Dokument elektroniczny i jego plik. Dokument elektroniczny: koncepcja, cechy, formaty

Inny

„Przede wszystkim zauważamy, że dokumenty mają format fizyczny i techniczny. Przez format fizyczny rozumiemy formę istnienia dokumentu w przyrodzie: papierową, elektroniczną itp. Przez format techniczny w przypadku dokumentów elektronicznych rozumiemy format pliku dokumentu elektronicznego.” .

Istnieje wiele różnych formatów plików. Ogólnie można je podzielić na „jednoprogramowe”, czyli kontrolowane i utrzymywane przez tylko jednego programistę, oraz „wieloprogramowe”, które są obsługiwane przez kilku programistów i mogą być przetwarzane przez różne programy.

• Wymieńmy główne formaty (patrz tabela 1): 1. Formaty tekstowe. Najczęściej tworzone są przy użyciu edytorów tekstu. Najpopularniejszymi formatami tekstowymi są: formaty jednoprogramowe Microsoft Word
• i WordPerfect.; format RTF (Rich Text Format), który jest obsługiwany przez różne aplikacje i jednocześnie zachowuje określone formatowanie tekstu; Format PDF (Portable Document Format), który zawiera obraz strony zawierający tekst i grafikę. Pliki PDF można czytać za pomocą różnych programów przeznaczonych tylko do odczytu, ale można je tworzyć wyłącznie za pomocą programu Adobe Acrobat.
  • 2. Formaty graficzne. Przechowują obraz (na przykład fotografię, rysunek) i dzielą się na dwa główne typy:
  • - format DXF (Drawing Interchange Format), szeroko stosowany w komputerowych programach do projektowania wykorzystywanych przez inżynierów, architektów,
  • - format EPS (Encapsulated PostScropt), szeroko stosowany w systemach DTP,
  • - Format CGM (Computer Graphics Metafile), szeroko stosowany w wielu edytorach graficznych (np. Photoshop).
  • - formaty rastrowe przechowujące obraz jako zbiór punktów - pikseli. Podczas zmiany skali obrazu grafika rastrowa ulega zniekształceniu. Najpopularniejsze formaty rastrowe to:
  • - Format BMP (Bitmapa) – format stosunkowo niskiej jakości, najczęściej stosowany w edytorach tekstu;
  • - formacie TIFF(Format pliku obrazu Tagged Image), szeroko stosowany w wielu aplikacjach;
  • - Format GIF (Graphics Interchange Format), szeroko stosowany w programach przeznaczonych dla Internetu.
• 3. Formaty baz danych tworzone są przy użyciu specjalnych oprogramowanie- systemy zarządzania bazami danych (DBMS). SZBD umożliwia nawiązywanie połączeń pomiędzy elementami informacji bazy danych, wykonywanie różnorodnych operacji na informacjach bazy danych (wyszukiwanie, indeksowanie, wykonywanie różnych operacji matematycznych, generowanie raportów i referencji itp.). Przykładami DBMS są Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase itp.

Na przykład baza danych klientów może zawierać pola z nazwami klientów, adresami i informacjami o zakupach. Pola te można zorganizować w osobne tabele (na przykład jedna tabela dla wszystkich pól nazw klientów).

Bazy danych można konwertować do formatu tekstowego, ale relacje między polami i tabelami zostaną utracone (na przykład może pojawić się dziesięć stron z nazwiskami, dziesięć stron adresów i tysiąc stron informacji o zakupach, czyli informacji rozłącznych).

4. Formaty arkuszy kalkulacyjnych. Pliki arkuszy kalkulacyjnych przechowują liczby w komórkach i relacje między tymi liczbami.

Na przykład jedna komórka może zawierać formułę sumującą dane z dwóch innych komórek. Podobnie jak pliki baz danych, pliki arkuszy kalkulacyjnych są zwykle w formacie programu, w którym zostały utworzone. Niektóre programy potrafią importować i eksportować dane z innych źródeł, w tym programy przeznaczone do takiej wymiany danych (np. format DIF (Data Interchange Format)). Pliki arkuszy kalkulacyjnych można konwertować na pliki tekstowe, ale znaczenie i powiązania między liczbami zostaną utracone.

• 5. Formaty wideo i audio. Formaty te zawierają ruchome obrazy (np. cyfrowe wideo, animacje) i dane audio, które są najczęściej tworzone i przeglądane za pomocą oprogramowania i przechowywane w formacie pojedynczego programu. Najczęściej używane formaty to QuickTime i MPEG (Grupa Ekspertów Filmowych)
• 6. Języki znaczników, zwane także formatami znaczników, zawierają wbudowane instrukcje umożliwiające wyświetlanie i wyjaśnianie zawartości pliku. Należą do nich:
  • · SGML (Standard Generalized Markup Language), który jest używany w wielu krajach na całym świecie agencje rządowe i jest standardem międzynarodowym;
  • · HTML (Hypertext Markup Language), który służy do wyświetlania prawie wszystkich informacji w sieci WorldWideWeb;
  • · XML (Extensible Markup Language) jest stosunkowo prostym językiem opartym na SGML – i zyskał popularność w zarządzaniu i wymianie informacji.

Tabela 1. Najpopularniejsze formaty plików.

„Każdy format pliku ma swoje zalety i wady, gdy jest używany wsparcie dokumentacji kierownictwo. Na przykład formaty tekstowe (World Perfect, Microsoft Word, RTF itp.) są wygodne do prowadzenia kontekstowego wyszukiwania dokumentów w bazie danych, a formaty graficzne (PDF, TIFF itp.) umożliwiają zeskanowanie obrazu dokumentu za pomocą wszystkie jego cechy zewnętrzne, przechowuj dokumenty w tej samej formie, co na papierze, ze wszystkimi podpisami i wizami.

Na przykład format MS Word jest bardzo wygodny do edycji dokumentu i pracy grupowej z nim, ale plik MS Word przechowuje wiele ukrytych informacji (przede wszystkim o zmianach dokonanych w pliku) i dlatego jest bardzo niebezpieczny dla punktu widzenia wycieku informacji zastrzeżonych. W niektórych przypadkach, np oferta handlowa czy projektu umowy, ukryte informacje pozwalają ustalić, jakie były początkowe założenia, kto miał wpływ na tekst największy wpływ. Przygotowując dokument w grupie, analiza edycji pozwala dowiedzieć się nie tylko nazwisk osób, które go stworzyły, ale także tego, kto i co przyczynił się do powstania ostatecznej wersji. .

„W Rosji federalne władze wykonawcze niezależnie ustalają formaty niektórych rodzajów dokumentów elektronicznych używanych podczas interakcji z innymi organizacjami i obywatelami. Na przykład zgodnie z wymogami Federalnej Komisji ds. Rynku papiery wartościowe(Teraz - Służba federalna Przez rynki finansowe), pliki niektórych typów dokumentów muszą być prezentowane w formacie RTF. Ministerstwo Finansów Rosji z kolei ustaliło, że dokumenty raportowanie statystyczne są prezentowane przez organizacje ubezpieczeniowe (ubezpieczenia medyczne) w postaci zestawu plików tekstowych w formacie XML.”

„Rząd moskiewski ustalił podstawowe formaty dokumentów elektronicznych używanych w elektroniczne zarządzanie dokumentacją». .

Elektroniczna kopia dokumentu papierowego, przeznaczona do szczegółowego odwzorowania obrazu graficznego, tworzona jest za pomocą rastra formaty graficzne(BMP, JPEG, GIF lub PNG) lub hybrydowe formaty rastrowe (PDF, DjVu).

Oryginał elektroniczny, wyprodukowany w sposób półautomatyczny lub zautomatyzowany, polegający na utrwaleniu projekt graficzny dokument z możliwością formatowania tekstu i wprowadzania elementów graficznych, utworzony w formatach PDF, DOC, RTF, HTML.

Jeśli korzystając z wiadomości elektronicznej musisz wyszukiwać treści wg słowa kluczowe, To kopia elektroniczna dokument papierowy zawierający informacje przeznaczone do rozpoznawania tekstu i zapisywania w formacie tekstowym, utworzony w formacie znaczników tekstowych (PDF, DjVu, DOC, RTF, HTML) lub w formacie zwykłego tekstu (TXT).

Oryginał elektroniczny wytworzony w sposób półautomatyczny lub zautomatyzowany, wymagający zautomatyzowanej integracji informacji, tworzony jest w formacie pliku XML.

Co jest specjalnego w formacie XML? Extensible Markup Language zawiera nie tylko dane, ale także informacje opisujące te dane. Ma zastosowanie do dowolnej aplikacji komputerowej, niezależnie od wsparcie techniczne I systemy operacyjne i umożliwia przesyłanie dużych ilości informacji bez konieczności czasochłonnej transformacji struktur danych.

Poprzednikami XML są standardowy ogólny język znaczników SGML, który został przyjęty przez Organizacja międzynarodowa o standaryzacji jako standardzie już w latach 80. XX wieku, a jego uproszczoną wersją jest hipertekstowy język znaczników HTML.

Format XML został przyjęty przez organizacje normalizacyjne społeczności internetowej reprezentowane przez konsorcjum World Wide Web i organizację UDDI.org. Obecnie Microsoft, IBM, Oracle i wiele innych małe firmy firmy produkujące oprogramowanie szybko przestawiły się na używanie XML w swoich produktach i praktycznie realizują ideę standaryzacji formatów dokumentów w oparciu o XML.

Format PDF, stworzony przez firmę Adobe Systems Inc., jest bardzo popularny w wymianie dokumentów i jest szeroko stosowany w dokumentach internetowych, ponieważ pozwala zachować oryginał wygląd dokumentów i utrudnia wprowadzanie zmian w dokumencie. Adobe szacuje, że pobrało ją już pół miliarda osób. darmowy program przeglądanie plików PDF, wybrało wiele firm tego formatu jako standard przesyłania i przechowywania dokumentów, a wielu niezależnych programistów oferuje produkty obsługujące format PDF, niektóre za darmo.

Firma Adobe nie ma jednak obowiązku dalszego zapewniania bezpłatnego dostępu do swoich programów w przyszłości. Co więcej, w nowych wersjach Programy Adobe Pliki z poprzednich wersji często nie są poprawnie reprezentowane. Dlatego powstała zmodyfikowana wersja formatu PDF, zwana Archiwum PDF (PDF-A). Za granicą uznawany jest za jeden z dwóch głównych formatów, które można w przyszłości wykorzystać do archiwalnego przechowywania dokumentów elektronicznych. Drugi format to XML omówiony powyżej.

Format PDF-A, podobnie jak XML, ma swoje zalety i wady w zakresie archiwizacji dokumentów elektronicznych. W szczególności format PDF-A jest szczególnie wygodny do archiwizacji dokumentów elektronicznych, ponieważ zachowuje wygląd oryginalnego dokumentu papierowego. Jego wygodę potwierdziły doświadczenia spraw sądowych przy dwóch największych upadłościach w historii USA – korporacji Enron i firmy Global Crossing. Stworzyli ogromna ilość dokumentów w formacie PDF, a wymiar sprawiedliwości federalny stanął przed zadaniem zapewnienia bezpieczeństwa i archiwizacji tych dokumentów. To w dużej mierze posłużyło jako impuls do rozwoju projektu norma międzynarodowa na temat archiwizacji dokumentów PDF.

Możliwości wykorzystania tego formatu w archiwach elektronicznych są jednak ograniczone: na przykład format PDF-A nie nadaje się do archiwalnego przechowywania dokumentów audiowizualnych.

„Należy zaznaczyć, że żadnego z formatów plików dokumentów elektronicznych nie można uznać za uniwersalny w przypadku długotrwałego przechowywania archiwalnego, gdyż sprzęt, technologia i oprogramowanie. Dziś nie jest łatwo odtworzyć dokumenty utworzone w edytorach tekstu AmiPro, w tym Word Perfect nowoczesny sprzęt„. Czy za 97 lat, za 10-15 lat, będzie łatwo np. posługiwać się dokumentem archiwalnym w formacie MS Word?

Najprawdopodobniej różnorodność formatów zostanie zachowana. W związku z tym służby archiwalne opracowują warunki regulacyjne dotyczące archiwalnego przechowywania dokumentów elektronicznych różnych formatów, przede wszystkim najczęściej spotykanego formatu PDF.

Jednak obecnie duże nadzieje wiąże się z wykorzystaniem XML jako standardu wymiany dokumentów elektronicznych w różne dziedziny działalności, szczególnie w obszarze administracji publicznej.

Z powyższego wynika, że ​​dokumenty elektroniczne mają różne formaty, ale żadnego z formatów plików dokumentów elektronicznych nie można uznać za uniwersalny do długoterminowego przechowywania archiwalnego, ponieważ technologia, technologia i oprogramowanie zmieniają się dość szybko. Format dokumentu zależy od zakresu zastosowania, zakresu działalności konkretnej organizacji stan prawny dokument.

ochrona edycji zarządzania dokumentami

Slajd 2

Temat lekcji. Dokument i plik elektroniczny.

Cele lekcji: sformułowanie podstawowej idei rodzajów pamięci, pokazanie charakterystyczne cechy różne typy pamięć; Poszerzyć wstępną wiedzę na temat tworzenia i przechowywania dokumentów elektronicznych;

Slajd 3

Cele lekcji.

Przyjrzyjmy się, czym jest wewnętrzna i zewnętrzna pamięć komputera; Zapoznajmy się z pojęciem pliku - dokumentu elektronicznego; Stwórzmy teczki komputerowe, dokumenty elektroniczne, nadajmy im nazwy.

Slajd 4

Dokument elektroniczny to zbiór danych przechowywany w pamięci komputera.

Czym może być dokument elektroniczny?

Slajd 5

Dokumenty elektroniczne