Учет рабочего времени - очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.
Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.
Для чего он нужен
Табель учета рабочего времени - это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.
На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.
Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.
Варианты форм
Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.
Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.
Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13. Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов). Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.
Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.
Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.
Как правильно заполнить
Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:
- таблица существует в единственном экземпляре;
- заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
- запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.
При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.
Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация - ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима - опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.
Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12
В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – , структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.
В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной - РВ, а ежегодный отпуск - ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.
Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.
Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.
Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».
Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.
Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.
В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику - сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.
Особенности ведения табеля в бюджетных организациях
Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».
Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:
- ведется в единственном экземпляре;
- открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
- используется без изменений типовой формы.
Принято также два порядка регистрации - сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.
В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид. Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0». С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.
Первые четыре графы заполняются сразу - это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения. В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.
Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.
Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:
| Наименование показателя | Код |
| Выходные и нерабочие праздничные дни | В |
| Работа в ночное время | Н |
| Выполнение государственных обязанностей | Г |
| Очередные и дополнительные отпуска | О |
| Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам | Б |
| Отпуск по уходу за ребенком | ОР |
| Часы сверхурочной работы | С |
| Прогулы | П |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН |
| Неявки с разрешения администрации | А |
| Выходные по учебе | ВУ |
| Учебный дополнительный отпуск | ОУ |
| Замещение в 1 — 3 классах | ЗН |
| Замещение в группах продленного дня | ЗП |
| Замещение в 4 — 11 классах | ЗС |
| Работа в выходные и нерабочие праздничные дни | РП |
| Фактически отработанные часы | Ф |
| Служебные командировки | К |
Как обозначается отпуск
Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.
Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.
По графику
На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.
За свой счет
Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно - отпуск без сохранения заработной платы.
Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску - свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».
Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.
Учебный
Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.
Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.
По беременности и родам
Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.
По уходу за ребенком
А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».
Работа с документами - это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.
Видео — составление табеля рабочего времени и начисление заработной платы в 1С:
Заполнить и распечатать Табель учета рабочего времени в программе LS · Табель и графики
Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени " применяется для учета рабочего времени.
Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
- в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В форме N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных.
При составлении табеля по форме N Т-13:
- при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
- при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
·····Табель учета рабочего времени представляет собой документ, в котором отмечается наличие или отсутствие работника на рабочем месте, и по данным которого сотруднику начисляют зарплату
Бланк табеля учёта использования рабочего времени. Форма Т-12
Посмотреть пустой бланк табеля учета рабочего времени формы Т-12: стр. 1 , стр.2 , стр. 3 , стр. 4
Бланк и образец табеля учёта использования рабочего времени. Форма Т-13
Бланк
Образец
Посмотреть пустой бланк табеля учета рабочего времени формы Т-13: стр. 1 , стр.2
Существует две унифицированные формы учета рабочего времени:
- Т-12 - состоит из двух разделов - применяется для учета использования рабочего времени и для расчета оплаты труда; оба раздела обычно используется в небольших организациях, где бухгалтер совмещает обязанности кадровика и нормировщика.
- Т-13 - применяется только для учёта рабочего времени.
Учёт рабочего времени можно вести или по первой части бланка Т-12 или с помощью бланка Т-13. После заполнения бланк сдаётся в бухгалтерию.
Правила составления табеля учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
Бланки форм заполняются ежедневно, в одном экземпляре, ответственным за это лицом. В конце месяца подводится общий итог.
Сначала заполняется «шапка» документа:
- название организации, её код по ОКПО,
- наименование структурного подразделения, в котором числится работник,
- номер и дата составления (окончательного заполнения документа),
- отчетный период, за который подаются сведения.
- порядковый номер записи;
- ФИО и должность сотрудника, его табельный номер, если присваивается;
- отметки о наличии/отсутствии на рабочем месте каждый день месяца (в верхней ячейке ставится буквенный код - их перечень есть в начале бланка Т-12, в нижней - количество отработанных часов в этот день); отмечаются выходные и праздничные дни (В), больничные (Б), командировки (К) и прочие.
- общее количество отработанных за две недели и за месяц дней/часов; в том числе сверхурочных, ночных, праздничных - указываются в форме Т-12;
- коды вида оплаты, номер корреспондирующего счета бухгалтерского учета, сколько часов/дней соответствует этому коду;
- количество неявок на работу (часы/дни), код причины неявки.
Второй раздел формы Т-12 подробно заполняет бухгалтер.
Бланк учёта рабочего времени подписывают ответственное лицо, начальник структурного подразделения, по которому заполнялся документ, и сотрудник кадровой службы.
Основные коды вида оплаты:
2000 (заработная плата, командировочные и другие служебные),
2012 (отпускные),
2300 (пособие по временной нетрудоспособности).
Корреспондирующие счета бухгалтерского учёта:
20 (оплата труда работникам основного производства),
23 (оплата труда работникам вспомогательных производств),
26 (оплата труда управленческому персоналу),
44 (оплата труда работникам, занятым в торговой деятельности или в операциях по продаже готовой продукции).
Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.
Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).
Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.
Заполняем вводные данные функциями Excel
Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.
Скачать табель учета рабочего времени:
В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.
Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.
В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.
Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.
Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.
Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;""). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.
Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.
Автоматизация табеля с помощью формул
Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.
Для примера возьмем такие варианты:
- В – выходной;
- Я – явка (рабочий день);
- ОТ – отпуск;
- К – командировка;
- Б – больничный.
Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;"Я";"В"). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:
Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» - «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24="В";"";8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:
Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:
Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.
Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» - простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы.
Учет продолжительности смены и количества рабочих дней в неделе или месяце – обязанность работодателей, использующих наёмный труд. Для этих целей используют табель учета отработанного времени, который заполняют как вручную, так и автоматически через контрольно-пропускную систему турникетов. Графы этого документа утверждены подзаконными актами в сфере трудового права и содержат все необходимые сведения о сотрудниках и их рабочем времени. Типовая форма зависит от способа заполнения табеля: если вручную, то Т12, если автоматически, то Т13.
Табель учета отработанного времени содержит достоверную информацию как о количестве отработанных сотрудником дней, так и о продолжительности его рабочей смены в пределах одного дня. Все переработки, недоработки, выходы в выходные и праздничные дни отражаются здесь же. Он становится основным документом при начислении заработной платы и сдаче отчётов контролирующим организациям. Этим и объясняется необходимость ведения табеля учета отработанного времени в точном соответствии с правилами, установленными для этого типа документов.
Нюансы заполнения табеля при посменной работе
При стандартной организации рабочего процесса – с понедельника по пятницу с восьми до пяти – особых проблем с заполнением граф и ячеек табеля не возникает. Другое дело – сменный режим работы, при котором следует понимать, что любое изменение в составе смен и их продолжительности обязательно должно быть отражено в табеле учета. При этом переработка не может быть компенсирована отгулом в другой день или более короткой следующей сменой. Если происходит нарушение графика сменности, то ориентируются на общее количество часов, которое должно быть отработано сотрудником в календарном месяце согласно установленным нормам.
Ведение табеля учета отработанного времени
Табель учета рабочего времени составляется на месяц в единственном экземпляре, который визируется руководителем подразделения, инспектором отдела кадров и сотрудником бухгалтерии, ответственным за начисление заработной платы. Срок сдачи его для обсчёта определяется внутренним приказом по организации и может быть разным для разных компаний.
Ежегодно на правительственном уровне принимается Постановление об общей продолжительности отработанных часов в год с указанием выходных и праздничных дней. С учётом этого документа на предприятии разрабатывают графики сменности и заполняют табель в течение всего 2019 года. Отсутствие табеля учета рабочего времени, равно как и его некорректное заполнение приравниваются к нарушениям порядка начисления оплаты труда, влекут за собой неверное формирование итоговых сумм по налогам и сборам, подлежащим оплате в бюджет и внебюджетные фонды. Грамотно организованный табельный учет отработанного времени поможет избежать пристального внимания со стороны контролирующих организаций, которые уполномочены выписывать многозначные суммы штрафов.
Загрузка...
