Pokračujeme v sérii rozhovorov s profesionálmi. Tentoraz sme sa dozvedeli o profesionálne zodpovednosti súdny úradník, zisťoval, ako sa líši práca súdneho tajomníka od práce tajomníka súdne zasadnutie, zhodnotil, aké vyhliadky majú mladí špecialisti na týchto pozíciách. O tom a ešte oveľa viac nám povedal tajomník súdneho zasadnutia o trestných veciach 1. stupňa Moskovského mestského súdu.
ConsultantPlus: Sudca nepracuje sám, pomáhajú mu členovia súdneho aparátu. Jedným z týchto asistentov je súdny úradník. Povedzte nám, aké sú jeho povinnosti, aká je jeho úloha v činnosti súdu?
Úloha súdneho tajomníka a súdneho tajomníka je pre súd pri výkone jeho funkcií mimoriadne významná. Nie nadarmo sa hovorí, že od práce zamestnancov súdu veľa závisí od efektivity až po kvalitu plnenia úloh, ktorým súd čelí.
Funkcie súdneho tajomníka a súdneho tajomníka sú podrobne opísané v pokynoch pre prácu úradu, schválených nariadením súdneho oddelenia pod najvyšší súd RF. Tento dokument slúži ako návod pre sekretárky.
Napríklad súdny tajomník pracujúci na oddelení vedenia kancelárie, či už v trestných alebo občianskych veciach, plní tieto funkcie: prijíma prípady, eviduje ich v denníkoch, eviduje potrebné informácie v elektronickej databáze vrátane postupu vo veci, po nadobudnutí právoplatnosti rozhodnutia pripraví vec na výkon rozhodnutia a pod.
Čo sa týka funkcií súdneho tajomníka, tie sú, samozrejme, iné ako funkcie súdneho tajomníka. Tajomník zasadania súdu je povinný pripraviť vec na prejednanie, zabezpečiť potrebné opatrenia predvolávať osoby zúčastnené na veci na súd napríklad zasielaním predvolaní, výziev na doručenie, zasielaním telefonických správ a pod. Tajomník pojednávania priamo v deň pojednávania kontroluje dochádzku predvolaných účastníkov konania a z pojednávania vyhotovuje zápisnicu. Treba si uvedomiť, že hoci protokol o súdnom pojednávaní nie je odpisom, jeho obsah musí byť čo najúplnejší a najspoľahlivejší. Po tom, čo sudca vec posúdi vo veci samej, tajomník súdneho pojednávania vypracuje prípad na predloženie oddeleniu spisovej služby: založí v chronologickom poradí listiny zahrnuté počas pojednávania, zápisnicu zo súdneho pojednávania, súdne príkazy a rozhodnutia; vypracuje súpis prípadu; vydáva štatistickú kartu av prípade potreby vykonávacie dokumenty; účastníkom konania zasiela alebo doručuje rovnopisy právoplatného rozhodnutia súdu. Potom sekretárka odovzdá vec úradu, kde súdny tajomník skontroluje správnosť veci a prijme ju na ďalšie vybavovanie.
Okrem toho tajomník umiestňuje informácie o priebehu prípadu do interných databáz a tiež nahráva potrebné informácie a texty rozhodnutí na oficiálnych stránkach súdu. V súčasnosti, v kontexte rozvoja takzvanej elektronickej justície, je práca s elektronickými databázami jednou z najdôležitejších funkcií.
Ako vidíte, práca súdneho úradníka a súdneho úradníka je na súde dôležitá.
ConsultantPlus: Prečo ste sa rozhodli stať právnikom? Advokát má veľa príležitostí realizovať sa, prečo ste si vybrali práve súdny systém, ako ste začali svoju kariéru v profesii?
Máte pravdu, právnik má veľa príležitostí na uplatnenie, uplatnenie svojich znalostí a na uspokojenie profesijných ambícií. Vybral som si však verejnú službu – prácu na súde, pretože práve na súde všeobecnej jurisdikcie mám možnosť neustále sa odborne a osobnostne rozvíjať, komunikovať s ľuďmi a hlavne pomáhať pri obnove spravodlivosti a ochrane tých, ktorých práva boli porušené.
V súdnictve pracujú svedomití, slušní, zodpovední ľudia a tieto vlastnosti sú základom môjho rozvoja ako človeka, tak aj ako právnika. Preto som po skončení vysokej školy začal svoju kariéru na moskovskom mestskom súde.
ConsultantPlus: Aké výhody ste pre seba videli v čase rozhodovania?
Pri rozhodovaní o zamestnaní na súde som vzhľadom na nízky vek pre seba nevyzdvihoval žiadne výhody. Ale teraz chápem, že každý zamestnanec súdu má vždy perspektívu stať sa sudcom alebo získať potrebné a veľmi dôležité skúsenosti a nájsť sa v inej právnickej činnosti.
A napriek tomu treba zdôrazniť, že väčšinu sudcov tvoria bývalí sekretárky a asistenti sudcov, pretože práve oni poznajú všetky zložitosti sudcovskej práce a z tajomníkov a asistentov spravidla vyrastajú brilantní profesionáli.
ConsultantPlus: Aké znalosti, zručnosti a osobné vlastnosti sa vyžadujú od osoby zastávajúcej túto pozíciu?
Pre prácu na súde musí každý zamestnanec v prvom rade poznať platnú legislatívu Ruskej federácie, dávajte si pozor legislatívne zmeny a trendy. Okrem toho by mal byť súd alebo súdny úradník vyzdvihnutý a zodpovedný. A, samozrejme, sekretárka musí byť spoločenská a zdvorilá. Na súd sa totiž často obracajú ľudia, ktorí sa kvôli neznalosti svojich práv či zákona ako takého ocitli v ťažkej situácii, aby ich práva ochránili. Preto by ste sa nikdy nemali stavať nad tých, ktorí prišli na súd, musíte sa ku každému správať s rešpektom a čestne. Často je súdnym úradníkom osoba, s ktorou sa občania prvýkrát stretnú, keď prídu na súd.
ConsultantPlus: Aký je váš denný režim? Koľko prípadov sa v priemere za deň vybaví, koľko občanov prijmete so žiadosťami, koľko dokumentov je potrebné pripraviť atď. Je ťažké zvládnuť všetky tieto veci?
Každý pracovný deň na súde je veľmi rušný. Hoci sudcovia v občianskych a trestných veciach posudzujú rôzne počty prípadov – napokon, prípady sa líšia svojou špecifickosťou – je pracovná záťaž každého sudcu, a teda aj súdneho tajomníka a súdneho úradníka, vysoká.
Tajomník sa samozrejme zúčastňuje každého súdneho pojednávania a vykonáva všetky funkcie, ktoré som uviedol vyššie. Nie je ľahké vyrovnať sa s existujúcim objemom práce, vyžaduje si to skúsenosti a určité zručnosti. Treba priznať, že postupom času sekretár robí niektoré procesné úkony, ako sa hovorí, automaticky. Ale napríklad vypracovanie protokolu zo súdneho pojednávania si vzhľadom na individualitu každého prípadu vyžaduje veľa pozornosti a koncentrácie.
ConsultantPlus: Čo máte na svojej práci najradšej?
Práca sekretárky je zaujímavá, pretože vždy existuje možnosť pozorovať spravodlivosť a zapojiť sa do nej. Práca na súde vás navyše veľmi disciplinuje a robí vás zodpovednejším. Ľudia, ktorí prídu na súd obhajovať svoj postoj k prípadu, sa veľa naučia. Vo všeobecnosti sa mi na mojej práci páči, že nestojím na mieste, ale stojím zaujímavá vec, preberanie kolosálny zážitok a znalosti sudcov, s ktorými spolupracujem. To všetko spolu pomáha nadväzovať a správne budovať vzťahy s ľuďmi.
ConsultantPlus: Aké vyhliadky podľa vás otvára táto profesia mladým odborníkom?
Odborný rozvoj zamestnancov súdu prebieha v niekoľkých etapách. Častejšie štátna služba na súde sa začína funkciami súdneho tajomníka alebo súdneho tajomníka. Druhá etapa profesionálny rozvoj je súdnym poradcom alebo asistentom sudcu. Po piatich rokoch práce asistenta môžete absolvovať kvalifikačnú skúšku, aby ste sa stali sudcom. V prípade úspešné ukončenie preskúšanie a schválenie kvalifikačnou radou sudcov Moskvy, absolvovanie ďalších postupov ustanovených zákonom, vymenovanie do funkcie sudcu sa uskutoční buď na základe uznesenia mestskej dumy (magistrátni sudcovia), alebo na základe prezidentského rozhodnutia. dekrét (federálni sudcovia). Obaja skladajú prísahu na prezídiu moskovského mestského súdu. Treba povedať, že prísaha prebieha v slávnostnej atmosfére a je vždy vzrušujúca, je hrdá na úspechy kolegov, ktorí sa už stali sudcami, a stimuluje ich vlastný rast.
ConsultantPlus: Aké sú vaše osobné plány do budúcnosti? Je známe, že takmer všetci sudcovia začali svoju kariéru ako súdni úradníci. Chceli by ste sa v budúcnosti stať asistentom rozhodcu a následne sudcom? Ak áno, na aké problémy by ste sa chceli špecializovať?
Prirodzene, toto všetko je zahrnuté v mojich plánoch do budúcnosti. Keďže moja práca súvisí s trestným právom, chcel by som sa najskôr stať asistentom sudcu a potom súdnym sudcom.
ConsultantPlus: Aký máte názor na používanie referenčných kníh? právnych systémov V sudcovská práca? Používate systém ConsultantPlus a ak áno, aké problémy s jeho pomocou riešite?
Právne systémy sú pri našej práci veľmi nápomocné. Uľahčujú vyhľadávanie potrebné dokumenty, ako predpisy, tak aj materiály súdna prax. Predovšetkým systém ConsultantPlus obsahuje všetky vydania dokumentov, ktoré sa dajú pohodlne vyhľadávať a porovnávať. Napríklad často sa v rámci posudzovania trestných vecí študujú obvinenia z trestných činov spáchaných pred mnohými rokmi, preto je potrebné poznať zákony, ktoré v tom čase platili, brať do úvahy, či nezhoršujú situáciu vinník atď.
ConsultantPlus: Čo by ste poradili študentom práva, ktorí by chceli pracovať ako súdny tajomník: na čo by mali byť pripravení a ako si vybudovať kariéru?
Bez ohľadu na to, kým študent chce byť, musí sa učiť, rozvíjať a byť pripravený robiť zodpovedné a informované rozhodnutia. S možnosťou výberu budúce povolanieštudent sa môže rozhodnúť počas stáže. Ak sa študent rozhodne pracovať na súde, musí byť pripravený na náročnú, zodpovednú a intenzívnu prácu. Netreba sa toho báť, pretože so skúsenosťami strach pominie a záujem o prácu sa zvýši. Som presvedčený, že každý súdny úradník by mal mať túžbu stať sa sudcom, pretože výkon spravodlivosti je korunou právnickej kariéry.
tajomník potrebuje každá organizácia, a preto bude popis práce sekretárky užitočný pre každú spoločnosť. Je dôležité jasne uviesť pracovné povinnosti sekretárky, ktoré sa vôbec neobmedzujú na odpovedanie na hovory a sladké úsmevy. Ponúkame Vám vzor pracovnej náplne pre tajomníka manažéra - generálneho riaditeľa, vedúceho odboru, riaditeľa pobočky a pod.
Popis práce sekretárka
SCHVÁLIL SOM
Generálny manažér
Priezvisko I.O. _________________
"________"_____________ ____ G.
1. Všeobecné ustanovenia
1.1. Tajomník patrí do kategórie technických interpretov.
1.2. Tajomník je do funkcie menovaný a z nej odvolaný príkazom generálneho riaditeľa spoločnosti.
1.3. Tajomník je priamo podriadený generálnemu riaditeľovi / vedúcemu štrukturálnej jednotky spoločnosti.
1.4. Počas neprítomnosti tajomníka prechádzajú jeho práva a povinnosti na iného funkcionára, ako je uvedené v rozkaze organizácie.
1.5. Do funkcie tajomníka je ustanovená osoba, ktorá spĺňa tieto predpoklady: vzdelanie - vyššie, neukončené vyššie alebo stredné odborné vzdelanie, prax v obdobnej práci minimálne šesť mesiacov, znalosť kancelárskej techniky (fax, kopírka, skener, tlačiareň), programy Microsoft Office(Word, Excel).
1.6. Tajomník sa pri svojej činnosti riadi:
- legislatívne akty Ruskej federácie;
- Firemná charta, Interný pracovný poriadok, iné predpisov spoločnosti;
- príkazy a pokyny vedenia;
- tento popis práce.
2. Pracovné povinnosti sekretárka
Tajomník vykonáva tieto úlohy:
2.1. Vykonáva práce na organizačnom a technickom zabezpečení administratívnej a administratívnej činnosti manažéra.
2.2. Prijíma korešpondenciu prijatú za odplatu manažérom a odovzdáva ju v súlade s rozhodnutím V štrukturálne členenia alebo konkrétnym umelcom na použitie v procese práce alebo prípravy odpovedí.
2.3. Prijíma dokumenty a osobné vyhlásenia na podpis manažéra.
2.4. Odpovede na telefonovanie, zaznamenáva a odovzdáva úradné informácie manažérovi, organizuje telefonické rozhovory vodca.
2.5. V mene manažéra vyhotovuje listy, žiadosti a iné dokumenty.
2.6. Vykonáva prácu na príprave stretnutí a konferencií vedených manažérom (kolekcia potrebné materiály, upovedomenie účastníkov o čase a mieste rokovania, programe rokovania, ich registrácii), vedie a vyhotovuje zápisnice z rokovaní a rokovaní.
2.7. Sleduje plnenie vydaných príkazov a pokynov zamestnancami podniku, ako aj dodržiavanie lehôt na plnenie pokynov a pokynov vedúceho, ktoré sú pod kontrolou.
2.8. Poskytuje pracovisko manažér s potrebnými prostriedkami organizačného vybavenia, kancelárskymi potrebami, vytvára podmienky vhodné na efektívnu prácu vodca.
2.9. Organizuje prijímanie návštevníkov, uľahčuje rýchle zváženie požiadaviek a podnetov zamestnancov.
2.10. Vytvára súbory v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a v stanovené termíny archivované.
2.11. Organizuje služobné cesty pre manažéra: objednáva letenky a lístky na vlak, rezervuje hotely.
2.12. Vykonáva jednotlivé služobné úlohy od svojho priameho nadriadeného.
3. Práva tajomníka
Tajomník má právo:
3.1. Prijímať informácie vrátane dôverných informácií v rozsahu potrebnom na riešenie zadaných úloh.
3.2. Predložte manažmentu návrhy na zlepšenie vašej práce a práce spoločnosti.
3.3. Vyžiadajte si osobne alebo v mene manažéra od oddelení podniku a iných odborníkov informácie a dokumenty potrebné na plnenie jeho úradných povinností.
3.4. Vyžadovať od vedenia, aby vytvorilo normálne podmienky na plnenie úradné povinnosti a bezpečnosť všetkých dokumentov vytvorených v dôsledku činností spoločnosti.
3.5. Robte rozhodnutia v rámci svojej kompetencie.
4. Zodpovednosť tajomníka
Tajomník je zodpovedný:
4.1. Za neplnenie a/alebo predčasné, nedbanlivé plnenie služobných povinností.
4.2. Za nedodržiavanie aktuálne pokyny, príkazy a pokyny na konzerváciu obchodné tajomstvo a dôverné informácie.
4.3. Za porušenie vnútorných pracovnoprávnych predpisov, pracovná disciplína, bezpečnostné a protipožiarne predpisy.
Pracovná náplň tajomníka obsahuje požiadavky na kvalifikáciu zamestnanca, stanovuje postup pri jeho podriadení, vymenovaní a odvolaní. Dokument popisuje funkčné povinnosti, práva zamestnanca a jeho povinnosti. Právomoci tajomníka sú určené špecifikami organizácie.
Ukážka typického popisu práce pre sekretárku manažéra
ja Všeobecné ustanovenia
1. Tajomník patrí do kategórie „technických umelcov“.
2. Tajomník podlieha priamo generálnemu riaditeľovi/vedúcemu štrukturálnej jednotky.
3. Vymenovanie alebo odvolanie tajomníka sa vykonáva príkazom generálneho riaditeľa.
4. Do funkcie tajomníka sa vymenúva osoba s najmenej stredoškolským vzdelaním a najmenej ročnou praxou v obdobnej funkcii.
5. Počas neprítomnosti tajomníka prechádzajú funkčné povinnosti, práva a zodpovednosti na iného funkcionára, ako je uvedené v príkaze pre organizáciu.
6. Tajomník musí vedieť:
- organizačná štruktúra;
- normy obchodná komunikácia a etiketa;
- organizovanie kancelárskej práce;
- základy obč pracovnou legislatívou RF;
- pravidlá prevádzky organizačného a počítačového vybavenia;
- aplikačné programy (Word, Excel atď.);
- strojopis;
- pravidlá ochrany práce, bezpečnosti, požiarnej ochrany.
7. Tajomník vo svojej činnosti riadi:
- Charta organizácie;
- právne predpisy Ruskej federácie;
- vnútorné pracovné predpisy, iné riadiace akty organizácie;
- príkazy a pokyny od vedenia;
- tento popis práce.
II. Pracovné povinnosti tajomníka
Tajomník vykonáva tieto funkčné úlohy:
1. Prijíma návštevy.
2. Konateľovi prijíma a predkladá na podpis listiny a osobné vyhlásenia.
3. Prijíma korešpondenciu zaslanú manažérovi na posúdenie. V súlade s prijatým rozhodnutím sa posiela štrukturálnym jednotkám alebo konkrétnym jednotlivcom na použitie pri ich práci.
4. Vedie komunikáciu pomocou komunikačných prostriedkov, registruje a odovzdáva oficiálne informácie manažérovi.
5. Vykonáva činnosti súvisiace s technickým a organizačným zabezpečením práce vedúceho zamestnanca.
6. Vypracúva žiadosti, listy a iné dokumenty v mene manažéra.
7. Zapája sa do prípravy stretnutí a stretnutí organizovaných manažérom. Zbiera potrebné informácie, registruje, informuje účastníkov o mieste, čase stretnutia a programe stretnutia. Vedie a pripravuje zápisnice zo stretnutí.
8. Organizuje služobné cesty pre manažéra: nakupuje lístky, prenajíma dopravu, priestory.
9. Sleduje plnenie pokynov a príkazov vedenia zamestnancami organizácie.
10. Formuje spisy, zabezpečuje bezpečnosť dokumentov, prenáša ich do archívu v stanovenom časovom rámci.
11. Plní jednotlivé služobné úlohy vedúceho zamestnanca.
III. práva
Tajomník má právo:
1. Robte nezávislé rozhodnutia v rámci svojej kompetencie.
2. Nezačínajte vykonávať svoje právomoci, ak existuje nebezpečenstvo ohrozenia života alebo zdravia.
3. Požiadať vedenie o vytvorenie normálnych podmienok pre výkon služobných povinností, bezpečnosť hmotný majetok, dokumenty.
4. Prijímať oficiálne informácie v plnom rozsahu, aby mohli plniť svoje právomoci.
5. Zaslať vedeniu racionalizačné návrhy na zlepšenie činnosti organizácie a vlastnej práce.
6. Informovať manažéra o zistených nedostatkoch v činnosti organizácie, predkladať návrhy na ich odstránenie.
7. Dostávať od zamestnancov štrukturálnych divízií potrebné materiály a vysvetlenia dôvodov nedodržania termínov a kvality plnenia úloh a pokynov riadenia.
IV. Zodpovednosť
Tajomník je zodpovedný za:
1. Neoprávnené zastupovanie záujmov a stretnutí organizácie.
2. Výsledky prijatých rozhodnutí, vlastné činy.
3. Nesprávne plnenie služobných povinností.
4. Porušenie požiadaviek riadiacich dokumentov organizácie.
5. Nezákonné nakladanie s osobnými údajmi, prenos dôverných informácií, obchodné tajomstvo.
6. Spôsobenie škody organizácii, jej zamestnancom, dodávateľom alebo štátu.
7. Porušovanie požiadaviek pracovnej disciplíny, interných pracovnoprávnych predpisov, bezpečnostných noriem a požiarnej ochrany.
8. Porušenie etikety a štandardov obchodnej komunikácie.
Tajomník zasadania súdu
Súdny tajomník je štátny zamestnanec a pôsobí len na súdoch. Zabezpečuje dokumentačnú prácu sudcu, súdne procesy a zúčastňuje sa stretnutí. Dané úradník vykonáva tieto funkčné povinnosti:
1. Zhromažďuje a pripravuje materiály prípadu na posúdenie na súdnom pojednávaní.
2. O súdnom pojednávaní vedie zápisnicu.
3. Pripravuje a odosiela predvolania, predvoláva účastníkov na rokovanie.
4. Pripravuje súdne prípady v súlade so zákonnými požiadavkami.
tajomník tajomník
Sekretárka je úradník, ktorý riadi tok dokumentov organizácie. Medzi jeho úlohy patrí:
1. Vedenie telefonických rozhovorov a práca s klientmi.
2. Sledovanie včasného plnenia povinností zaznamenaných v dokladoch.
3. Evidencia a spracovanie korešpondencie.
4. Preklad dokumentov a korešpondencie z cudzieho jazyka.
5. Vedenie archívu dokumentov.
Každý podnik vykonáva svoju činnosť na základe miestnych predpisov, ktoré sú vypracované v súlade s normami platnej legislatívy. A keďže každá firma je samostatný organizmus, musí fungovať harmonicky.
Jeden z dôležité dokumenty, na ktorej sa odvíja činnosť podnikových špecialistov, je náplňou práce. Ide o dokument, ktorý špecifikuje funkčné povinnosti zamestnanca v určitom smere alebo špecializácii. Je potrebné dôkladne oboznámiť zamestnancov nielen s ich povinnosťami, ale aj s ich právami, právomocami a funkciami.
Popis práce je miestny dokument, ktorý špecifikuje práva a povinnosti každého zamestnanca v závislosti od zastávanej pozície a vykonávanej pracovnej funkcie.
Tento dokument vytvárajú personalisti spolu s právnikmi. Pokyny schvaľuje zamestnávateľ alebo vedúci zamestnanec, ak má takéto oprávnenie.
Zamestnávateľ je povinný pred podpisom oboznámiť uchádzača s pracovnou náplňou pracovná zmluva. Ak sa tak nestane, zamestnávateľ nebude môcť vyvodiť disciplinárnu zodpovednosť zamestnanca za neplnenie služobných povinností.
Dokument musí podrobne opísať pracovné povinnosti tajomníka v závislosti od špecifík práce. Čím podrobnejšie budú tieto povinnosti, tým ľahšie bude riešenie konfliktov medzi zamestnancom a zamestnávateľom v predsúdnom konaní a v súdnom konaní.
Prečo potrebujete popis práce?
Pri zostavovaní tohto dokumentu sa musí zodpovedná osoba opierať o normy súčasnej federálnej, regionálnej a miestnej úrovne. Vedúci podniku ako osoba zodpovedná za správne riadenie toku dokumentov musí tento súlad kontrolovať. okrem toho personálny manažér si tiež musí byť vedomý súladu pokynov s platnou legislatívou.
Zostavuje sa buď pre skupinu identických pozícií, alebo pre konkrétnu individuálnu pozíciu. Zamestnanec musí byť oboznámený s dokumentom proti podpisu. Toto sa musí urobiť pri uchádzaní sa o prácu. Ak to nie je správne vypracované, zamestnanec a manažér budú mať určite nezhody a konfliktné situácie pokiaľ ide o deľbu práce a funkcie, ktoré zamestnanec vykonáva.
Pri správnom navrhovaní popisov práce by mal manažment pokračovať konkrétne ciele a vyriešiť nasledujúce problémy:
- správne rozdeliť pracovné povinnosti medzi zamestnancov obdobných pozícií. Je potrebné jasne koordinovať ich akcie, aby dosiahli maximum užitočný výsledok;
- zlepšenie psychickej klímy v tíme, zlepšenie prostredia. Je potrebné čo najviac znížiť pravdepodobnosť konfliktov;
- jasne vymedziť práva a povinnosti špecialistov na rovnakej úrovni, špecifikovať ich právomoci a jasne definovať povinnosti každého z nich. V prípade potreby sa môžete samostatne zamerať na disciplinárne sankcie, ktoré je možné uplatniť voči špecialistovi vo forme zodpovednosti za zanedbanie svojich povinností;
- poskytnúť psychickú a pracovnú úľavu pre zamestnancov, ktorí sú nútení kombinovať viacero pozícií. Nestačí ich jednoducho vyložiť, toto zaťaženie musí byť rozložené správne a rovnomerne;
- vytvoriť systém psychologických a finančných stimulov a motivácie;
- správne rozdeliť zodpovednosti medzi manažérov.
Pomocou popisu práce podnikový manažment implementuje všetky aspekty interakcie medzi riadiacim aparátom a personálom. Ale nie vždy je možné dosiahnuť maximálny možný výsledok. Preto musíte správne vybrať a vymenovať osobu, ktorá bude zodpovedná za vypracovanie popisov práce.
V závislosti od veľkosti firmy a počtu najatých zamestnancov potom štandardné pokyny zostavené pre skupinu rovnakých pozícií. V prípade potreby je možné vykonať úpravy konkrétnu pozíciu. Ak je spoločnosť malá, má len 25-50 ľudí, potom sa dokument vypracuje pre každú pozíciu samostatne. Zodpovednou osobou je zamestnanec HR oddelenia.
Základné pravidlá pre vypracovanie popisu práce pre sekretárku
Pre pozíciu, akou je sekretárka (môže byť viacúrovňová, počnúc od tajomníka vedúceho štrukturálnej jednotky až po tajomníka vedúceho holdingu alebo koncernu), neexistuje jednotná forma popis práce. Každý podnik má preto právo zvoliť si spôsob vyhotovenia dokumentu.
Pri zostavovaní dokumentu musí zodpovedný zamestnanec pamätať na to, že je potrebné vziať do úvahy špecifiká činností konkrétneho podniku. V spoločnostiach rôznych typov môžu sekretárky vykonávať rôzne funkcie a zodpovednosti. Toto je potrebné vziať do úvahy pri zostavovaní.
Môžete sa spoľahnúť na všeobecne uznávanú šablónu. Každý popis práce musí obsahovať tieto ustanovenia:
V prípade potreby je možné do popisu práce tajomníka pridať ďalšie oddiely:
- „pracovné podmienky“. Tu môžete uviesť odkaz na pravidlá interné predpisy určiť pracovný režim tajomníka. Ak je potrebné sprevádzať manažéra k služobné cesty, táto nuansa sa môže prejaviť aj tu;
- "právo na podpis" Tajomník môže podpisovať dokumenty v rámci svojich právomocí.
Náplň práce, ktorú vypracuje zodpovedný pracovník HR oddelenia, musí prejsť schvaľovacím konaním so šéfom personálna služba. Okrem toho s ním musí byť oboznámený sám tajomník proti podpisu.
Vypracovanie popisu práce pre sekretárku
Dokument je vyhotovený v jednej kópii. Po pozornom prečítaní a preštudovaní ju podpisuje sám tajomník. Ak má podnik niekoľko sekretárok, môžete si vytlačiť niekoľko kópií a vykonať príslušné zmeny pre každú jednotlivo v závislosti od pozície manažéra, ku ktorému je tajomník „priradený“.
Ak tajomník sám potrebuje dodatočnú kópiu na osobné použitie, môže si urobiť kópiu popisu práce, ktorú už podpísal. Nie je to zakázané!
Ak chcete správne zostaviť dokument, musíte dodržiavať niektoré pravidlá. Najmä v pravom hornom rohu by mala byť „hlavička“. Toto je miesto na schválenie pokynov vedúcim celého podniku. Tu musíte vyplniť niekoľko riadkov:
- musí tam byť slovo „potvrdzovať“;
- Ďalej je uvedená pozícia manažéra. Napríklad: generálny manažér“ alebo „riaditeľ“;
- Celé meno manažéra;
- podpis manažéra.
Potom v strede hárku musíte uviesť názov dokumentu. Toto je „popis práce sekretárky“. Až potom sa zapíšu všetky hlavné body.
Vyššie boli spomenuté časti, z ktorých by mali pozostávať pokyny tajomníka. Sú predpísané v súlade s predpismi vykonávaných povinností. Napríklad funkčné povinnosti tajomníka vedúceho oddelenia môžu byť o niečo „užšie“ ako povinnosti asistenta vedúceho celého podniku.
Po vypracovaní pokynov je potrebné ich dohodnúť so zamestnancom, ktorý je zodpovedný za sekretariát. Môže to byť vedúci príslušnej štrukturálnej jednotky. Ak sa takáto osoba nenachádza, potom s vedúcim personálnej služby alebo iným zamestnancom, do ktorého zodpovednosti patrí takáto koordinácia.
Na konci dokumentu je umiestnená schvaľovacia značka. Musíte vyplniť niekoľko riadkov:
- nezabudnite uviesť slovo „dohodnuté“;
- postavenie je zodpovednosťou osoby;
- skrátený názov spoločnosti;
- Celé meno tohto zamestnanca;
- kalendárny dátum schválenia;
- podpis osoby, ktorá pokyny schválila.
Potom musíte dokument odovzdať samotnému tajomníkovi na posúdenie. Musíte tiež vyplniť niekoľko riadkov:
- Je potrebné uviesť frázu „Prečítal som si pokyny“;
- pozícia tajomníka, ako je uvedené v personálny stôl;
- skrátený názov spoločnosti;
- Celé meno tohto zamestnanca;
- údaje o pase. V prípade potreby si môžete urobiť kópiu strany pasu, kde sú uvedené osobné údaje tajomníka. Priložte kópiu k pokynom ako potvrdenie špecifikovaných údajov;
- kalendárny dátum schválenia;
- podpis zamestnanca, ktorý potvrdzuje, že si skutočne prečítal svoju pracovnú náplň.
Nemali by ste „potiahnuť“ dokument bez toho, aby ste si ho pozorne prečítali. Starostlivé oboznámenie je zárukou, že si svoje povinnosti bude plniť správne a nebude robiť prácu pre iných zamestnancov. Ak sa sekretárka odchýli od jeho funkčné povinnosti alebo ich nedodrží, bude sa zodpovedať.
Naopak, ak je braný na zodpovednosť za údajné nedodržiavanie pravidiel, vždy sa môže odvolať na pokyny a napadnúť príkaz vedenia na vymenovanie disciplinárne konanie. Pomôže to aj pri podaní podnetu na inšpektorát práce alebo pri podaní žaloby na súd. Preto si treba dávať pozor!
Pracovné povinnosti tajomníka
Každá organizácia potrebuje tajomníka. Popis práce takéhoto zamestnanca sa preto bude hodiť každej firme. Tajomníkom môže byť buď vedúci podniku, alebo vedúci štrukturálnej jednotky. Od toho závisia pracovné povinnosti tajomníka.
Medzi povinnosti tajomníka patrí:
- prijímanie a triedenie korešpondencie prijatej pre šéfa;
- vykonávanie kancelárskych prác v rámci činností oddelenia alebo štruktúrneho útvaru;
- prijímanie osobných vyhlásení od zamestnancov na podpis šéfa;
- príprava dokumentov a materiálov, ktoré šéf potrebuje pre prácu;
- práca s počítačom, kopírovanie a iné kancelárske vybavenie;
- vedenie kontrolných a registračných súborov;
- tlač dokumentov, ktoré šéf potrebuje k práci;
- vykonávanie prác na príprave rôznych stretnutí, stretnutí a iných stretnutí;
- príprava a tlač dokumentov potrebných na takéto stretnutia;
- organizovanie prijímania návštevníkov;
- vedenie registra došlých a odoslaných dokumentov;
- zdvorilá komunikácia po telefóne;
- iné zodpovednosti, ktoré závisia od špecifík oddelenia alebo štruktúrnej jednotky.
Náplň práce tajomníka prednostu
Popis práce má aj tajomník konateľa. Medzi povinnosti tajomníka manažéra patrí:
- vykonávať prácu na organizovaní technickú podporučinnosti vedúceho;
- prijímať a triediť všetku korešpondenciu, ktorá prichádza adresovaná manažérovi;
- ak je to potrebné, roztriediť všetku korešpondenciu do štruktúrnych jednotiek a organizovať doručenie tejto korešpondencie príslušným štruktúrnym jednotkám;
- organizovanie telefonických rozhovorov s manažérom;
- prijímanie a zaznamenávanie prichádzajúcich informácií počas neprítomnosti manažéra;
- práca s kancelárskym vybavením;
- organizovanie stretnutí, konferencií a stretnutí;
- príprava a tlač potrebných materiálov na stretnutia;
- vykonávanie individuálnych pokynov manažéra.
Stiahnuť
Vzorový popis práce pre sekretárku si môžete stiahnuť vo formáte .doc
Predstavujú hlavnú časť pokynov na vykonávanie pracovných činností na určenú pracovnú pozíciu. Okrem zoznamu určitých odporúčaní, ktoré sa musia dodržiavať, obsahuje takýto dokument informácie o požiadavkách, právach, oblasti zodpovednosti tajomníka, ako aj o všeobecných pracovných ustanoveniach. Nemalo by sa predpokladať, že takáto profesionálna pozícia je jednoduchá a nevyžaduje zohľadnenie určitých nuancií.
Všeobecné zodpovednosti
Najprv musíte pochopiť, aké sú klasické, jednotné pracovné povinnosti sekretárky. Stručne ich možno zhrnúť do nasledujúcich povinných odporúčaní:
Požiadavky na znalosti
Povinnosti zamestnanca sa môžu mierne líšiť v závislosti od jeho primárnej špecializácie. Bez ohľadu na to však budú pre túto pozíciu užitočné a veľmi užitočné znalosti v nasledujúcich oblastiach:
- Základy pracovnej a správnej legislatívy.
- Všeobecné normy etiky a obchodnej etikety.
- Základy kancelárskej práce.
- Bezpečnostné opatrenia.
- Pravidlá pre prácu s počítačmi, recepciami a rokovacími miestnosťami, ako aj kancelárskou technikou.
- Ochrana práce.
- Požiadavky na vedenie obchodnej korešpondencie.
Okrem iného nie je možné riadne vykonávať úlohy tajomníka bez znalosti vnútorných základov podniku, prevádzkových postupov, regulačné dokumenty a oveľa viac. 
Povinnosti asistenta manažéra
Pracovné povinnosti sekretárky manažéra sa veľmi nelíšia od všeobecné požiadavky uvedené vyššie. Taktiež prijíma a prenáša korešpondenciu, kopíruje a archivuje dokumenty, kontroluje komunikáciu príkazov manažéra so zodpovednými osobami, vybavuje potrebné papiere a zabezpečuje nákup prioritného tovaru. Okrem iného musí byť takýto špecialista schopný:
Takéto pracovné povinnosti tajomníka vedúceho môžu spravidla vykonávať osoby s vysokoškolským, ale aj stredoškolským vzdelaním. odborné vzdelanie. V druhom prípade je významnou výhodou mať aspoň 2 roky praxe v danej profesii.
práva tajomníka
Je potrebné mať na pamäti, že nielen pracovné povinnosti tajomníka určujú jeho prácu, samozrejme, aj určité práva. Patrí sem teda možnosť zoznámiť sa s pracovnými projektmi a právo predkladať racionálne návrhy v rámci svojho servisné pokyny. Okrem toho má tajomník pri zisťovaní nedostatkov v rámci svojej kompetencie právo upozorniť manažéra na tieto aspekty. 
Požiadavky na činnosť referenta
Pracovné povinnosti administratívneho tajomníka sa spravidla mierne líšia od tých, ktoré sú opísané vyššie. Asistent manažéra zároveň musí v prvom rade podporovať činnosť svojich nadriadených, pričom referent sa väčšinou zameriava na papierovanie. V návode pracovná činnosť Musia byť zahrnuté tieto aspekty:
Požiadavky na činnosť súdneho tajomníka
Oveľa výraznejšie zmeny zahŕňajú pracovné povinnosti súdneho tajomníka. Títo špecialisti sa spravidla priamo podieľajú na vedení a zaznamenávaní súdnych pojednávaní. Okrem toho pripravujú listy, žiadosti a iné dokumenty a môžu predvolávať osoby zúčastňujúce sa na súdnych pojednávaniach. Takúto aktívnu prácu môže vykonávať osoba buď s vysokoškolským vzdelaním alebo s neukončeným vzdelaním. vysokoškolské vzdelanie, bez relevantných pracovných skúseností. Túto pozíciu si spravidla vyberajú mladí muži a ženy, ktorí chcú získať skúsenosti v justičnej oblasti a ďalej sa venovať kariére v oblasti práva.
Niektorí si môžu myslieť, že takéto voľné miesto nevyžaduje špeciálne znalosti a zručnosti, tak to bude vyhovovať mnohým, ale nie je to celkom pravda. Čo ešte robí súdny úradník? Medzi jeho pracovné povinnosti patrí:
- Súlad s ústavou, Federálne zákony a všetky ostatné nariadenia a príkazy.
- Vykonávanie pokynov od sudcu alebo iných oprávnených osôb.
- Interakcia s ostatnými zamestnancami justičnej štruktúry pri riešení problémov v kompetencii tajomníka.
Všeobecné informácie
Pracovné povinnosti tajomníka, asistenta vedúceho a zamestnancov súdu upravuje osobitný dokument s názvom popis práce. Jeho prítomnosť v každej spoločnosti je povinná, pretože podľa určeného zoznamu pravidiel zamestnanec chápe, ktoré úkony musí vykonať a ktoré nie. Takýto dokument je vypracovaný a zostavený za účasti manažérskeho tímu a nevyhnutne obsahuje také podsekcie ako všeobecné ustanovenia, práva a povinnosti, oblasť zodpovednosti, vzťahy medzi zamestnancami v rámci spoločnosti, ako aj potrebné aplikácie.
Načítava sa...
