Zvážte, aký formálny by mal byť list. To je určené vzťahom s príjemcom listu. Napríklad:

• Ak píšete úradníkovi, budúcemu zamestnávateľovi, vedúcemu vedy alebo niekomu inému, s kým máte čisto profesionálny a obchodný vzťah, list by mal byť formálny.
• Ak píšete svojmu súčasnému zamestnávateľovi, kolegovi, príbuznému alebo niekomu, koho veľmi dobre nepoznáte, je prijateľný poloformálny štýl písania.

Premyslite si, ako list pošlete, e-mailom alebo na papieri. To ovplyvňuje aj stupeň formálnosti listu.

• Väčšina formálnych listov by mala byť napísaná na počítači, vytlačená a odoslaná poštou, pokiaľ, samozrejme, neexistuje naliehavá potreba alebo ak príjemca neuprednostňuje e-mail.
• Pre neformálne listy sú vhodné aj e-mailové alebo ručne písané listy.
• V prípade poloformálnych listov musíte urobiť telefonický hovor. Ak sa počas rozhovoru rozhodnete, že korešpondencia by sa mala viesť e-mailom, nech sa páči. Ak si tým nie ste istý, píšte obyčajné listy.

Použite tlačený hlavičkový papier alebo napíšte svoju adresu do hornej časti stránky (v prípade formálnych listov). Ak píšete obchodný list a firma má vlastné tlačené tlačivá, použite ich. Ak neexistujú žiadne formuláre, ale chcete, aby list vyzeral nejako slušnejšie, vytvorte si takéto formuláre sami v textovom editore. V opačnom prípade môžete jednoducho napísať svoju úplnú domácu adresu v hornej časti stránky, zarovnanú doľava. Poradie písania adresy v rôznych krajinách sa líši, preto buďte kultúrne citliví na príjemcu.

Nastavte dátum. Ak ste už napísali adresu, odsaďte dva riadky a zapíšte dátum. Ak adresa ešte nie je napísaná, napíšte najskôr dátum a zarovnajte ho doľava.

• Napíšte celý dátum. Pamätajte, že napríklad „1. január 2012“ vyzerá oveľa formálnejšie ako 1. 1. 2012.
• Ak posielate neformálny list e-mailom, dátum nie je potrebný, bude uvedený v údajoch samotného e-mailu.

Napíšte meno, titul a adresu osoby, ktorej list píšete (v prípade formálnych listov). Odsaďte dva riadky za dátum a napíšte celé meno a funkciu príjemcu listu. Na druhý riadok napíšte názov organizácie (ak je známy). Na tretí riadok napíšte ulicu, na štvrtý riadok - mesto, región a PSČ.

• V prípade e-mailov je to však zbytočné.
• Aj v prípade všetkých neformálnych a poloformálnych ručne písaných listov. Postačuje meno a adresa príjemcu na obálke.
• Ak je váš list žiadosťou, ale neposielate ho konkrétnej osobe, ale jednoducho na adresu organizácie, potom jednoducho napíšte názov organizácie a jej adresu.

Začnite pozdravom. Typ pozdravu je opäť určený vaším vzťahom s adresátom listu, ako aj v skutočnosti formálnosťou listu. Tu je niekoľko možných možností:

• Ak píšete formálny list neznámemu príjemcovi, môžete začať slovami „Do pozornosti všetkým zainteresovaným“ s dvojbodkou za slovom „osoby“.
• Ak je príjemca stále neznámy, ale ste si úplne istí, že je to on (alebo ona), existuje viac možností. „Vážení páni“, „vážené dámy“, „dámy a páni“. Buďte však opatrní s takýmito pozdravmi - nechcete nikoho uraziť, však?
• Ak píšete formálny list a viete, komu ho píšete, môžete začať „Vážený #“. Ak si však myslíte, že je to príliš neobchodné, môžete použiť slovo „Vážený #“.
• Ak píšete poloformálny list, budú fungovať možnosti ako „Ahoj“ alebo „Vážený“.
• Ak list nie je vôbec formálny, existuje oveľa viac možností. Tu je „ahoj“, tu je „skvelé“, tu je „ahoj“ atď.

Za pozdravom uveďte meno príjemcu.

• Vo formálnom liste použite tzv. zdvorilostný titul (pán, pani) alebo funkcia/titul, za ktorým nasleduje priezvisko príjemcu.
• Ak je list poloformálny, potom sa budete musieť rozhodnúť, či oslovíte príjemcu menom alebo nie. Najbezpečnejšia vec, ktorú môžete urobiť, ak si nie ste istí, je použiť zdvorilostný titul.
• Neformálny list na druhej strane predpokladá, že príjemcu môžete osloviť menom. Samozrejme okrem listov príbuzným, ktorí sú starší ako vy. Potom by ste mali napísať niečo ako napríklad „Ahoj, babička #“ alebo „Ahoj, strýko #“.

Začnite samotný list. Odsaďte dva riadky od pozdravu alebo jednoducho začnite text na novom riadku, ak píšete rukou.

• Ak píšete osobný list, začnete otázkou týkajúcou sa podnikania, zdravia a toho všetkého. Možností je veľa, od formálnych až po menej formálne, takže si vyberte podľa svojho vkusu.
• Ak píšete obchodný list, prejdite rovno k veci. Čas sú peniaze a nechcete strácať čas príjemcu, však?

Zamyslite sa nad tým, o čom musíte písať. Hlavným účelom písania je komunikácia, komunikácia, výmena informácií. Položte si preto otázku, aké informácie by sa mal príjemca z listu dozvedieť, o čom mu musíte povedať. O nových cenách tovaru? O tom, čo ti na ňom chýba? O vďačnosti za narodeninový darček? Bez ohľadu na tému, pamätajte na účel písania: zdieľanie informácií.

• Pamätajte, že môžete písať nie o všetkom. List napísaný napríklad v hneve nie je list, ktorý stojí za to poslať. Ak je list už napísaný, ale váhate, či ho poslať alebo nie, potom je lepšie ho na pár dní odložiť. Možno ešte budete mať čas zmeniť názor a pozrieť sa na situáciu novým spôsobom.

Skontrolujte si list. Pred odoslaním listu si ho niekoľkokrát prečítajte a uistite sa, že v ňom nie sú žiadne chyby. Ak chcete, nechajte niekoho iného skontrolovať váš e-mail alebo použite kontrolu gramatiky v textových editoroch. A samozrejme opraviť všetky chyby.

Doplňte list správne. S adresátom listu sa tak môžete slušne rozlúčiť. Odsaďte dva riadky od posledného odseku a napíšte vhodný zdvorilý výraz na ukončenie písmen.

• V prípade formálnych listov sú k dispozícii možnosti ako „S pozdravom“ alebo „S všetko najlepšie”.
• Pre poloformálne listy sú vhodné kratšie verzie formálnych formúl zdvorilosti.
• V prípade neformálnych listov poslúžia zdvorilostné vzorce ako „S láskou“, „Vaša“ a podobne.
• Ak chcete, môžete použiť staromódne vzorce zdvorilosti vo formálnych listoch (alebo ak píšete list blízkemu priateľovi, ktorý bude môcť hodnotiť). Ak to chcete urobiť, vložte vzorec do poslednej vety. Potom odsaďte dva riadky a napíšte niečo ako „S úctou váš/váš/váš“. Tu môžete byť trochu kreatívni a vytvoriť skutočne jedinečný koniec svojho listu.

Milí priatelia, dnes som sa rozhodla napísať o bolestivej otázke - ako písať listy 😉. Myslím si, že veľa odborníkov v rôznych oblastiach dostáva každý deň veľa listov s otázkami a žiadosťami o pomoc.

Tvoj skromný služobník nie je výnimkou :) Počet listov s otázkami a žiadosťami o pomoc je v priemere 40-50 za deň a niekedy presahuje moju fyzickú schopnosť na ne odpovedať.

Značnú časť korešpondencie tvoria listy, v ktorých nie sú úplne správne formulované otázky a popisy problémov, preto si vyžadujú dodatočné objasňujúce listy, čo zaberá zbytočne čas odosielateľovi aj príjemcovi.

V tomto príspevku chcem hovoriť o tom, ako správne písať listy s otázkami odborníkom, aby získanie potrebných informácií zabralo minimum času a nevyžadovalo si zbytočnú korešpondenciu.

Hlavným pravidlom podľa mňa je, že v liste je veľmi dôležité dať jasne najavo, že si vážite čas adresáta. Všetko by malo byť stručné a jasne formulované.

1. Pozdrav

Verím, že každý list musí začínať pozdravom. „Ahoj“, „Ahoj“, „Dobré popoludnie“ - písanie týchto slov nie je ťažké a trvá niekoľko sekúnd. Osobne nemám rád e-maily, ktoré neobsahujú pozdrav. Nič sa necení tak draho ani sa nedáva tak lacno ako zdvorilosť.

2. Volanie menom

Na všetkých stránkach blogu, na ktorých je formulár spätnej väzby (napríklad stránka „ “), vždy píšem „Volám sa Michail“, takže nevidím problém v tom, že ľudí neoslovujem písmenami menom. Podvedome každý človek miluje byť oslovovaný menom.

A hoci sa mi “Mike” páči viac ako “Michail” 😉, postačí akékoľvek zavolanie menom 🙂.

3. Najprv si vygooglite svoju otázku.

Koľkokrát som musel v korešpondencii uvádzať odkazy na materiály, ktoré som našiel jednoduchým zadaním otázky, ktorá mi bola položená, do vyhľadávača! Nemám ani dosť prstov na rukách a nohách 😉!

Vážne, úprimne vám odporúčam, aby ste si najskôr vygooglili otázku, ktorá vás zaujíma, v rôznych verziách (aj v angličtine, môžete si ju preložiť cez Google Translator) a venujte čas štúdiu nájdených materiálov.

Vo väčšine prípadov môžete ľahko nájsť odpovede na svoje otázky vo vyhľadávačoch alebo na fórach (veľa ľudí tam prichádza komunikovať, diskutovať o konkrétnych problémoch na rôzne témy a odpovedať na otázky). Načo strácať čas iného človeka, keď v mnohých prípadoch môžete ľahko nájsť všetko, čo potrebujete sami?

🔥 Mimochodom! Vediem platený kurz propagácie webových stránok SEO Shaolin v anglickom jazyku. V prípade záujmu sa môžete prihlásiť na jeho stránke seoshaolin.com.

Prajem vám veľa úspechov pri zvyšovaní návštevnosti vašich stránok!

Dezert na dnes je video chlapíka, ktorý robí príťahy na hrazde jedným prstom. To chcem aj ja :)

Asi každý sa aspoň raz musel popasovať s potrebou napísať obchodný list. Pri jeho zostavovaní mimovoľne prídete na to, že to nie je vôbec jednoduché. Existuje mnoho pravidiel a predpisov na písanie obchodných listov, ktoré potrebujete vedieť. Článok podrobne popisuje proces zostavovania dokumentu, poskytuje vzory obchodných listov a rozoberá ich typy a dizajn.

Formulár

Hotové formuláre dodajú pevnosť a indikujú spoľahlivosť spoločnosti. Obsahujú potrebné informácie o organizácii, ako napríklad:

• Meno.
• Adresa.
• Kontaktné čísla.
• Webová stránka.
• Email.
• Logo.
• Ďalšie kontaktné údaje.

Neexistujú žiadne prísne pravidlá týkajúce sa formulárov. Preto sa každá organizácia nezávisle rozhoduje, aké informácie do nich zahrnie.

Ako správne písať obchodné listy? Príprava

Obchodné listy sú písané a formátované určitým spôsobom, v súlade s ich vlastnými pravidlami a požiadavkami. V závislosti od cieľa autor podrobne premýšľa obsah, aby získal výsledok, ktorý počíta. Musí jasne pochopiť, aké informácie už adresát o predmete listu vie, z čoho má vychádzať a čo bude v ňom nové. Argumenty závisia od toho, aký cieľ autor sleduje. Proces prípravy obchodného listu možno rozdeliť do nasledujúcich etáp:

• Študovanie problematiky.
• Písanie návrhu listu.
• Jeho schválenie.
• Podpisovanie.
• Registrácia.
• Odoslanie príjemcovi.

Štruktúra obchodných listov

Pri skladaní listu je potrebné ho nasýtiť informáciami, to znamená dať tam všetko potrebné informácie. Môže to byť jednoduché alebo zložité. IN jednoduchý list Obsah jasne a stručne zobrazuje informácie, ktoré vo všeobecnosti nevyžadujú odpoveď od príjemcu. Komplexný môže pozostávať z niekoľkých oddielov, bodov a odsekov. Každý odsek predstavuje jeden aspekt informácie. Tieto typy vzorov obchodných listov zvyčajne pozostávajú z úvodnej, hlavnej a záverečnej časti.

Nižšie je uvedený príklad písania obchodného listu - jeho úvodná časť.

Hlavná časť popisuje situácie a udalosti, poskytuje ich analýzu a dôkazy. Práve v tejto časti presviedčajú, že treba tak či onak konať, dokázať, ako sa veci mali a informovať o potrebe zúčastniť sa akéhokoľvek podujatia, pričom uvádzajú rôzne argumenty.

Záver obsahuje závery, ktoré sa robia vo forme návrhov, žiadostí, upomienok, odmietnutí a pod.

Príklad písania obchodného listu – jeho záverečná časť – je uvedený nižšie. Toto sumarizuje požiadavku uvedenú v hlavnej.

Všetky poskytnuté informácie by mali byť optimálne konzistentné a zrozumiteľné.

Každé písmeno začína adresou v strede. Táto malá časť je mimoriadne dôležitá. Pri výbere musí autor zvážiť:

• Pozícia adresáta.
• Povaha vzťahu.
• Formálnosť.
• Etiketa.

Na konci listu by mal byť zdvorilý formulár. Napríklad: „...vyjadrujem nádej na ďalšiu spoluprácu (vďaka za pozvanie)...“ Za týmito vetami nasleduje podpis autora.

štýl

Všetky listy musia byť napísané oficiálnym obchodným štýlom, čo znamená použitie formálneho jazyka obchodné vzťahy. Vlastnosti takéhoto jazyka sa vytvárajú za týchto okolností:

• Hlavnými účastníkmi obchodných vzťahov sú právnické osoby, v mene ktorých konatelia a úradníci sa píšu listy.
• Vzťahy v organizáciách sú prísne regulované.
• Predmetom komunikácie je činnosť spoločnosti.
• Manažérske dokumenty majú vo všeobecnosti konkrétneho adresáta.
• Často sa v priebehu činnosti organizácie vyskytujú rovnaké situácie.

V tomto ohľade by informácie uvedené v obchodnom liste mali byť:

• Oficiálne, neosobné, zdôrazňujúce odstup medzi účastníkmi komunikácie.
• Adresované, určené pre konkrétneho adresáta.
• Aktuálne v čase písania.
• Spoľahlivý a nestranný.
• Dôvodom je prinútiť príjemcu vykonať akúkoľvek akciu.
• Kompletné pre rozhodovanie.

Požiadavky

Obchodný list musí spĺňať nasledujúce požiadavky:

• Reč je štandardizovaná na všetkých úrovniach – lexikálnej, morfologickej a syntaktickej. Obsahuje veľa výrazov, výrazov a vzorcov.
• Tón písania je neutrálny, zdržanlivý a prísny, bez použitia emocionálneho a expresívneho jazyka.
• Presnosť a prehľadnosť textu, bez logických chýb, prehľadnosť a premyslenosť formulácií.
• Výstižnosť a stručnosť – bez použitia výrazov, ktoré nesú ďalší význam.
• Používanie jazykových vzorcov vytvorených v dôsledku opakovaných situácií.
• Používanie výrazov, teda slov alebo fráz, ktoré majú špeciálne pojmy.
• Používanie skratiek, ktoré môžu byť lexikálne (to znamená zložené slová vytvorené odstránením písmen z častí slov: LLC, GOST atď.) a grafické (t. j. označenie slov v skrátenej forme: grn, zh-d, atď.).
• Použitie konštrukcií v genitívnom a inštrumentálnom páde.
• Frázy so slovesnými podstatnými menami („poskytnúť podporu“ namiesto „podpora“).
• Používanie jednoduchých bežných viet.

Nižšie uvedené vzory obchodných listov sú zobrazené v plná verzia(s hlavnou časťou). Informácie spĺňajú všetky požiadavky oficiálneho obchodného štýlu.

Druhy obchodných listov

Najlepšie je napísať obchodný list na jeden konkrétny problém. Ak je potrebné vyriešiť niekoľko problémov naraz, odporúča sa vypracovať niekoľko rôznych možností.

Obchodné listy môžu mať nasledujúci obsah:

• Sprevádzanie. Takéto listy sú zvyčajne potrebné na to, aby vás informovali, kam poslať dokumenty.
  (Ako napísať obchodný list? Vzor sprievodný list pomôže tým, ktorí potrebujú vypracovať tento typ dokumentu.)

• Zaručene. Sú napísané na potvrdenie akýchkoľvek sľubov alebo podmienok. Garantovať sa dá napríklad platba za prácu, nájom, dodacie lehoty a pod.
• dakujem. Obzvlášť často sa začali používať v v poslednej dobe. Takéto listy demonštrujú dobrý partnerský tón. Môžu byť vydané na bežnom hlavičkovom papieri alebo na farebnom papieri s krásnou potlačou.
  (Ako napísať obchodný list? Vzor ďakovnej odrody je vypracovaný vo voľnej forme v závislosti od úloh, ktoré rieši. V tomto prípade list vyjadruje svoju podstatu v najkratšej forme. Takáto vzorka, vyrobená na farebnom papieri s ornamentom, možno zavesiť na stenu v miestnosti spoločnosti na čestnom mieste.)

• Informačné.
• Poučný.
• gratulujem.
• Reklama.

Sú tam aj písmená:

• Návrhy na spoluprácu. Celkom bežné v poslednej dobe, posielané organizáciám, sú často reklamného charakteru, napríklad ako táto vzorka. Je dosť ťažké písať obchodné listy, musíte brať do úvahy mnohé nuansy, aby ste upútali pozornosť, a ešte viac, aby ste sa zaujímali. Ale ak ho poskladáte podľa nižšie uvedenej ukážky, má všetky šance na úspech.

• Pozvánky. Sú posielaní a pozývajú ich, aby sa zúčastnili na rôznych podujatiach. Zvyčajne sú adresované manažérovi alebo úradníkovi, ale môžu byť adresované aj celému tímu.
• Žiadosti.
• Oznámenia.
• Žiadosti a mnohé iné.

Ako napísať odpoveď na list. Príklad

Odpoveď musí začať zopakovaním požiadavky uvedenej v prvom písmene. Potom sa vyjadria výsledky jeho posúdenia a vyjadrí sa súhlas alebo dôvod odmietnutia. List obchodnej odpovede môže obsahovať alternatívne riešenie k očakávaným informáciám. Zvyčajne spĺňa nasledujúce zásady:

• Dostupnosť odkazu na prvé písmeno a jeho obsah.
• Identické jazykové prostriedky.
• Porovnateľný rozsah a obsahové aspekty.
• Dodržiavanie určitej postupnosti.

Registrácia

Okrem použitia firemných hlavičkových papierov na obchodné listy je potrebné pri ich navrhovaní zohľadniť aj ďalšie jemnosti. Sú to podrobnosti, pravidlá pre skratky, písanie adries, nadpisy, dĺžka textu, šírka polí a iné.

Vzorky obchodného listu vám pomôžu zostaviť ho, berúc do úvahy všetky jemnosti a nuansy. Používajú ich začínajúci pracovníci v kancelárii aj skúsení pracovníci. Vďaka ukážkam sa naučia správne písať písmenká a ušetria veľa času.

V priebehu posledných desaťročí sa cez obchodnú korešpondenciu email získala obrovskú popularitu a stala sa jednou z hlavných metód obchodnej komunikácie. Dnes je ťažké nájsť človeka, ktorý by nepoužíval e-mail v praxi medziľudskej komunikácie. Napriek tomu si dnes mnohí kladú otázku: aby boli dodržané všetky pravidlá? Ako použiť kompetentný list na vytvorenie adresáta dobrý dojem o odosielateľovi?

Tento článok popisuje pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom a praktické rady uvedené v článku vám pomôžu naučiť sa správne obchodná komunikácia pri písaní e-mailov.

Mnoho ľudí začína svoj pracovný deň tým, že si skontroluje poštovú schránku, či nemá nové správy. Ale, žiaľ, napriek prevládaniu tohto spôsobu výmeny informácií mnohí nevedia, ako správne používať jazyk obchodnej korešpondencie, pričom si e-maily mýlia s neformálnym spôsobom komunikácie.

Vďaka rýchlosti doručenia zjednodušuje výmenu dôležitých úradných dokumentov, formulárov, žiadostí, no aj tu ľudia robia chyby pri odosielaní listov. Veľmi často sa stáva, že pri zostavovaní email Pri výmene akýchkoľvek súborov príjemcovia z nejakého dôvodu nepíšu sprievodné eseje a nezadávajú témy, čo môže príjemcom skomplikovať prácu. Účelom tohto článku je odpovedať na otázku: ako poslať list e-mailom a dodržať všetky pravidlá obchodnej písomnej komunikácie prostredníctvom e-mailu?

Pri písaní e-mailov musia byť vyplnené všetky poskytnuté polia

Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom zaväzujú odosielateľa listu vyplniť všetky polia uvedené v e-maile, ako je adresa a meno príjemcu a odosielateľa listu. Musí byť opísaný predmet, ktorý stručne popisuje podstatu odosielaného listu. Osud odoslaného listu a rýchlosť riešenia problému v ňom uvedeného veľmi často závisí od správne opísanej témy. Pracovný e-mail by mal začínať pozdravom – tento jednoduchý prejav úcty k príjemcovi je pri korešpondencii veľmi dôležitý. Po pozdrave by mal byť text, ktorý sa nazýva „telo listu“ a na konci by mal byť ponechaný podpis, napríklad „S úctou, Petr Ivanovič Brisov“.

Pozdravy v obchodnej korešpondencii

Stojí za to zamerať svoju pozornosť na tento bod, pretože gesto rešpektu je v každom aspekte veľmi dôležité obchodnej komunikácie. Optimálna pozdravná fráza je „Dobré popoludnie“ alebo „Ahoj“. Vedenie obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu obmedzuje odosielateľa v používaní fráz „Dobrý večer“ alebo „ Dobré ráno“, pretože príjemca môže list prečítať dlho po jeho prijatí. Rovnako nie je správne používať hovorové výrazy používané v pozdravoch.

Po pozdravnom slove alebo fráze by ste mali osloviť príjemcu menom a priezviskom, a ak je meno odosielateľovi neznáme, tento moment možno preskočiť. Potom môžete prejsť k uvedeniu účelu listu.

Priložené súbory v obchodných e-mailoch

Ak hlavným účelom listu nie je len písomné rozprávanie a prezentácia podstaty problému, ale aj zaslanie súboru, potom je lepšie najskôr priložiť zaslaný predmet. Často sa stáva, že mnohí odosielatelia z nepozornosti po uvedení podstaty problému v tele listu zabudnú pripojiť požadovaná investícia. Takáto nedbanlivosť môže mať negatívny vplyv na obchodnej povesti odosielateľa obchodného listu.

E-mailová adresa by mala byť rozpoznateľná a stručná

Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom vyžadujú, aby odosielateľ mal rozpoznateľné elektronické meno, ktoré musí obsahovať pravdivé údaje o mene odosielateľa. Oficiálne listy a odvolania vyzerajú veľmi nestručne a hlúpo, keď e-mailová adresa obsahuje neformálne výrazy alebo slová, napr. emailová adresa"limon_petya". Pre dospelého to vyzerá veľmi nedôstojne. Ak chcete viesť obchodnú korešpondenciu, je lepšie vytvoriť samostatný e-mail a dodržiavať etiketu obchodného e-mailu.

Pomocou funkcie rýchlej odpovede (odpovede) môžete odpovedať na predtým prijaté e-maily

Používateľovi pomáha funkcia Reply or Response (v skrátenej verzii vyzerá ako Re:). rýchlym spôsobom Odpovedať na predtým odoslané správy od odosielateľa. Táto funkcia má tiež univerzálnu schopnosť čítať predchádzajúcu korešpondenciu s partnerom na danú tému. Ale pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom ukladajú odosielateľovi povinnosť premenovať predmet obchodného listu, ak sa v priebehu korešpondencie zmení podstata diskusie.

Pred odoslaním obchodného listu by ste mali skontrolovať pravopisné chyby a interpunkciu.

E-mail zjednodušuje výmenu informácií, ale počas obchodnej korešpondencie by ste nemali zanedbávať pravidlá ruského jazyka, pretože neopatrne urobená chyba môže ovplyvniť autoritu odosielateľa. Pred odoslaním listu by ste mali text niekoľkokrát skontrolovať a starostlivo skontrolovať, či neobsahuje pravopisné chyby a interpunkčné chyby. Mnoho e-mailových klientov má funkciu kontroly pravopisu, takže by ste mali venovať pozornosť slovám podčiarknutým červenou farbou. Ak máte pochybnosti o správnom pravopise, mali by ste vyhľadať pomoc na internete alebo skontrolovať pravopis pomocou pravopisného slovníka.

Pole adresáta by malo byť vyplnené ako posledné.

Aby ste sa vyhli odosielaniu nedokončených alebo neupravených listov, adresu príjemcu obchodného listu zadávajte až na poslednú chvíľu pred odoslaním. Toto pravidlo je zahrnuté aj v základoch obchodnej emailovej korešpondencie. Stáva sa, že pri vypĺňaní poľa adresáta môže e-mail ponúkať zoznam predtým použitých príjemcov, aj tu by ste mali zamerať svoju pozornosť, aby ste omylom neodoslali zložený obchodný list adresátovi tretej strany;

Štruktúrovanie obchodného listu

Pravidlá pre štruktúrovanie textu platia nielen pre papierové médiá, ale aj pre pravidlá obchodnej korešpondencie prostredníctvom elektronickej pošty. Pre príjemcu nie je vždy vhodné čítať veľké objemy textu písmen na obrazovke monitora. Aby ste tento bod zjednodušili, mali by ste text rozdeliť na logicky vytvorené malé odseky a vyhnúť sa komplikovaným vetám pri písaní textu obchodných listov. Optimálna dĺžka jednej vety v obchodnom liste by nemala byť väčšia ako pätnásť slov.

Podstata obchodného listu by mala byť uvedená v podstate

Okrem toho zadanú tému obchodného listu, príjemcu by mala zaujímať jasne formulovaná prvá a druhá veta hlavného textu. Úlohou odosielateľa je uviesť na začiatku listu podstatu problému alebo problému, pre ktorý sa obracia na adresáta. V prvej vete by mal byť uvedený účel, na ktorý sa obchodný list posiela. Príklad: „Oznamujeme vám, že sa končia podmienky záväzku zo zmluvy č. 45 zo dňa 1.2.2017 „O dodávke sypkých materiálov“. Na obnovenie zmluvy musíte predložiť druhý balík dokumentov.“ Vďaka určenému účelu má príjemca možnosť pochopiť hlavnú myšlienku obchodného listu. Ak je text listu príliš veľký, je lepšie použiť funkciu pripojenia objektu ako prílohy vo forme textového dokumentu, ale zároveň by ste mali v textovom poli nechať sprievodnú esej ktorý zvýrazňuje obchodný list. Príklad: „Posielame vás na posúdenie elektronická kópia listy od spoločnosti Mak-Stroy LLC. Žiadame Vás, aby ste nám oznámili svoje rozhodnutie vo veci predĺženia zmluvy č. 45 zo dňa 01.02.2017 „O dodávke sypkých materiálov“ do termínu uvedeného v liste.“

Každý obchodný e-mail by mal mať odpoveď.

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď príjemca z nejakého dôvodu ignoruje obchodný list. Niekedy skutočne môžu nastať prípady, keď nie je možné dať odpoveď kvôli určitým situáciám, napríklad vyriešenie problému môže trvať niekoľko dní alebo je príjemca zamyslený a nemôže okamžite odpovedať na položenú otázku. V tomto prípade je potrebné uviesť krátky komentár k tejto záležitosti, napríklad: „Dobrý deň, Peter Ivanovič. Dostal som váš list, ale dnes je pre mňa ťažké odpovedať, pretože sa musím poradiť s vyšším vedením. Váš problém nahlásim generálny riaditeľ našej spoločnosti a dáme oficiálnu odpoveď do konca týždňa. S pozdravom, manažér obchodného oddelenia Belov Ivan Gennadievich.

Je potrebné pripomenúť, že ak do troch pracovných dní nebola poskytnutá odpoveď, potom skutočnosť, že príjemca obchodného listu mlčí, možno hodnotiť ako ignorovanie a odmietanie komunikácie s odosielateľom.

Pri písaní listov s odpoveďou by ste mali odpovedať na všetky položené otázky.

Ak má list odoslaný adresátovi dotazovaciu povahu, potom pri zostavovaní listu by mali byť odpovede na otázky uvedené v poradí, ktoré je uvedené v prijatom texte obchodného listu. Ak boli položené otázky, odosielateľ dúfa, že na ne dostane konkrétne odpovede. Pri písaní listu by ste nemali číslovať svoje odpovede, stačí uviesť svoje myšlienky v poradí. Aby ste odpovedali na všetky položené otázky, musíte si najprv niekoľkokrát znovu prečítať prijatý obchodný list a ak je otázok príliš veľa, je lepšie ich napísať oddelene, aby ste ich nezmeškali. Ak nie je možné odpovedať na niektoré z položených otázok, stojí za to zdôrazniť momentálne z nejakého dôvodu nie je možné dať odpoveď.

Nepreháňajte skratky, emocionálny dizajn a veľké písmená

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď ju odosielatelia riedia používaním neformálnych znakov vo forme emotikonov. Ich použitie je obľúbené pri komunikácii v sociálnych sietí Pravidlá obchodnej korešpondencie však takéto prejavy emócií nevítajú, keďže adresát nemusí poznať ich skutočný význam a považovať ich za nepochopiteľný súbor interpunkčných chýb.

Mali by ste sa tiež vyhnúť písaniu textu veľkými písmenami. Na internete sa súbor slov napísaných veľkými písmenami nazýva „honosné frázy“ a takéto frázy majú často negatívny význam. Príjemca pri čítaní elektronického obchodného listu môže takéto písmo hodnotiť negatívne, čo bude mať škodlivý vplyv na vnímanie významu. Ak v obchodnom liste potrebujete zdôrazniť dôležitosť niektorého bodu, je lepšie použiť úvodné vety, napríklad „Upozorňujeme, že na obnovenie zmluvy musíte najneskôr do 2.10.2017 poskytnúť balík dokumentov. “ alebo „Upozorňujeme, že dokumenty o predĺžení zmluvy musia byť predložené do 2.10.2017.“

Neprenášajte citlivé informácie prostredníctvom e-mailu

Pri prenose osobných alebo dôverných informácií je lepšie odmietnuť elektronické schránky, pretože existuje hrozba zachytenia informácií útočníkmi na použitie na vlastné sebecké účely. Takéto informácie môžu zahŕňať: telefónne čísla, heslá od bankové karty, osobné bankové účty atď. Je dôležité mať na pamäti, že informácie sú uložené na serveri poštového agenta a v prípade napadnutia môžu byť odcudzené.

Na konci listu musí byť podpis odosielateľa.

Ako už bolo spomenuté, každý odoslaný list musí obsahovať špecifický podpis. Vývojári poštových schránok často zavádzajú funkciu blokovania podpisov, do ktorej môžete zadať svoju pracovnú pozíciu, meno a kontaktné telefónne číslo. Následne sa tento blok automaticky objaví na konci každého písmena, čo uľahčí písanie. Je dôležité správne napísať podpis, aby mal príjemca možnosť pri odpovedi na list správne osloviť odosielateľa. Príklad podpisu môže vyzerať takto: „S úctou, Nikolaj Alexandrovič Petrov, +79810000000.“

Na záver možno poznamenať, že na to, aby ste pochopili, ako viesť obchodnú korešpondenciu e-mailom, nemusíte ovládať ďalšie a zložité základy. Musíte len dodržiavať základné pravidlá etikety a dodržiavať normy ruského jazyka.

18 167 370 0

Zamestnanec v akejkoľvek oblasti skôr či neskôr čelí problému napísania obchodného listu. Hlavná otázka je, ako začať a ako skončiť? Mnohé stránky ponúkajú základné pravidlá a príklady a venujú malú pozornosť záverečnej časti dokumentov.

List musí byť dokonalý vo všetkých smeroch. Aj najmenšie nedodržiavanie pravidiel môže poškodiť vašu autoritu alebo prestíž spoločnosti.

IN krátka forma Odporúčame, aby ste sa oboznámili s hlavnými pravidlami obchodných listov a podrobnejšie sa zaoberali záverečnou časťou oficiálneho listu.

Budete potrebovať:

Hlavné pravidlá obchodných listov

1. Pri písaní listu pamätajte, že nevyjadrujete svoj vlastný názor, ale hovoríte v jeho mene právnická osoba(inštitúcie, organizácie alebo podniky).
2. Je vašou povinnosťou mať jasno v tom, aké výsledky chcete týmto listom dosiahnuť, a efektívne využívať všetky funkcie textu.
3. Jasne definujte plán prezentácie, zvýraznite informácie v úvode, hlavnej časti alebo na konci.
4. V úvode po oslovení pripravíme adresáta na vnímanie. Toto môže byť súhrn udalostí, ktoré viedli k vzniku dokumentu. Hlavná časť obsahuje vyjadrenie podstaty problému s potrebnou argumentáciou (vysvetlenie, digitálne výpočty, odkazy na legislatívne akty).

Efektívnejší a zrozumiteľnejší text, v ktorom sa najprv uvádza návrh, požiadavka alebo požiadavka, potom argumentácia a vôbec chýba úvodná časť.

Časť zakončenia - prihlášky

Niektoré dokumenty majú prílohy, ktoré dopĺňajú, objasňujú alebo upresňujú konkrétne problémy. Musia byť uvedené na konci listu, pričom sa odchyľujú o niekoľko riadkov od posledného odseku.

Metódy návrhu aplikácie:

1) Žiadosti uvedené v texte, poznámka o tom je vypracovaná takto:

Príloha: 5 strán, 3 kópie.

2) Prihlášky, ktoré nie sú uvedené v texte, musia byť uvedené, pričom je potrebné uviesť názov, počet strán v každej prihláške a počet kópií.

Príloha: „Potvrdenie o posúdení nákladov na nedokončenú stavbu“, 2 strany, 3 kópie.

3) Niekedy existuje niekoľko aplikácií. Potom sú uvedené podľa mena a očíslované. O veľké množstvá Zoznam žiadostí je zostavený samostatne a v liste za textom sa uvádza:

Príloha: podľa zoznamu na ... str.

K listu priložte kópie dokumentov v poradí, v akom boli očíslované v prílohe.

Žiadosť zvyčajne podpisujú manažéri štrukturálne členenia. V prípadoch, keď sú prihlášky zviazané, nie je potrebné uvádzať počet strán.

Slušnosť a korektnosť sú základom konca

Jedzte rôzne možnosti budovanie konca. Závisí to od toho, čo bolo uvedené v liste.

Najčastejšie používané príklady dokončenia:

1) Zopakujte vďačnosť uvedenú na začiatku alebo jednoducho poďakujte za vašu pomoc:

Ešte raz ďakujem...

Dovoľte mi ešte raz poďakovať...

Ešte raz by sme sa chceli úprimne poďakovať...

Ďakujem za pomoc...

2) Vyjadrite nádeje:

Dúfame, že dohoda bude obojstranne výhodná...

Veríme, že Vás naša ponuka zaujme...

Tešíme sa na úzku a obojstranne výhodnú spoluprácu...

Dúfam, že čoskoro sa s Vami budem môcť stretnúť aj osobne...

Dúfam, že čoskoro dostanem vašu odpoveď...

3) Ubezpečenie adresáta (zvyčajne pôsobí na adresáta psychicky pozitívne):

Uisťujeme vás, že sa môžete plne spoľahnúť na našu podporu...

Radi s Vami budeme spolupracovať...

Rád s Vami spolupracujem a teším sa na Vašu odpoveď...

4) Žiadosť:

Pozorne si prečítajte materiály a odpovedzte...

Žiadame Vás, aby ste urýchlene informovali...

Žiadame vás, aby ste okamžite konali na zlepšenie situácie...

Prosím zavolajte mi kedykoľvek Vám to vyhovuje...

5) Opakovanie už vysloveného ospravedlnenia za nepríjemnosti:

Ešte raz sa ospravedlňujem za spôsobené nepríjemnosti...

Úprimne sa ospravedlňujeme za toto vynútené oneskorenie platby...

Rozlúčka

1) V úradnej korešpondencii sa môžete rozlúčiť rôznymi spôsobmi:

S pozdravom…

S úctou a prianím všetkého najlepšieho...

S úprimnou úctou k vám...

Prajeme vám úspech.

2) Ak adresáta dobre poznáte alebo s ním úspešne spolupracujete, môžete list ukončiť priateľskými frázami (neznáme):

S pozdravom Váš...

Všetko najlepšie…

S vďakou a prianím všetkého najlepšieho.

Dokument môžete dokončiť bez použitia týchto štruktúr!

Anglické znaky koncových písmen

1. Zvyčajne dokončiť úradný list takže: S pozdravom (S pozdravom) alebo jednoducho Váš(Vaše) a podpis s uvedením vášho priezviska a funkcie pod ním.
2. Aby ste svojho partnera nedostali do ťažkej pozície alebo ho nenútili robiť si domnienky o vašom pohlaví, dajte si tú námahu a napíšte svoje meno celé, teda nie P. R. Dovzhenko, ale Pavel Dovzhenko.

Podpis

Úradníci podpisujú dokumenty v rámci svojej kompetencie.

Atribút „podpis“ pozostáva z pracovnej pozície, iniciálok a priezviska osoby, ktorá dokument podpísala.

Riaditeľ závodu Mramor (podpis) A.B

Dokumenty uzatvorené v inštitúciách fungujúcich na princípe jednoty velenia podpisuje jeden úradník(konateľ, zástupca alebo zamestnanec, ktorému je to zverené).

Dokumenty kolegiálnych orgánov (protokoly, rozhodnutia) sa podpisujú dvoma podpismi (prednosta a tajomník). Objednávku podpisuje konateľ.

Dva alebo viac podpisov sú umiestnené na dokumentoch, za obsah ktorých je zodpovedných niekoľko osôb:

• Peňažné a finančné dokumenty podpisuje vedúci inštitúcie a hlavný účtovník;
• dohody podpisujú zástupcovia zmluvných strán.

Podpisy viacerých osôb na dokumentoch sú umiestnené pod sebou v poradí zodpovedajúcom hierarchii služieb.

Riaditeľ (podpis) S.P. Antonyuk

Hlavný účtovník (podpis) V.T.Dudko

Ak dokument podpisujú viaceré osoby na rovnakej pozícii, ich podpisy musia byť umiestnené na rovnakej úrovni.

Riaditeľ závodu Luch Riaditeľ závodu Svet

(podpis) V.R. Sakhno (podpis) L.P. Kotov

Podpis sa začína iniciálami (umiestnenými pred priezviskom), za ktorými nasleduje priezvisko. Dešifrovanie podpisu nie je potrebné uvádzať v zátvorkách!

Pečať

Na zabezpečenie právnej moci sú niektoré dokumenty opečiatkované: zmluvy, vyhlášky, závery atď. Pečiatka musí obsahovať časť názvu pracovného miesta a osobný podpis.

Dátum

Dátum je umiestnený pod podpisom vľavo.

Oficiálny list je datovaný dňom, keď bol podpísaný alebo schválený vedúcim inštitúcie.

Existuje všeobecne akceptovaná objednávka zoznamovania:

1. Prvky dátumu sa píšu na jeden riadok pomocou troch párov arabských číslic v poradí deň, mesiac, rok;
2. ak je poradové číslo dňa alebo mesiaca číslom prvej desiatky (od 1 do 9), umiestni sa pred ňu nula: 03.01.15 .
3. Slovo rok, zníženie G. nedávajú to.

• Po dokončení skontrolujte list, či neobsahuje gramatické chyby a uistite sa, že nie je nič zbytočné.
• Dajte list na prečítanie kolegovi alebo, ak je to možné, manažérovi. Vonkajšia perspektíva pomôže identifikovať nedostatky, ktoré by sa inak mohli prehliadnuť.
• Nezabudnite uviesť svoj telefón/e-mailovú adresu. To je často potrebné pre rýchle riešenie problém špecifikovaný v liste.
• Okrem všeobecných univerzálnych požiadaviek a pravidiel dizajnu je potrebné vziať do úvahy, že každý typ dokumentu má svoje vlastné dizajnové prvky.

Pamätajte, že nie všetky dokumenty obsahujú úplný zoznam podrobností uvedených vyššie, ale iba určitý súbor tých, ktoré poskytujú právnu silu a úplnosť tohto konkrétneho typu dokumentu.

Veľa šťastia s vašimi transakciami a požadovanými odpoveďami!

Často kladené otázky a odpovede

Čo pekné napísať na záver obchodný návrh?

V záverečnej fáze nepoužívajte slová a frázy, ktoré možno považovať za manipuláciu („dúfame v obojstranne výhodnú spoluprácu“, „za odpoveď vopred ďakujeme“, „počkáme na vašu odpoveď list“, atď.).

Mali by ste na konci listu napísať „priania všetkého najlepšieho“ alebo „s rešpektom“?

Určite, „s rešpektom“, musíte dodržiavať obchodný štýl komunikácie.

Čo zvyčajne píšu na konci listu, ak žiadajú rýchlu odpoveď?

V obchodnom liste sa nič také nepíše.

Mali by ste vo svojom e-mailovom podpise napísať „s pozdravom“ alebo „prianí všetkého najlepšieho“?

"S pozdravom".

Ako nahradiť podpis „s rešpektom“?

"So všetkou úctou", "S rešpektom."

Ako ukončiť prezentačný list?

ďakujem za pozornosť.

Ako inak môžete napísať „chceli by ste upozorniť“?

„Chcem informovať“, „upozorniť“, „informovať“, „oznámiť“, „upozorniť“.

Je veta: „Svoju správu ukončím slovami“ správna?