Elektroniskais dokuments un tā fails. Elektroniskais dokuments: koncepcija, pazīmes, formāti

“Pirmkārt, mēs atzīmējam, ka dokumentiem ir fiziski un tehniski formāti. Ar fizisko formātu saprotam dokumenta esamības formu dabā: papīra, elektronisko u.c. Ar tehnisko formātu elektronisko dokumentu gadījumā saprotam elektroniskā dokumenta faila formātu.” .

Ir daudz dažādu failu formātu. Kopumā tos var iedalīt "vienprogrammā", tas ir, kontrolē un uztur tikai viens programmatūras izstrādātājs, un "vairāku programmu", kuras atbalsta vairāki izstrādātāji un kuras var apstrādāt dažādas programmas.

Uzskaitīsim galvenos formātus (skat. 1. tabulu):

• 1. Teksta formāti. Visbiežāk tie tiek veidoti, izmantojot tekstapstrādes programmas. Visizplatītākie teksta formāti ir: vienas programmas formāti Microsoft Word un WordPerfect.; RTF formāts (Rich Text Format), ko atbalsta dažādas lietojumprogrammas un vienlaikus saglabā norādīto teksta formatējumu; PDF (Portable Document Format) formāts, kas satur lapas attēlu, kas ietver tekstu un grafiku. PDF failus var lasīt, izmantojot dažādas tikai lasītāju programmas, taču tos var izveidot tikai, izmantojot programmu Adobe Acrobat.
• 2. Grafiskie formāti. Tie saglabā attēlu (piemēram, fotogrāfiju, zīmējumu) un ir sadalīti divos galvenajos veidos:
  • - vektoru formāti, kas saglabā attēlu kā ģeometrisku formu kopu. Visizplatītākie no tiem ir:
  • - DXF formāts (Drawing Interchange Format), ko plaši izmanto datorprojektēšanas programmās, ko izmanto inženieri, arhitekti,
  • - EPS (Encapsulated PostScropt) formāts, ko plaši izmanto galddatoru izdevējdarbības sistēmās,
  • - CGM (Computer Graphics Metafile) formāts, ko plaši izmanto daudzos grafiskos redaktoros (piemēram, Photoshop).
  • - rastra formāti, kas saglabā attēlu kā punktu kopu - pikseļus. Mainot attēla mērogu rastra grafika tiek izkropļots. Visizplatītākie rastra formāti ir:
  • - BMP formāts (Bitmap) - salīdzinoši zemas kvalitātes formāts, ko visbiežāk izmanto tekstapstrādes programmās;
  • - TIFF formāts(Tagged Image File Format), plaši izmantots daudzās lietojumprogrammās;
  • - GIF (Graphics Interchange Format) formāts, ko plaši izmanto internetam paredzētajās programmās.
• 3. Datu bāzes formāti tiek veidoti, izmantojot speciālo programmatūra- datu bāzu pārvaldības sistēmas (DBVS). DBVS ļauj izveidot savienojumus starp datu bāzes informācijas elementiem, veikt dažādas darbības ar datu bāzes informāciju (meklēt, indeksēt, veikt dažādas matemātiskas darbības, ģenerēt atskaites un atsauces utt.). DBVS piemēri ir Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase utt.

Piemēram, klientu datu bāzē var būt lauki ar klientu vārdiem, adresēm un pirkuma informāciju. Šos laukus var sakārtot atsevišķās tabulās (piemēram, viena tabula visiem klienta vārda laukiem).

Datu bāzes var pārveidot teksta formātā, taču attiecības starp laukiem un tabulām tiks zaudētas (piemēram, jūs varat iegūt desmit lapas ar nosaukumu, desmit lappušu adreses un tūkstoš lappušu pirkuma informācijas, t.i., nesadalīta informācija).

4. Izklājlapu formāti. Izklājlapu faili glabā skaitļus šūnās un attiecības starp šiem skaitļiem.

Piemēram, vienā šūnā var būt formula, kas summē datus divās citās šūnās. Tāpat kā datu bāzes faili, arī izklājlapu faili parasti ir tās programmas formātā, ar kuru tie tika izveidoti. Dažas programmas var importēt un eksportēt datus no citiem avotiem, tostarp programmām, kas paredzētas šādai datu apmaiņai (piemēram, DIF (Data Interchange Format) formāts). Izklājlapu failus var pārveidot par teksta failiem, taču skaitļu nozīmes un attiecības tiks zaudētas.

• 5. Video un audio formāti. Šie formāti satur kustīgus attēlus (piemēram, digitālo video, animāciju) un audio datus, kas visbiežāk tiek izveidoti un skatīti, izmantojot programmatūru un saglabāti vienas programmas formātā. Visbiežāk izmantotie formāti ir QuickTime un MPEG (Motion Picture Experts Group)
• 6. Iezīmēšanas valodas, ko sauc arī par iezīmēšanas formātiem, satur iebūvētas instrukcijas faila satura attēlošanai un padarīt to saprotamu. Tie ietver:
  • · SGML (Standard Generalized Markup Language), ko izmanto daudzās pasaules valstīs valsts aģentūras un ir starptautisks standarts;
  • · HTML (Hypertext Markup Language), ko izmanto, lai attēlotu gandrīz visu informāciju WorldWideWeb;
  • · XML (Extensible Markup Language) ir salīdzinoši vienkārša valoda, kuras pamatā ir SGML – un tā ir ieguvusi popularitāti informācijas pārvaldībā un apmaiņā.

1. tabula. Visizplatītākie failu formāti.

“Katram faila formātam ir savas priekšrocības un trūkumi, ja to izmanto dokumentācijas atbalsts vadība. Piemēram, teksta formāti (World Perfect, Microsoft Word, RTF u.c.) ir ērti, lai veiktu kontekstuālu dokumentu meklēšanu datu bāzē, un grafiskie formāti (PDF, TIFF u.c.) ļauj skenēt dokumenta attēlu, izmantojot visas tās ārējās pazīmes, glabājiet dokumentus tādā pašā formā kā uz papīra, ar visiem parakstiem un vīzām.

Piemēram, MS Word formāts ir ļoti ērts dokumenta rediģēšanai un grupu darbam ar to, taču MS Word fails glabā daudz slēptās informācijas (galvenokārt par failā veiktajām izmaiņām) un tāpēc ir ļoti nedrošs no viedokļa par patentētas informācijas noplūdi. Dažos gadījumos, piemēram, komerciālais piedāvājums vai līguma projekts, slēptā informācija ļauj konstatēt, kādi bija sākotnējie pieņēmumi, kas ietekmēja tekstu vislielākā ietekme. Sagatavojot dokumentu grupā, rediģēšanas analīze ļauj noskaidrot ne tikai to cilvēku vārdus, kuri to veidojuši, bet arī to, kas ir ko ieguldījis galīgajā versijā. .

“Krievijā federālās izpildvaras patstāvīgi nosaka formātus noteikta veida elektroniskajiem dokumentiem, ko izmanto, sazinoties ar citām organizācijām un pilsoņiem. Piemēram, saskaņā ar Federālās tirgus komisijas prasībām vērtspapīri(tagad - Federālais dienests Autors finanšu tirgiem), noteikta veida dokumentu faili jāuzrāda RTF formātā. Savukārt Krievijas Finanšu ministrija konstatēja, ka dokumenti statistikas pārskati apdrošināšanas (medicīnas apdrošināšanas) organizācijas uzrāda kā teksta failu kopu XML formātā.

“Maskavas valdība ir noteikusi elektronisko dokumentu pamatformātus, kas tiek izmantoti elektroniskā dokumentu pārvaldība». .

Izmantojot rastru, tiek izveidota papīra dokumenta elektroniskā kopija, kas paredzēta grafiskā attēla detalizētai atveidei grafiskie formāti(BMP, JPEG, GIF vai PNG) vai hibrīda teksta rastra formātus (PDF, DjVu).

Elektronisks oriģināls, ražots pusautomātiskā vai automatizētā veidā, ietverot saglabāšanu grafiskais dizains dokuments ar iespēju formatēt tekstu un realizēt grafiskos elementus, veidots izmantojot PDF, DOC, RTF, HTML formātus.

Ja, izmantojot elektronisku ziņu, saturs ir jāmeklē pēc atslēgvārdi, Tas elektroniskā kopija papīra dokuments, kas satur teksta atpazīšanai un saglabāšanai paredzētu informāciju teksta formātā, kas izveidots teksta iezīmēšanas formātā (PDF, DjVu, DOC, RTF, HTML) vai vienkārša teksta formātā (TXT).

Pusautomātiski vai automatizēti izgatavots elektronisks oriģināls, kam nepieciešama automatizēta informācijas integrācija, tiek veidots XML faila formātā.

Kas ir īpašs XML formātā? Extensible Markup Language satur ne tikai datus, bet arī informāciju, kas apraksta šos datus. Tas ir piemērojams jebkurai datora lietojumprogrammai neatkarīgi no tehniskais atbalsts Un operētājsistēmas un ļauj pārsūtīt lielus informācijas apjomus, neprasot laikietilpīgu datu struktūru pārveidošanu.

XML priekšteči ir standarta vispārējā iezīmēšanas valoda SGML, ko pieņēma Starptautiskā organizācija par standartizāciju kā standartu astoņdesmitajos gados, un tās vienkāršotā versija ir hiperteksta iezīmēšanas valoda HTML.

XML formātu ir pieņēmušas interneta kopienas standartu institūcijas, ko pārstāv World Wide Web Consortium un UDDI.org organizācija. Pašlaik Microsoft, IBM, Oracle un vairākas mazie uzņēmumi programmatūras ražošanas uzņēmumi ātri pārgāja uz XML izmantošanu savos produktos un praktiski īsteno ideju standartizēt dokumentu formātus, pamatojoties uz XML.

Adobe Systems Inc. izveidotais PDF formāts ir ļoti populārs dokumentu apmaiņai un tiek plaši izmantots interneta dokumentiem, jo ​​ļauj saglabāt oriģinālu. izskats dokumentus un apgrūtina izmaiņu veikšanu dokumentā. Adobe lēš, ka to jau ir lejupielādējuši pusmiljards cilvēku. bezmaksas programma PDF failu skatīšana, daudzi uzņēmumi ir izvēlējušies šis formāts kā standartu dokumentu pārsūtīšanai un glabāšanai, un daudzi neatkarīgi izstrādātāji piedāvā produktus, kas atbalsta PDF, daži bez maksas.

Tomēr Adobe nav pienākuma arī turpmāk nodrošināt bezmaksas piekļuvi savām programmām. Turklāt jaunās versijās Adobe programmas Bieži vien faili no iepriekšējām versijām nav pareizi attēloti. Tāpēc tika izveidota pārveidota PDF formāta versija, ko sauc par PDF-arhīvu (PDF-A). Ārzemēs tas tiek uzskatīts par vienu no diviem galvenajiem formātiem, ko nākotnē varēs izmantot elektronisko dokumentu arhīva glabāšanai. Otrais formāts ir iepriekš apspriestais XML.

PDF-A formātam, tāpat kā XML, ir savas priekšrocības un trūkumi elektronisko dokumentu arhīva glabāšanā. Jo īpaši PDF-A formāts ir īpaši ērts elektronisko dokumentu glabāšanai arhīvā, jo tas saglabā oriģinālā papīra dokumenta izskatu. Tās ērtības apliecināja tiesāšanās pieredze divos lielākajos bankrotos ASV vēsturē - korporācijā Enron un uzņēmumā Global Crossing. Viņi radīja milzīgs daudzums dokumentus PDF formātā, un federālās tiesu varas priekšā bija uzdevums nodrošināt šo dokumentu drošību un arhīvu glabāšanu. Tas lielā mērā kalpoja par stimulu projekta attīstībai starptautiskais standarts par PDF dokumentu arhivēšanu.

Taču šī formāta izmantošanas iespējas elektroniskajos arhīvos ir ierobežotas: piemēram, PDF-A formāts nav piemērots audiovizuālo dokumentu arhīva glabāšanai.

“Jāatzīmē, ka neviens no elektronisko dokumentu failu formātiem nav uzskatāms par universālu ilgstošai arhīva glabāšanai, jo iekārtas, tehnoloģijas un programmatūra. Mūsdienās nav viegli reproducēt dokumentus, kas izveidoti tekstapstrādes programmās AmiPro, Word Perfect on moderns aprīkojums". Vai pēc 97 gadiem pēc 10-15 gadiem būs viegli, piemēram, izmantot arhīva dokumentu MS Word formātā?

Visticamāk, formātu dažādība tiks saglabāta. Tāpēc arhīvu dienesti izstrādā normatīvos nosacījumus dažādu formātu elektronisko dokumentu, galvenokārt visizplatītāko PDF, arhīva glabāšanai.

Tomēr tagad ir lielas cerības izmantot XML kā standartu elektronisko dokumentu apmaiņai dažādas jomas aktivitātes, īpaši valsts pārvaldes jomā.

No visa iepriekš minētā izriet, ka elektroniskajiem dokumentiem ir dažādi formāti, taču neviens no elektronisko dokumentu failu formātiem nevar tikt uzskatīts par universālu ilgstošai arhīva glabāšanai, jo iekārtas, tehnoloģijas un programmatūra mainās diezgan ātri. Dokumenta formāts ir atkarīgs no piemērošanas jomas, konkrētas organizācijas darbības jomas, uz juridiskais statuss dokumentu.

dokumentu pārvaldības rediģēšanas aizsardzība

2. slaids

Nodarbības tēma. Elektronisks dokuments un fails.

Nodarbības mērķi: veidot primāro priekšstatu par atmiņas veidiem, parādīt atšķirīgās iezīmes dažādi veidi atmiņa; Paplašināt sākotnējās zināšanas par elektronisko dokumentu izveidi un uzglabāšanu;

3. slaids

Nodarbības mērķi.

Izpētīsim, kas ir datora iekšējā un ārējā atmiņa; Iepazīsimies ar lietas jēdzienu – elektroniskais dokuments; Veidosim datora mapes, elektroniskos dokumentus, dosim tiem nosaukumus.

4. slaids

Elektronisks dokuments ir datu kopums, kas tiek saglabāts datora atmiņā.

Kas var būt elektronisks dokuments?

5. slaids

Elektroniskie dokumenti