Systémy podnikového riadenia erp. ERP – systémy plánovania podnikových zdrojov

V preklade z angličtiny znamená Enterprise Resource Planning (ERP) „riadenie podnikových zdrojov“. ERP systém je určený na plánovanie podnikových zdrojov potrebných na výrobu, nákup a predaj.

Princíp fungovania ERP systému je založený na vytváraní, napĺňaní a používaní jedinej databázy, ktorá obsahuje informácie potrebné pre všetky oddelenia podniku: účtovníctvo, zásobovacie oddelenia, personál atď.

Funkčnosť systémov ERP sa líši, existujú však funkcie, ktoré sú spoločné pre všetky softvérové ​​produkty:

1. Vypracovanie plánov výroby a predaja.
2. Udržiavanie technologických špecifikácií, ktoré zabezpečujú operácie a zdroje potrebné na výrobu konkrétneho produktu.
3. Stanovenie a plánovanie potrieb výroby komponentov a materiálov, nákladov a termínov plnenia plánu.
4. Nákup a riadenie zásob.
5. Riadenie výrobných zdrojov v rôznych mierkach: od podniku alebo samostatnej dielne až po konkrétny stroj.
6. Finančné riadenie podniku, riadenie, účtovníctvo a daňové účtovníctvo.
7. Projektový manažment.

V porovnaní s inými softvérovými riešeniami má ERP systém množstvo výhod:

• Vytvorenie jednotného informačného prostredia, ktoré výrazne uľahčuje a optimalizuje prácu oddelení a manažmentu.
• Možnosť rozdeliť prístupové práva medzi zamestnancov ľubovoľných oddelení, od vedúceho až po junior manažéra obchodného oddelenia.
• Dostupnosť širokej škály riešení pre organizácie rôznych typov a veľkostí.
• Schopnosť riadiť niekoľko divízií, podnikov, koncernov, korporácií.
• Kompatibilné s rôznymi softvérové ​​produkty a platformy, vysoká spoľahlivosť, flexibilita, škálovateľnosť.
• Možnosť integrácie so systémami a aplikáciami už používanými v podniku, najmä s návrhovými a riadiacimi automatizačnými systémami technologických procesov, predaj, tok dokladov.

Spolu s ďalšími systémami, ktoré automatizujú výrobu, ERP výrazne zjednodušuje proces podnikového riadenia, prideľovania zdrojov a plánovania predaja.

Kedy je potrebný ERP systém?

V prvých fázach existencie spoločnosti neexistujú žiadne špeciálne potreby automatizácie: všetky dokumenty sa vytvárajú pomocou konvenčných metód kancelárske programy, a aby manažér získal tú alebo onú informáciu, stačí zamestnancovi zavolať. Postupne rastie počet dokumentov, počet zamestnancov, objem prevádzok, vzniká potreba vytvárať úložiská a systematizovať dáta.

V podniku fungujúcom bez ERP sú často všetky dokumenty uložené nesystematicky, čo výrazne komplikuje riadenie. Časté sú aj prípady, keď sú nejaké systémy nainštalované, no fungujú výhradne pre konkrétne oddelenie.

Účtovníctvo, HR, obstarávanie a ďalšie oddelenia majú svoje databázy a tok dokumentov medzi nimi je zložitý. To priamo ovplyvňuje efektivitu práce: na to, aby účtovník zistil tú či onú informáciu na oddelení ľudských zdrojov, musí podať žiadosť email alebo zavolajte personalistu.

V takýchto podmienkach nie je možné dosiahnuť efektívne riadenie, optimalizáciu zdrojov celého podniku a v neposlednom rade zvyšovanie produktivity jednotlivých oddelení.

ERP systém - optimálna voľba pre podniky akéhokoľvek rozsahu, skupiny spoločností, spoločnosti s geograficky rozmiestnenými pobočkami.
ERP systém:

• výrazne urýchľuje tok dokumentov medzi oddeleniami
• umožňuje zamestnancovi s určitými právami získať okamžitý prístup k informáciám
• to umožňuje efektívne riadenie prácu vzdialených pobočiek a zamestnancov.

Ako alternatívy sa často ponúkajú aj rôzne programy. účtovníctvo vytvorené výlučne na tvorbu finančných a daňové priznanie.

Rozlíšenie ERP od iných systémov je celkom jednoduché. ERP systém:

• integruje databázy a úlohy VŠETKÝCH oddelení podniku: od účtovníctva a služieb zákazníkom až po výrobu a logistiku;
• môže pomôcť pri vykonávaní akýchkoľvek úloh podniku;
• umožňuje vytvárať jednotné informačné prostredie.

Hlavnou úlohou ERP systému je optimalizovať riadenie VŠETKÝCH podnikových zdrojov, bez ohľadu na formu, v akej sú prezentované. Ide o jednotný systém, ktorý zahŕňa riešenia pre účtovníctvo, inžinierstvo, obstarávanie, personál, sklad atď.

Takéto rôzne ERP

Zapnuté momentálne Existujú dva hlavné koncepty ERP systémov. Ide o ERP a ERP II.

Prvý je pochopený softvér, ktorá vám umožňuje organizovať prácu podniku akéhokoľvek typu a pokrývať všetky výrobné procesy.

ERP II je špecializovaný manažérsky systém, ktorý zohľadňuje kľúčové vlastnosti jeden alebo druhý podnik. Vyvíja sa s prihliadnutím na úlohy, ktoré musí vyriešiť spoločnosť určitej veľkosti, typu činnosti a formy.

Hotových je obrovské množstvo vývoj softvérušpecializujúca sa na malé spoločnosti, výrobné podniky, spoločnosti pôsobiace v sektore služieb, obchodné organizácie a pod. Existujú ERP systémy určené pre jeden štandardný podnik, spoločnosť s geografickou oblasťou vzdialené pobočky a dokonca nadnárodná spoločnosť.

Systémy ERP môžu mať rôzne štruktúry. Najmä v v poslednej dobe Cloudové ERP si získalo najväčšiu obľubu – pohodlnejšie, škálovateľné a ľahko použiteľné pre stredné a malé podniky.

Ako sa vyhnúť zbytočným nákladom na ERP systém s online programom Class365

Implementácia plnohodnotného ERP systému v malých a stredných podnikoch nemusí byť rentabilná, a to z dôvodu vysokých nákladov a dlhej doby implementácie.

Automatizujte procesy malej firmy a vyhnite sa vysoké náklady možné pomocou online programu Class365. Online služba vám umožňuje automatizovať skladové operácie, maloobchodné predajne, vzťahy s klientmi. V programe budete tiež vedieť riadiť všetky finančné toky. Toto riešenie je optimálne pre veľkoobchodné a maloobchodné podniky, servisné spoločnosti zaoberajúce sa online predajom.

Online riešenie je pre manažéra výhodné, pretože nebude musieť dodatočne školiť personál. Program je napriek svojej širokej funkčnosti prekvapivo jednoduchý a zamestnanci ho samostatne zvládnu za maximálne 15 minút. Spoločnosť sa navyše nebude musieť tlačiť do napätého rozpočtu na nákup štandardnej licencovanej aplikácie.

Skratka ERP pochádza z anglický výraz Plánovanie podnikových zdrojov, čo doslova znamená plánovanie podnikových zdrojov. Teoreticky taký systém je celková stratégiačinnosti spoločnosti, ktorá zohľadňuje tieto oblasti:

• Riadenie finančných zdrojov – daňové výkazníctvo, účtovníctvo, plánovanie rozpočtu;
• Riadenie ľudských zdrojov;
• Správa aktív;
• Interakcia s partnermi a zaznamenávanie histórie zákazníckych transakcií.

Z praktického hľadiska, keď hovoríme o podnikových systémoch ERP, majú na mysli softvér na automatizáciu každej z uvedených oblastí, ako aj ďalších procesov činnosti spoločnosti, aby ich dostali do spoločnej prepojenej databázy nevyhnutnej pre chod podniku.

Jednoducho povedané, ERP systémy sú komplexy činností, ktoré zahŕňajú: modely riadenia informačných tokov v podniku, vybavenie na ich ukladanie a spracovanie, softvér, IT oddelenie a špecialistov. technickú podporu, ako aj priamo používateľom.

Vybudovanie systému plánovania podnikových zdrojov IT

Keďže ide o komplexný softvér, ERP systém pozostáva z nasledujúcich prvkov:

• Platforma- hlavné prostredie (jadro), ktoré zabezpečuje chod programových komponentov, ako aj základnú funkcionalitu (referenčné informácie, funkcie) spoločnosti. Toto je základ systému, bez ktorého nie je možné fungovať.
• Nástroje na správu údajov- to zahŕňa úložisko na serveri, programy na spracovanie informácií a ich prenos na prevádzku modulov.
• Zásuvné moduly- programy navzájom nezávislé, ktoré sa pripájajú k platforme a pri svojej práci využívajú hlavné databázy. Práve prítomnosť nezávislých modulov, ktoré je možné odpojiť a pripojiť bez narušenia chodu celého komplexu, odlišuje ERP systémy od iných typov softvérov používaných pri automatizácii podnikových procesov.

Moduly napojené na hlavnú platformu systému plánovania výrobných zdrojov sú rozdelené do troch skupín:

1. Domáce- programy používané v rámci podniku, ku ktorým majú zamestnanci prístup.
2. Vonkajšie- programy, ku ktorým majú klienti a partneri prístup (napr. osobný účet sprostredkovateľský dropshipper).
3. Konektory- programy na prepojenie s inými softvérovými produktmi, ktoré nie sú súčasťou ERP systému, ale spoločnosť ich využíva pri svojej činnosti. Vykonávajú výmenu údajov.

Kde získať ERP systém pre podnik

Existujú tri spôsoby nákupu softvéru na plánovanie zdrojov:

1. Tvorba vlastný produkt . Často sa ukazuje ako iracionálna metóda, pretože nedostatok profesionálneho prístupu môže viesť k situácii, keď sa berie do úvahy iba jeden smer, ktorý neprinesie hmatateľný efekt. Zároveň je takto realizovaný systém väčšinou ťažko nahraditeľný alebo doplnený.
2. Nákup hotová platforma a jeho implementácia do práce podniku. Tu je potrebné urobiť správnu voľbu v súlade s činnosťou vašej spoločnosti. Vysokokvalitné a známe produkty sú pomerne drahé a vyžadujú neustálu podporu vývojára.
3. Profesionálny vývoj ERP systémov individuálne pre spoločnosť. Len 20 % programov vytvorených na domácom trhu je úspešne integrovaných do práce podnikov. To znamená, že riziko spoločnosti, že dostane produkt nízkej kvality za premrštenú cenu, je dosť veľké.

Ako si vybrať a implementovať ERP systém

Univerzálny systém plánovania zdrojov vhodný pre všetky spoločnosti neexistuje. Pre každú výrobu je najvhodnejší optimálny produkt, ktorý sa následne v procese implementácie upravuje.

Typy ERP systémov pre podniky

Klasifikácia systémov plánovania podnikových zdrojov sa vykonáva podľa niekoľkých parametrov, berúc do úvahy, ktoré vám pomôžu pri výbere vhodného produktu. Podľa účelu teda môžu byť sektorové alebo všeobecné. Prvá možnosť je vhodná pre veľmi veľké spoločnosti, ako aj pre podniky, ktoré vyrábajú jedinečný produkt alebo používajú neštandardné obchodné metódy.

Podľa typu organizácie sa rozlišujú systémy nasledujúcich formátov:

• Verejné- veľa používateľov má prístup k všeobecným funkciám programu, ale vaše údaje sú dostupné iba zamestnancom vašej spoločnosti.
• Súkromné- program je izolovaný a možno ho meniť a upravovať tak, aby vyhovoval úlohám spoločnosti.
• Hybridný- kombinácia dvoch druhov.

Podľa typu ukladania informácií:

• Cloud- databázy sú umiestnené na externých serveroch.
• Domáce- údaje sú uložené na vlastnom serveri spoločnosti.

Podľa formátu používateľského rozhrania:

• Stacionárne (stolný počítač)- softvér na pripojenie k databázam je nainštalovaný na PC a môže pracovať autonómne z internetu iba s využitím internej komunikácie.
• Prehliadač (funguje iba online)- prístup do systému je zabezpečený prostredníctvom webovej stránky spoločnosti a osobného účtu zamestnanca, klienta alebo partnera.

Podľa softvérovej architektúry:

• Modulárny- pozostávajú z mnohých komponentov (modulov) určených na riešenie rôznych problémov.
• Monolitický- jednotné komplexné programy.

Podľa triedy licencie:

• Vlastnícky- uzavretý softvér, ktorého používanie vyžaduje licenčný poplatok.
• Open Source - bezplatné programy open source.

Chyby pri výbere systému plánovania zdrojov

Nesprávny výber podnikového manažérskeho systému ERP bude mať za následok nielen dodatočné náklady, ale môže negatívne ovplyvniť aj chod podniku. Aby ste sa vyhli chybám, musíte poznať hlavné:

• Nedostatok správne zvoleného a jasne formulovaného cieľa. Je dôležité pochopiť, že ERP by malo jeho prijatím zlepšiť výkonnosť spoločnosti pozitívne aspekty a kompenzovať tie negatívne. Preto je pri výbere potrebné presne určiť, aký efekt by sa mal z implementácie dosiahnuť. Ak je vaším cieľom optimalizácia vášho podnikania ako celku, nedosiahnete požadované výsledky. Všetky úlohy musia byť špecifikované v technických špecifikáciách (TOR). Zároveň musí byť systém prispôsobený firme, a nie naopak. Je chybou úplne prebudovať podnikanie, najmä ak je ziskové, v systéme ERP.
• Nesprávny výber metodiky riešenia problémov. Každý ERP systém je vytvorený pre konkrétnu oblasť podnikania. Môže byť prispôsobený pre výrobný sektor alebo výlučne pre obchod.
• Jednostranný pohľad na výber systému. V tíme špecialistov, ktorí tvoria technické špecifikácie, vyberajú a kontrolujú proces implementácie systému, by mali byť zástupcovia rôznych oddelení spoločnosti (IT, obchodné, personálne, výrobné). V opačnom prípade bude konečný produkt vybraný z hľadiska pohodlia len jedného užívateľského segmentu a neprinesie potrebnú efektivitu pre podnik ako celok.
• Nedostatočná kvalifikácia vývojárov a špecialistov na implementáciu. Proces tvorby a integrácie systému plánovania zdrojov je nákladný a mnohé firmy sa v snahe znížiť náklady obracajú na firmy s malými skúsenosťami alebo využívajú bezplatné ERP systémy, čo je dosť riskantné.
• Nízka úroveň kontroly nad procesom integrácie programu do systému.
• Zložitosť rozhrania. Ak je program príliš zložitý na to, aby ho bolo možné intuitívne pochopiť, možno budete musieť zaškoliť personál, aby ho používal. To tiež zvyšuje riziko náhodných chýb pri zadávaní údajov, čo má za následok nesprávne plánovanie a všetky z toho vyplývajúce dôsledky.

Aké funkcie by mal zabezpečovať systém plánovania zdrojov?

Hlavným nástrojom v obchodnom plánovaní, ktorý vám umožňuje robiť rozhodnutia, je dokumentácia výkazníctva. Práve to je základom práce ERP, ktorá by zase mala poskytnúť možnosť analyzovať dáta reportov z rôznych pozícií. Preto by efektívny ERP systém mal mať niekoľko nasledujúcich funkcií:

• Zabezpečenie pohodlného toku dokumentov. Hlavným účelom ERP systémov je zabezpečiť rýchle vyhotovenie dokumentácie (faktúry, faktúry, prehľady, cenníky), ako aj následné operácie s nimi (vyhľadávanie, prístup, preposielanie, editácia).
• Plánovanie. Algoritmus systému, najmä pre výrobu, by mal umožňovať plánovanie platieb, dodávok, skladových operácií, sezónnych zmien a objemov výroby. Pre každú spoločnosť je plánovanie výroby individuálne a viazané na objemovo-kalendárnu stratégiu.
• Transparentnosť informácií. Program by mal zaznamenávať všetky transakcie, strany, objemy a dátumy ich implementácie, vďaka čomu bude práca spoločnosti transparentnejšia pre analýzu.
• Kontrola prístupu pre rôzne úrovne . Keďže systém pokrýva veľmi veľké množstvo informácií o práci spoločnosti, z ktorých väčšina musí zostať uzavretá pre nižších zamestnancov, klientov a partnerov, musí umožniť uzavretie niektorých údajov pre používateľov s rôznym prístupom.
• Jednotná dátová sieť. ERP systém musí poskytovať možnosť sledovania všetkých jednotlivých procesov (napríklad transakcií) na všetkých úrovniach od nákupu surovín a výroby, až po evidenciu tržieb a platenie daní.
• Personálne záznamy. Program by mal zabezpečiť schopnosť kontrolovať počet zamestnancov, plánovať odchody a odpracované hodiny, brať do úvahy úroveň kvalifikácie zamestnancov a vypracovávať plány dovoleniek a pokročilé školenia. Tiež efektívny systém plánovanie poskytuje možnosť výpočtu miezd a odmien s prihliadnutím na formu odmeňovania.
• Práca s dodávateľmi. Funkcionalita systému by vám mala umožňovať uchovávať a spracovávať databázu dodávateľov, odosielať požiadavky na dostupnosť, plánovať tvorbu objednávok, uvoľňovanie pracovného kapitálu a úhradu faktúr, kontrolovať proces dodávky a tiež udržiavať reporting obstarávania.
• Práca s klientmi. Systém by mal umožňovať kompletnú evidenciu údajov každého klienta, bez ohľadu na ich počet právnických osôb je súčasťou štruktúry toho druhého. Znamená to nielen možnosť umožniť klientovi prácu cez vlastný účet, ale aj uchovávanie údajov o uskutočnených transakciách, pohľadávkach, plánovanie dodávok, spracovanie faktúr a históriu spolupráce. To vám umožňuje študovať dopyt a úroveň zisku získaného od každého klienta.
• Servis a opravy. Ak hovoríme o výrobe, táto časť programu by mala poskytovať plánovanie technickej kontroly zariadení, harmonogram plánovaných opráv, modernizácie alebo výmeny podnikových zariadení. Pre obchodné podniky Systém musí poskytovať možnosť evidencie servisnej údržby predaného tovaru a opráv v rámci záruky.

Vlastnosti implementácie ERP

Systém plánovania zdrojov funguje na databázach, ktorých je zvyčajne veľa. Samotné informácie sa môžu nachádzať na rôznych médiách, vrátane papierovej dokumentácie, a preto je ich prenos do elektronického formátu obrovskou prácou. Samotné údaje sú rozdelené do dvoch skupín:

• Dôležité- informácie, ktoré sú základom činnosti podniku. Ide o údaje o riadení práce a výroby, reporting od obchodného oddelenia a personalistov. Musia byť použité v systéme ERP.
• generál- informácie dôležité pre konkrétnu firmu, ktoré firma bežne nevyužíva, ale sú tiež dôležité. Tieto údaje sa do systému dopĺňajú podľa potreby alebo na požiadanie vedenia spoločnosti.

Ideálny ERP by mal poskytovať možnosť využívať všetky typy údajov, no v praxi sa pre zjednodušenie procesu implementácie najskôr zohľadňujú tie dôležité a až potom sa postupne integrujú tie všeobecné.

Na základe toho, aké údaje majú byť použité a požadovaná funkčnosť systému, a referenčné podmienky. Ide o oficiálny dokument (inštrukciu), ktorý demonštruje, aké úlohy a ciele je potrebné dosiahnuť počas procesu implementácie. Na základe technických špecifikácií je zostavený kalendárny plán integračných prác.

Existujú tri stratégie implementácie systému plánovania podnikových zdrojov:

1. Integrácia krok za krokom- najprv sa uvedú do prevádzky hlavné moduly (napríklad finančné účtovníctvo, vedenie účtovníctva a tok dokladov) a po odladení ich práce sa postupne zavádzajú ostatné. Táto metóda si vyžaduje veľa času a nemôže okamžite preukázať výsledky. Často ho využívajú firmy pri vývoji vlastných systémov.
2. Komplexná realizácia- systém sa aplikuje okamžite vo všetkých smeroch a v plnom rozsahu a následne sa práca postupne odlaďuje. Táto metóda vám umožňuje rýchlo integrovať systém plánovania podnikových zdrojov. Používa sa pri nákupe hotového softvéru.
3. Kombinovaná metóda- implementácia ERP systémov prebieha okamžite vo všetkých oblastiach činnosti, ale postupne. Táto stratégia vám umožňuje minimalizovať čas implementácie pri najmenšej strate kvality práce. Najčastejšie túto techniku ​​využívajú súkromné ​​spoločnosti ponúkajúce služby vývoja softvéru na zákazku.

Ako ERP systém funguje a kto ho potrebuje

Vzhľadom na zložitosť a vysoké náklady bude implementácia ERP vhodná len pre veľké spoločnosti, kde je objem účtovných dát veľmi veľký a vyžaduje si systematizáciu. Takéto systémy preukazujú vysokú efektívnosť pri veľkovýrobe v rôznych korporáciách a holdingoch. Ak spoločnosť nevydáva široký rozsah alebo sa zaoberá výrobou malých sérií, nevyžaduje si taký seriózny systém plánovania zdrojov a iba spomalí proces a povedie k neodôvodneným stratám.

Jedinou výnimkou je podľa špecialistov z poradenských agentúr používanie ERP systémov malé spoločnosti, pracujúci vo veľmi vysoká konkurencia, kde automatizácia všetkých procesov vytvára ďalšiu výhodu.

Aby ste pochopili, či potrebujete takýto systém, musíte vypočítať ekonomická efektívnosť od jeho realizácie. Dá sa určovať rôznymi parametrami (zníženie zásob, rýchlosť výroby, znižovanie počtu zamestnancov, zvyšovanie produktivity práce) a vo výsledku by malo priniesť dodatočný zisk pre samotný podnik alebo aspoň znížiť náklady.

Stručný prehľad populárnych ERP

Hlavnými ERP systémami spoločností sú najčastejšie hotové produkty prispôsobené činnostiam podniku. Môžu byť platené alebo bezplatné. Správnou implementáciou môžete dosiahnuť efektivitu v oboch prípadoch.

Populárne bezplatné produkty:

• ERPNext- minimalistický program pre prácu súkromného podnikateľa (IP). Hlavnou nevýhodou je obmedzený priestor na disku, ktorý je možné navýšiť za príplatok.
• Galaxy ERP- určený pre domáci trh a umožňuje zohľadniť časté zmeny legislatívy.

Platené programy:

• SAP ERP- jeden z najpopulárnejších systémov, ktorý ponúka širokú funkčnosť a užívateľsky prívetivé rozhranie.
• 1C: Podnik- pomerne populárny a cenovo dostupný systém, ktorý ponúka veľké množstvo špecializovaných riešení.
• OpenBravo ERP- program pre priemernú úroveň s pohodlným škálovaním a dostupnou cenou.

Výhody a nevýhody ERP

Väčšina nedostatkov ERP systémov vyplýva z jeho základných kvalít, keďže hlavné problémy, s ktorými sa firmy stretávajú pri implementácii programu, súvisia s chybovaním pri rozhodovaní o potrebe použitia a priamom výbere softvéru.

Nevýhody integrácie systému plánovania zdrojov

Napriek tomu, že účelom ERP systémov je zlepšiť výrobný proces, majú svoje nevýhody. Medzi najnovšie:

• Zložitosť programu a v dôsledku toho vysoké náklady na nákup a implementáciu.
• Zvýšené požiadavky na vybavenie na ukladanie a spracovanie dát vrátane serverov na ukladanie záložných kópií. Musí byť spoľahlivý a rýchly, čo určuje jeho vysoké náklady.
• Potreba dodatočnej ochrany údajov, starostlivé sledovanie bezpečnostného systému a nastavenie prístupovej hierarchie. Ukladanie informácií do elektronickom formáte, a najmä so sieťovým prístupom, zvyšujú riziko krádeže alebo zničenia (úmyselného alebo náhodného) dôležitých dokumentov.
• Závislosť na dodávke energie podniku. Či už v kanceláriách, skladoch alebo v obchodné podlahy spoločnosti je problém s elektrickou sieťou, práca spoločnosti sa môže úplne zastaviť.

Praktické výhody ERP systému

Implementácia stratégie a softvéru pre účtovníctvo a plánovanie zdrojov je efektívnym spôsobom dosiahnuť zlepšenie výkonnosti spoločnosti, čo má tieto výhody:

• Možnosť integrácie do rôzne druhy výroba a rýchle prispôsobenie sa širokému spektru podnikových činností. ERP systém je vhodný pre priemyselné komplexy, bankové organizácie, obchodné podniky, odvetvia služieb.
• Podpora metód plánovania pre rôzne oblasti činnosti spoločnosti.
• Možnosť vybudovania virtuálneho podniku.
• Kvalitné finančné účtovníctvo pre všetky oddelenia.
• Schopnosť riadiť korporácie s veľké množstvo medzinárodných divízií a vzdialených zamestnancov.
• Škálovateľnosť a flexibilita pre implementáciu v podnikoch rôznych veľkostí.
• Schopnosť pracovať s inými programami a aplikáciami používanými v podniku.
• Integrácia dát do jedného systému, vďaka čomu sú dostupné mnohým oddeleniam.

Pochopenie funkcií ERP systému, čo to je jednoduchými slovami a ako si vybrať pre svoj podnik, budete sa môcť vyhnúť tomu, aby ste si omylom kúpili drahý produkt, ktorý nepotrebujete, výberom toho najefektívnejšieho ho budete môcť kompetentne implementovať, dosiahnuť vyššiu efektivitu a zisk pre spoločnosti.

Systém ERP (Enterprise Resource Planning) je systém riadenia zdrojov spoločnosti. Prečítajte si, ako si ho vybrať, aké sú jeho výhody a nevýhody, koľko stojí a čo treba zvážiť pre úspešnú realizáciu.

Čo je to ERP systém a prečo je potrebný?

ERP systém je skratka pre Enterprise Resource Planning. ERP systém, jednoducho povedané, je systém riadenia zdrojov spoločnosti. Zvyčajne sa implementujú na veľké podniky s komplexnou výrobou, rozsiahlou sieťou pobočiek, veľkým sortimentom produktov, zvýšeným objemom skladové operácie. Ich hlavnou výhodou je, že vám umožňujú kombinovať niekoľko úloh: môžete súčasne účtovať a plánovať finančné prostriedky, ako aj sledovať ich pohyb;

a vyhodnocovať produktivitu práce v podniku. Okrem toho sa všetky procesy stanú transparentnými.

1. ERP poskytuje:
2. Integrácia všetkých obchodných procesov podľa jednotných pravidiel v rámci jedného systému;
3. Okamžité prijatie informácií o všetkých aspektoch činnosti podniku manažmentom;

Plánovanie a kontrola činnosti organizácie (krátkodobé a dlhodobé plány rôznych oddelení sú navzájom prepojené).

V dôsledku toho sa zvyšuje efektívnosť riadenia podniku a jeho konkurencieschopnosť.

ERP systém je výhodný aj v tom, že ho možno implementovať po častiach (moduloch), automatizovať napríklad najprv výrobu a až potom prácu s personálom. Sada modulov pokrýva všetky oblasti činnosti, čo umožňuje automatizovať takmer všetky obchodné procesy.

Skúsenosti podnikov, ktoré boli úspešne implementované, ukazujú, že v dôsledku toho sa znižujú skladové zásoby (v priemere o 21,5 %), zvyšuje sa produktivita práce (o 17,5 %) a zvyšuje sa počet včas dokončených objednávok (o 14,5 %). . Okrem toho sa zvyšuje investičná atraktivita podniku, najmä pre zahraničných investorov, ktorí vždy chcú, aby bol transparentný.

Výhody a nevýhody ERP systému

Výdavky by mal manažment spoločnosti považovať za strategické investície, ktoré neprinesú okamžite dodatočný zisk. Zvyčajne sa návratnosť dostaví až po niekoľkých rokoch.

Vysoké náklady pozostávajú z niekoľkých komponentov:

• cena jednej licencie, teda v skutočnosti cena jedného pracoviska, sa pohybuje od 1500 do 8000 dolárov;
• cena za poradenské služby, implementáciu a podporu sa pohybuje v rozmedzí 100–500 % nákladov;
• cena používateľského školenia – od 1 000 USD za týždeň.

Dlhá a zložitá implementácia ERP je zvyčajne spôsobená potrebou zásadnej revízie prevádzky spoločnosti. Nemožno ho implementovať v podniku, kde nie sú efektívne obchodné procesy (pozri tiež o). Preto je potrebná predbežná nezávislá štúdia podniku poradenskou spoločnosťou. To umožní pochopiť, či je možné v danom podniku implementovať nejaký systém alebo či je potrebné najprv upraviť obchodné procesy. Ak sa táto fáza preskočí, spoločnosť riskuje stratu obrovského množstva peňazí v prípade neúspešnej alebo oneskorenej inštalácie systému.

Ak štúdia odhalí, že organizácia je pripravená na inštaláciu (to znamená, že všetky obchodné procesy sú dostatočne efektívne), môžete začať zostavovať pracovný plán. Manažment musí zároveň určiť, ktoré funkčné oblasti a aké typy výroby je potrebné pokryť a aké správy vypracovať.

Odporúča sa vypracovať dokument „Požiadavky na ERP systém“ pre použitie predovšetkým v rámci podniku. Mal by to všetko formalizovať a opísať podstatné vlastnosti. Až potom by ste mali začať s výberom.

Podľa štatistík je len 30 % všetkých implementácií úspešných, to znamená, že náklady sa vrátia. Vaša spoločnosť má však šancu vylepšiť tieto neuspokojivé štatistiky. Aby ste to dosiahli, musíte vziať do úvahy skúsenosti iných ľudí. Hovorme o všetkom v poriadku.

Metódy implementácie

Existuje niekoľko spôsobov implementácie ERP systému.

1. Postupná implementácia – len niekoľko súvisiacich obchodných procesov je automatizovaných. Pri tejto možnosti je riziko zlyhania relatívne nízke.
2. "Big Bang" - inštalácia úplne a okamžite. Toto je veľmi riskantná možnosť, ktorá je výhodnejšia pre relatívne nekomplikovanú výrobu. Táto metóda si vyžaduje intenzívnu testovaciu fázu, pretože je potrebné starostlivo skontrolovať bezchybnosť všetkých obchodných procesov.
3. Nasadenie - uvedenie do platnosti v jednej oblasti výroby (v oddelení, pobočke atď.) A potom rozšírenie do ďalších oblastí. Samotné nasadenie na každom mieste môže byť realizované ako postupná implementácia alebo ako „veľký tresk“. Riziko je v tomto prípade zvyčajne zanedbateľné (ak to nepreháňate s „veľkým treskom“).

Je potrebné starostlivo analyzovať, ktorá z týchto metód Implementácia ERP najoptimálnejšie pre vašu spoločnosť (vezmite do úvahy náklady a skúsenosti iných spoločností) a až potom pokračujte vo výbere.

Výber ERP systému

Dnes na ruský trh je ich viacero automatizované systémy podnikový manažment, západný aj domácich výrobcov. Ktorý ERP je lepší – západný alebo domáci? Názory na túto problematiku sú veľmi rozporuplné. Vyzdvihnime silné a slabiny obe možnosti.

nepochybne, silná stránka západných platforiem je jasne definovaný sled akcií, kedy plánovanie výroby. Hlavnou nevýhodou je potreba zlepšenia, berúc do úvahy národné charakteristiky. Napríklad pre účtovníctvo a výkazníctvo v súlade s Ruské pravidlá musíte upraviť nastavenia modulu „Financie“.

okrem toho ruských podnikov, na ktorých sa výroba uskutočňuje podľa návrhu a technologická dokumentácia(napríklad závody na výrobu strojov a prístrojov) musia používať normy ESKD ( Jednotný systém projektová dokumentácia) a ESTD (Jednotný systém technologickej dokumentácie). Západné automatizované riadiace systémy nepodporujú tieto štandardy. Preto sú potrebné zlepšenia na úrovni softvéru. To si vyžaduje dodatočné náklady, ktoré by sa mali zvážiť vopred.

Ruské systémy a ich implementácia sú oveľa lacnejšie ako západné. A samozrejme, domáci špecialisti berú do úvahy ruské špecifiká.

Pri výbere integrátora - spoločnosti, ktorá vykonáva inštaláciu, musíte vziať do úvahy dva faktory: jeho kompetenciu a skúsenosti s automatizáciou podnikov v podobných odvetviach alebo špecifických obchodných procesov. Pozor si treba dať aj na to, čo profesionálne služby poskytované integrátorom (poradenstvo, optimalizácia podnikových procesov, projektový manažment, hodnotenie výkonnosti, školenia zamestnancov

Náklady na inštaláciu

Pri tvorbe predbežného rozpočtu projektu je potrebné vziať do úvahy, že náklady nezahŕňajú len náklady na samotný program (shell, užívateľské licencie a pod.) a služby systémového integrátora. Odhad bude zahŕňať aj náklady na prispôsobenie zohľadňujúce existujúce obchodné procesy, náklady na služby školenia používateľov (a pre veľké spoločnosti aj školiace stredisko a podpornú službu), náklady na nákup alebo prenájom dodatočného vybavenia, ako aj možné náklady prilákať konzultantov tretích strán. A napokon sa oplatí brať do úvahy aj náklady na motivačnú časť (vrátane odpočtov) pre účastníkov projektu.

Rozpočet projektu by mal zahŕňať možné prekročenie nákladov. Zákazníci aj zástupcovia poradenských spoločností spravidla považujú za celkom normálne, ak skutočné náklady prevyšujú plánované o 10–15 percent, v praxi sú však tieto nezrovnalosti väčšie.

Pri inštalácii ERP spoločnosti čelia nevyhnutným, no niekedy neočakávaným nákladom. Pre mnohých sú to náklady na školenie personálu, ktoré sú často porovnateľné s nákladmi na systém. Pracovníci sa však takmer vždy musia učiť nový komplex procesy, a nie len iné rozhranie programu, čo zvyšuje náklady.

Ďalšie prekvapenie môže podnik čakať pri kontrole prepojení medzi modulmi a inými programami. Organizácie už spravidla majú softvérové ​​balíky na obstarávanie, plánovanie výroby, čiarové kódy atď. Ak je to potrebné na zabezpečenie kompatibility s týmito programami dodatočné prispôsobenie ERP systémy, prudký nárast nákladov na integráciu, testovanie a údržbu softvéru je nevyhnutný.

Veľkým nákladom sú aj poplatky za poradenstvo, ale aby sa predišlo neočakávane vysokým nákladom, mali by byť povinnosti konzultanta jasne uvedené v zmluve s konzultantom.

Dôvody neúspešnej implementácie ERP systémov

Mnohé podniky sa spoliehajú len na vlastnú službu informatizáciu alebo pozvať na dočasnú prácušpecialistov tretích strán, ktorí sa snažia ušetriť na poradenských službách. Bohužiaľ to často vedie k tomu, že sa práca oneskorí o niekoľko rokov a spoločnosť stráca čas a zdroje. Faktom je, že zavádzanie systémov riadenia zdrojov zahŕňa reorganizáciu všetkých obchodných procesov a takáto úloha je často mimo možností interných a nezávislých špecialistov.

Ak sa však vedenie spoločnosti rozhodne úplne zveriť inštaláciu ERP systémovému integrátorovi, je možný ďalší omyl. Všetky funkcie prechádzajú na konzultantov. Samotní odborníci zaujímajú vzdialené stanovisko - hovoria, urobia to a uvidíme. Ale ani tí najkvalifikovanejší konzultanti nemôžu vidieť a poznať celý stav vecí vo firme a v konečnom dôsledku to budú pracovníci firmy, ktorí budú musieť so systémom pracovať. Úspech projektu závisí rovnako od konzultantov, ako aj od spoločnosti samotnej. Preto je lepšie, keď sú za výsledky zodpovedné obe strany.

Problémy môžu nastať, ak veľká organizácia nainštaluje celý systém (metóda „veľkého tresku“). Prax ukazuje, že zlyhanie v tomto prípade je takmer zaručené. Náhla zmena princípov fungovania je stresujúca pre celý podnik, preto by sa tento proces za žiadnych okolností nemal umelo urýchľovať. Zamestnanci si musia postupne zvykať na zmeny, ktoré ERP prináša. Preto je lepšie najprv zvoliť postupnú implementáciu alebo metódy nasadenia.

Musíte byť pripravení na odpor zamestnancov. Toto je jeden z hlavných problémov, ktorým manažment čelí. Je to spôsobené tým, že zamestnanci majú dlhodobo podstatne viac starostí. Okrem toho sa ich chyby vďaka inováciám stanú viditeľnými pre všetkých účastníkov obchodných procesov a predovšetkým pre manažment (pozri. ).

A napokon, po inštalácii nečakajte rýchlu a „zázračnú“ transformáciu spoločnosti. Ako sme už uviedli, efekt implementácie ERP je otázkou času. Hlavným pozitívnym výsledkom prvej etapy fungovania systému je, že vás prinúti ladiť a zlepšovať všetky obchodné procesy. A toto je už veľa.

Podpora a motivácia používateľov

Za zmienku stoja dve samostatne dôležité aspekty automatizácia: školenie a podpora používateľov, ako aj motivácia. Je logické najskôr zaškoliť implementačný tím na prácu s novým IT systémom a potom zorganizovať školiace stredisko používateľov (ak je firma veľká) alebo uskutočniť sériu osobných stretnutí, ak nie je veľa zamestnancov. Učiť môžete aj na diaľku pomocou webinárov, nahratých kurzov a iných príležitostí.

Po implementácii je potrebné poskytnúť používateľom neustále aktualizovanú knižnicu pokynov, napríklad na firemnom portáli.

Musíte tiež pamätať na motiváciu. Implementácia akéhokoľvek ERP systému vyžaduje od účastníkov enormné mzdové náklady, takže nemotivovaný personál, a to aj na bežných pozíciách, výrazne zvýši fluktuáciu zamestnancov.

Historicky sa koncept ERP stal vývojom jednoduchších konceptov MRP (Material Requirement Planning) a MRP II (Manufacturing Resource Planning). Hlavným cieľom koncepcie ERP je rozšírenie princípov MRP II (Manufactory Resource Planning) na riadenie moderných korporácií. Koncept ERP je nadstavbou na metodiku MRP II. Má takú dôležitú vlastnosť, akou je schopnosť globálne riadiť výrobu, tovary a služby. Táto vlastnosť je veľmi dôležitá pre veľké medzinárodné korporácie, kde dcérske spoločnosti a divízie sa navzájom ovplyvňujú, pričom sú v rôznych krajinách a regiónoch.

Koncept ERP zahŕňa:

Metodológia ERP (Enterprise Resource Planning) ešte nie je úplne systematizovaná.

Mnoho spoločností má širokú sieť vzdialených výrobných a nevýrobných oddelení, čo výrazne skomplikovalo ich organizačnú štruktúru. Dôsledkom toho bolo zvýšenie nákladov na udržiavanie zložitých a zložitých logistických schém pre dodávku produktov.. V dôsledku toho bolo potrebné hľadať spôsoby riešenia problémov minimalizácie týchto nákladov.. Riešením tohto problému boli systémyERP.

Metodika ERP je založená na princípe jedného dátového skladu (repository), ktorý obsahuje všetky obchodné informácie zhromaždené organizáciou v procese podnikania, vrátane finančných informácií, údajov týkajúcich sa výroby, personálneho manažmentu alebo akýchkoľvek iných informácií. To eliminuje potrebu prenosu údajov z jedného informačného systému do druhého a vytvára dodatočné možnosti pre analýzu, modelovanie a plánovanie. Okrem toho sa akákoľvek časť informácií uchovávaných danou organizáciou stáva súčasne dostupnou všetkým zamestnancom s príslušnými právomocami.

ERP-systém – Ide o súbor počítačových programov, ktoré implementujú metodiku MRP II a sú doplnené o nástroje na optimalizáciu riadenia výrobných a obchodných jednotiek nachádzajúcich sa v rôznych krajinách.

Softvérové ​​nástroje používané v ERP systémoch umožňujú realizovať plánovanie výroby, generovať tok objednávok a vyhodnocovať možnosť ich implementácie v oddeleniach podniku.

Koncept ERP predpokladá, že systém používa iba jeden integrovaný program namiesto niekoľkých samostatných. Jediný systém riadi spracovanie, distribúciu, logistiku, inventarizáciu, dodávku, fakturáciu a účtovníctvo.

Systém diferencovaného prístupu k informáciám implementovaný v ERP systémoch v kombinácii s ďalšími opatreniami podnikovej informačnej bezpečnosti je navrhnutý tak, aby zabránil vonkajším hrozbám (napríklad priemyselná špionáž), ako aj vnútorným (napríklad krádeže). Realizované spolu s CRM systémom a systémom kontroly kvality, ERP systémy sú zamerané na maximalizáciu potrieb podniku pre nástroje riadenia podniku.

Podľa slovníka APICS (American Production and Inventory Control Society) je výraz „ ERP-systém"(Enterprise Resource Planning - Enterprise Resource Management) možno použiť v dvoch významoch. Po prvé, toto je - informačný systém na identifikáciu a plánovanie všetkých podnikových zdrojov, ktoré sú potrebné pre predaj, výrobu, nákup a účtovníctvo v procese plnenia zákaziek zákazníkov. Po druhé (vo všeobecnejšom kontexte) je to - metodika pre efektívne plánovanie a riadenie všetkých podnikových zdrojov, ktoré sú potrebné pre predaj, výrobu, nákup a účtovníctvo pri realizácii zákaziek zákazníkov v oblastiach výroby a distribúcie a poskytovanie služieb.

Podľa najnovšieho vydania APICS: „ERP je prístup k organizovaniu, definovaniu a štandardizácii obchodných procesov, ktoré sú potrebné na to, aby podnik mohol využívať interné znalosti na hľadanie vonkajšej výhody.“

Koncept ERP stále nie je štandardizovaný. Keď vyvstane otázka zaradenia konkrétneho manažérskeho informačného systému do triedy vyvinutých systémov MRP II alebo do triedy ERP, odborníci nesúhlasia, pretože identifikujú rôzne kritériá pre zaradenie systému do triedy ERP. Zhrnutím rôznych uhlov pohľadu je však možné naznačiť hlavné črty, ktoré by ERP systémy mali mať.

ERP systém je efektívny spôsob podnikania, ktorý pomáha riadiť pracovný proces ako celok, plánovať činnosť jednotlivých obchodných prvkov podniku a tiež zlepšovať chod všetkých výrobných zariadení.

Naučíte sa:

• Čo je to ERP systém a kedy je potrebný?
• Aké sú výhody a nevýhody ERP systému.
• Aké funkcie plní ERP systém v podniku?
• Ako si vybrať ERP systém.
• Ako správne implementovať ERP systém v podniku.
• Aké školenia musia absolvovať pracovníci, ktorí budú pracovať s ERP systémom?
• Čo určuje náklady na ERP systém?

Čo je to ERP systém a kedy je potrebný?

Na lepšie pochopenie významu ERP systému nestačí len poznať dekódovanie týchto písmen (Enterprise Resources Planning) a preklad túto definíciu do ruštiny (plánovanie podnikových zdrojov), je lepšie študovať históriu jeho výskytu.

Koncom 20. storočia došlo k masívnemu automatizácia obchodných procesov: PC sa rýchlo rozšírili, boli pre ne vyvinuté finančné a účtovné programy, elektronická správa dokumentov, kontrola funkčnosti strojov a zariadení.

Rozdiel v princípoch podnikania nebol len v preklade informácií do digitálny pohľad, ale aj pri vzniku nových metód analýzy a výmeny údajov, ktoré sa spočiatku kombinujú rôzne typy informácie. Výsledkom bola možnosť vidieť celú prácu podniku ako celok a analyzovať fungovanie jeho jednotlivých oblastí (práca hlavnej výroby, skladu, účtovníctva). Získané informácie umožnili kompetentnejšie rozložiť využitie výrobných kapacít a robiť správne rozhodnutia.

Práve tento spôsob podnikania sa nazýva ERP a softvér používaný na tieto účely je definovaný ako EPR systém.

Súčasťou ERP systému sú teda všetky programy určené pre účtovníctvo, personálny manažment a pod., pričom do ERP patrí aj CRM (systém riadenia vzťahov so zákazníkmi) a prekladá sa ako „systém riadenia vzťahov so zákazníkmi“.

V súčasnosti sa všetky vyššie uvedené komponenty základného ERP systému často používajú ako samostatné programy. Napríklad v podniku je možné automatizovať iba účtovníctvo, zatiaľ čo všetky ostatné informácie sú uložené v rôznych programoch štandardného balíka MS Office.

Nemá zmysel polemizovať o tom, či CRM a elektronické účtovníctvo sú súčasťou ERP systému, je však jasné, že časom bude miera automatizácie obchodných tokov len rásť spolu s počtom predaných softvérových licencií, ako aj objemom inštalácie služieb a ďalšej údržby.

V situácii, keď podnik nedávno začal svoju činnosť, nie je potrebná hlboká automatizácia pracovných procesov. Dokumenty je možné pripraviť pomocou štandardných počítačových aplikácií a potrebné informácie bude vedieť riaditeľ objasniť od jedného zo zamestnancov. S rozširovaním celého biznisu však narastá počet prevádzok, dokumentácie a zamestnancov, čo so sebou prináša potrebu uchovávať a analyzovať všetky informácie v elektronickej forme.

Ak spoločnosť ako celok nepoužíva ERP systém, potom sú spravidla všetky informácie uložené náhodne, takže je ťažké ich nájsť. Niekedy dochádza k situáciám, kedy je prevádzka ERP systému zavedená len na určitom oddelení.

Aké funkcie plní ERP systém v podniku?

Funkcionalita, v rámci ktorej je možné ERP systém použiť, závisí od rozsahu a smeru činnosti konkrétnej spoločnosti, od špecifík jej práce, ale vo všeobecnosti by mala byť zameraná na všeobecné vedenie podnikania. Štandardná funkčnosť je nasledovná:

1. Výroba

• vypracovanie špecifikácií pre vyrobený tovar alebo poskytnuté služby na výpočet objemu potrebného spotrebného materiálu a pracovného času zamestnancov;
• zostavovanie plánov a riadenie práce spoločnosti v rôznych mierkach: od konkrétnych výrobných zariadení až po celé oddelenia.

2. Financie

• vypracovanie plánov využívania finančných zdrojov organizácie a monitorovania výsledkov;
• bežné účtovníctvo, účtovanie daní a iných odvodov do rozpočtu a mimorozpočtových fondov, účtovná závierka a kontrola;
• pracovať s majetkom spoločnosti, ktoré zahŕňajú prostriedky na bankových účtoch, cenné papiere, investičný majetok (napríklad nehnuteľnosti).

3. Logistika

• riadenie dodávok a expedície materiálov hotové výrobky: vedenie databázy zmlúv a dodávateľov, zostavovanie plánov a správ o tovare v sklade a pod.;
• príprava údajov o všetkých potrebných spotrebný materiál s cieľom splniť predtým vypočítané výrobné normy.

4. Personál

• personálne účtovníctvo a vedenie časových výkazov, kompilácia personálny stôl, mzdy;
• vyhľadávanie a registrácia zamestnancov;
• príprava plánov pracovných síl.

• zostavovanie plánov predaja produktov;
• príprava a realizácia reklamných kampaní a marketingovej komunikácie;
• kalkulovanie cien za vyrábané produkty, vývoj zľavových programov, držanie výpredajov atď.

6. Projekty. Nahlasovanie

• dostupnosť v veľké množstváštandardné formuláre výkazov pre všetky oblasti činnosti organizácie, ako aj možnosť vytvárať ďalšie výkazy;
• skontrolovať a analýza výkonnosti podniky;
• rozvoj všeobecná politika práce organizácie vrátane stanovenia termínov pre každú z pridelených úloh, výpočtu zdrojov potrebných na tieto účely ( hotovosť materiál, pracovníci).

ERP systém v podniku: 4 etapy implementácie

Úplná implementácia ERP systému v organizácii môže trvať od niekoľkých týždňov až po niekoľko rokov (v závislosti od objemu a rozsahu aktivít spoločnosti). Súčasne môžu ERP systém nainštalovať tak vlastní IT špecialisti, ako aj zamestnanci vývojovej spoločnosti.

Implementáciu ERP systému možno rozdeliť do nasledujúcich etáp:

Etapa 1. Primárna organizácia

Fáza, v ktorej sa stanovujú úlohy, stanovujú sa ciele, po ktorej nasleduje technická projektový plán.

Etapa 2. Vývoj projektu

Ďalej sa študuje práca podniku: plány rozvoja, výrobné procesy. Tieto informácie sú základom pre výber štruktúry ERP systému, ako aj pre vykonanie úprav technický plán(ak je to potrebné).

Etapa 3. Realizácia projektu

Postup pri vykonávaní obchodných procesov v podniku bude vychádzať z nainštalovaného ERP systému, preto je v tejto fáze potrebné preniesť údaje z účtovných systémov, ktoré boli predtým používané, do ERP systému a navzájom ich zjednotiť. V situácii, keď sa ukáže, že moduly ERP systému nestačia tohto podniku, v tejto fáze je možné ho spresniť. Po dokončení inštalácie sú základné princípy ERP systému oboznámené so zamestnancami organizácie a realizované skúšobné testy.

Etapa 4. Uvedenie do prevádzky

V záverečnej fáze môžete nájsť a odstrániť problémy, ktoré vznikajú pri prevádzke ERP systému.

Aké metódy sa používajú na implementáciu ERP systému?

Na implementáciu ERP systému je možné použiť nasledujúce metódy:

1. Fázová implementácia, kedy sa ERP systém postupne zavádza do nejakých vzájomne súvisiacich procesov, čo minimalizuje riziká problémov.
2. „Veľký tresk“ - celý systém je nainštalovaný naraz. Tento prístup je možné použiť v malej organizácii s jednoduchými výrobnými procesmi. V tomto prípade je to nevyhnutné osobitnú pozornosť venujte pozornosť fáze testovania, aby ste identifikovali všetky možné chyby v prevádzke ERP systému.
3. Nasadenie je čiastočná inštalácia softvéru s následnou distribúciou do iných podnikových štruktúr. V samostatnej oblasti možno metódu nasadenia aplikovať postupne alebo súčasne, pretože vo všeobecnosti sú riziká neúspešnej implementácie nízke.

Výber metódy implementácie ERP systému pre každý podnik musí byť vykonaný veľmi opatrne, a to analýzou možných nákladov, ako aj s prihliadnutím na skúsenosti iných spoločností.

Kto školí zamestnancov o tom, čo je ERP systém?

Vysvetlenie základov práce s ERP systémom je jednou z najťažších etáp jeho implementácie. Podnikanie pomocou ERP systému môže zmeniť obchodné procesy v podniku, čo so sebou prináša potrebu vykonať pracovné povinnosti ako aj funkcie spojené s používaním tohto softvérového balíka. Hlavným bodom pre vedenie spoločnosti je teda mentálne pripraviť zamestnancov na prácu s ERP systémom.

Pri implementácii ERP systému môže nastať problém, že bežným zamestnancom chýba chuť naučiť sa s ním pracovať, pretože takáto automatizácia uľahčuje prácu manažmentu. V tejto situácii je riešením presun takýchto zamestnancov na iné pozície. Väčšina personál má tendenciu myslieť v dlhodobom horizonte a rozumie potrebe školenia na využitie získaných vedomostí vo svojej práci.

Od kvality školenia Efektívnosť používania ERP systému bude závisieť. Zamestnanci musia dobre rozumieť základom jeho práce a mať primeranú motiváciu, pretože ak zamestnanci nerozumejú, na aké účely sa takéto inovácie používajú, výsledky implementácie ERP systému nebudú viditeľné. Zamestnanci teda musia pochopiť, že používanie tohto softvérového balíka môže byť dôležitou pákou na zlepšenie efektívnosti celého podniku.

Školenie zamestnancov v základoch práce s ERP systémom by malo začať včas. Je možné vykonať interné reklamná kampaň, pripravte dostupné informácie o cieľoch, ktoré sa dosiahnu po začatí používania tohto softvérového balíka. V špeciálne vyvinutom dokumente „Stratégie školenia zamestnancov“ je táto úloha identifikovaná ako prvá. V tomto dokumente sú všetci zamestnanci podniku rozdelení do skupín v závislosti od objemu potrebných vzdelávacích aktivít a tiež sú uvedené všetky ďalšie vzdelávacie kroky.

Spravidla existuje niekoľko skupín, do ktorých je rozdelený všetok personál. napr. samostatná skupina možno rozlíšiť vedenie spoločnosti a stredných manažérov, ktorí budú priamo riadiť chod podniku a robiť potrebné rozhodnutia. Ďalšou skupinou je tá časť používateľov, ktorí vykonávajú hlavnú funkcionalitu pri práci s ERP systémom bez toho, aby sa ponorili do detailov obchodných procesov, ale majú hlboké znalosti o tom, ako softvérový komplex funguje. A tretia skupina je hlavná časť zamestnancov, ktorí budú do programu zadávať primárne údaje.

Prvé dve skupiny by mali byť vyškolené zamestnancami organizácie, ktorá vyvinula ERP systém, zatiaľ čo väčšina zamestnancov z tretej skupiny sa môže naučiť základy programu na diaľku alebo prostredníctvom tých, ktorí už dostali potrebné znalosti kolegov.

Školenie je možné vykonávať buď v školiace strediská poradenské agentúry a priamo v podniku. V niektorých prípadoch určujú vývojári systému ERP predpokladom získanie príslušného certifikátu od zamestnancov druhej skupiny.

Konzultačné agentúry uzatvárajú zmluvy s významnými dodávateľmi, ako sú SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, čo im dáva právo učiť, ako program používať a vydávať podporné dokumenty po ukončení školenia. Informácie o tom možno nájsť na oficiálnych stránkach takýchto spoločností. Domáci vývojári – Parus a Galaktika – otvorili vlastné školiace centrá.

ERP systém: príklad úspešnej implementácie

Jedným z podnikov zaoberajúcich sa výrobou a predajom chladiacich zariadení je Howe Corporation(USA) – v záujme efektívnejšieho podnikania sme sa rozhodli implementovať ERP systém založený na architektúre orientovanej na služby (SOA) 2. generácie. To umožnilo okamžite získať výsledky a vidieť výhody používania tohto ERP systému, pretože kvalita a ziskovosť všetkých obchodných procesov sa výrazne zvýšila.

Táto organizácia bola schopná lepšie analyzovať objem zásob a potrebu ich dopĺňania. Po implementácii ERP systému má Howe Corporation všetko potrebné nástroje na plánovanie aktivít v krátkodobom aj dlhodobom horizonte, čím sa vyhnete použitiu nespoľahlivej kalendárnej metódy plánovania.

Ocenil som aj všetky možnosti využitia ERP systému. medzinárodná spoločnosť Alfa Laval, ktorá si stanovila za cieľ dosiahnuť zlepšenú výkonnosť výroby zvýšením efektívnosti podnikových procesov. Jedna z pobočiek Alfa Laval v Bulharsku použila na implementáciu ERP systém Epicor iScala podrobná analýza použitie materiálov a výrobných surovín, kontrolovať načasovanie ich nákupu pre realizáciu príslušných zákaziek, ktoré ovplyvnili zníženie úrovne výrobného odpadu. Zároveň, keďže ERP systém plne automatizoval všetky obchodné procesy, umožnilo to znížiť objem prebytočných produktov v skladoch, ako aj minimalizovať prestoje vo výrobe.

Ďalšia spoločnosť - IO Electronics– môže slúžiť aj ako príklad úspešného využitia ERP systému. Ich cieľom bolo úspešne dosiahnuť ciele stanovené na nasledujúce 4 roky.

Ako povedal riaditeľ IO Electronics, s rýchlym rozvojom aktivít a rozvojom ďalších výrobných oblastí sa môže výrazne znížiť ziskovosť podniku, ak dôjde k výpadkom vo výmene informácií medzi vnútornými divíziami. Pri používaní ERP systému sú však všetky informácie dostupné online. Po dokončení úlohy prechádza systém ERP aktualizáciami, čo vám umožňuje sledovať celý výrobný proces a vidieť skutočnú dostupnosť konkrétneho produktu, ako aj vyhnúť sa nadmerným zásobám v skladoch.

Praktizujúci hovorí

Ako ERP systém umožnil znížiť potrebu pracovného kapitálu o 40 %

Sergej Suchinin,

Keďže naša spoločnosť predtým nemala ERP systém, nebolo možné promptne zaznamenať zmeny v obchodnom procese, čo znamenalo nedostatok materiálu na montáž hotových výrobkov, nekoordinovanú činnosť dielní, zhoršenie kvality finálneho produktu a zvýšenú spotrebu. surovín. Všetky tieto zbytočné náklady by bolo možné znížiť len implementáciou ERP systému.

Hlavnou činnosťou našej organizácie je výroba, preto boli prioritou úlohy automatizácie plánovania a riadenia obchodných procesov. Keďže sme sa rozhodli, že ERP systém nám pomôže pri riešení našich problémov, chceli sme dosiahnuť nasledujúce ciele:

1. Zvýšenie efektívnosti využívania pracovného kapitálu.
2. Znižovanie zásob skladovaných v skladoch.
3. Tvorba výrobného programu s prihliadnutím na existujúce kapacity.
4. Zníženie úrovne rozpracovanosti.
5. Vytvorenie všeobecného zoznamu materiálov používaných pri výrobe.
6. Zlepšenie procesu výpočtu materiálových noriem.
7. Zvýšenie presnosti nákupných plánov, ktoré pomôže znížiť objem nelikvidných zásob v skladoch.

Až po implementácii ERP systému sme na základe analýzy zásob na skladoch dokázali správne naplánovať objem materiálu potrebného na výrobu, čo malo za následok zníženie nákladov pracovný kapitál o 40 %. Takáto analýza ďalej pomáha nakupovať iba tie materiály, ktoré sú potrebné pre konkrétny obchodný proces. Tiež bol optimalizovaný organizačnú štruktúru spoločnosti, čo prispelo k zníženiu počtu zamestnancov na oddelení výroby a expedície o 50% bez zníženia kvality práce.

Môžeme zhrnúť nasledujúce výsledky implementácie ERP systému v našej spoločnosti:

1. Výrobné zostatky v skladoch sa znížili o 60 miliónov rubľov.
2. Vo všetkých oblastiach činnosti sa kontrola vykonáva na základe výsledkov analýzy meraných ukazovateľov. Príjem zamestnancov závisí od vykonanej alebo nevykonanej práce a sú za ňu samostatne zodpovední.
3. Nákup výrobných surovín a ich ďalšia distribúcia do dielní je plne kontrolovaná.
4. Zostatok nelikvidných materiálov sa znížil o 20 miliónov rubľov.
5. Plán obstarávania sa stal optimálnym, zmeny sa v ňom vykonávajú včas, keď to bude potrebné.
6. Bolo možné plánovať zaťaženie výrobných kapacít a podľa toho aj počet pracovníkov potrebných na to.

Aký ERP systém je žiadaný medzi ruskými spoločnosťami?

Softvérové ​​systémy, ktoré v súčasnosti existujú na trhu IT technológií, môžu vyvíjať domáce aj zahraničné spoločnosti. Okrem toho sa líšia nielen krajinou vývoja, ale aj vstavanou funkčnosťou.

Zahraničné ERP systémy, ako sú programy od SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, môžu byť použité v podnikoch akejkoľvek kategórie a sú príkladmi, ktoré treba nasledovať. Pri práci s takýmito systémami v Rusku však môžu vzniknúť určité ťažkosti:

• absencia z požadované množstvošpecialisti vyškolení na príslušnej úrovni pre implementáciu a ďalšiu podporu ERP systému;
• neochota domácich organizácií prebudovať zavedené obchodné procesy, pretože zahraničné systémy riadenia sa výrazne líšia od systémov používaných v Rusku;
• vysoké náklady na realizáciu.

Ruskí vývojári sa však snažia rozširovať aj možnosti vlastných softvérových systémov v súlade s potrebami zákazníkov. Takéto ERP systémy úspešne zvládajú zadané úlohy, keď je potrebné automatizovať samostatné smery práce organizácie a nie je potrebné implementovať softvérový balík do práce celého podniku ako celku. Ako príklad môžeme uviesť softvér spoločností 1C a Galaktika.

11 chýb pri implementácii ERP systému

Na zlepšenie efektívnosti podnikania je inštalácia ERP systému prakticky najdrahšou a najťažšou úlohou. Konečné náklady na implementáciu, ako aj obdobie potrebné na to, budú závisieť od počtu chýb, ktoré sa vyskytnú počas procesu.

Chyba 1. Zlé plánovanie.

Táto skutočnosť môže viesť k nepochopeniu súčasného a budúceho stavu ERP systému a nesprávnej automatizácii obchodných procesov.

Chyba 2. Povrchová analýza organizácií vyvíjajúcich ERP systémy.

Hlavným kritériom je spravidla nízka cena, ale niekedy vývojári zámerne podceňujú náklady na služby, aby otestovali proces implementácie na prvom zákazníkovi. Po takejto inštalácii môžu byť zistené vážne nedostatky a poruchy v systéme.

Chyba 3. Nepochopenie potrieb podniku.

Po rozhodnutí, že je ešte potrebné implementovať ERP systém, zákaznícka spoločnosť úplne nerozumie, ktoré softvérové ​​moduly potrebuje nainštalovať. To môžu využiť neseriózni dodávatelia, ktorí do ERP systému zaradia veľa nepotrebných komponentov alebo naopak nainštalovaná funkcionalita bude chýbať.

Chyba 4. Podcenenie nákladov na čas a materiál.

Nesprávne určenie času implementácie a nákladov na inštaláciu ERP systému môže viesť k neprimeraným očakávaniam rýchleho zvýšenia efektívnosti podnikových procesov.

Chyba 5. Nedostatok kvalifikovaných zamestnancov v zákazníckej spoločnosti.

Súčasťou podnikového tímu musia byť zamestnanci, ktorí majú dostatočnú úroveň vedomostí v akejkoľvek oblasti, od manažmentu a účtovníctva až po skladové účtovníctvo, obstarávanie materiálu atď.

Chyba 6. Nedostatok priorít.

Ak si na začiatku nenastavíte správne priority, počas inštalácie ERP systému budete musieť často prepínať rôzne úlohy a to môže viesť k oneskoreniu procesu inštalácie, výskytu nepredvídaných problémov atď.

Chyba 7. Nedostatočné zaškolenie personálu.

Ak zamestnancom neukážete všetky funkcie ERP systému a spôsob jeho používania, personál organizácie môže úplne odmietnuť prácu v systéme alebo využívať jeho možnosti len čiastočne.

Chyba 8. Podceňovanie presnosti primárnych informácií.

Keďže kľúčovým bodom fungovania ERP systému je analýza informácií, výsledok jeho práce bude do značnej miery závisieť od správnosti počiatočných údajov. Musíte sa vyhnúť preklepom a pozorne skontrolovať poskytnuté informácie.

Chyba 9. Používanie irelevantných aplikácií.

Podniky veľmi často používajú súbežne ERP systém aj predtým nainštalovaný softvér – dochádza k duplicitnému zadávaniu údajov. Tým sa zvyšuje časový rámec pre konečnú implementáciu ERP systému.

Chyba 10. Nedostatok testovacieho obdobia.

Niekedy sa testovanie nainštalovaného softvérového balíka vykonáva iba na niekoľkých používateľoch, čo neumožňuje včasné zviditeľnenie všetkých nedostatkov a aktuálneho zaťaženia ERP systému.

Chyba 11. Chýbajúci plán implementácie údržby a aktualizácie.

Bez toho sa softvérový balík veľmi skoro stane irelevantným. Pre hardvérovú zložku ERP systému je potrebné pravidelne zvyšovať výrobnú kapacitu, nakoľko bude rásť aj objem spracovávaných informácií. Softvérový komponent môže vyžadovať úpravy, ak sa napríklad vykonajú zmeny v legislatíve.

Tieto chyby sú najčastejšie, ale každá spoločnosť môže mať individuálne problémy. Aby ste ich minimalizovali, musíte si v každej fáze veľmi starostlivo pripraviť plán inštalácie ERP systému.

Čo určuje náklady na ERP systém?

Konečná cena ERP systému bude kombináciou nasledujúcich komponentov:

1. Ceny samotného softvérového balíka: hlavná sada modulov a doplnkových komponentov.
2. Náklady na inštalačné služby.
3. Vykonávanie vylepšení a úprav programu na základe potrieb zákazníckej spoločnosti.
4. Ďalší servis a podpora.

Ak chcete znížiť náklady na implementáciu systému ERP, musíte v prvom rade venovať pozornosť ruským dodávateľom, pretože zahraničné programy majú viac vysoká cena akvizícií a vyžadujú platbu významné zmeny dodržiavať domácu legislatívu.

Znalecký posudok

Implementácia ERP systému stála spoločnosť 2,5 milióna dolárov

Sergej Suchinin,

Vedúci oddelenia automatizovaných riadiacich systémov vedeckého a výrobného komplexu JSC Elara, Chuvashia

Licencia na inštaláciu ERP systému nás stála 470 000 USD a konečná cena implementácie bola 2 500 000 USD. Už v procese používania ERP systému sa však dosiahol pozitívny efekt a náklady boli plne uhradené 1,5 roka po inštalácii tohto softvérového balíka.

Informácie o odborníkoch

Sergej Bratukin, riaditeľ distribučnej praxe, Columbus IT&Russia, Moskva. Sergej Bratukin pracoval v rokoch 1997-2005 ako konzultant v ruskej divízii Columbus IT. Podieľal sa na realizácii rozsiahlych projektov implementácie ERP systémov v spoločnostiach ako napr. Obchodná oblasť", MVO, "Old Man Hottabych", "Formula Kino", "Avtomir" a iné. Medzinárodná poradenská spoločnosť Columbus IT poskytuje poradenské služby o výbere, implementácii a podpore podnikov informačných systémov, ako aj manažérske poradenstvo. Spoločnosť bola založená v roku 1989 v Dánsku av súčasnosti má zastúpenia v 28 krajinách. Za osem rokov fungovania Columbus IT v Rusku sa klientmi spoločnosti stalo viac ako 200 podnikov vrátane SSM-Tyazhmash, TD Perekrestok, Dixie, L'Etoile, Unimilk, Istok, Toyota a mnohých ďalších

Sergej Suchinin, vedúci oddelenia automatizovaných riadiacich systémov JSC vedecko-výrobného komplexu Elara, Chuvashia. OJSC "Výskumný a výrobný komplex "Elara"" je vedúci Ruský výrobca letové a navigačné systémy, automatické a diaľkové ovládanie, na palube výpočtovej techniky a zobrazovacie systémy pre lietadla vojenské a civilné letectvo. V rámci dohody o spolupráci s OJSC Russian železnice» JSC "Elara" pracuje na príprave výroby zariadení a systémov pre železničná doprava Rusko.