Облік робочого дня – дуже важливе завдання. Співробітник не хоче втратити свої кровно зароблені гроші, а організація, у свою чергу, не прагне оплачувати прогули.
Уникнути таких непорозумінь допоможе своєчасне та правильне ведення звітної документації з обліку робочого часу.
Навіщо він потрібний
Табель обліку робочого часу - це встановлений документ, який несе інформацію про дотримання режиму робочого часу кожним із співробітників. Іншими словами, це таблиця куди вносяться дані про явку або неявку кожного із співробітників організації.
На підставі цього документа відбувається нарахування заробітної платита премій чи накладення штрафних санкцій за запізнення, прогули та інші відхилення від робочого графіка.
Такий табель повинен існувати в єдиному екземплярі та перебувати у того співробітника, який був призначений відповідальним за його оформлення. Найчастіше цю роботу доручають відділу кадрів та бухгалтерії, іноді керівнику підрозділу чи старшому менеджеру. Призначення посаду «табельщика», а точніше зобов'язання відповідних обов'язків, має бути відбито у трудовому договорі.
Варіанти форм
Враховувати скільки днів і годин відпрацював співробітник можна різними методами, але Роскомстат підготував спеціальні форми. Вони прості і зрозумілі у використанні, з їх допомогою можна наочно відстежити робочу «відвідуваність» і ефективно використовувати отримані дані.
Для бюджетних організаційбуло запроваджено особливу форму табеля обліку робочого дня № 0504421.
Для всіх інших організацій та підприємств затвердили форми Т-12 та Т-13. Останні відрізняються між собою тим, що Т-13 використовується там, де явки та неявки контролюються не людьми, а за допомогою автоматизованих систем(Турнікетів). Прийшов на роботу, відзначився на прохідній за допомогою перепустки, і пішов далі. Таким шляхом легко контролювати запізнення, прогули та інші відхилення від робочого графіка.
Бланки за формою Т-13 найчастіше заповнюються в автоматичному режимі, або з частковим використанням технічних засобів.
Табелі обліку робочого часу за формою Т-12 заповнюються також з розрахунку заробітної плати, тому зручно доручити ведення такого графіка бухгалтеру.
Як правильно заповнити
Найважливіші аспекти ведення табеля обліку робочого часу:
- таблиця існує в єдиному екземплярі;
- заповнюється щодня на підставі офіційних документів (лікарняні листи, накази, розпорядження тощо);
- забороняється видаляти із загальноприйнятої таблиці будь-які графи та поля.
При цьому змінювати таблицю все ж таки можна. Іноді виникають ситуації, коли потрібно внести до існуючого бланку додаткові поля. Наприклад, щоб враховувати певний робочий годинник при нестандартних змінах. У такому разі внесення змін можливе, але після підписання відповідного розпорядження керівника.
Перед початком звітного місяця (за 2-3 дні) відповідальний співробітник відкриває табель. Тут саме час визначитися, який спосіб ведення буде обраний. Це може бути суцільна реєстрація - щоденні позначки Явка/неявка або внесення виключно відхилень від режиму - запізнення, нічні зміни, понаднормові і т.д.
Зразок заповнення табеля обліку робочого дня на прикладі форми Т-12
Насамперед заповнюється шапка та перші три графи. Ця інформація, як правило, залишається постійною – структурний підрозділ, ПІБ співробітників, табельні номери.
У графах з 4 по 7 на щоденній основі проставляються позначки про явки, неявки, вихідні дні та лікарняні. І тому використовуються спеціальні позначення кожної з причин. Так, лікарняний позначається кодом Б, робочий вихідний – РВ, а щорічну відпустку- ВІД. З повним переліком позначень можна ознайомитись у найуніфікованішій формі на першому аркуші.
Важливо пам'ятати, що будь-які позначки проставляють у табель обліку робочого часу виключно на підставі будь-якого документа. Це може бути лікарняний лист, внутрішній наказ чи розпорядження про понаднормові роботи з підписом ознайомленого співробітника.
Нерідко виникають ситуації, коли зовсім не зрозуміло, який код ставити. Наприклад, співробітник перебуває в оплачуваній відпустці, йому проставляється код від. Але в цей час він мав необережність захворіти і не вийшов на роботу у призначену дату.
Якщо співробітник нас не попередив, то доцільно проставити коди ПН (неявка з нез'ясованих причин) і вже після отримання на руки лікарняного листа виправити ці позначення на код «Б». Якщо співробітник знайшов спосіб повідомити про свою хворобу, можна відразу відзначати код «Б».
Можливо, у такій ситуації коди «ПН» і «Б» краще спочатку проставляти олівцем, щоб не псувати вигляд документа, що існує в єдиному екземплярі. Якщо бланк ведеться у електронному вигляді, то таких проблем не виникне.
Частину неявок прийнято вважати у «днях», адже співробітник не може лише половину дня перебувати у відпустці, або піти на лікарняний на три години. У такому разі під буквеним позначенням залишають порожню графу. Якщо ж співробітник запізнився на 30 хвилин або відпрацював 4 години понаднормово, то час відхилення від робочого режиму вказують під буквеним позначенням.
У графах 5 і 7 підбивається проміжний і кінцевий підсумок відпрацьованих днів, а у графах з 8 по 17 наводиться повний звіт щодо кожного працівника - скільки працював, скільки відпочивав, скільки пропустив і чому. З назви шапки над кожною графою стає зрозуміло, які дані сумувати.
Особливості ведення табелю у бюджетних організаціях
Форма № 0504421 також використовується для контролю за дотриманням робочого режиму, але має трохи іншу назву «Облік використання робочого часу», в якій і відображається специфіка роботи бюджетних організацій. У цьому табелі можна зустріти такі позначення, як «вихідні навчання», «заміщення у групі продовженого дня», «навчальна відпустка».
Порядок ведення такого табеля використання робочого часу нічим не відрізняється від уніфікованих форм обліку Т-12 та Т-13:
- ведеться в єдиному екземплярі;
- відкривається за 2-3 дні на початок розрахункового періоду;
- використовується без змін типової форми.
Прийнято також два порядки реєстрації - суцільний (відзначаються всі явки-неявки) та із зазначенням відхилень.
У самій таблиці є кілька відмінностей. У шапці табеля, крім назви організації, структурного підрозділута періоду ведення, слід зазначити цифрою його вигляд. Якщо табель подається «як є» без внесення змін, він називається первинним і відзначається у цій графі як «0». З кожним подальшим коригуванням потрібно вказувати номер зміни по порядку.
Перші чотири графи заповнюються відразу - це ПІБ співробітників, табельні номери та посади. Наступні графи заповнюються у міру перебігу періоду. У верхній частині графи вказують відхилення від робочого режиму в годинах (якщо є), в нижній частині буквене позначення причини відхилення. У графах 20 та 37 підбиваються проміжний та місячний підсумки, відповідно.
Жодних додаткових розрахунків у цій формі не передбачено. Після закінчення розрахункового періоду цей документ передається до бухгалтерії, де вже на його підставі буде розрахована заробітна плата для працівників бюджетної організації.
Зі списком позначень, що використовуються в цьому табелі використання робочого часу (форма № 0504421), можна ознайомитися в таблиці:
| найменування показника | Код |
| Вихідні та неробочі святкові дні | У |
| Робота у нічний час | Н |
| Виконання державних обов'язків | Г |
| Чергові та додаткові відпустки | Про |
| Тимчасова непрацездатність, непрацездатність у зв'язку з вагітністю та пологами | Б |
| Відпустка по догляду за дитиною | ВР |
| Годинник понаднормової роботи | З |
| Прогули | П |
| Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин) | ПН |
| Неявки з дозволу адміністрації | А |
| Вихідні з навчання | ВУ |
| Навчальна додаткова відпустка | ОУ |
| Заміщення в 1-3 класах | ДТ |
| Заміщення у групах продовженого дня | ЗП |
| Заміщення в 4 - 11 класах | ЗС |
| Робота у вихідні та неробочі святкові дні | РП |
| Фактично відпрацьований годинник | Ф |
| Службові відрядження | До |
Як позначається відпустка
Слово відпустка у кадровій справі поєднує дуже багато понять. Починаючи з і закінчуючи декретом. Багато молодих мам не погодяться, але це теж відпустка, хоч і надається вона для догляду за маленькою дитиною.
Кожна з цих відпусток по своєму відзначається в табелі обліку робочого часу і варто приділити окрему увагу найбільш поширеним видам відпустки та їх реєстрації.
Згідно з графіком
На підставі наказу про відпустку, в якому обов'язково є і підпис самого відпускника, у табелі проставляють код «ВІД», якщо це основна відпустка, або код «ОД», якщо додатковий.
За власний рахунок
Трапляються випадки, коли співробітнику потрібно отримати кілька відпускних днівпоза своїм основним графіком. Причини можуть бути різними, але рішення одне – відпустка без збереження заробітної плати.
Законодавство передбачає кілька приводів до такої відпустки - весілля, народження малюка, або сумніші події, такі як смерть близького родича. У цьому випадку слід проставити код «ОЗ».
Якщо у співробітника інша причина, і він отримує подібну відпустку за погодженням з керівником, то використовується код «ДО». В обох випадках відмітка робиться на підставі відповідного наказу за підписом співробітника.
Навчальний
Поєднання роботи та навчання у наш час скоріше норма, ніж виняток та законодавство у цьому питанні підтримує таких працівників, даючи гарантію на отримання відпустки з навчання. Після ухвалення відповідної заяви від співробітника та отримання наказу з підписом учня, можна сміливо відзначати в табелі код «У» на весь період навчальної відпустки.
Варто зазначити, що якщо співробітник захворіє в процесі здачі чергової сесії, то така відпустка не продовжується на період лікарняного і код «Б» може бути проставлений лише в дні після закінчення навчальної відпустки, у тому випадку, якщо працівник не встиг одужати до закінчення відпустки та надав лікарняний лист, який підтверджує його неявку після закінчення сесії.
У зв'язку з вагітністю та пологами
Такий благостний період для співробітниць жіночої статі, звичайно, не повинен затьмарюватися тяганини з документами, тому відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами надається на підставі лікарняного листа, код у табелі — «Р». Такий самий код використовується у разі усиновлення новонародженого малюка.
По догляду за дитиною
А вже після цього оформляється наказ про відпустку для догляду за дитиною до настання трирічного віку. Така відпустка відзначена кодом «ОЖ».
Робота з документами - це завжди відповідальне заняття, але знання основ заповнення табеля обліку робочого часу убереже вас від суперечок при нарахуванні заробітної плати та інших неприємностей такого роду.
Відео - складання табеля робочого часу та нарахування заробітної плати в 1С:
Заповнити та роздрукувати Табель обліку робочого часу в програмі LS · Табель та графіки
Форма N Т-13" Табель обліку робочого часузастосовується для обліку робочого часу.
Складається в одному примірнику уповноваженою на це особою, підписується керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби, Передається в бухгалтерію.
Відмітки в Табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботуу випадках, встановлених законодавством, та ін.).
Для відображення щоденних витрат робочого часу протягом місяця кожного працівника в табелі відведено:
- у формі N Т-13 (графа 4) - чотири рядки (по два на кожну половину місяця) та відповідне число граф (15 та 16).
У формі N Т-13 (у графах 4, 6) верхній рядок застосовується для позначення умовних позначень (кодів) витрат робочого часу, а нижній - для запису тривалості відпрацьованого або невідпрацьованого часу (у годинах, хвилинах) за відповідними кодами витрат робочого часу на кожну дату. При необхідності допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних.
Витрати робочого часу враховуються в Табелі або шляхом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу, або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень, понаднормового годинникаі т.п.). При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних або громадських обов'язків тощо), у Табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а нижньому рядку графи залишаються порожніми.
Форма N Т-13 "Табель обліку робочого часу" застосовується під час автоматизованої обробки облікових даних.
При складанні табеля за формою N Т-13:
- при записі облікових даних для нарахування заробітної плати тільки за одним видом оплати та кореспондуючим рахунком, загальним для всіх працівників, включених до Табеля, заповнюються реквізити "код виду оплати", "кореспондуючий рахунок" над таблицею з графами з 7 - 9 та графа 9 без заповнення граф 7 та 8;
- при записі облікових даних для нарахування заробітної плати за декількома (від двох до чотирьох) видами оплати та кореспондуючими рахунками заповнюються графи 7 - 9. Додатковий блок з ідентичними номерами граф передбачений для заповнення даних за видами оплати, якщо їх кількість перевищує чотири.
Бланки табеля за формою N Т-13 із частково заповненими реквізитами можуть бути виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів належать: структурний підрозділ, прізвище, ім'я, по батькові, посада (спеціальність, професія), табельний номер тощо. - тобто дані, які у довідниках умовно-постійної інформації організації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки облікових даних.
·····Табель обліку робочого часу є документом, у якому відзначається наявність або відсутність працівника на робочому місці, і за даними якого співробітнику нараховують зарплату
Бланк табеля обліку використання робочого дня. Форма Т-12
Подивитись порожній бланктабеля обліку робочого часу форми Т-12: стор 1 , стор.2 , стор 3 , стор 4
Бланк та зразок табеля обліку використання робочого часу. Форма Т-13
Бланк
Зразок
Переглянути порожній бланк табеля обліку робочого часу форми Т-13: стор 1 , стор.2
Існує дві уніфіковані формиобліку робочого часу:
- Т-12 - складається з двох розділів - застосовується для обліку використання робочого часу та для розрахунку оплати праці; обидва розділи зазвичай використовується в невеликих організаціях, де бухгалтер поєднує обов'язки кадровика та нормувальника.
- Т-13 - застосовується лише для обліку робочого дня.
Облік робочого дня можна вести або з першої частини бланка Т-12 або за допомогою бланка Т-13. Після заповнення бланк здається до бухгалтерії.
Правила складання табеля обліку робочого часу за формами Т-12 та Т-13
Бланки форм заповнюються щодня, в одному примірнику, відповідальною за це особою. Наприкінці місяця підбивається загальний підсумок.
Спочатку заповнюється «шапка» документа:
- назва організації, її код за ОКПО,
- найменування структурного підрозділу, в якому числиться працівник,
- номер та дата складання (остаточного заповнення документа),
- звітний період, протягом якого подаються відомості.
- порядковий номер запису;
- ПІБ та посада співробітника, його табельний номер, якщо присвоюється;
- відмітки про наявність/відсутність на робочому місці щодня місяця (у верхньому осередку ставиться літерний код - їх перелік є на початку бланка Т-12, у нижній - кількість відпрацьованих годин у цей день); відзначаються вихідні та святкові дні (В), лікарняні (Б), відрядження (К) та інші.
- загальна кількість відпрацьованих за два тижні та за місяць днів/годин; у тому числі понаднормових, нічних, святкових - зазначаються у формі Т-12;
- коди виду оплати, номер кореспондуючого рахунку бухгалтерського облікускільки годин/днів відповідає цьому коду;
- кількість неявок на роботу (годинник/дні), код причини неявки.
Другий розділ форми Т-12 докладно заповнює бухгалтер.
Бланк обліку робочого часу підписують відповідальна особа, начальник структурного підрозділу, яким заповнювався документ, і співробітник кадрової служби.
Основні коди виду оплати:
2000 (заробітна плата, відрядження та інші службові),
2012 (відпускні),
2300 (допомога з тимчасової непрацездатності).
Кореспондуючі рахунки бухгалтерського обліку:
20 (оплата праці працівникам основного виробництва),
23 (оплата праці працівникам допоміжних виробництв),
26 (оплата праці управлінського персоналу),
44 (оплата праці працівникам, зайнятим у торгової діяльностіабо в операціях із продажу готової продукції).
Табель обліку робочого часу - основний документ, що містить інформацію про кількість явок та неявок на роботу кожного співробітника фірми. Він передається до бухгалтерії. І на підставі даних розраховується та нараховується заробітна плата.
Законом передбачено 2 уніфіковані форми табеля: Т-12 – для заповнення вручну; Т-13 - для автоматичного контролю фактично відпрацьованого часу (через турнікет).
Дані вносяться кожного робочого дня. Наприкінці місяця підраховується підсумок за явками та неявками кожного працівника. Формування звіту можна спростити, автоматизувавши заповнення деяких осередків засобами Excel. Подивимося, як.
Заповнюємо вступні дані функціями Excel
Форми Т-12 та Т-13 мають практично однаковий склад реквізитів.
Завантажити табель обліку робочого часу:
У шапці 2 сторінки форми (з прикладу Т-13) заповнюємо найменування організації та структурного підрозділи. Так, як у установчих документах.
Прописуємо номер документа ручним способом. У графі «Дата складання» встановлюємо функцію СЬОГОДНІ. Для цього виділяємо комірку. У списку функцій знаходимо потрібну та натискаємо 2 рази ОК.
У графі «Звітний період» вказуємо перше та останнє число звітного місяця.
Відводимо поле поза табеля. Тут ми і працюватимемо. Це поле Оператора. Спершу зробимо свій календарик звітного місяця.
Червоне поле – дати. На зеленому полі проставляє одиночки, якщо день вихідний. У комірці Т2 ставимо одиницю, якщо табель складається за місяць.
Тепер визначимо скільки робочих днів на місяці. Робимо це на оперативному полі. У потрібну комірку вставляємо формулу = РАХУНКИ (D3: R4; ""). Функція «РАХУНКИ» підраховує кількість непустих осередків у тому діапазоні, який заданий у дужках.
Вводимо вручну порядковий номер, ПІБ та спеціальність співробітників організації. Плюс табельний номер. Інформацію беремо з особистих карток працівників.
Автоматизація табеля за допомогою формул
Перший аркуш форми містить умовні позначення для обліку робочого часу, цифрові та літерні. Зміст автоматизації засобами Excel у тому, щоб при внесенні позначення відображалася кількість годин.
Наприклад візьмемо такі варіанти:
- У вихідний;
- Я – явка (робочий день);
- ВІД - відпустка;
- К - відрядження;
- Б – лікарняний.
Спочатку скористаємося функцією «Вибір». Вона дозволить встановити потрібне значення в комірку. На цьому етапі нам знадобиться календар, який складали у Полі Оператора. Якщо на якусь дату припадає вихідний, у табелі з'являється "В". Робітник - "Я". Приклад: = ВИБІР (D $ 3 +1; "Я"; "В"). Формулу достатньо занести в один осередок. Потім «зачепити» її за нижній правий кут і провести по всьому рядку. Виходить так:
Тепер зробимо так, щоб у явочні дні люди стояли «вісімки». Скористайтеся функцією «Якщо». Виділяємо перший осередок у ряду під умовними позначеннями. "Вставити функцію" - "Якщо". Аргументи функції: логічний вираз - адреса комірки, що перетворюється (осередок вище) = «В». "Якщо істина" - "" або "0". Якщо у цей день справді вихідний – 0 робочих годин. "Якщо брехня" - 8 (без лапок). Приклад: =ЯКЩО(AW24="В";"";8). "Чіпляємо" нижній правий кут комірки з формулою і розмножуємо її по всьому ряду. Виходить так:
Потрібно зробити таку ж роботу для другої половини місяця. Досить скопіювати формули та поміняти ті осередки, на які вони посилаються. Результат праці:
Тепер підіб'ємо підсумки: підрахуємо кількість явок кожного працівника. Допоможе формула «РАХУНКИ». Діапазон для аналізу – весь ряд, за яким ми хочемо отримати результат. Критерій – наявність у осередках літери «Я» (явка) чи «К» (відрядження). Приклад: . В результаті ми отримуємо кількість робітників для конкретного працівника днів.
Порахуємо кількість робочих годинників. Є два способи. За допомогою функції "Сума" - простий, але недостатньо ефективний. Складніше, але надійніше – задіявши функцію «РАХУНКИ». Приклад формули: . Де AW25:DA25 – діапазон, перший і останній осередки ряду з кількістю годин. Критерій для робочого дня ("Я") - "=8". Для відрядження – «=К» (у прикладі оплачується 10 годин). Результат після запровадження формули.
Облік тривалості зміни та кількості робочих днів у тижні чи місяці – обов'язок роботодавців, які використовують наймана праця. Для цього використовують табель обліку відпрацьованого часу, який заповнюють як вручну, так і автоматично через контрольно-пропускну систему турнікетів. Графи цього документа затверджені підзаконними актами у сфері трудового праваі містять усі необхідні відомостіпро співробітників та їх робочий час. Типова форма залежить від способу заповнення табеля: якщо вручну, то Т12 якщо автоматично, то Т13.
Табель обліку відпрацьованого часу містить достовірну інформацію як про кількість відпрацьованих працівником днів, так і про тривалість робочої зміни в межах одного дня. Усі переробки, недоробки, виходи у вихідні та святкові дні відображаються тут же. Він стає основним документом при нарахуванні заробітної плати та складання звітів контролюючим організаціям. Цим і пояснюється необхідність ведення табеля обліку відпрацьованого часу у точній відповідності до правил, встановлених для цього типу документів.
Нюанси заповнення табеля під час позмінної роботи
При стандартній організації робочого процесу – з понеділка до п'ятниці з восьми до п'яти – особливих проблем із заповненням граф та осередків табеля не виникає. Інша справа – змінний режим роботи, при якому слід розуміти, що будь-яка зміна у складі змін та їх тривалості обов'язково має бути відображена у табелі обліку. При цьому переробка не може бути компенсована відгулом іншого дня або більш короткою наступною зміною. Якщо відбувається порушення графіка змінності, то орієнтуються на загальну кількість годин, яка має бути відпрацьована співробітником у календарному місяці відповідно до встановлених норм. 
Ведення табеля обліку відпрацьованого часу
Табель обліку робочого часу складається на місяць у єдиному примірнику, який візується керівником підрозділу, інспектором відділу кадрів та співробітником бухгалтерії, відповідальним за нарахування заробітної плати. Термін здачі його для обліку визначається внутрішнім наказом з організації та може бути різним для різних підприємств.
Щорічно на урядовому рівні приймається Постанова про загальну тривалість відпрацьованих годин на рік із зазначенням вихідних та святкових днів. З урахуванням цього документа на підприємстві розробляють графіки змінності та заповнюють табель протягом усього 2019 року. Відсутність табеля обліку робочого дня, як і його некоректне заповнення прирівнюються до порушень порядку нарахування оплати праці, тягнуть у себе неправильне формування підсумкових сум із податків і зборів, які підлягають сплаті до бюджету та позабюджетні фонди. Грамотно організований табельний облік відпрацьованого часу допоможе уникнути пильної уваги з боку контролюючих організацій, які уповноважені виписувати багатозначні суми штрафів.
Завантаження...
