Правила ведения и принципы составления графика отпусков по форме Т7. Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки Как утверждается график отпусков

Осталось чуть больше месяца, чтобы составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть, расскажем в статье.

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

СОСТАВЛЯТЬ ИЛИ НЕ СОСТАВЛЯТЬ?

Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Составление графика отпусков предписано Трудовым кодексом (ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ). График отпусков относится к тем документам, которые прежде всего проверяют сотрудники Рострудинспекции. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Зачем работодателю график отпусков

Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых, если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Во-вторых, у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.

В-третьих, график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сот рудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить график отпусков, необходимо учесть:
—положения действующего законодательства РФ об отпусках;
—специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
—пожелания работников.

Право на отпуск

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 1.

Инженер Н.А. Гайкин приступил к работе 23 апреля 2008 го да. С какого дня он имеет право взять первый отпуск?

РЕШЕНИЕ. Право на отпуск за первый год работы возникнет у Н.А. Гайкина 23 октября 2008 года.

График отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 2.

Инженер Н.А. Гайкин, приступивший к работе 23 апреля 2008года, в 2008 году не воспользовался правом пойти в отпуск. В графике отпусков на 2009 год запланировано три отпускных периода для этого работника:
— с 12 января 2009 года — 28 календарных дней за 2008 год;
— с 16 марта 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год;
— с 31 августа 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год.

Правильно ли составлен график отпусков?

РЕШЕНИЕ. Неверным является предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался (его начало приходится на 23 апреля 2009 года), поскольку он предоставляется за отработанный, так называемый рабочий, а не календарный год.

Первый отпуск с 12 января 2009 года будет правомерно предоставлен за период с 23 апреля 2008 года по 22 апреля 2009 года.

Второй отпуск на 14 календарных дней с 16 марта 2009 года запланирован неправомерно, поскольку период, за который он предоставляется (второй рабочий год с 23 апреля 2009 года по 22 апреля 2010 года), к моменту начала отпуска еще не наступит. У работника не возникнет права на отпуск за второй рабочий год.

Отпуск с 31 августа на 14 календарных дней запланирован правомерно, поскольку в соответствии с трудовым законодательством отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время этого рабочего года.

Необходимо внести изменения в график отпусков и перенести дату начала второго отпускного периода на более позднее время (после 23 апреля 2009 года).

Отпускной стаж

Согласно части 1 статьи 121 Трудового кодекса в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается:
—время фактической работы;
—время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность);
—время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении в прежней организации;
—период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
—время предоставляемых по просьбе работника отпусков без со хранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Обратите внимание: в предыдущей редакции статьи 121 Трудового кодекса говорилось, что время отпуска за свой счет не включается в трудовой стаж, если его общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. Специалисты толковали это по-разному. Одни считали, что, если общее количество отгулов, взятых работником за свой счет, превысило 14 дней, они полностью не учитываются при расчете стажа. Другие настаивали, что нужно исключить только дни начиная с 15-го. В новой редакции эта неясность устранена: теперь четко указано, что в стаже работы не учитываются отпуска за свой счет, превышающие 14 дней.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включается время (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):
—отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
—отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года. Если работник, к примеру, брал длительный отпуск за свой счет, окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней, превышающее 14.

Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.

Первый вариант. Вначале нужно определить количество полных месяцев, которые включаются в отпускной стаж за определенный рабочий год. За каждый из них работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.). Сложность возникает при расчете дней отпуска, которые полагаются сотруднику за не полностью отработанный месяц рабочего года. В этом случае можно применить другой способ расчета.

Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году — 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.

ПРИМЕР 3.

К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.

С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.

РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.

Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. - 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. - 6 календ. дн.).

За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.

Продолжительность отпуска увеличивается

Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.

Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116—119, 173— 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 статьи 120 Трудового кодекса при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

ВРЕМЯ ОТПУСКА ВЫБИРАЕТ РАБОТНИК

Некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице на стр. 1, стр. 2.

УЧИТЫВАЕМ СПЕЦИФИКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Как правило, работники хотят отдыхать летом или в начале осени. Но при составлении графика отпусков работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации. По этой причине руководитель вправе равномерно распределять от пуска работников организации в течение всего года. Он может установить, что в течение каждого месяца в отпусках может находиться не более 8,33% персонала (100% : 12 мес), либо применить иное основание распределения времени начала отпусков. Имеет смысл устанавливать некую очередность отпусков среди работников родственных профессий (должностей) одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности отдельного цеха (участка).

Учитываем пожелания работников

В некоторых случаях при подготовке графика работодатель имеет возможность учесть пожелания работников по поводу планирования отпуска.

Форма, в которой работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, разделения его на части и переноса, законодательно не установлена, поэтому кадровая служба решает этот вопрос самостоятельно. Можно попросить работника написать заявление с указанием предполагаемой даты начала отпуска в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек) (см. образец заявления).

Непосредственный начальник работника должен поставить на заявлении свою визу.

В организации с большой численностью сотрудников удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению. В ней нужно предусмотреть свободные графы, в которых работники могут изложить свои пожелания (см. образец ведомости).

СОСТАВЛЯЕМ ГРАФИК ОТПУСКОВ

График составляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Сведения о времени распределения отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год отражаются в графике по месяцам в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две не дели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Так, график на 2009 год — не позднее 17 декабря 2008 года.

График подписывается руководителями кадровой службы и структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом.

Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 Трудового кодекса.

Срок хранения графика — один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000).

Какие виды отпусков отражаются в графике

Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска. Помимо основных ежегодных отпусков в графике отражаются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.

Обратите внимание: дополнительные отпуска без сохранения за работной платы в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагается такой отпуск, перечислены в статье 263 Трудового кодекса.

Неотгулянные отпуска. Отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года, в том числе и перенесенные на следующий год, также учитываются при составлении графика.

Отпуска, предоставленные внешним совместителям. О возможности учета таких отпусков в графике в Трудовом кодексе не говорится. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба учтет это при составлении графика, а работодатель сможет решить, когда предоставить отпуск другим сотрудникам.

Заполняем форму № Т-7

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1—6 формы № Т-7.

Наименования должностей в графе 2 указываются в соответствии со штатным расписанием. Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, графа 4 не заполняется.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки по мере ухода работников в от пуск. В графе 7 отметки делаются после фактического окончания отпуска. В графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск переносится (личное заявление работника, приказ руководите ля о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т. п.).

См. пример заполнения графика отпусков.

Обратите внимание: в графике отпусков должно быть отражено время отпусков всех без исключения работников, в том числе и имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Дата начала отпуска таких работников указывается в графе 6 графика, а ее изменение фиксируется в графах 8 и 9.

ЗНАКОМИМ РАБОТНИКОВ С ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ

Работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Что бы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов.

Внести дополнения в форму № Т-7. Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки о том, что дата начала от пуска им известна.

Cм. образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков».

Составить уведомление. Ознакомить работников о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска можно и с помощью уведомления (листа ознакомления), составленного в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков (см. образец уведомления).

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В ФОРМУ № Т-7

Согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса утвержденный график от пусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Однако по соглашению сторон дата начала отпуска может быть изменена.

Каждое изменение должно отражаться в соответствующих графах формы № Т-7. Изменения вносятся с разрешения лица, утвердившего график, или уполномоченного им лица.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работника

Перенос даты. Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить его. В этом случае сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Если руководитель согласен на перенос отпуска, он ставит на заявлении свою резолюцию. Cм. образец заявления о переносе отпуска по инициативе работника.

Разбивание отпуска на части. Иногда работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части.

В этом случае работник также должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого в график отпусков вносятся необходимые изменения.

Издаем приказ. На основании заявления работника руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.

В приказе необходимо указать:
—на каком основании переносится отпуск (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т. д.);
—на какой срок он переносится.

Обратите внимание: в некоторых случаях приказ руководителя о переносе или продлении отпуска не нужен. К ним относятся (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
—временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отпуска;
—исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы.

Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8—9.

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:
—в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
—работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
—отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

Изменение графика отпусков по инициативе работодателя

Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Чтобы действия работодателя по изменению графика были правомерными, он должен:
—получить письменное согласие работников (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (см. образец заявления о согласии работника на перенос отпуска);

—издать приказ или распоряжение о перенесении отпусков (см. образец приказа).

Обратите внимание: работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

А теперь рассмотрим пример заполнения графика отпусков на 2009 год.

ПРИМЕР 4.

В ООО «Пастораль» работает девять человек. При планировании отпусков на 2009 год специалист отдела кадров выяснил следующее:
—ни один из сотрудников организации права на дополнительный от пуск не имеет;
—работников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время, в компании нет;
—в связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Овечкина в 2008 году находилась в отпуске только 14 календарных дней;
—генеральный директор И.В. Пастухов и менеджер отдела телефонных продаж Е.Л. Кроликова решили разбить ежегодный отпуск на части, по этому их фамилии вписаны в график два раза.

В течение 2009 года:
—маркетолог А.Н. Горный во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней;
—начальник отдела по обслуживанию клиентов И.Р. Баранов написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам;
—экспедитор В.О. Ручьев был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Выборного профсоюзного органа в ООО «Пастораль» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена. Как график отпусков должен выглядеть в конце 2009 года?

РЕШЕНИЕ. Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Пастораль» приведен в таблице.

Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте, как составить безопасный график отпусков - 2020. Эксперты составили полное руководство к действию.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2020 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2020 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2020 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2019 году это вторник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2020 год заранее. Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

Реквизиты работодателя.
Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
Даты начала отпуска.
Количество календарных дней отпуска.
Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

Как избавиться от долгов по отпускам за 2019 год

Кадровику нужно посчитать дни отпуска, которые сотрудники накопили за прошлые периоды работы в компании. Правильное количество дней, которые работник вправе использовать в 2020 году, нужно указать в графике отпусков, или составить отдельный график погашения задолженностей по отпускам.

График погашения задолженностей по отпускам

Есть несколько способов погасить долги по отпускам, если сотрудник не против получить за них денежную компенсацию, а вы не хотите тянуть такие долги на следующий год. У каждого из них свои плюсы и минусы.

Шпаргалка. Как избавиться от накопившихся задолженностей по отпускам

Порядок составления на 2020 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2020 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн). Сделать это быстро и без ошибок поможет умная таблица Excel от экспертов журнала Кадровое дело . Она поможет разобраться с датами окончания отпусков с учетом праздников, предупредит, у кого в ближайшее время начнется отпуск и сформирует унифицированную форму графика.

Умный график отпусков: обновленная версия на 2020 год

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу новая статья 262.2 ТК РФ, закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Чтобы сотрудники меньше конфликтовали из-за отпусков, соберите у них заявления с пожеланиями, когда и на сколько они планируют уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Составьте проект графика отпусков - 2020. Так спасете свои нервы и сэкономите время - не придется объяснять забывчивому работнику, почему его отпуск в графике поставили на ноябрь, хотя он хотел отдыхать летом.

Шпаргалка. Как составить проект графика отпусков

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря - самый поздний срок утверждения графика.

График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2020 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Прежде чем отдавать график отпусков на 2020 год руководителю на подпись, проверьте, нет ли этих ошибок в вашем документе.

Типичные ошибки в графике отпусков

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Размер штрафов:

Для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) - предупреждение или штраф 1000-5000 руб.
Для ИП - штраф 1000-5000 руб.
Для организаций - от 30 000 до 50 000 руб.
Такой же штрафы грозит тем, кто не утвердил документ вовсе.

Где скачать образец графика на 2020 год

Пример заполнения графика отпусков на 2020 год

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

Составление графиков отпусков сотрудников на грядущий календарный год с подписью руководителя производится в каждой организации не позже двухнедельного срока перед 1 января. Данное правило заложено в 123-й статье Трудового кодекса. То есть, например, 17.12.2016 г. - последняя дата его утверждения при составлении графика отпусков на 2017 год.

Что он содержит

Назначение его - отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.

Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.

Составление графика отпусков - процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов - от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства. Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации. То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.

Приказ о составлении графика отпусков: образец и главное содержание

Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства. Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа - о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?

1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.

2. Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.

3. День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.

4. Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.

Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.

Главные принципы работы

Какие требования обязательно должны приниматься во внимание при составлении графика отпусков? Он обязан подразумевать особенности производства, соблюдение технологии работ и принцип взаимозаменяемости сотрудников. Возможности этого заложены Трудовым Кодексом РФ. Во избежание разногласий и споров очередность отпусков с порядком ее определения в обязательном порядке прописывается в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. Например, обязательно указание невозможности одновременного ухода в отпуск руководителя подразделения и его зама.

В зависимости от специфики организации на документальном уровне может быть зафиксировано предоставление ежегодных отпусков лишь в течение определённых месяцев. Например, в школах они бывают только летом, иначе процесс обучения может быть дезорганизован. Бывают ситуации, когда удобно отправить отдыхать сразу большую часть коллектива. Это часто связано с сезонными подъемами и затишьями в работе того или иного производства.

Но в большинстве случаев оптимальный вариант - относительно равномерное распределение отпусков на протяжении календарного года.

С чего начать?

Каковы основные правила составления графика отпусков? Подготовкой проекта его в организациях обычно занимается кадровая служба. Для удобства используются специальные бланки. В современных условиях общеприняты компьютерные программы для составления графика отпусков. На предварительном этапе анализируется информация об использовании их сотрудниками за прошлый период с определением возможного количества дней отдыха на текущий год. Уточняется наличие работников, относящихся к льготным категориям и имеющих право на преимущество в очередности.

Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений. Задача их - уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность. Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.

Собрав результаты воедино, кадровая служба занимается подготовкой на их основе сводного графика отпусков на всю организацию, который затем передается для утверждения руководству.

Что обязательно для включения

Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска - основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска - 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?

Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день. Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. и других педработников - от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.

Права предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.

О дополнительных отпусках

Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках. Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т. п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.

Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе. Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.

О льготных категориях

Составляя его, не следует забывать о том, что в организации могут быть работники, имеющие право на отпуск в то время, которое удобно для них. Начать составлять график следует непосредственно с этих людей. Кому же светит такая привилегия?

1. Несовершеннолетним, не достигшим 18 лет (по ст. № 267 ТК).

2. Работникам-совместителям (отпуска на основной работе и дополнительной должны совпадать по времени - статья 286 TK).

3. мужа и жены в данном случае обязаны совпадать - статья 11 ФЗ № 76 о статусе военнослужащих).

4. Женщинам до или непосредственно после отпуска, положенного по беременности и родам, или по окончании отпуска, дающегося для длительного ухода за ребенком - статья № 260 TK.

5. Тем работникам, чьи жены используют отпуск по беременности и родам - статья 123 TK.

Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты. Права отказа в данном случае начальник не имеет.

Порядок составления графика отпусков в отдельных случаях

Планировать отпуска работники могут и целиком, и по частям. Разделяя его, следует придерживаться требований 125-й статьи Кодекса. Они заключаются в следующем: как минимум одна из частей должна равняться 14 календарным дням или более. Причина проста и связана с заботой о здоровье граждан. Срок восстановления после напряженной работы в течение года для человека составляет не менее двух недель.

Другой нюанс - подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством. Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона - работник - законом не регламентируется. В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.

1. Когда инициатива разделения отпуска - дело работника, им подается заявление с просьбой об этом. Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден. В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция "разрешить" с датой и подписью.

2. В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить - "ознакомлен и согласен" - точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам. Но данный способ требует некоторых временных затрат.

3. В форме графика вводится дополнительная колонка - "ознакомлен и согласен" - и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по "кускам". Таким образом, экономится рабочее время.

Обратите внимание

Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.

В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего. Дело в том, что ПВТР - организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений. Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.

О новичках, совместителях и мамах с детьми

Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников? Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК). По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т. п.) он не зависит от стажа в данной организации.

Каким образом планируются Это не так просто. Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.

Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми? Во многих организациях в него включают фамилии всего Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально. Ведь каждая из работниц пользуется правом прервать отпуск по уходу и вернуться к служебным обязанностям в любой удобный для себя момент.

Помимо того, отсутствует какая-либо информация о том, когда данная сотрудница захочет воспользоваться правом ежегодного отпуска. Поэтому такие случаи всегда следует рассматривать в индивидуальном порядке.

А за прошлые годы?

Как быть с неиспользованными отпусками? Включаются они в график или нет? Действительно ли дни, не использованные на протяжении 2-х лет, могут "сгореть"? Согласно Письму Роструда № 473-6-0 от 2007 года, такие отпуска включаются в общий график или предоставляются по заявлению работника. Удобнее, если они будут отражены при составлении графика отпусков на 2017 (или любой другой) календарный год, так как это даст возможность наглядно представить положение дел с накопленными неиспользованными днями отдыха в разрезе всей организации.

Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно. Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений. Предоставить такой "просроченный" отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья). То есть составление графика отпусков на 2017 год подразумевает внесение в него всей "задолженности" по дням отдыха перед работниками за 2016-й.

Отказывать в предоставлении отпусков два года подряд запрещается, а льготным категориям (несовершеннолетним и работающим в опасных, вредных условиях) положено отдыхать ежегодно. "Сгореть" отпуск не может. Права работника на него сохраняются, но руководителя при обнаружении в случае проверки трудовой инспекцией факта подобной экономии могут серьезно наказать.

Написано пером...

По окончании процедуры утверждения отпускного графика он обязателен для исполнения. Это значит, что перенести без особо веской причины сроки, указанные в документе, начальство не имеет права. А работник обязуется положенные ему дни использовать согласно написанному. В случае возникновения необходимости каких-либо отклонений любое из них оформляется соответствующим приказом с проставлением в графике отметки о причине.

Если сотрудник принимается уже после утверждения документа, отдыхать его отправляют на основании дополнительного приказа о составлении графика отпусков или по личному заявлению.

Оформление - в чем особенности?

Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 "О бухгалтерском учете". Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму). При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.

Наименование организации, каждого структурного подразделения, все должности, Ф. И. О. сотрудников приводятся целиком, без сокращений. В случае предоставления отпусков по частям на каждую из них выделяется отдельная строчка. Подписывается документ главным кадровиком и утверждается руководством организации. Обязательна дата составления графика отпусков. Мнение профсоюзного органа учитывается при его наличии на предприятии.

Позаботимся о людях

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним - в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.

Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например - причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.

Срок хранения подобного документа - год после окончания текущего календарного периода. Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс. руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические).

Скачать пустой График отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc).

Сроки

График отпусков нужно составить не позднее чем за две недели до начала года. До 14 декабря(16-е воскресенье) 2018 года для 2019 года. Это крайняя дата которая может там стоять.

Штраф

Если не уложиться в срок то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.

С помощью или

Кого включать

Всех штатных работников и совместителей необходимо включить в график.

В график не включают работников с которыми заключен договор гражданско-правового характера, т.к. им отпуск не положен.

Образец заполнения

Любые изменения в графике(если сотрудник ушёл в другой период и пр.) необходимо вносить своевременно, иначе также возможен штраф 50 000 р.

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Скачать образец заполнения графика отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc, № Т-7).

Инструкция

Какие сведения следует отразить в графике?

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Если работник пришёл на работу в первой половине года и в отпуск в текущем году не собирается то вносить изменения в график отпусков не нужно. Право на первый отпуск возникает лишь через шесть месяцев работы (ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления . Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Графа таблицы	Описание заполнения
Графа 1 Структурное подразделение	Наименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием.
Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Наименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания
Графа 3 Фамилия, имя, отчество	Сведения указываются без сокращений
Графа 4 Табельный номер	Указывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться
Графа 5 Отпуск. Количество календарных дней	Указывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Графа 6 Отпуск. Дата запланированная	Дата указывается полностью в формате 00.00.0000

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Легче группировать работников по подразделениям в которых они работают.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска . Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска . Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др.)

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней .

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2018 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2019 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10). При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Образец заполнения: график отпусков - это необходимый документ для любого начальника, и начинающие владельцы структур частенько не знают того, как его оформлять и по какой форме это делать. В связи с этим нередки поисковые запросы, типа «заполнение графика отпусков» или, скажем, «составление графика отпусков», «бланк график отпусков», «форма графика отпусков» и прочие. Оказывается, что эта тема, как и любая, связанная с заполнением бумажек, достаточно актуальна и нуждается в разъяснении.

Заполнение графика отпусков производится по унифицированной , утвержденной государством стандартной форме № Т-7 "График отпусков" , которая утверждена нашим государством, и является унифицированной формой первичной документации для учета оплаты труда, да и самого труда в целом. Стоит отметить, что заполненная форма подписывается руководителем или же уполномоченным лицом (но в этом случае все равно ставится печать руководителя).

Естественно, достаточно актуальным остается вопрос о том, как составить график отпусков грамотно, и как сделать так, чтобы заполнение графика отпусков было систематизировано. Для того, чтобы все было в порядке, важно указывать в графике дополнительные ежегодные отпуска (оплачиваемые), но помнить о том, что те отпуска, которые даются без сохранения зарплаты не должны отражаться в графике.

Также нужно учитывать все «неотгулянные» отпуска, то есть те отпуска, которые до этого не были использованы работниками в течение года, в том числе те из них, которые перенеслись на следующий год.

Заполнение графика отпусков на раннем этапе, то есть этапе планирования отпусков заполняется сотрудником кадровой службы с первой по шестую графу стандартной формы № Т-7. Причем, наименования должностей во второй графе должны указываться в полном соответствии со штатным расписанием. В том случае, если в организации работникам табельные номера не присваиваются, то заполнение графика отпусков происходит без четвертой графы, она просто остается пустой.

Графы номер семь, восемь и девять заполняются только от руки, причем, по мере ухода в отпуск работников. В седьмой графе все отметки непременно делаются уже после фактического окончания отпуска, в восьмой же графе указывается тот документ, на основании которого переносится отпуск (к таким документам относится личное заявление или же приказ руководителя).

Составление графика отпусков также должно отражать время отпусков совершенно всех сотрудников, включая тех, которые имеют право на отпуск в любое время, и для таких работников дата начала отпуска указывается в шестой графе графика, в то время, как ее изменение фиксируют в восьмой и девятой.

Г рафик отпусков на 2014 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2013 г. Вы узнаете, как собрать сведения с сотрудников о желаемых отпусках на следующий год; как их систематизировать и состыковать; по какой форме составлять график отпусков (ведь унифицированная форма № Т-7 Госкомстата больше не является обязательной); в каком порядке заполняются сведения в графике и как они потом корректируются, если сотрудники фактически уходят в отпуск не в запланированные периоды.

Но самым распространенным видом отпуска, который касается всех работников, является ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый сотрудник вашей организации должен (в идеале) уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Понятно, что большинство хотят отдохнуть летом. Но не могут же все разом уйти в отпуск - кому-то надо остаться и поддерживать работоспособность организации. Вот и приходится договариваться между собой: кто идет летом в этом году, а кто в следующем, в какой очередности взаимозаменяемые сотрудники будут уходить в отпуск, успевая передавать дела друг другу, и чтобы это было максимально удобно всем. Результаты таких договоренностей фиксируются в графике отпусков, который должен быть составлен на следующий год не позднее, чем за 2 недели до его начала (в 2013 году дата утверждения графика отпусков на 2014 год должна быть не позднее 17 декабря). При этом стоит учитывать, что:

сначала подготовленный проект графика должен пройти согласование с выборным профсоюзным органом вашей организации, если таковой имеется (см. дату, отмеченную цифрой 1 в Примере 6);
далее документ подписывает руководитель кадровой службы (цифра 2) и
только после этого он утверждается руководителем организации (цифра 3).

Хотя даты оформления этих реквизитов могут и совпадать.

Если в организации отсутствует график отпусков или он создан с нарушением действующего законодательства, то работодатель может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 15.27 КоАП РФ (о ее санкциях мы расскажем далее).

Кто не сможет попасть в график отпусков?

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, независимо от срока, на который он заключен (неопределенный срок или срочный). На него имеют право также сезонные работники и те сотрудники, чьи трудовые отношения оформлены по совместительству.

Лицам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, так как трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Допустим, в декабре 2013 года в вашей организации утвердят график отпусков на 2014 год, а в январе 2014 года или позже будут приняты на работу новые сотрудники. У них в 2014 году в вашей организации будет идти только первый год работы - отпуска именно этих работников в графике не могут быть отражены при его составлении. Поэтому алгоритм оформления документов на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска имеет 2 варианта (см. Схему 1):

для предоставления отпуска за 2-й и последующие годы работы у данного работодателя на основании утвержденного графика отпусков и
за 1-й год работы - на основании заявления работника и с одобрения руководства (в нестандартных случаях, которые не могли быть заранее запланированы в графике отпусков, например, при переносе отпуска у давно работающих сотрудников его новые даты тоже определяются по данному алгоритму).

Схема 1

Комплект документов для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска

Свернуть Показать

Ключевые аспекты

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Причем нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число его календарных дней не включаются (ст. 120 ТК РФ). Поэтому многие стараются «захватить» такие дни в свой отпуск (см. Пример 1).

Пример 1

Нерабочие и праздничные дни в период отпуска не включаются

Свернуть Показать

Допустим, работник берет отпуск продолжительностью 14 календарных дней начиная с 03.03.2014. Период отпуска выделен на календаре оранжевой заливкой.

Если бы в этот период не входил праздничный день, то выйти на работу человек должен был бы 17.03.2014 в понедельник.

Но 10 марта - нерабочий день (на него перенесен Международный женский день с 8 марта, которое в 2014 году приходится на субботу), поэтому он в число 14 календарных дней не входит и человек может выйти на работу на день позже - во вторник 18.03.2014.

Но при этом надо быть очень осторожным. Чтобы продлить свой отпуск за счет праздничных дней, в заявлении лучше укажите не только период отпуска (даты его начала и окончания), но и количество календарных дней. В рассматриваемом случае следует написать: «Прошу предоставить мне очередной отпуск с 03.03.2014 по 17.03.2014 включительно на 14 календарных дней».

В трудовом законодательстве предусмотрены категории работников, которым установлена иная продолжительность отпуска:

инвалиды - не менее 30 календарных дней;
педагогические работники - от 42 до 56 календарных дней;
работники в возрасте до 18 лет - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
работники, заключившие трудовой договор на срок до 2 месяцев, получают оплачиваемые отпуска или компенсацию при увольнении из расчета 2 рабочих дня за 1 месяц работы (ст. 291 ТК РФ);
сезонным работникам - 2 рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 295 ТК РФ).

По общему правилу право на отпуск у сотрудника возникает, если он проработал в организации непрерывно не менее 6 месяцев. Причем в ТК РФ не предусмотрено представление неполного ежегодно оплачиваемого отпуска, то есть пропорционально отработанному времени. Он предоставляется в полном объеме, установленной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Таким образом, если работник, отработав полгода, просит отпуск в размере 28 календарных дней, которые полагаются за целый год работы, работодатель должен его дать.

Право на следующие 28 календарных дней отпуска возникает у работника после начала 2-го рабочего года, а не с 1-го января ближайшего календарного года. Такой порядок закреплен в ст. 122 ТК РФ, потому что рабочий год начинается со дня поступления человека на работу на основании трудового договора (это наглядно показано в Примере 2). Однако отпуск за 2-й и последующие годы работы может предоставляться в любое время года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленных в графике у конкретного работодателя.

Пример 2

Определяем год работы у конкретного работодателя

Свернуть Показать

Сотрудник был принят на работу 01.08.2010, тогда годы его работы в этой организации будут выглядеть следующим образом (по общему правилу, если нет исключений, предусмотренных ст. 121 ТК РФ):

Для исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, следует руководствоваться ст. 121 ТК РФ. При этом, если какие-либо периоды времени, в соответствии с данной статьей, не включаются в стаж работы для отпуска, то окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска.

Пример 3

Свернуть Показать

В стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Если у сотрудника общая продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составила 19 календарных дней, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не учитываются календарные дни начиная с 15-го дня. Такие разъяснения даны в письме Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1.

В то же время по соглашению сторон оплачиваемый отпуск сотруднику может быть представлен и до истечения 6 месяцев работы .

Кроме того, работодатель обязан предоставить его ряду категорий работников по их заявлению в любом случае (ст. 122 ТК РФ):

женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до 18 лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Что касается женщин, собирающихся в декрет, то независимо от стажа работы по их желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Для этого женщине необходимо написать заявление и приложить документы, подтверждающие беременность, и работодатель обязан такой отпуск предоставить (письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).

Следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

В противном случае работодателю грозят санкции в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ:

штраф для должностных лиц составляет от 1000 до 5000 рублей, а за повторное нарушение - дисквалификация на срок от 1 до 3 лет;
штраф для ИП - от 1000 до 5000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
штраф для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на две части , одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. В то же время законодательно не установлено, на какое количество частей может быть разбит отпуск. Поэтому если достигнуто соглашение между работником и работодателем, то продолжительность отдельной части отпуска может быть любой (хоть два дня).

Обратите внимание на нижеследующую позицию Федеральной службы по труду и занятости РФ, изложенную в письме от 17.07.2009 № 2143-6-1 (далее - Письмо):

работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней), этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора;
таким образом, при предоставлении работнику части отпуска, например, продолжительностью 2 календарных дня (четверг и пятница), в соответствии с его заявлением выходные дни в него (в отпуск) не включаются.

Но на практике очень часто именно эта ситуация и встречается, когда работодатель, предоставляя отпуск на 5 календарных дней (с понедельника по пятницу), в обязательном порядке приплюсовывает к ним еще 2 календарных дня (субботу и воскресенье). Итого получается, что работник уходит в отпуск на 7 календарных дней (и драгоценные для человека 28 дней отпуска тают на глазах).

Если вам потребуются аргументы для защиты своих прав в отношении продолжительности отпуска, можете воспользоваться вышеуказанным Письмом в свою защиту.

Как учесть мнения работников?

График отпусков составляется для всех структурных подразделений на год. При его составлении учитываются положения законодательства РФ, особенности деятельности организации и пожелания работников. Подчеркнем, что пожелания сотрудников учитываются по мере возможности (законодатель четко оговорил, чьи просьбы и в каких случаях становятся для работодателя обязательными, например, супруге военнослужащего необходимо предоставить отпуск одновременно с ее мужем).

Чтобы легче было собрать пожелания работников, вы можете разработать для них форму заявления или опросного листа, на котором легче отображать мнения согласующих лиц и решение руководителя. Лучше составлять опросный лист:

1 вариант - для отпуска каждого работника - отдельный опросник:
- сотрудник выражает свое намерение;
- далее его оценивает непосредственный руководитель, знающий ситуацию в отделе в целом, и, если нужно, корректирует запрошенный период отпуска. Свое мнение могут вносить на опросный лист не только непосредственный руководитель, но и управленцы более высокого уровня либо смежных подразделений;
- мнение самого высокопоставленного руководителя (если их несколько на опроснике) является окончательным,
- если оно отличается от первоначального запроса работника на свой отпуск, то важно, чтобы работник письменно на этом листе отразил свое ознакомление (а лучше - согласие) на изменения, проставив дату и подпись;
2 вариант - на 1 листе собирается информация об отпусках всех сотрудников подразделения: по каждому оформляется своя строка в таблице.

Опросный лист вы можете сделать любым, опираясь на предложенные нами наработки. Если у вас на руках будут заполненные документы, из которых видно, кто когда хочет уйти в отпуск, это значит, что вы провели работу по учету мнения работников при подготовке графика отпусков (именно этого требует ТК РФ от работодателя).

Когда пожелания всех работников собраны в таблице одного документа либо отдельными опросными листами, руководителю легче анализировать информацию и увидеть, какие пожелания легко выполнимы, а какие - взаимоисключающие и требуют корректировки.

Результат анализа заносится в проект графика отпусков.

По какой форме составлять график отпусков?

Напоминаем, что форма № Т-7 графика отпусков была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Но в связи со вступлением в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно его ст. 9, формы первичных учетных документов коммерческой организации теперь утверждает ее руководитель, они лишь должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в этой статье.

На практике легче воспользоваться проверенной временем и всем знакомой формой № Т-7 и утвердить ее в организации (если нужно, то немного подкорректировать).

Как заполнять график?

Табличная часть графика (мы говорим о привычной форме № Т-7) может быть составлена как в алфавитном порядке , так и в порядке подчиненности . Возможно принять порядок заполнения по очередности запланированных дат отпусков . В графе «Количество календарных дней» указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, при этом суммируются основной и дополнительный отпуск.

Отпуск включает в себя не только основной и дополнительный оплачиваемый отпуск, но и не использованные работником календарные дни за предыдущие периоды. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды (которые ранее не удалось отгулять) могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем (оба алгоритма показаны в Схеме). Такие разъяснения дает Роструд в письме от 01.03.2007 № 473-6-0.

Но следует помнить, что согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он представляется .

На момент утверждения в табличной части графика отпусков должны быть заполнены графы с 1-й по 6-ю: структурное подразделение, должность (специальность, профессия) по штатному расписанию, Ф.И.О., табельный номер (в случае его присвоения), количество запланированных дней отпуска и запланированная дата его начала (см. Пример 4).

Следующие графы (7-10) заполняются по мере использования сотрудниками отпуска. Так, фактическая дата отпуска (графа 7) заполняется после его окончания.

Графы 8 и 9 (документ-основание переноса отпуска и новая дата его начала) заполняются на основании приказа о переносе отпуска в рамках того же года. Если же отпуск вовсе не предоставлялся или смещен на другой год, то такие сведения отражаются в последней 10-й графе «Примечание». Сюда могут вноситься и иные сведения, например, почему ежегодный отпуск у работника более 28 календарных дней или почему в данном году ему предоставляется менее 28 календарных дней отпуска.

Как уведомлять работников о предстоящем отпуске?

Работодатель обязан предупредить работника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Для этого можно завести журнал, в котором отражается факт уведомления.

В некоторых организациях сразу ознакамливают всех сотрудников с графиком отпусков после его утверждения, но к такому варианту проверяющие органы относятся скептически - ведь если отпуск у человека в ноябре 2014 года, а уведомляют его путем ознакомления под подпись с графиком в конце 2013 года, то он вполне может об этом забыть. Кстати, обязанность знакомить работников с самим графиком отпусков организации или отдела на законодательном уровне не установлена. Такое решение может быть принято внутри организации путем внесения дополнительной графы в график отпусков, где сотрудники поставят подпись об ознакомлении под своими данными об отпуске - и тут важно:

рядом с подписью об ознакомлении ставить дату ознакомления;
ознакамливать сотрудников с графиком не сразу после его утверждения, а каждого отдельно недели за 2-3 до даты начала его отпуска.

Тем самым они будут своевременно уведомлены о времени начала своего отпуска.

Третий способ уведомления - направлять работнику не позднее двух недель до его отпуска отдельный документ. Этот вариант по сравнению с предыдущими имеет ряд преимуществ:

работник получает информацию о себе и не видит «лишнего»;
если обстоятельства у человека изменились и он хотел бы перенести свой отпуск, то в данном документе он сможет это отразить;
более того, можно разработать форму извещения так, чтобы уведомлять об отпуске и непосредственного руководителя будущего «отпускника», который тоже сможет оценить перспективы скорой потери бойца и успеть внести свои коррективы;
кто бы ни был инициатором переноса отпуска, другая сторона должна иметь возможность обозначить письменно свою позицию.

Ведь утвержденный график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. Поэтому возможность отступления от него в большинстве случаев допустима лишь с согласия обеих сторон (если особый порядок не прописан законодателем для данного случая, ведь работник, например, может быть необходим организации для устранения последствий аварии на производстве, которые грозят жизни и здоровью других членов коллектива).

Когда выгоднее идти в отпуск в 2014 году?

Чтобы удлинить свой отпуск, вы можете подбирать его даты так, чтобы они примыкали к выходным и нерабочим праздничным дням либо «захватывали» праздники (как в Примере 1). Поэтому многие стараются «присоединить» к отпуску такие длительные праздники, как майские или новогодние.

Но тут нужно понять, что для вас важнее. В месяца, щедрые на праздничные дни, размер отпускных будет меньше, чем в другие. Рассмотрим это наглядно:

Пример 5

Соотношение стоимости рабочего дня и отпускного в разных месяцах 2014 г.

Свернуть Показать

Допустим, оклад работника - 40 000 руб. и он работает полностью расчетный период. Тогда легко рассчитать стоимость его рабочего дня, а также среднедневного заработка для оплаты отпускных. Воспользуемся данными нижеследующей таблицы. Например, в январе:

стоимость рабочего дня: 40 000,00 руб. / 17 рабочих дней месяца = 2 352,94 руб.;
стоимость отпускного дня: 40 000,00 руб. × 12 мес. / 12 мес. × 29,4 = 1 360,54 руб.

По разнице этих двух показателей (см. последнюю графу) видно, в каком месяце, идя в отпуск, работник больше теряет.

Чем меньше отклонение между стоимостью рабочего дня и стоимостью отпускного дня, тем меньше работник теряет, уходя в отпуск в этом месяце.