มีความเชื่อผิดๆ การเหมารวม และอคติเกี่ยวกับคำว่า "ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ" ค่อนข้างมาก ตัวอย่างเช่น ระบบอัตโนมัตินั้นจำเป็นสำหรับบริษัทขนาดใหญ่โดยเฉพาะ ในขณะที่องค์กรขนาดเล็กสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้ระบบอัตโนมัติ หรือระบบอัตโนมัตินั้นมีราคาแพงมากและยังห่างไกลจากความแน่นอนที่ต้นทุนจะหมดไป สำหรับบทความนี้ เราได้รวบรวมคำถามที่ผู้ประกอบการมักถามเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติและเตรียมคำตอบที่ชัดเจนไว้
ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ - มันคืออะไร?ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจคือการเปลี่ยนแปลงของบริษัทจากการดำเนินการด้วยตนเองที่ใช้แรงงานเข้มข้นไปสู่การใช้งานสมัยใหม่ เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน ระบบอัตโนมัติยังหมายถึงการนำไปปฏิบัติด้วย เทคโนโลยีที่ทันสมัยโดยที่เมื่อก่อนไม่ได้ใช้เลย
ในธุรกิจขนาดเล็ก โดยปกติจะใช้ระบบอัตโนมัติในสองกรณี:
- ในกระบวนการทางธุรกิจขั้นพื้นฐาน - สิ่งนี้อาจเป็นระบบการขายอัตโนมัติหรือการโต้ตอบกับลูกค้าอัตโนมัติ (หรือที่เรียกว่า การนำ CRM ไปใช้);
- ในกระบวนการสนับสนุนที่ไม่ส่งผลโดยตรงต่อการเพิ่มรายได้ แต่เป็นข้อบังคับสำหรับธุรกิจ เช่น การบัญชีและการรายงาน
ระบบอัตโนมัติคืออะไร และทำงานอย่างไร?
ระบบอัตโนมัติเป็นโปรแกรมและบริการที่ใช้ในการเปลี่ยนจากการใช้แรงงานคนไปเป็นเทคโนโลยีสารสนเทศ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ทั้งระบบ ERP ที่ซับซ้อนและบริการคลาวด์สำหรับร้านค้าออนไลน์เป็นระบบอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติใดๆ ประกอบด้วยองค์ประกอบหลักสองประการ: การรวบรวม (ป้อน) ข้อมูล และการให้ข้อมูลที่รวบรวมและประมวลผลในรูปแบบ ปริมาณ และรูปแบบที่ผู้จัดการหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางต้องการ
เช่น หากคุณกรอกข้อมูลลงในระบบเกี่ยวกับการติดต่อด้วย ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจากนั้นระบุว่าการเจรจากับแต่ละฝ่ายอยู่ในขั้นตอนใด ป้อนข้อมูลอย่างระมัดระวังเกี่ยวกับผลการเจรจาและธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ - จากนั้นในระบบอัตโนมัติที่ดีสำหรับการจัดการการขายคุณจะได้รับ "ช่องทางการขาย" ทันทีและด้วยการสะสม ของสถิติบางอย่าง - การคาดการณ์ยอดขายขึ้นอยู่กับว่าผู้จัดการของคุณทำงานหนักแค่ไหนในวันนี้
ยิ่งและ ธุรกิจมีความซับซ้อนมากขึ้นยิ่งจำเป็นต้องมีข้อมูลเบื้องต้นมากขึ้นและรายงานขั้นสุดท้ายก็ควรมีความหลากหลายและมีรายละเอียดมากขึ้น
ระบบอัตโนมัติทำงานคล้ายกันกับกระบวนการอื่นๆ ผู้จัดการสามารถรับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของกิจการในบริษัทได้ทันที: มีเงินอยู่ในบัญชีเท่าไหร่, คุณเป็นหนี้อยู่เท่าไรและเป็นหนี้คุณเท่าไร, โครงสร้างต้นทุนและความสามารถในการทำกำไรของโครงการคืออะไร, “เย็นแค่ไหน” ” มีการโทรจากพนักงาน อะไรคือประสิทธิผลที่แท้จริงของผู้จัดการแต่ละคน เป็นต้น
เหตุใดจึงจำเป็นต้องมีระบบอัตโนมัติ มันให้อะไรกับบริษัท?
กล่าวโดยสรุป ระบบอัตโนมัติที่ดำเนินการอย่างเหมาะสมช่วยให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้:
- สนับสนุนกิจกรรมการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ - จัดระเบียบบัญชีและการควบคุม
- เตรียมเอกสารสำหรับลูกค้า ผู้รับเหมา และหุ้นส่วนอย่างรวดเร็วและถูกต้อง ตั้งแต่ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ไปจนถึงรายงานการกระทบยอด
- รับรายงานสถานการณ์จริงในบริษัททันที
- ปรับต้นทุนบุคลากรให้เหมาะสม ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เวลางานและความสามารถของพนักงาน แบ่งเบาภาระงานประจำ
- ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจในบริษัท
- ย่อเล็กสุด อิทธิพลเชิงลบในธุรกิจ “ปัจจัยมนุษย์”;
- จัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย - พนักงานแต่ละคนทำงานเฉพาะกับข้อมูลที่เขาได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเท่านั้น
- ปรับปรุงความเร็วและคุณภาพของการบริการลูกค้า
กระบวนการทางธุรกิจใดที่สามารถและควรเป็นแบบอัตโนมัติ?
โดยปกติแล้ว ระบบอัตโนมัติจะเริ่มต้นด้วยการดำเนินงานประจำจำนวนมากและต้องใช้แรงงานเข้มข้น โดยมีกระบวนการที่มีผลกระทบต่อรายได้และกำไรของบริษัทมากที่สุด หรือในส่วนที่มีปัญหามากที่สุด
ประการแรก คุณสามารถทำให้งานที่ใช้แรงงานเข้มข้นมากหรือเป็นไปไม่ได้ดำเนินการด้วยตนเองได้โดยอัตโนมัติ - โปรดคำนึงถึงด้วย มูลค่าการซื้อขายปลีก,วิเคราะห์ความเคลื่อนไหวของสินค้า,วางแผน กระแสเงินสด, วางแผนและคำนึงถึงชั่วโมงการทำงาน, คำนวณต้นทุน ฯลฯ
ประการที่สอง คุณสามารถทำให้การทำงานของพนักงานที่ปฏิบัติงานตามปกติตามมาตรฐานได้โดยอัตโนมัติ (นักการตลาดทางโทรศัพท์ เจ้าหน้าที่โลจิสติกส์ ผู้จัดการฝ่ายขาย ฯลฯ) หรือลบออกทั้งหมดเลย ผลงานบางอย่างจากพนักงาน (เช่น ตั้งค่าการซิงโครไนซ์ข้อมูลอัตโนมัติเกี่ยวกับความพร้อมของสินค้าในคลังสินค้าและบนจอแสดงผลร้านค้าออนไลน์)
ประการที่สาม คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อ "จัดระเบียบบ้าน" - ควบคุมบัญชีลูกหนี้ สินค้าคงคลังในคลังสินค้า การจ้างงานพนักงาน การปฏิบัติตามมาตรฐานสำหรับการโทรและการประชุมกับลูกค้า ฯลฯ
ไม่จำเป็นต้องทำให้กระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดเป็นอัตโนมัติในคราวเดียว คุณสามารถค่อยๆ ขยายขอบเขตของระบบอัตโนมัติในบริษัทของคุณได้ตามต้องการ และสร้างระบบการจัดการแบบครบวงจรอย่างต่อเนื่อง
สิ่งสำคัญคือการจดจำเป้าหมายที่เริ่มต้นระบบอัตโนมัติ ระบบอัตโนมัติเพื่อประโยชน์ของระบบอัตโนมัติเป็นการเสียเวลาและทรัพยากร
วิธีเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์สำหรับระบบอัตโนมัติ
เมื่อเลือกระบบอัตโนมัติ สามารถทำได้สองวิธี: 1. ใช้ผลิตภัณฑ์มาตรฐาน (บรรจุกล่อง) 2. พัฒนาและใช้งานโซลูชันซอฟต์แวร์ที่กำหนดเอง
โซลูชันมาตรฐานนั้นง่ายต่อการนำไปใช้และมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่า แต่คุณต้องจำไว้ว่าไม่ใช่ทุกผลิตภัณฑ์มาตรฐานที่สามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ - ในหลายโปรแกรม ตัวเลือกการปรับแต่งจะถูกจำกัดอย่างมากหรือแยกออกโดยสิ้นเชิง อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับบริการคลาวด์
การเลือกโปรแกรมเฉพาะถือเป็นเรื่องที่ต้องรับผิดชอบ โดยจะต้องพิจารณาข้อมูลจำนวนมากพอสมควร มีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์มากมายในท้องตลาด ซึ่งแต่ละผลิตภัณฑ์มีคุณสมบัติและข้อดีของตัวเอง คุณควรได้รับคำตอบสำหรับคำถามสำคัญต่อไปนี้:
- งานและกระบวนการเฉพาะใดที่ได้รับการวางแผนให้เป็นอัตโนมัติ
- ฟังก์ชั่นของระบบสอดคล้องกับงานที่จะต้องแก้ไขด้วยความช่วยเหลือหรือไม่
- เป็นไปได้หรือไม่ที่จะปรับแต่งระบบให้เหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจของคุณ
- เป็นไปได้ไหมที่กระบวนการทางธุรกิจหรือเงื่อนไขทางธุรกิจจะเปลี่ยนระบบอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องหยุดการทำงาน
- ระบบมีความเรียบง่ายและใช้งานง่ายเพียงใด
- เป็นไปได้หรือไม่ที่จะรวมระบบเข้ากับแอพพลิเคชั่นหรือบริการอื่น ๆ
- ระบบรองรับแท็บเล็ตและสมาร์ทโฟนหรือไม่?
- ใครจะนำไปใช้และอย่างไร การสนับสนุนทางเทคนิค;
- การใช้งานและการสนับสนุนมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?
ระบบอัตโนมัติราคาเท่าไหร่?
นี่เป็นคำถามเชิงวาทศิลป์และไม่มีคำตอบที่ชัดเจน ค่าซ่อมเท่าไหร่คะ? สามารถทำได้ด้วยเงิน 100,000 รูเบิลหรือสามารถทำได้เป็นล้านทุกอย่างขึ้นอยู่กับพื้นที่ห้องงานคุณภาพของวัสดุ ฯลฯ ค่าใช้จ่ายของโซลูชันซอฟต์แวร์เฉพาะนั้นยังขึ้นอยู่กับตัวแปรหลายตัวด้วย: งานใดบ้างที่จะแก้ไขได้โดยใช้ระบบ ไม่ว่าจะเป็นผลิตภัณฑ์มาตรฐานหรือแบบกำหนดเอง ทรัพยากรใดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ จำนวนเวิร์กสเตชันที่จะเชื่อมต่อกับ ระบบ ฯลฯ
ต้นทุนของระบบอัตโนมัติประกอบด้วยองค์ประกอบหลายประการ:
- ต้นทุนของระบบเอง (ต้นทุนกล่องหรือค่าเช่า - ในกรณีที่ใช้แอปพลิเคชัน "คลาวด์")
- ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบและฝึกอบรมบุคลากร
- ค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนอย่างสม่ำเสมอ
วิธีการนำระบบอัตโนมัติไปใช้และวิธีการเลือกบริษัทผู้รับเหมา
การนำไปปฏิบัติคือกระบวนการปรับแต่งซอฟต์แวร์ให้เหมาะกับธุรกิจ และอีกส่วนหนึ่งคือธุรกิจให้เข้ากับซอฟต์แวร์
สำหรับงานหรือกระบวนการง่ายๆ “การนำไปปฏิบัติ” จะประกอบด้วยการติดตั้งซอฟต์แวร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ (หรือการลงทะเบียนกับบริการคลาวด์) และการป้อนข้อมูลเริ่มต้น หลังจากนี้ทันที คุณสามารถเริ่มออกเอกสาร กรอกฐานข้อมูลลูกค้า หรือออกงานได้
สำหรับงานที่ซับซ้อนมากขึ้น (เช่น การคำนวณความสามารถในการทำกำไรตามแผนของคำสั่งซื้อ ณ เวลาที่สรุปธุรกรรม - เพื่อไม่ให้ขาดทุน) อาจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนระบบให้เหมาะสมกับเงื่อนไขและแนวทางปฏิบัติที่พัฒนาขึ้นมา บริษัท. ระบบที่เหมาะสมมักจะสนับสนุนกระบวนการมาตรฐานบางอย่างสำหรับงานดังกล่าว แต่ในทางปฏิบัติ แต่ละบริษัทก็มีวิธีการของตัวเอง มันเป็นความเฉพาะเจาะจงที่จะต้องสะท้อนให้เห็นในกระบวนการนำไปใช้
คุณสามารถดำเนินการด้วยตนเองหรือเชิญผู้เชี่ยวชาญ แต่คุณไม่ควรหวังว่าผู้รับเหมาจะทำทุกอย่างในวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยที่คุณไม่มีส่วนร่วม พนักงานคนสำคัญและฝ่ายบริหารของบริษัทจะต้องมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในเกือบทุกขั้นตอน ยิ่งคุณดำดิ่งลงไปในกระบวนการนำไปปฏิบัติมากเท่าไร ความสำเร็จของโครงการก็จะขึ้นอยู่กับ
คุณต้องเลือกพันธมิตรการดำเนินงานในลักษณะเดียวกับการเลือกทีมเพื่อปรับปรุงอพาร์ตเมนต์ ติดตามตลาดและระบุบริษัทที่มีความสามารถเพียงพอที่จะแก้ไขปัญหาของคุณ และมีเงื่อนไขที่เหมาะสมที่สุดในแง่ของอัตราส่วนราคา/คุณภาพ เป็นที่พึงปรารถนาอย่างยิ่งที่พันธมิตรที่มีศักยภาพของคุณมีใบรับรองการปฏิบัติตามระบบการจัดการคุณภาพที่มีมาตรฐานสากลไอเอสโอ 9001:2008. จัดการประชุมกับผู้เชี่ยวชาญจากบริษัทที่อยู่ในรายชื่อนี้ (รวมถึงการพูดคุยกับพนักงานที่จะร่วมโครงการของคุณ) สำรวจผลงานโดยติดต่อ เอาใจใส่เป็นพิเศษผู้รับเหมามีประสบการณ์ในการใช้ระบบอัตโนมัติในบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญและสาขากิจกรรมตรงกับคุณหรือไม่ ขอแนะนำให้สื่อสารกับเจ้าหน้าที่ระดับสูงของ บริษัท เหล่านี้และค้นหาความคิดเห็นของพวกเขาเกี่ยวกับพันธมิตรที่มีศักยภาพของคุณ - ไม่ว่าการดำเนินการจะประสบความสำเร็จหรือไม่ว่าพวกเขาพอใจกับผลงานหรือไม่ไม่ว่าจะมีการจัดการบริการการรับประกันอย่างดีหรือไม่ก็ตาม ที่ได้พบเจอ เป็นต้น
นอกจากนี้เมื่อเลือกผู้รับเหมาก็ควรใช้หลักการของสัดส่วน: หากคุณมีบริษัทขนาดเล็กก็แนะนำให้ทำธุรกิจกับ บริษัทขนาดเล็ก– การอนุมัติทั้งหมดจะเกิดขึ้นเร็วขึ้นตาม ปัญหาความขัดแย้งการบรรลุข้อตกลงกับพันธมิตรที่เท่าเทียมกันง่ายกว่า ฯลฯ
การนำระบบอัตโนมัติมาใช้จะมีความเสี่ยงอะไรบ้าง?
แน่นอนว่าเมื่อใช้ระบบอัตโนมัติ มีความเสี่ยงบางประการ ตั้งแต่กำหนดเวลาที่พลาดและเกินงบประมาณ ไปจนถึงการต่อต้านของพนักงานและความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจแต่ละอย่างเพื่อให้เป็นไปตามความต้องการของระบบ แต่ปัญหาส่วนใหญ่สามารถหลีกเลี่ยงได้หากคุณระบุงานที่ต้องใช้ระบบอัตโนมัติ ดำเนินการตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่มีอยู่อย่างถูกต้อง และพิจารณาเลือกพันธมิตรการใช้งานอย่างรอบคอบ เงื่อนไขที่สำคัญสำหรับการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จก็คือการมีส่วนร่วมส่วนบุคคลของบุคคลชั้นนำ/เจ้าของธุรกิจของบริษัท ในกรณีนี้ ความเสี่ยงในการ "ทำผิด" จะลดลงอย่างมาก
สำหรับการต่อต้านของพนักงานนั้น เป็นสิ่งสำคัญมากในอีกด้านหนึ่งที่จะต้องทำงานคุณภาพสูงเพื่ออธิบายประโยชน์และข้อดีของระบบอัตโนมัติสำหรับบริษัทและพนักงานทุกคน และในทางกลับกัน เพื่อสร้างในหมู่พนักงานทุกคนรวมถึง ผู้บริหารระดับสูงความรู้สึกที่แข็งแกร่งถึงการเปลี่ยนแปลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ หากมีกรณีเกิดความล้มเหลวในบางกระบวนการจำเป็นต้องทำความเข้าใจและขจัดอุปสรรคอย่างรวดเร็ว เครื่องมือการใช้งานที่ดีคือการให้รางวัลพนักงานสำหรับการมีส่วนร่วมในโครงการและความสำเร็จครั้งสำคัญ ซึ่งจะช่วยให้บรรลุความภักดีของสมาชิกในทีมคนอื่นๆ
ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจหมายถึงการถ่ายโอนฟังก์ชันบุคลากร ระบบอัตโนมัติซึ่งเป็นไปได้ด้วยการเติบโตอย่างเหลือเชื่อของเทคโนโลยี
หากก่อนหน้านี้มันเพียงพอที่จะผลิตผลิตภัณฑ์ได้ ตอนนี้ก็ให้น้ำหนักมากขึ้นกับประสิทธิภาพการผลิต ผลิตภาพแรงงาน ความมั่นคงและความแม่นยำ รวมถึงการลดทรัพยากรสำหรับการดำเนินงานขององค์กร
เริ่มจากตัวอย่างกันก่อน
ก่อนที่จะไปยังส่วนหลักของบทความนี้ ฉันขอแนะนำให้คุณทำความคุ้นเคยกับตัวอย่างจากการค้าส่ง ข้อมูลเหล่านี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าเหตุใดจึงจำเป็นต้องมีระบบอัตโนมัติ คืออะไร และทำงานอย่างไร
ตัวอย่างที่ 1: การขาย
มาจำอดีตกันก่อน: ก่อนหน้านี้เพื่อสรุปข้อตกลงการจัดหา คุณมาหาลูกค้า จดบันทึก และจดหมายเลขของเขาลงในไดอารี่อย่างดีที่สุด หลังจากนั้นเราก็กลับออฟฟิศเพื่อเตรียมตัว
เฉพาะระหว่างทางไปสำนักงานเท่านั้นที่คุณถูกโจมตีโดยลูกค้ารายอื่นด้วยคำถามของพวกเขา และเมื่อมาถึง คุณก็จำได้อย่างคลุมเครือแล้วว่าคุณกำลังเจรจาเรื่องอะไรในที่ประชุม
เป็นผลให้พวกเขาจำได้รวบรวม ข้อเสนอเชิงพาณิชย์,ลืมโทรหาลูกค้าตรงเวลาเพราะ... มีการเตือนเกี่ยวกับการโทรนี้เมื่อ 3 หน้าที่แล้ว หลังจากนั้น คุณก็กลับมาหาลูกค้าอีกครั้งพร้อมข้อเสนอทางการค้า จากนั้นก็ทำสัญญา แล้วก็เพื่อเงิน
ขณะนี้ กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติทำให้สามารถทำงานจากระยะไกลได้ และไม่เสียเวลาในการไปหาลูกค้าและกลับมา เนื่องจากประวัติการเจรจาทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในการ์ดของลูกค้า และคุณจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานทั้งหมดภายใต้สัญญาเพื่อไม่ให้ลืมงานเหล่านั้น
ระบบการขายอัตโนมัติ ตัวอย่างที่ 2 โลจิสติกส์
เพื่อให้มีสต็อกในคลังสินค้าของคุณเพียงพอ แต่ไม่มากเกินไป ในอดีตคุณต้องอาศัยสัญชาตญาณของคุณเป็นส่วนใหญ่ นี่ดูเหมือนจะเป็นเรื่องปกติ แต่ตำแหน่งนั้นไม่ค่อยเป็นไปด้วยดี
และบ่อยครั้งที่ทำให้คุณผิดหวัง: บางครั้งบางตำแหน่งอยู่ในคลังสินค้าเป็นเวลาหลายปี จากนั้นถึงจุดหนึ่งคุณให้ลูกค้าทั้งหมดของคุณมีตำแหน่งเดียวซึ่งสิ้นสุดหลังจากการเรียกครั้งที่สอง ด้วยเหตุนี้คุณจึงสูญเสียเงินอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะจากต้นทุนการจัดเก็บหรือจากธุรกรรมที่สูญหาย
ตอนนี้คุณมี ระบบที่ทันสมัยการบัญชีคลังสินค้าและสินค้าโภคภัณฑ์ ซึ่งแสดงให้คุณเห็นได้อย่างชัดเจนว่าลูกค้ารายใดซื้อสินค้าใดและความถี่ใด และจากข้อมูลนี้จะคาดการณ์ความต้องการในอนาคต
ระบบอัตโนมัติด้านลอจิสติกส์ ตัวอย่างที่ 3: การตลาด
จำไว้ว่าคุณเคยใช้จ่ายอย่างไร แคมเปญโฆษณา- ฉันสามารถเตือนคุณได้: คุณแขวนป้ายโฆษณาตามทางหลวง, ซื้อฐานข้อมูลที่อยู่อีเมลที่น่าสงสัยและโทรหาพวกเขา, จ้างผู้ก่อการหรือผู้โทรเพื่อที่พวกเขาจะได้เสนอบริการของคุณในช่วงเย็น
และคุณได้ประเมินประสิทธิผลของมาตรการเหล่านี้ตามหลักการต่อไปนี้: รายได้เพิ่มขึ้น - มีประสิทธิผล ไม่เติบโต - ไม่มีประสิทธิผล
ตอนนี้คุณมีโอกาสที่จะแสดงโฆษณาของคุณต่อผู้ที่สนใจเท่านั้น สร้างข้อเสนอที่เป็นส่วนตัวที่สุด และกระตุ้นความสนใจในบริษัทและผลิตภัณฑ์ของคุณ แทนที่จะทำงานบนฐานที่ไม่เปิดเผย
และสามารถประเมินประสิทธิภาพสำหรับช่องทางการโฆษณาแต่ละช่องทางตั้งแต่การติดต่อครั้งแรกไปจนถึงการซื้อที่เสร็จสมบูรณ์
ระบบการตลาดอัตโนมัติ ตัวอย่างที่ 4 การบัญชี
จำนักบัญชีที่น่าสงสารของคุณว่าพวกเขาแขวนคอตัวเองเมื่อสิ้นเดือน/ไตรมาส/ปีอย่างไรเนื่องจากพวกเขาทำทุกอย่างด้วยตนเอง
ขั้นแรก คุณต้องค้นหาว่าเดือนนี้พนักงานทำงานกี่ชั่วโมง คำนวณเงินเดือน คำนวณภาษีและการหักเงิน เตรียมสลิปเงินเดือนสำหรับแต่ละคน และออกเงินเดือนแต่ละรายการ (ซึ่งมีการคำนวณใหม่ด้วยตนเองด้วย)
และยังต้องจัดการเรื่องค่าจ้างในวันหยุด การเดินทางเพื่อธุรกิจ และการลาป่วยด้วย แล้วก็จัดการกับการรายงาน การตรวจสอบ ภาษีด้วย เป็นผลให้ในขณะที่คุณจัดการกับช่วงเวลาหนึ่ง ช่วงเวลาใหม่จะเริ่มต้นขึ้น
ในปัจจุบัน กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติทำให้สามารถทำทุกอย่างได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง และนี่คือสวรรค์สำหรับพวกเขาเมื่อเทียบกับอดีต: ฐานข้อมูลทั้งหมดได้รับการดูแลโดยอัตโนมัติ
คุณเพียงแค่ต้องกดปุ่มเดียวเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการรายงาน แบมและเงินเดือนของทุกคนจะถูกคำนวณ คลิกอื่น - การรายงานพร้อมแล้ว กดอันที่สาม - และเงินเดือนและภาษีทั้งหมดถูกโอนไปยังบัญชีธนาคารที่ต้องการ และข้อตกลงกับบัญชีสำหรับลูกค้านั้นจัดทำขึ้นโดยไม่ต้องมีส่วนร่วมของนักบัญชีเลย
ระบบบัญชีอัตโนมัติ กระบวนการทางธุรกิจคืออะไร
คุณสนใจที่จะทำให้ธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติแล้วหรือยัง? ถ้าใช่ แสดงว่าคุณทำสิ่งที่ถูกต้องแล้ว แต่ก่อนที่จะก้าวไปสู่ระบบอัตโนมัติ คุณต้องเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในบริษัทของคุณก่อน เริ่มจากพื้นฐานกันก่อน
กระบวนการทางธุรกิจ– ชุดของการดำเนินการตามลำดับที่มุ่งเป้าไปที่การผลิตและการตลาดผลิตภัณฑ์และการบำรุงรักษา การทำงานปกติธุรกิจ.
ถ้า ในภาษาง่ายๆแล้วสิ่งเหล่านี้คือการกระทำทั้งหมดของบุคลากรและการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันที่เกิดขึ้นในบริษัท
เพื่อระบุและอธิบายสิ่งเหล่านี้ ก็เพียงพอที่จะตอบคำถาม: "คุณทำอะไรในธุรกิจของคุณเพื่อทำกำไร"
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง
ฉันจะยกตัวอย่างกลับไปที่ การค้าส่ง- ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องจ้างพนักงาน ฝึกอบรม พัฒนาคำแนะนำสำหรับพวกเขา และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานเหล่านั้นใช้ได้ผล
คุณซื้อหรือผลิตสินค้า เช่าคลังสินค้าเพื่อจัดเก็บ ควบคุมการเคลื่อนย้ายและถ่วงน้ำหนักของผลิตภัณฑ์
ในทางกลับกัน นักการตลาดจะตั้งค่าการโฆษณา รับและประมวลผลใบสมัคร และโอนให้กับนักโลจิสติกส์ พนักงานเก็บสินค้ารวบรวมคำสั่งซื้อ และพนักงานขนส่งส่งสินค้าให้กับลูกค้าปลายทาง แผนกบริการจะตรวจสอบคุณภาพการบริการของคุณและให้บริการลูกค้า
หลังจากนั้นคุณกรอกเอกสาร ส่งรายงาน จ่ายภาษี และจ่ายเงินเดือน นอกจากนี้ คุณยังจัดเซสชันเชิงกลยุทธ์และวิเคราะห์ประสิทธิภาพที่ผ่านมาอีกด้วย
ในเวลาเดียวกัน คุณพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่และเปิดตัวสู่ตลาด เข้าสู่ตลาดใหม่ ขยายการเชื่อมต่อทางธุรกิจ ฯลฯ
ทุกสิ่งที่ฉันระบุไว้ข้างต้นเป็นกระบวนการทางธุรกิจ แต่จะอธิบายไว้อย่างสั้นมาก งานของคุณคือวิเคราะห์แต่ละการกระทำทีละส่วนเป็นองค์ประกอบต่างๆ มากมาย เพื่อให้ได้แนวคิดที่แม่นยำยิ่งขึ้นว่าธุรกิจของคุณทำงานอย่างไร
หลังจากนี้ คุณจะเข้าใจว่าสิ่งใดสามารถเป็นอัตโนมัติได้ และสิ่งใดที่คุณไม่สามารถทำได้หากไม่มีการมีส่วนร่วมของมนุษย์
ประเภทของกระบวนการทางธุรกิจ
เพื่อให้เข้าใจปัญหาของกระบวนการอัตโนมัติได้ดีขึ้น คุณต้องเข้าใจว่าปัญหาคืออะไร และกระบวนการทางธุรกิจมี 4 ประเภท:
ประเภทของกระบวนการ - ขั้นพื้นฐาน.กระบวนการทางธุรกิจที่ส่งผลโดยตรงต่อรายได้ของบริษัท เช่น การผลิต การขาย การบริการลูกค้า ฯลฯ
- ตัวช่วย.กระบวนการทางธุรกิจที่ไม่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อรายได้ของบริษัท แต่ช่วยให้ทำงานได้ตามปกติ เช่น การบัญชี การไหลของเอกสาร ฯลฯ
- พัฒนาการกระบวนการทางธุรกิจที่บริษัทใช้ในการพัฒนาและเติบโต: การวางแผน การจัดทำงบประมาณ การคาดการณ์ ฯลฯ
- การบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ช่วยให้คุณจัดการธุรกิจของคุณ: การแก้ปัญหาในปัจจุบัน ฯลฯ
กระบวนการทางธุรกิจทุกประเภทสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ แต่ต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไขที่ทำให้การทำงานของพนักงานง่ายขึ้น เพิ่มผลผลิต แต่คุณภาพของผลิตภัณฑ์จะไม่ได้รับผลกระทบ
เราจะพูดถึงว่ากระบวนการใดที่สามารถเป็นอัตโนมัติได้และอย่างไรด้านล่างนี้ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะต้องดำเนินการตามกระบวนการนี้อย่างละเอียดและไม่คัดลอกวิธีแก้ปัญหาใช่ไหม
วิธีการอธิบาย
ฉันจะไม่อธิบายวิธีการโดยละเอียดเนื่องจากนี่เป็นหัวข้อของบทความแยกต่างหากแล้วหรือมากกว่าหนึ่งบทความ ดังนั้นจึงง่ายและชัดเจนที่สุด ดังนั้นจึงมีสองวิธีหลักในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ: แนวตั้งและแนวนอน
ด้วยคำอธิบายแนวตั้ง (เชิงหน้าที่) จะมีการระบุเฉพาะความสัมพันธ์แบบลำดับชั้นระหว่างกระบวนการทางธุรกิจและลำดับเท่านั้น
ด้วยคำอธิบายแนวนอน (กระบวนการ) นอกเหนือจากลำดับแล้ว ยังอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการทางธุรกิจด้วย เครื่องมือที่จำเป็นและวัสดุสำหรับการนำไปปฏิบัติ
วิธีการอธิบาย วิธีการทั้งแนวนอนและแนวตั้งมีวิธีการอธิบายร่วมกันสามวิธี
1. ข้อความ
หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุด แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่มาก วิธีที่มีประสิทธิภาพ- เมื่อใช้วิธีการนี้ คุณเพียงแค่อธิบายกระบวนการทางธุรกิจของคุณและสร้างเอกสารจากคำอธิบายเหล่านี้ เช่น ข้อบังคับ คำแนะนำ หรือคู่มืออย่างสม่ำเสมอ
วิธีนี้ไม่ได้ผลเนื่องจากโดยปกติแล้วเมื่อบุคคลอ่านข้อความ เขาจะรับรู้ข้อมูลตามลำดับ โดยไม่มุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์และลำดับชั้น พูดตามตรง โดยปกติแล้วในตอนท้ายของเอกสาร ความคิดแรกๆ จะถูกลืมไปแล้ว
ข้อความตัวอย่าง 2. โต๊ะ
วิธีนี้มีประสิทธิภาพมากกว่าวิธีก่อนหน้าเพราะว่า ข้อมูลมีโครงสร้างมากขึ้น การใช้ตารางทำให้คุณสามารถแสดงความสัมพันธ์และลำดับชั้นได้อย่างชัดเจน
ด้วยวิธีนี้ พารามิเตอร์หลายตัวจะถูกระบุซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาในกระบวนการทางธุรกิจ เป็นพื้นฐานของคอลัมน์ที่ใช้อธิบายกระบวนการทางธุรกิจ
ตารางตัวอย่าง 3. โครงการ
วิธีนี้ได้ผลดีที่สุดเพราะ... บุคคลที่วิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นข้อความไม่ว่าในกรณีใดจะแปลเป็นภาพกราฟิกเพื่อการรับรู้ ดังนั้น หากคุณให้ข้อมูลที่เป็นภาพทันที บุคคลนั้นจะใช้เวลาและความพยายามน้อยลงในการรับรู้ข้อมูลนั้น
โดยทั่วไป เมื่ออธิบายในรูปแบบกราฟิก กระบวนการทางธุรกิจจะถูกนำเสนอในรูปแบบของผังงาน ประเภทนี้แสดงให้เห็นถึงความสอดคล้อง การเชื่อมต่อแบบลำดับชั้นและแนวนอน และการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจเนื่องจากเงื่อนไขบางประการ
ตัวอย่างวงจร เราทำให้ธุรกิจของคุณเป็นอัตโนมัติใน 8 ขั้นตอน
หลายคนคิดผิดว่ากระบวนการของระบบอัตโนมัติและการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ในธุรกิจของตนมีราคาแพงและยากมาก: คุณต้องมีพนักงานจำนวนมาก มีคุณสมบัติสูง และลงทุนเป็นถุงเงิน
ที่จริงแล้วไม่มีอะไรซับซ้อนเกี่ยวกับการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติ ในทางตรงกันข้าม มันเป็นกระบวนการที่น่าตื่นเต้นที่คุณเริ่มเข้าใจธุรกิจของคุณดีขึ้น อ่านต่อเพื่อดูวิธีดำเนินการนี้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ขั้นตอนที่ 1. ตั้งเป้าหมาย
การกระทำใดๆ ในธุรกิจย่อมกระทำไปด้วยเหตุผล และระบบอัตโนมัติก็ไม่ได้ทำเพื่อประโยชน์ของระบบอัตโนมัติเช่นกัน คุณต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าทำไมคุณถึงต้องการทำให้กระบวนการทางธุรกิจนี้หรือกระบวนการนั้นเป็นไปโดยอัตโนมัติ
โดยทั่วไป เมื่อทำให้เป็นอัตโนมัติ จะมีการติดตั้งสิ่งต่อไปนี้:
- เพิ่มผลิตภาพแรงงาน
- ลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด
- เพิ่มความแม่นยำของการคำนวณ
- นำธุรกิจเข้าสู่รูปแบบที่เป็นระบบ
- ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
- เพิ่มโอกาสในการตัดสินใจที่ถูกต้องและความเร็ว
- ลดต้นทุน
- สร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ
- ปรับปรุงคุณภาพ
- กำจัดงานประจำ
คุณสามารถกำหนดเป้าหมายอื่นๆ สำหรับระบบอัตโนมัติได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าระบบอัตโนมัติเป็นตัวช่วยสำหรับธุรกิจของคุณ ไม่ใช่ผู้ปฏิบัติงานหลัก น่าเสียดายที่เครื่องจักรไม่สามารถทำทุกอย่างได้ หรืออาจจะโชคดี
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดกระบวนการทางธุรกิจ
ที่นี่เราจะจำบทของเราเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ เตรียมคำอธิบายโดยละเอียด และดำเนินการต่อไป
ดังนั้นกระบวนการทางธุรกิจใดที่ต้องทำให้เป็นอัตโนมัตินั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ และเพื่อที่จะพิจารณาเป้าหมายเหล่านี้ จำเป็นต้องแบ่งเป้าหมายออกเป็นเกณฑ์ที่เล็กที่สุดสำหรับความสำเร็จ
หลังจากนั้น ให้เชื่อมโยงเกณฑ์เหล่านี้กับกระบวนการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในบริษัท และระบุการดำเนินการที่มีผลกระทบต่อการบรรลุเป้าหมายมากขึ้น
ดังนั้น คุณจึงมีเวลามากขึ้นสำหรับการดำเนินการที่มีผลกระทบมากขึ้นต่อการบรรลุเป้าหมายของคุณ โดยการดำเนินการอัตโนมัติที่มีอิทธิพลน้อยกว่า
ในการเลือกกระบวนการทางธุรกิจอย่างชาญฉลาด คุณต้องปฏิบัติตามโครงสร้างต่อไปนี้:
- มาหาคำตอบกันขั้นแรกคุณต้องเข้าใจกระบวนการอย่างถี่ถ้วน ระบุลำดับและความจำเป็นของการกระทำแต่ละอย่าง
- มาลดความซับซ้อนกันถัดไป ลดความซับซ้อนของกระบวนการให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้การดำเนินการนั้นง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ไม่ซ้ำซ้อน และลบการกระทำที่ไม่จำเป็นออกด้วย
- เราดำเนินการโดยอัตโนมัติ- และหลังจากนั้นเราจะถ่ายโอนกระบวนการที่ระบุและทำให้ง่ายขึ้นไปสู่ระบบอัตโนมัติ
ผมขอยกตัวอย่างง่ายๆ คุณมีงานรอคุณอยู่ คุณเข้าใจว่าสำหรับสิ่งนี้ คุณต้องอุทิศเวลามากขึ้นในการสื่อสารกับลูกค้า จัดทำข้อเสนอที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ดำเนินการใบสมัครทั้งหมด และปฏิบัติตามข้อตกลงกับผู้ที่อาจเป็นลูกค้าอย่างเคร่งครัด
คุณแบ่งกระบวนการขายของคุณออกเป็นโมเลกุลและรับ: ขั้นแรกมีสายเข้าทางโทรศัพท์ ผู้จัดการจะดำเนินการตรวจสอบคุณสมบัติเบื้องต้นของลูกค้า จัดให้มีการโทรครั้งถัดไป และบันทึกข้อตกลงลงในไดอารี่
นอกเหนือจากที่กล่าวมาข้างต้น ระบบ CRM ขั้นสูงยังสามารถจัดการการตลาดและทั้งองค์กรโดยรวมได้ ถ้าคุณพูด ด้วยคำพูดง่ายๆจากนั้นระบบ CRM จะสร้างระบบนิเวศภายในองค์กรที่ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยไม่ถูกรบกวนจากสิ่งที่ไม่จำเป็น
ผู้นำตลาดของระบบดังกล่าวในรัสเซียคือ Bitrix24 และ SalesapCRM ผู้เล่นแต่ละคนมีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง นโยบายราคาและในระบบทั่วไปซึ่งไม่เหมาะสมที่จะพูดถึงภายในกรอบของบทความนี้
อนึ่ง. หากคุณตัดสินใจใช้ CRM ฉันขอแนะนำ Megaplan และโดยเฉพาะสำหรับคุณฉันได้เตรียมรหัสส่งเสริมการขาย "Megastart" ให้ส่วนลด 10% + ระยะเวลาใช้งานฟรีอีก 14 วัน เพียงบอกผู้เชี่ยวชาญ -> megaplan.ru
– ระบบอีอาร์พี
ระบบอีอาร์พี นี่คือระบบที่ช่วยให้คุณทำให้กระบวนการหลักในบริษัทเป็นอัตโนมัติโดยใช้เครื่องมือเดียว: ตั้งแต่การผลิตไปจนถึงขั้นตอนเอกสารและการบัญชี
เหล่านี้เป็นโซลูชันที่ครอบคลุมที่ครอบคลุมซึ่งช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนธุรกิจของคุณให้เป็นระบบการจัดการทรัพยากรและสินทรัพย์แบบครบวงจร เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการ ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องของกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่และการแนะนำกระบวนการใหม่
หลักการสำคัญของระบบ ERP ทั้งหมดคือความเป็นโมดูล ซึ่งช่วยให้สามารถนำระบบเหล่านี้เข้าสู่ธุรกิจได้ในขั้นตอนต่างๆ กล่าวคือ ขั้นแรกคุณสามารถทำให้การผลิตเป็นอัตโนมัติ จากนั้นจึงขายและกระจายสินค้า จากนั้นจึงรับเรื่องการไหลของเอกสารและการสื่อสารภายในทีม
ผู้นำในด้านระบบ ERP ได้แก่ SAP, Oracle, Microsoft แน่นอนว่า 1C ที่ไม่มีมัน
– ระบบพีเอ็ม
ระบบพีเอ็ม ระบบการจัดการโครงการได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้การจัดการโครงการเป็นแบบอัตโนมัติ ในระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ คุณสามารถเลือกผู้รับผิดชอบ แบ่งโครงการออกเป็นงานเล็กๆ กำหนดกำหนดเวลาและลำดับความสำคัญสำหรับแต่ละงานได้
ระบบดังกล่าวมีความสำคัญสำหรับองค์กรที่มีการดำเนินโครงการหลายโครงการไปพร้อมๆ กัน ช่วยให้เข้าใจประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ปริมาณงาน และการปฏิบัติตามกำหนดเวลา
และคุณสามารถดูประวัติการทำงานทั้งหมดได้ในที่เดียว โครงการเฉพาะหรืองานทั่วไปซึ่งสามารถช่วยแก้ไขสถานการณ์ที่ขัดแย้งได้
หลักการทำงานของระบบดังกล่าวโดยทั่วไปจะเหมือนกัน มีความแตกต่างกันในเรื่องอินเทอร์เฟซ คุณสมบัติบางอย่าง ตัวเลือกการขยาย หรือการทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่น ๆ
ตัวอย่างของระบบดังกล่าว ได้แก่ Trello, Asana, ToDoist นอกจากนี้ ระบบการจัดการโครงการยังถูกนำไปใช้ในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่นในระบบ CRM และ ERP สมัยใหม่
– ระบบวิเคราะห์
ระบบวิเคราะห์ ระบบการวิเคราะห์มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจได้ โดยสามารถใช้เพื่อระบุแนวโน้ม รูปแบบ และข้อยกเว้น และคาดการณ์ผลลัพธ์ของการตัดสินใจโดยเฉพาะได้
ระบบวิเคราะห์รวบรวมข้อมูลต้นทางร่วมกันด้วย แบบจำลองการวิเคราะห์สร้างรายงานต่างๆ บนพื้นฐานที่คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล สิ่งนี้ทำให้กระบวนการตัดสินใจเป็นไปโดยอัตโนมัติ
มีเครื่องมือวิเคราะห์ที่ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมธุรกิจและตัวชี้วัดที่สำคัญ ประเภทนี้รวมถึงเครื่องมือจาก Yandex และ Google (และ Google Analyticsตามลำดับ)
กรณีของระบบอัตโนมัติขององค์กรที่ไม่ประสบความสำเร็จเกิดขึ้นค่อนข้างบ่อย ดังนั้น ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการที่ต้องใช้แรงงานเข้มข้นและมีราคาแพง ขอแนะนำให้ทำความเข้าใจก่อนว่าเหตุใดจึงจำเป็นต้องมีระบบอัตโนมัติเลย และปัญหาอะไรที่ควรแก้ไขด้วยความช่วยเหลือ
ผู้เชี่ยวชาญมักจะแบ่งกระบวนการของระบบอัตโนมัติขององค์กรออกเป็นหลายขั้นตอน:
1. การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ การปรับตัวหรือการแก้ไข
2. การกำหนดความต้องการระบบอัตโนมัติที่แท้จริง
3. การเลือกโซลูชั่นซอฟต์แวร์หรือการพัฒนาซอฟต์แวร์เฉพาะทาง
4. การใช้งานซอฟต์แวร์ในองค์กรและการฝึกอบรมบุคลากรในการใช้งาน
ยิ่งกว่านั้น สองขั้นตอนแรกไม่ได้ด้อยไปกว่าความสำคัญจากขั้นตอนสุดท้ายเลย
มันคุ้มค่าที่จะเริ่มต้นด้วยคำจำกัดความกระบวนการทางธุรกิจคือระบบของกิจกรรมตามลำดับ มีเป้าหมาย และควบคุม โดยผ่านการดำเนินการควบคุมและด้วยความช่วยเหลือของทรัพยากร ข้อมูลนำเข้าของกระบวนการจะถูกแปลงเป็นผลลัพธ์ ซึ่งเป็นผลลัพธ์ของกระบวนการที่มีคุณค่าต่อผู้บริโภค และกระบวนการทางธุรกิจจากมุมมองของเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นกระบวนการข้อมูลที่มีเสถียรภาพ (ลำดับงาน) ที่เกี่ยวข้องกับการผลิตและกิจกรรมทางเศรษฐกิจของบริษัทและมักจะมุ่งเน้นไปที่การสร้างมูลค่าใหม่ กระบวนการทางธุรกิจประกอบด้วยลำดับชั้นของกิจกรรมการทำงานที่เกี่ยวข้องกันซึ่งใช้หนึ่ง (หรือมากกว่า) เป้าหมายทางธุรกิจของบริษัทในระบบข้อมูลของบริษัท ตัวอย่างเช่น การจัดการและการวิเคราะห์การเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือ การจัดหาทรัพยากรการปล่อยผลิตภัณฑ์ (ผลิตภัณฑ์ หมายถึง สินค้า บริการ โซลูชั่น เอกสาร)
บันทึก:บ่อยครั้งด้วยความช่วยเหลือของระบบอัตโนมัติ ผู้จัดการต้องการประสานงานงานของบริษัท แน่นอน, การจัดการที่ทันสมัยเป็นการยากที่จะจินตนาการหากไม่มีระบบข้อมูล แต่ระบบอัตโนมัติจะไม่แก้ไขข้อผิดพลาดในการจัดระเบียบกระบวนการทางธุรกิจ
ตัวอย่างเช่น,หากองค์กรมีข้อมูลจำนวนมากซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะประมวลผลด้วยตนเองหรือใช้ระบบที่ล้าสมัย ระบบอัตโนมัติคือทางออก หากไม่มีข้อมูลที่จำเป็นหรือไม่น่าเชื่อถือ ผู้จัดการทำผิดพลาด การทำงานของแผนกไม่ได้รับการประสานงาน จะต้องเปลี่ยนระบบการจัดการ - ไม่มีระบบอัตโนมัติจำนวนเท่าใดที่จะช่วยได้
นั่นเป็นเหตุผล ก่อนอื่น ผู้จัดการจำเป็นต้องประเมินสถานการณ์อย่างมีสติและทำความเข้าใจว่าระบบอัตโนมัติจะช่วยแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเขาได้หรือไม่
ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจในขั้นตอนการพัฒนาปัจจุบันสามารถแก้ไขงานต่อไปนี้:
- เพิ่มความเร็วในการประมวลผลข้อมูลบริษัท (เช่น ส่งใบสมัครจากฝ่ายขายไปยังคลังสินค้าได้เร็วขึ้น)
- เพิ่มความโปร่งใสทางธุรกิจ (เช่น คุณสามารถดูหนี้ของคู่ค้าได้อย่างรวดเร็ว)
- ควบคุมปริมาณข้อมูล (เช่น ลูกค้าสามารถส่งคำขอด้วยตนเองผ่านทางอินเทอร์เน็ต)
- การประสานงานของการดำเนินการ (เช่น รายการที่จองไว้สำหรับลูกค้ารายหนึ่งแล้วจะไม่ไปยังอีกรายหนึ่ง)
- การเพิ่มเทคโนโลยีของธุรกิจ (เช่น ราคาและภาษีจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ) เป็นต้น
ระบบอัตโนมัติไม่ส่งผลโดยตรงต่อการแก้ปัญหาของงานอื่นๆ เช่น การเพิ่มการไหลเวียนของลูกค้า การส่งรายงานอย่างทันท่วงที หรือการกำหนดโอกาสในการพัฒนา!
นั่นเป็นเหตุผล โดยทั่วไปจำเป็นต้องใช้ระบบอัตโนมัติในกรณีต่อไปนี้:
- การปรับทิศทางสู่งานใหม่ (การผลิตผลิตภัณฑ์อื่น การเข้าสู่ตลาดใหม่ การปรับปรุงอุปกรณ์ทางเทคนิค)
- ดำเนินการปฏิรูปหรือเปลี่ยนแปลงหลักการบริหารจัดการ
- การที่ระบบอัตโนมัติแบบเก่าไม่สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรได้
- เตรียมบริษัทเพื่อขาย (ระบบอัตโนมัติควรเพิ่มมูลค่าตลาด)
จุดสำคัญต่อไป:คุณต้องกำหนดอย่างชัดเจนว่างานด้านใดที่ต้องเป็นระบบอัตโนมัติ ช่วงเวลานี้- นอกจากนี้ นี่ไม่ใช่เรื่องยากสำหรับบริษัทขนาดเล็กที่จะทำ พวกเขาเพียงแค่ต้องวิเคราะห์ว่ากิจกรรมของใครในบริษัทเกี่ยวข้องกับการประมวลผลและจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากและสร้างรายงาน ตามกฎแล้วเหล่านี้เป็นแผนกที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีและการบัญชีภาษีมีหน้าที่รับผิดชอบในการเคลื่อนย้ายสินค้าคงคลัง ฯลฯ มีกระบวนการ "ที่ได้รับการยอมรับโดยทั่วไป" ซึ่งมักจะไม่มีคำถามเกี่ยวกับความจำเป็นของระบบอัตโนมัติ โดยปกติแล้ว นี่คือการบัญชี การเคลื่อนย้ายสินค้าคงคลัง บัญชีเงินเดือน และบันทึกบุคลากร กระบวนการเหล่านี้เป็นแบบอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มต้น เนื่องจากการเพิ่มประสิทธิภาพเนื่องจากระบบอัตโนมัติได้รับการพิสูจน์มาแล้วหลายครั้ง
อีกวิธีหนึ่งในการค้นหาว่าสิ่งใดที่ต้องทำให้เป็นอัตโนมัติคือ:ทำความเข้าใจว่าผู้จัดการไม่พอใจกับงานปัจจุบันขององค์กรอย่างไร สาเหตุของความไม่พอใจอาจเป็นเวลาที่ใช้ในการดำเนินการกระบวนการให้เสร็จสิ้น ต้นทุน คุณภาพ (จำนวนข้อผิดพลาดและความล้มเหลว) ตัวอย่างเช่น คุณสามารถวางแผนการผลิตด้วยตนเอง โดยไม่ต้องใช้เครื่องมืออัตโนมัติ แต่ตามกฎแล้วความแม่นยำของการคำนวณนั้นเป็นที่ต้องการอย่างมากและเวลาในการดำเนินการคือประมาณหนึ่งสัปดาห์ นอกจากนี้ยังมีข้อผิดพลาดมากมายเมื่อวางแผนด้วยวิธีนี้ ใช่และ ค่าใช้จ่ายทางการเงินสำหรับกระบวนการ "ด้วยตนเอง" กลับกลายเป็นว่ามีขนาดใหญ่เกินสมควร
หลังจากนี้คุณสามารถเลือกระบบอัตโนมัติได้โดยตรง
มักจะได้รับการตั้งค่าให้กับโปรแกรมที่เหมาะสมที่สุด ความต้องการทางด้านเทคนิคและจะไม่เป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของข้อมูลในอนาคต น่าเสียดายที่แทบจะหาไม่ได้เลย ระบบสำเร็จรูปซึ่งจะสามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ร้อยเปอร์เซ็นต์ ดังนั้นจึงยังคงเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สุดทั้งในด้านฟังก์ชันการทำงานและต้นทุน
ระบบอัตโนมัติทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภท:เข้มงวดด้วยชุดการตั้งค่ามาตรฐาน (เช่น mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) และยืดหยุ่นพร้อมความสามารถในการเปลี่ยนฟังก์ชัน (เช่น 1C, Microsoft Axapta) หมวดนี้ใช้กับทุกโปรแกรม- จากวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ สำหรับปัญหาในท้องถิ่นไปจนถึงระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนสำหรับองค์กรขนาดใหญ่
ผู้เชี่ยวชาญแนะนำ:เพื่อพิจารณาว่าระบบที่เข้มงวดหรือยืดหยุ่นเป็นสิ่งจำเป็นในบางกรณีหรือไม่ จำเป็นต้องเข้าใจว่าองค์กรและกระบวนการทางธุรกิจจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรในอีกสองถึงสี่ปีข้างหน้า หากองค์กรดำเนินงานอย่างมั่นคงและไม่มีแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานในระบบการจัดการในอนาคตอันใกล้นี้ คุณสามารถลองใช้ระบบที่เข้มงวดรวมถึงระบบตะวันตกด้วย พวกเขามีข้อได้เปรียบที่ปฏิเสธไม่ได้ - เป็นโซลูชั่นที่สมบูรณ์และมีประสิทธิภาพซึ่งรวมเอาความสำเร็จด้านการจัดการที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตาม เมื่อเลือกระบบดังกล่าวแล้ว บริษัทจะถูกบังคับให้ "ปรับ" งานของตนให้เข้ากับรูปแบบกระบวนการทางธุรกิจที่นำมาใช้ สำหรับองค์กรในประเทศสิ่งนี้ไม่สามารถทำได้เสมอไป หากธุรกิจได้รับการปฏิรูปบ่อยครั้งและระบบการจัดการยังไม่เสร็จสิ้น บริษัทจำเป็นต้องมีระบบที่ยืดหยุ่นซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายจำนวนมาก ผลิตภัณฑ์ดังกล่าวมีจำหน่ายในท้องตลาด นอกจากนี้ยังสามารถนำโซลูชันสำเร็จรูปไปใช้ได้ตามพื้นฐาน
กระบวนการทางธุรกิจ—กิจกรรมที่สร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการสำหรับผู้บริโภค—ต้องการระบบอัตโนมัติจากผู้เข้าร่วม ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในระยะเวลาอันสั้นลง และนี่คือรายได้ที่เพิ่มขึ้นและมาตรฐานการครองชีพที่เพิ่มขึ้นของทั้งเจ้าของธุรกิจและพนักงานของเขา
เมื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติ การสื่อสารใหม่จะถูกสร้างขึ้นหรือการสื่อสารที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้จะได้รับการปรับให้เหมาะสมระหว่างแผนกและบริการขององค์กรหรือองค์กร (เช่น การตลาด การผลิต การขาย การบริการ) การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันเกิดขึ้นได้รวดเร็ว แม่นยำยิ่งขึ้น และที่สำคัญคือถูกควบคุมโดยผู้จัดการหรือเจ้าของ รวมถึงจากระยะไกลด้วย
ดังนั้นผู้ประกอบการจะได้รับเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและสะดวกสบายในการบริหารธุรกิจได้จากทุกที่ในโลก
เราให้บริการองค์กรและธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางทุกประเภทตาม 54-FZ
ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจแก้ปัญหาอะไรได้บ้าง
นโยบายการบัญชี การควบคุมกระบวนการ และการจัดการทรัพยากรมีความสำคัญต่อความเจริญรุ่งเรืองของธุรกิจมาโดยตลอด ในองค์กรธุรกิจที่ไม่เป็นระบบอัตโนมัติ ผู้จัดการมักจะมีปัญหาในการตรวจสอบการทำงานของพนักงานและการบัญชีสำหรับสินค้าหรือบริการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องอยู่ห่างจากที่อื่น
การขาดความโปร่งใสในการทำงานด้านบุคลากรจะเพิ่มเปอร์เซ็นต์ของข้อผิดพลาดและลดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
ปัญหาการบัญชีสำหรับสินค้าและบริการที่ผลิต ผลแรงงาน และประสิทธิภาพของพนักงาน แผนก หรือโรงงานแต่ละราย ลดความคล่องตัว ประสิทธิภาพ และความต่อเนื่องของการจัดการธุรกิจ
เป็นปัญหาสำหรับเจ้าของที่จะพัฒนาธุรกิจด้วยตนเองในหลาย ๆ จุดในเวลาเดียวกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมการปฏิบัติงานและพนักงาน
ทุกวันนี้ ด้วยเครื่องมือที่ทันสมัย ทำให้ทุกกระบวนการในสถานประกอบการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติได้ในทุกขนาด ตั้งแต่ไซต์งานไปจนถึงปฏิสัมพันธ์ระหว่างองค์กรและโรงงานผลิต
สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยควบคุมกระบวนการทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยปรับปรุงกระบวนการเหล่านั้น รวมถึงการวางแผนที่มีความสามารถด้วย การพัฒนาต่อไปการผลิตหรือองค์กร
ผลลัพธ์ของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจนำมาซึ่ง ผลกระทบทางเศรษฐกิจครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการแนะนำและเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินการด้านบุคลากร:
- ความเร็วในการโต้ตอบกับลูกค้าเพิ่มขึ้น ซึ่งเพิ่มยอดขายและผลกำไรของบริษัทด้วย
- วัตถุดิบและผลิตภัณฑ์มีการบัญชีและควบคุมตลอด กระบวนการผลิต- การชำระค่าสินค้าที่จัดหาและบริการให้นั้นดำเนินการตามแผนที่พัฒนาไว้ล่วงหน้า
- การอำนวยความสะดวกด้านการบัญชีทำให้การเลือกประเภทและสินค้าคงคลังง่ายขึ้นโดยไม่หยุดชะงักและการหยุดการผลิต คลังสินค้า และร้านค้า
- การตรวจสอบชั่วโมงทำงานของพนักงานช่วยลดการสูญเสียและป้องกันการโจรกรรม การจ่ายเงินให้กับพนักงานจะถูกนำมาพิจารณาและปรับให้เหมาะสม มีการเปิดเผยประสิทธิภาพของพนักงาน ซึ่งช่วยให้คุณรักษาพนักงานที่เหมาะสมที่สุดได้
- ตัวบ่งชี้ความสามารถในการทำกำไรและการหมุนเวียนของออบเจ็กต์มีอยู่ ณ เวลาปัจจุบันในฐานข้อมูลเดียว การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างออบเจ็กต์จะดำเนินการโดยแยกการไหลของเอกสาร
- ผู้จัดการ (เจ้าของ) ธุรกิจมีรายงานการจัดการสำหรับทุกองค์กรในที่เดียว และมีสถิติการหมุนเวียนและความสามารถในการทำกำไรแบบเรียลไทม์
ข้อดีของการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติจาก Online-kassa.ru
เมื่อติดต่อบริษัทของเรา คุณจะได้รับข้อดีดังต่อไปนี้:
- หลักประกันทางกฎหมาย 100% เมื่อเตรียมเอกสารจาก ผู้ดำเนินการของรัฐบาลกลางสำหรับการขาย การเชื่อมต่อ และการบำรุงรักษาระบบเครื่องบันทึกเงินสด
- ร่างการทำงานเพื่อประสานงาน แก้ไข และอนุมัติ
- ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจในแต่ละโครงการหรือโซลูชันมาตรฐาน
- กลุ่มผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์โดยเฉพาะ - ในปีที่ผ่านมามีการใช้งานที่ประสบความสำเร็จมากกว่า 230 รายการ
- บูรณาการอย่างครอบคลุมจาก ตัวแทนจำหน่ายอย่างเป็นทางการ 1C และผู้ผลิตซอฟต์แวร์อื่นๆ เรายังใช้การพัฒนาของเราเอง
เรานำเสนอโซลูชันระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจใดบ้าง
ความจริงก็คือการไม่มีทางเลือกอื่นนั้นน่าตกใจ ดังนั้นลูกค้าของเราจึงมีทางเลือกเสมอ - โครงการระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจใดที่จะให้ความสำคัญ ขึ้นอยู่กับความต้องการและความปรารถนาของพวกเขา:
- นี่อาจเป็นการเริ่มต้น โครงการ “ทั่วไป”โดยผู้เชี่ยวชาญของเราจะให้บริการคุณในการลงทะเบียนเครื่องบันทึกเงินสดออนไลน์กับสำนักงานสรรพากรและเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการ FD ติดตั้งโปรแกรมไดรเวอร์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ การตั้งค่าระบบภาษี และดำเนินหลักสูตรการฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้ในการทำงานกับ ซอฟต์แวร์ 1C
- คำแนะนำถัดไป - โครงการ “งบประมาณ”รวมถึง: การจัดหาและการเชื่อมต่อ อุปกรณ์ที่เหมาะสมที่สุดการติดตั้งและการเปิดตัว ซอฟต์แวร์, ฝึกอบรมพนักงานให้ทำงานกับอุปกรณ์และซอฟต์แวร์
- และแน่นอนว่าคุณจะได้รับ ข้อเสนอส่วนตัว — โครงการ "กุญแจส่วนบุคคล"- การจัดส่ง การเชื่อมต่อ และการเปิดตัวอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ รวมถึงการฝึกอบรมผู้ใช้จะดำเนินการตามข้อมูลเบื้องต้น ปัญหา และความปรารถนาของลูกค้าแต่ละราย
กำลังโหลด...
