titkár sz. A titkár munkaköri leírása, a titkár munkaköri feladatai, a titkár munkaköri leírása minta

Folytatjuk interjúsorozatunkat szakemberekkel. Ezúttal megismerkedtünk a bírósági titkár szakmai feladataival, megtudhattuk, miben különbözik a bírósági titkár munkája a bírósági titkári munkától, felmértük, milyen kilátások vannak a fiatal szakemberek előtt ezekben a pozíciókban. Erről és sok más dologról a Moszkvai Városi Bíróság I. fokú büntetőügyekkel foglalkozó bírósági ülésének titkára mesélt nekünk.

ConsultantPlus: A bíró nem egyedül dolgozik, a bírói apparátus alkalmazottai segítik. Az egyik ilyen asszisztens a bírósági titkár. Mondja el, mik a feladatai, mi a szerepe a bíróság tevékenységében?

A bírósági titkár és a bírósági titkár szerepe kiemelten fontos a bíróság által rábízott feladatok ellátása szempontjából. Nem ok nélkül mondják, hogy sok múlik a bírósági munkatársak munkáján, a hatékonyságtól a bíróság előtt álló feladatok minőségéig.

A bírósági titkár és a bírósági titkár feladatait az Orosz Föderáció Legfelsőbb Bírósága mellett működő Igazságügyi Osztály végzésével jóváhagyott irodai utasítások részletesen ismertetik. Ez a dokumentum útmutatóul szolgál a titkárok tevékenységéhez.

Például a bírósági ügyintéző, aki az irodai munka osztályán dolgozik, akár büntető-, akár polgári ügyekben, az alábbi feladatokat látja el: ügyeket fogad, nyilvántartásba veszi, elektronikus adatbázisba rögzíti a szükséges információkat, beleértve a folyamat menetét is. az ügyről a határozat jogerőre emelkedése után előkészíti az ügyet a határozat végrehajtására stb.

Ami a bírósági ülés titkári funkcióit illeti, ezek természetesen eltérnek a bírósági titkári feladatoktól. A bírósági ülés jegyzője köteles az ügyet a tárgyalásra előkészíteni, az ügyben részt vevő személyek bíróság elé idézéséhez szükséges intézkedéseket megtenni, például idézések, kézbesítési kérelmek küldésével, telefonos üzenet küldésével stb. . Az ügy tárgyalásának napján a bírósági ülés titkára ellenőrzi a megidézett résztvevők részvételét, valamint a tárgyalásról jegyzőkönyvet vezet. Megjegyzendő, hogy bár a bírósági ülés jegyzőkönyve nem jegyzőkönyv, de annak tartalmát a lehető legteljesebb és megbízhatóbbnak kell tekinteni. Az ügy bíró általi érdemi elbírálása után a bírósági ülés titkára elkészíti az ügyet az iratkezelési hivatalhoz történő benyújtásra: időrendben iktatja a tárgyalás során csatolt iratokat, a tárgyalás jegyzőkönyvét, a bíróságot. parancsok és határozatok; leltárt készít az ügyről; statisztikai igazolványt, szükség esetén ügyvezetői okmányokat állít ki; a jogerős ítélet másolatait megküldi vagy kézbesíti az eljárás résztvevőinek. Ezután a titkár átadja az ügyet a kancelláriának, ahol a bírósági titkár ellenőrzi az ügy helyességét és átveszi azt további végrehajtásra.

A titkár emellett belső adatbázisokban is közzéteszi az ügy menetéről szóló információkat, valamint feltölti a szükséges információkat, határozatok szövegeit a bíróság hivatalos honlapjaira. Jelenleg az úgynevezett elektronikus igazságszolgáltatás fejlesztésével összefüggésben az elektronikus adatbázisokkal való munka az egyik legfontosabb funkció.

Mint látható, a bírósági titkár és a bírósági titkár munkája fontos a bíróságon.

ConsultantPlus: Miért döntött úgy, hogy ügyvéd lesz? Egy ügyvédnek számos megvalósítási lehetősége van, miért választotta az igazságszolgáltatást, hogyan indult el a szakmában?

Igazad van, egy ügyvédnek számos munkalehetősége van, tudásának kamatoztatására, szakmai ambícióinak megvalósítására. Én azonban a közszolgálatot – a bírósági munkát – választottam, mert az általános hatáskörű bíróságon van lehetőség folyamatosan szakmailag és személyesen fejlődni, kommunikálni az emberekkel, és ami a legfontosabb, segíteni az igazságszolgáltatás helyreállítását és megvédeni azokat, akiknek jogai vannak. megsértették.

Lelkiismeretes, tisztességes, felelősségteljes emberek dolgoznak az igazságszolgáltatásban, ezek a tulajdonságok képezik formációm alapját személyileg és ügyvédként egyaránt. Ezért a főiskola elvégzése után pályafutásomat a Moszkvai Városi Bíróságon kezdtem.

ConsultantPlus: Milyen előnyöket látott a döntés meghozatalakor?

Amikor bíróság előtt döntöttem a munkavállalásról, fiatal koromból adódóan semmilyen előnyt nem emeltem ki magamnak. De most már értem, hogy minden bírósági alkalmazottnak mindig van kilátása arra, hogy bíróvá váljon, vagy megszerezze a szükséges és nagyon fontos tapasztalatokat, és más jogi tevékenységekben találja magát.

És mindazonáltal hangsúlyozni kell, hogy a bírák többsége volt titkár és bírósegéd, mert ismerik a bírói munka minden finomságát, és a titkárokból és asszisztensekből rendszerint kiváló szakemberek nőnek ki.

ConsultantPlus: Milyen ismeretekre, készségekre és személyes tulajdonságokra van szükség egy ilyen pozíciót betöltő személyhez?

A bíróságon való munkához minden alkalmazottnak először ismernie kell az Orosz Föderáció jelenlegi jogszabályait, követnie kell a jogszabályi változásokat és trendeket. Ezen túlmenően a bíróság vagy a bírósági ülés titkárának összetételűnek és felelősnek kell lennie. És természetesen a titkárnő legyen társaságkedvelő és udvarias. Valójában azok az emberek, akik nehéz helyzetbe kerülnek, mert nem ismerik jogaikat vagy a törvényt, gyakran fordulnak bírósághoz jogaik védelméért. Ezért soha ne helyezd magad a bíróság elé kerültek fölé, mindenkivel tisztelettel és korrekt módon kell bánni. Gyakran a bírósági titkár az a személy, akivel először találkoznak a bíróságra érkező állampolgárok.

ConsultantPlus: Mi a napi rutinod? Átlagosan hány ügyet vesznek figyelembe naponta, hány állampolgárt fogadnak el jelentkezéssel, hány dokumentumot kell elkészíteni stb. Nehéz lenne időnk megbirkózni ezekkel a dolgokkal?

A bíróságon minden munkanap nagyon mozgalmas. Bár a polgári és a büntetőügyekben a bírák eltérő számú ügyet tárgyalnak – elvégre az ügyek sajátosságukban különböznek egymástól – minden bíróra, és ennek megfelelően a bírósági üléstitkárra és a bírósági titkárra is nagy a teher.

Természetesen minden bírósági ülésen részt vesz egy titkár, aki ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket fentebb említettem. A meglévő munkamennyiséggel nem könnyű megbirkózni, ehhez tapasztalatra és bizonyos készségekre van szükség. El kell ismerni, hogy idővel a titkár bizonyos eljárási vagy eljárási cselekményeket, ahogy mondani szokás, automatikusan végez. De ennek ellenére például a bírósági ülés jegyzőkönyvének elkészítése az egyes ügyek egyénisége miatt nagy odafigyelést és koncentrációt igényel.

ConsultantPlus: Mit szeret különösen a munkájában?

A titkári munka azért érdekes, mert mindig van lehetőség az igazságszolgáltatásra és abban, hogy részt vegyen benne. Ezenkívül a bírósági munka rendkívül fegyelmezett, és elszámoltathatóbbá tesz. Sok mindent megtanítanak azok az emberek, akik a bírósághoz fordulnak, hogy megvédjék álláspontjukat az ügyben. Általánosságban elmondható, hogy a munkám során szeretem, hogy nem állok egy helyben, érdekes munkát végzek, átvéve azoknak a bíróknak a kolosszális tapasztalatát és tudását, akikkel együtt dolgozom. Mindez együtt segít az emberekkel való kapcsolatok kialakításában és helyes kialakításában.

ConsultantPlus: Ön szerint milyen távlatokat nyit ez a szakma a fiatal szakemberek előtt?

A bírósági alkalmazottak szakmai fejlődése több szakaszban zajlik. Leggyakrabban a bírósági közszolgálat pontosan a bírósági titkári vagy bírósági titkári beosztással kezdődik. A szakmai fejlődés második szakasza a bírósági tanácsadó vagy bírósegéd. Öt év asszisztensi munka után lehetőség van a bírói állásra minősítő vizsgára. Sikeres vizsga és a moszkvai bírák minősítő testülete általi jóváhagyás, a törvényben meghatározott egyéb eljárások lebonyolítása esetén a bírói tisztségre történő kinevezésre vagy a városi duma (a bírák bírái) határozata alapján kerül sor. béke), vagy elnöki rendelet alapján (szövetségi bírák). Mind ők, mind mások a Moszkvai Városi Bíróság elnökségében tesznek esküt. Azt kell mondanom, hogy az eskütétel ünnepélyes légkörben és mindig izgalmasan zajlik, büszkévé tesz a már bíróvá vált kollégák eredményeire, saját fejlődésére ösztönzi.

ConsultantPlus: Mik a személyes tervei a jövőre nézve? Ismeretes, hogy szinte minden bíró bírósági titkárként kezdte tevékenységét. Szeretnél a jövőben bírósegéd, majd bíró lenni? Ha igen, milyen témákra szeretne szakosodni?

Mindez természetesen benne van a jövőre vonatkozó terveim között. Mivel a munkám a büntetőjoghoz kapcsolódik, először bírósegéd, majd törvényszéki bíró szeretnék lenni.

ConsultantPlus: Hogyan vélekedik a referenciajogrendszerek igazságszolgáltatási munkában történő használatáról? Használja-e a ConsultantPlus rendszert, és ha igen, milyen feladatokat old meg a segítségével?

A jogi rendszerek nagyon sokat segítenek a munkában. Megkönnyítik a szükséges dokumentumok, mind a szabályozási jogi aktusok, mind a bírói gyakorlat anyagainak felkutatását. A ConsultantPlus rendszerben különösen a dokumentumok minden revíziója szerepel, így kényelmes a kiadások keresése és összehasonlítása. Például nem ritka, hogy a büntetőügyek vizsgálatakor a sok évvel ezelőtti bűncselekmények vádjait tanulmányozzák, ezért ismerni kell az akkor hatályos jogszabályokat, figyelembe kell venni, hogy azok rontják-e a vétkes helyzetét. stb.

ConsultantPlus: Milyen tanácsot adna azoknak a joghallgatóknak, akik bírósági titkárként szeretnének dolgozni: mire készüljenek és hogyan építsenek karriert?

Függetlenül attól, hogy ki akar lenni a tanuló, tanulnia, fejlődnie kell, készen kell állnia a felelős és kiegyensúlyozott döntésekre. A hallgató a szakmai gyakorlat ideje alatt dönthet a jövőbeni szakma választásáról. Ha egy diák úgy dönt, hogy bíróságon dolgozik, fel kell készülnie a nehéz, felelősségteljes és stresszes munkára. Ettől nem szabad félni, mert a tapasztalattal elmúlik a félelem, és nő a munka iránti érdeklődés. Úgy gondolom, hogy minden bírósági titkárnak törekednie kell arra, hogy bíró legyen, mert az igazságszolgáltatás a jogi pálya csúcsa.

Titkár minden szervezetnek szüksége van rá, ezért a titkár munkaköri leírása minden cég számára hasznos lesz. Fontos egyértelműen megfogalmazni a titkár feladatait, amelyek egyáltalán nem korlátozódnak a hívások fogadására és az édes mosolyra. Minta munkaköri leírást ajánlunk a vezetői titkárnak - főigazgató, osztályvezető, fiókigazgató stb.

Titkár munkaköri leírása

JÓVÁHAGYOTT
Főigazgató
Vezetéknév I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.

1. Általános rendelkezések

1.1. A titkár a műszaki végrehajtók kategóriába tartozik.
1.2. A titkárt a társaság vezérigazgatója rendelete alapján nevezi ki és menti fel.
1.3. A titkár közvetlenül a vezérigazgatónak / a társaság szerkezeti egységének vezetőjének számol be.
1.4. A titkár távolléte alatt jogai és kötelezettségei más tisztségviselőre szállnak át, amit a szervezetre vonatkozó utasításban közölnek.
1.5. A titkári posztra az alábbi követelményeknek megfelelő személy kerül kinevezésre: végzettség - felsőfokú, hiányos felső- vagy középfokú szakirányú végzettség, hasonló munkakörben szerzett tapasztalat hat hónaptól, irodatechnikai ismeretek (fax, fénymásoló, szkenner, nyomtató), Microsoft Office programok (Word, Excel).
1.6. A titkárt tevékenységében a következők irányítják:
- az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai;
- a társaság alapító okiratát, belső munkaügyi szabályzatát, a társaság egyéb szabályzatait;
- a vezetőség utasításai és utasításai;
- ezt a munkaköri leírást.

2. A titkár hivatali feladatai

A titkár az alábbi munkaköri feladatokat látja el:
2.1. Ellátja a vezető adminisztratív és adminisztratív tevékenységének szervezési és technikai támogatását.
2.2. A vezető általi megfontolásra beérkező levelezést átveszi, a meghozott döntésnek megfelelően átadja a strukturális részlegeknek vagy meghatározott előadónak a munkafolyamat vagy a válaszok elkészítése során történő felhasználásra.
2.3. Elfogadja az iratokat és személyes kérvényeket a vezető aláírására.
2.4. Felveszi a telefonhívásokat, rögzíti és továbbítja a szolgálati információkat a vezetőnek, megszervezi a vezető telefonbeszélgetéseit.
2.5. A vezető megbízásából leveleket, megkereséseket és egyéb dokumentumokat készít.
2.6. Ellátja a vezető által tartott értekezletek, értekezletek előkészítő munkáját (a szükséges anyagok összegyűjtése, a résztvevők értesítése az ülés időpontjáról, helyéről, napirendről, regisztrációjukról), az ülésekről, értekezletekről jegyzőkönyvet vezet, jegyzőkönyvet készít.
2.7. Ellenőrzi a kiadott megbízások és megbízások a vállalkozás alkalmazottai általi végrehajtását, valamint az irányítás alá vett vezetői utasítások és utasítások teljesítésére vonatkozó határidők betartását.
2.8. Ellátja a vezető munkahelyét a szükséges szervezeti eszközökkel, írószerrel, megteremti a vezető eredményes munkáját elősegítő feltételeket.
2.9. Megszervezi a látogatók fogadását, elősegíti a munkatársak kéréseinek, javaslatainak figyelembevételének hatékonyságát.
2.10. A jóváhagyott nómenklatúra szerint ügyeket alakít ki, gondoskodik azok biztonságáról és kellő időben benyújtja az irattárba.
2.11. Üzleti utakat szervez a vezetőnek: repülő- és vonatjegyeket rendel, szállodákat foglal.
2.12. Közvetlen felettese egyéni szolgálati megbízásait látja el.

3. Titkár jogai

A titkárnak joga van:
3.1. A rábízott feladatok megoldásához szükséges mértékben információkat kapjon, ideértve a bizalmas információkat is.
3.2. Javaslatok benyújtása a vezetőségnek munkájuk és a vállalat munkájának javítására.
3.3. A hivatali feladatai ellátásához szükséges információkat, dokumentumokat személyesen vagy a vezető megbízásából bekérheti a vállalkozás részlegeitől és más szakemberektől.
3.4. Megkövetelni a vezetéstől, hogy a hatósági feladatok ellátásához és a cég tevékenysége során keletkezett összes dokumentum biztonságához normális feltételeket teremtsen.
3.5. Döntéseket hozzanak hatáskörükön belül.

4. A titkár felelőssége

A titkár felelős:
4.1. Feladataik elmulasztásáért és/vagy idő előtti, hanyag teljesítéséért.
4.2. A hatályos utasítások, utasítások, valamint az üzleti titok és bizalmas információk megőrzésére vonatkozó utasítások be nem tartásáért.
4.3. A belső munkaügyi szabályzat, a munkafegyelem, a biztonsági előírások és a tűzvédelem szabályainak megsértéséért.

A titkár munkaköri leírása tartalmazza a munkavállaló képesítésének követelményeit, megállapítja beosztottságának, kinevezésének és felmentésének rendjét. A dokumentum leírja a funkcionális kötelezettségeket, a munkavállaló jogait, felelősségét. A titkár jogkörét a szervezet sajátosságai határozzák meg.

Minta a vezetői titkár tipikus munkaköri leírásából

І. Általános rendelkezések

1. A titkár a "műszaki végrehajtók" kategóriába tartozik.

2. A titkár közvetlenül a főigazgatónak / a szervezeti egység vezetőjének számol be.

3. A titkár kinevezése vagy felmentése a főigazgató rendelkezése alapján történik.

4. A titkári állásra olyan személyt kell kinevezni, aki legalább szakirányú középfokú végzettséggel, legalább egy éves hasonló munkakörben szerzett munkatapasztalattal rendelkezik.

5. A titkár távolléte alatt a funkcionális feladatok, jogok, felelősség más tisztségviselőre szállnak át, a szervezet végzése szerint.

6. A titkárnak tudnia kell:

• szervezeti struktúra;
• az üzleti kommunikáció és etikett normái;
• irodai munka szervezése;
• az Orosz Föderáció polgári és munkajogának alapjai;
• szervezési és számítástechnikai működési szabályok;
• alkalmazott programok (Word, Excel stb.);
• gépelt;
• munkavédelmi, biztonsági, tűzvédelmi szabályokat.

7. A titkár tevékenysége során a következőket irányítja:

• A szervezet alapszabálya;
• az Orosz Föderáció jogszabályai;
• belső munkaügyi szabályzatok, a szervezet egyéb irányadó aktusai;
• a vezetőség utasításai és utasításai;
• ezt a munkaköri leírást.

II. A titkár hivatalos feladatai

A titkár az alábbi funkcionális feladatokat látja el:

1. Látogatókat fogad.

2. Iratokat, személyes nyilatkozatokat elfogad és a vezetőnek aláírásra benyújt.

3. Megfontolásra átveszi a vezető címére érkező leveleket. Az elfogadott határozatnak megfelelően azt szerkezeti részlegeknek vagy meghatározott személyeknek küldi meg munkavégzés céljából.

4. Kommunikációs eszközökkel kommunikációt folytat, nyilvántartást vezet, szolgálati információkat továbbít a vezetőnek.

5. Tevékenységet végez a vezető technikai, szervezési támogatására.

6. A vezető megbízásából megkereséseket, leveleket, egyéb iratokat készít.

7. Foglalkozik a vezető által szervezett értekezletek, értekezletek előkészítésével. Összegyűjti a szükséges információkat, regisztrál, tájékoztatja a résztvevőket az ülés helyéről, időpontjáról, napirendjéről. Vezeti, jegyzőkönyvet készít az ülésekről, értekezletekről.

8. Megszervezi a vezető üzleti utakat: jegyet vásárol, közlekedést, helyiséget bérel.

9. Ellenőrzi a megbízások és a vezetőség utasításainak a szervezet dolgozói általi végrehajtását.

10. Ügyeket formál, gondoskodik az iratok biztonságáról, határidőre átadja az irattárba.

11. Ellátja a vezető egyéni hivatali feladatait.

ІІІ. jogok

A titkárnak joga van:

1. Hozzon önálló döntéseket saját hatáskörében.

2. Ne kezdje el gyakorolni hatalmát, ha az életet vagy egészséget veszélyezteti.

3. Követelményeket támaszt a vezetőséggel szemben, hogy hivatali feladataik ellátásához normális feltételeket teremtsenek, a tárgyi értékek, dokumentumok biztonságát.

4. Teljes körű hivatalos tájékoztatást kapjanak hatáskörük gyakorlásához.

5. Racionalizálási javaslatok küldése a vezetőségnek a szervezet teljesítményének és saját munkájának javítására.

6. Tájékoztassa a vezetőt a szervezet tevékenységében feltárt hiányosságokról, javaslatot tegyen azok megszüntetésére.

7. Átveszi a szerkezeti részlegek dolgozóitól a szükséges anyagokat és magyarázatokat a feladatok határidői és minőségi megsértésének okaira, a vezetőség utasításaira.

IV. Egy felelősség

A titkár felelős:

1. A szervezet érdekképviseletének, értekezleteinek jogosulatlan lebonyolítása.

2. A meghozott döntések eredményei, saját tetteik.

3. Feladataik nem megfelelő ellátása.

4. A szervezet irányadó dokumentumaiban foglalt követelmények megsértése.

5. Személyes adatok helytelen kezelése, bizalmas információk továbbítása, üzleti titok.

6. Kár okozása a szervezetnek, annak dolgozóinak, vállalkozóknak, az államnak.

7. Munkafegyelmi követelmények, belső munkaügyi szabályzatok, biztonsági előírások, tűzvédelem megsértése.

8. Az etikett, az üzleti kommunikáció normáinak megsértése.

Bírósági hivatalnok

A bírósági titkár közalkalmazott, és csak a bíróságokon dolgozik. Biztosítja a bíró dokumentarista munkáját, tárgyalásokat, részt vesz a megbeszéléseken. Ez a tisztviselő a következő funkcionális feladatokat látja el:

1. Összegyűjti, elkészíti az ügy anyagait a bírósági ülésen való megfontolás céljából.

2. A bírósági ülésről jegyzőkönyvet vezet.

3. Előkészíti és megküldi az idézést, az ülés résztvevőit bíróság elé idézi.

4. Bírósági ügyeket készít a törvényi előírásoknak megfelelően.

Titkár-jegyző

Titkár-jegyző - a szervezet dokumentumáramlását karbantartó tisztviselő. Feladatai közé tartozik:

1. Telefonbeszélgetések lebonyolítása és munkavégzés az ügyfelekkel.

2. A dokumentumokban rögzített kötelezettségek határidőre történő teljesítésének ellenőrzése.

3. Levelezés nyilvántartása, feldolgozása.

4. Iratok fordítása, levelezés idegen nyelvről.

5. Irattár vezetése.

Minden cég a helyi szabályozások alapján végzi tevékenységét, amelyeket a hatályos jogszabályok normái szerint alakítanak ki. És mivel minden vállalat külön szervezet, ezért harmonikusan kell működnie.

Az egyik fontos dokumentum, amelyen a cég szakembereinek tevékenysége alapul, a munkaköri leírás. Ez egy olyan dokumentum, amelyben le vannak írva egy adott irány, szakterület alkalmazottjának funkcionális felelősségei. A munkavállalókat nemcsak feladataikkal, hanem jogaikkal, hatásköreivel és funkcióival is alaposan meg kell ismerni.

A munkaköri leírás egy helyi dokumentum, amely meghatározza az egyes munkavállalók jogait és kötelezettségeit, a betöltött beosztástól és a betöltött munkakörtől függően.
Ezt a dokumentumot a HR osztály szakemberei jogászokkal együtt dolgozzák ki. Az utasításokat a munkáltató vagy a megbízott vezető hagyja jóvá, ha rendelkezik ilyen felhatalmazással.

A munkáltató köteles a jelentkezőt a munkaszerződés aláírása előtt megismertetni a munkaköri leírással. Ha ez nem történik meg, a munkáltató nem vonhatja fegyelmi felelősségre a munkavállalót munkaköri kötelezettségeinek elmulasztása miatt.

A dokumentumnak tartalmaznia kell a titkár feladatkörének részletes leírását, a munka sajátosságaitól függően. Minél részletesebbek ezek a felelősségek, annál könnyebben oldhatóak meg a munkavállaló és a munkáltató közötti tárgyalás előtti és bírósági konfliktusok.

Mire való a munkaköri leírás?

A dokumentum elkészítésekor a felelős személynek a mindenkori szövetségi, regionális és helyi szint normáira kell támaszkodnia. Ezt a megfelelőséget a vállalkozás vezetőjének, mint a dokumentumáramlás megfelelő lebonyolításáért felelős személynek kell ellenőriznie. Emellett a személyzeti vezetőnek is tisztában kell lennie az utasítás hatályos jogszabályoknak való megfelelőségével.

Ez vagy azonos pozíciók csoportjára, vagy egy meghatározott egyéni pozícióra vonatkozik. A munkavállalót aláírás ellenében meg kell ismerni a dokumentummal. Ezt állásra jelentkezéskor kell megtenni. Ha nem megfelelően van összeállítva, akkor a munkavállalónak és a vezetőnek minden bizonnyal nézeteltérései, konfliktushelyzetei lesznek a munkamegosztás és a munkavállaló által ellátott funkciók tekintetében.

A munkaköri leírások helyes összeállításával a vezetésnek meghatározott célokat kell kitűznie, és a következő feladatokat kell megoldania:

• megfelelően osszák meg a munkafeladatokat a hasonló beosztású alkalmazottak között. A leghasznosabb eredmény elérése érdekében egyértelműen össze kell hangolni cselekvéseiket;
• a pszichológiai légkör javítása a csapatban, a helyzet javítása. Minimalizálni kell a konfliktusok valószínűségének százalékos arányát;
• világosan körülhatárolja az azonos szintű szakemberek jogait és kötelezettségeit, részletezze hatáskörüket, egyértelműen határozza meg mindegyik felelősségét. Szükség esetén külön összpontosíthat azokra a fegyelmi szankciókra, amelyek a szakorvossal szemben felelősségre vonás formájában alkalmazhatók feladataik elmulasztása miatt;
• több munkakör összevonására kényszerülő alkalmazottak pszichológiai és hatósági kiürítésének végrehajtása. Nem elég egyszerűen kirakni őket, ezt a terhelést helyesen és egyenletesen kell elosztani;
• pszichológiai és pénzügyi ösztönző- és motivációs rendszert hozzon létre;
• helyesen osztja el a felelősséget a vezetők között.

A munkaköri leírás segítségével a vállalkozás vezetése megvalósítja a vezetői apparátus és a személyzet interakciójának minden aspektusát. De nem mindig lehet a lehető legnagyobb eredményt elérni. Ezért helyesen kell kiválasztania és ki kell jelölnie egy személyt, aki felelős a munkaköri leírások összeállításáért.

A cég méretétől és a felvett alkalmazottak számától függően az azonos pozíciók csoportjára tipikus utasítás készül. Ha szükséges, módosíthatja az adott pozíciót. Ha a cég kicsi, csak 25-50 fős, akkor minden pozícióra külön-külön készül a dokumentum. A felelős személy a személyzeti osztály alkalmazottja.

A titkár munkaköri leírásának elkészítésének alapszabályai

Az ilyen titkári beosztásra (lehet többszintű, a szerkezeti egység vezetőjének titkárától az üzem- vagy konszernvezetői titkárig) nincs kidolgozott egységes munkaköri leírás. Ezért minden vállalatnak joga van megválasztani a dokumentum elkészítésének módját.

A dokumentum elkészítésekor a felelős alkalmazottnak emlékeznie kell arra, hogy figyelembe kell venni egy adott vállalkozás tevékenységének sajátosságait. Különböző irányzatú cégeknél a titkárok különböző funkciókat és feladatokat láthatnak el. Ezt a kidolgozásnál figyelembe kell venni.

Bízhat egy általánosan elfogadott sablonban. Minden munkaköri leírásnak tartalmaznia kell a következő rendelkezéseket:

Szükség esetén a titkár munkaköri leírása további rovatokkal egészíthető ki:

• "munkakörülmények". Itt lehet hivatkozni a titkári munkamódot meghatározó házirendre. Ha szükség van a menedzser elkísérésére az üzleti utakra, ez az árnyalat itt is tükröződhet;
• "Aláírási jog". A titkár jogköre keretében iratokat írhat alá.

A HR osztály felelős munkatársa által összeállított munkaköri leírásnak a HR osztály vezetőjénél kell átesnie a jóváhagyási eljárást. Ezenkívül magát a titkárt aláírás ellenében meg kell ismerni.

A titkár munkaköri leírásának elkészítése

A dokumentum egy példányban készül. Ezt maga a titkár írja alá, miután figyelmesen elolvasta és áttanulmányozta. Ha a vállalkozásnak több titkára van az államban, akkor több példányt is kinyomtathat, mindegyikhez külön-külön elvégezve a megfelelő szerkesztéseket, attól függően, hogy a vezető milyen pozícióban van „kötve”.

Ha magának a titkárnak személyes használatra van szüksége további példányra, az általa már aláírt munkaköri leírásról másolatot készíthet. Nem tilos!

A dokumentum helyes elkészítéséhez be kell tartania néhány szabályt. Különösen a jobb felső sarokban kell lennie egy „fejlécnek”. Ez az a hely, ahol az utasításokat a teljes vállalkozás vezetője hagyja jóvá. Itt ki kell töltenie néhány sort:

• ott kell lennie a „jóváhagyom” szónak;
• akkor a fej helyzetét jelzi. Például "vezérigazgató" vagy "igazgató";
• a fej teljes neve;
• vezető aláírása.

Ezután a lap közepén meg kell adni a dokumentum nevét. Ez a "titkár munkaköri leírása". Csak ezt követően írják elő az összes fő pontot.

A fent említett szakaszok, amelyeknek a titkár utasításait kell tartalmazniuk. Előírásuk az ellátott feladatok előírásai szerint történik. Például az osztályvezető titkárának funkcionális feladatai valamivel „szűkebbek” lehetnek, mint az egész vállalkozás vezetőjének asszisztensének feladatai.

Az utasítás elkészítése után a titkárságért felelős alkalmazottal egyeztetni kell. Ez lehet az érintett szerkezeti egység vezetője. Ha nincs ilyen személy az állományban, akkor a személyzeti osztály vezetőjével vagy más olyan munkatárssal, akinek feladatai közé tartozik az egyeztetés.

A jóváhagyási jel a dokumentum végén található. Tölts ki néhány sort:

• feltétlenül tüntesse fel az „elfogadva” szót;
• a személy felelősségének helyzete;
• rövidített cégnév;
• ennek az alkalmazottnak a teljes neve;
• jóváhagyás naptári dátuma;
• az utasításokat jóváhagyó személy aláírása.

Ezt követően át kell adnia a dokumentumot áttekintésre magának a titkárnak. Ezenkívül ki kell töltenie néhány sort:

• feltétlenül tüntesse fel a „ismerős az utasításokat” kifejezést;
• a titkár beosztása a létszámtáblázatban feltüntetettek szerint;
• rövidített cégnév;
• ennek az alkalmazottnak a teljes neve;
• útlevél adatok. Szükség esetén másolatot készíthet az útlevél azon oldaláról, ahol a titkár személyes adatai szerepelnek. A megadott adatok megerősítéseként csatoljon másolatot az utasításokhoz;
• jóváhagyás naptári dátuma;
• a munkavállaló aláírása, amely megerősíti, hogy valóban elolvasta a munkaköri leírását.

Nem szabad "legyinteni" a dokumentumot anélkül, hogy figyelmesen elolvasná. A gondos megismertetés garancia arra, hogy hűségesen elvégzi feladatait, nem végez munkát más alkalmazottaknak. Ha a titkár eltér funkcionális feladataitól, vagy azokat nem teljesíti, felelősségre vonják.

Ellenkezőleg, ha az állítólagos mulasztásért felelősségre vonják, mindig hivatkozhat az utasításra, és megtámadhatja a vezetőség fegyelmi büntetés kiszabásáról szóló rendelkezését. Segítséget nyújt a munkaügyi felügyelőségnél történő panasztételben vagy a bírósági kereset benyújtásakor is. Ezért óvatosnak kell lenni!

A titkár hivatalos feladatai

Minden szervezetnek szüksége van titkárra. Ezért egy ilyen alkalmazott munkaköri leírása minden vállalat számára hasznos lesz. A titkár lehet a vállalkozás vezetője vagy a szervezeti egység vezetője. A titkár feladatai ettől függenek.

A titkár feladatai közé tartozik:

• a főnökhöz érkező levelezés átvétele, rendezése;
• osztály vagy szervezeti egység tevékenysége keretében végzett irodai munka irányítása;
• az alkalmazottak személyes nyilatkozatainak elfogadása a főnök aláírására;
• dokumentumok és anyagok elkészítése, amelyek a főnök számára szükségesek a munkához;
• számítógéppel, másolóval és egyéb irodai berendezésekkel végzett munka;
• ellenőrzési és nyilvántartási igazolvány nyilvántartása;
• a főnök munkájához szükséges dokumentumok nyomtatása;
• különböző értekezletek, ülések és egyéb találkozók előkészítésével kapcsolatos munka elvégzése;
• az ilyen találkozókhoz szükséges dokumentumok elkészítése és kinyomtatása;
• látogatók fogadásának szervezése;
• nyilvántartás vezetése a bejövő és kimenő dokumentumokról;
• udvarias kommunikáció telefonon;
• az osztály vagy a szerkezeti egység tevékenységének sajátosságaitól függő egyéb feladatok.

A vezető titkár munkaköri leírása

A vezető titkárnak munkaköri leírása is van. Az ügyvezető titkár feladatai közé tartozik:

• a vezető tevékenységének technikai támogatásának megszervezésével kapcsolatos munkát végez;
• fogadjon el és rendezzen minden levelezést, amely a fej nevéhez kapcsolódik;
• ha van ilyen igény, akkor az összes levelezést szerkezeti felosztások szerint rendezze, és megszervezze ennek a levelezésnek a megfelelő szerkezeti részlegekhez történő eljuttatását;
• a vezető telefonbeszélgetéseinek szervezése;
• a bejövő információk fogadása és rögzítése a fej távollétében;
• irodai berendezésekkel végzett munka;
• Találkozók, értekezletek és ülések szervezése;
• találkozókhoz szükséges anyagok előkészítése és nyomtatása;
• a vezető egyéni megrendelésének teljesítése.

Letöltés

A titkár munkaköri leírásának mintáját letöltheti .doc formátumban

Ezek alkotják a kijelölt munkakörben végzett munkavégzési utasítások fő részét. A követendő bizonyos ajánlások listája mellett egy ilyen dokumentum információkat tartalmaz a titkár követelményeiről, jogairól, felelősségi köréről, valamint az általános munkaügyi szabályokról. Nem szabad azt feltételezni, hogy egy ilyen szakmai pozíció egyszerű, és nem igényel bizonyos árnyalatok figyelembevételét.

Általános felelősségek

Először is meg kell értened, mik a titkárnő klasszikus, egységes munkaköri feladatai. Röviden, ezek a következő kötelező ajánlásokra redukálhatók:

Tudáskövetelmények

Az alkalmazottak feladatai fő szakterületüktől függően kissé eltérhetnek. Azonban tőle függetlenül a következő területek ismerete ebben a pozícióban hasznos és nagyon hasznos lesz:

• A munkajog és a közigazgatási jog alapjai.
• Általános etikai normák és üzleti etikett.
• Az irodai munka alapjai.
• Biztonsági intézkedések.
• A számítástechnikával és a fogadó- tárgyalótermekkel, valamint az irodai berendezésekkel való munkavégzés szabályai.
• Munkahelyi biztonság és egészségvédelem.
• Az üzleti levelezés lefolytatásának követelményei.

Többek között lehetetlen a titkári feladatokat megfelelően ellátni a vállalkozás belső alapjainak, a tevékenységek ütemezésének, a szabályozási dokumentumoknak és még sok másnak ismerete nélkül.

A vezető asszisztens feladatai

A vezető titkár feladatai nem sokban térnek el a fent megadott általános követelményektől. Emellett fogadja és továbbítja a levelezést, másolja és archiválja az iratokat, ellenőrzi a megrendelések vezetőtől a felelősökhöz történő eljuttatását, karbantartja a szükséges papírokat, gondoskodik az elsőbbségi áruk beszerzéséről. Egy ilyen szakembernek képesnek kell lennie többek között a következőkre:

A vezetői titkár ilyen hivatali feladatait főszabály szerint felsőfokú, valamint középfokú szakképzettséggel rendelkező személyek láthatják el. Ez utóbbi esetben jelentős előnyt jelent a legalább 2 éves szakmai gyakorlat megléte.

Titkárjogok

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy nem csak a titkár hivatalos feladatai határozzák meg munkáját, a munkavállalónak természetesen bizonyos jogai is vannak. Tehát ezek magukban foglalják a működő projektek megismerésének lehetőségét, valamint a szolgáltatási utasításaik keretében racionális javaslattétel jogát. Ezen túlmenően, ha a hatáskörébe tartozó hiányosságok feltárulnak, a titkár jogosult ezekre a szempontokra a vezető figyelmét felhívni.

A jegyzői tevékenység követelményei

A titkár-hivatalnok feladatai általában némileg eltérnek a fent leírtaktól. Ugyanakkor a vezető asszisztensnek elsősorban közvetlenül a főnökök tevékenységét kell biztosítania, míg az ügyintéző leginkább a papírmunkára koncentrál. Munkavállalói tevékenységére vonatkozó utasításoknak olyan szempontokat kell tartalmazniuk, mint:

Az igazságügyi titkári tevékenység követelményei

Sokkal jelentősebb változásokat tartalmaznak a bírósági üléstitkári feladatok. Általában ezek a szakemberek közvetlenül részt vesznek a bírósági tárgyalások lefolytatásában és rögzítésében. Emellett leveleket, megkereséseket és egyéb iratokat készítenek, bírósági eljárásban részt vevő személyeket idézhetnek be. Ilyen aktív munkát felsőfokú vagy befejezetlen felsőfokú végzettséggel rendelkező személy is végezhet, megfelelő munkatapasztalat nélkül. Ezt a pozíciót általában olyan fiatalok és lányok választják, akik az igazságszolgáltatás területén szeretnének tapasztalatot szerezni, és karrierjüket a jogtudomány területén szeretnének folytatni.

Egyesek számára úgy tűnhet, hogy egy ilyen üresedés nem igényel speciális ismereteket és készségeket, ezért sokaknak megfelel, de ez nem teljesen igaz. Mit csinál még a bírósági titkár? Munkaköri feladatai közé tartozik:

• Az Alkotmánynak, a szövetségi törvényeknek és minden egyéb előírásnak és rendeletnek való megfelelés.
• Bíró vagy más felhatalmazott személy végzéseinek végrehajtása.
• Interakció a bírói struktúra többi alkalmazottjával a titkár hatáskörébe tartozó kérdések megoldása érdekében.

Általános információ

A titkár-jegyző, a vezető asszisztens és a bírósági alkalmazottak feladatait munkaköri leírásnak nevezett külön dokumentum szabályozza. Jelenléte minden cégben kötelező, mert a meghatározott szabálylista szerint a munkavállaló megérti, hogy milyen tevékenységeket kell végrehajtania és mit nem. Az ilyen dokumentumot a vezetőség részvételével dolgozzák ki és állítják össze, és feltétlenül tartalmaz olyan alpontokat, mint az általános rendelkezések, a jogok és kötelezettségek, a felelősségi kör, a vállalaton belüli munkavállalói kapcsolatok, valamint a szükséges alkalmazások.