Instructiuni pentru completarea fisei de timp de lucru. Procedura de întocmire a unei foi de timp de lucru

Acasă

Fiecare angajator, pentru a controla personalul și a plăti salariile angajaților, este obligat să păstreze o fișă de pontaj. Pentru organele fiscale, absența acestui document la întreprindere este echivalată cu caracterul nerezonabil al costurilor plății salariilor, ceea ce nu permite atribuirea acestora unor cheltuieli care reduc baza impozabilă.

Bilanțul este unul dintre documentele care confirmă legalitatea concedierii unui angajat pentru absenteism (Codul Muncii al Federației Ruse, articolul 81, paragraful 6 a) și este folosit ca probă în conflictele de muncă, inclusiv în instanță.

Organizarea inregistrarii timpului de lucru la intreprindere

1. Atribuțiile unui cronometru sunt atribuite ofițerului de personal, contabilului, șefilor de departamente, directorului organizației sau oricărei alte persoane conform fișei postului sau ordinului. Înregistrarea timpului de lucru este organizată după reguli comune tuturor angajatorilor:
2. Foaia de pontaj este menținută pentru întreaga întreprindere ca întreg sau separat pentru fiecare divizie.
3. Fișa de pontaj înregistrează zilele lucrătoare ale fiecărui angajat, indicând numărul de ore efectiv lucrate, precum și călătoriile de afaceri, vacanțele, concediile medicale etc.
4. Documentul înregistrează toate absențele personalului, ceea ce face posibilă înregistrarea absenteismului.
5. Introducerea unui angajat nou angajat în foaia de pontaj și înlăturarea angajaților disponibilizați se face pe baza documentelor de personal: ordin de angajare, ordin de concediere, contract de muncă.

Fiecărui angajat i se atribuie un număr unic de personal, care îi servește drept identificator în sistemul de evidență a personalului. Acest număr rămâne cu el pentru întreaga perioadă de muncă și nu se schimbă în timpul mișcărilor interne. După concediere, numărul de personal trebuie să fie „pus în carantină”, adică să nu fie folosit din nou timp de trei ani.

Pentru a ține evidența muncii și a plății acesteia, există formulare unificate aprobate de Rosstat prin Rezoluția nr. 1 din 01/05/2004 Întreprinderile utilizează formularele de pontaj T-13 și T-12.

Formularul nr. T-12 pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru și calcularea salariilor este destinat a fi păstrat manual. Formularul nr. T-13 numit „Fișa de utilizare a timpului de lucru” este utilizat în principal în organizațiile care au un sistem automat de procesare a datelor.

Documentele compilate pe aceste formulare, conform recomandărilor Agenției Federale de Arhivă, au o perioadă de valabilitate de 1 an.

Procedura de completare a fișei de pontaj

La completarea unei foi de pontaj în formularul T-12, sunt indicate următoarele detalii:

• denumirea organizației (pe baza documentelor constitutive), denumirea unității structurale;
• numărul foii de pontaj;
• data completării (de obicei ultima zi lucrătoare a lunii);
• perioada contabilă (lună calendaristică, de la prima până la ultima zi).

Secțiunea 1 este un formular tabelar care înregistrează:

• numărul articolului (coloana 1);
• Numele complet al angajatului, funcția (pe baza legitimațiilor personale de personal) – coloana 2;
• număr de personal – coloana 3;
• coloanele 4 și 6 – defalcarea timpului de lucru pe coduri și ore efectiv lucrate (pentru prima, respectiv a 2-a jumătate a lunii);
• coloanele 5 și 7 – numărul de zile și ore lucrate la mijlocul lunii și de la mijloc până la sfârșit;
• coloanele 8-13 sunt destinate calculării valorilor totale pentru zilele și orele lucrate, inclusiv nopțile, orele suplimentare și weekendurile;
• 14–16 – absențe conform codurilor și numărului de zile ratate;
• 17 – numărul total de zile nelucrătoare pentru luna.

Secțiunea 2 din formularul T-12 nu se completează de către cronometru calculele salariale se fac de către departamentul de contabilitate. La sfârșitul lunii, persoana responsabilă semnează foaia de pontaj, o aprobă cu managerul și serviciul de personal, apoi o transferă departamentului de salarizare.

Formularul T-13 are o structură similară, cu excepția câmpurilor individuale.

Înregistrarea orelor de lucru în foile de pontaj

Introducerea datelor în foaia de pontaj este permisă în două moduri: continuă (înregistrarea zilnică a tuturor prezențelor și absențelor de la locul de muncă) și selectivă (note numai pentru absențe, întârzieri, ore suplimentare etc.).

Principalele simboluri care sunt utilizate la completarea foii de pontaj sunt prezentate în tabel:

Caracteristici de completare a foii de pontaj în cazuri individuale

Observațiile cu privire la orice abateri de la modul normal de funcționare adoptat la întreprindere trebuie făcute de către cronometraj numai pe baza documentelor relevante, executate corect (ordin de muncă în vacanță, certificat de invaliditate temporară etc.).

Neprezentarea unui angajat la locul de muncă în lipsa documentelor justificative până la prezentarea acestora este marcată ca NN (neprezentare dintr-un motiv necunoscut). Neprezentarea unui certificat de scutire este un motiv pentru înregistrarea absenteismului.

Cronometrul întâmpină adesea dificultăți atunci când iau în considerare călătoriile de afaceri, perioadele de vacanță și alte motive pentru absența unui angajat de la locul de muncă. Aici se aplică următoarele reguli:

1. Un angajat care se află într-o călătorie de afaceri în weekend și sărbători este plătit dublu pentru aceste ore, astfel încât valoarea KM este introdusă în foaia de pontaj în loc de B.
2. Pentru vacanți - în celulele corespunzătoare weekend-urilor, este indicată marca OT, deoarece aceste zile sunt incluse în durata calendaristică a vacanței. Sărbătorile nelucrătoare sunt excluse din concediu și se consemnează în foaia de pontaj cu valoarea B.
3. Pentru noii angajați, foaia de pontaj se păstrează de la data admiterii, celulele anterioare acestei zile se completează cu semnele „XX”. În mod similar, absențele angajatului din cauza concedierii trebuie marcate, începând de la data concedierii (inclusiv) și până la excluderea acestuia din fișa de pontaj.

Orele de lucru sunt înregistrate folosind foile de pontaj. Folosind acest document, puteți determina numărul de ore lucrate, standardele de timp de lucru și puteți completa documentația contabilă. Articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse obligă angajatorii să creeze un astfel de document pentru fiecare angajat și să-l completeze pe măsură ce lucrează. Există instrucțiuni pentru completarea și eșantionarea rapoartelor de raportare pentru 2019.

Forma și scopul documentului contabil conform Codului Muncii al Federației Ruse

Foaia de pontaj este necesară pentru a înregistra programul de lucru al angajatului. Există două forme unificate de documente contabile: T12 și T13. De asemenea, este posibil să vă dezvoltați propriile formulare în cadrul companiei. Aceasta este baza pentru salarizare.

Acestea sunt folosite pentru a înregistra timpul efectiv lucrat și (sau) nelucat de fiecare angajat al organizației, pentru a monitoriza respectarea angajaților cu programul de lucru stabilit, pentru a obține date despre timpul lucrat, pentru a calcula salariile și, de asemenea, pentru a întocmi rapoarte statistice. asupra travaliului.

Principalele funcții ale bilanțului:

1. Înregistrarea zilnică a timpului lucrat. Monitorizarea respectării cerințelor legislației muncii în vigoare.
2. Înregistrarea datelor privind timpul de lucru al fiecărui lucrător.

În funcție de numărul de ore de lucru, se calculează salariile și se întocmește un raport pentru departamentul de statistică.

Amenzi: cine este responsabil?

În lipsa acestui document, societatea poate fi supusă răspunderii administrative. Într-o astfel de situație, funcționarul responsabil se confruntă cu demiterea.

În cazul în care întreprinderea nu a alocat timp pentru a completa buletinul, inspectoratul de muncă va aplica o amendă de 10.000 de ruble. Dacă foaia de pontaj este completă, erorile pot fi luate în considerare. Un document incorect trebuie corectat.

Pentru încălcarea reglementărilor de umplere, se aplică o amendă de până la 50.000 de ruble. Este posibilă și pedeapsa administrativă. Această măsură obligă întreprinderea să rămână inactivă timp de până la 90 de zile.

Metode de completare a unei foi de pontaj

Prezența sau absența la locul de muncă a fiecărui angajat cu normă întreagă se înregistrează prin metoda înregistrării continue. Această abordare este utilizată dacă numărul de ore lucrate diferă în zile diferite.

Dacă numărul de zile lucrătoare este neschimbat, atunci se aplică a doua metodă. Folosind această abordare, puteți înregistra abateri: absențe, ore suplimentare, întârzieri.

Prima pagină

Astfel de informații sunt introduse automat cu condiția ca foaia de pontaj să fie completată folosind programe specializate pe un computer.

Simbolurile timpului lucrat și nelucrat prezentate pe pagina de titlu a Formularului N T-12 sunt de asemenea folosite la completarea foii de pontaj din Formularul N T-13.

Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1

Există o listă de simboluri pe pagina de titlu. Acestea sunt coduri acceptate în general, care sunt utilizate la completarea tuturor formularelor de pontaj.

Exemplu corect: cum se întocmește un document

Documentul contabil în cauză este întocmit într-un singur exemplar. Folosit pentru a desfășura afaceri, inclusiv antreprenori individuali.

La sfârșitul lunii, buletinul este semnat de managerii de toate nivelurile (șef și șef de departament sau de sector), precum și de ofițerul de personal responsabil.

După înregistrare, foaia de pontaj este trimisă la departamentul de contabilitate.

Intocmirea si executarea rapoartelor in structurile bugetare

Întreprinderile/instituțiile de stat utilizează formularul 0504421. Acesta este un document care înregistrează abaterile în utilizarea programului de lucru. Formată cu două zile înainte de începerea perioadei contabile. Toate abaterile de la sfârșitul lunii trebuie însumate și transferate departamentului de contabilitate.

Cum se completează formularul electronic

Fișa de pontaj poate fi compilată în interfața unui program specializat. Cea mai simplă opțiune este o foaie de calcul Excel. Există, de asemenea, soluții integrate bazate pe sistemul informațional al întreprinderii.

Raportul este completat automat pe baza datelor de lucru. Această formă de buletin este mai ușor de ajustat.

Video: Cum se completează o foaie de pontaj

Completarea unui document pentru plata la bucată a unui angajat: instrucțiuni

Sistemul de lucru la bucata presupune calcularea salariilor in functie de volumul muncii prestate. În acest scop, se păstrează o fișă de pontaj și evidența producției pentru fiecare angajat.

1. Caracteristici ale contabilității pentru plata la bucată:
2. Travaliul poate fi măsurat în ore. De exemplu, munca profesorilor, lectorilor, șoferilor etc. Într-o astfel de situație, timpul de lucru este indicat pe buletinul.
3. În alte cazuri, se pune marca „I” sau „01”. Ultima linie a documentului este goală.

Vacanțele se plătesc separat. Suma plății este descrisă în contractul colectiv.

Decodificarea simbolurilor și codurilor: „noapte”, ieșire în loc de timp liber etc.

• Sunt utilizate codurile stabilite de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse în formularul T12. Decodificarea este descrisă pe pagina de titlu a eșantionului.
• Sunt un job de zi;
• B - munca de sarbatori si in weekend;
• N - tura de noapte;
• PB - prezenta la locul de munca intr-o zi libera;
• C - ore suplimentare;
• B - zile de invaliditate temporară (concediu medical);
• K - zile într-o călătorie de afaceri;
• OT - zile de vacanță planificată;
• OZ - concediu pe cheltuiala ta;
• U - concediu de studii la o institutie de invatamant;
• NN sau ZO - absenta de la serviciu din motive necunoscute;

PR - absenteism. A nu se confunda cu timpul liber, care poate fi aprobat oficial de conducere.

Dacă este necesar, atunci când codurile de mai sus nu sunt suficiente, este permisă dezvoltarea denumirilor suplimentare la întreprindere.

Greșeli de bază

1. Nu este specificată funcția de angajat. Nu este suficient să indicați doar numele dvs. complet, trebuie să introduceți în coloană numele postului dvs.
2. Un weekend sau o sărbătoare este incorect desemnată ca zi lucrătoare.
3. Durata incorectă a zilei înainte de vacanță. Astfel de ore de lucru sunt de obicei scurtate. Este necesar să marcați 7 în loc de ora 8.

Cum ar trebui luată în considerare combinația de poziții?

Urmărirea timpului unui angajat cu fracțiune de normă are câteva caracteristici. Se notează timpul efectiv de lucru. Durata muncii pe zi este notă în foaia de pontaj T12 în rândul de mai jos, în coloanele 4 și 6, sau în T13 în rândurile 2 și 4. În cazul muncii interne cu fracțiune de normă, timpul de lucru se reflectă separat pentru fiecare funcție ocupată de salariat.

Formular standard pentru completarea unui raport de lucru pentru un călător de afaceri

Timpul lucrat de călătorii de afaceri este înregistrat în formularul T12. Coloana este marcată cu litera „K” sau cu numărul „06”. Sunt notate doar zilele, nu sunt specificate orele.

Regula de utilizare a diferitelor formulare de raportare

În baza art. 7 și 9, o societate care desfășoară activități comerciale poate dezvolta forme suplimentare de înregistrare a orelor de lucru care sunt mai potrivite specificului întreprinderii. Organizațiile bugetare preferă următoarele forme de pontaj:

1. Fișă de calcul salariu (F Nr. 0504421).
2. Contabilitatea destinată prelucrării automate ulterioare a informațiilor (F nr. 0301008).

Formularele T12 și T13 au detalii identice conform instrucțiunilor pentru întocmirea foilor de pontaj.

Cum trebuie întocmit un raport: reglementări

Documentul se completează după cum urmează:

1. În partea de sus, completați numele întreprinderii sau instituției, precum și al departamentului sau sectorului (dacă este necesar).
2. Se completează data exactă de întocmire a documentului și numărul acestuia.
3. Datele pentru toate zilele acestei perioade sunt introduse în coloana „Perioada de raportare”.
4. Secțiunea 1 conține un număr de serie.
5. Coloanele 2 și 3 sunt completate cu informații despre angajații cu normă întreagă pe baza cardurilor lor personale.
6. În coloanele 4 și 6 se înscriu coduri corespunzătoare timpului lucrat pentru fiecare zi lucrătoare a perioadei contabile.
7. Coloanele 5 și 7 au scopul de a obține rezultate intermediare pentru o jumătate de lună: celula din partea de sus este completată cu numărul de zile lucrătoare efective, în partea de jos - ore lucrate. Acest lucru permite o analiză preliminară.
8. Coloanele de la 8 la 17 sunt completate după lună.
9. Numărul de zile și ore lucrate se înscrie în coloanele 14 și 16.
10. Motivul posibilei neprezentări este indicat cu codul corespunzător în coloana 15.
11. Coloana 17 este utilizată pentru a reflecta numărul de zile nelucrătoare (weekend și sărbători).
12. Următoarele coloane (a doua parte a foii de pontaj) de la coloanele 1 la 55 sunt completate de contabili.

Responsabilitatea de întreținere și aprobare

Din cauza lipsei unor cerințe clare pentru cronometrarea, întreprinderea își stabilește propria procedură de păstrare a documentației de personal. Luarea deciziilor este influențată de diverși factori: capacitățile financiare, de personal și organizaționale ale companiei.

În conformitate cu cerințele părții 4 a articolului 91 din Codul muncii al Federației Ruse, întreținerea foii de pontaj este responsabilitatea angajatorului. Aceasta înseamnă că conducerea are dreptul de a numi un anumit angajat pentru a menține această formă de contabilitate.

Responsabilitatile sunt stabilite in fisa postului sau in contractul de munca pe baza unui ordin emis de manager. Astfel de acțiuni sunt reglementate în articolele 8, 57, 91 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Dacă numărul personalului dintr-o organizație este de la 1 la 5 persoane, nu este prevăzută o poziție separată pentru menținerea foilor de pontaj.

Nu este întotdeauna recomandabil să încredințați atribuțiile unui cronometrator unuia dintre angajați. Acest lucru necesită pregătire avansată și costuri suplimentare. De regulă, într-o întreprindere mică, managerul însuși păstrează foaia de pontaj. Dacă o organizație are mai mult de 30 de oameni, timpul lucrat este înregistrat de un angajat separat de HR. Uneori este permisă combinarea responsabilităților.

Responsabilitatea pentru cronometrarea este uneori atribuită unui contabil sau secretar.

Cum să ții evidența timpului

1. În companiile cu un număr mare de personal se folosesc următoarele opțiuni contabile:
2. Intabulare centralizată. Întreprinderea are mai mulți angajați cronometratori, ale căror principale responsabilități sunt să păstreze foile de pontaj ale timpului lucrat al fiecărui angajat.

Descentralizat. În acest caz, fiecare divizie a companiei are propriul cronometru. Șeful unității structurale poate semna buletinul. Acest drept este exercitat prin împuternicire a managerului sau aprobat printr-un ordin corespunzător.

Specificul activității întreprinderii nu permite adesea transferul dreptului de semnătură al managerului principal către șeful unității structurale. Acest lucru provoacă o încălcare a legislației muncii, care poate fi detectată în timpul inspecției de către autoritățile de reglementare.

Contabilitatea „de călătorie”: cum să luați în considerare orele de lucru dacă un angajat se află într-o călătorie de afaceri

Este imposibil să monitorizați munca unui angajat situat în alt oraș. Legea muncii nu impune cerințe clare pentru urmărirea timpului. În astfel de cazuri, se recomandă ca angajatul însuși să țină evidența timpului său de lucru.

Întocmirea unui document contabil este o responsabilitate suplimentară care trebuie consemnată în fișa postului. Este necesară o plată suplimentară pentru finalizarea acestei sarcini.

Aspectul moral trebuie să intre în joc aici. Angajatul trebuie să fie sincer și să nu permită adăugarea orelor de lucru. Liderul va putea determina cât de sincer este. Se evaluează rezultatele muncii angajatului și gradul de eficacitate al acestuia.

Cât timp poate fi stocat un document, inclusiv. la întreprinderile periculoase

În baza clauzei 281 din Lista documentelor privind activitățile întreprinderii, foaia de pontaj trebuie păstrată cel puțin un an.

Pe de altă parte, acest document stă la baza stabilirii impozitelor. Astfel de „hârtii” sunt stocate timp de până la patru ani în conformitate cu codul (clauza 8, clauza 1, articolul 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

În plus, foaia de pontaj este documentul principal pentru salarii. Aceasta înseamnă că ar trebui să fie păstrat timp de cel puțin cinci ani (articolul 17 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”). Astfel, buletinul este păstrat cel puțin 5 ani.

Dacă un angajat lucrează în condiții vătămătoare/periculoase, acesta primește indemnizații la calculul pensiei. Munca grea într-o întreprindere are probabil consecințe negative asupra sănătății și vieții umane. În consecință, în astfel de condiții, buletinul este păstrat timp de 75 de ani.

Foaia de pontaj conține informații de bază care sunt utilizate pentru calcularea și calcularea salariilor. Fiecare coloană în care este trecut cutare sau cutare simbol trebuie să aibă documente justificative (comandă, fișă de invaliditate temporară, diverse adeverințe, notificări, certificate). Pentru a evita erorile la completare, persoana responsabilă cu menținerea documentului contabil trebuie să fie extrem de atent și să aibă cunoștințe speciale. Gestionarea corectă a foii de pontaj asigură că angajații sunt plătiți corect. Aceasta exclude disputele de muncă și amenzile.

Orice întreprindere care angajează personal angajat trebuie să țină cont de timpul lucrat de angajați. Pe această bază, departamentul de contabilitate calculează salariul și beneficiile cuvenite. Timpul lucrat este reflectat într-un document special - o fișă de pontaj. Vă vom spune ce nuanțe există în ceea ce privește întreținerea acestuia și cum să o completați corect.

O fișă de pontaj este unul dintre tipurile de documentație contabilă primară care înregistrează:

• tipul de timp petrecut în îndeplinirea funcțiilor de muncă pe care le lucrează angajatul;
• durata acestuia (în ore și zile).

Funcții foaie de pontaj:

• o notă privind angajarea efectivă a salariatului pentru fiecare tip de timp de lucru;
• controlul personalului;
• plata adecvată a salariilor și a unor beneficii;
• dovezi în litigiile de muncă relevante;
• calculul prelucrării;
• temeiul legalității concedierii pe motiv de absenteism;
• justificarea fiscală a costurilor salariale;
• baza pentru întocmirea rapoartelor către autoritățile de reglementare.

Poate un SRL sau un antreprenor individual să opereze fără foaie de pontaj?

Legea impune angajatorilor să mențină o astfel de foaie de pontaj, indiferent de forma juridică a organizației lor. Dacă o companie angajează angajați, aceștia trebuie să primească un salariu, din care impozitele sunt deduse la buget. Pentru a verifica valabilitatea calculelor salariale, fiscul se va întreba despre prezența acestui document și conținutul acestuia.

În cazul în care un SRL sau un antreprenor individual are angajați, iar foaia de pontaj nu este completată sau conține erori, fiscul poate recunoaște costurile cu salariile lor ca fiind documentate nejustificate. Aceasta înseamnă că aceste cheltuieli ale angajatorului nu vor reduce baza de impozitare pe venit.

Important! Un angajator care nu se deranjează să înregistreze orele de lucru sau menține foile de pontaj cu încălcări se confruntă cu sancțiuni de la autoritățile de control. Directorul poate fi amendat cu 1000 - 5000 de ruble, iar organizațiile pot fi amendate cu până la 50 de mii de ruble. (Articolul 52.7 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Cum se calculează timpul de lucru al unui angajat?

Timpul de lucru este acea perioadă din zi sau noapte în care un salariat este obligat să-și îndeplinească funcțiile de serviciu sau timp echivalent cu cel din punct de vedere al plății. Durata acestei perioade (zi lucratoare sau tura) si regularitatea repetarii acesteia (rutina sau programul) trebuie sa fie stabilite in contractul de munca ca conditii de munca.

Fișa de pontaj indică diferite tipuri de timp asociate cu funcțiile de muncă:

• în timpul zilei;
• noapte;
• în weekend și sărbători;
• peste orar;
• ceas;
• formare avansată în afara producției;
• concedii plătite;
• concediu medical;
• absenteism forțat;
• grevă;
• simplu etc.

Principii de păstrare a foii de pontaj

Cronometrul este obligat să respecte normele legal adoptate, precum și reglementările consacrate în regulamentul intern al întreprinderii:

1. Acest document poate fi păstrat pentru fiecare divizie separat sau pentru întreaga organizație.
2. Foaia de pontaj cuprinde numarul de ore lucrate de angajat pentru fiecare tip de timp de lucru conform codului atribuit.
3. Pe lângă timpul de angajare, se mai notează și numărul de ore în care salariatul nu a prestat muncă, deși trebuia să facă acest lucru (absentism, greve, perioade de nefuncționare).
4. Angajații sunt incluși în foaia de pontaj sau excluși din acesta după completarea documentației de personal corespunzătoare - un ordin de angajare sau concediere, un contract de muncă.
5. Când un nou angajat este inclus în foaia de pontaj, acesta primește un număr de personal, care este unic și va deveni codul său în documentația de personal. Numărul va fi valabil pe toată perioada în care lucrați pentru acest angajator. O schimbare a postului nu modifică numărul de personal. După concediere, același număr nu ar trebui să fie atribuit nimănui timp de 3 ani.
6. Este strict interzisă completarea în avans a foii de pontaj - ora este reflectată în document. a lucrat de fapt.

Este legal să folosiți sisteme electronice de monitorizare?

Multe organizații, în special cele mari, folosesc sisteme electronice pentru monitorizarea și/sau monitorizarea angajaților pentru a facilita contabilitatea muncii personalului. Diverse funcții ale acestor sisteme fac posibilă înregistrarea orei de sosire și de plecare a angajaților, unii - mișcările acestora pe teritoriul, uneori - activitățile lor la locul de muncă.

Baza pentru înregistrarea prezenței unui angajat la locul de muncă poate fi înregistrarea acestuia în funcție de diverși indicatori prevăzuți de unul sau altul sistem de contabilitate și control:

• prezentare de carduri electronice;
• citirea amprentei;
• scanarea retinei;
• înregistrare video cu ajutorul camerelor etc.

Sărbătorile au căzut în vacanță

Dacă un vacantar are zile în timpul perioadei de odihnă care nu au fost lucratoare pentru alți angajați din cauza sărbătorilor, cronometrul pune litera B („Ziu liberă”) în celulele corespunzătoare. Aceste zile nu sunt incluse în perioada de vacanță. Weekend-urile obișnuite (nu sărbătorile) sunt marcate cu literele OT („Vacanță”), deoarece sunt luate în considerare în numărul de zile de vacanță.

Un angajat s-a îmbolnăvit în vacanță

Codul Muncii vă permite să prelungiți concediul pentru perioada de incapacitate forțată de muncă, sau să transferați aceste zile în altă perioadă. De aceea, este important să indicați cu exactitate pe foaia de pontaj câte zile angajatul a fost bolnav în vacanță. Desigur, boala trebuie documentată cu o bucată de hârtie.

Cronometrul numără câte zile angajatul a avut o odihnă sănătoasă și le marchează cu codul OT („Vacanță”). Apoi datele pentru care a fost eliberat concediul medical sunt marcate cu „B” în mod corespunzător. Dacă concediul după boală a continuat, aceste zile sunt din nou marcate „OT”, precum și timpul pentru care a fost prelungit sau transferat la compensarea concediului de boală.

Călătoria de afaceri a căzut în weekend

Dacă un angajat este forțat să petreacă weekendul într-o călătorie de afaceri, acest lucru creează dificultăți în foile de pontaj. Când se completează o fișă de pontaj, datele muncii forțate în timpul plecării, care se încadrează în weekend, sunt desemnate nu prin litera B („Weekend”), ci prin codul K („Călătorie de afaceri”), indiferent dacă călătorul de afaceri a fost ocupat cu aceasta. zi sau era în vacanță.

Fiecare angajator ar trebui să știe cum să completeze corect o fișă de pontaj. Responsabilitatea menținerii acestui document revine absolut tuturor șefilor organizațiilor și întreprinderilor în care se utilizează forța de muncă angajată (Articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). În lipsa acestui buletin, inspectoratul de muncă are dreptul de a trage la răspundere administrația sub forma unei amenzi pentru încălcarea legislației în domeniul muncii - Partea 1 a art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Încălcarea documentației poate deveni și un motiv de urmărire penală de către autoritățile fiscale în temeiul art. 120 Codul fiscal al Federației Ruse.

Scopul principal al fișei contabile este de a înregistra informații despre prezența și absența personalului de la serviciu pentru calcularea corectă a salariilor angajaților. În plus, întreținerea documentelor este necesară în următoarele scopuri:

• monitorizarea respectării regimului de muncă;
• calcularea eficienței utilizării timpului de lucru;
• întocmirea de rapoarte statistice la solicitarea lui Rosstat.

Foaia de pontaj trebuie păstrată corect și cu acuratețe. Informațiile din acesta trebuie documentate. Acest lucru este necesar, în primul rând, să se prezinte autorităților inspecției muncii motivele introducerii informațiilor în documentul contabil. În al doilea rând, la concediere, un angajat are dreptul de a solicita de la administrație, pe lângă statul de plată și cartea de muncă, și alte documente certificate care se referă la munca sa (articolul 84 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă informațiile introduse în buletinul de evaluare sunt incorecte sau neadevărate, aceasta poate servi drept motiv pentru ca fostul subordonat să se adreseze instanței.

Formularul documentului

Există formulare aprobate de foi de pontaj: T-12 și T-13. Formularele au fost elaborate de Comitetul de Stat pentru Statistică (Decretul nr. 1 din 5 ianuarie 2004) și sunt cele mai convenabile pentru înregistrarea informațiilor despre programul de lucru. Pot folosi o altă formă de buletin? Da, utilizarea acestor formulare contabile nu este obligatorie. Conducerea organizațiilor are dreptul de a elabora propriile formulare de documentare, făcându-le parte din politica internă a întreprinderii. Atunci când sunt puse în aplicare alte formulare contabile decât cele standard, se întocmește un ordin corespunzător pentru întreprindere și se aduce la cunoștința personalului.

Documentele contabile T-12 și T-13 sunt sub forma unui tabel cu numărul de coloane corespunzător numărului de zile calendaristice dintr-o lună. Datele privind orele lucrate sunt rezumate pentru fiecare angajat cu normă întreagă separat. Informațiile despre angajați sunt introduse în linii orizontale indicând numărul de personal și funcția. Dacă există un personal mare de angajați, este convenabil să păstrați fișele de pontaj pentru fiecare atelier sau divizie separat.

Formularele T-12 și T-13 au același scop și conțin detalii identice. Formularul T-12 este universal și potrivit pentru absolut toate întreprinderile. Este convenabil să completați foaia de pontaj T-13 atunci când întreprinderea înregistrează orele de lucru electronic folosind un sistem automat de trecere (tornichete). O altă diferență este prezența în T-12 din Secțiunea 2, unde se reflectă angajamentele angajatului pentru muncă (nu este necesară completarea acesteia; în scopuri de calcul, este posibil să se întocmească alte forme de documentație contabilă). Menținerea sistemului electronic de contabilitate T-13 este simplificată de faptul că angajamentele se fac automat.

Cine ar trebui să păstreze foaia de pontaj? La întreprinderile mari, în scopul menținerii tabelelor, se introduce o poziție separată - cronometru. Dacă conducerea nu își poate permite să păstreze un membru suplimentar al personalului, orele de lucru sunt înregistrate de un angajat al serviciului de personal. Administrația poate desemna și o altă persoană responsabilă cu menținerea documentului - completarea acestuia și aprobarea acestuia din partea conducerii.

Documentul standard pentru înregistrarea orelor de lucru din 2019, formularul T-12, are 17 coloane verticale, care sunt concepute pentru a reflecta:

• a se prezenta la serviciu;
• absența de la locul de îndeplinire a atribuțiilor specificate în contractul de muncă;
• durata timpului lucrat;
• numărul de zile lucrătoare pe lună;
• numărul de zile în care salariatul nu s-a prezentat la locul de muncă, cu indicarea motivelor absenței;
• weekenduri și sărbători.

Formularul T-12 este completat manual de către angajatul responsabil zilnic. La sfarsitul perioadei de facturare, documentul se depune la departamentul de contabilitate pentru verificarea datelor si calculul salariilor.

Foaia de pontaj T-13 conține 13 coloane, care, pe lângă cele enumerate, includ coduri de plată și conturi corespunzătoare pentru calcularea automată a câștigurilor. Completarea formularului se realizează cu ajutorul unor programe speciale, la care accesul este disponibil angajaților responsabili care introduc cifrele necesare și controlează calculele efectuate.

Cum se completează tabelul

Regulile de completare a fișei de lucru, aprobate în 2004, conțin denumiri alfabetice și numerice ale prezenței sau absenței subordonaților la locul de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu. Lista completă a codurilor este indicată pe a doua pagină a formularului T-12. Este necesar să le folosim? Nu, lista este de natură consultativă, dar din cauza ușurinței sale de utilizare, întreprinderile o folosesc în continuare până în prezent.

Cum să păstrezi o foaie de pontaj? Pentru contabilitatea zilnică, coloanele patru și șase sunt alocate în formularul T-12, iar coloana patru în T-13. Linia de sus afișează o literă sau o desemnare numerică în conformitate cu faptul prezenței sau absenței angajatului (de exemplu, I - indică prezența, K - călătorie de afaceri, DAR - scoaterea din serviciu etc.). Sub această marcă se înregistrează durata timpului de lucru sau nelucrat în ore. Absența de la locul de muncă este întotdeauna înregistrată ca „0”, chiar dacă subordonatul a fost într-o călătorie de afaceri.

Procedura de completare a foii de pontaj permite două opțiuni pentru introducerea informațiilor în document.

1. Folosind metoda de înregistrare continuă, se reflectă toate faptele de prezență și neprezentare, indicând durata de timp:

1. Folosind metoda de înregistrare exclusiv a abaterilor - sunt reflectate doar zilele de neprezentare, coloanele inferioare rămân goale:

Conducerea are dreptul de a alege în mod independent modul de umplere, în funcție de specificul producției.

Trebuie avut în vedere faptul că fiecare tip de muncă și odihnă are propriul cod de desemnare. De exemplu, munca de noapte (de la 22:00 la 6:00) este desemnată prin litera N. Starea la locul de desfășurare de la 20:00 la 8:00 va fi înregistrată după cum urmează:

Cum se completează vacanța în foaia de pontaj? Fiecărui tip de concediu i se atribuie un cod special: principal - OT, student, plătit - U, fără plată - UD și așa mai departe. Durata șederii la locul de muncă este întotdeauna indicată cu „0”.

Rezumând

La sfârșitul perioadei de facturare, persoana responsabilă calculează timpul lucrat și nelucrat în ore. Informațiile sunt introduse în coloana a cincea (pentru prima parte a lunii) și a șaptea (pentru a doua parte a lunii) din raportul T-12. Coloanele 8-13 conțin informații rezumative. Neprezentările sunt reflectate în coloanele 14-16 din tabel. Dacă se constată o eroare în fișa contabilă întocmită, este necesar să se întocmească o fișă de ajustare.

Important! Angajații responsabili cu completarea fișei de pontaj, șefii departamentului de resurse umane și unităților structurale sunt obligați să semneze în partea de jos a documentului pentru exactitatea datelor introduse.

Foile de pontaj trebuie păstrate la întreprindere timp de cinci ani, deoarece acest document este baza pentru calcularea salariilor personalului. Dacă întreprinderea angajează forță de muncă grea sau condiții de muncă periculoase, evidențele trebuie păstrate pe o perioadă de 75 de ani.

Fiecare organizație trebuie să țină evidența zilnică a prezenței angajaților la locurile lor de muncă, pentru aceasta, departamentul de resurse umane folosește o formă unificată a unei foi de pontaj în formularul T-13; Vă permite să înregistrați prezența, întârzierea și absența acestora, motivele pentru care pot apărea din diverse motive, atât valide, cât și nevalide. Pe baza datelor din fișa de pontaj de la sfârșitul lunii, departamentul de contabilitate calculează salariile angajaților, în special pentru acei angajați ale căror salarii se bazează pe timpul în care sunt prezenți la locul de muncă.

Foaia de pontaj joacă un rol important în funcționarea întreprinderii, de la înregistrarea prezenței angajaților la locul de muncă până la calcularea salariului acestora. Fiecare eveniment are propriul cod special, care poate reflecta ora zilei de lucru, boala, călătoria de afaceri, vacanța, inclusiv întârzierea și absența angajatului de la serviciu. În plus, acest document vă permite să urmăriți normele săptămânii de lucru și să faceți anumite ajustări ale procesului de lucru.

Astfel, pe baza datelor din buletinul de calificare, managerul poate lua anumite decizii privind schimbarea săptămânii de lucru a angajatului dacă există ore suplimentare, acest lucru se poate întâmpla destul de des cu un program flexibil sau înlocuirea unui angajat bolnav; De asemenea, pe baza datelor din buletinul de calificare, puteți lua o decizie atât cu privire la bonusuri și stimulente pentru angajat, cât și cu privire la amortizarea și impunerea de penalități.

Vă rugăm să rețineți că prima parte a foii de pontaj, pentru prima jumătate a lunii, este depusă la departamentul de contabilitate pentru a calcula salariul în avans, iar pe baza foii de pontaj completată, se face un calcul complet al salariilor.

Exemplu de completare a unei foi de pontaj

Foaia de pontaj poate fi completată în două moduri, ar trebui să alegeți cel mai convenabil și mai ușor de înțeles:

1. Datele sunt introduse zilnic - formularul indică date privind prezența angajaților la locul de muncă și absențe, dacă un astfel de fapt a fost detectat.
2. Datele sunt introduse în formular numai în cazul abaterilor de la valorile standardizate, de exemplu, dacă un angajat nu vine brusc la muncă, în acest caz se notează absența acestuia.

Desemnări în foaia de pontaj

Codul tipului de salariu în foaia de pontaj

• Salariu și indemnizații de călătorie – 2000
• Plata către angajați în baza contractelor civile (redevențele nu sunt incluse) – 2010
• Plata de concediu – 2012
• Plata pentru invaliditate temporară – 2300

Umplerea probei formularului T-13

Completarea foii de pontaj nu este deosebit de dificilă, selectați opțiunea de contabilitate care vă este convenabilă și introduceți datele și codurile corespunzătoare:

• ÎN „Numărare 1” trebuie să specificați următorul număr de serie.
• ÎN „Numărare 2”– date personale pentru fiecare angajat al organizației, în conformitate cu funcția și numele complet al acestuia.
• „Numărare 3” conţine numărul de personal al angajatului.
• ÎN „Numără 4” Folosind coduri cu litere pentru fiecare angajat, datele sunt introduse pentru fiecare zi de muncă, codul corespunzător se află în celula de sus, iar durata angajatului este indicată în celula inferioară. Deci, dacă se stabilește un program de 5/2, atunci ziua de lucru este de 8 ore, iar durata zilei de lucru cu un program de 2/2 va fi de 11 ore. Datele pentru prima jumătate a lunii și pentru a doua sunt introduse în coloane separate. Sus este pentru prima jumătate, iar mai jos pentru a doua jumătate. În cazul în care au loc ore suplimentare, angajatorul trebuie să compenseze salariatul pentru timpul suprasolicitat fie în numerar, fie cu timp liber.
• ÎN „Numără 5” Timpul total lucrat este indicat separat pentru prima jumătate a lunii și separat pentru a doua jumătate a lunii.
• „Numărare 6” conține valoarea totală a timpului lucrat (suma coloanei 5).
• ÎN „Număr 7” se introduc datele despre codul salariului.
• „Numărare 8” conține informații despre contul contabil pentru a înregistra costurile salariale.
• Coloanele 10-13 sunt utilizate pentru înregistrarea absențelor angajaților, indicând codul corespunzător și numărul de zile.

Situații non-standard

Pleacă fără plată

Potrivit legii, se pot distinge următoarele tipuri de astfel de concedii:

• Din motive de familie – „ÎNAINTE”
• Concediu fără plată, prevăzut în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, de exemplu, cu ocazia unei nunți - „OZ”
• Pe baza unei decizii în baza unui contract colectiv sau a unei decizii industriale - „DB”

Dacă sunt sărbători în timpul vacanței dvs

În cazul în care există sărbători în timpul vacanței alocate, în conformitate cu calendarul de producție pentru anul în curs, aceste zile sunt marcate cu codul „B”. Deci, de exemplu, dacă un angajat a plecat în vacanță din 9 iunie până în 16 iunie, iar în această perioadă există vacanță pe 12 iunie, atunci în locul codului (OT), este necesar să scrieți codul „B”. Această zi nu este inclusă în perioada de concediu plătită.

Boală în timpul concediului anual

Dacă în timpul vacanței un angajat a suferit o boală și a oferit concediu medical drept confirmare, atunci în loc de codul „OT”, trebuie să notați codul „B”, în conformitate cu concediul medical. În acest caz, concediul va fi prelungit pe durata bolii.