การติดตามเวลาเป็นงานที่สำคัญมาก พนักงานไม่ต้องการสูญเสียเงินที่หามาอย่างยากลำบากและองค์กรก็ไม่พยายามที่จะจ่ายเงินให้กับการขาดงาน
การบำรุงรักษาเอกสารการรายงานในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้องเพื่อบันทึกชั่วโมงการทำงานจะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดดังกล่าว
มีไว้เพื่ออะไร?
ใบบันทึกเวลาทำงานเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติตามชั่วโมงทำงานของพนักงานแต่ละคน กล่าวอีกนัยหนึ่ง นี่คือตารางที่ป้อนข้อมูลการเข้างานหรือไม่ปรากฏของพนักงานแต่ละคนในองค์กร
ตามเอกสารนี้ จะมียอดคงค้างเกิดขึ้น ค่าจ้างและโบนัสหรือค่าปรับกรณีมาสาย ขาดงาน และการเบี่ยงเบนอื่นจากตารางงาน
บัตรรายงานดังกล่าวจะต้องมีอยู่ในสำเนาเดียวและเก็บไว้โดยพนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้รับผิดชอบในการจัดเตรียม บ่อยครั้งที่งานนี้ได้รับความไว้วางใจให้กับแผนกทรัพยากรบุคคลและบัญชี บางครั้งอาจเป็นหัวหน้าแผนกหรือผู้จัดการอาวุโส การแต่งตั้งตำแหน่ง "ผู้จับเวลา" หรือการมอบหมายหน้าที่ที่เกี่ยวข้องจะต้องสะท้อนให้เห็นในสัญญาจ้างงาน
ตัวเลือกแบบฟอร์ม
คุณสามารถคำนึงถึงจำนวนวันและชั่วโมงที่พนักงานทำงานโดยใช้วิธีการต่างๆ แต่ Roskomstat ได้เตรียมแบบฟอร์มพิเศษไว้แล้ว ใช้งานง่ายและสะดวก คุณสามารถติดตาม "การเข้าร่วม" งานของคุณได้อย่างชัดเจน และต่อมาใช้ข้อมูลที่ได้รับได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับ องค์กรงบประมาณมีการแนะนำแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาพิเศษหมายเลข 0504421
สำหรับองค์กรและองค์กรอื่น ๆ ทั้งหมด แบบฟอร์ม T-12 และ T-13 ได้รับการอนุมัติ อย่างหลังแตกต่างกันตรงที่ T-13 ถูกใช้โดยที่รูปลักษณ์ภายนอกไม่ได้ถูกควบคุมโดยคน แต่โดยวิธีการ ระบบอัตโนมัติ(ประตูหมุน) ฉันมาทำงานเช็คอินที่จุดตรวจพร้อมบัตรผ่านแล้วออกเดินทางต่อ ด้วยวิธีนี้ จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะควบคุมการมาสาย การขาดงาน และการเบี่ยงเบนอื่น ๆ จากตารางการทำงาน
แบบฟอร์มในแบบฟอร์ม T-13 มักถูกกรอกบ่อยที่สุด โหมดอัตโนมัติหรือใช้วิธีการทางเทคนิคบางส่วน
มีการกรอกใบบันทึกเวลาทำงานในรูปแบบ T-12 เพื่อวัตถุประสงค์ในการคำนวณค่าจ้างดังนั้นจึงสะดวกในการมอบความไว้วางใจในการบำรุงรักษากำหนดการดังกล่าวให้กับนักบัญชี
วิธีการกรอกให้ถูกต้อง
สิ่งสำคัญที่สุดในการเก็บใบบันทึกเวลา:
- ตารางมีอยู่ในสำเนาเดียว
- กรอกทุกวันตามเอกสารราชการ (ใบรับรองการลาป่วย คำสั่ง คำแนะนำ ฯลฯ )
- ห้ามมิให้ลบคอลัมน์หรือฟิลด์ใดๆ ออกจากตารางที่ยอมรับโดยทั่วไป
อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถเปลี่ยนตารางได้ บางครั้งสถานการณ์เกิดขึ้นเมื่อคุณต้องการเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมให้กับฟอร์มที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น เพื่อคำนึงถึงชั่วโมงทำงานบางอย่างสำหรับกะที่ไม่ได้มาตรฐาน ในกรณีนี้ สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ แต่หลังจากลงนามในคำสั่งที่เกี่ยวข้องของผู้จัดการแล้วเท่านั้น
ก่อนเริ่มเดือนที่รายงาน (ล่วงหน้า 2-3 วัน) พนักงานที่รับผิดชอบจะเปิดใบบันทึกเวลา ตอนนี้เป็นเวลาตัดสินใจว่าจะเลือกวิธีปฏิบัติแบบใด นี่อาจเป็นการลงทะเบียนที่สมบูรณ์ - การเข้าร่วมรายวัน/เครื่องหมายไม่แสดงตัว หรือเฉพาะการเบี่ยงเบนไปจากระบอบการปกครอง - การมาสาย กะกลางคืน การล่วงเวลา ฯลฯ
ตัวอย่างการกรอกใบบันทึกเวลาตามตัวอย่างแบบฟอร์ม T-12
ก่อนอื่นให้กรอกข้อมูลส่วนหัวและคอลัมน์สามคอลัมน์แรก ตามกฎแล้วข้อมูลนี้ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง - หน่วยโครงสร้าง, ชื่อเต็มของพนักงาน, หมายเลขบุคลากร
ในคอลัมน์ 4 ถึง 7 จะมีการป้อนเครื่องหมายการเข้างาน การขาดงาน วันหยุด และการลาป่วยเป็นประจำทุกวัน เพื่อจุดประสงค์นี้ มีการใช้การกำหนดพิเศษด้วยเหตุผลแต่ละข้อ ดังนั้นการลาป่วยจึงถูกกำหนดโดยรหัส B วันหยุดทำงานจะระบุโดย RV และ วันหยุดประจำปี- โอที รายการการกำหนดทั้งหมดสามารถพบได้ในรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียวที่สุดในแผ่นงานแรก
สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเครื่องหมายใดๆ จะถูกวางไว้บนใบบันทึกเวลาตามเอกสารใดๆ เท่านั้น นี่อาจเป็นใบรับรองการลาป่วย คำสั่งภายใน หรือคำสั่งทำงานล่วงเวลาที่ลงนามโดยพนักงานที่คุ้นเคย
สถานการณ์มักเกิดขึ้นเมื่อไม่ชัดเจนว่าจะใส่โค้ดใด ตัวอย่างเช่น พนักงานลาโดยได้รับค่าจ้างและได้รับรหัส OT แต่คราวนี้เขามีความไม่รอบคอบที่จะป่วยและไม่ได้ไปทำงานตามวันที่นัดหมาย
หากพนักงานไม่เตือนเราขอแนะนำให้ป้อนรหัส NN (ไม่ปรากฏโดยไม่ทราบสาเหตุ) และหลังจากได้รับใบรับรองการลาป่วยแล้ว ให้แก้ไขการกำหนดเหล่านี้เป็นรหัส "B" หากพนักงานพบวิธีรายงานอาการเจ็บป่วยให้ทำเครื่องหมายรหัส “B” ได้ทันที
บางทีในสถานการณ์เช่นนี้ ควรจดรหัส "NN" และ "B" ด้วยดินสอก่อนจะดีกว่าเพื่อไม่ให้รูปลักษณ์ของเอกสารที่มีอยู่ในสำเนาชุดเดียวเสีย หากรักษาฟอร์มไว้ได้ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์แล้วปัญหาดังกล่าวก็จะไม่เกิดขึ้น
โดยปกติการขาดงานบางครั้งจะนับเป็น “วัน” เนื่องจากพนักงานไม่สามารถลาหยุดงานได้เพียงครึ่งวันหรือลาป่วยเป็นเวลาสามชั่วโมงเท่านั้น ในกรณีนี้ คอลัมน์ว่างจะเหลืออยู่ใต้การกำหนดตัวอักษร หากพนักงานมาสาย 30 นาทีหรือทำงานล่วงเวลา 4 ชั่วโมง เวลาที่เบี่ยงเบนไปจากตารางงานจะถูกระบุภายใต้การกำหนดตัวอักษร
คอลัมน์ 5 และ 7 ระบุจำนวนวันทำงานระหว่างกลางและสุดท้าย และคอลัมน์ 8 ถึง 17 จัดทำรายงานฉบับเต็มสำหรับพนักงานแต่ละคน - เขาทำงานไปมากแค่ไหน เขาพักผ่อนมากแค่ไหน เขาพลาดไปมากแค่ไหน และทำไม จากชื่อส่วนหัวด้านบนแต่ละคอลัมน์ จะชัดเจนว่าข้อมูลใดที่จะสรุป
คุณสมบัติของการบำรุงรักษา Timesheet ในองค์กรงบประมาณ
แบบฟอร์มหมายเลข 0504421 ยังใช้เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามระบอบการทำงาน แต่มีชื่อที่แตกต่างกันเล็กน้อยว่า "การบัญชีสำหรับการใช้เวลาทำงาน" ซึ่งสะท้อนถึงลักษณะเฉพาะของงานขององค์กรงบประมาณ ในบัตรรายงานนี้ คุณจะพบการกำหนดเช่น "วันหยุดเรียน", "การทดแทนในกลุ่มวันขยาย", "ลาการศึกษา"
ขั้นตอนในการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาดังกล่าวไม่แตกต่างจากแบบฟอร์มการบัญชีรวม T-12 และ T-13:
- เก็บไว้ในสำเนาเดียว
- เปิด 2-3 วันก่อนเริ่มรอบการเรียกเก็บเงิน
- ใช้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบมาตรฐาน
ขั้นตอนการลงทะเบียนสองขั้นตอนได้ถูกนำมาใช้ - ต่อเนื่อง (ทั้งการปรากฏตัวและการไม่ปรากฏตัวทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้) และมีข้อบ่งชี้ของการเบี่ยงเบน
ตารางมีความแตกต่างหลายประการ ในส่วนหัวของการ์ดรายงาน นอกเหนือจากชื่อองค์กรแล้ว หน่วยโครงสร้างและระยะเวลาการบำรุงรักษาควรระบุประเภทด้วยตัวเลข หากส่งใบบันทึกเวลา "ตามที่เป็น" โดยไม่ทำการเปลี่ยนแปลง จะเรียกว่าหลักและทำเครื่องหมายในคอลัมน์นี้เป็น "0" ในการปรับเปลี่ยนครั้งต่อไป คุณต้องระบุหมายเลขการเปลี่ยนแปลงตามลำดับ
สี่คอลัมน์แรกจะถูกกรอกทันที - ได้แก่ชื่อเต็มของพนักงาน หมายเลขบุคลากร และตำแหน่ง คอลัมน์ต่อไปนี้จะถูกกรอกตามระยะเวลาที่ดำเนินไป ในส่วนบนของคอลัมน์ระบุความเบี่ยงเบนจากโหมดการทำงานเป็นชั่วโมง (ถ้ามี) ในส่วนล่างจะมีการระบุเหตุผลของการเบี่ยงเบนด้วยตัวอักษร คอลัมน์ 20 และ 37 สรุปผลลัพธ์ระหว่างกาลและรายเดือนตามลำดับ
ไม่มีการคำนวณเพิ่มเติมในแบบฟอร์มนี้ เมื่อสิ้นสุดรอบการเรียกเก็บเงินเอกสารนี้จะถูกโอนไปยังแผนกบัญชีโดยที่ค่าจ้างสำหรับพนักงานขององค์กรงบประมาณจะถูกคำนวณตามพื้นฐาน
รายการสัญลักษณ์ที่ใช้ในใบบันทึกการทำงานนี้ (แบบฟอร์มหมายเลข 0504421) สามารถดูได้จากตาราง:
| ชื่อตัวบ่งชี้ | รหัส |
| วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ | ใน |
| งานกลางคืน | เอ็น |
| ปฏิบัติหน้าที่ราชการ | ช |
| วันหยุดประจำและวันหยุดเพิ่มเติม | เกี่ยวกับ |
| ทุพพลภาพชั่วคราว ทุพพลภาพเนื่องจากการตั้งครรภ์และการคลอดบุตร | บี |
| การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร | หรือ |
| ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา | กับ |
| การละทิ้งหน้าที่ | ป |
| ขาดงานโดยไม่ทราบสาเหตุ (จนกว่าจะมีความชัดเจนในสถานการณ์) | เอ็นเอ็น |
| ขาดโดยได้รับอนุญาตจากฝ่ายบริหาร | ก |
| เรียนสุดสัปดาห์ | วู |
| ลาการศึกษาเพิ่มเติม | ออปแอมป์ |
| การทดแทนในเกรด 1 - 3 | แซดเอ็น |
| ทดแทนในกลุ่มหลังเลิกเรียน | เงินเดือน |
| การทดแทนในเกรด 4 - 11 | ซีเอส |
| ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ | รป |
| ชั่วโมงการทำงานจริง | เอฟ |
| การเดินทางเพื่อธุรกิจ | ถึง |
วันหยุดถูกกำหนดอย่างไร?
คำว่าลาพักร้อนในเรื่องบุคลากรผสมผสานแนวคิดหลายอย่างเข้าด้วยกัน เริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยการลาคลอดบุตร คุณแม่ยังสาวหลายคนจะไม่เห็นด้วย แต่นี่ก็เป็นวันหยุดเช่นกัน แม้ว่าจะมีไว้เพื่อดูแลเด็กเล็กก็ตาม
วันหยุดพักผ่อนแต่ละอย่างเหล่านี้มีการทำเครื่องหมายไว้ในไทม์ชีทในแบบของตัวเองและควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับวันหยุดประเภทที่พบบ่อยที่สุดและการลงทะเบียน
ตามกำหนดเวลา
ตามคำสั่งวันหยุดพักผ่อนซึ่งจะต้องมีลายเซ็นของผู้พักร้อนด้วย แผ่นเวลาจะถูกทำเครื่องหมายด้วยรหัส "OT" หากนี่คือวันหยุดหลัก หรือรหัส "OD" หากเป็นวันหยุดเพิ่มเติม
ด้วยค่าใช้จ่ายของคุณเอง
มีหลายครั้งที่พนักงานจำเป็นต้องได้รับหลายรายการ วันหยุดนอกกำหนดเวลาปกติของคุณ เหตุผลอาจแตกต่างกัน แต่มีวิธีแก้ไขเพียงวิธีเดียวเท่านั้น - ออกโดยไม่จ่ายเงิน
กฎหมายระบุเหตุผลหลายประการสำหรับการลาพักร้อน เช่น งานแต่งงาน การเกิดของทารก หรือเหตุการณ์ที่น่าเศร้าอื่นๆ เช่น การเสียชีวิต ญาติสนิท- ในกรณีเหล่านี้ คุณควรป้อนรหัส “OZ”
หากพนักงานมีเหตุผลที่แตกต่างและเขาได้รับการลาดังกล่าวตามข้อตกลงกับผู้จัดการ รหัส "ก่อน" จะถูกนำมาใช้ ในทั้งสองกรณี เครื่องหมายจะถูกสร้างขึ้นตามคำสั่งที่เกี่ยวข้องซึ่งลงนามโดยพนักงาน
การฝึกอบรม
การผสมผสานการทำงานและการศึกษาในยุคของเราถือเป็นบรรทัดฐานมากกว่าข้อยกเว้น และกฎหมายในเรื่องนี้สนับสนุนคนงานดังกล่าวโดยรับประกันการลาศึกษา หลังจากยอมรับใบสมัครที่เกี่ยวข้องจากพนักงานและได้รับคำสั่งที่ลงนามโดยนักเรียน คุณสามารถทำเครื่องหมายรหัส "U" บนบัตรรายงานได้อย่างปลอดภัยตลอดระยะเวลา ลาเรียน.
เป็นที่น่าสังเกตว่าหากพนักงานล้มป่วยขณะผ่านเซสชั่นถัดไป การลาดังกล่าวจะไม่ขยายออกไปตามระยะเวลาการลาป่วย และรหัส "B" สามารถป้อนได้เฉพาะในวันหลังจากสิ้นสุดการลาศึกษาเท่านั้นในกรณีนี้ ว่าพนักงานไม่มีเวลาพักฟื้นก่อนสิ้นสุดวันลาและจัดเตรียมใบรับรองการลาป่วยเพื่อยืนยันการลาป่วยหลังจากสิ้นสุดเซสชั่น
สำหรับการตั้งครรภ์และการคลอดบุตร
แน่นอนว่าช่วงเวลาแห่งความสุขของพนักงานหญิงไม่ควรถูกบดบังด้วยเอกสารสีแดงดังนั้นจึงอนุญาตให้ลาคลอดบุตรได้โดยใช้ใบรับรองการลาป่วยรหัสในบัตรรายงานคือ "P" รหัสเดียวกันนี้ใช้ในกรณีรับทารกแรกเกิด
การดูแลเด็ก
และหลังจากนี้มีคำสั่งให้ลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรจนถึงอายุสามขวบ การลาดังกล่าวมีรหัส "OZH"
การทำงานกับเอกสารถือเป็นงานที่รับผิดชอบเสมอ แต่การรู้พื้นฐานของการกรอกใบบันทึกเวลาจะช่วยคุณประหยัดจากข้อพิพาทระหว่างการจ่ายเงินเดือนและปัญหาเล็กน้อยอื่น ๆ ประเภทนี้
วิดีโอ - จัดทำใบบันทึกเวลาและคำนวณค่าจ้างใน 1C:
กรอกและพิมพ์ Timesheet ในโปรแกรม LS · Timesheet และกำหนดการ
แบบ N T-13” ใบบันทึกเวลา" ใช้สำหรับบันทึกชั่วโมงการทำงาน
จัดทำเป็นสำเนาเดียวโดยผู้มีอำนาจลงนามโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างพนักงาน การบริการบุคลากรจะถูกโอนไปยังแผนกบัญชี
หมายเหตุใน Timesheet เกี่ยวกับสาเหตุของการขาดงาน ทำงานนอกเวลา หรือนอกเวลาทำงานปกติตามความคิดริเริ่มของพนักงานหรือนายจ้าง ลดชั่วโมงทำงาน ฯลฯ จัดทำขึ้นบนพื้นฐานของเอกสารที่ดำเนินการอย่างเหมาะสม (หนังสือรับรองการไร้ความสามารถ) สำหรับการทำงานใบรับรองการปฏิบัติงานของทางราชการหรือ หน้าที่สาธารณะ,คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการหยุดทำงาน, การสมัครงานนอกเวลา, ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรของพนักงาน ทำงานล่วงเวลาในกรณีที่กำหนดโดยกฎหมาย ฯลฯ)
เพื่อสะท้อนถึงเวลาทำงานรายวันที่ใช้ต่อเดือนของพนักงานแต่ละคน จึงมีการจัดสรรไทม์ชีท:
- ในรูปแบบ N T-13 (คอลัมน์ 4) - สี่บรรทัด (สองบรรทัดสำหรับแต่ละครึ่งเดือน) และจำนวนคอลัมน์ที่สอดคล้องกัน (15 และ 16)
ในรูปแบบ N T-13 (ในคอลัมน์ 4, 6) บรรทัดบนสุดใช้เพื่อทำเครื่องหมายสัญลักษณ์ (รหัส) ของต้นทุนเวลาทำงานและบรรทัดล่างสุดใช้เพื่อบันทึกระยะเวลาทำงานหรือไม่ทำงาน (เป็นชั่วโมง นาที) ตามรหัสที่สอดคล้องกันของต้นทุนเวลาทำงานสำหรับทุกวัน หากจำเป็นอนุญาตให้เพิ่มจำนวนกล่องเพื่อกรอกรายละเอียดเพิ่มเติมตามเวลาทำงาน เช่น เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงานในสภาวะอื่นที่ไม่ใช่ปกติ
ต้นทุนเวลาทำงานจะถูกนำมาพิจารณาใน Timesheet ไม่ว่าจะโดยวิธีการลงทะเบียนการปรากฏตัวและการขาดงานอย่างต่อเนื่อง หรือโดยการบันทึกเฉพาะการเบี่ยงเบน (การขาดงาน ความล่าช้า ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาฯลฯ) เมื่อสะท้อนถึงการขาดงานซึ่งบันทึกเป็นจำนวนวัน (วันหยุด วันที่ทุพพลภาพชั่วคราว การเดินทางเพื่อธุรกิจ การลาที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรม เวลาที่ใช้ในการปฏิบัติหน้าที่ของรัฐหรือสาธารณะ ฯลฯ) มีเพียงรหัสเท่านั้นที่จะถูกป้อนในบรรทัดบนสุดใน คอลัมน์ของสัญลักษณ์ Timesheet และคอลัมน์ในบรรทัดล่างยังคงว่างเปล่า
แบบฟอร์ม N T-13 "ใบบันทึกเวลาทำงาน" ใช้สำหรับการประมวลผลข้อมูลทางบัญชีอัตโนมัติ
เมื่อจัดทำบัตรรายงานในรูปแบบ N T-13:
- เมื่อบันทึกข้อมูลการบัญชีสำหรับเงินเดือนสำหรับการชำระเงินประเภทเดียวและบัญชีที่เกี่ยวข้องทั่วไปสำหรับพนักงานทุกคนที่รวมอยู่ใน Timesheet ให้กรอกรายละเอียด "ประเภทของรหัสการชำระเงิน" "บัญชีที่เกี่ยวข้อง" เหนือตารางด้วยคอลัมน์ 7 - 9 และคอลัมน์ 9 โดยไม่ต้องกรอกคอลัมน์ 7 และ 8;
- เมื่อบันทึกข้อมูลการบัญชีสำหรับบัญชีเงินเดือนสำหรับการชำระเงินหลายประเภท (จากสองถึงสี่) ประเภทการชำระเงินและบัญชีที่เกี่ยวข้องคอลัมน์ 7 - 9 จะถูกกรอก มีการจัดเตรียมบล็อกเพิ่มเติมที่มีหมายเลขคอลัมน์เหมือนกันสำหรับการกรอกข้อมูลตามประเภทการชำระเงินหากหมายเลขของพวกเขา เกินสี่
แบบฟอร์มบัตรรายงานในรูปแบบ N T-13 พร้อมกรอกรายละเอียดบางส่วนสามารถทำได้โดยใช้ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์- รายละเอียดดังกล่าว ได้แก่ หน่วยโครงสร้าง นามสกุล ชื่อจริง นามสกุล ตำแหน่ง (พิเศษ วิชาชีพ) หมายเลขบุคลากร เป็นต้น - นั่นคือข้อมูลที่มีอยู่ในไดเร็กทอรีของข้อมูลถาวรตามเงื่อนไขขององค์กร ในกรณีนี้รูปแบบของบัตรรายงานจะเปลี่ยนไปตามเทคโนโลยีที่ยอมรับในการประมวลผลข้อมูลทางบัญชี
·····ใบบันทึกเวลาเป็นเอกสารที่บันทึกการมีอยู่หรือไม่มีของพนักงานในที่ทำงานและตามการคำนวณเงินเดือนของพนักงาน
แบบฟอร์มบันทึกการใช้เวลาทำงาน แบบฟอร์ม T-12
ดู แบบฟอร์มเปล่าแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาทำงาน T-12: หน้า 1 , หน้า 2 , หน้า 3 , หน้า 4
แบบฟอร์มและตัวอย่างใบบันทึกเวลาการทำงาน แบบฟอร์ม T-13
รูปร่าง
ตัวอย่าง
ดูแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาทำงานเปล่า T-13: หน้า 1 , หน้า 2
มีอยู่สองคน แบบฟอร์มรวมการติดตามเวลา:
- T-12 - ประกอบด้วยสองส่วน - ใช้สำหรับบันทึกการใช้เวลาทำงานและคำนวณค่าจ้าง ทั้งสองส่วนนี้มักใช้ใน องค์กรขนาดเล็กโดยที่นักบัญชีรวมหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลและผู้กำหนดมาตรฐานเข้าด้วยกัน
- T-13 - ใช้สำหรับบันทึกเวลาทำงานเท่านั้น
ชั่วโมงการทำงานสามารถบันทึกโดยใช้ส่วนแรกของแบบฟอร์ม T-12 หรือใช้แบบฟอร์ม T-13 หลังจากกรอกแบบฟอร์มแล้วให้ส่งไปยังแผนกบัญชี
หลักเกณฑ์ในการจัดทำใบบันทึกเวลาการทำงานโดยใช้แบบฟอร์ม T-12 และ T-13
แบบฟอร์มจะถูกกรอกทุกวันในสำเนาเดียวโดยบุคคลที่รับผิดชอบในเรื่องนี้ สิ้นเดือนจะสรุปผลโดยรวม
ขั้นแรก กรอก "ส่วนหัว" ของเอกสาร:
- ชื่อองค์กร รหัส OKPO
- ชื่อของหน่วยโครงสร้างที่พนักงานได้ลงทะเบียนไว้
- หมายเลขและวันที่จัดทำ (การกรอกเอกสารครั้งสุดท้าย)
- ระยะเวลาการรายงานที่มีการให้ข้อมูล
- หมายเลขซีเรียลของบันทึก
- ชื่อเต็มและตำแหน่งของพนักงาน หมายเลขบุคลากรของเขา หากได้รับมอบหมาย
- เครื่องหมายแสดงตน/ไม่อยู่ในที่ทำงานทุกวันของเดือน (รหัสตัวอักษรจะอยู่ในเซลล์ด้านบน - รายการอยู่ที่จุดเริ่มต้นของแบบฟอร์ม T-12 ในเซลล์ด้านล่าง - จำนวนชั่วโมงทำงานในวันนั้น ); วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ (B) การลาป่วย (B) การเดินทางเพื่อธุรกิจ (K) และอื่น ๆ
- จำนวนวัน/ชั่วโมงทั้งหมดที่ทำงานเป็นเวลาสองสัปดาห์และหนึ่งเดือน รวมถึงการทำงานล่วงเวลา กลางคืน วันหยุด - ระบุในแบบฟอร์ม T-12
- รหัสประเภทการชำระเงินหมายเลขบัญชีที่เกี่ยวข้อง การบัญชีรหัสนี้สอดคล้องกับกี่ชั่วโมง/วัน
- จำนวนการขาดงาน (ชั่วโมง/วัน) รหัสเหตุผลการขาดงาน
ส่วนที่สองของแบบฟอร์ม T-12 กรอกรายละเอียดโดยนักบัญชี
แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานลงนามโดยผู้รับผิดชอบ หัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่กรอกเอกสาร และพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล
รหัสประเภทการชำระเงินพื้นฐาน:
2000 (เงินเดือน ค่าเดินทาง และสวัสดิการอื่นๆ )
2555 (ค่าวันหยุดพักร้อน)
2300 (สวัสดิการทุพพลภาพชั่วคราว)
บัญชีบัญชีที่เกี่ยวข้อง:
20 (การจ่ายแรงงานให้กับคนงานในการผลิตหลัก)
23 (การจ่ายแรงงานให้กับพนักงานฝ่ายผลิตเสริม)
26 (เงินเดือนสำหรับผู้บริหาร)
44 (การจ่ายค่าจ้างให้กับลูกจ้างที่ทำงานใน กิจกรรมการซื้อขายหรือในการดำเนินงานเพื่อจำหน่ายผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป)
ใบบันทึกเวลาเป็นเอกสารหลักที่มีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนการเข้างานและการขาดงานของพนักงานแต่ละคนของบริษัท จะถูกโอนไปที่แผนกบัญชี และจากข้อมูลจะมีการคำนวณและคำนวณค่าจ้าง
กฎหมายกำหนดให้มีแบบฟอร์มรายงานรวม 2 แบบ ได้แก่ T-12 – สำหรับการกรอกด้วยตนเอง T-13 – สำหรับการควบคุมเวลาทำงานจริงโดยอัตโนมัติ (ผ่านประตูหมุน)
ข้อมูลจะถูกป้อนทุกวันทำการ ณ สิ้นเดือน จะมีการคำนวณจำนวนการเข้างานและการขาดงานของพนักงานแต่ละคน การสร้างรายงานสามารถทำให้ง่ายขึ้นโดยการเติมบางเซลล์โดยอัตโนมัติโดยใช้ Excel มาดูวิธีการกัน
การกรอกข้อมูลอินพุตด้วยฟังก์ชัน Excel
แบบฟอร์ม T-12 และ T-13 มีองค์ประกอบรายละเอียดเกือบเหมือนกัน
ดาวน์โหลดใบบันทึกเวลา:
ในส่วนหัวของหน้าที่ 2 ของแบบฟอร์ม (ใช้ T-13 เป็นตัวอย่าง) ให้กรอกชื่อองค์กรและหน่วยโครงสร้าง เช่นเดียวกับในเอกสารประกอบ
เราป้อนหมายเลขเอกสารด้วยตนเอง ในคอลัมน์ "วันที่รวบรวม" ให้ตั้งค่าฟังก์ชันวันนี้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เลือกเซลล์ ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการในรายการฟังก์ชั่นแล้วคลิกตกลงสองครั้ง
ในคอลัมน์ "ระยะเวลาการรายงาน" ระบุวันแรกและวันสุดท้ายของเดือนที่รายงาน
เราจัดสรรฟิลด์นอกไทม์ชีท นี่คือที่ที่เราจะทำงาน นี่คือฟิลด์ OPERATOR ก่อนอื่น มาสร้างปฏิทินของเราเองสำหรับเดือนที่รายงานกัน
สนามสีแดง – วันที่ บนทุ่งหญ้าเขียวขจีเขาวางอันหนึ่งไว้ถ้าวันนั้นเป็นวันหยุด ในเซลล์ T2 เราใส่ไว้ถ้ารวบรวมไทม์ชีทเป็นเวลาหนึ่งเดือนเต็ม
ตอนนี้เรามาดูกันว่ามีกี่วันทำการในหนึ่งเดือน เราทำสิ่งนี้ในสนามปฏิบัติการ ใส่สูตร =COUNTIF(D3:R4;"") ลงในเซลล์ที่ต้องการ ฟังก์ชัน COUNTIF นับจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่างในช่วงที่ระบุในวงเล็บ
เราป้อนหมายเลขซีเรียล ชื่อเต็ม และความเชี่ยวชาญพิเศษของพนักงานขององค์กรด้วยตนเอง พร้อมหมายเลขบุคลากร เรานำข้อมูลจากบัตรส่วนตัวของพนักงาน
การทำงานอัตโนมัติของไทม์ชีทโดยใช้สูตร
แผ่นแรกประกอบด้วยสัญลักษณ์สำหรับบันทึกเวลาทำงานทั้งแบบดิจิทัลและตัวอักษร จุดของระบบอัตโนมัติโดยใช้ Excel คือเมื่อป้อนการกำหนดจำนวนชั่วโมงจะปรากฏขึ้น
ตัวอย่างเช่น ลองใช้ตัวเลือกต่อไปนี้:
- B – วันหยุด;
- ฉัน – การเข้างาน (วันทำงาน);
- โอที – วันหยุดพักร้อน;
- K – การเดินทางเพื่อธุรกิจ;
- B – ลาป่วย
ขั้นแรก ลองใช้ฟังก์ชันเลือก จะช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าที่ต้องการในเซลล์ได้ ในขั้นตอนนี้เราจะต้องมีปฏิทินที่รวบรวมไว้ใน Operator Field หากวันนั้นตรงกับวันหยุด “B” จะปรากฏบนใบบันทึกเวลา คนงาน - "ฉัน" ตัวอย่าง: =CHOICE(D$3+1,"I", "B") ใส่สูตรในเซลล์เดียวก็เพียงพอแล้ว จากนั้น "เกี่ยว" ไปที่มุมขวาล่างแล้วเลื่อนไปตามเส้นทั้งหมด ปรากฎดังนี้:
ตอนนี้เราจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนมี “แปด” ในวันที่มีผู้ออกมาใช้สิทธิ ลองใช้ฟังก์ชัน "ถ้า" เลือกเซลล์แรกในแถวใต้คำอธิบาย “แทรกฟังก์ชัน” – “ถ้า” อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน: นิพจน์เชิงตรรกะ – ที่อยู่ของเซลล์ที่กำลังแปลง (เซลล์ด้านบน) = “B” "ถ้าเป็นจริง" - "" หรือ "0" ถ้าวันนี้เป็นวันหยุดจริงๆ – 0 ชั่วโมงทำงาน “หากเป็นเท็จ” – 8 (ไม่มีเครื่องหมายคำพูด) ตัวอย่าง: =IF(AW24="B";"";8) “จับ” ที่มุมขวาล่างของเซลล์ด้วยสูตรแล้วคูณให้ทั่วทั้งแถว ปรากฎดังนี้:
คุณต้องทำงานเดียวกันในช่วงครึ่งหลังของเดือน การคัดลอกสูตรและเปลี่ยนเซลล์ที่อ้างอิงถึงก็เพียงพอแล้ว ผลลัพธ์:
เรามาสรุปกัน: เรามานับจำนวนการปรากฏตัวของพนักงานแต่ละคนกัน สูตร "COUNTIF" จะช่วยได้ ช่วงของการวิเคราะห์คือช่วงทั้งหมดที่เราต้องการได้ผลลัพธ์ เกณฑ์คือการมีอยู่ในเซลล์ของตัวอักษร "I" (ลักษณะที่ปรากฏ) หรือ "K" (การเดินทางเพื่อธุรกิจ) ตัวอย่าง: - เป็นผลให้เราได้รับจำนวนวันทำงานของพนักงานคนใดคนหนึ่ง
ลองคำนวณจำนวนชั่วโมงทำงานกัน มีสองวิธี การใช้ฟังก์ชัน "Sum" - เรียบง่าย แต่ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ ซับซ้อนกว่าแต่เชื่อถือได้มากกว่า - โดยใช้ฟังก์ชัน "COUNTIF" สูตรตัวอย่าง: - โดยที่ AW25:DA25 คือช่วง ซึ่งเป็นเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายของแถวที่มีจำนวนชั่วโมง เกณฑ์สำหรับวันทำงาน (“I”) คือ “=8” สำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ – “=K” (ในตัวอย่างของเรา ชำระค่าบริการ 10 ชั่วโมง) ผลลัพธ์หลังจากแนะนำสูตร
โดยคำนึงถึงระยะเวลากะและจำนวนวันทำงานในหนึ่งสัปดาห์หรือเดือนเป็นความรับผิดชอบของนายจ้างที่ใช้ จ้างแรงงาน- เพื่อจุดประสงค์เหล่านี้ มีการใช้ใบบันทึกเวลาซึ่งกรอกทั้งด้วยตนเองและโดยอัตโนมัติผ่านระบบควบคุมการเข้าออกของประตูหมุน คอลัมน์ของเอกสารนี้ได้รับการอนุมัติโดยกฎหมายในสาขานี้ กฎหมายแรงงานและมีทุกสิ่ง ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับพนักงานและชั่วโมงทำงานของพวกเขา แบบฟอร์มมาตรฐานขึ้นอยู่กับวิธีการกรอกใบบันทึกเวลา: หากกรอกด้วยตนเองก็ T12 หากกรอกอัตโนมัติก็ T13
ใบบันทึกเวลาประกอบด้วยข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับจำนวนวันที่พนักงานทำงานและระยะเวลาของกะงานภายในหนึ่งวัน การประมวลผล ข้อบกพร่อง วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดทั้งหมดจะแสดงอยู่ที่นี่ กลายเป็นเอกสารหลักในการคำนวณค่าจ้างและส่งรายงานไปยังองค์กรกำกับดูแล สิ่งนี้อธิบายถึงความจำเป็นในการรักษาใบบันทึกเวลาตามกฎที่กำหนดไว้สำหรับเอกสารประเภทนี้อย่างเคร่งครัด
ความแตกต่างของการกรอกใบบันทึกเวลาเมื่อทำงานเป็นกะ
ด้วยการจัดกระบวนการทำงานมาตรฐาน - ตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์ตั้งแต่แปดถึงห้าโมง - ไม่มีปัญหาพิเศษในการกรอกคอลัมน์และเซลล์ของใบบันทึกเวลา อีกสิ่งหนึ่งคืองานกะซึ่งควรเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในองค์ประกอบของกะและระยะเวลาจะต้องสะท้อนให้เห็นในเอกสารทางบัญชี อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถชดเชยค่าล่วงเวลาได้ด้วยการลาหยุดในวันอื่นหรือกะกะถัดไปที่สั้นลง หากมีการละเมิดตารางกะ พวกเขาจะได้รับคำแนะนำจากจำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่พนักงานต้องทำงานในเดือนปฏิทินตามมาตรฐานที่กำหนด 
การบำรุงรักษาใบบันทึกเวลา
ใบบันทึกเวลาจะถูกจัดทำขึ้นเป็นเวลาหนึ่งเดือนในสำเนาเดียว ซึ่งได้รับการรับรองโดยหัวหน้าหน่วยงาน ผู้ตรวจสอบแผนกทรัพยากรบุคคล และพนักงานบัญชีที่รับผิดชอบด้านบัญชีเงินเดือน กำหนดเวลาในการส่งเพื่อการคำนวณจะกำหนดโดยคำสั่งภายในขององค์กร และอาจแตกต่างกันไปตามบริษัทต่างๆ
ทุกปีในระดับรัฐบาล พระราชกฤษฎีกาจะถูกนำมาใช้เกี่ยวกับระยะเวลาการทำงานทั้งหมดต่อปี โดยระบุวันหยุดและ วันหยุด- เมื่อคำนึงถึงเอกสารนี้ องค์กรจะพัฒนาตารางกะและกรอกใบบันทึกเวลาตลอดปี 2562 การไม่มีใบบันทึกเวลาทำงานรวมถึงการกรอกที่ไม่ถูกต้องนั้นเท่ากับการละเมิดขั้นตอนการคำนวณค่าจ้างและนำมาซึ่งการจัดทำจำนวนเงินภาษีและค่าธรรมเนียมทั้งหมดที่ต้องจ่ายให้กับงบประมาณและกองทุนพิเศษที่ไม่ถูกต้อง ตารางชั่วโมงทำงานที่มีการจัดการอย่างดีจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความสนใจอย่างใกล้ชิดจากองค์กรกำกับดูแลที่ได้รับอนุญาตให้ออกค่าปรับหลายหลัก
กำลังโหลด...
