Привести залишки алкогольної продукції у системі егаїс. Реєстри егаїс

Шановні клієнти!

ФС Росалкогольрегулювання вимагає від усіх учасників ринку правильного ведення залишків до ЄДАІВ. Розглянемо учасників ринку та відзначимо, яким чином необхідно проводити списання проданої продукції.

• Роздрібні магазинисписують свій продаж за допомогою онлайн-каси, підключеної до УТМ ЄДАІС. Списання відбувається за кожним відправленим чеком.
• Загальнхарчсписує продаж за допомогою акта списання, що формується у програмі, де здійснюється прийом алкоголю.
• Продавці пивасписують продаж за допомогою акта списання, що формується у програмі, де здійснюється прийом алкоголю.
  Звертаємо увагу!З 01.01.2018 списання продажів пива з ЄДАІВ є обов'язковим для всіх учасників ринку!

на поточний моментйде перехідний періодна помарочний облік алкогольної продукціїв ЄДАІС. У обороті є марки старого і нового зразка. Помарочний облік є обов'язковим тільки для марок нового зразка. Методологія ведення обліку їм різна. Умовно назвемо їх ЄДАІС 2.0 та ЄДАІС 3.0 та розберемо докладніше особливості обліку.

Методологія ведення залишків ЄДАІС 2.0

Використовується для:

• Для алкогольної продукції з марками старого зразка
• Для пива, напоїв на його основі, сидру, пуарі та медовухи (Вся не маркована алкогольна продукція)

Згідно з методикою ФСРАРу введено два регістри залишків:

• Реєстр №1 (склад)- цей регістр продукція записується шляхом підтвердження вхідних накладних від ваших постачальників.
• Реєстр №2 (Торговий зал)- до цього регістру продукція записується шляхом переміщення продукції з регістру №1 (склад), сформувавши відповідний документ.

Алгоритм роботи із залишками ЄДАІС 2.0

1. ТТН підтверджується від постачальника, залишки записуються на Реєстр №1 (склад)
2. На основі ТТН формується документ «Акт переміщення у торговий зал», залишки переміщуються в Регістр №2 (Торговий зал).
   Якщо переміщення не проводилося по кожній ТТН, можна запросити залишки з Реєстра №1 (склад),на основі цієї інформації перемістити всю продукцію (або частково) в Регістр №2 (Торговий зал).
3. Якщо у Вас роздрібний магазин, то ваша онлайн-каса автоматично списуватиме продажі з Реєстра №2 (Торговий зал), відправляючи чеки до ЄДАІС. Якщо у Вас організація громадського харчування або Ви продавець пива, то залишки необхідно списувати вручну, формуючи документ « Акт списання» у вашій обліковій системі для ЄДАІС. Цей акт повинен відправлятися, списую продукцію з Реєстра №2 (Торговий зал).
   Звертаємо увагу!При списанні алкогольної продукції з ЄДАІС актом списання необхідно сканувати кожну пляшку алкогольної продукції з метою фіксації алкогольних марок у цих актах списання. Для цього необхідний 2D сканер штрих-кодів.

Методологія ведення залишків ЄДАІС 3.0

Використовується для:

• Для алкогольної продукції з марками нового зразка

Суть помарочного обліку полягає в тому, що кожна пляшка враховується в ЄДАІС індивідуально від виробництва до кінцевого споживача за допомогою унікальної акцизної марки. При передачі алкогольної продукції від виробника до постачальника, від постачальника до роздрібу, в електронних ТТН, що передаються через ЄДАІС, будуть записані всі марки продукції, що передається. Завдання учасників ринку при прийманні алкогольної продукції звіряти, чи всі марки в накладній вказані правильно, щоб уникнути помилок та блокування продажів продукції, яка не числиться на балансі організації.

Якщо Вам прийшло постачання з новими марками - бажано (не обов'язково) при прийманні ТТН в ЄДАІС, просканувати всі марки з постачання з метою перевірки правильності вказівки марок у ТТН.

Основні особливості помарочного обліку ЄДАІС 3.0:

• Всі продукти зберігаються на Реєстр №1 (склад)
• Заблоковано передачу продукції до торгового залу, весь облік ведеться на Реєстр №1 (склад)
• Запроваджено умовний Реєстр №3, який зберігає ідентифікатори алкогольних марок.
• При списанні з будь-яких причин обов'язково потрібно вказувати

Алгоритм роботи із залишками ЄДАІС 3.0

1. Отримати ТТН від постачальника.
2. Перевірити (за бажанням) марки, зазначені в ТТН з марками, які фактично надійшли до вас.

Списання продажів:

• Для роздрібного магазину— за допомогою онлайн-каси, яка автоматично списуватиме продажі з Реєстра №1 (склад), відправляючи чеки до ЄДАІС, списуються марки з Реєстру 3
• Для організацій громадського харчування(при списанні алкогольної продукції) - за допомогою документа "Акт списання", який списує продукцію з Реєстра №1 (склад).При списанні потрібно вказувати ідентифікатори марок за допомогою 2D сканера штрих-кодів, марки автоматично списуються з Регістру 3.
• Для продавців пива- нічого не змінилося, дивіться методологію ЄДАІС 2.0.

Інструктаж роботи з залишками ЕДАІС 2.0 для списання продажів пива на прикладі програми «егаїсик.рф»:

Регулярно виконуйте цю процедуру!

Відео інструкція:

Інструктаж по роботі із залишками ЄДАІС 3.0

Ми вирішили не записувати відеоролик з прикладом роботи помарочного обліку, тому що він практично не відрізняється, навіть він спрощений, т.к. Фактично облік ведеться у межах одного регістру.

Особливості роботи помарочного обліку в системі Егаїсік

1. Перевірити правильність вказівки марок 2.5.4 документації до сервісу.
2. Упорядкування актів розбіжності п 2.7.3 документації до сервісу.
3. Списання продукції з Реєстра №1 (склад)

• - якщо за інвентаризації виявляються надлишки фактичної продукції проти залишками в ЄДАІС чи його недостача.

Ця розбіжність легко перебуває, коли організація проводить інвентаризацію чи вирівнювання залишків.

-причини списанняв ЄДАІС алкоголю також є бій, крадіжка чи алкоголь, призначений інших цілей, наприклад, маркетингових акцій.

Списання товару до ЄДАІВ проводиться за допомогою документа "Акт списання".

> Максимальної кількості на списання алкогольної продукції в системі не передбачено. Якщо Ви громадське харчування, списуйте скільки вам потрібно.

> Для роздрібного магазину теж немає обмежень, але якщо списувати великі обсяги, можна натягнути на себе перевірку.

Якщо ваша продукція перебуває в регістрі 1 (склад), списати її можна двома способами:

• перемістити цю продукцію на регістр 2 (торговельний зал) та списати там кількісно;
• списати продукцію зі складу із зазначенням довідок А та Б.

Робимо запит залишків алкоголю в ЄДАІС із регістру «Склад», перераховуємо фактичні залишки. Якщо є розбіжності, то робимо списання.

Для полегшення процедури списання попередньо всі залишки алкоголю на регістрі «Склад» перемістити до регістру «Торговий зал». При цьому необхідно звіряти дані щодо довідок «А» та «Б», у розрізі яких ви це пиво приймали від постачальників.

Залишки алкоголю в ЄДАІС

Чому в організації з'являються надлишки?

У міцного алкоголю розбіжність у бік виникає у кількох случаях:

• фактично прийшов один alcode, а в ЄДАІС інший. Тому в одного, у якого буде більше залишків, виникне пересорт та з'явиться потреба у списанні алкоголю в ЄДАІС;
• якщо неправильно робили списання продукції.

Послуги зі списання та вирівнювання залишків

Замовити дзвінок

Списання залишків ЄДАІС у громадському харчуванні

Якщо з'явилися надлишки в громадському харчуванні, то, можливо, не виробляли реалізацію продукції, а саме, від моменту відкриття тари; або ці документи не були передані до ЄДАІС.

У разі виявлення Вами фактичних надлишок алкогольної продукції порівняно з ЄДАІС необхідно робити списання із зазначенням тієї чи іншої.

Багатьом організаціям громадського харчування та підприємцям торгуючим пивом після здачі декларацій за 1-й квартал надійшов від ФСРАР лист про розбіжність залишків до ЄДАІС з поданими деклараціями. Також у листі зазначено про необхідність приведення залишків у відповідність до реальних на протязі 2-го кварталу 2018 р. Залишок наприкінці кожного кварталу в ЄДАІС на 1-е число має дорівнювати залишку зданої декларації за цей квартал.

Підприємства громадського харчування та ІП здебільшого тільки приймали та підтверджували накладні з ЄДАІС, не проводили регулярного списання продукції, а залишок у деклараціях вказували зразковий.

До нас надходить багато питань про те, як привести залишки у відповідність та уникнути штрафів?

1. Привести у відповідність фактичні залишки алкогольної продукції із залишками у системі ЄДАІС. Для цього необхідно виконати інвентаризацію. Для початку робимо запит залишків алкогольної продукції до ЄДАІВ. Є два способи отримання залишків із системи: перший спосіб – запитуємо залишки з ЄДАІС по двох регістрах (регістр 1-склад, регістр 2-торговельний зал), далі складаємо дані по регістрах (Р1+Р2) та отримуємо загальний залишок по організації; другий спосіб – запитуємо залишки на регістрах і переносимо весь алкоголь на регістр 2, цим вся алкогольна продукція організації виявиться одному регістрі. Наступне що потрібно зробити це порахувати весь фактичний алкоголь у торговій точці. Далі різницю по залишках списуємо до ЄДАІСу, відправивши Акт списання з причиною «Інші цілі».

Це досить трудомісткий процес, але без інвентаризації вирівняти рештки неможливо!

2. Після привиду залишків у відповідність необхідно виконувати щоденне списання розкритої чи проданої продукції у програмі роботи з ЄДАІС. Програмне забезпечення має бути максимально зручним та простим, оскільки доведеться щодня проводити списання.

3. По закінченню другого кварталу потрібно запитати залишки алкогольної продукції з ЄДАІС за регістром 1 та регістром 2. Зібрати дані про надходження продукції та на підставі цього вирівняти все витратою та залишками на початок кварталу.

4. Сформувати декларації за допомогою даних з ЄДАІС.

За невиконання всіх пунктів Вам не уникнути штрафів від ФСРАР!

Швидше за все, без грамотних фахівців Вам не обійтися, наша компанія багато років на ринку надає допомогу у підготовці та надсиланні декларацій, за весь цей час ми допомогли надіслати понад 40 тисяч декларацій. Також розробили просту і зручну програму для роботи в системі ЄДАІС.

Ми готові надати допомогу у формуванні декларацій під ключ, надати технічну підтримку щодо роботи з ЄДАІС. Також у нас завжди є додаткове обладнання (сканери, термінали збору даних, онлайн-каси) і необхідне програмне забезпечення.

При укладанні договору технічної підтримкиЄДАІС на строк від 3 місяців ви отримаєте:

• Безкоштовну допомогу з інвентаризації алкогольної продукції та вирівнювання залишків за допомогою нашої програми для роботи в ЄДАІС
• Навчання зі списання розкритої та проданої продукції
• Допомога у вивантаженні даних з ЄДАІС для алкогольних декларацій, тим самим виключіть розбіжність залишків
• В рамках договору Ваш персональний куратор відповість на запитання, надасть технічну та інформаційну підтримку 12/7.
• Безкоштовне обслуговування онлайн-кас

Вартість договору від 1400 руб./міс.

Ця стаття стосується практично кожної організації, що займається продажем міцного алкоголю, а також місць громадського харчуваннята організацій, які займаються продажем пива, бо проблема з мінусовими залишками ЄДАІС має кожна організація.

Коригування залишків

Передісторія…

Служба Росалкогольрегулювання запровадила два регістри зберігання залишків алкогольної продукції.

У першому регістрі, так званому складі, зберігання ведеться за довідками а і б у розрізі AlcCode, і другий регістр, де дані зберігаються AlcCode.

При прийманні товару після того, як накладна підтверджена, залишки сідають на регістр 1. Коли ви продаєте пляшку через касу або списуєте через акт розтину тари, списання відбувається з регістра 2.

Служба Росалкогольрегулювання запропонувала два способи роботи із залишками на другому регістрі.

Перший метод.

Після приймання товару ви можете всю накладну з усією продукцією перевести до торгового залу на регістр 2 і далі продовжувати її списувати.

Даний спосіб хороший тим, що не треба щодня контролювати наявність мінусових залишків на регістрі 2.

Але у даного способуведення ЄДАІС є мінус, а саме, при поверненні товару постачальнику необхідно здійснити переміщення продукції з регістру 2 на регістр 1. Не кожне програмне забезпечення зможе зробити це або зробити це дуже трудомістко.

Тепер опишемо другий спосібможливості ведення залишків на регістрах.

Усі залишки зберігаються на регістрі 1. Протягом дня відбувається реалізація, і продана продукція, якщо залишки у регістрі 2 за нею нульові, йде в мінус на залишках ЄДАІС, щоб протягом доби організація перекрила ці мінуси з регістру 1. Через цього починаються великі проблеми.

Як з'являються помилки на регістрі 2?

Регістри ЄДАІС, залишки егаїс, егаїс

У новині ви знайдете відповіді на запитання про те, що таке регістри в ЄДАІС і для чого вони потрібні, коли залишки в ЄДАІС повинні дорівнювати фактичним, а також, які зміни відбудуться в сервісі Контур.ЄДАІС у 4 кварталі 2016 року.

Відразу зазначимо, що акт списання з регістру №1 з'явився у сервісі наприкінці вересня. Але перш, ніж почати щось списувати, прочитайте цю статтю. У ній ми розповімо, чому зі списанням можна не поспішати.

Регістри в ЄДАІС: що це таке і як з ними працювати

Регістри — сховища залишків алкогольної продукції в організації ЄДАІС.
Кожна організація має 2 регістри:

Реєстр №1 чи склад.
Продукція за прийнятими накладними надходить на регістр №1 (склад) та зберігається на ньому за партіями. Під «партією» розуміються довідки А та Б, які супроводжують накладну.

Реєстр №2 чи торговий зал.
Продукція у ньому зберігається без урахування партій, лише з найменувань. На регістрі №2 (торгова зала) у користувачів ЄДАІС до 1 жовтня стояли нулі за всіма позиціями.

Оборот алкогольної продукції ЄДАІС ведеться по партіям. Тому надходження, повернення постачальникам та переміщення між підрозділами оформляються на регістрі №1 (склад) із зазначенням довідок А та Б.

При роздрібному продажу контролюється лише кількість проданої продукції. Для спрощення цього контролю в ЄДАІС з'явився регістр №2 (торговий зал), у якому продукція зберігається без урахування партій. Разом із цим з'явилася можливість переміщувати продукцію між двома регістрів.

Для кожної продукції загальний залишок в ЄДАІС дорівнює сумі залишків цієї продукції на регістрі №1 та на регістрі №2:

Можливі операції з роботи з регістрами в ЄДАІС показано на схемі:

Вимоги ФС РАР

Усі вимоги ФС РАР щодо роботи в ЄДАІС можна знайти в повідомленнях новин на сайті та в Методології ведення залишків в ЄДАІС організаціями роздрібної торгівлі.
Ми проаналізували всі вимоги цих джерел, щоб вам було простіше з ними розібратися. Відразу зазначимо, що вимоги стосуються лише міцного алкоголю.

За пивом та іншою не маркованою продукцією жодних нових вимог не пред'являється.

З 1 жовтня роздрібний продаж міцного алкоголю, зафіксований в ЄДАІС, почав зменшувати баланс регістру №2 (торгового залу). Якщо на регістрі №2 були нульові залишки, ЄДАІС автоматично «відводитиме» регістр №2 у мінус. За пивом та іншою немаркованою продукцією залишки регістру №2 не «йтитимуть у мінус».

Ми розуміємо, що робота з двома регістрами, відстеження негативних значень на регістрі №2, контроль залишків — це додаткове навантаження на невеликий роздрібний магазин. Тому ми хочемо, щоб частину цього навантаження сервіс узяв на себе.
Роздрібній організації простіше працювати із залишками продукції на регістрі №2 (торговий зал), бо там немає довідок А та Б. Ми не ділитимемо залишки в ЄДАІС на регістр №1 та регістр №2.

У сервісі по кожному товару ви бачитимете одне число « Залишок у ЄДАІС», яке ми вважатимемо, як суму залишків по регістрам. Термін реалізації: кінець листопада 2016

Списання проданої продукції

У «Моїх товарах» з'явився розділ «Списання із балансу». У розділі можна заповнити та надіслати до ЄДАІС акт списання продукції з регістру №1 (склад). Під час заповнення акта після вибору продукції за форматом необхідно вказати довідку Б, за якою ця продукція надійшла на баланс.

Якщо ви планували використати акт списання для вирівнювання залишків у ЄДАІС до 1 січня 2017 року, радимо трохи почекати. Незабаром у сервісі з'явиться можливість інвентаризації.

Інвентаризація

У «Моїх товарах» з'явиться розділ «Інвентаризація». Розділ допоможе вам провести інвентаризацію по всій алкогольній продукції. Після цього сервіс автоматично сформує акти списання та постановки на баланс для вирівнювання залишків у ЄДАІВ. Вам залишиться надіслати ці акти до ЄДАІСу.
Термін реалізації: жовтень 2016 року.

Висновок

На закінчення для кожного типу організації зазначимо, які зміни на них чекають у 4 кварталі 2016 року при роботі в ЄДАІС.

Різниця із міцним алкоголем
Найбільше змін відчують роздрібні магазини, що торгують міцним алкоголем.
З 1 жовтня 2016 року необхідно стежити за балансом регістру №2 (торговий зал). Якщо регістрі з'явилися негативні значення, необхідно їх «закрити» перекладом продукції з регістру №1 (склад).
До 1 січня 2017 року залишки міцного алкоголю в ЄДАІС необхідно привести у відповідність до фактичних залишків. Для цього необхідно провести інвентаризацію міцного алкоголю у всіх торгових точках.

Різниця лише з пивом (у тому числі ІП)
Зміни в ЄДАІС у 4 кварталі 2016 ніяк не стосуються обліку пива та іншої продукції, що не маркується.
ІП та організації, які торгують тільки пивом, не мають обов'язку працювати з регістром №2 і відображати в ЄДАІС достовірні залишки продукції.
Незважаючи на це ми радимо провести інвентаризацію з не маркованої продукції та вести журнал обліку продажів у Контур.ЄГАІС. Тоді сервіс підтримуватиме ваші актуальні залишки продукції в ЄДАІС, і ви будете готові до будь-яких нових вимог РАР.

Організації громадського харчування
Організації громадського харчування не фіксують продаж у ЄДАІС. Регістр №2 у них не йтиме в мінус. Тому цим організаціям не треба контролювати появу негативних значень на регістрі №2.

Але до 1 січня 2017 року залишки міцного алкоголю в ЄДАІС необхідно привести у відповідність до фактичних залишків. Для цього необхідно провести інвентаризацію міцного алкоголю у всіх торгових точках.
У Контур.ЄГАІС ця можливість з'явиться у жовтні 2016 року.

Після 1 січня 2017 року для підтримки актуальних залишків в ЄДАІС організації громадського харчування можуть щодня оформлювати акти списання із зазначенням обсягу роздрібного продажу за день.

Організації з Республіки Крим та м. Севастополя
У вимогах ФС РАР немає додаткових роз'ясненьдля організацій Криму з роботи з регістрами та з контролю залишків з 1 січня 2017 року.

Нагадаємо, що організації з міських поселень Республіки Крим та м. Севастополя мають фіксувати до ЄДАІВ. роздрібний продажміцного алкоголю з 1 січня 2017 року.

Тепер ви в курсі всіх вимог ФС РАР та найближчих змін до Контуру.ЄГАІС.