Acasă
Contabilitate si impozite
Scrisorile oficiale sunt scrise pe formulare speciale (formulare externe) care respectă standardul. Pentru astfel de formulare a fost stabilit un set de elemente (detalii) obligatorii, care trebuie aranjate într-o anumită ordine.
Standardele pentru formularele de eșantion stabilesc formatele și dimensiunile câmpurilor documentelor care fac parte din sistemul de documentare unificat, precum și cerințele pentru construirea grilei structurale a formularului de eșantion, un set de detalii și regulile de amplasare a acestora. Documentele incluse în sistemele de documentare unificate constau din trei părți principale, care sunt situate în zone clar delimitate. Această „geometrie” a documentului asigură viteza necesară de percepere a textului său.
Detaliile sunt caracteristici obligatorii stabilite prin lege sau regulamente pentru anumite tipuri de documente. Compoziția și aranjarea detaliilor privind formele documentelor organizatorice și administrative trebuie să respecte GOST R 6.30 - 2003.
Stabilirea unui standard pentru un formular șablon, care, la rândul său, determină cerințele pentru forma unei scrisori oficiale, este cauzată de necesitatea unificării procesului de înregistrare a acesteia, ceea ce permite:
Organizarea producției centralizate de antet;
Reduceți costul lucrărilor de dactilografiere;
Reduceți costurile cu forța de muncă pentru scrierea și formatarea scrisorilor;
Facilitează căutarea vizuală a informațiilor necesare;
Extindeți posibilitățile de utilizare a tehnologiei informatice și organizaționale la procesarea scrisorilor.
Exemplul de formular este baza pentru proiectarea formularelor și șabloanelor pentru toate tipurile de documentație de management. Zona alocată formularelor de eșantion pentru locația fiecărui detaliu corespunde volumului optim al acestui detaliu în caractere tipărite.
Un formular este o colecție de detalii ale unui document. Conform GOST R 6.30 - 2003, documentele pot conține până la 30 de detalii, dar nu este întocmit un singur document cu un set complet al acestora. Pentru fiecare tip de document, componența detaliilor este determinată în funcție de scopul acestuia. Deci, pentru o scrisoare oficială sunt recomandate următoarele detalii:
1) emblema sau marca comercială a organizației;
titlul textului;
numele organizației (complet sau prescurtat);
informații de referință despre organizație;
data documentului;
numele de familie (sau numele, prenumele și patronimul) și numărul de telefon al interpretului.
Pot fi indicate inițialele dactilografului și numărul de copii, dar nu fac parte din detaliile solicitate. Puteți include următoarele detalii: ID de e-mail (dacă este necesar).
O scrisoare oficială este singurul document care nu poartă numele tipului său. Toate celelalte documente au nume, de exemplu „Ordin”, „Act”, „Decizie”, „Memorandum”, etc.
Conform imaginii GOST R 6.30-2003 a emblemei de stat a Federației Ruse plasate pe antetele agențiilor guvernamentale.
Numele organizației - destinatarul documentului este dat în formă completă și prescurtată, de exemplu, Institutul de Cercetare All-Russian pentru Managementul Documentelor și Afaceri de Arhivă - VNIIDAD.
Trebuie amintit că numele organizațiilor nu pot fi prescurtate în mod arbitrar. Numele abreviate ale organizațiilor sunt formate în trei moduri:
Prin primele litere ale cuvintelor incluse în nume, de exemplu Ministerul Afacerilor Interne (Ministerul Afacerilor Interne). Abrevierile sunt scrise împreună și literele din ele nu sunt separate prin puncte;
Conform silabelor inițiale ale cuvintelor incluse în nume, de exemplu, Uralmash (Ural Machine-Building Plant);
Într-un mod mixt, atunci când nume abreviate complexe sunt formate parțial din litere inițiale, parțial din cuvinte trunchiate și sunt scrise cu litere mari în prima parte, cu litere mici în a doua, de exemplu VNIIDormash. Astfel de cuvinte sunt scrise și împreună. Numele instituțiilor sunt prescurtate numai dacă numele prescurtat este indicat într-un document oficial (de exemplu, înregistrat în Carta organizației).
LAinformații de referință despre organizație includ, în primul rând, adresele poștale și telegrafice. Procedura și formularul de înregistrare a informațiilor despre adresele poștale și telegrafice ale unei organizații trebuie să respecte Regulile poștale. În al doilea rând, datele de referință includ numere de telefon, numere de fax și numere de cont bancar. Ele trebuie să fie indicate și pe antetul.
Detaliile obligatorii ale scrisorii sunt data, care este plasat în colțul din stânga sus. Data scrisorii este data semnării acesteia. Acesta servește ca o funcție de căutare și este utilizat atunci când se face referire la o scrisoare. Datele din scrisoare trebuie să fie formatate digital. Elementele date sunt date pe un rând cu cifre arabe în următoarea secvență: zi, lună, an. De exemplu, data 25 octombrie 2000 ar trebui scrisă după cum urmează: 25 octombrie 2000. Dacă o zi sau o lună este indicată printr-o singură cifră, atunci este plasat un zero în fața acesteia. De exemplu, data 12 ianuarie 2000 este scrisă după cum urmează: 01/12/2000. Punctele sunt plasate după două cifre care indică ziua și luna după patru cifre care indică anul, nu este plasat niciun punct (de exemplu, 20/02/2000).
Număr de înregistrare documentul de ieșire - numărul literei și simbolul acesteia - constă de obicei din mai multe părți. În primul rând, se pot nota indicele unității structurale, indicele conform nomenclatorului de cazuri al clasificatorului de corespondenți, executori, iar ultima parte va fi numărul de ordine al scrisorii de ieșire, de exemplu nr. 2/16 -2955 sau 18/275.
Link către numărul de înregistrare și data documentului primit include numărul de înregistrare și data scrisorii căreia i se dă răspunsul și se află sub numărul de înregistrare și data documentului de ieșire. Acest detaliu este prezent doar pe antetul. Compararea datelor de trimitere și primire a scrisorilor oferă o idee despre gradul de eficiență a activității instituției cu corespondență.
În niciun caz aceste date nu trebuie să fie plasate în corpul scrisorii în sine. Tipul acestui detaliu din scrisoare trebuie să fie următorul: „La nr. 4520/144 din 17 mai 2000”.
Destinaţie - numele și adresa destinatarului scrisorii (numele și adresa organizației, partea structurală a organizației, firma sau prenumele și adresa persoanei căreia i se trimite scrisoarea) - indicate în partea dreaptă sus a formularului de scrisoare . Aceasta este adresa internă a scrisorii. La destinatar, numele organizației destinatare este scris la caz nominativ. De exemplu:
CJSC „Oxid”
Acest lucru se face parțial având în vedere prelucrarea mașinii. Pentru a grăbi executarea scrisorii, dacă se cunoaște numele de familie al persoanei care o va revizui, se recomandă indicarea acestui prenume. Atunci când trimiteți o scrisoare unui funcționar, numele organizației este indicat în cazul nominativ, iar funcția și prenumele - în cazul dativ. De exemplu:
Kemerovo OJSC „Granit”
Către specialistul șef
UN. Smirnov
Dacă scrisoarea este adresată șefului organizației, numele organizației trebuie să facă parte din titlul postului destinatarului. De exemplu:
Rectorului de la Novosibirsk
Academia de Stat
economie si management
prof. Yu.V. Gusev
Semnele de punctuație din adresa internă pot fi omise. Numele organizației, numele și prenumele persoanei căreia i se adresează scrisoarea trebuie scrise așa cum sunt date în corespondența care provine de la această organizație sau în director.
Detaliile „destinatarului” pot include o adresă poștală. Adresa poștală nu este aplicată pe documentele trimise organizațiilor guvernamentale și corespondenților obișnuiți, în aceste cazuri, este recomandabil să se folosească plicuri cu adrese pretipărite;
Dacă scrisoarea este adresată unui funcționar, indicați mai întâi postul, apoi numele și parafa, apoi adresa organizației. De exemplu:
Director al CJSC Kristall
G.N. Nekrasov
103030, Moscova,
Strada Skatertny, 22
Dacă scrisoarea este adresată unei persoane private, indicați mai întâi codul poștal și adresa, apoi inițialele și prenumele destinatarului. De exemplu:
630102, Novosibirsk-102,
Sf. Kirova, 76, ap. 12
P.I. Grigoriev
Dacă persoana în numele căreia este scrisă scrisoarea are un titlu academic (grad academic), acesta trebuie indicat înaintea numelui de familie:
acad. A.G. Ivanov
prof. N.G. Kirsanov
Abrevierea textului "gr." (de la cuvântul „cetăţean”) se foloseşte atunci când persoana căreia i se adresează scrisoarea este considerată subiect al raporturilor juridice civile. În corespondența cu organizațiile și firmele din alte țări, cuvintele „domnul”, „domnul” sunt abreviate ca „domnul”, „domnul”.
Titlu în text ar trebui să reflecte problema principală ridicată în scrisoare și să fie scurt și succint, formulat într-o singură frază. Antetul este plasat înaintea corpului scrisorii. Conținutul scrisorii este exprimat în ea prin forma cazului prepozițional cu prepoziția „o” („despre”). Titlul nu este evidențiat cu ghilimele, este scris cu majusculă și începe imediat din marginea stângă a foii. De exemplu:
Despre organizarea comerțului exterior
Cu privire la furnizarea de cărbune în baza contractului nr. 33-02/567
Despre achiziționarea unei fabrici de cărămidă
Despre invitație
Este indicat ca titlul să nu depășească două rânduri; dacă sunt două rânduri, se folosește un paragraf.
Titlul trebuie scris de executorul direct, care cunoaște conținutul documentului mai bine decât oricine altcineva. Un angajat care sortează corespondența trebuie doar să citească antetul pentru a determina cărei categorii de scrisori îi aparține scrisoarea și unde ar trebui trimisă, ceea ce este deosebit de important în cazurile în care adresa nu indică persoana anume căreia îi este adresată scrisoarea. În plus, o privire rapidă asupra antetului îl poate scuti pe angajat de a fi nevoit să citească întreaga scrisoare.
Nu este recomandat să folosiți cuvintele „referitor” sau „preocupări” în titlu. De asemenea, nu trebuie să scrieți „la obiect”, deoarece această expresie este acceptată în practica juridică. Este destul de potrivit, de exemplu, într-o scrisoare adresată departamentului de poliție:
Către sef
sectia de politie
districtul Kirovsky
Novosibirsk G.V. Sidorov
în cazul gr. Kruglova A.A.
Principalele detalii ale unei scrisori de afaceri sunt: text . Lungimea maximă a unei linii standard a unei scrisori oficiale este de 64 de caractere tipărite, care este de aproximativ 17 cm. De obicei, o linie conține 60-62 de caractere. Alegerea acestei lungimi de linie se explică prin cel mai des folosit format A4, precum și prin faptul că atunci când citim textul, îl menținem, de regulă, la o distanță de 30-35 cm de ochi și unghiul de sectorul de cea mai bună receptivitate a ochiului uman este de 30 de grade.
Marcarea prezenței aplicației se face dacă la scrisoare se anexează vreun document. În colțul din stânga jos al literei, imediat din câmp, este plasat cuvântul „Atașament”, apoi denumirile documentelor atașate sunt plasate în succesiune numerică indicând numărul de copii și foi. Fiecare nume este situat pe o linie separată. Nu se face nicio înregistrare sub cuvântul „Cerere”. De exemplu:
Anexă: Copie a contractului cu firma Keller, 3 pagini. în 1 exemplar.
O indicare a prezenței unei cereri, al cărei nume este dat în textul scrisorii, se poate face în următoarea formă:
Aplicare: pentru 5 l. în 1 exemplar.
Acest detaliu poate fi pregătit pe antet. În cererea legată nu este indicat numărul de foi. De exemplu:
Anexă: material informativ despre expoziția internațională „SIB-2000” în 3 exemplare.
Documentele însele incluse în cerere trebuie să aibă toate detaliile necesare: denumirea tipului de document, titlul, data, semnătura. În plus, pe aplicații, în colțul din dreapta sus se face un marcaj care indică legătura aplicației cu documentul principal. Dacă cererea este un document independent, aceasta este trimisă cu o scrisoare de intenție.
Recuzită « semnătură » plasat în stânga subtextului scrisorii imediat din câmp. Semnătura include titlul postului celui care semnează scrisoarea, semnătura personală și foaia matricolă a acesteia. Deoarece scrisorile de afaceri sunt scrise pe antet instituțional, numele instituției nu este indicat în semnătură. De exemplu:
Director Semnătura N.K. Sidorov
Două semnături sunt plasate atunci când este necesar să se confirme valabilitatea primei semnături, precum și în documente deosebit de importante, de exemplu, în scrisorile privind problemele financiare și de credit trimise instituțiilor financiare și bancare. Astfel de scrisori sunt întotdeauna semnate de contabilul șef (senior) al întreprinderii.
Atunci când o scrisoare este semnată de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute:
Director al Institutului Semnătura UN. Marchenko
contabil șef Semnătura Da. Volkov
Atunci când o scrisoare este semnată de mai multe persoane care ocupă aceleași funcții, semnăturile acestora sunt situate la același nivel:
Director al OJSC Karelia Director al CJSC Korsar
Semnătura I.V. Petrov Semnătura G.A. Fomin
Toate copiile scrisorilor rămase în dosarele organizațiilor trebuie să conțină semnăturile originale ale oficialilor. În cazul în care funcționarul a cărui semnătură se întocmește pe proiectul de scrisoare lipsește, scrisoarea este semnată de persoana care își exercită atribuțiile sau de adjunctul acestuia. În acest caz, trebuie indicată poziția reală a persoanei care a semnat scrisoarea (de exemplu, „în exercițiu”, „adjunct”) și numele său de familie. Nu puteți semna litere cu prepoziția „pentru” sau cu o bară oblică înainte de titlul postului.
Semnarea unui document este una dintre modalitățile de autentificare. O scrisoare oficială fără semnătură nu are forță juridică.
Nota despre executant (autorul scrisorii) include numele executorului și numărul de telefon al biroului său și este plasată pe fața scrisorii.
Iată un exemplu de format pentru o scrisoare de serviciu cu detalii plasate într-un colț:
Numele organizației Destinatar
Denumirea structurii
diviziuni (daca este necesar)
Date de referință
despre organizație
___________№ ______
la nr._______ de la_____
Antetul scrisorii (începe cu „O” sau „Ob”)
Poziția textului Semnătura Inițiale, prenume
Numele (sau numele, prenumele, patronimicul) interpretului, numărul de telefon
Inițialele dactilografului și numărul de copii
ID de e-mail
Cum se formatează o scrisoare?
A devenit foarte rar pentru noi să primim scrisori pe hârtie, cu atât mai puțin scrise de mână. Din ce în ce mai mult, comunicarea cu prietenii se reduce la utilizarea rețelelor sociale, iar cu angajatorul, diverse autorități și comisii - la corespondența electronică. Dar scrisorile scrise de mână nu sunt doar o modalitate de a transmite informații. Ele poartă amprenta personalității unei persoane și miros de călătorie.
Aspect
Chiar înainte ca scrisoarea să fie citită, designul acesteia va face o anumită impresie asupra destinatarului. Desigur, toată lumea vrea să fie pozitivă. 
Prin urmare, trebuie să învățați câteva reguli despre cum să formatați corect o scrisoare.
- Nu ar trebui să existe pete în scrisoare, încercați să păstrați liniile drepte.
- Fă-ți timp când scrii, scrisul tău de mână va fi mai îngrijit.
- Atenție la câmpuri. Atât cele înguste, cât și cele excesiv de largi oferă scrisului tău un aspect neîngrijit. Apropo, formatarea este importantă și pentru e-mailuri.
- Eliminați spațiile inutile, aliniați textul în lățime și împărțiți scrisoarea în paragrafe logice. Deci va arăta complet diferit.
Structura unei scrisori oficiale
Orice scrisoare constă din patru părți:
Structura unei scrisori prietenoase
Cu prietenie, dragoste sau familie, totul este puțin mai ușor. Nu există reguli clare aici; contactați persoana așa cum sunteți obișnuit să faceți în viața de zi cu zi. 
Astfel de scrisori sunt întocmite sub orice formă, adică tu alegi unde să scrii contestația, data și semnătura.
Design colorat cu litere
Există multe moduri de a-ți face scrisul frumos.
Toate sfaturile pot fi aplicate și la designul textului tipărit, dacă dintr-un motiv oarecare nu doriți să îl scrieți de mână.
Acum știi cum să formatezi o scrisoare astfel încât să arate îngrijit, lizibil și plăcut din punct de vedere estetic. Dacă nu vă puteți întâlni cu o persoană sau doriți să-i lăsați un mesaj, scrieți scrisori. Este nevoie de mai mult timp decât comunicarea pe rețelele de socializare, dar evocă și mai multe emoții.
Scrisorile oficiale sunt scrise pe formulare speciale care îndeplinesc standardul. Pentru astfel de forme a fost stabilit un set de elemente (detalii) individuale, care trebuie aranjate într-o anumită ordine.
Forma unei scrisori oficiale este o coală de hârtie cu elemente permanente reproduse în mod tipografic. Putem spune că o scrisoare oficială constă dintr-un „cadru” al scrisorii și al textului principal și conține, pe lângă textul principal, informații despre destinatar: numele complet și prescurtat al organizației expeditoare, adresa poștală și telegrafică a acesteia. , numere de telefon, fax și teletip, numărul acelei litere sau telegrame , care a servit drept motiv pentru corespondență și multe altele. Formele pot fi fie cu aranjare unghiulară, fie longitudinală a detaliilor.
Designul formei, care respectă principiile esteticii tehnice, are un efect pozitiv asupra percepției conținutului său. De exemplu, având în vedere că este mai ușor pentru ochiul uman să fixeze partea superioară a oricărui obiect, la întocmirea documentelor, partea superioară a acestora ar trebui să fie mai saturată, iar partea inferioară mai „stabilă”.
Standardele pentru formularele de eșantion stabilesc formatele și dimensiunile câmpurilor documentelor care fac parte din sistemul de documentare unificat, precum și cerințele pentru construirea grilei structurale a formularului de eșantion, un set de detalii și regulile de amplasare a acestora. Documentele incluse în sistemele de documentare unificate constau din trei părți principale, care sunt situate în zone clar delimitate. Această „geometrie” a documentului asigură viteza necesară de percepere a textului său.
Detaliile sunt caracteristici obligatorii stabilite prin lege sau regulamente pentru anumite tipuri de documente. Compoziția și aranjarea detaliilor privind formele documentelor organizatorice și administrative trebuie să respecte GOST R 6.30-97.
Stabilirea unui standard pentru un formular șablon, care, la rândul său, determină cerințele pentru formularul unei scrisori oficiale, este cauzată de necesitatea de a unifica procesul de înregistrare a acesteia, ceea ce permite:
organizează producția centralizată de antet;
reduceți costul muncii de tastare;
reducerea costurilor cu forța de muncă pentru scrierea și formatarea scrisorilor;
facilita căutarea vizuală a informațiilor necesare;
extinde posibilitățile de utilizare a tehnologiei informatice și organizaționale la procesarea scrisorilor.
Exemplul de formular este baza pentru proiectarea formularelor și șabloanelor pentru toate tipurile de documentație de management. Zona alocată formularelor de eșantion pentru localizarea fiecărui detaliu corespunde volumului optim al acestui detaliu în caractere tipărite.
Un formular este o colecție de detalii ale unui document. Conform GOST R 6.30-97, documentele pot conține până la 29 de detalii. Cu toate acestea, nu se întocmește niciun document cu un set complet al acestora. Pentru fiecare tip de document, compoziția detaliilor este determinată în funcție de scopul acestuia. Deci, pentru o scrisoare oficială sunt recomandate următoarele detalii:
1) emblema de stat a Federației Ruse;
2) cod de organizare conform OKPO, dacă este disponibil (pentru corespondența internă rusă);
3) denumirea organizației (complet sau prescurtat);
4) informații de bază despre organizație;
5) data documentului;
6) numărul de înregistrare al documentului;
8) destinatar;
9) titlul textului;
11) semnătură;
12) numele (sau numele, prenumele și patronimul) și numărul de telefon al interpretului.
Pot fi indicate inițialele dactilografului și numărul de copii, dar nu fac parte din detaliile solicitate. Puteți include următoarele detalii: ID de e-mail (dacă este necesar).
O scrisoare oficială este singurul document care nu poartă numele tipului său. Toate celelalte documente au nume, de exemplu „Ordin”, „Act”, „Decizie”, „Memorandum”, etc.
Conform GOST R 6.30-97, imaginea emblemei de stat a Federației Ruse este plasată pe antetele instituțiilor guvernamentale.
Numele organizației - destinatarul documentului este dat în formă completă și prescurtată, de exemplu, Institutul de Cercetare Științifică All-Russian pentru Managementul Documentelor și Afaceri de Arhivă - NIIDAD.
Trebuie amintit că numele organizațiilor nu pot fi prescurtate în mod arbitrar. Numele abreviate ale organizațiilor sunt formate în trei moduri;
Prin primele litere ale cuvintelor incluse în nume, de exemplu Ministerul Afacerilor Interne (Ministerul Afacerilor Interne). Abrevierile sunt scrise împreună și literele din ele nu sunt separate prin puncte;
După silabele inițiale ale cuvintelor incluse în nume, de exemplu: Uralmash (Ural Machine-Building Plant);
Într-un mod mixt, atunci când nume abreviate complexe sunt formate parțial din litere inițiale, parțial din cuvinte trunchiate și sunt scrise cu litere mari în prima parte, cu litere mici în a doua, de exemplu VNIIDormash. Astfel de cuvinte sunt scrise și împreună. Denumirile instituțiilor sunt prescurtate numai dacă denumirea prescurtată este indicată într-un document oficial.
Datele de referință despre organizație includ, în primul rând, adresele poștale și telegrafice. Procedura și formularul de înregistrare a informațiilor despre adresele poștale și telegrafice ale unei organizații trebuie să respecte Regulile poștale. În al doilea rând, datele de referință includ numere de telefon, numere de fax și numere de cont bancar. Ele trebuie să fie indicate și pe antetul.
Un detaliu obligatoriu al scrisorii este data, care este indicată în colțul din stânga sus. Data scrisorii este data semnării acesteia. Acesta servește ca o funcție de căutare și este folosit când se face referire la o scrisoare. Datele din scrisoare trebuie să fie formatate digital. Elementele date sunt date pe un rând cu cifre arabe în următoarea secvență: zi, lună, an. Ziua, luna și anul sunt scrise în trei numere din două cifre. De exemplu, data 25 octombrie 2000 ar trebui scrisă după cum urmează: 25 octombrie 2000. Dacă o zi sau o lună este indicată printr-o singură cifră, atunci este plasat un zero în fața acesteia. De exemplu, data 12 ianuarie 2000 este scrisă după cum urmează: 01/12/2000. Punctele sunt plasate după două cifre care indică ziua și luna după patru cifre care indică anul, nu este plasat niciun punct (de exemplu, 20/02/2000).
Numărul de înregistrare al documentului de ieșire - numărul literei și simbolul acesteia - constă de obicei din mai multe părți. În primul rând, se pot nota indicele unității structurale, indicele conform nomenclatorului de cazuri al clasificatorului de corespondenți, executori, iar ultima parte va fi numărul de ordine al scrisorii de ieșire, de exemplu nr. 2/16 -2955 sau 18/275.
Referirea la numărul de înregistrare și data documentului primit include numărul de înregistrare și data scrisorii căreia i se dă răspunsul și se află sub numărul de înregistrare și data documentului de ieșire. Acest detaliu este prezent doar pe antetul. Compararea datelor de trimitere și primire a scrisorilor oferă o idee despre gradul de eficiență a activității instituției cu corespondență.
La nr. _____________ de la _____________
În niciun caz aceste date nu trebuie să fie plasate în corpul scrisorii în sine. Tipul acestui detaliu din scrisoare trebuie să fie următorul: „La nr. 4520/144 din 17 mai 2000”.
Destinatar - numele și adresa destinatarului scrisorii (numele și adresa organizației, partea structurală a organizației, firma sau prenumele și adresa persoanei căreia i se trimite scrisoarea) - sunt indicate în partea dreaptă sus a forma scrisorilor. Aceasta este adresa internă a scrisorii. La destinatar, numele organizației destinatare este scris la caz nominativ. De exemplu:
CJSC „Oxid”
Acest lucru se face parțial având în vedere prelucrarea mașinii. Pentru a grăbi executarea scrisorii, dacă se cunoaște numele de familie al persoanei care o va revizui, se recomandă indicarea acestui prenume. Conform GOST R 6.30-97, atunci când trimiteți o scrisoare unui funcționar, numele organizației este indicat în cazul nominativ, iar funcția și numele de familie în cazul dativ. De exemplu:
Kemerovo OJSC „Granit”
Către specialistul șef
UN. Smirnov
Dacă scrisoarea este adresată șefului organizației, numele organizației trebuie să facă parte din titlul postului destinatarului. De exemplu:
Novosibirsk
Academia de Stat
economie si management
prof. Yu.V. Gusev
Semnele de punctuație din adresa internă pot fi omise. Numele organizației, numele și prenumele persoanei căreia i se adresează scrisoarea trebuie scrise așa cum sunt date în corespondența care provine de la acea organizație sau în director. Detaliile „destinatarului” pot include o adresă poștală. Adresa poștală nu este ștampilată pe documentele trimise organizațiilor guvernamentale și corespondenților obișnuiți, în aceste cazuri, este recomandabil să folosiți plicuri cu adrese pretipărite;
Dacă scrisoarea este adresată unui funcționar, indicați mai întâi postul, apoi numele și parafa, apoi adresa organizației. De exemplu:
Director al CJSC Kristall
G.N. Nekrasov
103030, Moscova,
Strada Skatertny, 22
Dacă scrisoarea este adresată unei persoane private, indicați mai întâi codul poștal și adresa, apoi inițialele și prenumele destinatarului. De exemplu:
630102, Novosibirsk-102,
Sf. Kirova, 76, ap. 12
P.I. Grigoriev
Dacă persoana în numele căreia este scrisă scrisoarea are un titlu academic (grad academic), acesta trebuie indicat înaintea numelui de familie:
acad. A.G. Ivanov
prof. N.G. Kirsanov
Abrevierea textului "gr." (de la cuvântul „cetăţean”) se foloseşte atunci când persoana căreia i se adresează scrisoarea este considerată subiect al raporturilor juridice civile. În corespondența cu organizațiile și firmele din alte țări, cuvintele „domnul”, „domnul” sunt exprimate prin abrevierile „g.”, „dl.”
Titlul textului trebuie să reflecte problema principală ridicată în scrisoare și să fie scurt și succint, formulat într-o singură frază. Antetul este plasat înaintea corpului scrisorii. Conținutul scrisorii este exprimat în ea prin forma cazului prepozițional cu prepoziția „o” („despre”). Titlul nu este evidențiat cu ghilimele, este scris cu majusculă și începe imediat din marginea stângă a foii. De exemplu:
Despre organizarea comerțului exterior
Cu privire la furnizarea de cărbune în baza contractului nr. 33-02/567
Despre achiziționarea unei fabrici de cărămidă
Este indicat ca titlul să nu depășească două rânduri; dacă sunt două rânduri, se folosește un paragraf.
Titlul trebuie scris de executorul direct, care cunoaște conținutul documentului mai bine decât oricine altcineva. Un angajat care sortează corespondența trebuie doar să citească antetul pentru a determina cărei categorii de scrisori îi aparține scrisoarea și unde ar trebui trimisă, ceea ce este deosebit de important în cazurile în care adresa nu indică persoana anume căreia îi este adresată scrisoarea. În plus, o privire rapidă asupra antetului îl poate scuti pe angajat de a fi nevoit să citească întreaga scrisoare.
Nu este recomandat să folosiți cuvintele „referitor” sau „preocupări” în titlu. De asemenea, nu trebuie să scrieți „la obiect”, deoarece această expresie este acceptată în practica juridică. Este destul de potrivit, de exemplu, într-o scrisoare adresată departamentului de poliție:
Către sef
sectia de politie
districtul Kirovsky
Novosibirsk
G.V. Sidorov
În cazul gr. Kruglova A.A.
Principala cerință a unei scrisori de afaceri este textul. Lungimea maximă a unei linii standard a unei scrisori oficiale este de 64 de caractere tipărite, care este de aproximativ 17 cm. De obicei, o linie conține 60-62 de caractere. Alegerea acestei lungimi de linie se explică prin cel mai des folosit format A4, precum și prin faptul că atunci când citim textul, îl menținem, de regulă, la o distanță de 30-35 cm de ochi și unghiul. a sectorului de cea mai bună receptivitate a ochiului uman este de 30 de grade.
O notă despre prezența unui atașament se face dacă la scrisoare sunt atașate documente. În colțul din stânga jos al literei, imediat din câmp, este plasat cuvântul „Atașament”, apoi denumirile documentelor atașate sunt plasate în succesiune numerică indicând numărul de copii și foi. Fiecare nume este situat pe o linie separată. Nu se face nicio înregistrare sub cuvântul „Cerere”. De exemplu:
Anexe: 1. O copie a contractului cu firma Keller, 3 coli. în 1 exemplar.
O indicare a prezenței cererii menționate în textul scrisorii se poate face în următoarea formă:
Aplicație: activată _ l. în _____ exemplare.
Acest detaliu poate fi pregătit pe antet. În cererea legată nu este indicat numărul de foi. De exemplu:
Anexă: material informativ despre Internațional
expoziţia „SIB 2000” în 3 exemplare.
Documentele însele incluse în cereri trebuie să aibă toate detaliile necesare: denumirea tipului de document, titlul, data, semnătura. În plus, pe aplicații, în colțul din dreapta sus se face un marcaj care indică legătura aplicației cu documentul principal. Dacă cererea este un document independent, aceasta este trimisă cu o scrisoare de intenție.
Atributul „semnătură” este plasat în stânga sub textul scrisorii, imediat din câmp. Semnătura include titlul postului celui care semnează scrisoarea, semnătura personală și foaia matricolă a acesteia. Deoarece scrisorile de afaceri sunt scrise pe antet instituțional, numele instituției nu este indicat în semnătură. De exemplu:
Directorul școlii Semnătura N.K. Sidorov
Două semnături sunt plasate atunci când este necesar să se confirme valabilitatea primei semnături, precum și în documente deosebit de importante, de exemplu, în scrisorile privind problemele financiare și de credit trimise instituțiilor financiare și bancare. Astfel de scrisori sunt întotdeauna semnate de contabilul șef (senior) al întreprinderii.
Atunci când o scrisoare este semnată de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute:
Directorul Institutului Semnătura A.N. Marchenko
Semnătura contabil șef Yu.P. Volkov
Atunci când o scrisoare este semnată de mai multe persoane care ocupă aceleași funcții, semnăturile acestora sunt situate la același nivel:
Director al OJSC Karelia Director al CJSC Korsar
Semnătura I.V. Petrov Signature G.A. Fomin
Toate copiile scrisorilor rămase în dosarele organizațiilor trebuie să conțină semnăturile originale ale oficialilor.
În cazul în care funcționarul a cărui semnătură se întocmește pe proiectul de scrisoare lipsește, scrisoarea este semnată de persoana care își exercită atribuțiile sau de adjunctul acestuia. În acest caz, trebuie indicată poziția reală a persoanei care a semnat scrisoarea (de exemplu, „în exercițiu”, „adjunct”) și numele său de familie. Nu puteți semna litere cu prepoziția „pentru” sau cu o bară oblică înainte de titlul postului.
Semnarea unui document este una dintre modalitățile de autentificare. O scrisoare oficială fără semnătură nu are forță juridică.
Nota despre executant (autorul scrisorii) include numele executorului și numărul de telefon al biroului său și este plasată pe fața scrisorii.
Formulare de scrisori de afaceri
Un formular de scrisoare este un format de hârtie cu detalii pre-reproduse care conțin informații permanente despre organizație - autorul documentului.
Utilizarea formularelor accelerează semnificativ procesul de creare a unui document (datorită disponibilității informațiilor constante), reduce costurile cu forța de muncă pentru pregătire, simplifică percepția informațiilor și îmbunătățește cultura muncii manageriale. Formularul oficializează informația.
La primirea unui document adresat unei organizații, atenția principală, desigur, este acordată esenței informațiilor conținute în acesta, dar inevitabil atenția este fixată și asupra aspectului documentului - calitatea hârtiei, utilizarea culoare, design logo, stil de font, compoziția inscripțiilor cu antet. Pe baza acestor semne, se obține impresia corespondentului, gradul de soliditate și prestigiu al acestuia. Este necesar să ne străduim să creați o formă memorabilă care să poată lăsa o impresie favorabilă organizației, reflectând nu numai anumite informații despre organizație, ci și stilul acesteia. Documentele pe antet bine concepute sunt o parte integrantă a imaginii organizației, cartea sa de vizită unică.
Cerințele pentru formularele de documente organizatorice și administrative sunt stabilite prin următoarele documente: 1) GOST R. 6.30-2003. „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor”; 2) Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin ordinul lui Rosarkhiv la 27 noiembrie 2000 nr. 68.
Formularul scrisorii, în funcție de documentele constitutive ale organizației, poate include:
Emblema de stat a Federației Ruse sau stema unei entități constitutive a Federației Ruse (numai pentru întreprinderile de stat);
Emblema organizației sau marcă comercială (marca de serviciu);
Cod de organizare;
Numele organizației;
Informații de referință despre organizație;
Data documentului;
numărul de înregistrare a documentului;
Locul întocmirii sau publicării documentului (dacă este necesar).
GOST R. 6.30-2003 prevede aranjarea detaliilor formularului în două versiuni: longitudinală și unghiulară.
În primul caz, toate detaliile formularului sunt așezate pe lungime și aliniate fie în lățime, fie în centru.
Când detaliile sunt plasate într-un colț, ele ocupă o suprafață de 73 x 88 mm în colțul din stânga foii și sunt aliniate fie la marginea din stânga, fie la centrul zonei alocate.
Pentru producerea formularelor se folosește hârtie de format A4 (210 x 297 mm) și A5 (210 x 148 mm). Utilizarea unuia sau altuia format este determinată de volumul documentului pregătit. Formatul mai mic este destinat documentelor al căror text este mic (până la șapte rânduri); Este irațional să folosiți formatul A4 pentru astfel de documente.
Este permisă producerea de formulare folosind o metodă de tipărire, folosind instrumente de imprimare online sau tehnologia computerizată direct în timpul producerii unui anumit document. Excepție este antetul organizațiilor cu imaginea emblemei de stat a Federației Ruse sau stemele entităților constitutive ale Federației Ruse. Imprimarea formularelor de pe computer este foarte economică pentru organizațiile mici, dar nu protejează împotriva contrafacerii. Formularele tipărite sunt mai fiabile în acest sens. În plus, pentru a proteja formularele împotriva utilizării neloiale, unele organizații comandă formulare numerotate de la tipografii și țin o evidență atentă a utilizării acestora. În același scop, instituțiile de stat și municipale folosesc formulare de culori diferite pentru diferite tipuri de documente.
Doar prima pagină a documentului este realizată pe formulare pentru a face paginile ulterioare; Dacă un document urmează să fie trimis la mai multe adrese, atunci fiecare copie a documentului este creată pe formular.
Un exemplu de formular de scrisoare de serviciu (dispunerea longitudinală a detaliilor)
Fiecare foaie a documentului, fie pe antet sau fără acesta, trebuie să aibă următoarele dimensiuni ale marginilor (mm): stânga - cel puțin 20, dreapta - cel puțin 10, sus - cel puțin 20, jos - cel puțin 20.
Într-o serie de organizații, instrucțiunile și regulile care guvernează pregătirea documentelor au stabilit dimensiuni de câmp mai mari decât cele cerute de standard. Iată exemple de scrisori pe antetul organizației (Fig. 2–4).
Orez. 2
Orez. 3
Orez. 4
Din carte 500 de sfaturi pentru o secretară autor Engovatova Olga Anatolyevna1. Introducerea și cunoașterea în procesul comunicării în afaceri În viață, în mod constant apar situații în care este necesară prezentarea unei persoane cu alta sau altora. In comunicarea de afaceri, care presupune stabilirea de contacte - fata in fata, corespondenta, telefonic - necesitatea
Din cartea Business Psychology: Managing Emotions autor Autor necunoscutNEFRUITICITATEA COMUNICĂRII DE AFACERI Adesea, în contactele de afaceri, antreprenorii sunt nemulțumiți de acțiunile lor care nu duc la rezultatele dorite. De exemplu, un client „a căzut” sau un contract pregătit cu atenție din cauza unui lucru mic a rămas
Din cartea Corespondența în afaceri: un manual autor Kirsanova Maria Vladimirovna2. Reguli pentru redactarea unei scrisori de afaceri
Din cartea Munca de birou pentru secretar autor Smirnova Elena PetrovnaStructura unei scrisori de afaceri O sarcină importantă la alcătuirea unei scrisori este saturarea acesteia, adică includerea unei cantități adecvate de informații. Literele pot fi cu un singur aspect sau cu mai multe aspecte. Adesea, un singur aspect poate alcătui întregul conținut
Din cartea Contabilitate autor Bortnik Nikolai NikolaeviciCaracterul informativ și persuasiv al unei scrisori de afaceri Textul unei scrisori de afaceri trebuie să fie scurt și să conțină doar informații de bază. Informații suplimentare pot fi furnizate în anexă. În același timp, scrisoarea trebuie să fie convingătoare indiferent cui i se adresează.
Din cartea Corespondență prin e-mail de afaceri. Cinci reguli pentru succes autor Vorotyntseva TamaraCapitolul 4. Formulare de document Un formular de document este o foaie standard cu detalii permanente reproduse pe ea și spațiu pentru detalii variabile Există două formate standard pentru formularele de document - A4 (210x297) și A5 (148x210mm). Formularele de documente trebuie
Din cartea Eliberează-ți viața de gunoi! de Mellen Andrew3.3. Forme stricte de raportare: utilizare și producție În conformitate cu Decretul Consiliului de Miniștri - Guvernul Federației Ruse din 30 iulie 1993 nr. 745 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind utilizarea caselor de marcat la efectuarea decontărilor în numerar cu populația şi
Din cartea Teoria economică: manual autor Makhovikova Galina AfanasievnaIndicatorul de imagine de afaceri nr. 3. Apel personal O scrisoare de afaceri care începe cu un apel personal și un salut reflectă focalizarea individuală a scrisorii, demonstrează atenția și respectul dumneavoastră față de personalitatea clientului/partenerului de afaceri
Din cartea Business Plan 100%. Strategie și tactici de afaceri eficiente de Rhonda AbramsIndicatorul imaginii afacerii Nr. 5. Concluzia pozitivă a scrisorii Frazele finale sunt ultimul lucru care rămâne în câmpul de atenție al destinatarului atunci când vă citește scrisoarea. Fixați în ele o atmosferă emoțional pozitivă de comunicare în afaceri. Creați o dispoziție bună pentru destinatar
Din cartea Individual Entrepreneur [Înregistrare, contabilitate și raportare, fiscalitate] autor Anishcenko Alexandru VladimiroviciDe la birou de afaceri la domiciliu Cu cât mai mulți oameni lucrează de acasă, cu atât este mai important să faceți tranziția de la biroul de afaceri la biroul de acasă cât mai nedureroasă posibil. La urma urmei, chiar și atunci când lucrezi acasă, vrei să-ți îndeplinești sarcinile profesional Dacă anterior ai avut personal, tu
Din cartea Practica managementului resurselor umane autor Armstrong Michael Din cartea Time Trap. Un ghid clasic pentru managementul timpului de Pat NickersonFormulare financiare electronice Pentru a face acest proces și mai ușor, puteți achiziționa un pachet Excel de formulare financiare ca supliment la această carte. Astfel de formulare electronice efectuează automat toate calculele, generează diagrame și permit
Din cartea MBA în 10 zile. Cele mai importante programe de la cele mai importante școli de afaceri din lume autor Silbiger StephenFormulare stricte de raportare În primul rând, antreprenorii, în conformitate cu procedura stabilită de Guvernul Federației Ruse, pot (dar nu sunt obligați) să accepte numerar sau să efectueze plăți folosind carduri de plată fără a utiliza casele de marcat în cazul furnizării de servicii către public când
Din cartea autoruluiROLUL PARTENERULUI DE AFACERI Pentru a asigura succesul întreprinderii și a participa la managementul afacerii, angajații HR își împart responsabilitățile ca parteneri de afaceri cu colegii lor de conducere. Ei trebuie să aibă capacitatea de a
Din cartea autoruluiConectați zonele roșii la timpul de comunicare în afaceri Este posibil să fi observat din tabelul simplu de mai sus care conține zone roșii că managerul încerca să aloce cantități adecvate de timp celor trei sarcini principale ale sale. Dar ai văzut asta și pentru el
Din cartea autoruluiUn curs de scriere de afaceri de un minut 1. Expuneți-vă cazul în mod clar și începeți cât mai curând posibil după fraza de început. Nu pierde timpul cititorului. De fiecare dată trebuie să aveți un motiv clar pentru care scrieți acest lucru.2. Păstrează-l personal, prietenos și
Încărcare...
