Próbka dziennika rejestracji certyfikatu. Dziennik rejestracji zaświadczeń wydanych pracownikom

Dziennik zaświadczeń wydanych pracownikom ułatwia odnalezienie niezbędnych informacji oraz pozwala na sporządzanie próbek do celów statystycznych. Przeczytaj o tym, jak prawidłowo go wypełnić i konserwować, pobierz próbkę

Przeczytaj nasz artykuł:

Jak wypełnić i prowadzić dziennik rejestracji certyfikatu

Dziennik zaświadczeń wydanych pracownikom ułatwia odnalezienie niezbędnych informacji oraz pozwala na sporządzanie próbek do celów statystycznych. Ponadto menedżer na podstawie rejestru może monitorować realizację odpowiednich zadań, aby określić wielkość wykonanej pracy, ocenić efektywność działu HR itp.

Nie ma zatwierdzonego formularza rejestracji certyfikatów w 2020 roku; każde przedsiębiorstwo ma prawo zachować je w dowolnej formie. Można zakupić gotowy formularz i go wypełnić lub stworzyć własny według naszego wzoru drukując formularz.

Niektóre przedsiębiorstwa prowadzą ewidencję wydanych certyfikatów forma elektroniczna za pomocą MS Excel lub specjalne programy do organizacji obiegu dokumentów.

W jakiejkolwiek formie magazyn będzie istniał w organizacji, jego struktura będzie, jeśli nie taka sama, to bardzo podobna. Na duże ilości sporządzonych dokumentów, dopuszczalne jest organizowanie ich zróżnicowanej księgowości - na przykład według rodzaju, działu itp.

Jeżeli urzędnik sam sporządza dziennik, może posłużyć się prostym notatnikiem formatu A4, zatytułować go odpowiednio nazwą przedsiębiorstwa, a także zaznaczyć na okładce datę rozpoczęcia księgowości i pozostawić miejsce na późniejszą datę końcową.

W dzienniku rejestracji świadectw w roku 2020 wskazane jest ponumerowanie stron, zszycie ich, dokonanie wpisu certyfikacyjnego „ilość kartek w dzienniku jest zszyta i zszyta”, poświadczonego podpisem kierownika i opieczętowanym.

Pierwszy arkusz będzie zawierał sekcję „Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie dziennika” w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, można do niego przypisać 2-3 arkusze;

Magazyn istnieje w jednym egzemplarzu, zatem prowadzi go każdorazowo jedna osoba. Zwykle to pracownik personalny lub sekretarz-urzędnik. Wypełnienie tej sekcji nie powinno sprawić żadnych trudności. Zaprojektowany jest w formie wygodnej płyty z kolumnami:

• numer seryjny;
• rozpoczęcie pracy z magazynem;
• prace wykończeniowe;
• Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej;
• jego stanowisko;
• szczegóły zlecenia menadżera, na podstawie którego przypisuje się temu pracownikowi odpowiedzialność za rejestrację;
• podpis.

Główna część formularza również ma formę tabelaryczną i zawiera następujące informacje:

• numer linii. Dla każdego wystawionego dokumentu jest osobna linia, bez spacji pomiędzy nimi, aby uniknąć rejestracji „z mocą wsteczną”;
• data wystawienia zaświadczenia, która pokrywa się z datą wskazaną na samym dokumencie;
• Imię i nazwisko pracownika żądającego dokumentu, jego stanowisko;
• treść dokumentu (o wysokości wynagrodzenia, o składkach na fundusz emerytalny, o okresie pracy itp.);
• Imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika wydającego;
• cel wydania, miejsce świadczenia;
• podpis wnioskodawcy przy odbiorze. Jeżeli dokument nie został przekazany osobiście, należy odnotować sposób przekazania go pracownikowi ( list polecony, kurier);
• Wskazane jest utworzenie dodatkowej kolumny na notatki w przypadkach niestandardowych (na przykład w celu wprowadzenia do niej danych wychodzących, jeśli takie istnieją)

Kolejność kolumn i nagłówki kolumn muszą być identyczne na każdej rozkładówce. Kiedy magazyn się skończy, zostaje wysłany do archiwum i rozpoczyna się nowy. W tym przypadku konieczne jest numerowanie tomów w porządku chronologicznym.

Poprawki błędów

Dopuszczalne są poprawki w protokole rejestracji certyfikatu. Błędny wpis przekreśla się gładką linią, a prawidłową informację wpisuje się albo nad przekreśloną, albo, jeśli pozwala na to miejsce, w wierszu poniżej (bez przypisywania do tego wiersza nowego numeru seryjnego).

Jeśli początkowo będziesz pisać to sam, warto nie oszczędzać miejsca na papierze i nie zwiększać linii na wysokość, a następnie w razie potrzeby dokonać poprawek, nie będziesz musiał robić mniejszych, a kleks nie będzie wyglądał na nieczytelny i niechlujny.

Uwaga

Zagubiony lub uszkodzony dokument personalny? o tym, co zrobić w takich sytuacjach, co i w jaki sposób można przywrócić, a czego nie można przywrócić

Po dokonaniu korekty zgodnie ze wszystkimi zasadami należy obok niej umieścić napis „Uwierz poprawionemu” oraz podpisy osób: osób odpowiedzialnych za prowadzenie dziennika i osoby wystawiającej zaświadczenie (jeśli to oczywiście ta sama osoba, podpis będzie tylko jeden).

Jak długo przechowywać magazyn

Zgodnie z paragrafem „g” art. 358 „Wykaz standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji”, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzonych przez Archiwum Federalne w dniu 10.06.00, dla dzienników referencyjnych i kopii dokumentów, okres przechowywania 3 lata (od zamknięcia data) została ustalona.

W celu systematycznej organizacji dokumentów personalnych i rejestrowania wydanych dokumentów organizacja zwykle prowadzi dziennik certyfikatów wydanych pracownikom.

AKTA

Nie ma jednolitej formy tego dokumentu, istnieje kilka opcji projektowania. Jeden z nich znajduje się w załączonym formularzu oraz wzór jego wypełnienia.

Oświadczenia

Aby pracownik mógł otrzymać zaświadczenie, najpierw pisze wniosek. Oświadczenia te należy zachować. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Federacji Rosyjskiej okres ich przechowywania nie powinien być krótszy niż trzy lata.

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy certyfikaty dot wynagrodzenie, sklasyfikowane według roku, do obliczania świadczeń emerytalnych.

Aby nie wykonywać tej samej pracy kilka razy, funkcjonariusze personelu przechowują kopie zaświadczeń, o które wnioskuje się przynajmniej raz w roku, w osobnej teczce. Aby certyfikaty były zawsze pod ręką, gdy będziesz ich potrzebować w przyszłości.

Elementy magazynu

Struktura dokumentu jest dość prosta: okładka plus część główna. Na okładce podany jest tytuł magazynu i data jego rozpoczęcia (jest tam specjalna kolumna na datę końcową, ale można ją wypełnić dopiero na ostatnim etapie wypełniania). Osobne miejsce przeznaczono na wskazanie nazwy organizacji. Niektóre formularze posiadają pola umożliwiające wskazanie okresu przechowywania dokumentów.

Ważny punkt! Jeżeli czasopismo jest kontynuacją poprzedniego, informację tę należy wskazać na jego okładce wraz z datami i odnośnikami do poprzedniego dokumentu.

Ale najważniejszą rzeczą w dokumencie jest sekcja główna, składająca się z tabeli z następującymi kolumnami:

• Numer linii do wypełnienia. Certyfikaty są klasyfikowane według dat i zapisywane w dzienniku w porządku chronologicznym.
• Data wydania. Dane te muszą być zgodne z datą wystawionego certyfikatu. Jeśli żądaniom w organizacji przypisane są numery rejestracyjne, jest to również wskazane w tej samej kolumnie.
• Imię i nazwisko pracownika. Wniosek o wydanie w imieniu tego pracownika powinien już znajdować się u urzędnika ds. kadr lub innego pracownika, do którego obowiązków należy prowadzenie dziennika. Wskazane jest także jego stanowisko, dział, w którym pracuje oraz zawód, jaki wykonuje. W razie potrzeby podaj adres i numer telefonu tej osoby w celu szybkiej komunikacji.
• Treść pomocy. W skrócie ta kolumna informuje, czego dokładnie dotyczył certyfikat. Zasadniczo pracownicy żądają zaświadczeń o wysokości i naliczeniu wynagrodzenia.
• Data i numer rejestracyjny wydanego certyfikatu.
• Odbiór za odbiorem. Jeżeli pracownik nie ma możliwości odbioru zaświadczenia do ręki, w kolumnie tej odnotowuje się datę i formę wysłania zaświadczenia. Na przykład listem poleconym, za pośrednictwem usługa kurierska(z nazwą) itp.
• Notatka. Ta kolumna może zasadniczo o tym wskazywać ważne informacje, co nie zostało przewidziane w innych kolumnach. Na przykład motyw, który skłonił pracownika do ubiegania się o certyfikat.

Rodzaje czasopism

Istnieją trzy główne typy czasopism:

• Dokumenty na zarządzanie dokumentacją kadrową.
• Czasopisma o ogólnej pracy biurowej.
• Czasopisma dotyczące bezpieczeństwa pracy.

Każdy rodzaj dokumentacji ma swoją specyfikę. Księga certyfikatów wydanych pracownikom jest znaczącym „przedstawicielem” dokumentacji związanej z polityką personalną.

Składowanie

Dla wygody magazynek można umieścić w okładce z folii PCV.

Magazynek zużyty (upłynął termin ważności) nie jest wyrzucany. Jest to niezgodne z prawem. Oddaje się go do magazynu archiwalnego (konkretna przedstawiona forma obowiązuje na okres 5 lat, pod warunkiem, że pracownicy nie pracują w warunkach niebezpiecznych lub niebezpieczne warunki praca).

Dla większej łatwości umieszczenia magazynek może mieć parę otworów. Umożliwiają wygodne umieszczenie czasopisma w teczce archiwum. Przed wykonaniem tej czynności zdejmuje się okładkę dokumentu.

Odwrotna strona

Z tyłu okładki, na ostatniej kartce, można umieścić specjalny napis certyfikujący, który pozwala przygotować magazynek do długotrwałego przechowywania. Ale nawet jeśli nie ma pól do poświadczenia, menedżer musi po jego wypełnieniu złożyć swój podpis na odwrocie dokumentu, a także musi tam pojawić się pieczęć organizacji. Oczywiście, jeśli przewidziana jest taka procedura zapieczętowania każdej kopii regulacje wewnętrzne organizacje (różne firmy mają własne instrukcje w tej kwestii).

Odpowiedzialny za wypełnienie

Funkcjonalność wypełniania księgi zaświadczeń wydanych pracownikom w większości przypadków realizowana jest przez urzędnika ds. kadr. Ale tę odpowiedzialność można przypisać urzędnikowi lub księgowemu organizacji na podstawie osobnego zamówienia od kierownika lub określonego w umowa o pracę pracownik.

W większości czasopism na pierwszych stronach podane jest imię i nazwisko osoby wypełniającej, jej stanowisko, okres odpowiedzialności za prowadzenie dziennika oraz umieszczony jest własnoręczny podpis. Podział tego rodzaju obowiązków jest bardzo ważny punkt w całej działalności organizacji.

Czy ten formularz jest wymagany?

Nie ma ustalonego formatu tego czasopisma. Udostępnione formularze są jednak bardzo wygodne w użyciu. Można je uzupełnić różnymi wykresami. Na przykład te dodatkowe kolumny tabeli treści mogą zawierać dane dotyczące:

• Numer rejestracyjny certyfikatu osobno.
• Imię i nazwisko oraz inne dane pracownika, który przygotował zaświadczenie, a także jego podpis.
• Tomku, jakie były podstawy uzyskania certyfikatu. Linki do numerów dokumentów z datami.

Każda organizacja ma prawo samodzielnie zdecydować, jaką formę wybrać do przechowywania tego dokumentu i jak go przekonwertować. Najważniejsze, że został przyjęty na polecenie menedżera i stanowi część polityki rachunkowości firmy.

Czy poprawki są dopuszczalne?

Błędy podczas wypełniania są wysoce niepożądane. Korekty w tym stanie rzeczy są jednak całkiem akceptowalne. Aby dokonać sprostowania należy przekreślić jedną linią informację fałszywą, a obok niej lub u góry wpisać prawidłową informację.

Korektę uważa się za prawidłowo wykonaną tylko wtedy, gdy obok niej znajduje się napis „Uwierz poprawionemu” oraz podpisy wszystkich zainteresowanych (odpowiedzialnych za wypełnienie) osób. Tylko w ten sposób dziennik zaświadczeń wydanych pracownikom będzie prawidłowo wypełniony.

Dziennik zaświadczeń wydanych pracownikom ułatwia odnalezienie niezbędnych informacji oraz pozwala na sporządzanie próbek do celów statystycznych. Przeczytaj o tym, jak prawidłowo go wypełnić i konserwować, pobierz próbkę

Przeczytaj nasz artykuł:

Jak wypełnić i prowadzić dziennik rejestracji certyfikatu

Dziennik zaświadczeń wydanych pracownikom ułatwia odnalezienie niezbędnych informacji oraz pozwala na sporządzanie próbek do celów statystycznych. Ponadto menedżer na podstawie rejestru może monitorować realizację odpowiednich zadań, aby określić wielkość wykonanej pracy, ocenić efektywność działu HR itp.

Nie ma zatwierdzonego formularza rejestracji certyfikatów w 2020 roku; każde przedsiębiorstwo ma prawo zachować je w dowolnej formie. Można zakupić gotowy formularz i go wypełnić lub stworzyć własny według naszego wzoru drukując formularz.

Niektóre przedsiębiorstwa prowadzą ewidencję wydanych certyfikatów w formie elektronicznej, wykorzystując MS Excel lub specjalne programy do organizacji obiegu dokumentów.

W jakiejkolwiek formie magazyn będzie istniał w organizacji, jego struktura będzie, jeśli nie taka sama, to bardzo podobna. Jeśli przetwarzana jest duża liczba dokumentów, dopuszczalne jest zorganizowanie ich zróżnicowanej księgowości - na przykład według rodzaju, działu itp.

Jeżeli urzędnik sam sporządza dziennik, może posłużyć się prostym notatnikiem formatu A4, zatytułować go odpowiednio nazwą przedsiębiorstwa, a także zaznaczyć na okładce datę rozpoczęcia księgowości i pozostawić miejsce na późniejszą datę końcową.

W dzienniku rejestracji świadectw w roku 2020 wskazane jest ponumerowanie stron, zszycie ich, dokonanie wpisu certyfikacyjnego „ilość kartek w dzienniku jest zszyta i zszyta”, poświadczonego podpisem kierownika i opieczętowanym.

Pierwszy arkusz będzie zawierał sekcję „Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie dziennika” w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, można do niego przypisać 2-3 arkusze;

Magazyn istnieje w jednym egzemplarzu, zatem prowadzi go każdorazowo jedna osoba. Zwykle jest to pracownik personelu lub sekretarz biurowy. Wypełnienie tej sekcji nie powinno sprawić żadnych trudności. Zaprojektowany jest w formie wygodnej płyty z kolumnami:

• numer seryjny;
• rozpoczęcie pracy z magazynem;
• prace wykończeniowe;
• Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej;
• jego stanowisko;
• szczegóły zlecenia menadżera, na podstawie którego przypisuje się temu pracownikowi odpowiedzialność za rejestrację;
• podpis.

Główna część formularza również ma formę tabelaryczną i zawiera następujące informacje:

• numer linii. Dla każdego wystawionego dokumentu jest osobna linia, bez spacji pomiędzy nimi, aby uniknąć rejestracji „z mocą wsteczną”;
• data wystawienia zaświadczenia, która pokrywa się z datą wskazaną na samym dokumencie;
• Imię i nazwisko pracownika żądającego dokumentu, jego stanowisko;
• treść dokumentu (o wysokości wynagrodzenia, o składkach na fundusz emerytalny, o okresie pracy itp.);
• Imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika wydającego;
• cel wydania, miejsce świadczenia;
• podpis wnioskodawcy przy odbiorze. Jeżeli dokument nie został przekazany osobiście, należy spisać sposób przekazania go pracownikowi (list polecony, kurier);
• Wskazane jest utworzenie dodatkowej kolumny na notatki w przypadkach niestandardowych (na przykład w celu wprowadzenia do niej danych wychodzących, jeśli takie istnieją)

Kolejność kolumn i nagłówki kolumn muszą być identyczne na każdej rozkładówce. Kiedy magazyn się skończy, zostaje wysłany do archiwum i rozpoczyna się nowy. W tym przypadku konieczne jest numerowanie tomów w porządku chronologicznym.

Poprawki błędów

Dopuszczalne są poprawki w protokole rejestracji certyfikatu. Błędny wpis przekreśla się gładką linią, a prawidłową informację wpisuje się albo nad przekreśloną, albo, jeśli pozwala na to miejsce, w wierszu poniżej (bez przypisywania do tego wiersza nowego numeru seryjnego).

Jeśli początkowo będziesz pisać to sam, warto nie oszczędzać miejsca na papierze i nie zwiększać linii na wysokość, a następnie w razie potrzeby dokonać poprawek, nie będziesz musiał robić mniejszych, a kleks nie będzie wyglądał na nieczytelny i niechlujny.

Uwaga

Zgubiłeś lub uszkodziłeś dokument personalny? o tym, co zrobić w takich sytuacjach, co i w jaki sposób można przywrócić, a czego nie można przywrócić

Po dokonaniu korekty zgodnie ze wszystkimi zasadami należy obok niej umieścić napis „Uwierz poprawionemu” oraz podpisy osób: osób odpowiedzialnych za prowadzenie dziennika i osoby wystawiającej zaświadczenie (jeśli to oczywiście ta sama osoba, podpis będzie tylko jeden).

Jak długo przechowywać magazyn

Zgodnie z paragrafem „g” art. 358 „Wykaz standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji”, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzonych przez Archiwum Federalne w dniu 10.06.00, dla dzienników referencyjnych i kopii dokumentów, okres przechowywania 3 lata (od zamknięcia data) została ustalona.

Szanowni Państwo, wydaliśmy magazyn „pusty” – z pustymi nagłówkami kolumn.

Jeśli zdecydujesz się na prowadzenie dziennika rozliczeń/rejestracji jakichkolwiek dokumentów lub zdarzeń, które trudno znaleźć w sprzedaży, możesz zakupić nasz „czysty” dziennik i wypełnić „nagłówki” jego kolumny na swój własny sposób.

Poniżej podajemy przykładowe wypełnienie treści czasopism:

• Dziennik rejestracji zaświadczeń wydanych pracownikom
• Dziennik rejestracji i księgowania dokumentów wydawanych pracownikom
• Dziennik przydziału zadań
• Rejestr aktów
• Dziennik okrętowy notatki(notatki, objaśnienia itp.)
• Dziennik rejestracji i rozliczania kart osobistych

Magazyn jest „pusty” – z pustymi nagłówkami, wykres publikowany jest w wygodnym formacie (A4, książka).

Okładka jest gruba i trwała (gruby karton błyszczący 300 g + PCV).

Wysokiej jakości biały papier 80 g 72 strony

Linie są jasne. W tym przypadku linie się zgadzają. Ponad 2100 linii na wpisy. Szerokość kolumn jest wygodna.

Strona tytułowa „pustego” magazynu – przy pustych nagłówkach wykres wygląda następująco:

I tak na stronie tytułowej „pustego” dziennika – z pustymi nagłówkami, kolumna jest samodzielnie wypełniana nazwą pracodawcy, a także jest napisane, że jest zarejestrowany/rozliczony w dzienniku. Podajmy przykłady.

Przykład 2

Kolumna „Rozpoczęto: „___”_________20___.” wypełniane przy otwieraniu dziennika. Kolumna „Ukończono: „___”_________20___.” wypełniane przy zamknięciu dziennika.

Na drugiej i trzeciej stronie magazynu znajduje się dział „Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie magazynu”.

Pozostałe strony dziennika zawierają puste kolumny – po 5 kolumn na każdej stronie. Pierwsza kolumna jest nieco węższa, pozostałe mają tę samą szerokość. Oprócz linii nagłówka na każdej stronie znajduje się 30 linii do wypełnienia.

Jeśli chcesz prowadzić dziennik z kilkoma kolumnami (1-5), możesz dokonywać wpisów na każdej stronie. Jeśli planujesz prowadzić dziennik z większą liczbą kolumn (6-10), możesz zachować go „rozłożonym”; linie na stronach po lewej i prawej stronie znajdują się dokładnie naprzeciw siebie.

Przykłady wypełnienia zawartości „pustego” dziennika – pustymi nagłówkami kolumn

Przykład 1. Dziennik rejestracji zaświadczeń wydanych pracownikom

Przykład 2. Dziennik przydziału zadań

Przykład 3. Dziennik rejestracji i księgowania dokumentów wydanych pracownikom

Przykład 4. Dziennik rejestracji aktów

Przykład 5. Dziennik rejestracji not urzędowych (notatek, not wyjaśniających itp.)

Przykład 6. Dziennik rejestracji i rozliczania spraw osobistych

Przykład 7. Dziennik rejestracji i rozliczania kart osobistych

Dziennik „Pusty” - przy pustych nagłówkach kolumna numerowana jest niezależnie. Ponadto dziennik jest zszywany, plombowany i certyfikowany przez kierownika organizacji (lub inną upoważnioną osobę), jeżeli zostało to ustalone przez pracodawcę na poziomie lokalnym (na przykład w instrukcjach dotyczących zarządzania dokumentacją personalną). W takim przypadku można dokonać odpowiednich wpisów na ten temat na ostatniej stronie dziennika.