Najpierw prosta odpowiedź. W koncepcjach, politykach, biznes planach, planach, zamówieniach, instrukcjach i instrukcjach nigdy nie należy podawać terminu realizacji „zawsze”. Nie ma takiego terminu.
Należy pamiętać o zaleceniach Jednolitego Państwowego Systemu Zarządzania Dokumentacją (M., 1974) i System państwowy wsparcie dokumentacji zarządzanie (M., 1991), zgodnie z którym kontrola wykonania dokumentów administracyjnych organizacji (protokoły z posiedzeń organów kolegialnych i zarządzenia szefa) przeprowadzana jest zgodnie z określonym w nich terminem.
Nakaz jako akt prawny, dokument administracyjny ustalający decyzja zarządu, muszą być poprawnie skompilowane i wykonane oraz zawierać konkretny termin.
Przykład 1
Klauzula w części administracyjnej zamówienia (pouczenia) musi jasno określać termin wykonania
Zwiń pokaz
Jeżeli zamówienie ustanawia nową normę prawną o charakterze operacyjnym, obowiązującą wszystkich lub określoną kategorię pracowników organizacji, procedurę wykonywania określonej funkcji, procedury, algorytm działań w zakresie sprzedaży usług, produktów itp., Następnie norma prawna zarządzenia będzie obowiązywać do czasu wprowadzenia w niej zmian i uzupełnień(ale będzie to inna norma prawna i nowa wersja zamówienia) do czasu jego unieważnienia lub do czasu upływu ustalonego okresu jego obowiązywania (przy czym ten okres obowiązywania, czyli okres ważności zamówienia musi być dokładnie odnotowany w części stwierdzającej lub administracyjnej jej tekst).
Przykład 2
Okres obowiązywania norm porządkowych wskazany jest w części stwierdzającej tekstu
Zwiń pokaz
Przykład 3
Okres ważności normy porządkowej wskazany jest w części administracyjnej tekstu
Zwiń pokaz
Jeżeli jakiekolwiek normy prawne w organizacji podlegają stałemu stosowaniu i kontroli, mają być obserwowane w sposób ciągły przez długi okres czasu, to tak są sformalizowane w takich dokumentach organizacyjnych, jak postanowienia, zasady, regulaminy, w tym administracyjne i technologiczne, opisy stanowisk, instrukcje, taryfy, standardy zakładowe itp. Dokumenty organizacyjne są zatwierdzane i wprowadzane w życie zarządzeniami. Natomiast kontrola przestrzegania ustanowionych w nich wymagań i zasad (norm prawnych) będzie prowadzona w sposób i według wskaźników oceny, które obecnie są zwyczajowo ustalane w samym dokumencie organizacyjnym. Nakazy dotyczące zatwierdzania i wdrażania wewnętrznych dokumentów regulacyjnych organizacji z reguły nie powinny zawierać klauzul dotyczących monitorowania ich wdrażania. Przeciwnie, klauzula o przypisaniu funkcji wskazówek metodologicznych stosowaniu zatwierdzonego dokumentu organizacyjnego staje się w takich zamówieniach obowiązkowa - funkcja ta przewiduje:
- monitorowanie zgodności ustalone wymagania, dodatkowe wyjaśnienie ich zastosowania,
- otrzymywanie „informacji zwrotnej”
- sporządzanie raportów, informowanie kierownictwa,
- opracowywanie propozycji ulepszeń itp.
Jeśli w zamówieniu nadal jest napisane długoterminowy wykonanie, To " najlepsze praktyki» nowoczesne organizacje zalecają:
- jeżeli termin realizacji jest ustalony na więcej niż 30 dni, wówczas termin składania raportów/raportów okresowych z przebiegu realizacji wynosi co 5-10 dni lub dla każdego etapu realizacji, co musi być ustalone w samym dokumencie lub określone przez wykonawca samodzielnie. A jeżeli wykonanie dokumentu w terminie nie jest możliwe, protokół w tym zakresie składa się nie później niż 10 dni przed upływem terminu realizacji. Należy pamiętać, że okres zatwierdzenia projektów dokumentów sporządzonych w procesie wykonawczym wlicza się do okresu/terminu realizacji;
- wymagany kontrola wstępna realizacja odbywa się w zależności od znaczenia kontrolowanych decyzji:
- plany i zadania na kolejne lata – raz na miesiąc lub kwartał, ale nie rzadziej niż 1-2 razy w roku;
- plany i zadania na kolejne miesiące bieżącego roku – raz w miesiącu;
- dokumenty i zadania bieżącego miesiąca - co 10 dni i 3-5 dni przed terminem.
Wykonawca (ten, którego nazwa jest wskazana w zamówieniu, pouczeniu lub po raz pierwszy sformalizowany w uchwale) musi najpóźniej na 3 dni przed upływem terminu wykonawca złożyć uzasadniony wniosek o przesunięcie/przedłużenie terminu. Decyzję o przedłużeniu terminu podejmuje kierownik, który złożył uchwałę na dokumencie, podpisał zlecenie lub zatwierdził zadanie i plan pracy. Usunięcie spod kontroli następuje po faktycznym wykonaniu zadań, poleceń i udokumentowanym merytorycznym potwierdzeniu ich wykonania (sporządzono nowy dokument, jest notatka o wykonaniu, protokół itp.).
Praktyka zarządzania wskazuje na ciekawe powiązanie charakteru decyzji z jej realizacją – im większe zagadnienie, im bardziej złożona jest decyzja, im dłużej wymaga jej realizacji, tym mniejsza wykonalność/„wykonalność” tej decyzji w założonych ramach czasowych. Dlatego w konkretnej sytuacji zalecamy, aby zawsze widzieć „system” i skomplikowany problem w sprawie kontroli wykonania należy wziąć pod uwagę jej aspekty zarządcze i uzasadnienie organizacyjne.
Kontrola wykonania dokumentu to zestaw działań zapewniających terminową realizację dokumentów. Zawsze brana jest pod uwagę kontrola w dwóch aspektach:
- merytoryczna kontrola wykonania podjęte decyzje, tj. kontrola zarządcza dla wszystkich rodzajów i poziomów kontroli;
- kontrola nad terminami podjęte decyzje.
Wszystko aspekty technologiczne praca testowa obecnie determinowane są konstrukcją systemu kontroli w organizacji:
- organizowanie systemu kontroli, przeglądanie raportów i podejmowanie na ich podstawie decyzji ( kontrola zarządzania systemem) przeprowadzane są przez organy zarządzające organizacji ( walne zgromadzenie akcjonariusze, zgromadzenie założycieli, zarząd, przewodniczący zarządu itp.);
- kontrolę nad funkcjonowaniem systemu zarządzania organizacją oraz bieżąca kontrola zarządcza są powierzone organy wykonawcze(kolegialny i jednoosobowy zarząd, dyrektor generalny; jego zastępca ds. zarządzania administracyjnego, dyrektor administracyjny i specjalnie utworzona służba kontroli);
- kontrola operacyjna a regulacją poszczególnych procesów kierują menedżerowie odpowiedzialni za proces, funkcję i kierownicy działów strukturalnych. W ten sposób organizacja realizuje wyspecjalizowane rodzaje kontroli, na przykład:
- monitorowanie zgodności bieżącej działalności ze standardami regulacyjnymi - obsługa kontrola wewnętrzna, dział kontroli;
- kontrola zgodności świadczenia usług z normami prawnymi i regulacja konfliktów interesów - kontrola zgodności, obsługa zgodności ze standardami ład korporacyjny;
- kontrola i analiza działalność gospodarcza, monitorowanie realizacji planów i budżetów - dyrektor finansowy, centrum sytuacyjne/analityczne, kontroler finansowy/budżetowy;
- kontrola ryzyka - usługa zarządzania ryzykiem;
- kontrola nad prowadzeniem obliczeń i zgodnością z polityką księgową i podatkową - szef organizacji, który deleguje te uprawnienia głównemu księgowemu, działowi księgowości;
- kontrola stosowania obowiązującego prawodawstwa - obsługa prawna;
- kontrola aplikacji prawo pracy- obsługa kadrowa.
W wyspecjalizowanych rodzajach kontroli oraz kontroli wykonania dokumentów i zleceń są one zwykle przeprowadzane 2 rodzaje kontroli/działań kontrolnych:
- kontrola „kontynuacyjna”;
- kontrola zapobiegawcza.
Obydwa rodzaje czynności kontrolnych były realizowane z różnym stopniem kompletności przez służbę kierowniczą biura oraz sekretarki (służba asystentów/kadry zarządzającej), działając zgodnie z wymogami instrukcji zarządzania biurem organizacji, która regulowała przede wszystkim kontrolę „terminową”.
Jednak w związku z zatwierdzeniem Regulaminu pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (zatwierdzonego dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. Nr 477 ze zmianami) kontrola nad realizacją dokumentów, nawet jeśli chodzi o terminowość, obecnie formalnie nie mieści się w obszarze odpowiedzialności pracy biurowej.
Kontrola wykonania dokumentów i instrukcji (zarówno pod względem uniwersalnego algorytmu działań kontrolnych, jak i pod względem wyznaczania terminów wykonania) jest rozumiana jako część bieżącej kontroli zarządczej w ramach procesów zarządzanie administracyjne organizacji i jest zapisana w specjalnych przepisach dotyczących pracy kontrolnej lub w przepisach administracyjnych (część dotycząca kontroli realizacji procedury administracyjnej). Główna uwaga powinna być teraz skupiona nie tyle na monitorowaniu wykonania, ile na monitorowaniu jakości decyzji, co wpisuje się w zadania nowoczesnej służby kontrolnej, która z reguły podlega pierwszemu szefowi organizacji.
Ale zarówno menedżerowie, jak i służba kontrolna nie mogą sprawować kontroli nad wykonaniem bez narzędzi skompilowanych i udokumentowanych w pracy biurowej:
- czasopisma i karty (są to główne formularze księgowe i rejestracyjne zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej), a także
- specjalny klasyfikator (jest to lista dokumentów podlegających kontroli wykonania, wskazująca terminy wykonania; ustala kategorie kontrolowanych dokumentów i terminy ich wykonania, które zostaną uznane za obowiązkowe i standardowe dla konkretnej organizacji).
To właśnie w tym obszarze istnieje „punkt wzrostu” efektywnego udziału służby zarządzania biurem w procesach zarządzania administracyjnego organizacją.
1. Ze względu na potrzeby służbowe pracownikowi można czasowo powierzyć obowiązki na wyższym stanowisku bez zwolnienia z dotychczasowego (głównego) stanowiska.2. Pracownicy zajmujący stanowiska kadrowe którym zgodnie z ustaloną procedurą powierzono tymczasowe wykonywanie obowiązków na innych stanowiskach ze zwolnieniem z obowiązków głównych, wpłat dokonuje się w następującej kolejności:
1) zastępcy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy, niezależnie od pełnionych obowiązków służbowych na wolnych stanowiskach bezpośrednich przełożonych, otrzymują wynagrodzenie odpowiadające zajmowanemu stanowisku głównemu;
2) w czasowym wykonywaniu obowiązków, w tym przez zastępców, za wolne stanowisko Menedżer otrzymuje wynagrodzenie na podstawie wynagrodzenia przewidzianego na stanowisku tymczasowym, z uwzględnieniem innych płatności, ale nie więcej niż dwa miesiące. W wyznaczonym terminie musi zostać podjęta decyzja o powołaniu ich na to stanowisko lub zwolnieniu z obowiązków na wolne stanowisko.
Nieprzerwany okres tymczasowego wykonywania obowiązków na wolnym stanowisku nie powinien przekraczać dwóch miesięcy, a na wolnym stanowisku – czterech miesięcy.
Nieprzerwany okres tymczasowego pełnienia obowiązków na stanowisku liczony jest od dnia objęcia stanowiska, nie wcześniej jednak niż od dnia określonego w zamówieniu, a w przypadku braku określona data nie wcześniej niż od dnia podpisania zamówienia do dnia zwolnienia ze służby.
Mianowanie na stanowisko pełniącego obowiązki urzędnika następuje w drodze zarządzenia urzędnicy, którym nadano prawo do powoływania pracowników na stanowiska i ich przenoszenia.
3. Przydzielenie pracownikowi obowiązków tymczasowych zgodnie z niniejszym artykułem i zwolnienie go w związku z tym z pełnienia obowiązków na stanowisku głównym następuje w drodze aktu kierownika organu ścigania lub upoważnionego kierownika, z wyjątkiem przypadku, gdy zapewnione jest pełnienie obowiązków na stanowisku bezpośredniego przełożonego w czasie jego nieobecności obowiązki służbowe pracownik.
Notatka. Artykuł 39 zmieniony ustawą Republiki Kazachstanu z dnia 21 maja 2013 r. nr 93-V (wchodzi w życie po dziesięciu dniach kalendarzowych od pierwszej oficjalnej publikacji).
Obawiasz się, że nie będziesz w stanie poprawnie określić terminu płatności konkretnego dokumentu? W takim razie ten materiał jest dla Ciebie.
Z artykułu dowiesz się:
Cała dokumentacja, którą mają wykonać pracownicy, ma określony termin, w którym to zadanie musi zostać zrealizowane. Jednocześnie obecność określonych ram czasowych pozwala nie tylko monitorować wykonanie dokumentów, ale także określić osobistą efektywność pracowników.
Co oznacza termin wykonania dokumentu?
Terminy wykonania dokumentów istnieją w każdej organizacji i odzwierciedlają ramy czasowe, w jakich należy wykonać polecenie lub decyzję w sprawie danego dokumentu biznesowego. Istnieją dwa typy: mogą być zarówno standardowe, jak i indywidualne.
Typowe terminy wykonania dokumentów określa dekret rządowy Federacja Rosyjska z dnia 28 lipca 2005 r. nr 452. Z dokumentem można zapoznać się szerzej pod tym adresempołączyć .
Z nazw staje się jasne, że standardowe terminy wykonania dokumentów są określone przez określone przepisy i ustawy. Kategoria ta posiada określone ramy czasowe, w których należy podjąć określone działania w związku z danym dokumentem biznesowym.
Na przykład wyraźnym przedstawicielem typowych terminów są pisemne wnioski obywateli w terminach państwowych. Zgodnie z prawem na ich rozpatrzenie przeznacza się 30 dni. Więcej na temat rozpatrywania odwołań obywateli można dowiedzieć się więcej.
Nazwa poszczególnych terminów mówi sama za siebie. W tym przypadku czas przeznaczony na skompletowanie dokumentów biznesowych ustalany jest bezpośrednio w ramach jednej firmy. Z reguły kategoria ta jest ustalana poprzez publikację odpowiedniego dokumentu. W takim przypadku procedurę i czas rozpatrywania niektórych kategorii dokumentów biznesowych można określić w instrukcjach dotyczących pracy biurowej. W takim przypadku ustalony termin wykonania dokumentu można zmienić jedynie poprzez dokonanie odpowiedniej zmiany w samej instrukcji.
Ważne jest, aby zrozumieć, że terminy wykonania dokumentów są ustalane w celu ujednolicenia całej pracy z dokumentami w organizacji. To ich obecność umożliwia wysokiej jakości i terminowe wykonywanie prac związanych z przychodzącą dokumentacją, wykonywanie instrukcji i poleceń przełożonego itp. Zatem obecność ram czasowych pomaga w znacznym stopniu uregulować pracę w odniesieniu do niektórych kategorii dokumentów biznesowych.
Terminy indywidualne
Jak wspomniano powyżej, indywidualny termin przedstawienia dokumentu do realizacji może wyznaczyć kierownik firmy lub autor dokumentu. W drugim przypadku ramę czasową może zmienić jedynie autor pracy biznesowej.
Nie zapominaj, że standardowe terminy można również zmienić w ramach tej samej organizacji. Wymaga to przyjęcia odpowiedniej ustawy. Możesz dowiedzieć się więcej o zabiegu.
Tym samym ta sama propozycja współpracy otrzymana od innej firmy może otrzymać termin realizacji po rozpatrzeniu przez menadżera. W takim przypadku można to ustalić w formie uchwały w sprawie dokumentu i mieć dokładna informacja o dalszych działaniach.
Zamówienia
Nie zapominaj, że wszystkie zamówienia wymagają realizacji w określonym czasie. Ponadto w treści zarządzenia zawsze znajduje się data, od której wchodzą w życie określone zmiany. W większości przypadków format daty, w jakim podany jest okres realizacji, jest wyświetlany jako ostatni dzień realizacji. Na przykład „...do 20.09.2017...”, „...do 20.09.2017...” i tak dalej. W takim przypadku może zostać wskazany termin, w jakim zamówienie musi zostać zrealizowane. Przykładowo, możemy mówić o konieczności przygotowania określonej dokumentacji do godz. 10.00. ostatni dzień określony w okresie realizacji.
Należy również zaznaczyć, że szereg zarządzeń może zawierać informację o wprowadzeniu jakichkolwiek zmian w działalności organizacji. W takim przypadku okres obowiązywania zmian jest wskazany w formularzu „...od 15.09.2017” itp.
Ustalenie terminu
Jak wspomniano powyżej, terminy mogą być standardowe lub indywidualne. Aby określić typowe terminy, wygodniej jest, aby sekretarki zawsze miały pod ręką listę tych ram czasowych. Obecność takiej ściągawki pomoże zapobiec niepowodzeniu egzekucji, co może prowadzić do pewnych konsekwencji, w tym kar administracyjnych.
W przypadku dokumentów przychodzących z reguły autor pisma samodzielnie wskazuje okres, w którym muszą zostać spełnione wymagania dotyczące tego dokumentu biznesowego. Jeżeli w dokumencie przychodzącym nie ma terminu, można go wpisać w formie uchwały przez szefa firmy przy rozpatrywaniu pisma biznesowego.
Cała dokumentacja oznaczona jako „Pilne” musi zostać zrealizowana w ciągu 3 dni. Mówimy o dniach kalendarzowych. W takim przypadku, jeżeli pismo z tym oznaczeniem wpłynęło do Twojej organizacji w piątek, zalecamy niezwłoczne przekazanie go wykonawcy, gdyż termin jego realizacji upływa w poniedziałek.
Ponadto przy stosowaniu uchwały do dokumentu zalecamy sprecyzowanie, czy podany okres liczony jest w dniach kalendarzowych czy roboczych. Takie doprecyzowanie pomoże wykonawcy spełnić wszystkie wymagania w terminie. Więcej na temat stosowania uchwały z terminem znajdziesz w artykule..
W takim przypadku początkiem terminu realizacji dokumentu przychodzącego jest data jego otrzymania przez Twoją organizację. Podczas pracy z dokumentacją wewnętrzną za początek terminu uważa się zwykle dzień podpisania, zatwierdzenia dokumentu biznesowego lub podjęcia w związku z nim decyzji.
Zmiany i naruszenia terminów
W przypadku, gdy wykonawca nie ma czasu na wykonanie określonych instrukcji dotyczących pracy z dokumentacją w ściśle określonym terminie, musi sporządzić notatkę. Treścią tego dokumentu biznesowego powinna być prośba o przesunięcie/przedłużenie terminu i wskazanie powodu, dla którego jest to konieczne. Notatka serwisowa musi być sporządzone na nazwisko osoby, która ustaliła okres obowiązywania wymagań.
W przypadku opóźnienia sekretarz musi zażądać noty wyjaśniającej wskazującej powód, dla którego określone wymagania nie zostały spełnione w terminie. W takim przypadku nota wyjaśniająca musi zostać sporządzona zgodnie z jednostka strukturalna, do którego zadań należało wykonanie pisma biznesowego i określonych dla niego wymagań.
Należy pamiętać, że istnieje możliwość przesunięcia realizacji dokumentu tylko w przypadku, gdy mówimy o terminach indywidualnych. W takim przypadku zgodę na przedłużenie lub przesunięcie terminu może wyrazić wyłącznie autor dokumentu lub uchwały. Możesz uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat zmiany harmonogramu .
Zasadniczą kwestią w organizacji kontroli jest termin wykonania dokumentu.
Istnieją terminy standardowe i indywidualne. Standardowe terminy wykonania określają przepisy prawa.
Na przykład terminy wykonania instrukcji Rządu Federacji Rosyjskiej, instrukcji szefów federalnych organów wykonawczych, wniosków poselskich i parlamentarnych, odwołań obywateli, wykonania szeregu dokumentów organów zarządzających w państwach niepaństwowych utworzono organizacje komercyjne itp. prawa federalne oraz regulacyjne akty prawne Federacji Rosyjskiej.
Poszczególne terminy określone są albo w tekście dokumentu (jest to typowe dla dokumentów administracyjnych, regulacyjnych, dokumentacji sprawozdawczej i statystycznej), albo w uchwale i ustnych instrukcjach kierownika podejmującego decyzję o wykonaniu dokumentu. Przepisy określają terminy realizacji dla każdego rodzaju dokumentu odrębnie. Istnieją trzy kategorie terminów – od 3 do 30 dni.
Przykładowo zamówienia zawierające dyspozycję „pilnie”, „natychmiast” (lub podobnie) podlegają realizacji w terminie 3 dni od dnia podpisania zamówienia.
Należy pamiętać, że termin nie jest liczony od dnia otrzymania dokumentu przez wykonawcę, ale od dnia podpisania dokumentu.
Dyspozycja „niezwłocznie” przewiduje 10-dniowy termin na realizację zamówienia.
Jeżeli w zamówieniu nie określono terminu wykonania, podlega ono wykonaniu w terminie miesiąca od dnia jego podpisania.
Nie każdy dokument i nie każde zadanie da się wykonać w terminie, dlatego ważne jest, aby każda organizacja miała jasno ustaloną procedurę zmiany terminu. W każdym razie jest to środek wyjątkowy. Decyzję o przedłużeniu terminu realizacji może podjąć wyłącznie urzędnik, który wyznaczył pierwotny termin. Procedura ta nie jest uregulowana w obowiązującym regulaminie urzędu.
Uważa się, że termin wykonania dokumentów można zmienić co najmniej 2-3 dni przed jego upływem. Wykonawca, któremu powierzono realizację, musi wykazać inicjatywę; ma obowiązek uzasadnić i uzgodnić z kierownikiem zmianę terminu. Musi także zgłosić zmianę terminu do jednostki sterującej obsługą placówki wychowania przedszkolnego.
Standardowe regulacje jasno określają procedurę przesunięcia terminu wykonania dokumentów. Warto zwrócić uwagę na to, że czynność przesunięcia terminu musi być udokumentowana. Kierownik (lub jednostka strukturalna), któremu powierzono wykonanie, ma obowiązek przedłożyć odpowiedni dokument. Mogłoby być:
propozycję przesunięcia terminu w przypadku braku możliwości wykonania zadania w terminie ustalony czas;
propozycję przyciągnięcia współwykonawców, jeżeli początkowo wyznaczone instytucje lub organy zarządzające nie mają wystarczających uprawnień do wykonywania zadań;
projekt protokołu z propozycją powołania innego wykonawcy zadania.
Co istotne, propozycje te należy składać w terminie 7-10 dni od dnia podpisania zamówienia, a nie na dwa-trzy dni przed terminem.
Propozycje uzasadniające potrzebę zmiany wiodącego wykonawcy kierownik zainteresowanej jednostki strukturalnej składa kierownictwu federalnego organu wykonawczego w terminie 3 dni od dnia wykonania zamówienia, a w przypadku zamówień pilnych i operacyjnych – niezwłocznie.
Dokumenty regulacyjne dotyczące działań międzysektorowych praktycznie nie przewidują procedury informowania kierownika, który zlecił zadanie, o niedotrzymaniu terminu. Formy informowania menedżerów mogą być różne; z reguły jest to lista zaległych dokumentów. Najbardziej popularną formą jest certyfikat.
W takim zaświadczeniu pracownik obsługi biurowej wskazuje nazwy jednostek strukturalnych, informacje o korespondencie (autorze), dokumencie, numerze, dacie, podsumowaniu, terminie, nazwisku wykonawcy itp.
Należy zaznaczyć, że częstotliwość prezentacji takich informacji w dokumentach regulacyjnych nie jest określona.
Regulamin Modelowy określa tryb informowania o przekroczeniu terminów. Jednostka strukturalna sprawująca kontrolę nad egzekucją co tydzień przekazuje kierownikowi informacje o kontrolowanych dokumentach w formie określonej przez kierownika federalnego organu wykonawczego. Ponadto urzędnik odpowiedzialny za wykonanie w ciągu 2-3 dni po upływie terminu ma obowiązek przekazać kierownikowi, który zlecił zadanie, wyjaśnienie stanu realizacji zadania, listę wykonawców (urzędników) , przyczyny niewykonania poleceń w wyznaczonym terminie oraz zaproponowane lub podjęte środki odpowiedzialności wobec pracowników winnych niewykonania poleceń.
Ostatnią operacją kontrolującą dokumenty przychodzące jest wyjęcie spod kontroli po zakończeniu realizacji. Jednak operacja ta nie jest uregulowana w aktualnych dokumentach regulacyjnych dotyczących pracy biurowej. Służba kontrolna nie powinna samodzielnie usuwać dokumentów spod kontroli; mogą to zrobić jedynie ci urzędnicy, którzy objęli dokumenty kontrolą.
W praktyce wyjęcie spod kontroli następuje zarówno na podstawie ustnych protokołów egzekucji, jak i na podstawie odpowiednio sporządzonego i podpisanego dokumentu odpowiedzi.
W takim przypadku specjalista z grupy kontrolnej obsługi przedszkolnej placówki oświatowej dokonuje odpowiednich znaków w formularzu rejestracyjnym i kontrolnym (karcie), a odpowiedzialny wykonawca zaznacza wykonanie na dokumencie przychodzącym, poświadczając to swoim podpisem .
Uogólnianie, analiza i wykorzystanie danych o wykonaniu dokumentów w warunkach tradycyjnej i zautomatyzowanej technologii przetwarzania dokumentów. Dane o postępie i wynikach kontroli, podsumowane w raportach, przedstawiane są kierownictwu organizacji. Aby analizować dyscyplinę wydajności według działów i podejmować decyzje dotyczące usprawnienia pracy z dokumentami, kierownictwo potrzebuje podsumowań, które wskazują:
Łączna liczba dokumentów w trakcie realizacji;
Liczba dokumentów wykonanych terminowo (%);
Liczba dokumentów niezrealizowanych lub wykonanych w godzinach nadliczbowych (%);
Przyczyny opóźnień w realizacji dokumentów.
Na podstawie analizy tych danych kierownictwo podejmuje działania mające na celu poprawę dyscypliny wykonawczej, przyspieszenie obiegu dokumentów w organizacji oraz poprawę ogólnej kultury pracy z dokumentami
Zautomatyzowane systemy monitorowania realizacji dokumentów, doświadczenie w ich obsłudze.
Najbardziej racjonalną opcją jest dziś automatyczna kontrola nad wykonywaniem dokumentów, którą sekretarz przechowuje na komputerze osobistym.
Poddanie dokumentu do kontroli następuje automatycznie po wypełnieniu pola „Data realizacji (data kontroli)” w karcie ewidencyjnej dokumentu. Jednocześnie na dokumencie podlegającym kontroli można umieścić znak kontrolny - specjalny znaczek w postaci litery „K”, słowa „Kontrola” lub po prostu znak wykonany jasnym ołówkiem (K) . Zwraca to uwagę wykonawcy na kontrolowany dokument. Znak wskazujący, że dokument został przyjęty do kontroli, umieszczany jest na lewym marginesie dokumentu, na poziomie nagłówka.
Prowadząc bieżącą kontrolę, osoby odpowiedzialne za kontrolę wykonania (w małej firmie – sekretarz) z reguły na początku dnia pracy przywołują ekran komputera i w razie potrzeby drukują listę dokumenty, których data realizacji (pole „Data kontroli”) upływa dzisiaj. Przy odpowiednich ustawieniach programu lista może być automatycznie drukowana na początku każdego dnia roboczego.
W organizacjach korzystających z systemu poczty elektronicznej ostrzeżenie dla kontrahenta o kończącym się terminie dokumentów może zostać przesłane na komputer kontrahenta także automatycznie (za potwierdzeniem przeczytania).
Specjalne programy umożliwiają wyświetlanie list dokumentów, których wykonanie wygasa w określonym terminie. Zautomatyzowany system kontroli z łatwością pozwala przeglądać wszystkie zadania nie tylko według terminów, ale także wykonawców, a tym samym zobaczyć obciążenie pracą każdego z nich. Ponieważ maszyna rejestruje wszelkie opóźnienia w realizacji dokumentów, program kontrolny można powiązać z premiami dla pracowników. Korzystając z sieci lokalnych w instytucji, komputer w każdej chwili może wygenerować zestawienia dokumentów niezrealizowanych, z upływającym terminem, jeszcze nie rozpatrzonych przez wykonawcę, posortowanych według terminów, według wykonawcy, według rodzaju dokumentu. Odpowiednie raporty analityczne mogą być automatycznie zestawiane przez komputer według zadanego formularza i przesyłane do komputera menadżera.
Podczas tworzenia (konfigurowania) systemu rejestracji zaleca się od razu sporządzenie określonej listy standardowych certyfikatów (raportów) tworzonych automatycznie. To może być:
Zaświadczenie (raport) o przesłanych dokumentach (lista przesłanych dokumentów lub dane ilościowe);
Zaświadczenie (raport) o otrzymanych (przychodzących) dokumentach (dane wykazowe lub ilościowe);
Zaświadczenie (raport) o dokumentach zarejestrowanych u wykonawców, tj. aktualnie w toku (pełna lista lub dane ilościowe);
Zaświadczenie (raport) o liczbie wypełnionych dokumentów wychodzących (wykonawców, listowych lub ilościowych);
Certyfikat (raport) dotyczący przepływu dokumentów (służy do rejestrowania przekazania dokumentu od wykonawcy do wykonawcy);
Zaświadczenie (raport) o niespełnionych dokumentach przychodzących (wymienionych lub ilościowych);
Certyfikat (raport) o niezrealizowanych dokumentach wychodzących (wymienionych lub ilościowych);
Certyfikat (raport) o postępie wdrażania dokumentów wewnętrznych;
Aby uzyskać konkretny typ certyfikatu (raportu), należy w menu programu wybrać odpowiedni typ raportu, a następnie na ekranie, który się otworzy, ustawić datę rozpoczęcia i zakończenia interesującego go okresu.
1. Pracownikowi organów spraw wewnętrznych można za jego zgodą powierzyć czasowo obowiązki na wyższym stanowisku w organach spraw wewnętrznych, z jednoczesnym zwolnieniem lub bez jednoczesnego zwolnienia z wykonywania obowiązków zastępowanego stanowiska.
2. Nieprzerwany okres pełnienia obowiązków na wakującym (nieobsadzonym przez innego pracownika organów spraw wewnętrznych) stanowisku szeregowego personelu, młodszego, średniego lub wyższego dowódcy nie może przekraczać dwóch miesięcy w roku bieżącym, a na stanowisku starszy sztab dowodzenia - sześć miesięcy.
3. Nieprzerwany okres pełnienia obowiązków na wakującym (zastąpionym przez innego pracownika organów spraw wewnętrznych) stanowisku w organach spraw wewnętrznych w czasie czasowej nieobecności pracownika zajmującego to stanowisko nie może przekroczyć czterech miesięcy w roku bieżącym.
4. Pracownik organów spraw wewnętrznych pełniący czasowo obowiązki na wakującym stanowisku w organach spraw wewnętrznych może zostać do niego powołany w drodze przeniesienia przed zakończeniem tymczasowego wykonywania obowiązków.
5. Przydział tymczasowych obowiązków pracownikowi organów spraw wewnętrznych zgodnie z niniejszym artykułem i zwolnienie go w związku z tym z pełnienia obowiązków na stanowiskach szeregowych, młodszych, średnich lub starszych dowódców dokonuje się na polecenie upoważnionego kierownika, z wyjątkiem przypadku, gdy zapewniona jest realizacja obowiązków bezpośredniego przełożonego (szefa) w czasie jego nieobecności oficjalne przepisy (Opis pracy) pracownik.
6. Tryb przydzielania tymczasowych obowiązków pracownikowi organów spraw wewnętrznych na stanowisku wyższego dowódcy i zwalniania go od tymczasowego wykonywania obowiązków na stanowisku wyższego dowództwa ustala Prezydent Federacji Rosyjskiej.
7. Dodatek pieniężny pracownikowi organów spraw wewnętrznych pełniącym czasowo obowiązki na stanowisku w organach spraw wewnętrznych zgodnie z niniejszym artykułem wypłaca się w sposób przewidziane przez prawo Federacja Rosyjska.
8. W związku z koniecznością służbową, decyzją upoważnionego kierownika, pracownik organów spraw wewnętrznych może, bez zwolnienia z zajmowanego stanowiska w organach spraw wewnętrznych i jego zgody, zostać zaangażowany w wykonywanie obowiązków na innym stanowisku nieprzewidzianych w regulaminie pracy (opis stanowiska), na okres do jednego miesiąca w roku kalendarzowym, za wynagrodzeniem służbowym nie niższym niż na zajmowanym stanowisku.
Ładowanie...
