Ako napísať oficiálny list organizácii? Ako napísať list organizácii Z pohľadu zákona.

Momentálne za účelom registrácie nová organizácia, musíte uviesť jeho oficiálnu adresu, ktorá bude následne zapísaná do Jednotného štátneho registra podnikateľských subjektov.

Odkaz. Na základe prezentovaného adresa sídla, znova vytvorená organizácia priradené konkrétnemu daňový úrad. Okrem toho sa na túto adresu bude posielať aj všetka úradná korešpondencia.

teda Daňovému úradu je potrebné predložiť záručný list ohľadom poskytnutia adresy sídla, ktorého účelom je:

Môžeme teda rozlíšiť dve situácie, kedy je potrebné poskytnúť takýto dokument:

1. V prípade vytvorenia novej organizácie.
2. Pri zmene sídla už existujúceho podnikateľského subjektu.

Napriek tomu, že legislatíva v danej oblasti štátna registrácia, neobsahuje jasné poučenie o potrebe poskytnúť takýto papier, jeho absencia však môže mať za následok odmietnutie registrácie nového podnikateľského subjektu.

Podrobnejšie sme hovorili o tom, čo je záručný list na poskytnutie právnej adresy a ako vyhotoviť takýto list od prenajímateľa, prečítajte si.

Vlastnosti dokumentu

Výrazné rozdiely v obsahu záručný list, ktorú zostavujú fyzické a právnické osoby, č. Avšak Môžeme zdôrazniť niektoré funkcie obsiahnuté v dokumente pripravenom súkromnou osobou:

• dokument je vyhotovený na bežnom papieri formátu A4 (právnická osoba zvyčajne používa hlavičkový papier);
• údaje uvádzajú len celé meno prenajímateľa;
• Na konci dokumentu nie je pečiatka.

Čo je súčasťou obsahu?

Len poznámka. Obsah dokumentu poskytujúceho oficiálnu adresu vyhotoveného jednotlivcom je zvyčajne ľubovoľný.

Zároveň sa v ňom musia odraziť tieto body:

• hlavička dokumentu;
• názov papiera;
• hlavný obsah (tento bod bude podrobnejšie popísaný nižšie);
• aplikácia;
• podpis prenajímateľa, ako aj jeho kontaktné číslo.

Ako usporiadať každú položku?

Nižšie je podrobné pokyny o postupe jednotlivca pri písaní príspevku na poskytnutie adresy sídla:

Dôležité! Nie je potrebné stanovovať dátum zostavenia, keďže súčasná legislatíva neobmedzuje dobu platnosti príspevku na poskytnutie adresy sídla.

Okrem toho treba poznamenať, že Pri zostavovaní takéhoto dokumentu musíte dodržiavať nasledujúce pravidlá:

1. text musí byť prezentovaný jasne a bez chýb;
2. pri písaní musíte používať výlučne obchodný štýl písania;
3. Na konci listu musí byť podpis majiteľa priestorov a musí byť priložený list vlastníctva k nehnuteľnosti.

Komu sa posiela a ako?

Tento papier vyhotovuje prenajímateľ na žiadosť nájomcu. Potom sa musí poslať Federálnej daňovej službe.

V tomto prípade musí byť majiteľ priestorov informovaný, že musí byť neustále v kontakte na uvedenom čísle.

Existuje niekoľko spôsobov, ako odoslať dokumenty daňovému úradu:

1. pri osobnej návšteve;
2. prenosom dokumentov prostredníctvom oficiálneho zástupcu, ktorý má notárom overenú plnú moc;
3. doporučenou poštou;
4. prostredníctvom expresných doručovacích služieb;
5. cez službu "Fed" elektronické dokumenty na štátnu registráciu“.

Aby sme to zhrnuli, možno uviesť, že právo na poskytovanie má fyzická osoba, ktorá je vlastníkom budovy (priestoru).

Nenašli ste odpoveď na svoju otázku? Zistite to ako presne vyriešiť váš problém - zavolajte hneď teraz:

Máte nejaké naliehavé otázky pre organizáciu, ktoré by mali byť zaznamenané? V tomto prípade je nevyhnutné písomné odvolanie. Nie všetko je však také jednoduché, ako sa zdá. Napísať kompetentný obchodný list je celá veda. A nebolo by na škodu, keby sa každý naučil alebo si zapamätal základné zručnosti jeho zostavovania.

Najprv sa rozhodnime o spôsobe, ktorý je pre vás najvhodnejší na napísanie listu alebo žiadosti organizácii. Online správy sa najčastejšie používajú pomocou internetových zdrojov. Ak napíšete list týmto spôsobom, potom sa nezaobídete bez:

• Počítač (prenosný počítač);
• Textový editor;
• Email.

Ak používate metódu manuálneho písania, budete potrebovať aj tlačiareň na tlač.

Prvou fázou písania listu je „hlavička“. V hornej časti stránky musí byť:

1. názov organizácie, do ktorej sa uchádzate;
2. Celé meno riaditeľa organizácie alebo zodpovednej osoby;
3. Adresa inštitúcie;
4. Dátum aplikácie;
5. Mesto aplikácie.

Medzi žiaduce položky „hlavičky“ patria aj súradnice spoločnosti – fax, telefón, emailová adresa, OKPO, OGRN, INN/KPI. Závisí od témy odvolania a samotnej organizácie.

Potom sa treba predstaviť. Zamestnanci inštitúcie musia pochopiť, od koho je list, a mať od vás spätnú väzbu. Preto je dôležité uviesť nielen svoje celé meno, ale aj e-mailovú adresu, mobilný telefón, domácu adresu (pre korešpondenciu poštou). Ak zastupujete záujmy spoločnosti, musíte použiť hlavičkový papier s jej súradnicami. Pri odosielaní listu prostredníctvom email Nezabudnite použiť blok „Predmet“, aby si zamestnanci mohli usporiadať svoju dokumentáciu.

Pripravte si telo samotného dokumentu – názov a obsah. Tu dôležitý bod je účel, pre ktorý organizáciu kontaktujete. Rozlišujú sa tieto typy žiadostí:

• Propagačné listy;
• Odporúčacie listy;
• Informačné listy;
• Sprievodné listy;
• Ďakovné listy;
• Blahoželacie listy;
• Inštruktážne listy;
• Listy s dopytom;
• Žiadosti;
• Odpovedacie listy;
• Oznamovacie listy;
• Pozývacie listy.

V závislosti od toho, aký typ odvolania používate, formulujte obsah správne. Ak napríklad píšete pozitívnu recenziu na organizáciu, mali by ste podrobne opísať dôvod vašej žiadosti, čo presne sa vám páčilo atď.

Stiahnite si z nášho portálu:

Dôležitý prvok napísať list organizácii - „nehádžte vodu“ a napíšte k veci. Vyjadrite svoje myšlienky tak, aby váš list zaujal zamestnancov spoločnosti. Ak to chcete urobiť, podľa pravidiel obchodná etiketa používajte špeciálne „zaujímavé slová“. Nemali by ste to však preháňať, pretože hovoríme o dokumente, nie o osobnej korešpondencii. Stručne opíšte situáciu, ale urobte ju čitateľnou. Ak je rozhovor o súlade so zákonom, nezabudnite uviesť odkazy na zákony Ruskej federácie. Pri opise konfliktná situácia návrh viacerých opatrení na eskaláciu incidentu je vítaný.

Pri kontaktovaní vládnej agentúry sa riaďte zákonom Ruskej federácie „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov“. Práva a povinnosti jednotlivcov pri ich žiadostiach a termíny na posúdenie sú uvedené tu. Zákon tiež predpisuje postup pri hromadnom odvolaní vládne agentúry alebo orgány samospráva. Poslednou fázou každého obchodného listu je dátum a podpis. Na prvý pohľad bezvýznamné, ale veľmi dôležitý detail

. Odporúča sa vlastnoručne podpísať vytlačený dokument. Ak zastupujete záujmy spoločnosti, použite jej erb alebo faksimilnú pečať.

Kompetentné vypracovanie listu správnej organizácii je kľúčom k úspechu vášho odvolania. Pozorne si preštudujte všetky body popísané vyššie a pokojne sa pustite do práce. Nezabudnite, že list by nemal obsahovať pravopisné, interpunkčné a štylistické chyby.

Sériu „A to je všetko o ňom“ uzatvárame článkom o výrokoch. Ide o špecifický typ dokumentu, ktorého obsah, pravidlá prípravy a tok dokumentov závisia od toho, kto koho oslovuje.

• V tomto článku zvážime tri hlavné typy vyhlásení:
• obchodný list so žiadosťou zaslaný jednou organizáciou druhej;
• žiadosť odoslaná jednotlivcom organizácii;

výpis zamestnanca zaslaný zamestnávateľovi.

Nedotýkame sa iného typu vyhlásenia – tvrdení – pretože sekretárka s nimi nepracuje.

Všetky tri uvedené typy výpisov majú svoje charakteristiky nielen pri príprave a príprave, ale aj pri kancelárskej práci.

Obchodný list žiadosti

Účelom žiadosti o obchodný list, ktorú jedna organizácia adresuje druhej, je uviesť pozíciu vysielajúcej organizácie, vyjadriť jej postoj k danej problematike a ponúknuť zdôvodnenie a postup riešenia situácie. Vyhlásenie nekladie otázky, obsahuje víziu situácie jednej zo strán.

Z predchádzajúceho odseku je zrejmé, že „v mieri“ sa zvyčajne nepíšu žiadosti, uchyľujú sa k nim až na prahu konfliktu záujmov alebo dokonca konfliktu medzi dvoma spoločnosťami s cieľom zdokumentovať a informovať o tom druhú stranu; ich postoj k problému.

Aký typ listu si mám vybrať? Medzi žiadosťou, žiadosťou alebo žiadosťou je tenká čiara. Aby ste si boli istí správnym výberom typu listu, musíte pochopiť: bude to tak vyhlásiť o niečom alebo sa to ešte stanežiadosť

urobiť niečo adresátovi?

V súlade s GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na registráciu dokumentov“ listový formulár obsahuje tieto podrobnosti:

• znak organizácie alebo ochranná známka (servisná známka), štátny znak Ruskej federácie alebo erb zakladajúceho subjektu Ruskej federácie, ak má inštitúcia právo umiestniť tieto znaky na svoje hlavičkové papiere;
• organizačný kód;
• hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnickej osoby;
• názov organizácie;
• referenčné informácie o organizácii.

Pri príprave žiadosti ako druhu obchodného listu sa vypracujú tieto povinné náležitosti:

• dátum dokumentu;
• registračné číslo dokumentu;
• miesto určenia;
• názov textu;
• text dokumentu;
• podpis;
• značka o výkonnom umelcovi;
• poznámku o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do spisu (vydáva sa na vízovej kópii listu).

Poznámka o prítomnosti aplikácie sa vydá, ak je k dispozícii.

Podpisy schvaľujúce doklad sa vyhotovujú na vízovej kópii listu, ak interné pravidlá Existuje proces certifikácie návrhov listov.

Obchodný list žiadosti je uvedený v príklade 1.

Na rozdiel od bežného obchodného listu sa text výpisu nezačína adresou na úradník- adresátovi a od názvu druhu listu. Zdôrazňuje sa tým, že dokument len ​​neposkytuje informácie, ale vyjadruje zásadný postoj jeho autora.

Kancelárske práce obchodné listy- žiadosti sú vybavované štandardným spôsobom, v súlade s internými pravidlami vysielajúcej organizácie a prijímajúcej organizácie.

Nie je známe, k čomu konflikt záujmov spoločností povedie: či bude možné vyriešiť záležitosť rokovaním alebo bude potrebné zapojiť právnikov a zapojiť sa do súdneho konania, ale v každom prípade akceptácia žiadosti jednej organizácie od inej organizácie sa rovná skutočnosti, že prvá spoločnosť je informovaná o pozícii druhej.

Žiadosť do organizácie od jednotlivca

Pozrime sa na tento dokument z pohľadu prijímajúcej strany.

Mali by sa poskytnúť dokumenty k žiadostiam od jednotlivcov osobitnú pozornosť. Ochranou záujmov žiadateľov je federálny zákon z 2. mája 2006 č. 59-FZ „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov Ruskej federácie“ (v znení z 24. novembra 2014; ďalej len federálny zákon č. 59-FZ).

Je mylné domnievať sa, že jeho účinok sa vzťahuje len na štátne orgány, samosprávy a rozpočtové organizácie. To už dávno neplatí. V roku 2013 bol tento zoznam doplnený o organizácie „poverené vykonávaním verejne významných funkcií“. Nikde nie je jasná definícia, čo tieto funkcie sú, ale z formulácie je zrejmé, že tento pojem je dosť široký a teoreticky pod neho môže „spadnúť“ každá organizácia, ktorej klientmi sú jednotlivci.

Na rozdiel od obchodného listu so žiadosťou môže byť vyhlásenie jednotlivca žiadosťou, žiadosťou alebo nárokom. Pozrime sa na definíciu slova „vyhlásenie“:

Náš slovník

Vyhlásenie - žiadosť občana o pomoc pri realizácii jeho ústavných práv a slobôd alebo ústavných práv a slobôd iných osôb alebo správa o porušovaní zákonov a iných regulačných právnych aktov, nedostatkoch v práci štátnych orgánov, samosprávy a úradníkov, alebo kritika činnosti týchto orgánov a funkcionárov osôb

Firma si môže od jednotlivca vyvinúť vlastnú, pohodlnú formu štandardnej aplikácie a zavesiť ju všeobecný prístup. Nie je však možné, aby bol tento formulár povinný a neprijať žiadosť len preto, že nie je vypracovaná tak, ako „má byť“. Od ľudí sa nevyžaduje, aby vedeli o existencii formulára žiadosti vyvinutého spoločnosťou, ani sa od nich nevyžaduje, aby používali internet, kde je možné si tento formulár stiahnuť. Federálny zákon č. 59-FZ definuje minimálny súbor informačných blokov v obehu:

Extrakcia

z federálneho zákona č. 59-FZ

Článok 7. Požiadavky na písomnú žiadosť

1. Občan musí vo svojom písomnom odvolaní uviesť buď meno vládna agentúra alebo orgánu územnej samosprávy, ktorému zašle písomné odvolanie, alebo priezvisko, meno, priezvisko, priezvisko príslušného úradníka alebo funkciu príslušnej osoby, ako aj jeho priezvisko, meno, priezvisko (ak je k dispozícii), poštovú adresu, na ktorú má byť odpoveď zaslaná, oznámenie o presmerovaní odvolania, uvedie podstatu návrhu, vyjadrenia alebo sťažnosti, uvedie vlastnoručný podpis a dátum.

Ako vidíte, súbor je minimálny a nemôžeme zaviazať našich žiadateľov, aby ich čo i len uviedli mobilné telefóny. Zahrnúť do výkazov spôsoby operatívnej komunikácie možno len odporučiť.

"Môžeš si slobodne vybrať..."

Jednotlivec môže vyplniť žiadosť podľa vlastného uváženia:

ručne alebo v tlačenej forme;

nazvať to „vyhlásenie“, „odvolanie“, „dopyt“ alebo to nenazvať vôbec;

píšte stručne a k veci alebo uveďte svoju vlastnú podrobnú autobiografiu;

a doklad zaslať aj poštou alebo priniesť osobne.

Organizácia je povinná prijať žiadosť, ak obsahuje požadované minimálne informácie.

Žiadosť jednotlivca, ktorá prešla prvotným spracovaním v kancelárii adresáta, je znázornená v príklade 2.

Organizácia sa sama rozhodne, či žiadosti občanov rozčlení do samostatnej evidencie. Odporúčame to urobiť, ak:

• žiadosti viac ako 10 % z celkového objemu prichádzajúcej dokumentácie;
• konkrétne na nich pracujú poverení zamestnanci(centrum služieb zákazníkom, reklamačné oddelenie atď.);
• Na základe žiadostí od jednotlivcov organizácia vykonáva svoje hlavné činnosti.

Ak je organizácia zvyknutá pracovať podľa pravidiel tradičnej kancelárskej práce, nemusí sa príliš starať o splnenie požiadaviek federálneho zákona č. 59-FZ. Za štandardných podmienok prechádzajú požiadavky rovnakou cestou ako ostatné prichádzajúce dokumenty. Pravidlá pre prácu s nimi sa prakticky nelíšia od všeobecne uznávaných a dokonca umožňujú určitú voľnosť pri vybavovaní žiadosti, najmä medzi prijatím a momentom jej registrácie podľa zákona môžu uplynúť tri dni. Lehota na odpoveď je 30 dní odo dňa zaevidovania písomnej žiadosti.

Aplikácia v personálnej evidencii

Osobitnou vrstvou výpovedí sú personálne výpovede. Účelom týchto dokumentov je vyjadrenie žiadosti alebo vôle zamestnanca zamestnávateľovi.

Formulár žiadosti o HR je relatívne bezplatný. Nikto nevyžaduje, aby zamestnanci poznali nuansy registračných údajov, takže stačí dodržať požadované minimum.

Podľa nášho názoru by personálne výkazy mali písať výlučne ručne samotní zamestnanci. V tomto smere nevyplývajú z pracovnoprávnych predpisov žiadne povinnosti. Je však oveľa ťažšie napadnúť na súde vyhlásenie napísané vlastnou rukou ako vyhlásenie napísané na počítači (vlastnoručný podpis v ňom je iba podpis autora). V druhom prípade môže zamestnanec tvrdiť, že bol nútený podpísať pripravený text.

• Komu od koho. Adresátom personálnej žiadosti je zamestnávateľ – prvá osoba v organizácii, v ktorej autor žiadosti pôsobí. Bol to on, kto najal autora, a nie vedúceho personálneho oddelenia, takže žiadosť bude napísaná manažérovi ( generálny riaditeľ, riaditeľ, prezident a pod.) spoločnosti. Priezvisko, iniciály a funkcia konateľa sa v prípade datívu píšu v hornej časti prihlášky bližšie k pravému okraju.

Keďže zamestnanci nemajú vlastný formulár na listy, treba sem zadať údaje o autorovi aplikácie. Mali by ste uviesť celé svoje priezvisko, meno, priezvisko a štrukturálnu jednotku. Ak zamestnanec pozná svoje osobné číslo, je to dobré, ale nie je to povinná informácia.

Pod týmto údajom sa v strede riadku napíše názov druhu dokumentu - vyhlásenie, na nový riadok sa potom uvedie text vyhlásenia - žiadosť alebo prejav vôle zamestnanca. Žiadosť je vyplnená vlastnoručným podpisom zamestnanca a dátumom vyhotovenia dokumentu.

Otázka k téme

Ako správne napísať slovo „vyhlásenie“?

Existujú dve formy písania názvu typu dokumentu: s veľkým písmenom bez bodky na konci (ako v príklade 3) as malým písmenom s bodkou na konci.

Právna sila vyhlásenia nie je nijako ovplyvnená formou, v akej je slovo napísané. Druhá možnosť sa považuje za zastaranú, ale má plné právo na existenciu.

Kedy má zamestnanec uviesť požiadavku vo vyhlásení a kedy stačí ústne odvolanie na HR oddelenie?

Ak Zákonníka práce priamo hovorí o „písomnom vyhlásení zamestnanca“, potom táto otázka nevzniká. V ostatných prípadoch to upravuje buď vnútorný poriadok organizácie alebo účelnosť. Napríklad pre zamestnankyňu je najlepšie podať žiadosť o zmenu dokladov v súvislosti so zmenou priezviska písomne, napriek tomu, že neexistujú žiadne osobitné ustanovenia pracovnou legislatívou neposkytuje v tejto veci žiadne informácie. Takéto zmeny sa iniciujú príkazom zamestnávateľa a podkladom na vydanie príkazu sa stane vlastnoručné vyhlásenie zamestnanca spolu s kópiou sobášneho listu.

Vo veľkých organizáciách, kde na jedného zamestnanca HR oddelenia pripadá niekoľko desiatok až stoviek ľudí, je žiadosť zamestnanca akceptovaná len formou žiadosti, aby na ňu personalista jednoducho nezabudol.

IN malé spoločnosti, ak Zákonník práce Ruskej federácie nevyžaduje písomné vyhlásenie, môžete si vystačiť s ústnou žiadosťou alebo rozhovorom priamo s vedúcim organizácie, ktorý môže dať pokyny personálny pracovník na vyriešenie problému.

• Tok dokumentov personálnych žiadostí. Zamestnanci oddelenia ľudských zdrojov potrebujú originály výpisov zamestnancov. Následne, ako už bolo spomenuté, sa mnohé z nich stanú podkladom pre objednávky týkajúce sa personálu. Zamestnanec má však tiež plné právo sledovať osud svojej žiadosti a dostať potvrdenie od zamestnávateľa, že dokument prijal.

Dôležité!

Nie je možné zaregistrovať žiadosť zamestnanca ako došlý dokument. Často sa to robí jednoducho preto, že nevedia, ako inak potvrdiť jeho príjem.

Medzitým existujú dva spôsoby registrácie aplikácie správne.

Potvrdenie, že zamestnávateľ akceptoval žiadosť zamestnanca, môže byť:

• registrácia žiadosti v špeciálnej databáze. Umiestnite personálnu žiadosť do registračného denníka interné dokumenty sa tiež neodporúča: je veľmi ľahké porušiť právne predpisy o osobných údajoch. Najlepšie je, ak má sekretárka špeciálny elektronický žurnál registrácia pre personálne žiadosti, úradné a vysvetľujúce poznámky a podobné dokumenty.

Evidenčné číslo prihlášky je nalepené na jej kópii. Kópiu spolu s číslom dostane zamestnanec. Ak zamestnanec príde s dvomi kópiami prihlášok, pred uvedením čísla ich musí sekretárka porovnať (skontrolovať, či sú totožné);

• záznam o prijatí žiadosti vyhotovený tajomníkom na kópii. Ak neexistuje registračný denník a zamestnanec trvá na potvrdení prijatia, sekretárka môže na kópii prihlášky urobiť nasledujúci záznam:

V zázname sa uvádza:

• skutočnosť prijatia dokumentu;
• dátum (povinné!);
• pozíciu, vlastnoručný podpis a odpis podpisu preberajúceho zamestnanca.

Žiadosť zamestnanca sa podáva priamo vedúcemu organizácie, ktorý ju posúdi a vydá rozhodnutie, napr.

Na HR oddelenie. Pripravte si objednávku.

Davydov 17.09.2015

Obnoviť

1. Žiadosť je dokument, ktorého forma a pravidlá toku dokumentov závisia od jeho adresáta a príjemcu.
2. Žiadosť o obchodný list je určená na vyjadrenie postoja vysielajúcej organizácie ku kontroverznej otázke.
3. Žiadosť zaslanú organizácii jednotlivcom sa odporúča spracovať v súlade s Federálny zákonč. 59-FZ.
4. Výpisy v vedenie personálnej evidencie sú písomným prejavom vôle zamestnanca a často slúžia ako podklad pre vydávanie príkazov pre personál.

Podľa GOST R 7.0.82013 „Systém noriem pre informácie, knižnice a publikovanie. Vedenie záznamov a archivácia. Pojmy a definície „adresát“ je detail dokumentu obsahujúci informácie o príjemcovi dokumentu (odsek 67).

Požiadavka „adresát“ sa používa v obchodných listoch a interných informáciách a referenčných dokumentoch (správy a poznámky, výpisy atď.).

Údaje o „adresátovi“ zahŕňajú:

• meno adresáta (príjemcu listu);
• poštová adresa alebo telefónne číslo, faxové číslo, e-mailová adresa.

Príjemcom listu môže byť:

• úradník/viacerí úradníci;
• organizácia;
• štrukturálna jednotka organizácie;
• skupina organizácií;
• individuálne.

ADRESÁT - OFICIÁL

Podľa GOST R 6.30-2003 sa iniciály píšu pred priezviskom ktoréhokoľvek úradníka. Ak je list odoslaný vedúcemu vládnej agentúry, potom je názov organizácie zahrnutý do pozície, celé meno. sú uvedené v datíve, iniciály sa píšu pred priezviskom:

Ak je list adresovaný manažérovi obchodná organizácia , potom sa na pozícii uvádza názov organizácie s uvedením organizačnej a právnej formy (v plnej alebo skrátenej forme), pred priezvisko sa píšu iniciály:

Ak je list adresovaný zástupca vedúceho, názov organizácie je zahrnutý v názve pracovnej pozície. Priezvisko sa uvádza v dátumovom prípade:

Ak je adresátom písomnosti vedúci konštrukčnej jednotky, potom sa najprv uvedie názov organizácie nominatívnom prípade, potom v datívnom prípade názov pozície osoby označujúci štrukturálnu jednotku, napríklad:

Podľa článku 5.15 novej GOST:

• pri adresovaní listu úradníkovi sa iniciály umiestňujú za priezviskom;
• pred priezviskom je dovolené použiť skratku „pán“, ak je adresátom muž, alebo „pani“, ak je adresátom žena:

ADRESÁT - ORGANIZÁCIA

Ak je list adresovaný organizácii, jej názov (úplný alebo skrátený) je uvedený v nominatívnom prípade:

Pri adresovaní listu organizácii uveďte jej celý alebo skrátený názov, napríklad:

Adresovanie organizácii sa používa v prípadoch, keď odosielateľ nevie, kto je na čele organizácie, jeho priezvisko, iniciály.

ADRESÁT - ŠTRUKTURÁLNE ODDELENIE

Dokument môže byť adresovaný štruktúrnej jednotke organizácie. Spravidla je tento spôsob adresovania možný, ak posúdenie problematiky, ktorej je list venovaný, je v kompetencii štruktúrneho celku.

Pri adresovaní dokumentu štrukturálnej jednotke organizácie je názov organizácie uvedený v nominatívnom prípade v požadovanom „Adresát“ nižšie - názov štrukturálnej jednotky v nominatívnom prípade, napríklad:

Čo sa mení GOST R 7.0.97-2016? Nič.

ADRESÁT - INDIVIDUÁL

Údaje o registrácii „Adresáta“ pri vedení korešpondencie s jednotlivcov má svoje vlastné charakteristiky. Najprv uveďte priezvisko v prípade datívu, potom iniciály a potom poštovú adresu:

Čo sa mení GOST R 7.0.97-2016? Nič.

ADRESÁT - NIEKOĽKO ORGANIZÁCIÍ
ALEBO ŠTRUKTURÁLNE DIVÍZIE

Obchodný list môže mať viacero adresátov. GOST R 6.30-2003 stanovuje metódu všeobecného formátovania adresátov pri odosielaní listov niekoľkým homogénnym organizáciám alebo niekoľkým štrukturálnym divíziám jednej organizácie. Tu sú dve možnosti navrhovania rekvizít.

Možnosť 1: v samotnom atribúte „Addressee“ uveďte niekoľko adresátov. Táto možnosť dizajnu sa používa, keď je list adresovaný organizácii alebo úradníkovi (toto je hlavný adresát) a pre informáciu aj viacerým ďalším organizáciám alebo úradníkom.

Adresovanie je formalizované ako zvyčajne v pravom hornom rohu ako zoznam podrobností „adresáta“ pre každý orgán/organizáciu alebo štrukturálnu jednotku organizácie.

V tomto prípade by celkový počet príjemcov nemal byť vyšší ako štyria.

Všetci adresáti sú uvedení na samotnom dokumente; slovo „Kópia“ nie je uvedené pred 2., 3. a 4. adresátom.

V tomto prípade sú všetky vytlačené kópie listu podpísané ako originály. Každá kópia je zapečatená v samostatnej obálke, na ktorej je napísaná poštová adresa konkrétnej organizácie alebo štrukturálneho útvaru.

Možnosť 2: uveďte adresáta vo všeobecnosti, ak pošleme dokument skupine organizácií (vedúcich organizácií) rovnakého typu alebo do štrukturálne členenia(pobočky, zastúpenia atď.) jednej organizácie:

Ak je počet príjemcov vyšší ako štyria, zostaví sa dodatočný zoznam na odoslanie listu (zoznam adresátov), ​​v ktorom sú uvedení konkrétni príjemcovia a ich adresy. Poznámka o tom je uvedená v atribúte „Addressee“:

Neexistuje schválený formulár pre listový zoznam. Forma listu môže byť stanovená v pokynoch pre riadenie kancelárie organizácie. V skutočnosti je poštový list atribútom „Adresee“ prenesený na samostatný list, čo znamená, že jeho obsah musí zodpovedať tomuto atribútu. Detail „Adresát“ obsahuje tri informačné bloky: názov organizácie, funkciu, iniciály a priezvisko. V zozname adries listu reprodukujeme rovnaké informačné bloky, ale umiestňujeme ich na riadok a nie na pravú stranu listu. Údaje môžete usporiadať aj vo forme tabuľky. Poradie príjemcov môže byť ľubovoľné, ale je lepšie ich zoradiť podľa abecedy.

Informácie o čísle a dátume odchádzajúceho listu sa zadávajú po jeho zaregistrovaní (Príklad 1).

Všetky listy odoslané skupine príjemcov majú jedno odchádzajúce registračné číslo, prichádzajúce pre všetky listy sa budú líšiť.

Čo sa mení GOST R 7.0.97-2016? Nič.

UMIESTNENIE PODROBNOSTÍ „ADRESÁTA“ DO FORMULÁRA

Detail „Adresát“ sa nachádza v pravej hornej časti dokumentu (na formulári s uhlovými údajmi) alebo vpravo pod údajmi formulára (na formulári s pozdĺžnymi údajmi). Umiestnenie požiadavky „Adresát“ je uvedené v prílohe B k GOST R 6.30-2003:

• na formulári s rohovými detailmi - Príklad 2;
• na formulári s detailmi usporiadanými pozdĺžne - príklad 3.

Čo sa mení GOST R 7.0.97-2016? Nič. Atribút „Adresee“ zostáva na rovnakom mieste.

TECHNICKÉ OTÁZKY

• Mali by byť prvky rekvizít „Adresát“ oddelené intervalmi?

Detail „Adresáta“ zvyčajne zaberá niekoľko riadkov.

V článku 6.1 Metodické odporúčania o implementácii GOST R 6.30-2003 (schválené spoločnosťou Rosarkhiv) sa hovorí, že podrobnosti dokumentu pozostávajúceho z niekoľkých riadkov sú vytlačené s jedným riadkovaním. Komponenty údajov „Adresát“, „Schvaľovacia pečiatka dokumentu“, „Značka prítomnosti žiadosti“, „Schvaľovacia pečiatka dokumentu“ sú od seba oddelené riadkovaním 1,5-2.

Podobná norma je obsiahnutá v novom GOST R 7.0.97-2016 v oddiele 3, ktorým sa všeobecné požiadavky na výrobu dokumentov: „Viacriadkové detaily sú vytlačené s jedným riadkovaním, časti detailov sú oddelené dodatočným riadkovaním“:

• Ako zarovnať atribút „Addressee“?

Viacriadkový atribút „Addressee“ je navrhnutý tak, aby bol zarovnaný pozdĺž ľavého okraja zóny obsadenej atribútom alebo vycentrovaný vzhľadom na najdlhší riadok, napríklad:

Asi každý sa aspoň raz musel popasovať s potrebou napísať obchodný list. Pri jeho zostavovaní mimovoľne prídete na to, že to nie je vôbec jednoduché. Existuje mnoho pravidiel a predpisov na písanie obchodných listov, ktoré potrebujete vedieť. Článok podrobne popisuje proces zostavovania dokumentu, poskytuje vzory obchodných listov a rozoberá ich typy a dizajn.

Formulár

Hotové formuláre dodajú pevnosť a indikujú spoľahlivosť spoločnosti. Obsahujú potrebné informácie o organizácii ako:

• Meno.
• Adresa.
• Kontaktné čísla.
• webové stránky.
• Email.
• Logo.
• Ďalšie kontaktné údaje.

Neexistujú žiadne prísne pravidlá týkajúce sa formulárov. Preto sa každá organizácia nezávisle rozhoduje, aké informácie do nich zahrnie.

Ako správne písať obchodné listy? Príprava

Obchodné listy sú písané a formátované určitým spôsobom, v súlade s ich vlastnými pravidlami a požiadavkami. V závislosti od cieľa autor podrobne premýšľa obsah, aby získal výsledok, ktorý počíta. Musí jasne pochopiť, aké informácie už adresát o predmete listu vie, z čoho má vychádzať a čo bude v ňom nové. Argumenty závisia od toho, aký cieľ autor sleduje. Proces prípravy obchodného listu možno rozdeliť do nasledujúcich etáp:

• Študovanie problematiky.
• Písanie návrhu listu.
• Jeho schválenie.
• Podpisovanie.
• Registrácia.
• Odoslanie príjemcovi.

Štruktúra obchodných listov

Pri skladaní listu je potrebné ho nasýtiť informáciami, to znamená dať tam všetko potrebné informácie. Môže to byť jednoduché alebo zložité. IN jednoduchý list Obsah jasne a stručne zobrazuje informácie, ktoré vo všeobecnosti nevyžadujú odpoveď od príjemcu. Komplexný môže pozostávať z niekoľkých oddielov, bodov a odsekov. Každý odsek predstavuje jeden aspekt informácie. Tieto typy vzorov obchodných listov zvyčajne pozostávajú z úvodnej, hlavnej a záverečnej časti.

Nižšie je uvedený príklad písania obchodného listu - jeho úvodná časť.

Hlavná časť popisuje situácie a udalosti, poskytuje ich analýzu a dôkazy. Práve v tejto časti presviedčajú, že treba tak či onak konať, dokázať, ako sa veci mali a informovať o potrebe zúčastniť sa akéhokoľvek podujatia, pričom uvádzajú rôzne argumenty.

Záver obsahuje závery, ktoré sa robia vo forme návrhov, žiadostí, upomienok, odmietnutí a pod.

Príklad písania obchodného listu – jeho záverečná časť – je uvedený nižšie. Toto sumarizuje požiadavku uvedenú v hlavnej.

Všetky poskytnuté informácie by mali byť optimálne konzistentné a zrozumiteľné.

Každé písmeno začína adresou v strede. Táto malá časť je mimoriadne dôležitá. Pri výbere musí autor zvážiť:

• Pozícia adresáta.
• Povaha vzťahu.
• Formálnosť.
• Etiketa.

Na konci listu by mal byť zdvorilý formulár. Napríklad: „...vyjadrujem nádej na ďalšiu spoluprácu (vďaka za pozvanie)...“ Za týmito vetami nasleduje podpis autora.

štýl

Všetky listy musia byť napísané oficiálnym obchodným štýlom, čo znamená použitie formálneho jazyka obchodné vzťahy. Vlastnosti takéhoto jazyka sa vytvárajú za týchto okolností:

• Hlavnými účastníkmi obchodných vzťahov sú právnických osôb, v mene ktorej konateľov a funkcionárov sa píšu listy.
• Vzťahy v organizáciách sú prísne regulované.
• Predmetom komunikácie je činnosť spoločnosti.
• Manažérske dokumenty majú vo všeobecnosti konkrétneho adresáta.
• Často sa v priebehu činnosti organizácie vyskytujú rovnaké situácie.

V tomto ohľade by informácie uvedené v obchodnom liste mali byť:

• Oficiálne, neosobné, zdôrazňujúce odstup medzi účastníkmi komunikácie.
• Adresované, určené pre konkrétneho adresáta.
• Aktuálne v čase písania.
• Spoľahlivý a nestranný.
• Dôvodom je prinútiť príjemcu vykonať akúkoľvek akciu.
• Kompletné pre rozhodovanie.

Požiadavky

Obchodný list musí spĺňať tieto požiadavky:

• Reč je štandardizovaná na všetkých úrovniach – lexikálnej, morfologickej a syntaktickej. Obsahuje veľa výrazov, výrazov a vzorcov.
• Tón písania je neutrálny, zdržanlivý a prísny, bez použitia emocionálneho a expresívneho jazyka.
• Presnosť a prehľadnosť textu, bez logických chýb, prehľadnosť a premyslenosť formulácií.
• Výstižnosť a stručnosť – bez použitia výrazov, ktoré nesú ďalší význam.
• Používanie jazykových vzorcov vytvorených v dôsledku opakovaných situácií.
• Používanie výrazov, teda slov alebo fráz, ktoré majú špeciálne pojmy.
• Používanie skratiek, ktoré môžu byť lexikálne (to znamená zložené slová vytvorené odstránením písmen z častí slov: LLC, GOST atď.) a grafické (t. j. označenie slov v skrátenej forme: grn, zh-d, atď.).
• Použitie konštrukcií v genitívnom a inštrumentálnom páde.
• Frázy so slovesnými podstatnými menami („poskytnúť podporu“ namiesto „podpora“).
• Používanie jednoduchých bežných viet.

Nižšie uvedené vzory obchodných listov sú uvedené v plná verzia(s hlavnou časťou). Informácie spĺňajú všetky požiadavky oficiálneho obchodného štýlu.

Druhy obchodných listov

Najlepšie je napísať obchodný list na jeden konkrétny problém. Ak je potrebné vyriešiť niekoľko problémov naraz, odporúča sa vypracovať niekoľko rôznych možností.

Obchodné listy môžu mať nasledujúci obsah:

• Sprevádzanie. Takéto listy sú zvyčajne potrebné na to, aby vás informovali, kam poslať dokumenty.
  (Ako napísať obchodný list? Vzor sprievodný list pomôže tým, ktorí potrebujú vypracovať tento typ dokumentu.)

• Zaručene. Sú napísané na potvrdenie akýchkoľvek sľubov alebo podmienok. Garantovať sa dá napríklad platba za prácu, nájom, dodacie lehoty a pod.
• dakujem. Obzvlášť často sa začali používať v v poslednej dobe. Takéto písmená ukazujú dobrú formu. partnerstvá. Môžu byť vydané na bežnom hlavičkovom papieri alebo na farebnom papieri s krásnou potlačou.
  (Ako napísať obchodný list? Vzor ďakovnej odrody je vypracovaný vo voľnej forme v závislosti od úloh, ktoré rieši. V tomto prípade list vyjadruje svoju podstatu v najkratšej forme. Takáto vzorka, vyrobená na farebnom papieri s ornamentom, možno zavesiť na stenu v miestnosti spoločnosti na čestnom mieste.)

• Informačné.
• Poučný.
• gratulujem.
• Reklama.

Sú tam aj písmená:

• Návrhy na spoluprácu. Pomerne bežné v poslednej dobe, posielané organizáciám, sú často reklamného charakteru, napríklad ako táto vzorka. Je dosť ťažké písať obchodné listy, musíte brať do úvahy mnohé nuansy, aby ste upútali pozornosť, a ešte viac, aby ste sa zaujímali. Ale ak ho poskladáte podľa nižšie uvedenej ukážky, má všetky šance na úspech.

• Pozvánky. Sú posielaní a pozývajú ich, aby sa zúčastnili na rôznych podujatiach. Zvyčajne sú adresované manažérovi alebo úradníkovi, ale môžu byť adresované aj celému tímu.
• Žiadosti.
• Oznámenia.
• Žiadosti a mnohé iné.

Ako napísať odpoveď na list. Príklad

Odpoveď musí začať zopakovaním požiadavky uvedenej v prvom písmene. Potom sa vyjadria výsledky jeho posúdenia a vyjadrí sa súhlas alebo dôvod odmietnutia. List obchodnej odpovede môže obsahovať alternatívne riešenie k očakávaným informáciám. Zvyčajne spĺňa nasledujúce zásady:

• Dostupnosť odkazu na prvé písmeno a jeho obsah.
• Identické jazykové prostriedky.
• Porovnateľný rozsah a obsahové aspekty.
• Dodržiavanie určitej postupnosti.

Registrácia

Okrem použitia firemných hlavičkových papierov na obchodné listy je potrebné pri ich navrhovaní zohľadniť aj ďalšie jemnosti. Sú to podrobnosti, pravidlá pre skratky, písanie adries, nadpisy, dĺžka textu, šírka polí a iné.

Vzorky obchodného listu vám pomôžu zostaviť ho, berúc do úvahy všetky jemnosti a nuansy. Používajú ich začínajúci pracovníci v kancelárii aj skúsení pracovníci. Vďaka vzorkám sa naučia správne písať písmenká a ušetria veľa času.