Sisteme de management al întreprinderii erp. ERP - sisteme de planificare a resurselor întreprinderii

Tradus din engleză, Enterprise Resource Planning (ERP) înseamnă „managementul resurselor întreprinderii”. Sistemul ERP este conceput pentru a planifica resursele companiei necesare pentru producție, achiziții și vânzări.

Principiul de funcționare al sistemului ERP se bazează pe crearea, completarea și utilizarea unei baze de date unice, care include informații necesare tuturor departamentelor întreprinderii: contabilitate, departamente de aprovizionare, personal etc.

Funcționalitatea sistemelor ERP variază, dar există funcții care sunt comune tuturor produselor software:

1. Elaborarea planurilor de producție și vânzări.
2. Menținerea specificațiilor tehnologice care prevăd operațiunile și resursele necesare producerii unui anumit produs.
3. Determinarea si planificarea nevoilor de productie de componente si materiale, costuri si termene de indeplinire a planului.
4. Gestionarea achizițiilor și stocurilor.
5. Managementul resurselor de producție pe diverse scări: de la o întreprindere sau un atelier separat la o anumită mașină.
6. Conducerea financiară a întreprinderii, gestiunea, contabilitatea și contabilitatea fiscală.
7. Managementul proiectelor.

În comparație cu alte soluții software, sistemul ERP are o serie de avantaje:

• Crearea unui mediu informațional unificat care facilitează și optimizează semnificativ activitatea departamentelor și a managementului.
• Abilitatea de a distribui drepturi de acces între angajații oricăror departamente, de la șeful până la managerul junior al departamentului de vânzări.
• Disponibilitatea unei game largi de soluții pentru organizații de diferite tipuri și dimensiuni.
• Abilitatea de a gestiona mai multe divizii, întreprinderi, preocupări, corporații.
• Compatibil cu diverse produse softwareși platforme, fiabilitate ridicată, flexibilitate, scalabilitate.
• Posibilitatea de integrare cu sisteme și aplicații deja utilizate în întreprindere, în special, cu sisteme de automatizare de proiectare și control procese tehnologice, vânzări, flux de documente.

Alături de alte sisteme care automatizează producția, ERP simplifică foarte mult procesul de management al întreprinderii, alocarea resurselor și planificarea vânzărilor.

Când este nevoie de un sistem ERP?

În primele etape ale existenței unei companii, nu există nevoi speciale de automatizare: toate documentele sunt elaborate folosind convenționale programe de birou, iar pentru a obține cutare sau cutare informații, managerul trebuie doar să sune angajatul. Treptat, numărul de documente, numărul de angajați, volumul operațiunilor este în creștere și este nevoie de crearea unor spații de stocare și sistematizarea datelor.

Într-o întreprindere care operează fără un ERP, toate documentele sunt adesea stocate nesistematic, ceea ce complică semnificativ managementul. Există, de asemenea, cazuri frecvente când unele sisteme sunt instalate, dar acestea funcționează exclusiv pentru un anumit departament.

Departamentele de contabilitate, resurse umane, achiziții și alte departamente au propriile baze de date, iar fluxul de documente între ele este dificil. Acest lucru afectează în mod direct eficiența muncii: pentru a afla cutare sau cutare informații în departamentul de resurse umane, contabilul trebuie să facă o cerere e-mail sau sunați la ofițerul de personal.

Este imposibil să se realizeze un management eficient, optimizarea resurselor întregii întreprinderi și, în sfârșit, creșterea productivității diferitelor departamente în astfel de condiții.

sistem ERP - alegere optimă pentru întreprinderi de orice scară, grupuri de firme, firme cu sucursale distribuite geografic.
Sistem ERP:

• accelerează semnificativ fluxul de documente între departamente
• permite unui angajat cu anumite drepturi să obțină acces instantaneu la informații
• face posibilă management eficient munca sucursalelor și angajaților la distanță.

Diferite programe sunt adesea oferite ca alternative. contabilitate creat exclusiv pentru formarea de financiar şi raportare fiscală.

Este destul de simplu să distingeți ERP de alte sisteme. Sistem ERP:

• integrează baze de date și sarcini ale TUTUROR departamentelor întreprinderii: de la contabilitate și servicii pentru clienți până la producție și logistică;
• poate ajuta în îndeplinirea oricăror sarcini ale întreprinderii;
• vă permite să creați un mediu informațional unificat.

Sarcina principală a unui sistem ERP este de a optimiza managementul TOATE resursele întreprinderii, indiferent de forma în care sunt prezentate. Acesta este un sistem unic care include soluții pentru contabilitate, inginerie, achiziții, personal, depozit etc.

ERP-uri atât de diferite

Pe în acest moment Există două concepte principale ale sistemelor ERP. Acestea sunt ERP și ERP II.

Prin primul ne referim software, care vă permite să organizați munca unei întreprinderi de orice tip și acoperă toate procesele de producție.

ERP II este un sistem de management specializat care ia în considerare caracteristici cheie una sau alta întreprindere. Este dezvoltat ținând cont de sarcinile care trebuie rezolvate de o companie de o anumită dimensiune, tip de activitate și formă.

Există un număr mare de produse gata făcute dezvoltare software specializata in firme mici, întreprinderile producătoare, companii care activează în sectorul serviciilor, organizații comerciale etc. Există sisteme ERP concepute pentru o singură întreprindere standard, o companie cu o zonă geografică ramuri îndepărtate, și chiar o companie transnațională.

Sistemele ERP pot avea structuri diferite. În special, în în ultima vreme Cloud ERP a câștigat cea mai mare popularitate - mai convenabil, scalabil și ușor de utilizat pentru întreprinderile mijlocii și mici.

Cum să evitați costurile inutile pentru un sistem ERP cu programul online Class365

Implementarea unui sistem ERP cu funcții complete în întreprinderile mici și mijlocii poate să nu fie profitabilă, atât din cauza costului ridicat, cât și a perioadei lungi de implementare.

Automatizați procesele unei companii mici și evitați costuri ridicate posibil folosind programul online Class365. Serviciul online vă permite să automatizați operațiunile din depozit, puncte de vânzare cu amănuntul, relatii cu clientii. De asemenea, în program vei putea gestiona toate fluxurile financiare. Această soluție este optimă pentru întreprinderile de comerț cu ridicata și cu amănuntul, companiile de servicii angajate în vânzări online.

Soluția online este benefică pentru manager, deoarece nu va trebui să pregătească suplimentar personalul. Programul, în ciuda funcționalității sale largi, este surprinzător de simplu, iar angajații îl pot stăpâni independent în cel mult 15 minute. În plus, compania nu va trebui să strecoare într-un buget strâns pentru a achiziționa o aplicație standard cu licență.

Abrevierea ERP provine de la Expresie engleză Planificarea resurselor întreprinderii, ceea ce înseamnă literalmente planificarea resurselor întreprinderii. Teoretic, un astfel de sistem este strategie generală activitățile companiei, care ia în considerare următoarele domenii:

• Managementul resurselor financiare - raportare fiscală, contabilitate, planificare bugetară;
• managementul resurselor umane;
• Gestionarea activelor;
• Interacțiunea cu partenerii și înregistrarea istoricului tranzacțiilor clienților.

Din punct de vedere practic, atunci când vorbim despre sistemele de afaceri ERP, acestea înseamnă software pentru automatizarea fiecărei zone enumerate, precum și alte procese ale activităților companiei pentru a le aduce într-o bază de date comună interconectată necesară funcționării întreprinderii.

În termeni simpli, sistemele ERP sunt complexe de activități care includ: modele de gestionare a fluxurilor de informații într-o întreprindere, echipamente pentru stocarea și procesarea acesteia, software, departamentul IT și specialiști suport tehnic, precum și direct către utilizatori.

Construirea unui sistem IT de planificare a resurselor întreprinderii

Fiind un software complex, un sistem ERP este format din următoarele elemente:

• Platformă- mediul principal (core), care asigură funcționarea componentelor programului, precum și funcționalitatea de bază (informații de referință, funcții) ale companiei. Aceasta este baza sistemului, fără de care funcționarea acestuia este imposibilă.
• Instrumente de gestionare a datelor- aceasta include stocarea pe server, programe pentru prelucrarea informațiilor și transferul acestora pentru funcționarea modulelor.
• Plug-in-uri- programe independente unele de altele care se conectează la platformă și folosesc bazele de date principale în activitatea lor. Prezența modulelor independente care pot fi deconectate și conectate fără a perturba funcționarea întregului complex este cea care distinge sistemele ERP de alte tipuri de software utilizate în automatizarea proceselor de afaceri.

Modulele conectate la platforma principală a sistemului de planificare a resurselor de producție sunt împărțite în trei grupuri:

1. Intern- programe utilizate în cadrul întreprinderii, la care au acces angajații.
2. Extern- programe la care au acces clienții și partenerii (de exemplu, cont personal dropshipper intermediar).
3. Conectori- programe de conectare cu alte produse software care nu fac parte din sistemul ERP, dar sunt utilizate de companie în activitățile sale. Ei realizează schimb de date.

De unde să obțineți un sistem ERP pentru o întreprindere

Există trei moduri de a cumpăra software de planificare a resurselor:

1. Creare produs propriu . De multe ori se dovedește a fi o metodă irațională, deoarece lipsa unei abordări profesionale poate duce la o situație în care este luată în considerare o singură direcție, care nu va da un efect tangibil. În același timp, un sistem implementat în acest fel este de obicei dificil de înlocuit sau completat.
2. Cumpărare platformă gata făcutăși implementarea acesteia în activitatea întreprinderii. Aici trebuie să faceți alegerea corectă în conformitate cu activitățile companiei dumneavoastră. Produsele de înaltă calitate și bine-cunoscute sunt destul de scumpe și necesită sprijin constant din partea dezvoltatorului.
3. Dezvoltarea profesionala a sistemelor ERP individual pentru companie. Doar 20% din programele create pe piața internă sunt integrate cu succes în activitatea întreprinderilor. Aceasta înseamnă că riscul companiei de a primi un produs de calitate scăzută la un cost umflat este destul de mare.

Cum să alegeți și să implementați un sistem ERP

Nu există un sistem universal de planificare a resurselor potrivit pentru toate companiile. Pentru fiecare producție, este cea mai potrivită produs optim, care este apoi ajustat în timpul procesului de implementare.

Tipuri de sisteme ERP pentru întreprinderi

Clasificarea sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii se realizează în funcție de mai mulți parametri, luând în considerare care vă vor ajuta în alegerea produsului potrivit. Astfel, după scopul lor, ele pot fi sectoriale sau generale. Prima opțiune este potrivită pentru foarte companii mari, precum și pentru întreprinderile care produc un produs unic sau folosesc metode de afaceri nestandardizate.

După tipul de organizare, se disting sistemele din următoarele formate:

• Public- mulți utilizatori au acces la funcționalitatea generală a programului, dar datele dumneavoastră sunt disponibile doar pentru angajații companiei dumneavoastră.
• Privat- programul este izolat și poate fi schimbat și modificat pentru a se potrivi sarcinilor companiei.
• Hibrid- o combinație de două tipuri.

După tipul de stocare a informațiilor:

• Nor- bazele de date sunt localizate pe servere externe.
• Intern- datele sunt stocate pe serverul propriu al companiei.

După formatul de interfață cu utilizatorul:

• Staționar (desktop)- software-ul de conectare la baze de date este instalat pe un PC și poate funcționa autonom de pe Internet, folosind doar comunicații interne.
• Browser (funcționează numai online)- accesul la sistem este asigurat prin intermediul site-ului companiei și al contului personal al unui angajat, client sau partener.

După arhitectura software:

• Modular- constau din multe componente (module) concepute pentru a rezolva diverse probleme.
• Monolitic- programe cuprinzătoare unificate.

După clasa de licență:

• Proprietate- software închis care necesită o taxă de licență pentru utilizare.
• Open Source - programe gratuite sursă deschisă.

Erori în alegerea unui sistem de planificare a resurselor

Alegerea greșită a unui sistem de management al întreprinderii ERP nu numai că va implica costuri suplimentare, ci poate afecta negativ funcționarea întreprinderii. Pentru a evita greșelile, trebuie să le cunoașteți pe cele principale:

• Lipsa unui obiectiv corect ales și clar formulat. Este important de înțeles că ERP ar trebui să îmbunătățească performanța companiei prin adoptare aspecte pozitiveși compensarea celor negative. Prin urmare, atunci când alegeți, este necesar să se determine exact ce efect ar trebui să fie obținut din implementare. Dacă scopul tău este să-ți optimizezi afacerea în ansamblu, nu vei obține rezultatele de care ai nevoie. Toate sarcinile trebuie specificate în specificațiile tehnice (TOR). În același timp, sistemul trebuie adaptat companiei, și nu invers. Este o greșeală să reconstruiești complet o afacere, mai ales dacă aceasta este profitabilă, sub un sistem ERP.
• Alegerea incorectă a metodologiei de rezolvare a problemelor. Fiecare sistem ERP este construit pentru o anumită zonă de afaceri. Poate fi adaptat pentru sectorul de producție sau exclusiv pentru comerț.
• Vedere unilaterală asupra selecției sistemului. Echipa de specialiști care compun specificațiile tehnice, selectează și controlează procesul de implementare a sistemului ar trebui să includă reprezentanți ai diferitelor departamente ale companiei (IT, vânzări, personal, producție). În caz contrar, produsul final va fi selectat din punctul de vedere al confortului unui singur grup de utilizatori și nu va aduce eficiența necesară întreprinderii în ansamblu.
• Calificări insuficiente ale dezvoltatorului și specialiștilor în implementare. Procesul de creare și integrare a unui sistem de planificare a resurselor este costisitor și multe companii, în efortul de a reduce costurile, apelează la companii cu puțină experiență sau folosesc sisteme ERP gratuite, ceea ce este destul de riscant.
• Nivel scăzut de control asupra procesului de integrare a programului în sistem.
• Complexitatea interfeței. Dacă un program este prea complex pentru a fi înțeles intuitiv, s-ar putea să vă confruntați cu provocarea de a trebui să instruiți personalul să-l folosească. Acest lucru crește, de asemenea, riscul de erori accidentale la introducerea datelor, ceea ce implică o planificare incorectă și toate consecințele care decurg.

Ce funcții ar trebui să ofere un sistem de planificare a resurselor?

Principalul instrument în planificarea afacerii care vă permite să luați decizii este documentația de raportare. Aceasta este baza muncii ERP, care, la rândul său, ar trebui să ofere capacitatea de a analiza datele raportului din diferite poziții. Prin urmare, un sistem ERP eficient ar trebui să aibă un număr dintre următoarele funcții:

• Asigurarea unui flux convenabil de documente. Scopul principal al sistemelor ERP este de a asigura executarea rapidă a documentației (facturi, facturi, rapoarte, liste de prețuri), precum și operațiuni ulterioare cu acestea (căutare, acces, redirecționare, editare).
• Planificare. Algoritmul de sistem, în special pentru producție, ar trebui să permită planificarea plăților, livrărilor, operațiunilor de depozit, schimbări sezoniere și volume de producție. Pentru fiecare companie, planificarea producției este individuală și legată de strategia volum-calendar.
• Transparența informațiilor. Programul ar trebui să înregistreze toate tranzacțiile, părțile, volumele și datele implementării lor, ceea ce va face munca companiei mai transparentă pentru analiză.
• Control acces pt diferite niveluri . Deoarece sistemul acoperă o cantitate foarte mare de informații despre activitatea companiei, dintre care majoritatea trebuie să rămână închise angajaților, clienților și partenerilor de nivel inferior, trebuie să permită închiderea unor date pentru utilizatorii cu acces diferit.
• Rețea de date unificată. Sistemul ERP trebuie să ofere capacitatea de a urmări toate procesele individuale (de exemplu, tranzacțiile) la toate nivelurile de la achiziționarea de materii prime și producție, până la înregistrarea vânzărilor și plata taxelor.
• Evidența personalului. Programul ar trebui să prevadă capacitatea de a controla numărul de personal, de a planifica programele de ieșire și orele lucrate, să țină cont de nivelul de calificare al angajaților și să întocmească programe de vacanță și cursuri de pregătire avansată. Asemenea sistem eficient planificarea prevede posibilitatea calculării salariilor și sporurilor, ținând cont de forma remunerației.
• Lucrul cu furnizorii. Funcționalitatea sistemului ar trebui să vă permită să stocați și să procesați o bază de date a furnizorilor, să trimiteți cereri de disponibilitate, să planificați formarea comenzilor, eliberarea capitalului de lucru și plata facturilor, să controlați procesul de livrare și, de asemenea, să mențineți raportarea achizițiilor.
• Lucrul cu clienții. Sistemul trebuie să permită înregistrări complete de date pentru fiecare client, indiferent de câte persoane juridice este inclusă în structura acestuia din urmă. Acest lucru implică nu numai capacitatea de a permite clientului să lucreze prin propriul cont, ci și stocarea datelor privind tranzacțiile finalizate, conturile de încasat, planificarea aprovizionării, procesarea facturilor și istoricul cooperării. Acest lucru vă permite să studiați cererea și nivelul profitului primit de la fiecare client.
• Service si reparatii. Dacă vorbim de producție, această parte a programului ar trebui să ofere planificare pentru inspecția tehnică a echipamentelor, un program pentru reparații programate, modernizarea sau înlocuirea echipamentului întreprinderii. Pentru întreprinderi comerciale Sistemul trebuie să ofere capacitatea de a înregistra întreținerea de service a bunurilor vândute și reparațiile în garanție.

Caracteristicile implementării ERP

Sistemul de planificare a resurselor funcționează pe baze de date, dintre care de obicei sunt multe. Informațiile în sine pot fi localizate pe diferite suporturi, inclusiv documentație pe hârtie, și, prin urmare, transferul lor în format electronic este o muncă uriașă. Datele în sine sunt împărțite în două grupuri:

• Important- informații care stau la baza activităților întreprinderii. Acestea sunt date despre managementul muncii și producției, raportări de la departamentul de vânzări și ofițerii de personal. Acestea trebuie utilizate în sistemul ERP.
• General- informații care sunt importante pentru o anumită companie, care nu sunt utilizate de companie în mod regulat, dar sunt și importante. Aceste date sunt adăugate în sistem la nevoie sau la solicitarea conducerii companiei.

Un ERP ideal ar trebui să poată folosi toate tipurile de date, dar în practică, pentru a simplifica procesul de implementare, cele importante sunt luate în considerare mai întâi, iar apoi cele generale sunt integrate treptat.

Pe baza datelor care ar trebui utilizate și a funcționalității necesare a sistemului, a termeni de referință. Este un document oficial (instrucțiuni) care demonstrează ce sarcini și obiective trebuie atinse în timpul procesului de implementare. Pe baza specificațiilor tehnice se întocmește un plan calendaristic pentru lucrările de integrare.

Există trei strategii pentru implementarea unui sistem de planificare a resurselor întreprinderii:

1. Integrare pas cu pas- mai întâi sunt puse în funcțiune principalele module (de exemplu, contabilitate financiară, evidență contabilă și flux documentar), iar apoi, după depanarea activității lor, restul sunt introduse treptat. Această metodă necesită mult timp și nu poate demonstra imediat rezultatele. Este adesea folosit de companii atunci când își dezvoltă propriile sisteme.
2. Implementare cuprinzătoare- sistemul este aplicat imediat în toate direcțiile și în întregime, iar apoi lucrarea este depanată treptat. Această metodă vă permite să integrați rapid un sistem de planificare a resurselor întreprinderii. Este folosit la achiziționarea de software gata făcut.
3. Metoda combinata- implementarea sistemelor ERP are loc imediat în toate domeniile de activitate, dar în etape. Această strategie vă permite să minimizați timpul de implementare cu cea mai mică pierdere a calității muncii. Cel mai adesea, această tehnică este folosită de companiile private care oferă servicii personalizate de dezvoltare software.

Cum funcționează un sistem ERP și cine are nevoie de el

Având în vedere complexitatea și costul ridicat, implementarea ERP va fi recomandabilă doar pentru companiile mari, unde volumul datelor contabile este foarte mare și necesită sistematizare. Astfel de sisteme demonstrează o eficiență ridicată pentru producția la scară largă în diferite corporații și exploatații. Dacă firma nu emite gamă largă sau este angajat în producția de loturi mici, nu necesită un sistem atât de serios de planificare a resurselor și va încetini doar procesul și va duce la pierderi nejustificate.

Singura excepție, potrivit specialiștilor de la agențiile de consultanță, este utilizarea sistemelor ERP firme mici, lucrând în foarte concurență ridicată, unde automatizarea tuturor proceselor creează un avantaj suplimentar.

Pentru a înțelege dacă aveți nevoie de un astfel de sistem, trebuie să calculați eficienta economica din implementarea acestuia. Poate fi determinată de diverși parametri (reducerea stocurilor, viteza de producție, reducerea personalului, creșterea productivității muncii) și, ca urmare, ar trebui să aducă profit suplimentar pentru întreprindere în sine sau, cel puțin, să reducă costurile.

Scurtă prezentare generală a ERP-urilor populare

Cel mai adesea, principalele sisteme ERP ale companiilor sunt produse gata făcute adaptate activităților întreprinderii. Ele pot fi plătite sau gratuite. Cu o implementare adecvată, puteți obține eficiență în ambele cazuri.

Produse populare gratuite:

• ERPNext- un program minimalist pentru munca unui antreprenor privat (IP). Principalul dezavantaj este spațiul limitat pe disc, care poate fi mărit contra unei taxe suplimentare.
• Galaxy ERP- conceput pentru piața internă și vă permite să țineți cont de schimbările frecvente ale legislației.

Programe plătite:

• SAP ERP- unul dintre cele mai populare sisteme care oferă o funcționalitate largă și o interfață ușor de utilizat.
• 1C: Întreprindere- un sistem destul de popular și accesibil, care oferă un număr mare de soluții specializate.
• OpenBravo ERP- un program pentru nivelul mediu cu scalare convenabilă și costuri accesibile.

Avantajele și dezavantajele ERP

Cele mai multe dintre deficiențele sistemelor ERP provin din calitățile sale de bază, întrucât principalele probleme cu care se confruntă companiile atunci când implementează un program sunt legate de greșelile atunci când se decid asupra necesității de a utiliza și selecta direct software-ul.

Dezavantajele integrării sistemului de planificare a resurselor

În ciuda faptului că scopul sistemelor ERP este de a îmbunătăți procesul de producție, acestea au dezavantajele lor. Printre cele mai recente:

• Complexitatea programuluiși, în consecință, costul ridicat de achiziție și implementare.
• Cerințe crescute pentru echipamente pentru stocarea și prelucrarea datelor, inclusiv servere pentru stocarea copiilor de rezervă. Trebuie să fie fiabil și rapid, ceea ce determină costul său ridicat.
• Necesitatea unei protecții suplimentare a datelor, monitorizarea atentă a sistemului de securitate și stabilirea unei ierarhii de acces. Stocarea informațiilor în format electronic, și mai ales cu accesul la rețea, crește riscul de furt sau distrugere (intenționată sau accidentală) a documentelor importante.
• Dependența de aprovizionarea cu energie a companiei. Dacă în birouri, depozite sau în etaje comerciale companie există o problemă cu rețeaua electrică, activitatea companiei se poate opri complet.

Avantajele practice ale unui sistem ERP

Implementarea strategiei și software-ului pentru contabilitate și planificarea resurselor este mod eficient realizează îmbunătățiri ale performanței companiei, ceea ce are următoarele avantaje:

• Posibilitatea de integrare în diverse tipuri producție și adaptare rapidă la o gamă largă de activități ale întreprinderii. Sistemul ERP este potrivit pentru complexe industriale, organizații bancare, întreprinderi comerciale, industrii de servicii.
• Suportul metodelor de planificare pentru diverse domenii de activitate ale companiei.
• Posibilitatea de a construi o întreprindere virtuală.
• Contabilitate financiară de înaltă calitate pentru toate departamentele.
• Abilitatea de a gestiona corporații cu un număr mare divizii internaționale și angajați la distanță.
• Scalabilitate și flexibilitate pentru implementare în întreprinderi de diferite dimensiuni.
• Abilitatea de a lucra cu alte programe și aplicații utilizate în întreprindere.
• Integrarea datelor într-un singur sistem, făcându-le disponibile pentru mai multe departamente.

Înțelegerea caracteristicilor unui sistem ERP, ce este acesta în cuvinte simpleși cum să alegeți pentru întreprinderea dvs., vă veți putea împiedica să achiziționați în mod eronat un produs scump de care nu aveți nevoie, prin selectarea celui mai eficient, veți putea să-l implementați cu competență, să obțineți o eficiență sporită și profit pentru companie.

Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) este sistemul de management al resurselor unei companii. Citiți cum să o alegeți, care sunt avantajele și dezavantajele sale, cât costă și ce trebuie să luați în considerare pentru implementarea cu succes.

Ce este un sistem ERP și de ce este necesar?

Sistemul ERP înseamnă Enterprise Resource Planning. Un sistem ERP, cu cuvinte simple, este sistemul de management al resurselor unei companii. Ele sunt de obicei implementate pe mari intreprinderi cu producție complexă, o rețea extinsă de sucursale, o gamă largă de produse, volum crescut operațiuni de depozit. Principalul lor avantaj este că vă permit să combinați mai multe sarcini: puteți simultan să contabilizați și să planificați fonduri, precum și să urmăriți mișcarea acestora;

și evaluează productivitatea muncii la întreprindere. În plus, toate procesele devin transparente.

1. ERP oferă:
2. Integrarea tuturor proceselor de afaceri conform regulilor uniforme într-un singur sistem;
3. Primirea promptă de către conducere a informațiilor despre toate aspectele activităților întreprinderii;

Planificarea și controlul activităților organizației (planurile pe termen scurt și pe termen lung ale diferitelor departamente sunt legate între ele).

Ca urmare, eficiența managementului afacerii și competitivitatea acesteia cresc.

Sistemul ERP este, de asemenea, convenabil prin faptul că poate fi implementat în părți (module), automatizând, de exemplu, mai întâi producția și apoi lucrul cu personalul. Setul de module acoperă toate domeniile de activitate, ceea ce vă permite să automatizați aproape toate procesele de afaceri.

Experiența întreprinderilor care au fost implementate cu succes arată că, în consecință, stocurile din depozit sunt reduse (cu o medie de 21,5%), productivitatea muncii crește (cu 17,5%), iar numărul de comenzi finalizate la timp crește (cu 14,5%). . În plus, atractivitatea investițională a unei afaceri crește, mai ales pentru investitorii străini care își doresc mereu ca aceasta să fie transparentă.

Avantajele și dezavantajele unui sistem ERP

Cheltuielile ar trebui să fie considerate de conducerea companiei ca investiții strategice care nu vor aduce imediat profit suplimentar. În mod obișnuit, rambursarea vine doar după câțiva ani.

Costul ridicat este format din mai multe componente:

• prețul unei licențe, adică, de fapt, prețul unui loc de muncă, variază de la 1.500 USD la 8.000 USD;
• prețul serviciilor de consultanță, implementare și suport variază între 100–500% din cost;
• Prețul instruirii utilizatorilor – de la 1000 USD pe săptămână.

O implementare ERP lungă și complexă se datorează de obicei necesității unei revizuiri majore a operațiunilor companiei. Nu poate fi implementat într-o întreprindere în care procesele de afaceri nu sunt eficientizate (vezi și despre). De aceea este necesar un studiu preliminar independent al întreprinderii de către o companie de consultanță. Acest lucru va face posibil să înțelegem dacă este chiar posibil să se implementeze orice sistem la o anumită întreprindere sau dacă este necesar să se ajusteze mai întâi procesele de afaceri. Dacă se omite această etapă, compania riscă să piardă sume uriașe de bani dacă instalarea sistemului nu reușește sau întârzie.

Dacă studiul dezvăluie că organizația este pregătită pentru instalare (adică toate procesele de afaceri sunt suficient de eficientizate), puteți începe să elaborați un plan de lucru. În același timp, conducerea trebuie să stabilească care domenii funcționale și ce tipuri de producție trebuie acoperite și ce rapoarte trebuie pregătite.

Este recomandabil să se întocmească un document „Cerințe pentru un sistem ERP” pentru utilizare în primul rând în cadrul întreprinderii. Ar trebui să formalizeze și să descrie toate acestea caracteristici esentiale. Abia după aceasta ar trebui să începi să faci o alegere.

Conform statisticilor, doar 30% din toate implementările au succes, adică costurile sunt recuperate. Cu toate acestea, compania dumneavoastră are șansa de a îmbunătăți aceste statistici dezamăgitoare. Pentru a face acest lucru, trebuie să țineți cont de experiența altor persoane. Să vorbim despre totul în ordine.

Metode de implementare

Există mai multe metode de implementare a sistemului ERP.

1. Implementare în etape – doar câteva procese de afaceri conexe sunt automatizate. Cu această opțiune, riscul de eșec este relativ scăzut.
2. "Big Bang" - instalare completă și imediată. Aceasta este o opțiune foarte riscantă, care este de preferat pentru producția relativ necomplicată. Această metodă necesită o fază intensivă de testare, deoarece este necesar să se verifice cu atenție cât de fără erori sunt automatizate toate procesele de afaceri.
3. Implementare - punerea în aplicare într-o zonă de producție (într-un departament, ramură etc.), apoi răspândirea în alte zone. Desfășurarea în sine la fiecare site poate fi realizată ca o implementare în etape sau ca un „big bang”. Riscul în acest caz este de obicei nesemnificativ (dacă nu exagerați cu „big bangs”).

Este necesar să se analizeze cu atenție care dintre aceste metode Implementarea ERP cel mai optim pentru compania dvs. (luați în considerare costurile și experiența altor companii) și abia apoi continuați cu alegerea.

Alegerea unui sistem ERP

Azi pe piata ruseasca sunt mai multe sisteme automatizate managementul întreprinderilor, atât occidentale cât și producătorii interni. Care ERP este mai bun - occidental sau autohton? Părerile pe această temă sunt foarte contradictorii. Să evidențiem cei puternici și punctele slabe ambele variante.

Fără îndoială, punct forte platformele vestice este o secvență clar definită de acțiuni când planificarea productiei. Principalul dezavantaj este nevoia de îmbunătățire, luând în considerare caracteristicile nationale. De exemplu, pentru contabilitate și raportare în conformitate cu regulile rusești trebuie să modificați setările modulului „Finanțe”.

In plus, întreprinderi rusești, pe care producția se realizează conform proiectării și documentatie tehnologica(de exemplu, instalațiile de construcție de mașini și de instrumente) trebuie să utilizeze standarde ESKD ( Sistem unificat documentația de proiectare) și ESTD (Sistemul Unificat de Documentare Tehnologică). Sistemele de control automate occidentale nu acceptă aceste standarde. Prin urmare, sunt necesare îmbunătățiri la nivel de software. Acest lucru necesită costuri suplimentare care ar trebui luate în considerare în avans.

Sistemele rusești și implementarea lor sunt mult mai ieftine decât cele occidentale. Și, desigur, specialiștii autohtoni țin cont de specificul rusesc.

Atunci când alegeți un integrator - o companie care realizează instalarea, trebuie să luați în considerare doi factori: competența și experiența acestuia în automatizarea întreprinderilor din industrii similare sau procese specifice de afaceri. Ar trebui să fiți atenți și la ce servicii profesionale furnizate de integrator (consultanță, optimizarea proceselor de afaceri, managementul proiectelor, evaluarea performanței, pregătirea personalului

Costuri de instalare

Atunci când se formează un buget preliminar de proiect, este necesar să se țină cont de faptul că costurile includ nu numai costul programului în sine (shell, licențe de utilizator etc.) și serviciile unui integrator de sistem. Estimarea va include, de asemenea, costul personalizării ținând cont de procesele de afaceri existente, costul serviciilor de instruire a utilizatorilor (și pentru companiile mari, de asemenea, un centru de formare și serviciu de asistență), costul achiziționării sau închirierii de echipamente suplimentare, precum și eventualele costuri de a atrage consultanți terți. Și, în sfârșit, merită să luați în considerare costurile părții motivaționale (inclusiv deducerile) pentru participanții la proiect.

Bugetul proiectului ar trebui să includă posibile depășiri de costuri. Atât clienții, cât și reprezentanții companiilor de consultanță, de regulă, consideră că este destul de normal dacă costurile efective le depășesc pe cele planificate cu 10-15 la sută, dar în practică aceste discrepanțe sunt mai mari.

Atunci când instalează ERP, companiile se confruntă cu costuri necesare, dar uneori neașteptate. Pentru mulți, acesta este costul pregătirii personalului, care este adesea comparabil cu costul sistemului. Cu toate acestea, lucrătorii aproape întotdeauna trebuie să învețe complex nou procese, mai degrabă decât o interfață diferită a programului, ceea ce crește costurile.

O altă surpriză poate aștepta întreprinderea atunci când verifică conexiunile dintre module și alte programe. Organizațiile, de regulă, au deja pachete software pentru achiziții, planificarea producției, coduri de bare etc. Dacă este necesar, pentru a asigura compatibilitatea cu aceste programe personalizare suplimentară Sistemele ERP, o creștere bruscă a costurilor pentru integrare, testare și întreținere software este inevitabilă.

Taxele de consultanță sunt, de asemenea, o cheltuială majoră, dar pentru a evita costuri neașteptat de mari, responsabilitățile consultantului ar trebui să fie clar menționate în contractul acestuia.

Motive pentru implementarea nereușită a sistemelor ERP

Multe companii se bazează exclusiv pe serviciu propriu informatizare sau invita la munca temporara specialiști terți, încercând să economisească pe serviciile de consultanță. Din nefericire, acest lucru duce adesea la tragerea în muncă de câțiva ani, iar compania pierde timp și resurse. Cert este că introducerea sistemelor de management al resurselor implică reorganizarea tuturor proceselor de afaceri, iar o astfel de sarcină depășește adesea capacitățile specialiștilor interni și independenți.

Totuși, dacă conducerea companiei decide să încredințeze complet instalarea ERP unui integrator de sistem, o altă greșeală este posibilă. Toate funcțiile sunt transferate consultanților. Experții înșiși iau o poziție îndepărtată - spun ei, o vor face și vom vedea. Dar chiar și cei mai calificați consultanți nu pot vedea și cunoaște întreaga stare de lucruri din companie, iar în cele din urmă personalul companiei va fi cel care va trebui să lucreze cu sistemul. Succesul proiectului depinde în egală măsură de consultanți și de compania însăși. Prin urmare, este mai bine atunci când ambele părți sunt responsabile pentru rezultate.

Pot apărea probleme dacă o organizație mare instalează întregul sistem (metoda „big bang”). Experiența arată că eșecul în acest caz este aproape garantat. O schimbare bruscă a principiilor de funcționare este stresantă pentru întreaga întreprindere, astfel încât procesul nu ar trebui în niciun caz accelerat artificial. Personalul trebuie să se obișnuiască treptat cu schimbările pe care le aduce ERP-ul. Prin urmare, este mai bine să alegeți mai întâi implementarea în faze sau metodele de implementare.

Trebuie să fii pregătit pentru rezistența angajaților. Aceasta este una dintre principalele probleme cu care se confruntă managementul. Se datorează faptului că angajații au mult mai multe griji mult timp. În plus, greșelile lor, datorită inovațiilor, devin vizibile pentru toți participanții la procesele de afaceri și, mai ales, pentru management (vezi. ).

Și, în sfârșit, după instalare, nu vă așteptați la o transformare rapidă și „miraculoasă” a companiei. După cum am observat deja, efectul implementării ERP este o chestiune de timp. Principalul rezultat pozitiv al primei etape a funcționării sistemului este că vă va forța să depanați și să îmbunătățiți toate procesele de afaceri. Și asta este deja mult.

Suport și motivație pentru utilizatori

Merită menționat două separat aspecte importante automatizare: instruire și suport pentru utilizatori, precum și motivare. Este logic să antrenezi mai întâi echipa de implementare pentru a lucra cu noul sistem IT, iar apoi să organizezi un centru de instruire a utilizatorilor (dacă compania este mare) sau să organizezi o serie de întâlniri față în față dacă nu sunt mulți angajați. De asemenea, puteți preda de la distanță, folosind webinarii, cursuri înregistrate și alte oportunități.

După ce a avut loc implementarea, este necesar să se ofere utilizatorilor o bibliotecă de instrucțiuni actualizată constant, de exemplu, pe un portal corporativ.

De asemenea, trebuie să vă amintiți despre motivație. Implementarea oricărui sistem ERP necesită costuri enorme cu forța de muncă din partea participanților, astfel încât personalul nemotivat, inclusiv în posturi obișnuite, va crește semnificativ fluctuația personalului.

Din punct de vedere istoric, conceptul ERP a devenit o dezvoltare a conceptelor mai simple de MRP (Material Requirement Planning) și MRP II (Manufacturing Resource Planning). Scopul principal al conceptului ERP este extinderea principiilor MRP II (Manufactory Resource Planning) la managementul corporațiilor moderne. Conceptul ERP este o suprastructură a metodologiei MRP II. Are o caracteristică atât de importantă precum capacitatea de a gestiona global producția, bunurile și serviciile. Această caracteristică este foarte importantă pentru marile corporații internaționale, unde filialeși diviziunile interacționează între ele, în timp ce se află în țări și regiuni diferite.

Conceptul ERP include:

Metodologia ERP (Enterprise Resource Planning) nu a fost încă sistematizată complet.

Multe companii au o rețea largă de departamente de producție și non-producție la distanță, ceea ce le-a complicat semnificativ structura organizatorică. Consecința acestui fapt a fost o creștere a costurilor pentru menținerea unor scheme logistice complexe și complicate pentru aprovizionarea cu produse.. Ca urmare, a fost nevoie să se caute modalități de rezolvare a problemelor de minimizare a acestor costuri.. Soluția la această problemă au fost sistemeleERP.

Metodologia ERP se bazează pe principiul unui singur depozit de date (repository) care conține toate informațiile de afaceri acumulate de o organizație în procesul de desfășurare a afacerilor, inclusiv informații financiare, date legate de producție, managementul personalului sau orice alte informații. Acest lucru elimină nevoia de a transfera date de la un sistem informațional la altul și creează capacități suplimentare pentru analiză, modelare și planificare. În plus, orice parte a informațiilor deținute de o anumită organizație devine simultan disponibilă tuturor angajaților cu autoritatea corespunzătoare.

ERP-sistem – Acesta este un set de programe informatice care implementează metodologia MRP II și sunt completate cu instrumente de optimizare a managementului unităților de producție și vânzări situate în diferite țări.

Instrumentele software utilizate în sistemele ERP fac posibilă realizarea planificării producției, generarea unui flux de comenzi și evaluarea posibilității implementării acestora în departamentele întreprinderii.

Conceptul ERP presupune că sistemul utilizează numai un program integratîn loc de mai multe separate. Un singur sistem gestionează procesarea, distribuția, logistica, inventarul, livrarea, facturarea și contabilitatea.

Sistemul de diferențiere a accesului la informații, implementat în sistemele ERP, în combinație cu alte măsuri de securitate a informațiilor companiei, este conceput pentru a preveni atât amenințările externe (de exemplu, spionajul industrial), cât și pe cele interne (de exemplu, furtul). Implementat împreună cu un sistem CRM și un sistem de control al calității, sistemele ERP au ca scop maximizarea nevoilor unei întreprinderi pentru instrumente de management al afacerii.

Potrivit dicționarului APICS (American Production and Inventory Control Society), termenul „ ERP-sistem„(Enterprise Resource Planning - Enterprise resource management) poate fi folosit în două sensuri. În primul rând, acesta este - sistem informatic pentru identificarea și planificarea tuturor resurselor întreprinderii care sunt necesare vânzărilor, producției, achizițiilor și contabilității în procesul de onorare a comenzilor clienților. În al doilea rând (într-un context mai general), acesta este - metodologie pentru planificarea și gestionarea eficientă a tuturor resurselor întreprinderii care sunt necesare vânzărilor, producției, achizițiilor și contabilității la executarea comenzilor clienților în domeniile producție și distribuție și furnizarea de servicii.

Potrivit celei mai recente ediții a APICS: „ERP este o abordare pentru organizarea, definirea și standardizarea proceselor de afaceri necesare pentru a permite unei întreprinderi să folosească cunoștințele interne pentru a căuta avantaje externe.”

Conceptul ERP nu este încă standardizat. Atunci când apare întrebarea cu privire la clasificarea unui anumit sistem informațional de management în clasa de sisteme MRP II dezvoltate sau în clasa ERP, experții nu sunt de acord, deoarece identifică diferite criterii pentru ca un sistem să aparțină clasei ERP. Cu toate acestea, rezumând diferitele puncte de vedere, este posibil să se indice principalele caracteristici pe care ar trebui să le aibă sistemele ERP.

Un sistem ERP este o modalitate eficientă de a face afaceri care ajută la gestionarea procesului de lucru în ansamblu, la planificarea activităților elementelor individuale de afaceri ale unei întreprinderi și, de asemenea, la îmbunătățirea funcționării tuturor instalațiilor de producție.

Vei invata:

• Ce este un sistem ERP și când este necesar?
• Care sunt avantajele și dezavantajele unui sistem ERP.
• Ce funcții îndeplinește sistemul ERP într-o întreprindere?
• Cum să alegi un sistem ERP.
• Cum să implementezi corect un sistem ERP într-o întreprindere.
• Ce pregătire trebuie să urmeze personalul care va lucra cu sistemul ERP?
• Ce determină costul unui sistem ERP?

Ce este un sistem ERP și când este necesar?

Pentru a înțelege mai bine semnificația unui sistem ERP, nu este suficient să cunoaștem doar decodarea acestor litere (Enterprise Resources Planning) și traducerea. această definițieîn rusă (planificarea resurselor întreprinderii), este mai bine să studiați istoria apariției acesteia.

La sfârșitul secolului al XX-lea, un masiv automatizarea proceselor de afaceri: PC-urile s-au răspândit rapid, au fost dezvoltate programe financiare și contabile pentru ei, managementul documentelor electronice, verificarea functionarii utilajelor si utilajelor.

Diferența dintre principiile de a face afaceri nu a fost doar în traducerea informațiilor în vizualizare digitală, dar și în apariția unor noi metode de analiză și schimb de date, combinând inițial diferite tipuri informaţii. Rezultatul a fost oportunitatea de a vedea întreaga activitate a întreprinderii în ansamblu și de a analiza funcționarea zonelor sale individuale (munca producției principale, depozit, departament de contabilitate). Informațiile obținute au făcut posibilă distribuirea mai competentă a utilizării capacității de producție și ia deciziile corecte.

Acest mod de a face afaceri se numește ERP, iar software-ul utilizat în aceste scopuri este definit ca un sistem EPR.

Astfel, toate programele destinate contabilității, managementului personalului etc. fac parte din sistemul ERP, în timp ce CRM (sistemul de management al relațiilor cu clienții) aparține și el ERP și este tradus ca „sistem de management al relațiilor cu clienții”.

În prezent, toate componentele de mai sus ale sistemului ERP de bază sunt adesea folosite ca programe separate. De exemplu, doar contabilitatea poate fi automatizată la o întreprindere, în timp ce toate celelalte informații sunt stocate în diferite programe ale pachetului standard MS Office.

Nu are rost să argumentăm dacă CRM și contabilitatea electronică sunt componente ale unui sistem ERP, totuși, este clar că, în timp, nivelul de automatizare a fluxurilor de lucru în afaceri va crește doar odată cu numărul de licențe software vândute, precum și cu volumul. a serviciilor de instalare și întreținere ulterioară.

Într-o situație în care o întreprindere și-a început recent activitățile, nu este nevoie de automatizarea profundă a proceselor de lucru. Documentele pot fi întocmite folosind aplicații informatice standard, iar directorul va putea clarifica informațiile necesare de la unul dintre personal. Cu toate acestea, odată cu extinderea întregii afaceri, crește numărul de operațiuni, documentație și angajați, ceea ce presupune necesitatea stocării și analizei tuturor informațiilor în formă electronică.

Dacă compania în ansamblu nu utilizează un sistem ERP, atunci, de regulă, toate informațiile sunt stocate la întâmplare, ceea ce face dificil de găsit. Uneori există situații în care funcționarea sistemului ERP este stabilită doar într-un anumit departament.

Ce funcții îndeplinește sistemul ERP într-o întreprindere?

Funcționalitatea în care este posibil să se utilizeze un sistem ERP depinde de amploarea și direcția de activitate a unei anumite companii, de specificul activității acesteia, dar în general ar trebui să vizeze management general afaceri. Funcționalitatea standard este următoarea:

1. Productie

• întocmirea caietului de sarcini pentru bunurile produse sau serviciile prestate pentru calcularea volumelor de consumabile necesare și a orelor de lucru ale angajaților;
• întocmirea planurilor și gestionarea activității companiei la diverse scări: de la echipamente specifice de producție până la departamente întregi.

2. Finanțe

• elaborarea planurilor de utilizare a resurselor financiare ale organizației și monitorizarea rezultatelor;
• contabilitate curentă, contabilitate pentru impozite și alte plăți către buget și fonduri extrabugetare, situatii financiareși controlul;
• lucra cu activele companiei, care includ fonduri în conturi bancare, valori mobiliare, active fixe (de exemplu imobiliare).

3. Logistica

• gestionarea aprovizionării și expedierii materialelor produse finite: mentinerea unei baze de date a contractelor si contractantilor, intocmirea de planuri si rapoarte privind marfa din depozit etc.;
• pregătirea datelor cu privire la toate cele necesare consumabile pentru a îndeplini standardele de producţie calculate anterior.

4. Personalul

• contabilitatea personalului şi menținerea foilor de pontaj, compilatie masa de personal, salarizare;
• căutarea și înregistrarea angajaților;
• pregătirea planurilor de forță de muncă.

• intocmirea planurilor de vanzare a produselor;
• Pregătire și implementare de campanii publicitare și comunicări de marketing;
• calcularea prețurilor la produsele fabricate, dezvoltarea programelor de reduceri, deținerea vânzărilor etc.

6. Proiecte. Raportare

• disponibilitate în cantitati mari formulare standard de raportare pentru toate domeniile activităților organizației, precum și capacitatea de a crea rapoarte suplimentare;
• verifica si analiza performantelor intreprinderi;
• dezvoltare politica generala activitatea organizației, inclusiv stabilirea termenelor limită pentru fiecare dintre sarcinile atribuite, calcularea resurselor necesare în aceste scopuri ( numerar, materiale, muncitori).

Sistem ERP într-o întreprindere: 4 etape de implementare

Implementarea completă a unui sistem ERP într-o organizație poate dura de la câteva săptămâni la câțiva ani (în funcție de volumul și amploarea activităților companiei). În același timp, atât specialiștii IT ai întreprinderii, cât și angajații companiei de dezvoltare pot instala sistemul ERP.

Implementarea unui sistem ERP poate fi împărțită în următoarele etape:

Etapa 1. Organizare primară

Etapa în care se determină sarcinile, se stabilesc obiectivele, după care se stabilește o tehnică planul proiectului.

Etapa 2. Dezvoltarea proiectului

În continuare, se studiază activitatea întreprinderii: planuri de dezvoltare, procese de producție. Aceste informații sunt baza pentru selectarea structurii sistemului ERP, precum și pentru efectuarea ajustărilor plan tehnic(dacă este necesar).

Etapa 3. Execuția proiectului

Procedura de desfășurare a proceselor de afaceri la întreprindere se va baza pe sistemul ERP instalat, prin urmare, în această etapă este necesar să se transfere datele din sistemele de contabilitate care au fost utilizate anterior către sistemul ERP și să le unifice între ele. Într-o situație în care se dovedește că modulele sistemului ERP nu sunt suficiente pentru a acestei intreprinderi, în această etapă este posibil să-l rafinați. La finalizarea instalării, principiile de bază ale sistemului ERP sunt comunicate angajaților organizației și sunt efectuate teste de probă.

Etapa 4. Punerea în funcțiune

În etapa finală, puteți găsi și elimina problemele care apar în timpul funcționării sistemului ERP.

Ce metode sunt folosite pentru implementarea unui sistem ERP?

Următoarele metode pot fi utilizate pentru implementarea unui sistem ERP:

1. Implementare în etape, atunci când sistemul ERP este introdus unul câte unul în unele procese interconectate, ceea ce reduce la minimum riscuri de probleme.
2. „Big Bang” - întregul sistem este instalat simultan. Această abordare poate fi utilizată într-o organizație mică cu procese de producție simple. În acest caz este necesar atenție deosebită acordați atenție etapei de testare pentru a identifica toate erorile posibile în funcționarea sistemului ERP.
3. Implementarea este o instalare parțială a software-ului cu distribuție ulterioară către alte structuri ale întreprinderii. Într-o zonă separată, metoda de implementare poate fi aplicată fie treptat, fie simultan, deoarece, în general, riscurile de implementare nereușită sunt scăzute.

Alegerea metodei de implementare a unui sistem ERP pentru fiecare întreprindere trebuie făcută cu mare atenție, prin analizarea eventualelor costuri, precum și ținând cont de experiența altor companii.

Cine instruiește personalul despre ce este un sistem ERP?

Explicarea elementelor de bază ale lucrului cu un sistem ERP este una dintre cele mai dificile etape ale implementării acestuia. Desfășurarea afacerilor folosind un sistem ERP poate schimba procesele de afaceri într-o întreprindere, ceea ce presupune necesitatea de a efectua responsabilități de serviciu precum și funcționalitatea asociată cu utilizarea acestui pachet software. Astfel, principalul punct pentru managementul companiei este pregătirea mentală a personalului pentru a lucra cu sistemul ERP.

La implementarea unui sistem ERP, poate apărea problema că angajaților obișnuiți le lipsește dorința de a învăța cum să lucreze cu acesta, deoarece o astfel de automatizare ușurează munca managementului. În această situație, soluția este transferarea unor astfel de angajați pe alte posturi. Cele mai multe personalul tinde să gândească pe termen lung și să înțeleagă necesitatea pregătirii pentru a utiliza cunoștințele dobândite în munca lor.

Din calitatea antrenament Eficacitatea utilizării sistemului ERP va depinde. Angajații trebuie să aibă o bună înțelegere a elementelor de bază ale activității sale și să aibă o motivație adecvată, deoarece dacă personalul nu înțelege în ce scopuri sunt folosite astfel de inovații, atunci rezultatele implementării unui sistem ERP nu vor fi vizibile. Astfel, angajații trebuie să înțeleagă că utilizarea acestui pachet software poate fi o pârghie importantă pentru îmbunătățirea eficienței întregii întreprinderi.

Instruirea angajaților cu privire la elementele de bază ale lucrului cu un sistem ERP ar trebui să înceapă devreme. Este posibil să se efectueze intern campanie de publicitate, pregătiți informații accesibile despre obiectivele care vor fi atinse după începerea utilizării acestui pachet software. Într-un document special dezvoltat - „Strategii de formare a personalului” - această sarcină este identificată mai întâi. În acest document, toți angajații întreprinderii sunt împărțiți în grupuri în funcție de volumul activităților de formare necesare și, de asemenea, enumeră toți ceilalți pași de formare.

De regulă, există mai multe grupuri în care este împărțit tot personalul. De exemplu, grup separat pot fi distinse managementul companieiși manageri de mijloc care vor gestiona direct funcționarea întreprinderii și vor lua deciziile necesare. Un alt grup este acea porțiune de utilizatori care realizează principala funcționalitate în lucrul cu sistemul ERP, fără a pătrunde în detaliile proceselor de afaceri, dar având cunoștințe aprofundate despre modul în care funcționează complexul software. Iar al treilea grup este partea principală a angajaților care vor introduce date primare în program.

Primele două grupuri ar trebui să fie instruite de către angajații organizației care a dezvoltat sistemul ERP, în timp ce cea mai mare parte a personalului din al treilea grup poate învăța elementele de bază ale programului de la distanță sau prin intermediul celor care au primit deja cunoștințe necesare colegilor.

Antrenamentul poate fi efectuat fie în centre de formare agenții de consultanță și direct la întreprindere. În unele cazuri, dezvoltatorii de sisteme ERP determină condiție prealabilă obtinerea certificatului corespunzator de la angajatii grupei a doua.

Agențiile de consultanță încheie acorduri cu furnizori importanți precum SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, care le oferă dreptul de a învăța cum să folosească programul și de a emite documente justificative la finalizarea instruirii. Informații despre acest lucru pot fi găsite pe site-urile oficiale ale unor astfel de companii. Dezvoltatorii autohtoni - Parus și Galaktika - și-au deschis propriile centre de formare.

Sistem ERP: un exemplu de implementare cu succes

Una dintre întreprinderile implicate în producția și vânzarea de echipamente frigorifice este Corporația Howe(SUA) – pentru a desfășura afaceri mai eficient, am decis să implementăm un sistem ERP bazat pe arhitectura orientată pe servicii (SOA) de generația a 2-a. Acest lucru a făcut posibilă obținerea imediată a rezultatelor și a vedea beneficiile utilizării acestui sistem ERP, deoarece calitatea și profitabilitatea tuturor proceselor de afaceri au crescut semnificativ.

Această organizație a putut analiza mai bine volumul inventareleși nevoia de a le reface. După implementarea sistemului ERP, Howe Corporation are totul instrumentele necesare pentru planificarea activităților atât pe termen scurt, cât și pe termen lung, ceea ce evită utilizarea unei metode calendaristice nesigure de planificare.

De asemenea, am apreciat toate posibilitățile de utilizare a sistemului ERP. companie internationala Alfa Laval, care și-a propus ca obiectiv obținerea performanțelor de producție îmbunătățite prin creșterea eficienței proceselor de afaceri. Unul dintre birourile Alfa Laval din Bulgaria a folosit sistemul Epicor iScala ERP pentru a ajuta la implementare analiză detaliată utilizarea materialelor și a materiilor prime de producție, controlează momentul achiziției acestora pentru executarea comenzilor relevante, care a influențat reducerea nivelului deșeurilor de producție. În același timp, deoarece sistemul ERP a automatizat complet toate procesele de afaceri, acest lucru a făcut posibilă reducerea volumului de produse în exces din depozite, precum și reducerea la minimum a timpului de nefuncționare în producție.

O alta companie - IO Electronics– poate servi și ca exemplu de utilizare cu succes a unui sistem ERP. Scopul lor a fost atingerea cu succes a obiectivelor stabilite pentru următorii 4 ani.

După cum a spus directorul IO Electronics, odată cu dezvoltarea rapidă a activităților și dezvoltarea altor zone de producție, profitabilitatea întreprinderii poate scădea semnificativ dacă există eșecuri în schimbul de informații între diviziile interne. Cu toate acestea, atunci când utilizați un sistem ERP, toate informațiile devin disponibile online. La finalizarea sarcinii, sistemul ERP suferă actualizări, ceea ce vă permite să urmăriți întregul procesul de productieși să vedeți disponibilitatea reală a unui anumit produs, precum și să evitați un exces de stocuri în depozite.

Practicantul spune

Cum un sistem ERP a făcut posibilă reducerea nevoii de capital de lucru cu 40%

Serghei Suhinin,

Întrucât compania noastră anterior nu avea un sistem ERP, a fost imposibil să se constate cu promptitudine schimbări în procesul de afaceri, care au implicat o lipsă de materiale pentru asamblarea produselor finite, activitatea necoordonată a atelierelor, deteriorarea calității produsului final și creșterea consumului. de materii prime. Toate aceste costuri inutile ar putea fi reduse doar prin implementarea unui sistem ERP.

Activitatea principală a organizației noastre este producția, astfel încât sarcinile de automatizare a planificării și gestionării proceselor de afaceri au fost prioritare. După ce am stabilit că un sistem ERP ne va ajuta în rezolvarea problemelor noastre, ne-am dorit să atingem următoarele obiective:

1. Creșterea eficienței utilizării capitalului de lucru.
2. Reducerea stocurilor depozitate în depozite.
3. Crearea unui program de producție ținând cont de capacitățile existente.
4. Reducerea nivelului de lucru în curs.
5. Crearea unei liste generale de materiale utilizate în producție.
6. Îmbunătățirea procesului de calcul al standardelor materiale.
7. Creșterea acurateții planurilor de achiziție, ceea ce va contribui la reducerea volumului stocurilor ilichide din depozite.

Abia după implementarea sistemului ERP am reușit să planificăm corect volumul de materiale necesar producției pe baza analizei stocurilor din depozite, ceea ce a avut ca rezultat o reducere a costurilor. capital de lucru cu 40%. Mai mult, o astfel de analiză ajută la achiziționarea doar a acelor materiale care sunt necesare pentru un anumit proces de afaceri. De asemenea, a fost optimizat structura organizatorica companie, care a contribuit la reducerea angajaților din departamentul de producție și expediere cu 50% fără a reduce calitatea muncii.

Putem rezuma următoarele rezultate ale implementării sistemului ERP în compania noastră:

1. Soldurile producției din depozite au scăzut cu 60 de milioane de ruble.
2. În toate domeniile de activitate, controlul se realizează pe baza rezultatelor analizei indicatorilor măsurați. Venitul angajaților depinde de munca pe care au efectuat-o sau nu, iar aceștia sunt responsabili în mod independent pentru aceasta.
3. Achiziționarea materiilor prime de producție și distribuția ulterioară a acesteia către ateliere sunt pe deplin controlate.
4. Soldul materialelor nelichide a scăzut cu 20 de milioane de ruble.
5. Planul de achiziții a devenit optim;
6. A devenit posibilă planificarea sarcinii capacităților de producție și, în consecință, a numărului de muncitori necesar pentru aceasta.

Ce sistem ERP este solicitat în rândul companiilor rusești?

Sistemele software care există în prezent pe piața tehnologiei IT pot fi dezvoltate de companii interne și străine. Mai mult, ele diferă nu numai în țara de dezvoltare, ci și în funcționalitatea încorporată.

Sistemele ERP străine, precum programele de la SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, pot fi folosite în întreprinderi de orice categorie și sunt exemple de urmat. Cu toate acestea, atunci când lucrați cu astfel de sisteme în Rusia, pot apărea unele dificultăți:

• absenta din cantitatea necesară specialişti instruiţi la nivelul corespunzător pentru implementarea şi susţinerea ulterioară a sistemului ERP;
• reticența organizațiilor naționale de a reconstrui procesele de afaceri stabilite, deoarece sistemele de management străine au diferențe semnificative față de cele utilizate în Rusia;
• cost ridicat de implementare.

Cu toate acestea, dezvoltatorii ruși încearcă, de asemenea, să extindă capacitățile propriilor sisteme software în conformitate cu nevoile clienților. Astfel de sisteme ERP fac față cu succes sarcinilor atribuite atunci când este necesar să se automatizeze directii separate munca organizației și nu este necesară implementarea pachetului software în activitatea întregii întreprinderi în ansamblu. Ca exemplu, putem cita software-ul companiilor 1C și Galaktika.

11 greșeli în implementarea unui sistem ERP

Pentru a îmbunătăți eficiența unei afaceri, instalarea unui sistem ERP este practic cea mai costisitoare și mai dificilă sarcină. Costul final al implementării, precum și perioada necesară pentru aceasta, vor depinde de numărul de erori care apar în timpul procesului.

Greșeala 1. Planificare proastă.

Acest fapt poate duce la o înțelegere greșită a stării prezente și viitoare a sistemului ERP și la automatizarea incorectă a proceselor de afaceri.

Greșeala 2. Analiza superficială a organizațiilor care dezvoltă sisteme ERP.

De regulă, criteriul principal este costul scăzut, dar uneori dezvoltatorii subestimează în mod deliberat costul serviciilor pentru a testa procesul de implementare pe primul client. După o astfel de instalare, pot fi identificate deficiențe grave și defecțiuni ale sistemului.

Greșeala 3. Neînțelegerea nevoilor întreprinderii.

După ce a decis că este încă necesară implementarea unui sistem ERP, compania client nu înțelege pe deplin ce module software trebuie să instaleze. Acesta poate fi folosit de furnizori fără scrupule care vor include multe componente inutile în sistemul ERP sau, dimpotrivă, funcționalitatea instalată va lipsi.

Eroare 4. Subestimarea timpului și a costurilor materiale.

Determinarea incorectă a momentului de implementare și a costului instalării unui sistem ERP poate duce la așteptări nerezonabile de creștere rapidă a eficienței proceselor de afaceri.

Eroare 5. Lipsa angajaților calificați la firma client.

Echipa intreprinderii trebuie sa includa angajati care au un nivel suficient de cunostinte in orice domeniu, de la management si contabilitate pana la contabilitate de depozit, achizitie de materiale etc.

Greseala 6. Lipsa prioritatilor.

Dacă inițial nu setați prioritățile corecte, atunci în timpul instalării unui sistem ERP va trebui să comutați frecvent între diverse sarcini, iar acest lucru poate duce la o întârziere a procesului de instalare, la apariția unor probleme neprevăzute etc.

Eroare 7. Instruire insuficientă a personalului.

Dacă nu le arătați angajaților toată funcționalitatea sistemului ERP și cum să-l folosească, personalul organizației poate refuza să lucreze în sistem sau să-și folosească capacitățile doar parțial.

Eroare 8. Subestimarea acurateței informațiilor primare.

Deoarece punctul cheie în funcționarea unui sistem ERP este analiza informațiilor, rezultatul muncii sale va depinde în mare măsură de corectitudinea datelor inițiale. Trebuie să evitați erorile de tastare și să verificați cu atenție informațiile furnizate.

Eroare 9. Utilizarea aplicațiilor irelevante.

Foarte des, întreprinderile folosesc în paralel atât un sistem ERP, cât și un software instalat anterior - are loc introducerea datelor duplicate. Acest lucru mărește intervalul de timp pentru implementarea finală a sistemului ERP.

Eroare 10. Lipsa unei perioade de testare.

Uneori, testarea pachetului software instalat se efectuează numai pe câțiva utilizatori, ceea ce nu permite vizibilitatea în timp util a tuturor deficiențelor și a încărcării curente a sistemului ERP.

Eroare 11. Lipsa unui plan de implementare de întreținere și actualizare.

Fără aceasta, pachetul software va deveni foarte curând irelevant. Pentru componenta hardware a sistemului ERP, este necesară creșterea regulată a capacității de producție, deoarece și volumul informațiilor procesate va crește. Componenta software poate necesita ajustări dacă, de exemplu, sunt aduse modificări legislației.

Aceste erori sunt cele mai frecvente, dar fiecare companie poate avea probleme individuale. Pentru a le minimiza, trebuie să pregătiți cu mare atenție un plan pentru instalarea unui sistem ERP la fiecare etapă.

Ce determină costul unui sistem ERP?

Prețul final al sistemului ERP va fi o combinație a următoarelor componente:

1. Prețurile pachetului software în sine: setul principal de module și componente suplimentare.
2. Costul serviciilor de instalare.
3. Efectuarea de îmbunătățiri și ajustări ale programului în funcție de nevoile companiei client.
4. Servicii suplimentare și asistență.

Pentru a reduce costul implementării unui sistem ERP, trebuie în primul rând să acordați atenție furnizorilor ruși, deoarece programele străine au mai multe pret mare achiziții și necesită plată schimbări semnificative pentru a se conforma legislației interne.

Opinia expertului

Implementarea sistemului ERP a costat compania 2,5 milioane de dolari

Serghei Suhinin,

Șeful Departamentului de Sisteme de Control Automate al Complexului Științific și de Producție JSC Elara, Chuvasia

Licența de instalare a sistemului ERP ne-a costat 470.000 USD, iar prețul final de implementare a fost de 2.500.000 USD. Cu toate acestea, deja în procesul de utilizare a sistemului ERP, s-a obținut un efect pozitiv, iar costurile au fost rambursate integral la 1,5 ani de la instalarea acestui pachet software.

Informații despre experți

Serghei Bratukin, Director de Practică de Distribuție, Columbus IT&Russia, Moscova. Sergey Bratukin a lucrat ca consultant în divizia rusă a Columbus IT în 1997-2005. A participat la implementarea proiectelor de amploare pentru implementarea sistemelor ERP în companii precum „ Zona de comert", MBO, "Old Man Hottabych", "Formula Kino", "Avtomir" și altele. Compania internațională de consultanță Columbus IT oferă servicii de consultanta cu privire la selecția, implementarea și sprijinul corporativ sisteme informatice, precum și consultanță în management. Fondată în 1989 în Danemarca, are în prezent reprezentanțe în 28 de țări. În cei opt ani de funcționare a Columbus IT în Rusia, peste 200 de întreprinderi au devenit clienți ai companiei, inclusiv SSM-Tyazhmash, TD Perekrestok, Dixie, L'Etoile, Unimilk, Istok, Toyota și multe altele

Serghei Suhinin, Șeful Departamentului de Sisteme de Control Automatizat al Complexului Științific și de Producție JSC Elara, Chuvahia. OJSC „Complexul de cercetare și producție „Elara”” este lider producator rus sisteme de zbor si navigatie, automate si telecomanda, la bord tehnologie informaticăși sisteme de afișare pt aeronave militare şi aviație civilă. Ca parte a acordului de cooperare cu OJSC Russian căi ferate» SA „Elara” lucrează pentru pregătirea producției de dispozitive și sisteme pentru transport feroviar Rusia.