Zastanów się, jak formalny powinien być list. Decyduje o tym relacja z odbiorcą listu. Na przykład:

• Jeśli piszesz do urzędnika, przyszłego pracodawcy, opiekuna naukowego lub innej osoby, z którą łączy Cię relacja czysto zawodowa i biznesowa, to list powinien mieć charakter formalny.
• Jeśli piszesz do swojego obecnego pracodawcy, kolegi, krewnego lub kogoś, kogo nie znasz zbyt dobrze, dopuszczalny jest półformalny styl pisania.

Zastanów się, w jaki sposób wyślesz list – e-mailem czy na papierze. Ma to wpływ również na stopień formalności pisma.

• Większość pism formalnych należy pisać na komputerze, drukować i wysyłać pocztą, chyba że sprawa jest pilna lub odbiorca preferuje pocztę elektroniczną.
• W przypadku listów nieformalnych odpowiednie są również listy e-mailowe lub listy pisane odręcznie.
• W przypadku listów półformalnych trzeba to zrobić rozmowa telefoniczna. Jeśli w trakcie rozmowy zdecydujesz, że korespondencja powinna być prowadzona drogą mailową, cóż, niech tak będzie. Jeśli nie jesteś co do tego pewien, pisz zwykłe listy.

Użyj drukowanego papieru firmowego lub wpisz swój adres na górze strony (w przypadku listów formalnych). Jeśli piszesz list biznesowy, a firma ma własne drukowane formularze, skorzystaj z nich. Jeśli nie ma formularzy, ale chcesz, aby list wyglądał bardziej przyzwoicie, sam utwórz takie formularze w edytorze tekstu. W przeciwnym razie możesz po prostu wpisać swój pełny adres domowy na górze strony, wyrównany do lewej. Kolejność wpisywania adresu różne kraje jest różny, dlatego należy zachować wrażliwość kulturową w stosunku do odbiorcy.

Ustaw datę. Jeśli już wpisałeś adres, wciśnij dwie linijki i zapisz datę. Jeżeli adres nie został jeszcze wpisany, wpisz najpierw datę, wyrównując ją do lewej strony.

• Napisz pełną datę. Pamiętaj, że na przykład „1 stycznia 2012 r.” wygląda znacznie bardziej formalnie niż 1 stycznia 2012 r.
• Jeśli wysyłasz list nieformalny e-mailem, data nie jest konieczna, zostanie ona wskazana w danych samego e-maila.

Wpisz imię i nazwisko, tytuł i adres osoby, do której piszesz list (w przypadku listów formalnych). Po dacie wpisz dwie linijki i wpisz imię i nazwisko oraz stanowisko odbiorcy listu. W drugim wierszu wpisz nazwę organizacji (jeśli jest znana). W trzeciej linii wpisz ulicę, w czwartej - miasto, region i kod pocztowy.

• Jednak w przypadku e-maili nie jest to konieczne.
• Także w przypadku wszystkich nieformalnych i półformalnych listów pisanych odręcznie. Wystarczające jest imię i nazwisko odbiorcy oraz adres na kopercie.
• Jeśli Twój list jest prośbą, ale nie kierujesz go do konkretnej osoby, a po prostu na adres organizacji, to po prostu wpisz nazwę organizacji i jej adres.

Zacznij od powitania. Rodzaj powitania zależy również od relacji z odbiorcą listu, a także od jego formalności. Oto kilka możliwych opcji:

• Jeśli piszesz oficjalny list do nieznanego adresata, możesz zacząć od słów „Do wiadomości wszystkich zainteresowanych” i wstawić dwukropek po „osobach”.
• Jeśli odbiorca jest nadal nieznany, ale masz absolutną pewność, że to on (ona), istnieje więcej opcji. „Szanowni Państwo”, „Szanowni Państwo”, „Szanowni Państwo”. Uważaj jednak z takimi pozdrowieniami – nie chcesz nikogo urazić, prawda?
• Jeśli piszesz list formalny i wiesz do kogo go piszesz, możesz zacząć od słów „Szanowny #”. Jeśli jednak uważasz, że jest to w jakiś sposób zbyt niebiznesowe, możesz użyć słowa „Szanowny #”.
• Jeśli piszesz list półformalny, sprawdzą się opcje takie jak „Witam” lub „Szanowni Państwo”.
• Jeśli list nie jest wcale formalny, opcji jest znacznie więcej. Tutaj jest „cześć”, tutaj jest „świetnie”, tutaj jest „cześć” i tak dalej.

Po pozdrowieniu umieść imię i nazwisko odbiorcy.

• W piśmie formalnym użyj tzw. tytuł grzecznościowy (Pan, Pani) lub stanowisko/tytuł, po którym następuje nazwisko odbiorcy.
• Jeśli list ma charakter półformalny, będziesz musiał zdecydować, czy zwrócić się do odbiorcy po imieniu, czy nie. Jeśli nie masz pewności, najbezpieczniej jest użyć tytułu grzecznościowego.
• List nieformalny natomiast zakłada, że ​​możesz zwrócić się do odbiorcy po imieniu. Z wyjątkiem, oczywiście, listów do krewnych starszych od ciebie. Następnie powinieneś napisać coś w stylu na przykład „Witam, babciu #” lub „Witam wujku #”.

Zacznij od samego listu. Wstaw dwa wiersze w pozdrowieniu lub po prostu rozpocznij tekst w nowym wierszu, jeśli piszesz ręcznie.

• Jeśli piszesz list prywatny, zaczniesz od pytania o sprawy biznesowe, zdrowotne i tak dalej. Opcji jest wiele, od formalnych po mniej formalne, więc wybierz według własnego gustu.
• Jeśli piszesz list biznesowy, przejdź od razu do rzeczy. Czas to pieniądz, a nie chcesz marnować czasu odbiorcy, prawda?

Zastanów się, o czym chcesz napisać. Głównym celem pisania jest komunikacja, komunikacja, wymiana informacji. Dlatego zadaj sobie pytanie, jakich informacji odbiorca powinien dowiedzieć się z listu, o czym musisz mu powiedzieć. O nowych cenach towarów? O tym, za czym w nim tęsknisz? O byciu wdzięcznym za prezent urodzinowy? Niezależnie od tematu, pamiętaj o celu pisania: dzieleniu się informacjami.

• Pamiętaj, że możesz pisać Nie o wszystkim. List napisany na przykład w gniewie nie jest listem wartym wysłania. Jeśli list jest już napisany, ale wahasz się, czy go wysłać, czy nie, lepiej odłożyć go na kilka dni. Być może będziesz miał jeszcze czas, aby zmienić zdanie i spojrzeć na sytuację w nowy sposób.

Sprawdź swój list. Zanim wyślesz list, przeczytaj go kilka razy i upewnij się, że nie ma w nim błędów. Jeśli chcesz, poproś kogoś innego o sprawdzenie Twojej poczty e-mail lub skorzystaj ze sprawdzania gramatyki w edytorach tekstu. I oczywiście popraw wszystkie błędy.

Uzupełnij poprawnie list. W ten sposób możesz godnie pożegnać się z odbiorcą listu. Wciśnij dwa wiersze od ostatniego akapitu i napisz odpowiednie, grzeczne wyrażenie, którym będziesz kończyć litery.

• W przypadku listów formalnych dostępne są opcje takie jak „Pozdrowienia” lub „Z Najlepsze życzenia”.
• W przypadku listów półformalnych odpowiednie są krótsze wersje formalnych formuł grzecznościowych.
• W przypadku listów nieformalnych wystarczą wyrażenia grzecznościowe, takie jak „Z miłością”, „Twoje” i tak dalej.
• Jeśli chcesz, możesz używać staromodnych formuł grzecznościowych w listach formalnych (lub jeśli piszesz list bliskiemu przyjacielowi, kto będzie mógł ocenić). Aby to zrobić, wstaw formułę do ostatniego zdania. Następnie dodaj dwa wiersze i napisz coś w rodzaju „Z poważaniem/Twoje/Twoje”. Tutaj możesz wykazać się kreatywnością i stworzyć naprawdę wyjątkowe zakończenie swojego listu.

Kochani, dzisiaj postanowiłam napisać o bolesnej kwestii - jak pisać listy 😉. Myślę, że wielu ekspertów z różnych dziedzin otrzymuje codziennie wiele listów z pytaniami i prośbami o pomoc.

Twój pokorny sługa nie jest wyjątkiem :) Liczba listów z pytaniami i prośbami o pomoc wynosi średnio 40-50 dziennie i czasami przekracza moje fizyczne możliwości udzielenia na nie odpowiedzi.

Znaczącą część korespondencji stanowią pisma, w których pytania i opisy problemów nie są do końca poprawnie sformułowane, dlatego wymagają dodatkowych pism wyjaśniających, co zajmuje niepotrzebny czas zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy.

W tym poście chcę porozmawiać o tym, jak poprawnie pisać listy z pytaniami do specjalistów, aby zdobycie potrzebnych informacji zajęło minimum czasu i nie wymagało niepotrzebnej korespondencji.

Główną zasadą moim zdaniem jest to, że w liście bardzo ważne jest, aby wyraźnie zaznaczyć, że cenisz czas odbiorcy. Wszystko powinno być zwięzłe i jasno sformułowane.

1. Powitanie

Uważam, że każdy list musi zaczynać się od pozdrowienia. „Witam”, „Witam”, „Dzień dobry” – napisanie tych słów nie jest trudne i zajmuje kilka sekund. Osobiście nie lubię e-maili, które nie zawierają pozdrowień. Nic nie jest tak cenione i dawane tak tanio jak uprzejmość.

2. Wołanie po imieniu

Na wszystkich stronach bloga, na których znajduje się formularz opinii (na przykład strona „ ”), zawsze piszę „Nazywam się Michaił”, więc nie widzę problemu w nie zwracaniu się do ludzi po imieniu listownie. Podświadomie każda osoba uwielbia, gdy zwracano się do niej po imieniu.

I chociaż bardziej lubię „Mike’a” niż „Michaiła” 😉, wystarczy każde zawołanie po imieniu 🙂.

3. Najpierw wyszukaj swoje pytanie w Google.

Ile razy w korespondencji musiałem podawać linki do materiałów, które znalazłem po prostu wpisując w wyszukiwarkę zadane mi pytanie! Nie mam nawet dość palców u rąk i nóg 😉!

A tak na serio, szczerze radzę Ci najpierw wyszukać w Google interesujące Cię pytanie w różnych wersjach (w tym po angielsku, możesz je przetłumaczyć za pomocą Tłumacza Google) i poświęcić czas na przestudiowanie znalezionych materiałów.

W większości przypadków odpowiedzi na swoje pytania można łatwo znaleźć w wyszukiwarkach lub na forach (wiele osób przychodzi tam, aby się porozumieć, omówić konkretne problemy na różne tematy i odpowiedzieć na pytania). Po co marnować czas innej osoby, skoro w wielu przypadkach wszystko, czego potrzebujesz, możesz łatwo znaleźć sam?

🔥 Przy okazji! Prowadzę płatny kurs promowania anglojęzycznych stron SEO Shaolin. Jeśli jesteś zainteresowany, możesz złożyć wniosek na jego stronie internetowej seoshaolin.com.

Życzę powodzenia w zwiększaniu ruchu na Twoich stronach!

Deser na dziś to filmik przedstawiający gościa robiącego jednym palcem podciągnięcia na poziomym drążku. Ja też tego chcę :)

Zapewne każdy choć raz musiał zmierzyć się z koniecznością napisania listu biznesowego. Kompilując go, mimowolnie dochodzisz do wniosku, że nie jest to wcale łatwe. Istnieje wiele zasad i przepisów dotyczących pisania listów biznesowych, które musisz znać. W artykule szczegółowo opisano proces sporządzania dokumentu, przedstawiono przykłady pism biznesowych, omówiono ich rodzaje i konstrukcję.

Formularz

Gotowe formularze dodadzą solidności i wskażą rzetelność firmy. Zawierają niezbędne informacje o organizacji, takie jak:

• Nazwa.
• Adres.
• Numery kontaktowe.
• Strona internetowa.
• E-mail.
• Logo.
• Inne dane kontaktowe.

Nie ma ścisłych zasad dotyczących formularzy. Dlatego każda organizacja samodzielnie decyduje, jakie informacje w nich zawrzeć.

Jak poprawnie pisać listy biznesowe? Przygotowanie

Listy biznesowe są pisane i formatowane w określony sposób, z zastrzeżeniem nieodłącznych zasad i wymagań. W zależności od celu autor szczegółowo przemyśla treść, aby uzyskać wyliczony przez siebie wynik. Musi jasno zrozumieć, jakie informacje adresat już wie na temat tematu listu, na czym ma się oprzeć i co będzie w nim nowego. Argumenty zależą od celu, do jakiego dąży autor. Proces przygotowania listu biznesowego można podzielić na następujące etapy:

• Studiowanie problemu.
• Pisanie projektu listu.
• Jego zatwierdzenie.
• Podpisywanie.
• Rejestracja.
• Wysyłam do odbiorcy.

Struktura listów biznesowych

Pisząc list, należy nasycić go informacjami, czyli umieścić tam wszystko niezbędne informacje. Może być prosty lub złożony. W prosty list Treść w sposób jasny i zwięzły przedstawia informacje, które z reguły nie wymagają reakcji odbiorcy. Złożony może składać się z kilku sekcji, punktów i akapitów. Każdy akapit przedstawia jeden aspekt informacji. Tego typu próbki listów biznesowych zazwyczaj składają się z części wprowadzającej, końcowej i końcowej.

Poniżej znajduje się przykład napisania listu biznesowego – jego część wprowadzająca.

W części zasadniczej opisano sytuacje i zdarzenia, przedstawiono ich analizę i dowody. To w tej części przekonują, że trzeba tak czy inaczej działać, udowadniać, jak było i informować o konieczności wzięcia udziału w każdym wydarzeniu, podając różne argumenty.

Wniosek zawiera wnioski sformułowane w formie propozycji, próśb, przypomnień, odmów i tak dalej.

Przykład napisania listu biznesowego – jego ostatniej części – prezentujemy poniżej. To podsumowuje wymagania określone w głównym.

Wszystkie podawane informacje powinny być optymalnie spójne i zrozumiałe.

Każda litera zaczyna się od wyśrodkowanego adresu. Ta mała część jest niezwykle ważna. Wybierając go, autor musi wziąć pod uwagę:

• Stanowisko adresata.
• Charakter związku.
• Formalność.
• Etykieta.

Na końcu listu powinien znajdować się grzeczny formularz. Na przykład: „...wyrażam nadzieję na dalszą współpracę (dziękuję za zaproszenie)…” Po tych wyrażeniach następuje podpis autora.

Styl

Wszystkie listy muszą być pisane w oficjalnym stylu biznesowym, co oznacza użycie języka formalnego relacje biznesowe. Cechy takiego języka powstają w następujących okolicznościach:

• Głównymi uczestnikami relacji biznesowych są osoby prawne, w imieniu których kierownictwo i urzędnicy piszą listy.
• Relacje w organizacjach są ściśle regulowane.
• Przedmiotem komunikacji jest działalność przedsiębiorstwa.
• Dokumenty zarządcze mają z reguły określonego adresata.
• Często w toku działalności organizacji dochodzi do podobnych sytuacji.

W związku z tym informacje zawarte w piśmie biznesowym powinny być:

• Oficjalny, bezosobowy, podkreślający dystans pomiędzy uczestnikami komunikacji.
• Adresowany, przeznaczony dla konkretnego adresata.
• Aktualne w chwili pisania tego tekstu.
• Rzetelny i bezstronny.
• Uzasadnione, aby nakłonić odbiorcę do wykonania dowolnej czynności.
• Kompletne do podejmowania decyzji.

Wymagania

List biznesowy musi spełniać następujące wymagania:

• Mowa jest ujednolicona na wszystkich poziomach – leksykalnym, morfologicznym i syntaktycznym. Zawiera wiele wyrażeń, terminów i formuł.
• Ton pisma jest neutralny, powściągliwy i surowy, bez użycia języka emocjonalnego i ekspresyjnego.
• Dokładność i przejrzystość tekstu, bez błędów logicznych, jasność i przemyślaność sformułowań.
• Zwięzłość i zwięzłość - bez użycia wyrażeń niosących dodatkowe znaczenie.
• Stosowanie formuł językowych powstałych w wyniku powtarzających się sytuacji.
• Użycie terminów, czyli słów lub wyrażeń zawierających specjalne pojęcia.
• Stosowanie skrótów, które mogą być leksykalne (to znaczy słowa złożone utworzone przez usunięcie liter z części słów: LLC, GOST itd.) i graficzne (to znaczy oznaczenia słów w formie skróconej: grn, zh-d, itp.).
• Stosowanie konstrukcji w przypadkach dopełniacza i narzędnika.
• Wyrażenia zawierające rzeczowniki werbalne („zapewnić wsparcie” zamiast „wsparcie”).
• Używanie prostych, powszechnych zdań.

Powyższe próbki listów biznesowych są pokazane poniżej pełna wersja(z częścią główną). Informacje spełniają wszystkie wymogi oficjalnego stylu biznesowego.

Rodzaje listów biznesowych

List biznesowy najlepiej napisać w jednej konkretnej sprawie. Jeśli konieczne jest rozwiązanie kilku problemów jednocześnie, zaleca się sporządzenie kilku różnych opcji.

Listy biznesowe mogą mieć następującą treść:

• Towarzyszący. Takie pisma są zazwyczaj potrzebne, aby poinformować Cię, gdzie wysłać dokumenty.
  (Jak napisać list biznesowy? Próbka list motywacyjny pomoże tym, którzy potrzebują sporządzić tego typu dokument.)

• Gwarantowane. Mają one na celu potwierdzenie wszelkich obietnic lub warunków. Można na przykład zagwarantować zapłatę za pracę, czynsz, terminy dostaw itp.
• Dzięki. Zaczęto je szczególnie często stosować w ostatnio. Takie listy świadczą o dobrym, partnerskim tonie. Mogą być wydawane na zwykłym papierze firmowym lub na kolorowym papierze z pięknym nadrukiem.
  (Jak napisać list biznesowy? Próbka odmiany z podziękowaniami jest sporządzana w dowolnej formie, w zależności od zadań, które rozwiązuje. W tym przypadku list wyraża swoją istotę w najkrótszej formie. Taka próbka, wykonana na kolorowym papierze z ozdobą, można powiesić na ścianie w pokoju firmowym na honorowym miejscu.)

• Informacyjne.
• Pouczający.
• Gratulacje.
• Reklama.

Są też litery:

• Propozycje współpracy. Dość powszechne w ostatnim czasie, wysyłane do organizacji, często mają charakter reklamowy, jak na przykład ta próbka. Pisanie listów handlowych jest dość trudne; trzeba wziąć pod uwagę wiele niuansów, aby zwrócić na siebie uwagę, a tym bardziej zainteresować. Jeśli jednak skomponujesz go według poniższego przykładu, ma to wszelkie szanse na sukces.

• Zaproszenia. Wysyłane są zaproszenia do udziału w różnych wydarzeniach. Adresowane są zazwyczaj do menedżera lub urzędnika, ale mogą być również skierowane do całego zespołu.
• Upraszanie.
• Uwagi.
• Prośby i wiele innych.

Jak napisać odpowiedź na list. Przykład

Odpowiedź należy rozpocząć od powtórzenia prośby zawartej w pierwszym piśmie. Następnie podawane są wyniki jego rozpatrzenia i wyrażana jest akceptacja lub powód odmowy. List z odpowiedzią biznesową może zawierać alternatywne rozwiązanie w stosunku do oczekiwanych informacji. Zazwyczaj spełnia następujące zasady:

• Dostępność linku do pierwszego listu i jego treści.
• Identyczne środki językowe.
• Porównywalny zakres i aspekty merytoryczne.
• Zgodność z określoną sekwencją.

Rejestracja

Oprócz stosowania firmowych papierów firmowych do listów biznesowych, przy ich projektowaniu należy wziąć pod uwagę inne subtelności. Są to szczegóły, zasady dotyczące skrótów, pisania adresów, nagłówków, długości tekstu, szerokości pól i inne.

Próbki listu biznesowego pomogą Ci go skomponować, biorąc pod uwagę wszystkie subtelności i niuanse. Korzystają z nich zarówno początkujący pracownicy biurowi, jak i doświadczeni pracownicy. Dzięki próbkom uczą się, jak poprawnie pisać listy i oszczędzają mnóstwo czasu.

W ciągu ostatnich dziesięcioleci korespondencja biznesowa odbywała się za pośrednictwem e-mail zyskał ogromną popularność i stał się jedną z głównych metod komunikacji biznesowej. Trudno dziś znaleźć osobę, która nie wykorzystywałaby poczty elektronicznej w praktyce komunikacji międzyludzkiej. Mimo to wielu dzisiaj zadaje sobie pytanie: aby wszystkie zasady były przestrzegane? Jak użyć kompetentnego listu do utworzenia adresata dobre wrażenie o nadawcy?

W tym artykule opisano regulamin korespondencja biznesowa e-mailem i praktyczne rady przedstawione w artykule pomogą Ci nauczyć się prawidłowego komunikacja biznesowa podczas tworzenia e-maili.

Wiele osób rozpoczyna dzień pracy od sprawdzenia skrzynki pocztowej pod kątem nowych wiadomości. Ale niestety, pomimo powszechności tej metody wymiany informacji, wielu nie wie, jak poprawnie posługiwać się językiem korespondencji biznesowej, myląc e-maile z nieformalnym sposobem komunikacji.

Dzięki szybkości dostarczenia upraszcza wymianę ważnych dokumentów urzędowych, formularzy, wniosków, ale i tutaj ludzie popełniają błędy przy wysyłaniu listów. Bardzo często się to zdarza podczas kompilacji e-mail Podczas wymiany jakichkolwiek plików odbiorcy z jakiegoś powodu nie piszą załączonych esejów i nie wprowadzają tematów, co może skomplikować pracę odbiorców. Celem artykułu jest odpowiedź na pytanie: jak wysłać pismo pocztą elektroniczną i zachować wszystkie zasady biznesowej komunikacji pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej?

Podczas tworzenia wiadomości e-mail należy wypełnić wszystkie dostępne pola

Zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną nakładają na nadawcę pisma obowiązek wypełnienia wszystkich pól podanych w wiadomości e-mail, takich jak adres oraz nazwa odbiorcy i nadawcy pisma. Należy opisać temat, który w skrócie opisuje istotę wysyłanego listu. Bardzo często los wysłanego listu i szybkość rozwiązania zawartego w nim problemu zależą od poprawnie opisanego tematu. Biznesowy e-mail powinien zaczynać się od pozdrowienia – ten prosty wyraz szacunku dla odbiorcy jest bardzo ważny podczas korespondencji. Po powitaniu powinien znajdować się tekst zwany „treścią listu”, a na końcu należy pozostawić podpis, np. „Z wyrazami szacunku Petr Iwanowicz Brisow”.

Pozdrawiam w korespondencji biznesowej

Warto dalej skupiać swoją uwagę na tym punkcie, ponieważ gest szacunku jest bardzo ważny pod każdym względem komunikacja biznesowa. Optymalną frazą powitalną jest „Dzień dobry” lub „Witam”. Prowadzenie korespondencji biznesowej za pośrednictwem poczty elektronicznej ogranicza nadawcę używania zwrotów „Dobry wieczór” lub „ Dzień dobry”, gdyż odbiorca może przeczytać list jeszcze długo po jego otrzymaniu. Niewłaściwe jest także używanie w powitaniach wyrażeń potocznych.

Po słowie lub wyrażeniu powitalnym należy zwrócić się do odbiorcy po imieniu i nazwisku, a jeśli nadawca nie zna imienia, można pominąć ten moment. Następnie możesz przejść do określenia celu listu.

Załączone pliki w firmowych wiadomościach e-mail

Jeśli głównym celem listu jest nie tylko pisemne przedstawienie i przedstawienie istoty sprawy, ale także przesłanie pliku, wówczas lepiej najpierw załączyć wysyłany przedmiot. Często zdarza się, że wielu nadawców przez nieuwagę, po podaniu istoty sprawy w treści listu, zapomina o dołączeniu wymagana inwestycja. Takie zaniedbanie może mieć negatywny wpływ na reputacja biznesowa nadawca listu biznesowego.

Adres e-mail powinien być rozpoznawalny i zwięzły

Zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną wymagają, aby nadawca posiadał rozpoznawalną nazwę elektroniczną, która musi zawierać zgodne z prawdą informacje o nazwie nadawcy. Urzędowe pisma i apele wyglądają bardzo niekonkretnie i głupio, gdy adres e-mail zawiera nieformalne wyrażenia lub słowa, np. adres e-mail„limon_petya”. Dla osoby dorosłej wygląda to bardzo niegodnie. Do prowadzenia korespondencji biznesowej lepiej jest założyć oddzielny e-mail i przestrzegać etykiety biznesowej.

Korzystanie z funkcji szybkiej odpowiedzi (odpowiedzi) w celu odpowiadania na wcześniej otrzymane wiadomości e-mail

Funkcja Odpowiedz lub Odpowiedź (w wersji skróconej wygląda jak Re:) pomaga użytkownikowi w szybki sposób Odpowiadaj na wcześniej wysłane wiadomości od nadawcy. Funkcja ta posiada także uniwersalną możliwość odczytania wcześniejszej korespondencji z rozmówcą na zadany temat. Natomiast zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną nakładają na nadawcę obowiązek zmiany nazwy tematu pisma biznesowego, jeżeli w trakcie korespondencji zmieni się istota dyskusji.

Przed wysłaniem listu biznesowego należy sprawdzić jego treść pod kątem błędów ortograficznych i interpunkcyjnych.

Poczta elektroniczna ułatwia wymianę informacji, jednak w trakcie korespondencji biznesowej nie należy lekceważyć zasad języka rosyjskiego, gdyż nieumyślnie popełniony błąd może wpłynąć na autorytet nadawcy. Przed wysłaniem listu należy kilkukrotnie zapoznać się z tekstem i dokładnie sprawdzić go pod kątem błędów ortograficznych i interpunkcyjnych. Wiele klientów poczty e-mail ma funkcję sprawdzania pisowni, dlatego należy zwracać uwagę na słowa podkreślone na czerwono. Jeśli masz wątpliwości co do poprawnej pisowni, powinieneś poszukać pomocy w Internecie lub sprawdzić pisownię za pomocą słownika ortograficznego.

Pole adresata należy wypełnić jako ostatnie.

Aby uniknąć wysyłania niedokończonych i niezredagowanych listów, adres odbiorcy listu biznesowego należy wpisać na ostatnią chwilę przed wysłaniem. Zasada ta zawarta jest także w podstawach biznesowej korespondencji mailowej. Zdarza się, że wypełniając pole adresata, e-mail może oferować listę wcześniej używanych odbiorców; tutaj również należy zwrócić uwagę, aby nie omyłkowo wysłać skomponowanego listu biznesowego do zewnętrznego adresata.

Struktura listu biznesowego

Zasady strukturyzowania tekstu dotyczą nie tylko nośników papierowych, ale także zasad korespondencji biznesowej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Czytanie dużych ilości tekstu liter na ekranie monitora nie zawsze jest wygodne dla odbiorcy. Aby uprościć tę kwestię, przy pisaniu listów biznesowych należy dzielić tekst na logicznie ułożone małe akapity i unikać skomplikowanych zdań. Optymalna długość jednego zdania w liście biznesowym nie powinna przekraczać piętnastu słów.

Należy merytorycznie określić istotę pisma biznesowego

Oprócz określony temat listu biznesowego, adresata powinny zainteresować jasno sformułowane pierwsze i drugie zdanie tekstu głównego. Zadaniem nadawcy jest podanie na początku listu istoty problemu lub kwestii, z którą zwraca się do adresata. W zdaniu pierwszym należy wskazać cel, w jakim pismo biznesowe jest wysyłane. Przykład: „Informujemy, że dobiegają końca warunki zobowiązania wynikającego z Umowy nr 45 z dnia 01.02.2017 r. „W sprawie dostawy materiałów masowych”. Aby przedłużyć umowę należy złożyć drugi pakiet dokumentów.” Dzięki wyznaczonemu celowi odbiorca ma możliwość zrozumienia głównej idei listu biznesowego. Jeśli treść listu jest zbyt duża, lepiej skorzystać z funkcji załączenia obiektu jako załącznika w formie dokumentu tekstowego, ale jednocześnie w polu tekstowym pozostawić załączony esej który podkreśla list biznesowy. Próbka: „Wysyłamy Cię do recenzji kopia elektroniczna pisma od firmy Mak-Stroy LLC. Prosimy o poinformowanie nas o podjętej decyzji w sprawie przedłużenia umowy nr 45 z dnia 01.02.2017 r. „O dostawie materiałów masowych” do terminu wskazanego w piśmie.”

Każdy e-mail biznesowy powinien zawierać odpowiedź.

Istnieją negatywne przykłady korespondencji biznesowej, gdy odbiorca z jakiegoś powodu ignoruje list biznesowy. Czasami rzeczywiście mogą się zdarzyć przypadki, gdy z pewnych powodów nie będzie można udzielić odpowiedzi, np. rozwiązanie problemu może zająć kilka dni lub odbiorca jest zamyślony i nie może od razu odpowiedzieć na zadane pytanie. W takim przypadku należy podać krótki komentarz w tej sprawie, na przykład: „Witam, Piotrze Iwanowiczu. Otrzymałem Twój list, ale dzisiaj trudno mi odpowiedzieć, ponieważ muszę skonsultować się z wyższą kadrą kierowniczą. Zgłoszę Twój problem dyrektor generalny naszej firmy i do końca tygodnia udzielimy oficjalnej odpowiedzi. Z poważaniem, Kierownik Działu Sprzedaży Belov Ivan Gennadievich.”

Warto pamiętać, że brak odpowiedzi w ciągu trzech dni roboczych to milczenie odbiorcy pisma biznesowego można ocenić jako ignorowanie i odmowę komunikacji z nadawcą.

Pisząc listy z odpowiedziami, powinieneś odpowiedzieć na wszystkie zadane pytania.

Jeżeli pismo wysłane do adresata ma charakter pytający, wówczas przy jego tworzeniu należy podać odpowiedzi na pytania w kolejności, jaka występuje w otrzymanym tekście pisma biznesowego. Jeżeli zadano pytania, nadawca ma nadzieję otrzymać na nie konkretną odpowiedź. Pisząc list, nie powinieneś numerować odpowiedzi; wystarczy, że przedstawisz swoje myśli w odpowiedniej kolejności. Aby odpowiedzieć na wszystkie zadane pytania, należy najpierw kilka razy przeczytać otrzymany list biznesowy, a jeśli pytań jest zbyt wiele, lepiej wypisać je osobno, aby ich nie przeoczyć. Jeżeli na część postawionych pytań nie da się odpowiedzieć, warto to zaznaczyć w tej chwili z jakiegoś powodu nie można udzielić odpowiedzi.

Nie nadużywaj skrótów, emocjonalnego projektowania i wielkich liter

Znane są negatywne przykłady korespondencji biznesowej, gdy nadawcy ją rozrzedzają, stosując nieformalne znaki w postaci emotikonów. Ich użycie jest popularne podczas komunikacji sieci społecznościowe jednak zasady korespondencji biznesowej nie są mile widziane w przypadku takich przejawów emocji, gdyż odbiorca może nie znać ich prawdziwego znaczenia i pomylić je z niezrozumiałym dla niego zbiorem błędów interpunkcyjnych.

Należy także unikać pisania tekstu wielkimi literami. W Internecie zbiór słów pisanych wielką literą nazywany jest „wyrazami krzykliwymi” i najczęściej takie sformułowania mają negatywną konotację. Odbiorca czytając elektroniczny list biznesowy, może negatywnie ocenić taką czcionkę, co będzie miało niekorzystny wpływ na postrzeganie znaczenia. Jeśli w liście biznesowym chcesz podkreślić znaczenie dowolnego punktu, lepiej użyć zwrotów wprowadzających, na przykład: „Pamiętaj, że musisz dostarczyć pakiet dokumentów, aby przedłużyć umowę nie później niż 02.10.2017 r. ” lub „Informujemy, że dokumenty dotyczące przedłużenia umowy należy złożyć do dnia 02.10.2017.”

Nie przesyłaj poufnych informacji e-mailem

Przesyłając dane osobowe lub poufne, lepiej zrezygnować z elektronicznych skrzynek pocztowych, ponieważ istnieje ryzyko przechwycenia informacji przez atakujących w celu wykorzystania ich do własnych, egoistycznych celów. Informacje takie mogą obejmować: numery telefonów, hasła do karty bankowe, osobiste konta bankowe itp. Należy pamiętać, że informacje są przechowywane na serwerze agenta pocztowego i mogą zostać skradzione w przypadku włamania.

Podpis nadawcy musi znajdować się na końcu listu.

Jak wspomniano wcześniej, każdy wysłany list musi być opatrzony konkretnym podpisem. Często twórcy skrzynek pocztowych wprowadzają funkcję blokowania podpisu, w której możesz wpisać swoje stanowisko, imię i nazwisko oraz numer telefonu kontaktowego. Następnie blok ten będzie automatycznie pojawiał się na końcu każdej litery, co ułatwi pisanie. Ważne jest, aby poprawnie napisać podpis, aby odbiorca miał możliwość prawidłowego zwrócenia się do nadawcy w odpowiedzi na list. Przykładowy podpis może wyglądać następująco: „Z wyrazami szacunku Nikołaj Aleksandrowicz Pietrow, +79810000000”.

Wyciągając wnioski, można zauważyć, że aby zrozumieć, jak prowadzić korespondencję biznesową za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie trzeba opanowywać dodatkowych i skomplikowanych podstaw. Wystarczy przestrzegać podstawowych zasad etykiety i przestrzegać norm języka rosyjskiego.

18 167 370 0

Pracownik dowolnej branży prędzej czy później staje przed problemem napisania listu biznesowego. Podstawowe pytanie brzmi: jak zacząć i jak zakończyć? Wiele witryn oferuje podstawowe zasady i przykłady, nie zwracając uwagi na końcową część dokumentów.

List musi być doskonały pod każdym względem. Nawet najmniejsze naruszenie zasad może zaszkodzić Twojemu autorytetowi lub prestiżowi firmy.

W krótka forma Sugerujemy zapoznanie się z głównymi zasadami pism biznesowych i bardziej szczegółowe omówienie końcowej części pisma oficjalnego.

Będziesz potrzebować:

Główne zasady listów biznesowych

1. Pisząc list, pamiętaj, że nie wyrażasz własnej opinii, ale wypowiadasz się w imieniu osoba prawna(instytucje, organizacje lub przedsiębiorstwa).
2. Twoim obowiązkiem jest jasne określenie rezultatów, jakie chcesz osiągnąć za pomocą tego listu i efektywne wykorzystanie wszystkich cech tekstu.
3. Jasno określ plan prezentacji, podkreślając informacje zawarte we wstępie, części głównej lub zakończeniu.
4. We wstępie, po adresie, przygotowujemy adresata do odbioru. Może to być podsumowanie wydarzeń, które doprowadziły do ​​​​powstania dokumentu. Część zasadnicza zawiera przedstawienie istoty problemu wraz z niezbędną argumentacją (wyjaśnienia, obliczenia cyfrowe, linki do aktów prawnych).

Bardziej skuteczny i łatwiejszy do zrozumienia tekst, w którym najpierw jest przedstawiona propozycja, prośba lub żądanie, a następnie argumentacja i nie ma w ogóle części wprowadzającej.

Część zakończenia - aplikacje

Niektóre dokumenty zawierają załączniki, które uzupełniają, wyjaśniają lub wyszczególniają określone kwestie. Należy je zanotować na końcu listu, odchodząc kilka linijek od ostatniego akapitu.

Metody projektowania aplikacji:

1) Wnioski wymienione w tekście, wówczas notatkę na ten temat sporządza się w następujący sposób:

Dodatek: 5 stron, 3 egzemplarze.

2) Wnioski niewymienione w tekście należy wymienić, pamiętając o podaniu tytułu, liczby stron w każdym zgłoszeniu i liczby egzemplarzy.

Załącznik: „Zaświadczenie o oszacowaniu kosztów niedokończonej budowy”, 2 strony, 3 egz.

3) Czasami istnieje kilka zastosowań. Następnie są one wymienione według nazwy i numerowane. Na duże ilości Wykaz wniosków sporządzany jest osobno, a w piśmie po tekście widnieje informacja:

Załącznik: zgodnie z wykazem na… str.

Do pisma załącz kopie dokumentów w kolejności, w jakiej zostały ponumerowane w załączniku.

Wniosek podpisują zazwyczaj menadżerowie podziały strukturalne. W przypadku wniosków oprawionych nie ma konieczności podawania liczby stron.

Grzeczność i poprawność są podstawą zakończenia

Jeść różne opcje budowanie zakończenia. To zależy od tego, co zostało powiedziane w piśmie.

Najczęściej stosowane przykłady uzupełnień:

1) Powtórz podziękowanie podane na początku lub po prostu podziękuj za pomoc:

Dziękuję jeszcze raz...

Pozwól mi jeszcze raz podziękować...

Chcielibyśmy jeszcze raz wyrazić naszą szczerą wdzięczność...

Dziękuję za pomoc...

2) Wyraź nadzieje:

Mamy nadzieję, że porozumienie będzie korzystne dla obu stron...

Mamy nadzieję, że nasza oferta Państwa zainteresuje...

Liczymy na bliską i obopólnie korzystną współpracę...

Mam nadzieję, że już niedługo będę mógł poznać Cię osobiście...

Mam nadzieję, że wkrótce otrzymam odpowiedź...

3) Zapewnienie adresata (zwykle ma pozytywny wpływ psychologiczny na adresata):

Zapewniamy, że możesz w pełni liczyć na nasze wsparcie...

Chętnie nawiążemy z Państwem współpracę...

Chętnie nawiążę współpracę i czekam na odpowiedź...

4) Żądanie:

Prosimy o uważne zapoznanie się z materiałami i udzielenie odpowiedzi...

Prosimy o pilne poinformowanie...

Prosimy o natychmiastowe podjęcie działań poprawić sytuację...

Proszę dzwonić w dogodnym dla Państwa terminie...

5) Powtarzając wyrażone już przeprosiny za niedogodności:

Jeszcze raz przepraszam za niedogodności spowodowane...

Serdecznie przepraszamy za wymuszone opóźnienie w płatności...

Rozstanie

1) W korespondencji oficjalnej możesz pożegnać się na różne sposoby:

Z poważaniem…

Z wyrazami szacunku i najlepszymi życzeniami...

Z całym szacunkiem do Ciebie...

Życzymy sukcesu.

2) Jeśli dobrze znasz adresata lub skutecznie z nim współpracujesz, możesz zakończyć list przyjaznymi zwrotami (nieznanymi):

Z poważaniem...

Najlepsze życzenia…

Z wdzięcznością i najlepszymi życzeniami.

Możesz ukończyć dokument bez korzystania z tych struktur!

Angielskie cechy końcówek liter

1. Zwykle kończę oficjalny list więc: Z poważaniem (Z poważaniem) lub po prostu Twój(Twój) oraz podpis wskazujący Twoje nazwisko i stanowisko pod nim.
2. Aby uniknąć stawiania partnera w trudnej sytuacji lub zmuszania go do przyjmowania założeń na temat płci, zadaj sobie trud i napisz pełne imię i nazwisko, to znaczy nie P.R. Dowżenko, ale Paweł Dowżenko.

Podpis

Urzędnicy podpisują dokumenty w zakresie swoich kompetencji.

Atrybut „podpis” składa się ze stanowiska, inicjałów i nazwiska osoby, która podpisała dokument.

Dyrektor zakładu w Mramor (podpis) A.B. Koval

Dokumenty zawierane w instytucjach działających na zasadzie jedności dowodzenia podpisuje jeden urzędnik(menedżer, zastępca lub pracownik, któremu powierzono to zadanie).

Dokumenty organów kolegialnych (protokoły, decyzje) opatrzone są dwoma podpisami (przewodniczący i sekretarz). Zamówienie podpisuje menadżer.

Na dokumentach, za treść których odpowiada kilka osób, składa się dwa lub więcej podpisów:

• Dokumenty pieniężne i finansowe podpisują kierownik instytucji i główny księgowy;
• umowy podpisują przedstawiciele umawiających się stron.

Podpisy kilku osób na dokumentach umieszczane są jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej hierarchii służbowej.

Dyrektor (podpis) S.P. Antonyuk

Główny księgowy (podpis) V.T.Dudko

Jeżeli dokument podpisuje kilka osób zajmujących to samo stanowisko, ich podpisy należy złożyć na tym samym poziomie.

Dyrektor zakładu Luch Dyrektor zakładu Svet

(podpis) V.R. Sakhno (podpis) L.P. Kotow

Podpis zaczyna się od inicjałów (umieszczonych przed nazwiskiem), po których następuje nazwisko. Nie ma potrzeby umieszczania odszyfrowania podpisu w nawiasach!

Foka

Aby zapewnić sobie moc prawną, niektóre dokumenty są opatrzone pieczęcią: umowy, zarządzenia, wnioski itp. Pieczęć musi zawierać część stanowiska i podpis osobisty.

Data

Data umieszczona jest pod podpisem po lewej stronie.

Pismo urzędowe datowane jest na dzień podpisania lub zatwierdzenia przez kierownika instytucji.

Istnieje ogólnie przyjęty porządek randek:

1. Elementy daty zapisywane są w jednym wierszu przy użyciu trzech par cyfr arabskich w kolejności: dzień, miesiąc, rok;
2. jeśli numerem porządkowym dnia lub miesiąca jest liczba pierwszych dziesiątek (od 1 do 9), wówczas przed nim umieszcza się zero: 03.01.15 .
3. Słowo rok, zmniejszenie G. nie wkładają tego.

• Po zakończeniu sprawdź list pod kątem błędów gramatycznych i upewnij się, że nie ma w nim nic zbędnego.
• Daj list do przeczytania współpracownikowi lub, jeśli to możliwe, przełożonemu. Perspektywa zewnętrzna pomoże zidentyfikować niedociągnięcia, które w przeciwnym razie mogłyby zostać przeoczone.
• Nie zapomnij podać swojego telefonu/adresu e-mail. Często jest to konieczne szybkie rozwiązanie problem określony w piśmie.
• Oprócz ogólnych uniwersalnych wymagań i zasad projektowania należy wziąć pod uwagę, że każdy rodzaj dokumentu ma swoje własne cechy projektowe.

Pamiętaj, że nie wszystkie dokumenty zawierają pełną listę wymienionych powyżej szczegółów, a jedynie określony zestaw tych, które zapewniają moc prawną i kompletność tego konkretnego rodzaju dokumentu.

Powodzenia w transakcjach i pożądanych odpowiedzi!

Często zadawane pytania i odpowiedzi

Co miło napisać na koniec propozycja biznesowa?

Nie używaj na końcowym etapie słów i zwrotów, które można uznać za manipulację („mamy nadzieję na obopólnie korzystną współpracę”, „z góry dziękujemy za odpowiedź”, „poczekamy na Państwa list z odpowiedzią„itd.).

Czy na końcu listu należy napisać „najlepsze życzenia” czy „z szacunkiem”?

Zdecydowanie „z szacunkiem” musisz przestrzegać biznesowego stylu komunikacji.

Co zwykle piszą na końcu listu, jeśli proszą o szybką odpowiedź?

Nic takiego nie jest napisane w liście biznesowym.

Czy w podpisie e-maila należy wpisać „z poważaniem” czy „najlepsze życzenia”?

"Z poważaniem".

Jak zastąpić podpis „z szacunkiem”?

„Z całym szacunkiem”, „Z całym szacunkiem”.

Jak zakończyć list prezentacyjny?

Dziękuję za uwagę.

Jak inaczej można napisać „chciałbym powiadomić”?

„Chciałbym poinformować”, „powiadomić”, „poinformować”, „ogłosić”, „zwrócić uwagę”.

Czy stwierdzenie: „Zakończę swój raport słowami” jest poprawne?