Գործարար էլեկտրոնային նամակագրության գաղտնիքները. Օգտակար արտահայտություններ բիզնես նամակագրության համար Նամակներ հաճախորդներին. օրինակներ և պատրաստի նմուշներ

Բիզնես հաղորդակցությունն իր աշխարհն է՝ իր օրենքներով: Շատ բան կախված է նրանից, թե ինչպես ենք մենք համապատասխանում այս օրենքներին. այն տպավորությունը, որը թողնում ենք գործընկերների և գործընկերների վրա, աշխատանքի արդյունավետությունը և նույնիսկ կարիերայի առաջխաղացումը:

Հատուկ տեղ բիզնես հաղորդակցությունզբաղեցնում է գործարար նամակագրությունը, որը մեծամասնության ամենօրյա պարտականությունն է գրասենյակային աշխատողներև ոչ միայն. Գործարար նամակագրությունը ճիշտ վարելու կարողությունը կարող է լավ օգնություն լինել շահավետ գործարքներ կնքելու և ձեր բիզնեսի իմիջը ձևավորելու համար։

Եկեք նայենք բիզնես նամակի որոշ առանձնահատկություններին: Այսպիսով, գործարար նամակագրությունը հետևյալն է.

• կաղապարային արտահայտությունների և կլիշեների օգտագործումը
• զգացմունքային չեզոքություն,
• ներկայացման իմաստային ճշգրտություն և հակիրճություն,
• լավ կառուցված փաստարկ.

Գործարար նամակագրությունը միացված է Անգլերեն Լեզու- սա կանոնների և կլիշեների նույն հավաքածուն է, որոնցից մի քանիսը խորհուրդ ենք տալիս օգտագործել բոլոր նրանց, ովքեր աշխատում են օտարերկրյա գործընկերների հետ կամ միջազգային ընկերություններ... Ձեր ուշադրությանն ենք ներկայացնում մի քանի օգտակար արտահայտություններ, որոնք կլուսավորեն ձեր բիզնես նամակագրությունը։ Այս արտահայտությունները կընդգծեն ձեր պրոֆեսիոնալիզմը և կօգնեն ձևավորել ձեր կերպարը: Գործարար մարդը... Սկսե՞լ Մ!

1. Խնդրում ենք գտնել կից

Սկսենք դասականներից: Հաճախ դուք պետք է կցեք նամակին տարբեր փաստաթղթերկամ այլ ֆայլեր: Հավելվածի առկայության մասին ստացողին տեղեկացնելու համար այս արտահայտությունը կատարյալ է։ Ի վերջո, «Attachment» բառը թարգմանության մեջ նշանակում է «կցորդ»: Արտահայտությունը պետք է օգտագործվի նամակի վերջում:

Ահա օգտագործման մի քանի օրինակ.

• Խնդրում եմ կից գտնել իմ պորտֆոլիոն:
• Խնդրում ենք գտնել կից պայմանագրի/պայմանագրի պատճենը:

2. Ես փոխանցել եմ

Այս արտահայտությունը կարող է օգտագործվել, եթե Ձեզ անհրաժեշտ է նամակը փոխանցել այլ հասցեատերերի: Այս մասին հասցեատիրոջը ծանուցելու համար «Ես փոխանցել եմ» արտահայտությունը կատարյալ է։ Օրինակ:

• Աննայի CV-ն ուղարկել եմ Ձեզ։
• Ես ձեզ ուղարկել եմ Ջոնի նամակը:

3. Ես cc’ed

Առանձնահատկությունների բոլոր գաղտնիքներում անգիտակից մարդ գործարար նամակագրություն, կարող է չհասկանալ, թե ինչ է նշանակում այս տարօրինակ հապավումը։ Բայց մենք պրոֆեսիոնալներ ենք։ «I’ve cc’ed»-ը հապավում է, որը նշանակում է I have carbon copied-ը: Արտահայտությունը նշանակում է «ինչ-որ մեկին պատճենի մեջ դնել նամակներ ստանալու համար»:

Այսպիսով, եթե դուք պետք է ինչ-որ մեկին տեղեկացնեք, որ պատճենի մեջ այլ հասցեատերեր եք տեղադրել, ազատ զգալ օգտագործեք այս արտահայտությունը: Օրինակ:

• Ես փակել եմ Սառային այս էլ.
• Ես Ջեքին և Ջիմիին փակել եմ այս նամակները:

Ինչ վերաբերում է հապավումներին, որոնք չեն կարող օգտագործվել գործարար նամակագրության մեջ, ապա այս դեպքում սովորաբար բացառություն է արվում։

4. Լրացուցիչ մանրամասների համար

Այս արտահայտությունը ձեր նամակն անգլերենով քաղաքավարի ավարտելու ապացուցված միջոց է: «Լրացուցիչ մանրամասների համար» նշանակում է «մանրամասների համար», «մանրամասների համար»: Օգտագործման օրինակներ.

• Լրացուցիչ մանրամասների համար կապվեք ինձ հետ ցանկացած ժամանակ:
• Մանրամասների համար գրեք մեր վաճառքի մենեջերին։

Մեկ այլ արտահայտություն, որը կօգնի ձեզ քաղաքավարի ավարտին հասցնել, «Եթե հարցեր ունեք, խնդրում եմ մի հապաղեք կապվել ինձ հետ»: Թարգմանաբար սա նշանակում է «Եթե հարցեր ունեք, ազատ զգալ գրեք ինձ»:

5. Անհամբեր սպասում եմ

«Առաջ նայիր» արտահայտությունը նշանակում է «առաջ նայիր»: Այսպիսով, եթե դուք անհամբեր սպասում եք պատասխանի կամ որևէ այլ գործողության հասցեատիրոջից, ապա միանգամայն տեղին կլինի օգտագործել այս արտահայտությունը։ Օրինակ:

• Անհամբեր սպասում եմ ձեր պատասխանին:
• Ես անհամբեր սպասում եմ ձեր պատասխանին:

Արտահայտությունը լավագույնս օգտագործվում է նամակի վերջում:

Նամակ գրելիս պետք է լինել քաղաքավարի, նույնիսկ այն դեպքում, երբ իրականում ցանկություն չկա: Ցանկացած իրավիճակում գրագետ նամակներ գրելու ունակությունը արտացոլում է ձեր պրոֆեսիոնալիզմը, լավ բուծումը և գիտելիքները բիզնեսի էթիկա... Եզրափակելով, հիշեցնում ենք, որ գործնական նամակագրության մեջ դուք պետք է դրսևորեք ձևակերպումների ճշգրտությունը և անբասիր գրագիտությունը: Անընդունելի է նաև հապավումների օգտագործումը (հազվադեպ բացառություններով):

Անգլերեն նամակները ճիշտ գրեք, սիրելի ընկերներ: Հաջողություն!

Ըստ բրիտանական ուղղակի շուկայավարման ասոցիացիայի՝ 2015 թվականին էլեկտրոնային փոստի մարքեթինգում ներդրված յուրաքանչյուր ֆունտ 38 ֆունտ եկամուտ է բերել: Ցանկանում եք հասնել նույն արդյունքներին, բայց չգիտեք ինչպե՞ս նամակ գրել հաճախորդին:Այնուհետեւ օգտագործեք լավագույնըհաճախորդներին ուղղված նամակների նմուշներ,որը մենք հավաքել ենք ձեզ համար այս վերանայման մեջ:

Ինչպես ճիշտ նամակ գրել հաճախորդին

Դուք անընդհատ մտածում եք հաճախորդների մասին, բայց դա փոխադարձ չէ: Նրանց ուշադրությունը գրավելու և մրցակիցներից առաջ մնալու համար դուք պետք է պարբերաբար հիշեցնեք ինքներդ ձեզ. Էլեկտրոնային փոստերը հիանալի աշխատանք են կատարում այս հարցում: Ըստ Pipedrive բլոգի հեղինակների, կան մի քանի հնարքներ, որոնք կարող են աշխատել ձեր օգտին.

1. Համբերություն և կրկին համբերություն։Առաջնորդեք հեռանկարային գործարքին աստիճանաբար՝ դրանք պարբերաբար ուղարկելով:
2. Համաձայնեք ռազմավարության շուրջՀաճախորդներին մարքեթինգի բաժնի հետ նամակներ ուղարկելու համար, որպեսզի շատ նյարդայնացնող չլինեն և հաճախորդի արկղը չխցանվի կրկնվող տեղեկություններով:
3. Օգտագործեք CRM համակարգ:Դա կպարզեցնի հաճախորդների հետ հաղորդակցության տեխնիկական կողմը և կարագացնի փոստի հետ աշխատանքը։

CRM-համակարգը հարմար ծրագիր է, որն օգնում է հետևել հաճախորդներին և գործարքներին, գրանցում է բոլոր զանգերը, ինչպես նաև օգնում է հեշտությամբ կազմակերպել նամակագրությունը հաճախորդի հետ: Օրինակ, ծրագիրը ինտեգրվում է փոստային ծառայության հետ (կարող եք միացնել անսահմանափակ թվով փոստարկղեր) և թույլ է տալիս պահպանել նամակագրության պատմությունը անմիջապես գործընկերոջ քարտում: Եթե ​​ձեզ նոր հաճախորդ է գրել, ապա դուք կարող եք գործարքի քարտ ստեղծել անմիջապես մուտքային նամակից:

Եվ հիմա զվարճալի մասը. հաճախորդին CRM-ից նամակ ուղարկելու համար նույնիսկ կարիք չկա տեքստ մուտքագրել:Փաստաթղթերի ստեղծողի օգնությամբ դուք կարող եք ստեղծել նամակների հավաքածու բոլոր առիթների համար և դրանք ուղարկել հաճախորդներին երկու կտտոցով: SalesapCRM-ը նամակում կտեղադրի հաճախորդի անունը և այլ տվյալներ: Ցանկանու՞մ եք իմանալ մանրամասները: Այնուհետեւ սեղմեք:

Նամակներ հաճախորդներին. օրինակներ և պատրաստի նմուշներ

Մենք ընտրություն ենք կատարելբիզնես նամակներ հաճախորդներին,որը կարող եք վերցնել որպես նմուշ: Պարզապես պետք է դրանցում մանրամասներ ավելացնել:

1. Առաջին անգա՞մ եք գրում պոտենցիալ հաճախորդին: Ուղարկեք այս կարճ հաղորդագրությունը.

Նամակի թեման.Միգուցե դուք մեր նոր հաճախորդն եք

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Մենք [կարճ տեղեկությունընկերության մասին].

Եթե ​​դա ձեզ հետաքրքրում է, ես պատրաստ եմ քննարկել համագործակցության հնարավորությունը։ Տեղեկացրեք մեզ, թե որ ժամին ձեզ համար հարմար կլինի զանգահարել։

[Ստորագրություն]

2. Պոտենցիալ հաճախորդին պատմեք իր մրցակիցների հետ համագործակցության հաջող փորձի մասին.

Նամակի թեման.Հետևեք մրցակցությանը

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Մենք հաջողությամբ աշխատում ենք [X և Y-ի մրցակից] v [գործունեության ոլորտ]արդեն [այնքան ժամանակ]և միասին լավ արդյունքների հասանք։ Ծանոթ մանրամասն տեղեկություններնրանց մասին կարող եք այստեղ [հղում դեպի գործը / վերանայումը].

Մենք ուրախ կլինենք, եթե դուք միանաք մեզ։

[Ստորագրություն]

3. Եթե բիզնես միջոցառման ժամանակ դուք ստացել եք պոտենցիալ հաճախորդների կոնտակտներ, ուղարկել դրանքառաջարկի նամակայդպիսիննմուշ:

Նամակի թեման.Ավելին մեր ընկերության մասին

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Հուսով եմ, որ ձեզ նույնպես դուր եկավ [իրադարձություն], և ես կցանկանայի շնորհակալություն հայտնել ձեզ հետաքրքրության համար [Ընկերության անվանումը].

Կցում եմ ավելի մանրամասն տեղեկություններ մեր ընկերության մասին։ Ուրախ կլինեմ հեռախոսով քննարկել ձեր բոլոր հարցերը։

[Ստորագրություն]

Հիշեցման նամակներ

4. Ուղարկելուց որոշ ժամանակ անց նամակներ հաճախորդին ծառայությունների առաջարկովկամ լրացուցիչ տեղեկությունհիշեցրեք ինքներդ ձեզ.

Նամակի թեման.Ցանկանու՞մ եք ինչ-որ բան քննարկել։

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Հուսով եմ, որ դուք հնարավորություն ունեցաք կարդալու իմ նախորդ նամակը և ծանոթանալու [լրացուցիչ տեղեկություն].

Հարցեր կամ մտքեր ունե՞ք իմ առաջարկի վերաբերյալ: Ես հաճույքով կքննարկեմ դրանք հեռախոսով կամ անձամբ: Ե՞րբ կունենաք ժամանակ դրա համար:

[Ստորագրություն]

5. Եթե կարող եք թվերով ցույց տալ ձեր առաջարկի արդյունավետությունը, ապա տարածեք դրանք նամակներ ընկերության հաճախորդներին... Փաստերն ավելի լավ են համոզիչ.

Նամակի թեման.Մի քանի փաստ, որոնց մասին գուցե չգիտեք [Ընկերության անվանումը]

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Ես վերջերս ձեզ նամակ եմ ուղարկել այդ մասին [Ընկերության անվանումը]և ես կարծում եմ, որ մենք կարող ենք օգտակար լինել [քո կազմակերպությունը].

Մեր հաճախորդները աճ են տեսնում [նշել ցուցանիշները]օգտագործման ժամանակ [ապրանքի և ծառայության անվանումը]... Մենք նաև առաջարկում ենք [պատմել առաջխաղացումների մասին]և [նշեք այլ մեծ գործարքներ].

Եթե ​​ցանկանում եք իմանալ մանրամասները, խնդրում ենք տեղեկացնել մեզ, և մենք կպայմանավորվենք բանակցությունների մասին հեռախոսով կամ հանդիպման ժամանակ:

Անհամբեր սպասում եմ ձեզանից լսելու.

[Ստորագրություն]

6. Առաջարկեք հաճախորդներին փորձաշրջանկամ անվճար նմուշներ: Գնորդներն ավելի պատրաստ են գործարք կնքել, եթե նախ փորձարկեն ապրանքը:

Նամակի թեման.Նվեր ձեր ընկերության համար

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Մի քանի օր առաջ ձեզ տեղեկություն էի ուղարկել [ապրանքի անվանումը]և հիմա ես առաջարկում եմ փորձել այն գործողության մեջ:

Ես ստեղծել եմ / կցել եմ մի քանի հյուրերի մուտքեր / անվճար նմուշներ / վաուչերներ, որոնք կարող են օգտագործվել մուտք գործելու / ստանալու համար [ապրանք կամ ծառայություն]... Կիսվեք դրանք ձեր գործընկերների հետ: Հետաքրքիր կլիներ լսել նրանց կարծիքը։

Ուրախ կլինեմ հեռախոսով կամ անձամբ ամեն ինչ ավելի մանրամասն քննարկել։ Համոզված եմ, որ մենք իսկապես կարող ենք օգտակար լինել ձեզ համար [գործունեության ոլորտ].

[Ստորագրություն]

7. Եթե վստահ չեք, որ նամակագրության մեջ եք բանակցելու լիազորված աշխատակցի հետ, խնդրեք նրան օգնել հասնել որոշում կայացնողին.

Նամակի թեման.Հուսով եմ, որ դուք կարող եք ինձ ուղղորդել ճիշտ մարդու մոտ

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Մի քանի օր առաջ ես ձեզ նամակ էի ուղարկել այդ մասին [ընկերություն կամ ապրանք]իսկ հիմա կասկածում եմ, որ ճիշտ տեղում եմ եկել։

Ինձ հետաքրքրող հարցի վերաբերյալ դուք եք որոշումներ կայացնում? Եթե ​​ոչ, խնդրում եմ, կարող եք օգնել ինձ կապ հաստատել ճիշտ աշխատողձեր ընկերությունում?

Սպասում եմ ձեր պատասխանին:

8. Օգտագործեք հաճախորդին ուղղված նամակի այս տեքստը, եթե նրա հետ հանդիպելուց հետո ցանկանում եք հարցնել նրա հետագա ծրագրերը.

Նամակի թեման.Ձեր ծրագրերը

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Շնորհակալություն ձեր ժամանակի համար: Այժմ ես կցանկանայի իմանալ, թե ինչպես եք տեսնում մեր հարցի հետագա քննարկումը:

Եթե ​​դուք դեռ հետաքրքրված եք, խնդրում ենք տեղեկացնել մեզ ձեր ծրագրերի մասին:

Սպասում եմ ձեր պատասխանին:

[Ստորագրություն]

9. Հաճախորդի հետ հանդիպումից հետո հիշեցրեք նրան բանակցային հետևյալ քայլերը.

Նամակի թեման.Մոտ ապագայի գործողությունների ծրագիր

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Շնորհակալություն ժամանակ հատկացնելու համար. այսօրվա հանդիպումը շատ արդյունավետ էր: Հակիրճ հիշեցնեմ, թե ինչ ենք անելու հաջորդիվ.

[Ամսաթիվ]: Ես կուղարկեմ քեզ [համաձայնագիր / փաստաթղթերի ամբողջական փաթեթ].

[Ամսաթիվ]Դուք ինձ կփոխանցեք ձեր դիտողություններն ու առաջարկությունները:

[Ամսաթիվ]- Մենք կկատարենք բոլոր վերջնական փոփոխությունները և կստորագրենք համաձայնագիրը։

Եթե ​​Ձեզ անհրաժեշտ է որևէ բան քննարկել մինչև այս ամսաթիվը, խնդրում եմ տեղեկացրեք ինձ:

10. Դիմահարդարումայդպիսիննամակ հաճախորդինեթե հանդիպման ժամանակ նա ցանկանում էր լրացուցիչ տեղեկություններ ստանալ.

Նամակի թեման.Տեղեկություններ ձեր հարցման վերաբերյալ

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Մենք ուրախ էինք անձամբ հանդիպել ձեր կազմակերպության ներկայացուցիչների հետ: Ես խոստացա ձեզ լրացուցիչ տեղեկություններ ուղարկել [հարց]- դրանք կից ֆայլում են:

Ես պատրաստ եմ պատասխանել ցանկացած հարցի։ Ազատորեն զանգահարեք ինձ [համար] կամ գրեք այս հասցեով:

[Ստորագրություն]

Եթե ​​հաճախորդը չի շփվում

11. Եթե հաճախորդը չի արձագանքել հեռախոսազանգ, օգտագործեք հետևյալընամակ գրելու նմուշ:

Նամակի թեման.Ես չկարողացա կապվել ձեզ հետ

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Ես կցանկանայի քննարկել ձեզ հետ [հարց], բայց դուք հավանաբար զբաղված եք: Խնդրում եմ, հետ զանգահարեք ինձ [թիվ]կամ տեղեկացրեք ինձ, երբ ձեզ հարմար է զանգահարել ինձ:

[Ստորագրություն]

12. Չե՞ք հասել հաճախորդի մոտ և նրան ձայնային հաղորդագրություն թողել: Այն լրացնել հետևյալ տառով.

Նամակի թեման.Քեզ մոտ չհասավ

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Ես վերջերս զանգահարեցի ձեզ քննարկելու [հարց].

[Ստորագրություն]

13. Եթե հաճախորդը համառորեն չի արձագանքում բոլոր ալիքներով, նրանք կարող են շատ անելիքներ ունենալ: Օգտագործեք այս ձևանմուշը. նույնիսկ շատ զբաղված մարդը կարող է մի քանի վայրկյան գտնել պատասխանելու համար.

Նամակի թեման.Պահանջվում է կարճ պատասխան

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

Ցավոք, ես ոչ մի կերպ չեմ կարող կապ հաստատել ձեզ հետ: Կարծում եմ, դուք շատ զբաղված եք կամ այլևս հետաքրքրված չեք մեր ծառայություններով:

Խնդրում ենք Ձեր պատասխան նամակում նշել համապատասխան պատասխանի տարբերակը.

1. Խնդրում եմ, թող ինձ մենակ!
2. Շատ զբաղված եմ, խնդրում եմ, մեկ ամսից նորից նամակ ուղարկեք ինձ:
3. Ես ինքս կկապնվեմ ձեզ հետ։

[Ստորագրություն]

14. Եթե ցանկանում եք նրբանկատորեն հիշեցնել ձեր մասին, ապա կիսվեք հաճախորդի հետ տեղեկություններով, որոնք օգտակար կլինեն նրան.

Նամակի թեման. Օգտակար տեղեկատվությունձեր բիզնեսի համար

15. Եթե հաճախորդը ուշացնում է վճարումը, հիշեցրեք նրան այս մասին.

Նամակի թեման.Վճարման ուշացում

Բարեւ Ձեզ, [Անուն].

[Ամսաթիվ]Ես ձեզ էլփոստով հաշիվ-ապրանքագիր եմ ուղարկել: Վճարումը դեռ չի ստացվել, ուստի խնդրում ենք հետաքրքրվել, թե արդյոք ձեր ֆինանսական բաժանմունքմեր հաշիվը? Անհրաժեշտության դեպքում նորից կուղարկեմ։ Ես ձեզանից ակնկալում եմ վճարում մեկ շաբաթվա ընթացքում:

Շնորհակալություն ձեր օգնության համար:

[Ստորագրություն]

Այս ձևանմուշները կխնայի ձեր ժամանակը իրական հաճախորդների հետ հաղորդակցվելու համար: Եվ ավելի մեծ ազդեցության հասնելու համար ավտոմատացրեք ձևանմուշների ստեղծումն ու բաշխումը միջոցով: հենց հիմա - դա անվճար է և տևում է ընդամենը մի քանի րոպե:

Ի՞նչ է էլեկտրոնային փոստը: Ժամանակակից բիզնես աշխարհսա:

• Ձեր դեմքը. Հենց էլփոստի օգնությամբ դուք կարող եք դրական իմիջ ստեղծել կոնտրագենտի աչքում կամ փչացնել առաջին տպավորությունը:
• Ձեր աշխատանքային գործիքը: Արտաքին աշխարհի հետ շատ շփումներ տեղի են ունենում էլեկտրոնային փոստով: Հետևաբար, լավ տիրապետելով այս գործիքին, դուք կարող եք մեծապես հեշտացնել ձեր կյանքը:
• Ուժեղ շեղում։ Արտաքին աշխարհը փորձում է ձեզ տանել, շեղել և մոլորեցնել էլփոստի միջոցով:

Այս տեսանկյունից դիտարկենք էլ.փոստի հետ աշխատելը։ Սկսենք պարզ.

Նամակների ձևավորում

Ես օգտագործում եմ Mozilla Thunderbird փոստի հաճախորդը, ուստի կօգտագործեմ այն ​​որպես օրինակ: Եկեք ստեղծենք նոր տառ և անցնենք վերևից ներքև դաշտերի ցանկում:

Ում. Պատճենել. Թաքնված պատճենը

Ինչ-որ մեկը կարող է չգիտի, բայց Mozilla-ի «To»-ը կարող է փոխվել «Cc» կամ «Bcc»:

• ՈւմԳրում ենք հիմնական հասցեատերը կամ մի քանի հասցեատեր՝ բաժանված կետ-ստորակետերով:
• ՊատճենելՄենք գրում ենք մեկին, ով պետք է կարդա նամակը, բայց ումից պատասխան չենք ակնկալում։
• Թաքնված պատճենըՄենք գրում ենք նրան, ով պետք է ծանոթանա նամակին, բայց պետք է անհայտ մնա նամակի մնացած հասցեատերերի համար։ Այն հատկապես հարմար է գործնական նամակների զանգվածային փոստով ուղարկելու համար, օրինակ՝ ծանուցումներ։

Ճիշտ չէ զանգվածային նամակագրության մեջ նշեք հասցեատերերին «Պատ» կամ «Դեպի» դաշտերի միջոցով: Տարին մի քանի անգամ ես նամակներ եմ ստանում, որոնցում 50–90 հասցեատեր նշված են «Cc» դաշտում: Առկա է գաղտնիության խախտում. Ձեր ստացողներից ոչ բոլորը պետք է իմանան, թե ուրիշ ում հետ եք աշխատում նմանատիպ թեմայով: Լավ է, եթե սրանք մարդիկ են, որոնց ճանաչում եք միմյանց: Իսկ եթե ցուցակում ներառվեն մրցակից ընկերություններ, որոնք չգիտեն միմյանց մասին: Առնվազն պետք է պատրաստ լինել ավելորդ բացատրությունների, առավելագույնը՝ դրանցից մեկի հետ համագործակցության դադարեցմանը։ Մի արեք այսպես.

Նամակի թեմա

Թեմայի տողի կարևորությունը հաճախ գրվում է (երբեմն խելամիտ) իրենց կորպորատիվ բլոգներում մասնագիտական ​​փոստային ծառայությունների կողմից: Բայց այնտեղ ամենից հաճախ խոսքը վաճառքի նամակների մասին է, որտեղ թեմայի տողում լուծում է «էլ.փոստը պետք է բացվի» խնդիրը։

Մենք քննարկում ենք ամենօրյա գործնական նամակագրությունը։ Այստեղ թեման լուծում է «նամակն ու դրա հեղինակը պետք է հեշտությամբ նույնականացվեն, ապա գտնել» խնդիրը։ Ավելին, ձեր աշխատասիրությունը ձեզ կվերադառնա բազմաթիվ կարմայի տեսքով պատասխան նամակներ, միայն նախածանցներով Re:կամ Fwd, որոնց թվում դուք պետք է փնտրեք թեմայի վերաբերյալ ցանկալի նամակը։

Քսան տառը միջին մենեջերի մեկօրյա նամակագրության ծավալն է։ Ես ամենևին էլ չեմ խոսում ձեռնարկատերերի և բիզնեսի սեփականատերերի մասին, նրանց տառերի քանակը երբեմն օրական 200 և ավելի է դառնում: Ուստի ևս մեկ անգամ. դատարկ թեմայով նամակներ մի ուղարկեք.

Այսպիսով, ինչպե՞ս ճիշտ ձևակերպել ձեր թեմայի տողը:

Սխալ թիվ 1 : թեմայի մեջ միայն ընկերության անվանումը: Օրինակ՝ «Sky»-ն ու վերջ։ Նախ, վստահաբար, դուք ձեր ընկերություններից մեկը չեք, ով շփվում է այս գործընկերոջ հետ: Երկրորդ՝ նման թեման ոչ մի իմաստ չի բերում, քանի որ հասցեից արդեն երեւում է ձեր ընկերության անվանումը։ Երրորդ, գուշակեք, թե ինչպիսին կլինի ձեր սեփական փոստարկղը նամակագրության այս մոտեցմամբ: Նման մի բան.

Արդյո՞ք հարմար է նման թեմաներով որոնել:

Սխալ թիվ 2 : վառ, վաճառվող վերնագիր: Հիանալի է, եթե գիտեք, թե ինչպես գրել այսպես վերնագրեր: Բայց արդյոք տեղին է օգտագործել այս հմտությունները գործնական նամակագրության մեջ: Հիշեք գործնական նամակի թեմայի տողի նպատակը՝ ոչ թե վաճառել, այլ նույնականացում և որոնում տրամադրել:

Նամակի տեքստը

Կան բազմաթիվ գրելու ուղեցույցներ տարբեր առիթների համար: Օրինակ՝ Մաքսիմ Իլյախովը, Ալեքսանդր Ամզինը և խոսքի մյուս վարպետները շատ օգտակար բաներ ունեն։ Խորհուրդ եմ տալիս կարդալ նրանց հոդվածները գոնե ընդհանուր գրագիտությունը բարելավելու և ընդհանուր գրելաոճը բարելավելու համար։

Նամակ գրելու գործընթացում մենք պետք է հետևողականորեն մի քանի որոշում կայացնենք։

Քաղաքավարության հարց ... Նամակի սկզբում քաղաքավարության կամ նույնիսկ քնքշության մեջ կարող եք մշուշել «Իմ սիրելի Ռոդյա, արդեն երկու ամսից ավելի է, ինչ ես ձեզ հետ գրավոր չեմ խոսում, որից ես ինքս տառապել եմ և նույնիսկ չեմ քնել: ևս մեկ գիշեր մտածել»: Դա շատ քաղաքավարի է և շատ ծախսատար՝ և՛ նման ներածություն կազմելու ժամանակի, և՛ զրուցակցի՝ այն կարդալու ժամանակի առումով։ Սա գործնական նամակագրություն է, հիշու՞մ եք։ Ոչ թե էպիստոլյար ժանրի շարադրություն մրցույթի համար և ոչ թե նամակ Ռասկոլնիկովի մորը, այլ գործնական նամակագրություն։

Մենք հարգում ենք մեր և ստացողի ժամանակը:

Իմաստ ունի ներկայանալ և ծանոթության հանգամանքները հիշեցնել ցուցահանդեսում անցողիկ հանդիպումից հետո ուղարկված առաջին նամակում։ Եթե ​​սա համագործակցության կամ ընթացիկ նամակագրության շարունակությունն է, ապա օրվա առաջին նամակում գրում ենք՝ «Բարև, Իվան», երկրորդում և հաջորդներում՝ «Իվան, ...»։

Բողոքարկում ... Ես միշտ անհանգստանում էի, թե ում հետ կապվել նամակում, եթե կան մի քանի հասցեատերեր: Վերջերս նամակ գրեցի երեք աղջկա՝ Աննա անունով: Առանց վարանելու գրեցի «Բարև, Աննա» և չլողացա։ Բայց միշտ չէ, որ այդպես է։

Իսկ եթե կան երեք կամ նույնիսկ յոթ հասցեատեր, և նրանք նույն անունը չեն կրում: Դուք կարող եք թվարկել նրանց անուններով. «Բարի լույս, Ռոդիոն, Պուլխերիա, Ավդոտյա և Պյոտր Պետրովիչ»: Բայց դա երկար է և ժամանակ է պահանջում։ Դուք կարող եք գրել. «Բարև, գործընկերներ»:

Ես ինքս օգտագործում եմ կանոնը, որով անվանում եմ նրան, ով գտնվում է «To» դաշտում: Իսկ օրինակում գտնվողներին ընդհանրապես չդիմել։ Այս կանոնը միևնույն ժամանակ թույլ է տալիս ավելի ճշգրիտ որոշել (մեկ!) նամակի հասցեատերը և այս նամակի նպատակը:

Մեջբերում ... Հաճախ նամակագրությունը տառերի շղթա է հարց ու պատասխանով` մի խոսքով` երկխոսություն: Լավ ձև է համարվում նամակագրության պատմությունը չջնջելը և ձեր պատասխանը չգրել մեջբերված տեքստի վերևում, որպեսզի մեկ շաբաթ անց վերադառնալով այս նամակագրությանը, կարողանաք հեշտությամբ կարդալ երկխոսությունը վերևից ներքև՝ նվազման ամսաթվերով:

Չգիտես ինչու, Mozilla-ում լռելյայն կարգավորումն է «Տեղադրել կուրսորը մեջբերված տեքստից հետո»: Խորհուրդ եմ տալիս փոխել այն «Գործիքներ» → «Ընտրանքներ հաշիվ«→» Կազմում և հասցեավորում». Դա պետք է լինի այսպես.

Նամակի նպատակը ... Բիզնես նամակները երկու տեսակի են.

• երբ մենք պարզապես տեղեկացնում ենք զրուցակցին (օրինակ, հաշվետվություն մեկ ամսվա կատարած աշխատանքի մասին);
• իսկ երբ ինչ-որ բան ենք ուզում զրուցակցից. Օրինակ, որպեսզի նա հաստատի կից հաշիվ-ապրանքագիրը վճարման համար։

Որպես կանոն, շատ ավելի հուսադրող նամակներ են լինում, քան զեկուցողներ։ Եթե ​​ուզում ենք ինչ-որ բանի հասնել զրուցակցից, ապա շատ կարևոր է այդ մասին պարզ տեքստով ասել։ Գործողության կոչը պետք է ուղեկցվի կոչով` անունով և որին հաջորդում է նամակի վերջին նախադասությունը:

Ճիշտ չէ «Պորֆիրի Պետրովիչ, ես գիտեմ, թե ով է սպանել պառավին».

Ճիշտ «Պորֆիրի Պետրովիչ, ես կացնահարեցի ծեր կնոջը, խնդրում եմ, միջոցներ ձեռնարկեք իմ ձերբակալության համար, ես հոգնել եմ տանջվելուց»:

Ինչո՞ւ պետք է թղթակիցը մտածի, թե ինչ անել այս նամակի հետ։ Չէ՞ որ նա կարող է սխալ որոշում կայացնել։

Ստորագրությունը տեքստում ... Նա պետք է լինի: Ավելին, բոլոր փոստային հաճախորդները թույլ են տալիս կարգավորել ստորագրության ավտոմատ փոխարինումը, օրինակ, դասական «Հարգանքներով, ...»: Mozilla-ում դա արվում է Գործիքներ → Հաշվի ընտրանքներ բաժնում:

Ստորագրության մեջ կոնտակտներ գրել-չգրելը բոլորի անձնական գործն է։ Բայց եթե ինչ-որ կերպ կապված եք վաճառքի հետ, անպայման գրեք։ Նույնիսկ եթե գործարքը չի կայանում հաղորդակցության արդյունքների հիման վրա, ապագայում ձեզ հեշտությամբ կգտնեն կոնտակտները ստորագրությունից։

Ի վերջո, նամակի մարմնի ևս մեկ առանձնահատկություն այն զրուցակիցների համար, ովքեր չեն սիրում (չեն կարող, չեն ցանկանում, ժամանակ չունեն) պատասխանել ձեր նամակներին։ Նշեք լռելյայն նամակի տեքստում: Օրինակ՝ «Պորֆիրի Պետրովիչ, եթե ուրբաթ օրը ժամը 12:00-ից առաջ չես գալիս ինձ ձերբակալելու, ուրեմն ես ինձ համաներում եմ համարում»։ Իհարկե, վերջնաժամկետը պետք է լինի իրական (չպետք է տեքստը օրինակից ուղարկել ուրբաթ օրը ժամը 11:50-ին): Ստացողը պետք է ֆիզիկապես կարողանա կարդալ և որոշել ձեր նամակը: Այս «լռությունը» ձեզ ազատում է զրուցակցի չպատասխանելու պատասխանատվությունից։ Ինչպես միշտ, այս հատկանիշի օգտագործմանը պետք է խելամտորեն մոտենալ: Եթե ​​մարդը ժամանակին և պարբերաբար պատասխանում է ձեր նամակներին, ապա նման վերջնագիրը կարող է, եթե ոչ վիրավորել նրան, ապա մի փոքր լարել նրան կամ հանգեցնել նամակին հենց հիմա չպատասխանելու որոշմանը, այլ ստիպել ձեզ սպասել ուրբաթին։

Կցորդներ

Նամակները հաճախ գալիս են հավելվածներով՝ ռեզյումեներ, կոմերցիոն առաջարկներ, գնահատականներ, ժամանակացույցեր, փաստաթղթերի սկանավորում՝ շատ հարմար գործիք և միևնույն ժամանակ տարածված սխալների աղբյուր:

Սխալ : կցորդի հսկայական չափս: Հաճախ ստացվում են մինչև 20 ՄԲ կցված նամակներ: Որպես կանոն, դրանք որոշ փաստաթղթերի սկանավորում են TIFF ձևաչափ, 600dpi լուծաչափով։ Թղթակցի փոստի ծրագիրը գրեթե անկասկած մի քանի րոպե կկանգնի այս հավելվածի նախադիտումը ներբեռնելու ապարդյուն փորձերից: Եվ Աստված չանի, որ ստացողը փորձի կարդալ այս նամակը սմարթֆոնով ...

Անձամբ ես նման տառերը անմիջապես ջնջում եմ։ Չե՞ք ուզում, որ ձեր նամակը կարդալուց առաջ հայտնվի աղբարկղում: Ստուգեք հավելվածի չափը: Խորհուրդ է տրվում, որ այն լինի ոչ ավելի, քան 3 ՄԲ:

Իսկ եթե այն գերազանցի:

• Փորձեք վերակազմավորել ձեր սկաները այլ ձևաչափով և լուծաչափով: Օրինակ, PDF-ում և 300dpi-ում ստացվում են բավականին ընթեռնելի սկաներ։
• Մտածեք այնպիսի ծրագրերի մասին, ինչպիսիք են WinRar-ը կամ 7zip-ը: Որոշ ֆայլեր կատարյալ սեղմված են:
• Ինչ անել, եթե կցորդը հսկայական է, և դուք չեք կարող սեղմել այն: Օրինակ, գրեթե դատարկ հաշվապահական բազան կշռում է 900 ՄԲ: Օգնության կգա տեղեկատվության ամպային պահեստավորումը՝ Dropbox, Google Drive և այլն: Որոշ ծառայություններ, ինչպիսիք են Mail.ru-ն, ավտոմատ կերպով փոխակերպում են հսկայական հավելվածները ամպային պահեստի հղումների: Բայց ես նախընտրում եմ ինքս կառավարել ամպում պահված իմ տեղեկատվությունը, ուստի չեմ ողջունում Mail.ru-ի ավտոմատացումը:

Եվ ևս մեկ ոչ բոլորովին ակնհայտ առաջարկ ներդրումների վերաբերյալ Անուն ... Այն պետք է հասկանալի և ընդունելի լինի ստացողի համար: Մի անգամ մի ընկերությունում մենք պատրաստվում էինք առաջարկանունով ... թող լինի Ֆյոդոր Միխայլովիչ Դոստոևսկի։ Ես կառավարչից ստացա նամակ՝ նախագծի առաջարկով հաստատման համար, և հավելվածում ներառված էր «DlyaFedi.docx» անունով ֆայլ: Ինձ սա ուղարկող մենեջերի հետ երկխոսություն տեղի ունեցավ մոտավորապես այսպես.

Հարգելի մենեջեր, դուք անձամբ պատրա՞ստ եք մոտենալ այս հարգված մարդուն և անվանակոչել նրան Ֆեդյայի դեմքով։

Մի կերպ չէ, հարգելի մարդ, բոլորը նրան անուն-ազգանունով են դիմում։

Ինչո՞ւ եք հավելվածն անվանել «ForFedi»: Եթե ​​հենց հիմա ուղարկեմ, ի՞նչ եք կարծում, այս ՔՊ-ի համար մեզնից կացիններ կգնի։

Ես պատրաստվում էի վերանվանել ավելի ուշ ...

Ինչու՞ պատրաստել ժամային ռումբ՝ պոտենցիալ հաճախորդի մերժում, կամ ինքներդ կատարել ֆայլը վերանվանելու լրացուցիչ աշխատանք: Ինչու անմիջապես չանվանել հավելվածը ճիշտ. «Fedor Mikhailovich.docx-ի համար» կամ նույնիսկ ավելի լավ՝ «KP_Nebo_Topory.docx»:

Այսպիսով, մենք քիչ թե շատ դասավորել ենք էլ.փոստը որպես «դեմք»: Եկեք անցնենք էլեկտրոնային փոստին որպես արդյունավետ աշխատանքի գործիք դիտարկելուն և դրա շեղման մասին:

Աշխատանք տառերի հետ

Էլփոստը հզոր շեղում է: Ինչպես ցանկացած շեղում, փոստը պետք է լուծվի՝ խստացնելով կանոնները և ներդնելով աշխատանքային գրաֆիկ:

Նվազագույնը, դուք պետք է անջատեք փոստի ժամանման մասին ԲՈԼՈՐ ծանուցումները: Եթե ​​փոստային հաճախորդը կազմաձևված է լռելյայնորեն, ապա ձեզ կտեղեկացվի ձայնային ազդանշանով, և ժամացույցի կողքին գտնվող պատկերակը կթարթի, և կցուցադրվի նամակի նախադիտումը: Մի խոսքով, ամեն ինչ անելու են, որ նախ ձեզ կտրեն տքնաջան աշխատանքից, իսկ հետո ընկղմեն չընթերցված նամակների ու չտեսնված փոստերի անդունդը՝ մինուս կյանքից մեկ-երկու ժամ։

Ինչ-որ մեկը հզոր կամքի ուժ ունի, որը թույլ է տալիս չշեղվել ծանուցումներից, բայց հասարակ մարդիկավելի լավ է չգայթակղել ճակատագիրը և անջատել դրանք: Mozillla Thunderbird-ում դա արվում է «Գործիքներ» → «Ընտրանքներ» → «Ընդհանուր» → «Երբ հայտնվում են նոր հաղորդագրություններ» ցանկի միջոցով։

Եթե ​​ծանուցումներ չկան, ինչպե՞ս հասկանալ, որ նամակ է եկել։

Շատ պարզ. Դուք ինքներդ, գիտակցաբար, ժամանակ հատկացրեք փոստը վերլուծելու համար, բացեք փոստային հաճախորդը և տեսեք բոլոր չկարդացված հաղորդագրությունները: Դա կարելի է անել օրական երկու անգամ, օրինակ՝ ճաշի ժամին և երեկոյան, կամ հարկադիր պարապուրդի ժամանակ, օրինակ՝ խցանումների ժամանակ։

Հաճախ հարցնում են՝ ի՞նչ կասեք արձագանքման ժամանակների և շտապ նամակների մասին: Պատասխանն այն է, որ դուք փոստով շտապ նամակներ չունեք: Եթե ​​դուք չեք աշխատում հաճախորդների սպասարկման բաժնում (այդպիսի բաժինն ունի փոստի հետ աշխատելու իր կանոնները):

Եթե ​​կան շտապ նամակներ, ապա ուղարկողը ձեզ կտեղեկացնի այս մասին այլ ալիքներով՝ հեռախոսով, SMS, Skype-ով: Այնուհետև դուք միտումնավոր կմտնեք փոստային հաճախորդ և կմշակեք շտապ փոստը: Ժամանակի կառավարման բոլոր գուրուները (օրինակ՝ Գլեբ Արխանգելսկին իր «Time Drive»-ով) հայտարարում են էլեկտրոնային փոստին մինչև 24 ժամ պատասխանելու ստանդարտ: այն նորմալ կանոնԼավ ձևն այն է, որ զրուցակցից ակնթարթային պատասխաններ չսպասեք էլեկտրոնային փոստով: Եթե ​​շտապ նամակ կա, տեղեկացրեք դրա մասին ավելի արագ կապի ուղիներով։

Այսպիսով, մենք անջատեցինք ծանուցումները և այժմ միացնում ենք փոստային հաճախորդը մեր ժամանակացույցի համաձայն:

Ինչ անել, երբ մենք գնացինք փոստ և գործունեությամբ զբաղվեցինք «Ես ապամոնտաժում եմ էլ«? Որտե՞ղ է այս աշխատանքի սկիզբն ու վերջը:

Ես շատ եմ լսել զրոյական ներարկղային համակարգի մասին, բայց ցավոք, ես չեմ հանդիպել մեկ մարդու, ով օգտվում է դրանից: Ես ստիպված էի նորից հորինել իմ անիվը: Այս թեմայով հոդվածներ կան Lifehacker-ում: Օրինակ, " ". Ստորև ես կխոսեմ զրոյական մուտքային համակարգի մասին իմ մեկնաբանության մեջ: Ես շնորհակալ կլինեմ, եթե GTD գուրուները ստուգեն մեկնաբանություններում, ավելացնեն կամ բարելավեն նկարագրված համակարգը:

Կարևոր է հասկանալ և ընդունել, որ էլ.փոստը առաջադրանքների ժամանակացույց կամ արխիվ չէ ձեր գործունեության համար: Հետևաբար, Inbox թղթապանակը միշտ պետք է դատարկ լինի: Երբ սկսեք վերլուծել ձեր մուտքի արկղը, մի կանգ առեք և մի շեղվեք որևէ բանով, քանի դեռ չեք դատարկել այս թղթապանակը:

Ի՞նչ անել մուտքի արկղում առկա էլ. փոստերի հետ: Դուք պետք է հաջորդաբար անցնեք յուրաքանչյուր տառ և ջնջեք այն: Այո, պարզապես ընտրեք և սեղմեք «Ջնջել» ստեղնաշարի վրա: Եթե ​​չկարողանաք ստիպել ձեզ ջնջել նամակը, դուք պետք է որոշեք, թե ինչ անել դրա հետ:

1. Կարող եք պատասխանել երեք րոպեում: Արդյո՞ք ես պետք է դրան պատասխանեմ: Այո, դա անհրաժեշտ է, և պատասխանը կտևի ոչ ավելի, քան երեք րոպե, ապա անմիջապես պատասխանեք։
2. Դուք պետք է պատասխանեք, բայց պատասխանի պատրաստումը կտևի ավելի քան երեք րոպե: Եթե ​​դուք օգտագործում եք առաջադրանքների պլանավորող, որը թույլ է տալիս նամակը վերափոխել առաջադրանքի, ձեր էլփոստը դարձրեք առաջադրանքի և որոշ ժամանակ մոռացեք դրա մասին: Օրինակ՝ ես օգտվում եմ բացարձակապես հրաշալի Doit.im ծառայությունից։ Այն թույլ է տալիս ստեղծել անձնական էլ.փոստի հասցե. դուք նամակ եք փոխանցում դրան, և այն վերածվում է առաջադրանքի: Բայց եթե առաջադրանքների ժամանակացույց չունեք, տառը տեղափոխեք «0_Run» ենթաթղթապանակ:
3. Նամակին արագ պատասխանելուց, այն առաջադրանքի կամ պարզ ծանոթության վերածելուց հետո դուք պետք է որոշեք, թե ինչ անել այս հաղորդագրության հետ հաջորդիվ՝ ջնջել այն կամ ուղարկել այն թղթապանակներից մեկին՝ երկարաժամկետ պահպանման համար:

Ահա թղթապանակները համար երկարաժամկետ պահեստավորումԵս ստացել.

• 0_Վազիր։Ես նման թղթապանակ չունեմ, բայց եթե պլանավորող չունես, կրկնում եմ, կարող ես այստեղ մանրամասն ուսումնասիրություն պահանջող տառեր դնել։ Այս թղթապանակը նույնպես պետք է պարբերաբար մաքրվի, բայց մտածված մոտեցմամբ՝ հատուկ հատկացված ժամանակում։
• 1_Հղում.Այստեղ ես դնում եմ ֆոնային տեղեկություններով նամակներ. ողջույնի նամակներ տարբեր վեբ ծառայություններից մուտքերով, գալիք թռիչքների տոմսեր և այլն:
• 2_Նախագծեր.Այստեղ պահվում է գործընկերների և նախագծերի վերաբերյալ նամակագրության արխիվը, որոնց հետ առկա են ընթացիկ հարաբերություններ: Բնականաբար, յուրաքանչյուր նախագծի կամ գործընկերոջ համար ստեղծվում է առանձին թղթապանակ: Գործընկերոջ թղթապանակում ես դրել եմ ոչ միայն նրա աշխատակիցների, այլ նաև այս գործընկերոջ հետ կապված «Դրախտ»-ի աշխատակիցների նամակները։ Շատ հարմար. անհրաժեշտության դեպքում, նախագծի վերաբերյալ ողջ նամակագրությունը ձեռքի տակ է մի քանի կտտոցով:
• 3_Թանգարան.Ահա ես նետում եմ այն ​​տառերը, որոնք ափսոս է ջնջել, իսկ դրանց օգուտներն ակնհայտ չեն։ Նաև «2_Projects»-ի փակ նախագծերով պանակները տեղափոխվում են այստեղ: Մի խոսքով, ջնջման առաջին թեկնածուները պահվում են «Թանգարանում»։
• 4_Փաստաթղթեր.Ահա նամակներ էլեկտրոնային նմուշներփաստաթղթեր, որոնք ապագայում կարող են օգտակար լինել հաշվապահական հաշվառման համար, օրինակ՝ հաճախորդների հաշտեցման ակտեր, ուղևորությունների տոմսեր: Թղթապանակը շատ ընդհանրություններ ունի «2_Projects» և «1_Sprav» թղթապանակների հետ, դրանում պահվում են միայն հաշվապահական տեղեկությունները, իսկ կառավարման տեղեկատվությունը պահվում է «2_Projects» թղթապանակում: «4_Documents»-ում՝ մեռած տեղեկատվություն, իսկ «2_Projects»-ում՝ կենդանի տեղեկատվություն։
• 5_Գիտելիք.Սա այն վայրն է, որտեղ ես ավելացնում եմ միայն իսկապես օգտակար տեղեկագրեր, որոնց ուզում եմ որոշ ժամանակ անց վերադառնալ ոգեշնչման կամ լուծումներ գտնելու համար:

Փոստի հաճախորդի այլ կարգավորումներ կան, որոնք կարևոր են այս համակարգի աշխատանքի համար: Նախ, լռելյայնորեն, Thunderbird-ն ընտրված է Նշել հաղորդագրությունները որպես կարդացված վանդակը: Ես նախընտրում եմ դա անել միտումնավոր, այնպես որ վանդակը չկա: Դա անելու համար անցեք «Գործիքներ» → «Ընտրանքներ» → «Ընդլայնված» → «Կարդալ և ցուցադրել» ընտրացանկը:

Երկրորդ, մենք օգտագործում ենք զտիչներ ... Նախկինում ես ակտիվորեն կիրառում էի զտիչներ, որոնք ավտոմատ կերպով նամակները ուղարկում էին համապատասխան թղթապանակներ՝ ելնելով ուղարկողի հասցեից: Օրինակ, փաստաբանի նամակները տեղափոխվել են «Իրավաբան» թղթապանակ: Ես հրաժարվեցի այս մոտեցումից մի քանի պատճառներով. Նախ. փաստաբանի նամակները 99% դեպքերում վերաբերում են նախագծին կամ գործընկերոջը, ինչը նշանակում է, որ դրանք պետք է տեղափոխվեն այս գործընկերոջ կամ նախագծի թղթապանակ: Երկրորդ, ես որոշեցի ավելացնել իրազեկությունը: Դուք ինքներդ պետք է որոշեք, թե որտեղ պետք է պահվի կոնկրետ նամակ, և ավելի հարմար է չմշակված հաղորդագրությունները փնտրել միայն մեկ տեղում՝ մուտքի արկղում: Այժմ ես օգտագործում եմ զտիչներ միայն ավտոմատ կանոնավոր տառերը դասակարգելու համար տարբեր համակարգեր, այսինքն՝ նամակներ, որոնք ինձնից չեն պահանջում որոշումներ կայացնել։ Mozilla Thunderbird-ի զտիչները կազմաձևված են Գործիքներ → Հաղորդագրությունների զտիչներ ընտրացանկում:

Այսպիսով, ճիշտ մոտեցման դեպքում էլեկտրոնային փոստը պետք է տևի օրական 10-ից մինչև 60 րոպե՝ կախված նամակագրության ծավալից։

Այո, և ևս մեկ բան. Չէ՞ որ դուք արդեն անջատել եք նոր նամակների ժամանման մասին ծանուցումները։ ;)

Ամեն օր մենք առաքում ենք տասնյակ նամակներ... Երբեմն դրանք շատ կարճ հաղորդագրություններ են, օրինակ՝ «գնա՞նք ճաշի»։ Երբեմն - որի օգնությամբ դուք ներկայացնում եք ձեր բիզնեսը կամ կայքը։ Երբ տառերը շատ են, իսկ ժամանակը սուղ է, մենք սկսում ենք շտապել և սխալվել: Սովորաբար տրիվիալ է, օրինակ՝ տառասխալները, բայց երբեմն լինում են այնպիսիք, որոնք կարող են վնասել ձեր հեղինակությունը և փչացնել ձեր հարաբերությունները հաճախորդի կամ աշխատակցի հետ:

Սրանից կարելի է խուսափել, պարզապես պետք է հավաքվել և իմանալ որոշ թակարդների մասին: Ահա նամակներ ուղարկելիս թույլ տրվող ամենատարածված սխալները. Ուշադիր կարդացեք և հիշեք, որ նախ պետք է կարճ դադար անել, ստուգել՝ արդյոք ամեն ինչ կարգին է, և միայն դրանից հետո սեղմել «Ուղարկել» կոճակը։

Դուք սխալ հասցե եք մուտքագրում

Ամենատարածված և ամենատհաճ սխալը. Պատկերացրեք, որ ցանկանում եք մի քանի գեղեցիկ անձնական լուսանկարներ ուղարկել ընկերոջը կամ ընկերուհուն, բայց ավտոմատ կերպով մուտքագրել ձեր ղեկավարի կամ հաճախորդի հասցեն: Եվ միայն նամակի հեռանալուց հետո սարսափով ես հասկանում, թե ինչ է տեղի ունեցել հիմա։ Եթե ​​դա ձեզ մխիթարում է, ապա մեզանից յուրաքանչյուրը կյանքում գոնե մեկ անգամ հայտնվել է նման իրավիճակում՝ փաստաբանները հակառակ կողմին գաղտնի փաստաթղթեր են ուղարկել, դիզայներները՝ կայքի դասավորությունը սխալ հաճախորդին և այլն: Բայց երբ դա տեղի է ունենում մեզ հետ, թվում է, թե երկիրը հեռանում է մեր ոտքերի տակ։

Բարեբախտաբար, շատ փոստային ծառայություններ, օրինակ, նույն Gmail-ում, ունեն գործառույթ: Միացրեք այն և նշեք մեծ ժամանակային ընդմիջում, այնպես որ, գիտեք, ավելի հանգիստ:

Դուք մոռացել եք հավելվածի մասին

Գրել ես, որ նամակին կցված է որոշակի ֆայլ, բայց մոռացել ես կցել։ Մեկ այլ տարածված սխալ, որը հաճախ հանգեցնում է թյուրիմացությունների և ներողությունների: Մի կողմից լավ է, ոչ ոք կատարյալ չէ, բայց ավելի լավ է նախ ամեն ինչ ստուգել, ​​հետո միայն նամակ ուղարկել։ Իսկ հասցեատիրոջ հարցերից խուսափելու համար խորհուրդ ենք տալիս բոլոր կից ֆայլերը թվարկել հենց նամակի տեքստում: Օրինակ, այսպես.

Բարև Մաքսիմ: Ես ձեզ ուղարկում եմ մի քանի ֆայլ, դրանք կցված են.

Ծառայության պայմանագիր

GIF կատվի հետ

Դուք չեք մտածում զարդարանքի մասին

Նրանց դիմավորում են, ինչպես հիշում եք, հագուստով։ Եթե ​​դուք չեք ցանկանում, որ ձեր նամակին հուշեն անմիջապես ջնջել այն, աշխատեք դրա ձևի վրա: Նրանք ասում են, որ նա պետք է այնքան ժամանակ հատկացնի, որքան բովանդակությունը: Բարեբախտաբար, այսօր դա հեշտ է։ Դա անելու համար խորհուրդ ենք տալիս օգտագործել Wix ShoutOut հավելվածը, ընտրել համապատասխան ձևանմուշ և ավելացնել ձեր տեքստը դրան: Ոչ հատուկ գիտելիքներպարտադիր չէ, պարզապես համոզվեք, որ ամեն ինչ կոկիկ և գեղեցիկ տեսք ունի: Ի դեպ, լավ տեղեկագրերն ունեն իրենց գաղտնիքներն ու կանոնները, ուստի խորհուրդ ենք տալիս կարդալ մեր էլ.փոստի մարքեթինգի տնօրենը: Մի շնորհակալություն.

Դուք չեք ներառում թեմա

Նամակի թեմայի տողը նույն դերն ունի, ինչ տեքստի վերնագիրը: Այն հայտնվում է ձեր անվան կողքին, ստացողը տեսնում է այն և հասկանում, թե ինչ եք ուղարկել իրեն՝ հաշիվ ապրանքագիր, հանդիպման արդյունքներ, աշխատանքի առաջարկ, կայքի դասավորություն և այլն: Հիշեք, որ թեման պետք է հստակ ձևակերպվի, որպեսզի անհրաժեշտության դեպքում մարդը կարողանա արագ գտնել ձեր նամակը և համոզիչ, որպեսզի նա հետաքրքրվի, ասենք, փոստային ցուցակով: Ոչ վաղ անցյալում գրել էինք, որ եթե մոռացել եք, արժե նորից կարդալ։

Դուք չեք պահում սևագրերը

Եթե ​​սիրում եք տառեր գրել տեքստային խմբագրիչներում, ապա ավելի հաճախ խնայեք, հակառակ դեպքում կստացվի, որ դուք ամբողջ օրն անցկացրել եք նամակի վրա, իսկ հետո հանկարծ համակարգիչը սառել է և ամեն ինչ վերացել է: Կամ ուղղակիորեն գրեք փոստային ծառայությանը, ապա ձեր բոլոր էսքիզները ավտոմատ կերպով կպահվեն «Սևագրեր» պանակում:

Դուք անբարեխիղճ եք վարվում

Նամակագրության մեջ քաղաքավարությունը նույնքան կարևոր է, որքան կյանքում: Ահա այն հիմնական կանոնները, որոնք բոլորը պետք է հետևեն.

Միշտ շնորհակալություն հայտնեք ուղարկողին նամակի համար, հատկապես եթե տեսնում եք, որ նա լավ աշխատանք է կատարել։ Հիշու՞մ եք, երբ մեզ բոլորիս սովորեցնում էին «կախարդական» բառեր: Չմոռանանք նրանց, չնայած այն հանգամանքին, որ մենք արդեն չափահաս ենք։

Մնացեք հանգստություն, նույնիսկ եթե գործը չափազանց հրատապ է և կարևոր։ Նյարդայնությունն ու նախատինքները հաստատ ոչ մի լավ բանի չեն հանգեցնի։

Սկսեք և ավարտեք ձեր նամակը սովորական արտահայտություններով: Ձևականության աստիճանը կախված կլինի նրանից, թե ում հետ եք հաղորդագրություններ գրում: Եթե ​​սա ձեր ղեկավարն է կամ պարզապես պաշտոնյա, մի օգտագործեք «Բարև», «Ցտեսություն» կամ «Համբույր»: Եվ հակառակը, եթե գրեք գործընկերոջը կամ ընկերոջը, կարող եք անել առանց ավանդական «Հարգանքներով»:

Դուք չեք սրբագրում տեքստը

Տառասխալները կարող են փչացնել ողջ փորձը, այնպես որ ուշադիր վերընթերցեք նամակը, ցանկալի է մի քանի անգամ: Ուղղագրության կամ շարահյուսության հետ կապված կասկածներ կան Gramotu.ru... Ավելի լավ է յոթ անգամ չափել, այսինքն՝ ստուգել, ​​քան հետո ներողություն խնդրել տառասխալների համար ու ապացուցել, որ իրականում գրագետ ես։

Եվ, ի դեպ, եթե վախենում եք պատահաբար անավարտ նամակ ուղարկել, նախ գրեք ամբողջ տեքստն ամբողջությամբ, և միայն դրանից հետո մուտքագրեք ստացողի հասցեն։

Նամակի պատճենում ճիշտ մարդկանց չեք դնում

Տեսնենք, թե ով կարող է ընդհանրապես ստանալ ձեր նամակը։ Դեպի դաշտը հիմնական ստացողն է: «Cc» դաշտը այն անձն է, ով կստանա պատճենը: Նա ուղղակիորեն առնչություն չունի քննարկվող հարցի հետ, բայց ուզում է կամ պետք է տեղյակ լինի։ «Bcc» դաշտը թաքնված հասցեատերեր են: Դուք ավելացնում եք դրանք, բայց հիմնական ստացողը չի տեսնում դրանք: Եվ այստեղ պետք է զգույշ լինել՝ կարող եք շփոթել Cc-ն և Bcc-ն, և այդ ժամանակ ստացողը կմտածի, որ իրեն լրտեսում են։

Հիշեք, որ որոշ մարդկանց համար կարևոր է տեղյակ լինել, թե ինչ է կատարվում: Դուք չեք ցանկանում լսել նախատինքներ, ինչպիսիք են «Ինչպե՞ս չկարողացաք ինձ ավելացնել պատճենին»: Երկու ամիս աշխատել եմ այս նախագծի վրա»։ Եթե ​​կասկածներ ունեք, ավելացրեք բոլորին, ովքեր կապ ունեն հարցի հետ: Միգուցե ոչ բոլորն են ուրախանալու, որ շեղված են, բայց ձեր դեմ բողոքներ չեն լինի։

Դուք չեք բաժանորդագրվում

Դու գրել ես «Հարգանքներով Մաշա» ու կարծում ես, որ ամեն ինչ կարգին է, բայց նամակ ստացողը նստած մտածում է, թե նա ինչպիսի Մաշա է։ Տպարանի՞ց։ Միգուցե նկարազարդող. Որպեսզի նրան չմոլորվի ենթադրությունների մեջ, ստորագրություն դրեք, և այն ինքնաբերաբար կավելացվի ձեր յուրաքանչյուր հաղորդագրության վերջում: Համոզվեք, որ ներառեք անունը, ազգանունը, ընկերության անվանումը, կոչումը և Կոնտակտային տվյալներօրինակ՝ skype կամ հեռախոսահամար: Դուք կարող եք հասցե ավելացնել, թեև սա գովազդ է, այն աննկատ է:

Դուք սխալ ժամանակ եք ընտրում

Գիշերը նամակ գրելը լավագույնը չէ լավագույն գաղափարը... Պատճառը մեկ՝ դուք հավանաբար ահավոր հոգնած եք օրվա ընթացքում, այնքան էլ լավ չեք մտածելու և ռիսկի եք դիմում այս բոլոր սխալները թույլ տալ։ Պատճառ 2. առավոտյան փոստի ձնահյուսը կթաղի ձեր կեսգիշերային նամակը դրա տակ, և մոտ ապագայում հասցեատերը հաստատ այն չի տեսնի։ Եվ երրորդը՝ ըստ երևույթին, դուք այլ անելիք չունեք, քանի որ գրում եք բիզնես նամակներառավոտյան ժամը երեքին։

Մեր խորհուրդը՝ եթե Կարևոր և Հրատապ ոչինչ չպատահի, հաղորդագրություններ ուղարկեք երկուշաբթիից ուրբաթ և ժամը աշխատանքային ժամինչպես բոլոր նորմալ մարդիկ:

Անհրաժեշտ է քո բիզնեսի համար? Ինքներդ ստեղծեք մեկը Wix-ում. դա հեշտ է և անվճար: