คำแนะนำในการกรอกใบบันทึกเวลาการทำงาน ขั้นตอนการเตรียมใบบันทึกเวลาการทำงาน

นายจ้างแต่ละคนในการควบคุมบุคลากรและจ่ายค่าจ้างให้กับลูกจ้าง จะต้องเก็บใบบันทึกเวลาไว้ สำหรับหน่วยงานด้านภาษีการไม่มีเอกสารนี้ในองค์กรนั้นเท่ากับต้นทุนการจ่ายค่าจ้างที่ไม่สมเหตุสมผลซึ่งไม่อนุญาตให้นำมาประกอบกับค่าใช้จ่ายที่ลดฐานภาษีที่ต้องเสีย

บัตรรายงานเป็นหนึ่งในเอกสารยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายในการไล่พนักงานออกจากงานเนื่องจากขาดงาน (ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียมาตรา 81 วรรค 6 ก) และใช้เป็นหลักฐานในข้อพิพาทด้านแรงงานรวมถึงในศาล

องค์กรบันทึกเวลาทำงานในองค์กร

หน้าที่ของผู้รักษาเวลานั้นมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล นักบัญชี หัวหน้าแผนก ผู้อำนวยการองค์กร หรือบุคคลอื่นใดตามลักษณะงานหรือคำสั่ง การบันทึกเวลาทำงานจะจัดขึ้นตามกฎทั่วไปสำหรับนายจ้างทุกคน:

1. ใบบันทึกเวลาจะถูกเก็บรักษาไว้สำหรับทั้งองค์กรโดยรวมหรือแยกกันสำหรับแต่ละแผนก
2. แผ่นเวลาจะบันทึกวันทำงานของพนักงานแต่ละคน โดยระบุจำนวนชั่วโมงทำงานจริง ตลอดจนการเดินทางเพื่อธุรกิจ วันหยุด ลาป่วย ฯลฯ
3. เอกสารจะบันทึกการขาดงานของพนักงานทั้งหมด ซึ่งทำให้สามารถบันทึกการขาดงานได้
4. การป้อนพนักงานใหม่ลงในใบบันทึกเวลาและการถอดถอนพนักงานที่ถูกไล่ออกเกิดขึ้นตามเอกสารบุคลากร: คำสั่งจ้าง, คำสั่งเลิกจ้าง, ข้อตกลงการจ้างงาน
5. พนักงานแต่ละคนจะได้รับหมายเลขบุคลากรที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวระบุในระบบบันทึกบุคลากร หมายเลขนี้จะอยู่กับเขาตลอดระยะเวลาการทำงานและไม่เปลี่ยนแปลงระหว่างการเคลื่อนไหวภายใน หลังจากเลิกจ้างแล้ว จำนวนบุคลากรจะต้อง “กักกัน” กล่าวคือ ไม่ใช้อีกเป็นเวลาสามปี

คุณสามารถเก็บ Timesheet ในรูปแบบใดได้บ้าง?

เพื่อเก็บบันทึกแรงงานและการจ่ายเงิน มีแบบฟอร์มรวมที่ได้รับอนุมัติจาก Rosstat ในมติหมายเลข 1 เมื่อวันที่ 01/05/2547 องค์กรต่างๆ ใช้แบบฟอร์มใบบันทึกเวลา T-13 และ T-12

แบบฟอร์ม T-12 สำหรับบันทึกเวลาทำงานและคำนวณค่าจ้างมีไว้เพื่อจัดทำด้วยตนเอง แบบฟอร์มหมายเลข T-13 เรียกว่า “เอกสารการใช้เวลาทำงาน” ใช้ในองค์กรที่มีระบบประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติเป็นหลัก

เอกสารที่รวบรวมในแบบฟอร์มเหล่านี้ตามคำแนะนำของ Federal Archival Agency มีอายุ 1 ปี

ขั้นตอนการกรอกใบลงเวลา

เมื่อกรอกใบบันทึกเวลางานในแบบฟอร์ม T-12 ให้ระบุรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ชื่อองค์กร (ตามเอกสารประกอบ) ชื่อหน่วยโครงสร้าง
• หมายเลขไทม์ชีท;
• วันที่กรอก (โดยปกติจะเป็นวันทำการสุดท้ายของเดือน)
• รอบระยะเวลาบัญชี (เดือนปฏิทินตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้าย)

ส่วนที่ 1 เป็นรูปแบบตารางที่บันทึก:

• หมายเลขรายการ (คอลัมน์ 1);
• ชื่อเต็มของพนักงาน ตำแหน่ง (ตามบัตรบุคลากรส่วนบุคคล) – คอลัมน์ 2;
• หมายเลขบุคลากร – คอลัมน์ 3;
• คอลัมน์ 4 และ 6 – การแบ่งเวลาทำงานตามรหัสและชั่วโมงทำงานจริง (สำหรับครึ่งที่ 1 และ 2 ของเดือนตามลำดับ)
• คอลัมน์ 5 และ 7 – จำนวนวันและชั่วโมงทำงานในช่วงกลางเดือนและตั้งแต่กลางเดือนถึงสิ้นสุด
• คอลัมน์ 8-13 มีไว้สำหรับการคำนวณมูลค่ารวมสำหรับวันและชั่วโมงทำงาน รวมถึงคืน ทำงานล่วงเวลา และวันหยุดสุดสัปดาห์
• 14–16 – ขาดงานตามรหัสและจำนวนวันที่ขาด;
• 17 – จำนวนวันที่ไม่ทำงานทั้งหมดในเดือนนั้น

ส่วนที่ 2 ของแบบฟอร์ม T-12 ไม่ได้กรอกโดยผู้รักษาเวลา แผนกบัญชีจะคำนวณค่าจ้าง เมื่อสิ้นเดือน ผู้รับผิดชอบจะลงนามในใบบันทึกเวลา อนุมัติกับผู้จัดการและฝ่ายบริการบุคลากร จากนั้นจึงโอนไปยังแผนกบัญชีเงินเดือน

แบบฟอร์ม T-13 มีโครงสร้างคล้ายกัน ยกเว้นแต่ละฟิลด์

การบันทึกชั่วโมงการทำงานลงในไทม์ชีท

การป้อนข้อมูลลงในใบบันทึกเวลาสามารถทำได้สองวิธี: ต่อเนื่อง (บันทึกรายวันของการเข้าร่วมและการลาออกจากที่ทำงานทั้งหมด) และแบบเลือก (ทำเครื่องหมายเฉพาะการขาดงาน การมาสาย การล่วงเวลา ฯลฯ)

สัญลักษณ์หลักที่ใช้ในการกรอกใบบันทึกเวลาระบุไว้ในตาราง:

คุณสมบัติของการกรอกใบบันทึกเวลาเป็นรายกรณี

หมายเหตุเกี่ยวกับการเบี่ยงเบนใด ๆ จากโหมดการทำงานปกติที่นำมาใช้ในองค์กรจะต้องจัดทำโดยผู้จับเวลาตามเอกสารที่เกี่ยวข้องและดำเนินการอย่างถูกต้องเท่านั้น (เพื่อทำงานในวันหยุด ใบรับรองความพิการชั่วคราว ฯลฯ )

ความล้มเหลวของพนักงานที่จะมาปรากฏตัวในสถานที่ทำงานโดยไม่มีเอกสารประกอบจนกว่าจะนำเสนอจะถูกทำเครื่องหมายเป็น NN (การไม่ปรากฏตัวโดยไม่ทราบสาเหตุ) การไม่มอบใบรับรองการยกเว้นโทษเป็นเหตุผลในการบันทึกการขาดงาน

ผู้จับเวลามักจะประสบปัญหาเมื่อคำนึงถึงการเดินทางเพื่อธุรกิจ ช่วงวันหยุด และเหตุผลอื่น ๆ ที่ทำให้พนักงานไม่อยู่ในที่ทำงาน กฎต่อไปนี้มีผลใช้ที่นี่:

1. พนักงานที่เดินทางเพื่อธุรกิจในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์จะได้รับเงินสองเท่าสำหรับชั่วโมงเหล่านี้ ดังนั้นค่า KM จะถูกป้อนในแผ่นเวลาแทน B
2. สำหรับผู้พักร้อน - ในเซลล์ที่ตรงกับวันหยุดสุดสัปดาห์ เครื่องหมาย OT จะถูกระบุ เนื่องจากวันเหล่านี้รวมอยู่ในระยะเวลาวันหยุดตามปฏิทิน วันหยุดที่ไม่ทำงานจะไม่รวมอยู่ในวันหยุดและบันทึกไว้ในใบบันทึกเวลาด้วยค่า B
3. สำหรับพนักงานใหม่ ใบบันทึกเวลาจะถูกเก็บไว้นับจากวันที่เข้างาน เซลล์ก่อนวันนี้จะเต็มไปด้วยเครื่องหมาย "XX" ในทำนองเดียวกันควรทำเครื่องหมายการขาดงานของพนักงานเนื่องจากการเลิกจ้างโดยเริ่มจากวันที่ถูกไล่ออก (รวม) และจนกว่าเขาจะถูกแยกออกจากใบบันทึกเวลา

ชั่วโมงการทำงานจะถูกบันทึกโดยใช้ไทม์ชีท เมื่อใช้เอกสารนี้ คุณสามารถกำหนดจำนวนชั่วโมงทำงาน มาตรฐานเวลาทำงาน และกรอกเอกสารทางบัญชีได้ มาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดให้นายจ้างต้องจัดทำเอกสารดังกล่าวสำหรับลูกจ้างแต่ละคนและกรอกในขณะที่ทำงาน มีคำแนะนำในการกรอกและตัวอย่างบัตรรายงานประจำปี 2562

รูปแบบและวัตถุประสงค์ของเอกสารการบัญชีตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

จำเป็นต้องมีใบบันทึกเวลาเพื่อบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เอกสารทางบัญชีมีสองรูปแบบ: T12 และ T13 นอกจากนี้ยังสามารถพัฒนาแบบฟอร์มของคุณเองภายในบริษัทได้อีกด้วย นี่คือพื้นฐานสำหรับเงินเดือน

ใช้เพื่อบันทึกเวลาทำงานจริงและ (หรือ) ไม่ได้ทำงานโดยพนักงานแต่ละคนขององค์กร เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามชั่วโมงทำงานที่กำหนดของพนักงาน เพื่อรับข้อมูลตรงเวลาทำงาน คำนวณค่าจ้าง และยังรวบรวมการรายงานทางสถิติ เกี่ยวกับแรงงาน

หน้าที่หลักของการ์ดรายงาน:

1. บันทึกเวลาการทำงานในแต่ละวัน ติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายแรงงานในปัจจุบัน
2. บันทึกข้อมูลเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน

ตามจำนวนชั่วโมงทำงานจะมีการคำนวณค่าจ้างและจัดทำรายงานให้กับฝ่ายสถิติ

ค่าปรับ: ใครเป็นผู้รับผิดชอบ?

หากไม่มีเอกสารนี้ บริษัทอาจต้องรับผิดในการบริหาร ในสถานการณ์เช่นนี้ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบอาจถูกไล่ออก

หากองค์กรไม่จัดสรรเวลาในการกรอกบัตรรายงานสำนักงานตรวจแรงงานจะเรียกเก็บค่าปรับ 10,000 รูเบิล หากใบบันทึกเวลาเสร็จสมบูรณ์ ข้อผิดพลาดอาจถูกนำมาพิจารณาด้วย เอกสารที่ไม่ถูกต้องจะต้องได้รับการแก้ไข

สำหรับการละเมิดกฎข้อบังคับจะมีการเรียกเก็บค่าปรับสูงสุด 50,000 รูเบิล การลงโทษทางปกครองก็เป็นไปได้เช่นกัน มาตรการนี้บังคับให้องค์กรไม่ต้องใช้งานเป็นเวลาสูงสุด 90 วัน

วิธีการกรอกใบบันทึกเวลา

การปรากฏตัวหรือขาดงานในที่ทำงานของพนักงานเต็มเวลาแต่ละคนจะถูกบันทึกโดยใช้วิธีการลงทะเบียนอย่างต่อเนื่อง วิธีการนี้ใช้หากจำนวนชั่วโมงทำงานแตกต่างกันในแต่ละวัน

หากจำนวนวันทำงานไม่เปลี่ยนแปลง จะใช้วิธีที่สอง เมื่อใช้วิธีการนี้ คุณสามารถบันทึกการเบี่ยงเบน: การขาดงาน การล่วงเวลา ความล่าช้า

หน้าแรก

ข้อมูลดังกล่าวจะถูกป้อนโดยอัตโนมัติโดยมีเงื่อนไขว่ากรอกใบบันทึกเวลาโดยใช้โปรแกรมพิเศษบนพีซี

สัญลักษณ์ของเวลาทำงานและไม่ได้ทำงานที่แสดงในหน้าชื่อเรื่องของแบบฟอร์ม N T-12 ยังใช้เมื่อกรอกใบบันทึกเวลาในแบบฟอร์ม N T-13

มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ครั้งที่ 1

มีรายการสัญลักษณ์อยู่ที่หน้าชื่อเรื่อง รหัสเหล่านี้เป็นรหัสที่ยอมรับโดยทั่วไปซึ่งใช้ในการกรอกแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาทั้งหมด

ตัวอย่างที่ถูกต้อง: วิธีการร่างเอกสาร

เอกสารทางบัญชีที่เป็นปัญหาจัดทำเป็นชุดเดียว ใช้ในการดำเนินธุรกิจรวมทั้งผู้ประกอบการรายบุคคล

เมื่อถึงสิ้นเดือน บัตรรายงานจะลงนามโดยผู้จัดการทุกระดับ (หัวหน้าและหัวหน้าแผนกหรือภาคส่วน) รวมถึงเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลที่รับผิดชอบ

หลังจากลงทะเบียนแล้ว ใบบันทึกเวลาจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี

การร่างและการดำเนินการรายงานในโครงสร้างงบประมาณ

รัฐวิสาหกิจ/สถาบัน ใช้แบบฟอร์ม 0504421 เป็นเอกสารบันทึกความคลาดเคลื่อนในการใช้เวลาทำงาน เกิดขึ้นสองวันก่อนเริ่มรอบระยะเวลาบัญชี ส่วนเบี่ยงเบนทั้งหมด ณ สิ้นเดือนจะต้องสรุปและโอนไปยังแผนกบัญชี

วิธีกรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์

สามารถรวบรวมใบบันทึกเวลาได้ในส่วนต่อประสานของโปรแกรมพิเศษ ตัวเลือกที่ง่ายที่สุดคือสเปรดชีต Excel นอกจากนี้ยังมีโซลูชันแบบรวมที่ใช้ระบบข้อมูลองค์กรอีกด้วย

รายงานจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติตามข้อมูลงาน การ์ดรายงานรูปแบบนี้ปรับเปลี่ยนได้ง่ายกว่า

วิดีโอ: วิธีกรอกใบบันทึกเวลา

การกรอกเอกสารสำหรับการชำระค่าชิ้นงานของพนักงาน: คำแนะนำ

ระบบชิ้นงานเกี่ยวข้องกับการคำนวณค่าจ้างโดยขึ้นอยู่กับปริมาณงานที่ทำ เพื่อจุดประสงค์นี้ ใบบันทึกเวลาและบันทึกการผลิตจะถูกเก็บไว้สำหรับพนักงานแต่ละคน

1. คุณสมบัติของการบัญชีสำหรับการชำระค่าชิ้นงาน:
2. แรงงานสามารถวัดได้เป็นชั่วโมง เช่น งานของครู อาจารย์ พนักงานขับรถ เป็นต้น ในสถานการณ์เช่นนี้จะมีการระบุเวลาทำงานไว้ในบัตรรายงาน
3. ในกรณีอื่นๆ ให้ใส่เครื่องหมาย “I” หรือ “01” ไว้ ไม่ได้กรอกบรรทัดสุดท้ายของเอกสาร

วันหยุดจะจ่ายแยกต่างหาก จำนวนเงินที่ชำระมีการอธิบายไว้ในข้อตกลงร่วม

ถอดรหัสสัญลักษณ์และรหัส: "กลางคืน" ออกแทนการหมดเวลา ฯลฯ

• ใช้รหัสที่กำหนดโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียในรูปแบบ T12 การถอดรหัสอธิบายไว้ในหน้าชื่อเรื่องของกลุ่มตัวอย่าง
• ฉันเป็นงานรายวัน
• B - ทำงานในวันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์
• N - กะกลางคืน;
• PB - การปรากฏตัวในที่ทำงานในวันหยุด
• C - งานล่วงเวลา
• B - วันทุพพลภาพชั่วคราว (ลาป่วย)
• K - วันในการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• OT - วันหยุดตามแผน
• OZ - พักร้อนด้วยค่าใช้จ่ายของคุณเอง
• คุณ - ลาไปเรียนที่สถาบันการศึกษา
• NN หรือ ZO - ขาดงานโดยไม่ทราบสาเหตุ

ประชาสัมพันธ์ - ขาดงาน อย่าสับสนกับการลาหยุดซึ่งฝ่ายบริหารจะอนุมัติอย่างเป็นทางการได้

หากจำเป็น เมื่อรหัสข้างต้นไม่เพียงพอ ก็อนุญาตให้พัฒนาการกำหนดเพิ่มเติมในองค์กรได้

ข้อผิดพลาดพื้นฐาน

1. ไม่ได้ระบุตำแหน่งของพนักงาน การระบุเพียงชื่อเต็มของคุณนั้นไม่เพียงพอ คุณต้องป้อนชื่อตำแหน่งของคุณในบริษัทในคอลัมน์
2. วันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดถูกกำหนดให้เป็นวันทำการไม่ถูกต้อง
3. ระยะเวลาของวันก่อนวันหยุดไม่ถูกต้อง ชั่วโมงการทำงานดังกล่าวมักจะสั้นลง จำเป็นต้องทำเครื่องหมาย 7 แทน 8 นาฬิกา

การรวมกันของตำแหน่งควรนำมาพิจารณาอย่างไร?

การติดตามเวลาของพนักงานนอกเวลามีคุณสมบัติบางอย่าง มีการบันทึกเวลาทำงานจริง ระยะเวลาการทำงานต่อวันระบุไว้ในใบบันทึกเวลา T12 ในบรรทัดด้านล่าง ในคอลัมน์ 4 และ 6 หรือใน T13 ในบรรทัดที่ 2 และ 4 ในกรณีงานพาร์ทไทม์ภายใน เวลาทำงานจะแสดงแยกกันสำหรับแต่ละตำแหน่งที่พนักงานดำรงตำแหน่ง

แบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับการกรอกบัตรรายงานการทำงานสำหรับผู้เดินทางเพื่อธุรกิจ

เวลาทำงานของผู้เดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจจะถูกบันทึกไว้ในรูปแบบ T12 คอลัมน์มีเครื่องหมายตัวอักษร "K" หรือตัวเลข "06" ระบุเฉพาะวันเท่านั้นไม่ได้ระบุชั่วโมง

กฎการใช้แบบฟอร์มรายงานต่างๆ

ขึ้นอยู่กับศิลปะ ตามมาตรา 7 และ 9 บริษัทที่ดำเนินกิจกรรมเชิงพาณิชย์สามารถพัฒนารูปแบบการบันทึกชั่วโมงทำงานเพิ่มเติมที่เหมาะสมกับข้อมูลเฉพาะขององค์กรมากขึ้น องค์กรงบประมาณชอบแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาต่อไปนี้:

1. แผ่นคำนวณค่าจ้าง (F หมายเลข 0504421)
2. การบัญชีมีไว้สำหรับการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติในภายหลัง (หมายเลข F 0301008)

แบบฟอร์ม T12 และ T13 มีรายละเอียดเหมือนกันตามคำแนะนำในการเตรียมใบบันทึกเวลา

ควรรวบรวมรายงานอย่างไร: กฎระเบียบ

เอกสารกรอกดังนี้:

1. ที่ด้านบน ให้กรอกชื่อองค์กรหรือสถาบัน รวมถึงแผนกหรือภาคส่วน (หากจำเป็น)
2. กรอกวันที่ที่แน่นอนในการเตรียมเอกสารและหมายเลข
3. ข้อมูลสำหรับวันทั้งหมดของช่วงเวลานี้จะรวมอยู่ในคอลัมน์ "ระยะเวลาการรายงาน"
4. ส่วนที่ 1 มีหมายเลขซีเรียล
5. คอลัมน์ 2 และ 3 เต็มไปด้วยข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานเต็มเวลาตามบัตรส่วนตัวของพวกเขา
6. ในคอลัมน์ 4 และ 6 มีการป้อนรหัสที่สอดคล้องกับการใช้เวลาทำงานในแต่ละวันทำงานของรอบระยะเวลาบัญชี
7. คอลัมน์ 5 และ 7 มีจุดประสงค์เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ระดับกลางเป็นเวลาครึ่งเดือน: เซลล์ด้านบนเต็มไปด้วยจำนวนวันทำงานจริง ที่ด้านล่าง - ชั่วโมงทำงาน ซึ่งจะช่วยให้สามารถวิเคราะห์เบื้องต้นได้
8. คอลัมน์ 8 ถึง 17 จะถูกกรอกหลังเดือน
9. จำนวนวันและชั่วโมงทำงานถูกป้อนในคอลัมน์ 14 และ 16
10. สาเหตุของความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นได้ระบุด้วยรหัสที่เหมาะสมในคอลัมน์ 15
11. คอลัมน์ 17 ใช้เพื่อสะท้อนจำนวนวันที่ไม่ทำงาน (วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์)
12. คอลัมน์ต่อไปนี้ (ส่วนที่สองของใบบันทึกเวลา) จากคอลัมน์ 1 ถึง 55 จะถูกกรอกโดยนักบัญชี

ความรับผิดชอบในการบำรุงรักษาและการอนุมัติ

เนื่องจากขาดข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับการจับเวลา องค์กรจึงกำหนดขั้นตอนของตนเองในการเก็บรักษาเอกสารด้านบุคลากร การตัดสินใจได้รับอิทธิพลจากปัจจัยต่างๆ ได้แก่ การเงิน บุคลากร และความสามารถขององค์กร

ตามข้อกำหนดของส่วนที่ 4 ของมาตรา 91 ของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย การบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาเป็นความรับผิดชอบของนายจ้างซึ่งหมายความว่าฝ่ายบริหารมีสิทธิ์แต่งตั้งพนักงานคนใดคนหนึ่งเพื่อรักษารูปแบบการบัญชีนี้

ความรับผิดชอบได้รับการแก้ไขในรายละเอียดของงานหรือในสัญญาจ้างงานตามคำสั่งที่ออกโดยผู้จัดการ การกระทำดังกล่าวได้รับการควบคุมในมาตรา 8, 57, 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

หากจำนวนพนักงานในองค์กรมีตั้งแต่ 1 ถึง 5 คน จะไม่มีการระบุตำแหน่งแยกต่างหากสำหรับการรักษาใบบันทึกเวลา

ไม่แนะนำให้มอบหน้าที่ของผู้จับเวลาให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่งเสมอไป สิ่งนี้ต้องมีการฝึกอบรมขั้นสูงและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ตามกฎแล้วในองค์กรขนาดเล็กผู้จัดการจะเก็บใบบันทึกเวลาไว้เอง หากองค์กรมีพนักงานมากกว่า 30 คน เวลาทำงานจะถูกบันทึกโดยพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลแยกต่างหาก บางครั้งอาจรวมความรับผิดชอบเข้าด้วยกันได้

บางครั้งความรับผิดชอบในการจับเวลานั้นถูกกำหนดให้กับนักบัญชีหรือเลขานุการ

วิธีติดตามเวลา

1. ในบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก จะใช้ตัวเลือกการบัญชีต่อไปนี้:
2. การทำตารางแบบรวมศูนย์ องค์กรมีพนักงานจับเวลาหลายคน ซึ่งมีหน้าที่หลักในการจัดเก็บบันทึกเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน

กระจายอำนาจ ในกรณีนี้ แต่ละแผนกของบริษัทจะมีผู้จับเวลาของตนเอง หัวหน้าหน่วยโครงสร้างสามารถลงนามในบัตรรายงานได้ สิทธิ์นี้ใช้โดยผู้รับมอบฉันทะจากผู้จัดการหรือได้รับอนุมัติตามคำสั่งที่เหมาะสม

ลักษณะเฉพาะของงานขององค์กรมักไม่อนุญาตให้โอนสิทธิ์ในการลงนามของผู้จัดการหลักไปยังหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง สิ่งนี้กระตุ้นให้เกิดการละเมิดกฎหมายแรงงานซึ่งสามารถตรวจพบได้ในระหว่างการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแล

การบัญชี “การเดินทาง”: วิธีคำนึงถึงชั่วโมงทำงานหากพนักงานอยู่ระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ

ไม่สามารถติดตามการทำงานของพนักงานที่ตั้งอยู่ในเมืองอื่นได้ กฎหมายแรงงานไม่ได้กำหนดข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับการติดตามเวลา ในกรณีเช่นนี้ ขอแนะนำให้พนักงานติดตามเวลาทำงานของตนเอง

การจัดทำเอกสารทางบัญชีเป็นความรับผิดชอบเพิ่มเติมที่ควรบันทึกไว้ในรายละเอียดงาน จำเป็นต้องชำระเงินเพิ่มเติมเพื่อให้งานนี้สำเร็จ

แง่มุมทางศีลธรรมจะต้องเข้ามามีบทบาทที่นี่ พนักงานต้องซื่อสัตย์และไม่อนุญาตให้เพิ่มชั่วโมงการทำงาน ผู้นำจะสามารถระบุได้ว่าตนมีความจริงใจเพียงใด มีการประเมินผลการทำงานของพนักงานและระดับประสิทธิผลของเขา

สามารถจัดเก็บเอกสารได้นานแค่ไหน รวมไปถึง ในสถานประกอบการที่เป็นอันตราย

ตามข้อ 281 ของรายการเอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กร ต้องจัดเก็บใบบันทึกเวลาไว้อย่างน้อยหนึ่งปี

ในทางกลับกัน เอกสารนี้เป็นพื้นฐานในการประเมินภาษี “ เอกสาร” ดังกล่าวจะถูกเก็บไว้นานถึงสี่ปีตามรหัส (ข้อ 8 ข้อ 1 ข้อ 23 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

นอกจากนี้ ใบบันทึกเวลายังเป็นเอกสารหลักสำหรับค่าจ้างอีกด้วย ซึ่งหมายความว่าควรเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี (มาตรา 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี") ดังนั้นบัตรรายงานจะถูกเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี

หากพนักงานทำงานในสภาวะที่เป็นอันตราย/เป็นอันตราย เขาจะได้รับผลประโยชน์เมื่อคำนวณเงินบำนาญ การทำงานหนักในองค์กรอาจส่งผลเสียต่อสุขภาพและชีวิตของมนุษย์ ดังนั้นภายใต้เงื่อนไขดังกล่าว บัตรรายงานจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี

ใบบันทึกเวลาประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานที่ใช้ในการคำนวณและคำนวณค่าจ้าง แต่ละคอลัมน์ที่ป้อนสัญลักษณ์นี้หรือนั้นจะต้องมีหลักฐานเอกสาร (คำสั่ง, แผ่นทุพพลภาพชั่วคราว, ใบรับรองต่างๆ, การแจ้งเตือน, ใบรับรอง) เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการกรอกผู้รับผิดชอบในการดูแลเอกสารทางบัญชีจะต้องมีความระมัดระวังอย่างยิ่งและมีความรู้พิเศษ การจัดการไทม์ชีทที่เหมาะสมช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับค่าจ้างอย่างถูกต้อง ทั้งนี้ไม่รวมถึงข้อพิพาทด้านแรงงานและค่าปรับ

องค์กรใดที่จ้างบุคลากรจะต้องคำนึงถึงเวลาทำงานของลูกจ้างด้วย บนพื้นฐานนี้แผนกบัญชีจะคำนวณเงินเดือนและผลประโยชน์ที่ครบกำหนด เวลาที่ทำงานจะแสดงอยู่ในเอกสารพิเศษ - ใบบันทึกเวลา เราจะบอกคุณว่ามีความแตกต่างอะไรบ้างเกี่ยวกับการบำรุงรักษาและวิธีกรอกข้อมูลให้ถูกต้อง

ใบบันทึกเวลาเป็นเอกสารทางบัญชีหลักประเภทหนึ่งที่บันทึก:

• ประเภทเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานด้านแรงงานที่พนักงานทำงาน
• ระยะเวลา (เป็นชั่วโมงและวัน)

ฟังก์ชั่นไทม์ชีท:

• หมายเหตุการจ้างงานจริงของลูกจ้างตามระยะเวลาการทำงานแต่ละประเภท
• การควบคุมบุคลากร
• การจ่ายเงินเดือนและสวัสดิการบางอย่างอย่างเพียงพอ
• หลักฐานข้อพิพาทแรงงานที่เกี่ยวข้อง
• การคำนวณการประมวลผล
• พื้นฐานสำหรับความถูกต้องตามกฎหมายของการเลิกจ้างเนื่องจากขาดงาน
• เหตุผลทางภาษีของต้นทุนเงินเดือน
• พื้นฐานในการจัดทำรายงานต่อหน่วยงานกำกับดูแล

LLC หรือผู้ประกอบการรายบุคคลสามารถดำเนินการโดยไม่มีใบบันทึกเวลาได้หรือไม่?

กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องรักษาใบบันทึกเวลาดังกล่าว โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบทางกฎหมายขององค์กรของตน หากบริษัทจ้างพนักงาน พนักงานจะต้องได้รับเงินเดือน ซึ่งภาษีจะถูกหักออกจากงบประมาณ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณเงินเดือนสำนักงานสรรพากรจะสอบถามเกี่ยวกับการมีอยู่ของเอกสารนี้และเนื้อหาในนั้น

หาก LLC หรือผู้ประกอบการรายบุคคลมีพนักงาน และไม่ได้กรอกใบบันทึกเวลาหรือมีข้อผิดพลาด สำนักงานสรรพากรอาจรับรู้ต้นทุนเงินเดือนของตนตามที่บันทึกไว้อย่างไม่ยุติธรรม ซึ่งหมายความว่าค่าใช้จ่ายของนายจ้างเหล่านี้จะไม่ลดฐานภาษีเงินได้

สำคัญ!นายจ้างที่ไม่ใส่ใจติดตามชั่วโมงทำงานหรือดูแลใบบันทึกเวลาทำงานที่มีการละเมิด จะต้องถูกคว่ำบาตรจากหน่วยงานควบคุม ผู้อำนวยการอาจถูกปรับ 1,000 - 5,000 รูเบิล และองค์กรสามารถปรับได้สูงสุด 50,000 รูเบิล (มาตรา 52.7 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย)

เวลาทำงานของพนักงานคำนวณอย่างไร?

เวลาทำงาน คือ ช่วงกลางวันหรือกลางคืนที่ลูกจ้างมีหน้าที่ปฏิบัติหน้าที่หรือเวลาเทียบเท่าการจ่ายเงิน ระยะเวลาของช่วงเวลานี้ (วันทำงานหรือกะ) และความสม่ำเสมอของการทำซ้ำ (งานประจำหรือกำหนดการ) จะต้องได้รับการแก้ไขในสัญญาการจ้างงานตามสภาพการทำงาน

ใบบันทึกเวลาระบุประเภทเวลาต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ด้านแรงงาน:

• กลางวัน;
• กลางคืน;
• ในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์
• ล่วงเวลา;
• ดู;
• การฝึกอบรมขั้นสูงนอกการผลิต
• วันหยุดจ่าย;
• ลาป่วย;
• ถูกบังคับให้ขาดงาน;
• โจมตี;
• เรียบง่าย ฯลฯ

หลักการเก็บรักษาไทม์ชีท

ผู้จับเวลามีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามกฎที่นำมาใช้ตามกฎหมายตลอดจนกฎระเบียบที่ประดิษฐานอยู่ในกฎระเบียบภายในขององค์กร:

1. เอกสารนี้สามารถเก็บรักษาไว้สำหรับแต่ละแผนกแยกกันหรือสำหรับทั้งองค์กร
2. ใบบันทึกเวลาประกอบด้วยจำนวนชั่วโมงทำงานของพนักงานสำหรับเวลาทำงานแต่ละประเภทตามรหัสที่กำหนด
3. นอกเหนือจากเวลาการจ้างงานแล้ว ยังมีการระบุจำนวนชั่วโมงที่พนักงานไม่ได้ทำงานแม้ว่าเขาควรจะทำเช่นนั้น (การขาดงาน การนัดหยุดงาน การหยุดทำงาน) ก็ถูกบันทึกไว้ด้วย
4. พนักงานจะรวมอยู่ในใบบันทึกเวลาหรือแยกออกจากนั้นหลังจากกรอกเอกสารบุคลากรที่เหมาะสม - คำสั่งการจ้างงานหรือการเลิกจ้างสัญญาจ้างงาน
5. เมื่อมีการรวมพนักงานใหม่ไว้ในแผ่นเวลา เขาจะได้รับหมายเลขบุคลากร ซึ่งเป็นหมายเลขเฉพาะและจะกลายเป็นรหัสของเขาในเอกสารประกอบด้านบุคลากร หมายเลขนี้จะใช้ได้ตลอดระยะเวลาที่คุณทำงานให้กับนายจ้างรายนี้ การเปลี่ยนตำแหน่งไม่เปลี่ยนจำนวนบุคลากร หลังจากถูกไล่ออกไม่ควรกำหนดหมายเลขเดียวกันให้กับใครเลยเป็นเวลา 3 ปี
6. ห้ามมิให้กรอกใบบันทึกเวลาล่วงหน้าโดยเด็ดขาด - เวลาดังกล่าวสะท้อนอยู่ในเอกสาร ได้ผลจริงๆ

การใช้ระบบติดตามอิเล็กทรอนิกส์ถูกกฎหมายหรือไม่?

หลายองค์กรโดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการติดตามและ/หรือติดตามพนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในการบัญชีการทำงานของพนักงาน ฟังก์ชั่นต่างๆ ของระบบเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถบันทึกเวลาที่มาถึงและออกจากพนักงาน บางส่วน - การเคลื่อนไหวรอบอาณาเขต บางครั้ง - กิจกรรมของพวกเขาในที่ทำงาน

พื้นฐานสำหรับการบันทึกการมีอยู่ของพนักงานในที่ทำงานอาจเป็นการลงทะเบียนตามตัวชี้วัดต่าง ๆ ที่กำหนดโดยระบบบัญชีและการควบคุมอย่างใดอย่างหนึ่ง:

• การแสดงบัตรโดยสารอิเล็กทรอนิกส์
• การอ่านลายนิ้วมือ
• การสแกนจอประสาทตา;
• การบันทึกวิดีโอโดยใช้กล้อง ฯลฯ

วันหยุดตกในช่วงวันหยุด

หากผู้พักร้อนมีวันในช่วงที่เหลือซึ่งไม่ได้ทำงานให้กับพนักงานคนอื่นเนื่องจากวันหยุด ผู้จับเวลาจะใส่ตัวอักษร B (“วันหยุด”) ลงในเซลล์ที่เหมาะสม วันเหล่านี้ไม่รวมอยู่ในช่วงวันหยุดของคุณ วันหยุดสุดสัปดาห์ปกติ (ไม่ใช่วันหยุด) จะถูกทำเครื่องหมายด้วยตัวอักษร OT ("วันหยุด") เนื่องจากจะนับเป็นจำนวนวันหยุด

พนักงานคนหนึ่งล้มป่วยขณะลาพักร้อน

ประมวลกฎหมายแรงงานอนุญาตให้คุณขยายเวลาการลาในช่วงระยะเวลาที่ถูกบังคับให้ไม่สามารถทำงานได้หรือโอนวันเหล่านี้ไปเป็นวันอื่น ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องระบุอย่างถูกต้องในใบบันทึกเวลาว่าพนักงานป่วยในช่วงลาพักร้อนกี่วัน โดยปกติแล้วการเจ็บป่วยจะต้องจัดทำเป็นเอกสารด้วยกระดาษแผ่นหนึ่ง

ผู้จับเวลาจะนับจำนวนวันที่พนักงานได้พักผ่อนอย่างมีสุขภาพและทำเครื่องหมายด้วยรหัส OT (“วันหยุด”) จากนั้นวันที่ออกลาป่วยจะมีเครื่องหมาย "B" ตามลำดับ หากการลาหลังจากเจ็บป่วยยังคงดำเนินต่อไป วันเหล่านี้จะถูกทำเครื่องหมายเป็น "OT" อีกครั้ง รวมถึงเวลาที่ขยายหรือโอนไปเป็นการชดเชยการลาป่วย

การเดินทางเพื่อธุรกิจลดลงในช่วงสุดสัปดาห์

หากพนักงานถูกบังคับให้ใช้เวลาช่วงสุดสัปดาห์ในการเดินทางเพื่อธุรกิจ จะสร้างความยุ่งยากในไทม์ชีท เมื่อกรอกใบบันทึกเวลา วันที่ของการบังคับใช้แรงงานในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ไม่ได้ถูกกำหนดด้วยตัวอักษร B (“วันหยุดสุดสัปดาห์”) แต่ถูกกำหนดโดยรหัส K (“การเดินทางเพื่อธุรกิจ”) โดยไม่คำนึงว่าผู้เดินทางเพื่อธุรกิจจะยุ่งอยู่กับเรื่องนั้นหรือไม่ วันหรืออยู่ในช่วงวันหยุด

นายจ้างทุกคนควรรู้วิธีกรอกใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้อง ความรับผิดชอบในการบำรุงรักษาเอกสารนี้เป็นของหัวหน้าองค์กรและองค์กรทั้งหมดที่ใช้แรงงานจ้าง (มาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ในกรณีที่ไม่มีบัตรรายงานนี้พนักงานตรวจแรงงานมีสิทธิ์ที่จะให้ฝ่ายบริหารรับผิดชอบในรูปแบบของค่าปรับสำหรับการละเมิดกฎหมายในด้านการจ้างงาน - ส่วนที่ 1 ของศิลปะ 5.27 ประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย การละเมิดเอกสารอาจกลายเป็นเหตุผลในการดำเนินคดีโดยหน่วยงานด้านภาษีตามมาตรา 120 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

วัตถุประสงค์หลักของเอกสารการบัญชีคือการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการเข้างานและการขาดงานของพนักงานเพื่อการคำนวณเงินเดือนของพนักงานที่แม่นยำ นอกจากนี้ การบำรุงรักษาเอกสารยังจำเป็นเพื่อวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:

• ติดตามการปฏิบัติตามระบอบการปกครองด้านแรงงาน
• การคำนวณประสิทธิภาพการใช้เวลาทำงาน
• รวบรวมรายงานทางสถิติตามคำร้องขอของ Rosstat

ต้องเก็บใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้องและแม่นยำ ข้อมูลในนั้นจะต้องได้รับการบันทึกไว้ ประการแรกจำเป็นต้องนำเสนอเหตุผลในการป้อนข้อมูลลงในเอกสารทางบัญชีต่อหน่วยงานตรวจสอบแรงงาน ประการที่สอง เมื่อถูกไล่ออก พนักงานมีสิทธิ์เรียกร้องจากฝ่ายบริหาร นอกเหนือจากบัญชีเงินเดือนและสมุดงาน เอกสารรับรองอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานของเขา (มาตรา 84 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) หากข้อมูลที่กรอกลงในบัตรรายงานไม่ถูกต้องหรือไม่เป็นความจริง อาจเป็นเหตุให้อดีตผู้ใต้บังคับบัญชาต้องขึ้นศาล

แบบฟอร์มเอกสาร

มีแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาที่ได้รับอนุมัติ: T-12 และ T-13 แบบฟอร์มดังกล่าวได้รับการพัฒนาโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ (กฤษฎีกาฉบับที่ 1 วันที่ 5 มกราคม พ.ศ. 2547) และสะดวกที่สุดในการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับเวลาทำงาน ฉันสามารถใช้บัตรรายงานรูปแบบอื่นได้หรือไม่ ใช่ ไม่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มการบัญชีเหล่านี้ ฝ่ายบริหารขององค์กรมีสิทธิ์ในการพัฒนาแบบฟอร์มเอกสารของตนเอง ทำให้เป็นส่วนหนึ่งของนโยบายภายในขององค์กร เมื่อมีการใช้แบบฟอร์มการบัญชีอื่นนอกเหนือจากมาตรฐานจะมีการร่างคำสั่งที่เกี่ยวข้องสำหรับองค์กรและนำเสนอต่อบุคลากร

เอกสารทางบัญชี T-12 และ T-13 อยู่ในรูปแบบของตารางโดยมีจำนวนคอลัมน์ที่สอดคล้องกับจำนวนวันตามปฏิทินในหนึ่งเดือน ข้อมูลชั่วโมงทำงานจะสรุปสำหรับพนักงานเต็มเวลาแต่ละคนแยกกัน ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานจะกรอกเป็นเส้นแนวนอนระบุจำนวนบุคลากรและตำแหน่ง หากมีพนักงานจำนวนมาก จะสะดวกในการแยกใบบันทึกเวลาสำหรับแต่ละโรงงานหรือแต่ละแผนกออกจากกัน

แบบฟอร์ม T-12 และ T-13 มีวัตถุประสงค์เดียวกันและมีรายละเอียดเหมือนกัน แบบฟอร์ม T-12 เป็นแบบสากลและเหมาะสำหรับทุกองค์กร สะดวกในการกรอกใบบันทึกเวลา T-13 เมื่อองค์กรบันทึกชั่วโมงทำงานทางอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ระบบผ่านอัตโนมัติ (ประตูหมุน) ความแตกต่างอีกประการหนึ่งคือการมีอยู่ใน T-12 ของส่วนที่ 2 ซึ่งสะท้อนถึงเงินคงค้างของพนักงานสำหรับการทำงาน (ไม่จำเป็นต้องกรอกเพื่อวัตถุประสงค์ในการคำนวณคุณสามารถจัดทำเอกสารทางบัญชีรูปแบบอื่น ๆ ได้) การบำรุงรักษาระบบบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ T-13 นั้นง่ายขึ้นด้วยความจริงที่ว่าเงินคงค้างนั้นถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

ใครควรเก็บใบบันทึกเวลา? ในองค์กรขนาดใหญ่ เพื่อจุดประสงค์ในการบำรุงรักษาตาราง จะมีการแนะนำตำแหน่งแยกต่างหาก - ผู้จับเวลา หากฝ่ายบริหารไม่สามารถรักษาพนักงานเพิ่มเติมได้ พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะบันทึกชั่วโมงทำงานไว้ ฝ่ายบริหารอาจแต่งตั้งบุคคลอื่นที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาเอกสาร - กรอกและอนุมัติจากฝ่ายบริหาร

เอกสารมาตรฐานการบันทึกชั่วโมงทำงาน ปี 2562 แบบฟอร์ม T-12 มีคอลัมน์แนวตั้ง 17 คอลัมน์ ซึ่งออกแบบมาเพื่อสะท้อนถึง:

• มาทำงาน;
• ขาดจากการปฏิบัติหน้าที่ตามที่ระบุไว้ในสัญญาจ้าง
• ระยะเวลาทำงาน
• จำนวนวันทำงานต่อเดือน
• จำนวนวันที่พนักงานไม่ปรากฏตัวในที่ทำงานโดยระบุสาเหตุของการขาดงาน
• วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์

พนักงานที่รับผิดชอบกรอกแบบฟอร์ม T-12 ด้วยตนเองทุกวัน เมื่อสิ้นสุดรอบบิลเอกสารจะถูกส่งไปยังฝ่ายบัญชีเพื่อตรวจสอบข้อมูลและคำนวณเงินเดือน

ใบบันทึกเวลา T-13 มี 13 คอลัมน์ซึ่งนอกเหนือจากที่ระบุไว้แล้ว ยังรวมรหัสการชำระเงินและบัญชีที่เกี่ยวข้องสำหรับการคำนวณรายได้อัตโนมัติ การกรอกแบบฟอร์มดำเนินการโดยใช้โปรแกรมพิเศษซึ่งมีให้สำหรับพนักงานที่รับผิดชอบซึ่งป้อนตัวเลขที่จำเป็นและควบคุมการคำนวณ

วิธีการกรอกตาราง

กฎสำหรับการกรอกใบบันทึกเวลาการทำงานซึ่งได้รับการอนุมัติในปี 2547 มีการกำหนดตัวอักษรและตัวเลขว่ามีผู้ใต้บังคับบัญชาอยู่ในสถานที่ปฏิบัติงานหรือไม่ รายการรหัสทั้งหมดระบุไว้ในหน้าที่สองของแบบฟอร์ม T-12 จำเป็นต้องใช้หรือไม่? ไม่ รายการดังกล่าวมีลักษณะเป็นคำแนะนำ แต่เนื่องจากใช้งานง่าย องค์กรต่างๆ จึงยังคงใช้รายการดังกล่าวมาจนถึงทุกวันนี้

จะเก็บไทม์ชีทได้อย่างไร? สำหรับการบัญชีรายวัน คอลัมน์ที่สี่และหกจะถูกจัดสรรในรูปแบบ T-12 และคอลัมน์ที่สี่ใน T-13 บรรทัดบนสุดแสดงตัวอักษรหรือตัวเลขตามความเป็นจริงของการเข้าร่วมหรือขาดงานของพนักงาน (เช่น I - หมายถึงการเข้าร่วม K - การเดินทางเพื่อธุรกิจ และ - การออกจากหน้าที่ ฯลฯ ) ภายใต้เครื่องหมายนี้ ระยะเวลาการทำงานหรือไม่ทำงานจะถูกบันทึกเป็นชั่วโมง การลางานจะถูกบันทึกเป็น "0" เสมอ แม้ว่าผู้ใต้บังคับบัญชาจะเดินทางไปทำธุรกิจก็ตาม

ขั้นตอนการกรอกใบบันทึกเวลาอนุญาตให้มีสองตัวเลือกในการป้อนข้อมูลลงในเอกสาร

1. โดยใช้วิธีการลงทะเบียนต่อเนื่อง ข้อเท็จจริงทั้งหมดของการเข้าร่วมและการไม่ปรากฏตัวจะสะท้อนให้เห็น โดยระบุระยะเวลา:

1. โดยใช้วิธีการบันทึกการเบี่ยงเบนโดยเฉพาะ - มีเพียงวันที่ไม่แสดงตัวเท่านั้นที่สะท้อนให้เห็น คอลัมน์ด้านล่างยังคงว่างเปล่า:

ฝ่ายบริหารมีสิทธิ์เลือกโหมดการบรรจุโดยอิสระ ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของการผลิต

ควรคำนึงว่างานและส่วนที่เหลือแต่ละประเภทมีรหัสการกำหนดของตัวเอง ตัวอย่างเช่น งานกลางคืน (ตั้งแต่ 22.00 น. ถึง 06.00 น.) ถูกกำหนดด้วยตัวอักษร N การพักที่สถานที่แสดงตั้งแต่ 20.00 น. ถึง 08.00 น. จะถูกบันทึกดังนี้:

จะกรอกวันหยุดในใบบันทึกเวลาได้อย่างไร? การลาแต่ละประเภทจะได้รับมอบหมายรหัสพิเศษ: พื้นฐาน - OT, นักเรียน, ชำระเงิน - U, ไม่ได้รับค่าจ้าง - UD และอื่น ๆ ระยะเวลาที่อยู่ในที่ทำงานจะระบุเป็น "0" เสมอ

สรุป.

เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการเรียกเก็บเงิน ผู้รับผิดชอบจะคำนวณระยะเวลาที่ทำงานและไม่ได้ทำงานเป็นชั่วโมง ข้อมูลจะถูกป้อนในคอลัมน์ที่ห้า (สำหรับส่วนแรกของเดือน) และคอลัมน์ที่เจ็ด (สำหรับส่วนที่สองของเดือน) ของการ์ดรายงาน T-12 คอลัมน์ 8-13 มีข้อมูลสรุป การไม่แสดงตัวจะแสดงอยู่ในคอลัมน์ของตาราง 14-16 หากพบข้อผิดพลาดในเอกสารการบัญชีที่รวบรวมจำเป็นต้องจัดทำเอกสารการปรับปรุง

สำคัญ! พนักงานที่รับผิดชอบในการกรอกใบบันทึกเวลา หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล และหน่วยงานโครงสร้างจะต้องลงนามที่ด้านล่างของเอกสารเพื่อความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อน

ควรเก็บใบบันทึกเวลาไว้ที่องค์กรเป็นเวลาห้าปีเนื่องจากเอกสารนี้เป็นพื้นฐานในการคำนวณค่าจ้างให้กับพนักงาน หากองค์กรใช้แรงงานหนักหรือสภาพการทำงานที่เป็นอันตราย ต้องเก็บบันทึกไว้เป็นระยะเวลา 75 ปี

แต่ละองค์กรจะต้องเก็บบันทึกรายวันเกี่ยวกับการปรากฏตัวของพนักงานในที่ทำงาน แผนกทรัพยากรบุคคลจึงใช้แบบฟอร์มใบบันทึกเวลาแบบรวมในแบบฟอร์ม T-13 ช่วยให้คุณสามารถบันทึกการมีอยู่ ความล่าช้า และการขาดหายไป สาเหตุที่อาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ ทั้งที่ถูกต้องและไม่ถูกต้อง จากข้อมูลจากใบบันทึกเวลา ณ สิ้นเดือน ฝ่ายบัญชีจะคำนวณค่าจ้างของพนักงาน โดยเฉพาะสำหรับพนักงานซึ่งค่าจ้างจะอิงตามเวลาที่พวกเขาอยู่ในที่ทำงาน

ใบบันทึกเวลามีบทบาทสำคัญในการดำเนินงานขององค์กร ตั้งแต่การบันทึกการเข้างานของพนักงานในที่ทำงานไปจนถึงการคำนวณค่าจ้าง แต่ละเหตุการณ์จะมีรหัสพิเศษของตัวเอง ซึ่งสามารถสะท้อนถึงเวลาของวันทำงาน การเจ็บป่วย การเดินทางเพื่อธุรกิจ วันหยุด รวมถึงการมาสายและการลางานของพนักงาน นอกจากนี้ เอกสารนี้ยังช่วยให้คุณติดตามบรรทัดฐานของสัปดาห์การทำงานและทำการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานบางอย่างได้

ดังนั้น ตามข้อมูลในบัตรรายงาน ผู้จัดการสามารถตัดสินใจบางอย่างเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสัปดาห์การทำงานของพนักงานได้หากมีการทำงานล่วงเวลา ซึ่งมักจะเกิดขึ้นได้ด้วยตารางงานที่ยืดหยุ่นหรือเปลี่ยนพนักงานที่ป่วย นอกจากนี้ จากข้อมูลในบัตรรายงาน คุณสามารถตัดสินใจได้ทั้งเรื่องโบนัสและสิ่งจูงใจสำหรับพนักงาน และการคิดค่าเสื่อมราคาและการกำหนดบทลงโทษ

โปรดทราบว่าส่วนแรกของใบบันทึกเวลาสำหรับครึ่งแรกของเดือนจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชีเพื่อคำนวณค่าจ้างล่วงหน้า และจะมีการคำนวณค่าจ้างทั้งหมดตามใบบันทึกเวลาที่กรอกครบถ้วน

ตัวอย่างการกรอกใบบันทึกเวลา

คุณสามารถกรอกใบบันทึกเวลาได้สองวิธี คุณควรเลือกวิธีที่สะดวกและเข้าใจได้มากที่สุด:

1. มีการป้อนข้อมูลรายวัน - แบบฟอร์มระบุข้อมูลเกี่ยวกับการเข้างานและการขาดงานของพนักงานหากตรวจพบข้อเท็จจริงดังกล่าว
2. ข้อมูลจะถูกป้อนลงในแบบฟอร์มเฉพาะในกรณีที่มีการเบี่ยงเบนไปจากค่ามาตรฐานเช่นหากพนักงานไม่มาทำงานกะทันหันในกรณีนี้จะสังเกตเห็นว่าเขาไม่มีงานทำ

การกำหนดในใบบันทึกเวลา

รหัสประเภทค่าตอบแทนในใบบันทึกเวลา

• เงินเดือนและค่าเดินทาง – 2000
• การจ่ายเงินให้กับพนักงานตามสัญญาทางแพ่ง (ไม่รวมค่าลิขสิทธิ์) – พ.ศ. 2553
• ค่าวันหยุดพักผ่อน – 2555
• การชำระเงินสำหรับทุพพลภาพชั่วคราว – 2300

การกรอกตัวอย่างแบบฟอร์ม T-13

การกรอกใบบันทึกเวลานั้นไม่ใช่เรื่องยากโดยเฉพาะ โดยเลือกตัวเลือกการบัญชีที่สะดวกสำหรับคุณแล้วป้อนข้อมูลและรหัสที่เหมาะสม:

• ใน “นับ 1”คุณต้องระบุหมายเลขซีเรียลถัดไป
• ใน “นับ 2”– ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคนในองค์กรตามตำแหน่งและชื่อเต็ม
• “นับ 3”ประกอบด้วยหมายเลขบุคลากรของพนักงาน
• ใน “นับ 4”เมื่อใช้รหัสตัวอักษรสำหรับพนักงานแต่ละคน ข้อมูลจะถูกป้อนข้อมูลในแต่ละวันทำงาน รหัสที่เกี่ยวข้องจะอยู่ในเซลล์ด้านบน และระยะเวลาของพนักงานที่ทำงานจะแสดงอยู่ในเซลล์ด้านล่าง ดังนั้น หากกำหนดตารางเวลา 5/2 วันทำงานคือ 8 ชั่วโมง และระยะเวลาของวันทำงานที่มีกำหนดการ 2/2 จะเป็น 11 ชั่วโมง ข้อมูลสำหรับครึ่งแรกของเดือนและครึ่งเดือนที่สองจะถูกป้อนในคอลัมน์แยกกัน ด้านบนคือครึ่งแรก และด้านล่างคือครึ่งหลัง หากเกิดการทำงานล่วงเวลา นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยการทำงานล่วงเวลาแก่ลูกจ้างเป็นเงินสดหรือค่าล่วงเวลา
• ใน “นับ 5”เวลาทำงานทั้งหมดจะระบุแยกกันสำหรับครึ่งแรก และแยกกันสำหรับครึ่งหลังของเดือน
• “นับ 6”มีค่ารวมของเวลาทำงาน (ผลรวมของคอลัมน์ 5)
• ใน “นับ 7”ป้อนข้อมูลในรหัสค่าจ้าง
• “นับ 8”มีข้อมูลบัญชีการบัญชีเพื่อบันทึกต้นทุนเงินเดือน
• คอลัมน์ 10-13ใช้เพื่อบันทึกการขาดงานของพนักงานโดยระบุรหัสที่เกี่ยวข้องและจำนวนวัน

สถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐาน

ออกโดยไม่จ่ายเงิน

ตามกฎหมายสามารถแยกแยะการลาประเภทต่อไปนี้ได้:

• ด้วยเหตุผลทางครอบครัว – “ก่อน”
• ลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเช่นเนื่องในโอกาสแต่งงาน - "ออนซ์"
• ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจภายใต้ข้อตกลงร่วมหรือการตัดสินใจของอุตสาหกรรม - "DB"

หากมีวันหยุดในช่วงวันหยุดของคุณ

หากมีวันหยุดในช่วงวันหยุดที่กำหนดตามปฏิทินการผลิตในปีปัจจุบัน วันดังกล่าวจะถูกทำเครื่องหมายด้วยรหัส "B" ตัวอย่างเช่น หากพนักงานลาพักร้อนตั้งแต่วันที่ 9 มิถุนายนถึง 16 มิถุนายน และในช่วงเวลานี้มีวันหยุดในวันที่ 12 มิถุนายน จะต้องเขียนรหัส "B" แทนรหัส (OT) วันนี้ไม่รวมอยู่ในช่วงวันหยุดพักร้อนแบบชำระเงิน

การเจ็บป่วยในช่วงวันหยุดประจำปี

หากในช่วงลาพักร้อนพนักงานเจ็บป่วยและยืนยันการลาป่วย คุณจะต้องเขียนรหัส "B" แทนรหัส "OT" ตามการลาป่วย ในกรณีนี้จะขยายเวลาการลาออกไปได้ตลอดระยะเวลาที่เจ็บป่วย