Instrukcja wypełniania karty czasu pracy. Procedura sporządzania karty czasu pracy

Dom

Każdy pracodawca w celu kontroli personelu i wypłaty wynagrodzeń pracownikom ma obowiązek prowadzenia karty czasu pracy. Dla organów podatkowych brak tego dokumentu w przedsiębiorstwie jest równoznaczny z nieracjonalnością kosztów wypłaty wynagrodzeń, co nie pozwala na zaliczenie ich do wydatków obniżających podstawę opodatkowania.

Karta zgłoszenia jest jednym z dokumentów potwierdzających legalność zwolnienia pracownika z powodu absencji (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 81 ust. 6 a) i służy jako dowód w sporach pracowniczych, w tym w sądzie.

Organizacja ewidencji czasu pracy w przedsiębiorstwie

1. Obowiązki chronometrażysty przypisane są oficerowi personalnemu, księgowemu, kierownikom działów, dyrektorowi organizacji lub dowolnej innej osobie zgodnie z opisem stanowiska lub porządkiem. Rejestracja czasu pracy zorganizowana jest według zasad wspólnych dla wszystkich pracodawców:
2. Karta czasu pracy prowadzona jest dla całego przedsiębiorstwa jako całości lub oddzielnie dla każdego działu.
3. W karcie czasu pracy rejestrowane są dni pracy każdego pracownika, wskazujące liczbę faktycznie przepracowanych godzin, a także podróże służbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie itp.
4. Dokument rejestruje wszystkie nieobecności pracowników, co umożliwia rejestrację absencji.
5. Wpis nowoprzyjętego pracownika do karty czasu pracy i skreślenie zwolnionych pracowników następuje na podstawie dokumentów kadrowych: zlecenia zatrudnienia, postanowienia o zwolnieniu, umowy o pracę.

Każdemu pracownikowi nadawany jest unikalny numer personalny, który stanowi jego identyfikator w systemie dokumentacji kadrowej. Liczba ta pozostaje przy nim przez cały okres pracy i nie zmienia się podczas ruchów wewnętrznych. Po zwolnieniu numer personelu musi zostać „poddany kwarantannie”, to znaczy nie może być ponownie używany przez trzy lata.

Do prowadzenia ewidencji pracy i jej płatności służą ujednolicone formularze zatwierdzone przez Rosstat uchwałą nr 1 z dnia 01.05.2004 r. Przedsiębiorstwa stosują formularze kart czasu pracy T-13 i T-12.

Formularz nr T-12 do ewidencji wykorzystania czasu pracy i naliczania wynagrodzeń przeznaczony jest do prowadzenia ręcznego. Formularz nr T-13 zwany „Kartą wykorzystania czasu pracy” stosowany jest głównie w organizacjach posiadających zautomatyzowany system przetwarzania danych.

Dokumenty sporządzone na tych formularzach, zgodnie z zaleceniami Federalnej Agencji Archiwalnej, mają okres ważności 1 rok.

Procedura wypełniania karty czasu pracy

Wypełniając kartę czasu pracy w formularzu T-12, podaje się następujące dane:

• nazwa organizacji (na podstawie dokumentów założycielskich), nazwa jednostki strukturalnej;
• numer karty czasu pracy;
• data wypełnienia (zwykle ostatni dzień roboczy miesiąca);
• okres rozliczeniowy (miesiąc kalendarzowy, od pierwszego do ostatniego dnia).

Sekcja 1 to formularz tabelaryczny, w którym rejestruje się:

• numer pozycji (kolumna 1);
• Imię i nazwisko pracownika, stanowisko (na podstawie imiennych kart pracowniczych) – kolumna 2;
• numer personalny – kolumna 3;
• kolumny 4 i 6 – zestawienie czasu pracy według kodów i faktycznie przepracowanych godzin (odpowiednio za I i II połowę miesiąca);
• kolumny 5 i 7 – liczba dni i godzin przepracowanych w połowie miesiąca oraz od jego połowy do końca;
• kolumny 8-13 służą do obliczenia sumarycznych wartości przepracowanych dni i godzin, w tym nocy, nadgodzin i weekendów;
• 14–16 – nieobecności według kodów i liczby dni opuszczonych;
• 17 – łączna liczba dni wolnych od pracy w miesiącu.

Sekcja 2 formularza T-12 nie jest wypełniana przez chronometrażystę; obliczenia wynagrodzenia dokonuje dział księgowości. Na koniec miesiąca osoba odpowiedzialna podpisuje kartę czasu pracy, zatwierdza ją z kierownikiem i działem kadr, a następnie przekazuje do działu płac.

Formularz T-13 ma podobną strukturę z wyjątkiem poszczególnych pól.

Rejestrowanie czasu pracy w kartach czasu pracy

Wprowadzanie danych do karty czasu pracy możliwe jest na dwa sposoby: ciągły (codzienne odnotowywanie wszystkich obecności i nieobecności w miejscu pracy) i selektywny (zaznaczenia tylko za nieobecności, spóźnienia, nadgodziny itp.).

Główne symbole używane podczas wypełniania karty czasu pracy podano w tabeli:

Funkcje wypełniania karty czasu pracy w indywidualnych przypadkach

Notatki o wszelkich odstępstwach od przyjętego w przedsiębiorstwie normalnego trybu pracy chronometrażysta może dokonywać wyłącznie na podstawie odpowiednich, prawidłowo sporządzonych dokumentów (zlecenie pracy w czasie urlopu, tymczasowe orzeczenie o niezdolności do pracy itp.).

Niestawienie się pracownika w miejscu pracy w przypadku braku dokumentów potwierdzających do czasu ich przedstawienia oznaczane jest jako NN (niestawienie się z nieznanej przyczyny). Brak przedstawienia zaświadczenia odciążającego jest przyczyną odnotowania nieobecności.

Chronometrażyści często mają trudności z uwzględnieniem podróży służbowych, okresów urlopowych i innych przyczyn nieobecności pracownika w miejscu pracy. Obowiązują tu następujące zasady:

1. Pracownik przebywający w weekendy i święta w podróży służbowej otrzymuje za te godziny podwójne wynagrodzenie, dlatego w karcie czasu pracy zamiast B wpisuje się wartość KM.
2. Dla urlopowiczów - w komórkach odpowiadających weekendom wskazany jest znak OT, ponieważ dni te są wliczane do kalendarzowego czasu trwania wakacji. Dni wolne od pracy są wyłączone z urlopu i odnotowywane w karcie czasu pracy z wartością B.
3. W przypadku nowych pracowników kartę czasu pracy prowadzi się od dnia przyjęcia, w polach poprzedzających ten dzień wpisuje się znaki „XX”. Podobnie należy zaznaczać nieobecności pracownika spowodowane zwolnieniem, począwszy od dnia zwolnienia (włącznie) aż do skreślenia go z karty czasu pracy.

Godziny pracy rejestrowane są za pomocą kart czasu pracy. Za pomocą tego dokumentu możesz ustalić liczbę przepracowanych godzin, standardy czasu pracy i wypełnić dokumentację księgową. Artykuł 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej zobowiązuje pracodawców do stworzenia takiego dokumentu dla każdego pracownika i wypełnienia go podczas pracy. Znajdują się tam instrukcje wypełniania i wzory kart sprawozdań za rok 2019.

Forma i cel dokumentu księgowego zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej

Karta czasu pracy jest niezbędna do ewidencji czasu pracy pracownika. Istnieją dwie ujednolicone formy dokumentów księgowych: T12 i T13. Istnieje także możliwość opracowania własnych formularzy wewnątrz firmy. To jest podstawa do naliczania wynagrodzeń.

Służą do rejestrowania czasu faktycznie przepracowanego i (lub) nie przepracowanego przez każdego pracownika organizacji, monitorowania przestrzegania przez pracowników ustalonych godzin pracy, uzyskiwania danych o przepracowanym czasie, obliczania wynagrodzeń, a także sporządzania raportów statystycznych na pracy.

Główne funkcje karty raportu:

1. Codzienne rejestrowanie przepracowanego czasu. Monitorowanie przestrzegania wymogów obowiązującego prawa pracy.
2. Ewidencja czasu pracy każdego pracownika.

Na podstawie liczby godzin pracy obliczane są wynagrodzenia i sporządzany jest raport dla działu statystycznego.

Kary: kto jest odpowiedzialny?

Za brak tego dokumentu spółka może zostać pociągnięta do odpowiedzialności administracyjnej. W takiej sytuacji odpowiedzialnemu urzędnikowi grozi zwolnienie.

Jeżeli przedsiębiorstwo nie przeznaczy czasu na wypełnienie karty czasu pracy, inspekcja pracy nałoży karę w wysokości 10 000 rubli. Jeśli karta czasu pracy jest kompletna, błędy mogą zostać uwzględnione. Nieprawidłowy dokument należy poprawić.

Za naruszenie przepisów dotyczących napełniania nakładana jest grzywna w wysokości do 50 000 rubli. Możliwa jest także kara administracyjna. Środek ten zmusza przedsiębiorstwo do pozostania w bezczynności do 90 dni.

Metody wypełniania arkusza czasu pracy

Obecność lub nieobecność każdego pracownika etatowego na stanowisku pracy jest rejestrowana metodą rejestracji ciągłej. Podejście to stosuje się, jeśli liczba przepracowanych godzin różni się w poszczególnych dniach.

Jeżeli liczba dni roboczych pozostaje niezmieniona, stosuje się drugą metodę. Dzięki takiemu podejściu możesz rejestrować odchylenia: nieobecności, nadgodziny, spóźnienia.

Strona tytułowa

Informacje te wprowadzane są automatycznie pod warunkiem wypełnienia karty czasu pracy za pomocą specjalistycznych programów na komputerze PC.

Symbole czasu przepracowanego i nieprzepracowanego podane na stronie tytułowej formularza N T-12 stosuje się także przy wypełnianiu karty czasu pracy w formularzu N T-13.

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1

Na stronie tytułowej znajduje się lista symboli. Są to ogólnie przyjęte kody używane przy wypełnianiu wszystkich formularzy grafiku.

Prawidłowa próbka: jak sporządzić dokument

Przedmiotowy dokument księgowy sporządza się w jednym egzemplarzu. Służy do prowadzenia działalności gospodarczej, w tym przedsiębiorców indywidualnych.

Na koniec miesiąca kartę raportu podpisują menedżerowie wszystkich szczebli (szef i kierownik działu lub sektora), a także odpowiedzialny specjalista ds. Personalnych.

Po rejestracji karta czasu pracy przesyłana jest do działu księgowości.

Sporządzanie i realizacja raportów w strukturach budżetowych

Przedsiębiorstwa/instytucje państwowe korzystają z formularza 0504421. Jest to dokument rejestrujący odchylenia w wykorzystaniu czasu pracy. Powstał na dwa dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Wszelkie odchylenia na koniec miesiąca należy zsumować i przekazać do działu księgowości.

Jak wypełnić formularz elektroniczny

Arkusz czasu pracy można zestawić w interfejsie specjalistycznego programu. Najprostszą opcją jest arkusz kalkulacyjny Excel. Istnieją również rozwiązania zintegrowane, bazujące na systemie informatycznym przedsiębiorstwa.

Raport wypełniany jest automatycznie na podstawie danych służbowych. Ta forma karty raportu jest łatwiejsza do dostosowania.

Wideo: Jak wypełnić arkusz czasu pracy

Wypełnienie dokumentu dotyczącego płatności akordowej pracownika: instrukcje

System akordowy polega na naliczaniu wynagrodzenia w zależności od ilości wykonanej pracy. W tym celu dla każdego pracownika prowadzona jest karta czasu pracy i dokumentacja produkcyjna.

1. Funkcje rozliczania płatności akordowej:
2. Pracę można mierzyć w godzinach. Np. praca nauczycieli, wykładowców, kierowców itp. W takiej sytuacji czas pracy jest wskazany na karcie raportu.
3. W pozostałych przypadkach umieszcza się znak „I” lub „01”. Ostatni wiersz dokumentu jest pusty.

Urlopy są płacone osobno. Wysokość wynagrodzenia jest określona w układzie zbiorowym.

Dekodowanie symboli i kodów: „noc”, wyjście zamiast czasu wolnego itp.

• Stosowane są kody ustalone przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej w formie T12. Dekodowanie opisano na stronie tytułowej próbki.
• Jestem pracą dzienną;
• B - praca w święta i weekendy;
• N - nocna zmiana;
• PB – obecność w miejscu pracy w dzień wolny;
• C - praca w godzinach nadliczbowych;
• B - dni czasowej niezdolności do pracy (zwolnienie chorobowe);
• K - dni w podróży służbowej;
• OT - dni planowanego urlopu;
• OZ - urlop na własny koszt;
• U - urlop na naukę w placówce edukacyjnej;
• NN lub ZO - nieobecność w pracy z nieznanych przyczyn;

PR - absencja. Nie mylić z czasem wolnym, który może zostać oficjalnie zatwierdzony przez kierownictwo.

W razie potrzeby, gdy powyższe kody nie wystarczą, można opracować dodatkowe oznaczenia w przedsiębiorstwie.

Podstawowe błędy

1. Stanowisko pracownika nie jest określone. Nie wystarczy podać tylko swoje imię i nazwisko, należy w kolumnie wpisać nazwę zajmowanego stanowiska w firmie.
2. Weekend lub święto jest błędnie oznaczone jako dzień roboczy.
3. Nieprawidłowa długość dnia przedświątecznego. Takie godziny pracy są zwykle skracane. Konieczne jest zaznaczenie godziny 7 zamiast 8.

Jak należy uwzględnić kombinację stanowisk?

Śledzenie czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin ma pewne funkcje. Rejestrowany jest rzeczywisty czas pracy. Dzienny wymiar czasu pracy odnotowuje się w karcie czasu pracy T12 w wierszu poniżej w kolumnach 4 i 6 lub w T13 w wierszu 2 i 4. W przypadku wewnętrznej pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy, czas pracy jest wykazywany odrębnie dla każdego zajmowanego przez pracownika stanowiska.

Standardowy formularz do wypełnienia karty zgłoszenia pracy dla osoby podróżującej służbowo

Czas przepracowany przez osoby podróżujące służbowo rejestruje się w formularzu T12. Kolumna oznaczona jest literą „K” lub liczbą „06”. Podane są tylko dni, godziny nie są określone.

Zasady korzystania z różnych formularzy raportów

Na podstawie art. 7 i 9, przedsiębiorstwo prowadzące działalność gospodarczą może opracować dodatkowe formy ewidencji czasu pracy, bardziej dostosowane do specyfiki przedsiębiorstwa. Organizacje budżetowe preferują następujące formy grafików:

1. Arkusz do naliczania wynagrodzeń (F nr 0504421).
2. Księgowość przeznaczona do późniejszego automatycznego przetwarzania informacji (nr F 0301008).

Formularze T12 i T13 mają identyczne dane zgodnie z instrukcją sporządzania kart czasu pracy.

Jak sporządzać raport: regulacje

Dokument jest wypełniany w następujący sposób:

1. U góry wpisz nazwę przedsiębiorstwa lub instytucji oraz dział lub branżę (jeśli to konieczne).
2. Wpisuje się dokładną datę sporządzenia dokumentu oraz jego numer.
3. W kolumnie „Okres raportowania” wprowadzane są dane za wszystkie dni tego okresu.
4. Sekcja 1 zawiera numer seryjny.
5. Kolumny 2 i 3 wypełnione są informacjami o pracownikach etatowych na podstawie ich kart imiennych.
6. W kolumnach 4 i 6 wpisuje się kody odpowiadające wydatkowi czasu przepracowanego na każdy dzień roboczy okresu rozliczeniowego.
7. Kolumny 5 i 7 służą do uzyskania wyników pośrednich za pół miesiąca: w komórce u góry podaje się liczbę faktycznie przepracowanych dni, u dołu - przepracowanych godzin. Pozwala to na wstępną analizę.
8. Kolumny od 8 do 17 wypełnia się po miesiącu.
9. Liczbę przepracowanych dni i godzin wpisuje się w kolumnach 14 i 16.
10. Przyczynę ewentualnego niestawienia się wskazuje się odpowiednim kodem w kolumnie 15.
11. W kolumnie 17 podaje się liczbę dni wolnych od pracy (weekendy i święta).
12. Kolejne kolumny (druga część karty czasu pracy) od kolumn 1 do 55 wypełniają księgowi.

Odpowiedzialność za utrzymanie i zatwierdzanie

Ze względu na brak jasnych wymagań dotyczących pomiaru czasu przedsiębiorstwo ustanawia własną procedurę prowadzenia dokumentacji kadrowej. Na podejmowanie decyzji wpływają różne czynniki: możliwości finansowe, kadrowe i organizacyjne przedsiębiorstwa.

Zgodnie z wymogami części 4 art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej za prowadzenie karty czasu pracy odpowiada pracodawca. Oznacza to, że kierownictwo ma prawo wyznaczyć konkretnego pracownika do prowadzenia tej formy rachunkowości.

Zakres obowiązków określony jest w opisie stanowiska lub w umowie o pracę na podstawie polecenia wydanego przez przełożonego. Takie działania regulują art. 8, 57, 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Jeżeli liczba pracowników w organizacji wynosi od 1 do 5 osób, nie zapewnia się osobnego stanowiska do prowadzenia kart czasu pracy.

Nie zawsze wskazane jest powierzanie obowiązków chronometrażysty jednemu z pracowników. Wymaga to zaawansowanego szkolenia i dodatkowych kosztów. Z reguły w małym przedsiębiorstwie sam menedżer prowadzi kartę czasu pracy. Jeśli organizacja liczy więcej niż 30 osób, czas przepracowany jest rejestrowany przez osobnego pracownika HR. Czasami dozwolone jest łączenie obowiązków.

Czasami odpowiedzialność za pomiar czasu przypisuje się księgowemu lub sekretarzowi.

Jak śledzić czas

1. W firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników stosowane są następujące opcje rachunkowości:
2. Scentralizowane zestawienie. W przedsiębiorstwie zatrudnionych jest kilku pracowników chronometrażystów, których głównymi obowiązkami jest prowadzenie ewidencji czasu pracy każdego pracownika.

Zdecentralizowane. W tym przypadku każdy oddział firmy ma swojego własnego chronometrażystę. Kierownik jednostki strukturalnej może podpisać kartę raportu. Prawo to realizowane jest za pośrednictwem pełnomocnika zarządzającego lub zatwierdzane stosownym zarządzeniem.

Specyfika pracy przedsiębiorstwa często nie pozwala na przeniesienie prawa podpisu głównego kierownika na kierownika jednostki strukturalnej. Powoduje to naruszenie prawa pracy, które można wykryć podczas kontroli organów regulacyjnych.

Rachunkowość „podróży”: jak uwzględnić godziny pracy, jeśli pracownik przebywa w podróży służbowej

Nie ma możliwości monitorowania pracy pracownika znajdującego się w innym mieście. Prawo pracy nie nakłada jednoznacznych wymagań w zakresie śledzenia czasu pracy. W takich przypadkach zaleca się, aby pracownik sam monitorował swój czas pracy.

Sporządzenie dokumentu księgowego to dodatkowy obowiązek, który należy uwzględnić w opisie stanowiska. Za wykonanie tego zadania wymagana jest dodatkowa opłata.

Aspekt moralny musi tu wchodzić w grę. Pracownik musi być uczciwy i nie pozwalać na doliczanie godzin pracy. Lider będzie w stanie określić, na ile jest prawdomówny. Oceniane są wyniki pracy pracownika i stopień jego efektywności.

Jak długo można przechowywać dokument, m.in. w niebezpiecznych przedsiębiorstwach

Na podstawie klauzuli 281 Wykazu dokumentów dotyczących działalności przedsiębiorstwa kartę czasu pracy należy przechowywać przez co najmniej rok.

Dokument ten stanowi natomiast podstawę do wymiaru podatków. Takie „dokumenty” są przechowywane przez okres do czterech lat zgodnie z kodeksem (klauzula 8 ust. 1 art. 23 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Ponadto karta czasu pracy jest podstawowym dokumentem płacowym. Oznacza to, że należy go przechowywać przez co najmniej pięć lat (art. 17 ustawy federalnej „O rachunkowości”). Tym samym karta raportu jest przechowywana przez co najmniej 5 lat.

Jeżeli pracownik pracuje w szkodliwych/niebezpiecznych warunkach, przy obliczaniu emerytury otrzymuje świadczenia. Ciężka praca w przedsiębiorstwie może mieć negatywne konsekwencje dla zdrowia i życia ludzi. Odpowiednio w takich warunkach kartę raportu przechowuje się przez 75 lat.

Arkusz czasu pracy zawiera podstawowe informacje, które służą do obliczania i obliczania wynagrodzeń. Każda kolumna, w której wpisany jest ten lub inny symbol, musi zawierać dowody z dokumentów (zamówienie, karta tymczasowej niezdolności do pracy, różne zaświadczenia, powiadomienia, zaświadczenia). Aby uniknąć błędów przy wypełnianiu, osoba odpowiedzialna za prowadzenie dokumentu księgowego musi zachować szczególną ostrożność i posiadać specjalną wiedzę. Właściwe zarządzanie grafikem gwarantuje prawidłowe wynagrodzenie pracowników. Nie obejmuje to sporów pracowniczych i kar finansowych.

Każde przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników najemnych musi uwzględniać czas przepracowany przez pracowników. Na tej podstawie dział księgowości wylicza należne im wynagrodzenie i świadczenia. Przepracowany czas jest odzwierciedlony w specjalnym dokumencie - karcie czasu pracy. Powiemy Ci, jakie są niuanse dotyczące jego konserwacji i jak poprawnie je wypełnić.

Arkusz czasu pracy jest jednym z rodzajów podstawowej dokumentacji księgowej, która rejestruje:

• rodzaj czasu spędzonego na wykonywaniu funkcji pracowniczych, w którym pracuje pracownik;
• czas jego trwania (w godzinach i dniach).

Funkcje grafiku:

• notatkę o faktycznym zatrudnieniu pracownika dla każdego rodzaju czasu pracy;
• kontrola personelu;
• odpowiednią wypłatę wynagrodzeń i niektórych świadczeń;
• dowody w odpowiednich sporach pracowniczych;
• obliczenie przetwarzania;
• podstawa legalności zwolnienia z powodu absencji;
• uzasadnienie podatkowe kosztów wynagrodzeń;
• podstawa do sporządzania raportów dla organów regulacyjnych.

Czy spółka LLC lub indywidualny przedsiębiorca może działać bez karty czasu pracy?

Prawo wymaga od pracodawców prowadzenia takiej karty czasu pracy, niezależnie od formy prawnej ich organizacji. Jeśli firma zatrudnia pracowników najemnych, należy im się wynagrodzenie, od którego odprowadzane są do budżetu podatki. Aby sprawdzić zasadność naliczeń wynagrodzeń, urząd skarbowy zapyta o obecność tego dokumentu i jego treść.

Jeżeli spółka z oo lub przedsiębiorca indywidualny zatrudnia pracowników, a karta czasu pracy nie jest wypełniona lub zawiera błędy, urząd skarbowy może uznać koszty ich wynagrodzeń za udokumentowane bezzasadnie. Oznacza to, że te wydatki pracodawcy nie spowodują zmniejszenia podstawy podatku dochodowego.

Ważny! Pracodawca, który nie zadaje sobie trudu śledzenia godzin pracy lub prowadzi karty czasu pracy z naruszeniami, podlega sankcjom ze strony organów kontrolnych. Dyrektorowi grozi kara w wysokości 1000–5000 rubli, a organizacjom – do 50 tysięcy rubli. (Artykuł 52.7 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).

Jak liczony jest czas pracy pracownika?

Za czas pracy uważa się tę część dnia lub nocy, w której pracownik jest obowiązany wykonywać swoje obowiązki służbowe, lub czas równoważny pod względem wynagrodzenia. Czas trwania tego okresu (dzień roboczy lub zmiana) i regularność jego powtarzania (program lub harmonogram) muszą być określone w umowie o pracę jako warunki pracy.

Arkusz czasu wskazuje różne rodzaje czasu związane z funkcjami pracy:

• dzień;
• noc;
• w weekendy i święta;
• nadgodziny;
• oglądać;
• zaawansowane szkolenia poza produkcją;
• płatne urlopy;
• zwolnienie lekarskie;
• wymuszona absencja;
• strajk;
• proste itp.

Zasady prowadzenia grafiku

Sędzia mierzący czas ma obowiązek przestrzegać prawnie przyjętych zasad, a także przepisów zawartych w regulaminach wewnętrznych przedsiębiorstwa:

1. Dokument ten może być prowadzony dla każdego działu oddzielnie lub dla całej organizacji.
2. W karcie czasu pracy uwzględniona jest liczba godzin przepracowanych przez pracownika dla każdego rodzaju czasu pracy według nadanego mu kodu.
3. Oprócz czasu zatrudnienia odnotowuje się także liczbę godzin, w których pracownik nie wykonywał pracy, choć miał ją wykonywać (absencja, strajki, przestoje).
4. Pracownicy są uwzględniani w karcie czasu pracy lub wyłączani z niej po skompletowaniu odpowiedniej dokumentacji kadrowej – zlecenia o pracę lub zwolnienia, umowy o pracę.
5. Wpisując nowego pracownika do grafiku, otrzymuje on numer personalny, który jest unikalny i stanie się jego kodem w dokumentacji kadrowej. Numer będzie ważny przez cały czas pracy u tego pracodawcy. Zmiana stanowiska nie powoduje zmiany liczebności personelu. Po zwolnieniu tego samego numeru nie należy nikomu przydzielać przez 3 lata.
6. Wypełnianie grafiku z wyprzedzeniem jest surowo zabronione - czas jest odzwierciedlony w dokumencie. faktycznie się sprawdziło.

Czy korzystanie z elektronicznych systemów monitoringu jest legalne?

Wiele organizacji, zwłaszcza dużych, wykorzystuje elektroniczne systemy monitorowania i/lub monitorowania pracowników w celu ułatwienia rozliczania pracy personelu. Różne funkcje tych systemów pozwalają rejestrować czas przybycia i wyjazdu pracowników, niektórzy - ich przemieszczanie się po terenie, czasem - ich aktywność w miejscu pracy.

Podstawą rejestracji obecności pracownika w pracy może być jego rejestracja według różnych wskaźników przewidzianych przez ten lub inny system rachunkowości i kontroli:

• prezentacja elektronicznych przepustek-kart;
• odczyt linii papilarnych;
• skanowanie siatkówki;
• nagrywanie wideo za pomocą kamer itp.

Wakacje wypadły w czasie wakacji

Jeżeli urlopowicz ma w okresie odpoczynku dni, które dla innych pracowników są dniami wolnymi od pracy ze względu na święta, mierzący czas wpisuje w odpowiednich komórkach literę B („Weekend”). Dni te nie wliczają się do urlopu. Weekendy zwykłe (nie święta) oznaczone są literami OT („wakacje”), gdyż wlicza się je do liczby dni urlopu.

Pracownik zachorował na urlopie

Kodeks pracy pozwala na przedłużenie urlopu na okres przymusowej niezdolności do pracy lub przeniesienie tych dni na inny termin. Dlatego ważne jest, aby dokładnie wskazać w karcie czasu pracy, ile dni pracownik chorował podczas urlopu. Oczywiście chorobę należy udokumentować kartką papieru.

Sędzia mierzący czas liczy, ile dni pracownik odpoczął zdrowo i zaznacza je kodem OT („Urlop”). Wówczas daty, na które wydano zwolnienie lekarskie, oznacza się odpowiednio literą „B”. Jeżeli urlop po chorobie był kontynuowany, dni te ponownie oznacza się jako „OT”, a także czas, na który został on przedłużony lub przeniesiony na zasiłek chorobowy.

Wyjazd służbowy przypadł na weekend

Jeśli pracownik jest zmuszony spędzić weekend w podróży służbowej, powoduje to trudności w rozliczaniu czasu pracy. Wypełniając grafik, daty pracy przymusowej podczas nieobecności przypadające w weekendy są oznaczone nie literą B („Weekend”), ale kodem K („Podróż służbowa”), niezależnie od tego, czy podróżujący służbowo był w tym zajęty dzień lub był na wakacjach.

Każdy pracodawca powinien wiedzieć, jak prawidłowo wypełnić kartę czasu pracy. Odpowiedzialność za utrzymanie tego dokumentu spoczywa na absolutnie wszystkich szefach organizacji i przedsiębiorstw, w których wykorzystywana jest siła robocza (art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). W przypadku braku tej karty zgłoszenia inspekcja pracy ma prawo pociągnąć administrację do odpowiedzialności w formie grzywny za naruszenie przepisów prawa pracy - część 1 art. 5.27 Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej. Naruszenie dokumentacji może być także podstawą do wszczęcia postępowania karnego przez organy podatkowe na podstawie art. 120 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej.

Głównym celem arkusza księgowego jest rejestrowanie informacji o obecności i nieobecności pracowników w pracy w celu dokładnego obliczenia wynagrodzeń pracowników. Ponadto prowadzenie dokumentacji jest konieczne w następujących celach:

• monitorowanie przestrzegania reżimu pracy;
• obliczanie efektywności wykorzystania czasu pracy;
• sporządzanie raportów statystycznych na zlecenie Rosstat.

Karta czasu pracy musi być prowadzona prawidłowo i dokładnie. Informacje w nim zawarte muszą być udokumentowane. Jest to wymagane, po pierwsze, w celu przedstawienia organom inspekcji pracy podstaw do wpisania informacji do dowodu księgowego. Po drugie, po zwolnieniu pracownik ma prawo żądać od administracji, oprócz listy płac i książeczki pracy, innej poświadczonej dokumentacji związanej z jego pracą (art. 84 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Jeżeli informacje wpisane do karty zgłoszenia są nieprawidłowe lub nieprawdziwe, może to stanowić podstawę do skierowania sprawy do sądu przez byłego podwładnego.

Formularz dokumentu

Zatwierdzone są formularze kart czasu pracy: T-12 i T-13. Formularze zostały opracowane przez Państwową Komisję Statystyczną (dekret nr 1 z 5 stycznia 2004 r.) i są najwygodniejsze do rejestrowania informacji o godzinach pracy. Czy mogę skorzystać z innej formy karty zgłoszenia? Tak, korzystanie z tych formularzy księgowych nie jest obowiązkowe. Kierownictwo organizacji ma prawo opracowywać własne formularze dokumentacji, czyniąc je częścią wewnętrznej polityki przedsiębiorstwa. W przypadku wprowadzenia w życie formularzy księgowych innych niż standardowe, dla przedsiębiorstwa sporządzane jest odpowiednie zamówienie i podawane do wiadomości personelu.

Dokumenty księgowe T-12 i T-13 mają formę tabeli z liczbą kolumn odpowiadającą liczbie dni kalendarzowych w miesiącu. Dane o przepracowanych godzinach podsumowane są dla każdego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy odrębnie. Informacje o pracownikach wpisuje się w poziomych liniach wskazujących liczbę i stanowisko personelu. Jeśli liczba pracowników jest duża, wygodnie jest prowadzić karty czasu pracy dla każdego warsztatu lub działu osobno.

Formularze T-12 i T-13 mają ten sam cel i zawierają identyczne dane. Formularz T-12 jest uniwersalny i odpowiedni dla absolutnie wszystkich przedsiębiorstw. Wygodnie jest wypełnić kartę czasu pracy T-13, gdy przedsiębiorstwo rejestruje godziny pracy elektronicznie za pomocą automatycznego systemu przepustek (kołowroty). Kolejną różnicą jest obecność w T-12 sekcji 2, gdzie odzwierciedlone są rozliczenia międzyokresowe dla pracownika za pracę (nie jest konieczne jej wypełnianie, do celów obliczeniowych możliwe jest sporządzenie innych form dokumentacji księgowej). Prowadzenie elektronicznego systemu księgowego T-13 ułatwia fakt, że rozliczenia międzyokresowe dokonywane są automatycznie.

Kto powinien prowadzić kartę czasu pracy? W dużych przedsiębiorstwach do obsługi stołów wprowadza się osobne stanowisko - chronometrażysta. Jeżeli kierownictwa nie stać na utrzymanie dodatkowego pracownika, godziny pracy są rejestrowane przez pracownika działu HR. Administracja może także wyznaczyć inną osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentu – wypełnienie go i zatwierdzenie przez kierownictwo.

Standardowy dokument rejestrujący godziny pracy w 2019 r., Formularz T-12, ma 17 pionowych kolumn, które mają odzwierciedlać:

• pojawianie się w pracy;
• nieobecność w miejscu wykonywania obowiązków określonych w umowie o pracę;
• długość przepracowanego czasu;
• liczba dni roboczych w miesiącu;
• liczbę dni, w których pracownik nie pojawiał się w miejscu pracy, ze wskazaniem przyczyn nieobecności;
• weekendy i święta.

Formularz T-12 jest codziennie wypełniany ręcznie przez odpowiedzialnego pracownika. Na koniec okresu rozliczeniowego dokument jest przekazywany do działu księgowości w celu weryfikacji danych i obliczenia płac.

Karta czasu pracy T-13 zawiera 13 kolumn, które oprócz wymienionych zawierają kody płatności i odpowiadające im konta do automatycznego obliczania zarobków. Wypełnianie formularza odbywa się za pomocą specjalnych programów, do których dostęp mają odpowiedzialni pracownicy, którzy wprowadzają niezbędne dane i kontrolują wykonane obliczenia.

Jak wypełnić tabelę

Zatwierdzone w 2004 roku zasady wypełniania karty czasu pracy zawierają alfabetyczne i numeryczne oznaczenia obecności lub nieobecności podwładnych w miejscu wykonywania obowiązków służbowych. Pełna lista kodów znajduje się na drugiej stronie formularza T-12. Czy konieczne jest ich stosowanie? Nie, lista ma charakter doradczy, jednak ze względu na łatwość obsługi przedsiębiorstwa do dziś z niej korzystają.

Jak prowadzić grafik? Do codziennego rozliczeń kolumny czwarta i szósta są przydzielane w formularzu T-12, a kolumna czwarta w T-13. W górnym wierszu wyświetlane jest oznaczenie literowe lub numeryczne zgodnie z faktem obecności lub nieobecności pracownika (na przykład I - oznacza obecność, K - podróż służbową, ALE - zwolnienie ze służby itp.). Pod tym znakiem odnotowuje się czas pracy lub czas wolny w godzinach. Nieobecność w miejscu pracy jest zawsze rejestrowana jako „0”, nawet jeśli podwładny przebywał w podróży służbowej.

Procedura wypełniania karty czasu pracy pozwala na dwie możliwości wprowadzenia informacji do dokumentu.

1. Stosując metodę rejestracji ciągłej, odzwierciedlane są wszystkie fakty dotyczące obecności i niestawienia się, wskazując czas trwania:

1. Stosując metodę rejestrowania wyłącznie odchyleń – uwzględniane są tylko dni niestawienia się, dolne kolumny pozostają puste:

Kierownictwo samodzielnie ma prawo wybrać sposób napełniania, w zależności od specyfiki produkcji.

Należy wziąć pod uwagę, że każdy rodzaj pracy i odpoczynku ma swój własny kod oznaczenia. Przykładowo praca nocna (od 22:00 do 6:00) oznaczona jest literą N. Przebywanie w miejscu wykonywania pracy w godzinach od 20:00 do 8:00 będzie rejestrowane w następujący sposób:

Jak wypełnić urlop w arkuszu czasu pracy? Każdemu rodzajowi urlopu przypisany jest specjalny kod: podstawowy – OT, studencki, płatny – U, bezpłatny – UD i tak dalej. Czas pobytu w miejscu pracy jest zawsze oznaczony jako „0”.

Podsumowując

Na koniec okresu rozliczeniowego osoba odpowiedzialna oblicza ilość czasu przepracowanego i nieprzepracowanego w godzinach. Informacje wpisuje się w piątej (dla pierwszej części miesiąca) i siódmej (dla drugiej części miesiąca) kolumnie karty raportowej T-12. Kolumny 8–13 zawierają informacje podsumowujące. Niestawienia się są odzwierciedlone w kolumnach 14–16 tabeli. Jeżeli w sporządzonym arkuszu księgowym zostanie znaleziony błąd, konieczne jest sporządzenie arkusza korygującego.

Ważny! Pracownicy odpowiedzialni za wypełnienie karty czasu pracy, kierownicy działów kadr i jednostek strukturalnych mają obowiązek złożyć podpis na dole dokumentu za prawidłowość wprowadzonych danych.

Arkusze czasu pracy należy przechowywać w przedsiębiorstwie przez pięć lat, ponieważ dokument ten stanowi podstawę do obliczania wynagrodzeń pracowników. Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia ciężką siłę roboczą lub niebezpieczne warunki pracy, dokumentację należy przechowywać przez okres 75 lat.

Każda organizacja musi prowadzić codzienną ewidencję obecności pracowników w swoich miejscach pracy; w tym celu dział HR stosuje ujednoliconą formę arkusza czasu pracy w formularzu T-13. Umożliwia odnotowanie ich obecności, spóźnień i nieobecności, których przyczyny mogą wynikać z różnych przyczyn, zarówno ważnych, jak i nieważnych. Na podstawie danych z grafiku na koniec miesiąca dział księgowości nalicza wynagrodzenia pracownikom, zwłaszcza tym pracownikom, których wynagrodzenie uzależnione jest od czasu obecności w miejscu pracy.

Karta czasu pracy odgrywa ważną rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, począwszy od ewidencji obecności pracowników na stanowisku pracy, aż po naliczenie ich wynagrodzenia. Każde wydarzenie ma swój własny specjalny kod, który może odzwierciedlać porę dnia pracy, chorobę, podróż służbową, urlop, w tym spóźnienie i nieobecność pracownika w pracy. Ponadto dokument ten pozwala śledzić normy tygodnia pracy i wprowadzać pewne zmiany w procesie pracy.

Zatem na podstawie danych z karty zgłoszenia menedżer może podjąć określone decyzje dotyczące zmiany tygodnia pracy pracownika w przypadku nadgodzin, co często może mieć miejsce w przypadku elastycznego grafiku lub zastępstwa chorego pracownika. Ponadto na podstawie danych z karty zgłoszenia można podjąć decyzję zarówno o premiach i motywacjach dla pracownika, jak i o amortyzacji oraz nałożeniu kar.

Należy pamiętać, że pierwsza część grafiku, za pierwszą połowę miesiąca, jest przekazywana do działu księgowości w celu obliczenia zaliczek na wynagrodzenia i na podstawie całkowicie wypełnionego grafiku dokonywana jest pełna kalkulacja wynagrodzeń.

Próbka wypełnienia arkusza czasu pracy

Kartę czasu pracy można wypełnić na dwa sposoby; należy wybrać ten, który jest najwygodniejszy i zrozumiały:

1. Dane wprowadzane są codziennie – w formularzu podawane są dane dotyczące obecności pracowników w pracy oraz nieobecności, jeżeli taki fakt został stwierdzony.
2. Dane do formularza wprowadza się jedynie w przypadku odchyleń od wartości standardowych, np. gdy pracownik nagle nie pojawi się w pracy, wówczas jego nieobecność zostaje odnotowana.

Oznaczenia w karcie czasu pracy

Kod rodzaju wynagrodzenia w karcie czasu pracy

• Wynagrodzenia i diety – 2000
• Wypłata pracownikom na podstawie umów cywilnoprawnych (nie uwzględnia tantiem) – 2010 r
• Wynagrodzenie urlopowe – 2012
• Zasiłek z tytułu czasowej niezdolności do pracy – 2300

Formularz wypełnienia próbki T-13

Wypełnienie grafiku nie jest szczególnie trudne; w tym celu wybierz dogodną dla siebie opcję rozliczania i wprowadź odpowiednie dane i kody:

• W „Policz 1” należy podać kolejny numer seryjny.
• W „Policz 2”– dane osobowe każdego pracownika organizacji, zgodnie z zajmowanym stanowiskiem i imieniem i nazwiskiem.
• „Policz 3” zawiera numer personalny pracownika.
• W „Policz 4” Używając kodów literowych dla każdego pracownika, wprowadza się dane dla każdego dnia pracy, w górnej komórce odpowiedni kod, a w dolnej komórce wskazany jest czas pracy pracownika. Tak więc, jeśli ustawiony jest harmonogram 5/2, dzień pracy wynosi 8 godzin, a czas trwania dnia roboczego z harmonogramem 2/2 wyniesie 11 godzin. Dane za pierwszą połowę miesiąca i za drugą wpisuje się w oddzielnych kolumnach. Na górze znajduje się pierwsza połowa, a na dole druga połowa. W przypadku wystąpienia pracy w godzinach nadliczbowych pracodawca ma obowiązek zrekompensować pracownikowi przepracowanie w formie pieniężnej lub w postaci czasu wolnego.
• W „Policz 5” Całkowity czas przepracowany jest wykazywany osobno dla pierwszej połowy miesiąca i osobno dla drugiej połowy miesiąca.
• „Policz 6” zawiera całkowitą wartość przepracowanego czasu (suma z kolumny 5).
• W „Policz 7” wprowadzane są dane dotyczące kodu wynagrodzenia.
• „Policz 8” zawiera informacje o koncie księgowym w celu rejestrowania kosztów płac.
• Kolumny 10-13 służą do rejestrowania nieobecności pracowników, ze wskazaniem odpowiedniego kodu i liczby dni.

Sytuacje niestandardowe

Odejdź bez wynagrodzenia

Zgodnie z prawem można wyróżnić następujące rodzaje takiego urlopu:

• Ze względów rodzinnych – „PRZED”
• Urlop bezpłatny, przewidziany zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, na przykład z okazji ślubu - „OZ”
• Na podstawie decyzji wynikającej z układu zbiorowego lub decyzji branżowej - „DB”

Jeśli podczas wakacji są święta

Jeżeli w czasie przysługującego urlopu przypadają dni wolne, zgodnie z kalendarzem produkcyjnym na bieżący rok, dni te oznacza się kodem „B”. Na przykład, jeśli pracownik wyjechał na urlop od 9 czerwca do 16 czerwca, a w tym okresie 12 czerwca przypada święto, to zamiast kodu (OT) należy wpisać kod „B”. Dzień ten nie jest wliczany do płatnego urlopu.

Choroba podczas corocznego urlopu

Jeżeli podczas urlopu pracownik zachorował i jako potwierdzenie udzielił zwolnienia lekarskiego, to zamiast kodu „OT” należy wpisać kod „B”, zgodnie ze zwolnieniem chorobowym. W takim przypadku urlop zostanie przedłużony o czas trwania choroby.