Pokyny na vyplnenie výkazu pracovnej doby. Postup prípravy výkazu pracovného času

Domov

Každý zamestnávateľ je povinný viesť pracovný výkaz, aby mohol kontrolovať personál a vyplácať zamestnancom mzdy. Pre daňové úrady sa absencia tohto dokumentu v podniku rovná neprimeranosti nákladov na vyplácanie miezd, čo neumožňuje ich priradenie k výdavkom, ktoré znižujú základ dane.

Vysvedčenie je jedným z dokumentov potvrdzujúcich zákonnosť prepustenia zamestnanca z dôvodu neprítomnosti (Zákonník práce Ruskej federácie, článok 81 ods. 6 a) a používa sa ako dôkaz v pracovných sporoch, a to aj na súde.

Organizácia evidencie pracovného času v podniku

1. Úlohou časomerača je personalista, účtovník, vedúci oddelení, riaditeľ organizácie, prípadne iná osoba podľa pracovnej náplne alebo príkazu. Evidencia pracovného času je organizovaná podľa pravidiel spoločných pre všetkých zamestnávateľov:
2. Časový výkaz sa vedie pre celý podnik ako celok alebo samostatne pre každú divíziu.
3. Časový výkaz zaznamenáva pracovné dni každého zamestnanca s uvedením počtu skutočne odpracovaných hodín, ako aj pracovných ciest, dovoleniek, práceneschopnosti atď.
4. Dokument eviduje všetky absencie zamestnancov, čo umožňuje evidovať absenciu.
5. Zápis novoprijatého zamestnanca do výkazu práce a vyradenie prepustených zamestnancov sa uskutočňuje na základe personálnych dokumentov: príkaz na prijatie do zamestnania, príkaz na prepustenie, dohoda o pracovnej činnosti.

Každý zamestnanec má pridelené jedinečné osobné číslo, ktoré slúži ako jeho identifikátor v systéme personálnej evidencie. Toto číslo mu zostáva po celú dobu práce a pri vnútorných pohyboch sa nemení. Po prepustení musí byť osobné číslo „uvedené do karantény“, to znamená, že sa už tri roky znova nepoužíva.

Na vedenie evidencie práce a jej úhrad existujú jednotné tlačivá schválené Rosstatom v uznesení č. 1 zo dňa 1.5.2004.

Tlačivo č. T-12 na evidenciu čerpania pracovného času a výpočet mzdy je určené na manuálne vedenie. Formulár č. T-13 s názvom „Hárok používania pracovného času“ sa používa najmä v organizáciách, ktoré majú automatizovaný systém spracovania údajov.

Dokumenty zostavené na týchto formulároch majú podľa odporúčaní Federálneho archívneho úradu trvanlivosť 1 rok.

Postup pri vypĺňaní časového rozvrhu

Pri vypĺňaní výkazu pracovného času vo formulári T-12 sa uvádzajú tieto údaje:

• názov organizácie (na základe zakladajúcich dokumentov), ​​názov štrukturálnej jednotky;
• číslo časového rozvrhu;
• dátum vyplnenia (zvyčajne posledný pracovný deň v mesiaci);
• účtovné obdobie (kalendárny mesiac, od prvého do posledného dňa).

Časť 1 je tabuľkový formulár, ktorý zaznamenáva:

• číslo položky (stĺpec 1);
• Celé meno zamestnanca, pozícia (na základe osobných osobných kariet) – stĺpec 2;
• osobné číslo – stĺpec 3;
• stĺpce 4 a 6 – členenie pracovného času podľa kódov a skutočne odpracovaných hodín (za 1. resp. 2. polrok);
• stĺpce 5 a 7 – počet odpracovaných dní a hodín v polovici mesiaca a od polovice do konca mesiaca;
• stĺpce 8-13 sú určené na výpočet celkových hodnôt za odpracované dni a hodiny vrátane nocí, nadčasov a víkendov;
• 14–16 – absencie podľa kódov a počtu vymeškaných dní;
• 17 – celkový počet dní pracovného pokoja za mesiac.

Oddiel 2 tlačiva T-12 nevypĺňa časomerač, výpočty miezd vykonáva učtáreň. Na konci mesiaca zodpovedná osoba podpíše výkaz dochádzky, schváli ho s vedúcim a personálnou službou a následne ho odovzdá mzdovému oddeleniu.

Formulár T-13 má podobnú štruktúru s výnimkou jednotlivých polí.

Evidencia pracovného času do časových výkazov

Zadávanie údajov do časového rozvrhu je povolené dvoma spôsobmi: priebežným (denná evidencia všetkých dochádzok a absencií na pracovisku) a výberovým (známky len za absencie, meškanie, nadčasy a pod.).

Hlavné symboly, ktoré sa používajú pri vypĺňaní časového rozvrhu, sú uvedené v tabuľke:

Funkcie vyplnenia časového rozvrhu v jednotlivých prípadoch

Poznámky o akýchkoľvek odchýlkach od bežného prevádzkového režimu prijatého v podniku musí časomerač urobiť len na základe príslušných, správne vykonaných dokumentov (príkaz na prácu vo sviatok, potvrdenie o dočasnej invalidite atď.).

Neprítomnosť zamestnanca na pracovisku v prípade absencie podporných dokumentov až do ich predloženia sa označí ako NN (nedostavenie sa z neznámeho dôvodu). Neposkytnutie osvedčenia o oslobodení je dôvodom na zaznamenanie absencie.

Časomerači majú často ťažkosti pri zohľadnení služobných ciest, dovoleniek a iných dôvodov neprítomnosti zamestnanca na pracovisku. Tu platia nasledujúce pravidlá:

1. Zamestnanec, ktorý je na pracovnej ceste cez víkendy a sviatky, má za tieto hodiny dvojnásobnú mzdu, preto sa do časového výkazu namiesto B uvedie hodnota KM.
2. Pre dovolenkárov - v bunkách zodpovedajúcich víkendom je uvedená značka OT, pretože tieto dni sú zahrnuté do kalendárneho trvania dovolenky. Nepracovné prázdniny sú vylúčené z dovolenky a zaznamenávajú sa v časovom výkaze s hodnotou B.
3. Pre nových zamestnancov sa pracovný výkaz vedie od dátumu prijatia, bunky pred týmto dňom sú vyplnené znakmi „XX“. Podobne by mali byť označené neprítomnosti zamestnanca z dôvodu prepustenia, a to odo dňa prepustenia (vrátane) až do jeho vylúčenia z pracovného výkazu.

Pracovná doba sa zaznamenáva pomocou časových výkazov. Pomocou tohto dokumentu môžete určiť počet odpracovaných hodín, normy pracovného času a vyplniť účtovnú dokumentáciu. Článok 91 Zákonníka práce Ruskej federácie ukladá zamestnávateľom povinnosť vytvoriť takýto dokument pre každého zamestnanca a vyplniť ho pri práci. Je tam návod na vyplnenie a vzory vysvedčení za rok 2019.

Forma a účel účtovného dokladu podľa Zákonníka práce Ruskej federácie

Časový výkaz je potrebný na zaznamenávanie pracovného času zamestnanca. Existujú dve jednotné formy účtovných dokladov: T12 a T13. V rámci spoločnosti je tiež možné vyvinúť vlastné formuláre. Toto je základ pre mzdovú agendu.

Slúžia na evidenciu skutočne odpracovaného a (alebo) neodpracovaného času každého zamestnanca organizácie, na sledovanie dodržiavania ustanoveného pracovného času zamestnancami, na získavanie údajov o odpracovanom čase, na výpočet miezd a tiež na zostavovanie štatistického výkazníctva. o práci.

Hlavné funkcie vysvedčenia:

1. Denné zaznamenávanie odpracovaného času. Kontrola dodržiavania požiadaviek súčasného pracovného práva.
2. Zaznamenávanie údajov o pracovnom čase každého pracovníka.

Podľa počtu pracovných hodín sa vypočítava mzda a zostavuje sa výkaz pre štatistické oddelenie.

Pokuty: kto je zodpovedný?

V prípade absencie tohto dokumentu môže spoločnosť podliehať administratívnej zodpovednosti. V takejto situácii hrozí zodpovednému úradníkovi prepustenie.

Ak podnik nevyčlenil čas na vyplnenie vysvedčenia, inšpektorát práce uloží pokutu 10 000 rubľov. Ak je časový výkaz úplný, môžu sa zohľadniť chyby. Nesprávny doklad treba opraviť.

Za porušenie pravidiel plnenia sa uloží pokuta až do 50 000 rubľov. Možné je aj správne potrestanie. Toto opatrenie núti podnik zostať nečinný až 90 dní.

Spôsoby vyplnenia časového výkazu

Prítomnosť alebo neprítomnosť na pracovisku každého zamestnanca na plný úväzok sa eviduje metódou priebežnej evidencie. Tento prístup sa používa, ak sa počet odpracovaných hodín v rôznych dňoch líši.

Ak sa počet pracovných dní nezmení, použije sa druhá metóda. Pomocou tohto prístupu môžete zaregistrovať odchýlky: absencie, nadčasy, meškanie.

Predná strana

Tieto informácie sa zadávajú automaticky za predpokladu, že časový výkaz je vyplnený pomocou špecializovaných programov na PC.

Symboly odpracovaného a neodpracovaného času uvedené na titulnej strane formulára N T-12 sa používajú aj pri vypĺňaní výkazu práce vo formulári N T-13.

Uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 5. januára 2004 č.

Na titulnej strane je zoznam symbolov. Toto sú všeobecne akceptované kódy, ktoré sa používajú pri vypĺňaní všetkých formulárov časového výkazu.

Správna vzorka: ako zostaviť dokument

Predmetný účtovný doklad sa vyhotovuje v jednom vyhotovení. Používa sa na podnikanie vrátane individuálnych podnikateľov.

Na konci mesiaca podpisujú vysvedčenie manažéri všetkých úrovní (náčelník a vedúci oddelenia alebo sektora), ako aj zodpovedný personalista.

Po registrácii sa pracovný výkaz odošle účtovnému oddeleniu.

Zostavovanie a vykonávanie správ v rozpočtových štruktúrach

Štátne podniky/inštitúcie používajú formulár 0504421. Ide o doklad, ktorý zaznamenáva odchýlky vo využívaní pracovného času. Vzniká dva dni pred začiatkom účtovného obdobia. Všetky odchýlky na konci mesiaca je potrebné sčítať a preniesť do účtovného oddelenia.

Ako vyplniť elektronický formulár

Časový výkaz je možné zostaviť v rozhraní špecializovaného programu. Najjednoduchšou možnosťou je tabuľka Excel. Existujú aj integrované riešenia založené na podnikovom informačnom systéme.

Výkaz sa vyplní automaticky na základe pracovných údajov. Táto forma vysvedčenia sa ľahšie upravuje.

Video: Ako vyplniť časový výkaz

Vyplnenie dokladu o kusovej platbe zamestnanca: pokyny

Systém kusovej práce zahŕňa výpočet miezd v závislosti od objemu vykonanej práce. Na tento účel sa pre každého zamestnanca vedie pracovný výkaz a výrobné záznamy.

1. Funkcie účtovania za kusové platby:
2. Práca sa môže merať v hodinách. Napríklad práca učiteľov, lektorov, vodičov a pod.. V takejto situácii je na vysvedčení uvedený pracovný čas.
3. V ostatných prípadoch sa uvádza značka „I“ alebo „01“. Posledný riadok dokladu nie je vyplnený.

Dovolenka sa platí zvlášť. Výška platby je uvedená v kolektívnej zmluve.

Dekódovanie symbolov a kódov: „noc“, odchod namiesto voľna atď.

• Používajú sa kódy stanovené Štátnym výborom pre štatistiku Ruskej federácie vo forme T12. Dekódovanie je popísané na titulnej strane ukážky.
• Som denná práca;
• B - práca cez sviatky a víkendy;
• N - nočná zmena;
• PB - prítomnosť na pracovisku v deň voľna;
• C - práca nadčas;
• B - dni dočasnej invalidity (nemocenské);
• K - dni na pracovnej ceste;
• OT - dni plánovanej dovolenky;
• OZ - dovolenka na vlastné náklady;
• U - dovolenka na štúdium vo vzdelávacej inštitúcii;
• NN alebo ZO - absencia v práci z neznámych dôvodov;

PR - absencia. Nezamieňať s voľným časom, ktoré môže oficiálne schváliť vedenie.

V prípade potreby, keď vyššie uvedené kódy nestačia, je možné v podniku vyvinúť ďalšie označenia.

Základné chyby

1. Pozícia zamestnanca nie je určená. Nestačí uviesť len celé meno, do stĺpca musíte zadať názov svojej pozície v spoločnosti.
2. Víkend alebo sviatok sú nesprávne označené ako pracovný deň.
3. Nesprávna dĺžka predprázdninového dňa. Takáto pracovná doba sa zvyčajne skracuje. Je potrebné označiť 7 namiesto 8 hodín.

Ako treba brať do úvahy kombináciu pozícií?

Sledovanie času zamestnanca na čiastočný úväzok má niektoré funkcie. Zaznamenáva sa skutočný pracovný čas. Dĺžka práce za deň je uvedená v časovom výkaze T12 v riadku nižšie, v stĺpcoch 4 a 6, alebo v T13 v 2. a 4. riadku. Pri internej práci na kratší pracovný čas sa pracovný čas premieta samostatne pre každú pozíciu zamestnanca.

Štandardný formulár na vyplnenie pracovného vysvedčenia pre obchodného cestujúceho

Odpracovaný čas obchodných cestujúcich sa zaznamenáva vo formulári T12. Stĺpec je označený písmenom „K“ alebo číslom „06“. Zaznamenávajú sa iba dni, hodiny nie sú špecifikované.

Pravidlo pre používanie rôznych formulárov správ

Na základe čl. 7 a 9, spoločnosť zaoberajúca sa obchodnou činnosťou môže vyvinúť ďalšie formy evidencie pracovného času, ktoré sú vhodnejšie pre špecifiká podniku. Rozpočtové organizácie uprednostňujú tieto formy časových výkazov:

1. Hárok na výpočet miezd (F č. 0504421).
2. Účtovníctvo určené na následné automatické spracovanie informácií (F č. 0301008).

Formuláre T12 a T13 majú identické detaily podľa návodu na prípravu dochádzkových výkazov.

Ako sa má zostaviť správa: predpisy

Dokument sa vypĺňa takto:

1. V hornej časti vyplňte názov podniku alebo inštitúcie, ako aj oddelenie alebo sektor (ak je to potrebné).
2. Vypĺňa sa presný dátum vyhotovenia dokumentu a jeho číslo.
3. Údaje za všetky dni tohto obdobia sa zadávajú do stĺpca „Obdobie vykazovania“.
4. Časť 1 obsahuje sériové číslo.
5. Stĺpce 2 a 3 sú vyplnené údajmi o zamestnancoch na plný úväzok na základe ich osobných kariet.
6. V stĺpcoch 4 a 6 sa uvádzajú kódy zodpovedajúce výdavku odpracovaného času za každý pracovný deň účtovného obdobia.
7. Stĺpce 5 a 7 sú určené na získanie priebežných výsledkov za pol mesiaca: bunka v hornej časti je vyplnená počtom skutočných pracovných dní, v dolnej časti - odpracované hodiny. To umožňuje predbežnú analýzu.
8. Stĺpce 8 až 17 sa vypĺňajú po mesiaci.
9. Do stĺpcov 14 a 16 sa uvádza počet odpracovaných dní a hodín.
10. Dôvod prípadného nedostavenia sa je označený príslušným kódom v stĺpci 15.
11. Stĺpec 17 sa používa na vyjadrenie počtu dní pracovného pokoja (víkendov a sviatkov).
12. Nasledujúce stĺpce (druhá časť časového výkazu) od stĺpcov 1 až 55 vypĺňajú účtovníci.

Zodpovednosť za udržiavanie a schvaľovanie

Vzhľadom na chýbajúce jasné požiadavky na evidenciu času si podnik stanovuje vlastný postup vedenia personálnej dokumentácie. Rozhodovanie ovplyvňujú rôzne faktory: finančné, personálne a organizačné možnosti podniku.

V súlade s požiadavkami časti 4 článku 91 Zákonníka práce Ruskej federácie je za vedenie pracovného výkazu zodpovedný zamestnávateľ. To znamená, že vedenie má právo poveriť vedením tejto formy účtovníctva konkrétneho zamestnanca.

Povinnosti sú stanovené v popise práce alebo v pracovnej zmluve na základe príkazu vedúceho. Takéto akcie sú upravené v článkoch 8, 57, 91 Zákonníka práce Ruskej federácie.

Ak je počet zamestnancov v organizácii od 1 do 5 osôb, samostatné miesto na vedenie dochádzkových výkazov sa neposkytuje.

Nie vždy je vhodné zveriť povinnosti časomerača niektorému zo zamestnancov. Vyžaduje si to pokročilé školenie a dodatočné náklady. V malom podniku vedie pracovný výkaz spravidla sám manažér. Ak má organizácia viac ako 30 ľudí, odpracovaný čas eviduje samostatný personálny pracovník. Niekedy je spájanie povinností povolené.

Zodpovednosť za meranie času je niekedy pridelená účtovníkovi alebo sekretárke.

Ako sledovať čas

1. V spoločnostiach s veľkým počtom zamestnancov sa používajú tieto možnosti účtovníctva:
2. Centralizovaná tabuľka. Podnik má niekoľko zamestnancov časomeračov, ktorých hlavnou zodpovednosťou je viesť časové výkazy odpracovaného času každého zamestnanca.

Decentralizované. V tomto prípade má každá divízia spoločnosti svoju vlastnú časomieru. Vedúci stavebného útvaru môže podpísať vysvedčenie. Toto právo vykonáva splnomocnenec od konateľa alebo schvaľuje príslušným príkazom.

Špecifiká práce podniku často neumožňujú preniesť podpisové právo hlavného manažéra na vedúceho štrukturálnej jednotky. To vyvoláva porušovanie pracovnoprávnych predpisov, ktoré možno zistiť pri kontrole zo strany regulačných orgánov.

„Cestovné“ účtovníctvo: ako zohľadniť pracovný čas, ak je zamestnanec na pracovnej ceste

Nie je možné monitorovať prácu zamestnanca nachádzajúceho sa v inom meste. Pracovné právo nekladie jednoznačné požiadavky na sledovanie času. V takýchto prípadoch sa odporúča, aby si sám zamestnanec evidoval svoj pracovný čas.

Vyhotovenie účtovného dokladu je ďalšou zodpovednosťou, ktorá by mala byť zaznamenaná v popise práce. Na dokončenie tejto úlohy sa vyžaduje dodatočná platba.

Tu musí vstúpiť do hry morálny aspekt. Zamestnanec musí byť poctivý a nesmie si dovoliť pridávať pracovný čas. Vodca bude schopný určiť, aký je pravdivý. Hodnotia sa pracovné výsledky zamestnanca a miera jeho efektívnosti.

Ako dlho môže byť dokument uložený, vr. v nebezpečných podnikoch

Podľa § 281 Zoznamu dokladov o činnosti podniku sa musí dochádzkový výkaz uchovávať najmenej jeden rok.

Na druhej strane je tento doklad podkladom na vymeranie daní. Takéto „papiere“ sa uchovávajú až štyri roky v súlade s kódexom (doložka 8, doložka 1, článok 23 daňového poriadku Ruskej federácie).

Okrem toho je pracovný výkaz primárnym dokladom pre mzdy. To znamená, že by sa mal uchovávať najmenej päť rokov (článok 17 federálneho zákona „o účtovníctve“). Takto sa vysvedčenie uchováva minimálne 5 rokov.

Ak zamestnanec pracuje v škodlivých/nebezpečných podmienkach, dostáva výhody pri výpočte dôchodku. Tvrdá práca v podniku má pravdepodobne negatívne dôsledky na ľudské zdravie a život. Preto sa v takýchto podmienkach vysvedčenie uchováva 75 rokov.

Časový výkaz obsahuje základné informácie, ktoré slúžia na výpočet a výpočet miezd. Každý stĺpec, v ktorom je zadaný tento alebo ten symbol, musí mať listinné dôkazy (objednávka, list dočasnej invalidity, rôzne osvedčenia, oznámenia, osvedčenia). Aby sa predišlo chybám pri vypĺňaní, musí byť osoba zodpovedná za vedenie účtovného dokladu mimoriadne opatrná a mať špeciálne znalosti. Správna správa časových výkazov zabezpečuje, že zamestnanci sú odmeňovaní správne. To vylučuje pracovné spory a pokuty.

Každý podnik, ktorý zamestnáva najatých zamestnancov, musí brať do úvahy čas odpracovaný zamestnancami. Na základe toho im účtovné oddelenie vypočíta splatnú mzdu a benefity. Odpracovaný čas sa premieta do osobitného dokladu – dochádzkového listu. Povieme vám, aké nuansy existujú, pokiaľ ide o jeho údržbu a ako ho správne vyplniť.

Časový výkaz je jedným z typov primárnej účtovnej dokumentácie, ktorá zaznamenáva:

• druh času stráveného vykonávaním pracovných funkcií, ktoré zamestnanec vykonáva;
• jeho trvanie (v hodinách a dňoch).

Funkcie časového rozvrhu:

• poznámka o skutočnom pracovnom pomere zamestnanca pre každý druh pracovného času;
• personálna kontrola;
• primerané vyplácanie miezd a niektorých výhod;
• dôkazy v príslušných pracovných sporoch;
• výpočet spracovania;
• základ pre zákonnosť prepustenia z dôvodu neprítomnosti;
• daňové zdôvodnenie mzdových nákladov;
• na vypracovanie správ regulačným orgánom.

Môže LLC alebo individuálny podnikateľ fungovať bez časového výkazu?

Zákon ukladá zamestnávateľom povinnosť viesť takýto pracovný výkaz bez ohľadu na právnu formu ich organizácie. Ak firma zamestnáva najatých zamestnancov, treba im vyplácať mzdu, z ktorej sa odvádzajú dane do rozpočtu. Na kontrolu platnosti výpočtov miezd sa daňový úrad spýta na prítomnosť tohto dokladu a jeho obsah.

Ak má spoločnosť LLC alebo samostatný podnikateľ zamestnancov a pracovný výkaz nie je vyplnený alebo obsahuje chyby, daňový úrad môže uznať náklady na ich mzdy ako zdokumentované neoprávnené. To znamená, že tieto výdavky zamestnávateľa neznížia základ dane z príjmov.

Dôležité! Zamestnávateľovi, ktorý sa neobťažuje evidovať pracovný čas alebo vedie výkazy s priestupkami, hrozia sankcie zo strany kontrolných orgánov. Riaditeľovi môže byť uložená pokuta 1 000 - 5 000 rubľov a organizáciám môže byť uložená pokuta až 50 000 rubľov. (článok 52.7 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Ako sa vypočítava pracovný čas zamestnanca?

Pracovný čas je denný alebo nočný úsek, počas ktorého je zamestnanec povinný vykonávať svoje pracovné funkcie, alebo čas ekvivalentný mzde. Trvanie tohto obdobia (pracovný deň alebo zmena) a pravidelnosť jeho opakovania (rutina alebo rozvrh) musia byť stanovené v pracovnej zmluve ako pracovné podmienky.

Časový výkaz označuje rôzne typy času spojeného s pracovnými funkciami:

• denná;
• noc;
• cez víkendy a sviatky;
• nadčasy;
• hodinky;
• pokročilé školenia mimo výroby;
• platená dovolenka;
• nemocenská dovolenka;
• nútená absencia;
• štrajk;
• jednoduché atď.

Zásady vedenia časových výkazov

Časomer je povinný dodržiavať zákonom prijaté pravidlá, ako aj predpisy zakotvené vo vnútorných predpisoch podniku:

1. Tento dokument možno viesť pre každé oddelenie samostatne alebo pre celú organizáciu.
2. Časový výkaz obsahuje počet hodín odpracovaných zamestnancom pre každý druh pracovného času podľa prideleného kódu.
3. Okrem doby zamestnania sa zaznamenáva aj počet hodín, kedy zamestnanec nevykonával prácu, hoci ju mal vykonávať (neprítomnosť, štrajky, prestoje).
4. Zamestnanci sú zaradení do pracovného výkazu alebo z neho vylúčení po vyplnení príslušnej personálnej dokumentácie - príkaz na prijatie do zamestnania alebo prepustenie, pracovná zmluva.
5. Pri zaradení nového zamestnanca do výkazu práce dostane osobné číslo, ktoré je jedinečné a stane sa jeho kódom v personálnej dokumentácii. Číslo bude platné po celú dobu, počas ktorej budete u tohto zamestnávateľa pracovať. Zmenou pozície sa osobné číslo nemení. Po prepustení by rovnaké číslo nemalo byť nikomu pridelené 3 roky.
6. Je prísne zakázané vypĺňať časový rozvrh vopred - čas je uvedený v dokumente. v skutočnosti vyšiel.

Je legálne používať elektronické monitorovacie systémy?

Mnoho organizácií, najmä veľkých, používa elektronické systémy na monitorovanie a/alebo monitorovanie zamestnancov na uľahčenie účtovania práce zamestnancov. Rôzne funkcie týchto systémov vám umožňujú zaznamenávať čas príchodu a odchodu zamestnancov, niektorých - ich pohyb po území, niekedy - ich činnosť na pracovisku.

Základom zaznamenávania prítomnosti zamestnanca v práci môže byť jeho registrácia podľa rôznych ukazovateľov poskytovaných jedným alebo druhým účtovným a kontrolným systémom:

• Prezentácia elektronických preukazov;
• čítanie odtlačkov prstov;
• skenovanie sietnice;
• nahrávanie videa pomocou kamier a pod.

Počas prázdnin pripadli prázdniny

Ak má dovolenkár počas doby odpočinku dni, ktoré boli pre ostatných zamestnancov nepracovné z dôvodu sviatkov, časomerač zapíše do príslušných buniek písmeno B („Deň voľna“). Tieto dni sa nezapočítavajú do vašej dovolenky. Bežné víkendy (nie sviatky) sú označené písmenami OT ("Dovolenka"), keďže sa započítavajú do počtu dní dovolenky.

Zamestnanec ochorel na dovolenke

Zákonník práce umožňuje predĺžiť si dovolenku o dobu nútenej práceneschopnosti, prípadne preniesť tieto dni na iný čas. Preto je dôležité na pracovnom výkaze presne uviesť, koľko dní bol zamestnanec počas dovolenky chorý. Prirodzene, choroba musí byť zdokumentovaná kúskom papiera.

Časomiera spočíta, koľko dní mal zamestnanec zdravý odpočinok a označí ich kódom OT („Dovolenka“). Potom sa dátumy, na ktoré bola vystavená nemocenská dovolenka, zodpovedajúcim spôsobom označia „B“. Ak dovolenka po chorobe pokračovala, tieto dni sú opäť označené „OT“, ako aj čas, o ktorý bola predĺžená alebo prevedená na náhradu za práceneschopnosť.

Pracovná cesta pripadla na víkend

Ak je zamestnanec nútený stráviť víkend na služobnej ceste, spôsobuje to ťažkosti v časových výkazoch. Pri vypĺňaní časového rozvrhu sa dátumy nútených prác počas pobytu mimo víkendy neoznačujú písmenom B („Víkend“), ale kódom K („Služobná cesta“), bez ohľadu na to, či bol obchodný cestujúci na tejto ceste zaneprázdnený. deň alebo bol na dovolenke.

Každý zamestnávateľ by mal vedieť, ako správne vyplniť pracovný výkaz. Zodpovednosť za uchovávanie tohto dokumentu nesú absolútne všetci vedúci organizácií a podnikov, v ktorých sa využíva najatá pracovná sila (článok 91 Zákonníka práce Ruskej federácie). Za absenciu tohto vysvedčenia má inšpektorát práce právo brať správu na zodpovednosť vo forme pokuty za porušenie právnych predpisov v oblasti zamestnávania - 1. časť čl. 5.27 Kódex správnych deliktov Ruskej federácie. Porušenie dokumentácie sa môže stať aj dôvodom na trestné stíhanie zo strany daňových úradov na základe ust. 120 Daňového poriadku Ruskej federácie.

Hlavným účelom účtovného výkazu je zaznamenávať informácie o dochádzke zamestnancov a neprítomnosti v práci pre presný výpočet miezd zamestnancov. Okrem toho je údržba dokumentov potrebná na tieto účely:

• kontrola dodržiavania pracovného režimu;
• výpočet efektívnosti využívania pracovného času;
• zostavovanie štatistických správ na žiadosť Rosstatu.

Časový výkaz musí byť vedený správne a presne. Informácie v ňom uvedené musia byť zdokumentované. Tá je povinná v prvom rade predložiť orgánom inšpekcie práce dôvody na zapísanie údajov do účtovného dokladu. Po druhé, pri prepustení má zamestnanec právo požadovať od administratívy okrem mzdovej agendy a pracovnej knihy aj inú certifikovanú dokumentáciu, ktorá sa týka jeho práce (článok 84 Zákonníka práce Ruskej federácie). Ak sú údaje uvedené vo vysvedčení nesprávne alebo nepravdivé, môže to byť dôvodom na to, aby sa bývalý podriadený obrátil na súd.

Formulár dokumentu

Existujú schválené formy časových výkazov: T-12 a T-13. Formuláre boli vyvinuté Štátnym výborom pre štatistiku (vyhláška č. 1 z 5. januára 2004) a sú najvhodnejšie na zaznamenávanie informácií o pracovnom čase. Môžem použiť inú formu vysvedčenia? Áno, používanie týchto účtovných tlačív nie je povinné. Manažment organizácií má právo vypracovať si vlastnú dokumentačnú formu, čím sa stane súčasťou vnútornej politiky podniku. Keď sa zavedú do platnosti iné účtovné formuláre ako štandardné, pre podnik sa vypracuje príslušná objednávka a upozorní personál.

Účtovné doklady T-12 a T-13 sú vo forme tabuľky s počtom stĺpcov zodpovedajúcim počtu kalendárnych dní v mesiaci. Údaje o odpracovaných hodinách sa sumarizujú za každého zamestnanca na plný úväzok samostatne. Informácie o zamestnancoch sa zapisujú do vodorovných čiar s uvedením personálneho čísla a pozície. V prípade veľkého počtu zamestnancov je vhodné viesť časové výkazy pre každú dielňu alebo divíziu samostatne.

Formuláre T-12 a T-13 majú rovnaký účel a obsahujú rovnaké podrobnosti. Formulár T-12 je univerzálny a vhodný pre absolútne všetky podniky. Časový výkaz T-13 je vhodné vyplniť vtedy, keď podnik eviduje pracovný čas elektronicky pomocou automatického priepustného systému (turnikety). Ďalším rozdielom je prítomnosť v T-12 oddielu 2, kde sa zohľadňuje časové rozlíšenie zamestnancovi za prácu (nie je potrebné ho vypĺňať, pre účely výpočtu je možné vyhotoviť iné formy účtovnej dokumentácie). Údržba elektronického účtovného systému T-13 je zjednodušená tým, že časové rozlíšenie sa robí automaticky.

Kto by mal viesť časový výkaz? Vo veľkých podnikoch sa na účely vedenia tabuliek zavádza samostatná pozícia - časomerač. Ak si manažment nemôže dovoliť ponechať si ďalšieho zamestnanca, pracovný čas eviduje personalista. Správa môže určiť aj inú osobu zodpovednú za vedenie dokumentu - jeho vyplnenie a schválenie z vedenia.

Štandardný dokument na zaznamenávanie pracovného času roku 2019, formulár T-12, má 17 zvislých stĺpcov, ktoré sú navrhnuté tak, aby odrážali:

• dostaviť sa do práce;
• neprítomnosť v mieste výkonu úloh uvedených v dohode o pracovnej činnosti;
• dĺžka odpracovaného času;
• počet pracovných dní v mesiaci;
• počet dní, keď sa zamestnanec nedostavil na pracovisko, s uvedením dôvodov neprítomnosti;
• víkendy a sviatky.

Formulár T-12 denne vypĺňa zodpovedný pracovník ručne. Na konci zúčtovacieho obdobia sa doklad odovzdá učtárni na overenie údajov a výpočet miezd.

Časový výkaz T-13 obsahuje 13 stĺpcov, ktoré okrem tých, ktoré sú uvedené, obsahujú kódy platieb a zodpovedajúce účty pre automatický výpočet zárobku. Vyplnenie formulára sa vykonáva pomocou špeciálnych programov, ku ktorým majú prístup zodpovední zamestnanci, ktorí zadávajú potrebné údaje a kontrolujú vykonané výpočty.

Ako vyplniť tabuľku

Pravidlá vypĺňania pracovného výkazu schválené v roku 2004 obsahujú abecedné a číselné označenie prítomnosti alebo neprítomnosti podriadených v mieste plnenia pracovných povinností. Úplný zoznam kódov je uvedený na druhej strane formulára T-12. Je potrebné ich používať? Nie, zoznam má poradný charakter, ale pre jeho jednoduché použitie ho podniky používajú dodnes.

Ako viesť časový výkaz? Pre denné účtovníctvo sú stĺpce štyri a šesť priradené vo formulári T-12 a stĺpec štyri v T-13. V hornom riadku sa zobrazuje písmeno alebo číselné označenie v súlade so skutočnosťou dochádzky alebo neprítomnosti zamestnanca (napríklad I - označuje dochádzku, K - služobná cesta, ALE - vylúčenie zo služby atď.). Pod touto značkou sa zaznamenáva trvanie pracovného alebo mimopracovného času v hodinách. Neprítomnosť na pracovisku sa vždy eviduje ako „0“, aj keď bol podriadený na pracovnej ceste.

Postup pri vypĺňaní časového rozvrhu umožňuje dve možnosti zadávania informácií do dokumentu.

1. Pri použití metódy nepretržitej registrácie sa zohľadňujú všetky fakty o dochádzke a neprítomnosti s uvedením trvania:

1. Pri použití metódy zaznamenávania výlučne odchýlok - zohľadňujú sa iba dni nezobrazenia, spodné stĺpce zostávajú prázdne:

Manažment má nezávisle právo zvoliť si režim plnenia v závislosti od špecifík výroby.

Malo by sa vziať do úvahy, že každý typ práce a odpočinku má svoj vlastný kód označenia. Napríklad nočná práca (od 22:00 do 6:00) sa označuje písmenom N. Pobyt v mieste výkonu od 20:00 do 8:00 sa eviduje nasledovne:

Ako vyplniť dovolenku v pracovnom výkaze? Každý typ dovolenky má pridelený špeciálny kód: základná - OT, študentská, platená - U, neplatená - UD a pod. Dĺžka pobytu na pracovisku je vždy označená ako „0“.

Zhrnutie

Zodpovedná osoba na konci zúčtovacieho obdobia vypočíta odpracovaný a neodpracovaný čas v hodinách. Údaje sa zapisujú do piateho (za prvú časť mesiaca) a siedmeho (za druhú časť mesiaca) stĺpca vysvedčenia T-12. Stĺpce 8-13 obsahujú súhrnné informácie. Nezobrazenia sú uvedené v stĺpcoch tabuľky 14-16. Ak sa v zostavenom účtovnom liste zistí chyba, je potrebné vyhotoviť opravný list.

Dôležité! Zamestnanci zodpovední za vyplnenie časového rozvrhu, vedúci oddelenia ľudských zdrojov a štrukturálnych útvarov sú povinní podpísať sa v spodnej časti dokumentu o správnosti zadaných údajov.

Pracovné výkazy by sa mali uchovávať v podniku päť rokov, pretože tento dokument je základom pre výpočet miezd zamestnancom. Ak podnik zamestnáva ťažkú ​​prácu alebo nebezpečné pracovné podmienky, záznamy sa musia uchovávať po dobu 75 rokov.

Každá organizácia musí viesť dennú evidenciu prítomnosti zamestnancov na svojich pracoviskách, personálne oddelenie na to používa jednotnú formu dochádzky vo forme T-13. Umožňuje zaznamenať ich prítomnosť, meškanie a neprítomnosť, ktorých dôvody môžu vzniknúť z rôznych príčin, platných aj neplatných. Na základe údajov z dochádzky na konci mesiaca učtáreň vypočíta mzdy zamestnancov najmä tým zamestnancom, ktorých mzdy sa odvíjajú od času ich prítomnosti na pracovisku.

Dochádzkový list zohráva dôležitú úlohu pri fungovaní podniku, od evidencie dochádzky zamestnancov na pracovisko až po výpočet miezd. Každá udalosť má svoj špeciálny kód, ktorý môže odrážať čas pracovného dňa, chorobu, pracovnú cestu, dovolenku vrátane meškania a neprítomnosti zamestnanca v práci. Okrem toho vám tento dokument umožňuje sledovať normy pracovného týždňa a vykonávať určité úpravy pracovného procesu.

Manažér teda môže na základe údajov z vysvedčenia urobiť určité rozhodnutia o zmene pracovného týždňa zamestnanca, ak dôjde k nadčasom, k tomu môže pomerne často dôjsť pri flexibilnom rozvrhu alebo nahradení chorého zamestnanca. Na základe údajov z vysvedčenia sa tiež môžete rozhodnúť o bonusoch a stimuloch pre zamestnanca, ako aj o odpisoch a ukladaní pokút.

Upozorňujeme, že prvá časť časového výkazu za prvú polovicu mesiaca sa odovzdá účtovnému oddeleniu na výpočet zálohových miezd a na základe úplne vyplneného časového výkazu sa vykoná úplný výpočet miezd.

Ukážka vyplnenia pracovného výkazu

Časový výkaz je možné vyplniť dvoma spôsobmi, mali by ste si vybrať ten, ktorý je najpohodlnejší a najzrozumiteľnejší:

1. Údaje sa zadávajú denne - vo formulári sú uvedené údaje o dochádzke zamestnancov do práce a absenciách, ak bola takáto skutočnosť zistená.
2. Údaje sa zadávajú do formulára iba v prípade odchýlok od štandardizovaných hodnôt, napríklad ak zamestnanec náhle nepríde do práce, v tomto prípade sa zaznamená jeho neprítomnosť.

Označenia v časovom výkaze

Kód druhu odmeny v časovom výkaze

• Mzda a cestovné náhrady – 2000
• Platby zamestnancom na základe občianskych zmlúv (tantiémy nezahŕňajú) – 2010
• Plat za dovolenku - 2012
• Platba za dočasnú invaliditu – 2300

Vzorová náplň formulára T-13

Vyplnenie časového výkazu nie je obzvlášť ťažké, vyberte možnosť účtovania, ktorá je pre vás vhodná, a zadajte príslušné údaje a kódy:

• IN "Počítajte 1" musíte zadať ďalšie sériové číslo.
• IN "Počítajte 2"– osobné údaje každého zamestnanca organizácie v súlade s jeho pozíciou a celým menom.
• "Počítajte 3" obsahuje osobné číslo zamestnanca.
• IN "Počítajte 4" Pomocou písmenových kódov pre každého zamestnanca sa zadávajú údaje pre každý deň práce, v hornej bunke príslušný kód a v dolnej bunke je uvedená doba trvania práce zamestnanca. Ak je teda nastavený rozvrh 5/2, potom je pracovný deň 8 hodín a trvanie pracovného dňa s rozvrhom 2/2 bude 11 hodín. Údaje za prvú polovicu mesiaca a za druhú sa uvádzajú v samostatných stĺpcoch. Hore je pre prvú polovicu a dole pre druhú polovicu. Ak dôjde k práci nadčas, zamestnávateľ je povinný preplatiť zamestnancovi nadčas buď v hotovosti, alebo voľnom.
• IN "Počítajte 5" Celkový odpracovaný čas sa uvádza zvlášť za prvý polrok a zvlášť za druhý polrok.
• "Počítajte 6" obsahuje celkovú hodnotu odpracovaného času (súčet stĺpca 5).
• IN "Počítajte 7" zadávajú sa údaje o mzdovom kóde.
• "Počítajte 8" obsahuje informácie o účtovnom účte na evidenciu mzdových nákladov.
• Stĺpce 10-13 sa používajú na evidenciu neprítomností zamestnancov s uvedením príslušného kódu a počtu dní.

Neštandardné situácie

Odísť bez výplaty

Podľa zákona možno rozlišovať tieto druhy dovolenky:

• Z rodinných dôvodov – „PRED“
• Dovolenka bez odmeny, poskytovaná v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie, napríklad pri príležitosti svadby - „OZ“
• Na základe rozhodnutia v rámci kolektívnej zmluvy alebo rozhodnutia odvetvia – „DB“

Ak sú počas vašej dovolenky sviatky

Ak sú počas pridelenej dovolenky sviatky, v súlade s výrobným kalendárom na bežný rok sú tieto dni označené kódom „B“. Napríklad, ak zamestnanec odišiel na dovolenku od 9. júna do 16. júna a počas tohto obdobia je sviatok 12. júna, potom namiesto kódu (OT) musíte napísať kód „B“. Tento deň sa nezapočítava do obdobia platenej dovolenky.

Choroba počas ročnej dovolenky

Ak zamestnanec počas dovolenky utrpel chorobu a ako potvrdenie poskytol práceneschopnosť, musíte namiesto kódu „OT“ zapísať kód „B“ v súlade s práceneschopnosťou. V tomto prípade sa dovolenka predĺži o dobu trvania choroby.