Licencia na vykonávanie personálneho auditu. Personálny audit - čo to je?! Podľa objemu naštudovaných informácií

Personálny audit organizácie je kontrola dokumentácie spoločnosti týkajúcej sa personálnych záznamov, aby sa zistili nezrovnalosti v nej. Dostupnosť sa kontroluje personálne doklady a ich odbornosť.

Môže vzniknúť otázka: „Aký je vzťah medzi personálnym poradenstvom a auditom?“ Zdá sa, že obe sú pomocou personálnej služby pri riešení problémov súvisiacich s používaním pracovnou legislatívou. Poradenstvo v oblasti ľudských zdrojov pre organizáciu však na rozdiel od auditu personálnych dokumentov spravidla nezahŕňa kontrolu existujúcej dokumentácie. Poradenstvo v oblasti ľudských zdrojov je v podstate o zodpovedaní otázok na relevantné témy. HR audit nenahrádza personálne poradenstvo. Často je to dokonca naopak. Okrem služby HR audit existuje služba HR poradenstva.

Personálnu dokumentáciu je možné kontrolovať v plnom rozsahu alebo výberovo.

Úplný audit- ide o kontrolu všetkých personálnych dokladov v plnom rozsahu. Výsledkom takejto kontroly je: identifikácia všetkých porušení a nepresností a podrobné odporúčania na ich odstránenie.

Selektívny audit- ide o kontrolu personálnych dokladov v rizikovej zóne a dokladov, v ktorých najčastejšie dochádza k priestupkom. Takáto kontrola poskytuje všeobecnú predstavu o stave personálnych záznamov a pomáha identifikovať rizikové oblasti, ktorým je potrebné venovať väčšiu pozornosť pri údržbe personálna dokumentácia. Medzi rizikové segmenty patrí napríklad: evidencia pracovnoprávnych vzťahov s cudzincami, uzatváranie dohôd o finančnú zodpovednosť, príprava dokumentov o ochrane práce, postup pri zúčtovaní so zamestnancami a pod.

Audit personálnej dokumentácie môže organizácia organizovať interne (interný audit) alebo s pomocou organizácie tretej strany (externá).

Interný audit je zvyčajne relevantný pre malé organizácie, v ktorej objem personálnej dokumentácie nie je veľký. Takýto audit môže vykonať zamestnanec spoločnosti, ktorý sa dobre orientuje v pracovnoprávnych predpisoch a má zručnosť vypracovávať personálne dokumenty. Môže to byť právnik alebo vedúci oddelenia ľudských zdrojov.

Na základe výsledkov interného auditu nie je možné vydať správu a zistené porušenia sa počas prevádzky opravujú.

Externý audit zahŕňa pozvanie spoločnostiam tretích strán ktorí sa na takéto kontroly špecializujú. Výkonní umelci nie sú povinní mať žiadne licencie (ako je napríklad povinnosť vykonávať povinný audit). Pri takomto audite bude existovať pohľad zvonka na personálnu dokumentáciu, čo je dôležité. O zistených priestupkoch vypracujú inšpektori protokol. Poskytnú odhad nákladov na porušenia (výšku pokút), ako aj odporúčania na odstránenie porušení a predchádzanie im v budúcnosti.

Legislatíva nestanovuje postup, načasovanie a potrebu vykonania auditu. vedenie personálnej evidencie. Hodnotenie je preto možné vykonať kedykoľvek, keď je potrebné posúdiť mieru zhody existujúceho stavu personálnej dokumentácie s požadovanými normami. Sú však prípady, kedy je žiaduce vykonať audit, aby sa v budúcnosti odstránili otázky o zodpovednosti za chyby a predišlo sa zodpovednosti.

Odporúča sa napríklad vykonať personálny audit:

• pri zmene personálny pracovník zodpovedný za vedenie osobných záznamov;
• ak boli prípady sťažností zamestnancov častejšie, pri prepustení, poskytnutí dovolenky a pod.
• ak sa pracovníci vyhrážajú sťažnosťou na inšpektorát práce (najmä prepustení pracovníci);
• pri zmene vedúceho organizácie;
• v prípade hromadného prepúšťania pracovníkov;
• pri zmene legislatívy upravujúcej postup vedenia personálnej dokumentácie;
• ak je v organizácii naplánovaná kontrola štátnym inšpektorátom práce;
• v niektorých iných prípadoch.

Etapy personálneho auditu

Audit personálnej dokumentácie sa zvyčajne vykonáva v kancelárii zákazníka. Počas kontroly sa analyzujú dokumenty týkajúce sa osobných údajov, mnohé dokumenty musia byť uložené v špeciálnych trezoroch (skrinkách), napríklad pracovné knihy. Ak si teda zákazník želá vykonať audit nie na jeho území, bude ťažké poskytnúť originál personálnej dokumentácie na kontrolu.

1. fáza: organizačná

V tejto fáze je potrebné:

• zistiť, za akým účelom potrebuje zákazník kontrolovať personálne doklady ( vnútornej kontroly alebo príprava na kontrolu);
• určiť načasovanie auditu. Závisia najmä od počtu zamestnancov, ako aj od druhu činnosti. Časový rámec sa môže meniť od niekoľkých dní do niekoľkých mesiacov;
• vydať príkaz na vykonanie auditu personálnej dokumentácie.

2. fáza: odsúhlasenie zoznamu dokumentov, ktoré sa majú skontrolovať

Neexistuje jediný zoznam dokumentov, ktoré musí mať každá organizácia. Rôzne právne akty obsahujú odkazy na potrebu vedenia určitých denníkov, objednávok a iných dokumentov. V závislosti od toho, do akého odvetvia podnik patrí, je potrebné vypracovať zoznam dokumentov, ktoré musia byť v organizácii v súlade s právnymi aktmi.

Požadované dokumenty zahŕňajú:

• personálny stôl (T-3) s príkazom na schválenie;
• pracovné zmluvy a dohody o zodpovednosti;
• príkazy (pokyny) na prijatie do zamestnania, preradenie na inú prácu, poskytnutie dovolenky, skončenie pracovnej zmluvy a iné personálne príkazy;
• osobné karty (formulár N T-2);
• rozvrh prázdnin;
• oznámenia zamestnancom o začiatku dovolenky;
• rozvrhy zmien (v prípade práce na zmeny);
• časový výkaz;
• interné pravidlá pracovné predpisy(PVTR);
• predpisy o ochrane osobných údajov zamestnancov a príjmové doklady za spracúvanie osobných údajov;
• pracovné knihy;
• kniha na zaznamenávanie pohybu pracovných zošitov (príloh k nej) (príloha č. 3 k uzneseniu Ministerstva práce Ruska z 10. októbra 2003 č. 69);
• kniha príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív zošitov (príloha č. 2 k uzneseniu Ministerstva práce Ruska zo dňa 10. októbra 2003 č. 69);
• popisy práce;
• miestne predpisy (predpisy o odmeňovaní, predpisy o príplatkoch, predpisy o pracovných cestách a pod.);
• miestne zákony o ochrane práce (pokyny na bezpečnosť práce, zápisník z úvodnej inštruktáže (GOST 12.0.004-90), predpisy o obchodné tajomstvo);
• výsledky osobitného hodnotenia pracovných podmienok (článok 212 Zákonníka práce Ruskej federácie, federálny zákon z 28. decembra 2013 N 426-FZ).

Toto nie je úplný zoznam požadovaných personálnych dokumentov. Je možné viesť záznamy o osobných záležitostiach, dovolenkách, služobných cestách, záznamy o práceneschopnosti, vydávaní certifikátov a kontrolách stavu vojenská registrácia, zamestnanci podstupujúci povinnú lekársku prehliadku a pod.

3. fáza: overenie a analýza dokumentov

Najprv sa kontroluje dostupnosť personálnych dokumentov. Následne sú poskytnuté dokumenty analyzované z hľadiska zákonných požiadaviek. Všetky dokumenty musia byť skontrolované na podpisy oprávnená osoba, schvaľovacie víza, evidenčné čísla, poznámky zamestnancov o oboznámení sa s objednávkou, poznámky o vykonaní.

Veľká pozornosť sa venuje vzájomnému vzťahu dokumentov, napríklad v pracovných zmluvách musí pozícia a mzda zodpovedať schválenej personálnej tabuľke a náboru atď.

Pri kontrole zošitov je potrebné skontrolovať, či sú v knihe evidované všetky zošity pre evidenciu pohybu zošitov a ich vložiek. Zápisy do pracovných zošitov sa musia vykonávať na základe príslušných príkazov; Všetky záznamy musia byť duplikované v osobnej karte zamestnanca, formulár N T-2, a potvrdené podpisom zamestnanca. Pracovné knihy a ich vložky by mali byť uložené v ohňovzdornom trezore.

Pri kontrole dokladov o bezpečnosti práce je potrebné skontrolovať podpisy pracovníkov potvrdzujúcich o úvodný brífing a pravidelné brífingy.

Zamestnanci musia byť oboznámení s osobitným pracovným posudkom a pracovné podmienky sú zahrnuté v pracovnej zmluve (tj predpokladom práca). Ak sa na pracoviskách zistia škodlivé faktory, správa uvádza dodatočné záruky pre pracovníkov pracujúcich na takýchto miestach, napr. dodatková dovolenka, doplatok za škodlivosť, skrátený pracovný čas a pod. V tomto prípade je potrebné skontrolovať, či zamestnávateľ tieto záruky poskytuje.

4. fáza: príprava správy o audite ľudských zdrojov

Právna úprava neustanovuje formu správy o audite personálnej dokumentácie. Správa je vypracovaná vo voľnej forme, vypracovaná priamo organizáciou vykonávajúcou personálny audit. Mal by odrážať údaje o aktuálnom stave personálnej evidencie, zistených nedostatkoch, odporúčaných opatreniach na ich odstránenie a zisťovať, či boli dosiahnuté ciele auditu.

Pri zostavovaní správy sa berú do úvahy želania zákazníka, čo presne chce v správe vidieť, ktoré nuansy možno opísať všeobecne a ktoré podrobne. V správe je možné uviesť aj porušené články a články trestov s výškou prípadnej pokuty.

Aké výhody prinesie audit personálnej dokumentácie zamestnávateľovi?

Ako ukazuje prax, firmy často nevenujú vedeniu personálnych záznamov dostatočnú pozornosť. Zodpovednosť za vypracovanie personálnych dokumentov je často pridelená zamestnancom, ktorí nie sú špecialistami v tejto oblasti (sekretárka, účtovník, ekonóm) a z dôvodu pracovnej vyťaženosti pracovná funkcia nemôže vždy venovať náležitú pozornosť personálnym otázkam.

Audit personálnej dokumentácie dáva spoločnosti veľký pozitívny efekt. Po jej vykonaní je vedúcemu spoločnosti jasné, v akom stave je personálna dokumentácia. Sú všetky dokumenty pripravené v súlade s najnovšie zmeny prijaté v legislatíve. A aké dokumenty je potrebné vytvoriť alebo upraviť. To zvyšuje dôveru zamestnancov v manažment.

Na druhej strane vedúci spoločnosti dostáva objektívne údaje, na základe ktorých môže vyhodnotiť efektívnosť interných personálna služba, prijať preventívne opatrenia, aby pri najbližšej kontrole nedošlo k nahromadeniu pokút za porušenie pracovnoprávnych predpisov.

Majiteľovi spoločnosti to nielen šetrí peniaze, ale zachováva si aj jeho povesť zodpovedného zamestnávateľa.

V závislosti od cieľov a cieľov auditu ponúkame našim klientom 3 typy personálnych auditov.

1. Miestny audit

Na identifikáciu systémových chýb v personálnych záznamoch sa vykonáva lokálny odber vzoriek z personálnych dokumentov. Všetky povinné dokumenty, ktoré skutočne existujú u zamestnávateľa, sa selektívne analyzujú z hľadiska súladu s požiadavkami Zákonníka práce Ruskej federácie.

Tento audit nám umožňuje posúdiť všeobecnú situáciu so správou personálnych záznamov (HRR) v spoločnosti. Správa z auditu obsahuje označenie všetkých zistených porušení a opatrení potrebných na ich odstránenie.

Zvyčajne si naši klienti vyberajú tento typ auditu, keď si chcú byť istí, že všeobecný prístup k správe personálnych záznamov v ich spoločnosti je správny a balík potrebné dokumentyúplné a správne zostavené. Identifikácia lokálnych chýb vykonávateľa zodpovedného za udržiavanie CDP nie je pre klienta významná.

2. Úplný audit

Každý dokument sa analyzuje, aby sa identifikovali všetky možné chyby, ktoré sa vyskytli pri správe personálnych záznamov. Všetky existujúce personálne dokumenty v spoločnosti sú analyzované v plnom rozsahu. Všetky personálne dokumenty pre každého zamestnanca sú kontrolované na vzájomnú konzistentnosť. Na nápravu vzniknutých chýb sú vypracované individuálne odporúčania.

Tento audit vám umožní plne posúdiť kvalitu kontrolnej dokumentácie v spoločnosti a odstrániť všetky existujúce chyby. Správa z auditu obsahuje označenie všetkých zistených porušení a opatrení potrebných na ich odstránenie.

Tento typ auditu si naši klienti zvyčajne vyberajú vtedy, keď si chcú byť istí, že sú plne pripravení na akýkoľvek audit zo strany kontrolných orgánov a pri vyžiadaní akéhokoľvek dokumentu počas auditu nebudú žiadne problémy alebo ťažkosti.

3. Systémový audit

Kontroluje sa všetka personálna dokumentácia („úplný audit“) + analyzuje sa systém toku personálnych dokumentov, identifikujú sa problémové oblasti systému.

Tento audit vám umožní systematicky nahliadnuť do riadenia personálnych záznamov v spoločnosti. Správa z auditu obsahuje nielen odporúčania na odstránenie všetkých zistených porušení, ale aj odporúčania na optimálne zmeny systému práce v oblasti správy personálnej evidencie.

Naši klienti, ktorí si zvolia tento typ auditu, chcú mať istotu nielen v správnosti a správnosti manažérskych záznamov, ale aj v optimálnosti a efektívnosti HR logistiky v spoločnosti.

Náklady na personálny audit (všetky ceny sú bez DPH)

TYP AUDITU	počet štábnych jednotiek do 10	počet štábnych jednotiek od 11 do 25	počet štábnych jednotiek od 26 do 50	počet štábnych jednotiek od 51 do 90	počet štábnych jednotiek od 90 do 200	počet štábnych jednotiek od 201 do 400	počet štábnych jednotiek viac ako 400
TYP AUDITU	počet štábnych jednotiek
	do 10	od 11 do 25	od 26 do 50	od 51 do 90	od 90 do 200	od 201 do 400	viac ako 400
Miestny audit	900 rubľov / jednotka, ale nie menej ako 5 000 rubľov.	850 rub./jednotka	800 r/kus	750 rub./jednotka	700 rub./jednotka	650 rub./jednotka	individuálne prediskutované s klientom
Úplný audit	1300 rubľov / jednotka, ale nie menej ako 7 000 rubľov.	1250 rub./jednotka	1200 rub./jednotka	1150 r/kus	1100 rub./jednotka	1150 rub./jednotka
Systémový audit	1600 rubľov/jednotka, ale nie menej ako 13500 rubľov.	1550 rub./jednotka	1500 rub./jednotka	1450 rub./jednotka	1400 r/kus.	1350 r/kus.

Vedúci každej spoločnosti by niekedy mal mať chuť auditovať personálne záznamy, aby skontroloval kvalitu personálnych záznamov a dokumentácie a správne plnenie povinností. Personálny audit organizácií je séria činností na zistenie chýb a nedostatkov v práci personálnej služby. Včasná implementácia vám umožní vyhnúť sa rôznym problémom a optimalizovať prevádzku tejto služby v podniku.

Čo je to HR audit

Auditom vedenia personálnych záznamov sa rozumie hodnotenie organizačnú štruktúru spoločnosti a systémy personálneho manažmentu. Takáto kontrola sa vykonáva komplexne a má pre spoločnosť obrovský pozitívny efekt. Jeho realizácia je spojená nielen s overovaním a rozborom celej personálnej dokumentácie. Kontroluje sa súlad účtovníctva s normami platnej legislatívy platnými v deň kontroly. Výkonnosť HR oddelenia sa hodnotí pomocou analýzy ekonomické ukazovatelečinnosti spoločnosti.

Kedy je potrebná kontrola?

Kontrola by sa mala vykonať:

• pri prepustení zamestnanca zodpovedného za vedenie personálnej evidencie a dokumentácie. Kontrola vám umožní nájsť a odstrániť chyby a umožní novému zamestnancovi pokojne nastúpiť do funkcie;
• zmeny a doplnenia legislatívnych aktov. Umožňuje uviesť dokumenty do súladu s novými štandardmi. Zmeny a doplnky sa musia vykonať ihneď po nadobudnutí účinnosti;
• zmena vedenia spoločnosti. Novému vedeniu to umožní uistiť sa, že v spoločnosti nedochádza k porušovaniu a práca HR oddelenia môže prebiehať ako pred jeho nástupom do funkcie;
• príprava na nadchádzajúce kontroly. Umožní vedeniu spoločnosti dôverovať dodržiavaniu pracovnoprávnych predpisov vo vzťahu k zamestnancom;
• na požiadanie vedúceho organizácie skontrolovať a upraviť prácu personálnej služby. Umožňuje vám to identifikovať slabiny a určiť oblasti na jeho zlepšenie.

Takéto overenie by malo byť pre spoločnosť trvalé. Ak to budete vykonávať dvakrát do roka alebo raz za štvrťrok, bude to vyžadovať menej úsilia a času a zníži to náklady. Prínosy z takéhoto auditu budú väčšie ako z jednorazového personálneho auditu organizácie.

Kontrolu je možné vykonať:

• HR oddelenie spoločnosti. Na tento účel je vytvorený osobitná komisia, ktorá zahŕňa kvalifikovaných zamestnancov so skúsenosťami a znalosťami pracovnej legislatívy a práva, kancelársku prácu a prácu s dokumentáciou. Náklady na overenie sú minimálne;
• audítorov organizácie tretej strany zaoberajúcej sa poskytovaním služieb personálneho auditu pre profesionálna úroveň. Cena ich práce závisí od cenovej politiky spoločnosti.

1-20 zamestnancov	200 rub. pre každého zamestnanca
21-50 zamestnancov	175 rubľov. pre každého zamestnanca
51-100 zamestnancov	150 rub. pre každého zamestnanca
Viac ako 100 zamestnancov	125 rubľov. pre každého zamestnanca

Objednajte si kalkuláciu

Pozvaní audítori

V prípadoch, keď má vedenie spoločnosti pochybnosti o spôsobilosti zamestnancov HR oddelenia alebo chce získať odborné posúdenie ich činnosti sú prizývaní externí audítori. Tento krok vám umožní získať nezávislé hodnotenie a nezaujatý pohľad na prácu HR oddelenia. To znamená, že pomôže zlepšiť jeho činnosť.

Audítori zvonku vidia aj tie najmenšie nedostatky vo vedení personálnej evidencie. Zamestnanci spoločnosti, ktorí sa každodenne venujú rutinnej práci, si nemusia všimnúť svoje vlastné chyby. Prizvaní audítori nedostatky okamžite zistia a upozornia na ne.

Prizvaní audítori majú bohaté skúsenosti s vykonávaním auditov, vypĺňaním dokumentov a zostavovaním zmlúv v súlade so zákonom. Preto takáto kontrola zaberie oveľa menej času a bude sa vykonávať na vysokej úrovni. A jeho náklady budú nižšie.

Ako je zrejmé, hoci sú náklady na prácu audítorov vyššie, vykonávanie takéhoto auditu je oveľa efektívnejšie.

Metódy auditu

Existuje niekoľko spôsobov, ako vykonať personálny audit:

• organizačné a analytické - kontrolujú sa správy, dokumentácia a ukazovatele práce. Zistené chyby a ich včasná náprava vám umožní vyhnúť sa zodpovednosti (od pokút až po trestné sankcie);
• sociálno-psychologické - využívajú sa rôzne prieskumy a rozhovory s pracovníkmi organizácie. Výsledkom je, že je jasné, aká veľká je túžba zamestnancov pracovať pre spoločnosť. Vzťahy v tíme sa vyjasnia. Táto metóda pomôže identifikovať skutočnými spôsobmi motivácia, nájsť efektívne a jednoduché spôsoby zvyšovania efektivity pracovného tímu;
• ekonomické - rôzne ukazovatele sa porovnávajú s vnútroodvetvovými a všeobecne uznávanými normami. Umožňuje určiť výkon personálu.

Tieto metódy sú efektívne a majú veľký prínos pre organizáciu, ak sa používajú v kombinácii alebo nezávisle. Pomáhajú identifikovať problémové oblasti a určiť spôsob ich odstránenia. Komplexne riešia všetky oblasti, ktoré ovplyvňujú efektivitu a produktivitu práce a ziskovosť organizácie.

Pomoc pri realizácii HR auditu

Spoločnosť "Azbuka Ucheta" poskytuje služby personálneho auditu v Moskve a Moskovskej oblasti.

Naše výhody:

• vysokokvalifikovaní špecialisti s bohatými skúsenosťami s vykonávaním personálnych auditov, znalosťami v oblasti pracovnej legislatívy a práva, vedením personálnej evidencie;
• 15 rokov úspešných pracovných skúseností;
• flexibilný cenovej politiky, čo nám umožňuje ponúknuť optimálne náklady;
• individuálny prístup ku každému klientovi.

Ceny personálneho auditu sú čisto individuálne, pretože závisia od mnohých faktorov: veľkosť organizácie, zvolené metódy overovania, stav personálnej evidencie a pod. Náklady na personálny audit sa stanovujú pri osobnom stretnutí ABC účtovného špecialistu s klientom.

Využite služby profesionálov s bohatými skúsenosťami a overte si efektivitu svojho HR oddelenia.

"Služby ľudských zdrojov a personálny manažment podniku", 2007, N 9

Interný HR audit

Za posledný rok je výrazný záujem o vykonávanie pravidelných auditov vlastnej personálnej dokumentácie, a to aj zvonku vládne organizácie a súkromné ​​spoločnosti. Je to spôsobené viacerými faktormi. Po prvé, posilnená v v poslednej dobe venovať pozornosť oblasti dokumentáciu pracovnoprávnych vzťahov medzi zamestnávateľmi a zamestnancami. Plánované a neplánované kontroly Štátneho inšpektorátu práce sa stali bežnou záležitosťou mnohých personálnych služieb. Po druhé, zvyšovanie právnej gramotnosti zamestnancov a ich túžba brániť svoje práva na súdoch núti HR manažérov, aby boli pozorní voči správaniu potrebnú dokumentáciu. Je známe, že súdy dbajú predovšetkým na formálnu stránku veci, teda dôsledne kontrolujú nielen existenciu listín, ale aj správnosť ich obsahu a vyhotovenia. Po tretie, ak má firma dobré a efektívne HR služby fungujúce v rámci zákona, je to pozitívny signál pre potenciálnych kandidátov aj pre zamestnancov firmy, čo v konečnom dôsledku pomáha posilniť značku firmy ako zamestnávateľa na trhu práce.

Koncepcia interného personálneho auditu

Interný personálny audit je činnosť upravená miestnymi predpismi a vykonávaná v rámci auditovaného subjektu špeciálnym útvarom (služba interného personálneho auditu) na nezávislé objektívne overenie personálnej služby spoločnosti.

IN túto definíciu Nie náhodou sa kladie dôraz na dve dôležité body: nezávislosť interných audítorov a ich objektivita. Zdá sa zásadné, že interní audítori by mali byť nezávislí od personálnej služby spoločnosti a jej manažéra, ktorého auditujú. Iba v tomto prípade budú môcť slobodne vyjadrovať svoje názory.

V skutočnosti je nezávislosť služby interného personálneho auditu daná úrovňou jej podriadenosti v spoločnosti. Môže existovať vo forme oddelenia alebo oddelenia v rámci HR služby a podliehať priamo riaditeľovi ľudských zdrojov, alebo mať štatút samostatnej jednotky podriadenej priamo generálnemu riaditeľovi spoločnosti. Nezávislosť interných audítorov nie je možné zabezpečiť v situácii, keď je útvar interného personálneho auditu podriadený vedúcemu personálnej služby (personálne oddelenie a pod.).

Objektivita je chápaná ako nestranná intelektuálna čestnosť interného audítora, jeho schopnosť obhájiť svoj názor, nezávislá od názorov vyšších manažérov a schopnosť vyhnúť sa konfliktné situácie. Objektivita interného audítora by nemala byť ovplyvnená zaujatosťou interného audítora, zaujatosťou iných alebo tlakom vedenia.

Počet zamestnancov v tejto službe je rôzny a vo veľkej miere závisí od veľkosti firmy. IN malé spoločnosti do 500 ľudí môže byť jeden špecialista zodpovedný za interný personálny audit (v tomto prípade nevzniká služba ako taká). V stredne veľkých spoločnostiach do 3000 ľudí môže interný audit vykonávať traja až piati ľudia. Vo veľkých spoločnostiach s rozsiahlou sieťou pobočiek môže mať služba personálneho auditu až 10 ľudí.

Účel a ciele interného personálneho auditu

Účelom auditu je špecifická úloha, ku ktorej smeruje činnosť vnútorného audítora. Účel interného personálneho auditu je v každom prípade iný. Závisí od veľkosti firmy, jej organizačnej štruktúry a môže sa meniť v závislosti od požiadaviek manažmentu. Treba priznať, že v absolútnej väčšine Ruské spoločnostiÚtvary interného HR auditu sú zamerané na obsluhu potrieb manažmentu HR služieb. Po prvé sú podriadení personálnemu riaditeľovi spoločnosti, po druhé pracujú podľa ním schváleného plánu a po tretie prezentujú informácie získané pri audite priamo vedúcemu personálnej služby. Ten druhý zas často vníma interný audit ako audit zameraný na objasnenie profesionálna vhodnosť zamestnanci personálnej služby. Tento prístup vyvoláva dôvodné pochybnosti.

Zdá sa, že cieľom interného HR auditu by v konečnom dôsledku malo byť zlepšenie výkonu služby HR a minimalizácia možné riziká spoločnosti spojené s nesprávnym vedením personálnej evidencie. Monitorovanie rizík, ktorým môže byť spoločnosť vystavená počas procesu externého auditu vládne agentúry a/alebo riešenie vznikajúcich pracovné spory so zamestnancami je jedným z najdôležitejších aspektov interného HR auditu. Služba interného personálneho auditu by sa mala snažiť nielen nájsť chyby v už vytvorených dokumentoch, ale v prvom rade im predchádzať. K tomu musí okrem iného poskytnúť potrebnú súčinnosť pracovníkom personálnej služby, radiť im vo fáze vypracovania a tvorby personálnej dokumentácie v otázkach, ktoré pre nich vznikajú. To je jeden z jeho základných rozdielov od externých audítorov.

Na základe vyššie uvedeného cieľa môžu byť službe interného personálneho auditu pridelené tieto úlohy:

1. Kontrola a posudzovanie dodržiavania legislatívy zamestnancami personálnej služby pri príprave personálnej dokumentácie.

2. Posudzovanie súladu konania HR zamestnancov so stanovenými pravidlami a postupmi.

3. Posúdenie efektívnosti služby HR a systému toku dokumentov HR spoločnosti.

5. Poskytovanie potrebných informácií vedeniu a vlastníkom spoločnosti o otázkach, ktoré ich zaujímajú.

vytvorenie služby interného personálneho auditu,

definovanie jeho štruktúry

Proces vytvárania služby interného HR auditu je najlepšie začať definovaním jej cieľov a zámerov. Už v prvej fáze je vhodné zaujať seriózny prístup k formalizácii činností tejto služby a vypracovať súbor dokumentov upravujúcich jej činnosť:

Predpisy o službe interného personálneho auditu;

Popis práce zamestnancov v službách;

Návod na postup pri vykonávaní interného personálneho auditu.

Predpisy o službe interného personálneho auditu - najdôležitejší dokument reguluje fungovanie tohto konštrukčná jednotka. Predpisy sú zostavené v súlade s požiadavkami Jednotného systému organizačnej a administratívnej dokumentácie a obsahujú tieto časti:

1. Všeobecné ustanovenia.

Táto sekcia obsahuje všeobecné charakteristiky poskytuje sa služba vnútorného personálneho auditu, jej štruktúra, podriadenosť, zoznam dokumentov, ktorými sa útvar riadi.

2. Ciele a ciele.

Táto časť obsahuje zoznam hlavných cieľov a zámerov služby interného personálneho auditu.

3. Funkcie.

Hlavné funkcie jednotky vyplývajú z cieľov a zámerov uvedených v predchádzajúcej časti predpisov.

4. Práva a povinnosti.

Táto časť obsahuje zoznam práv a povinností služby interného personálneho auditu v rámci spoločnosti, ktoré sú potrebné pre úspešné plnenie jej úloh a funkcií. V tej istej časti sa špecifikuje zodpovednosť, ktorú nesie jednotka ako celok a jej vedúci za nevyužívanie práv a neplnenie povinností.

5. Vedenie.

Táto časť odhaľuje postup vymenúvania a odvolávania vedúceho služby interného personálneho auditu, uvádza požiadavky na úroveň jeho kvalifikácie, uvádza jeho práva a pracovné povinnosti atď.

6. Vzťahy.

Veľmi dôležitá časť vrátane podrobný popis proces internej interakcie služby interného personálneho auditu s ostatnými štrukturálnymi divíziami spoločnosti, predovšetkým s personálnou službou spoločnosti a právnu službu spoločnosti: o akých otázkach, v akých prípadoch a v akom poradí sa táto interakcia uskutočňuje; ak sa od zamestnancov služieb očakáva interakcia externých organizácií(napríklad účasť na kontrolách vykonávaných inšpektorátom práce a pod.), potom je tento proces popísaný aj v tejto časti.

7. Organizácia práce.

Táto časť popisuje hlavné body týkajúce sa organizácie jej práce. Táto časť by mala obsahovať aj informácie o tom, ako bude služba v prípade potreby reorganizovaná.

8. Záverečné ustanovenia.

V časti je definovaný postup nadobudnutia účinnosti ustanovenia, ako aj postup jeho zmien a doplnkov.

Opis práce pre zamestnancov servisu pozostáva z nasledujúcich typických častí:

1. Všeobecné ustanovenia.

V tejto časti by sa mali bod po bode zaznamenať nasledujúce informácie:

Úplný názov pracovného miesta uvedený v súlade s tabuľkou počtu zamestnancov;

Komu sa zamestnanec hlási?

Postup vymenovania a odvolania z funkcie (prijímanie a prepúšťanie - pre bežných zamestnancov);

Postup nahradenia v prípade dočasnej neprítomnosti zamestnanca (vrátane postupu prijímania a odovzdávania prípadov);

Charakteristiky organizácie práce, ak existujú (dlhý pracovný čas, flexibilný pracovný čas atď.). Ak tieto informácie ustanovené v pracovnej zmluve, táto doložka môže chýbať;

Zoznam regulačných, metodických a iných dokumentov, ktoré usmerňujú zamestnanca zastávajúceho túto pozíciu;

Kvalifikačné predpoklady (úroveň vzdelania, prax).

2. Funkcie.

Sekcia obsahuje zoznam hlavných činností zamestnanca v súlade s oblasťami činnosti služby interného personálneho auditu.

3. Pracovné povinnosti.

V tejto časti sú podrobne uvedené typy prác, ktoré zabezpečujú výkon funkcií uvedených v predchádzajúcej časti; je opísaná aj povaha vykonaných úkonov („organizuje“, „poskytuje“, „pripravuje“, „zvažuje“, „riadi“ atď.).

V tomto oddiele sa evidujú právomoci zamestnanca služby interného personálneho auditu, zabezpečujúce plnenie jemu zverených funkcií a zodpovedností.

5. Zodpovednosť.

6. Vzťahy (spojenia podľa polohy).

Časť popisuje, ako as kým zamestnanec komunikuje vo všetkých oblastiach svojej činnosti: od koho dostáva informácie, v akej forme a v akom časovom rámci; aké informácie, akou formou, v akom časovom rámci a komu poskytuje a ďalšie otázky informačných vzťahov medzi zamestnaneckými a štrukturálnymi divíziami a ostatnými zamestnancami spoločnosti, ako aj (ak je to potrebné) s organizáciami tretích strán. Táto sekcia môže byť formátovaná v tabuľková forma ako najzjavnejšie.

Návod na postup pri vykonávaní interného personálneho auditu podrobne popisuje technológiu vykonávania interného auditu (pozri nižšie) a jeho príloha uvádza štandardné vzorky pracovné a reportovacie dokumenty interných audítorov.

Štruktúra služby interného HR auditu do značnej miery závisí od pozície vedenia spoločnosti (resp. vedenia HR služby), t.j. o tom, aké úlohy pre túto divíziu kladie a ako správne chápe svoju úlohu v spoločnosti.

Vo väčšine spoločností je služba interného HR auditu centralizovaná, t.j. divízia zodpovedná za personálny audit sídli v centrála spoločnosti. Výhodou tejto štruktúry je nezávislosť obslužných zamestnancov od vedúcich regionálnych pobočiek a zastúpení spoločnosti a ich personálnych oddelení. Je však možné vybudovať službu ako decentralizovanú štruktúru. Centrálna divízia v tomto prípade preberá na seba vývoj jednotnej technológie auditu a školenia práce s touto technológiou a samotný audit vykonávajú lokálni interní audítori. Táto možnosť priťahuje možnosť rýchleho vykonania neplánované kontroly Takáto štruktúra však vyvoláva vážne pochybnosti o nezávislosti a objektivite miestnych audítorov.

Hlavné oblasti práce a plánovania personálneho auditu

Hlavné oblasti práce služby interného personálneho auditu sú tieto:

Kontrola súladu činností HR zamestnancov s požiadavkami platnej legislatívy;

Posúdenie úplnosti personálnej dokumentácie;

Posúdenie systému evidencie personálnej dokumentácie;

Posúdenie systému uchovávania dokumentácie HR;

Posúdenie systému prípravy obalov na archiváciu;

stupeň softvér, slúži na tvorbu personálnej dokumentácie;

Audit miestnych predpisov;

Audit pracovné zmluvy A občianske zmluvy so zamestnancami;

Audit dohôd o zodpovednosti;

Audit popisy práce;

Audit objednávok pre personál;

Audit dokumentácie ochrany práce;

Audit postupu vedenia pracovných kníh;

Ďalšie oblasti relevantné pre spoločnosť (napríklad audit dokumentácie pre určité kategórie zamestnancov, audit dokumentácie pre školenia a certifikácie zamestnancov a pod.).

Vo všetkých vyššie uvedených oblastiach môže služba interného personálneho auditu vykonávať plánované aj neplánované audity. Plánované kontroly organizuje vedúci služby podľa plánu schváleného nadriadeným vedúcim. Plán práce služby interného personálneho auditu obsahuje zoznam tém pre plánované audity s uvedením obdobia ich realizácie a je vypracovaný na rok. Neplánované kontroly sa vykonávajú v prípade zmeny vedúceho HR služby (alebo jej regionálnej pobočky) na podnet vedenia spoločnosti alebo jej HR riaditeľa, kedy je prijatý signál o protiprávnom konaní zamestnancov HR služby a/ alebo ich porušenie interných pravidiel, pokynov, predpisov.

Technológia na vykonávanie interného personálneho auditu

Organizácia interných auditov prebieha takto:

1. Program auditu schvaľuje vedúci útvaru interného personálneho auditu. Program definuje rozsah auditu, obdobie auditu, zloženie audítorského tímu, plánovanú prácu a audítorské postupy, ktoré sa budú vykonávať počas procesu auditu.

2. Vedenie spoločnosti vydá príkaz na vykonanie interného personálneho auditu s témou budúceho auditu (pozri príklad 1), na ktorý upozorní vedúceho personálnej služby (a vedúcich jej regionálnych odborov, ak akékoľvek). Vedenie personálnej služby v termíne uvedenom v objednávke je povinné pripraviť a poskytnúť audítorom všetku potrebnú personálnu dokumentáciu, ako aj ďalšie informácie, ktoré sú potrebné na vykonanie auditu.

3. Audítorský tím analyzuje obsah predložených dokumentov. Pred začatím auditu dostanú všetci členovia audítorského tímu špeciálne kontrolné zoznamy s kontrolnými otázkami, na základe ktorých sa audit vykonáva. A v prípade potreby sa stretávajú s pracovníkmi personálnej služby a dostávajú od nich potrebné objasnenia.

Tieto informácie zaznamenávajú do pracovných dokumentov, ktorých forma je schválená v pokynoch na postup pri vykonávaní interného personálneho auditu. Priestupky a nezrovnalosti zistené na základe auditu sa zaznamenávajú do osobitných protokolov o nezrovnalostiach, v ktorých sú zaznamenané aj možné opatrenia na nápravu a predchádzanie podobným situáciám v budúcnosti.

Spoločnosť s obmedzeným

zodpovednosť za "ľad"

(Ice LLC)

N ------

O vykonaní personálneho auditu

S cieľom skvalitniť činnosť personálnej služby a minimalizovať možné riziká spoločnosti Ice LLC spojené s nesprávnou údržbou personálnej dokumentácie,

objednávam:

1. V dňoch 9. 9. – 15. 9. 2007 vykonať interný personálny audit na tému „Spisovanie pracovných zmlúv a občianskych zmlúv so zamestnancami“.

2. Za vedúceho audítorskej skupiny vymenujte S.V Biryukova, zástupcu vedúceho služby interného personálneho auditu.

3. Do audítorského tímu zahrňte nasledujúcich zamestnancov:

Inžinier informačnej bezpečnosti Simakov A.V.

právny poradca Efremov K.A.

Popredný špecialista na tok personálnych dokumentov E.P

5. Kontrolou vykonania tohto príkazu sa poverí vedúci služby vnútorného personálneho auditu V.V. Romanina.

Generálny riaditeľ V.P. Kiripov Kiripov

S objednávkou boli oboznámení:

Biryukov S.V. Biryukov

Simakov A.V. Simakov

Efremov K.A. Efremov

Romanina V.V. rumunský

4. Na základe výsledkov auditu audítorský tím do 7 dní vypracuje správu, v ktorej opíše stav veci, identifikované problémové oblasti a možné riziká, ako aj obsahujúce odporúčania na riešenie týchto problémov a minimalizáciu rizík.

Pred predložením správy manažmentu ju prerokuje vedúci audítorského tímu s kontrolovanými personálnymi zamestnancami. Účelom diskusie je uistiť sa, že obsah správy je zamestnancom jasný a že sú pripravení implementovať odporúčania navrhnuté audítormi alebo vedia zdôvodniť dôvody nemožnosti ich realizácie.

5. Správa sa predkladá vedeniu spoločnosti, ktoré schvaľuje odporúčania audítorov a prijíma rozhodnutia na uľahčenie implementácie týchto odporúčaní.

Typické problémy služby interného auditu

Existuje niekoľko typických problémov, ktorým musia interní audítori pri výkone svojich činností čeliť:

1. Neúplné/nevčasné podanie informácií kontrolovanými osobami, ich nekonštruktívne postavenie v procese vykonávania interného auditu.

Ak sú personalisti presvedčení, že interný personálny audit sa vykonáva výlučne za účelom zistenia chýb v ich práci, že ich znalosti a skúsenosti vedenie spochybňuje a výsledky auditu ovplyvnia ich postavenie v spoločnosti, napr. reakcia je nevyhnutná. Akákoľvek kontrola – externá aj interná – je obmedzená určitými lehotami. Zamestnanci HR sa s týmto pochopením snažia skomplikovať prácu interným audítorom a implementovať stratégiu informačnej blokády: z rôznych dôvodov a pod rôznymi zámienkami im nie sú poskytnuté potrebné dokumenty.

Preto je potrebné v prvom rade informovať kontrolované osoby o účeloch auditu, zamerať sa na výhody, ktoré môžu odporúčania interných audítorov priniesť pre zlepšenie práce personálnej služby.

Po druhé, je veľmi dôležité, že spoločnosť má firemná kultúra, ktorá uznáva „právo zamestnancov na chyby“ a chápe, že chybám sa nevyhneme ani v práci tých najlepších špecialistov. Len v tomto prípade je možné zabezpečiť, že personalisti sú pripravení spolupracovať s internými audítormi.

Po tretie, v interných dokumentoch spoločnosti upravujúcich postup pri vykonávaní personálneho auditu by mala byť jasne uvedená povinnosť zamestnancov kontrolovaných útvarov poskytnúť audítorom všetky požadované informácie v plnom rozsahu v lehote uvedenej v ich žiadosti. Na druhej strane by tieto dokumenty mali ustanoviť povinnosť interných audítorov koordinovať s tými, ktorí sú predmetom auditu, načasovanie ich práce a postup interakcie počas nadchádzajúceho auditu.

2. Nedostatočný časový rozpočet na vykonanie auditu.

Interný audit musí byť správne naplánovaný. Vedúci útvaru vnútorného auditu spravidla zostavuje plán inšpekcií na nasledujúci rok, v ktorom uvádza načasovanie ich implementácie podľa mesiacov. Ak sa však vyskytnú časté požiadavky zo strany manažmentu ľudských zdrojov a ľudských zdrojov alebo situácie vyžadujúce neplánované inšpekcie, čas pôvodne vyčlenený na plánovaná kontrola, sa môže výrazne líšiť. V tomto prípade je dôležité flexibilne pristupovať k zostavovaniu a prispôsobovaniu plánov práce inšpekcií, ako aj vopred na ne zabezpečiť potrebnú časovú rezervu pre prípad takýchto požiadaviek.

3. Nepripravenosť jednotlivých manažérov vnímať informácie o skutočnom stave veci.

Vrcholní predstavitelia personálnej služby/personálneho oddelenia nie sú vždy pripravení implementovať odporúčania navrhnuté audítormi a rozhodovať sa na základe výsledkov auditu. Preto je potrebné už v prvej fáze vytvárania služby interného personálneho auditu popísať postup implementácie odporúčaní interných audítorov, ktoré vychádzajú z výsledkov auditu.

Taktiež je vhodné zaznamenať do interných dokumentov spoločnosti zodpovednosť vedúceho kontrolovaného útvaru za analýzu výsledkov auditu a realizáciu nápravných/preventívnych opatrení na základe správy a odporúčaní interných audítorov.

4. Nedostatočná nezávislosť útvaru auditu ľudských zdrojov.

Ako už bolo uvedené, vo veľkej väčšine ruských spoločností je služba interného personálneho auditu podriadená buď riaditeľovi ľudských zdrojov spoločnosti, alebo vo všeobecnosti existuje ako štrukturálna jednotka v rámci personálnej služby a zodpovedá jej vedúcemu. Takáto závislosť interných audítorov na priamom riadení kontrolovaných HR zamestnancov priamo ovplyvňuje ich objektivitu: závislý interný audítor nebude môcť byť objektívny. A personalisti majú v tomto prípade tendenciu vnímať interných audítorov ako priamych zástupcov svojho manažmentu a nesnažia sa s nimi budovať efektívne pracovné vzťahy.

Kto sú interní audítori?

Interný audítor je osoba, ktorá je spôsobilá vykonávať interný personálny audit a má príslušné oprávnenie na vykonanie auditu.

Napriek tomu, že v mnohých spoločnostiach sa za posledné tri roky aktívne vytvorili útvary interného personálneho auditu, v súčasnosti je nedostatok vysokokvalifikovaných odborníkov schopných efektívne pracovať v takýchto službách.

Spravidla pri vytvorení oddelenia/oddelenia interného personálneho auditu v spoločnosti prechádzajú do nej zamestnanci, ktorí sa predtým podieľali na udržiavaní toku personálnych dokumentov v spoločnosti. Prax však ukazuje, že odborníci, ktorí „vyrástli“ vo firme a sú zapojení do jej vnútorných problémov, nie vždy prejavujú náležitú objektivitu a nestrannosť pri hodnotení práce bývalých kolegov. Na druhej strane, čo je veľmi dôležité, sa viac zameriavajú na poskytovanie potrebnej pomoci a poradenstva bývalým kolegom. Títo zamestnanci môžu byť veľmi efektívni aj pri personálnom audite pobočky spoločnosti (alebo jej inej regionálnej divízie).

Optimálne sa javí „zmiešané“ zostavenie útvaru interného personálneho auditu, a to ako z bývalých zamestnancov personálnej služby, a prilákaním zamestnancov z trhu predovšetkým z poradenskej resp právne spoločnosti poskytovanie personálnych poradenských služieb.

V ideálnom prípade by služba personálneho auditu mala zahŕňať právnikov, špecialistov v oblasti toku personálnych dokumentov a špecialistov z oblasti informačnej bezpečnosti.

Nižšie je uvedený približný zoznam formalizovaných požiadaviek na spôsobilosť a osobné vlastnosti kandidáta na pozíciu vedúceho služby interného personálneho auditu spoločnosti, ako aj jeho práva a povinnosti.

Vedúci oddelenia vnútorného auditu ľudských zdrojov:

požiadavky na pozíciu a kvalifikáciu zamestnanca

1. Demografické požiadavky:

Vek: do 55 rokov;

Pohlavie: muž/žena.

2. Požiadavky na vzdelanie:

Vyššie vzdelanie, právnické alebo v odbore dokumentačnú podporu manažment;

Výhodne dodatočné vzdelanie v oblasti personálneho manažmentu a/alebo informačných technológií.

3. Odborná prax:

Minimálne 3 roky praxe v službe riadenia ľudských zdrojov/personálnom oddelení spoločnosti s rozvinutou sieťou pobočiek alebo obdobná prax v poradenskej alebo právnej spoločnosti;

Skúsenosti s nastavením/reorganizáciou systému toku dokumentov HR v spoločnosti, skúsenosti s vývojom a implementáciou internej metodiky HR auditu;

Skúsenosti s vedením tímu.

4. Lore, zručnosti a schopnosti:

Výborná znalosť pracovného práva a predpisov v oblasti toku personálnych dokumentov, dokumentačná podpora pre správu a ochranu informácií;

skúsený používateľ PC;

Znalosť základných špecializovaných personálnych programov.

5. Osobné vlastnosti:

Komunikačné schopnosti, schopnosť nadväzovať osobné kontakty;

Objektivita a odhodlanie;

Vysoký výkon;

zodpovednosť;

Schopnosť pracovať s veľké množstvo informácie;

Schopnosť obhájiť vlastný názor rozumom.

Vykonať interný audit práce útvaru ľudských zdrojov a jeho regionálnych oddelení;

Vyžiadajte si potrebné informácie a podklady od vedúceho a zamestnancov personálneho oddelenia;

Zúčastnite sa inšpekcií;

Monitorovať implementáciu potrebných nápravných opatrení a implementáciu odporúčaní vypracovaných na základe výsledkov auditu;

Vyhodnocovať správy vypracované vnútornými audítormi na základe výsledkov auditov a rozhodovať o odvolaniach proti postupu vnútorných audítorov;

Zúčastnite sa vývoja regulačné dokumenty upravujúca činnosť služby interného personálneho auditu;

Podieľať sa na analýze kontroverzných a konfliktných situácií, ktoré vznikajú pri fungovaní spoločnosti, vrátane sporov so Štátnym inšpektorátom práce;

Predkladať vedeniu spoločnosti návrhy na zlepšenie činnosti služby interného personálneho auditu.

7. Zodpovednosti:

Plánovať a organizovať prácu služby interného personálneho auditu;

Vypracovať metodiku vykonávania interných auditov systému toku personálnych dokumentov;

Vytvorte pracovné skupiny na vykonávanie inšpekcií;

Spolupracujte s vedením kontrolovaných oddelení.

8. Zodpovednosť:

Na implementáciu plánu interného personálneho auditu;

Na organizovanie a vykonávanie neplánovaných inšpekcií;

Za spoľahlivosť a objektívnosť informácií obsiahnutých v správach a odporúčaniach služby;

Na organizovanie inšpekcií vykonávať potrebné nápravné opatrenia a implementovať odporúčania na základe výsledkov auditu.

Tieto požiadavky môže dopracovať personálna služba s prihliadnutím na špecifiká spoločnosti a rozsah úloh, ktorým čelí služba interného personálneho auditu.

Ruská pracovná legislatíva sa v poslednom čase často mení a interní audítori si musia byť vedomí všetkých zmien, ktoré súvisia s činnosťou spoločnosti. Preto je potrebné poskytnúť im možnosť neustále sa zlepšovať. Službe interného auditu je vhodné nielen zveriť sledovanie všetkých zmien, ale aj zaviazať jej zamestnancov, aby o nich prinášali informácie na HR oddelenie spoločnosti a robili pre nich školenia.

Externý alebo interný HR audit?

Personálny audit sa stáva obľúbenou službou, na ktorú lákajú popredné ruské a západné poradenské spoločnosti. Personálny audit vykonávaný externými konzultantmi vám umožňuje odkloniť sa od zaužívaných názorov, zvykov a hodnotení, pomáha porovnať prácu personálnej služby spoločnosti s prácou podobných služieb konkurenčných spoločností, ako aj získať nezávislé odporúčania na zlepšenie efektívnosti. systému toku personálnych dokumentov.

Na druhej strane nie vždy majú externí konzultanti dostatok času na kontrolu implementácie interných postupov a štandardov HR oddelenia spoločnosti a často ani kapacity na takéto overovanie. Nezávislá poradenská firma nemôže neustále monitorovať prácu zamestnancov zodpovedných za tok personálnych dokumentov. Zatiaľ čo jasná organizácia práce služby interného personálneho auditu vám umožňuje vyhnúť sa mnohým chybám a porušeniam v procese personálnej služby spoločnosti a zabrániť niektorým z nich.

Ponúkame vám optimálna organizácia Proces HR auditu vo firme:

1. Vytvorenie útvaru interného HR auditu s pomocou externých konzultantov, ktorí budú v prvej fáze pomáhať pri rozvoji regulačnej dokumentácie a pomôže pri výbere potrebných špecialistov na základe konkrétnych úloh, ktorým príslušná služba čelí.

2. V druhej fáze pracovníci služby interného personálneho auditu spolu s externými konzultantmi identifikujú možné riziká a pravdepodobné problémové oblasti a vypracujú metodiku vykonávania interného personálneho auditu spoločnosti.

3. V tretej etape bude vytvorená metodika otestovaná a v prípade potreby bude vykonaná jej korekcia.

4. V prípade zvolenia decentralizovanej štruktúry pre budovanie služby interného personálneho auditu budú regionálni audítori zaškolení na prácu s použitím prijatej technológie.

5. Po dohodnutom čase externí konzultanti vyhodnotia činnosť služby interného personálneho auditu.

Po vytvorení internej jednotky HR auditu s pomocou externých konzultantov a vyvinutej overovacej technológii bude spoločnosť následne schopná vykonávať HR audity nezávisle, pričom externých expertov zapojí iba v prípadoch, keď odborná spôsobilosť Interní audítori nemusia stačiť.

Vedenie personálnej evidencie je povinné pre každú spoločnosť a zahŕňa vypracovanie mnohých dokumentov. Všetky personálne dokumenty musia byť v tomto prípade v úplnom poriadku, spoločnosť sa nebojí rizík spojených s porušovaním pracovnoprávnych predpisov, ako sú štátne kontroly, pokuty, pozastavenie činnosti, diskvalifikácia a pracovné spory so zamestnancami. No nie všetci zamestnávatelia venujú náležitú pozornosť správnosti vedenia personálnej evidencie a kvalite personálnych dokumentov, v dôsledku čoho sa v dokumentoch stáva neporiadok. Personálny audit pomôže identifikovať chyby pri vedení personálnej evidencie a dať do poriadku dokumenty.

Personálny audit je postup na posúdenie systému toku osobných dokladov, ktorý sa vyvinul pri vedení personálnej evidencie, vrátane kontroly dostupnosti všetkých povinných personálnych dokladov a kontroly personálnej dokumentácie z hľadiska súladu s platnou legislatívou. Ruskej federácie, aby sa minimalizovali riziká pokút spojených s kontrolami dodržiavania pracovnoprávnych predpisov, ako aj riziká pracovných sporov a sťažností zamestnancov.

Personálny audit sa musí vykonať v týchto prípadoch:

• počas nadchádzajúcej štátnej kontroly;
• pri zmene personalistu;
• ak hrozí audit po prepustení poškodeného zamestnanca (nezaplatenie včas mzdy, prémie, prepustenie na podnet zamestnávateľa);
• keď dôjde k zmene vo vedení spoločnosti;
• pri zmene legislatívy.

Personálny audit si môžete urobiť sami alebo ním poveriť tretiu osobu. Existujú špecializované spoločnosti, ktoré vykonávajú personálne audity, vykonajú kontrolu a napíšu podrobnú správu, v ktorej budú uvedené chyby a porušenia, ako aj odporúčania na ich odstránenie. Ich služby sú však drahé, takže nie všetci manažéri súhlasia s tým, aby sa obrátili na takéto spoločnosti.

V tomto prípade pomôže vykonanie auditu personálnej dokumentácie na vlastnú päsť. Na tento účel musíte vydať príkaz na vykonanie auditu, určiť jeho ciele a načasovanie a tiež zaregistrovať osoby, ktoré budú vykonávať personálny audit.

Po vystavení objednávky je potrebné určiť etapy vykonania personálneho auditu. Z definície personálneho auditu vyplýva, že prvou etapou je kontrola dostupnosti všetkých povinných personálnych dokladov a druhou je kontrola súladu personálnej dokumentácie s platnou legislatívou. Pozrime sa bližšie na jednotlivé fázy personálneho auditu.

Kontrola dostupnosti povinných personálnych dokumentov

Zamestnávateľ je zodpovedný za absenciu povinných personálnych dokumentov definovaných pracovnou legislatívou Ruskej federácie, preto je pri personálnom audite prvým krokom určenie zoznamu takýchto dokumentov a kontrola ich dostupnosti v spoločnosti.

Povinné personálne dokumenty možno rozdeliť do dvoch skupín:

• dokumenty, ktoré sú povinné pre všetky spoločnosti bez ohľadu na ich právnu formu a oblasť činnosti;
• dokumenty, ktoré sa za určitých podmienok stanú povinnými.

Do prvej skupiny patria dokumenty, ktoré sú povinné v pracovnoprávnych predpisoch, napríklad miestne predpisy, ktoré si vypracúva každý zamestnávateľ samostatne a ktoré odrážajú pracovné podmienky v danej organizácii. Zoznam všetkých dokumentov, ktoré patria do tejto skupiny, je uvedený v tabuľke 1.

Tabuľka 1 Personálne doklady požadované pre všetkých zamestnávateľov

Vnútorné pracovné predpisy	čl. 189, 190 Zákonníka práce Ruskej federácie
Vyhlásenie o ochrane osobných údajov	odsek 8 čl. 86 Zákonníka práce Ruskej federácie
Pokyny na ochranu práce	čl. 212 Zákonníka práce Ruskej federácie
Predpisy o odmeňovaní	čl. 135 Zákonníka práce Ruskej federácie
Rozpis dovoleniek	čl. 123 Zákonníka práce Ruskej federácie
Personálny stôl	čl. 57 Zákonníka práce Ruskej federácie
Časový výkaz	čl. 91, 99 Zákonníka práce Ruskej federácie
Objednávky na hlavné činnosti	Pokyny na vyplnenie formulára T-3 uznesenia Goskomstatu č. 132 z 25. decembra 1998 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu obchodných operácií“, odsek 45 uznesenia vlády Ruskej federácie č. 225 z apríla 16, 2003 „O pracovných knihách“ atď.
Kniha pohybu pracovných kníh a príloh v nich
Kniha príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív zošitov a príloh v nich	40, 41 vyhlášky vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“
Denník pre absolvovanie školenia bezpečnosti práce	bod 2.1.3 uznesenia Ministerstva práce Ruskej federácie a Ministerstva školstva Ruskej federácie z 12. februára 2003 č. požiadavky na zamestnancov organizácií“
Kontrolný denník	časť 8 čl. 16 Federálny zákon zo dňa 26.12.2008 č. 294-FZ „O ochrane práv právnických osôb A individuálnych podnikateľov pri realizácii štátna kontrola(dozor) a mestská kontrola“
Pracovná zmluva	čl. 56, 57, 67 Zákonníka práce Ruskej federácie
Pracovná kniha	čl. 65, 66 Zákonníka práce Ruskej federácie
Osobná karta	bod 12 vyhlášky vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“
Objednávky pre personál	čl. 62, 68, 84,1 atď.
Výkazy zamestnancov	čl. 80, 127, 128, 255 Zákonníka práce Ruskej federácie atď.

Druhá skupina zahŕňa dokumenty, ktoré sa stanú povinnými za určitých podmienok, ktoré môžu byť určené špecifikami organizácie alebo ak sa na tieto dokumenty odkazuje v pracovnej zmluve, miestnom predpise alebo iných dokumentoch. Zoznam takýchto dokumentov je uvedený v tabuľke 2.

Tabuľka 2 Dokumenty, ktoré sa môžu stať povinnými, ak sú splnené určité podmienky

Dokument	Podmienky, za ktorých sa dokument stáva záväzným
Popis práce
Predpisy o bonusoch	Ak systém materiálnych stimulov nie je uvedený v pracovnej zmluve, kolektívnej zmluve, predpise o odmeňovaní alebo vnútornom pracovnom predpise
Zoznam pozícií pre pracovníkov s nepravidelným pracovným časom	Ak má organizácia takýto spôsob fungovania
Rozvrh zmien	Ak organizácia zaviedla prácu na zmeny
Predpisy o nezverejňovaní obchodného tajomstva	Ak je v pracovnej zmluve stanovené, že zamestnanec musí zachovávať obchodné tajomstvo
Kolektívna zmluva	Ak o tom dôjde k dohode medzi zamestnancami a zamestnávateľom
Dohoda o kolektívnej zodpovednosti	Ak organizácia vykonáva práce podľa Zoznamu prác, pri výkone ktorých môže vzniknúť plná kolektívna (tímová) finančná zodpovednosť
Dohoda o plnej individuálnej finančnej zodpovednosti	Ak má organizácia zamestnancov – finančne zodpovedné osoby

Zamestnávatelia môžu schvaľovať aj ďalšie miestne predpisy, ktorých povinná prítomnosť nie je zakotvená v pracovnoprávnych predpisoch, ale môžu im výrazne pomôcť pri práci, napríklad predpisy o oddeleniach, personalistike, certifikácii a pod.

Záverečným úkonom prvej etapy personálneho auditu je zosúladenie dokumentov – ktoré dokumenty sú k dispozícii a ktoré je potrebné vypracovať. Pre pohodlie je možné výsledky zosúladenia zhrnúť do tabuľky (tabuľka 3)

Tabuľka 3 Odsúhlasenie dokumentov

Preskúmanie dokumentov

Potom, čo sme definovali zoznam povinné doklady, skontrolovali ich prítomnosť, je potrebné skontrolovať správnosť ich vykonania, ako aj dodržiavanie zákonných požiadaviek.

Teda na v tejto fáze Kontroluje sa obsah personálnych dokladov. Skontrolujte všetky dokumenty, ktoré spoločnosť má.

Pri revízii miestnych predpisov je potrebné kontrolovať, či nezhoršujú situáciu pracovníkov v porovnaní s pracovnou legislatívou a zverejňovať pracovné podmienky spoločnosti. Všetci zamestnanci musia byť oboznámení s miestnymi predpismi proti podpisu. Pri kontrole miestnych predpisov musíte použiť príslušné články Zákonníka práce Ruskej federácie.

Každý zamestnanec musí podpísať súhlas so spracovaním a prenosom svojich osobných údajov, ak sú na jeho žiadosť zamestnancovi vystavené potvrdenia, tak ku každému potvrdeniu musí zamestnanec napísať písomný súhlas s odovzdaním svojich osobných údajov tretej strane.

V pláne dovoleniek musia byť uvedené nielen plánované dovolenky, ale aj poznámky o skutočných dovolenkách a odkladoch dovoleniek. Zamestnanci musia byť o dátume nástupu na dovolenku písomne ​​informovaní dva týždne vopred.

Organizácia musí mať aktuálnu pracovnú tabuľku, ktorá je schválená príkazom, ak dôjde k zmenám v personálnej tabuľke, potom musia byť vydané príkazy na úpravu personálnej tabuľky.

Časové výkazy musia byť za každý mesiac, v časových výkazoch musia byť uvedené informácie o všetkých zamestnancoch (dovolenky, práceneschopnosť, neprítomnosť atď.).

Pri kontrole administratívnych dokladov je potrebné skontrolovať, či zákazky pre personál sú uložené oddelene od zákaziek na hlavné činnosti. Ak spoločnosť nevyužíva jednotné formy dokumenty, ale má vypracované a používa vlastné tlačivá, potom tieto tlačivá dokumentov musia byť schválené na príkaz vedúceho spoločnosti.

Pri audite pracovných záznamov je potrebné skontrolovať existenciu príkazu na hlavnú činnosť, ktorým sa určí osoba zodpovedná za vedenie pracovných záznamov. Všetky pracovné knihy musia byť evidované v účtovnej knihe pohybu pracovných kníh a príloh v nich, všetky knihy musia byť k dispozícii a musia sa v nich vykonávať všetky zápisy (prijatia, prevody, ocenenia), vložky musia byť všité do pracovných kníh . Zamestnávateľ si musí sám nakúpiť tlačivá pracovných zošitov a príloh a evidovať ich v knihe príjmov a výdajov na účtovanie tlačív pracovných kníh a príloh v nich. Tlačivá pracovných kníh a príloh musia byť uložené v účtovníctve, ktoré vedie knihu príjmov a výdajov, odovzdávanie tlačív na personálne oddelenie sa uskutočňuje na zákl. poznámky alebo žiadosti od osoby zodpovednej za vedenie pracovných záznamov. Nové pracovné knihy a prílohy sa vydávajú zamestnancom na základe ich žiadostí.

Pracovné zmluvy musia byť uzatvorené s každým zamestnancom, obsah pracovnej zmluvy musí byť v súlade s článkom 57 Zákonníka práce Ruskej federácie, to znamená, že v pracovnej zmluve musia byť uvedené minimálne informácie a podmienky stanovené v tomto článok.

dbajte na správne vyplnenie osobných kariet zamestnancov, musia obsahovať aktuálne informácie; Na osobnej karte musia byť uvedené kódy a zamestnanec musí byť oboznámený so všetkými informáciami o prijatí a prevodoch proti podpisu.

Všetky osobné registre musia byť očíslované, prešité a zapečatené s pečiatkou a podpisom vedúceho podniku a kniha na evidenciu pohybu pracovných kníh a príloh v nich a kniha príjmov a výdajov na účtovanie tlačív pracovných kníh a vložky v nich sú zapečatené alebo zapečatené voskovou pečaťou.

Evidencia výsledkov personálneho auditu

Na základe výsledkov personálneho auditu vypracujú osoby, ktoré audit vykonali, správu o výsledku auditu. Správa z HR auditu zobrazuje zistené chyby a opatrenia potrebné na odstránenie týchto chýb, vyvodzuje závery o stave personálnej evidencie a rizikách, ktorým spoločnosť čelí.

Správa môže byť rozdelená do dvoch blokov.

V prvom bloku popíšte výsledky auditu povinných personálnych dokladov pre firmu (miestne predpisy, zákazky na hlavné činnosti, personálny stôl, plán dovoleniek atď.).

Do druhého bloku zapíšte výsledky kontroly dokladov k prípadu každého zamestnanca (pracovná zmluva, osobná karta, oboznámenie sa s miestnymi predpismi, pracovná kniha).

Prípadová štúdia:

Na základe výsledkov personálneho auditu, ktorý sme vykonali u klienta našej spoločnosti, boli zistené určité porušenia personálnej evidencie a rizikové situácie:

• Neexistujú žiadne povinné miestne predpisy.
• Na personálnom stole nie sú žiadne dokumenty.
• Neexistuje žiadny plán dovoleniek.
• Neexistujú žiadne časové výkazy.
• Neexistujú žiadne povinné personálne denníky.
• Na hlavné činnosti personálnej evidencie nie sú žiadne zákazky.
• Neexistujú žiadne objednávky pre personál.
• Neexistujú žiadne osobné zamestnanecké karty.
• Neexistujú žiadne dokumenty potvrdzujúce oboznámenie sa s miestnymi predpismi.
• Neexistuje žiadny súhlas so spracovaním a prenosom osobných údajov.
• Pre zamestnancov nie sú riadne vypracované pracovné náplne, hoci pracovná zmluva na túto pracovnú náplň odkazuje.
• Zodpovedné osoby Spoločnosti neboli preverené z hľadiska diskvalifikácie.
• V obsahu pracovných zmlúv sa vyskytli chyby, ako napríklad: chýbajú údaje z pasu zamestnanca a DIČ zamestnávateľa, neexistujú žiadne ustanovenia o povinné poistenie zamestnancov, frekvencia a termíny vyplácania miezd nie sú určené, ani dátum nástupu do práce.
• Pracovná evidencia pracovníkov je vedená nesprávne, a to: v mnohých pracovná kniha Zápisy o prijímaní a prestupoch neboli vykonané, zápisy sú v účtovníctve nesprávne zapísané.

Na odstránenie týchto porušení sme spísali podrobnú správu o výsledkoch personálneho auditu a poskytli pokyny na nápravu každého porušenia. Výsledkom je, že klient rýchlo usporiadal dokumenty podľa podrobných odporúčaní.

Personálny audit je bezpochyby najdôležitejším nástrojom na znižovanie rizík spojených s porušovaním personálnej evidencie. Mnohí manažéri sa domnievajú, že personálny audit je zbytočný a nákladný postup, je to však mylný názor, pretože vykonanie personálneho auditu pomôže určiť skutočný stav vecí, identifikovať porušenia a chyby. Jednotlivé zmeny v pracovnoprávnom predpise, jeho zložitosť správna aplikácia, častejšie kontroly zamestnávateľov zo strany inšpektorátu práce a iných dozorných orgánov, sprísnenie zodpovednosti za priestupky pracovné práva zamestnanci indikujú potrebu personálneho auditu. Personálny audit je možné vykonať svojpomocne a v tomto článku je opísaný postup na jeho vykonanie.