Personāla obligāto dokumentu saraksts gadā. Organizācijas personāla dokumenti - noformēšana, reģistrācija un glabāšana

Katram uzņēmumam ir sava iekšējā dokumentu plūsma, kas ir obligāta katram uzņēmumam. Īpaši tas attiecas uz personāla aktivitātēm. Kam nepieciešami dokumenti personāla lietvedība Rakstā aprakstīsim, kādi dokumenti ir nepieciešami uzņēmumā un kādi ir to uzturēšanas noteikumi un noteikumi.

Dokumenti pēc saistību līmeņa:

• Primārie dokumenti nepieciešami visos uzņēmumos (arī mazajos uzņēmumos).
• Dokumenti, kuriem ir ieteikuma raksturs.
• Konkrēta fokusa dokumenti - atkarīgi no uzņēmuma darbības apjoma un struktūras.

Dokumenti atbilstoši to mērķa piederībai:

• Dokumentācija, kas tiek izmantota personāla uzskaitē: rīkojumi par pieņemšanu darbā un darbinieku, par amata maiņu, par atvaļinājuma piešķiršanu, rīkojumi par komandējumiem.
• Dokumenti par personāla vadību un darbinieku darbības organizēšanu: amatu apraksti, prakses atskaites veidlapas un darbinieki.

Funkcionalitātes dokumenti:

• Iekšējie noteikumi nepieciešami, lai noteiktu uzņēmuma darbības principus, mērķus un misiju, kas ir jāpilda un jāņem vērā savā darbā absolūti visiem uzņēmuma darbiniekiem (īpašnieka rīkojumi, noteikumi un prasības par darba disciplīna, instrukcijas).
• Informācijas un norēķinu rakstura dokumenti, kas satur informāciju par darbiniekiem un visu, kas saistīts ar viņu darbu uzņēmumā (tabulas ar grafikiem un aprēķiniem, algu lapas, dokumenti ar maksājumiem par komandējumiem).
• Dokumenti, kas apliecina pabeigšanu darba pienākumi darbinieki saskaņā ar Krievijas Federācijas darba tiesību aktiem un pensiju tiesību aktiem.
• Administratīva rakstura dokumenti, kurus tieši izsniedz uzņēmuma īpašnieks, lai tos nodotu darbiniekiem (direktīvas, rīkojumi par personāla maiņu, lēmumi).
• Personāla uzskaites kārtošanas dokumenti: reģistrācijas žurnāls, grāmatvedības grāmatiņas, kas nepieciešamas, lai uz visiem dokumentiem izveidotu sērijveida rādītāju un kas piešķir personāla dokumentiem juridisku spēku. Tie ir nepieciešami personāla nodaļas darbam un vispārējai darbinieku uzskaitei un viņu dokumentācijai organizācijā.

Obligātie dokumenti

Šo dokumentu saraksts ir diezgan plašs, taču ikvienam personāla darbiniekam ir jāzina un jāsaprot, kā tie tiek noformēti, un jāprot gan tos noformēt, gan kontrolēt to noformēšanas pareizību.

Nepieciešamie dokumenti ietver:

• Personāla grafiks (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 15. pants).
• Darba līgums (TD).
• Rīkojums par pieņemšanu darbā (veidlapa Nr. T-1).
• Darbinieka karte (veidlapa Nr. T-2).
• Rīkojumi par darbinieku amata maiņu (veidlapa Nr. T-5).
• Atvaļinājumu pasūtījumi (veidlapa Nr. T-6).
• Atvaļinājumu grafiks (veidlapa Nr. T-7).
• Rīkojums par tirdzniecības līguma vai darba līguma ar darbinieku izbeigšanu vai izbeigšanu (veidlapa Nr. T-8).
• Dokuments darba laika uzskaitei (veidlapa Nr.T-13).
• Darbinieku algu un prēmiju aprēķināšanas dokumenti (veidlapa Nr. T-12).
• Darba noteikumi uzņēmumā.
• Likumi par darba aizsardzības prasībām un ziņojumi, kas sastādīti, pamatojoties uz Krievijas Federācijas darba aizsardzības noteikumu noteikumiem un instrukcijām.

Šis ir pamatdokumentu saraksts personāla dokumentācija, kam vajadzētu būt katrā uzņēmumā.

Prasības personāla dokumentu glabāšanai

Personāla dokumenti ir svarīgi ne tikai iekšējai atskaitei, bet arī Krievijas Federācijas darba tiesību aktu ievērošanai. Nepieciešamie dokumenti jāglabā katrā organizācijā, par kuru viņi ir atbildīgi pilnvarotās personas. Pārbaužu sistēma sistemātiski pārbauda dokumentāciju un, ja nepieciešams, uzliek sodus par prasību neievērošanu. darba likumdošana. Piemēram, par Darba kodeksa prasību pārkāpšanu var iestāties administratīvā atbildība, kurā naudas sods par ierēdņiem svārstās no 1 tūkstoša līdz 5 tūkstošiem rubļu, LLC - no 30 tūkstošiem līdz 50 tūkstošiem rubļu, un nopietnu pārkāpumu gadījumā uzņēmuma darbību var apturēt uz 3 mēnešiem saskaņā ar Art. 5.27 Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodekss.

Ja amatpersonai tiks izteikts rājiens par līdzīgu darba likumu pārkāpumu, viņam tiks piemērota diskvalifikācija uz laiku no 1 līdz 2 gadiem.

Likumu prasību par dokumentu uzturēšanu, aizpildīšanu un glabāšanu pārkāpuma gadījumā stingra ziņošana un iepriekš uzskaitītajiem obligātajiem papīriem, darba devējs un personāla darbinieks iestājas pie administratīvās un kriminālatbildības. Sīkāka informācija sadaļā Art. 419 Krievijas Federācijas Darba kodekss. Ja uzņēmumam nav obligāto personāla dokumentu, darba devējam tiek izteikts sākotnējais rājiens un noteikts datums otrajai darba inspekcijas vizītei, kā rezultātā likumā noteiktajā kārtībā ir jāiesniedz visi obligātie dokumenti.

Nosaka atbildības standartus par nepareizu uzglabāšanu obligātie dokumenti, ieskaitot darba ieraksti, darbinieku personīgās kartes un dažāda rakstura pasūtījumi.

Informācijas par darbinieku konfidencialitātes pārkāpums ir sodāms saskaņā ar Art. Krievijas Federācijas Kriminālkodeksa 137. pants. Naudas sods var sasniegt 200 tūkstošus rubļu.

Dokumentu plūsmas uzturēšana un obligāto dokumentu glabāšana uzņēmumā - obligāta prasība personāla nodaļai. Šī jautājuma kontroli veic Krievijas Federācijas Valsts arhīvs un Rostrudinspektsija, kuriem ir tiesības jebkurā laikā ierasties un pārbaudīt uzņēmumu.

Piešķirt dokumentiem juridisku spēku
* instrukcijas personāla lietvedības pārvaldīšanai
* personāla dienesta failu sagatavošana pārsūtīšanai uz organizācijas arhīvu, glabāšanas periodi
* darba devēja atbildība par personāla uzskaites kārtošanas prasību pārkāpšanu

Personāla dokumentācijas galvenais mērķis ir nodrošināt lielāku darba attiecību caurskatāmību. Visa personāla dokumentācijas sistēma nosaka noteiktus noteikumus, saskaņā ar kuriem darbiniekiem tiek garantēta stabilitāte, un administrācijai ir vieglāk vadīt personālu. Precīzākais tiesību un pienākumu loka regulējums, izmantojot personāla dokumentus, atbilst abu darba attiecību pušu interesēm.
Vietējo noteikumu sastāvā, kas ir obligāti katram darba devējam saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa normu interpretāciju, ietilpst:
· Personāla tabula (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 57. pants);
· Iekšējie noteikumi darba noteikumi(Krievijas Federācijas Darba kodeksa 56., 189., 190. pants);
· Dokumenti, kas nosaka darbinieku personas datu apstrādes kārtību, viņu tiesības un pienākumus šajā jomā (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 86., 87., 88. pants);
· Plkst maiņu darbs katrai darbinieku grupai jāstrādā noteiktajā darba laikā saskaņā ar maiņu grafiku (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 103. pants);
· Atvaļinājumu grafiks (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 123. pants);
· Darba aizsardzības noteikumi un instrukcijas. Darba devējam ir pienākums nodrošināt drošus apstākļus un darba aizsardzības noteikumus un instrukcijas par darba aizsardzību, un tie jāpaziņo darbiniekiem pret parakstu (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 212. pants).
Šie personāla dokumenti ir vieni no tiem, kurus galvenokārt pārbauda federālie darba inspektori.
Maiņu grafiks Art. 103 Krievijas Federācijas Darba kodekss Obligāti, ja ir maiņu darbs

Personāla dokumentācija

Tas tiek veidots personāla nodaļai pildot savus pienākumus dokumentēt darbu ar personālu. Personāla dokumentācija vienmēr ir “piesieta” konkrētam darbiniekam un atspoguļo viņa amata (profesijas) specifiku, nodarbinātības nosacījumus, darba rezultātus utt.
Šāda veida dokumentācijā ietilpst:
administratīvie dokumenti, apliecinoši dokumenti darba aktivitāte darbinieks;
informācijas un norēķinu dokumenti;
oficiāla iekšējā sarakste;
uzskaites un dokumentu reģistrācijas žurnāli (grāmatas).
Katrā no šīm grupām iekļautajiem dokumentiem ir savas īpašības. Tie ir paredzēti dažādiem mērķiem un tiek izstrādāti, apstiprināti un ieviesti dažādos veidos.

Administratīvie dokumenti

Darba aktivitāti apliecinoši dokumenti

Informācija un norēķinu dokumenti

Iekšējā oficiālā sarakste

Grāmatvedības un reģistrācijas žurnāls (grāmatas).

Pasūtījumi personālam:

Par pieņemšanu darbā
- par atlaišanu
- par tulkošanu
- par virzienu uz
komandējums
- par atvaļinājuma piešķiršanu
- par iedrošinājumu
-par disciplinārsoda uzlikšanu

Pasūtījumi par pamatdarbību

Darba ieraksti
- darba līgumi un to grozījumi
- personāla rīkojumu kopijas

Darbinieku personīgās kartes
- darbinieku personīgās lietas
- laika uzskaite

Darbinieka paziņojums
- piezīmes
- skaidrojošs
- prezentācijas

Darba līgumu reģistrācija
- rīkojumu par darbinieku uzņemšanu, pārcelšanu un atlaišanu reģistrācija
- atvaļinājuma rīkojumu reģistrācija
- pasūtījumu reģistrācija darbinieku komandējumiem
- ceļojumu apliecību reģistrācija
- dienesta uzdevumu reģistrācija
- vietējo noteikumu reģistrācija
- grāmata darba grāmatu un to ieliktņu kustības ierakstīšanai
- stimulēšanas un uzlikšanas rīkojumu reģistrācija disciplinārsodus
- sertifikātu izsniegšana personālam
- slimības atvaļinājuma uzskaite

Administratīvie dokumenti

Šāda veida iekšējie dokumenti ietver vadītāja rīkojumus un norādījumus. Ar viņu palīdzību organizācijas vadītājs īsteno šīs organizācijas statūtos paredzētās pilnvaras vadīt organizāciju.
Uzņēmuma pirmā virsnieka ordeņi ir sadalīti divās neatkarīgās grupās.
Pirmā grupa - rīkojumi par organizācijas galvenajām darbībām (par ražošanas jautājumiem, par apstiprināšanu organizācijā personāla tabula, instrukcijas personāla uzskaites pārvaldībai, sertifikācijas procedūrām).
Otrais ir rīkojumi personālam (par pieņemšanu darbā, par atlaišanu, pārcelšanu uz citu darbu, par atvaļinājumu piešķiršanu, par stimuliem un disciplinārsodiem).
Pirmajā grupā iekļautie dokumenti aptver organizācijas darbību kopumā, tie attiecas tikai uz personāla dienesta darbu.
Otrajā grupā ietilpst dokumenti, kas tieši saistīti ar darbinieku darba aktivitātēm.
Daudzi no šiem dokumentiem tiek uzturēti saskaņā ar Krievijas Valsts statistikas komitejas apstiprinātu standarta veidlapu.

Dokumenti, kas apliecina darbinieka darba aktivitāti

Šādi dokumenti ietver:
- darba grāmata,
- darba līgumu,
- darba apliecība,
- rīkojumu par pieņemšanu darbā un atlaišanu kopijas.
Šo dokumentu mērķis ir pēc iespējas precīzāk atspoguļot darbinieka informāciju darba pieredze. Fakts ir tāds, ka darba stāžs (vispārējais darbs vai apdrošināšana) ir svarīgs gan darbinieka turpmākajai pensijas nodrošināšanai, gan pagaidu invaliditātes pabalstu piešķiršanai viņam darba laikā.
Pamatojoties uz citu darba devēju rīkojumu kopijām, darbinieka darba grāmatiņā tiek ievadīti ieraksti par nepilnu darba laiku, kā arī tiek sastādīts darba grāmatiņas dublikāts.

Informācija un norēķinu dokumenti

Informāciju un norēķinu dokumentus personāla dienests uztur, lai reģistrētu darbinieku personas datus un nodrošinātu ar viņu darba aktivitātēm saistīto informāciju.
Tie ietver:
- darbinieka personiskā karte,
- personāla grafiks,
- laika uzskaite,
- personīgās lietas.
Arī lielākajai daļai šo dokumentu forma ir vienota.

Iekšējā oficiālā sarakste

Iekšējā sarakste organizācijā tiek izmantota dokumentāciju visus personāla lēmumus. Piemēram, lai sauktu darbinieku pie disciplināratbildības, ir jāsaņem darbinieka paskaidrojums.
Ja mēs runājam par darbinieka apbalvošanu, viņa tiešais priekšnieks nosūta organizācijas vadītājam priekšlikumu par darbinieku apbalvošanu.
Ar iekšējās oficiālās sarakstes palīdzību notiek arī oficiāla viedokļu apmaiņa starp organizācijas amatpersonām, starp amatpersonām un organizācijas vadību.

Uzskaites un kontroles žurnāli

Organizācijā tiek uzturēti reģistrācijas žurnāli (grāmatas), lai reģistrētu personāla dokumentāciju (personāla rīkojumus, darba grāmatiņas, personas lietas, personas apliecības). Pareiza dokumenta reģistrācija (ar konkrētu numuru un atzīmi uz reģistrācijas datuma) piešķir tam juridisku spēku (pierādīšanas spēku), ar kuru darba devējs var droši uzvarēt lietu. darba strīds ar darbinieku.
Personāla nodaļa reģistrē dokumentus par personālu un izmanto šādas reģistrācijas veidlapas vai arī tās uztur citas pilnvarotas personas:
- darba līgumu reģistrācijas žurnāls;
- darbinieku uzņemšanas, pārcelšanas un atlaišanas rīkojumu žurnāls;
- atvaļinājuma piešķiršanas rīkojumu žurnāls;
- darbinieku komandējumu pasūtījumu žurnāls;
- ceļojumu apliecību reģistrācijas žurnāls;
- darba uzdevumu žurnāls;
- vietējo noteikumu reģistrācijas žurnāls;
- grāmata darba grāmatu un to ieliktņu kustības fiksēšanai;
- čeku un izdevumu grāmatiņu darba grāmatiņu veidlapu ierakstīšanai un ieliktni tajā;
- rīkojumu par stimuliem un disciplinārsodu uzlikšanu reģistrācijas žurnāls;
- personāla sertifikātu izsniegšanas žurnāls;
- slimības atvaļinājuma žurnāls;
- žurnāls nelaimes gadījumu darbā uzskaitei.

Dažu žurnālu un grāmatu veidlapas apstiprina oficiālas institūcijas, savukārt citas veidlapas izstrādā pati organizācija.
Piemēram, ar Krievijas Darba ministrijas 2003. gada 10. oktobra rezolūciju apstiprināta grāmatas forma darba grāmatu un to ieliktņu kustības reģistrēšanai. Nr. 69. Personas uzskaites žurnāls vai caurbraukšanas žurnāls medicīniskās pārbaudes nav ieteicamās formas, tāpēc to izstrādā pati organizācija pēc saviem ieskatiem.

Vai ir nepieciešami visi dokumenti?

Visi uzskaitītie organizācijas iekšējie dokumenti ir nosacīti sadalīti trīs blokos:
- obligāti,
- ieteicams,
- atkarībā no organizācijas specifikas.
Obligātie dokumenti jāvada visām organizācijām bez izņēmuma neatkarīgi no to organizatoriskās un juridiskās formas, darbības jomas un personāla skaita. Visi šie dokumenti ir tieši vai netieši nosaukti Darba kodeksā. Tādējādi nepieciešamība saglabāt iekšējos darba noteikumus izriet no Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 189. un 190. pants, obligātā personāla komplektēšana - no Art. 57 Krievijas Federācijas Darba kodeksa, un dokumenti par personas datu aizsardzību tiek sagatavoti, pamatojoties uz Ch. 14 Krievijas Federācijas Darba kodekss.
Ieteicamie dokumenti kalpo, lai optimizētu darbu ar personālu. Viņi var būt vai nebūt organizācijā. Tas ir atkarīgs no lēmuma ģenerāldirektors vai personāla daļas vadītājs.
Piemēram, ne katrā uzņēmumā ir speciālistu amatu apraksti vai departamentu noteikumi.
Dokumenti atkarībā no organizācijas specifikas, ir obligāti tikai noteiktiem uzņēmumiem. IN lielākā mērā tas attiecas uz organizācijām ar kaitīgiem apstākļiem darbs. Ja organizācijā ir profesijas, kuras likums klasificē kā profesijas ar bīstamiem darba apstākļiem, tad šim uzņēmumam papildu instrukciju izstrāde kļūst obligāta. Piemēram, par apmācību, strādājot ar bīstamiem priekšmetiem, vai par periodiskām medicīniskām pārbaudēm.
Kas tieši jāiekļauj organizācijas personāla dokumentācijā? Uzņēmuma personāla dokumentācijas saraksts:

Nepieciešamo personāla dokumentu saraksts

Dokuments	Saite uz tiesību aktiem	Kādos gadījumos tas tiek izsniegts?
Vispārīgi dokumenti
Iekšējie darba noteikumi	Art. 189 Krievijas Federācijas Darba kodekss	Obligāti
Personāla galds		Obligāti
Darba burtnīcu kustības grāmata un ieliktņi tajās	Krievijas Darba ministrijas 2003.gada 10.oktobra rezolūcija Nr.69	Obligāti
Darba apraksti par katru amatu saskaņā ar personāla tabulu	Vienotais tarifu un kvalifikāciju direktorijs	Nepieciešams, ja darba pienākumi nav reglamentēts darba līgumos
Noteikumi par darbinieku personas datiem	Art. 86 Krievijas Federācijas Darba kodekss	Obligāti
Noteikumi par darbinieku atalgojumu	Krievijas Federācijas Darba kodeksa VI sadaļa
Noteikumi par darbinieku prēmijām un materiālo stimulēšanu	Krievijas Federācijas Darba kodeksa VI sadaļa	Obligāti, ja darba līgumos nav reglamentēti algu jautājumi
Darba aizsardzības noteikumi	Krievijas Federācijas Darba kodeksa X sadaļa	Nav nepieciešams
Norādījumi par darba aizsardzību pēc profesijas	Krievijas Federācijas Darba kodeksa X sadaļa	Obligāti
Instruktāžas žurnāls (iepazīšanās ar instrukcijām)	Krievijas Federācijas Darba kodeksa X sadaļa	Obligāti
Darbinieku, kuriem tiek veikta obligātā medicīniskā pārbaude, žurnāls	Art. 69 Krievijas Federācijas Darba kodekss	Personas, kas jaunākas par astoņpadsmit gadiem, kā arī citas personas gadījumos, kas paredzēti Krievijas Federācijas Darba kodeksā un citos federālajos likumos
Atvaļinājumu grafiks	Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 123. punkts, Krievijas Valsts statistikas komitejas 2004. gada 1. maija rezolūcija Nr.	Obligāti
Noteikumi par komercnoslēpums	2004.gada 29.jūlija Federālais likums Nr.98-FZ “Par komercnoslēpumiem”	Obligāti, ja darba līgumā ir noteikts, ka darbiniekam jāuztur komercnoslēpums
Koplīgums	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 7. nodaļa	Nav obligāti, noslēgts pēc pušu vienošanās
Individuālie dokumenti
Darba līgums	Art. 16, 56, 67 Krievijas Federācijas Darba kodekss	Obligāti
Pasūtījums darbam	Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 68. pants, Krievijas Valsts statistikas komitejas 2004. gada 1. maija rezolūcija Nr.	Obligāti
Darbinieka personiskā karte	Krievijas Valsts statistikas komitejas 01.05.2004. rezolūcija Nr	Obligāti
Darba grāmata	Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 66. pants, Krievijas Federācijas valdības 2003. gada 16. aprīļa dekrēts Nr. 225 “Par darba grāmatām”, Krievijas Darba ministrijas 2003. gada 10. oktobra dekrēts Nr. 69	Obligāti
Līgumi par pilnu finansiālās saistības	2. un 4. pielikums Krievijas Darba ministrijas 2003. gada 31. decembra rezolūcijai Nr. 85	Obligāti gadījumos, kad tiek noteikta pilna finansiālā atbildība
Rīkojums par atvaļinājuma piešķiršanu darbiniekam	Krievijas Valsts statistikas komitejas 01.05.2004. rezolūcija Nr	Obligāti
Darbinieka pieteikums bezalgas atvaļinājumam algas	Art. 128 Krievijas Federācijas Darba kodekss	Obligāti
Darba laika uzskaite un algas aprēķins	Krievijas Valsts statistikas komitejas 01.05.2004. rezolūcija Nr	Obligāti
Maiņu grafiks	Art. 103 Krievijas Federācijas Darba kodekss	Obligāti, ja strādā maiņu darbs

Personāla dokumentācijas atjaunošana

Jaunu personāla vadītāju var sagaidīt plkst jauns darbs Pārsteigumu ir daudz, un ne visi no tiem var būt patīkami. Pārbaudei var izrādīties, ka organizācijas rīcībā nav pat puses no iepriekšminētā saraksta, protams, visus šos dokumentus vienas dienas laikā izstrādāt, noformēt un ieviest ir gandrīz neiespējami. Nepieciešams izceltšajā sarakstā pats svarīgākais un prioritārās pozīcijas un sākt tos apstrādāt.
Sāciet ar personāla tabulas un atvaļinājumu grafika sastādīšanu. Pat ja tas notiek, pārkāpjot Krievijas Federācijas Darba kodeksā noteiktos termiņus.
Pēc tam jums jāpārbauda darba līgumu pieejamība ar darbiniekiem, uzņemšanas un pārcelšanas rīkojumu esamība un pareiza izpilde, ieraksti darba grāmatiņās.
Saglabājiet darba līgumu žurnālus, pasūtījumu žurnālu par darbinieku pieņemšanu darbā, pārcelšanu un atlaišanu jūsu organizācijā.
Sagatavojiet darba uzskaites grāmatiņu.
Tad jums ir jāsakārto personīgās kartes T-2 formā.
Dokuments ir datēts pēc tā izsniegšanas laika, bet dokumenta tekstā, piemēram, T-2 veidlapas kartīte, norāda reālo (konkrētajā gadījumā agrāku) saņemšanas datumu, t.i. tieši datums, kad darbinieks pieņemts darbā vai pārcelts uz citu amatu. Nosakot pieņemšanas un nodošanas datumus, varat izmantot grāmatvedības palīdzību un pieprasīt darbinieku personīgos kontus datumu saskaņošanai un precizēšanai.
Ir ļoti svarīgi neuzsākt savu pašreizējo darbu!
Aizpildiet dokumentus jaunizveidotajiem, pārceltajiem vai atlaistajiem darbiniekiem Krievijas Federācijas Darba kodeksā stingri noteiktajos termiņos un saskaņā ar visiem biroja darba noteikumiem.
Nākamajam solim vajadzētu būt vietējo noteikumu sagatavošanai, izpildei un ieviešanai.
Atcerieties, ka tas ir nopietns, ļoti atbildīgs un darbietilpīgs darbs, jo šajos dokumentos ir ietverti standarti darba tiesības(Krievijas Federācijas Darba kodeksa 8. pants).
Kvalitatīvi izstrādāt un ieviest amata aprakstus pat ar nelielu personālu trīs dienās nav iespējams.
Sakārtot lietas organizācijas personāla dokumentācijā, esiet ļoti uzmanīgi, iznīcinot personāla dokumentus.
Īpaši tādiem personāla dokumentiem kā:
darba līgumi, rīkojumi par uzņemšanu, pārcelšanu, atlaišanu,
veidlapas 1-2 personīgās kartes, darbinieku personīgie konti,
personas lietu un reģistrācijas veidlapu glabāšanas laiks ir 75 gadi.
Nepieprasītās darba grāmatiņas un darba grāmatu un to ieliktņu uzskaites grāmatiņa tiek glabāta 50 gadus.
Personāla dokumentu glabāšanas termiņi ir noteikti ar 2000. gada 6. oktobrī Federālajā arhīvā apstiprināto organizāciju darbībā izveidoto standarta vadības dokumentu sarakstu, norādot glabāšanas termiņus (ar grozījumiem, kas izdarīti 2003. gada 27. oktobrī). Visi Sarakstā norādītie dokumenti jāiesniedz arhīvā.

Darba un algu uzskaite organizācijā tiek veikta uz pamata primārie dokumenti, izveidojās gadā personāla apkalpošana. Personāldaļas slikti veikts darbs neizbēgami ietekmē gan grāmatvedības, gan visas organizācijas darbu. Tā sekas ir nesavlaicīga darbinieku samaksa, slimības atvaļinājums, nesavlaicīga dokumentu sagatavošana iesniegšanai valsts iestādēs. sociālās struktūras. Tā rezultātā ir samazinājums finanšu rādītāji uzņēmumiem kopumā.

Atbilstība Darba kodekss Krievijas Federācija, personāla dokumentācijas noformēšanas pareizību kontrolē gan Federālās darba inspekcijas (Rostrudinspektsija), gan Federālās darba inspekcijas struktūras. nodokļu birojs. Valsts inspektors var ierasties jebkuras organizācijas birojā neatkarīgi no tās īpašumtiesību formas un pieprasīt dokumentus, kas attiecas uz personāla uzskaiti, kā arī citus organizācijā pieejamos obligātos iekšējos noteikumus un rīkojumus (2001. gada 8. augusta federālais likums Nr. 134- FZ “Par tiesību aizsardzību juridiskām personām Un individuālie uzņēmēji veicot valsts kontrole(uzraudzība)").

Personālvadības dienesta darbības dokumentēšana aptver visus procesus, kas saistīti ar personāla dokumentācijas sagatavošanu un apstrādi saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem, un risina šādus personāla vadības uzdevumus:

● strādnieku darba organizācija;

● secinājums darba līgums un pieņemšana darbā;

● pārcelt uz citu darbu;

● darbinieku atvaļinājumu nodrošināšana;

● darbinieku stimulēšana;

● disciplinārsodu uzlikšana darbiniekiem;

● darbinieku sertifikācija;

● personāla nodrošināšana;

● darba laika izlietojuma uzskaite;

● darbinieku piesaiste darbam brīvdienās un brīvdienās brīvdienas;

● komandējumu reģistrācija;

● darba līguma izbeigšana un atlaišana no darba.

Personāla dokumentu saraksts, kas organizācijām jāuztur neatkarīgi no to īpašumtiesību formas, ir sniegts pielikumā. Tas arī norāda normatīvie dokumenti kas reglamentē darba devēja pienākumu glabāt noteiktus personāla dokumentus un to glabāšanas termiņus (saskaņā ar organizācijas darbībā izveidoto standarta vadības dokumentu sarakstu, norādot glabāšanas termiņus, kas apstiprināts Federālajā arhīvā 2000. gada 6. oktobrī, ar grozījumiem oktobrī 27, 2003).

Strādnieku darba organizēšana tiek veikta, pieņemot (organizācijas vadītāja vai viņa pilnvarotas amatpersonas apstiprinājumu) vietējos noteikumus. Katram darba devējam ir jābūt iekšējiem darba noteikumiem un normatīvajiem aktiem par personas datu aizsardzību. Ja nepieciešams, tiek pieņemti citi vietējie noteikumi, piemēram, noteikumi par algām, darba standartiem, prēmijām un materiālajiem stimuliem, sertifikāciju utt.

Koplīgumam (līgumam) ir ieteikuma raksturs, jo tas tiek noslēgts, pusēm vienojoties (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 7. nodaļa). Privātajiem uzņēmumiem ieteicams uzturēt darbinieku personīgās lietas. Darba devēja pienākums uzturēt personīgās lietas attiecas arī uz darbiniekiem valdības organizācijas saskaņā ar 2004.gada 27.jūlija federālo likumu Nr.FZ-79 “Par valsts civildienests Krievijas Federācija". Ērtības labad mēs joprojām varam ieteikt izveidot personiskos failus vai personīgās mapes, un to veidošanas kārtība ir jānosaka organizācijas vietējā normatīvajā aktā, ko apstiprina vadītājs.

Darbinieka personīgajā lietā (personīgajā mapē) varat iekļaut to dokumentu kopijas, kas nepieciešami, pieņemot darbā (pase, militārais ID, TIN piešķiršanas sertifikāts, pensijas apdrošināšanas apliecība, laulības apliecība, bērnu dzimšanas apliecība - lai nodrošinātu ienākuma nodokļa atvieglojumus); dokumenti par izglītību utt.) un pēc tam visi galvenie darbinieka darba dzīves laikā izveidotie dokumenti, kas raksturo viņa darba aktivitāti (pieteikumi pārcelšanai uz citu darbu, atlūguma vēstule, raksturojums, dokumenti par kvalifikācijas paaugstināšanu, uzņemšanas rīkojumu kopijas , pārcelšana , atlaišana utt.).

Turklāt darba devējam ir jābūt šādiem darba aizsardzības dokumentiem:

● instrukcijas par darba aizsardzību pa profesijām;

● instruktāžas žurnāls (iepazīšanās ar instrukcijām);

● darbinieku, kuriem tiek veikta obligātā medicīniskā pārbaude, žurnāls un citi.

Šos dokumentus var glabāt uzņēmuma personāla dienestā, ja organizācijai nav atsevišķa darba aizsardzības dienesta, vai birojā.

Lūdzu, ņemiet vērā

Saskaņā ar apakš. "a" 1. daļas art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 356. pantu Federālā darba inspekcija veic valsts uzraudzību un kontroli pār darba devēju atbilstību darba likumdošanai un citiem normatīvajiem aktiem. Federālajai darba inspekcijai ir tiesības noteiktajā veidā nosūtīt federālajām izpildinstitūcijām, Krievijas Federācijas veidojošo vienību izpildinstitūcijām, iestādēm. vietējā pašvaldība, tiesībsargājošajām iestādēm un tiesām, prasībām un citiem materiāliem par darba un darba aizsardzības tiesību aktu pārkāpumu faktiem, līdz to uzņēmumu darbības apturēšanai, kuros konstatēti pārkāpumi (Administratīvo pārkāpumu kodeksa 3.12.pants).

Organizāciju vadītāji ir personīgi atbildīgi par viņu darbības procesā iegūto dokumentālo fondu. Par Krievijas Federācijas tiesību aktu un citu normatīvo aktu pārkāpumiem, nepareizu personāla dokumentācijas kārtošanu vai tās neesamību likumdevējs paredz administratīvo naudas sodu: amatpersonām - no 1000 līdz 5000 rubļiem, juridiskām personām - no 30 000 līdz 50 000 rubļu. vai administratīvā darbības apturēšana uz laiku līdz 90 dienām, un atkal - nozīmē amatpersonas diskvalifikāciju (Administratīvā kodeksa 3.11., 3.12., 5.27., 5.44. un 14.23.pants).

PIETEIKUMS

Organizācijai nepieciešamo personāla dokumentu saraksts

	Dokuments	Kāds dokuments regulē	Piezīme	Derīguma termiņš
	Iekšējie darba noteikumi (ILR)	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 189. pants	Pieņemot darbā (pirms darba līguma parakstīšanas), darba devējam ir pienākums pret parakstu iepazīstināt darbinieku ar PVTR. Derīgs līdz nomaiņai pret jauniem.	Pastāvīgi
	Noteikumi par darbinieku personas datu aizsardzību	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 86. pants	Pieņemot darbā (pirms darba līguma parakstīšanas), darba devējam ir pienākums iepazīstināt darbinieku ar Noteikumiem par darbinieku personas datu aizsardzību pret parakstu. Derīgs līdz nomaiņai pret jaunu.	Pastāvīgi
	Personāla galds (veidlapa T-3) (personāla izkārtojums)		Tas tiek apkopots katru reizi, kad tajā tiek veiktas noteiktas izmaiņas.	Pastāvīgi
	Darba grāmatu un to ieliktņu kustības uzskaites grāmata		Uzglabāts personāla nodaļā un pastāvīgi uzturēts.
	Kvīts un izdevumu grāmatiņa darba grāmatiņu veidlapu ierakstīšanai un to ieliktņiem	Norādījumi par darba grāmatiņu un to ieliktņu aizpildīšanas kārtību (apstiprināti ar Krievijas Darba ministrijas 2003. gada 10. oktobra rezolūciju Nr. 69)	Uzglabājas grāmatvedībā kopā ar darba grāmatu veidlapām un to ieliktņiem; Veidlapas saņem HR departaments pēc HR darbinieka pieprasījuma.	50 gadi (bet pēc uzņēmuma likvidācijas kopā ar citiem dokumentiem, kuru glabāšanas laiks ir 75 gadi, tiek nodots pilsētas arhīvam)
	Noteikumi par atalgojumu, prēmijām un materiālo stimulu	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 6. pants, Krievijas Federācijas Darba kodeksa 21. nodaļa	Atkarībā no pieejamības sarežģītas sistēmas algas un darba un prēmiju sistēmas. Derīgs līdz nomaiņai pret jaunu.	Pastāvīgi
	Noteikumi par apmācību sistēmu	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 196., 197. pants	Ja organizācijā ir apmācību sistēma.	Pastāvīgi
	Noteikumi par darbinieku sertifikāciju	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 81. pants	Veicot sertifikāciju ar darba devēja lēmumu.	Pastāvīgi
	Atvaļinājumu grafiks		Apstiprina darba devējs ne vēlāk kā divas nedēļas pirms kalendārā gada sākuma.
	Darba līgums	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 16., 56., 57., 67. pants	Noslēdz rakstiski ar katru darbinieku.
	Amatu apraksti katram amatam saskaņā ar štatu tabulu, darba instrukcijas profesijām		Pieņemts pēc darba devēja ieskatiem.	Pastāvīgi
	Rīkojumi darbā	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 68. pants	Publicēts uz darba līguma pamata. Tie tiek paziņoti darbiniekam pret parakstu trīs dienu laikā no faktiskās darba uzsākšanas dienas.
	Rīkojumi pārcelšanai uz citu darbu	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 72.1 pants	Izdota, pamatojoties uz vienošanos par pārcelšanu citā darbā (papildu vienošanās darba līgumā).
	Rīkojumi par atlaišanu	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 84.1 pants
	Pasūtījumi par pamatdarbību		Publicēts pēc vajadzības. Personāla dienesta sagatavotie pamatdarbības pasūtījumi tiek reģistrēti un glabāti birojā. Personāla dienests uztur failu “Pamatdarbības pasūtījumu kopijas”.	1 gads (personāla dienestā glabātās pasūtījumu kopijas)
	Rīkojumi par atvaļinājumu piešķiršanu		Izsniedz, pamatojoties uz atvaļinājuma grafiku vai darbinieka pieteikumu
	Darbinieku pieteikumi bezalgas atvaļinājumam	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 128. pants	Atvaļinājums bez darba samaksas tiek nodrošināts pēc darbinieka pieprasījuma (pieteikuma) saskaņā ar Art. 128 Krievijas Federācijas Darba kodeksa vai saskaņā ar likumu, pamatojoties uz darbinieka iesniegumu (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 128. panta 2. daļa).
	Darbinieka personiskā karte (veidlapa T-2)		Notiek katram darbiniekam.
	Darba grāmata	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 66. pants, Krievijas Federācijas valdības 2003. gada 16. aprīļa dekrēts Nr. 225 “Par darba grāmatiņām”, Norādījumi par darba grāmatiņu un to ieliktņu aizpildīšanas kārtību (apstiprināts ar dekrētu Krievijas Darba ministrijas 2003. gada 10. oktobris Nr. 69)	Darba devējs glabā darba grāmatiņas katram darbiniekam, kurš pie viņa nostrādājis ilgāk par piecām dienām.	Pēc atlaišanas darbinieks rokās saņem darba grāmatu. Nepieprasītās darba grāmatas tiek glabātas organizācijā 50 gadus pēc uzņēmuma likvidācijas, tās tiek arhivētas
	Līgumi par pilnu atbildību		Tie tiek slēgti ar darbiniekiem, kuri tieši apkalpo materiālās vērtības.
	Pamatdarbības pasūtījumu uzskaites grāmatiņa (žurnāls).	Norādījumi biroja darbam VNIIDAD HR dienestā " Instrukciju paraugi par biroja darbu organizācijas personāla dienestā" (ieteicams)	Jānumurē un jāsašņorē, jāaizzīmogo un jāparaksta darba devējam
	Darba rīkojumu uzskaites grāmatiņa (žurnāls).
	Atlaišanas rīkojumu uzskaites grāmatiņa (žurnāls).
	Atvaļinājuma piešķiršanas rīkojumu uzskaites grāmatiņa (žurnāls).
	Ceļojumu apliecību reģistrācijas žurnāls
	Laika lapa	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 91. panta 3. daļa	Darba devējam ir pienākums veikt katra darbinieka faktiski nostrādātā laika uzskaiti
	Maiņu grafiks	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 103. pants	Tas tiek darīts zināms darbiniekiem ne vēlāk kā mēnesi pirms tā stāšanās spēkā.
	Pārbaudes iestāžu pārbaužu žurnāls	2001. gada 8. augusta federālais likums Nr. 134-FZ “Par juridisko personu un individuālo uzņēmēju tiesību aizsardzību valsts kontroles (uzraudzības) laikā”	To veic visas juridiskās personas un uzņēmēji, neveidojot juridisku personu	Pastāvīgi
	Sēžu protokoli, sertifikācijas kvalifikācijas komisiju lēmumi	Noteikumi par uzņēmuma darbinieku sertifikāciju	Izsniedz sertifikācijas komisija
	Strādnieku darba laika lapas un rīkojumi kaitīgās profesijas	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 91. panta 3. daļa	Sastādīts katru mēnesi.
	Ražošanā strādājošo darbinieku saraksti ar bīstamiem darba apstākļiem	PSRS Ministru Padomes 1991.gada 26.janvāra lēmums Nr.10 “Par ražošanas, darba, profesiju, amatu, rādītāju, kas dod tiesības uz atvieglotu pensiju nodrošinājumu, sarakstu apstiprināšanu”	Ja ražošanā ir kaitīgi darba apstākļi; notiek.
	To darbinieku saraksti, kuri pensionējas, saņemot atvieglotās pensijas
	Sarakste par - valsts pensiju un pabalstu iecelšanu; Priekšrocības pensija
	Norādījumi par darba aizsardzību pēc profesijas	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 10. pants		Pastāvīgi
	Instruktāžas žurnāls (iepazīšanās ar instrukcijām)	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 10. pants
	Darbinieku, kuriem tiek veikta obligātā medicīniskā pārbaude, žurnāls	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 69. pants, Krievijas Federācijas Veselības un medicīnas rūpniecības ministrijas 1996. gada 14. marta rīkojums Nr. 90 “Par darbinieku iepriekšējas un periodiskas medicīniskās apskates veikšanas kārtību un medicīniskajiem noteikumiem uzņemšanai profesijai” (grozīts 02.06.2001.)
	Negadījumu ziņojumi	Krievijas Federācijas Darba ministrijas 2002.gada 24.oktobra rezolūcija Nr.73 “Par rūpniecisko avāriju izmeklēšanai un uzskaitei nepieciešamo dokumentu formu apstiprināšanu un noteikumiem par rūpniecisko avāriju izmeklēšanas pazīmēm atsevišķās nozarēs un organizācijas”
	Arodslimību un saindēšanās izmeklēšanas akti

E.N. Malkova,
speciālists in personāla darbs uzņēmumā Algorithm LLC

Personāla dokumenti- kam jāatrodas organizācijā, kas ir pieņēmusi darbā darbiniekus - ietver lielu sarakstu ar dažādiem priekšmetiem, ko regulē Krievijas Federācijas Darba kodekss: sākot ar dokumentu, kas apliecina nodarbinātību, un beidzot ar vispārējiem administratīvajiem noteikumiem, kas attiecas uz visa uzņēmuma darbību. . To neesamība var radīt negatīvas sekas uzņēmumam.

Kādi personāla dokumentu veidi pastāv?

Dokumentus, kuriem jābūt organizācijas rīcībā, var iedalīt šādās kategorijās:

• individuāla rakstura dokumenti - regulē konkrētas personas un uzņēmuma darba attiecības;
• vispārējas nozīmes dokumenti - ietver plašu informāciju, kas regulē visu darbinieku darbu kopumā.

Obligāti individuālie personāla dokumenti

Atsevišķos personāla dokumentos ietilpst:

• darba līgums (veidlapa TD-1);

Informāciju par līguma noformēšanu skatīt materiālā “Vienotā veidlapa Nr.TD-1 - Darba līgums”.

• administratīvais dokuments par pieņemšanu darbā/atlaišanu (attiecīgi T-1 un T-8 veidlapa);

Informāciju par T-1 veidlapas izmantošanu skatīt materiālā “Vienotā veidlapa Nr. T-1 - lejupielādes veidlapa un paraugs”.

• darbinieka personas karte (veidlapa T-2);

Šīs veidlapas veidne ir atrodama materiālā “Vienotā veidlapa Nr. T-2 - Veidlapas un parauga aizpildīšana”.

• rīkojums, uz kura pamata darbinieks tiek pārcelts (veidlapa T-5);

• pasūtījums atvaļinājuma reģistrācijai (veidlapa T-6).

Norādītais dokumenta veids ir uzrādīts materiālā “Vienotā veidlapa Nr.T-6 - lejupielādes forma un paraugs”.

Obligātie personāla dokumenti vispārējas nozīmes organizācijā

Starp vispārējas nozīmes personāla dokumentiem izceļas:

• personāla tabula (veidlapa T-3);

Tās veidni atradīsiet materiālā “Vienotā veidlapa Nr. T-3 - personāla tabula (veidlapa)”.

SVARĪGI!Pieņemot darbā darbinieku, viņa amatam darba līgumā jāatbilst personāla tabulai (Rostrud 2014. gada 21. janvāra vēstule Nr. PG/13229-6-1).

• atvaļinājumu grafiks (veidlapa T-7);

Informāciju par grafiku un tā aizpildīšanas kārtību skatīt materiālā “Vienotā veidlapa Nr.T-7 - Atvaļinājumu grafiks”.

• rīkojums par darbinieku atlaišanu (veidlapa T-8a);
• darba laika uzskaite, uz kuras pamata tiek uzraudzīts nostrādāto stundu skaits un algas aprēķins (veidlapa T-12 un T-13);

Informāciju par veidlapu T-12 skatīt materiālā “Vienotā veidlapa Nr. T-12 - Veidlapa un paraugs”.

T-13 atskaites kartītes struktūra ir aplūkota materiālā “Vienotā veidlapa Nr. T-13 - Veidlapa un paraugs”.

• citi normatīvie dokumenti:
• koplīgums;
• saskaņā ar iekšējiem noteikumiem;
• par algām un prēmijām;
• par komercnoslēpumiem;
• žurnālu grāmatas:
• darba uzskaiti;
• līgumi;
• slimības lapas.

SVARĪGI!Daži dokumenti, kas ir nepieciešami vienā situācijā, citos apstākļos var nebūt tikpat svarīgi. Tātad, piemēram, ja līgumā ar darbinieku nav komercnoslēpuma klauzula, tad nav nepieciešams izdot attiecīgu noteikumu.

Informāciju par personāla dokumentu arhivēšanu skatiet materiālā “Kāds ir personāla dokumentu glabāšanas laiks organizācijā?” .

Atbildība par personāla dokumentu neesamību un nepareizu glabāšanu

Var izdalīt šādas sodīšanas metodes, kas saistītas ar biroja darbu personāla sektorā:

• pantā paredzētās disciplinārsodas. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 193. pants, kura maksimālais pasākums ir atlaišana.
• Saskaņā ar Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa noteikumiem normas saukšanai pie administratīvās atbildības par dokumentu trūkumu ir atspoguļotas Art. 5.27., 5.27.1. Administratīvo pārkāpumu kodekss.

PIEMĒRS:Uzņēmums Landysh LLC tika veikts audits par 2017.gadu, kura laikā atklājās, ka uzņēmuma personāla dienestā noteiktajam laika periodam nebija personāla tabulas. LLC tika saukta pie atbildības saskaņā ar Art. Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 5.27. punkts, saskaņā ar kuru ir paredzēts šāds sods:

• ierēdņiem - 1000-5000 rubļu;
• uzņēmumam - 10 000-50 000 rubļu.

Bez tam:

• Art. 13.20 Administratīvo pārkāpumu kodekss soda 300-500 rubļu apmērā. amatpersonām par dokumentu glabāšanas noteikumu pārkāpšanu;
• Art. 5.39 uzliek naudas sodu 1000-3000 rubļu apmērā. pret atbildīgajām personām par pieprasītās personāla uzskaites informācijas nesniegšanu darbiniekam, piemēram, par atteikumu izsniegt darba grāmatiņas kopiju.

Saskaņā ar Krievijas Federācijas Kriminālkodeksu:

• Art. Krievijas Federācijas Kriminālkodeksa 137. pants paredz sodu ar naudas sodu līdz 350 000 rubļu. vai koriģējošais darbs, lai izplatītu personas informāciju par darbinieku;
• Art. Krievijas Federācijas Kriminālkodeksa 183. pants piemēro pasākumus komercnoslēpumu izpaušanas gadījumā.

Informāciju par likumā paredzētajiem sodiem skatīt materiālā “No 01.01.2015. ir noteikti naudas sodi par darba līguma vai GPA nenoformēšanu”.

Rezultāti

Katrs uzņēmums vēlas veikt uzticamu uzskaiti. Tas attiecas ne tikai uz dokumentiem, kas atspoguļo biznesa darījumus, bet arī uz personāla uzskaiti. Par Darba kodeksa normu neievērošanu uzņēmumam var draudēt sods, savukārt par informācijas izpaušanu no personāla dokumentiem var tikt piemērota pat kriminālatbildība.

Kādiem iekšējiem dokumentiem jābūt organizācijā?

4,9 (98,89%) 18 balsis

Nekavējoties izdarīsim atrunu, ka šajā rakstā mēs sniedzam tikai aptuvenu iekšējo korporatīvo dokumentu sarakstu. Tas ir aptuvens nevis tāpēc, ka mums būtu grūti sastādīt pilnīgu, bet gan tāpēc, ka, pirmkārt, konkrēts dokumentu saraksts ir atkarīgs no organizācijas veida - komerciāla vai bezpeļņas, juridiskās formas, valsts un citiem faktoriem, un, otrkārt, juridiskās prasības uzņēmuma iekšējo dokumentu pieejamībai tiek pastāvīgi “uzlabotas”, un tas papīrs, kas šodien nav vajadzīgs, rīt var kļūt par “fundamentālu”. Protams, mēs mainīsim un papildināsim sarakstu pēc iespējas labāk, taču paturiet prātā iepriekš minēto.
Savukārt tiem, kam nepieciešams konkrēts saraksts tieši savai organizācijai, tad mūsējie sastādīs Jūsu organizācijai nepieciešamo dokumentu komplektu.

Organizācijas iekšējo dokumentu saraksts:

Uzņēmuma iekšējie dokumenti:

• Lēmumi (protokoli) par iekšējo dokumentu apstiprināšanu;
• Lēmums (protokols par vienas vadības institūcijas (direktora, prezidenta, vadītāja, priekšsēdētāja u.c.) iecelšanu.

Šeit mēs neesam norādījuši, kādi protokoli (lēmumi) nepieciešami, veidojot un reģistrējot organizāciju, jo tiek pieņemts, ka tie jau pastāv, ja organizācija darbojas.
Pēc izvēles varat nodrošināt arī nosacījumu par augstākās pārvaldes institūcijas (dibinātāju, akcionāru, dalībnieku, akcionāru u.c. sapulces) sasaukšanas kārtību ar attiecīgiem protokoliem par to apstiprināšanu.
Apstiprināti arī noteikumi par informācijas sniegšanu augstākais ķermenis vadība

Grāmatvedības iekšējie dokumenti:

Noteikumi par grāmatvedības politikām (šo dokumentu parasti izstrādā paši grāmatveži, atbilstoši uzticētā uzņēmuma turpmākajam darbam);

Pēc izvēles var būt arī noteikums par peļņas sadali, dividendēm, līdzekļu - rezerves, kapitāla un citu veidošanu.

Iekšējo darba (personāla) dokumentu saraksts*:

• Personāla galds (varat ņemt standarta T3 veidlapu);
• Iekšējie darba noteikumi (Darba kodeksa 189. pants);
• Noteikumi par darba samaksu (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 21. nodaļa);
• Darba noteikumu saraksts (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 212. pants);
• Darba tiesību aktu kopums atbilstoši darbības specifikai (DL 212. pants);
• Darba līgumi (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 57. pants), tostarp darba līgums ar direktoru (piezīme: iepriekš, ja LLC dibinātājs un direktors bija viena un tā pati persona, darba līgums nebija nepieciešams, jo līgumu nevar parakstīt ar sevi, starp citu, bija daudz skaidrojumu un Darba ministrija, un Finanšu ministrija, tomēr tagad valsts birokrātiskā doma virzās pa to ceļu, ka galu galā, kad dibinātājs un direktors sakrīt, tad vēl ir jābūt vienošanās);
• To profesiju un darba veidu saraksts, kurām jāizstrādā darba aizsardzības instrukcijas (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 211., 221., 223., 225., 226., 228. pants);
• Darba aizsardzības instrukciju saraksts (rezolūcija 1/29);
• Dokumenti, kas apliecina strādnieku apdrošināšanu pret nelaimes gadījumiem darbā un arodslimības(Krievijas Federācijas Darba kodeksa 212. pants);

Programmas (Darba kodeksa 225. pants):

• ievadprogramma;
• programma sākotnējā instruktāža darba vietā

Norādījumi:

• direktora un darbinieku amata apraksti (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 211., 221., 223., 225., 226., 228. pants);
• darba aizsardzības instrukcijas;
• ugunsdrošības instrukcijas;

Žurnāli:

• ievadinstruktāža reģistrācijas žurnāls (DL 225. pants);
• darba vietas instruktāžas žurnāls (225 TC);
• rūpniecisko nelaimes gadījumu žurnāls (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 228. - 231. pants);
• strādnieku darba drošības instrukciju žurnāls, 2003.gada 13.janvāra lēmums 1/29);
• strādājošo darba aizsardzības instrukciju izdošanas uzskaites žurnāls (13.01.2003. lēmums 1/29);

Grāmatas(Krievijas Federācijas Darba ministrijas 2003. gada 10. oktobra rezolūcija N 69 “Par darba grāmatiņu aizpildīšanas instrukciju apstiprināšanu”):

• kvīšu un izdevumu grāmatiņa darba grāmatiņu veidlapu un ieliktņu uzskaitei tajā;
• uzskaites grāmatiņa par darba burtnīcu un ieliktņu pārvietošanu tajās;

Vietējie rīkojumi un dibinātāju lēmumi par darbu un darba aizsardzību:

• rīkojums par to profesiju un darba veidu saraksta izstrādi (apstiprināšanu), kurām jāizstrādā darba aizsardzības instrukcijas;*
• rīkojums par darba drošības instruktāžām un instruktāžas žurnālu kārtošanu atbildīgā iecelšanu* (* var apvienot);
• rīkojums par ikgadējā atvaļinājuma grafika apstiprināšanu;
• dot rīkojumu iecelt personu, kas ir atbildīga par darba grāmatiņu uzturēšanu un uzskaiti;
• lēmums (protokols) par ievadprogrammas apstiprināšanu;**
• lēmums apstiprināt sākotnējās apmācības programmu darba vietā;**
• lēmums par darbinieku darba aizsardzības instrukcijas apstiprināšanu** (** var apvienot)

Pēc izvēles (šie organizācijas iekšējie dokumenti var pastāvēt un var nebūt, atkarībā no konkrētās specifikas un (vai) vēlmes, taču mēs tomēr uzskatījām par nepieciešamu ar tiem papildināt savu sarakstu):

• Juridisko personu un individuālo uzņēmēju audita žurnāls nav obligāts (2008. gada 26. decembra federālā likuma N 294-FZ “Par juridisko personu un individuālo uzņēmēju tiesību aizsardzību, īstenojot valsts kontroli” 16. panta 8. punkts. uzraudzība) un pašvaldības kontrole", ministrijas rīkojums ekonomikas attīstība RF 2009. gada 30. aprīļa N 141 “Par noteikumu ieviešanu Federālais likums“Par juridisko personu un individuālo komersantu tiesību aizsardzību, īstenojot valsts kontroli (uzraudzību) un pašvaldību kontroli”;
• Noteikumi par personas datiem (DL 86. panta 8. punkts, 88. pants);
• Norādījumi darbam ar datoru (ja darbs pie datora aizņem vairāk nekā 50% no darba laika);
• Darba aizsardzības apmācības programma (pēc izvēles, veidojot darba aizsardzības mācību komisiju);
• Rīkojums par darba aizsardzības zināšanu pārbaudes komisijas izveidi;
• Darba drošības apmācības instrukcijas;
• Darba aizsardzības zināšanu pārbaudes protokoli;
• Darba aizsardzības zināšanu pārbaudes žurnāls.

Kā redzat, nekas tik ārkārtējs. Ar pienācīgu rūpību un minimālām datora iemaņām jūs varat viegli sastādīt savai organizācijai nepieciešamo iekšējo dokumentu sarakstu.

Arī lielākajai daļai organizāciju (izņemot tās, kuru saimnieciskā darbība veic birojos) nepieciešams izstrādāt ražošanas kontroles programmu (1999. gada 30. marta federālā likuma Nr. 52-FZ "Par iedzīvotāju sanitāro un epidemioloģisko labklājību" 32. pants un Sanitārie noteikumi "Ražošanas organizācija un vadīšana". kontrole pār sanitāro noteikumu ievērošanu un sanitāro pretepidēmisko (profilaktisko) pasākumu izpildi SP 1.1.1058-01”, ko apstiprinājis Krievijas Federācijas galvenais valsts sanitārais ārsts 2001. gada 10. jūlijā.

* Tomēr saskaņā ar Darba kodeksa 309. panta 2. punktu organizācijas, kas ietilpst mikrouzņēmumu kategorijā, var izmantot darba līguma standarta veidlapu, kas noslēgts starp darbinieku un darba devēju - mazo uzņēmumu, kas pieder pie mikrouzņēmumiem un kas apstiprināts ar Ministru kabineta dekrētu. Krievijas Federācijas valdība 2016. gada 27. augusta Nr.858. Kritēriji mikrouzņēmumu klasificēšanai ir noteikti 2007. gada 24. jūlija Federālā likuma Nr. 209 - FZ "Par mazo un vidējo uzņēmumu attīstību Krievijas Federācijā" 4. pantā un pieņemti saskaņā ar šo likumu Krievijas Federācijas valdības 2016. gada 14. aprīļa lēmumu Nr. 265 “Par no īstenošanas gūto ienākumu maksimālajām vērtībām uzņēmējdarbības aktivitāte, katrai mazo un vidējo uzņēmumu kategorijai"

Ja mikrouzņēmums izmanto standarta darba līgumu, nedrīkst noformēt tādus organizācijas iekšējos dokumentus kā iekšējie darba noteikumi, darba samaksas noteikumi un virkne citu vietējo darba (personāla) dokumentu, kas iekļauti obligātajā sarakstā.