นายจ้างแต่ละคนในการควบคุมบุคลากรและจ่ายค่าจ้างให้กับลูกจ้าง จะต้องเก็บใบบันทึกเวลาไว้ สำหรับหน่วยงานด้านภาษีการไม่มีเอกสารนี้ในองค์กรนั้นเท่ากับต้นทุนการจ่ายค่าจ้างที่ไม่สมเหตุสมผลซึ่งไม่อนุญาตให้นำมาประกอบกับค่าใช้จ่ายที่ลดฐานภาษีที่ต้องเสีย
บัตรรายงานเป็นหนึ่งในเอกสารยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายในการไล่พนักงานออกจากงานเนื่องจากขาดงาน (ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียมาตรา 81 วรรค 6 ก) และใช้เป็นหลักฐานในข้อพิพาทด้านแรงงานรวมถึงในศาล
องค์กรบันทึกเวลาทำงานในองค์กร
หน้าที่ของผู้รักษาเวลานั้นมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล นักบัญชี หัวหน้าแผนก ผู้อำนวยการองค์กร หรือบุคคลอื่นใดตามลักษณะงานหรือคำสั่ง การบันทึกเวลาทำงานจะจัดขึ้นตามกฎทั่วไปสำหรับนายจ้างทุกคน:
- ใบบันทึกเวลาจะถูกเก็บรักษาไว้สำหรับทั้งองค์กรโดยรวมหรือแยกกันสำหรับแต่ละแผนก
- แผ่นเวลาจะบันทึกวันทำงานของพนักงานแต่ละคน โดยระบุจำนวนชั่วโมงทำงานจริง ตลอดจนการเดินทางเพื่อธุรกิจ วันหยุด ลาป่วย ฯลฯ
- เอกสารจะบันทึกการขาดงานของพนักงานทั้งหมด ซึ่งทำให้สามารถบันทึกการขาดงานได้
- การป้อนพนักงานใหม่ลงในใบบันทึกเวลาและการถอดถอนพนักงานที่ถูกไล่ออกเกิดขึ้นตามเอกสารบุคลากร: คำสั่งจ้าง, คำสั่งเลิกจ้าง, ข้อตกลงการจ้างงาน
- พนักงานแต่ละคนจะได้รับหมายเลขบุคลากรที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวระบุในระบบบันทึกบุคลากร หมายเลขนี้จะอยู่กับเขาตลอดระยะเวลาการทำงานและไม่เปลี่ยนแปลงระหว่างการเคลื่อนไหวภายใน หลังจากเลิกจ้างแล้ว จำนวนบุคลากรจะต้อง “กักกัน” กล่าวคือ ไม่ใช้อีกเป็นเวลาสามปี
คุณสามารถเก็บ Timesheet ในรูปแบบใดได้บ้าง?
เพื่อเก็บบันทึกแรงงานและการจ่ายเงิน มีแบบฟอร์มรวมที่ได้รับอนุมัติจาก Rosstat ในมติหมายเลข 1 เมื่อวันที่ 01/05/2547 องค์กรต่างๆ ใช้แบบฟอร์มใบบันทึกเวลา T-13 และ T-12
แบบฟอร์ม T-12 สำหรับบันทึกเวลาทำงานและคำนวณค่าจ้างมีไว้เพื่อจัดทำด้วยตนเอง แบบฟอร์มหมายเลข T-13 เรียกว่า “เอกสารการใช้เวลาทำงาน” ใช้ในองค์กรที่มีระบบประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติเป็นหลัก
เอกสารที่รวบรวมในแบบฟอร์มเหล่านี้ตามคำแนะนำของ Federal Archival Agency มีอายุ 1 ปี
ขั้นตอนการกรอกใบลงเวลา
เมื่อกรอกใบบันทึกเวลางานในแบบฟอร์ม T-12 ให้ระบุรายละเอียดดังต่อไปนี้:
- ชื่อองค์กร (ตามเอกสารประกอบ) ชื่อหน่วยโครงสร้าง
- หมายเลขไทม์ชีท;
- วันที่กรอก (โดยปกติจะเป็นวันทำการสุดท้ายของเดือน)
- รอบระยะเวลาบัญชี (เดือนปฏิทินตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้าย)
ส่วนที่ 1 เป็นรูปแบบตารางที่บันทึก:
- หมายเลขรายการ (คอลัมน์ 1);
- ชื่อเต็มของพนักงาน ตำแหน่ง (ตามบัตรบุคลากรส่วนบุคคล) – คอลัมน์ 2;
- หมายเลขบุคลากร – คอลัมน์ 3;
- คอลัมน์ 4 และ 6 – การแบ่งเวลาทำงานตามรหัสและชั่วโมงทำงานจริง (สำหรับครึ่งที่ 1 และ 2 ของเดือนตามลำดับ)
- คอลัมน์ 5 และ 7 – จำนวนวันและชั่วโมงทำงานในช่วงกลางเดือนและตั้งแต่กลางเดือนถึงสิ้นสุด
- คอลัมน์ 8-13 มีไว้สำหรับการคำนวณมูลค่ารวมสำหรับวันและชั่วโมงทำงาน รวมถึงคืน ทำงานล่วงเวลา และวันหยุดสุดสัปดาห์
- 14–16 – ขาดงานตามรหัสและจำนวนวันที่ขาด;
- 17 – จำนวนวันที่ไม่ทำงานทั้งหมดในเดือนนั้น
ส่วนที่ 2 ของแบบฟอร์ม T-12 ไม่ได้กรอกโดยผู้รักษาเวลา แผนกบัญชีจะคำนวณค่าจ้าง เมื่อสิ้นเดือน ผู้รับผิดชอบจะลงนามในใบบันทึกเวลา อนุมัติกับผู้จัดการและฝ่ายบริการบุคลากร จากนั้นจึงโอนไปยังแผนกบัญชีเงินเดือน
แบบฟอร์ม T-13 มีโครงสร้างคล้ายกัน ยกเว้นแต่ละฟิลด์
การบันทึกชั่วโมงการทำงานลงในไทม์ชีท
การป้อนข้อมูลลงในใบบันทึกเวลาสามารถทำได้สองวิธี: ต่อเนื่อง (บันทึกรายวันของการเข้าร่วมและการลาออกจากที่ทำงานทั้งหมด) และแบบเลือก (ทำเครื่องหมายเฉพาะการขาดงาน การมาสาย การล่วงเวลา ฯลฯ)
สัญลักษณ์หลักที่ใช้ในการกรอกใบบันทึกเวลาระบุไว้ในตาราง:
ชั่วโมงการทำงาน | การกำหนดตัวอักษร | รหัสดิจิทัล |
การเข้าร่วมเป็นประจำ | ฉัน | 01 |
ชั่วโมงกลางคืน | เอ็น | 02 |
ออกในวันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์ | รปภ | 03 |
การรีไซเคิล | ค | 05 |
วันเดินทางเพื่อธุรกิจ | ถึง | 06 |
วันหยุด | จาก | 09 |
วันหยุดเพิ่มเติม | โอดี | 10 |
ลาเรียน | คุณ | 11 |
ชั่วโมงการทำงานสั้นลงสำหรับนักศึกษาภาคปฏิบัติ | ยูวี | 12 |
ลาการศึกษาด้วยค่าใช้จ่ายของคุณเอง | ยูดี | 13 |
ลาคลอดบุตร | ร | 14 |
ปล่อยให้ดูแลเด็กอายุไม่เกิน 3 ปี | สารหล่อเย็น | 15 |
ลาบริหารโดยได้รับอนุญาตจากผู้จัดการ | ถึง | 16 |
วันหยุดพักผ่อนด้วยค่าใช้จ่ายของคุณเองในกรณีที่กฎหมายกำหนด | ออนซ์ | 17 |
ลาป่วย | บี | 19 |
ความพิการที่ไม่ได้รับค่าตอบแทน | ต | 20 |
ชั่วโมงการทำงานที่สั้นลงตามที่กฎหมายกำหนดสำหรับคนงานบางประเภท | แชมเปี้ยนส์ลีก | 21 |
ขาดงานเนื่องจากหน้าที่สาธารณะ | ช | 23 |
การขาดงาน | ประชาสัมพันธ์ | 24 |
ชั่วโมงการทำงานสั้นลงตามความคิดริเริ่มของนายจ้าง | NS | 25 |
วันที่ไม่ทำงาน | ใน | 26 |
ขาดงานโดยไม่ทราบสาเหตุ | เอ็นเอ็น | 30 |
การหยุดทำงานเนื่องจากความผิดพลาดขององค์กร | รปภ | 31 |
การหยุดทำงานเนื่องจากความผิดของพนักงาน | รองประธาน | 33 |
คุณสมบัติของการกรอกใบบันทึกเวลาเป็นรายกรณี
หมายเหตุเกี่ยวกับการเบี่ยงเบนใด ๆ จากโหมดการทำงานปกติที่นำมาใช้ในองค์กรจะต้องจัดทำโดยผู้จับเวลาตามเอกสารที่เกี่ยวข้องและดำเนินการอย่างถูกต้องเท่านั้น (เพื่อทำงานในวันหยุด ใบรับรองความพิการชั่วคราว ฯลฯ )
ความล้มเหลวของพนักงานที่จะมาปรากฏตัวในสถานที่ทำงานโดยไม่มีเอกสารประกอบจนกว่าจะนำเสนอจะถูกทำเครื่องหมายเป็น NN (การไม่ปรากฏตัวโดยไม่ทราบสาเหตุ) การไม่มอบใบรับรองการยกเว้นโทษเป็นเหตุผลในการบันทึกการขาดงาน
ผู้จับเวลามักจะประสบปัญหาเมื่อคำนึงถึงการเดินทางเพื่อธุรกิจ ช่วงวันหยุด และเหตุผลอื่น ๆ ที่ทำให้พนักงานไม่อยู่ในที่ทำงาน กฎต่อไปนี้มีผลใช้ที่นี่:
- พนักงานที่เดินทางเพื่อธุรกิจในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์จะได้รับเงินสองเท่าสำหรับชั่วโมงเหล่านี้ ดังนั้นค่า KM จะถูกป้อนในแผ่นเวลาแทน B
- สำหรับผู้พักร้อน - ในเซลล์ที่ตรงกับวันหยุดสุดสัปดาห์ เครื่องหมาย OT จะถูกระบุ เนื่องจากวันเหล่านี้รวมอยู่ในระยะเวลาวันหยุดตามปฏิทิน วันหยุดที่ไม่ทำงานจะไม่รวมอยู่ในวันหยุดและบันทึกไว้ในใบบันทึกเวลาด้วยค่า B
- สำหรับพนักงานใหม่ ใบบันทึกเวลาจะถูกเก็บไว้นับจากวันที่เข้างาน เซลล์ก่อนวันนี้จะเต็มไปด้วยเครื่องหมาย "XX" ในทำนองเดียวกันควรทำเครื่องหมายการขาดงานของพนักงานเนื่องจากการเลิกจ้างโดยเริ่มจากวันที่ถูกไล่ออก (รวม) และจนกว่าเขาจะถูกแยกออกจากใบบันทึกเวลา
ชั่วโมงการทำงานจะถูกบันทึกโดยใช้ไทม์ชีท เมื่อใช้เอกสารนี้ คุณสามารถกำหนดจำนวนชั่วโมงทำงาน มาตรฐานเวลาทำงาน และกรอกเอกสารทางบัญชีได้ มาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดให้นายจ้างต้องจัดทำเอกสารดังกล่าวสำหรับลูกจ้างแต่ละคนและกรอกในขณะที่ทำงาน มีคำแนะนำในการกรอกและตัวอย่างบัตรรายงานประจำปี 2562
รูปแบบและวัตถุประสงค์ของเอกสารการบัญชีตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
จำเป็นต้องมีใบบันทึกเวลาเพื่อบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เอกสารทางบัญชีมีสองรูปแบบ: T12 และ T13 นอกจากนี้ยังสามารถพัฒนาแบบฟอร์มของคุณเองภายในบริษัทได้อีกด้วย นี่คือพื้นฐานสำหรับเงินเดือน
ใช้เพื่อบันทึกเวลาทำงานจริงและ (หรือ) ไม่ได้ทำงานโดยพนักงานแต่ละคนขององค์กร เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามชั่วโมงทำงานที่กำหนดของพนักงาน เพื่อรับข้อมูลตรงเวลาทำงาน คำนวณค่าจ้าง และยังรวบรวมการรายงานทางสถิติ เกี่ยวกับแรงงาน
หน้าที่หลักของการ์ดรายงาน:
- บันทึกเวลาการทำงานในแต่ละวัน ติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายแรงงานในปัจจุบัน
- บันทึกข้อมูลเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน
ตามจำนวนชั่วโมงทำงานจะมีการคำนวณค่าจ้างและจัดทำรายงานให้กับฝ่ายสถิติ
ค่าปรับ: ใครเป็นผู้รับผิดชอบ?
หากไม่มีเอกสารนี้ บริษัทอาจต้องรับผิดในการบริหาร ในสถานการณ์เช่นนี้ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบอาจถูกไล่ออก
หากองค์กรไม่จัดสรรเวลาในการกรอกบัตรรายงานสำนักงานตรวจแรงงานจะเรียกเก็บค่าปรับ 10,000 รูเบิล หากใบบันทึกเวลาเสร็จสมบูรณ์ ข้อผิดพลาดอาจถูกนำมาพิจารณาด้วย เอกสารที่ไม่ถูกต้องจะต้องได้รับการแก้ไข
สำหรับการละเมิดกฎข้อบังคับจะมีการเรียกเก็บค่าปรับสูงสุด 50,000 รูเบิล การลงโทษทางปกครองก็เป็นไปได้เช่นกัน มาตรการนี้บังคับให้องค์กรไม่ต้องใช้งานเป็นเวลาสูงสุด 90 วัน
วิธีการกรอกใบบันทึกเวลา
การปรากฏตัวหรือขาดงานในที่ทำงานของพนักงานเต็มเวลาแต่ละคนจะถูกบันทึกโดยใช้วิธีการลงทะเบียนอย่างต่อเนื่อง วิธีการนี้ใช้หากจำนวนชั่วโมงทำงานแตกต่างกันในแต่ละวัน
หากจำนวนวันทำงานไม่เปลี่ยนแปลง จะใช้วิธีที่สอง เมื่อใช้วิธีการนี้ คุณสามารถบันทึกการเบี่ยงเบน: การขาดงาน การล่วงเวลา ความล่าช้า
หน้าแรก
ข้อมูลดังกล่าวจะถูกป้อนโดยอัตโนมัติโดยมีเงื่อนไขว่ากรอกใบบันทึกเวลาโดยใช้โปรแกรมพิเศษบนพีซี
สัญลักษณ์ของเวลาทำงานและไม่ได้ทำงานที่แสดงในหน้าชื่อเรื่องของแบบฟอร์ม N T-12 ยังใช้เมื่อกรอกใบบันทึกเวลาในแบบฟอร์ม N T-13
มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ครั้งที่ 1
มีรายการสัญลักษณ์อยู่ที่หน้าชื่อเรื่อง รหัสเหล่านี้เป็นรหัสที่ยอมรับโดยทั่วไปซึ่งใช้ในการกรอกแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาทั้งหมด
ตัวอย่างที่ถูกต้อง: วิธีการร่างเอกสาร
เอกสารทางบัญชีที่เป็นปัญหาจัดทำเป็นชุดเดียว ใช้ในการดำเนินธุรกิจรวมทั้งผู้ประกอบการรายบุคคล
เมื่อถึงสิ้นเดือน บัตรรายงานจะลงนามโดยผู้จัดการทุกระดับ (หัวหน้าและหัวหน้าแผนกหรือภาคส่วน) รวมถึงเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลที่รับผิดชอบ
หลังจากลงทะเบียนแล้ว ใบบันทึกเวลาจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี
การร่างและการดำเนินการรายงานในโครงสร้างงบประมาณ
รัฐวิสาหกิจ/สถาบัน ใช้แบบฟอร์ม 0504421 เป็นเอกสารบันทึกความคลาดเคลื่อนในการใช้เวลาทำงาน เกิดขึ้นสองวันก่อนเริ่มรอบระยะเวลาบัญชี ส่วนเบี่ยงเบนทั้งหมด ณ สิ้นเดือนจะต้องสรุปและโอนไปยังแผนกบัญชี
วิธีกรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
สามารถรวบรวมใบบันทึกเวลาได้ในส่วนต่อประสานของโปรแกรมพิเศษ ตัวเลือกที่ง่ายที่สุดคือสเปรดชีต Excel นอกจากนี้ยังมีโซลูชันแบบรวมที่ใช้ระบบข้อมูลองค์กรอีกด้วย
รายงานจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติตามข้อมูลงาน การ์ดรายงานรูปแบบนี้ปรับเปลี่ยนได้ง่ายกว่า
วิดีโอ: วิธีกรอกใบบันทึกเวลา
การกรอกเอกสารสำหรับการชำระค่าชิ้นงานของพนักงาน: คำแนะนำ
ระบบชิ้นงานเกี่ยวข้องกับการคำนวณค่าจ้างโดยขึ้นอยู่กับปริมาณงานที่ทำ เพื่อจุดประสงค์นี้ ใบบันทึกเวลาและบันทึกการผลิตจะถูกเก็บไว้สำหรับพนักงานแต่ละคน
- คุณสมบัติของการบัญชีสำหรับการชำระค่าชิ้นงาน:
- แรงงานสามารถวัดได้เป็นชั่วโมง เช่น งานของครู อาจารย์ พนักงานขับรถ เป็นต้น ในสถานการณ์เช่นนี้จะมีการระบุเวลาทำงานไว้ในบัตรรายงาน
- ในกรณีอื่นๆ ให้ใส่เครื่องหมาย “I” หรือ “01” ไว้ ไม่ได้กรอกบรรทัดสุดท้ายของเอกสาร
วันหยุดจะจ่ายแยกต่างหาก จำนวนเงินที่ชำระมีการอธิบายไว้ในข้อตกลงร่วม
ถอดรหัสสัญลักษณ์และรหัส: "กลางคืน" ออกแทนการหมดเวลา ฯลฯ
- ใช้รหัสที่กำหนดโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียในรูปแบบ T12 การถอดรหัสอธิบายไว้ในหน้าชื่อเรื่องของกลุ่มตัวอย่าง
- ฉันเป็นงานรายวัน
- B - ทำงานในวันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์
- N - กะกลางคืน;
- PB - การปรากฏตัวในที่ทำงานในวันหยุด
- C - งานล่วงเวลา
- B - วันทุพพลภาพชั่วคราว (ลาป่วย)
- K - วันในการเดินทางเพื่อธุรกิจ
- OT - วันหยุดตามแผน
- OZ - พักร้อนด้วยค่าใช้จ่ายของคุณเอง
- คุณ - ลาไปเรียนที่สถาบันการศึกษา
- NN หรือ ZO - ขาดงานโดยไม่ทราบสาเหตุ
ประชาสัมพันธ์ - ขาดงาน อย่าสับสนกับการลาหยุดซึ่งฝ่ายบริหารจะอนุมัติอย่างเป็นทางการได้
หากจำเป็น เมื่อรหัสข้างต้นไม่เพียงพอ ก็อนุญาตให้พัฒนาการกำหนดเพิ่มเติมในองค์กรได้
ข้อผิดพลาดพื้นฐาน
- ไม่ได้ระบุตำแหน่งของพนักงาน การระบุเพียงชื่อเต็มของคุณนั้นไม่เพียงพอ คุณต้องป้อนชื่อตำแหน่งของคุณในบริษัทในคอลัมน์
- วันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดถูกกำหนดให้เป็นวันทำการไม่ถูกต้อง
- ระยะเวลาของวันก่อนวันหยุดไม่ถูกต้อง ชั่วโมงการทำงานดังกล่าวมักจะสั้นลง จำเป็นต้องทำเครื่องหมาย 7 แทน 8 นาฬิกา
การรวมกันของตำแหน่งควรนำมาพิจารณาอย่างไร?
การติดตามเวลาของพนักงานนอกเวลามีคุณสมบัติบางอย่าง มีการบันทึกเวลาทำงานจริง ระยะเวลาการทำงานต่อวันระบุไว้ในใบบันทึกเวลา T12 ในบรรทัดด้านล่าง ในคอลัมน์ 4 และ 6 หรือใน T13 ในบรรทัดที่ 2 และ 4 ในกรณีงานพาร์ทไทม์ภายใน เวลาทำงานจะแสดงแยกกันสำหรับแต่ละตำแหน่งที่พนักงานดำรงตำแหน่ง
แบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับการกรอกบัตรรายงานการทำงานสำหรับผู้เดินทางเพื่อธุรกิจ
เวลาทำงานของผู้เดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจจะถูกบันทึกไว้ในรูปแบบ T12 คอลัมน์มีเครื่องหมายตัวอักษร "K" หรือตัวเลข "06" ระบุเฉพาะวันเท่านั้นไม่ได้ระบุชั่วโมง
กฎการใช้แบบฟอร์มรายงานต่างๆ
ขึ้นอยู่กับศิลปะ ตามมาตรา 7 และ 9 บริษัทที่ดำเนินกิจกรรมเชิงพาณิชย์สามารถพัฒนารูปแบบการบันทึกชั่วโมงทำงานเพิ่มเติมที่เหมาะสมกับข้อมูลเฉพาะขององค์กรมากขึ้น องค์กรงบประมาณชอบแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาต่อไปนี้:
- แผ่นคำนวณค่าจ้าง (F หมายเลข 0504421)
- การบัญชีมีไว้สำหรับการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติในภายหลัง (หมายเลข F 0301008)
แบบฟอร์ม T12 และ T13 มีรายละเอียดเหมือนกันตามคำแนะนำในการเตรียมใบบันทึกเวลา
ควรรวบรวมรายงานอย่างไร: กฎระเบียบ
เอกสารกรอกดังนี้:
- ที่ด้านบน ให้กรอกชื่อองค์กรหรือสถาบัน รวมถึงแผนกหรือภาคส่วน (หากจำเป็น)
- กรอกวันที่ที่แน่นอนในการเตรียมเอกสารและหมายเลข
- ข้อมูลสำหรับวันทั้งหมดของช่วงเวลานี้จะรวมอยู่ในคอลัมน์ "ระยะเวลาการรายงาน"
- ส่วนที่ 1 มีหมายเลขซีเรียล
- คอลัมน์ 2 และ 3 เต็มไปด้วยข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานเต็มเวลาตามบัตรส่วนตัวของพวกเขา
- ในคอลัมน์ 4 และ 6 มีการป้อนรหัสที่สอดคล้องกับการใช้เวลาทำงานในแต่ละวันทำงานของรอบระยะเวลาบัญชี
- คอลัมน์ 5 และ 7 มีจุดประสงค์เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ระดับกลางเป็นเวลาครึ่งเดือน: เซลล์ด้านบนเต็มไปด้วยจำนวนวันทำงานจริง ที่ด้านล่าง - ชั่วโมงทำงาน ซึ่งจะช่วยให้สามารถวิเคราะห์เบื้องต้นได้
- คอลัมน์ 8 ถึง 17 จะถูกกรอกหลังเดือน
- จำนวนวันและชั่วโมงทำงานถูกป้อนในคอลัมน์ 14 และ 16
- สาเหตุของความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นได้ระบุด้วยรหัสที่เหมาะสมในคอลัมน์ 15
- คอลัมน์ 17 ใช้เพื่อสะท้อนจำนวนวันที่ไม่ทำงาน (วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์)
- คอลัมน์ต่อไปนี้ (ส่วนที่สองของใบบันทึกเวลา) จากคอลัมน์ 1 ถึง 55 จะถูกกรอกโดยนักบัญชี
ความรับผิดชอบในการบำรุงรักษาและการอนุมัติ
เนื่องจากขาดข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับการจับเวลา องค์กรจึงกำหนดขั้นตอนของตนเองในการเก็บรักษาเอกสารด้านบุคลากร การตัดสินใจได้รับอิทธิพลจากปัจจัยต่างๆ ได้แก่ การเงิน บุคลากร และความสามารถขององค์กร
ตามข้อกำหนดของส่วนที่ 4 ของมาตรา 91 ของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย การบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาเป็นความรับผิดชอบของนายจ้างซึ่งหมายความว่าฝ่ายบริหารมีสิทธิ์แต่งตั้งพนักงานคนใดคนหนึ่งเพื่อรักษารูปแบบการบัญชีนี้
ความรับผิดชอบได้รับการแก้ไขในรายละเอียดของงานหรือในสัญญาจ้างงานตามคำสั่งที่ออกโดยผู้จัดการ การกระทำดังกล่าวได้รับการควบคุมในมาตรา 8, 57, 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
หากจำนวนพนักงานในองค์กรมีตั้งแต่ 1 ถึง 5 คน จะไม่มีการระบุตำแหน่งแยกต่างหากสำหรับการรักษาใบบันทึกเวลา
ไม่แนะนำให้มอบหน้าที่ของผู้จับเวลาให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่งเสมอไป สิ่งนี้ต้องมีการฝึกอบรมขั้นสูงและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ตามกฎแล้วในองค์กรขนาดเล็กผู้จัดการจะเก็บใบบันทึกเวลาไว้เอง หากองค์กรมีพนักงานมากกว่า 30 คน เวลาทำงานจะถูกบันทึกโดยพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลแยกต่างหาก บางครั้งอาจรวมความรับผิดชอบเข้าด้วยกันได้
บางครั้งความรับผิดชอบในการจับเวลานั้นถูกกำหนดให้กับนักบัญชีหรือเลขานุการ
วิธีติดตามเวลา
- ในบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก จะใช้ตัวเลือกการบัญชีต่อไปนี้:
- การทำตารางแบบรวมศูนย์ องค์กรมีพนักงานจับเวลาหลายคน ซึ่งมีหน้าที่หลักในการจัดเก็บบันทึกเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน
กระจายอำนาจ ในกรณีนี้ แต่ละแผนกของบริษัทจะมีผู้จับเวลาของตนเอง หัวหน้าหน่วยโครงสร้างสามารถลงนามในบัตรรายงานได้ สิทธิ์นี้ใช้โดยผู้รับมอบฉันทะจากผู้จัดการหรือได้รับอนุมัติตามคำสั่งที่เหมาะสม
ลักษณะเฉพาะของงานขององค์กรมักไม่อนุญาตให้โอนสิทธิ์ในการลงนามของผู้จัดการหลักไปยังหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง สิ่งนี้กระตุ้นให้เกิดการละเมิดกฎหมายแรงงานซึ่งสามารถตรวจพบได้ในระหว่างการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแล
การบัญชี “การเดินทาง”: วิธีคำนึงถึงชั่วโมงทำงานหากพนักงานอยู่ระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ
ไม่สามารถติดตามการทำงานของพนักงานที่ตั้งอยู่ในเมืองอื่นได้ กฎหมายแรงงานไม่ได้กำหนดข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับการติดตามเวลา ในกรณีเช่นนี้ ขอแนะนำให้พนักงานติดตามเวลาทำงานของตนเอง
การจัดทำเอกสารทางบัญชีเป็นความรับผิดชอบเพิ่มเติมที่ควรบันทึกไว้ในรายละเอียดงาน จำเป็นต้องชำระเงินเพิ่มเติมเพื่อให้งานนี้สำเร็จ
แง่มุมทางศีลธรรมจะต้องเข้ามามีบทบาทที่นี่ พนักงานต้องซื่อสัตย์และไม่อนุญาตให้เพิ่มชั่วโมงการทำงาน ผู้นำจะสามารถระบุได้ว่าตนมีความจริงใจเพียงใด มีการประเมินผลการทำงานของพนักงานและระดับประสิทธิผลของเขา
สามารถจัดเก็บเอกสารได้นานแค่ไหน รวมไปถึง ในสถานประกอบการที่เป็นอันตราย
ตามข้อ 281 ของรายการเอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กร ต้องจัดเก็บใบบันทึกเวลาไว้อย่างน้อยหนึ่งปี
ในทางกลับกัน เอกสารนี้เป็นพื้นฐานในการประเมินภาษี “ เอกสาร” ดังกล่าวจะถูกเก็บไว้นานถึงสี่ปีตามรหัส (ข้อ 8 ข้อ 1 ข้อ 23 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)
นอกจากนี้ ใบบันทึกเวลายังเป็นเอกสารหลักสำหรับค่าจ้างอีกด้วย ซึ่งหมายความว่าควรเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี (มาตรา 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี") ดังนั้นบัตรรายงานจะถูกเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี
หากพนักงานทำงานในสภาวะที่เป็นอันตราย/เป็นอันตราย เขาจะได้รับผลประโยชน์เมื่อคำนวณเงินบำนาญ การทำงานหนักในองค์กรอาจส่งผลเสียต่อสุขภาพและชีวิตของมนุษย์ ดังนั้นภายใต้เงื่อนไขดังกล่าว บัตรรายงานจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี
ใบบันทึกเวลาประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานที่ใช้ในการคำนวณและคำนวณค่าจ้าง แต่ละคอลัมน์ที่ป้อนสัญลักษณ์นี้หรือนั้นจะต้องมีหลักฐานเอกสาร (คำสั่ง, แผ่นทุพพลภาพชั่วคราว, ใบรับรองต่างๆ, การแจ้งเตือน, ใบรับรอง) เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการกรอกผู้รับผิดชอบในการดูแลเอกสารทางบัญชีจะต้องมีความระมัดระวังอย่างยิ่งและมีความรู้พิเศษ การจัดการไทม์ชีทที่เหมาะสมช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับค่าจ้างอย่างถูกต้อง ทั้งนี้ไม่รวมถึงข้อพิพาทด้านแรงงานและค่าปรับ
องค์กรใดที่จ้างบุคลากรจะต้องคำนึงถึงเวลาทำงานของลูกจ้างด้วย บนพื้นฐานนี้แผนกบัญชีจะคำนวณเงินเดือนและผลประโยชน์ที่ครบกำหนด เวลาที่ทำงานจะแสดงอยู่ในเอกสารพิเศษ - ใบบันทึกเวลา เราจะบอกคุณว่ามีความแตกต่างอะไรบ้างเกี่ยวกับการบำรุงรักษาและวิธีกรอกข้อมูลให้ถูกต้อง
ใบบันทึกเวลาเป็นเอกสารทางบัญชีหลักประเภทหนึ่งที่บันทึก:
- ประเภทเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานด้านแรงงานที่พนักงานทำงาน
- ระยะเวลา (เป็นชั่วโมงและวัน)
ฟังก์ชั่นไทม์ชีท:
- หมายเหตุการจ้างงานจริงของลูกจ้างตามระยะเวลาการทำงานแต่ละประเภท
- การควบคุมบุคลากร
- การจ่ายเงินเดือนและสวัสดิการบางอย่างอย่างเพียงพอ
- หลักฐานข้อพิพาทแรงงานที่เกี่ยวข้อง
- การคำนวณการประมวลผล
- พื้นฐานสำหรับความถูกต้องตามกฎหมายของการเลิกจ้างเนื่องจากขาดงาน
- เหตุผลทางภาษีของต้นทุนเงินเดือน
- พื้นฐานในการจัดทำรายงานต่อหน่วยงานกำกับดูแล
LLC หรือผู้ประกอบการรายบุคคลสามารถดำเนินการโดยไม่มีใบบันทึกเวลาได้หรือไม่?
กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องรักษาใบบันทึกเวลาดังกล่าว โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบทางกฎหมายขององค์กรของตน หากบริษัทจ้างพนักงาน พนักงานจะต้องได้รับเงินเดือน ซึ่งภาษีจะถูกหักออกจากงบประมาณ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณเงินเดือนสำนักงานสรรพากรจะสอบถามเกี่ยวกับการมีอยู่ของเอกสารนี้และเนื้อหาในนั้น
หาก LLC หรือผู้ประกอบการรายบุคคลมีพนักงาน และไม่ได้กรอกใบบันทึกเวลาหรือมีข้อผิดพลาด สำนักงานสรรพากรอาจรับรู้ต้นทุนเงินเดือนของตนตามที่บันทึกไว้อย่างไม่ยุติธรรม ซึ่งหมายความว่าค่าใช้จ่ายของนายจ้างเหล่านี้จะไม่ลดฐานภาษีเงินได้
สำคัญ!นายจ้างที่ไม่ใส่ใจติดตามชั่วโมงทำงานหรือดูแลใบบันทึกเวลาทำงานที่มีการละเมิด จะต้องถูกคว่ำบาตรจากหน่วยงานควบคุม ผู้อำนวยการอาจถูกปรับ 1,000 - 5,000 รูเบิล และองค์กรสามารถปรับได้สูงสุด 50,000 รูเบิล (มาตรา 52.7 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย)
เวลาทำงานของพนักงานคำนวณอย่างไร?
เวลาทำงาน คือ ช่วงกลางวันหรือกลางคืนที่ลูกจ้างมีหน้าที่ปฏิบัติหน้าที่หรือเวลาเทียบเท่าการจ่ายเงิน ระยะเวลาของช่วงเวลานี้ (วันทำงานหรือกะ) และความสม่ำเสมอของการทำซ้ำ (งานประจำหรือกำหนดการ) จะต้องได้รับการแก้ไขในสัญญาการจ้างงานตามสภาพการทำงาน
ใบบันทึกเวลาระบุประเภทเวลาต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ด้านแรงงาน:
- กลางวัน;
- กลางคืน;
- ในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์
- ล่วงเวลา;
- ดู;
- การฝึกอบรมขั้นสูงนอกการผลิต
- วันหยุดจ่าย;
- ลาป่วย;
- ถูกบังคับให้ขาดงาน;
- โจมตี;
- เรียบง่าย ฯลฯ
หลักการเก็บรักษาไทม์ชีท
ผู้จับเวลามีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามกฎที่นำมาใช้ตามกฎหมายตลอดจนกฎระเบียบที่ประดิษฐานอยู่ในกฎระเบียบภายในขององค์กร:
- เอกสารนี้สามารถเก็บรักษาไว้สำหรับแต่ละแผนกแยกกันหรือสำหรับทั้งองค์กร
- ใบบันทึกเวลาประกอบด้วยจำนวนชั่วโมงทำงานของพนักงานสำหรับเวลาทำงานแต่ละประเภทตามรหัสที่กำหนด
- นอกเหนือจากเวลาการจ้างงานแล้ว ยังมีการระบุจำนวนชั่วโมงที่พนักงานไม่ได้ทำงานแม้ว่าเขาควรจะทำเช่นนั้น (การขาดงาน การนัดหยุดงาน การหยุดทำงาน) ก็ถูกบันทึกไว้ด้วย
- พนักงานจะรวมอยู่ในใบบันทึกเวลาหรือแยกออกจากนั้นหลังจากกรอกเอกสารบุคลากรที่เหมาะสม - คำสั่งการจ้างงานหรือการเลิกจ้างสัญญาจ้างงาน
- เมื่อมีการรวมพนักงานใหม่ไว้ในแผ่นเวลา เขาจะได้รับหมายเลขบุคลากร ซึ่งเป็นหมายเลขเฉพาะและจะกลายเป็นรหัสของเขาในเอกสารประกอบด้านบุคลากร หมายเลขนี้จะใช้ได้ตลอดระยะเวลาที่คุณทำงานให้กับนายจ้างรายนี้ การเปลี่ยนตำแหน่งไม่เปลี่ยนจำนวนบุคลากร หลังจากถูกไล่ออกไม่ควรกำหนดหมายเลขเดียวกันให้กับใครเลยเป็นเวลา 3 ปี
- ห้ามมิให้กรอกใบบันทึกเวลาล่วงหน้าโดยเด็ดขาด - เวลาดังกล่าวสะท้อนอยู่ในเอกสาร ได้ผลจริงๆ
การใช้ระบบติดตามอิเล็กทรอนิกส์ถูกกฎหมายหรือไม่?
หลายองค์กรโดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการติดตามและ/หรือติดตามพนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในการบัญชีการทำงานของพนักงาน ฟังก์ชั่นต่างๆ ของระบบเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถบันทึกเวลาที่มาถึงและออกจากพนักงาน บางส่วน - การเคลื่อนไหวรอบอาณาเขต บางครั้ง - กิจกรรมของพวกเขาในที่ทำงาน
พื้นฐานสำหรับการบันทึกการมีอยู่ของพนักงานในที่ทำงานอาจเป็นการลงทะเบียนตามตัวชี้วัดต่าง ๆ ที่กำหนดโดยระบบบัญชีและการควบคุมอย่างใดอย่างหนึ่ง:
- การแสดงบัตรโดยสารอิเล็กทรอนิกส์
- การอ่านลายนิ้วมือ
- การสแกนจอประสาทตา;
- การบันทึกวิดีโอโดยใช้กล้อง ฯลฯ
วันหยุดตกในช่วงวันหยุด
หากผู้พักร้อนมีวันในช่วงที่เหลือซึ่งไม่ได้ทำงานให้กับพนักงานคนอื่นเนื่องจากวันหยุด ผู้จับเวลาจะใส่ตัวอักษร B (“วันหยุด”) ลงในเซลล์ที่เหมาะสม วันเหล่านี้ไม่รวมอยู่ในช่วงวันหยุดของคุณ วันหยุดสุดสัปดาห์ปกติ (ไม่ใช่วันหยุด) จะถูกทำเครื่องหมายด้วยตัวอักษร OT ("วันหยุด") เนื่องจากจะนับเป็นจำนวนวันหยุด
พนักงานคนหนึ่งล้มป่วยขณะลาพักร้อน
ประมวลกฎหมายแรงงานอนุญาตให้คุณขยายเวลาการลาในช่วงระยะเวลาที่ถูกบังคับให้ไม่สามารถทำงานได้หรือโอนวันเหล่านี้ไปเป็นวันอื่น ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องระบุอย่างถูกต้องในใบบันทึกเวลาว่าพนักงานป่วยในช่วงลาพักร้อนกี่วัน โดยปกติแล้วการเจ็บป่วยจะต้องจัดทำเป็นเอกสารด้วยกระดาษแผ่นหนึ่ง
ผู้จับเวลาจะนับจำนวนวันที่พนักงานได้พักผ่อนอย่างมีสุขภาพและทำเครื่องหมายด้วยรหัส OT (“วันหยุด”) จากนั้นวันที่ออกลาป่วยจะมีเครื่องหมาย "B" ตามลำดับ หากการลาหลังจากเจ็บป่วยยังคงดำเนินต่อไป วันเหล่านี้จะถูกทำเครื่องหมายเป็น "OT" อีกครั้ง รวมถึงเวลาที่ขยายหรือโอนไปเป็นการชดเชยการลาป่วย
การเดินทางเพื่อธุรกิจลดลงในช่วงสุดสัปดาห์
หากพนักงานถูกบังคับให้ใช้เวลาช่วงสุดสัปดาห์ในการเดินทางเพื่อธุรกิจ จะสร้างความยุ่งยากในไทม์ชีท เมื่อกรอกใบบันทึกเวลา วันที่ของการบังคับใช้แรงงานในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ไม่ได้ถูกกำหนดด้วยตัวอักษร B (“วันหยุดสุดสัปดาห์”) แต่ถูกกำหนดโดยรหัส K (“การเดินทางเพื่อธุรกิจ”) โดยไม่คำนึงว่าผู้เดินทางเพื่อธุรกิจจะยุ่งอยู่กับเรื่องนั้นหรือไม่ วันหรืออยู่ในช่วงวันหยุด
นายจ้างทุกคนควรรู้วิธีกรอกใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้อง ความรับผิดชอบในการบำรุงรักษาเอกสารนี้เป็นของหัวหน้าองค์กรและองค์กรทั้งหมดที่ใช้แรงงานจ้าง (มาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ในกรณีที่ไม่มีบัตรรายงานนี้พนักงานตรวจแรงงานมีสิทธิ์ที่จะให้ฝ่ายบริหารรับผิดชอบในรูปแบบของค่าปรับสำหรับการละเมิดกฎหมายในด้านการจ้างงาน - ส่วนที่ 1 ของศิลปะ 5.27 ประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย การละเมิดเอกสารอาจกลายเป็นเหตุผลในการดำเนินคดีโดยหน่วยงานด้านภาษีตามมาตรา 120 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย
วัตถุประสงค์หลักของเอกสารการบัญชีคือการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการเข้างานและการขาดงานของพนักงานเพื่อการคำนวณเงินเดือนของพนักงานที่แม่นยำ นอกจากนี้ การบำรุงรักษาเอกสารยังจำเป็นเพื่อวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:
- ติดตามการปฏิบัติตามระบอบการปกครองด้านแรงงาน
- การคำนวณประสิทธิภาพการใช้เวลาทำงาน
- รวบรวมรายงานทางสถิติตามคำร้องขอของ Rosstat
ต้องเก็บใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้องและแม่นยำ ข้อมูลในนั้นจะต้องได้รับการบันทึกไว้ ประการแรกจำเป็นต้องนำเสนอเหตุผลในการป้อนข้อมูลลงในเอกสารทางบัญชีต่อหน่วยงานตรวจสอบแรงงาน ประการที่สอง เมื่อถูกไล่ออก พนักงานมีสิทธิ์เรียกร้องจากฝ่ายบริหาร นอกเหนือจากบัญชีเงินเดือนและสมุดงาน เอกสารรับรองอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานของเขา (มาตรา 84 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) หากข้อมูลที่กรอกลงในบัตรรายงานไม่ถูกต้องหรือไม่เป็นความจริง อาจเป็นเหตุให้อดีตผู้ใต้บังคับบัญชาต้องขึ้นศาล
แบบฟอร์มเอกสาร
มีแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาที่ได้รับอนุมัติ: T-12 และ T-13 แบบฟอร์มดังกล่าวได้รับการพัฒนาโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ (กฤษฎีกาฉบับที่ 1 วันที่ 5 มกราคม พ.ศ. 2547) และสะดวกที่สุดในการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับเวลาทำงาน ฉันสามารถใช้บัตรรายงานรูปแบบอื่นได้หรือไม่ ใช่ ไม่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มการบัญชีเหล่านี้ ฝ่ายบริหารขององค์กรมีสิทธิ์ในการพัฒนาแบบฟอร์มเอกสารของตนเอง ทำให้เป็นส่วนหนึ่งของนโยบายภายในขององค์กร เมื่อมีการใช้แบบฟอร์มการบัญชีอื่นนอกเหนือจากมาตรฐานจะมีการร่างคำสั่งที่เกี่ยวข้องสำหรับองค์กรและนำเสนอต่อบุคลากร
เอกสารทางบัญชี T-12 และ T-13 อยู่ในรูปแบบของตารางโดยมีจำนวนคอลัมน์ที่สอดคล้องกับจำนวนวันตามปฏิทินในหนึ่งเดือน ข้อมูลชั่วโมงทำงานจะสรุปสำหรับพนักงานเต็มเวลาแต่ละคนแยกกัน ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานจะกรอกเป็นเส้นแนวนอนระบุจำนวนบุคลากรและตำแหน่ง หากมีพนักงานจำนวนมาก จะสะดวกในการแยกใบบันทึกเวลาสำหรับแต่ละโรงงานหรือแต่ละแผนกออกจากกัน
แบบฟอร์ม T-12 และ T-13 มีวัตถุประสงค์เดียวกันและมีรายละเอียดเหมือนกัน แบบฟอร์ม T-12 เป็นแบบสากลและเหมาะสำหรับทุกองค์กร สะดวกในการกรอกใบบันทึกเวลา T-13 เมื่อองค์กรบันทึกชั่วโมงทำงานทางอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ระบบผ่านอัตโนมัติ (ประตูหมุน) ความแตกต่างอีกประการหนึ่งคือการมีอยู่ใน T-12 ของส่วนที่ 2 ซึ่งสะท้อนถึงเงินคงค้างของพนักงานสำหรับการทำงาน (ไม่จำเป็นต้องกรอกเพื่อวัตถุประสงค์ในการคำนวณคุณสามารถจัดทำเอกสารทางบัญชีรูปแบบอื่น ๆ ได้) การบำรุงรักษาระบบบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ T-13 นั้นง่ายขึ้นด้วยความจริงที่ว่าเงินคงค้างนั้นถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ
ใครควรเก็บใบบันทึกเวลา? ในองค์กรขนาดใหญ่ เพื่อจุดประสงค์ในการบำรุงรักษาตาราง จะมีการแนะนำตำแหน่งแยกต่างหาก - ผู้จับเวลา หากฝ่ายบริหารไม่สามารถรักษาพนักงานเพิ่มเติมได้ พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะบันทึกชั่วโมงทำงานไว้ ฝ่ายบริหารอาจแต่งตั้งบุคคลอื่นที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาเอกสาร - กรอกและอนุมัติจากฝ่ายบริหาร
เอกสารมาตรฐานการบันทึกชั่วโมงทำงาน ปี 2562 แบบฟอร์ม T-12 มีคอลัมน์แนวตั้ง 17 คอลัมน์ ซึ่งออกแบบมาเพื่อสะท้อนถึง:
- มาทำงาน;
- ขาดจากการปฏิบัติหน้าที่ตามที่ระบุไว้ในสัญญาจ้าง
- ระยะเวลาทำงาน
- จำนวนวันทำงานต่อเดือน
- จำนวนวันที่พนักงานไม่ปรากฏตัวในที่ทำงานโดยระบุสาเหตุของการขาดงาน
- วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์
พนักงานที่รับผิดชอบกรอกแบบฟอร์ม T-12 ด้วยตนเองทุกวัน เมื่อสิ้นสุดรอบบิลเอกสารจะถูกส่งไปยังฝ่ายบัญชีเพื่อตรวจสอบข้อมูลและคำนวณเงินเดือน
ใบบันทึกเวลา T-13 มี 13 คอลัมน์ซึ่งนอกเหนือจากที่ระบุไว้แล้ว ยังรวมรหัสการชำระเงินและบัญชีที่เกี่ยวข้องสำหรับการคำนวณรายได้อัตโนมัติ การกรอกแบบฟอร์มดำเนินการโดยใช้โปรแกรมพิเศษซึ่งมีให้สำหรับพนักงานที่รับผิดชอบซึ่งป้อนตัวเลขที่จำเป็นและควบคุมการคำนวณ
วิธีการกรอกตาราง
กฎสำหรับการกรอกใบบันทึกเวลาการทำงานซึ่งได้รับการอนุมัติในปี 2547 มีการกำหนดตัวอักษรและตัวเลขว่ามีผู้ใต้บังคับบัญชาอยู่ในสถานที่ปฏิบัติงานหรือไม่ รายการรหัสทั้งหมดระบุไว้ในหน้าที่สองของแบบฟอร์ม T-12 จำเป็นต้องใช้หรือไม่? ไม่ รายการดังกล่าวมีลักษณะเป็นคำแนะนำ แต่เนื่องจากใช้งานง่าย องค์กรต่างๆ จึงยังคงใช้รายการดังกล่าวมาจนถึงทุกวันนี้
จะเก็บไทม์ชีทได้อย่างไร? สำหรับการบัญชีรายวัน คอลัมน์ที่สี่และหกจะถูกจัดสรรในรูปแบบ T-12 และคอลัมน์ที่สี่ใน T-13 บรรทัดบนสุดแสดงตัวอักษรหรือตัวเลขตามความเป็นจริงของการเข้าร่วมหรือขาดงานของพนักงาน (เช่น I - หมายถึงการเข้าร่วม K - การเดินทางเพื่อธุรกิจ และ - การออกจากหน้าที่ ฯลฯ ) ภายใต้เครื่องหมายนี้ ระยะเวลาการทำงานหรือไม่ทำงานจะถูกบันทึกเป็นชั่วโมง การลางานจะถูกบันทึกเป็น "0" เสมอ แม้ว่าผู้ใต้บังคับบัญชาจะเดินทางไปทำธุรกิจก็ตาม
ขั้นตอนการกรอกใบบันทึกเวลาอนุญาตให้มีสองตัวเลือกในการป้อนข้อมูลลงในเอกสาร
- โดยใช้วิธีการลงทะเบียนต่อเนื่อง ข้อเท็จจริงทั้งหมดของการเข้าร่วมและการไม่ปรากฏตัวจะสะท้อนให้เห็น โดยระบุระยะเวลา:
- โดยใช้วิธีการบันทึกการเบี่ยงเบนโดยเฉพาะ - มีเพียงวันที่ไม่แสดงตัวเท่านั้นที่สะท้อนให้เห็น คอลัมน์ด้านล่างยังคงว่างเปล่า:
ฝ่ายบริหารมีสิทธิ์เลือกโหมดการบรรจุโดยอิสระ ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของการผลิต
ควรคำนึงว่างานและส่วนที่เหลือแต่ละประเภทมีรหัสการกำหนดของตัวเอง ตัวอย่างเช่น งานกลางคืน (ตั้งแต่ 22.00 น. ถึง 06.00 น.) ถูกกำหนดด้วยตัวอักษร N การพักที่สถานที่แสดงตั้งแต่ 20.00 น. ถึง 08.00 น. จะถูกบันทึกดังนี้:
จะกรอกวันหยุดในใบบันทึกเวลาได้อย่างไร? การลาแต่ละประเภทจะได้รับมอบหมายรหัสพิเศษ: พื้นฐาน - OT, นักเรียน, ชำระเงิน - U, ไม่ได้รับค่าจ้าง - UD และอื่น ๆ ระยะเวลาที่อยู่ในที่ทำงานจะระบุเป็น "0" เสมอ
สรุป.
เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการเรียกเก็บเงิน ผู้รับผิดชอบจะคำนวณระยะเวลาที่ทำงานและไม่ได้ทำงานเป็นชั่วโมง ข้อมูลจะถูกป้อนในคอลัมน์ที่ห้า (สำหรับส่วนแรกของเดือน) และคอลัมน์ที่เจ็ด (สำหรับส่วนที่สองของเดือน) ของการ์ดรายงาน T-12 คอลัมน์ 8-13 มีข้อมูลสรุป การไม่แสดงตัวจะแสดงอยู่ในคอลัมน์ของตาราง 14-16 หากพบข้อผิดพลาดในเอกสารการบัญชีที่รวบรวมจำเป็นต้องจัดทำเอกสารการปรับปรุง
สำคัญ! พนักงานที่รับผิดชอบในการกรอกใบบันทึกเวลา หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล และหน่วยงานโครงสร้างจะต้องลงนามที่ด้านล่างของเอกสารเพื่อความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อน
ควรเก็บใบบันทึกเวลาไว้ที่องค์กรเป็นเวลาห้าปีเนื่องจากเอกสารนี้เป็นพื้นฐานในการคำนวณค่าจ้างให้กับพนักงาน หากองค์กรใช้แรงงานหนักหรือสภาพการทำงานที่เป็นอันตราย ต้องเก็บบันทึกไว้เป็นระยะเวลา 75 ปี
แต่ละองค์กรจะต้องเก็บบันทึกรายวันเกี่ยวกับการปรากฏตัวของพนักงานในที่ทำงาน แผนกทรัพยากรบุคคลจึงใช้แบบฟอร์มใบบันทึกเวลาแบบรวมในแบบฟอร์ม T-13 ช่วยให้คุณสามารถบันทึกการมีอยู่ ความล่าช้า และการขาดหายไป สาเหตุที่อาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ ทั้งที่ถูกต้องและไม่ถูกต้อง จากข้อมูลจากใบบันทึกเวลา ณ สิ้นเดือน ฝ่ายบัญชีจะคำนวณค่าจ้างของพนักงาน โดยเฉพาะสำหรับพนักงานซึ่งค่าจ้างจะอิงตามเวลาที่พวกเขาอยู่ในที่ทำงาน
ใบบันทึกเวลามีบทบาทสำคัญในการดำเนินงานขององค์กร ตั้งแต่การบันทึกการเข้างานของพนักงานในที่ทำงานไปจนถึงการคำนวณค่าจ้าง แต่ละเหตุการณ์จะมีรหัสพิเศษของตัวเอง ซึ่งสามารถสะท้อนถึงเวลาของวันทำงาน การเจ็บป่วย การเดินทางเพื่อธุรกิจ วันหยุด รวมถึงการมาสายและการลางานของพนักงาน นอกจากนี้ เอกสารนี้ยังช่วยให้คุณติดตามบรรทัดฐานของสัปดาห์การทำงานและทำการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานบางอย่างได้
ดังนั้น ตามข้อมูลในบัตรรายงาน ผู้จัดการสามารถตัดสินใจบางอย่างเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสัปดาห์การทำงานของพนักงานได้หากมีการทำงานล่วงเวลา ซึ่งมักจะเกิดขึ้นได้ด้วยตารางงานที่ยืดหยุ่นหรือเปลี่ยนพนักงานที่ป่วย นอกจากนี้ จากข้อมูลในบัตรรายงาน คุณสามารถตัดสินใจได้ทั้งเรื่องโบนัสและสิ่งจูงใจสำหรับพนักงาน และการคิดค่าเสื่อมราคาและการกำหนดบทลงโทษ
โปรดทราบว่าส่วนแรกของใบบันทึกเวลาสำหรับครึ่งแรกของเดือนจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชีเพื่อคำนวณค่าจ้างล่วงหน้า และจะมีการคำนวณค่าจ้างทั้งหมดตามใบบันทึกเวลาที่กรอกครบถ้วน
ตัวอย่างการกรอกใบบันทึกเวลา
คุณสามารถกรอกใบบันทึกเวลาได้สองวิธี คุณควรเลือกวิธีที่สะดวกและเข้าใจได้มากที่สุด:
- มีการป้อนข้อมูลรายวัน - แบบฟอร์มระบุข้อมูลเกี่ยวกับการเข้างานและการขาดงานของพนักงานหากตรวจพบข้อเท็จจริงดังกล่าว
- ข้อมูลจะถูกป้อนลงในแบบฟอร์มเฉพาะในกรณีที่มีการเบี่ยงเบนไปจากค่ามาตรฐานเช่นหากพนักงานไม่มาทำงานกะทันหันในกรณีนี้จะสังเกตเห็นว่าเขาไม่มีงานทำ
การกำหนดในใบบันทึกเวลา
เหตุการณ์ | รหัสดิจิทัล | รหัสตัวอักษร |
วันทำงานมาตรฐาน มีพนักงานมาร่วมงาน | 01 | ฉัน |
วันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์ ด้วยตารางมาตรฐาน 5/2 ซึ่งมักจะเป็นวันเสาร์และวันอาทิตย์ ด้วยตารางเวลาส่วนบุคคลเช่น 2/2 อาจเป็นวันใดก็ได้ | 26 | ใน |
พนักงานลาหยุดประจำปีโดยได้รับค่าจ้าง | 09 | จาก |
ปล่อยให้ดูแลเด็กที่มีอายุไม่เกิน 3 ปี | 15 | สารหล่อเย็น |
วันหยุดพักร้อนจัดให้โดยออกค่าใช้จ่ายเองโดยไม่ต้องจ่ายค่าจ้าง | 16 | ถึง |
ลาคลอดบุตร | 14 | ร |
ลาป่วย | 19 | บี |
การเดินทางเพื่อธุรกิจ | 06 | ถึง |
การขาดงานของพนักงานเนื่องจากไม่ทราบสถานการณ์ | 30 | เอ็นเอ็น |
รหัสประเภทค่าตอบแทนในใบบันทึกเวลา
- เงินเดือนและค่าเดินทาง – 2000
- การจ่ายเงินให้กับพนักงานตามสัญญาทางแพ่ง (ไม่รวมค่าลิขสิทธิ์) – พ.ศ. 2553
- ค่าวันหยุดพักผ่อน – 2555
- การชำระเงินสำหรับทุพพลภาพชั่วคราว – 2300
การกรอกตัวอย่างแบบฟอร์ม T-13
การกรอกใบบันทึกเวลานั้นไม่ใช่เรื่องยากโดยเฉพาะ โดยเลือกตัวเลือกการบัญชีที่สะดวกสำหรับคุณแล้วป้อนข้อมูลและรหัสที่เหมาะสม:
- ใน “นับ 1”คุณต้องระบุหมายเลขซีเรียลถัดไป
- ใน “นับ 2”– ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคนในองค์กรตามตำแหน่งและชื่อเต็ม
- “นับ 3”ประกอบด้วยหมายเลขบุคลากรของพนักงาน
- ใน “นับ 4”เมื่อใช้รหัสตัวอักษรสำหรับพนักงานแต่ละคน ข้อมูลจะถูกป้อนข้อมูลในแต่ละวันทำงาน รหัสที่เกี่ยวข้องจะอยู่ในเซลล์ด้านบน และระยะเวลาของพนักงานที่ทำงานจะแสดงอยู่ในเซลล์ด้านล่าง ดังนั้น หากกำหนดตารางเวลา 5/2 วันทำงานคือ 8 ชั่วโมง และระยะเวลาของวันทำงานที่มีกำหนดการ 2/2 จะเป็น 11 ชั่วโมง ข้อมูลสำหรับครึ่งแรกของเดือนและครึ่งเดือนที่สองจะถูกป้อนในคอลัมน์แยกกัน ด้านบนคือครึ่งแรก และด้านล่างคือครึ่งหลัง หากเกิดการทำงานล่วงเวลา นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยการทำงานล่วงเวลาแก่ลูกจ้างเป็นเงินสดหรือค่าล่วงเวลา
- ใน “นับ 5”เวลาทำงานทั้งหมดจะระบุแยกกันสำหรับครึ่งแรก และแยกกันสำหรับครึ่งหลังของเดือน
- “นับ 6”มีค่ารวมของเวลาทำงาน (ผลรวมของคอลัมน์ 5)
- ใน “นับ 7”ป้อนข้อมูลในรหัสค่าจ้าง
- “นับ 8”มีข้อมูลบัญชีการบัญชีเพื่อบันทึกต้นทุนเงินเดือน
- คอลัมน์ 10-13ใช้เพื่อบันทึกการขาดงานของพนักงานโดยระบุรหัสที่เกี่ยวข้องและจำนวนวัน
สถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐาน
![](https://i0.wp.com/blankionline.ru/wp-content/uploads/2015/12/Tabel-obrazets-2-list.png)
ออกโดยไม่จ่ายเงิน
![](https://i0.wp.com/blankionline.ru/wp-content/uploads/2015/12/Tabel-obrazets-2-list.png)
ตามกฎหมายสามารถแยกแยะการลาประเภทต่อไปนี้ได้:
- ด้วยเหตุผลทางครอบครัว – “ก่อน”
- ลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเช่นเนื่องในโอกาสแต่งงาน - "ออนซ์"
- ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจภายใต้ข้อตกลงร่วมหรือการตัดสินใจของอุตสาหกรรม - "DB"
หากมีวันหยุดในช่วงวันหยุดของคุณ
หากมีวันหยุดในช่วงวันหยุดที่กำหนดตามปฏิทินการผลิตในปีปัจจุบัน วันดังกล่าวจะถูกทำเครื่องหมายด้วยรหัส "B" ตัวอย่างเช่น หากพนักงานลาพักร้อนตั้งแต่วันที่ 9 มิถุนายนถึง 16 มิถุนายน และในช่วงเวลานี้มีวันหยุดในวันที่ 12 มิถุนายน จะต้องเขียนรหัส "B" แทนรหัส (OT) วันนี้ไม่รวมอยู่ในช่วงวันหยุดพักร้อนแบบชำระเงิน
การเจ็บป่วยในช่วงวันหยุดประจำปี
หากในช่วงลาพักร้อนพนักงานเจ็บป่วยและยืนยันการลาป่วย คุณจะต้องเขียนรหัส "B" แทนรหัส "OT" ตามการลาป่วย ในกรณีนี้จะขยายเวลาการลาออกไปได้ตลอดระยะเวลาที่เจ็บป่วย