Documentație de călătorie. Un exemplu al scopului călătoriilor de afaceri pentru înregistrarea corectă

Înregistrarea unei călătorii de afaceri începe cu pregătirea sarcinii și determinarea termenului limită. După verificarea posibilității de trimitere a unui angajat, se emite o comandă, se întocmește un deviz, se emite un avans pe raport. Întreaga perioadă de absență de la locul de muncă a persoanei detașate se notează în buletinul în mod special. După retur se aprobă raportul de avans și se efectuează recalcularea.

Ce s-a schimbat în designul unei călătorii de afaceri

Modificările aduse legislației privind executarea actelor pentru detașarea specialiștilor au afectat finalizarea:

• certificat de călătorie;
• jurnal de călătorie;
• Atribuirea de locuri de muncă;
• raport de călătorie.

Acum, cerința de a le completa a fost anulată. Codul Muncii al Federației Ruse și Regulamentul privind călătoriile de afaceri nu spun nimic despre aceste documente, care anterior erau considerate obligatorii pentru executare.

Totuși, dacă șeful companiei consideră necesar documentație similară și introduce o astfel de normă în reglementările interne ale companiei privind călătoriile de afaceri, atunci trebuie pregătite următoarele:

• certificat de călătorie;
• Atribuirea de locuri de muncă;
• jurnal de călătorie (se face o înregistrare despre călător).

După întoarcere, angajatul depune un raport de călătorie.

Obligatoriu de completat:

• pentru a trimite într-o călătorie de afaceri;
• raport de avans de călătorie.

Ordinul este emis de șef, documentul este semnat de un funcționar autorizat să trimită angajații într-o călătorie de afaceri. Iar raportul prealabil este întocmit de călător după întoarcerea acestuia. Punct important: dacă se modifică durata călătoriei, atunci se emite un ordin suplimentar de prelungire a duratei călătoriei sau de anulare a acesteia.

Nu mai este necesară eliberarea unui certificat de călătorie

Cu ordine de trimitere într-o călătorie de afaceri, de prelungire a perioadei sau de retragere dintr-o călătorie de afaceri, angajatul ia cunoştinţă de semnătură. Înainte de emiterea comenzii, angajatul este informat cu privire la modificarea perioadei de călătorie de afaceri.

Etapa 1: pregătirea călătoriei

Pregătirea pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri începe cu verificarea posibilității de a încredința o astfel de sarcină unui anumit oficial. Există o listă întreagă de interdicții și restricții. În special, este interzisă trimiterea angajaților cu vârsta sub 18 ani și a femeilor însărcinate în călătorii de afaceri. Chiar dacă sunt de acord, este imposibil să le trimiți în vreun fel.

• femei cu copii sub 3 ani;
• femei cu restricții medicale de călătorie;
• un părinte singur care crește un copil sub 5 ani (se aplică și tutorilor);
• părinții care cresc un copil cu dizabilități;
• un angajat care îngrijește un membru bolnav al familiei;
• angajat străin;
• specialist cu înaltă calificare;
• un angajat cu handicap;
• un angajat care lucrează în baza unui contract de ucenicie (pe durata contractului, cu excepția cazului în care călătoria este legată de o ucenicie).

Prin urmare, detașarea unui specialist din lista specificată începe cu o solicitare a consimțământului său de a trimite. Atunci când adresați o întrebare despre o călătorie, este necesar să-l anunțați pe expeditor cu privire la dreptul său de a refuza o călătorie de afaceri (partea 2 a articolului 259 din Codul Muncii al Federației Ruse). Trimiterea forțată a persoanelor enumerate este interzisă, deoarece aceasta implică responsabilitate administrativă.

Video: cum să trimiți un angajat într-o călătorie de afaceri

Perioada călătoriei de afaceri

Durata unei călătorii de afaceri constă în timpul necesar călătoriei către și de la destinație și durata misiunii. Durata de execuție a instrucțiunilor este determinată în funcție de sarcinile stabilite, iar timpul de călătorie se calculează în funcție de documentele de călătorie. Cel mai adesea, durata călătoriei este fixată de datele de plecare și de sosire indicate pe bilete.

Dacă nu există bilete, atunci documentul de confirmare poate fi un semn în hotel, precum și un contract de închiriere.

Dacă angajatul a călătorit cu propriul său transport, atunci perioada este determinată de notificare, pe care o intocmeste dupa intoarcere. Toate documentele care confirmă călătoria îi sunt atașate. În acest caz, este important ca durata călătoriei să nu fie mai mare decât perioada comandată de călătoria de afaceri.

Etapa 2: înregistrarea documentelor pentru călătorie

După determinarea candidatului pentru trimitere și calcularea duratei călătoriei, se emite un ordin intern în scris - o comandă sau instrucțiune de trimitere într-o călătorie de afaceri.

Ordinul poate fi emis în mod arbitrar, este important ca din text să rezulte clar cine este șeful organizației, cine este trimis exact, unde și pentru cât timp. Pentru emiterea unei comenzi, se poate folosi și un formular unificat nr. T-9 (dacă sunt detașați mai mulți angajați, formularul nr. T-9a).

Textul ordinului prescrie durata călătoriei

În text, puteți nota scopul și obiectivele călătoriei. Persoana care are autoritatea de a trimite angajați într-o călătorie de afaceri are dreptul de a semna comanda. De asemenea, este necesar ca persoana detașată să se familiarizeze cu ordinul împotriva semnăturii - este foarte util, mai ales dacă este un angajat cu disciplină executivă scăzută.

Dacă reglementările de călătorie în cadrul companiei impun executarea unei sarcini de serviciu, atunci aceasta poate fi completată în formă gratuită sau conform unui formular unificat nr. T-10a. Misiunea specifică:

• numele, numele, patronimul salariatului detașat;
• locul și durata călătoriei;
• scopul și sarcinile de îndeplinit;
• conținutul raportului privind rezultatele acestuia.

Sarcina indică scopul și obiectivele călătoriei

Un certificat de călătorie este eliberat în formularul nr. T-10, în el se fac înscrieri:

• despre angajatul trimis într-o călătorie de afaceri;
• despre durata călătoriei;
• despre locul și scopul călătoriei.

De asemenea, marchează sosiri și plecări la destinații.

Certificatul conține mărcile de sosire (plecare) la destinație

Etapa finală este o estimare pentru călătorie, această lucrare este semnată de contabilul șef și manager. Potrivit acestuia, se emite un mandat de numerar și se eliberează în avans suma necesară pentru achiziționarea unui bilet, plata pentru locuință și cazare pe toată durata călătoriei. O plată în avans este emisă înainte de călătorie, neemiterea de bani înainte de plecare este considerată o încălcare a legii.

În ziua plecării, se face o înscriere în jurnalul de călătorie despre trimiterea angajatului. Datele de plecare și de sosire sunt incluse în perioada călătoriei de afaceri, astfel încât prezența la locul de muncă în aceste zile este determinată de decizia conducerii.

În toate zilele unei călătorii de afaceri, în foaia de pontaj în formularul nr. T-13 se introduce un semn (K) sau un cod digital (06), orele lucrate nu sunt stabilite. Fișa de pontaj pentru un lucrător detașat se completează pe baza unui ordin de detașare. Nefuncțional și sărbători, care se încadrează în datele călătoriei de afaceri, sunt marcate cu codul PB (sau 03). Acest lucru este necesar atunci când se calculează salariile în weekend și sărbători.

Zilele lucrătoare ale călătorului de afaceri sunt marcate cu un cod (K), weekenduri și sărbători (RV)

Etapa 3: prelungirea perioadei de detașare

Procedura de prelungire a unei călătorii de afaceri este următoarea:

• angajatului i se anunță prelungirea călătoriei de afaceri;
• emite un ordin;
• se calculează diurna;
• să plătească salariatului suma necesară pentru o perioadă suplimentară.

Este necesar să obțineți consimțământul scris din partea acelor angajați care sunt trimiși în călătorii de afaceri cu acordul lor scris.

Salariatul este informat cu privire la prelungirea călătoriei de afaceri prin orice mijloace disponibile.

Etapa 4: Rambursare

În termen de trei zile de la întoarcere, angajatul prezintă un raport prealabil asupra călătoriei. Acest document poate fi întocmit în formă liberă sau poate utiliza formularul unificat Nr. OA-1. Ar trebui să fie însoțit de toate documentele care confirmă cheltuielile - cecuri, chitanțe de plată, bilete.

Întrucât angajatorul compensează deplasarea la locul călătoriei de afaceri, locuința și cazarea, documentele de plată pentru aceste servicii trebuie atașate la raport.

Este posibil ca compania să compenseze cheltuielile suplimentare - pentru achiziționarea documentelor de călătorie, eliberarea unui pașaport străin, obținerea vizei și plata serviciilor de comunicare. Este util să vă întrebați despre posibilitatea de compensare a acestor cheltuieli înainte de călătorie și, dacă acest lucru este permis, să obțineți permisiunea autorităților pentru acestea.

Dacă, din documente justificative, rezultă că suma cheltuită este mai mare decât avansul emis, atunci firma emite banii neachitați. Dacă, dimpotrivă, se dă în avans mai mult decât cheltuiește, atunci angajatul trebuie să predea casieriei fondurile neutilizate.

Angajatul raportează rezultatele călătoriei de afaceri într-o formă gratuită

Călătorie de afaceri cu mașina proprie

În cazul în care un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri cu transportul personal, se încheie cu acesta un acord suplimentar, care stabilește cuantumul despăgubirii pentru utilizarea unui autoturism, suma amortizarii și alte cheltuieli compensate de companie. Alături de aceasta, este indicată procedura de compensare a cheltuielilor pentru călătoriile de afaceri cu transportul personal. Întrucât decizia managerului cu privire la o astfel de călătorie de afaceri trebuie să fie în scris, acest moment poate fi indicat în comandă.

La sfârșitul călătoriei, se depune un memoriu, în care trebuie indicată durata călătoriei. Acest document de raportare este însoțit de o fișă de traseu (bilul de parcurs), cecuri de casierie, facturi, chitanțe care confirmă traseul mașinii. De asemenea, durata calatoriei poate fi determinata de documentele de la hotel sau contractul de inchiriere.

Călătorie de afaceri în străinătate

Înregistrarea unei călătorii de afaceri în străinătate se desfășoară la fel ca și cea internă, cu singurul plus că banii sunt plătiți în valută. Aici este important să determinați corect câte zile sunt plătite în valută, câte - în ruble. Timpul petrecut pe teritoriul unui stat străin și călătoria în afara Rusiei se plătește în valută; teritoriul rusesc- în ruble. Data trecerii frontierei de stat se plătește în diferite moduri: ziua plecării din Rusia - în valută, ziua intrării în țara noastră - în ruble. Indemnizațiile de călătorie pot fi eliberate prin casierie sau creditate pe un card bancar.

Călătorie de afaceri și vacanță: este posibil?

Vacanța este timpul personal al unui angajat, pe care îl gestionează la discreția sa. Și dacă a apărut o astfel de nevoie, atunci este posibil să trimiteți într-o călătorie de afaceri numai cu acordul scris al angajatului.

Un avertisment important - nu puteți întrerupe decât vacanța anuală plătită.Într-un astfel de caz extrem, societatea întocmește rechemarea salariatului din concediu, apoi, cu acordul scris al acestuia, emite un ordin de detașare.

Conform documentelor, nu va funcționa să combinați o vacanță cu o călătorie de afaceri: fie o persoană lucrează, fie se odihnește

Recenzie dintr-o călătorie de afaceri sau anularea acesteia

Codul Muncii nu oferă îndrumări clare cu privire la acțiunile care trebuie întreprinse la anularea călătoriilor de afaceri. Anularea unei călătorii de afaceri sau rechemarea anticipată se efectuează în mai mulți pași. Înainte de eliberarea comenzii, angajatul este notificat cu privire la prelungirea călătoriei de afaceri (sau retragerea din aceasta). Apoi se emite un ordin. În plus, angajatul este introdus la acest ordin împotriva semnăturii, acest lucru se poate face după revenirea la la locul de muncă. Dacă banii au fost deja emiși, iar călătoria de afaceri a fost anulată sau întreruptă, atunci angajatul întocmește un raport în avans și returnează fondurile emise anterior și necheltuite.

Cât timp se păstrează o comandă de călătorie de afaceri

Documentele de călătorie se păstrează timp de 75 de ani. Există o scutire pentru călătoriile scurte, comanda pentru acestea trebuie păstrată timp de 2 ani. Cu toate acestea, nu există nicio indicație clară în legislație care călătorie de afaceri poate fi considerată pe termen scurt, așa că are sens să păstrați comenzile pentru toate călătoriile de afaceri mai lungi de o zi timp de 75 de ani.

Înregistrarea documentelor pentru un specialist detașat se realizează în cinci pași. În primul rând, ei determină ce documente trebuie pregătite (dacă sunt necesare un certificat de călătorie și o misiune de muncă). Apoi se emite un ordin. Apoi eliberează un avans, după care înregistrează expedierea angajatului în jurnal și notează zilele de călătorie în buletinul de calificare. După întoarcere, se aprobă raportul de avans și se recalculează indemnizația de călătorie. Documentele pot fi întocmite sub orice formă, inclusiv în conformitate cu standardele interne ale companiei, întrucât de la 1 ianuarie 2013, formularele de documente primare pentru călătoriile de afaceri nu sunt obligatorii.

Instrucțiunile pas cu pas pentru înregistrarea unei călătorii de afaceri în 2019 includ trei etape - documentarea, plata unui avans unui angajat pentru o călătorie și contabilizarea cheltuielilor de călătorie.

Pasul 1. Organizarea unei călătorii de afaceri

În regulament, notați procedura de documentare a călătoriilor de afaceri în companie, calendarul călătoriei, noile reguli de contabilizare a cheltuielilor pentru călătoriile de afaceri ale angajaților, procedura de plată a călătoriilor și garanțiile pe care le oferiți angajaților.

Baza trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri este decizia directorului de a-l trimite într-o călătorie de afaceri. Documentul poate fi emis în orice formă sau în forma unificată T-9 sau T-9a (aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1). Acest lucru trebuie făcut înainte ca angajatul să fie trimis într-o călătorie de afaceri.

Zilele călătoriei trebuie notate în foaia de pontaj sub forma T-12 sau T-13 (aprobată prin rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1). Introduceți codul litera „K” sau numărul „06”.

Pasul 2. Plătim pentru o călătorie de afaceri

Pentru un membru al personalului care a fost trimis într-o călătorie de afaceri, organizația în 2019 trebuie să ramburseze:

• plata tarifului;
• costurile de închiriere a locuințelor;
• indemnizație zilnică;
• alte cheltuieli pe care salariatul le-a efectuat cu permisiunea managerului.

Cheltuielile de călătorie și alte cheltuieli similare sunt rambursate în modul stabilit în contractul colectiv sau în alt act local al organizației (Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Procedura pentru diferiți angajați poate fi diferită. De exemplu, poate depinde de poziția angajatului, vechimea în muncă, calificările sau departamentul (clauza 3 din scrisoarea Ministerului Muncii din Rusia din 14 februarie 2013 nr. 14-2-291). Experții sistemului Glavbukh au spus mai detaliat despre ce cheltuieli trebuie compensate pentru un angajat care a plecat într-o călătorie de afaceri.

Compania decide singură modul de aranjare a cheltuielilor de călătorie (tarife și procedura de rambursare a cheltuielilor), iar în 2019 se poate aplica procedura pentru 2018 (clauza 11 din Regulament, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 Nr. 749).

Cum să plătești pentru o călătorie de afaceri independentă

Atunci când o persoană lucrează în baza unui contract de drept civil, legislația muncii nu reglementează relația sa cu organizația (articolul 11 ​​din Codul muncii). Prin urmare, este necesar să se țină cont de cheltuielile pentru călătoriile de afaceri ale contractorilor într-o comandă specială.

Legislația are norme doar pentru diurnele. Și asta doar în ceea ce privește impozitul pe venitul personal și contribuțiile. Deci, pentru a nu se număra impozitele și contribuțiile din diurna, trebuie emise 700 de ruble pe zi pentru călătoriile în jurul Rusiei și 2500 de ruble pentru călătoriile în străinătate. Dacă plătiți mai mult, atunci va trebui să rețineți impozitul pe venitul personal și să plătiți contribuții din diferență. În caz contrar, organizăm și plătim călătoriile de afaceri în străinătate și călătoriile în țară în același mod.

Raportul prealabil al angajatului va servi drept dovadă a cheltuielilor de deplasare. Angajatul anexează la raport documente privind cheltuielile sale de călătorie. Cum se emite un raport în avans după ce angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, citiți într-un alt articol.

În timpul unei călătorii de afaceri, un angajat cu normă întreagă păstrează câștigul mediu (articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse). Se plătește pentru toate zilele în care un angajat lucrează la un program pentru acel angajat. Inclusiv pentru zilele în care călătoria de afaceri era pe drum sau a fost forțată să fie întârziată (clauza 9 din Regulamente, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749).

Pasul 3. Luăm în calcul costurile unei călătorii de afaceri

Pentru a șterge cheltuielile pentru o călătorie de afaceri în 2019, este întocmit un raport în avans. Pentru a face acest lucru, lucrătorul detașat trebuie să prezinte toate documente sursă care confirmă cheltuielile. Documentele și soldul de bani trebuie să fie predate în termen de trei zile lucrătoare (Subclauza 6.3 din Instrucțiunile Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U).

Contabilii detașați îi pun adesea probleme contabilului. Fie vor aduce un bilet plătit cu mile, fie o notă uriașă pentru serviciile sălilor VIP.

Contabilitatea funcționarilor pentru cheltuielile de deplasare prevăzute la articolul 264 Codul fiscal. De obicei, costurile includ diurna, costurile de călătorie și costurile de cazare (Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Luați în considerare mai detaliat impozitarea cheltuielilor de călătorie în 2019.

Experții avertizează

31 la sută dintre contabili sunt confuzi în calculele pentru călătoriile de afaceri de o zi și cele obișnuite.Ei consideră că călătoriile de afaceri de o zi ar trebui plătite la fel ca și cele obișnuite.

diurnă

Diurna se plătește pentru fiecare zi de călătorie. Datele de începere și de sfârșit pot fi determinate de biletele de călătorie. Mai mult, nu este necesar să se solicite documente care să confirme cheltuielile cu diurnele.

Dacă angajatul conduce o mașină care îi aparține de drept de proprietate sau pe care a închiriat-o, atunci este nevoie și de o notă. Va fi necesar și atunci când călătoriți cu o mașină de serviciu. Documentul completat este atașat raportului de avans. Și pentru a confirma costul benzinei, folosiți cecuri de la benzinării și borderouri.

Cheltuieli de calatorie

Pentru rambursarea cheltuieli de călătorie, veți avea nevoie de bilete (Articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Pentru a confirma zborul cu avionul, aveți nevoie de un bilet (rută-chitanță) și o carte de îmbarcare (scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 18 mai 2015 Nr. 03-03-06/2/28296). Pot fi acceptate și bilete electronice.O carte de îmbarcare fără ștampila de screening nu confirmă costul achiziționării unui bilet de avion. Ministerul de Finanțe a ajuns la o concluzie atât de dezavantajoasă pentru companii (scrisoarea nr. 03-03-06/1/35214 din 6 iunie 2017).

excursie cu trenul confirmat cu un bilet de tren. Pentru biletele electronice, este necesar un cupon de control (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 25 august 2014 nr. 03-03-07 / 42273).

Societatea are dreptul de a anula costul serviciilor de taxi utilizate de angajati (scrisoarea Ministerului Finantelor din 20.10.2017 Nr. 03-03-06/1/68839). Dar trebuie să dovediți caracterul oficial al călătoriei. În plus, puteți anula cheltuielile dacă angajatul a plecat într-o călătorie de afaceri cu propria mașină.

Dacă trebuie să anulați astfel de cheltuieli, faceți stocuri de documente care confirmă caracterul oficial al călătoriilor. O comandă-ținută și o chitanță pentru plata unui taxi va fi de folos. Din aceste documente ar trebui să rezulte că angajatul a folosit mașina în scopuri de muncă. La verificare, inspectorii vor analiza traseul și ora călătoriei. Dacă angajatul s-a deplasat la timp de lucruîn IFTS, atunci nu vor fi întrebări suplimentare. Și dacă noaptea nu este clar unde, atunci acest fapt va alerta cu siguranță autoritățile fiscale.

Pe lângă actele de la un taxi, pregătiți și alte documente care confirmă indirect o călătorie de afaceri. De exemplu, poate fi un acord cu o contraparte semnat ca urmare a călătoriei unui angajat. Dacă vă îndoiți că puteți justifica natura oficială a călătoriei, atunci este mai sigur să anulați costul unui taxi în detrimentul profitului net.

Cheltuieli de trai

Cheltuielile de cazare sunt confirmate prin documente de la hotel.Daca angajatul detasat locuia intr-un apartament inchiriat, costurile pot fi confirmate printr-un contract de inchiriere semnat. Atașați-i copii ale titlului de proprietate.

Contabilizarea cheltuielilor de călătorie în 2019

După aprobarea raportului în avans asupra unei călătorii de afaceri, tranzacțiile comerciale trebuie să fie reflectate în înregistrările contabile. Contabilitatea cheltuielilor de deplasare se realizează folosind contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”. Pentru mai multe informații despre cum să reflectați costul unei călătorii de afaceri în contabilitate, spun experții sistemului Glavbukh.

Am afișat toate postările pentru cheltuieli de călătorie în tabelul de mai jos.

Înregistrări pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie în 2019

Orice angajat al organizației, atunci când este trimis într-o călătorie de afaceri, trebuie să colecteze anumite documente pentru raportare. Documentele de raportare pentru călătorie trebuie să fie întocmite clar, conform regulilor, astfel încât să poată fi acceptate. Acest articol vă va ajuta să rezolvați această problemă.

Raportarea este necesară în orice afacere care are legătură cu munca. Mai ales dacă este o călătorie de afaceri.

Documentele de raportare pentru călătoriile de afaceri sunt primul lucru de care trebuie să-și facă griji un angajat care este trimis într-o călătorie de afaceri. Dar, pentru a înțelege exact această problemă, ar trebui să înțelegeți clar ce este o călătorie de afaceri. Deci, înseamnă deplasarea unui angajat la ordinul angajatorului său. Se eliberează prin comandă și are termene clar specificate. Scopul unei astfel de călătorii este îndeplinirea de către un angajat responsabil a unei anumite sarcini de muncă. În plus, o călătorie de afaceri nu implică reducerea, creșterea salariilor sau pierderea unui loc de muncă. Documentele de raportare includ documente care se referă la o călătorie de afaceri (diferitele sale aspecte).

Întrucât toată această întreprindere implică anumite costuri pentru nevoile angajatului, pentru ca acestea să fie compensate, este necesară documentația justificativă corespunzătoare. Aceste documente care confirmă cheltuielile lucrătorului detașat sunt colectate de acesta pe tot parcursul călătoriei. Începutul unei călătorii de muncă este ora și data plecării angajatului. De exemplu, ar putea fi ora de plecare a unui tren sau autobuz. Sfârșitul este ora și data sosirii angajatului.

Rambursarea cheltuielilor efectuate de persoana detașată este reglementată de legislația muncii a Federației Ruse. Rambursarea include următoarele cheltuieli:

• să plătească călătoria în vehicule;
• inchiriere de locuinte;
• orice costuri suplimentare care pot apărea în legătură cu locuirea în afara locului dvs. de reședință permanentă. Astfel de cheltuieli pot fi numite diurne sau indemnizații de teren;
• toate cheltuielile care au fost efectuate de un angajat cu permisiunea angajatorului său.

Respectarea condițiilor de despăgubire, în conformitate cu codul muncii, se realizează numai la furnizarea anumitor documentații de raportare. Mai mult, eșantionul lor trebuie respectat pe deplin. Ce documente contabile sunt necesare care să confirme existența cheltuielilor, puteți afla de la un angajat al departamentului de contabilitate sau de la angajatorul direct.

Trebuie amintit că toate condițiile unei călătorii de lucru (cine poate călători, durata și alte subtilități) trebuie stipulate printr-un contract colectiv, alte acorduri separate, precum și unele reglementări locale.

Acum să vedem ce documente sunt considerate documente de călătorie. Aceste documente includ documentația conform căreia angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri. Acestea includ:

În plus, această listă poate include un raport de călătorie de afaceri, care este întocmit de un angajat al companiei după întoarcerea sa dintr-o călătorie. Aceasta include atribuirea postului, care este întocmită de șeful departamentului.

De menționat că de la sfârșitul anului 2014 (29 decembrie), guvernul a anulat cerința relevantă anterior pentru eliberarea unui certificat de călătorie, precum și a unei misiuni de muncă. Acum sunt opționale și sunt opționale. Totodată, a rămas raportul în avans document obligatoriu. Înainte de umplere, trebuie să studiați cu atenție proba, deoarece. trebuie făcută într-o ordine strictă. Toate documentele care confirmă faptul că angajatul a suportat anumite cheltuieli trebuie atașate la raport.

Dacă raportul de avans a fost emis incorect sau necorespunzător, atunci nu va fi posibilă rambursarea costurilor pentru acesta. De asemenea, acest raport nu poate fi luat în considerare la întocmirea documentației fiscale și inclus în baza de impozitare.

Documentația internă pentru o călătorie de afaceri include o misiune de afaceri, o comandă și un raport de călătorie de afaceri. Prin urmare, acestea sunt considerate opționale pentru recunoașterea cheltuielilor de călătorie suportate de o persoană.

Prin urmare, atunci când face o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să aibă următoarele documente de raportare luate de la locul de muncă:

• misiunea de serviciu. Ar trebui să conțină informații despre angajat. Numele complet, funcția și alte date, precum și locul călătoriei de afaceri, momentul acesteia, motive. Aici trebuie menționat și numele companiei care acoperă toate cheltuielile;
• certificat de călătorie. Informațiile despre începutul și sfârșitul călătoriei sunt introduse aici. Certificatul trebuie să fie certificat de sigiliul organizației. Pe baza acesteia se efectuează plata cheltuielilor zilnice. Nu se eliberează dacă este necesară călătoria în străinătate sau la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri în aceeași zi.

La întoarcere, salariatul întocmește și depune un raport prealabil. Se completează doar într-un singur exemplar și se dă departamentului de contabilitate.

În acest raport, înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri, ar trebui să indicați sumele aproximative care au mers pentru cazare și transport. La întoarcerea din acesta, suma acordată angajatului este comparată cu suma cheltuielilor suportate efectiv de acesta. În situația în care suma emisă înainte de călătorie nu a fost cheltuită integral, angajatul returnează soldul la casierie. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de un mandat de numerar pentru cheltuieli, pe baza căruia are loc rambursarea.

De asemenea, după întoarcere, angajatul se obligă să depună nu doar un raport în avans, ci și un certificat de călătorie. În plus, trebuie să depuneți documente care confirmă suma cheltuielilor efectuate de angajat.

Rapoartele călătoriilor de afaceri includ:

• toate biletele de călătorie care au fost achiziționate pentru transport;
• un document autorizat să confirme cazarea într-un hotel. Aceasta indică numărul de zile pe care o persoană le-a petrecut într-un hotel, precum și suma plății pentru cazare;
• tipărirea apelurilor efectuate cu privire la afacerile organizației.

Toate cecurile care au fost plătite de către angajat pentru anumite servicii incluse în călătoria de afaceri, acesta trebuie să însumeze și să atașeze raportului de avans la întoarcere. Nu uitați că ar trebui să aibă un aspect normal și ușor de citit. Nu le mototoli, apoi călcați-le. Chitanțele nu trebuie să aibă pete de mâncare sau frecări. informatii din care va fi imposibil de citit. Astfel de verificări nu vor fi acceptate de către departamentul de contabilitate și nu veți primi compensația cerută de lege.

Cheltuielile zilnice se plătesc conform certificatului de călătorie. Mărimea diurnei este determinată pe baza actelor locale ale companiei. De asemenea, mărimea acestora poate fi determinată prin contractul colectiv. În același timp, suma maximă și minimă de plăți nu este limitată, ci este determinată independent de organizația însăși. Deci, cuantumul diurnei pentru o călătorie de afaceri în străinătate va fi de aproximativ 3 ori mai mare decât în ​​țară.

Diurnele, care sunt definite prin lege ca normă (700 de ruble pentru călătoriile de afaceri în țară și 2.500 de ruble în străinătate), nu sunt supuse impozitului pe venitul personal. Dacă organizația stabilește valoarea plăților peste limita stabilită de lege, atunci acestea sunt supuse impozitului pe venitul personal.

Dacă o persoană în timpul unei călătorii de afaceri se poate întoarce zilnic la locul său rezidenta permanenta, atunci nu se bazează pe diurna.

Trebuie reținut că toate documentele de raportare a călătoriei trebuie completate corect, deoarece cea mai mică abatere de la modelul stabilit și unificat poate duce la imposibilitatea angajatului de a primi rambursarea cheltuielilor sale de călătorie.

Dacă angajatul s-a întors dintr-o călătorie de afaceri și nu a respectat pe deplin cele primite comandă de lucru, atunci angajatorul are dreptul să-și reducă salariul mediu, nu să acorde salariatului diurne și alte plăți. Dacă neîndeplinirea sarcinii nu s-a datorat performanței slabe a angajatului (de exemplu, din cauza forței majore, din partea unei alte organizații), atunci angajatorul nu aplică penalități angajatului.

Astfel, pentru a îndeplini în mod corespunzător sarcina oficială, precum și pentru a primi compensații datorate conform legii pentru cheltuielile aferente, este necesar să se cunoască clar ce documente contabile de călătorie trebuie eliberate. Amintiți-vă că completarea corectă și exactă a documentației vă va permite să recuperați cu ușurință banii cheltuiți într-o călătorie de afaceri.

Videoclipul „Documente de călătorie”

După vizionarea evidenței, veți afla care sunt caracteristicile procesării documentelor legate de o călătorie de afaceri.

Ne-am dezvoltat instrucțiuni pas cu pas pentru aranjamente de călătorie în 2019. Articolul conține mostre și formulare ale tuturor documentelor pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri.

Am nevoie de permise de călătorie în 2019?

Certificatele de călătorie nu sunt valabile în 2019, de fapt, anularea a avut loc încă din 2015, când, prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1595, au fost aduse modificări la paragraful 7 din Decretul Guvernului Federației Ruse din octombrie. 13, 2008 Nr. 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”, înlocuind cerința eliberării certificatului de călătorie cu condiția ca perioada efectivă de ședere într-o călătorie de afaceri să fie determinată pe baza documentelor de călătorie.

Prin aceeași rezoluție a fost exclusă complet și clauza 6, înlăturând astfel obligația angajatorului de a întocmi o repartizare a locului de muncă care să descrie scopul călătoriei de afaceri a salariatului.

În același timp, nimeni nu a luat dreptul de a elibera foi de călătorie. Dacă angajatorul decide să susțină călătoria de afaceri a angajatului doar cu un astfel de document, atunci organizația sau antreprenorul poate dezvolta formularul pe cont propriu sau poate lua ca bază formularul anterior T-10.

Care sunt regulile de emitere a călătoriilor de afaceri în 2019 pentru călătoriile interne și externe în ceea ce privește diurna

Poate fi stabilită orice indemnizație, inclusiv reglementări interne care pot prevedea sume diferite de indemnizație zilnică pentru diferite posturi, precum și pentru diferite locuri de călătorie de afaceri.

Cu toate acestea, potrivit art. 217 din Codul fiscal al Federației Ruse este dimensiune maximă diurnă, care nu este supusă impozitului pe venit. Aceste valori sunt de 700 de ruble. pentru călătorii de afaceri în Rusia și 2.500 de ruble. pentru călătorii de afaceri în străinătate. Cum se calculează contribuțiile din indemnizațiile zilnice depășite, informații din articol

De la 1 ianuarie, lista documentelor pentru documentele de călătorie s-a schimbat. Vedeți lista completă în articolul revistei „Simplificare”.

Călătorii de afaceri în 2019: aranjam și plătim

Puteți păstra gratuit documentele pentru o călătorie de afaceri online în programul nostru. Vă permite să păstrați înregistrări fiscale și contabile și să pregătească documentele primare și raportarea cu un singur clic. Accesați programul timp de 365 de zile. Sfaturi sunt disponibile utilizatorilor cu privire la toate probleme de contabilitate 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână.

O mică foaie de înșelăciune din tabel vă va spune cum să trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri în 2019 în Rusia:

Motivul trimiterii într-o călătorie de afaceri	Ordin scris de la manager
Data începerii călătoriei	Data plecării, confirmată prin documente de călătorie sau un memoriu.
Data de încheiere a călătoriei	Data sosirii, confirmată printr-un memoriu sau documente de călătorie.
Indemnizație zilnică	700 de ruble. (subclauza 3, articolul 217 din Codul fiscal al Federației Ruse)
	Raport în avans, documente de cazare și călătorie, memoriu

Călătorii de afaceri în străinătate în 2019: aranjam și plătim

Pentru o călătorie de afaceri în străinătate, cheat sheet-ul este următorul:

Data începerii călătoriei	Data ștampilei la trecerea frontierei Federației Ruse (dacă o călătorie de afaceri în țări care, în condițiile relațiilor interguvernamentale, nu pun o astfel de ștampilă, atunci data este determinată de documentele de călătorie).
Data de încheiere a călătoriei	Data premergătoare datei ștampilei de trecere a frontierei (sau similar, data determinată de documentele de călătorie). Indemnizația zilnică pentru ziua intrării este calculată conform normelor pentru Rusia.
Indemnizație zilnică	2 500 de ruble. (subclauza 3, articolul 217 din Codul fiscal al Federației Ruse)
Baza pentru acumularea cheltuielilor de călătorie	Raport în avans, documente privind cazarea și călătoria, memoriu (există două poziții opuse ale Ministerului Finanțelor și Serviciului Fiscal Federal cu privire la necesitatea traducerii documentelor de călătorie și a documentelor de rezidență în călătoriile de afaceri în străinătate, pentru a evita disputele, este mai bine să traducem astfel de documente rând cu rând).

Cum să aranjezi pas cu pas

2. În funcție de procedura stabilită la întreprindere, se poate elibera și un certificat de călătorie. Aici puteți descărca formularul acestuia, precum și un eșantion de umplere.

3. Pentru a confirma că se află într-o călătorie de afaceri, se folosesc documente de călătorie, documente de plată pentru cazare sau, în lipsa acestora, se emite un memoriu. Pe site-ul nostru web puteți descărca o mostră a unui astfel de memoriu.

4. La sfârșitul călătoriei, faceți un raport în avans.

Caracteristici de înregistrare a călătoriei de afaceri a directorului general

Pentru CEO nu sunt prevăzute excepții. Călătoria lui de afaceri este emisă conform reguli generale. În consecință, modul de raportare pentru o călătorie de afaceri în 2019 nu depinde de poziția persoanei detașate.

Singura diferență este că o organizație poate stabili diurne crescute pentru directorul întreprinderii printr-un act de reglementare intern, dar problema impozitării diurnelor nu se va schimba - întreaga sumă care depășește norma va fi baza de calcul. impozitul pe venitul personal.

Caracteristicile unei călătorii de afaceri de o zi

Documentarea unei călătorii de afaceri în 2019, dacă aceasta a durat doar o zi, are o caracteristică legată de calcularea diurnei.

Pentru o călătorie de afaceri de o zi fără a trece granița Federației Ruse, diurna nu sunt furnizate. Pentru o călătorie de afaceri cu durata de o zi în străinătate, diurnele sunt prevăzute în limita a 50% din normă (clauza 20 din Hotărârea nr. 749).

Reamintim că angajatorul poate stabili mărimea diurnei la discreția sa, dar dacă aceste diurne depășesc norma, atunci va trebui să plătească impozitul pe venitul personal.

În caz contrar, cerințele pentru alcătuirea documentelor sunt identice cu o călătorie de afaceri de durată normală.

Dacă o călătorie de afaceri în propria mașină, atunci ce fel de confirmare în loc de documente de călătorie?

Pentru o călătorie de afaceri în 2019, noile reguli contabile presupun posibilitatea de a confirma o călătorie fără documente de călătorie cu un memoriu cu cecuri atașate pentru benzină, de exemplu. Dacă nu există verificări pentru benzină, atunci pentru a determina momentul călătoriei, se bazează pe documentele de ședere sau doar pe informațiile obținute din nota angajatului. În acest caz, termenii nu pot depăși limitele specificate inițial în ordinea capului.

Dacă o călătorie de afaceri într-o mașină de serviciu, atunci ce fel de confirmare în loc de documente de călătorie?

Aranjamente de călătorie pentru 2019

Procedura prevăzută pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri este reglementată de Decretul nr. 749 deja menționat.

În plus, procedura de plată a rambursării zilnice și a altor cheltuieli aferente unei călătorii de afaceri este stabilită la art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse. După cum sa menționat mai sus, o organizație sau un antreprenor are dreptul de a emite un certificat de călătorie, ca și până în 2015.

Contabilizarea cheltuielilor de călătorie în 2019

După ce a primit confirmarea cheltuielilor de călătorie în 2019, contabilul va efectua următoarele înregistrări:

• Dt 20, 23, 26, 44 și alte conturi de contabilitate a costurilor Kt 71 - se reflectă toate cheltuielile, inclusiv diurnele;
• Dt 71 Kt 50 - s-a emis depășire conform raportului de avans;
• Dt 50 Kt 71 - restituirea sumei contabile;
• Dt 70 Kt 68 - impozitul pe venitul persoanelor fizice reținut din diurnele peste norma (reținerea se va face din cel mai apropiat salariu acumulat acestui angajat).

În același timp, contribuabilii trebuie să rețină că garanțiile și compensațiile prevăzute, inclusiv cele legate de o călătorie de afaceri, se aplică numai angajaților care a încheiat un contract de muncă cu organizația. Pentru angajații care lucrează în baza unui acord GPC (drept civil), norme dreptul muncii si alte acte care contin norme dreptul muncii, nu sunt distribuite în conformitate cu prevederile .

O regulă similară este cuprinsă în clauza 2 din Rezoluția nr. 749:

Angajații trimiși în călătorii de afaceri în relaţiile de muncă cu un angajator.

Notă: alte călătorii de afaceri nu sunt luate în considerare.

În consecință, dacă un angajat lucrează într-o companie în baza unui acord GPC, atunci trimiterea lui într-o călătorie în scopuri oficiale nu este o călătorie de afaceri. Aceasta înseamnă că organizația nu are obligația de a compensa un astfel de angajat pentru cheltuielile de călătorie. Prin urmare, pentru a nu crește prețul acordului GPC (suma remunerației) cu suma cheltuielilor asociate cu călătorie de afaceri, precum și - pentru a nu plăti taxe „în plus”, posibilitatea achitării sumelor de despăgubiri către executantul ordinului trebuie prevăzută în contractul GPC (drept civil).

Atât în ​​fiscală, cât și în contabilitate, atunci când reflectă tranzacțiile de afaceri legate de călătoriile de afaceri, apar o întreagă gamă de sarcini și probleme pe care departamentul de contabilitate trebuie să le rezolve. Trimiterea angajaților în călătorii de afaceri face parte din relația de muncă dintre angajați și organizație. Acest număr este dedicat.

În conformitate cu acest capitol, este necesar să se aplice o procedură specială de calcul a salariilor cu călătorii de afaceri. La urma urmei, atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, i se garantează păstrarea: 1) locul de muncă (post), 2) câștigul mediu, precum și rambursarea cheltuielilor asociate unei călătorii de afaceri în conformitate cu prevederi.

la meniu

Procedura de înregistrare și contabilizare a tranzacțiilor comerciale

În conformitate cu cerințele, în cazul trimiterii într-o călătorie de afaceri, angajatorul este obligat să ramburseze salariatului:

• cheltuielile de călătorie către și de la destinație;
• costul închirierii unei locuințe;
• diurnă - cheltuieli suplimentare asociate locuirii în afara locului de reședință permanentă;
• alte cheltuieli efectuate de angajat cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului.

Pe lângă cele de mai sus, să cheltuieli de calatorie raporta:

• cheltuielile de călătorie la aeroport sau gară la punctele de plecare, destinație sau transferuri,
• permis de bagaj,
• taxe pentru serviciile de comunicații,
• cheltuieli pentru obținerea și înregistrarea unui pașaport oficial străin, vize, alte documente de călătorie,
• taxe pentru dreptul de intrare sau de tranzit al transportului rutier,
• costul obținerii asigurării medicale obligatorii,
• cheltuieli legate de schimbul de valută numerar sau un cec la o bancă cu valută străină numerar,
• taxe de servicii aeroportuare, comisioane,
• alte plăți și taxe obligatorii.

Procedura și valoarea rambursării cheltuielilor zilnice asociate călătoriilor de afaceri sunt stabilite printr-un contract colectiv sau un act de reglementare local. Astfel, Codul Muncii normele nu sunt stabilite plăți compensatorii pentru rambursarea călătoriei. Angajatorii au dreptul de a stabili în mod independent într-un contract colectiv sau un act de reglementare local (de exemplu, un regulament privind călătoriile de afaceri), procedura și valoarea rambursării cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri, inclusiv valoarea diurnei plătite.

la meniu

COMANDĂ pentru o călătorie de afaceri, SARCINA oficială, CERTIFICAT DE CĂLĂTORIE

Pentru documentarea tranzacțiilor de afaceri legate de călătorii de afaceri, formularele unificate aprobate de către Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 05.01.2004 Nr. #1„Despre aprobare forme unificate documentatia contabila primara a muncii si plata acesteia”:

• Nr. T-9 „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri”
• Nr. T-9a „Ordin (instrucțiuni) privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri”
• Nr. T-10a „Atribuirea serviciului pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”

conține informații despre scopul călătoriei angajatului și rezultatele sale finale. Este baza pentru emiterea unei comenzi în formularul T-9 și servește la confirmarea fezabilității economice a cheltuielilor de călătorie.

Puteți emite o direcție pentru o călătorie de afaceri pentru angajați în conformitate cu dezvoltate independent Ordinul (COMANDA) angajatorului pentru o anumită perioadă, pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului loc de munca permanent(clauza 3 din Rezoluția nr. 749). În conformitate cu paragraful 6 din rezoluție, scopul călătoriei de afaceri salariatul este determinat de șeful organizației de trimitere și indicat în atribuirea postului, care este aprobată de angajator.

SRL „GASPROM”
TIN 4308123456, KPP 430801001, OKPO 98756423

numele complet al organizației

ORDIN NR 90

despre trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri

Moscova 20.08.2019

EU COMAND:

Trimite-l pe Aleksey Ivanovich Petrov într-o călătorie de afaceri.
Destinație – Rusia, Ekaterinburg, Master Production Company LLC.
Poziția angajatului este reglatorul echipamentului.
Subdiviziune structurală - atelier de inginerie.
Perioada călătoriei de afaceri este de la 24 august până la 26 august 2019 (3 ​​zile calendaristice).
Sarcina de service - repararea și reglarea echipamentelor.
Transport (subliniat) – public/personal/serviciu/transport al terților.

Călătoria de afaceri se efectuează pe cheltuiala SRL „Compania de producție „Master””.

Director _________ A.V. Ivanov

Familiarizat cu comanda:

Reglator echipament _____________ A.N. Petrov

Un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri în afara Federației Ruse, din ordinul angajatorului, fără a emite un certificat de călătorie, cu excepția cazurilor de călătorii de afaceri în statele membre CSI cu care au fost încheiate acorduri interguvernamentale, pe baza cărora autoritățile de frontieră fac. nu face notițe privind trecerea frontierei de stat în documentele de intrare și ieșire (Decrete).

Este de 5 ani (pentru călătorii de afaceri pe termen lung în străinătate - 10 ani).

Formular nr. T-10. Certificat de călătorie

Documentul nu este obligatoriu din 8 ianuarie 2015. Dacă cineva folosește acest document în practica sa, atunci puteți descărca:

• Formular de certificat necompletat (.docx, 21 Kb)
• Un exemplu de formular de călătorie completat (.docx, 16 Kb)

la meniu

CONDIȚII AFACERII, plecare, sosire în weekend, fără documente de călătorie

Ziua plecării într-o călătorie de afaceri și ziua plecării dintr-o călătorie de afaceri care se încadrează în weekend sau sărbători trebuie plătite de cel puțin două ori mai mult. Același lucru este valabil și pentru zilele petrecute pe drum în timpul unei călătorii de afaceri.

la meniu

Cum se confirmă perioada de ședere într-o călătorie de afaceri în lipsa documentelor de călătorie

Dacă o călătorie într-o călătorie de afaceri a fost efectuată cu o mașină a unei terțe companii de transport fără a emite bilete, atunci perioada de ședere într-o călătorie de afaceri poate fi determinată printr-un memoriu și documente care confirmă traseul transportului. În lipsa documentelor de călătorie, durata șederii angajatului într-o călătorie de afaceri va fi confirmată printr-un memoriu și (sau) alt document de la partea gazdă care confirmă durata efectivă a șederii angajatului într-o călătorie de afaceri.

Notă: Scrisoare de la Serviciul Fiscal Federal al Rusiei într-o scrisoare din 24.11.15 nr. SD-4-3 / 20427.

Conform Regulamentului privind particularitățile trimiterii angajaților într-o călătorie de afaceri (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749

Alineatul 7 din Regulament spune: perioada efectivă de ședere a unui angajat la locul de călătorie de afaceri este determinată de documentele de călătorie prezentate de angajat la întoarcerea sa dintr-o călătorie de afaceri. Dacă dintr-un motiv oarecare nu există documente de călătorie, perioada efectivă a șederii angajatului într-o călătorie de afaceri este confirmată de documente pentru închirierea locuințelor. În absența acestora, angajatul depune o notă și (sau) alt document de la partea primitoare care confirmă durata efectivă a șederii angajatului într-o călătorie de afaceri (a se vedea și scrisoarea de la Rostrud din 19.10.15 nr. 2450-6). -1).

Dacă călătoria a fost efectuată cu transport oficial, personal sau cu mașina terților (prin procură), atunci angajatul trebuie să atașeze la nota de serviciu o scrisoare de parcurs, foaia de traseu, facturi, chitanțe, chitanțe de numerar și alte documente care confirmă traseul transport.

Reglementările de călătorie nu acoperă toate opțiuni posibile deplasarea unui angajat într-o călătorie de afaceri. În special, acest document nu specifică modul de stabilire a timpului de ședere a unui angajat la locul călătoriei de afaceri dacă călătoria a fost efectuată de o mașină a unei companii terțe de transport (pe baza unui acord relevant), în care biletele sunt neemis.

la meniu

Ce documente pot confirma durata efectivă a șederii angajatului într-o călătorie de afaceri?

Serviciul Federal de Taxe consideră că, pentru orice situații în care călătoriile nu trebuie să fie însoțite de eliberarea documentelor de călătorie, trebuie să ne ghidăm după prevederile paragrafului doi al clauzei 7 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri. Adică, perioada de ședere a unui angajat într-o călătorie de afaceri poate fi determinată printr-o notă și documente care confirmă utilizarea acestui transport pentru a călători la locul călătoriei de afaceri și retur ( borderouri, foi de traseu, facturi, chitanțe, încasări în numerarși alte documente care confirmă traseul de transport). În același timp, perioada specificată în nota angajatului nu trebuie să depășească perioada stabilită în decizia relevantă a șefului privind trimiterea angajatului într-o călătorie de afaceri.

la meniu

PLATA catre un angajat a cheltuielilor legate de o calatorie de afaceri, Suma, calculul si plata ZILNIC, Contabilitate REFERINTA

Din 2017, asigurații nu vor putea economisi la primele de asigurare din cauza sporirii indemnizațiilor de călătorie. Au fost aduse modificări Codului Fiscal al Federației Ruse, conform cărora numai indemnizațiile zilnice în limitele stabilite () nu sunt supuse primelor de asigurare.

Notă: Alocație diurnă în scopuri fiscale pentru călătorii de afaceri în Rusia și călătorii de afaceri în străinătate (.pdf 120 Kb)

Pentru călătoriile de afaceri în Rusia, limita zilnică este 700 ruble și pentru călătorii în străinătate - 2 500 ruble.

Companiile și întreprinzătorii individuali au dreptul de a nu modifica diurna aprobată. Dar trebuie luat în considerare factorul că diurnă crescută trebuie sa plateasca prime de asigurare din exces.

la meniu

ORDIN privind stabilirea normelor diurne pentru călătoriile de afaceri în Rusia și în străinătate

Va fi necesar să se ia în considerare diurna la calcularea impozitului pe venit. Diurnele în cuantumul aprobat în contractul colectiv sau ordinul șefului pot fi luate în considerare integral în cheltuieli.

Forma ordinului de stabilire a diurnelor este arbitrară. În textul ordinului, indicați perioada pentru care se stabilește diurna, caracteristicile călătoriilor de afaceri și valoarea diurnei.

Notă: Descarcă ordinul privind stabilirea diurnei (.docx, 17 Kb)

Alocație diurnă pentru călătorii de afaceri

Diurnele sunt eliberate ca parte a unei plăți în avans pentru o călătorie de afaceri, ținând cont de durata planificată a călătoriei (articolul 168 din Codul muncii).

Și dacă plătiți diurnă nu ca parte a unui avans pentru o călătorie de afaceri? De exemplu, la întoarcerea angajatului, dați-i bani, ținând cont de durata efectivă a călătoriei. În acest caz, va trebui să calculați suplimentar și să plătiți compensații pentru întârzierea plății diurnei - prin analogie cu compensarea pentru salariile întârziate. Așa cred judecătorii (hotărâre în apel) Curtea Supremă de Justiție Republica Tatarstan din 13 iulie 2015 Nr. 33-10274/2015, hotărâre de casare a Tribunalului Regional Omsk din 25 ianuarie 2012 Nr. 33-413/2012).

Plata diurnelor, precum și rambursarea cheltuielilor de călătorie, pot fi efectuate de către organizație atât în ​​numerar, cât și în forme non-monetare. În cazul emiterii de numerar de la casieria unei întreprinderi, un angajat care pleacă într-o călătorie de afaceri, în calitate de persoană responsabilă, este obligat să întocmească sub orice formă pentru emiterea de sume contabile. Aceasta afirmatie trebuie să conțină o inscripție olografă a șefului societății despre suma numerarului și perioada pentru care sunt emise. Cererea trebuie, de asemenea, datată și semnată de șeful companiei.

În prezent, companiile folosesc din ce în ce mai mult fonduri fără numerar pentru decontări cu persoane responsabile. Și atunci când angajații sunt într-o călătorie de afaceri, plățile fără numerar devin deosebit de relevante. Cu toate acestea, atunci când se transferă sume responsabile pe cardurile de plastic „salariu” ale angajaților, sigur riscuri fiscale. Sunt legate de recalificare. Bani enumerate ca responsabil în salariile. Autoritățile fiscale, atunci când efectuează un audit pentru astfel de sume, pot percepe prime de asigurare suplimentare, impozit pe venitul persoanelor fizice, penalități și amenzi.

Pentru a nu intra în conflicte cu autoritățile fiscale și pentru a minimiza riscurile fiscale, organizațiile se pot proteja astfel:

1. Să reflecte în politica contabilă în scopul evidenței contabile și fiscale a organizațiilor posibilitatea de a transfera fonduri fără numerar pentru emiterea de sume contabile folosind orice detalii ale angajaților.
2. Indicați în mod clar scopul plății ca „transfer de fonduri contabile” și insistați asupra poziției sale în cazul în care banca de servicii încearcă să schimbe scopul plății.
3. În timp util și în totalitate pentru a păstra evidența rapoartelor prealabile și a documentelor justificative atașate acestuia.

Atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri pe teritoriul a două sau mai multe state străine, diurna pentru ziua trecerii frontierei dintre state se plătește în valută conform normelor stabilite pentru statul în care este trimis salariatul ( nr. 749).

Dacă un angajat se îmbolnăvește în timpul șederii sale într-o călătorie de afaceri, atunci el:

• rambursarea costurilor de închiriere a unei locuințe (cu excepția cazurilor în care lucrătorul detașat este în tratament internat),
• diurna se plătește pe toată perioada până când acesta nu poate, din motive de sănătate, să înceapă îndeplinirea misiunii oficiale care i-a fost atribuită sau să se întoarcă la locul de reședință permanentă.

Pentru perioada de invaliditate temporară, angajatul primește beneficii de invaliditate temporară în conformitate cu legislația Federației Ruse. În acest caz, invaliditatea temporară trebuie documentată în modul prescris (clauza 25 din Rezoluția nr. 749).

la meniu

Referința contabilă, Calculul indemnizației zilnice

Va fi necesar să se justifice suma diurnă plătită, de exemplu, în cazul unui control fiscal.

Angajații sunt plătiți diurnă:

• pentru fiecare zi de ședere într-o călătorie de afaceri, inclusiv în weekend și sărbători;
• pentru toate zilele de pe drum (inclusiv ziua de plecare și de sosire), inclusiv în timpul întârzierii forțate.

Indemnizația zilnică pentru salariații detașați, conform articolului 168 Codul Muncii RF, poate fi stabilit prin contract colectiv (de muncă) sau prin ordin al conducătorului. Această dimensiune este determinată de:

• V organizatii comerciale- pe cont propriu;
• în organizaţiile din sectorul public - prin actele juridice de reglementare relevante.

Descărcați certificatul de calcul pentru plata diurnei(.docx, 19 Kb)

la meniu

Confirmare DOCUMENTARĂ a indemnizației de călătorie, RAPORT DE CĂLĂTORIE

În conformitate cu paragraful 24 din Rezoluția nr. 749, rambursarea altor cheltuieli asociate călătoriilor de afaceri în cazurile, în modul și în cuantumul stabilite prin contractul colectiv sau prin actul de reglementare local, se efectuează la depunerea documentelor care confirmă aceste cheltuieli:

• un raport în avans asupra sumelor cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri și efectuarea decontării definitive a avansului de numerar acordat acestuia înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri pentru cheltuieli de călătorie. Raportul prealabil va fi însoțit de documente executate corespunzător privind închirierea locuinței, cheltuielile efective de călătorie (inclusiv prima de asigurare pentru asigurarea personală obligatorie a pasagerilor la transport, plata serviciilor de eliberare a documentelor de călătorie și asigurarea așternutului în trenuri) și alte cheltuieli asociate. cu călătorie de afaceri;

La raportul prealabil se anexează următoarele documente, întocmite în mod corespunzător:

• despre închirierea unui loc de locuit,
• confirmarea cheltuielilor de călătorie (inclusiv o primă de asigurare pentru asigurarea personală obligatorie a pasagerilor în transport, plata serviciilor pentru eliberarea documentelor de călătorie și asigurarea așternutului în trenuri),
• alte cheltuieli legate de călătoria de afaceri;
• raport asupra muncii efectuate într-o călătorie de afaceri, convenit cu șeful unitate structurală angajator, în scris.

În conformitate cu, cheltuielile organizației trebuie să fie justificate și documentate. Această cerință se aplică și cheltuielilor de călătorie efectuate.

la meniu

Nu este necesară prezentarea documentelor care să confirme cheltuirea diurnei.

Pentru a lua în calcul cheltuielile sub formă de diurnă, este suficient să aveți un raport în avans. Angajatorul nu trebuie să ceară de la angajatul care s-a întors dintr-o călătorie de afaceri verificări ale caselor de marcat, facturi, chitanțe și alte documente care confirmă costurile reale. Acest lucru a fost anunțat de Ministerul de Finanțe al Rusiei într-o scrisoare din 12/11/15 Nr. 03-03-06 / 2/72711.

Potrivit subparagrafului 12 al paragrafului 1, diurnele și indemnizațiile de teren sunt legate de cheltuielile de călătorie, care, în scopul impozitării profiturilor, sunt luate în considerare ca parte a altor cheltuieli legate de producție și vânzări. Ca orice cheltuială, costurile diurne trebuie documentate. Dar, după cum se explică în Ministerul de Finanțe, angajatul nu trebuie să raporteze diurnă. Cu alte cuvinte, nu este obligat să prezinte cecuri, chitanțe și alte documente care confirmă cheltuirea diurelor.

Data cheltuielilor pentru călătoriile de afaceri este data aprobării raportului de avans (subclauza 5 clauza 7). În consecință, pentru a anula fondurile alocate pentru plata diurnelor, este suficient să aveți un raport în avans.

la meniu

Scrisori de la Ministerul Finanțelor privind cheltuielile de călătorie

1. Documente care confirmă costurile de plată a documentelor de călătorie (bilete) și a serviciilor hoteliere

În a lui Scrisoare din 10 noiembrie 2011 №03-03-07/51, Ministerul Finanțelor a indicat lista documentelor necesare pentru confirmarea costurilor achitării documentelor de călătorie de către angajații detașați.

„Când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, documentele care confirmă cheltuielile sale pentru plata biletelor și (sau) serviciilor hoteliere sunt:

• cec de marcat;
• fișe, verificări ale terminalelor electronice la efectuarea tranzacțiilor folosind card bancar, al cărui titular este salariatul;
• confirmarea unei instituții de credit în care este deschis un cont bancar pentru angajat, care prevede tranzacții folosind un card bancar, o tranzacție de plată;
• sau alt document care confirmă plata efectuată, întocmit pe un formular aprobat responsabilitate strictă.»

Notă: Angajații detașați nu trebuie să uite de documentele care confirmă plata cheltuielilor efectuate (verificări de case de marcat și fișe).

la meniu

2. Cum se confirmă cheltuielile dacă sunt emise documente de călătorie electronice.

Procedura de confirmare a cheltuielilor la emiterea biletelor electronice este dezvăluită în Scrisoare din partea Ministerului de Finanțe din 27 februarie 2012. Nr 03-03-07/6:

„În cazul eliberării documentelor de călătorie cu bilete electronice de pasageri, trebuie avut în vedere că, potrivit clauzei 2 din Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 8 noiembrie 2006 nr. 134 „Cu privire la stabilirea formei unui bilet electronic de pasager și înregistrarea bagajelor aviatie Civila» itinerarul/primirea unui bilet electronic de pasager și a unui control al bagajelor (un extras din sistemul informatic automatizat pentru emiterea transportului aerian) este un document de strictă responsabilitate și este utilizat pentru implementarea de către organizații și antreprenori individuali decontări cu numerar și (sau) decontări cu carduri de plată fără utilizarea caselor de marcat.

Astfel, dacă biletul de avion este achiziționat sub formă nedocumentară ( bilet electronic), apoi documentele justificative care confirmă costul achiziției unui bilet de avion în scopuri fiscale sunt generate automat Sistem informatic itinerar/chitanță de transport aerian document electronic(bilet de avion) ​​pe hârtie, care indică costul zborului, o carte de îmbarcare care confirmă zborul persoanei responsabile pe ruta specificată în biletul electronic.

la meniu

3. Dovada documentară a cheltuielilor pentru închirierea locuinței în timpul unei călătorii de afaceri

Cheltuielile de călătorie care nu sunt susținute de documente sunt supuse primelor de asigurare.

În cazul în care lucrătorul detașat nu a depus documente care să confirme cheltuielile sale de călătorie și cazare, angajatorul este obligat să perceapă prime de asigurare pentru cuantumul compensației pentru astfel de cheltuieli. Această poziție este exprimată în scrisoarea Ministerului Finanțelor din 9 februarie 2018 Nr.03-04-05 / 7999.

4. Ce documente pot confirma costul închirierii locuinței, dacă în timpul unei călătorii de afaceri angajatul s-a stabilit cu o persoană privată

În acest caz, costurile sunt confirmate printr-un acord sau act cu proprietarul. Pentru că în timpul unei călătorii de afaceri, un angajat are dreptul de a locui nu numai într-un hotel, ci și într-o altă zonă rezidențială (de exemplu, într-un apartament închiriat). În această situație, puteți confirma costul închirierii locuințelor cu documente întocmite sub orice formă (, rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 26 februarie 2008 Nr. A26-1621 / 2007). De exemplu, un act semnat de proprietar (proprietarul apartamentului), pe de o parte, și de chiriaș (angajat detașat), pe de altă parte. Acest document trebuie să conțină toate detaliile obligatorii prevăzute de Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ.

Dacă organizația închiriază în mod independent locuințe private pentru angajații detașați, se poate încheia un contract pe termen lung cu proprietarul său. Acest lucru este util dacă organizația își trimite în mod regulat angajații la aceeași localitate. Valoarea chiriei din contract poate fi specificată pentru orice perioadă. În acest caz, un act poate fi și un document care confirmă costul închirierii locuinței.

Asigurați-vă că consemnați în act faptul plății, deoarece în caz contrar se va considera că angajatul nu a efectuat cheltuieli. Fixarea faptului plății este necesară pentru a recunoaște cheltuielile de trai drept cheltuieli la calcularea impozitului pe venit ()

5. Salariatul a petrecut o vacanță la locul călătoriei de afaceri: plata biletului de întoarcere este supusă impozitului pe venit și contribuțiilor personale?

După finalizarea misiunii, angajatul nu se întoarce de la locul călătoriei de afaceri, ci rămâne acolo pentru concediu. Un angajator ar trebui să perceapă prime de asigurare pentru costul unui bilet de întoarcere cumpărat pentru un angajat la locul de muncă permanent? Da, ar trebui, a răspuns Serviciul Fiscal Federal al Rusiei într-o scrisoare din 05/11/18 Nr. BS-4-11 / 8968.

la meniu

Completați, verificați și trimiteți calculul primelor de asigurare prin Internet

CHELTUIELI pentru transportul in comun, taxiuri, alte cheltuieli in timpul unei calatorii de afaceri

Cheltuielile de călătorie ale angajaților transport public in orasul in care este trimis, poate fi luat in calcul la impozitarea profiturilor. Angajatorul este obligat să ramburseze angajatului cheltuielile de călătorie, adică costurile de călătorie la locul călătoriei de afaceri și înapoi la locul de muncă permanent (clauza 12 din Regulamentul aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 Nr. 749). Nu este asigurată rambursarea altor cheltuieli de călătorie ale călătorului de afaceri. Cu toate acestea, costul călătoriei unui angajat cu transportul public în timpul unei călătorii de afaceri poate fi luat în considerare ca parte a cheltuielilor de călătorie (). Acestea vor fi cheltuieli suplimentare de călătorie.

Pentru a ține cont de aceste cheltuieli în scopul impozitului pe profit, prevedeți rambursarea acestora în reglementările locale (de exemplu, într-un contract colectiv, reglementări privind călătoriile de afaceri într-o organizație). În plus, acestea trebuie să fie justificate economic și documentate (clauza 1, articolul 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Notă: Scrisori ale Ministerului de Finanțe al Rusiei din 21 iulie 2011 Nr. 03-03-06 / 4/80, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei din 12 iulie 2011 Nr. ED-4-3 / 11246.

Suma compensației pentru cheltuielile de deplasare ale unui angajat în transportul public în timpul unei călătorii de afaceri nu este supusă impozitului pe venitul personal. Dar numai dacă aceste sume sunt luate în considerare ca parte a diurnei și în limitele stabilite de Codul Fiscal al Federației Ruse pentru diurnele (nu mai mult de 700 de ruble pentru fiecare zi de călătorie de afaceri în Rusia și nu peste 2500 de ruble pe zi când călătoresc în străinătate). O astfel de concluzie rezultă, în special, din decizia Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 24 noiembrie 2006 Nr. A26-11318 / 2005-210.

Trebuie acumulate prime de asigurare pentru asigurarea obligatorie de pensie (socială, medicală) și asigurarea împotriva accidentelor și bolilor profesionale pentru valoarea rambursării cheltuielilor de călătorie ale unui angajat în timpul unei călătorii de afaceri. Acest lucru se datorează faptului că listele de plăți către angajați pentru care nu se percep prime de asigurare sunt închise. Iar un astfel de tip de plată ca compensație pentru cheltuielile angajatului pentru deplasarea în transportul public din orașul în care este detașat nu este menționat în acestea. O astfel de concluzie rezultă din prevederile paragrafului 1 din partea 1 și cu privire la obligativitatea asigurări socialeîn caz de invaliditate temporară și în legătură cu maternitatea, alin.10 și 12 alin.2 alin.1, alin.2 al articolului 20.2 din Legea din 24 iulie 1998 nr.125-FZ.

Cheltuieli de călătorie asociate- costul taxiului, închirierea mașinii la locul călătoriei de afaceri, serviciile VIP-holuri din aeroporturi și gări, ambalarea bagajelor și alte cheltuieli care sunt aprobate de manager sunt confirmate prin bilete, carte de îmbarcare, chitanțe etc. Ca și în cazul diurnelor, dacă biletele sunt pierdute, este mai sigur să solicitați copii de la transportator. Sau cereți un alt document, din care să reiese clar că un anumit angajat a folosit serviciile de transport într-o anumită zi și la o anumită oră.