Głównym celem usługi zarządzania dokumentacją, niezależnie od jej nazwy, jest organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac związanych z obsługą dokumentacji. Osiągnięcie tego celu wymaga rozwiązania następujących zadań:

– ciągłe doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;

– zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania, organizowania pracy z dokumentami, informacjami i Wyszukiwarki, kontrola nad wykonaniem i przygotowaniem dokumentów do przekazania do archiwum resortowego zgodnie z aktualnymi stanowymi dokumentami regulacyjnymi i metodologicznymi;

- redukcja formalności;

– opracowanie i wdrożenie regulacji i dokumenty metodologiczne ulepszyć obsługa dokumentacji w organizacji i podległym systemie zaawansowane technologie biurowe.

Funkcje nowoczesnej służby ewidencyjnej w Rosji są określone z celów i zadań jej działalności i obejmują pełen zakres prac, jakie wykonuje ta służba.

Zgodnie z przydzielonymi zadaniami usługa DOW realizuje następujące funkcje:

1) opracowanie, wdrożenie i utrzymanie karty czasu pracy i albumu ujednolicone formy dokumenty organizacji, wprowadzanie w nich zmian;

2) realizacja przetwarzania spedycyjnego, ewidencji dokumentów oraz prac księgowych i referencyjnych dotyczących dokumentów;

3) organizowanie terminowego rozpatrywania napływających dokumentów i przygotowywanie ich do sprawozdania dla kierownictwa, monitorowanie prawidłowego wykonania dokumentów przedłożonych do podpisu kierownictwu;

4) uregulowanie trybu wykonywania dokumentów, kontroli przepływu, wykonywania i wykonywania dokumentów w wyznaczonym terminie; podsumowywanie informacji o postępie i wynikach realizacji dokumentów, systematyczne informowanie kierownictwa o tych kwestiach;

5) organizacja wytwarzania maszynopisu, kopiowania i operacyjnego powielania dokumentów; opracowywanie i projektowanie formularzy dokumentów;

6) opracowanie nomenklatury akt organizacji, zapewniającej przechowywanie akt i operacyjne wykorzystanie informacji dokumentacyjnych;

7) organizacja pracy nad wnioskami, wnioskami i skargami obywateli;

8) organizacja kontroli pracy z dokumentami w podziały strukturalne;

9) opracowywanie (wraz z odpowiednimi działami strukturalnymi organizacji) środków służących doskonaleniu form i metod pracy z dokumentami, a także doskonaleniu dyscypliny wykonawczej;

10) kontrola poprawności rejestracji spraw w wydziałach strukturalnych;

11) kontrola prawidłowości formowania przez wydziały strukturalne organizacji spraw podlegających archiwizacji;

12) organizacja pracy archiwum zgodnie z Regulaminem Państwowego Funduszu Archiwalnego ZSRR, regulaminami, instrukcjami i wytyczne instytucje GAZ ZSRR;

13) zaawansowane szkolenie pracowników obsługi placówki wychowania przedszkolnego i archiwum, prowadzenie spotkań i doradzanie w sprawach związanych z kompetencjami obsługi placówki wychowania przedszkolnego;

14) organizacja miejsc pracy, stanowisk pracy, warunków pracy pracowników placówki wychowania przedszkolnego.

2.5. Regulamin działalności usługowej
wsparcie zarządzania dokumentacją

Służba PEI i jej pracownicy prowadzą swoją działalność w oparciu o następujące dokumenty organizacyjno-prawne (rys. 8):

- pozycja na jednostce strukturalnej;

– opisy stanowisk pracy;

- instrukcje biznesowe.

Tworzenie regulaminów i instrukcji ma na celu podział funkcji i obowiązków, a także regulację przyjętej technologii pracy z dokumentami (rys. 8).

Należy zauważyć, że statut organizacji odgrywa znaczącą rolę w regulowaniu działalności służby urzędniczej. Opracowanie statutu wpływa na całościowe formułowanie pracy biurowej, ponieważ konkretnie określone zadania, które odzwierciedlają kierunek i specyfikę działalności organizacji, procedurę zatwierdzania struktury, kadry zarządzającej oraz tworzą wstępne podstawy organizacyjne dla przepływu pracy przedsiębiorstwa. Podział w statucie funkcji i odpowiedzialności kierowników przedsiębiorstwa przyczynia się do uregulowania powiązań informacyjnych powstających w procesie pełnienia tych funkcji oraz pozwala określić zakres dokumentów, które będą tworzone i wykorzystywane w działania zarządcze.

Część karty poświęcona procedurze zarządzania przedsiębiorstwem daje wstępne wyobrażenie o dokumentacji administracyjnej wydawanej przez kierownictwo, wpływa na uporządkowanie procesów tworzenia dokumentów oraz określa parametry przepływu informacji i przepływu pracy.

Zadania, funkcje, prawa i obowiązki wykonywane w toku działalności usługi DOW są opracowane i uregulowane w regulaminie usługi DOW. Rozporządzenie w sprawie obsługi i organizacji jest opracowywane na podstawie rozporządzenia standardowego. Przy opracowywaniu poszczególnych postanowień określa się skład zadań i funkcji służby w zależności od rzeczywistych warunków jej działania.

Rozporządzenie w sprawie obsługi dokumentów podpisuje kierownik służby DOE i zatwierdza kierownictwo organizacji. Stanowisko jest koordynowane z kierownikami tych jednostek strukturalnych, z którymi łączy się w nim relacja (Załącznik 1). Rewizję sytuacji należy przeprowadzić przy zmianie struktury organizacji, przeniesieniu obsługi pracy biurowej, zmianie jej wewnętrznej struktury organizacyjnej, wprowadzeniu nowych form i metod organizacji pracy.

Podstawowym dokumentem organizacyjnym regulującym rozgraniczenie obowiązków i uprawnień między pracownikami, który służy jako podstawa do eliminowania paralelizmu i powielania w wykonywaniu poszczególnych operacji, ustanawiania relacji między poszczególnymi stanowiskami, jest opis stanowiska.

Ryż. 8. Struktura dokumentów organizacyjnych,
ustalanie statusu pracowników przedszkolnej placówki oświatowej

Stanowisko serwisowe jest podstawowym elementem struktury zarządzania. Kształtowanie się systemu stanowisk zależy od wielkości, składu, charakteru funkcji pełnionych w jednostce strukturalnej, podziału i współpracy pracy. Opis stanowiska to skuteczne narzędzie zarządzania, które pełni rolę organizacyjną, regulacyjną i regulacyjną. Ponadto opisy stanowisk pozwalają obiektywnie ocenić działania każdego pracownika usługi, obiektywnie zastosować środki wpływu.

Pierwszym źródłem do opracowania opisów stanowisk pracy jest taki dokument regulacyjny, jak: Przewodnik po kwalifikacjach stanowiska kierowników, specjalistów i innych pracowników, która zawiera uregulowaną listę wymagań dotyczących kwalifikacji specjalistów różnych kategorii.

Drugie źródło w przygotowaniu opisów stanowisk - typowe opisy stanowisk. Są one opracowywane dla określonych kategorii pracowników tego samego typu instytucji lub jednostek strukturalnych (na przykład sekretarzy jednostek strukturalnych). Obecność standardowych instrukcji znacznie ułatwia kompilację poszczególnych, ale ich nie zastępuje. Ponieważ opisy stanowisk są dokumentem regulującym status organizacyjno-prawny pracownika, muszą być sporządzone dla każdego stanowiska przewidzianego w tabeli kadrowej.

Trzecim dokumentem używanym przy opracowywaniu opisów stanowisk pracy jest: rozporządzenie w sprawie jednostki strukturalnej. Opisy stanowisk regulują zadania i funkcje, ustalają ich podział wśród pracowników jednostek strukturalnych, określają treść, charakter i procedurę dla każdego pracownika.

Nazwy rozdziałów rozporządzenia w sprawie obsługi przedszkolnej placówki oświatowej	Zawartość
Postanowienia ogólne	Ustala się dokładną nazwę służby pracy biurowej, jej miejsce w strukturze organizacyjnej organizacji, stopień samodzielności, nazwę stanowiska kierownika służby, tryb powoływania i odwoływania go ze stanowiska, wykaz podstawowych dokumentów prawnych, dyrektywnych, regulacyjnych i pouczających, którymi służba DOW kieruje się w swojej pracy
Cele, zadania służby	Formułowane są cele i zadania usługi
Funkcje	Podano kompleksowy opis działań usługi: opisane są funkcje, ustalony jest zakres odpowiedzialności każdej jednostki strukturalnej za określony obszar pracy, rozgraniczenie funkcji między poszczególnymi obszarami
Prawa	Zawiera listę uprawnień przypisanych do usługi: prawo do sprawdzania organizacji pracy z dokumentami w pionach strukturalnych, żądania od wykonawców sfinalizowania dokumentów w przypadku naruszenia zasad ich wykonywania, żądania informacji od pionów strukturalnych niezbędnych do wykonywać swoje funkcje
Kierownictwo	Obowiązki szefa służby przedszkolnej instytucji edukacyjnej (koordynacja działań służby, planowanie jej pracy, monitorowanie pracy pracowników, tworzenie lub udział w rozwoju regulacyjnego i metodologicznego wsparcia usługi), jego prawa są podane.
Odpowiedzialność (może być zawarta w sekcji „Wytyczne”)	Wymieniono główne stanowiska, za które kierownik jest osobiście odpowiedzialny za wykonanie zadań służby, za stan dokumentacji, jej zgodność z wymaganiami dokumentów prawnych i regulacyjnych, wiarygodność informacji, ich wyciek, organizację praca serwisu, praca z personelem
Relacje z innymi podziałami strukturalnymi	Odzwierciedla obecność i charakter relacji serwisu DOW z innymi działami strukturalnymi, skład i charakterystykę dokumentów opracowanych przez usługę DOW wraz z innymi działami strukturalnymi, termin ich składania, częstotliwość wymiany informacji

Stanowisko i opisy stanowisk są dokumentami powiązanymi i uzupełniającymi się, ponieważ obowiązki każdego pracownika są ustalane w oparciu o podział całego zakresu funkcji pełnionych przez służbę urzędniczą, w oparciu o zadania i funkcje całej służby jako całości.

Tekst opisu stanowiska podlega wymogom dotyczącym kompletności definicji zadań, funkcji, odpowiedzialności. rozmyte i niepełna definicja działania każdego pracownika prowadzą do niestabilności i niespójności w działaniach poszczególnych pracowników. Ustalając ogólne, niesprecyzowane, usprawnione obowiązki w treści opisu stanowiska, powstaje dokument czysto formalny, który nie spełnia swojego celu. Wszystkie akapity opisu stanowiska pracy powinny wykluczać możliwość innej interpretacji jego treści, określać obowiązki i rodzaje pracy. Czasowniki określające czynności powinny być używane w trybie oznajmującym: „inspektor wykonuje”, „sekretarka organizuje”, „odnośnik komponuje” itp. Jednocześnie należy trafnie odzwierciedlić stopień samodzielności w wykonywaniu pracy: „uczestniczy w…”, „razem z…”, „zapewnia realizację”.

W sekcji „Główne zadania i obowiązki” sformułowano główne zadanie pracownika tego stanowiska, przedmiot odniesienia i obszar pracy. Poniżej znajduje się lista konkretnych obowiązków zawodowych, które składają się na realizację głównego zadania. Na przykład głównym zadaniem pracownika jest rejestracja dokumentów; w różnych organizacjach zadanie to może polegać na wykonywaniu takich prac jak prowadzenie jednego lub więcej czasopism, wypełnianie kart rejestracyjnych lub ewidencyjno-kontrolnych, prowadzenie komputerowej bazy danych, przekazywanie informacji, opracowywanie i prowadzenie akt referencyjnych, obsługa zgłoszeń od kadry zarządzającej itp. . Formułując obowiązki, wychodzą od technologii przyjętej w organizacji do pracy z dokumentami, od dostępności środków technicznych. W tym samym rozdziale sformułowano cechy przygotowania i przekazywania dokumentów, dostęp pracownika do niektórych informacji, zasady przetwarzania i przekazywania dokumentów, sposoby i terminy wykonywania obowiązków, tryb realizacji poszczególnych zamówień oraz standardy etyczne to musi być przestrzegane w zespole.

Sekcja „Prawa” obejmuje takie uprawnienia pracownika biurowego, jak podejmowanie decyzji, uzyskiwanie informacji w celu wykonywania pracy, prawo do zatwierdzania określonych rodzajów dokumentów, prawo do kontroli, prawo do zwrotu dokumentów do rewizji itp. Jasne sformułowanie uprawnień pracownika pozwala nam sformułować jego odpowiedzialność, która jest przypisana w osobnej sekcji.

Rozdział „Odpowiedzialność” formułuje treść i formy odpowiedzialności urzędnika za skutki i następstwa jego działań, a także za niepodjęcie w terminie środków lub czynności związanych z jego obowiązkami. Odpowiedzialność można ustalić dyscyplinarnie i materialnie, ale koniecznie zgodnie z obowiązującym prawem i z uwzględnieniem specyfiki organizacji.

Dwie ostatnie sekcje są ze sobą ściśle powiązane i pozwalają ustalić kryteria oceny pracy.

Instrukcja obsługi dokumentacyjnej zarządzania- główny akt normatywny regulujący technologię pracy z dokumentami w organizacji, zasady, techniki, procesy tworzenia dokumentów, tryb pracy z nimi, klucz kwestie organizacyjne. W praktyce instrukcja naprawia system pracy biurowej, który wykształcił się w danej organizacji.

W każdej instytucji sporządzane są instrukcje z uwzględnieniem specyfiki jej pracy. Podstawą ich opracowania są standardowe instrukcje, a także aktualne państwowe dokumenty regulacyjne i metodologiczne.

Struktura instrukcji obejmuje postanowienia ogólne, sekcje tematyczne i wnioski.

W rozdziale "Postanowienia ogólne" ustalić zakres Instrukcji, odpowiedzialność za jej niezgodność, jednostkę odpowiedzialną za jednolitą procedurę dokumentowania i organizowania pracy z dokumentami w instytucji jako całości i w jej jednostkach strukturalnych, ich podporządkowanie administracyjne i metodyczne, regulacyjne i ramy metodologiczne.

Sekcje tematyczne zwykle zaczynają się od sekcji "Dokumentacja", gdzie są zdefiniowane:

- zagadnienia działalności tej organizacji, podlegające obowiązkowej dokumentacji;

- rodzaje i odmiany dokumentów wykorzystywanych do dokumentowania działań administracyjnych, organizacyjnych, informacyjnych;

– Główne zasady przygotowanie i wykonanie dokumentów;

- zasady przygotowania pewne rodzaje dokumenty administracyjne, w tym kolejność obserwacji, koordynacja, zatwierdzenie i podpisanie;

- procedurę sporządzania i powielania dokumentów;

– zasady rejestracji i poświadczania odpisów i załączników;

- procedurę używania i przechowywania formularzy, pieczęci, pieczęci;

- kolejność pracy wykonawców z dokumentami.

Treść tego działu można znacznie poszerzyć poprzez włączenie odrębnych podrozdziałów, które określają zasady sporządzania dokumentów dla organu kolegialnego, a także wiceprzewodniczących. Niektóre organizacje podkreślają wymienione kwestie w niezależnym dokumencie organizacyjnym, takim jak zasady (lub przepisy) dotyczące przygotowania i wykonywania dokumentów.

Rozdział "Zarządzanie dokumentami" obejmuje: procedurę otrzymywania, przetwarzania, dystrybucji przychodzących dokumentów; organizacja ich transportu i przenoszenie z jednej jednostki strukturalnej do drugiej; główne przypadki przepływu dokumentów; procedura przygotowania i wysyłania dokumentów wychodzących; procedura rozliczania objętości przepływu dokumentów.

Rozdział „Rejestracja dokumentów” ustala organizację rejestracji dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, terminów, formularzy i metod rejestracji, podaje opis przyjętej technologii i procedury indeksowania dokumentów.

W rozdziale „Organizacja pracy referencyjnej” ustalono zasady budowania informacji i pracy referencyjnej w organizacji, podano opis tablic referencyjnych, ich dostępność dla różnych kategorii pracowników i różnych działów strukturalnych, kolejność systematyzacji i klasyfikacji informacji referencyjnych, technologię prac związanych z wyszukiwaniem informacji .

Rozdział „Organizacja kontroli nad wykonaniem dokumentów” ustala kategorie dokumentów podlegających obowiązkowej kontroli, procedurę objęcia kontrolą, technologię kontroli, obowiązki wykonawców, standardowe terminy wykonania, procedurę podsumowywania danych dotyczących kontroli nad wykonaniem dokumentów, procedurę informowania kierowników o dyscyplinie wykonawczej, stosowaniu formularzy i oznaczeń na dokumentach.

Rozdział „Przechowywanie dokumentów online” zawiera zasady przechowywania dokumentów w służbie dokumentacyjnej, w działach strukturalnych oraz ustala odpowiedzialność za bezpieczeństwo dokumentów, zasady kształtowania określonych kategorii dokumentów w sprawach, tryb opracowywania i posługiwania się nomenklaturą spraw, tryb usystematyzowania i indeksowanie przypadków.

Do sekcji „Przygotowanie dokumentów do archiwizacji” obejmowały procedurę i organizację badania (wybór dokumentów do przechowywania i niszczenia), zasady przygotowania akt do przechowywania, wymagania dotyczące opisywania spraw, tryb przekazywania akt do archiwum.

Skład działów tematycznych można zmieniać i uzupełniać w zależności od warunków pracy i przyjętej technologii.

Załączniki do instrukcji powinny zawierać maksymalnie materiał referencyjny i ilustracyjny, usystematyzowany w kolejności rozdziałów, w każdym z nich umieszczone są odpowiednie linki. Zastosowania obejmują schematy obiegu dokumentów, pieczęcie i pieczęcie, wzory formularzy, wzory wypełniania formularzy dokumentów, przykłady przetwarzania niektórych rodzajów dokumentów, wykazy dokumentów kontrolowanych, formularze ich księgowania, formularze nomenklatury spraw itp.

Instrukcja powinna odzwierciedlać cały proces pracy z dokumentami, wszystkie operacje technologiczne w ich sekwencja logiczna. Instrukcja jest dokumentem regulacyjnym nie tylko dla służby pracy biurowej, ale także dla wszystkich specjalistów aparatu zarządzania.

Przygotowaniem instrukcji zajmuje się służba urzędnicza z udziałem archiwum, służba prawna. Instrukcja jest zatwierdzana przez kierownika organizacji i wprowadzana w życie na jego polecenie, po czym jest przesyłana do wszystkich działów strukturalnych w celu wykorzystania w pracy.

Tabela ujednoliconych form dokumentów organizacje – wykaz form dokumentów dopuszczonych do użytku, które są niezbędne i wystarczające do realizacji czynności zarządczych określonej struktury zarządzania, zawierający opis każdego dokumentu, jego status prawny oraz etapy dokumentowania. Karta meldunkowa jest sposobem normatywnego ustalenia zarówno składu dokumentów wykorzystywanych w aparacie, jak i trybu ich przygotowania. Karta czasu pracy zawiera tylko te dokumenty, których tworzenie jest konieczne, zgodne z prawem, okresowo powtarzane.

Tabela może mieć następujące kolumny:

– kod formularza dokumentu;

- nazwę aktu ustawodawczego lub wykonawczego będącego podstawą wniosku lub publikacji dokumentu;

- nazwę jednostki strukturalnej odpowiedzialnej za przygotowanie, częstotliwość kompilacji;

- koordynacja (wewnętrzna i zewnętrzna) - wskazane są organizacje lub jednostki strukturalne lub urzędnicy zaangażowani w ten proces;

– podpis (stanowisko osoby podpisującej dokument);

- zatwierdzenie (stanowisko szefa lub nazwa organu zatwierdzającego dokument);

- druk (konieczność poświadczenia dokumentu pieczęcią);

- adresat-organizacja (jednostka strukturalna, do której dostarczany jest dokument).

Ponadto do karty czasu pracy można wpisać informacje o miejscu produkcji tekstu dokumentu, jego rejestracji, liczbie utworzonych egzemplarzy, obiegu dystrybucji, lokalizacji oryginału itp.

Proces sporządzania karty czasu pracy umożliwia służbie biurowej analizę wszystkich operacji z dokumentami (stanowiska wykonawców i kierowników zaangażowanych w przygotowanie, podpisywanie, zatwierdzanie, zatwierdzanie; częstotliwość tworzenia dokumentu, charakterystyka środków technicznych użytych do tworzenia , wysłać). Po zatwierdzeniu przez kierownika organizacji karta czasu pracy staje się środkiem normatywnego ustalenia etapów przygotowywania dokumentów. Utrzymanie karty czasu pracy w stanie roboczym (konserwacja) jest wykonywane przez służbę pracy biurowej. Konserwacja przewiduje terminowe wprowadzanie zmian w dokumentacji do grafiku - wprowadzenie nowych formularzy przez władze federalne, zniesienie wcześniej istniejących, a także kontrolę nad procedurą użytkowania.

Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego umożliwia:

– wyeliminować możliwość nieuzasadnionego tworzenia nowych form;

- ustalić ujednoliconą klasyfikację dokumentów organizacji zgodnie z funkcjami i zadaniami kierowniczymi;

- brać pod uwagę ilość rodzajów i form dokumentów.

Przed rozważeniem głównych funkcji usługi DOW należy podkreślić cel i główne zadania, które ma rozwiązać. Cel usługi DOW jest terminowe dostarczanie udokumentowanych informacji pracownikom organizacji (konsumenci System informacyjny). Główne zadania serwisu DOW:

Zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania i pracy z dokumentami w organizacji zgodnie z obowiązującymi normami;

Doskonalenie form i metod pracy z dokumentami, w tym ich automatyzacja.

Zestaw funkcji usługi DOW aby rozwiązać te problemy, należy do normy i jest regulowany " Postanowienia ogólne GSDOU". Rozważmy funkcje, które ujawniają główne obszary pracy i ich pogrupowanie zgodnie z jednostkami strukturalnymi stworzonymi do ich realizacji.

Nazwa pododdziału	Wykonywane funkcje
SEKRETARIAT (zastępca kierownika, asystent sekretarza, sekretarz techniczny)	wstępne rozpatrzenie i przygotowanie dokumentów skierowanych do kierownika; przygotowywanie i zatwierdzanie dokumentów w imieniu kierownika; organizacja i obsługa dokumentacyjna negocjacji i spotkań, dokumentacja kolegialnych organów zarządzających; nieudokumentowana usługa zarządzania: ( rozmowy telefoniczne, przyjmowanie gości, organizacja pracy recepcji, obsługa organizacyjno-informacyjna oraz pomoc techniczna, organizacja spotkań biznesowych i wyjazdów służbowych dla menedżerów itp.)
GRUPA PROTOKOŁÓW	opracowywanie planów pracy organów kolegialnych; organizowanie i przeprowadzanie posiedzeń organów zarządzających; dokumentowanie ich działalności; przygotowywanie projektów dokumentów normatywnych i administracyjnych, pism, referencji; rejestracja decyzji organów kolegialnych w formie pism administracyjnych, wyciągów z protokołów posiedzeń, analiza zaświadczeń i sprawozdań wydziałów strukturalnych; odbiór, rejestracja, organizacja przechowywania, dystrybucja wymagane dokumenty; informacje i prace referencyjne; kontrola wykonania decyzji organów kolegialnych.
ZAKŁAD DOSKONALENIA DOW (biuro, sektor, centrum).	- opracowanie i wdrożenie środków dla doskonalenie placówki wychowania przedszkolnego(od tworzenia formularzy, w tym zapewnienia ochrony informacji, stworzenia Karty Czasu i Albumu formularzy dokumentów, po doskonalenie zarządzania dokumentacją oraz wyposażenia organizacyjno-technicznego placówki wychowania przedszkolnego); - rozwój wsparcia normatywnego i metodycznego dla placówek wychowania przedszkolnego; - opracowanie katalogów klasyfikacyjnych organizacji (klasyfikatory, nazewnictwo spraw, wykazy dokumentów z okresami przechowywania); - przeprowadzanie zaawansowanych szkoleń pracowników przedszkolnych placówek oświatowych i specjalistów aparatu zarządzania; - doradzanie pracownikom organizacji i monitorowanie ich działań w kwestiach wychowania przedszkolnego.
WYPRAWA	- przyjmowanie i wysyłanie dokumentów; - ich dostawa do pododdziałów strukturalnych; - księgowanie ilościowe dokumentów przychodzących i wychodzących.
DZIAŁ RACHUNKOWOŚCI I REJESTRACJI DOKUMENTÓW	- rejestracja dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych; - tworzenie i utrzymywanie informacji i prac referencyjnych; - kontrola poprawności przygotowania i wykonania dokumentów wychodzących i wewnętrznych; - przygotowanie dokumentów do przedłożenia kierownictwu do rozpatrzenia; - tworzenie akt i ich przygotowanie do przekazania do przechowywania w archiwum.
GRUPA KONTROLNA (biuro, dział, inspekcja)	- organizacja kontroli terminów wykonania dokumentów, poddanie ich kontroli i wyjęcie spod kontroli; - regulacja wykonania i informowanie kierownictwa o postępie realizacji dokumentów; - organizacja kontroli końcowej (analiza dyscypliny wykonawczej i aktualności terminów wykonania dokumentów).
RECEPCJA (grupa pism lub wydział odwołań obywateli)	- tworzenie i przechowywanie akt z odwołaniami obywateli; - analiza i uogólnienie przyczyn odwołania oraz wyników ich rozpatrzenia; organizacja przyjmowania obywateli przez kierownictwo organizacji (władzę).
CENTRUM PRODUKCJI DOKUMENTÓW (wydział, grupa)	- przedruk dokumentów z wersji roboczych; - czytanie i redagowanie tekstów; - Rozliczanie wykonanej pracy.
BIURO KOPIOWANIA I POWIELANIA	- kopiowanie dokumentów; - replikacja dokumentów; - przygotowanie produktów promocyjnych; - Rozliczanie wykonanej pracy.
ARCHIWUM DZIAŁOWE	- przyjmowanie do przechowywania dokumentów z wydziałów strukturalnych i udzielanie im pomocy metodycznej - kontrola przestrzegania zasad tworzenia i przechowywania akt w wydziałach strukturalnych - księgowość, systematyzacja i przechowywanie dokumentów, organizacja ich przemieszczania i wykorzystywania - udział w opracowywaniu dokumentów regulacyjnych i metodycznych dotyczących archiwizacji i DOW - przygotowanie i przekazywanie spraw do przechowywania państwowego.

Obecnie w związku z automatyzacją pracy z udokumentowaną informacją w organizacjach tworzona jest odpowiednia USŁUGA ZARZĄDZANIA INFORMACJAMI, której działalność nie jest jeszcze uregulowana dokumentami regulacyjnymi. Zazwyczaj działy serwisu to dział Konserwacja system elektroniczny, dział informacyjno-analityczny itp.

Główne funkcje tej usługi:

realizacja Technologie informacyjne w oparciu o wykorzystanie środków Informatyka

˜ stworzenie zintegrowanego systemu informatycznego dla organizacji

˜działania na rzecz funkcjonowania systemu informatycznego

˜ projektowanie i obsługa systemu potrzeb informacyjnych odbiorców baz danych

˜ dobór wykwalifikowanego personelu serwisowego itp.

Widzimy więc, że funkcje usługi DOW jako całość są typowane i grupowane. Każda organizacja lub organ wykonawczy, projektując usługę PEI, może oprzeć się na proponowanych opcjach konstrukcyjnych i funkcjonalnych, biorąc pod uwagę cechy ich struktury i specyfikę swojej działalności. W razie potrzeby możliwe jest połączenie kilku funkcji w jednej jednostce, ale zestaw funkcji musi być w każdej organizacji przedstawiony w całości, nawet jeśli wszystkie funkcje biurowe są wykonywane przez jedną osobę.

Usługa wsparcia dokumentacji zarządzania (DOE)

SDOU jest organizacyjnie wyodrębnionym pododdziałem strukturalnym instytucji wykonującej pracę z dokumentami.

Głównym zadaniem usługi DOW jest terminowe przetwarzanie i przesyłanie do różne poziomy, informacje zarządcze niezbędne do realizacji funkcji.

W praktyce zarządzania istnieją usługi przedszkolnych placówek oświatowych.

• 1. Zarządzanie sprawami (ministerstwa, oświadczenia Rosji). W skład składu wchodzą: kancelaria kontrolna przy ministrze, sekretariat, wydział usprawniania pracy urzędu, wydział pism (skarg), archiwum centralne.
• 2. Wydział ogólny - w samorządach i samorządach organizacje publiczne. Skład: wydziały księgowości i ewidencji dokumentów, grupa kontrolna, protokół, usługi kopiowania i powielania, archiwum.
• 3. Biuro - ministerstwa i resorty autonomiczne. odp. nich;

Stowarzyszenia przemysłowe, badania, projektowanie, centra obliczeniowe.

W placówkach, które nie posiadają placówki wychowania przedszkolnego, jej funkcję pełni sekretarz naczelny lub inny wyznaczony do tego urzędnik.

• 1. Kierownicy: kierownik wydziału spraw, kierownik biura, kierownik archiwum, kierownik biura maszynopisu, kierownik biura stenograficznego, kierownik wydziału ogólnego, kierownik sekretariatu, kierownik wydziału pisma, kierownik kontroli, kierownik wydziału protokolarnego.
• 2. Specjaliści: archiwista, wiceminister, referent, metodyk, redaktor, wizytator, sekretarz - minister.
• 3. Wykonawcy techniczni: korektor, spedytor, urzędnik, maszynistka kat. 1.2, stenograf kat. 1.2, sekretarka - maszynistka, sekretarka - stenograf.

Funkcje elementów konstrukcyjnych SDOU.

• 1. Funkcja ekspedycji: przyjmowanie korespondencji przychodzącej, sortowanie na ewidencjonowanie i nierejestrowanie, dystrybucja według działów strukturalnych instytucji; prowadzić ilościową ewidencję dokumentów; wysyłanie korespondencji wychodzącej, doręczanie korespondencji do działów strukturalnych i adresatów.
• 2. Funkcja zespołu do ewidencji i ewidencji korespondencji: księgowanie i ewidencja dokumentów przychodzących i wychodzących, wewnętrznych, prowadzenie aparatu ewidencyjno-informacyjnego oraz wyszukiwanie informacji, sprawdzanie poprawności dokumentów wychodzących i wewnętrznych.
• 3. Funkcja grupy kontrolnej: kontrola terminowości wykorzystania dokumentów, sprawdzanie terminów wykonania poleceń ustnych przez kierownika pionów strukturalnych, informowanie kierownictwa o postępach w wykonaniu dokumentu i instrukcji.
• 4. Funkcja działu pism: przyjmowanie i rozliczanie przedsiębiorstw, wniosków, skarg od obywateli; przygotowywanie i składanie do rozpatrzenia kierownictwu przedsiębiorstw, oświadczeń z reklamacji wykonania do pionów konstrukcyjnych; kontrola terminów ich wykonania, powiadamianie wnioskodawców o wynikach rozpatrzenia wniosków, wniosków, reklamacji, tworzenie spraw z wnioskami, wnioskami, reklamacjami i ich przekazanie do archiwum, analiza i uogólnienie realizacji, organizacja odbioru odwiedzających.
• 5. Funkcja archiwum: recepcja, księgowość, przechowywanie, wykorzystanie plików do archiwizacji; kontrola nad prawidłowym tworzeniem, przechowywaniem i wykorzystaniem akt w oddziałach strukturalnych; przygotowanie spraw do przekazania do archiwum.
• 6. Funkcja sekretarza-kierownika i jego zastępców: wstępne rozpatrzenie i przygotowanie do zarządzania dokumentacją korespondencji przychodzącej w najważniejszych sprawach; organizacja dokumentalnej obsługi spotkań, niedokumentacyjna obsługa pracy kierownictwa.

Operacje SDO.

Monitorowanie zgodności ze standardami dokumentów.

Przetwarzanie spedycyjne i dostarczanie dokumentów wykonawcom.

• 3. Ewidencja dokumentów i prac księgowych i referencyjnych.
• 4. Kontrola wykonania dokumentów.
• 5. Tworzenie, rejestracja, przechowywanie i korzystanie z plików.
• 6. Rejestracja i wydawanie dokumentacji administracyjnej instytucji.
• 7. Produkcja maszynowa, kopiowanie i reprodukcja dokumentów biurowych.

SGSDOU to zbiór podstawowych przepisów regulujących zasady, regulaminy i zalecenia dotyczące prowadzenia ewidencji w placówkach od momentu otrzymania lub utworzenia do dostarczenia dokumentów do archiwum.

Organizacja pracy pracowników SDOU.

1. Ogólne wymagania do organizacji pracy pracowników SDOU. Organizacja pracy obejmuje rozwiązanie następujących zagadnień:

Przejrzysta struktura organizacyjna SDOU, wybór najbardziej racjonalnej formy pracy z dokumentami – wszystkie instytucje podzielone są na 4 kategorie w zależności od wielkości obiegu dokumentów (liczby dokumentów przetwarzanych przez instytucję w ciągu roku) w instytucji kategorie 1, 2, 3, biuro pracuje z dokumentami, aw instytucjach 4 kategorie - sekretariat. To centralizuje pracę SOW pod jednym kierownictwem. Centralizacja pozwala zapewnić szybkie wykonanie prac dokumentacyjnych, tworzy przejrzyste interakcje pomiędzy jednostką strukturalną zawartą w SDOU i poprawia jakość przetwarzania dokumentów.

Właściwe zróżnicowanie funkcji pomiędzy poszczególnymi jednostkami wykonawczymi i pododdziałami według ich kwalifikacji. Rozwiązanie tego problemu odbywa się poprzez opracowanie wdrożenia dokumentów regulacyjnych, instrukcji dokumentowania działań zarządczych; opisy stanowisk, standardy państwowe.

Racjonowanie pracy pracowników SDOU. Opracowano zalecenia metodologiczne dotyczące racjonowania inżynierii pracy pracownicy techniczni i pracowników, standardowe normy czasu pracy z dokumentami, w tym wykonywania pracy maszynopisu.

Regulacja pracy wymagała zapewnienia normalnego obciążenia pracowników pracą w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca, roku przy normalnym napięciu na każdym stanowisku pracy, aby określić kryteria oceny pracy każdego pracownika.

4) Regulacja składu służbowego i ilościowego, składu personelu SDOU, podnoszenia jego kwalifikacji i kultury pracy. Liczba pracowników przedszkolnej placówki oświatowej jest obliczana dla usługi jako całości i dla jej działów strukturalnych.

Tworząc SDOU, należy postępować od minimalnej liczby pracowników dla każdej funkcji usług dokumentalnych. Należy go określić w zależności od wielkości przepływu pracy na podstawie typowych norm czasu pracy dokumentacyjnej.

5) Racjonalna organizacja miejsc pracy i zapewnienie korzystnych warunków pracy.

W tym celu można skorzystać z wytycznych organizacja naukowa pracy inżynierów i pracowników technicznych oraz pracowników.

Od organizacji miejsca pracy, korzystnych warunków pracy, wydajności człowieka, produktywności i jakości pracy zależy jego zdrowie.

Formy organizacji pracy z dokumentami.

Obieg dokumentów: obejmuje pracę z gotowymi dokumentami wytworzonymi przez tę instytucję i otrzymanymi z zewnątrz (przyjmowanie, dystrybucja, rejestracja, kontrola wykonania, praca referencyjna, tworzenie akt, przechowywanie i wykorzystywanie przez urzędy dokumentów przenoszących informacje dokumentacyjne.

• 3 formy organizacji pracy z dokumentami.
• 1. Scentralizowany
• 2. Zdecentralizowany
• 3. Mieszane

Formularz scentralizowany: używany w instytucjach o dużej obieg dokumentów. Polega na wykonaniu wszystkich operacji z dokumentami w 1 strukturze jednostki (biuro, Wspólny dział).

• 2) Forma zdecentralizowana : praca z dokumentami, wszystkie operacje są wykonywane w jednostce strukturalnej instytucji, z reguły rozproszonej geograficznie.
• 3) Forma mieszana: stosowana w dużych instytucjach o złożonej strukturze i dużej ilości przepływu pracy.

Wybierając formę organizacji pracy z dokumentami dla danej instytucji, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

• a) ilość dokumentów.
• b) charakter pracy instytucji, jej położenie terytorialne.
• c) strukturę instytucji i jej wydziały.
• d) techniczny ekwipunek.
• mi) wykwalifikowani menedżerowie, specjalistów i wykonawców technicznych.

Najważniejsze przy wyborze formy organizacji pracy z dokumentami jest wielkość przepływu pracy.

Aby określić instytucję zgodnie z przepływem pracy, stosuje się kategoryczność zaproponowaną przez SGSDO.

Reglamentacja prac dokumentacyjnych.

Sekwencja pracy z szyfrem to pewna sekwencja elementów procentu pracy. do pracy z dokumentami. Są to takie operacje jak: odbiór korespondencji, otwieranie kopert w celu ustalenia wartości inwestycji, sortowanie według kierunków wykorzystania dokumentów rejestrowych co do meritum sprawy, prowadzenie spraw, przetwarzanie dokumentów na maszynie do pisania, wyszukiwanie dokumentów , wykonywanie znaków serwisowych na dokumencie, tłumaczenie na nośniku maszynowym.

Przy racjonowaniu operacji dokumentacyjnych stosuje się normy czasowe wykonywania operacji, normę liczebności personelu, normę zarządzania i wskaźniki zatrudnienia.

Racjonowanie czasu to ilość czasu poświęcanego na wykonywanie określonego rodzaju pracy w określonych organizacjach technicznych i sanitarnych. warunki higieniczne praca.

Pomiar i racjonowanie kosztów pracy służy do:

• 1. Ustalenie kosztów prowadzenia całej instytucji.
• 2. Doskonalenie metod pracy.
• 3. Nagrody dla pracowników. pracować.
• 4. Jednolity rozkład obciążenia pracą w czasie.
• 5. Doskonalenie planowania pracy instytucji.
• 6. Zapewnienie racjonalnego wykorzystania środków technicznych.
• 4. ROLA REJESTRÓW I JEJ WPŁYW NA ZARZĄDZANIE

Rola informacji dokumentacyjnej w zarządzaniu.

Działalność zarządcza jest nieodłączna we wszystkich instytucjach, organizacjach i przedsiębiorstwach. W procesie zarządzania zbierane, przetwarzane i przesyłane są ogromne ilości informacji. Skuteczność zarządzania zależy od ilości, wydajności i wiarygodności informacji, z których większość znajduje odzwierciedlenie w dokumentach. Akty ustawodawcze i wykonawcze przewidują szereg sytuacji, w których dokumentacja informacji jest obowiązkowa. W zależności od konkretnej sytuacji zarządzania, zestaw różnego rodzaju dokumenty. Są one podzielone według:

• Treść informacji (odzwierciedlają główne funkcje zarządzania)
• pochodzenie (oficjalne i osobiste)
• Miejsce kompilacji (zewnętrzne i wewnętrzne)
• sposób produkcji (odręczny, maszynowy i typograficzny)
• Forma prezentacji informacji (standardowa, stworzona dla wszystkich lub dla poszczególnych instytucji, indywidualna)
• liczba pytań (proste - jedno pytanie; złożone - kilka pytań)

Proces zarządzania obejmuje następujące udokumentowane operacje: zbieranie i przetwarzanie informacji dokumentacyjnych; przygotowanie decyzji; podejmowanie decyzji i dokumentacja; wnoszenie decyzji do wykonawców; wykonanie decyzji; kontrola wykonania; zbieranie informacji o wydajności; przekazywanie informacji poprzez łącza pionowe i poziome; przechowywanie i wyszukiwanie informacji.

Aparat administracyjny realizuje swoje funkcje głównie poprzez uniwersalne i autorytatywne dokumenty organizacyjno-administracyjne (ORD) tworzone w obiegu niezależnie od specyfiki działalności we wszystkich sektorach Gospodarka narodowa i administracja publiczna.

Wysyłanie dobrej pracy do bazy wiedzy jest proste. Skorzystaj z poniższego formularza

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy korzystający z bazy wiedzy w swoich studiach i pracy będą Ci bardzo wdzięczni.

Hostowane na http://www.allbest.ru/

Wstęp

Informacje zapisane w dokumentach każdego przedsiębiorstwa są odzwierciedleniem działań organizacji i stanowią podstawę każdej działalności. Bardzo pracownicy przedsiębiorstwa otrzymują oficjalne informacje za pośrednictwem dokumentów.

Nowoczesne zarządzanie przedsiębiorstwo państwowe lub organizacja komercyjna to w dużej mierze ciągła seria procesów kompilacji i przenoszenia dokumentów. Realizowane są projekty, zawierane i rozwiązywane umowy, kupowane i sprzedawane są papiery wartościowe, przedsiębiorstwa, nieruchomości, a wszystko to i wiele innych operacji jest dokumentowanych. Kierownicy przedsiębiorstw są osobiście odpowiedzialni za skład, bezpieczeństwo i prawidłowe wykonanie dokumentów. Nieporządek w przechowywaniu dokumentów może skutkować ryzykiem utraty cennych informacji, co może niekorzystnie wpłynąć na działalność przedsiębiorstwa, dlatego dziś w różne organizacje często istnieje taka jednostka, jak obsługa przedszkolnej placówki oświatowej.

Praca biurowa w przedsiębiorstwie powinna być prowadzona w oparciu o Zunifikowany system państwowy praca biurowa (EGSD). Pomaga uniknąć zwolnień i powielania pracy, ponieważ formułuje jednolite wymagania i zalecenia dotyczące przygotowania dokumentów, organizacji obiegu, księgowości i wyszukiwania informacji, monitorowania realizacji dokumentów i grupowania ich w sprawy.

W tym praca kontrolna zostaną określone korzyści usługi DOW, która jest kompetentna do pracy z dokumentami organizacji. Określone zostaną cele i zadania, funkcje i interakcja tej usługi z innymi strukturami działów przedsiębiorstwa.

1. Pojęcie usługi DOW

Usługa DOW- jest to organizacyjna odrębna jednostka strukturalna instytucji, która wykonuje pracę z dokumentami i podlega bezpośrednio kierownikowi.

Usługa zarządzania dokumentami może być reprezentowana w organizacji jako niezależna jednostka strukturalna ( biuro, dział generalny, sekretariat) oraz indywidualnego pracownika, ( asystent sekretarza).

Dokumentacja czynności zarządczych obejmuje wszystkie procesy związane z utrwalaniem (utrwalaniem) i realizacją informacji niezbędnych do realizacji czynności zarządczych na różnych nośnikach według ustalonych zasad.

Dokumentacja prowadzona jest w języku naturalnym ( dokumenty odręczne, maszynowe, w tym telegramy, wiadomości telefoniczne), a także w językach sztucznych z wykorzystaniem nowych mediów ( karty dziurkowane, taśmy dziurkowane, taśmy magnetyczne, karty, dyski itp.).

Działalność serwisu DOW reguluje Regulamin Serwisu Zarządzania Dokumentacją. Działalność pracowników przedszkolnej instytucji edukacyjnej regulują opisy stanowisk, które ustanawiają racjonalny podział pracy, zapewniają równomierne obciążenie pracowników, rozkład pracy zgodnie ze złożonością wykonania i kwalifikacjami wykonawców. Opisy stanowisk są opracowywane przez służbę DOW i zatwierdzane przez jej kierownika lub jego zastępcę. Zmieniając funkcje i zadania przedszkolnej instytucji edukacyjnej, weryfikowane są opisy stanowisk. Służba PEI w swojej działalności kieruje się aktami prawnymi oraz innymi aktami prawnymi organów i administracji państwowej Federacja Rosyjska, regulaminy, instrukcje, zalecenia metodyczne instytucji państwowych Zautomatyzowany system Federacji Rosyjskiej (GAS) i innych obowiązujących przepisów dotyczących kwestii wsparcia dokumentacyjnego dla zarządzania. Zarządzaniem usługą PEI powinni zajmować się specjaliści z wykształceniem wyższym lub średnim Specjalna edukacja odpowiedni profil. Usługa DOW posiada własną pieczęć z oznaczeniem jej nazwy. Kirsanova M.V. Nowoczesna praca biurowa - M.: Infra-M, 2008 - s.18

1.1 Cele i zadania usługi DOW

. Usługa DOW rozwiązuje następujące zadania: - poprawa formy i metody pracy z dokumentami; - zapewnienie jednego zamówienia dokumentacja, organizacja pracy z dokumentami, budowanie wyszukiwarek; - kontrola nad wykonaniem i przygotowaniem dokumentów o przekazanie do archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi przepisami; - redukcja formalności, liczba formularzy dokumentów; - opracowanie i wdrożenie dokumenty regulacyjne i metodologiczne w celu poprawy dokumentacji organizacji; - udział w rozwoju i wdrażaniu zaawansowanych technologii wspomaganie dokumentacji zarządzania w oparciu o technologię komputerową i organizacyjną, komputery osobiste. Kirsanova M.V. Nowoczesna praca biurowa - M.: Infra-M, 2008 - s.19

1.2 Funkcje

Zgodnie z przydzielonymi zadaniami usługa DOW realizuje następujące funkcje:

1) opracowanie, wdrożenie i prowadzenie karty czasu pracy oraz albumu ujednoliconych form dokumentów organizacyjnych, dokonywanie w nich zmian;

2) przetwarzanie, rejestracja dokumentów oraz prace księgowo-podręczne dotyczące dokumentów;

3) organizacja terminowego rozpatrzenia i przygotowania sprawozdania do kierownictwa przychodzących dokumentów, monitorowanie prawidłowości wykonania dokumentów przedłożonych do podpisu kierownictwu;

4) kontrola przepływu, wykonywania i egzekucji dokumentów w terminy, podsumowujące informacje o postępach i wynikach realizacji dokumentów, systematycznie informujące kierownictwo o tych kwestiach;

5) organizacja produkcji maszynopisu, kopiowania i operacyjnego powielania dokumentów, opracowywania i projektowania formularzy dokumentów;

6) opracowanie nomenklatury akt organizacji, zapewniającej przechowywanie akt i operacyjne wykorzystanie informacji dokumentacyjnych;

7) organizacja pracy nad wnioskami, wnioskami i skargami obywateli;

8) organizacja kontroli pracy z dokumentami w wydziałach strukturalnych;

9) opracowywanie (wraz z odpowiednimi działami strukturalnymi organizacji) środków służących doskonaleniu form i metod pracy z dokumentami, a także doskonaleniu dyscypliny wykonawczej;

10) sprawowanie kontroli nad prawidłowością rejestracji i tworzenia przez wydziały strukturalne spraw podlegających archiwizacji;

11) organizacja pracy archiwum zgodnie z przepisami o archiwizacji Federacji Rosyjskiej, regulaminami, instrukcjami i zaleceniami metodycznymi instytucji SGA Federacji Rosyjskiej;

12) zaawansowane szkolenie pracowników placówki wychowania przedszkolnego, prowadzenie zebrań i doradzanie w sprawach należących do ich kompetencji; organizacja stanowisk pracy, w tym automatyzacja. Kirsanova M.V. Nowoczesna praca biurowa - M.: Infra-M, 2008 - s.20

1.3 Prawa i obowiązki

Usługa DOW ma prawo:

1) sprawuje kontrolę nad redukcją zbędnych informacji w organizacji i podległym systemie oraz podejmuje w tym celu odpowiednie działania; 2) wymagać od kierowników działów strukturalnych przestrzegania ustalonych zasad pracy z dokumentami w organizacji i monitorowania realizacji tych zasad; 3) żądać od wydziałów strukturalnych i organizacji informacji niezbędnych do pracy; 4) przeprowadzać audyty organizacji dokumentacyjnego wsparcia kierownictwa w wydziałach strukturalnych i przedstawiać wyniki kontroli kierownikom wydziałów strukturalnych w celu podjęcia odpowiednich działań; 5) angażować w określony sposób specjalistów pionów strukturalnych w przygotowanie projektów dokumentów w imieniu kierownictwa; 6) zwrot do wykonawców w celu rewizji dokumentów sporządzonych z naruszeniem ustalone wymagania; 7) wspólnie z centrum komputerowym określić zadania wspomagania zarządzania dokumentacją do zautomatyzowania; 8) podpisuje i podpisuje dokumenty w zakresie swoich kompetencji; 9) opracowywanie regulaminów strukturalnych podziałów obsługi placówki wychowania przedszkolnego oraz opisów stanowisk pracy pracowników; 10) zgłaszać kierownictwu wnioski o pociągnięcie do odpowiedzialności dyscyplinarnej we wszystkich przypadkach naruszeń przez jednostki oraz urzędnicy ustalone zasady pracy z dokumentami; 11) uczestniczyć w zarządczej dyskusji nad zagadnieniami związanymi ze stanem pracy z dokumentami, a także doskonaleniem form i metod pracy z nimi; 12) przedkładania do rozpatrzenia przez kierownictwo wniosków w sprawie powołania, przeniesienia i zwolnienia pracowników placówki wychowania przedszkolnego, ich zachęty oraz wymierzenia im kar.

DOE jest odpowiedzialny za: 1) zapewnienie ustalonej procedury pracy z dokumentami w organizacji; 2) wypełnianie poleceń i instrukcji kierownictwa oraz przestrzeganie niezbędne warunki praca pracowników. Kirsanova M.V. Nowoczesna praca biurowa - M.: Infra-M, 2008 - s.21

1.4 Interakcja placówki wychowania przedszkolnego z innymi jednostkami

Usługa DOW współdziała:

1) z podziałami strukturalnymi- w kwestiach dokumentacyjnego wsparcia zarządzania;

2) Z obsługa prawna - na aspekty prawne związane z przygotowaniem dokumentów;

3) z usługami kadrowymi, robocizną i wynagrodzenie oraz z odpowiednimi organizacjami badawczymi - o doborze i rozmieszczeniu personelu oraz podnoszeniu jego kwalifikacji w kontekście powszechnego wykorzystania technologii komputerowej i organizacyjnej;

4) z usługami sprzątania- w kwestiach związanych z zapewnieniem sprzętu organizacyjnego i komputerowego, formularzy dokumentów, artykułów piśmienniczych, usługi konsumenckie pracownicy służby DOE.

5) z centrum komputerowym- w sprawie opracowywania i wdrażania nowych technologii informatycznych z wykorzystaniem techniki komputerowej.

2. Rejestracja dokumentów według próbek

2.1 Przykład decyzji zarządu

JSC „Proboszcz”

DECYZJA ZARZĄDU

O likwidacji

UAB« Pastor"

Zarząd JSC „Pastor” w związku z niemożnością dalszego prowadzenia działalność gospodarcza bez ryzyka niewypłacalności (bankructwa)

ZDECYDOWAŁEM:

1. Uznać niecelowość dalszej działalności finansowej i gospodarczej JSC.

2. Likwidacja OJSC od 01.05.2011

3. Wyślij kopię tej decyzji zarządu wraz z podpisami i pieczęcią OJSC do terytorialnego organu podatkowego w celu wpisania do Jednolitego Rejestru Państwowego osoby prawneże JSC jest w trakcie likwidacji.

4. Powołać komisję likwidacyjną OJSC w składzie: Brodkina K.V., Ivanova S.T., Kalyadkina O.G., Neklyuzheva I.V.

5. Powołać Ageeva V.V. na przewodniczącego komisji likwidacyjnej JSC.

6. Polecić komisji likwidacyjnej przeprowadzenie pełnego zakresu działań w celu likwidacji OJSC.

7. Ustal, że zgodnie z ust. 3 art. 62 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej od momentu przyjęcia niniejszej decyzji w sprawie likwidacji JSC i powołania komisji likwidacyjnej przechodzą na nią wszelkie uprawnienia do zarządzania sprawami JSC.

Przewodniczący Rady podpis A.L. Bajgiel

Członkowie Rady podpisują L.A. Gorbunow

podpis A.S. Szumow

W podobny sposób formalizuje się decyzje organu kolegialnego (czy będzie to zarząd, posiedzenie kolektyw pracy, zgromadzenie wspólników itp.).

Rozwiązanie- jest to akt prawny przyjmowany przez organy kolegialne i doradcze instytucji, organizacji, przedsiębiorstw w celu rozstrzygania najważniejszych kwestii ich działalności. Wspólne decyzje są również nazywane dokumenty administracyjne przyjmowane przez dwa lub więcej organów zarządzających, z których jeden działa na zasadzie kolegialności, a drugi - na zasadzie jedności dowodzenia.

Tekst decyzji składa się z dwóch części: ustalającej i administracyjnej, oddzielonych słowem „ZDECYDOWANY”, „ZDECYDOWANY”, „ZDECYDOWANY”), który drukowany jest wielkimi literami od nowej linii z pola. Jeżeli uchwała lub decyzja nie wymagają uzasadnienia, tekst zaczyna się w następujący sposób: „Rada Dyrektorów UCHWAŁA: …”.

Decyzje podejmowane przez organy kolegialne i doradcze posługują się formą tekstu w trzeciej osobie liczby pojedynczej („POSTANOWIŁ”, „POSTANOWIŁ”, „POSTANOWIŁ”). We wspólnych decyzjach dwóch lub więcej organizacji tekst jest podawany w pierwszej osobie („ZDECYDOWANY”).

W razie potrzeby część ustalająca może zawierać odniesienia do ustaw i innych aktów normatywnych.

Część administracyjna jest określona w ust.

Załącznik 1

do decyzji Zarządu,

z dnia 06.05.2009 nr 15

Projekt decyzji musi zostać uzgodniony ze wszystkimi zainteresowanymi jednostkami strukturalnymi i organizacjami. Procedura badania prawnego projektów decyzji jest obowiązkowa.

Decyzję sporządza się na formie orzeczenia (formularz określonego rodzaju dokumentu).

Wymagane szczegóły decyzji to: nazwa organizacji, nazwa rodzaju dokumentu, data i numer rejestracyjny dokumentu, miejsce sporządzenia lub publikacji, tytuł tekstu, podpis, wizy do zatwierdzenia dokumentu.

2.2 Przykład prezentacji zachęty

Zamknięte spółka akcyjna do CEO

„Walcowanie metali” T.R. Romanow

WYDAJNOŚĆ dział HR do przygotowania

do 26.11.2010 r. zamówienie,

24.11.2010 nr 22 wydania działu księgowości

przydział 30 000 rubli.

Moskwa 25.11.2010 Romanow

O promocjiMichałkinaAV

Mikhalkina Anna Vitalievna, urodzona w 1970 roku, od lipca 2005 roku pracuje w dziale księgowości CJSC. profesjonalna edukacja(absolwent MESI). Mikhalkina A.V. - Odpowiedzialny pracownik, wykwalifikowany specjalista, proaktywny i wykonawczy. Odpowiedzialność zawodowa wykonuje w całości, komentarze i naruszenia dyscyplina pracy nie ma. W 2008 roku studiowała w Wyższej Szkole Zarządzania na zaawansowanych kursach szkoleniowych.

Za nienaganną pracę, wysoki profesjonalizm oraz w związku z rocznicą proszę o ogłoszenie Mikhalkina A.V. wdzięczność i nagradzanie jej.

Podpis Głównego Księgowego V.A. Izajawa

podpis kierownika działu personalnego V.I. Osipowa

Zastępca Dyrektor Generalny podpis P.Yu. Doronin

W sprawie nr 03-05

Zajcewa 29.11.2010

awans- jest to uznanie przez pracodawcę zasług pracownika, wyraz wdzięczności i wynagradzanie za sumienną pracę. Larin M.V., Sokova A.N. Rejestracja dokumentów serwisowych.- M.: MUFER, 2006.-s.54

Procedura wydawania zachęt pracowniczych obejmuje kilka etapów:

1) Kierownik jednostki strukturalnej, w której pracownik pracuje, sporządza prezentację zachęty skierowaną do kierownika organizacji, wskazując rodzaj zachęty zgodnie z obowiązującymi przepisami (np. ogłoszenie wdzięczności; wypłata premii; nagradzanie cennym prezentem; nagradzanie dyplom; zgłoszenie do tytułu najlepszego w zawodzie itp.) Zgłoszenie dokonywane jest w dowolnej formie, ale musi zawierać następujące informacje o pracowniku (pracownikach): PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO.; rok urodzenia; Edukacja; stanowisko; podział strukturalny; doświadczenie zawodowe w organizacji; ocena działalność produkcyjna, a także motyw zachęty; baza.

2) W przypadku pozytywnej decyzji w sprawie zachęty pracodawca wydaje nakaz zachęcenia pracownika (ujednolicony formularz T-11), zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 lub formularz T-11a zachęcić grupę pracowników. Przy wydawaniu zamówienia (formularz T-11 lub T-11a) wiersz „Baza” wskazuje: imię i nazwisko dokumentu (zgłoszenie) oraz osobę, która go podpisała (stanowisko, nazwisko, inicjały), numer i datę. Z zleceniem pracownik musi zapoznać się z podpisem.

4) Na podstawie zamówienia dokonuje się wpisu o awansie w zeszycie pracy pracownika. Zgodnie z paragrafem 24 Regulaminu prowadzenia ksiąg pracy, na podstawie zamówienia do książeczki pracy wprowadzane są następujące informacje:

O przyznaniu świadectw honoru, nadaniu tytułów i nadaniu odznak, odznak, dyplomów, dyplomów honorowych, wystawionych przez organizacje (wzór projektu protokołu zachęty: w kolumnie 3 - Wdzięczność za ciągłą i nienaganną pracę, w kolumnie 4 - data i numer zamówienia na zachętę );

O innych rodzajach zachęt, przewidziane przez prawo RF, a także układy zbiorowe, zasady wewnętrzne plan pracy organizacje, statuty i przepisy dotyczące dyscypliny.

Ewidencja premii dostarczanych przez system płac lub wypłacanych na bieżąco, w zeszyty pracy nie są wprowadzane.

3. Definicje terminów

Nomenklatura - (łac. nomenclatura – lista, lista nazwisk) – jest to lista stanowisk zgodnie ze strukturą organizacyjną działu, organizacji, firmy. W biznesie jest też coś takiego jak nazewnictwo przypadków- usystematyzowany wykaz nazw spraw zgłoszonych w organizacji, ze wskazaniem warunków ich przechowywania, sporządzony w określony sposób.

Nomenklatura spraw powinna znajdować się w każdej organizacji, instytucji, przedsiębiorstwie, natomiast powinna obejmować wszystkie dokumenty powstałe w trakcie ich działalności.

Ogólne wymagania dotyczące sporządzania i wykonywania nomenklatur spraw określają następujące dokumenty:

Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji, zatwierdzone decyzją Kolegium Archiwów Federalnych z dnia 06.02.2002 r.;

Mówiąc o nomenklaturze spraw, należy zauważyć, że istnieją trzy rodzaje nomenklatury spraw:

- typowa nomenklatura przypadków;

- przybliżona nomenklatura przypadków;

- indywidualna nomenklatura spraw danej organizacji.

Typowa nomenklatura przypadków ustala skład spraw wszczętych w pracy biurowej podobnych organizacji i jest dokumentem regulacyjnym.

Przybliżona nomenklatura przypadków ustala przybliżony skład spraw wszczętych w pracach kancelaryjnych organizacji, których dotyczy, ze wskazaniem ich wskaźników i ma charakter doradczy.

Zazwyczaj standardowe i przykładowe nomenklatury spraw są opracowywane przez wyższe organizacje dla organizacji podległych. Jednak każda organizacja powinna mieć: indywidualny, tj. jego specyficzna nomenklatura przypadków. Jeżeli dla organizacji istnieje typowa lub przybliżona nomenklatura spraw, służą one do zestawienia indywidualnego nomenklatury spraw dla danej organizacji: ; 2) terminy przechowywania spraw przewidziane w nomenklaturze normatywnej lub wzorowej spraw przechodzą bez zmian do nomenklatury indywidualnej spraw.

Nomenklatura spraw organizacji jest sporządzana na ogólnym papierze firmowym organizacji. Potwierdza go kierownik archiwum organizacji lub osoba odpowiedzialna za archiwum organizacji, podpisuje kierownik służby lub osoba odpowiedzialna za dokumentacyjną obsługę zarządzania (praca urzędnicza), a po zatwierdzeniu przez Centralę Komisja ekspercka (lub komisja ekspercka) organizacji, jest wysyłana do zatwierdzenia przez komisję ekspercką i weryfikacyjną odpowiedniej instytucji archiwalnej, po czym jest zatwierdzana przez kierownika organizacji. Po zatwierdzeniu nomenklatury spraw organizacji, działy strukturalne otrzymują wyciągi z odpowiednich sekcji do wykorzystania w ich pracy.

Nomenklatura spraw organizacji na nadchodzący rok kalendarzowy jest sporządzana w ostatnim kwartale bieżącego roku, zatwierdzana przez kierownika organizacji i wprowadzana w życie 1 stycznia następnego roku kalendarzowego. Nomenklatura spraw musi być uzgadniana z instytucją archiwalną przynajmniej raz na 5 lat. W przypadku fundamentalnej zmiany funkcji i struktury organizacji opracowywana jest nowa nomenklatura spraw.

Stempel rejestracyjny - ustala odpowiedzialność organizacji za dokument, początek odliczania terminu. Pieczątka rejestracyjna zawiera: nazwa przedsiębiorstwa, pola do wskazania daty otrzymania i numer (indeks) dokumentu przychodzącego. Tego typu pieczęć nie jest umieszczana na załączniku do dokumentu.

Dokumenty wzorcowe - są to dokumenty regulacyjne i administracyjne, które określają tryb pracy instytucji (np. wzór statutu, wzór struktury) lub jej poszczególnych stron (wzór umowy) i są wzorami do przygotowania dokumentów o tej samej nazwie przez instytucje , biorąc pod uwagę specyfikę ich działalności. W ten sposób, wzory dokumentów odzwierciedlają jednorodne pytania i są zestawiane według tych samych próbek i są również nazywane teksty - analogi.

Wniosek

Cały proces zarządzania jest przesiąknięty informacją, która jest podstawą podejmowania decyzji i opiera się na pracy z dokumentami, w których jest ona utrwalona. Dlatego też dokumentalne wspomaganie zarządzania (pracy urzędniczej) dowolnej organizacji, instytucji, przedsiębiorstwa uważa się dziś za najważniejszą funkcję zarządzania usługą, która ma swoje specyficzne zadania i musi być wykonywana przez niezależną, organizacyjno-wyodrębnioną jednostkę strukturalną – usługa wsparcia zarządzania dokumentami (usługa DOW).

Mówiąc o nazwie usługi zarządzania dokumentami, należy zauważyć, że dziś usługa DOW może mieć różne nazwy, na przykład: zarzadzanie sprawą, dział ewidencji, dział zarządzania dokumentacją, Wspólny dział, gabinet, sekretariat itp. Jednocześnie możemy powiedzieć, że konkretna nazwa usługi DOW nie ma fundamentalnego znaczenia.

Główne cele usługi DOW to: organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac w zakresie dokumentacyjnego wspomagania zarządzania.

W tej pracy kontrolnej, zgodnie z wymogami, podano również przykłady wykonania decyzji zarządu oraz przedstawienie zachęty. Wszystkie nazwy i nazwy organizacji są fikcyjne, a cytowane dokumenty są tylko przykładami. Podano również definicje niektórych terminów zgodnie z wymaganiami dla tej wersji testu.

sprawa nomenklatury zarządzania dokumentacją

Lista wykorzystanej literatury

1. Kirsanova M.V. Nowoczesna praca biurowa. - M.: Infra-M, 2008 - 320 s.

2. Kryłowa I.Yu. Dokumentacja działań zarządczych. - M.: Prasa biznesowa, 2005.-240 s.

3. Telewizja Kuzniecowa Praca w biurze. - M.: UNITI-DANA, 2001.-359 s.

4. Larin M.V., Sokova A.N. Przygotowanie dokumentów urzędowych. - M.: MUFER, 2006.-112 s.

5. Spivak V.A. Dokumentacja działań zarządczych. Praca w biurze. - M.: Piter, 2006.-240 s.

Hostowane na Allbest.ru

Podobne dokumenty

Usługa wsparcia dokumentacji dla zarządzania i rozporządzenie swoją działalność na przykładzie Teploset LLC. Dokumenty regulujące organizację pracy biurowej przedsiębiorstwa. Funkcje specjalistów usługi zarządzania dokumentami.

praca dyplomowa, dodana 31.10.2014


Dokumenty określające organizację pracy biurowej w organizacji. Główne cele, zadania i funkcje usługi wsparcia dokumentacji zarządczej, jej uprawnienia i obowiązki. Analiza procedury organizacji pracy biurowej na przykładzie MTK Milkom LLC.

streszczenie, dodane 31.03.2015


Charakterystyka, funkcje i struktura organizacyjna służby i działu zarządzania dokumentami. Gabinet ochrona socjalna populacja. Normatywne uregulowanie pracy służby urzędniczej. Organizacja pracy z dokumentami.

raport z praktyki, dodany 18.09.2013


Służba Wspomagania Dokumentacji Zarządczej: jej cel, zadania, struktura i skład. Forma organizacji biznesu. Wybór nazwy usługi, określenie jej oficjalnego składu oraz liczba pracowników, skład kwalifikacyjny organizacji.

praca semestralna, dodana 17.05.2015 r.


Cele i zadania usługi wsparcia dokumentacji zarządczej, ich funkcje, uprawnienia i obowiązki. Rodzaje dokumentacja personalna: personel i staż; stanowisko w sprawie płac; instrukcje pracy. Wewnętrzne przepisy pracy.

praca semestralna, dodano 27.05.2015 r.


Opis struktury usług wsparcia dokumentacji zarządczej – dokumentacja i organizacja pracy z dokumentami urzędowymi. Zadania i funkcje serwisu. Źródła do opracowywania opisów stanowisk. Cztery struktury organizacyjne usługi.

streszczenie, dodane 18.02.2009


Główne funkcje, prawa i obowiązki usługi zarządzania dokumentami. Zasady przygotowania i wykonania szczegółów dokumentów biznesowych. Zasady produkcji, rozliczania, użytkowania i przechowywania formularzy z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej.

streszczenie, dodane 15.11.2010


Usługa dokumentacyjnego wsparcia zarządzania w strukturze organizacji. Podstawa prawna i metodologiczna regulująca działalność pracowników usług. Analiza lokalnych Ramy prawne. personel: forma, główne cechy dokonywania zmian.

praca semestralna, dodana 27.03.2013


Podstawowe pojęcia w dokumentowanie kierownictwo. Charakterystyka głównych rodzajów dokumentów, cechy dokumenty personalne organizacje. Funkcjonowanie usługi zarządzania dokumentami, cele i zadania jej tworzenia, funkcje i uprawnienia.

praca semestralna, dodano 28.09.2010


Struktura organizacyjna usługi zarządzania informacją i dokumentacją. Wymagania dotyczące nazwy usługi DOW. Organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad obsługą dokumentacji przedsiębiorstwa.

Główne cele usługi PEI to organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac nad PEI. Usługa DOW rozwiązuje następujące zadania:

• doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;
• zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania, organizowania pracy z dokumentami, budowania wyszukiwarek, monitorowania realizacji i przygotowania dokumentów do przekazania do centralnego archiwum zgodnie z obowiązującymi normami;
• redukcja przepływu pracy, ujednolicenie formularzy dokumentów;
• opracowanie i wdrożenie dokumentów regulacyjnych i metodycznych w celu usprawnienia obsługi dokumentacji w przedsiębiorstwie.

Funkcje serwisowe DOW

Usługa DOE realizuje następujące funkcje.

• 1. Opracowanie, wdrożenie i utrzymanie karty czasu pracy oraz albumu ujednoliconych form dokumentów przedsiębiorstwa, wprowadzanie w nich zmian.
• 2. Wdrożenie obsługi spedycyjnej, ewidencji dokumentów oraz prac księgowych i referencyjnych na dokumentach.
• 3. Organizacja terminowego rozpatrzenia i przygotowania raportu do kierownictwa przychodzących dokumentów, monitorowanie poprawności wykonania dokumentów przedłożonych do podpisu kierownictwu.
• 4. Kontrola nad przekazaniem, wykonaniem i wykonaniem dokumentów w terminie; generalizacja informacji o postępie i wynikach realizacji dokumentów; systematyczne informowanie kierownictwa o tych kwestiach.
• 5. Organizacja produkcji maszynopisu, kopiowania i operacyjnej reprodukcji dokumentów; opracowywanie i projektowanie formularzy dokumentów.
• 6. Opracowanie nomenklatury spraw przedsiębiorstwa, zapewniającej przechowywanie spraw i operacyjne wykorzystanie informacji dokumentacyjnych.
• 7. Organizacja prac nad wnioskami, wnioskami i skargami obywateli.
• 8. Organizacja kontroli pracy z dokumentami w wydziałach strukturalnych.
• 9. Wypracowanie (wraz z odpowiednimi podziałami strukturalnymi) działań na rzecz doskonalenia form i metod pracy z dokumentami oraz poprawy dyscypliny wykonawczej.
• 10. Sprawowanie kontroli prawidłowości rejestracji i formowania przez podziały strukturalne spraw podlegających przekazaniu do archiwum.
• 11. Organizacja pracy archiwum zgodnie z ustawodawstwem o działalności archiwalnej Federacji Rosyjskiej, regulaminami, instrukcjami i zaleceniami metodycznymi instytucji Archiwum Rosyjskiego.
• 12. Zaawansowane szkolenie pracowników placówki wychowania przedszkolnego, prowadzenie spotkań i doradzanie w sprawach należących do ich kompetencji.
• 13. Organizacja pracy, w tym automatyzacja przetwarzania dokumentów.

Prawa i obowiązki służby DOW

Usługa DOW ma prawo:

• 1) monitorować stan pracy biurowej w organizacji oraz w działach;
• 2) kontrola i żądanie od kierowników działów strukturalnych realizacji ustalonych zasad pracy z dokumentami;
• 3) żądać od wydziałów strukturalnych i organizacji informacji niezbędnych do pracy;
• 4) przeprowadzać kontrole organizacji przedszkolnych placówek wychowawczych wydziałów strukturalnych i przedstawiać wyniki kontroli kierownikom wydziałów strukturalnych w celu podjęcia odpowiednich działań;
• 5) angażować w określony sposób specjalistów pionów strukturalnych w przygotowanie projektów dokumentów w imieniu kierownictwa;
• 6) zwrot do wykonawców do rewizji dokumentów sporządzonych z naruszeniem ustalonych wymagań;
• 7) wspólnie z ośrodkiem komputerowym ustalają zadania placówki wychowania przedszkolnego do zautomatyzowania;
• 8) podpisuje i podpisuje dokumenty w zakresie swoich kompetencji;
• 9) opracowywania regulaminów podziałów strukturalnych placówki wychowania przedszkolnego oraz opisów stanowisk pracy dla pracowników;
• 10) występuje do kierownictwa z wnioskami o pociągnięcie do odpowiedzialności dyscyplinarnej we wszystkich przypadkach naruszenia przez komórki i funkcjonariuszy ustalonych zasad pracy z dokumentami;
• 11) uczestniczyć w zarządczej dyskusji nad zagadnieniami związanymi ze stanem pracy z dokumentami, a także doskonaleniem form i metod pracy z nimi;
• 12) przedkładania do rozpatrzenia przez kierownictwo wniosków w sprawie powołania, przeniesienia i zwolnienia pracowników placówki wychowania przedszkolnego, ich zachęty oraz wymierzenia im kar.

Usługa DOW jest odpowiedzialna za zapewnienie ustalonej procedury pracy z dokumentami w organizacji; wypełnianie poleceń i instrukcji kierownictwa oraz przestrzeganie niezbędnych warunków pracy dla pracowników.