Domov
Účtovníctvo a dane
Úradné listy sa píšu na špeciálnych formulároch (externých formulároch), ktoré zodpovedajú norme. Pre takéto formuláre bol stanovený súbor povinných prvkov (podrobností), ktoré musia byť usporiadané v určitom poradí.
Normy pre vzorové formuláre stanovujú formáty a veľkosti polí dokumentov, ktoré sú súčasťou jednotného dokumentačného systému, ako aj požiadavky na zostavenie štruktúrnej siete vzorového formulára, súbor detailov a pravidlá ich umiestnenia. Dokumenty zahrnuté v jednotných dokumentačných systémoch pozostávajú z troch hlavných častí, ktoré sa nachádzajú v jasne vymedzených zónach. Táto „geometria“ dokumentu zabezpečuje potrebnú rýchlosť vnímania jeho textu.
Podrobnosti sú povinné charakteristiky stanovené zákonom alebo predpismi pre určité typy dokumentov. Zloženie a usporiadanie podrobností o formách organizačných a administratívnych dokumentov musí byť v súlade s GOST R 6.30 - 2003.
Vytvorenie štandardu pre vzorový formulár, ktorý zase určuje požiadavky na formu úradného listu, je spôsobené potrebou zjednotiť proces jeho registrácie, čo umožňuje:
Organizovať centralizovanú výrobu hlavičkových papierov;
Znížte náklady na písanie;
Znížiť náklady na prácu pri písaní a formátovaní listov;
Uľahčiť vizuálne vyhľadávanie potrebných informácií;
Rozšíriť možnosti využitia výpočtovej a organizačnej techniky pri spracovaní listov.
Vzorový formulár je základom pre navrhovanie formulárov a šablón pre všetky typy manažérskej dokumentácie. Oblasť pridelená vzorovým formulárom pre umiestnenie každého detailu zodpovedá optimálnemu objemu tohto detailu v tlačených znakoch.
Formulár je súbor podrobností dokumentu. Podľa GOST R 6.30 - 2003 môžu dokumenty obsahovať až 30 podrobností, ale ani jeden dokument nie je vypracovaný s ich úplným súborom. Pre každý typ dokumentu je zloženie podrobností určené v závislosti od jeho účelu. Pre oficiálny list sa preto odporúčajú tieto podrobnosti:
1) znak alebo ochranná známka organizácie;
názov textu;
názov organizácie (úplný alebo skrátený);
referenčné informácie o organizácii;
dátum dokumentu;
priezvisko (alebo priezvisko, meno a priezvisko) a telefónne číslo účinkujúceho.
Iniciály pisára a počet kópií môžu byť uvedené, nie sú však súčasťou požadovaných údajov. Môžete uviesť nasledujúce podrobnosti: ID e-mailu (ak je to potrebné).
Úradný list je jediný dokument, ktorý nenesie názov svojho druhu. Všetky ostatné dokumenty majú názvy, napríklad „Objednávka“, „Zákon“, „Rozhodnutie“, „Memorandum“ atď.
Podľa GOST R 6.30-2003 obraz štátneho znaku Ruskej federácie umiestnené na hlavičkové papiere vládnych agentúr.
Názov organizácie - adresát dokumentu je uvedený v plnej a skrátenej forme, napríklad Všeruský výskumný ústav správy dokumentov a archívnictva - VNIIDAD.
Malo by sa pamätať na to, že názvy organizácií nemožno ľubovoľne skracovať. Skrátené názvy organizácií sa tvoria tromi spôsobmi:
Prvými písmenami slov zahrnutých v názvoch, napríklad Ministerstvo vnútra (Ministerstvo vnútra). Skratky sa píšu spolu a písmená v nich nie sú oddelené bodkami;
Podľa počiatočných slabík slov zahrnutých v názvoch, napríklad Uralmash (Ural Machine-Building Plant);
Zmiešaným spôsobom, keď sa zložité skrátené názvy tvoria čiastočne zo začiatočných písmen, čiastočne zo skrátených slov a v prvej časti sa píšu veľkými písmenami, v druhej malými písmenami, napríklad VNIIDormash. Také slová sa píšu spolu. Názvy inštitúcií sa skracujú iba vtedy, ak je skrátený názov uvedený v oficiálnom dokumente (napríklad zaznamenanom v stanovách organizácie).
TOreferenčné informácie o organizácii po prvé, poštové a telegrafné adresy. Postup a forma zaznamenávania informácií o poštových a telegrafných adresách organizácie musia byť v súlade s Poštovým poriadkom. Po druhé, referenčné údaje zahŕňajú telefónne čísla, faxové čísla a čísla bankových účtov. Musia byť uvedené aj na hlavičkovom papieri.
Povinné údaje listu sú dátum, ktorý je umiestnený v ľavom hornom rohu. Dátum listu je dátumom jeho podpisu. Slúži ako funkcia vyhľadávania a používa sa pri odkazovaní na list. Dátumy v liste musia byť naformátované digitálne. Prvky dátumu sú uvedené na jednom riadku arabskými číslicami v nasledujúcom poradí: deň, mesiac, rok. Napríklad dátum 25. október 2000 by sa mal zapísať ako: 25. 10. 2000. Ak je deň alebo mesiac označený jednou číslicou, potom sa pred neho umiestni nula. Napríklad dátum 12. január 2000 sa píše takto: 01/12/2000. Bodky sú umiestnené za dvoma číslicami označujúcimi deň a mesiac za štyrmi číslicami označujúcimi rok, neumiestňuje sa žiadna bodka (napríklad 02/20/2000).
Registračné číslo odchádzajúci doklad – číslo písmena a jeho symbol – sa zvyčajne skladá z niekoľkých častí. Najprv sa môže zapísať index štruktúrnej jednotky, index podľa nomenklatúry prípadov klasifikátora dopisovateľov, vykonávateľov a poslednou časťou bude poradové číslo odchádzajúceho listu, napríklad č.2/16. -2955 alebo 18/275.
Odkaz na registračné číslo a dátum došlého dokumentu obsahuje evidenčné číslo a dátum listu, na ktorý sa dáva odpoveď, a nachádza sa pod evidenčným číslom a dátumom odchádzajúceho dokumentu. Tento detail sa nachádza iba na hlavičkovom papieri. Porovnanie dátumov odosielania a prijímania listov dáva predstavu o stupni efektívnosti práce inštitúcie s korešpondenciou.
Za žiadnych okolností by sa tieto údaje nemali vkladať do tela samotného listu. Typ tohto detailu v liste by mal byť nasledovný: „Na č. 4520/144 zo dňa 17. mája 2000.“
Cieľ - meno a adresa príjemcu listu (názov a adresa organizácie, štrukturálna časť organizácie, firma alebo priezvisko a adresa osoby, ktorej sa list posiela) - uvedené v pravej hornej časti formulára listu . Toto je interná adresa listu. V adresátovi sa v nominatívnom prípade napíše názov prijímajúcej organizácie. Napríklad:
CJSC "Oxid"
Čiastočne sa to robí s ohľadom na strojové spracovanie. V záujme urýchlenia vyhotovenia listu, ak je známe priezvisko osoby, ktorá ho bude posudzovať, odporúča sa uviesť toto priezvisko. Pri odosielaní listu úradníkovi je v nominatívnom prípade uvedený názov organizácie a v prípade datívu pozícia a priezvisko. Napríklad:
Kemerovo OJSC "Granit"
K hlavnému špecialistovi
A.N. Smirnov
Ak je list adresovaný vedúcemu organizácie, názov organizácie musí byť súčasťou pracovnej pozície adresáta. Napríklad:
Novosibirskému rektorovi
štátna akadémia
ekonomika a manažment
Prednášal prof. Yu.V. Gusev
Interpunkčné znamienka v internej adrese môžu byť vynechané. Meno organizácie, meno a priezvisko osoby, ktorej je list adresovaný, treba napísať tak, ako sú uvedené v korešpondencii od tejto organizácie alebo v adresári.
Údaje „adresáta“ môžu zahŕňať poštovú adresu. Poštová adresa nie je opečiatkovaná na dokumentoch zasielaných vládnym organizáciám a bežným korešpondentom, v týchto prípadoch je vhodné použiť obálky s predtlačenými adresami.
Ak je list adresovaný úradníkovi, najprv uveďte pozíciu, potom priezvisko a iniciály a potom adresu organizácie. Napríklad:
Riaditeľ CJSC Kristall
G.N. Nekrasov
103030, Moskva,
Skatertný pruh, 22
Ak je list adresovaný súkromnej osobe, uveďte najprv PSČ a adresu a potom iniciály a priezvisko adresáta. Napríklad:
630102, Novosibirsk-102,
sv. Kirova, 76, apt. 12
P.I. Grigoriev
Ak má osoba, na ktorej meno je list napísaný, akademický titul (akademický titul), treba ho uviesť pred priezviskom:
akad. A.G. Ivanov
Prednášal prof. N.G. Kirsanov
Textová skratka "gr." (od slova „občan“) sa používa vtedy, keď sa osoba, ktorej je list určený, považuje za subjekt občianskoprávnych vzťahov. V korešpondencii s organizáciami a firmami v iných krajinách sú slová „pán“, „pán“ skrátené ako „pán“, „pán“.
Názov k textu by mal odrážať hlavný problém uvedený v liste a mal by byť krátky a výstižný, formulovaný v jednej vete. Hlavička je umiestnená pred telom listu. Obsah písmena je v ňom vyjadrený formou predložkového pádu s predložkou „o“ („asi“). Názov nie je zvýraznený úvodzovkami, píše sa s veľkým začiatočným písmenom a začína sa hneď od ľavého okraja listu. Napríklad:
O organizovaní odchádzajúceho obchodu
O dodávke uhlia podľa zmluvy č. 33-02/567
O kúpe tehelne
O pozvánke
Odporúča sa, aby názov nepresahoval dva riadky; ak sú dva riadky, použije sa odsek.
Titul by mal napísať priamy vykonávateľ, ktorý pozná obsah dokumentu lepšie ako ktokoľvek iný. Zamestnancovi, ktorý triedi poštu, by malo stačiť prečítať hlavičku, aby určil, do ktorej kategórie listov list patrí a kam ho má poslať, čo je dôležité najmä v prípadoch, keď adresa neuvádza konkrétnu osobu, ktorej je list určený. Navyše, rýchly pohľad na hlavičku môže zamestnancovi ušetriť od čítania celého e-mailu.
V názve sa neodporúča používať slová „týkajúce sa“ alebo „obavy“. Tiež by ste nemali písať „k veci“, keďže tento výraz je v právnej praxi akceptovaný. Celkom vhodné je napríklad v liste adresovanom policajnému útvaru:
K šéfovi
policajná stanica
Kirovský okres
Novosibirsk G.V
v prípade gr. Kruglová A.A.
Hlavné podrobnosti obchodného listu sú: text . Maximálna dĺžka štandardného riadku úradného listu je 64 tlačených znakov, čo je približne 17 cm Riadok zvyčajne obsahuje 60-62 znakov. Voľba tejto dĺžky riadku je vysvetlená najčastejšie používaným formátom A4, ako aj tým, že pri čítaní textu ho spravidla udržiavame vo vzdialenosti 30-35 cm od očí a uhla sektora najlepšej vnímavosti ľudského oka je 30 stupňov.
Označenie prítomnosti aplikácie sa vykonáva, ak sú k listu pripojené nejaké dokumenty. V ľavom dolnom rohu listu, hneď od poľa, sa umiestni slovo „Príloha“, potom sa názvy pripojených dokumentov umiestnia v číselnom poradí s uvedením počtu kópií a listov. Každý názov sa nachádza na samostatnom riadku. Pod slovom „Prihláška“ sa neuvádza žiadny záznam. Napríklad:
Príloha: Kópia zmluvy s firmou Keller, 3 strany. v 1 kópii.
Prítomnosť žiadosti, ktorej názov je uvedený v texte listu, možno uviesť v tejto forme:
Aplikácia: na 5 l. v 1 kópii.
Tento detail je možné pripraviť na hlavičkovom papieri. Vo zviazanej prihláške nie je uvedený počet listov. Napríklad:
Príloha: informačný materiál o medzinárodnej výstave „SIB-2000“ v 3 kópiách.
Samotné dokumenty zahrnuté v žiadosti musia mať všetky potrebné náležitosti: názov typu dokumentu, názov, dátum, podpis. Okrem toho je na žiadostiach v pravom hornom rohu značka označujúca spojenie aplikácie s hlavným dokumentom. Ak ide o samostatný dokument, zasiela sa so sprievodným listom.
Rekvizity « podpis » umiestnené naľavo od podtextu listu hneď z poľa. Podpis obsahuje pracovné zaradenie osoby podpisujúcej list, osobný podpis a jeho prepis. Keďže obchodné listy sa píšu na hlavičkovom papieri inštitúcie, názov inštitúcie sa v podpise neuvádza. Napríklad:
Vedúci učiteľ Podpis N.K. Sidorov
Dva podpisy sa umiestňujú, keď je potrebné potvrdiť platnosť prvého podpisu, ako aj v obzvlášť dôležitých dokumentoch, napríklad v listoch o finančných a úverových otázkach zasielaných finančným a bankovým inštitúciám. Takéto listy vždy podpisuje hlavný (hlavný) účtovník podniku.
Ak je list podpísaný viacerými úradníkmi, ich podpisy sú umiestnené jeden pod druhým v poradí zodpovedajúcom zastávanej pozícii:
Riaditeľ ústavu Podpis A.N. Marčenko
Hlavný účtovník Podpis Yu.P. Volkov
Ak je list podpísaný niekoľkými osobami na rovnakých pozíciách, ich podpisy sú umiestnené na rovnakej úrovni:
Riaditeľ OJSC Karelia Riaditeľ CJSC Korsar
Podpis I.V. Petrov Podpis G.A. Fomin
Všetky kópie listov, ktoré zostávajú v spisoch organizácií, musia obsahovať originálne podpisy funkcionárov. Ak úradník, ktorého podpis je pripravený na návrhu listu, nie je prítomný, list podpisuje osoba vykonávajúca svoje povinnosti alebo jeho zástupca. V tomto prípade musí byť uvedené skutočné postavenie osoby, ktorá list podpísala (napríklad „konajúci“, „zástupca“) a jej priezvisko. Nemôžete podpisovať písmená s predložkou „pre“ alebo lomkou pred názvom úlohy.
Podpísanie dokumentu je jedným zo spôsobov jeho overenia. Úradný list bez podpisu nemá právnu silu.
Poznámka o exekútorovi (autorovi listu) obsahuje priezvisko exekútora a telefónne číslo jeho kancelárie a je umiestnená na prednej strane listu.
Tu je vzor servisného listu s uhlovými detailmi:
Názov organizácie Adresát
Názov štruktúry
divízie (ak je to potrebné)
Referenčné údaje
o organizácii
___________№ ______
do č._______ od _____
Hlavička písmena (začína na „O“ alebo „Ob“)
Pozícia textu Podpis Iniciály, priezvisko
Priezvisko (alebo priezvisko, meno, priezvisko) interpreta, telefónne číslo
Iniciály pisára a počet kópií
ID e-mailu
Ako je formátovaný list?
Stalo sa nám veľmi zriedkavé, že dostávame papierové listy, o to menej tie ručne písané. Komunikácia s priateľmi sa čoraz viac obmedzuje na používanie sociálnych sietí a so zamestnávateľom, rôznymi úradmi a komisiami - na elektronickú korešpondenciu. Ručne písané listy však nie sú len spôsobom sprostredkovania informácií. Nesú v sebe odtlačok osobnosti človeka a vôňu cestovania.
Vzhľad
Ešte pred prečítaním listu urobí jeho dizajn na adresáta určitý dojem. Prirodzene, každý chce, aby to bolo pozitívne. 
Preto sa musíte naučiť niekoľko pravidiel, ako správne naformátovať list.
- V liste by nemali byť žiadne škvrny; snažte sa udržať čiary rovné.
- Neponáhľajte sa pri písaní, váš rukopis bude úhľadnejší.
- Venujte pozornosť poliam. Úzke aj príliš široké dodajú vášmu písaniu neudržiavaný vzhľad. Mimochodom, formátovanie je dôležité aj pre e-maily.
- Odstráňte zbytočné medzery, zarovnajte text na šírku a rozdeľte písmeno na logické odseky. Bude to teda vyzerať úplne inak.
Štruktúra úradného listu
Každý list sa skladá zo štyroch častí:
Štruktúra priateľského listu
S priateľstvom, láskou či rodinou je všetko o niečo jednoduchšie. Neexistujú tu jasné pravidlá, kontaktujte osobu tak, ako ste zvyknutí v bežnom živote. 
Takéto listy sú vypracované v akejkoľvek forme, to znamená, že si vyberiete, kam napísať odvolanie, dátum a podpis.
Farebný dizajn písmen
Existuje mnoho spôsobov, ako urobiť svoje písanie krásnym.
Všetky tipy sa dajú aplikovať aj na dizajn tlačeného textu, ak ho z nejakého dôvodu nechcete písať rukou.
Teraz viete, ako naformátovať list tak, aby vyzeral úhľadne, čitateľne a esteticky. Ak sa nemôžete stretnúť s osobou alebo jej chcete zanechať odkaz, napíšte listy. Trvá to viac času ako komunikácia na sociálnych sieťach, no vyvoláva aj viac emócií.
Úradné listy sú písané na špeciálnych formulároch, ktoré spĺňajú štandard. Pre takéto formy je stanovený súbor jednotlivých prvkov (detailov), ktoré musia byť usporiadané v určitom poradí.
Formou úradného listu je list papiera s trvalými prvkami reprodukovanými typografickým spôsobom. Dá sa povedať, že oficiálny list pozostáva z „rámca“ listu a hlavného textu a obsahuje okrem hlavného textu aj informácie o adresátovi: úplný a skrátený názov odosielajúcej organizácie, jej poštovú a telegrafickú adresu. , telefónne, faxové a ďalekopisné čísla, číslo tohto listu alebo telegramu, ktoré slúžili ako dôvod korešpondencie a mnohé ďalšie. Formy môžu byť buď s uhlovým alebo pozdĺžnym usporiadaním detailov.
Dizajn formy, ktorý zodpovedá zásadám technickej estetiky, pozitívne vplýva na vnímanie jej obsahu. Napríklad, vzhľadom na to, že pre ľudské oko je ľahšie opraviť hornú časť akéhokoľvek predmetu, pri zostavovaní dokumentov by mala byť ich horná časť nasýtenejšia a spodná časť „stabilnejšia“.
Normy pre vzorové formuláre stanovujú formáty a veľkosti polí dokumentov, ktoré sú súčasťou jednotného dokumentačného systému, ako aj požiadavky na zostavenie štruktúrnej siete vzorového formulára, súbor detailov a pravidlá ich umiestnenia. Dokumenty zahrnuté v jednotných dokumentačných systémoch pozostávajú z troch hlavných častí, ktoré sa nachádzajú v jasne vymedzených zónach. Táto „geometria“ dokumentu zabezpečuje potrebnú rýchlosť vnímania jeho textu.
Podrobnosti sú povinné charakteristiky stanovené zákonom alebo predpismi pre určité typy dokumentov. Zloženie a usporiadanie podrobností o formách organizačných a administratívnych dokumentov musí byť v súlade s GOST R 6.30-97.
Vytvorenie štandardu pre vzorový formulár, ktorý zase určuje požiadavky na formu úradného listu, je spôsobené potrebou zjednotiť proces jeho registrácie, čo umožňuje:
organizovať centralizovanú výrobu hlavičkových papierov;
znížiť náklady na písanie;
znížiť náklady na prácu pri písaní a formátovaní listov;
uľahčiť vizuálne vyhľadávanie potrebných informácií;
rozširovať možnosti využitia výpočtovej a organizačnej techniky pri spracovaní listov.
Vzorový formulár je základom pre navrhovanie formulárov a šablón pre všetky typy manažérskej dokumentácie. Oblasť pridelená vzorovým formulárom pre umiestnenie každého detailu zodpovedá optimálnemu objemu tohto detailu v tlačených znakoch.
Formulár je súbor podrobností dokumentu. Podľa GOST R 6.30-97 môžu dokumenty obsahovať až 29 podrobností. Žiadny dokument však nie je vypracovaný s ich úplným súborom. Pre každý typ dokumentu je zloženie podrobností určené v závislosti od jeho účelu. Pre oficiálny list sa preto odporúčajú tieto podrobnosti:
1) štátny znak Ruskej federácie;
2) organizačný kód podľa OKPO, ak je k dispozícii (pre domácu ruskú korešpondenciu);
3) názov organizácie (úplný alebo skrátený);
4) základné informácie o organizácii;
5) dátum dokumentu;
6) evidenčné číslo dokumentu;
8) adresát;
9) názov textu;
11) podpis;
12) priezvisko (alebo priezvisko, meno a priezvisko) a telefónne číslo účinkujúceho.
Možno uviesť iniciály pisára a počet kópií, nie sú však súčasťou požadovaných údajov. Môžete uviesť nasledujúce podrobnosti: ID e-mailu (ak je to potrebné).
Úradný list je jediný dokument, ktorý nenesie názov svojho druhu. Všetky ostatné dokumenty majú názvy, napríklad „Objednávka“, „Zákon“, „Rozhodnutie“, „Memorandum“ atď.
Podľa GOST R 6.30-97 je obraz štátneho znaku Ruskej federácie umiestnený na hlavičkových papieroch vládnych inštitúcií.
Názov organizácie - adresát dokumentu je uvedený v plnej a skrátenej forme, napríklad All-Russian Scientific Research Institute of Document Management and Archive Affairs - NIIDAD.
Malo by sa pamätať na to, že názvy organizácií nemožno ľubovoľne skracovať. Skrátené názvy organizácií sa tvoria tromi spôsobmi;
Prvými písmenami slov zahrnutých v názvoch, napríklad Ministerstvo vnútra (Ministerstvo vnútra). Skratky sa píšu spolu a písmená v nich nie sú oddelené bodkami;
Podľa začiatočných slabík slov zahrnutých v názvoch, napr.: Uralmash (Ural Machine-Building Plant);
Zmiešaným spôsobom, keď sa zložité skrátené názvy tvoria čiastočne zo začiatočných písmen, čiastočne zo skrátených slov a v prvej časti sa píšu veľkými písmenami, v druhej malými písmenami, napríklad VNIIDormash. Také slová sa píšu spolu. Názvy inštitúcií sa skrátia len vtedy, ak je skrátený názov uvedený v úradnom dokumente.
Referenčné údaje o organizácii zahŕňajú po prvé poštové a telegrafné adresy. Postup a forma zaznamenávania informácií o poštových a telegrafných adresách organizácie musia byť v súlade s Poštovým poriadkom. Po druhé, referenčné údaje zahŕňajú telefónne čísla, faxové čísla a čísla bankových účtov. Musia byť uvedené aj na hlavičkovom papieri.
Povinným údajom listu je dátum, ktorý je uvedený v ľavom hornom rohu. Dátum listu je dátumom jeho podpisu. Slúži ako funkcia vyhľadávania a používa sa pri odkazovaní na list. Dátumy v liste musia byť naformátované digitálne. Prvky dátumu sú uvedené na jednom riadku arabskými číslicami v nasledujúcom poradí: deň, mesiac, rok. Deň, mesiac a rok sa píšu tromi dvojcifernými číslami. Napríklad dátum 25. október 2000 by sa mal zapísať ako: 25. 10. 2000. Ak je deň alebo mesiac označený jednou číslicou, potom sa pred neho umiestni nula. Napríklad dátum 12. január 2000 sa píše takto: 01/12/2000. Bodky sú umiestnené za dvoma číslicami označujúcimi deň a mesiac za štyrmi číslicami označujúcimi rok, neumiestňuje sa žiadna bodka (napríklad 02/20/2000).
Evidenčné číslo odchádzajúceho dokumentu - číslo listu a jeho symbol - sa zvyčajne skladá z niekoľkých častí. Najprv sa môže zapísať index štruktúrnej jednotky, index podľa nomenklatúry prípadov klasifikátora dopisovateľov, vykonávateľov a poslednou časťou bude poradové číslo odchádzajúceho listu, napríklad č.2/16. -2955 alebo 18/275.
Odkaz na evidenčné číslo a dátum došlého dokumentu obsahuje evidenčné číslo a dátum listu, na ktorý sa dáva odpoveď, a nachádza sa pod evidenčným číslom a dátumom odchádzajúceho dokumentu. Tento detail sa nachádza iba na hlavičkovom papieri. Porovnanie dátumov odosielania a prijímania listov dáva predstavu o stupni efektívnosti práce inštitúcie s korešpondenciou.
Komu č. _____________ od _____________
Za žiadnych okolností by sa tieto údaje nemali vkladať do tela samotného listu. Typ tohto detailu v liste by mal byť nasledovný: „Na č. 4520/144 zo dňa 17. mája 2000.“
Adresát - meno a adresa príjemcu listu (názov a adresa organizácie, štrukturálna časť organizácie, firma alebo priezvisko a adresa osoby, ktorej sa list posiela) - je uvedené v pravej hornej časti listu. listový formulár. Toto je interná adresa listu. V adresátovi sa v nominatívnom prípade napíše názov prijímajúcej organizácie. Napríklad:
CJSC "Oxid"
Čiastočne sa to robí s ohľadom na strojové spracovanie. V záujme urýchlenia vyhotovenia listu, ak je známe priezvisko osoby, ktorá ho bude posudzovať, odporúča sa uviesť toto priezvisko. Podľa GOST R 6.30-97 sa pri odosielaní listu úradníkovi uvádza názov organizácie v nominatívnom prípade a pozícia a priezvisko v prípade datívu. Napríklad:
Kemerovo OJSC "Granit"
K hlavnému špecialistovi
A.N. Smirnov
Ak je list adresovaný vedúcemu organizácie, názov organizácie musí byť súčasťou pracovnej pozície adresáta. Napríklad:
Novosibirsk
štátna akadémia
ekonomika a manažment
Prednášal prof. Yu.V. Gusev
Interpunkčné znamienka v internej adrese môžu byť vynechané. Meno organizácie, meno a priezvisko osoby, ktorej je list adresovaný, by mali byť napísané tak, ako sú uvedené v korešpondencii pochádzajúcej od tejto organizácie alebo v adresári. Údaje „adresáta“ môžu zahŕňať poštovú adresu. Poštová adresa nie je opečiatkovaná na dokumentoch zasielaných vládnym organizáciám a bežným korešpondentom, v týchto prípadoch je vhodné použiť obálky s predtlačenými adresami.
Ak je list adresovaný úradníkovi, najprv uveďte pozíciu, potom priezvisko a iniciály a potom adresu organizácie. Napríklad:
Riaditeľ CJSC Kristall
G.N. Nekrasov
103030, Moskva,
Skatertný pruh, 22
Ak je list adresovaný súkromnej osobe, uveďte najprv PSČ a adresu a potom iniciály a priezvisko adresáta. Napríklad:
630102, Novosibirsk-102,
sv. Kirova, 76, apt. 12
P.I. Grigoriev
Ak má osoba, na ktorej meno je list napísaný, akademický titul (akademický titul), treba ho uviesť pred priezviskom:
akad. A.G. Ivanov
Prednášal prof. N.G. Kirsanov
Textová skratka "gr." (od slova „občan“) sa používa vtedy, keď sa osoba, ktorej je list určený, považuje za subjekt občianskoprávnych vzťahov. V korešpondencii s organizáciami a firmami z iných krajín sú slová „Pán“, „Pán“ vyjadrené skratkami „g.“, „Pán“.
Názov textu by mal odrážať hlavný problém uvedený v liste a mal by byť krátky a výstižný, formulovaný do jednej vety. Hlavička je umiestnená pred telom listu. Obsah písmena je v ňom vyjadrený formou predložkového pádu s predložkou „o“ („asi“). Názov nie je zvýraznený úvodzovkami, píše sa s veľkým začiatočným písmenom a začína sa hneď od ľavého okraja listu. Napríklad:
O organizácii odchádzajúceho obchodu
O dodávke uhlia podľa zmluvy č. 33-02/567
O kúpe tehelne
Odporúča sa, aby názov nepresahoval dva riadky; ak sú dva riadky, použije sa odsek.
Titul by mal napísať priamy vykonávateľ, ktorý pozná obsah dokumentu lepšie ako ktokoľvek iný. Zamestnancovi, ktorý triedi poštu, by malo stačiť prečítať hlavičku, aby určil, do ktorej kategórie listov list patrí a kam ho má poslať, čo je dôležité najmä v prípadoch, keď adresa neuvádza konkrétnu osobu, ktorej je list určený. Navyše, rýchly pohľad na hlavičku môže zamestnancovi ušetriť od čítania celého e-mailu.
V názve sa neodporúča používať slová „týkajúce sa“ alebo „obavy“. Tiež by ste nemali písať „k veci“, keďže tento výraz je v právnej praxi akceptovaný. Celkom vhodné je napríklad v liste adresovanom policajnému útvaru:
K šéfovi
policajná stanica
Kirovský okres
Novosibirsk
G.V. Sidorov
V prípade gr. Kruglová A.A.
Hlavnou náležitosťou obchodného listu je text. Maximálna dĺžka štandardného riadku úradného listu je 64 tlačených znakov, čo je približne 17 cm Riadok zvyčajne obsahuje 60-62 znakov. Voľba tejto dĺžky riadku je vysvetlená najčastejšie používaným formátom A4, ako aj tým, že pri čítaní textu ho spravidla udržiavame vo vzdialenosti 30-35 cm od očí a uhla sektora najlepšej vnímavosti ľudského oka je 30 stupňov.
Poznámka o prítomnosti prílohy sa urobí, ak sú k listu pripojené nejaké dokumenty. V ľavom dolnom rohu listu, hneď od poľa, sa umiestni slovo „Príloha“, potom sa názvy pripojených dokumentov umiestnia v číselnom poradí s uvedením počtu kópií a listov. Každý názov sa nachádza na samostatnom riadku. Pod slovom „Prihláška“ sa neuvádza žiadny záznam. Napríklad:
Prílohy: 1. Kópia zmluvy s firmou Keller, 3 listy. v 1 kópii.
Označenie prítomnosti žiadosti uvedenej v texte listu možno vykonať v tejto forme:
Aplikácia: dňa _ l. v _____ kópiách.
Tento detail je možné pripraviť na hlavičkovom papieri. Vo zviazanej prihláške nie je uvedený počet listov. Napríklad:
Príloha: informačný materiál o International
výstava "SIB 2000" v 3 exemplároch.
Samotné dokumenty zahrnuté v žiadostiach musia mať všetky potrebné náležitosti: názov druhu dokumentu, názov, dátum, podpis. Okrem toho je na žiadostiach v pravom hornom rohu značka označujúca spojenie aplikácie s hlavným dokumentom. Ak ide o samostatný dokument, zasiela sa so sprievodným listom.
Atribút „podpis“ je umiestnený vľavo pod textom listu, hneď od poľa. Podpis obsahuje pracovné zaradenie osoby podpisujúcej list, osobný podpis a jeho prepis. Keďže obchodné listy sa píšu na hlavičkovom papieri inštitúcie, názov inštitúcie sa v podpise neuvádza. Napríklad:
Riaditeľ školy Podpis N.K. Sidorov
Dva podpisy sa umiestňujú, keď je potrebné potvrdiť platnosť prvého podpisu, ako aj v obzvlášť dôležitých dokumentoch, napríklad v listoch o finančných a úverových otázkach zasielaných finančným a bankovým inštitúciám. Takéto listy vždy podpisuje hlavný (hlavný) účtovník podniku.
Ak je list podpísaný viacerými úradníkmi, ich podpisy sú umiestnené jeden pod druhým v poradí zodpovedajúcom zastávanej pozícii:
Riaditeľ inštitútu Podpis A.N. Marčenko
Podpis hlavného účtovníka Yu.P. Volkov
Ak je list podpísaný niekoľkými osobami na rovnakých pozíciách, ich podpisy sú umiestnené na rovnakej úrovni:
Riaditeľ OJSC Karelia Riaditeľ CJSC Korsar
Podpis I.V. Petrov Podpis G.A. Fomin
Všetky kópie listov, ktoré zostávajú v spisoch organizácií, musia obsahovať originálne podpisy funkcionárov.
Ak úradník, ktorého podpis je pripravený na návrhu listu, nie je prítomný, list podpisuje osoba vykonávajúca svoje povinnosti alebo jeho zástupca. V tomto prípade musí byť uvedené skutočné postavenie osoby, ktorá list podpísala (napríklad „konajúci“, „zástupca“) a jej priezvisko. Nemôžete podpisovať písmená s predložkou „pre“ alebo lomkou pred názvom úlohy.
Podpísanie dokumentu je jedným zo spôsobov jeho overenia. Úradný list bez podpisu nemá právnu silu.
Poznámka o exekútorovi (autorovi listu) obsahuje priezvisko exekútora a telefónne číslo jeho kancelárie a je umiestnená na prednej strane listu.
Formuláre obchodných listov
Listová forma je papierový formát s vopred reprodukovanými údajmi obsahujúcimi trvalé informácie o organizácii – autorovi dokumentu.
Používanie formulárov výrazne urýchľuje proces tvorby dokumentu (kvôli dostupnosti neustálych informácií), znižuje mzdové náklady na prípravu, zjednodušuje vnímanie informácií a zlepšuje kultúru manažérskej práce. Formulár robí informácie oficiálnymi.
Pri prijímaní dokumentu adresovaného organizácii sa hlavná pozornosť samozrejme venuje podstate informácií v ňom obsiahnutých, ale pozornosť sa nevyhnutne venuje aj vzhľadu dokumentu - kvalite papiera, použitiu farieb. , dizajn loga, štýl písma, zloženie hlavičkových nápisov. Na základe týchto znakov človek získa dojem o korešpondentovi, stupni jeho solídnosti a prestíže. Je potrebné usilovať sa o vytvorenie zapamätateľnej formy, ktorá môže zanechať priaznivý dojem o organizácii, odrážajúca nielen určité informácie o organizácii, ale aj jej štýl. Dokumenty na dobre navrhnutom hlavičkovom papieri sú neoddeliteľnou súčasťou imidžu organizácie, jej jedinečnej vizitky.
Požiadavky na formy organizačných a administratívnych dokumentov sú stanovené nasledujúcimi dokumentmi: 1) GOST R. 6.30-2003. „Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentu“; 2) Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené nariadením Rosarkhiva z 27. novembra 2000 č. 68.
Listový formulár môže v závislosti od základných dokumentov organizácie obsahovať:
štátny znak Ruskej federácie alebo štátny znak Ruskej federácie (len pre štátne podniky);
Znak organizácie alebo ochranná známka (servisná známka);
Kód organizácie;
Názov organizácie;
Referenčné informácie o organizácii;
dátum dokumentu;
Registračné číslo dokumentu;
Miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu (ak je to potrebné).
GOST R. 6.30-2003 zabezpečuje usporiadanie detailov formulára v dvoch verziách: pozdĺžne a uhlové.
V prvom prípade sú všetky detaily formulára umiestnené pozdĺžne a zarovnané buď na šírku alebo na stred.
Keď sú detaily umiestnené v rohu, zaberajú plochu 73 x 88 mm v ľavom rohu listu a sú zarovnané buď k ľavému okraju, alebo k stredu pridelenej plochy.
Na výrobu formulárov sa používa papier formátu A4 (210 x 297 mm) a A5 (210 x 148 mm). Použitie jedného alebo druhého formátu je určené objemom pripravovaného dokumentu. Menší formát je určený pre dokumenty, ktorých text je malý (do sedem riadkov); Pre takéto dokumenty je iracionálne používať formát A4.
Je povolené vyrábať formuláre tlačovou metódou, pomocou online tlačových nástrojov alebo výpočtovej techniky priamo pri výrobe konkrétneho dokumentu. Výnimkou je hlavičkový papier organizácií s vyobrazením štátneho znaku Ruskej federácie alebo erbov zakladajúcich subjektov Ruskej federácie. Tlač formulárov z počítača je pre malé organizácie veľmi ekonomická, ale nechráni pred falšovaním. Tlačené formuláre sú v tomto zmysle spoľahlivejšie. Na ochranu formulárov pred nečestným použitím si navyše niektoré organizácie objednávajú očíslované formuláre z tlačiarní a vedú si starostlivé záznamy o ich použití. Na rovnaký účel štátne a mestské inštitúcie používajú formuláre rôznych farieb pre rôzne typy dokumentov.
Na tlačivách sa používa iba prvá strana dokumentu; Ak má byť dokument odoslaný na viacero adries, potom sa na formulári vytvorí každá kópia dokumentu.
Príklad formulára služobného listu (pozdĺžne usporiadanie detailov)
Každý list dokumentu, či už na hlavičkovom papieri alebo bez neho, musí mať nasledujúce veľkosti okrajov (mm): ľavý - najmenej 20, pravý - najmenej 10, horný - najmenej 20, spodný - najmenej 20.
V mnohých organizáciách stanovili pokyny a pravidlá upravujúce prípravu dokumentov veľkosti polí väčších, ako požaduje norma. Tu sú príklady písmen na hlavičkovom papieri organizácie (obr. 2–4).
Ryža. 2
Ryža. 3
Ryža. 4
Z knihy 500 rád pre sekretárku autora Engovatová Oľga Anatoljevna1. Predstavenie a zoznámenie sa v procese obchodnej komunikácie V živote neustále vznikajú situácie, v ktorých je potrebné predstaviť jedného človeka druhému alebo iným. V obchodnej komunikácii, ktorá si vyžaduje nadviazanie kontaktov – osobný, korešpondenčný, telefonický – potreba o
Z knihy Business Psychology: Managing Emotions autora Autor neznámyNEPLATNOSŤ OBCHODNEJ KOMUNIKÁCIE Často sú podnikatelia v obchodných kontaktoch nespokojní so svojím konaním, ktoré nevedie k požadovaným výsledkom. Napríklad klient „prepadol“ alebo starostlivo pripravená zmluva kvôli nejakej maličkosti zostala nesplnená
Z knihy Obchodná korešpondencia: učebnica autora Kirsanová Mária Vladimirovna2. Pravidlá písania obchodného listu
Z knihy Kancelárska práca pre tajomníka autora Smirnová Elena PetrovnaŠtruktúra obchodného listu Dôležitou úlohou pri zostavovaní listu je jeho informačná nasýtenosť, t.j. zahrnutie primeraného množstva informácií. Písmená môžu byť jednostranové alebo viacstranové. Často môže jeden aspekt tvoriť celý obsah
Z knihy Účtovníctvo autora Bortnik Nikolaj NikolajevičInformatívnosť a presvedčivosť obchodného listu Text obchodného listu by mal byť stručný a obsahovať len základné informácie. Ďalšie informácie môžu byť uvedené v prílohe. Zároveň musí byť list presvedčivý bez ohľadu na to, komu je určený.
Z knihy Obchodná e-mailová korešpondencia. Päť pravidiel úspechu autora Vorotyncevová TamaraKapitola 4. Formuláre dokladov Formulár dokladu je štandardný list, na ktorom sú reprodukované trvalé detaily a priestor pre variabilné detaily. Pre formuláre dokladov existujú dva štandardné formáty – A4 (210x297) a A5 (148x210 mm). Formuláre dokumentov musia
Z knihy Zbavte svoj život odpadu! od Mellen Andrew3.3. Prísne formuláre hlásenia: žiadosť a vyhotovenie V súlade s vyhláškou Rady ministrov - vlády Ruskej federácie z 30. júla 1993 č. a
Z knihy Ekonomická teória: Učebnica autora Machoviková Galina AfanasjevnaBusiness Image Ukazovateľ č. 3. Osobné odvolanie Obchodný list, ktorý začína osobným odvolaním a pozdravom, odráža individuálne zameranie listu, preukazuje vašu pozornosť a rešpekt voči osobnosti klienta/obchodného partnera Porovnaj
Z knihy Podnikateľský plán 100 %. Efektívna obchodná stratégia a taktika od Rhondy AbramsovejUkazovateľ imidžu firmy č. 5. Pozitívny záver listu Záverečné frázy sú to posledné, čo zostáva v pozornosti adresáta pri čítaní vášho listu. Posilnite v nich emocionálne pozitívnu atmosféru obchodnej komunikácie. Vytvorte príjemcovi dobrú náladu
Z knihy Individuálny podnikateľ [Registrácia, účtovníctvo a výkazníctvo, zdaňovanie] autora Aniščenko Alexander VladimirovičZ obchodnej kancelárie do domu Čím viac ľudí pracuje z domu, tým dôležitejšie je, aby bol prechod z obchodnej kancelárie do domácej kancelárie čo najbezbolestnejší. Koniec koncov, aj keď pracujete doma, chcete vykonávať svoje povinnosti profesionálne Ak ste predtým mali personál, vy
Z knihy Prax riadenia ľudských zdrojov autora Armstrong Michael Z knihy Časová pasca. Klasický sprievodca time managementom od Pata NickersonaElektronické finančné formuláre Aby bol tento proces ešte jednoduchší, môžete si zakúpiť excelový balík finančných formulárov ako doplnok k tejto knihe. Takéto elektronické formuláre automaticky vykonávajú všetky výpočty, generujú diagramy a umožňujú
Z knihy MBA za 10 dní. Najdôležitejšie programy od popredných svetových obchodných škôl autora Silbiger ŠtefanPrísne ohlasovacie formuláre Po prvé, podnikatelia v súlade s postupom stanoveným vládou Ruskej federácie môžu (ale nie sú povinní) v prípade poskytovania služieb verejnosti prijímať hotovosť alebo vykonávať platby platobnými kartami bez použitia registračnej pokladnice. pri
Z knihy autoraÚLOHA OBCHODNÉHO PARTNERA Aby sa zabezpečil úspech podniku a podieľali sa na riadení podniku, zamestnanci HR zdieľajú zodpovednosť ako obchodní partneri so svojimi kolegami z priameho manažmentu. Musia mať na to schopnosť
Z knihy autoraPripojenie červených zón k času obchodnej komunikácie Z jednoduchej tabuľky vyššie s červenými zónami ste si mohli všimnúť, že manažér sa snažil vyhradiť primerané množstvo času svojim trom hlavným úlohám. Ale to si videl aj u neho
Z knihy autoraJednominútový kurz obchodného písania 1. Jasne uveďte svoj prípad a začnite čo najskôr po úvodnej vete. Nestrácajte čas čitateľa. Zakaždým musíte mať jasný dôvod, prečo to vôbec píšete.2. Nechajte to osobné, priateľské a
Načítava sa...
