Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые обычно задают предприниматели по поводу автоматизации, и подготовили на них понятные ответы.
Автоматизация бизнеса – что это такоеАвтоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.
В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:
- в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM);
- в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучет и отчетность.
Что из себя представляют системы автоматизации и как они устроены
Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и сложная ERP-система, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.
Любая система автоматизации состоит из двух ключевых элементов: сбора (ввода) данных и предоставления собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.
Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе автоматизации для управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.
Чем больше и сложнее бизнес, тем больше нужно исходной информации и тем разнообразнее и детальнее должны быть итоговые отчеты.
Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.
Зачем вообще нужна автоматизация, что она дает компании
Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:
- эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учет и контроль;
- быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;
- оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;
- оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников, разгрузив их от рутинной работы;
- улучшить бизнес-процессы в компании;
- минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;
- безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
- улучшить скорость и качество обслуживания клиентов.
Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать
Обычно автоматизацию начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.
Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.
Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).
В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.
Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.
Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.
Как выбрать программный продукт для автоматизации
При выборе системы автоматизации вы можете пойти двумя путями: 1. Использовать типовой (коробочный) продукт. 2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.
Стандартное решение проще внедрить, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.
Выбор конкретной программы – дело довольно ответственное, необходимо будет проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:
- какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;
- соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;
- возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;
- возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;
- насколько система проста и удобна в использовании;
- возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;
- поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;
- кто и как будет осуществлять техническую поддержку;
- сколько стоит внедрение и поддержка.
Сколько стоит система автоматизации
Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.
Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:
- стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);
- затраты на настройку системы и обучение персонала;
- стоимость регулярного сопровождения.
Как происходит внедрение системы автоматизации и к ак выбрать компанию-подрядчика
Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.
Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.
Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.
Внедрение можно выполнить своими силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.
Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры.Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнера был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнере – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.
Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.
Каковы риски при внедрении системы автоматизации
Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски "получить не то" существенно снижаются.
Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.
Под автоматизацией бизнес-процессов понимают передачу функций персонала автоматизированным системам, которые стали возможны благодаря неимоверному росту технологий.
Если раньше было достаточно произвести продукт, то сейчас больший вес имеет эффективность его производства, производительность труда, стабильность и точность, а также сокращение ресурсов на функционирование предприятия.
Начнем с Примеров
Прежде чем перейти к основной части этой статьи, предлагаю Вам ознакомиться с примерами на основе оптовой торговли. Они понятно показывают, для чего нужна автоматизация, что это такое и как она работает.
Пример 1. Продажи
Вспомним прошлое: раньше, чтобы заключить договор на поставку, Вы приезжали к клиенту, вели , записывали его номер в лучшем случае в ежедневнике. После этого возвращались в офис, чтобы подготовить .
Только вот по пути в офис Вас атаковали другие клиенты со своими вопросами, и по приезду Вы уже смутно помнили, о чем вели переговоры на встрече.
В итоге кое-как вспоминали, составляли коммерческое предложение, забыв вовремя позвонить клиенту, т.к. напоминание об этом звонке записано уже 3 страницы назад. После Вы опять же приезжали к клиенту с коммерческим, потом с договором, а потом и за деньгами.
Сейчас же, автоматизация бизнес-процессов дает возможность работать удаленно, и не тратить время на путь до клиента и обратно. Так как вся история переговоров фиксируется в карточке клиента, а обо всех задачах по контракту у Вас стоят уведомления, чтобы не забыть про них.
Автоматизация продаж
Пример 2. Логистика
Чтобы иметь достаточный, но не излишний запас на своем складе, раньше Вы по-большому счету опирались на свое чутье: это вроде нормально берут, а вот та позиция идет так себе.
И нередко оно Вас подводило: то какие-то позиции годами лежали на складе, то в один момент всем Вашим клиентам подавай одну какую-то позицию, которая заканчивалась после второго звонка. На этом Вы постоянно теряли деньги, то от издержек на хранение, то от упущенных сделок.
Сейчас же у Вас есть современные системы складского и товарного учета, которые точно Вам показывают, какой клиент какую позицию и с какой периодичностью приобретает, и на основе этих данных прогнозирует будущий спрос.
Автоматизация логистики
Пример 3. Маркетинг
Помните, как Вы раньше проводили рекламные кампании? Могу напомнить: Вы вывешивали билборды вдоль трасс, покупали сомнительную базу емэйл адресов и делали по ним , нанимали промоутеров или обзвонщиков, чтобы они в холодную предлагали Ваши услуги.
И эффективность этих мероприятий Вы оценивали по следующему принципу: выручка выросла – эффективно, не выросла – не эффективно.
Сейчас же у Вас есть возможность показывать свою рекламу только заинтересованной , делать максимально персонализированные предложения и подогревать интерес к своей компании и продукту, а не работать по холодной базе.
А эффективность можно оценить по каждому отдельному рекламному каналу в разрезе пути от первого контакта до совершенных покупок.
Автоматизация маркетинга
Пример 4. Бухгалтерия
Вспомните своих бедных бухгалтеров, как они вешались в конце месяца/квартала/года, так как все делали вручную.
Сначала надо выяснить, сколько часов сотрудники работали в этом месяце, посчитать их зарплату, рассчитать налоги и отчисления по ним, подготовить для каждого зарплатный листок, выдать каждому зарплату (которая тоже пересчитывалась вручную).
А еще разобраться с отпускными, командировочными и больничными. А потом еще и с отчетностью разобраться, с проверками, с налогами. В итоге, пока с одним периодом разбираешься – начинается новый.
Сейчас же автоматизация бизнес-процессов дает возможность все сделать буквально в пару кликов. И это просто рай для них, относительно прошлого: вся база ведется автоматически.
Нужно лишь в конце отчетного периода нажать одну кнопку, бац и зарплата для всех рассчитана. Нажать другую – отчетность готова. Нажать третью – и все зарплаты и налоги перевелись на нужные банковские счета. А договора со счетами для клиентов вообще без участия бухгалтеров составляются.
Автоматизация бухгалтерии
Что такое бизнес-процесс
Вы уже загорелись вопросом автоматизации своего бизнеса? Если да, то правильно сделали. Но перед тем, как переходить к самой автоматизации, необходимо разобраться с бизнес-процессами, которые протекают в Вашей компании. И начнем с азов.
Бизнес-процессы – совокупность последовательных действий, направленных на производство и сбыт продукта, и поддержание нормального функционирования бизнеса.
Если простым языком, то это все действия персонала и взаимодействия между собой, которые происходят в компании.
Чтобы их определить и описать, достаточно ответить на вопрос: “Что и для чего Вы делаете внутри своего бизнеса, чтобы он приносил прибыль?”
Конкретнее
Приведу пример, вернемся опять к оптовой торговле. Для того, чтобы этим заниматься Вы нанимаете персонал, его обучаете, разрабатываете для них инструкции, следите за тем, чтобы они работали.
Покупаете или производите продукцию, арендуете склад для хранения, контролируете движения продукции и остатки.
В свою очередь маркетологи настраивают рекламу, получают и обрабатывают заявки, передают их логистам. Кладовщики собирают заказ, а транспортники доставляют продукцию до конечных клиентов. Сервисный отдел следит за качеством Ваших услуг и обслуживает клиентов.
Вы после этого оформляете документы, сдаете отчетность и платите налоги, начисляете зарплату. Кроме этого Вы организовываете и стратегические сессии, и анализируете прошлые показатели.
Совместно с этим, Вы разрабатываете новые продукты или услуги и запускаете их на рынок, выходите на новые рынки, расширяете деловые связи и тд.
Все, что я перечислил выше и есть бизнес-процессы, но описанные очень кратко. Ваша же задача разобрать каждое действие по винтикам, на много составляющих, чтобы получить более точное представление о том, как Ваш бизнес функционирует.
После этого Вы поймете, что можно автоматизировать, а где без участия человека пока не обойтись.
Типы бизнес процессов
Чтобы лучше разобраться в вопросе автоматизации процессов, необходимо понять какими они бывают. И выделяют 4 типа бизнес-процессов:
Виды процессов
- Основные. Бизнес-процессы, которые непосредственно влияют на доход компании: производство, продажи, работа с клиентами и тд.
- Вспомогательные. Бизнес-процессы, которые прямо не влияют на доход компании, но помогают ей нормально функционировать: бухгалтерский учет, документооборот и тд.
- Развивающие. Бизнес-процессы, благодаря которым компания развивается и растет: планирование, бюджетирование, прогнозирование, и т.д.
- Управленческие. Бизнес-процессы которые позволяют управлять бизнесом: решение текущих задач, и т.д.
Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что они упрощают работу персонала, повышают производительность труда, но при этом не страдает качество продукта.
О том, какие именно процессы можно автоматизировать и каким образом, мы поговорим чуть ниже. Вам важно подойти к этому процессу основательно, а не копировать решения, правда ведь?
Методы описания
Детально описывать методы не стану, так как это уже тема отдельной статьи и даже не одной. Поэтому максимально просто и понятно. Итак, существует два основных метода описания бизнес-процессов: вертикальное и горизонтальное.
При вертикальном (функциональном) описании обозначаются лишь иерархические связи между бизнес-процессами и их последовательность.
При горизонтальном (процессном) описании, помимо последовательности, описывается еще и взаимосвязь между бизнес-процессами, необходимые инструменты и материалы для их выполнения.
Методы описания
И при горизонтальном и при вертикальном методе разделяют три способа описания.
1. Текст
Один из самых простых, но в то же время не очень эффективных способов. При использовании такого способа Вы просто последовательно описываете свои бизнес процессы и формируете из этих описаний документы, например, регламенты, инструкции или руководства.
Неэффективен этот способ из-за того, что обычно, когда человек читает текст, он воспринимает информацию последовательно, не акцентируя внимание на взаимосвязи и иерархии. Ну и что уж греха таить – обычно под конец документа первые мысли уже забываются.
Пример текста
2. Таблица
Этот способ эффективнее предыдущего, т.к. информация более структурирована, с помощью таблицы можно наглядно показать взаимосвязи и иерархию.
При таком способе выделяют несколько параметров, которые важно учитывать в бизнес-процессах. Они и ложатся в основу столбцов, по которым и описываются бизнес-процессы.
Пример таблицы
3. Схема
Этот способ наиболее эффективен, т.к. человек анализируя текстовую информацию в любом случае переводит ее в графические образы для восприятия. Поэтому, если Вы предоставите сразу графическую информацию, у человека уйдет меньше времени и сил на ее восприятие.
Обычно, бизнес-процессы при графическом способе описания представляются в виде блок-схем. Такой вид демонстрирует и последовательность, и иерархические связи, и горизонтальные, и трансформацию бизнес-процесса из-за определенных условий.
Пример схемы
Автоматизируем бизнес за 8 шагов
Многие ошибочно думают, что процесс автоматизации и внедрения современных технологий в свой бизнес это дорого и очень сложно: надо обладать огромным штатом сотрудников, иметь высокую квалификацию, вкладывать мешки денег.
На самом деле, в автоматизации бизнес-процессов нет ничего сложного. Наоборот, это увлекательный процесс, во время которого Вы начинаете лучше понимать свой бизнес. Каким образом сделать это максимально просто и эффективно читайте дальше.
Шаг 1. Ставим цель
Любое действие в бизнесе делается не просто так. И автоматизация также не делается ради автоматизации. Вам необходимо четко понимать для чего Вы хотите автоматизировать тот или иной бизнес-процесс.
Обычно, при автоматизации ставят следующие :
- Повысить производительность труда;
- Минимизировать ошибки;
- Увеличить точность производимых вычислений;
- Привести бизнес в системный вид;
- Выполнить несколько задач параллельно;
- Увеличить шанс принятия верных решение и их скорость;
- Сократить издержки;
- Наладить взаимодействие отделов между собой;
- Повысить качество ;
- Избавиться от рутинных задач.
Можно ставить и другие цели перед автоматизацией, но важно понимать, что автоматизация – помощник для Вашего бизнеса, а не исполнитель ключевых задач. К сожалению, машины умеют делать еще не всё. А может быть и к счастью.
Шаг 2. Определяем бизнес-процесс
Тут вспоминаем нашу главу про бизнес-процессы, подготавливаем их доскональное описание и идем далее.
Итак, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать зависит от поставленной Вами цели. И для того, чтобы их определить, необходимо цель разложить на мельчайшие критерии ее достижения.
После этого соотнести эти критерии с бизнес-процессами протекающими в компании и выявить действия, которые в большей мере влияют на достижение цели.
Так вот, на действия, которые в большей мере влияют на достижение цели Вы освобождаете время, путем автоматизации менее влиятельных действий.
Для того, чтобы грамотно выбрать бизнес-процесс, необходимо следовать следующей структуре:
- Выявляем. Сначала необходимо досконально понять процесс, выявить последовательность и необходимость каждого действия;
- Упрощаем. Далее по максимум упростить процесс, чтобы действия были как можно проще, не дублировались, а также убрать лишние действия;
- Автоматизируем . И только после этого отдаем выявленные и упрощенные процессы на автоматизацию.
Приведу простой пример. Перед Вами стоит задача . Вы понимаете, что для этого необходимо больше уделять времени общению с клиентами, делать более персонализированное предложение, обрабатывать все заявки, точно соблюдать договоренности с потенциальным клиентом.
Вы разбираете свой процесс продаж по молекулам и получаете: сначала приходит звонок на телефон, менеджер проводит первичную квалификацию клиента, договаривается на следующий звонок, фиксирует договоренности в ежедневнике.
Продвинутые CRM-системы кроме вышеперечисленного, могут и маркетингом управлять и всем предприятием в целом. Если сказать простыми словами, то CRM-системы создают экосистему внутри предприятия, которая позволяет сотрудникам работать продуктивнее, не отвлекаясь на что-то лишнее.
Лидерами рынка таких систем в России являются Битрикс24 , SalesapCRM . У каждого игрока свои преимущества и недостатки, своя ценовая политика и в целом системы, рассказывать о которых в рамках данной статьи нецелесообразно.
Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод “Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru
– ERP-системы
ERP-системы
Это такие системы, которые позволяют автоматизировать основные процессы в компаниях с помощью одного инструмента: начиная от производства, заканчивая документооборотом и бухгалтерией.
Это обширные комплексные решения, которые позволяют превратить бизнес в единую систему управления ресурсами и активами, увеличить эффективность менеджмента, благодаря постоянной оптимизации существующих бизнес-процессов и внедрения новых.
Ключевой принцип всех ERP-систем является модульность, что позволяет внедрять их в бизнес поэтапно. То есть сначала можно автоматизировать производство, потом продажи и сбыт, после этого взяться за документооборот и коммуникации внутри коллектива.
Лидерами в сфере ERP-систем являются SAP, Oracle, Microsoft. Ну и естественно, 1С, куда без него.
– PM-системы
PM-системы
Project Management системы созданы для автоматизации управления проектами. В таких системах автоматизации бизнес-процессов можно выбрать ответственного исполнителя, разбить проект на мелкие задачи, установить для каждой сроки и приоритет выполнения.
Такие системы важны для предприятий, где ведется много проектов параллельно. Они помогают понять производительность персонала, их загруженность, соблюдение дедлайнов.
А также в одном месте видеть всю историю работы над конкретным проектом или работы в целом, что может помочь в решении спорных ситуаций.
Принцип работы таких систем, в целом, одинаков. Различаются они интерфейсом, какими-то фишками, возможностями расширения или интеграции с другими инструментами.
Примерами подобных систем являются Trello, Asana, ToDoist.Также, системы управления проектами в той или иной мере реализованы в современных CRM и ERP системах.
– Системы аналитики
Системы аналитики
Системы аналитики направлены на помощь бизнесу в принятии решений: с помощью них можно выявлять тренды, закономерности и исключения, прогнозировать исходы принятия того или иного решения.
Системы аналитики собирают исходные данные воедино, благодаря аналитическим моделям формируют различные отчеты, на основе которых можно принимать взвешенные решения. Таким образом автоматизируется процесс принятия решений.
Существуют инструменты аналитики, которые просто позволяют видеть картину бизнеса и важные показатели. К такому виду относятся, например, инструменты от Яндекс и Google ( и Google Analytics соответственно).
Случаи неудачной автоматизации предприятий встречаются достаточно часто. Поэтому прежде, чем приступить к этому весьма трудоемкому и дорогостоящему мероприятию, желательно понять, зачем вообще нужна автоматизация. И какие проблемы предполагается решить с ее помощью.
Процесс автоматизации предприятия специалисты обычно делят на несколько этапов:
1. Анализ бизнес-процессов, их адаптация или пересмотр.
2. Определение фактических потребностей в автоматизации.
3. Подборка софт-решения или разработка специализированного софта.
4. Внедрение софта на предприятии и обучение персонала его использованию.
Причем первые два этапа по важности ничем не уступают последним.
Начать стоит с определения. Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. А бизнес-процесс с точки зрения информационных технологий - это устойчивый информационный процесс (последовательность работ), относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированный на создание новой стоимости. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции (под продукцией понимаются товары, услуги, решения, документы).
Обратите внимание: довольно часто при помощи автоматизации руководители хотят скоординировать работу фирмы. Конечно, современное управление трудно представить без информационных систем. Но автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.
Например, если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную или при помощи устаревших систем стало невозможно, то автоматизация - это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, менеджеры ошибаются, работа отделов не скоординирована, то надо менять систему управления - никакая автоматизация здесь не поможет.
Поэтому первым делом руководителю нужно трезво оценить положение вещей и понять, решит ли автоматизация те проблемы, которые его волнуют.
Автоматизация бизнес-процессов на современном этапе развития способна решать следующие задачи:
- Увеличение скорости обработки информации компании (например, более быстрое прохождение заявки от отдела продаж до склада).
- Увеличение прозрачности бизнеса (например, можно оперативно посмотреть задолженность контрагентов).
- Контроль над объемами информации (например, клиенты могут сами заносить оставлять заявки через интернет).
- Согласование действий (например, товар, уже зарезервированный для одного клиента, не уйдет к другому).
- Повышение технологичности бизнеса (например, цены и налоги считаются автоматически) и др.
На решение других задач, например, на увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития автоматизация непосредственно не влияет!
Поэтому обычно автоматизация необходима в следующих случаях:
- переориентация на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);
- проведение реформ или изменение принципов управления;
- неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
- подготовка фирмы к продаже (автоматизация должна увеличить ее рыночную стоимость).
Следующий важный момент: нужно четко определить, какой именно участок работы необходимо автоматизировать в данный момент. Причем, небольшим компаниям сделать это несложно. Им нужно всего лишь проанализировать, чья деятельность в фирме связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Как правило, это подразделения, которые занимаются бухгалтерским и налоговым учетом, отвечают за движение товарно-материальных ценностей и т. п. Существуют "общепризнанные" процессы, вопроса о необходимости автоматизации которых обычно не возникает. Традиционно это бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет. Эти процессы автоматизируют изначально, так как повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно доказано.
Еще один способ выяснить, что именно нужно автоматизировать: понять, что именно не устраивает руководителя в текущей работе организации. Причиной недовольства может быть время выполнения процесса, его стоимость, качество (количество ошибок и сбоев). Например, планировать производство можно и вручную, без применения средств автоматизации. Но точность расчетов при этом, как правило, оставляет желать лучшего, а время их выполнения составляет около недели. К тому же ошибок при таком планировании возникает очень много. Да и финансовые расходы на "ручной" процесс оказываются неоправданно большими.
Только после этого можно переходить непосредственно к выбору автоматизированной системы.
Предпочтение обычно отдают той программе, которая наилучшим образом подходит под технические требования и не станет препятствием для информационного роста в будущем. К сожалению, практически невозможно найти готовую систему, которая была бы способна на сто процентов удовлетворить потребности компании. Поэтому остается выбрать наиболее подходящий по функциональности и стоимости программный продукт.
Все системы автоматизации можно разделить на два класса: жесткие, с набором типовых настроек (например, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Галактика) и гибкие, с возможностью изменять их функции (например, 1C, Microsoft Axapta). Такое деление распространяется на все программы - от простых решений для локальных задач до комплексных систем автоматизации работы крупных предприятий.
Специалисты рекомендуют: чтобы определить, жесткая или гибкая система нужна в конкретном случае, необходимо понять, как будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших двух-четырех лет. Если организация работает стабильно и в ближайшее время принципиальных изменений в ее системе управления не планируется, можно примерять жесткие системы, в том числе и западные. У них есть неоспоримое преимущество - это законченные и отлаженные решения, которые вобрали в себя лучшие управленческие достижения. Однако, остановив выбор на такой системе, компания будет вынуждена "подстроить" свою работу под реализованную в ней модель бизнес-процессов. Для отечественных предприятий это возможно далеко не всегда. Если же бизнес часто реформируют, а система управления в окончательном виде еще не сложилась, компании нужна гибкая система, которую можно модифицировать без крупных затрат. Такие продукты присутствуют на рынке. К тому же на их основе могут быть реализованы уже готовые решения.
Бизнес-процессы — действия, создающие для потребителя продукт или услугу — требуют от их участников автоматизации, что позволит добиться лучших результатов за более короткий промежуток времени. А это уже увеличение доходов и повышение уровня жизни как для владельца бизнеса, так и для его работников.
При автоматизации бизнес-процессов выстраиваются новые либо оптимизируются ранее созданные коммуникации между подразделениями и службами предприятия или организации (например, маркетинга, производства, продаж, сервиса). Обмен информацией между ними происходит значительно быстрее, точнее и, что немаловажно, контролируется руководителем или владельцем, в том числе удалённо.
Таким образом, предприниматели получают мощный и удобный инструмент администрирования своего дела из любой точки мира.
Мы обслуживаем организации и предприятия малого и среднего бизнеса любого направления согласно 54-ФЗ.
Какие проблемы решает автоматизация бизнес-процессов
Учётная политика, контроль процессов и управление ресурсами всегда имели решающее значение для процветания любого бизнеса.В неавтоматизированных бизнес-организациях у руководителя часто возникают проблемы с контролем работы сотрудников и учётом товаров или услуг, особенно при удалённом нахождении последних.
Отсутствие прозрачности в работе персонала повышает процент ошибок и снижает производительность труда у работников.
Проблема учёта произведённых товаров и услуг, результатов труда и КПД каждого сотрудника, отдела или цеха снижает мобильность, оперативность и непрерывность руководства бизнесом.
Владельцу проблематично в ручном режиме развивать бизнес в нескольких пунктах одновременно, оптимизировать операционные действия и штат работников.
Сегодня современными средствами возможно автоматизировать каждый процесс на бизнес-объектах в любых масштабах — от участка до взаимодействия между предприятиями и производствами.
Это позволяет не только компетентно регулировать бизнес-процессы, но и улучшать их, в том числе грамотно планировать дальнейшее развитие производства либо предприятия.
Результаты автоматизации бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов приносит экономический эффект, покрывающий расходы на её введение, и повышает результативность действий персонала:
- Возрастает скорость взаимодействия с клиентом, что увеличивает продажи и, соответственно, прибыль компании.
- Сырьё и продукция под учётом и контролем на всём протяжении производственного процесса. Оплата за поставленные товары и предоставленные услуги проводится согласно заранее разработанному плану.
- Облегчение учёта приводит к упрощению подбора ассортимента и инвентаризации без перерывов и остановок производств, складов, магазинов.
- Контроль режима работы сотрудников снижает потери и предотвращает воровство. Расчёты с работниками под учётом и оптимизированы. Выявляется результативность работников, что позволяет содержать оптимальный штат сотрудников.
- Доступны показатели прибыльности и обороты по объектам в текущем времени в единой базе данных. Информационный обмен между объектами осуществляется с разделением документооборота.
- У руководителя (владельца) бизнеса имеется управленческая отчётность по всем организациям в одном месте, доступна статистика оборотов и прибыльности в реальном режиме времени.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов от Онлайн-касса.ru
Обратившись в нашу компанию, Вы получаете следующие преимущества:
- 100% юридическая защищённость при оформлении документов от Федерального оператора по продаже, подключению и обслуживанию ККТ.
- Рабочий проект для согласования, доработки и одобрения.
- Автоматизацию бизнес-процессов по индивидуальному проекту либо типовое решение.
- Выделенную группу опытных специалистов — за прошедший год более 230 успешных внедрений.
- Комплексное интегрирование от официального дилера 1С и других производителей ПО, также используем собственные наработки.
Какие решения по автоматизации бизнес-процессов мы предлагаем
Прописная истина - отсутствие альтернативы нервирует. Поэтому у наших клиентов всегда есть выбор — какому из проектов автоматизации их бизнес-процессов отдать предпочтение в зависимости от своих потребностей и пожеланий:
- Это может быть начальный проект “Типовой” , при котором наши специалисты окажут Вам услуги по регистрации онлайн-касс в налоговой и подключению их к оператору ФД, установят программы-драйверы оборудования и ПО, настроят систему налогообложения, проведут обучающий курс для пользователей работе с программным обеспечением 1С.
- Следующее предложение — проект “Бюджетный” включает в себя: поставку и подключение оптимального оборудования, установку и запуск программного обеспечения, обучение персонала работе с оборудованием и ПО.
- И, конечно же, Вы получите персональное предложение — проект “Индивидуальный “под ключ” . Поставка, подключение и запуск оборудования и ПО, а также обучение пользователей будет осуществлена согласно исходным данным, проблемам и пожеланиям каждого конкретного клиента.
Загрузка...
