Hlavným účelom služby spisovej služby, bez ohľadu na jej názov, je organizácia, riadenie, koordinácia, kontrola a realizácia prác na dokumentárnej podpore. Dosiahnutie tohto cieľa zahŕňa riešenie nasledujúcich úloh:
– neustále zlepšovanie foriem a metód práce s dokumentmi;
– zabezpečenie jednotného postupu pri dokumentovaní, organizácii práce s dokumentmi, informáciami a vyhľadávače, kontrola vyhotovenia a prípravy podkladov na presun do rezortného archívu v súlade s platnými štátnymi regulačnými a metodickými dokumentmi;
- zníženie papierovania;
– vývoj a implementácia regulačných a metodických dokumentov zlepšiť podporu dokumentácie v organizácii a v podriadenom systéme, pokročilé kancelárske technológie.
Funkcie modernej služby vedenia záznamov v Rusku sú stanovené z cieľov a cieľov jej činností a zahŕňajú celý rozsah práce, ktorú služba vykonáva.
V súlade s pridelenými úlohami vykonáva služba DOW nasledujúce funkcie:
1) vývoj, implementácia a údržba časového výkazu a albumu jednotné formy dokumenty organizácie, ktoré v nich robia zmeny;
2) realizácia zasielateľského spracovania, evidencie dokladov a účtovných a referenčných prác na dokladoch;
3) organizovanie včasného posudzovania prichádzajúcich dokumentov a ich príprava na správu manažmentu, sledovanie správneho vyhotovenia dokumentov predložených na podpis manažmentu;
4) regulácia priebehu vybavovania dokumentov, kontrola prechodu, vyhotovenia a vyhotovenia dokumentov v stanovenej lehote; sumarizovanie informácií o priebehu a výsledkoch vybavovania dokumentov, systematické informovanie manažmentu o týchto otázkach;
5) organizácia strojárskej výroby, kopírovania a prevádzkovej reprodukcie dokumentov; vývoj a návrh formulárov dokumentov;
6) vývoj nomenklatúry spisov organizácie, zabezpečenie uchovávania spisov a operatívneho využívania dokumentačných informácií;
7) organizácia práce na návrhoch, žiadostiach a sťažnostiach občanov;
8) organizácia kontroly práce s dokumentmi v štrukturálnych divíziách;
9) vývoj (spolu s príslušnými štrukturálnymi oddeleniami organizácie) opatrení na zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi, ako aj na zlepšenie výkonovej disciplíny;
10) kontrola správnosti registrácie prípadov v štrukturálnych oddeleniach;
11) kontrola správnosti vytvorenia štrukturálnymi oddeleniami organizácie prípadov, ktoré sa majú archivovať;
12) organizovanie práce archívu v súlade s predpismi o Štátnom archívnom fonde ZSSR, pravidlami, pokynmi a metodickými odporúčaniami inštitúcií Štátnej akadémie architektúry ZSSR;
13) zdokonaľovanie zamestnancov služby predškolského vzdelávacieho zariadenia a archívu, organizovanie stretnutí a poradenstvo v otázkach súvisiacich s kompetenciou služby predškolského vzdelávacieho zariadenia;
14) organizácia pracovných miest, pracovísk, pracovných podmienok pre zamestnancov predškolskej vzdelávacej inštitúcie.
2.5. Regulácia servisnej činnosti
podpora správy dokumentácie
Služba PEI a jej zamestnanci vykonávajú svoju činnosť na základe týchto organizačných a právnych dokumentov (obr. 8):
- poloha na konštrukčnej jednotke;
– popisy práce;
- obchodné pokyny.
Tvorba predpisov a pokynov je zameraná na rozdelenie funkcií a zodpovedností, ako aj na úpravu akceptovanej technológie pre prácu s dokumentmi (obr. 8).
Je potrebné poznamenať, že charta organizácie zohráva významnú úlohu pri regulácii činnosti duchovnej služby. Vývoj charty ovplyvňuje celkovú formuláciu kancelárskej práce, pretože špecificky definované úlohy, ktoré odrážajú smer a špecifiká činnosti organizácie, postup schvaľovania štruktúry, riadiacich pracovníkov a vytvárajú počiatočný organizačný základ pre pracovný tok podniku. Rozdelenie funkcií a zodpovedností vedúcich podniku v charte prispieva k regulácii informačných väzieb, ktoré vznikajú v procese vykonávania týchto funkcií, a umožňuje vám určiť rozsah dokumentov, ktoré sa budú vytvárať a používať v riadiace činnosti.
Časť charty venovaná postupu riadenia podniku poskytuje počiatočnú predstavu o administratívnej dokumentácii vydanej manažmentom, ovplyvňuje usporiadanie procesov tvorby dokumentov, určuje parametre informačných tokov a pracovného toku.
Úlohy, funkcie, práva a povinnosti vykonávané pri výkone služby zajatcov sú rozpracované a stanovené v predpise o službe zajatcov. Predpis o službe a organizácii je vypracovaný na základe štandardného predpisu. Pri vypracovaní jednotlivých ustanovení sa spresňuje zloženie úloh a funkcií služby v závislosti od skutočných podmienok jej činnosti.
Predpis o službe dokumentárnej podpory podpisuje vedúci služby DOE a schvaľuje ho vedenie organizácie. Poloha je koordinovaná s hlavami tých štruktúrnych jednotiek, s ktorými je v nej fixovaný vzťah (dodatok 1). Revízia stavu by mala byť vykonaná pri zmene štruktúry organizácie, preradení služby kancelárskej práce, zmene jej vnútornej organizačnej štruktúry, zavedení nových foriem a metód organizácie práce.
Hlavným organizačným dokumentom upravujúcim delimitáciu povinností a práv medzi zamestnancami, ktorý slúži ako základ pre odstránenie paralelnosti a duplicite pri výkone jednotlivých operácií, ustanovujúci vzťah jednotlivých pozícií, je pracovná náplň.
Ryža. 8. Štruktúra organizačných dokumentov,
ktorým sa stanovuje postavenie zamestnancov predškolského vzdelávacieho zariadenia
Služobná pozícia je primárnym prvkom riadiacej štruktúry. Formovanie systému pozícií závisí od objemu, zloženia, charakteru funkcií vykonávaných v štruktúrnom celku, od deľby a spolupráce práce. Popis práce je efektívny nástroj riadenia, ktorý plní organizačnú, regulačnú a regulačnú úlohu. Okrem toho vám popisy práce umožňujú objektívne zhodnotiť činnosti každého zamestnanca služby, objektívne aplikovať opatrenia vplyvu.
Prvým zdrojom pre vypracovanie popisov pracovných miest je taký regulačný dokument ako Kvalifikačný sprievodca pozícií manažérov, špecialistov a iných zamestnancov, ktorý obsahuje regulovaný zoznam požiadaviek na kvalifikáciu špecialistov rôznych kategórií.
Druhý zdroj pri príprave popisov práce - typické popisy práce. Sú vypracované pre určité kategórie zamestnancov rovnakého typu inštitúcií alebo štrukturálnych jednotiek (napríklad tajomníci štrukturálnych jednotiek). Prítomnosť štandardných pokynov značne uľahčuje zostavovanie jednotlivých, ale nenahrádza ich. Keďže popisy práce sú dokumentom upravujúcim organizačné a právne postavenie zamestnanca, musia byť vypracované pre každú pozíciu ustanovenú tabuľkou zamestnancov.
Tretím dokumentom, ktorý sa používa pri tvorbe popisov práce, je regulácia na konštrukčnej jednotke. Náplň práce upravuje úlohy a funkcie, stanovuje ich rozdelenie medzi zamestnancov štrukturálnych jednotiek, určuje obsah, povahu a postup pre každého zamestnanca.
| Názov paragrafov predpisu o službe predškolského výchovného zariadenia | Obsah |
| Všeobecné ustanovenia | Ustanovuje sa presný názov služby kancelárskej práce, jej miesto v organizačnej štruktúre organizácie, stupeň samostatnosti, názov funkcie vedúceho služby, postup pri vymenúvaní a odvolávaní z funkcie, zoznam základných právnych, direktívnych, regulačných a inštruktážnych dokumentov, ktorými sa služba DOW pri svojej práci riadi |
| Ciele, úlohy služby | Sú formulované ciele a zámery služby |
| Funkcie | Uvádza sa komplexný popis činností služby: sú opísané funkcie, je pevne stanovený rozsah zodpovednosti každej štruktúrnej jednotky za určitú oblasť práce, vymedzenie funkcií medzi jednotlivými oblasťami |
| práva | Obsahuje zoznam práv pridelených službe: právo kontrolovať organizáciu práce s dokumentmi v štrukturálnych divíziách, požadovať od výkonných umelcov dopracovanie dokumentov v prípade porušenia pravidiel pre ich výkon, požadovať informácie od štrukturálnych divízií potrebné na vykonávať svoje funkcie |
| Zvládanie | Povinnosti vedúceho služby predškolského výchovného zariadenia (koordinácia činnosti služby, plánovanie jej práce, sledovanie práce zamestnancov, vytváranie alebo podieľanie sa na rozvoji regulačnej a metodickej podpory služby), jeho práva sú dané. |
| Zodpovednosť (môže byť zahrnutá v časti „Pokyny“) | Uvádzajú sa hlavné pozície, za ktoré je vedúci osobne zodpovedný za plnenie úloh služby, za stav dokumentácie, jej súlad s požiadavkami právnych a regulačných dokumentov, spoľahlivosť informácií, ich únik, organizáciu práca služby, práca s personálom |
| Vzťahy s inými štrukturálnymi členeniami | Odráža prítomnosť a povahu vzťahu služby DOW s inými štrukturálnymi divíziami, zloženie a charakteristiky dokumentov vypracovaných službou DOW spolu s inými štrukturálnymi divíziami, načasovanie ich predkladania, frekvenciu výmeny informácií. |
Pozícia a náplň práce sú vzájomne prepojené a doplňujúce dokumenty, keďže povinnosti každého zamestnanca sú stanovené na základe rozdelenia celého spektra funkcií vykonávaných duchovnou službou, vychádzajú z úloh a funkcií celej služby ako celku.
Na text pracovnej náplne sa vzťahujú požiadavky na úplnosť vymedzenia úloh, funkcií, zodpovedností. neostré a neúplná definíciačinnosť každého zamestnanca vedie k nestabilite a nejednotnosti v konaní jednotlivých zamestnancov. Pri stanovení všeobecných, nekonkrétnych, zefektívnených povinností v znení pracovnej náplne vzniká čisto formálny dokument, ktorý neplní svoj účel. Všetky odseky popisu práce by mali vylúčiť možnosť odlišného výkladu jeho obsahu, špecifikovať povinnosti a druhy práce. Akčné slovesá by sa mali používať v indikatívnom duchu: „inšpektor vystupuje“, „tajomník organizuje“, „referent skladá“ atď. Zároveň by sa mala presne odrážať miera nezávislosti pri výkone práce: „zúčastňuje sa ...“, „spolu s ...“, „zabezpečuje implementáciu“.
V časti „Hlavné úlohy a povinnosti“ je formulovaná hlavná úloha zamestnanca na tejto pozícii, predmet referencie a oblasť práce. Nasleduje zoznam konkrétnych pracovných povinností, ktoré tvoria vykonávanie hlavnej úlohy. Napríklad hlavnou úlohou zamestnanca je evidovať dokumenty; v rôznych organizáciách môže táto úloha zahŕňať vykonávanie takých prác, ako je vedenie jedného alebo viacerých časopisov, vypĺňanie registračných alebo registračných a kontrolných kariet, udržiavanie počítačovej databázy, prenos informácií, zostavovanie a udržiavanie referenčných súborov, vybavovanie požiadaviek od riadiacich pracovníkov atď. . Pri formulovaní zodpovedností vychádzajú z technológie prijatej v organizácii na prácu s dokumentmi, z dostupnosti technických prostriedkov. V tej istej časti sú formulované vlastnosti prípravy a prenosu dokumentov, prístup zamestnanca k určitým informáciám, pravidlá spracovania a prenosu dokumentov, spôsoby a termíny plnenia povinností, postup pri vykonávaní jednotlivých príkazov a etické normy ktoré treba v tíme dodržiavať.
Časť „Práva“ zahŕňa také práva pracovníka kancelárie, ako je rozhodovanie, získavanie informácií na výkon svojej práce, právo schvaľovať určité typy dokumentov, právo na kontrolu, právo vrátiť dokumenty na prepracovanie atď. Jasná formulácia práv zamestnanca nám umožňuje formulovať jeho zodpovednosť, ktorá je vyčlenená v samostatnej časti.
Časť „Zodpovednosť“ formuluje obsah a formy zodpovednosti funkcionára za výsledky a dôsledky jeho činnosti, ako aj za neprijatie včasných opatrení alebo úkonov súvisiacich s jeho povinnosťami. Zodpovednosť môže byť stanovená disciplinárne a materiálne, ale nevyhnutne v súlade s platnou legislatívou a s prihliadnutím na špecifiká organizácie.
Posledné dve časti sú úzko prepojené a umožňujú vám stanoviť kritériá hodnotenia práce.
Návod na dokumentačnú podporu manažmentu- hlavný normatívny akt upravujúci technológiu práce s dokumentmi v organizácii, pravidlá, techniky, procesy tvorby dokumentov, postup pri práci s nimi, kľúčové organizačné momenty. V praxi inštrukcia opravuje systém kancelárskej práce, ktorý sa vyvinul v konkrétnej organizácii.
Pokyny sa vypracúvajú v každej inštitúcii s prihliadnutím na špecifiká jej práce. Podkladom pre ich zostavenie sú štandardné pokyny, ako aj aktuálne štátne regulačné a metodické dokumenty.
Štruktúra inštrukcie zahŕňa všeobecné ustanovenia, tematické časti a aplikácie.
V kapitole "Všeobecné ustanovenia" ustanoviť rozsah Pokynu, zodpovednosť za jeho nedodržiavanie, útvar, ktorý zodpovedá za jednotný postup pri dokumentovaní a organizovaní práce s dokumentmi v inštitúcii ako celku a v jej štruktúrnych útvaroch, ich administratívnu a metodickú podriadenosť, regulačné a metodologický rámec.
Tematické sekcie zvyčajne začínajú sekciou "dokumentácia", kde sú definované:
- otázky činnosti tejto organizácie podliehajúce povinnej dokumentácii;
- druhy a druhy dokumentov používaných na dokumentáciu administratívnych, organizačných, informačných činností;
– všeobecné pravidlá príprava a vyhotovenie dokumentov;
- pravidlá prípravy určitých druhov administratívnych dokumentov vrátane postupu pri obhliadke, koordinácii, schvaľovaní a podpisovaní;
- postup pri vytváraní a rozmnožovaní dokumentov;
– pravidlá registrácie a overovania kópií a príloh;
- postup pri používaní a uchovávaní tlačív, pečiatok, pečiatok;
- poradie práce vykonávateľov s dokladmi.
Obsah tejto časti je možné výrazne rozšíriť zahrnutím samostatných podkapitol, ktoré ustanovujú pravidlá prípravy podkladov pre kolegiálny orgán, ako aj zástupcov prednostu. Niektoré organizácie zdôrazňujú uvedené problémy v nezávislom organizačnom dokumente, ako sú pravidlá (alebo predpisy) na prípravu a vykonávanie dokumentov.
kapitola "Správa dokumentov" zahŕňa: postup prijímania, spracovania, distribúcie prichádzajúcich dokumentov; organizácia ich prepravy a presunu z jednej konštrukčnej jednotky do druhej; hlavné prípady pohybu dokumentov; postup prípravy a odosielania odchádzajúce dokumenty; postup účtovania objemu toku dokladov.
kapitola "Registrácia dokumentov" ustanovuje organizáciu evidencie došlých, odoslaných a interných dokumentov, termíny, formy a spôsoby evidencie, uvádza popis prijatej technológie a postup indexovania dokumentov.
V kapitole "Organizácia referenčných prác" sú stanovené zásady budovania informačnej a referenčnej práce v organizácii, popis referenčných polí, ich dostupnosť pre rôzne kategórie zamestnancov a rôzne štrukturálne členenia, poradie systematizácie a klasifikácie referenčných informácií, technológia práce pri vyhľadávaní informácií .
kapitola "Organizácia kontroly vykonávania dokumentov" ustanovuje kategórie dokumentov podliehajúcich povinnej kontrole, postup pri ich uvádzaní pod kontrolu, technológiu kontroly, povinnosti výkonných umelcov, štandardné lehoty na vyhotovenie, postup pri sumarizácii údajov o kontrole vyhotovenia dokumentov, postup pri informovaní vedúcich pracovníkov o výkonnostnej disciplíne, používaní tlačív a značiek na dokladoch.
kapitola "Online ukladanie dokumentov" obsahuje pravidlá ukladania dokumentov v dokumentačnej službe, v štrukturálnych oddeleniach a ustanovuje zodpovednosť za bezpečnosť dokumentov, pravidlá pre tvorbu určitých kategórií dokumentov v prípadoch, postup pri vypracovaní a používaní nomenklatúry prípadov, postup pri systematizácii a prípady indexovania.
Do sekcie "Príprava dokumentov na archiváciu" zahŕňal postup a organizáciu skúmania (výber dokumentov na uloženie a zničenie), pravidlá prípravy spisov na uloženie, požiadavky na popis prípadov, postup pri prenose spisov do archívu.
Skladbu tematických sekcií je možné meniť a dopĺňať v závislosti od pracovných podmienok a prijatej technológie.
Žiadosti o pokyny by mali obsahovať maximálne množstvo referenčných a ilustračných materiálov, systematizovaných v poradí častí, z ktorých každá obsahuje príslušné odkazy. Aplikácie zahŕňajú schémy toku dokumentov, pečate a pečiatky, vzory tlačív, vzory vypĺňania tlačív dokumentov, príklady spracovania určitých typov dokumentov, zoznamy kontrolovaných dokumentov, formy ich účtovania, tlačivá nomenklatúry prípadov atď.
Inštrukcia by mala odrážať celý proces práce s dokumentmi, všetky technologické operácie v nich logická postupnosť. Pokyn je regulačným dokumentom nielen pre kancelársku prácu, ale aj pre všetkých špecialistov riadiaceho aparátu.
Prípravu pokynov vykonáva duchovná služba za účasti archívu, právnej služby. Inštrukciu schvaľuje vedúci organizácie a uvádza ju do platnosti na základe jeho príkazu, po ktorom je zaslaný všetkým štrukturálnym divíziám na použitie v práci.
Tabuľka jednotných foriem dokumentov organizácie - zoznam foriem dokumentov povolených na použitie, ktoré sú potrebné a postačujúce na realizáciu riadiacich činností konkrétnej riadiacej štruktúry, obsahujúci popis každého dokumentu, jeho právny stav a stupne dokumentácie. Vysvedčenie je spôsob, ako normatívne stanoviť zloženie dokumentov používaných v prístroji, ako aj postup pri ich príprave. Do dochádzkového listu sú zahrnuté len dokumenty, ktorých vytvorenie je nevyhnutné, oprávnené, periodicky opakované.
Tabuľka môže obsahovať nasledujúce stĺpce:
– kód formulára dokumentu;
- názov legislatívneho alebo regulačného aktu, ktorý je základom pre uplatnenie alebo uverejnenie dokumentu;
- názov štrukturálnej jednotky zodpovednej za prípravu, frekvencia zostavovania;
- koordinácia (interná a externá) - sú uvedené organizácie alebo štrukturálne jednotky alebo úradníci zapojení do tohto procesu;
– podpis (pozícia osoby, ktorá dokument podpisuje);
- schválenie (pozícia vedúceho alebo názov orgánu, ktorý dokument schvaľuje);
- tlač (potreba certifikovať dokument pečaťou);
- organizácia adresáta (štrukturálna jednotka, ktorej sa dokument poskytuje).
Okrem toho je možné do časového výkazu zadať informácie o mieste vyhotovenia textu dokumentu, jeho evidencii, počte vytvorených kópií, distribučnom obehu, mieste, kde je uložený originál a pod.
Proces zostavovania pracovného výkazu umožňuje duchovnej službe analyzovať všetky operácie s dokumentmi (postavenie výkonných umelcov a manažérov podieľajúcich sa na príprave, podpisovaní, schvaľovaní, schvaľovaní; frekvencia vytvárania dokumentu, charakteristika technických prostriedkov použitých na vytváranie , odoslať). Po schválení vedúcim organizácie sa časový výkaz stáva prostriedkom normatívneho stanovenia etáp prípravy dokumentov. Udržiavanie pracovného výkazu v prevádzkovom stave (údržbu) vykonáva služba kancelárskych prác. Údržba zabezpečuje včasné zavedenie zmien v dokumentácii do časového výkazu - zavedenie nových formulárov federálnymi orgánmi, zrušenie predtým existujúcich formulárov, ako aj kontrolu nad postupom používania.
Pomocou tabuľky môžete:
– eliminovať možnosť neopodstatneného vytvárania nových foriem;
- zaviesť jednotnú klasifikáciu dokumentov organizácie v súlade s riadiacimi funkciami a úlohami;
- brať do úvahy množstvo druhov a foriem dokumentov.
Pred zvážením hlavných funkcií služby DOW je potrebné zdôrazniť účel a hlavné úlohy, ktoré má riešiť. Účel služby DOW je včasné poskytovanie zdokumentovaných informácií zamestnancom organizácie (spotrebiteľom informačného systému). Hlavné úlohy služby DOW:
Zabezpečenie jednotného postupu pri dokumentovaní a práci s dokumentmi v organizácii v súlade s platnými normami;
Zdokonaľovanie foriem a metód práce s dokumentmi vrátane ich automatizácie.
Súbor funkcií služby DOW na vyriešenie týchto problémov patrí k štandardu a je regulovaný “ Všeobecné ustanovenia GSDOU". Uvažujme o funkciách, ktoré odhaľujú hlavné oblasti práce a ich zoskupenie v súlade so štruktúrnymi jednotkami vytvorenými na ich realizáciu.
| Názov pododdielu | Vykonávané funkcie |
| SEKRETARIÁT (asistent manažéra, asistent tajomníka, technický tajomník) | predbežné zváženie a príprava dokumentov adresovaných vedúcemu; príprava a schvaľovanie dokumentov v mene vedúceho; organizačné a dokumentačné služby rokovaní a stretnutí, dokumentácia kolektívnych riadiacich orgánov; nezdokumentovaná manažérska služba: ( telefonické rozhovory, prijímanie návštevníkov, organizácia práce recepcie, organizačné a informačné služby a technická podpora, organizovanie obchodných stretnutí a služobných ciest pre manažérov a pod.) |
| PROTOCOL SKUPINA | vypracovanie pracovných plánov pre kolegiálne orgány; organizovanie a vedenie stretnutí riadiacich orgánov; dokumentovanie ich aktivít; príprava návrhov normatívnych a administratívnych dokumentov, listov, referencií; evidencia rozhodnutí kolegiálnych orgánov vo forme administratívnych dokumentov, výpisov zo zápisníc zo zasadnutí, analýzy certifikátov a správ štrukturálnych oddelení; príjem, registrácia, organizácia skladovania, distribúcia požadované dokumenty; informačná a referenčná práca; kontrola výkonu rozhodnutí kolegiálnych orgánov. |
| ODDELENIE ZLEPŠENIA DOW (kancelária, sektor, centrum). | - vypracovanie a realizácia opatrení na skvalitnenie predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie (od tvorby tlačív vrátane zabezpečenia ochrany informácií, tvorby dochádzkového listu a albumu tlačív dokladov, až po skvalitnenie pracovného toku a organizačno-technického vybavenia predškolskej vzdelávacej inštitúcie); - rozvoj normatívnej a metodickej podpory pre predškolské vzdelávacie inštitúcie; - vývoj klasifikačných adresárov organizácie (klasifikátory, nomenklatúra prípadov, zoznamy dokumentov s lehotami uchovávania); - vykonávanie pokročilých školení zamestnancov predškolských vzdelávacích inštitúcií a odborníkov riadiaceho aparátu; - poradenstvo zamestnancom organizácie a sledovanie ich činnosti v otázkach predškolského vzdelávania. |
| EXPEDÍCIA | - prijímanie a odosielanie dokumentov; - ich dodanie do štrukturálnych pododdielov; - kvantitatívne účtovanie došlých a odoslaných dokladov. |
| ODDELENIE ÚČTOVNÍCTVA A EVIDENCIE DOKLADOV | - evidencia došlých, odoslaných a interných dokladov; - vytváranie a udržiavanie informácií a referenčných prác; - kontrola správnosti vyhotovenia a vyhotovenia výstupných a interných dokumentov; - príprava podkladov na predloženie vedeniu na posúdenie; - zakladanie spisov a ich príprava na presun na uloženie do archívu. |
| KONTROLNÁ SKUPINA (kancelária, oddelenie, inšpekcia) | - organizácia kontroly lehôt na vyhotovenie dokumentov, ich uvedenie pod kontrolu a vyňatie spod kontroly; - regulácia vykonávania a informovanie vedenia o priebehu vybavovania dokumentov; - organizácia výstupnej kontroly (rozbor výkonovej disciplíny a platnosti lehôt na vyhotovenie dokladov). |
| RECEPCIA (skupina listov alebo oddelenie výziev občanov) | - vytváranie a uchovávanie spisov s výzvami občanov; - analýza a zovšeobecnenie dôvodov odvolania a výsledkov ich posudzovania; organizácia prijímania občanov vedením organizácie (úradu). |
| CENTRUM VÝROBY DOKUMENTOV (oddelenie, skupina) | - opätovná tlač dokumentov z konceptov; - čítanie a úprava textov; - Účtovanie vykonanej práce. |
| KOPÍROVANIE A DUPLIKÁCIA | - kopírovanie dokumentov; - replikácia dokumentov; - príprava reklamných produktov; - Účtovanie vykonanej práce. |
| ARCHÍV ODBORU | - preberanie na úschovu dokumentov od štrukturálnych oddelení a poskytovanie metodickej pomoci im - kontrola dodržiavania pravidiel pre tvorbu a ukladanie spisov v štrukturálnych oddeleniach - účtovanie, systematizácia a uchovávanie dokumentov, organizácia ich pohybu a používania - participácia pri tvorbe regulačných a metodických dokumentov o archivácii a DOW - príprave a odovzdávaní prípadov na štátne uloženie. |
V súčasnosti sa v súvislosti s automatizáciou práce s dokumentovanými informáciami v organizáciách vytvára príslušná SLUŽBA RIADENIA INFORMÁCIÍ, ktorej činnosť zatiaľ nie je regulovaná regulačnými dokumentmi. Divíziami služby sú zvyčajne oddelenie Údržba elektronický systém, informačné a analytické oddelenie a pod.
Hlavné funkcie tejto služby:
˜ implementácia informačných technológií založené na využívaní výpočtovej techniky
˜ vytvorenie integrovaného informačného systému pre organizáciu
˜ činnosti pre prevádzku informačného systému
˜ návrh a podpora systému informačných potrieb spotrebiteľov databáz
˜ výber kvalifikovaného servisného personálu atď.
Vidíme teda, že funkcie služby DOW ako celok sú typizované a zoskupené. Každá organizácia alebo výkonné orgány sa pri navrhovaní služby PEI môžu spoľahnúť na navrhované štrukturálne a funkčné možnosti, berúc do úvahy vlastnosti ich štruktúry a špecifiká ich činností. V prípade potreby je možné spojiť viacero funkcií do jedného celku, ale súbor funkcií musí byť v každej organizácii prezentovaný celý, aj keď všetky kancelárske funkcie vykonáva jedna osoba.
Služba podpory manažérskej dokumentácie (DOE)
SDOU je organizačne samostatné štrukturálne oddelenie inštitúcie, ktorá vykonáva prácu s dokumentmi.
Hlavnou úlohou služby DOW je včasné spracovanie a prenos na rôzne úrovne manažérskych informácií potrebných pre implementáciu funkcií.
V praxi manažmentu existujú služby predškolských vzdelávacích inštitúcií.
- 1. Riadenie záležitostí (ministerstvá, vyhlásenia Ruska). V zložení sú: úrad inšpekcie pod ministrom, sekretariát, odbor zefektívnenia práce úradu, oddelenie listov (sťažností), ústredný archív.
- 2. Všeobecné oddelenie - v samosprávach a samosprávach verejné organizácie. Zloženie: útvary pre účtovníctvo a evidenciu dokumentov, kontrolná skupina, protokol, kopírovacia a rozmnožovacia služba, archív.
- 3. Úrad - ministerstvá a rezorty autonómne. alebo ich;
Priemyselné združenia, výskum, dizajn, výpočtové centrá.
V zariadeniach, ktoré nemajú predškolskú vzdelávaciu inštitúciu, jej funkciu vykonáva vedúci tajomník alebo iný na to určený úradník.
- 1. Vedúci: vedúci vecného oddelenia, vedúci kancelárie, vedúci archívu, vedúci písacieho úradu, vedúci stenografickej kancelárie, vedúci všeobecného oddelenia, vedúci sekretariátu, vedúci listového oddelenia, vedúci inšpekcie, vedúci sekcie protokolu.
- 2. Špecialisti: archivár, asistent ministra, referent, metodik, redaktor, kontrolór, tajomník - minister.
- 3. Technickí umelci: korektor, zasielateľ, referent, pisár 1.2 kategória, stenograf 1.2 kategória, sekretárka - pisár, sekretárka - stenograf.
Funkcie konštrukčných častí SDOU.
- 1. Funkcia expedície: prijímanie došlej korešpondencie, triedenie na registrujúcu a neevidujúcu, distribúcia podľa štruktúrnych útvarov inštitúcie; viesť kvantitatívnu evidenciu dokumentov; zasielanie odchádzajúcej korešpondencie, doručovanie korešpondencie štrukturálnym divíziám a adresátom.
- 2. Funkcia skupiny pre účtovníctvo a evidenciu korešpondencie: účtovanie a evidencia došlých a výstupných, interných dokladov, vedenie referenčného a informačného aparátu a vyhľadávanie informácií, kontrola správnosti výstupných a interných dokladov.
- 3. Funkcia kontrolnej skupiny: kontrola včasného použitia dokumentov, kontrola termínov plnenia ústnych pokynov vedúcim štrukturálnych odborov, informovanie vedenia o priebehu plnenia dokumentu a pokynov.
- 4. Funkcia listového oddelenia: príjem a účtovníctvo pre podniky, žiadosti, sťažnosti občanov; príprava a predkladanie na posúdenie manažmentu podnikov, vyjadrenia sťažností na realizáciu štrukturálnym divíziám; kontrola lehôt na ich vyhotovenie, informovanie žiadateľov o výsledkoch prerokovania návrhov, žiadostí, sťažností, vytváranie káuz s návrhmi, žiadosťami, sťažnosťami a ich presun do archívu, analýza a zovšeobecnenie vyhotovenia, organizácia príjmu návštevníkov.
- 5. Funkcia archivácie: príjem, účtovníctvo, ukladanie, používanie súborov určených na archiváciu; kontrola nad správnym vytváraním, ukladaním a používaním súborov v štrukturálnych členeniach; príprava prípadov na presun do archívu.
- 6. Funkcia tajomníka – manažéra a jeho zástupcov: predbežné zváženie a príprava na dokumentačné vedenie došlej korešpondencie o najdôležitejších otázkach; organizovanie dokumentačnej služby porád, nedokumentárna služba riadiacej práce.
Operácie SDO.
Monitorovanie dodržiavania štandardov dokumentov.
Preposielanie spracovania a doručovania dokumentov účinkujúcim.
- 3. Evidencia dokladov a účtovné a referenčné práce.
- 4. Kontrola vykonávania dokumentov.
- 5. Vytváranie, registrácia, uchovávanie a používanie súborov.
- 6. Registrácia a vydávanie administratívnej dokumentácie inštitúcií.
- 7. Písomná výroba, kopírovanie a rozmnožovanie kancelárskych dokumentov.
SGSDOU je súbor základných ustanovení upravujúcich pravidlá, predpisy a odporúčania pre vedenie evidencie v inštitúciách od okamihu prijatia alebo vytvorenia až po doručenie dokumentov do archívu.
Organizácia práce zamestnancov SDOU.
1. Všeobecné požiadavky na organizáciu práce zamestnancov SDOU. Organizácia práce zahŕňa riešenie nasledujúcich problémov:
Prehľadná organizačná štruktúra SDOU, voľba najracionálnejšej formy práce s dokumentmi - všetky inštitúcie sú rozdelené do 4 kategórií v závislosti od objemu toku dokumentov (počet dokumentov spracovaných inštitúciou za rok) v inštitúcii kategórie 1, 2, 3, úrad pracuje s dokumentmi av inštitúciách 4 kategórie - sekretariát. Tým sa centralizuje práca SAV pod jednotný manažment. Centralizácia umožňuje zabezpečiť rýchle vykonávanie dokumentačných prác, vytvára jasné interakcie medzi štruktúrnymi jednotkami zahrnutými v SDOU a zlepšuje kvalitu spracovania dokumentov.
Správna diferenciácia funkcií medzi jednotlivými výkonnými a podúsekmi podľa ich kvalifikácie. Riešenie tejto problematiky sa uskutočňuje vypracovaním implementácie regulačných dokumentov, pokynov na dokumentovanie riadiacich činností; popisy práce, štátne normy.
Racionalizácia práce pracovníkov SDOU. Boli vypracované metodické odporúčania pre prídelový systém pracovného inžinierstva technických pracovníkov a zamestnancov, štandardné normy času na prácu s dokumentmi vrátane výkonu strojom písaných prác.
Regulácia práce požadovala zabezpečiť normálnu pracovnú záťaž pracovníkov počas dňa, týždňa, mesiaca, roka pri normálnom napätí na každom pracovisku, určiť kritériá hodnotenia práce každého zamestnanca.
4) Úprava úradného a kvantitatívneho zloženia, zloženia personálu SDOU, zvyšovanie jeho kvalifikácie a kultúry v práci. Počet zamestnancov predškolského zariadenia sa počíta za službu ako celok a za jej štrukturálne útvary.
Pri vytváraní SDOU by sa malo vychádzať z minimálneho počtu zamestnancov pre každú funkciu dokumentárnych služieb. Mala by sa určiť v závislosti od objemu pracovného toku na základe typických noriem času pre dokumentačnú prácu.
5) Racionálna organizácia pracovné miesta a zabezpečenie priaznivých pracovných podmienok.
Na tento účel môžete použiť pokyny vedecká organizácia práca inžinierskych a technických pracovníkov a zamestnancov.
Od organizácie pracoviska, priaznivých pracovných podmienok, výkonnosti človeka, produktivity a kvality práce závisí jeho zdravie.
Formy organizácie práce s dokumentmi.
Tok dokumentov: zahŕňa prácu s hotovými dokumentmi vytvorenými touto inštitúciou a prijatými zvonku (príjem, distribúcia, registrácia, kontrola vykonávania, referenčná práca, vytváranie súborov, ukladanie a používanie dokumentov, ktoré presúvajú informácie o dokumentoch úradmi.
- 3 formy organizácie práce s dokumentmi.
- 1. Centralizované
- 2. Decentralizované
- 3. Zmiešané
Centralizovaná forma: používa sa v inštitúciách s veľ tok dokumentov. Ide o vykonávanie všetkých operácií s dokumentmi v 1 štruktúre útvaru (kancelária, Spoločné oddelenie).
- 2) Decentralizovaná forma : práca s dokumentmi, všetky operácie sa vykonávajú v štruktúrnej jednotke inštitúcie, spravidla geograficky rozptýlené.
- 3) Zmiešaná forma: používa sa vo veľkých inštitúciách so zložitou štruktúrou a veľkým množstvom pracovného toku.
Pri výbere formy organizácie práce s dokumentmi pre konkrétnu inštitúciu by sa mali brať do úvahy tieto faktory:
- a) objem papierovania.
- b) povaha práce inštitúcie, jej územné umiestnenie.
- c) štruktúra inštitúcie a jej útvarov.
- d) v technickom zariadení.
- e) manažéri kvalifikácie, špecialisti a technickí pracovníci.
Najdôležitejšie je pri výbere formy organizácie práce s dokumentmi, objemu pracovného toku.
Na určenie inštitúcie podľa pracovného postupu sa používa kategorickosť navrhovaná SGSDO.
Racionalizácia dokumentačných prác.
Postupnosť práce so šifrou je určitá postupnosť prvkov percenta práce. pre prácu s dokumentmi. Ide o operácie ako: príjem korešpondencie, otváranie obálok na určenie hodnoty investície, triedenie dokumentov podľa návodu na použitie registrovaná exekúcia podľa podstaty emisie, zakladanie vecí, spracovanie dokumentov na písacom stroji, vyhľadávanie dokumentov , vyhotovenie služobných značiek na dokumente, preklad na strojový nosič.
Pri prideľovaní dokumentačných operácií sa používajú časové normy na vykonávanie operácií, norma na počet personálu, norma na zvládnuteľnosť a pomery zamestnancov.
Časový prídel je množstvo času stráveného vykonávaním určitého typu práce pre určité technické a sanitárne organizácie. hygienické podmienky pôrod.
Meranie a prideľovanie nákladov práce sa používa na:
- 1. Stanovenie nákladov na chod celej inštitúcie.
- 2. Zlepšenie pracovných metód.
- 3. Odmeny zamestnancov. pracovať.
- 4. Rovnomerné rozloženie záťaže v čase.
- 5. Zlepšenie plánovania práce inštitúcie.
- 6. Zabezpečenie racionálneho využívania technických prostriedkov.
- 4. ÚLOHA ZÁZNAMOV A JEJ VPLYV NA RIADENIE
Úloha dokumentárnych informácií v manažmente.
Riadiaca činnosť je vlastná všetkým inštitúciám, organizáciám a podnikom. V procese riadenia sa zhromažďuje, spracováva a prenáša obrovské množstvo informácií. Efektívnosť riadenia závisí od objemu, efektívnosti a spoľahlivosti informácií, z ktorých väčšina sa odráža v dokumentoch. Legislatívne a regulačné akty stanovujú množstvo situácií, v ktorých je dokumentácia informácií povinná. V závislosti od konkrétnej situácie riadenia, súbor rôzne druhy Dokumenty. Delia sa podľa:
- Obsah informácií (odráža hlavné funkcie manažmentu)
- pôvod (oficiálny a osobný)
- Miesto kompilácie (externé a interné)
- spôsob výroby (ručne písaný, strojopisný a typografický)
- Forma prezentácie informácií (štandardná, vytvorená pre všetky alebo pre jednotlivé inštitúcie, individuálna)
- počet otázok (jednoduchá - jedna otázka; komplexná - niekoľko otázok)
Proces riadenia zahŕňa nasledujúce zdokumentované operácie: zhromažďovanie a spracovanie dokumentárnych informácií; príprava rozhodnutí; rozhodovanie a dokumentácia; predloženie rozhodnutí exekútorom; výkon rozhodnutia; kontrola vykonávania; zber informácií o výkone; prenos informácií cez vertikálne a horizontálne prepojenia; ukladanie a získavanie informácií.
Správny aparát realizuje svoje funkcie najmä prostredníctvom univerzálnych a oprávnených organizačných a administratívnych dokumentov (ORD), vytváraných obiehajúcich bez ohľadu na špecifiká činností vo všetkých odvetviach národného hospodárstva a verejnej správy.
Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár
Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.
Hostené na http://www.allbest.ru/
Úvod
Informácie zaznamenané v dokumentoch akéhokoľvek podniku sú odrazom činnosti organizácie a tvoria základ každého podnikania. Väčšina zamestnanci podniku dostávajú oficiálne informácie prostredníctvom dokumentov.
Moderný manažment štátny podnik alebo komerčná organizácia je do značnej miery nepretržitá séria procesov na zostavovanie a presúvanie dokumentov. Realizujú sa projekty, uzatvárajú a rušia sa zmluvy, kupujú a predávajú sa cenné papiere, podniky, nehnuteľnosti a to všetko, ako aj mnohé iné operácie, sa dokumentujú. Vedúci podnikov sú osobne zodpovední za zloženie, bezpečnosť a správne vyhotovenie dokumentov. Neporiadok pri ukladaní dokumentov môže viesť k riziku straty cenných informácií, čo môže negatívne ovplyvniť činnosť podniku, preto sa dnes v rôznych organizáciách často nachádza taká jednotka, ako je služba DOW.
Kancelárske práce v podniku by sa mali vykonávať na základe zjednotených štátny systém kancelárska práca (EGSD). Pomáha predchádzať prepúšťaniu a duplicite práce, pretože formuluje jednotné požiadavky a odporúčania na prípravu dokumentov, organizáciu workflow, účtovníctvo a vyhľadávanie informácií, sledovanie vyhotovenia dokumentov a ich zoskupovanie do prípadov.
V tomto kontrolná práca budú určené výhody služby DOW, ktorá je kompetentná pracovať s dokumentmi organizácie. Stanovia sa ciele a zámery, funkcie a interakcia tejto služby s ostatnými štrukturálnymi divíziami podniku.
1. Koncept služby DOW
služba DOW- ide o organizačnú samostatnú štruktúrnu jednotku inštitúcie, ktorá vykonáva prácu s dokumentmi a hlási sa priamo prednostovi.
Služba správy dokumentov môže byť v organizácii zastúpená ako samostatná štrukturálna jednotka ( úrad, všeobecný odbor, sekretariát) a jednotlivého zamestnanca, ( asistent tajomníka).
Dokumentácia riadiacich činností pokrýva všetky procesy súvisiace so záznamom (fixáciou) a vykonávaním informácií potrebných na realizáciu riadiacich činností na rôznych médiách podľa stanovených pravidiel.
Dokumentácia sa vykonáva v prirodzenom jazyku ( písomnosti písané rukou, strojom, vrátane telegramov, telefónnych správ), ako aj v umelých jazykoch pomocou nových médií ( dierne štítky, dierne pásky, magnetické pásky, karty, disky atď.).
Činnosť služby DOW je upravená Predpismi o službe správy dokumentácie. Činnosť zamestnancov predškolského zariadenia je upravená pracovnými náplňami, ktoré stanovujú racionálnu deľbu práce, zabezpečujú rovnomerné pracovné zaťaženie pracovníkov, rozdeľovanie práce podľa zložitosti výkonu a kvalifikácie výkonných umelcov. Popisy pracovných miest vypracúva služba DOW a schvaľuje ich vedúci alebo jeho zástupca. Pri zmene funkcií a úloh služby Úradníci DOW pokyny sa revidujú. Služba PEI sa vo svojej činnosti riadi legislatívnymi a inými regulačnými právnymi aktmi štátnych orgánov a správy Ruskej federácie, pravidlami, pokynmi, metodickými odporúčaniami inštitúcií štátu. Automatizovaný systém Ruskej federácie (GAS) a ďalších platných predpisov k problematike dokumentačnej podpory manažmentu. Riadenie služby PEI by mali vykonávať špecialisti s vyšším alebo stredným vzdelaním špeciálne vzdelanie zodpovedajúci profil. Služba DOW má vlastnú pečať s označením svojho názvu. Kirsanová M.V. Moderná kancelárska práca - M .: Infra-M, 2008 - s.18
1.1 Ciele a zámery služby DOW
. Služba DOW rieši nasledujúce úlohy: - zlepšenie formy a metódy práce s dokumentmi; - zabezpečenie jedinej objednávky dokumentácia, organizácia práce s dokumentmi, budovanie vyhľadávačov; - kontrola vykonávania a prípravy dokumentov na odovzdanie do štátneho archívu v súlade s platnými predpismi; - redukcia papierovania, počet foriem dokumentov; - vývoj a implementácia regulačné a metodické dokumenty na zlepšenie dokumentácie organizácie; - účasť na vývoji a implementácii pokročilých technológií dokumentačná podpora riadenia založená na využití výpočtovej a organizačnej techniky, osobné počítače. Kirsanová M.V. Moderná kancelárska práca - M .: Infra-M, 2008 - s.19
1.2 Funkcie
V súlade s pridelenými úlohami vykonáva služba DOW nasledujúce funkcie:
1) vývoj, implementácia a údržba časového výkazu a albumu jednotných foriem organizačných dokumentov, vykonávanie zmien v nich;
2) spracovanie, evidencia dokumentov a účtovné a referenčné práce na dokumentoch;
3) organizovanie včasného zváženia a prípravy správy pre správu prichádzajúcich dokumentov, sledovanie správnosti vyhotovenia dokumentov predložených na podpis manažmentu;
4) kontrola prechodu, vyhotovenia a vyhotovenia dokumentov načas, zovšeobecnenie informácií o priebehu a výsledkoch vybavovania dokumentov, systematické informovanie manažmentu o týchto otázkach;
5) organizovanie strojárskej výroby, kopírovania a prevádzkovej reprodukcie dokumentov, vývoj a návrh formulárov dokumentov;
6) vývoj nomenklatúry spisov organizácie, zabezpečenie uchovávania spisov a operatívneho využívania dokumentačných informácií;
7) organizácia práce na návrhoch, žiadostiach a sťažnostiach občanov;
8) organizácia kontroly práce s dokumentmi v štrukturálnych divíziách;
9) vývoj (spolu s príslušnými štrukturálnymi oddeleniami organizácie) opatrení na zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi, ako aj na zlepšenie výkonovej disciplíny;
10) vykonávanie kontroly správnosti registrácie a vytvorenia podľa štruktúrneho členenia prípadov, ktoré sa majú archivovať;
11) organizácia práce archívu v súlade s právnymi predpismi o archívnictve Ruskej federácie, pravidlami, pokynmi a metodickými odporúčaniami inštitúcií GAS Ruskej federácie;
12) ďalšie vzdelávanie zamestnancov predškolskej vzdelávacej inštitúcie, organizovanie stretnutí a poradenstvo v otázkach v ich kompetencii; organizácia pracovísk vrátane automatizácie. Kirsanová M.V. Moderná kancelárska práca - M .: Infra-M, 2008 - s.20
1.3 Práva a povinnosti
Služba DOW má právo:
1) vykonávať kontrolu nad znižovaním nadbytočných informácií v organizácii a podriadenom systéme a prijímať na tento účel vhodné opatrenia; 2) vyžadovať od vedúcich štrukturálnych divízií, aby dodržiavali stanovené pravidlá pre prácu s dokumentmi v organizácii a monitorovali implementáciu týchto pravidiel; 3) vyžiadať si od štrukturálnych divízií a organizácií informácie potrebné pre prácu; 4) vykonávať audity organizácie dokumentačnej podpory manažmentu v štrukturálnych divíziách a prinášať výsledky inšpekcií vedúcim štrukturálnych divízií na prijatie vhodných opatrení; 5) zapájať predpísaným spôsobom špecialistov štrukturálnych divízií do prípravy návrhov dokumentov v mene manažmentu; 6) vrátiť exekútorom na revíziu podkladov vyhotovených v rozpore s stanovené požiadavky; 7) spolu s výpočtovým strediskom určiť úlohy podpory riadenia dokumentácie, ktoré sa majú automatizovať; 8) podpisovať a schvaľovať dokumenty v rámci svojej kompetencie; 9) vypracovať predpisy o štrukturálnych členeniach služieb predškolskej vzdelávacej inštitúcie a pracovnej náplni zamestnancov; 10) predkladať vedeniu návrhy na vyvodenie disciplinárnej zodpovednosti vo všetkých prípadoch porušenia zo strany útvarov a úradníkov stanovené pravidlá pre prácu s dokumentmi; 11) podieľať sa na diskusii vedenia o otázkach týkajúcich sa stavu práce s dokumentmi, ako aj zlepšovania foriem a metód práce s nimi; 12) predkladať vedeniu na posúdenie podania o vymenovaní, preložení a prepustení zamestnancov predškolského zariadenia, o ich povzbudzovaní a ukladaní pokút.
DOE je zodpovedná za: 1) zabezpečenie stanoveného postupu pri práci s dokumentmi v organizácii; 2) plnenie pokynov a pokynov vedenia a dodržiavanie nevyhnutné podmienky robotníckej práce. Kirsanová M.V. Moderná kancelárska práca - M .: Infra-M, 2008 - s.21
1.4 Interakcia predškolskej vzdelávacej inštitúcie s inými jednotkami
Služba DOW interaguje:
1) so štrukturálnymi členeniami- k problematike dokumentárnej podpory manažmentu;
2) s právnym servisom- zapnuté právne záležitosti súvisiace s prípravou dokumentov;
3) s personálnymi službami, pracovnou a mzdy as príslušnými výskumnými organizáciami - o výbere a umiestňovaní zamestnancov a zlepšovaní ich kvalifikácie v kontexte rozšíreného používania počítačovej a organizačnej techniky;
4) s upratovacími službami- o otázkach zabezpečovania organizačného a počítačového vybavenia, tlačív dokumentov, papiernictva, spotrebiteľských služieb pre zamestnancov predškolského vzdelávacieho zariadenia.
5) s výpočtovým strediskom- o vývoji a zavádzaní nových informačných technológií s využitím výpočtovej techniky.
2. Evidencia dokumentov podľa vzorov
2.1 Príklad rozhodnutia predstavenstva
JSC "Pastor"
ROZHODNUTIE PREDSTAVENSTVA
O likvidácii
JSC« pastor"
Predstavenstvo JSC "Pastor" v súvislosti s nemožnosťou vykonávať ďalej ekonomická aktivita bez rizika platobnej neschopnosti (úpadku)
ROZHODNUTÉ:
1. Uznať neúčelnosť ďalšej finančnej a hospodárskej činnosti JSC.
2. Likvidovať OJSC od 5.1.2011
3. Zašlite kópiu tohto rozhodnutia predstavenstva s ich podpismi a pečiatkou JSC územnému daňovému úradu na zapísanie do Jednotného štátneho registra právnických osôbže as je v procese likvidácie.
4. Ustanoviť likvidačnú komisiu OJSC v zložení: Brodkina K.V., Ivanova S.T., Kalyadkina O.G., Neklyuzheva I.V.
5. Za predsedu likvidačnej komisie AK vymenovať Ageeva V.V.
6. Poveriť likvidačnú komisiu vykonaním celého radu opatrení na likvidáciu JSC.
7. Ustanoviť, že v súlade s odsekom 3 čl. 62 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie od okamihu prijatia tohto rozhodnutia o likvidácii JSC a vymenovania likvidačnej komisie na ňu prechádzajú všetky právomoci riadiť záležitosti JSC.
podpis predsedu rady A.L. Bagel
Členovia rady podpis L.A. Gorbunov
podpis A.S. Šumov
Podobným spôsobom sa formalizujú rozhodnutia kolegiálneho orgánu (či už ide o predstavenstvo, zasadnutie pracovný kolektív, zhromaždenie akcionárov a pod.).
Riešenie- ide o právny akt prijímaný kolegiálnymi a poradnými orgánmi inštitúcií, organizácií, podnikov za účelom riešenia najdôležitejších otázok ich činnosti. Spoločné rozhodnutia sú tiež tzv administratívne dokumenty prijaté dvoma alebo viacerými riadiacimi orgánmi, z ktorých jeden funguje na základe kolegiality a druhý na základe jednoty velenia.
Text rozhodnutia pozostáva z dvoch častí: zisťovacej a administratívnej oddelených slovom „ROZHODNUTÉ“, „ROZHODNUTÉ“, „ROZHODNUTÉ“), ktoré je vytlačené veľkými písmenami z nového riadku z poľa. Ak uznesenie alebo rozhodnutie nevyžaduje odôvodnenie, text sa začína takto: „Predstavenstvo ROZHODNUTÉ: ...“.
Rozhodnutia prijímané kolegiálnymi a poradnými orgánmi používajú formu textu v tretej osobe jednotného čísla („ROZHODNUTÉ“, „ROZHODNUTÉ“, „ROZHODNUTÉ“). V spoločných rozhodnutiach dvoch alebo viacerých organizácií sa text uvádza v prvej osobe („rozhodnuté“).
V prípade potreby môže zisťovacia časť obsahovať odkazy na zákony a iné normatívne akty.
Administratívna časť je uvedená v odsekoch.
Príloha 1
na rozhodnutie predstavenstva
zo dňa 06.05.2009 č.15
Návrh rozhodnutia musí byť odsúhlasený všetkými zainteresovanými štrukturálnymi jednotkami a organizáciami. Postup právneho preskúmania návrhov rozhodnutí je povinný.
Rozhodnutie sa vyhotovuje na tlačive rozhodnutia (tlačivo osobitného druhu dokumentu).
Požadované náležitosti rozhodnutia sú: názov organizácie, názov druhu dokumentu, dátum a evidenčné číslo dokumentu, miesto zostavenia alebo zverejnenia, názov textu, podpis, víza na schválenie dokumentu.
2.2 Príklad prezentácie stimulu
Zatvorené akciová spoločnosť generálnemu riaditeľovi
"Vácanie kovov" T.R. Romanov
REPREZENTÁCIA HR oddelenie pripraviť
objednávka do 26.11.2010,
24.11.2010 číslo 22 vydania účtovného oddelenia
pridelenie 30 000 rubľov.
Moskva 25.11.2010 Romanov
O propagáciiMikhalkinaA.V.
Mikhalkina Anna Vitalievna, narodená v roku 1970, pracuje v účtovnom oddelení CJSC od júla 2005. odborné vzdelanie(absolvoval MESI). Mikhalkina A.V. - Zodpovedný zamestnanec, kvalifikovaný odborník, proaktívny a výkonný. Pracovné povinnosti vykonáva v plnom rozsahu, pripomienky a porušenia pracovná disciplína nemá. V roku 2008 študovala na Akadémii manažmentu na nadstavbových kurzoch.
Za bezchybnú prácu, vysokú profesionalitu a v súvislosti s výročím vás žiadam, aby ste oznámili Mikhalkinu A.V. poďakovať a odmeniť ju.
Podpis hlavného účtovníka V.A. Isaev
Vedúci personálneho oddelenia podpis V.I. Osipova
námestník Podpis generálneho riaditeľa P.Yu. Doronin
V prípade č. 03-05
Zaitseva 29.11.2010
propagácia- ide o uznanie zásluh zamestnanca zo strany zamestnávateľa, prejav vďaky a odmeny za svedomitú prácu. Larin M.V., Soková A.N. Evidencia služobných dokladov.- M.: MUFER, 2006.-s.54
Postup vydávania stimulov pre zamestnancov zahŕňa niekoľko fáz:
1) Vedúci štrukturálneho útvaru, v ktorom zamestnanec pracuje, vypracuje prezentáciu stimulu adresovanú vedúcemu organizácie s uvedením druhu stimulu v súlade s platnými predpismi (napríklad oznámenie vďaky; vyplatenie prémie; odmeňovanie s hodnotným darčekom; odmeňovanie diplom; podanie na titul najlepší v profesii a pod.) Podanie sa robí akoukoľvek formou, musí však obsahovať nasledovné údaje o zamestnancovi (zamestnancoch): CELÉ MENO.; rok narodenia; vzdelávanie; pozícia; štrukturálne členenie; pracovné skúsenosti v organizácii; hodnotenie výrobné činnosti, ako aj motív povzbudenia; základňu.
2) V prípade kladného rozhodnutia o povzbudení zamestnávateľ vydá príkaz na povzbudenie zamestnanca (jednotný formulár T-11), schválený vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska zo dňa 5. januára 2004 č.1, resp. T-11a na povzbudenie skupiny zamestnancov. Pri vystavení príkazu (formulár T-11 alebo T-11a) riadok „Základ“ označuje: názov dokumentu (podanie) a osobu, ktorá ho podpísala (funkcia, priezvisko, iniciály), číslo a dátum. S objednávkou sa zamestnanec musí oboznámiť s podpisom.
4) Na základe objednávky sa vykoná záznam o povýšení do zošita zamestnanca. Podľa článku 24 Pravidiel pre vedenie zošitov sa na základe objednávky do zošita zapisujú tieto informácie:
O udeľovaní čestných osvedčení, udeľovaní titulov a udeľovaní odznakov, odznakov, diplomov, čestných osvedčení vyhotovených organizáciami (vzor zápisu o ocenení: v stĺpci 3 sa uvádza poďakovanie za sústavnú a vynikajúcu prácu, v stĺpci 4 - dátum a číslo objednávky na povzbudenie);
O iných typoch stimulov ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie, ako aj kolektívnymi zmluvami, internými pravidlami Pracovný rozvrh organizácie, stanovy a predpisy o disciplíne.
Evidencia odmien poskytovaných mzdovým systémom alebo vyplácaných pravidelne, v pracovné knihy nie sú zadané.
3. Definície pojmov
Nomenklatúra - (lat. nomenklatúra - zoznam, menný zoznam) - ide o zoznam pozícií v súlade s organizačnou štruktúrou útvaru, organizácie, firmy. V biznise existuje aj taká vec ako nomenklatúra prípadu- systematický zoznam názvov prípadov uložených v organizácii s uvedením podmienok ich uloženia, zostavený predpísaným spôsobom.
Nomenklatúra prípadov by mala byť v každej organizácii, inštitúcii, podniku, pričom by mala pokrývať všetky dokumenty, ktoré vznikajú pri ich činnosti.
Všeobecné požiadavky na prípravu a vykonávanie nomenklatúr prípadov sú stanovené v týchto dokumentoch:
Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo dňa 06.02.2002;
Keď už hovoríme o nomenklatúre prípadov, treba poznamenať, že existujú tri typy nomenklatúry prípadov:
- typická nomenklatúra prípadov;
- približná nomenklatúra prípadov;
- individuálna nomenklatúra prípadov konkrétnej organizácie.
Typická nomenklatúra prípadov stanovuje zloženie prípadov začatých v kancelárskej práci podobných organizácií a je regulačným dokumentom.
Približná nomenklatúra prípadov stanovuje približné zloženie prípadov začatých v rámci kancelárskej práce organizácií, na ktoré sa vzťahuje, s uvedením ich indexov a má poradný charakter.
Štandardné a vzorové nomenklatúry prípadov spravidla vypracúvajú vyššie organizácie pre svoje podriadené organizácie. To by však mala mať každá organizácia individuálny, t.j. jeho špecifická nomenklatúra prípadov. Ak pre organizáciu existuje typická alebo približná nomenklatúra prípadov, používa sa na zostavenie individuálnej nomenklatúry prípadov pre danú organizáciu: ; 2) podmienky uloženia prípadov stanovené štandardnou alebo vzorovou nomenklatúrou prípadov sa prenesú bez zmien do individuálnej nomenklatúry prípadov.
Nomenklatúra záležitostí organizácie je vypracovaná na všeobecnom hlavičkovom papieri organizácie. Potvrdzuje ho vedúci archívu organizácie alebo osoba zodpovedná za archív organizácie, podpisuje ho vedúci služby alebo osoba zodpovedná za dokumentačnú podporu riadenia (administratívne práce) a po schválení centrálou Odborná komisia (alebo odborná komisia) organizácie sa zasiela na schválenie odbornej a overovacej komisii príslušnej archívnej inštitúcie, následne ju schvaľuje vedúci organizácie. Po schválení nomenklatúry prípadov organizácie dostanú štrukturálne divízie výpisy z jej zodpovedajúcich sekcií na použitie vo svojej práci.
Číselník činností organizácie na nasledujúci kalendárny rok sa zostavuje v poslednom štvrťroku bežného roka, schvaľuje ho vedúci organizácie a nadobúda účinnosť 1. januára nasledujúceho kalendárneho roka. Názvoslovie prípadov je potrebné dohodnúť s archívnou inštitúciou najmenej raz za 5 rokov. V prípade zásadnej zmeny funkcií a štruktúry organizácie sa vypracúva nová nomenklatúra prípadov.
registračná pečiatka - stanovuje zodpovednosť organizácie za dokument, začiatok odpočítavania lehoty. Registračná známka obsahuje: názov podniku, polia na označenie dátumu prijatia a čísla (indexu) došlého dokladu. Tento typ pečiatky sa nelepí do prílohy dokladu.
Vzorové dokumenty - ide o regulačné a administratívne dokumenty, ktoré určujú postup pri práci inštitúcií (napríklad vzor charty, vzorová štruktúra) alebo jej jednotlivých zmluvných strán (vzor zmluvy) a sú vzormi na prípravu dokumentov s rovnakým názvom inštitúciami. s prihliadnutím na špecifiká ich činnosti. Vzorové dokumenty teda odrážajú homogénne problémy a sú zostavené podľa rovnakých vzorov a tiež sa nazývajú texty - analógy.
Záver
Celý proces riadenia je presiaknutý informáciami, ktoré sú podkladom pre rozhodovanie a je založený na práci s dokumentmi, v ktorých sú zaznamenané. Preto je dnes podpora dokumentárneho manažmentu (administratívna práca) akejkoľvek organizácie, inštitúcie, podniku považovaná za najdôležitejšiu funkciu manažmentu služieb, ktorá má svoje špecifické úlohy a musí byť vykonávaná samostatnou organizačne oddelenou štruktúrnou jednotkou – správou dokumentov. podporná služba (služba DOE).
Keď už hovoríme o názve služby správy dokumentov, treba poznamenať, že dnes môže mať služba DOW rôzne mená, Napríklad: case management, oddelenie evidencie, oddelenie správy dokumentácie, Spoločné oddelenie, kancelária, sekretariát atď. Zároveň môžeme povedať, že konkrétny názov služby DOW nemá zásadný význam.
Hlavné ciele služby DOW sú: organizácia, riadenie, koordinácia, kontrola a realizácia prác na dokumentačnej podpore manažmentu.
V tejto kontrolnej práci boli v súlade s požiadavkami uvedené aj príklady výkonu rozhodnutia predstavenstva a prezentácie povzbudenia. Všetky názvy a názvy organizácií sú fiktívne a citované dokumenty sú len príklady. V súlade s požiadavkami na túto verziu testu sú uvedené aj definície niektorých pojmov.
prípad nomenklatúry dokumentárneho manažmentu
Zoznam použitej literatúry
1. Kirsanová M.V. Moderná kancelárska práca. - M.: Infra-M, 2008 - 320 s.
2. Krylová I.Yu. Dokumentácia riadiacich činností. - M.: Business press, 2005.-240 s.
3. Kuznecovová T.V. Kancelárska práca. - M.: UNITI-DANA, 2001.-359 s.
4. Larin M.V., Soková A.N. Príprava úradných dokumentov. - M.: MUFER, 2006.-112 s.
5. Spivak V.A. Dokumentácia riadiacich činností. Kancelárska práca. - M.: Piter, 2006.-240 s.
Hostené na Allbest.ru
Podobné dokumenty
Služba podpory dokumentácie pre manažment a regulácia svoje aktivity na príklade spoločnosti Teploset LLC. Dokumenty upravujúce organizáciu kancelárskej práce podniku. Funkcie špecialistov služby správy dokumentov.
práca, pridané 31.10.2014
Dokumenty definujúce organizáciu kancelárskej práce v organizácii. Hlavné ciele, ciele a funkcie služby podpory riadiacej dokumentácie, jej práva a povinnosti. Analýza postupu organizácie kancelárskej práce na príklade MTK Milkom LLC.
abstrakt, pridaný 31.03.2015
Charakteristika, funkcie a organizačná štruktúra služby a oddelenia správy dokumentov. Kancelária sociálnej ochrany populácia. Normatívna úprava práce duchovnej služby. Organizácia práce s dokumentmi.
správa z praxe, pridaná 18.09.2013
Služba podpory manažérskej dokumentácie: jej účel, úlohy, štruktúra a zloženie. Forma obchodnej organizácie. Výber názvu služby, definícia jej oficiálneho zloženia a počet zamestnancov, kvalifikačné zloženie organizácie.
semestrálna práca, pridaná 17.05.2015
Ciele a zámery služby podpory riadiacej dokumentácie, ich funkcie, práva a povinnosti. Druhy personálna dokumentácia: personálne obsadenie a umiestnenie; pozícia v oblasti miezd; pracovné pokyny. Vnútorné pracovné predpisy.
semestrálna práca, pridaná 27.05.2015
Popis štruktúry služieb podpory riadiacej dokumentácie - dokumentácia a organizácia práce s úradnými dokumentmi. Úlohy a funkcie služby. Zdroje pre vypracovanie popisov práce. Štyri organizačných štruktúr služby.
abstrakt, pridaný 18.02.2009
Hlavné funkcie, práva a povinnosti služby správy dokumentov. Pravidlá pre prípravu a vyhotovenie detailov obchodných dokumentov. Zásady výroby, účtovníctva, používania a uchovávania formulárov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie.
abstrakt, pridaný 15.11.2010
Služba dokumentačnej podpory manažmentu v štruktúre organizácie. Právny a metodický základ upravujúci činnosť obslužných zamestnancov. Analýza miestnych regulačný rámec. personálne obsadenie: forma, hlavné črty vykonávania zmien.
ročníková práca, pridaná 27.03.2013
Základné pojmy v dokumentovanie zvládanie. Charakteristika hlavných typov dokumentov, vlastnosti personálne doklady organizácií. Fungovanie služby správy dokumentov, ciele a zámery jej tvorby, funkcie a práva.
semestrálna práca, pridaná 28.09.2010
Organizačná štruktúra služby správy informácií a dokumentácie. Požiadavky na názov služby DOW. Organizácia, riadenie, koordinácia, kontrola a realizácia prác na dokumentačnej podpore podniku.
Hlavnými cieľmi služby PEI je organizácia, riadenie, koordinácia, kontrola a realizácia prác na PEI. Služba DOW rieši nasledujúce úlohy:
- zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi;
- zabezpečenie jednotného postupu pri dokumentovaní, organizácii práce s dokumentmi, budovaní vyhľadávačov, monitorovaní vykonávania a príprave dokumentov na presun do centrálneho archívu v súlade s platnými normami;
- zníženie pracovného toku, zjednotenie formulárov dokumentov;
- vývoj a implementácia regulačných a metodických dokumentov na zlepšenie dokumentačnej podpory v podniku.
Servisné funkcie DOW
Služba DOE vykonáva nasledujúce funkcie.
- 1. Vývoj, implementácia a údržba časového výkazu a albumu jednotných foriem podnikových dokumentov, vykonávanie zmien v nich.
- 2. Vykonávanie zasielateľského spracovania, evidencie dokladov a účtovných a referenčných prác na dokladoch.
- 3. Organizácia včasného zváženia a prípravy na správu vedeniu došlých dokumentov, kontrola správnosti vyhotovenia dokumentov predložených na podpis vedeniu.
- 4. Kontrola prechodu, vyhotovenia a vyhotovenia dokumentov včas; zovšeobecňovanie informácií o priebehu a výsledkoch vykonávania dokumentov; systematické informovanie manažmentu o týchto otázkach.
- 5. Organizovanie strojárskej výroby, kopírovania a operatívneho rozmnožovania dokumentov; vývoj a návrh formulárov dokumentov.
- 6. Vývoj nomenklatúry záležitostí podniku, zabezpečenie uchovávania prípadov a operatívneho využívania dokumentárnych informácií.
- 7. Organizácia práce na návrhoch, žiadostiach a sťažnostiach občanov.
- 8. Organizácia kontroly práce s dokumentmi v štruktúrnych divíziách.
- 9. Rozvoj (spolu s príslušnými štrukturálnymi divíziami) opatrení na zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi, ako aj na zlepšenie výkonnej disciplíny.
- 10. Vykonávanie kontroly správnosti evidencie a tvorby podľa štruktúrneho členenia vecí predkladaných do archívu.
- 11. Organizácia práce archívu v súlade s právnymi predpismi o archívnictve Ruskej federácie, pravidlami, pokynmi a metodickými odporúčaniami inštitúcií Ruského archívu.
- 12. Zdokonaľovanie zamestnancov predškolského výchovného zariadenia, porady a poradenstvo v otázkach, ktoré patria do ich pôsobnosti.
- 13. Organizácia prác vrátane automatizácie spracovania dokumentov.
Práva a povinnosti služby DOW
Služba DOW má právo:
- 1) sledovať stav kancelárskej práce v organizácii a na oddeleniach;
- 2) kontrolovať a požadovať od vedúcich štrukturálnych divízií implementáciu stanovených pravidiel pre prácu s dokumentmi;
- 3) vyžiadať si od štrukturálnych divízií a organizácií informácie potrebné pre prácu;
- 4) vykonávať inšpekcie organizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií štrukturálnych divízií a prinášať výsledky inšpekcií vedúcim štrukturálnych divízií na prijatie vhodných opatrení;
- 5) zapájať predpísaným spôsobom špecialistov štrukturálnych divízií do prípravy návrhov dokumentov v mene manažmentu;
- 6) vrátiť vykonávateľom dokumenty na revíziu pripravené v rozpore so stanovenými požiadavkami;
- 7) spolu s počítačovým centrom určiť úlohy predškolskej vzdelávacej inštitúcie, ktoré sa majú automatizovať;
- 8) podpisovať a schvaľovať dokumenty v rámci svojej kompetencie;
- 9) vypracovať predpisy o štrukturálnych členeniach predškolskej vzdelávacej inštitúcie a náplne práce zamestnancov;
- 10) predkladať vedeniu návrhy na vyvodenie disciplinárnej zodpovednosti vo všetkých prípadoch, keď jednotky a úradníci porušia stanovené pravidlá pre prácu s dokumentmi;
- 11) podieľať sa na diskusii vedenia o otázkach týkajúcich sa stavu práce s dokumentmi, ako aj zlepšovania foriem a metód práce s nimi;
- 12) predkladať vedeniu na posúdenie podania o vymenovaní, preložení a prepustení zamestnancov predškolského zariadenia, o ich povzbudzovaní a ukladaní pokút.
Za zabezpečenie stanoveného postupu práce s dokumentmi v organizácii zodpovedá služba DOW; plnenie pokynov a pokynov vedenia a dodržiavanie nevyhnutných pracovných podmienok zamestnancov.
Načítava...
