Tabela przyjęć i zużycia towarów pozostających na magazynie. Saldo wydatków związanych z dochodami programu

Prawo i prawo Księgowość zapasów w Excelu to doskonałe rozwiązanie dla każdego firma handlowa Lub organizacja produkcji

dla których ważne jest śledzenie ilości wykorzystanych materiałów, wykorzystanych surowców i gotowych produktów.

Komu arkusze kalkulacyjne mogą pomóc? Duże firmy kupują w tym celu gotowe rozwiązania V formacie elektronicznym . Są jednak dość drogie, a niektóre skomplikowane programy wymagają zatrudnienia wykwalifikowanego pracownika z wysokim wynagrodzeniem do pracy w magazynie. Nie jest to możliwe dla początkujących lub małe firmy . Na szczęście jest wyjście i możesz skorzystać z arkuszy kalkulacyjnych Excel. To instrument elektroniczny, który jest dopiero drugim pod względem popularności program biurowy

Word ma funkcjonalność wystarczającą do rozwiązywania problemów z księgowością magazynową.

Kilka ważnych zasad Osoby zainteresowane kwestią prowadzenia ewidencji magazynowej powinny od samego początku poważnie rozważyć kwestię tworzenia własnej. program komputerowy

. W takim przypadku należy od samego początku przestrzegać następujących zasad:
Wszystkie katalogi muszą być początkowo utworzone tak dokładnie i dokładnie, jak to możliwe. W szczególności nie można ograniczyć się do wskazania nazw towarów, należy wskazać także artykuły, kody, daty ważności (dla niektórych rodzajów) itp.
Bilanse otwarcia są zwykle wprowadzane do tabel w wartościach pieniężnych.
Należy zachować chronologię i wprowadzić dane o przyjęciu danego towaru do magazynu wcześniej niż o wysyłce do kupującego.
Przed wypełnieniem tabel Excela należy przeprowadzić inwentaryzację. Należy rozważyć co Być może konieczne będzie jego wprowadzenie, aby w przyszłości nie musieć wyjaśniać danych dla każdego produktu.

Zanim zaczniesz opracowywać arkusz kalkulacyjny, udostępnij normalne funkcjonowanie swój magazyn, powinieneś wziąć pod uwagę jego specyfikę. Ogólne zalecenia w tym przypadku co następuje:

Konieczne jest utworzenie katalogów: „Kupujący”, „Dostawcy” i „Punkty rejestracji towarów” (małe firmy ich nie wymagają).
Jeżeli lista produktów jest w miarę stała, zaleca się utworzenie ich nazewnictwa w formie bazy danych na osobnym arkuszu tabeli. W przyszłości wydatki, przychody i raporty należy wypełniać z odniesieniami do nich. Arkusz w tabeli Excel z nagłówkiem „Nomenklatura” powinien zawierać nazwę produktu, kody produktów, grupy produktów, jednostki miary itp.
Raport generowany jest za pomocą narzędzia Tabela przestawna.
Przyjęcia na magazyn należy odnotowywać w karcie „Przyjęcie”.
Aby śledzić aktualny stan, konieczne jest utworzenie arkuszy „Zużycie” i „Pozostałe”.

Tworzymy katalogi

Aby opracować program do prowadzenia ewidencji inwentarza w programie Excel należy utworzyć plik o dowolnej nazwie. Może to na przykład brzmieć jak „Magazyn”. Następnie wypełniamy katalogi. Powinny wyglądać mniej więcej tak:


Dostawcy
Najmniej	Adres prawny	Komentarz
LLC „Moskwa”
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Leto-3”
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Utro”

Aby zapobiec uciekaniu nagłówków, należy je naprawić. Aby to zrobić, na karcie „Widok” w programie Excel kliknij przycisk „Zamroź obszary”.

Tabela „Kupujący” wygląda dokładnie tak samo.

Freeware może zapewnić wygodną i częściowo zautomatyzowaną usługę, jeśli utworzysz w nim pomocniczy katalog punktów wydania towaru. To prawda, że będzie to wymagane tylko wtedy, gdy firma ma kilka punkty sprzedaży detalicznej(magazyny). Jeśli chodzi o organizacje, które mają jeden problem, nie ma sensu tworzyć dla nich takiego katalogu.


	Punkty pomiarowe
	Najmniej		Komentarz

			Sklep 1

Własny program „Magazyn”: utworzenie arkusza „Przyjęcie”.

Przede wszystkim musimy stworzyć tabelę dla przedmiotu. Jej nagłówki powinny wyglądać następująco: „Nazwa produktu”, „Odmiana”, „Jednostka miary”, „Charakterystyka”, „Komentarz”.

Wybierz zakres tej tabeli.
W polu „Nazwa” znajdującym się bezpośrednio nad komórką o nazwie „A” wpisz słowo „Tabela1”.
Zrób to samo z odpowiednim asortymentem na karcie „Dostawcy”. W takim przypadku należy wskazać „Tabela 2”.
Transakcje przychodów i wydatków są rejestrowane na dwóch oddzielnych arkuszach. Pomogą Ci w prowadzeniu ewidencji stanów magazynowych w Excelu.

Dla „Parafii” tabela powinna wyglądać jak na poniższym rysunku.


Przybycie towaru	Dostawca	Punkt pomiarowy	Jednostka wymierzony

Automatyzacja księgowości

Księgowość zapasów w Excelu może być wygodniejsza, jeśli użytkownik ma możliwość wyboru gotowa lista dostawca, nazwa produktu i punkt rejestracji.

W tym przypadku:

jednostka miary i kod dostawcy powinny wyświetlić się w tabeli automatycznie, bez udziału operatora;
numer faktury, datę, cenę i ilość wprowadza się ręcznie;
program Magazynowy (Excel) automatycznie oblicza koszt, dzięki wzorom matematycznym.

Aby to zrobić, wszystkie katalogi muszą być sformatowane jako tabela i utworzyć listę rozwijaną dla kolumny „Nazwa”. Aby to zrobić:

wybierz kolumnę (z wyjątkiem nagłówka);
znajdź zakładkę „Dane”;
kliknąć ikonę „Sprawdzanie danych”;
w polu „Typ danych” poszukaj „Lista”;
w polu „Źródło” wskazujemy funkcję „=POŚREDNIE(„przedmiot!$A$4:$A$8”)”.
Zaznacz pola obok „Ignoruj puste komórki” i „Lista akceptowalnych wartości”.

Jeśli wszystko zostanie wykonane poprawnie, wypełniając pierwszą kolumnę, możesz po prostu wybrać z listy. Jednocześnie w kolumnie „Jednostka. zmiana." pojawi się odpowiednia wartość.

Autouzupełnianie dla kolumn „Kod” i „Dostawca” oraz lista rozwijana tworzy się w ten sam sposób.

Aby wypełnić kolumnę „Koszt”, użyj wzoru na mnożenie. Powinno wyglądać tak: „= cena * ilość”.

Musisz także utworzyć rozwijaną listę o nazwie „Punkty rozliczeniowe”, która wskaże, dokąd wysłano otrzymany towar. Odbywa się to dokładnie w taki sam sposób, jak w poprzednich przypadkach.

„Arkusz obrotów”

Teraz, gdy już prawie stworzyłeś wygodne narzędzie, które pozwala Twojej firmie za darmo prowadzić ewidencję stanów magazynowych w Excelu, pozostaje tylko nauczyć nasz program prawidłowego wyświetlania raportu.

Aby to zrobić, zaczynamy pracę z odpowiednią tabelą i ustawiamy zera na początku okresu, ponieważ będziemy po prostu prowadzić ewidencję magazynową. Jeżeli zostało to przeprowadzone wcześniej, w tej kolumnie należy wyświetlić salda. W takim przypadku jednostki miary i nazwy towarów należy zaczerpnąć z nomenklatury.

Aby ułatwić rozliczanie magazynu, darmowy program musi wypełnić kolumny „Przesyłki” i „Przyjęcia” za pomocą funkcji SUMIFS.

Pozostały towar w magazynie obliczamy za pomocą operatorów matematycznych.

Tak powstał program „Magazyn”. Z biegiem czasu możesz samodzielnie wprowadzać w nim zmiany, aby rozliczanie towarów (swoich produktów) było jak najbardziej wygodne.

Bardzo funkcjonalny i zrozumiały program, nie wymaga specjalna wiedza. Prowadzi ewidencję środków pieniężnych na kilku portfelach (rachunkach) w różnych walutach. Możliwość tworzenia i edycji transakcji i katalogów walut, pozycji wydatków, pozycji dochodów, kontrahentów, obsługa transakcji dłużnych.

Automatyczne wyliczenie salda dla aktualnej lub określonej daty.

Prowadzenie listy transakcji:

przybycie pieniędzy;
wydawanie pieniędzy;
przybycie towarów (w kategoriach pieniężnych);
konsumpcja towarów (w ujęciu pieniężnym);

Wyświetlanie pełnej listy transakcji w oparciu o określone kryteria (okres czasu, kontrahent, metoda płatności, pozycja, notatka).

Wyprowadzanie sald przez kontrahentów. System przeliczy obroty dla każdego z kontrahentów i wyświetli je w wygodnej formie, możesz zobaczyć, jakie były obroty dla każdego z kontrahentów, komu i ile jesteśmy winni. Saldo jest wyświetlane oddzielnie dla każdej waluty.

Raporty o długach. Zastosuj w przypadku korzystania z transakcji kredytowych (na przykład udzielasz pożyczek lub towarów na sprzedaż). Z tego raportu dowiesz się, które dokumenty są zamknięte, a które nie, czy występuje opóźnienie w płatności, czy nie, jakie jest całkowite zadłużenie kontrahenta. Ten raport ma zastosowanie w przypadku, gdy otrzymasz go w formie pożyczki lub na sprzedaż.

Wszystkie raporty można przeglądać na ekranie lub drukować. Dostępny jest kreator edycji raportu, który umożliwia jego konfigurację drukowane formularze dla konkretnego użytkownika lub utwórz nowych.

Odbiór i spożycie towarów. Przenoszenie towarów pomiędzy sklepami i magazynami. Importuj z pliku faktury dostawcy. Rozliczanie zwrotów do dostawców i odpisów.

z obsługą dowolnej liczby magazynów i sklepów. Kontrola nad pozostałym towarem. Prowadzenie inwentaryzacji, spisywanie nadwyżek i przyjmowanie niedoborów.

Tworzenie wniosków o zakup z uwzględnieniem sprzedaży i sald. Kontrola nieaktualnych towarów w magazynie.

Analityka i raporty

Dane o przychodach, średniej liczbie biletów i liczbie sprzedaży na stronie głównej. Księgowanie sald produktów w magazynach i sklepach. Śledzenie wewnętrznych przepływów towarów pomiędzy magazynami i sklepami. Zarządzanie sprzedażą. Zalecenia dotyczące wniosków o zakup towarów. Monitorowanie pracy kasjerów.

Dowolna liczba użytkowników z różnymi uprawnieniami dostępu do współpracy.

Prosty i intuicyjny interfejs. Aby rozpocząć, nie jest wymagane żadne szkolenie. Szybko wyszukuj produkty według nazwy, kodu kreskowego lub kodu. Nieograniczona liczba kas i kasjerów. Obliczanie zmiany. Nadawanie rabatów i prowadzenie promocji. Płatność za pomocą terminala bankowego. Ulubione produkty do szybkiego dodania do paragonu. Podłączenie dowolnych drukarek termicznych. Praca z

rejestratorzy skarbowi dla 54-FZ. Księgowość detaliczna to złożona sprawa, wymagająca konsekwentnych i przemyślanych działań. Tutaj nie można polegać na własnej wiedzy i umiejętnościach. Każdy błąd może kosztować

duże pieniądze . Każdego roku wielu właścicieli sklepów boryka się z różnego rodzaju problemami. Ich trudności wynikają zawsze z tego samego. Dlaczego tak trudno przekroczyć ten próg i zacząć działać poprawnie? Aby wiedzieć, jak ręcznie prowadzić ewidencję towarów w sklepie, musisz szczegółowo przestudiować ten problem i zabezpieczyć się przed możliwymi ślepymi zaułkami. W końcu zawsze lepiej jest zwrócić uwagę na błędy innych, aby później nie popełnić własnych. Przejdźmy do jednej z najważniejszych i najbardziej mylących kwestii. Często jest to dozwolone w nomenklaturze

poważne błędy

z powodu nieporozumienia. Każdy produkt i każdy dostawca musi być odrębnie zidentyfikowany w dokumentacji. Jednak wielu operatorów tworzy deklaracje dla dostawców, co prowadzi do powstania wielu folderów o tych samych nazwach. Jeśli sklep jest aktywny i szybko się rozwija, to warto od razu przemyśleć ten punkt. Wtedy znacznie trudniej będzie zrozumieć spójność i dokładność danych.

Dodatkowo nieprawidłowy prowadzi do tego, że jeden folder może być prezentowany w różnych działach. W rezultacie właściciel sklepu nie może uzyskać niezbędnych informacji i przeanalizować sytuacji. Kolejnym nieprzyjemnym momentem jest problem z badaniem minionych okresów funkcjonowania sklepu. Na przykład, jeśli zaprzestałeś zakupu jednego rodzaju towaru od dostawcy, może on zostać przeniesiony do innego folderu. To również zepsuje cały system. Przydatna rada! Ewidencję towarów znajdujących się w sklepie warto prowadzić wyłącznie w oparciu o faktyczne dostawy towarów. Katalog należy podzielić na kategorie. Jeśli zauważysz zduplikowane pozycje, powinieneś zwrócić na to uwagę

szczególną uwagę i napraw problem. Katalog jest

ważny dokument
, co odzwierciedla życie całego sklepu. Wszystkie zapisy muszą być dokładne i spójne. Ale zdarzają się przypadki, gdy nawet specjaliści mają do czynienia z duplikatami zapisów. Dlaczego pojawiają się duplikaty: towary wagowe;
produkt dotarł bez kodu kreskowego;
stary produkt miał nowy kod kreskowy.

Problem w tym, że ciężko znaleźć konkretny produkt. Jeśli ktoś szuka go długo i nie znajduje, wpisuje go ponownie. Tak pojawia się drugie stanowisko, które nie powinno istnieć. Wszystko to prowadzi do chaosu, dezorientacji danych i zakłócania obliczeń.

Gdy odkryta zostanie duża liczba duplikatów, warto poświęcić czas na poprawienie błędów. Musimy przejrzeć archiwum, usunąć niepotrzebne elementy i przeliczyć wszystko od nowa. Oczywiście ta praca nie jest łatwa, ale bez niej trudno liczyć na pozytywny wynik i dobre dochody.

Jest też dobra rada o tym, jak uniknąć tych duplikatów i zaoszczędzić czas i wysiłek:

Wystarczy raz wprowadzić produkt ręcznie. Następnie przebijesz go uderzeniem.
Operatorzy wprowadzający towar ręcznie nie powinni korygować katalogu. Nie powinni mieć możliwości usuwania duplikatów. Przecież wejście może być zajęte przez dziesiątki osób przez długi czas. Do korekt warto zatrudnić prawdziwych fachowców, którzy usuną tylko to, co niepotrzebne i będą w stanie znaleźć przyczynę duplikatów.
Dostarczając towar, musisz podać wszystkie informacje na jego temat w oryginalnej formie i nie zmieniać ich później. Lepiej jest korzystać z danych dostawców. Zawsze mają wiele różnic, więc nie będzie zamieszania.

Mówimy o sklepach obuwniczych lub odzieżowych. Tam proces rozliczania towaru opiera się na inkasach. W trakcie swojego funkcjonowania sklep współpracuje z wieloma producentami, którzy co sezon starają się zadowolić swoich klientów czymś nowym.

Tutaj deble są dość powszechną sytuacją. Sklep co roku sprzedaje odzież damską, męską i dziecięcą. Nazwy działów będą takie same. Ale musisz poświęcić więcej czasu i podać nazwę kolekcji dla każdego produktu. Jest to konieczne do ostatecznych obliczeń. Jeśli się tym nie zajmiesz, trudno będzie zrozumieć, ile bluzek sprzedano z danej grupy.

Salda ujemne

Najczęściej przyczyną negatywnych braków jest brak wykształcenia osoby, która nie potrafi prowadzić ewidencji towaru. Nie tylko pozwala sobie na wykorzystanie takich resztek, wierząc, że sklep nie zarabia, ale także niepiśmiennie obsługuje dokumenty eksploatacyjne. Ich eliminacja prowadzi do tego, że „minuty” tylko rosną, chociaż w rzeczywistości sytuacja jest zupełnie inna.

Konsekwencje są smutne. Nie da się ustalić rzeczywistej kwoty przychodów ani ustawić prawidłowej marży na produkcie. Nie będzie możliwości przeprowadzenia inwentaryzacji. Ponadto niektóre produkty nadal znajdują się na listach, ale od dłuższego czasu nie są dostępne w sklepie. Kupujący wybiorą właściwą rzecz, a potem będą rozczarowani jej brakiem.

Salda ujemne powinny być zakazane. Często prowadzą do chaosu. Kontakt z nimi należy podejmować jedynie w ostateczności. W asortymencie sklepu nie powinno być dziur i luk.

Jedną z głównych zasad w przypadku ręcznego prowadzenia całej dokumentacji jest prawidłowa kolejność dokumentów. Kolejność powinna opierać się na chronologii. Jeśli nawet kilka dokumentów zostanie przesuniętych, wszystkie raporty zostaną utracone.

Jedynym rozwiązaniem jest przejrzenie wszystkich dokumentów, nad którymi pracowano i które zostały poprawione. Aby ograniczyć problemy, warto przeprowadzać analizy tak często, jak to możliwe. Po sprawdzeniu wszystkich danych i upewnieniu się, że są one prawidłowe, należy pamiętać, że do tego czasu wszystkie dokumenty są w idealnym porządku. Jeśli pojawi się problem, nie będziesz musiał przekopywać się przez dużą ilość materiału.

Znalezienie błędów zajmuje dużo czasu. Wymaga to profesjonalnego podejścia, ponieważ nie każdy jest w stanie łatwo zrozumieć istotę problemu i dostrzec słabe punkty. Ale rzadko można zatuszować takie wady. Faktem jest, że podczas całkowitej ponownej rejestracji cały system nadal nie wróci na swoje pierwotne miejsce. Na końcu na pewno znajdą się jakieś wady. Ważne, żeby było ich jak najmniej.

Przydatna rada! Należy zakazać wszystkim pracownikom sklepów poprawiania dokumentów, zwłaszcza archiwalnych. Dostęp do takich działań powinno mieć jedynie kilka osób zajmujących się danym obszarem i nie będzie to stwarzać niepotrzebnych problemów.

Rekrutacja jest równie ważną częścią prowadzenia sklepu, jak wszystko inne. Reputacja przedsiębiorstwa zależy od uczciwości każdej osoby. Obecnie oszustwa wykorzystujące kody kreskowe stały się dość powszechne. Sprzedawcy zmieniają kod z drogiego produktu na tani. Kupujący przepłaca, a resztę dostają rabusie. Sklep oczywiście otrzymuje pieniądze w całości, ale takie rzeczy psują księgowość sklepu. A jeśli ktoś zrozumie takie machinacje i poda tę informację szerokiemu rozgłosowi, to będzie mu trudno poradzić sobie z opinią publiczną.

Aby uchronić się przed takimi problemami, musisz korzystać z kamer wideo. I zaproś innych specjalistów do przeprowadzenia inwentaryzacji. Sklep z towarami Zawsze potrzebni są tylko uczciwi pracownicy.

To pytanie niepokoi każdego właściciela sklepu. Główną zasadą jest tutaj zawsze uczciwość, jakość i troska. Zwróćmy uwagę na punkty, które pomogą Ci uczyć się na błędach innych:

Nazewnictwo i kody kreskowe muszą być zawsze obecne. Tylko specjaliści powinni coś zmienić i dostosować. Nie możesz usunąć zduplikowanych folderów według własnego uznania.
Nic salda ujemne. Należy je wyłączyć, ponieważ często prowadzą do wyjątkowo negatywnych konsekwencji.
Chronologii dokumentów muszą przestrzegać wszyscy pracownicy, którzy są za nią odpowiedzialni.
Audyty powinny być przeprowadzane tak często, jak to możliwe, z udziałem specjalistów w tej dziedzinie.
Ciągłe studiowanie systemu rachunkowości, poszukiwanie nowych informacji na ten temat, rozwijanie własnych umiejętności i predyspozycji.