การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ การใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร ตัวอย่างการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร

ในองค์กรยุคใหม่ ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) กำลังกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา บริษัทการค้าจึงเพิ่มประสิทธิภาพของกิจกรรมและ สถานประกอบการอุตสาหกรรมและในหน่วยงานของรัฐ บนพื้นฐานของเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ งานของการจัดการภายใน การโต้ตอบระหว่างแผนก และการโต้ตอบกับประชากรจะได้รับการแก้ไข ตัวย่อที่ยอมรับโดยทั่วไปคือ EDMS แม้ว่า SAD (ระบบอัตโนมัติในสำนักงาน), EDMS (ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) และ SADO (ระบบอัตโนมัติเอกสาร) ก็ใช้ควบคู่ไปด้วย

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) คือระบบองค์กรและเทคนิคที่ช่วยให้มั่นใจในกระบวนการสร้าง การควบคุมการเข้าถึง และการแจกจ่ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ตลอดจนให้การควบคุมการไหลของเอกสารในองค์กร

ในตอนแรก ระบบของคลาสนี้ถือเป็นเพียงเครื่องมือสำหรับการทำงานในสำนักงานแบบคลาสสิกโดยอัตโนมัติ แต่เมื่อเวลาผ่านไป ระบบก็เริ่มครอบคลุมงานที่กว้างขึ้นมากขึ้น ปัจจุบัน นักพัฒนา EDMS มุ่งเน้นผลิตภัณฑ์ของตนในการทำงานไม่เพียงแต่กับการติดต่อสื่อสารและ ORD (เอกสารองค์กรและการบริหาร) เท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงเอกสารภายในต่างๆ (สัญญา ข้อบังคับ เอกสารอ้างอิงและโครงการ เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมบุคลากร ฯลฯ) EDMS ยังใช้เพื่อแก้ปัญหาที่ใช้ซึ่งองค์ประกอบสำคัญทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: การจัดการการโต้ตอบกับลูกค้า, การประมวลผลคำขอของพลเมือง, ทำงานอัตโนมัติของแผนกบริการ, จัดระเบียบการไหลของเอกสารโครงการ ฯลฯ อันที่จริงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ flow system คือระบบสารสนเทศใดๆ ที่ให้บริการงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ตลาด EDMS เป็นหนึ่งในกลุ่มอุตสาหกรรมไอทีในประเทศที่มีการพัฒนาแบบไดนามิกมากที่สุด ในปี 2009 ตามข้อมูลของ IDC เทียบกับพื้นหลังของปริมาณตลาดโดยรวมที่ลดลงเกือบ 50% ซอฟต์แวร์ในรัสเซียกลุ่มนี้มีเสถียรภาพสูง การลดลงตามข้อมูลในปี 2552 มีจำนวนไม่เกิน 20-25% ในแง่ตัวเลข ปริมาณของตลาด EDMS ในปัจจุบัน ตามข้อมูลของ CNews Analytics อยู่ที่ประมาณ 220-250 ล้านดอลลาร์

ผู้บริโภคเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือองค์กรที่มีขนาดแตกต่างกันและกิจกรรมเฉพาะ ตามเนื้อผ้า ผู้บริโภคหลักของ EDMS ยังคงเป็นภาครัฐ ตามที่ผู้เชี่ยวชาญระบุว่าประมาณ 30% ของโครงการที่ใช้เทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดำเนินการโดยหน่วยงานของรัฐ สิ่งสำคัญคือความสนใจในส่วนของรัฐที่กลายเป็นพื้นฐานสำหรับความมั่นคงของตลาด EDMS ซึ่งแม้ในช่วงวิกฤตก็ได้รับแรงผลักดันที่สำคัญสำหรับการพัฒนา การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการขนานนามว่าเป็นองค์ประกอบสำคัญของแนวคิด "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวจะช่วยขจัดอุปสรรคของระบบราชการในการมีปฏิสัมพันธ์ของรัฐ ประชากร และธุรกิจ ตลอดจนลดการทุจริตด้วย เป็นคุณลักษณะของการดำเนินโครงการในร่างกาย อำนาจรัฐและใหญ่ สถาบันของรัฐเป็นที่น่าสังเกตว่าข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้นสำหรับ ความปลอดภัยของข้อมูล- เรากำลังพูดถึงการสร้าง (การพัฒนา) ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัยโดยใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่จำลองแบบ

แนวคิดและหลักการพื้นฐาน

การไหลของเอกสารคือการเคลื่อนย้ายเอกสารในองค์กรตั้งแต่วินาทีที่สร้างหรือรับจนกระทั่งเสร็จสิ้นการดำเนินการหรือจัดส่ง ความซับซ้อนของงานกับเอกสาร: การรับ การลงทะเบียน การแจกจ่าย การควบคุมการดำเนินการ การสร้างไฟล์ การจัดเก็บและการนำเอกสารกลับมาใช้ใหม่ งานอ้างอิง

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDF) เป็นกลไกแบบครบวงจรในการทำงานกับเอกสารที่ส่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้แนวคิด "งานสำนักงานไร้กระดาษ"

เอกสารที่เครื่องอ่านได้คือเอกสารที่เหมาะสำหรับการอ่านข้อมูลที่อยู่ในนั้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งบันทึกไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลแบบแม่เหล็ก ออปติคัล และสื่อบันทึกข้อมูลอื่นๆ

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ED) - เอกสารที่สร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือประมวลผลข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่สามารถลงนามได้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์(EP) และบันทึกไว้ในสื่อคอมพิวเตอร์ในรูปแบบไฟล์ตามรูปแบบที่เหมาะสม

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) คืออะนาล็อกของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ซึ่งเป็นวิธีการปกป้องข้อมูลที่ให้ความสามารถในการควบคุมความสมบูรณ์และยืนยันความถูกต้องของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หลักการพื้นฐานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

· การลงทะเบียนเอกสารเพียงครั้งเดียว ช่วยให้คุณสามารถระบุเอกสารได้โดยไม่ซ้ำกัน

· ความเป็นไปได้ของการดำเนินการแบบคู่ขนาน ช่วยลดเวลาในการเคลื่อนย้ายเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ

· ความต่อเนื่องของการเคลื่อนย้ายเอกสาร ทำให้สามารถระบุผู้รับผิดชอบในการดำเนินการของเอกสาร (งาน) ในแต่ละช่วงเวลาในชีวิตของเอกสาร (กระบวนการ)

· ฐานข้อมูลข้อมูลเอกสารแบบครบวงจร (หรือแบบกระจายที่มีการประสานงาน) ซึ่งช่วยลดโอกาสที่จะเกิดสำเนาเอกสาร

· ระบบค้นหาเอกสารที่จัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารที่มีข้อมูลน้อยที่สุด

· ระบบการรายงานที่พัฒนาขึ้นสำหรับสถานะและคุณลักษณะต่างๆ ของเอกสาร ช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเคลื่อนย้ายเอกสารผ่านกระบวนการไหลของเอกสารและยอมรับ การตัดสินใจของฝ่ายบริหารโดยอิงตามข้อมูลจากรายงาน

ประวัติความเป็นมาของการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปรากฏค่อนข้างเร็ว ๆ นี้ได้เข้ามามีบทบาทอย่างมั่นคงในโครงสร้างข้อมูลขององค์กร ในตอนแรก งานของพวกเขามีไว้แต่เพียงผู้เดียว ระบบอัตโนมัติที่เรียบง่ายการไหลของเอกสาร นั่นคือ การช่วยเหลือพนักงาน แต่ไม่สามารถทดแทนการไหลของเอกสารที่หมุนเวียนในองค์กรได้

เปลี่ยนแปลงไปมากเมื่อผู้ผลิต EDMS เริ่มไม่เพียงแต่คัดลอกกระบวนการขององค์กรที่รับรองการเคลื่อนย้ายเอกสารที่เป็นกระดาษ แต่ยังคำนึงถึงงานที่เผชิญทั้งกระบวนการเหล่านี้โดยเฉพาะและขั้นตอนทั่วไปของเอกสารทั้งหมด

ความเข้าใจว่าการรับส่งเอกสารขององค์กรมีวัตถุประสงค์เพื่อสนับสนุนระบบการจัดการไม่ได้มาที่ EDMS ในทันที ยิ่งไปกว่านั้น หน่วยงานรัฐบาลกลางและเทศบาลสมัยใหม่จำนวนมากยังคงใช้ EDMS ที่ง่ายที่สุด ซึ่งงานดังกล่าวจะรวมเฉพาะการทำซ้ำขั้นตอนเอกสารกระดาษเท่านั้น แต่ไม่ได้แทนที่หรือเพิ่มประสิทธิภาพและสนับสนุนโครงสร้างการจัดการ

การแบ่งขั้นตอนของวิวัฒนาการของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามลำดับเวลาเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การเน้นย้ำถึงขั้นตอนแรกซึ่งเริ่มขึ้นในยุค 80 ของศตวรรษที่ 20 และดำเนินต่อไปจนถึงจุดสิ้นสุด ช่วงเวลานี้โดดเด่นด้วยโซลูชันแบบกระจัดกระจายซึ่งปรากฏขึ้นเนื่องจากองค์กรที่ฝ่ายบริหารเข้าใจถึงความจำเป็นในการทำให้การไหลของเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติยังไม่มีเครื่องมือแบบครบวงจรที่จำเป็นในการแก้ปัญหาประเภทนี้

ลองพิจารณาสาเหตุที่เริ่มแรกทำให้จำเป็นต้องทำให้โฟลว์เอกสารเป็นอัตโนมัติ ในช่วงไตรมาสสุดท้ายของศตวรรษที่ 20 ปริมาณเอกสารการจัดการขององค์กรยังไม่ถึงระดับที่สำคัญอย่างไรก็ตามการกระจายตัวของหน่วยโครงสร้างในอาณาเขตที่มีอยู่นำไปสู่ความจริงที่ว่าขั้นตอนการอนุมัติโดยผู้จัดการในระดับต่าง ๆ อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์และในบางส่วน กรณีหลายเดือน การเปิดตัวบริการจดหมายเสียงในองค์กรดังกล่าวทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพกลไกการประสานงานตามลำดับเท่านั้น ในขณะที่การประสานงานแบบขนานแบบแฟนเบสหรือที่เรียกกันในปัจจุบันนั้น ต้องใช้เวลาจำนวนมากมาก ซึ่งเป็นผลมาจากการใช้งาน ลดลงเหลือน้อยที่สุด และหากเป็นไปได้ ให้ใช้เฉพาะภายในอาคารเดียวกันเท่านั้น

เมื่อในองค์กรอุตสาหกรรมขนาดใหญ่และหน่วยงานของรัฐ ปริมาณการไหลของเอกสารเริ่มเข้าใกล้ค่าวิกฤต เป็นที่ชัดเจนว่ากระบวนการไหลของเอกสารจำเป็นต้องได้รับการปรับรื้อปรับระบบใหม่ทั้งหมด นั่นคือการปรับโครงสร้างใหม่ ซึ่งเป็นผลมาจากการที่ในขณะที่ยังคงรักษา ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับผลลัพธ์ของกระบวนการ กระบวนการต่างๆ จะต้องได้รับการปรับให้เหมาะสม และผลที่ตามมาคือ ความสมบูรณ์ของกระบวนการควรใช้เวลาน้อยลงอย่างมาก

ดังนั้น EDMS แรกจึงถูกปรับให้เป็นรายบุคคลอย่างสมบูรณ์ โดยได้รับการพัฒนาโดยตรงในองค์กรที่พวกเขาก่อตั้งขึ้น ทรัพยากรภายใน- ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนของแนวทางนี้ (การปฏิบัติตาม EDMS ที่สร้างขึ้นอย่างชัดเจนกับกระบวนการรับส่งข้อมูลเอกสารที่ได้รับการควบคุมจริง การรวมโดยรวมเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานข้อมูลขององค์กร) ได้รับการชดเชยมากกว่าข้อเสียเปรียบพื้นฐานประการหนึ่ง: ระบบดังกล่าวที่พัฒนาขึ้นในองค์กรนั้นมักจะ ไม่สามารถปรับขนาดได้ และแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเปลี่ยนโครงสร้างของกระบวนการอัตโนมัติ ซึ่งทำให้ไม่สามารถพัฒนาระบบดังกล่าวได้ และเนื่องจาก EDMS ที่ได้รับในลักษณะนี้เชื่อมโยงกับรูปแบบการจัดการขององค์กรอย่างแยกไม่ออก จึงมีช่วงเวลาที่การพัฒนาของบริษัทหยุดลงโดยสิ้นเชิงเนื่องจากระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใช้ตัวเองช้าลงในสิ่งที่ควรจะเป็น ปรับปรุง: ประสิทธิผลของระบบการจัดการที่นำมาใช้ในองค์กรเริ่มลดลงอย่างรวดเร็ว และบริษัทถูกบังคับให้ใช้ความพยายามในการสร้าง EDS ที่เพียงพอซึ่งสามารถสนับสนุนการจัดการและทำให้การพัฒนาของบริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การแก้ปัญหาเหล่านี้ดำเนินการพร้อมกันโดยหลายบริษัทที่ก่อตั้งขึ้นในช่วงกลางทศวรรษที่ 90: พวกเขาเริ่มสร้าง EDMS สากลที่ปรับขนาดได้อย่างง่ายดายตามความต้องการของลูกค้าเกือบทุกราย และเทคโนโลยีสำหรับการสร้างโซลูชัน EDMS ขั้นสุดท้ายเองก็กลายเป็นสองขั้นตอน กระบวนการ: ในขั้นตอนแรก บริษัท ได้สร้าง EDMS หลักแบบครบวงจร ในขั้นตอนที่สองมีการดำเนินการ - การปรับกระบวนการให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าเฉพาะ แนวทางนี้ทำให้สามารถลดต้นทุนของโซลูชันขั้นสุดท้ายได้ และในขณะเดียวกันก็สามารถใช้งานได้มากขึ้น จึงให้โอกาสในการขยายขนาดองค์กรและฟังก์ชันของระบบ

ตั้งแต่ปลายศตวรรษที่ 20 แนวทางการไหลของเอกสารอัตโนมัติเริ่มเปลี่ยนไปในเชิงคุณภาพ: รัสเซียมีแนวทางใหม่ในการจัดการซึ่งทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพตามระเบียบวิธีได้ นี่คือวิธีที่แนวคิดของการจัดการคุณภาพมาถึงเรา และด้วยแนวทางกระบวนการในการจัดการ ระบบสารสนเทศตอบสนองต่อแนวโน้มเหล่านี้แทบจะในทันที และด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงเกิดแนวคิดนี้ขึ้นมาขั้นตอนการทำงาน - ขั้นตอนการทำงาน ซึ่งเป็นอินสแตนซ์เดียวของกระบวนการเชิงเอกสารทางธุรกิจ EDMS สมัยใหม่ตอบสนองต่อการเกิดขึ้นด้วยการนำกลไกที่มุ่งเน้นกระบวนการมาใช้ (กลไก WorkFlow) ซึ่งกลายเป็นขั้นตอนระเบียบวิธีใหม่ไปพร้อมๆ กันที่ช่วยให้ EDMS สมัยใหม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วได้เร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น การมาถึงของนักพัฒนาชาวตะวันตก (IBM Lotus, Documentum) สู่ตลาดรัสเซียซึ่งเป็นผู้ผลิตแพลตฟอร์มสำหรับระบบเหล่านี้ได้แนะนำแนวคิดของ ECM - การจัดการเนื้อหาระดับองค์กร ตามระเบียบวิธี EDMS ที่อยู่ในหมวดหมู่ ECM แตกต่างจากส่วนที่เหลือตรงที่มีการแบ่งที่ชัดเจน: ตัวเอกสารเอง องค์ประกอบข้อมูล (เนื้อหา) ระบบ ECM ทำงานร่วมกับเนื้อหาเอกสารผ่านข้อมูลเมตา - ข้อมูลที่เลือกซึ่งมีความสำคัญบางประการสำหรับองค์กร ดังนั้นสำหรับจดหมายที่ส่งออก ข้อมูลเมตาอาจเป็นผู้รับ วันที่ลงนามและผู้ลงนามอย่างเป็นทางการ หมายเลขทะเบียน และข้อมูลเกี่ยวกับการจัดส่งและการส่งมอบ

การใช้เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทที่ดำเนินงานระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มั่นใจได้ว่ามีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในกระบวนการอัตโนมัติเพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับกระบวนการขององค์กรสูงสุด แน่นอนว่านี่เป็นการก้าวกระโดดครั้งใหญ่

สถาปัตยกรรมของโซลูชันก็เปลี่ยนไปเช่นกัน: หากเริ่มแรก EDMS เป็นตัวอย่างของสถาปัตยกรรมสองระดับ (DBMS - แอปพลิเคชัน) จากนั้นภายในปี 2548 ข้อกำหนดของสถาปัตยกรรมสามระดับของ DBMS - แอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ - ส่วนต่อประสานผู้ใช้ก็กลายเป็นจริง มาตรฐานอุตสาหกรรม และองค์กรที่ดำเนินการประกวดราคาสำหรับการจัดหา EDMS ระบุข้อกำหนดนี้สำหรับสถาปัตยกรรมระบบตามที่ต้องการหรือเป็นข้อบังคับอย่างชัดเจน

สถานการณ์ทางเศรษฐกิจที่เอื้ออำนวยในเวลานี้ส่งผลให้วิสาหกิจในทุกภาคส่วนเติบโตอย่างรวดเร็วในขณะเดียวกันก็สร้างการเติบโตไปพร้อมๆ กัน เงื่อนไขที่ดีเพื่อนำโซลูชันผลิตภัณฑ์ EDMS ใหม่ออกสู่ตลาด ในเวลานี้ กลุ่มผู้ผลิต EDMS ทำงานด้วย ตลาดรัสเซียและตลาดของประเทศเพื่อนบ้าน

ฟังก์ชั่น EDMS ที่ทันสมัย

โดยเฉพาะระบบข้อมูลองค์กรและระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นโซลูชันที่ออกแบบมาเพื่อการจัดการทรัพยากรข้อมูลขององค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่เป็นหลัก เหตุผลหลักสำหรับการแบ่งชั้นนี้คือประการแรกก็เพียงพอแล้ว ราคาสูง“ตั๋วเข้าชม” สู่ตลาดแห่งนี้ การได้มาซึ่งระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS) ที่ครบถ้วน คุณภาพสูง และปลอดภัย โดยจัดให้มีวิธีการปกป้องข้อมูลการเข้ารหัสที่ทันสมัย ​​รวมถึงความจำเป็นในการดึงดูดบุคลากรที่มีคุณสมบัติสูงของนักวิเคราะห์ ที่ปรึกษา และผู้ดำเนินการให้เข้าร่วมโครงการดำเนินงาน จากข้อเท็จจริงที่ว่าบริษัทมาถึงความต้องการที่จะได้รับเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพดังกล่าว การจัดการเนื้อหาขององค์กร เช่น EDMS ถูกบังคับให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายทางการเงินค่อนข้างมากในแต่ละครั้ง ซึ่งพวกเขาไม่สามารถจ่ายได้ ผู้ประกอบการแต่ละรายและธุรกิจขนาดเล็ก ดังนั้น EDMS จึงกลายเป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงการจัดการโดยเฉพาะในบริษัทขนาดใหญ่ และการกระจายตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์สามารถรับประกันผลตอบแทนสูงสุดจากการดำเนินการ โครงสร้างเชิงพาณิชย์ประเภทการถือครอง

การพัฒนาฟังก์ชันการทำงานของ EDMS นำไปสู่ความจริงที่ว่าขั้นตอนการจัดการที่เน้นเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติมากขึ้นเรื่อยๆ และกิจกรรมประจำวันของบริษัทต่างๆ ก็ครอบคลุมมากขึ้นเรื่อยๆ ด้วยฟังก์ชันการทำงาน

ในปัจจุบัน มาตรฐานที่แท้จริงของ EDMS สมัยใหม่มีกิจกรรมดังต่อไปนี้:

· งานสำนักงานทั่วไป - การประมวลผลจดหมายขาเข้าและคำขอจากประชาชน, จัดทำจดหมายและเอกสารขาออก, เอกสารภายในและองค์กร, ติดตามการดำเนินการตามคำสั่ง;

· การจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลเป็นพื้นที่ที่ได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวดในการไหลของเอกสารส่วนตัว ซึ่งทำให้สามารถรองรับขั้นตอนการจ้างงานและเลิกจ้างพนักงาน การส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ จัดเตรียมวันหยุดพักผ่อนตามแผน และวันหยุดพักผ่อนประเภทอื่นๆ ระบบดังกล่าวช่วยให้มั่นใจได้ถึงการบำรุงรักษาบันทึกบุคลากรในรูปแบบที่ได้รับอนุมัติทั้งหมด: คำสั่งจ้างพนักงาน (แบบฟอร์ม T-1) คำสั่งเลิกจ้าง สัญญาจ้างงาน(แบบฟอร์ม T-8, T-8a), คำสั่งย้ายพนักงานไปทำงานอื่น (แบบฟอร์ม T-5), บัตรประจำตัวพนักงาน (แบบฟอร์ม T-2, T-2GS, T-2MS), โต๊ะพนักงาน (แบบฟอร์ม . T-3) ตารางวันหยุด (แบบ T-7)

· การจัดการบันทึกเอกสารสำคัญเป็นพื้นที่หนึ่งของการจัดการบันทึกส่วนตัวที่เสร็จสมบูรณ์ วงจรชีวิตเอกสารขององค์กรและขั้นตอนสนับสนุนดังต่อไปนี้: การจัดทำสินค้าคงคลังตามแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ, การถ่ายโอนไฟล์เพื่อจัดเก็บถาวร, การตรวจสอบมูลค่าของเอกสารและไฟล์โดยทั่วไป, การทำลายเอกสารและไฟล์ที่ไม่มีคุณค่าต่อองค์กรอีกต่อไป, พนักงาน รัฐและสังคม การส่งมอบไฟล์แต่ละไฟล์ไปยังที่จัดเก็บในโครงสร้างของหน่วยงานเก็บเอกสารของรัฐบาลกลาง (Rosarchive)

· งานในวิทยาลัย - ช่วยให้คุณสามารถสนับสนุนเอกสารโดยอัตโนมัติสำหรับกิจกรรมของหน่วยงานบริหารวิทยาลัย - การประชุม, การประชุม, คณะกรรมการ, การประชุมผู้ถือหุ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถจัดเตรียม ประสานงาน และอนุมัติวาระต่างๆ (เอกสารการวางแผน) และระเบียบการ (เอกสารผลลัพธ์)

· การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ - ฟังก์ชัน CRM (การจัดการลูกค้าสัมพันธ์) ได้รับการใช้งานในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่นใน EDMS ทั้งหมด ยกเว้นฟังก์ชันที่เก่าแก่ที่สุดสำหรับผู้ใช้ แต่ฟังก์ชันดังกล่าวไม่เป็นที่ต้องการเป็นพิเศษ

ลักษณะของตลาด EDMS ของรัสเซีย

ตลาดรัสเซียของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน ในแง่การเงินปัจจุบันประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญที่ 170 ล้านดอลลาร์ และมีอัตราการเติบโตสูง - จาก 25 ถึง 40 เปอร์เซ็นต์ต่อปี ตามการประมาณการต่างๆ ทำให้มีความน่าสนใจอย่างมาก รวมถึงบริษัทต่างชาติที่ทรงอำนาจด้วย ดังนั้นสถานการณ์ในอุตสาหกรรมจึงสามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่าย แน่นอนว่า ในด้านหนึ่ง ในตลาดที่ไม่อิ่มตัว ซัพพลายเออร์ทุกรายที่ได้แสดงกิจกรรมที่เพียงพอ โดยหลักการแล้วจะมีโอกาสที่ดีในการพัฒนา แต่ในทางกลับกัน เราสามารถพูดได้ว่ากลุ่มผู้เล่นหลักได้ก่อตัวขึ้นแล้ว

จนถึงขณะนี้นักพัฒนาจากต่างประเทศและรัสเซียได้แบ่งตลาดประมาณเท่า ๆ กันในแง่ของการเงิน แต่ในแง่ของจำนวนการใช้งานอัตราส่วนดังกล่าวไม่สนับสนุนการพัฒนาจากต่างประเทศอย่างชัดเจน เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายสูงในการออกใบอนุญาตโปรแกรมต่างประเทศรวมถึงการปรับให้เข้ากับข้อกำหนดของมาตรฐานรัสเซียที่มีราคาแพงและต้องใช้แรงงานมากจึงใช้เป็นหลัก บริษัทขนาดใหญ่และส่วนราชการซึ่งประเด็นเรื่องราคาไม่ได้กดดันมากนัก องค์กร SMB มีแนวโน้มที่จะใช้การพัฒนาในประเทศมากกว่าเนื่องจากมีความยืดหยุ่นและต้นทุนต่ำ และสถานการณ์ที่นี่ไม่น่าจะเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม บริษัทขนาดใหญ่หันมาใช้ EDMS ของรัสเซียมากขึ้นเรื่อยๆ ยิ่งต่อไป. ส่วนใหญ่ตลาดก็น่าจะถูกพิชิตแล้ว ระบบภายในประเทศ: ทุกๆ ปีจะมีการใช้งานมากขึ้นเรื่อยๆ มีราคาถูกลงอย่างมากในการติดตั้ง และที่สำคัญมากคือพัฒนาขึ้นเพื่อความเป็นจริงของรัสเซียโดยเฉพาะ

นักพัฒนาแพลตฟอร์มและโซลูชั่นจากต่างประเทศมีสัดส่วนมากกว่า 50% ของตลาด EDMS ส่วนแบ่งที่ใหญ่ที่สุดของตลาด EDMS (ประมาณหนึ่งในสาม) ถูกครอบครองโดยโซลูชั่นที่ใช้แพลตฟอร์ม Documentum บริษัทที่เข้าร่วมในการศึกษานี้ พัฒนาระบบโดยใช้แพลตฟอร์ม IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge) เป็นเจ้าของตลาด 12–15% ท่ามกลาง บริษัท รัสเซียตำแหน่งสำคัญในตลาดถูกครอบครองโดย: EOS, Lanit, Directum และ Cognitive Technologies ส่วนแบ่งของระบบที่พัฒนาโดยแต่ละบริษัทเหล่านี้คิดเป็นสัดส่วนมากกว่า 5% ของตลาด EDMS Upscale Soft, Docsvision และ Naumen ก็มีตำแหน่งที่ค่อนข้างแข็งแกร่งเช่นกัน EDMS ไม่ได้คำนึงถึงโซลูชันอื่นๆ ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของแพลตฟอร์ม IBM ที่ใช้สำหรับการพัฒนาโซลูชัน ECM (Lotus Notes, Content Manager ฯลฯ) รวมถึงโซลูชันบนแพลตฟอร์มสำหรับการพัฒนาแอปพลิเคชัน ECM จากบริษัท Microsoft และ Oracle และ โซลูชันจากนักพัฒนาชาวรัสเซีย ไม่ใช่ผู้ที่เข้าร่วมในการศึกษา CNA ส่วนนี้ของตลาด EDMS รัสเซียประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญที่ 45-55 ล้านดอลลาร์ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากแพลตฟอร์มของ IBM ที่ใช้ในการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีการนำเสนออย่างกว้างขวางในรัสเซีย ส่วนแบ่งของโซลูชันจะขึ้นอยู่กับ เทคโนโลยีของไอบีเอ็มอาจกลายเป็นว่าสูงกว่าส่วนแบ่งของบริษัทที่สำรวจโดย CNA อย่างมีนัยสำคัญ รวมถึงเนื่องจากการพัฒนาของพวกเขาเองด้วย โดยทั่วไป การเติบโตของตลาดสามารถระบุได้ 3 ส่วนหลักๆ ซึ่งผู้เล่นใหม่และผู้เล่นปัจจุบันสามารถแข่งขันได้ ประการแรก เราสามารถคาดหวังได้ว่าอุปสงค์จะเพิ่มขึ้นจาก หน่วยงานภาครัฐหลังจากการพัฒนากรอบการกำกับดูแลที่เหมาะสม เนื่องจากภาครัฐเป็นผู้บริโภคระบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์รายใหญ่ในรัสเซียซึ่งคิดเป็นประมาณ 40% ของตลาดจึงขึ้นอยู่กับเส้นทางที่รัฐเลือกเมื่อสร้างโครงสร้างการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนกที่พัฒนาขึ้น ประการที่สอง โครงสร้างเชิงพาณิชย์ขนาดใหญ่ซึ่งใช้ EDMS อย่างแข็งขันมาเป็นเวลานาน แต่เฉพาะในบางแผนกเท่านั้น ที่มุ่งมั่นที่จะรวมสาขาที่กระจายอยู่ให้เป็นพื้นที่ข้อมูลเดียว และขยายแนวทางปฏิบัติที่ประสบความสำเร็จไปสู่องค์กรโดยรวม และประการที่สาม ธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กได้แนะนำระบบมากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการจัดกระบวนการทำงานในช่วงสองหรือสามปีที่ผ่านมา และได้ตระหนักถึงประโยชน์ที่ได้รับแล้ว

ตามการคาดการณ์เบื้องต้นจาก CNews Analytics ปริมาณตลาดของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ในรัสเซียอยู่ที่ 210 ล้านดอลลาร์ ลูกค้ารายใหญ่ที่สุดของ EDMS ในรัสเซียยังคงเป็นภาครัฐ และหวังว่าจะเติบโตต่อไปด้วย ความคิดริเริ่มของรัฐบาล ความหวังในการพัฒนาต่อไปยังคงเกี่ยวข้องกับภาครัฐ ธนาคาร โทรคมนาคม น้ำมันและก๊าซ ซึ่งในตอนแรก "ยกระดับ" ตลาดนี้ในรัสเซีย เมื่อประเมินขนาดของตลาด EDMS ในรัสเซีย ผู้เชี่ยวชาญของ CNews Analytics รวมถึงผู้ตอบแบบสอบถาม - บริษัทพัฒนาและผู้ประกอบระบบ - คำนึงถึงต้นทุนของส่วนประกอบของระบบ บริการให้คำปรึกษา การใช้งานและการอัปเดตระบบ ตลอดจนการฝึกอบรมและด้านเทคนิค สนับสนุน. ตามการสำรวจในปี 2550 หากส่วนแบ่งของบริการการใช้งานอยู่ที่ประมาณเท่ากับต้นทุนของระบบ (ประมาณ 36%) จากนั้นในปี 2551 ผู้ตอบแบบสอบถามระบุว่าส่วนแบ่งของการใช้งานเพิ่มขึ้นเล็กน้อย - 40% เทียบกับ 35% (ต้นทุนระบบ ). การเปลี่ยนแปลงนี้ส่วนหนึ่งเป็นผลมาจากการเติบโตอย่างรวดเร็วของภาคบริการด้านไอทีในประเทศโดยรวม โดยมีต้นทุนงานที่ปรึกษาเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัดและรวดเร็ว เมื่อเริ่มเกิดการเปลี่ยนแปลงในวิกฤตในประเทศ ลูกค้าต่างตั้งตารออย่างใจจดใจจ่อว่าราคาสำหรับบริการเหล่านี้จะลดลงในไม่ช้า อย่างไรก็ตามในความเป็นจริง ต้นทุนบริการไอทีระดับมืออาชีพยังไม่ลดลงอย่างรวดเร็ว แม้ว่าตลาดนี้จะเป็นกลุ่มแรกที่ตกอยู่ในโซนความเสี่ยงก็ตาม

ข้าว. 1. โครงสร้างต้นทุนสำหรับการดำเนินการ EDMS

ทบทวนระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่

มาดู 8 EDMS ที่พบบ่อยที่สุดในรัสเซีย: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Flow (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co . กลุ่ม), DELO ( EOS), EUFRATES (เทคโนโลยีทางปัญญา) มุมมองที่นำเสนอของ EDMS คือความพยายามที่จะประเมินความสามารถและความพร้อมของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เพื่อแก้ไขปัญหาปัจจุบันในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร

เกณฑ์ที่เน้นในการทบทวนจะช่วยวิเคราะห์ความสามารถของโซลูชันที่อยู่ระหว่างการพิจารณาจากมุมมองของการใช้งานทางเทคนิคของงาน EDMS บางอย่าง ความสามารถทั้งหมดแบ่งออกเป็นเจ็ดส่วนการทำงานอัตโนมัติ:

งานสำนักงาน

การไหลของเอกสารทั่วไป

การจัดการสัญญา

คลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

ทำงานร่วมกับการอุทธรณ์ของประชาชน

การจัดการโครงการ

ทำงานกับเอกสาร QMS

ตารางที่ 1 ระบุเกณฑ์ที่ชัดเจนจำนวนหนึ่งที่มีอยู่ในทุกระบบที่อยู่ระหว่างการพิจารณา (และโดยหลักการแล้วคือระบบทั้งหมดของคลาส EDMS) และเกณฑ์ที่ทำให้เราสามารถแยกแยะวิธีแก้ปัญหาออกจากกัน โดยทั่วไป ความสามารถในการทำงานของระบบจะเหมือนกัน และมีเพียงคำอธิบายโดยละเอียดของงานพื้นฐานบางอย่างของการไหลของเอกสารและคุณลักษณะของการใช้งานเท่านั้นที่ช่วยให้เราเปรียบเทียบได้ โซลูชั่นต่างๆ- เป็นที่น่าสังเกตว่าสำหรับระบบทั้งหมดที่นำเสนอในการทบทวนนั้นมีแนวทางปฏิบัติค่อนข้างมาก องค์กรหลายร้อยแห่งใช้ระบบเหล่านี้เพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ นอกจากโซลูชั่นเหล่านี้แล้ว ยังมีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์มากกว่า 50 รายการในตลาดที่ไม่ได้ใช้กันอย่างแพร่หลาย

หากเราวิเคราะห์ระบบเวอร์ชันใหม่ซึ่งครองตำแหน่งผู้นำในตลาดเป็นที่น่าสังเกตว่าในช่วงสามปีที่ผ่านมาการพัฒนาของพวกเขามุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงความสามารถในการให้บริการเป็นหลักเนื่องจากความสามารถพื้นฐานในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งได้ถูกนำมาใช้ก่อนหน้านี้แล้ว . หากเราพูดถึงความสามารถทางเทคนิคใหม่ เราสามารถสังเกตศักยภาพในการพัฒนา EDMS ไปสู่การจัดการเนื้อหาประเภทต่างๆ (มัลติมีเดีย) การใช้เทคโนโลยีการประมวลผลอัตโนมัติ และการแยกวิเคราะห์เนื้อหาเอกสาร แต่จนถึงขณะนี้ฟังก์ชันดังกล่าวไม่ได้บังคับสำหรับ EDMS และที่สำคัญที่สุดคือความต้องการในรัสเซียยังไม่เกิดขึ้นอย่างสมบูรณ์

ตารางที่ 1. ลักษณะทั่วไป EDMS ยอดนิยม

ให้เราพิจารณา EDMS ที่นำเสนอตามอัตราส่วนที่ทุกคนเข้าใจได้" ราคา / ฟังก์ชั่น"[12]:

ข้าว. 2. “ราคา/ฟังก์ชันการทำงานที่เหมาะสมที่สุด” ของ EDMS (แผนภาพ การ์ตเนอร์)

แผนภาพนี้สร้างขึ้นบนหลักการของ “ควอแดรนท์เวทมนตร์”การ์ตเนอร์ "ซึ่งอยู่ในระบบใดฉันจตุรัส ในครั้งที่สองและสี่ ควอแดรนท์ของแผนภาพประกอบด้วยระบบที่ไม่มี ตัวชี้วัดที่สมดุลราคาและฟังก์ชันการทำงาน

เกณฑ์ที่เลือกสำหรับการศึกษาช่วยให้เราสามารถประเมิน EDMS ต่างๆ จากมุมมองของความพร้อมในการแก้ปัญหาที่แท้จริงของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บน องค์กรที่ทันสมัย- กลุ่มผู้นำรวมระบบไดเรคตัม, ดอคส์วิชั่น และยูเฟรติส ระบบที่เหลือจะตั้งอยู่ในควอแดรนท์ II และ IV

กฎระเบียบและมาตรฐานทางกฎหมายในด้าน EDMS

ในปัจจุบัน กิจกรรมของนักพัฒนา EDMS ไม่ได้รับการควบคุมในทางปฏิบัติ กำลังพัฒนา ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และเมื่อดำเนินโครงการดำเนินการ นักพัฒนาและซัพพลายเออร์ในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่น จะได้รับคำแนะนำจากเอกสารด้านกฎระเบียบและกฎหมายต่อไปนี้:

GOST อาร์ 51141-98 การเก็บบันทึกและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2541 ฉบับที่ 28)

กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 10 มกราคม 2545 ฉบับที่ 1-FZ “ เกี่ยวกับอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นดิจิทัล"(แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 8 พฤศจิกายน 2550);

GOST ร 6.30-2546 ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร (อนุมัติโดยมติมาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 3 มีนาคม 2546 N 65-st)

คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 22 กันยายน 2552 ฉบับที่ 754 "เมื่อได้รับอนุมัติกฎระเบียบเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก";

กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 เลขที่ 149-FZ “เกี่ยวกับข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และการปกป้องข้อมูล”

เมื่อดำเนินโครงการเพื่อนำ EDMS ไปใช้ ในกรณีของการทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคล จำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 N 152-FZ "เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล" และลงวันที่ 27 ธันวาคม 2552 N 363-FZ “ในการแก้ไขมาตรา 19 และ 25 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง “เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล”

เนื่องจาก GOST มีลักษณะเป็นที่ปรึกษา นักพัฒนาจึงรวมความยืดหยุ่นสูงสุดในโซลูชันของตน ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะใช้แผนงานต่างๆ สำหรับการทำงานกับเอกสารบนพื้นฐานของระบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลูกค้า บ่อยครั้งที่สถาปัตยกรรมและลอจิกของระบบต้องมีแนวทางที่แตกต่างและในบางครั้งก็ขัดแย้งกับระบบอัตโนมัติของเอกสาร การขาดมาตรฐานที่ยอมรับกันโดยทั่วไปเป็นปัญหาไม่เพียงแต่สำหรับนักพัฒนาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าด้วย เนื่องจากการเลือกข้อกำหนดสำหรับ EDMS กลายเป็นงานส่วนตัวเกินไป กฎและข้อบังคับในการทำงานกับเอกสารอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ไม่เพียงแต่ในอุตสาหกรรมเดียวกันเท่านั้น แต่ยังอยู่ในกลุ่มบริษัทเดียวกันด้วย และถึงแม้ว่าโดยทั่วไปแล้วงานที่ซับซ้อนของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะค่อนข้างชัดเจน แต่วิธีการนำไปใช้นั้นแตกต่างกันอย่างมาก ปรากฎว่าหนึ่งในข้อกำหนดหลักสำหรับนักพัฒนา EDMS ยุคใหม่คือการเสนอโซลูชันที่เพียงพอทั้งในด้านราคา คุณภาพ และเวลาในการนำไปใช้งาน โดยไม่คำนึงถึงลักษณะเฉพาะของงานของลูกค้า (กล่าวคือ ความพึงพอใจในรายละเอียดเฉพาะใดๆ)

อ้างอิง

1. ไมเคิล เจ.ดี. ซัตตัน “การไหลของเอกสารองค์กร หลักการ เทคโนโลยี วิธีปฏิบัติ” – เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: อัซบูคา, 2002.

หนังสือเล่มนี้ประกอบด้วยแนวคิดทางทฤษฎีและมากมาย คำแนะนำการปฏิบัติในการเพิ่มประสิทธิภาพสถาปัตยกรรมของระบบการจัดการเอกสาร การกระจายความรับผิดชอบระหว่างผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคทั้งในขั้นตอนการสร้างและระหว่างการทำงานของระบบ การจัดพื้นที่จัดเก็บที่คุ้มค่าและการค้นหาเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูง และอื่นๆ อีกมากมาย เคล็ดลับทั้งหมดนี้อิงจากความรวย ประสบการณ์จริงผู้เขียนเป็นผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของแคนาดาในด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสาร ซึ่งเคยทำงานตามคำสั่งจากหน่วยงานรัฐบาลในประเทศของเขาและบริษัทชั้นนำระดับโลกแนวคิดหลักคือระบบการจัดการเอกสารที่สร้างขึ้นมาอย่างดีนั้นใช้ทรัพยากรไม่มากนัก แต่ช่วยให้ยอมรับได้ โซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพเพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์กรเนื่องจากข้อมูลที่จำเป็นจะเข้าถึงได้ง่ายและ "อยู่ใกล้แค่เอื้อม" เสมอ เทคโนโลยีสำหรับการสร้างระบบการจัดการเอกสารขององค์กรที่มีประสิทธิภาพมีอธิบายไว้ในหนังสือเล่มนี้

2. วิธีการและวิธีการทำงานกับเอกสาร กวีนิพนธ์ - กองบรรณาธิการ URSS, 2000

คอลเลกชันนี้นำเสนอผลงานในด้านทฤษฎีและประยุกต์ของการจัดการเอกสารและงานที่เกี่ยวข้องกับการจดจำข้อความ การโต้ตอบกับฐานข้อมูล และส่วนต่อประสานกับผู้ใช้คอลเลกชันนี้ส่งถึงนักวิจัยและผู้พัฒนาระบบการจัดการเอกสาร

3. Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเครือข่ายองค์กร – ม.: Ankey-Ecotrends, 1999

เอกสารนี้สรุปพื้นฐานและประเด็นต่างๆ ของการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบอัตโนมัติในสำนักงานของสถาบัน รวมถึงปัญหาเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีไร้กระดาษ โดยคำนึงถึงหลักการก่อสร้าง ระบบที่ทันสมัยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDM) และแนวโน้มในการพัฒนา มีการให้คำอธิบายของผลิตภัณฑ์จากต่างประเทศที่ทันสมัยที่สุดในสาขาการควบคุมทางนิติเวช ให้มาตรฐานในด้านการเข้ารหัส การบีบอัด การแลกเปลี่ยน และการบูรณาการ ประเภทต่างๆข้อมูล.

4. V. Zherebenkova การไหลของเอกสารที่องค์กร - การประชุมสุดยอด, 2548

หนังสือตรวจสอบการไหลของเอกสารจากมุมมองของการบัญชีและ การบัญชีภาษี- มีการอธิบายขั้นตอนการจัดทำเอกสารองค์กรและการบริหาร ตัวอย่างของแบบฟอร์มรวมที่ใช้ในการชำระหนี้กับบุคคลที่รับผิดชอบ ธุรกรรมเงินสด ธุรกรรมบัญชีกระแสรายวัน และเมื่อมีการบัญชีสำหรับสินทรัพย์ที่มีตัวตนและไม่มีตัวตน สินทรัพย์ถาวร แรงงาน และค่าจ้าง มีการนำเสนอทะเบียนการบัญชีภาษีที่พัฒนาโดยผู้เขียน

5. เชอร์นอฟ วี.เอ็น. ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ – อ: RAGS, 2009. – 84 หน้า

มีการสรุปหลักการและคุณสมบัติของการสร้างระบบเอกสารการจัดการอัตโนมัติ มีการเลือกเกณฑ์และเปรียบเทียบลักษณะของระบบสนับสนุนเอกสารอัตโนมัติสำหรับการจัดการของ บริษัท พัฒนาที่ทำงานในตลาดรัสเซียมาเป็นเวลานานและมี จำนวนมากการนำไปปฏิบัติจริงให้ประสบผลสำเร็จ ประเด็นการสนับสนุนด้านกฎระเบียบของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการพิจารณา

6. EDMS (ตลาดรัสเซีย)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

ลักษณะของตลาดรัสเซียของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

7. เลย์นา ฟิชเชอร์ นวัตกรรมและความเป็นเลิศในกระบวนการเวิร์กโฟลว์และการจัดการความรู้ – Future Strategies Inc. , 2000

คำอธิบายของโครงการที่โดดเด่นที่สุดในด้านการปรับโครงสร้างองค์กรและการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและการนำระบบเวิร์กโฟลว์ไปใช้ลดความซับซ้อนของกระบวนการทางธุรกิจโดยใช้เทคโนโลยีเวิร์กโฟลว์และโซลูชันเอ็กซ์ทราเน็ต เทคโนโลยีสำหรับองค์กรเสมือนจริง กลยุทธ์เวิร์กโฟลว์และกรุ๊ปแวร์ กลยุทธ์ทางธุรกิจสมัยใหม่และการสนับสนุนกระบวนการ ตลาดเวิร์กโฟลว์ การบูรณาการระบบขั้นตอนการทำงานสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้และภาพกราฟิกของเอกสาร

8. ซัปคอฟ วี.วี. เทคโนโลยีสารสนเทศและคอมพิวเตอร์สำหรับงานสำนักงาน – เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: Academy, 2549. -288 น.

พิจารณาเทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ในงานคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน เพื่อให้ได้ทักษะการปฏิบัติ มีการยกตัวอย่างพร้อมการวิเคราะห์การนำไปปฏิบัติ นำเสนอเทคโนโลยีการสร้างระบบการจัดการฐานข้อมูล พิจารณาการทำงานกับระบบสิ่งพิมพ์

9. กลินสคิค อเล็กซานเดอร์. ตลาดโลกสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ข้อมูลเครื่องบินลำที่ 8 (2545)

http://www.jetinfo.ru/2002

แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การวิเคราะห์ สถานะปัจจุบันตลาด EDMS ทั่วโลก ตลาด EDMS ของรัสเซีย ตัวอย่างการใช้งาน EDMS ในโลก การรวม EDMS เข้ากับแอปพลิเคชันอื่น: ระบบ ERP และระบบ CRM คุณสมบัติของการเลือกและการใช้งาน EDMS ผู้เข้าร่วมหลักในตลาด EDMS ทั่วโลกและตลาด EDMS ของรัสเซีย ปัญหาของการเพิ่มประสิทธิภาพและการควบคุมการไหลของเอกสารและการควบคุมการประมวลผลข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กร

10. Kunyaev N.N., Demushkin A.S., Fabrichnov A.G. งานในสำนักงานที่เป็นความลับและการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย – M: โลโก้, 2011. -452 หน้า

มีการเปิดเผยสาระสำคัญและคุณลักษณะของงานในสำนักงานที่เป็นความลับ ครอบคลุมประเด็นด้านเอกสาร ข้อมูลที่เป็นความลับ, การลงทะเบียนเอกสารที่เป็นความลับ, การบัญชี, การจัดระเบียบการไหลของเอกสารที่เป็นความลับ, การจำแนกประเภทและการจัดระบบของเอกสารที่เป็นความลับ, การจัดหาระบบการอนุญาตสำหรับการเข้าถึงและระบอบข้อมูลที่เป็นความลับ, การเตรียมเอกสารที่เป็นความลับสำหรับการถ่ายโอนไปยังการเก็บถาวรและการทำลาย มีการวิเคราะห์การดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบสมัยใหม่ในด้านข้อมูลการเข้าถึงที่จำกัดและข้อมูลเอกสารที่เป็นความลับ: ข้อมูลส่วนบุคคล ความลับที่เป็นทางการ มืออาชีพ และเชิงพาณิชย์ ความลับในการผลิต ฯลฯ

11. GOST 34.602-89 " เงื่อนไขการอ้างอิงเพื่อสร้างระบบอัตโนมัติ"

มาตรฐานนี้ใช้กับระบบอัตโนมัติ (AS) สำหรับกิจกรรมประเภทต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ (การจัดการการออกแบบการวิจัย ฯลฯ ) รวมถึงการผสมผสานและกำหนดองค์ประกอบเนื้อหากฎสำหรับการจัดทำเอกสาร "ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการสร้าง ( การพัฒนาหรือการปรับปรุงให้ทันสมัย) ระบบ"

12. Leonid Reingold, Ph.D., การทบทวนระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

มีการพิจารณาความคิดริเริ่มของรัฐเกี่ยวกับ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" มาตรฐานในด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ความสามารถทางเทคนิคของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่ และเปรียบเทียบคุณลักษณะต่างๆ

13. GOST ร 51141-98

สะท้อนถึงระบบคำศัพท์ของแนวคิดในด้านงานสำนักงานและกิจการจดหมายเหตุ

14. Alexey Nazarenko ประวัติศาสตร์และแนวโน้มการพัฒนาของ EDMS สมัยใหม่

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

ประวัติความเป็นมาของแนวทางการพัฒนา การพัฒนาฟังก์ชันการทำงาน ตำแหน่งและฟังก์ชันการทำงานที่ทันสมัยของ EDMS และอนาคตของตลาดสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

15. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการรับส่งข้อมูลเอกสาร: ประเด็นทางกฎหมาย กวีนิพนธ์ – อิเนียน ราส, 2003

คอลเลกชันวิเคราะห์ปัญหาในการจัดทำเอกสารข้อมูลและจัดระเบียบการไหลของเอกสารในสภาวะที่ทันสมัย เทคโนโลยีสารสนเทศ- ประเด็นการแบ่งประเภทของเอกสารใน ทรงกลมทางสังคมอำนาจทางกฎหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สถานะทางกฎหมายและความปลอดภัย บทบาทใน ความสัมพันธ์ทางกฎหมายโดยหลักในการหมุนเวียนทางแพ่งและขั้นตอนการออกกฎหมายและการปฏิบัติ บทบาทและสถานที่ของ กฎหมายของรัฐบาลกลาง"บนลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" ในระบบจัดการเอกสารในสหพันธรัฐรัสเซีย ประสบการณ์จากต่างประเทศในด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

16. ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: เกณฑ์การคัดเลือก

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (เทคโนโลยีซอฟต์แวร์)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. คุซเนตโซวา ทีวี งานในสำนักงาน (รองรับเอกสารเพื่อการจัดการ) - อ.: Intel-Sintez, 2002

19. ไมเคิล เจ.ดี. ซัตตัน การจัดการเอกสารสำหรับองค์กร: หลักการ เทคนิค และการประยุกต์ 2539

20. แลร์รี บีลอว์สกี้, จิม บอยล์ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - Prentice Hall PTR, 1997