelju koji je dao zadatak dostaviti objašnjenje o tijeku izvršenja naloga, navesti izvođače (službene osobe). ), razloge neizvršavanja u propisanom roku i predložene ili donesene mjere odgovornosti u odnosu na krivce za neizvršavanje uputa zaposlenika.
Posljednja operacija kontrole ulaznih dokumenata je uklanjanje s kontrole nakon završetka izvršenja. Međutim, ova operacija nije regulirana važećim regulatornim dokumentima o uredskom radu. Služba kontrole ne bi smjela samostalno uklanjati dokumente iz kontrole, to mogu učiniti samo oni službenici koji su dokumente stavili pod kontrolu.
U praksi se uklanjanje iz kontrole provodi kako na temelju usmenih izvješća o izvršenju, tako i na temelju propisno izrađenog i potpisanog odgovornog dokumenta.
Istovremeno, specijalist kontrolne skupine službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove stavlja odgovarajuće oznake u upisni i kontrolni obrazac (karton), a odgovorni izvršitelj na ulaznom dokumentu stavlja oznaku o izvršenju, ovjerava ga s njegov potpis.
Generalizacija, analiza i korištenje podataka o izvođenju dokumenata u uvjetima tradicionalne i automatizirane tehnologije obrade dokumenata. Podaci o napretku i rezultatima kontrole, sažeti u izvješćima, prezentiraju se menadžmentu organizacije. Za analizu radne discipline po odjelima i donošenje odluka o poboljšanju rada s dokumentima, menadžmentu su potrebna izvješća koja pokazuju:
Ukupan broj dokumenata koji se izvršavaju;
Broj izvršenih dokumenata na vrijeme (%);
Broj neispunjenih dokumenata ili izvršenih preko roka (%);
Razlozi kašnjenja u izvršenju dokumenata.
Na temelju analize tih podataka, menadžment poduzima mjere za poboljšanje radne discipline, ubrzanje tijeka rada organizacije i poboljšanje cjelokupne kulture rada s dokumentima.
Automatizirani kontrolni sustavi za izvršenje dokumenata, iskustvo njihove primjene.
Najracionalnija je danas automatizirana kontrola izvršenja dokumenata, koju tajnica održava na osobnom računalu.
Izjava dokumenta na kontrolu dolazi automatski prilikom popunjavanja polja "Rok (Ključni datum)" u registracijskoj kartici dokumenta. Istodobno, na dokument koji se kontrolira može se staviti kontrolna oznaka - poseban pečat u obliku slova "K", riječi "Kontrola" ili jednostavno oznaka napravljena je svijetlom olovkom (K). Time se umjetniku skreće pozornost na kontrolirani dokument. Na lijevoj margini dokumenta na razini naslova stavlja se napomena o uzimanju dokumenta na kontrolu.
Prilikom provođenja tekuće kontrole, odgovorni za praćenje izvršenja (u maloj firmi - tajnik) svakodnevno, u pravilu, na početku radnog dana, pozivaju na ekran računala i po potrebi ispisuju popis dokumenata čiji je rok dospijeća. datum (polje "Ključni datum") istječe danas. Uz odgovarajuće postavke programa, popis se može automatski ispisati na početku svakog radnog dana.
U organizacijama koje koriste sustav e-pošte, upozorenje izvođaču o dokumentima s istekom roka izvršenja može se poslati i na računalo izvođača u automatskom načinu rada (s potvrdom o čitanju).
Posebni programi omogućuju prikaz popisa dokumenata čije izvršenje ističe u određeno vrijeme. Automatizirani sustav upravljanja lako vam omogućuje pregled svih zadataka ne samo po rokovima, već i po izvođačima, te tako vidite opterećenje svakog od njih. Budući da stroj bilježi sva kašnjenja u izvršavanju dokumenata, kontrolni program se može povezati s bonusima zaposlenika. Prilikom korištenja lokalnih mreža u ustanovi, računalo u svakom trenutku može izdati popise neriješenih dokumenata, s istekom roka, koji još nisu pregledani od strane izvršitelja, razvrstani po rokovima, po izvršiteljima, po vrstama dokumenata. Relevantna analitička izvješća može se automatski sastaviti od strane računala u zadanom obliku i poslati na računalo upravitelja.
Prilikom kreiranja (konfiguriranja) sustava registracije, preporuča se odmah postaviti određeni popis standardnih certifikata (izvješća) koji se kreiraju automatski. To može biti:
Pomoć (izvještaj) o poslanim dokumentima (popis poslanih dokumenata ili kvantitativni podaci);
Referenca (izvješće) o primljenim (ulaznim) dokumentima (popis ili kvantitativni podaci);
Pomoć (izvještaj) o dokumentima upisanim kod izvođača, tj. u provedbi (potpuni popis ili kvantitativni podaci);
Uputa (izvješće) o broju dovršenih izlaznih dokumenata (izvršitelji, popis ili kvantitativno);
Potvrda (izvješće) o kretanju dokumenata (koristi se za evidentiranje prijenosa dokumenta od izvođača do izvođača);
Pomoć (izvještaj) o neispunjenim pristiglim dokumentima (navedenim ili kvantitativno);
Pomoć (izvještaj) o neispunjenim izlaznim dokumentima (popisanim ili kvantitativno);
Uputnica (izvješće) o tijeku provedbe internih dokumenata;
Za dobivanje određene vrste reference (izvješća) u izborniku programa odabire se odgovarajuća vrsta izvješća, a zatim se na ekranu koji se otvori postavlja datum početka i završetka razdoblja od interesa.
1. Službenik organa unutarnjih poslova, uz njegovu suglasnost, može biti privremeno raspoređen na više radno mjesto u tijelima unutarnjih poslova uz istovremeno razrješenje obavljanja dužnosti na zamijenjenom radnom mjestu ili bez njega.
2. Neprekidno obavljanje dužnosti za upražnjeno (koje ne zamjenjuje drugi službenik organa unutrašnjih poslova) radno mjesto redovnog, nižeg, srednjeg ili višeg zapovjednog kadra ne može biti duže od dva mjeseca u tekućoj godini, a za radno mjesto višeg zapovjednog kadra - šest mjeseci.
3. Neprekidno obavljanje poslova na neupražnjenom (zamijenjenom drugim službenikom organa unutarnjih poslova) radnom mjestu u tijelima unutarnjih poslova za vrijeme privremene odsutnosti djelatnika koji zamjenjuje ovo radno mjesto ne može trajati duže od četiri mjeseca u Trenutna godina.
4. Zaposlenik organa unutarnjih poslova koji privremeno obavlja poslove na upražnjenom radnom mjestu u tijelima unutarnjih poslova može se u njega imenovati redoslijedom premještaja prije isteka roka privremenog obnašanja dužnosti.
5. Raspoređivanje djelatniku organa unutarnjih poslova na privremeno obavljanje dužnosti u skladu s ovim člankom i njegovo otpuštanje u vezi s tim od obavljanja dužnosti na zamjenskom radnom mjestu običnog, nižeg, srednjeg ili višeg zapovjednog osoblja su provodi se po nalogu ovlaštenog voditelja, osim u slučaju kada je predviđeno izvršavanje dužnosti neposrednog rukovoditelja (načelnika) u vrijeme njegove odsutnosti službeni propisi (opis posla) zaposlenik.
6. Postupak za određivanje privremenog obnašanja dužnosti u najvišem zapovjednom kadru djelatniku organa unutarnjih poslova i njegovo razrješenje s privremenog obavljanja dužnosti na mjestu najvišeg zapovjednog osoblja utvrđuje predsjednik Uprave. Ruska Federacija.
7. Novčani dodatak zaposleniku organa unutarnjih poslova koji privremeno obavlja poslove u tijelima unutarnjih poslova u skladu s ovim člankom isplaćuje se na način predviđeno zakonom Ruska Federacija.
8. U svezi s potrebom službe, odlukom ovlaštenog načelnika, službenik organa unutarnjih poslova može se bez razrješenja sa radnog mjesta u tijelima unutarnjih poslova i njegove suglasnosti uključiti u obavljanje poslova u drugom radno mjesto koje nije predviđeno pravilnikom o radu (opis poslova), u trajanju do mjesec dana u kalendarskoj godini uz isplatu službene plaće ne niže od one za radno mjesto koje se obavlja.
Učitavam...
