Lietišķā komunikācija ir sava pasaule ar saviem likumiem. Daudz kas ir atkarīgs no tā, kā mēs ievērojam šos likumus: iespaids, ko mēs atstājam uz kolēģiem un partneriem, darba produktivitāte un pat karjeras izaugsme.
Īpaša vieta iekšā biznesa komunikācija aizņem lietišķā sarakste, kas ir vairuma ikdienas atbildība biroja darbinieki un vēl vairāk. Prasme pareizi veikt lietišķo korespondenci var būt labs palīgs izdevīgu darījumu noslēgšanai un biznesa tēla veidošanai.
Apskatīsim dažas biznesa vēstules iezīmes. Tātad biznesa sarakste ir:
- veidņu frāžu un klišeju izmantošana
- emocionālā neitralitāte,
- prezentācijas semantiskā precizitāte un kodolīgums,
- labi uzbūvēta argumentācija.
Lietišķā sarakste ar angļu valoda- tas ir tas pats noteikumu un klišeju kopums, no kuriem dažus mēs iesakām izmantot ikvienam, kas strādā ar ārvalstu partneriem vai starptautiskajiem uzņēmumiem. Mēs piedāvājam jūsu uzmanībai vairākas noderīgas frāzes, kas izdaiļos jūsu biznesa korespondenci. Šīs frāzes uzsvērs jūsu profesionalitāti un palīdzēs veidot jūsu tēlu biznesa cilvēks. Sāksim!
1. Lūdzu, atrodiet pielikumā
Sāksim ar klasiku. Bieži vien tas ir jāpievieno vēstulei dažādi dokumenti vai citus failus. Lai paziņotu saņēmējam par pielikuma esamību, šī frāze ir ideāla. Galu galā vārds “pielikums” tulkojumā nozīmē “pieķeršanās”. Frāze jāizmanto vēstules beigās.
Šeit ir daži lietošanas piemēri:
- Lūdzu, skatiet manu portfolio.
- Lūdzu, skatiet pievienotā līguma/līguma kopiju.
2.Esmu pārsūtījis
Šo frāzi var izmantot, ja nepieciešams pārsūtīt e-pastu citiem adresātiem. Lai par to informētu adresātu, frāze “esmu pārsūtījusi” ir lieliski piemērota. Piemēram:
- Esmu pārsūtījis jums Annas CV.
- Es jums pārsūtīju Jāņa e-pastu.
3. Esmu nokopējis
Cilvēks, kas nezināts visos īpatnību noslēpumos lietišķā sarakste, var nesaprast, ko nozīmē šis dīvainais saīsinājums. Bet mēs esam profesionāļi. “I’ve cc’ed” ir saīsinājums, kas apzīmē I have carbon copied. Frāze nozīmē "kopēt kādu, lai saņemtu vēstules".
Tātad, ja jums ir jāinformē kāds, ka esat nokopējis citus adresātus, izmantojiet šo frāzi. Piemēram:
- Esmu nosūtījis Sārai kopiju šajā e-pastā.
- Šajos e-pastos esmu pievienojis Džekam un Džimijam kopiju.
Attiecībā uz saīsinājumiem, kurus nevar izmantot lietišķajā sarakstē, šajā gadījumā parasti tiek izdarīts izņēmums.
4. Lai iegūtu sīkāku informāciju
Šī frāze ir pārbaudīts veids, kā pieklājīgi beigt vēstuli angļu valodā. “Lai iegūtu sīkāku informāciju” nozīmē “lai iegūtu sīkāku informāciju”, “sīkāk”. Lietošanas piemēri:
- Lai iegūtu sīkāku informāciju, sazinieties ar mani jebkurā laikā.
- Lai iegūtu sīkāku informāciju, rakstiet mūsu pārdošanas menedžerim.
Vēl viena frāze, kas palīdzēs pieklājīgi pabeigt, ir “Ja jums ir kādi jautājumi, lūdzu, nevilcinieties sazināties ar mani.” Tulkojumā tas nozīmē: “Ja jums ir kādi jautājumi, droši rakstiet man.”
5.Es gaidu
Frāze "skatīties uz priekšu" nozīmē "skatīties uz priekšu". Tātad, ja jūs ar nepacietību gaidāt atbildi vai kādu citu darbību no adresāta, tad būtu diezgan pareizi izmantot šo frāzi. Piemēram:
- Ar nepacietību gaidu jūsu atbildi.
- Es gaidu jūsu atbildi.
Labāk ir izmantot frāzi vēstules beigās.
Rakstot vēstuli, jābūt pieklājīgam pat tad, kad īsti nejūtas. Spēja rakstīt kompetentas vēstules jebkurā situācijā atspoguļo jūsu profesionalitāti, labas manieres un zināšanas biznesa ētika. Nobeigumā atgādināsim, ka lietišķajā sarakstē jādemonstrē formulēšanas precizitāte un nevainojama lasītprasme. Nav pieļaujama arī saīsinājumu izmantošana (ar retiem izņēmumiem).
Pareizi rakstiet e-pastus angļu valodā, dārgie draugi! Lai veicas!
Saskaņā ar Apvienotās Karalistes Tiešā mārketinga asociācijas datiem, katrs 1 £, kas iztērēts e-pasta mārketingam 2015. gadā, radīja pretī 38 £. Vēlaties sasniegt tādus pašus rezultātus, bet nezināt kā uzrakstīt vēstuli klientam?Pēc tam izmantojiet labākoparaugi vēstules klientiem, ko esam apkopojuši šajā pārskatā.
Kā pareizi uzrakstīt vēstuli klientam
Jūs visu laiku domājat par saviem klientiem, bet tas nav abpusēji. Lai piesaistītu viņu uzmanību un apsteigtu konkurentus, jums regulāri par sevi jāatgādina. E-pasti to dara ļoti labi. Pēc Pipedrive emuāra autoru domām, ir vairāki triki, kas var noderēt jūsu labā:
- Pacietība un vairāk pacietības. Pakāpeniski virziet savu potenciālo pircēju uz darījumu, regulāri viņam nosūtot.
- Vienojieties par stratēģiju vēstuļu sūtīšanā klientiem ar mārketinga nodaļu, lai nebūtu pārāk uzmācīgi un neaizsprostotu klienta pastkastīti ar atkārtotu informāciju.
- Izmantojiet CRM sistēmu. Tas vienkāršos saziņas ar klientiem tehnisko pusi un paātrinās darbu ar pastu.
CRM sistēma ir ērta programma, kas palīdz veikt klientu un darījumu uzskaiti, reģistrē visus zvanus, kā arī palīdz ērti organizēt saraksti ar klientu. Piemēram, programma integrējas ar pasta pakalpojumu (var pieslēgt neierobežotu skaitu pastkastīšu) un ļauj saglabāt korespondences vēsturi tieši darījuma partnera kartē. Ja es tev uzrakstītu jauns klients, tad varat izveidot darījumu karti tieši no ienākošas vēstules.
Vēstules klientiem: piemēri un gatavie paraugi
Esam apkopojuši izlasibiznesa vēstules klientiem,ko varat ņemt kā paraugu. Viss, kas jums jādara, ir jāpievieno tiem informācija.
1. Vai jūs rakstāt potenciālajam klientam pirmo reizi? Nosūtiet šo īsziņu:
Vēstules tēma: Varbūt jūs esat mūsu jaunais klients
Sveiki! [vārds].
Mēs [īsa informācija par uzņēmumu].
Ja tas jūs interesē, esmu gatavs apspriest sadarbības iespēju. Paziņojiet mums, kurā laikā jums būtu izdevīgi zvanīt.
[Paraksts]
2. Pastāstiet savam potenciālajam klientam par savu veiksmīgo pieredzi sadarbībā ar viņa konkurentiem:
Vēstules tēma: Sekojiet līdzi saviem konkurentiem
Sveiki! [vārds].
Mēs veiksmīgi strādājam ar [X un Y konkurents] V [darbības joma] jau [tik daudz laika] un kopā mēs sasniedzām labus rezultātus. Iepazīsties ar detalizēta informācija par tiem varat lasīt šeit [saite uz lietu/pārskatu].
Priecāsimies, ja pievienosities mums.
[Paraksts]
3. Ja biznesa pasākumā saņēmāt potenciālo klientu kontaktus, nosūtīt tospiedāvājuma vēstuletādiparaugs:
Vēstules tēma: Vairāk par mūsu uzņēmumu
Sveiki! [vārds].
Ceru, ka jums arī patika [pasākums], un vēlos pateikties par jūsu interesi par [uzņēmuma nosaukums].
Pievienoju sīkāku informāciju par mūsu uzņēmumu. Es labprāt pārrunāšu visus jums radušos jautājumus pa tālruni.
[Paraksts]
Atgādinājuma vēstules
4. Kādu laiku pēc nosūtīšanas vēstules klientiem, kas piedāvā pakalpojumus vai papildu informāciju atgādini sev:
Vēstules tēma: Vai ir kaut kas, ko vēlaties apspriest?
Sveiki! [vārds].
Ceru, ka jums bija iespēja izlasīt manu iepriekšējo vēstuli un iepazīties ar to tuvāk [papildu informācija].
Vai jums ir kādi jautājumi vai domas par manu priekšlikumu? Labprāt pārrunāšu tās pa telefonu vai klātienē. Kad tev būs laiks šim?
[Paraksts]
5. Ja varat parādīt sava piedāvājuma efektivitāti ar skaitļiem, kopīgojiet tos vēstules uzņēmuma klientiem. Fakti pārliecina labāk.
Vēstules tēma: Daži fakti, par kuriem jūs, iespējams, nezināt [uzņēmuma nosaukums]
Sveiki! [vārds].
Es nesen nosūtīju jums vēstuli par [uzņēmuma nosaukums], un es domāju, ka mēs varētu būt noderīgi [jūsu uzņēmums].
Mūsu klienti redz izaugsmi [norādīt rādītājus] kad lieto [produkta un pakalpojuma nosaukums]. Mēs arī piedāvājam [pastāstiet par akcijām] Un [minēt citus lieliskus piedāvājumus].
Ja vēlaties uzzināt sīkāku informāciju, lūdzu, dodiet ziņu un vienosimies par pārrunām pa telefonu vai klātienē.
Ar nepacietību gaidu jūsu atbildi.
[Paraksts]
6. Piedāvājums klientiem pārbaudes laiks vai bezmaksas paraugi. Pircēji ir vairāk gatavi slēgt darījumu, ja viņi vispirms pārbauda produktu.
Vēstules tēma: Dāvana jūsu uzņēmumam
Sveiki! [vārds].
Pirms dažām dienām es jums nosūtīju informāciju par [produkta nosaukums] un tagad es ierosinu izmēģināt to darbībā.
Esmu izveidojis/pievienojis dažus viesu pieteikumvārdus/bezmaksas paraugus/vaučerus, kurus var izmantot, lai piekļūtu/saņemtu [produkts vai pakalpojums]. Dalieties tajos ar saviem kolēģiem. Būtu interesanti dzirdēt viņu viedokli.
Labprāt visu pārrunāšu sīkāk pa telefonu vai klātienē. Esmu pārliecināts, ka mēs patiešām varam jums būt noderīgi [darbības joma].
[Paraksts]
7. Ja neesat pārliecināts, ka sarakstāties ar darbinieku, kuram ir tiesības veikt sarunas, lūdziet viņam palīdzēt sazināties ar lēmuma pieņēmēju:
Vēstules tēma: Es ceru, ka jūs varat novirzīt mani pie īstā cilvēka
Sveiki! [vārds].
Pirms dažām dienām es jums nosūtīju vēstuli par [uzņēmums vai produkts] un tagad šaubos, vai esmu nonācis pareizajā adresē.
Vai jūs pieņemat lēmumus par mani interesējošo jautājumu? Ja nē, vai jūs varētu man palīdzēt sazināties īstais darbinieks tavā uzņēmumā?
Es gaidu jūsu atbildi.
8. Izmantojiet šo vēstules tekstu klientam, ja pēc tikšanās ar viņu vēlaties painteresēties par viņa nākotnes plāniem:
Vēstules tēma: Tavi plāni
Sveiki! [vārds].
Paldies par jūsu laiku. Tagad es vēlētos uzzināt, kā jūs redzat mūsu jautājuma turpmāko diskusiju.
Ja jūs joprojām interesē, lūdzu, informējiet mūs par saviem plāniem.
Es gaidu jūsu atbildi.
[Paraksts]
9. Pēc tikšanās ar klientu atgādiniet viņam šādus sarunu posmus:
Vēstules tēma: Rīcības plāns tuvākajai nākotnei
Sveiki! [vārds].
Paldies, ka veltījāt laiku – šodienas tikšanās bija ļoti produktīva. Ļaujiet man īsi atgādināt, ko mēs darīsim tālāk:
[Datums]: Es tev nosūtīšu [līgums/pilns dokumentu komplekts].
[Datums]: Jūs nodosiet savus komentārus un vēlējumus man.
[Datums]: Mēs veiksim visas pēdējās izmaiņas un parakstīsim līgumu.
Ja jums ir nepieciešams kaut ko apspriest pirms šī datuma, lūdzu, informējiet mani.
10. Rakstīttādivēstule klientam, ja tikšanās laikā vēlējās saņemt papildu informāciju:
Vēstules tēma: Informācija pēc jūsu pieprasījuma
Sveiki! [vārds].
Priecājāmies personīgi tikties ar jūsu organizācijas pārstāvjiem. Es apsolīju jums nosūtīt papildu informāciju par [jautājums]- tie ir pievienotajā failā.
Gatavs atbildēt uz visiem jautājumiem. Droši zvaniet man uz [numurs] jebkurā laikā vai rakstiet uz šo adresi.
[Paraksts]
Ja klients nesazinās
11. Ja klients nereaģē uz telefona zvanu, izmantojiet tālāk norādītovēstules rakstīšanas paraugs:
Vēstules tēma: Nevarēja ar jums sazināties
Sveiki! [vārds].
Es gribēju ar jums apspriest [jautājums], bet jūs, iespējams, esat aizņemts. Lūdzu, atzvaniet man plkst [numurs] vai dariet man zināmu, kad tas jums ir ērti, lai varu piezvanīt.
[Paraksts]
12. Vai nesaņēmāt klientu un atstājāt viņam balss ziņojumu? Aizpildiet to ar šādu vēstuli:
Vēstules tēma: Tev nesanāca
Sveiki! [vārds].
Es nesen jums piezvanīju, lai apspriestu [jautājums].
[Paraksts]
13. Ja klients joprojām neatbild visos kanālos, viņam var būt daudz ko darīt. Izmantojiet šo veidni — pat ļoti aizņemts cilvēks var atrast pāris sekundes, lai atbildētu:
Vēstules tēma: Nepieciešama īsa atbilde
Sveiki! [vārds].
Diemžēl es nevaru ar jums sazināties nekādā veidā. Es pieņemu, ka esat ļoti aizņemts vai vairs neinteresē mūsu pakalpojumi.
Lūdzu, atbildē norādiet atbilstošo atbildi:
- Lūdzu, liec mani mierā!
- Pārāk aizņemts, lūdzu, rakstiet man vēlreiz pēc mēneša.
- Es pats sazināšos ar jums.
[Paraksts]
14. Ja vēlies neuzkrītoši atgādināt par sevi, padalies ar klientu ar informāciju, kas viņam noderēs:
Vēstules tēma: Noderīga informācija jūsu biznesam
15. Ja klients kavē maksājumu, atgādiniet viņam par to:
Vēstules tēma: Maksājuma kavēšanās
Sveiki! [vārds].
[Datums] Nosūtīju jums rēķinu uz e-pastu. Maksājums vēl nav saņemts, tāpēc, lūdzu, pārbaudiet, vai jūsu finanšu nodaļa mūsu konts? Ja vajadzēs, nosūtīšu vēlreiz. Samaksu no jums gaidu nedēļas laikā.
Paldies par palīdzību.
[Paraksts]
Šīs veidnes ietaupīs jūsu laiku, lai faktiski sazinātos ar klientiem. Un, lai panāktu lielāku efektu, automatizējiet veidņu izveidi un izplatīšanu, izmantojot . šobrīd — tas ir bez maksas un aizņem tikai dažas minūtes.
Kas ir e-pasts? Mūsdienu valodā biznesa pasauleŠis:
- Tava seja. Tieši ar e-pasta palīdzību var radīt pozitīvu tēlu darījuma partnera acīs vai sabojāt pirmo iespaidu.
- Jūsu darba instruments. Liela daļa saziņas ar ārpasauli notiek caur e-pastu. Tāpēc, ja pārvaldāt šo instrumentu, jūs varat ievērojami atvieglot savu dzīvi.
- Spēcīgs traucēklis. Ārējā pasaule mēģina jūs pieķert, novērst jūsu uzmanību un novest jūs no maldiem, izmantojot e-pastu.
No šī viedokļa aplūkosim darbu ar e-pastu. Sāksim ar kaut ko vienkāršu.
Vēstules formatēšana
Es izmantoju Mozilla Thunderbird e-pasta klientu, tāpēc izmantošu to kā piemēru. Izveidosim jaunu burtu un pāriesim no augšas uz leju pa lauku sarakstu.
Kam. Kopēt. Diskrētā kopija
Daži var nezināt, bet Mozilla "To" var mainīt uz "Cc" vai "Bcc".
- Kam: rakstām galveno adresātu vai vairākus adresātus, atdalot tos ar semikolu.
- Kopēt: mēs rakstām kādam, kuram vajadzētu izlasīt vēstuli, bet no kura mēs negaidām reakciju.
- Diskrētā kopija: mēs rakstām kādam, kuram vajadzētu izlasīt vēstuli, bet palikt nezināmam citiem vēstules adresātiem. Īpaši piemēroti to izmantot biznesa vēstuļu, piemēram, paziņojumu, masveida sūtīšanai.
Nepareizi masu sūtījumos norādiet adresātus, izmantojot laukus “Kopēt” vai “Kam”. Vairākas reizes gadā saņemu vēstules, kurās laukā “Cc” ir norādīti 50–90 adresāti. Ir privātuma pārkāpums. Ne visiem adresātiem ir jāzina, ar ko vēl jūs strādājat ar līdzīgu tēmu. Ir labi, ja tie ir cilvēki, kuri viens otru pazīst. Ko darīt, ja sarakstā ir konkurējoši uzņēmumi, kas viens par otru nezina? Vismaz jums jābūt gatavam nevajadzīgiem paskaidrojumiem un maksimāli, lai pārtrauktu sadarbību ar kādu no viņiem. Nedari tā.
Vēstules priekšmets
Tēmas rindiņas nozīme bieži tiek rakstīta (dažreiz saprātīgi) korporatīvajos emuāros. profesionālie pakalpojumi biļeteni. Bet visbiežāk mēs runājam par pārdošanas vēstulēm, kur vēstules temata rindiņa atrisina problēmu “e-pasts jāatver”.
Mēs apspriežam ikdienas biznesa saraksti. Šeit tēma atrisina problēmu "vēstulei un tās autoram jābūt viegli identificējamam un pēc tam atrodamam". Turklāt jūsu centība atgriezīsies pie jums daudzu karmu veidā atbildes vēstules, tikai ar pielikumiem Re: vai FWD, starp kuriem būs jāmeklē vēlamā vēstule par tēmu.
Divdesmit vēstules ir vienas dienas korespondences apjoms vidējā līmeņa vadītājam. Es nemaz nerunāju par uzņēmējiem un uzņēmumu īpašniekiem, un viņu burtu skaits dažkārt ir mazāks par 200 vai vairāk. Tāpēc vēlreiz: nesūtiet e-pastus ar tukšu tēmu.
Tātad, kā pareizi noformulēt e-pasta tēmas rindiņu?
Kļūda #1 : tēmā tikai uzņēmuma nosaukums. Piemēram, “Debesis”, un tas arī viss. Pirmkārt, jūs, iespējams, neesat vienīgais no sava uzņēmuma, kas sazinās ar šo darījumu partneri. Otrkārt, šāda tēma nedod nekādu jēgu, jo no adreses jau ir redzams jūsu uzņēmuma nosaukums. Treškārt, uzminiet, kāda izskatīsies jūsu pastkastīte ar šādu pieeju sarakstei? Kaut kas līdzīgs šim.
Vai ir ērti meklēt par šādām tēmām?
Kļūda #2 : spilgts, pārdošanas virsraksts. Tas ir lieliski, ja jūs zināt, kā rakstīt šādus virsrakstus. Bet vai šīs prasmes ir lietderīgi izmantot lietišķajā sarakstē? Atcerieties biznesa e-pasta tēmas rindiņas mērķi: nevis pārdot, bet nodrošināt identifikāciju un meklēšanu.
Vēstules teksts
Ir daudz rakstīšanas rokasgrāmatu dažādiem gadījumiem. Piemēram, Maksimam Iļjahovam, Aleksandram Amzinam un citiem vārdu meistariem ir daudz noderīgas informācijas. Iesaku izlasīt viņu rakstus, lai vismaz uzlabotu vispārējo lasītprasmi un uzlabotu kopējo rakstītās runas stilu.
Vēstules rakstīšanas procesā mums secīgi jāpieņem vairāki lēmumi.
Pieklājības jautājums . Vēstules sākumā var izplūst patīkamībā vai pat maigumā garā “Mans dārgais Rodja, ir pagājuši vairāk nekā divi mēneši, kopš es ar tevi runāju rakstiski, no kā es pats cietu un pat negulēju. naktis, domāšana." Ļoti pieklājīgi un ļoti dārgi, gan laika ziņā, lai uzrakstītu šādu ievadu, gan sarunu biedra laika ziņā, lai to izlasītu. Sarakste ir bizness, atceries? Nevis eseja epistolārā žanrā konkursam vai vēstule Raskolņikova mātei, bet gan biznesa sarakste.
Mēs cienām savu un saņēmēja laiku!
Ir tikai jēga iepazīstināt sevi un atsaukt atmiņā savas iepazīšanās apstākļus pirmajā vēstulē, kas nosūtīta pēc īslaicīgas tikšanās izstādē. Ja tas ir sadarbības turpinājums vai notiekošā sarakste, dienas pirmajā vēstulē rakstām: “Sveiks, Ivan”, otrajā un turpmākajos: “Ivan, ...”.
Apelācija . Mani vienmēr ir uztraucis jautājums, pie kā vērsties vēstulē, ja ir vairāki adresāti. Nesen es uzrakstīju vēstuli, kas adresēta trim meitenēm vārdā Anna. Bez šaubām, es uzrakstīju “Sveika, Anna” un neuztraucos. Bet šāda veiksme ne vienmēr notiek.
Ko darīt, ja ir trīs vai pat septiņi adresāti un tiem nav vienāds vārds? Jūs varat tos uzskaitīt pēc nosaukuma: "Labdien, Rodion, Pulcheria, Avdotya un Pjotr Petrovič." Bet tas ir ilgi un prasa laiku. Jūs varat rakstīt: "Sveiki, kolēģi!"
Es izmantoju noteikumu par personas uzrunāšanu laukā “Kam”. Un vispār nesazinieties ar tiem, kas ir kopijā. Šis noteikums ļauj arī precīzāk noteikt (vienu!) vēstules adresātu un šīs vēstules mērķi.
Citāts . Bieži sarakste ir vēstuļu ķēde ar jautājumiem un atbildēm – vārdu sakot, dialogs. Tiek uzskatīts par labu veidu nedzēst korespondences vēsturi un rakstīt savu atbildi citētā teksta augšdaļā, lai, pēc nedēļas atgriežoties pie šīs sarakstes, jūs varētu viegli lasīt dialogu no augšas uz leju, lejupejot pēc datuma. .
Kādu iemeslu dēļ Mozilla noklusējuma iestatījums ir “Novietot kursoru pēc citētā teksta”. Es iesaku to mainīt izvēlnē “Rīki” → “Opcijas”. kontu» → “Sagatavošana un adresēšana”. Tam vajadzētu būt šādam.
Vēstules mērķis . Ir divu veidu biznesa vēstules:
- kad vienkārši informējam sarunu biedru (piemēram, atskaite par mēneša paveikto darbu);
- un kad mēs vēlamies kaut ko no sarunu biedra. Piemēram, lai viņš apmaksai apstiprina pievienoto rēķinu.
Parasti uzmundrinošu vēstuļu ir daudzkārt vairāk nekā ziņojošu vēstuļu. Ja vēlamies kaut ko panākt no sarunu biedra, ir ļoti svarīgi to pateikt vēstulē vienkāršā tekstā. Aicinājumam uz darbību jāpievieno vārds, un tam jābūt vēstules pēdējam teikumam.
Nepareizi : "Porfīrijs Petrovič, es zinu, kurš uzlauza veco sievieti līdz nāvei."
Pareizi : "Porfīrijs Petrovič, es biju tas, kurš uzlauza veco sievieti līdz nāvei, lūdzu, veiciet pasākumus, lai mani arestētu, esmu noguris no ciešanām!"
Kāpēc korespondentam būtu jādomā tavā vietā, ko darīt ar šo vēstuli? Galu galā viņš var pieņemt nepareizu lēmumu.
Paraksts tekstā . Viņai jābūt. Turklāt visi e-pasta klienti ļauj konfigurēt automātisku parakstu aizstāšanu, piemēram, klasisko “Ar cieņu…”. Mozilla tas tiek darīts izvēlnē “Rīki” → “Konta opcijas”.
Tas, vai parakstā rakstīt kontaktus, ir katra personīga lieta. Bet, ja esi kaut kādā veidā saistīts ar pārdošanu, droši raksti. Pat ja darījums nenotiek saziņas rezultātā, turpmāk būsi viegli atrodams, izmantojot kontaktus no paraksta.
Visbeidzot, vēl viena vēstules pamatteksta iezīme tiem sarunu biedriem, kuriem nepatīk (nevar, negrib, nav laika) atbildēt uz jūsu vēstulēm. Lūdzu, norādiet noklusēto vēstules pamattekstā. Piemēram, "Porfīrijs Petrovič, ja jūs neierodaties mani arestēt pirms piektdienas pulksten 12:00, es uzskatu, ka esmu amnestēts." Protams, termiņam jābūt reālam (tekstu no piemēra nevajadzētu sūtīt piektdien plkst. 11:50). Saņēmējam ir fiziski jāspēj izlasīt jūsu vēstuli un rīkoties saskaņā ar to. Šāds “klusums” atbrīvo jūs no atbildības par sarunu biedra nespēju atbildēt. Kā vienmēr, šīs funkcijas izmantošanai ir jāpieiet saprātīgi. Ja cilvēks uz tavām vēstulēm atbild laicīgi un regulāri, šāds ultimāts viņu var ja ne aizskart, tad nedaudz sasprindzināt vai novest pie lēmuma uz vēstuli neatbildēt tieši tagad, bet likt pagaidīt līdz piektdienai.
Pielikumi
Vēstulēm bieži tiek pievienoti pielikumi: CV, komerciālie priekšlikumi, tāmes, grafiki, dokumentu skenēšana - ļoti ērts rīks un vienlaikus populāru kļūdu avots.
Kļūda : milzīgs investīciju apjoms. Es bieži saņemu e-pastus ar pielikumiem līdz 20 MB. Parasti tie ir dažu dokumentu skenēšana TIFF formāts, ar izšķirtspēju 600 dpi. Korespondenta e-pasta programma gandrīz noteikti uz vairākām minūtēm iesaldēsies, lai mēģinātu ielādēt pielikuma priekšskatījumu. Un nedod Dievs, lai adresāts mēģina izlasīt šo vēstuli viedtālrunī...
Personīgi es šādas vēstules uzreiz izdzēšu. Vai nevēlaties, lai jūsu e-pasts nonāk miskastē, pirms tas ir izlasīts? Pārbaudiet ieguldījuma lielumu. Ieteicams, lai tas nepārsniegtu 3 MB.
Ko darīt, ja tas pārsniedz?
- Mēģiniet pārkonfigurēt skeneri uz citu formātu un izšķirtspēju. Piemēram, PDF un 300 dpi nodrošina diezgan lasāmus skenējumus.
- Padomājiet par tādām programmām kā WinRar vai 7zip arhivētājs. Daži faili perfekti saspiež.
- Ko darīt, ja pielikums ir milzīgs un jūs to nevarat saspiest? Piemēram, gandrīz tukša grāmatvedības datubāze sver 900 MB. Mākoņa informācijas krātuve nāks palīgā: Dropbox, Google Drive un tamlīdzīgi. Daži pakalpojumi, piemēram, Mail.ru, automātiski pārvērš milzīgus pielikumus par saitēm uz mākoņkrātuvi. Bet es dodu priekšroku mākonī saglabātās informācijas pārvaldīšanai pats, tāpēc es neatbalstu Mail.ru automatizāciju.
Un vēl viens ne gluži acīmredzams ieteikums par investīcijām - viņu Vārds . Tam jābūt saprotamam un pieņemamam saņēmējam. Kādreiz mēs kompānijā gatavojām ēst komerciālais piedāvājums vārdā... lai tas ir Fjodors Mihailovičs Dostojevskis. Es saņēmu no vadītāja vēstuli ar CP projektu apstiprināšanai, un pielikumā bija fails ar nosaukumu “ForFedi.docx”. Menedžerim, kurš man to nosūtīja, bija dialogs, kas bija apmēram šāds:
Cienījamais menedžeri, vai jūs personīgi esat gatavs pieiet šim cienījamam vīrietim un saukt viņam pretī Fedju?
Kaut kā nē, viņš ir cienīts cilvēks, visi viņu sauc viņa vārdā un patronimijā.
Kāpēc pielikumu nosaucāt par “Fedi”? Ja es viņam to tūlīt nosūtīšu, vai jūs domājat, ka viņš no mums pirks cirvjus, izmantojot šo CP?
Vēlāk grasījos to pārdēvēt...
Kāpēc sagatavot bumbu ar laika degli - atteikums potenciālais klients- vai izveidot sev papildu darbu, pārdēvējot failu? Kāpēc gan uzreiz nenosaukt pielikumu pareizi: “Fjodoram Mihailovičam.docx” vai vēl labāk - “KP_Sky_Axes.docx”.
Tātad, mēs esam vairāk vai mazāk sakārtojuši e-pastu kā "seju". Turpināsim aplūkot e-pastu kā efektīva darba rīku un parunāsim par tā traucējošo komponentu.
Darbs ar burtiem
E-pasts ir spēcīgs traucēklis. Tāpat kā ar jebkuru traucējumu novēršanu, arī ar e-pastu ir jārisina stingrāki noteikumi un jāievieš darba grafiki.
Jums ir jāizslēdz vismaz VISI paziņojumi par pasta saņemšanu. Ja e-pasta klients ir konfigurēts pēc noklusējuma, jums tiks paziņots ar skaņas signālu, mirgos ikona blakus pulkstenim un tiks parādīts burta priekšskatījums. Vārdu sakot, viņi darīs visu, lai vispirms atrautu jūs no rūpīga darba un pēc tam iegremdētu jūs nelasītu vēstuļu un neskatītu sūtījumu bezdibenī — mīnus stundu vai divas no jūsu dzīves.
Dažiem cilvēkiem ir spēcīgs gribasspēks, kas ļauj viņiem nenovirzīt uzmanību no paziņojumiem, bet parastie cilvēki Labāk nav kārdināt likteni un tos izslēgt. Programmā Mozilla Thunderbird tas tiek darīts, izmantojot izvēlni "Rīki" → "Iestatījumi" → "Vispārīgi" → "Kad parādās jauni ziņojumi".
Ja nav paziņojumu, kā saprast, ka ir pienākusi vēstule?
Ļoti vienkārši. Jūs pats apzināti atlicināt laiku sava pasta šķirošanai, e-pasta klienta atvēršanai un visu nelasīto ziņojumu apskatei. To var izdarīt divas reizes dienā, piemēram, pusdienās un vakarā vai piespiedu dīkstāves laikā, piemēram, satiksmes sastrēgumos.
Cilvēki bieži jautā, kā ir ar atbildes laikiem un steidzamām vēstulēm? Es atbildu: jūsu pastā nav steidzamu vēstuļu. Ja vien jūs nestrādājat klientu atbalsta nodaļā (šajā nodaļā ir savi noteikumi darbam ar pastu).
Ja ir steidzamas vēstules, sūtītājs jums par to paziņos, izmantojot citus kanālus - tālruni, SMS, Skype. Tad jūs apzināti ievadīsit savu e-pasta klientu un apstrādāsit steidzamus pastu. Visi laika pārvaldības guru (piemēram, Gļebs Arhangeļskis ar savu “Time Drive”) paziņo standarta atbildi uz e-pastu 24 stundu laikā. Šis normāls noteikums Tā ir laba forma, ja no sarunu biedra nesagaidāt tūlītējas atbildes pa e-pastu. Ja ir steidzama vēstule, ziņojiet par to, izmantojot ātrākus saziņas kanālus.
Tātad mēs esam atspējojuši paziņojumus un tagad ieslēdzam e-pasta klientu saskaņā ar mūsu grafiku.
Kas mums jādara, kad dodamies uz pastu un iesaistāmies darbībā, ko sauc par “parsēšanu e-pasts"? Kur ir šī darba sākums un beigas?
Esmu daudz dzirdējis par nulles iesūtnes sistēmu, bet diemžēl neesmu sastapis nevienu cilvēku, kas to lietotu. Man bija jāizgudro savs ritenis no jauna. Vietnē Lifehacker ir raksti par šo tēmu. Piemēram, " ". Tālāk es runāšu par nulles iesūtnes sistēmu manā interpretācijā. Būšu pateicīgs, ja GTD guru komentētu un papildinātu vai uzlabotu aprakstīto sistēmu.
Ir svarīgi saprast un pieņemt, ka e-pasts nav jūsu darbību uzdevumu plānotājs vai arhīvs. Tāpēc mapei Iesūtne vienmēr jābūt tukšai. Kad esat sācis kārtot iesūtni, neapstājas un nekas nenovērsīs jūsu uzmanību, kamēr neesat iztukšojis šo mapi.
Ko darīt ar e-pastiem iesūtnē? Jums ir jāiet cauri katram burtam secīgi un jāizdzēš. Jā, vienkārši iezīmējiet un nospiediet tastatūras taustiņu Dzēst. Ja nevarat dzēst vēstuli, jums būs jāizlemj, ko ar to darīt.
- Vai varat atbildēt trīs minūtēs? Vai man uz to jāatbild? Jā, tas ir nepieciešams, un atbilde aizņems ne vairāk kā trīs minūtes, pēc tam atbildiet nekavējoties.
- Jums ir jāatbild, bet atbildes sagatavošana prasīs vairāk nekā trīs minūtes. Ja izmantojat uzdevumu plānotāju, kas ļauj pārvērst e-pastu par uzdevumu, pārvērtiet e-pastu par uzdevumu un kādu laiku aizmirstiet par to. Piemēram, es izmantoju absolūti brīnišķīgo pakalpojumu Doit.im. Tas ļauj jums izveidot personisku e-pasta adresi: jūs pārsūtāt vēstuli uz to, un tā pārvēršas par uzdevumu. Bet, ja jums nav uzdevumu plānotāja, pārvietojiet burtu uz apakšmapi “0_Run”.
- Ātri atbildot uz vēstuli, pārvēršot to par uzdevumu vai vienkārši izlasot, jums jāizlemj, ko ar šo ziņojumu darīt tālāk: dzēst to vai nosūtīt uz kādu no mapēm ilgstošai glabāšanai.
Šeit ir mapes, kas paredzētas ilgstoša uzglabāšana Man tas ir.
- 0_Izpildīt. Man šādas mapes nav, bet, ja jums nav plānotāja, atkārtoju, šeit varat ievietot vēstules, kurām nepieciešams detalizēts darbs. Arī šī mape ir regulāri jātīra, bet ar pārdomātu pieeju tam īpaši atvēlētā laikā.
- 1_AtsauceŠeit es ievietoju vēstules ar fona informāciju: sveiciena vēstules ar pieteikšanos no dažādiem tīmekļa pakalpojumiem, biļetes uz gaidāmajiem lidojumiem utt.
- 2_Projekti.Šeit tiek glabāts sarakstes arhīvs par partneriem un projektiem, ar kuriem pastāv aktuālas attiecības. Protams, katram projektam vai partnerim ir izveidota atsevišķa mape. Partnera mapē ievietoju vēstules ne tikai no viņa darbiniekiem, bet arī vēstules no Neb darbiniekiem, kas saistīti ar šo partneri. Ļoti ērti: ja nepieciešams, visa sarakste par projektu ir pa rokai ar pāris klikšķiem.
- 3_Muzejs.Šeit es ievietoju tās vēstules, kuras būtu žēl dzēst, un labums no tiem nav acīmredzams. Šeit tiek migrētas arī mapes ar slēgtiem projektiem no “2_Projects”. Īsāk sakot, “Muzejs” glabā pirmos izņemšanas kandidātus.
- 4_Dokumenti.Šeit ir vēstules no elektroniskie paraugi dokumenti, kas nākotnē var noderēt uzskaitei, piemēram, klientu saskaņošanas atskaites, veikto braucienu biļetes. Mapei ir daudz līdzību ar mapēm “2_Projects” un “1_Reference”, tajā tiek glabāta tikai grāmatvedības informācija, un mapē “2_Projects” tiek glabāta pārvaldības informācija. “4_Dokumentos” ir nedzīva informācija, bet “2_Projektos” ir dzīvā informācija.
- 5_Zināšanas.Šeit ievietoju tikai patiešām noderīgus biļetenus, pie kuriem vēlos atgriezties pēc kāda laika, lai gūtu iedvesmu vai rastu risinājumus.
Ir arī citi e-pasta klienta iestatījumi, kas ir svarīgi šīs sistēmas darbībai. Pirmkārt, pēc noklusējuma programmā Thunderbird ir izvēles rūtiņa “Atzīmēt ziņojumus kā lasītus”. Man labāk patīk to darīt apzināti, tāpēc nost ar karogu! Lai to izdarītu, dodieties uz izvēlni “Rīki” → “Iestatījumi” → “Papildu” → “Lasīšana un displejs”.
Otrkārt, mēs izmantojam filtri . Iepriekš aktīvi izmantoju filtrus, kas pēc sūtītāja adreses automātiski pārsūtīja vēstules uz attiecīgajām mapēm. Piemēram, jurista vēstules tika pārvietotas uz mapi “Advokāts”. Es atteicos no šīs pieejas vairāku iemeslu dēļ. Pirmkārt: jurista vēstules 99% gadījumu attiecas uz kādu projektu vai partneri, kas nozīmē, ka tās ir jāpārvieto uz šī partnera vai projekta mapi. Otrkārt: es nolēmu pievienot informētību. Jums pašam jāizlemj, kur glabāt konkrētu vēstuli, un ērtāk ir meklēt neapstrādātos ziņojumus tikai vienā vietā - iesūtnē. Tagad es izmantoju filtrus tikai automātisko parasto burtu izplatīšanai no dažādas sistēmas, tas ir, vēstules, kurās man nav jāpieņem lēmumi. Programmā Mozilla Thunderbird filtri tiek konfigurēti izvēlnē “Rīki” → “Ziņojumu filtri”.
Tātad, izmantojot pareizo pieeju, e-pastam vajadzētu aizņemt no 10 līdz 60 minūtēm dienā atkarībā no sarakstes apjoma.
Jā, un vēl viena lieta. Vai jau izslēdzāt paziņojumus par jaunu vēstuļu pienākšanu? ;)
Katru dienu mēs sūtām desmitiem e-pastiem. Dažreiz tie ir ļoti īsi ziņojumi, piemēram: "Vai iesim pusdienās?" Dažkārt – ar kuras palīdzību prezentē savu biznesu vai mājaslapu. Kad ir daudz vēstuļu un maz laika, mēs sākam steigties un pieļaujam kļūdas. Parasti tas ir triviāls, piemēram, drukas kļūda, taču dažreiz notiek lietas, kas var nopietni kaitēt jūsu reputācijai un sabojāt attiecības ar klientu vai darbinieku.
No tā var izvairīties, jums vienkārši jābūt savāktam un jāzina par dažām kļūmēm. Šeit ir norādītas visbiežāk pieļautās kļūdas, sūtot e-pastus. Uzmanīgi izlasiet un atcerieties, ka vispirms ir jāietur neliela pauze, jāpārbauda, vai viss ir kārtībā, un tikai tad noklikšķiniet uz pogas “Sūtīt”.
Jūs ierakstāt nepareizu adresi
Visizplatītākā un nepatīkamākā kļūda. Iedomājieties, ka vēlaties nosūtīt diezgan personiskus fotoattēlus draugam, bet jūs automātiski ierakstāt sava priekšnieka vai klienta adresi. Un tikai pēc vēstules aiziešanas ar šausmām saproti, kas tikko ir noticis. Ja tas ir kāds mierinājums, katrs no mums vismaz reizi dzīvē ir nonācis šādā situācijā: juristi nosūtīja konfidenciālus dokumentus pretējai pusei, dizaineri nosūtīja vietņu maketus nepareizajam klientam utt. Bet, kad tas notiek ar mums, šķiet, ka zeme pazūd no mūsu kājām.
Par laimi, daudziem e-pasta pakalpojumiem, piemēram, Gmail, ir funkcija. Ieslēdziet to un norādiet lielu laika intervālu — tas ir klusāks, jūs zināt.
Jūs aizmirsāt par pielikumu
Jūs rakstījāt, ka vēstulei ir pievienots noteikts fails, taču aizmirsāt to pievienot. Vēl viena izplatīta kļūda, kas bieži izraisa pārpratumus un atvainošanos. No vienas puses, tas ir labi, neviens nav ideāls, bet labāk vispirms visu pārbaudīt un tikai pēc tam nosūtīt vēstuli. Un, lai izvairītos no adresāta jautājumiem, mēs iesakām visus pievienotos failus uzskaitīt tieši vēstules pamattekstā. Piemēram, šādi:
Sveiks, Maksim! Es nosūtu jums vairākus failus, tie ir pievienoti:
Pakalpojuma līgums
GIF ar kaķi
Jūs nedomājat par dizainu
Viņi jūs sveicina, kā jūs atceraties, ar savām drēbēm. Ja nevēlaties, lai jūsu e-pasts liek jums to nekavējoties dzēst, strādājiet pie tā veidlapas. Viņi saka, ka jums ir jāvelta tikpat daudz laika kā saturam. Par laimi, šodien tas ir viegli. Lai to izdarītu, iesakām izmantot Wix ShoutOut lietojumprogrammu, atlasīt piemērotu veidni un pievienot tai savu tekstu. Nav īpašas zināšanas nav nepieciešams, tikai pārliecinieties, ka viss izskatās glīts un skaists. Starp citu, labam biļetenam ir savi noslēpumi un noteikumi, tāpēc iesakām izlasīt mūsu e-pasta mārketinga direktoru. Nepateicies man.
Jūs nenorādījāt vēstules tēmu
Vēstules tēma pilda aptuveni tādu pašu lomu kā teksta nosaukums. Tas parādās blakus jūsu vārdam, saņēmējs to redz un saprot, ko jūs viņam nosūtījāt: rēķins, sapulces rezultāti, darba piedāvājums, vietnes izkārtojums utt. Atcerieties, ka tēmai jābūt skaidri formulētai, lai nepieciešamības gadījumā cilvēks ātri atrastu jūsu vēstuli, un pārliecinoši, lai viņu interesētu, ja mēs runājam, teiksim, par biļetenu. Pirms neilga laika mēs rakstījām par to, kā, ja esat aizmirsis, ir vērts izlasīt vēlreiz.
Jūs nesaglabājat melnrakstus
Ja jums patīk rakstīt vēstules teksta redaktoros, tad saglabājiet bieži, pretējā gadījumā jūs visu dienu rakstīsit vēstuli, un tad pēkšņi dators sasalst un viss ir zaudēts. Vai arī rakstiet tieši pasta pakalpojumā - tad visas jūsu skices tiks automātiski saglabātas mapē “Melnraksti”.
Tu esi rupjš
Pieklājība sarakstē ir ne mazāk svarīga kā dzīvē. Šeit ir pamatnoteikumi, kas jāievēro ikvienam:
Vienmēr pateicieties sūtītājam par vēstuli, it īpaši, ja redzat, ka viņš ir paveicis labu darbu. Atcerieties, kad mums visiem bērnībā mācīja "burvju" vārdus? Neaizmirsīsim viņus, kaut arī esam pieauguši.
Esiet mierīgs, pat ja jautājums ir ārkārtīgi steidzams un svarīgs. Nervozitāte un pārmetumi noteikti ne pie kā laba nenovedīs.
Sāciet un beidziet savu vēstuli ar izplatītām frāzēm. Formalitātes pakāpe būs atkarīga no tā, ar ko jūs sarakstāties. Ja tas ir jūsu priekšnieks vai vienkārši oficiāla persona, nelietojiet vārdus "Sveiki", "Uz redzēšanos" vai "Kises". Un otrādi, ja rakstāt kolēģim vai draugam, varat iztikt bez tradicionālā “Ar cieņu”.
Jūs nepārlasāt tekstu
Drukāšanas kļūdas var sabojāt visu iespaidu, tāpēc rūpīgi pārlasi rakstīto vēstuli, vēlams vairākas reizes. Ja jums ir šaubas par pareizrakstību vai sintaksi, dodieties uz Gramotu.ru. Labāk ir nomērīt septiņas reizes, tas ir, pārbaudīt, nekā pēc tam atvainoties par drukas kļūdām un pierādīt, ka tiešām esat izglītots.
Un starp citu: ja baidāties nejauši nosūtīt nepabeigtu vēstuli, vispirms uzrakstiet visu tekstu pilnībā un tikai pēc tam ierakstiet adresāta adresi.
Jūs vēstules eksemplārā neliekat īstos cilvēkus
Noskaidrosim, kas patiesībā varētu saņemt jūsu vēstuli. Lauks Kam ir primārais adresāts. Lauks "Ss" - persona, kas saņems kopiju. Viņš nav tieši saistīts ar apspriežamo jautājumu, bet vēlas vai ir jāapzinās. Laukā "Bcc" ir norādīti slēptie adresāti. Jūs tos pievienojat, bet galvenais adresāts tos neredz. Un šeit jums jābūt uzmanīgiem: jūs varat sajaukt Cc un Bcc, un tad adresāts domā, ka viņš tiek izspiegots.
Paturiet prātā, ka dažiem cilvēkiem ir svarīgi apzināties notiekošo. Jūs nevēlaties klausīties pārmetumus par "Kā jūs varējāt mani nepievienot kopijai?! Es pie šī projekta strādāju divus mēnešus!” Ja šaubāties, pievienojiet visus, kam ir kāds sakars ar jautājumu. Varbūt ne visi būs priecīgi, ka tiek novērsti, bet pretenzijas pret tevi nebūs.
Jūs neabonējat
Jūs rakstījāt “Ar cieņu, Maša” un domājat, ka viss ir kārtībā, bet vēstules saņēmējs sēž un prāto, kas tā par Mašu. No tipogrāfijas? Vai varbūt ilustrators? Lai viņš neliktu izdomāt, iestatiet parakstu, un tas tiks automātiski pievienots katra ziņojuma beigās. Noteikti norādiet savu vārdu un uzvārdu, uzņēmuma nosaukumu, amatu un kontaktinformāciju, piemēram, Skype vai tālruņa numuru. Varat pievienot adresi - lai gan šī ir reklāma, tā ir neuzkrītoša.
Jūs izvēlaties nepareizu laiku
Naktīs rakstīt vēstules nav tas labākais labākā ideja. Iemesls pirmais: jūs, iespējams, dienas laikā esat ļoti noguris, nedomājat pārāk labi un jūs riskējat pieļaut visas iepriekš minētās kļūdas. Otrais iemesls: rīta pasta lavīna apglabās jūsu pusnakts vēstuli, un adresāts to noteikti tuvākajā laikā neredzēs. Un trešais: acīmredzot, jums nav nekā cita, ko darīt, jo jūs rakstāt biznesa vēstules trijos no rīta.
Mūsu padoms: ja nekas svarīgs vai steidzams nav noticis, sūtiet ziņas no pirmdienas līdz piektdienai un tālāk darba laiks kā visi normāli cilvēki.
Vajag tavam biznesam? Izveidojiet to pats Wix — tas ir vienkārši un bez maksas!
Notiek ielāde...
