Pewnego razu radziecki poeta Wasilij Lebiediew-Kumach w swojej „Pieśni biurokraty” trafnie zauważył, że główną cechą społeczeństwo rosyjskie: „Bez kartki papieru jesteś robakiem, ale z kartką papieru jesteś osobą!” Linie te nie straciły dziś na aktualności. Nic więc dziwnego, że całe nasze życie w taki czy inny sposób jest ściśle związane z przedstawicielami zawodu zarządzania dokumentami, dla których dokument to nie tylko kartka papieru, ale główne narzędzie działalności zawodowej.
Pewnego razu radziecki poeta Wasilij Lebiediew-Kumach w swojej „Pieśni biurokraty” trafnie zauważył, że główną cechą rosyjskiego społeczeństwa jest: „bez kartki papieru jesteś robakiem, ale z kartką papieru jesteś robakiem Człowiek!" Linie te nie straciły dziś na aktualności. Dokumenty towarzyszą nam wszędzie i zawsze, niezależnie od tego, czy są to chwile w życiu osobistym, czy w pracy. Nic więc dziwnego, że całe nasze życie w taki czy inny sposób jest ściśle związane z przedstawicielami zawód specjalisty ds. dokumentów, dla których dokument to nie tylko kartka papieru, ale główne narzędzie działalności zawodowej.
Zauważmy, że dziś zawód ten przeżywa „odrodzenie” w związku z szybkim rozwojem gospodarki i elektroniczne zarządzanie dokumentacją. W nowoczesne społeczeństwo informacja we wszystkich jej przejawach jest postrzegana jako „gorący” towar, którego wyszukiwanie, przetwarzanie i przechowywanie wymaga znacznych kosztów finansowych, pracy, czasu i materiałów. Specjaliści od dokumentów, którzy znają wszystkie tajniki kompetentnego obiegu dokumentów i posiadają umiejętności optymalizacji pracy z przepływem informacji, pomagają minimalizować te koszty. W rezultacie specjaliści w tej dziedzinie są stale poszukiwani w niemal wszystkich sferach życia ludzkiego, a wydziały zarządzania dokumentami cieszą się dużym zainteresowaniem wśród kandydatów.
Kim jest specjalista od dokumentów?
Wysoko wykwalifikowany specjalista z zakresu prac biurowych i zarządzania dokumentacją, dbający o porządek w dokumentach przedsiębiorstwa lub organizacji. Zawody pokrewne: archiwista, sekretarz, organizator biura.
Nazwa zawodu pochodzi od łacińskiego documentum (dowód) i starosłowiańskiego vedѣti (wiedzieć). Innymi słowy, początkowo dokumentolodzy, których funkcje, nawiasem mówiąc, wcześniej pełnili skrybowie, raczej rejestrowali dowody na temat tła prawnego tego czy innego zdarzenia niż usystematyzowane dokumenty. Znana nam koncepcja zarządzania dokumentami, nabyła się dopiero w pierwszej połowie XX wieku, kiedy Paul Otlet rozszerzył znaczenie słowa „dokument” do tego stopnia, że wszelkie informacje zapisane na nośniku materialnym zaczęto nazywać dokument. Jednocześnie powstał zawód specjalisty ds. dokumentów, którego obowiązki radykalnie różniły się od obowiązków skryby.
Profesjonalny obowiązki specjalistów ds. dokumentów dziś obejmują nie tylko przygotowanie dokumentów, ale także:
- opracowywanie formularzy i arkuszy dokumentów;
- usystematyzowanie kompozycji obiegu dokumentów;
- badanie i organizacja przechowywania dokumentów;
- zapewnienie „przepływu” dokumentów od kierownictwa do podwładnych;
- tworzenie baz dokumentów;
- zatwierdzanie dokumentów przychodzących i nadawanie im indeksu ewidencyjnego oraz adres e-mail składowanie;
- sortowanie dokumentacji i przenoszenie nieaktualnych informacji do archiwum;
- optymalizacja obiegu dokumentów w organizacji lub przedsiębiorstwie.
Jakie cechy osobowości powinien posiadać specjalista ds. dokumentów?
Jak sama nazwa zawodu wskazuje, działalność specjalisty ds. dokumentów w całości wiąże się z wyszukiwaniem, przetwarzaniem i przechowywaniem dokumentów, zatem specjalista musi mieć skłonność do pracy „papierkowej”. Ponadto specjalista ds. dokumentów nie będzie w stanie efektywnie wykonywać swojej pracy, jeśli nie będzie miał takich cech osobistych, jak:
Oprócz tych wymienionych powyżej cechy osobiste, dobry specjalista od dokumentów ma cały zestaw wiedza profesjonalna i umiejętności, których lista obejmuje: umiejętność pracy z aplikacjami biurowymi na komputerze PC (Word, Excel, 1C, Outlook itp.), znajomość podstaw ekonomii, planowania biznesowego, archiwizacji, zarządzania, zarządzania personelem, organizacji dokumentów elektronicznych zarządzanie, badanie źródeł, zarządzanie dokumentacją kadrową, edytorstwo literackie, ustawodawstwo z zakresu prawa pracy, prawo administracyjne, cywilne i konstytucyjne.
Zalety zawodu specjalisty ds. dokumentów
Główny zaletę zawodu specjalisty ds. dokumentów jest jego „uniwersalność”. Dyplom specjalisty z zakresu zarządzania dokumentami oraz bogaty „bagaż wiedzy” zdobyty na uczelni pozwala profesjonaliście na znalezienie pracy w niemal każdej firmie czy organizacji, niezależnie od obszaru działalności przedsiębiorstwa. Jednocześnie może liczyć na całkiem przyzwoity poziom płatności (średnio około 30-40 tysięcy rubli miesięcznie).
W tym zawodzie atrakcyjna jest także bogata oferta pracy. Po ukończeniu studiów młody specjalista może łatwo znaleźć pracę m.in.: urzędnika, archiwisty, administratora, sekretarza-asystenta, kierownika biura, asystenta osobistego (zastępcy kierownika) itp.
Pomimo pozornej monotonii i rutyny zajęć zawodowych dokumentalisty, praca tego specjalisty jest bardzo ciekawa i różnorodna. Przecież to właśnie ten specjalista jako pierwszy otrzymuje dokumenty, czyli zawsze ma ich najwięcej aktualne informacje o innowacjach wprowadzanych w firmie (a jak wiadomo, kto jest właścicielem informacji, jest właścicielem świata). Co więcej, dość często specjalista ds. dokumentów jest jedyną osobą (oczywiście oprócz najwyższego kierownictwa), która jest wtajemniczona we wszystko tajemnice biznesowe przedsiębiorstwa.
Jeśli masz ducha przedsiębiorczości i wystarczające doświadczenie w tej dziedzinie wsparcie dokumentacji zarządzanie personelem, specjalista ds. Dokumentów może zorganizować własny biznes(na przykład założyć firmę audytorską) i świadczyć usługi prywatnie.
Wady zawodu dokumentalisty
Nietrudno się domyślić, że zawód dokumentalisty oprócz zalet ma także wady. A główną wadą jest wielka odpowiedzialność. Dotyczy to szczególnie specjalistów pracujących w agencji archiwalnej o znaczeniu federalnym lub państwowym instytucie badawczym zajmującym się zarządzaniem dokumentami i sprawami archiwalnymi. Przecież to właśnie te organizacje przygotowują dla rządu dokumenty, na podstawie których podejmowane są ważne decyzje rządowe.
Wady zawodu specjalisty ds. dokumentów można również nazwać potrzebą posiadania praktyczne doświadczenie pracować w trakcie zatrudnienia. Dlatego początkujący specjalista od dokumentów będzie musiał albo zacząć działalność zawodowa jeszcze w trakcie studiów (nawiasem mówiąc, studenci mają taką możliwość już na drugim roku, ponieważ do tego czasu opanowali już wystarczającą ilość wiedzy dla swoich praktyczne zastosowanie) lub po ukończeniu studiów zdobądź pracę jako asystent dokumentów.
Gdzie można zdobyć zawód specjalisty ds. dokumentów?
Instytut Rosyjski edukacja zawodowa„IPO” – prowadzi rekrutację studentów na szkolenia w IPO – to wygodny i szybki sposób na zdobycie edukacji na odległość. Ponad 200 szkoleń. Ponad 8000 absolwentów z 200 miast. Krótkie terminy kompletowania dokumentów i szkoleń zewnętrznych, nieoprocentowane raty od instytutu oraz indywidualne rabaty. Skontaktuj się z nami!
Zdobądź zawód specjalisty ds. dokumentów jest to możliwe na każdym rosyjskim uniwersytecie, na podstawie którego kształcą specjalistów w takich specjalnościach jak „Wsparcie dokumentacyjne przedsiębiorstwa”, „Zarządzanie dokumentacją” czy „Wsparcie informacyjne przedsiębiorstwa”. Należy zaznaczyć, że student dokumentacji ma możliwość opanowania kilku specjalizacji jednocześnie. Na przykład, otrzymując zawód specjalisty ds. dokumentów, młody specjalista może jednocześnie opanować specjalizację oficera personalnego lub archiwisty.
Wybierając uczelnię, należy zwrócić większą uwagę nie tylko na bazę naukowo-techniczną placówki edukacyjnej, ale także na możliwość odbycia stażu w dużych Rosyjskie firmy. Oprócz, wielka wartość na rynku pracy istnieje zapotrzebowanie na absolwentów uczelni wyższych. Dlatego w pierwszej kolejności zaleca się rozważenie możliwości wprowadzenia takich wiodących uniwersytetów w Rosji, Jak:
- Państwowy Uniwersytet Humanitarny w Niżniewartowsku;
- Uniwersytet Państwowy w Irkucku;
- Moskiewski Uniwersytet Finansów i Prawa;
- Don State Uniwersytet Techniczny;
- Woroneż Instytut Ekonomii i Zarządzania Społecznego.
Ten opis stanowiska przetłumaczone automatycznie. Należy pamiętać, że tłumaczenie automatyczne nie jest w 100% dokładne, dlatego w tekście mogą występować drobne błędy w tłumaczeniu.
| Instrukcje dla stanowiska” Główny specjalista ds. dokumentów”, prezentowana na stronie internetowej, spełnia wymogi dokumentu – „KATALOG cechy kwalifikacji zawody robotnicze. Wydanie 42. Obróbka metali. Część 1. Menedżerowie, specjaliści, specjaliści, pracownicy techniczni. Część 2. Pracownicy. Książka 1. „Odlewanie metali”, „Spawanie metali”. Książka 2. „Ciągnięcie, wyciskanie, tłoczenie metali na zimno. Produkcja kotłów grzewczych, zbiorników metalowych i podobnych wyrobów”, „Kucie, obróbka metali w wysokich i niskich temperaturach”. Książka 3. „Toczenie, wiercenie, frezowanie i inne rodzaje obróbki metali i materiałów”, „Powlekanie metali metalami. Malowanie”. Książka 4. „Powlekanie metali niemetalami: emaliowanie i inne rodzaje powłok”, „hydraulika i prace montażowe w produkcji maszyn „”, co zostało zatwierdzone zarządzeniem Ministerstwa Polityki Przemysłowej Ukrainy z dnia 22 marca 2007 r. N 120. Uzgodnione przez Ministerstwo Pracy i polityka społeczna Ukraina. Wprowadzony w kwietniu 2007 r Status dokumentu to „ważny”. |
|
Przedmowa do opisu stanowiska
0,1. Dokument wchodzi w życie z chwilą zatwierdzenia.
0,2. Twórca dokumentu: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0,3. Dokument został zatwierdzony: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0,4. Okresowa weryfikacja niniejszego dokumentu przeprowadzana jest w odstępach nie przekraczających 3 lat.
1. Postanowienia ogólne
1.1. Stanowisko „Wiodący menadżer dokumentów” należy do kategorii „Profesjonaliści”.
1.2. Wymagania kwalifikacyjne- kompletny wykształcenie wyższe odpowiedni kierunek szkolenia (magister, specjalista). Doświadczenie zawodowe w dowolnej kategorii I zawodu – co najmniej 2 lata.
1.3. Zna i stosuje w praktyce:
- uchwały, instrukcje, zarządzenia, materiały metodologiczne i inne wytyczne, dokumenty regulacyjne dotyczące wsparcia dokumentacyjnego dla kierownictwa;
- procedura planowania, projektowania i technologii pracy w oparciu o rozwiązania organizacyjne i technologia komputerowa usługi w zakresie dokumentacji zarządczej;
- metody opracowywania ich optymalnych struktur;
- metody badań, analiz, projektowania i rozwoju systemy dokumentacji, standardy dotyczące ujednoliconych systemów dokumentacji;
- procedura rejestracji, klasyfikacji, przechowywania, badania wartości dokumentów;
- organizacja spraw archiwalnych;
- regulacyjne i dokumenty metodyczne na temat projektowania i działania zautomatyzowanych systemy informacyjne kierownictwo;
- podstawy programowania, metody projektowania i aktualizacji baz danych i banków danych;
- podstawy sterowania, ergonomia, psychologia społeczna, socjologia, prawo pracy;
- tworzenie dokumentów;
- organizacja instytucji rządowych i organizacje publiczne, ekonomiczne i prawne aspekty ich działalności;
- doświadczenie krajowe i międzynarodowe w zakresie wsparcia dokumentacyjnego kadry zarządzającej.
1.4. Wiodącego menedżera dokumentów powołuje się na stanowisko i odwołuje ze stanowiska zarządzeniem organizacji (przedsiębiorstwa/instytucji).
1,5. Wiodący menedżer dokumentów raportuje bezpośrednio do _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Wiodący menadżer dokumentów nadzoruje pracę _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. W czasie nieobecności wiodącego administratora dokumentów zastępuje osoba powołana zgodnie z ustalonym trybem, która nabywa odpowiednie uprawnienia i jest odpowiedzialna za należyte wykonywanie powierzonych jej obowiązków.
2. Charakterystyka pracy, zadań i obowiązków służbowych
2.1. Opracowuje i wdraża procesy technologiczne pracy z dokumentami i informacją dokumentacyjną w oparciu o wykorzystanie technologii organizacyjnej i komputerowej: księgowość, kontrola wykonania, przechowywanie operacyjne, prace referencyjne.
2.2. Bierze udział w planowaniu, organizowaniu i doskonaleniu działań służby wsparcia dokumentacji zarządczej.
2.3. Monitoruje stan pracy biurowej w oddziałach strukturalnych.
2.4. Przygotowuje propozycje zapewnienia ergonomicznych warunków pracy, racjonalizacji stanowisk pracy dla pracowników służby wsparcia dokumentacji zarządczej.
2.5. Tworzy ujednolicone systemy dokumentacji i karty ewidencji czasu pracy dokumentów dla różnych celów i poziomów zarządzania, klasyfikatory informacji o dokumentach.
2.6. Organizuje wdrażanie, utrzymanie (w tym zautomatyzowane) i rozwój systemu dokumentacji, który obejmuje także dokumenty na nośnikach komputerowych i klasyfikatory informacji o dokumentach.
2.7. Podejmuje działania mające na celu usprawnienie składu dokumentów i wskaźników informacyjnych, zmniejszenie ich liczby oraz optymalizację przepływu dokumentów.
2.8. Bierze udział w wyborze dokumentów przekazywanych do magazynu państwowego, organizacji bieżącego przechowywania oraz badaniu wartości naukowej i praktycznej dokumentów.
2.9. Bierze udział w wyznaczaniu zadań, projektowaniu, obsłudze i doskonaleniu (w zakresie wsparcia informacyjnego zautomatyzowanych systemów informatycznych i systemów sterowania, a także nowych technologia informacyjna(w tym bezpapierowe), które opierają się na wykorzystaniu technologii komputerowej i mikroprocesorowej, projektowaniu i aktualizacji baz danych banków danych.
2.10. Studiuje i podsumowuje zaawansowane doświadczenia krajowe i międzynarodowe w zakresie wspomagania dokumentacji zarządzania, opracowuje materiały normatywne i metodologiczne dotyczące wspomagania dokumentacji.
2.11. Uczestniczy w doborze, rozmieszczeniu i doskonaleniu zawodowym personelu do obsługi dokumentacji zarządzania.
2.12. Zna, rozumie i stosuje aktualne przepisy dotyczące swojej działalności.
2.13. Zna i przestrzega wymagań przepisów z zakresu ochrony pracy i środowisko, przestrzega norm, metod i technik bezpiecznego wykonywania pracy.
3. Prawa
3.1. Administrator dokumentów ma prawo podjąć działania mające na celu zapobieganie i eliminowanie przypadków ewentualnych naruszeń lub niespójności.
3.2. Menedżer dokumentów ma prawo otrzymać wszystko przewidziane przez prawo gwarancje socjalne.
3.3. Zarządzający dokumentami ma prawo żądać pomocy w wykonywaniu swoich obowiązków służbowych i korzystaniu z przysługujących mu praw.
3.4. Wiodący administrator dokumentów ma prawo żądać stworzenia warunków organizacyjnych i technicznych niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych i świadczenia niezbędny sprzęt i inwentarz.
3.5. Wiodący menedżer dokumentów ma prawo zapoznać się z projektami dokumentów dotyczącymi jego działalności.
3.6. Osoba zarządzająca dokumentami ma prawo żądać i otrzymywać dokumenty, materiały i informacje niezbędne do wykonywania swoich obowiązków służbowych i poleceń kierownictwa.
3.7. Wiodący specjalista ds. dokumentów ma prawo podnosić swoje kwalifikacje zawodowe.
3.8. Wiodący zarządzający dokumentami ma prawo zgłaszać wszelkie naruszenia i niespójności stwierdzone w toku swoich działań oraz zgłaszać propozycje ich usunięcia.
3.9. Wiodący administrator dokumentów ma prawo zapoznać się z dokumentami określającymi prawa i obowiązki na zajmowanym stanowisku oraz kryteriami oceny jakości wykonywania obowiązków służbowych.
4. Odpowiedzialność
4.1. Wiodący administrator dokumentów odpowiada za niewykonanie lub nieterminowe wykonanie obowiązków wynikających z niniejszego opisu stanowiska i (lub) nieskorzystanie z przyznanych uprawnień.
4.2. Za nieprzestrzeganie wewnętrznych zasad odpowiada wiodący menedżer dokumentów regulamin pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej.
4.3. Za ujawnienie informacji o organizacji (przedsiębiorstwie/instytucji) związanych z tajemnicą przedsiębiorstwa odpowiedzialny jest wiodący administrator dokumentów.
4.4. Za niespełnienie lub nienależyte spełnienie wymagań wewnętrznych odpowiada wiodący administrator dokumentów dokumenty regulacyjne organizacja (przedsiębiorstwo/instytucja) i porządki prawne zarządzania.
4,5. Wiodący zarządca dokumentów odpowiada za przestępstwa popełnione w trakcie swojej działalności, w granicach określonych przez obowiązujące przepisy administracyjne, karne i cywilne.
4.6. Wiodący zarządca dokumentów jest odpowiedzialny za wyrządzenie szkody materialnej organizacji (przedsiębiorstwu/instytucji) w granicach określonych obowiązującymi przepisami prawa administracyjnego, karnego i cywilnego.
4.7. Wiodący administrator dokumentów odpowiada za niezgodne z prawem wykorzystanie przyznanych uprawnień służbowych, a także wykorzystanie ich do celów osobistych.
Każde przedsiębiorstwo i agencja rządowa- to setki okólników, rozkazów, opisów stanowisk, instrukcji. Jednym słowem – dokumenty. Nie ma znaczenia w jakiej formie są przekazywane, papierowej czy elektronicznej. Najważniejsze jest to, że bez ich obiegu wszelka produkcja zostanie zatrzymana, ponieważ wszelka komunikacja między działami i działami zostanie zakłócona. Aby temu zapobiec, każda poważna instytucja zatrudnia całą kadrę specjalistów od dokumentów.
Jaka jest różnica między menedżerem dokumentów a urzędnikiem?
Największe zamieszanie najczęściej pojawia się pomiędzy zawodami zarządcy dokumentów a urzędnika. Czy mówimy o tej samej specjalności, czy o różnych? Tak naprawdę osoby zarządzające dokumentami i osoby prowadzące dokumentację, mimo że są to zawody pokrewne, wciąż się różnią.
Specjaliści ds. dokumentów to specjaliści, którzy organizują obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.
Urzędnicy to mniej wykwalifikowani pracownicy, których głównym zadaniem jest przygotowywanie i przesyłanie dokumentów urzędowych do różnych departamentów i departamentów. Z reguły na małe firmy obowiązki te są łączone przez sekretarzy lub osobiści asystenci menedżerowie.
NA duże przedsiębiorstwo lub w departamencie rządowym specjaliści ds. dokumentów zarządzają departamentem i mają podległych sobie kilku urzędników.
Obowiązki menedżera dokumentów
Na tej podstawie pojawia się pytanie: czym dokładnie zajmuje się specjalista ds. dokumentów w przedsiębiorstwie? Krótko mówiąc, praca organizacyjna.
Przygotowywanie dokumentów (w szczególności ścisłe raportowanie) to także technologia. Mniej więcej tyle samo, co produkcja części do samochodu. Każdy dokument ma swoją własną formę. Istnieją zasady jego kompilacji. Ponadto każdy dokument musi być zgodny z regulacyjnymi aktami prawnymi, czyli doprowadzony do zgodności z prawem. Wreszcie celem każdego oficjalnego dokumentu (nakazu, instrukcji) jest terminowe informowanie kierownictwa i pracowników.
Ponadto dokumenty często stają się nieaktualne. Następnie należy je zarchiwizować i odpowiednio udokumentować.
Obowiązki menedżera dokumentów można zatem ująć w kilku akapitach.:
Księgowość, kontrola i magazynowanie różne dokumenty;
Planowanie i zapewnienie przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie;
Wprowadzenie zaawansowanych systemów dokumentacji, przede wszystkim elektronicznych baz danych;
Udział w szkoleniach zaawansowanych pracowników działu.
Patrzeć obowiązki zawodowe specjalista ds. dokumentów nie jest zbyt ekscytujący. Zawód ten charakteryzuje się dużą rutyną i tym, co zwykle pogardliwie nazywa się szykanami. Ale w rzeczywistości setki procesów zależą bezpośrednio od tego, co robi specjalista ds. Dokumentów - od terminowego przekazywania zamówień od przełożonych po zakup nowego sprzętu i pomyślne zakończenie kontroli podatkowych.
Wymagania dotyczące wiedzy i umiejętności specjalisty ds. dokumentów
Pierwszą rzeczą, którą powinien wiedzieć specjalista ds. dokumentów, jest to poprawny projekt jakieś oficjalne dokumenty. Na tym jednak nie kończą się wymagania dotyczące jego umiejętności. Prawdziwy profesjonalista wie na pamięć:
podstawy prawa dotyczące pracy biurowej;
regulaminy i zarządzenia dotyczące wykonania wszelkich dokumentów;
procedura przetwarzania dokumentów, zasady ich przechowywania i badania wartości;
prace archiwalne;
podstawy programowania i obsługi baz danych;
prawo pracy.
Kluczową umiejętnością menedżera dokumentów jest umiejętność obsługi baz danych. Dobry specjalista mówi wszystkimi popularnymi systemami DBMS i powinien przynajmniej móc znaleźć wspólny język z programistami. Mimo wszystko wynik końcowy jego zadaniem jest dbanie o to, aby każdy dokument można było łatwo znaleźć w archiwum lub za pośrednictwem wyszukiwarka na serwerach wewnętrznych. Właściwie po to specjalista potrzebuje umiejętności programowania.
Opis stanowiska specjalisty ds. dokumentów
Dokument ten precyzyjnie określa obowiązki i uprawnienia specjalisty. Powinien wymieniać wszystkie wymagania wobec pracownika, jasno określać jego obszar odpowiedzialności i zapewniać pełną listę zadań. Wszystkie te niuanse mogą się znacznie różnić w różnych organizacjach, w których pracują specjaliści od dokumentów, więc poniżej możesz zapoznać się z kilkoma przykładowymi opisami stanowisk jednocześnie:
Jak zdobyć wykształcenie specjalisty od dokumentów
Zgodnie z wymogami prawa na stanowisko kierownika dokumentów może zostać zatrudniona wyłącznie osoba pełnoletnia, posiadająca wykształcenie wyższe lub średnie. edukacja specjalna. Kurs nosi nazwę „Dokumentacja” lub „Wsparcie dokumentacyjne (informacyjne) przedsiębiorstwa”.
Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę wchodząc instytucja edukacyjna, to szansa praktyka przemysłowa w dużej firmie. Udany staż w takim przedsiębiorstwie jest nie tylko dobrą pomocą w szkoleniu specjalisty ds. dokumentów, ale także otwiera dodatkowe funkcje przy późniejszym zatrudnieniu.
Perspektywy pracy na stanowisku specjalisty ds. dokumentów
Rozwój kariery specjalisty ds. dokumentów wymaga zaawansowanych szkoleń. Specjalista bez doświadczenia zawodowego może przejść zaawansowane szkolenie i otrzymać najpierw pierwszą, a następnie drugą kategorię. Jednak w obu przypadkach trzeba przepracować na danym stanowisku co najmniej trzy lata.
Zawód specjalisty ds. dokumentów ma znaczącą zaletę - wszechstronność szkolenia. Pracownik posiadający takie kwalifikacje może znaleźć pracę w niemal każdym przedsiębiorstwie. Może pracować jako specjalista ds. dokumentów w MFC, instytucje edukacyjne i wiele innych organizacji.
Ponadto specjaliści z dyplomem z zakresu zarządzania dokumentami mogą pracować na innych stanowiskach: sekretarze-asystenci, zastępcy dyrektorów, archiwiści itp.
Najważniejszą perspektywą dla takiego specjalisty jest możliwość otwarcia własnej działalności gospodarczej i świadczenia prywatnych usług weryfikacji poprawności dokumentów (audyt przepływu dokumentów).
Jednak zawód specjalisty ds. dokumentów nie jest szczególnie zróżnicowany lub kreatywne podejście. O wiele ważniejsze są w nim umiejętności takie jak umiejętność czytania i pisania, skrupulatność, wytrwałość i uważność. Specjaliści od dokumentów zawsze mają dużo pracy i jest ona niezwykle odpowiedzialna. Każda drobnostka może kosztować go kwartalną premię, a nawet karierę.
Przeciętne wynagrodzenie menedżera dokumentów, wolne miejsca pracy
Jak już wspomniano specjalista ds. dokumentów to specjalność uniwersalna. Takich specjalistów ceni się także w urzędach. duże firmy, zarówno w archiwach, jak i dalej służba publiczna. Jednocześnie jest wiele wakatów dla specjalistów ds. dokumentów, chociaż oczywiście nazywa się ich inaczej: sekretarz dokumentów, urzędnik, zastępca dyrektora, specjalista ds. Zarządzania dokumentami itp.
Średnia pensja również znacznie się różni, choć średnio oscyluje wokół 25 tysięcy rubli. Z kolei specjalista ds. dokumentów bez doświadczenia może kwalifikować się do wynagrodzenia w wysokości około 16 tysięcy rubli. W całym kraju obraz przedstawia się następująco:
Można w nim wskazać wykaz obowiązków, jakie dany pracownik musi wykonywać w swoim miejscu pracy umowa o pracę. Często załącznikiem do tego dokumentu jest opis stanowiska pracy. Jego obowiązkowe przygotowanie nie jest zapisane w prawie, ale pomaga rozwiązać kilka problemów jednocześnie. Zastanówmy się, jaki powinien być opis stanowiska menedżera dokumentów i jakie funkcje powinien ten pracownik pełnić.
Przykładowy opis stanowiska menedżera dokumentów
1. Postanowienia ogólne
- Specjalista ds. dokumentów zaliczany jest do kategorii specjalistów.
- Dla stanowiska:
- specjalista ds. dokumentów, zatrudniana jest osoba z wyższym wykształceniem zawodowym, nie ma wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego;
- specjalista ds. dokumentów kategorii II, przyjmuje się (przeniesiona) osobę z wyższym wykształceniem zawodowym i stażem pracy na tym stanowisku 3 lata;
- Na stanowisko specjalisty ds. dokumentów kategorii II przyjmuje się (przeniesiona) osobę z wyższym wykształceniem zawodowym i stażem pracy.
- Specjalista zatrudniony na stanowisko zarządcy dokumentów musi posiadać następującą wiedzę:
- przepisy Federacji Rosyjskiej, uchwały, zarządzenia i inne dokumenty regulacyjne organów wyższych związane z obsługą dokumentacji dla kierownictwa;
- normy oraz algorytm planowania i proces pracy, na których się opierają sprzęt komputerowy Twój dział;
- sposoby i metody badania, rozwijania i doskonalenia usług dokumentacyjnych organizacji;
- zasady tworzenia, podziału, przechowywania, badania wartości papierów wartościowych;
- tworzenie i prawidłowe prowadzenie dokumentacji archiwalnej;
- dokumenty regulacyjne i metodologiczne dotyczące projektowania i stosowania AIS w Twoim dziale;
- podstawowe umiejętności programowania;
- wiodące doświadczenie w swojej dziedzinie zawodowej, zarówno rosyjskiej, jak i zagranicznej;
- podstawy ekonomii, organizacji i zarządzania pracą;
- normy rosyjskiego prawa pracy;
- Wewnętrzne regulacje pracy podmiotu gospodarczego;
- wymagania i standardy bezpieczeństwo przeciwpożarowe i ochrona pracy.
- Specjalista ds. dokumentów w swojej pracy opiera się na:
- Karta (Regulamin) organizacji;
- opis stanowiska;
- inne akty i dokumenty związane z zadaniami osoby zarządzającej dokumentami w firmie.
- Wyznaczonym przełożonym pracownika jest ______________________.
- W przypadku nieobecności osoby zarządzającej dokumentami w miejscu pracy (z powodu choroby lub urlopu) jego funkcje pracownicze zostają przekazane osobie wybranej przez kierownictwo, która jednocześnie otrzymuje uprawnienia osoby zarządzającej dokumentami i będzie odpowiadać za niekompletne lub nieuczciwego wykonywania swojej pracy w okresie zastępstwa.
2. Obowiązki zawodowe
Lista zadań pracowniczych pracownika obejmuje:
- Kreacja i realizacja procesy technologiczne praca z dokumentami i informacjami dokumentacyjnymi w oparciu o pracę z komputerami i sprzętem biurowym (obejmuje to księgowość, kontrolę wykonania, przechowywanie operacyjne, działalność doradczą).
- Pracuj nad usprawnieniem działań swojego działu, monitorując stan pracy biurowej w firmie.
- Przygotowywanie propozycji i działań mających na celu wprowadzenie ergonomicznych warunków pracy, racjonalizację stanowisk pracy dla personelu w swoim dziale.
- Tworzenie usług dokumentacyjnych i kart czasu pracy dla różnych celów i poziomów zarządzania.
- Organizacja realizacji usług związanych z pracą z ważnymi dokumentami.
- Udział w klasyfikowaniu składu artykułów i wskaźników informacyjnych, zmniejszaniu ich liczby i usprawnianiu obiegu dokumentów.
- Wybór dokumentów przesyłanych do przechowywania państwowego, zgodność przechowywania i udział w badaniu wartości papierów wartościowych Twojego przedsiębiorstwa.
- Badanie, analiza i uogólnienie wiodących doświadczeń w zakresie dokumentacji wsparcia kadry zarządzającej, tworzenie instrukcji normatywnych i metodycznych dla pozostałych pracowników w zakresie zagadnień obsługi dokumentacji.
- Razem z zarządem bierz udział w procesach selekcji, dystrybucji i zaawansowanego szkolenia personelu w swoim dziale.
3. Prawa
Pracownikowi wykonującemu pracę przysługują następujące uprawnienia:
- Weź udział i wyraź swoją opinię w dyskusji nad projektami decyzji przełożonych.
- Za zgodą przełożonego angażuj pracowników we wspólne rozwiązywanie powierzonych im zadań.
- Poproś o niezbędne informacje i dokumenty personel innych działów firmy.
- Uczestnictwo w rozwiązywaniu problemów zarządczych dotyczących realizowanych zadań funkcje pracy.
- Wymagaj od administracji firmy pomocy w rozwiązaniu niektórych zadań roboczych.
4. Odpowiedzialność
Pracownik zatrudniony na stanowisku menadżera dokumentów jest odpowiedzialny za:
- za niepełne i złej jakości wykonanie pracy – w trybie określonym w prawo pracy RF;
- za błędy i przestępstwa popełnione podczas pracy - zgodnie ze standardami określonymi w obowiązującym ustawodawstwie administracyjnym, karnym i cywilnym Federacji Rosyjskiej;
- za wyrządzenie szkody materialnej - zgodnie ze standardami określonymi w obowiązującym prawie pracy Federacji Rosyjskiej.
AKTA
Dlaczego w firmie wymagany jest opis stanowiska?
Posiadanie dokumentu pozwala pracodawcy rozwiązać kilka problemów:
- opisywać możliwie najdokładniej wymagania wobec pracownika, jego wykształcenie, kwalifikacje;
- uzasadnić odmowę zatrudnienia na stanowisku, jeżeli kandydat nie spełnia określonych wymagań;
- uzasadnić legalność postępowanie dyscyplinarne, jeżeli dana osoba „zawiniła” lub nie wykonała należycie swoich obowiązków;
- podzielić funkcje pracy między kilku pracowników na tych samych stanowiskach;
- ustalić granice odpowiedzialności za personel.
Po przestudiowaniu opisu stanowiska pracownik dokumentacyjny musi dokładnie zrozumieć, czego wymaga od niego pracodawca.
Ważny! Instrukcja może mieć formę samodzielnego dokumentu lub załącznika do umowy o pracę.
Jakie informacje powinny znaleźć się w tekście pracy
W prawie pracy nie ma zatwierdzonej formy tego dokumentu. Jest skompilowany w tzw. formie swobodnej. Jednak na przestrzeni lat praktyki wykształciła się struktura opisu stanowiska. Zawiera sekcje podstawowe i dodatkowe.
Główne sekcje, które powinien zawierać dokument to: „ Postanowienia ogólne„, „Obowiązki urzędowe”, „Prawa” i „Obowiązki”. W zależności od wielkości organizacji i zamierzeń kierownictwa dodawane są dodatkowe sekcje, na przykład „Warunki pracy”, „Wzajemne powiązania” itp.
Sekcja „Postanowienia ogólne”
Wskazuje, do której kategorii będzie należeć pracownik, jakie wymagania należy spełnić w zakresie wykształcenia, doświadczenie zawodowe, wiedzę i umiejętności. Ważna jest znajomość przepisów prawa związanych z dziedziną działalności pracownika. Specjalista ds. dokumentów musi mieć możliwość współpracy z usługami rejestrowania i przechowywania dokumentacji.
W tej sekcji wskazano także, komu będzie podlegał pracownik, kto i w jaki sposób będzie go zastępował w przypadku jego nieobecności.
Zatem w tym akapicie opisano główne punkty pracy, nie dotykając konkretnych funkcji pracy. Dostają następną sekcję.
Sekcja „Obowiązki zawodowe”
Tutaj bardzo dokładnie opisują punkt po punkcie, jakie zadania powinien rozwiązać specjalista ds. dokumentów. Lista będzie zależała od wielkości firmy i tego, czy w kadrze znajdują się inni specjaliści na podobnym stanowisku. Specjalista ds. dokumentów musi monitorować prawidłowe wykonanie dokumentów, ich przechowywanie, pomagać pracownikom w porządkowaniu dokumentacji i pracować nad poprawą organizacji obiegu dokumentów w firmie.
Ważny! Im bardziej szczegółowe zaleci pracodawca obowiązki zawodowe pracownika, tym większa szansa, że nie dojdzie do nieporozumień pomiędzy stronami. Ważne jest również, aby obowiązki zawodowe odpowiadały umiejętnościom i wiedzy, które zostaną wymienione w pierwszym akapicie instrukcji.
Sekcja „Prawa pracownicze”
W tym akapicie podano listę praw pracowniczych. Zwykle jest to niezależne podejmowanie decyzji, prawo do żądania i studiowania określonej dokumentacji, angażowania innych pracowników w rozwiązywanie ich zadań (w niektórych przypadkach), uczestniczenia w rozwiązywaniu wszelkich problemów w firmie związanych z ich dziedziną działalności.
Sekcja „Odpowiedzialność pracownika”
W tym miejscu znajdziesz informacje o rodzajach odpowiedzialności, jaka może zostać pociągnięta dokumentalista za nieuczciwe wykonanie lub niewykonanie swoich funkcji w miejscu pracy. Każdy punkt nie jest szczegółowo opisany, ponieważ kara zostanie ustalona w toku postępowania sądowego.
Ogólne punkty projektowe
Opis stanowiska tworzony jest na podstawie danych zapisanych w Podręczniki kwalifikacji stanowiska np. w spisie zatwierdzonym przez Ministra Pracy uchwałą nr 37 z dnia 21 sierpnia 1998 r. czy standardy zawodowe.
Utworzenie tego dokumentu w przedsiębiorstwie odbywa się przez pracownik personalny, prawnik, sam dyrektor, jego zastępcy. Ważne jest, aby w przygotowaniu dokumentu pomagał bezpośredni przełożony osoby zarządzającej dokumentami. To on ma wystarczające pojęcie o tym, jakie umiejętności musi posiadać kandydat i jaką pracę w organizacji będzie wykonywał.
Jak napisać opis stanowiska
- Najpierw na samej górze pośrodku podaj pełną nazwę firmy i, w razie potrzeby, jej dane.
- Następnie powinna znajdować się adnotacja wskazująca na zatwierdzenie dokumentu przez kierownika. Będzie musiał się podpisać i umieścić tam datę zatwierdzenia instrukcji.
- Następnie wpisz tytuł dokumentu i umieść poniżej jego pełny tekst.
- Na koniec podpisują się kierownik działu (szef pracownika), sam menadżer dokumentów oraz osoby, z którymi uzgodniono dokument.
Dla Twojej informacji! Z reguły tworzone są dwie kopie opisu stanowiska. Pierwszą z nich przejmuje pracownik, a drugą przechowuje w dziale HR. Pracownik może zostawić swój egzemplarz w swoim miejscu pracy, aby zawsze móc wyjaśnić niezbędne pytania i zweryfikować wszystko w trakcie swojej pracy.
Załadunek...
