Jedným z funkčných subsystémov podnikového CIS je systém elektronickej správy dokumentov (EDMS), ktorého účelom je zefektívniť riadenie ekonomických systémov založených na automatizácii správy dokumentov resp. obchodné procesy, všetky druhy práce s dokumentmi, ktoré zabezpečujú a koordinujú spoločnú činnosť všetkých účastníkov riadiaceho procesu.

V súčasnosti vytvárané elektronické systémy správy dokumentov musia spĺňať základné požiadavky CIS.

Škálovateľnosť. Je žiaduce, aby systém elektronická správa dokumentov mohol podporovať niekoľko jednotiek aj niekoľko tisíc používateľov a schopnosť systému zvýšiť svoj výkon bola určená iba silou príslušného hardvéru. Splnenie tejto požiadavky je možné zabezpečiť podporou priemyselných databázových serverov vyrábaných spoločnosťami ako Sybase, Oracle, Informix atď., ktoré existujú na takmer všetkých možných softvérových a hardvérových platformách, čím poskytujú najširšiu škálu produktivity.

Distribúcia. Hlavné problémy pri práci s dokumentmi vznikajú v geograficky distribuovaných organizáciách, preto architektúra elektronických systémov správy dokumentov musí podporovať interakciu distribuovaných lokalít. Okrem toho môžu byť distribuované lokality zjednotené komunikačnými kanálmi najrôznejšej rýchlosti a kvality. Architektúra systému musí tiež podporovať interakciu so vzdialenými používateľmi. J

modularita, Je dosť možné, že zákazník nemusí okamžite implementovať všetky komponenty systému toku dokumentov a niekedy je rozsah úloh riešených zákazníkom menší ako celý rozsah úloh toku dokumentov. Potom je zrejmé, že elektronický systém správy dokumentov by mal pozostávať zo samostatných modulov, ktoré sú navzájom integrované.

Otvorenosť. Elektronický systém správy dokumentov nemôže a nemal by existovať izolovane od iných systémov, napríklad keď je potrebné integrovať systém s inými aplikačnými systémami, najmä účtovným programom. Na to musí podporovať systém správy dokumentov všeobecné normy spracovanie a prenos údajov a majú otvorené rozhrania na prípadné úpravy a integráciu s inými systémami.

4. Ochrana elektronickej dokumentácie

Všeobecná schéma ochrany zdravia v podniku, znázornená na obr. 8, odzrkadľuje systém organizačných a technických opatrení pre ZD.

Organizačné opatrenia určujú:

pracovné funkcie personálu zapojeného do spracovania údajov;

pri kritických operáciách musia kontrolu a vykonávanie operácie vykonávať dvaja zamestnanci, ktorí majú rôzne kľúče;

pre databázu musia byť zabezpečené podmienky spoľahlivého uchovávania;

Je zakázané prenášať údaje na iné miesta (spoločnosti, organizácie), pokiaľ tam nie sú zabezpečené spoľahlivé ochranné podmienky;

Na uloženie údajov v prípade vyššej moci je potrebné vypracovať plán evakuácie.

Veľký význam má kontrola zdravia, ktorá sa delí na dva typy:

Externé overenie alebo audit (vykonávaný treťou stranou);

interné overenie (vnútropodniková) Technológia zahŕňa nasledujúce overovacie činnosti:

systémová dokumentácia;

projektová dokumentácia (budovy, areály, výpočtové strediská);

dokumentácia návrhu softvéru;

usmernenie používateľských dokumentov o softvéri a OS;

zamestnanie (prístup) a jeho riadenie;

revízie zdrojového kódu;

názvy dátových súborov a priečinkov (adresárov);

všetky pamäťové médiá;

terminálový prístup;

zoznamy používateľov a ich práva;

konzolové protokoly;

systémové denníky;

záznamy o zlyhaniach hardvéru a softvéru;

Protokoly pre elektronické spracovanie údajov a zmeny osobných údajov a pod.

V dôsledku vykonaných akcií sa vytvorí kontrolný zoznam, ktorý je možné vykonať pomocou špeciálneho alebo verejne dostupného softvéru na dvoch typoch médií: tlačená (papierová) kópia a elektronická forma.

Ako technické ochranné opatrenia Používajú sa elektronické podpisy a elektronické obálky.

Elektronický podpis je špeciálna sekvencia znakov pridaných do textu, aby sa zabezpečila jeho autentickosť. Získava sa zložitými matematickými transformáciami zo samotného textu a špeciálneho čísla K, nazývaného váš tajný kľúč. Je zrejmé, že každá neoprávnená osoba, ktorá mení text, musí vykonať príslušné zmeny v podpise. Keďže však pozná jednu zo svojich zložiek – text, nepozná druhú – kľúč, a preto nemôže robiť takéto zmeny. Pri kontrole podpisu sa na ňom vykonávajú akcie, ktoré sú opačné ako tie, s ktorými bol získaný, ale namiesto tajného kľúča ide o iné číslo - verejný kľúč. Prirodzene to závisí od tajného kľúča, ale takým spôsobom, že nie je možné získať tajný kľúč z verejného kľúča. Týmto spôsobom môžete poslať svoj verejný kľúč všetkým predplatiteľom bez obáv o jeho ochranu. Aj keď sa dostanú do rúk niekoho iného, ​​vaše informácie nebudú sfalšované. Tento spôsob vytvárania a distribúcie kľúčov sa nazýva princíp otvorenej distribúcie kľúčov.

Rovnaký princíp sa používa pri zapečatení listu elektronická obálka . Na zapečatenie sa používajú dva kľúče: váš súkromný kľúč a verejný kľúč predplatiteľa, ktorému je list určený. Z týchto dvoch kľúčov vzniká jeden – spoločný – kľúč. Používa sa aj pri tlači, no v tomto prípade to dopadne naopak – z vášho verejný kľúč a tajný kľúč vášho účastníka (tieto dva páry sú navrhnuté tak, že zdieľané kľúče sú rovnaké).

Je to výhodné, po prvé, pretože sa nemusíte osobne stretnúť so všetkými účastníkmi, aby ste zmenili kľúče - stačí im poslať kľúče cez email a po druhé, pretože vytvárate a distribuujete rovnaký kľúč všetkým.

Preventívne opatrenia, ktoré sa majú použiť na bezpečný prenos dokumentov cez internet

Integrácia do centrálneho uzla hardvérového a softvérového komplexu, ktorý vykonáva funkcie brány firewall.

Filtrovanie paketov a autentifikácia používateľov.

Poskytovanie internej komunikácie medzi uzlami prostredníctvom podnikového intranetu, ktorý má lokálne IP adresy, ktoré nie sú registrované na internete, a preto nie sú prístupné z vonkajšieho sveta.

Zabezpečenie prístupu do externej siete pomocou proxy servera, ktorý konvertuje interné IP adresy na globálne, obmedzuje prichádzajúcu a odchádzajúcu prevádzku a registruje externé webové stránky navštevované používateľmi.

Obzvlášť dôležité je použitie rôznych protokolov na lokálnych serveroch databázy a na webových serveroch, čo sťažuje neoprávnený prístup k databázam. To môže trochu znížiť výhody webovej technológie.

Implementácia mechanizmov kontroly prístupu do samotného systému správy dokumentov (zoznam kontroly prístupu, úrovne prístupu, roly, skupiny používateľov, šifrovanie atď.).

Systém správy elektronických dokumentov (EDMS), ktorý podnik používa, musí spĺňať všetky požiadavky kladené naň regulačným rámcom a federálnymi výkonnými orgánmi a spĺňať očakávania svojich používateľov z hľadiska funkčnosti a technologických možností. Iba v tomto prípade bude môcť poskytnúť efektívnu prácu s dokumentmi, automatizovať ich procesy správy.

Takmer všetky spoločnosti si uvedomujú potrebu automatizácie procesov súvisiacich so správou dokumentov. Efektívnosť a kvalita prijímaných rozhodnutí, efektívnosť ich vykonávania a činnosť podniku ako celku do značnej miery závisí od toho, ako je práca s dokumentmi organizovaná.

Elektronické systémy správy dokumentov — Ide o informačné systémy, ktoré pomáhajú automatizovať prácu s dokumentmi v celom ich rozsahu životný cyklus(tvorba, úprava, ukladanie, vyhľadávanie, klasifikácia atď.), ako aj procesy interakcie medzi zamestnancami. Pri výbere EDMS sa musíte uistiť, že systém skutočne poskytuje riešenie takýchto problémov a spĺňa množstvo požiadaviek naň. V prvom rade ide o zákonné požiadavky.

Legislatívny rámec

Hlavným kritériom výberu EDMS pre ruského používateľa je súlad systému s prijatými normami a normami kancelárskej práce a absencia rozporov so zákonom.

Regulácia správy elektronických dokumentov na štátnej úrovni sa uskutočňuje v niekoľkých smeroch. Ide o legislatívnu úpravu (federálne zákony), štandardizáciu v oblasti kancelárskej práce a toku dokumentov, dekréty prezidenta Ruskej federácie a nariadenia vlády Ruskej federácie, nariadenia a nariadenia úradov. štátnej moci a manažment. Zákony majú najvyššiu právnu silu Ruskej federácie. Neznalosť zákona vás nezbavuje zodpovednosti.

štandard MoReq-2

Norma (špecifikácia) МMoReq-2 (Modelové požiadavky na správu elektronických záznamov) „Typické požiadavky na automatizované systémy správy elektronických dokumentov“, publikované v roku 2008 Európskou komisiou a preložené do ruštiny, obsahuje viac ako 700 požiadaviek na správu elektronických dokumentov. dokumenty v 12 moduloch (tabuľka). Normu možno použiť na generovanie technických špecifikácií pre stavbu softvérové ​​produkty automatizácia toku dokumentov.

Tabuľka 1. Funkčné požiadavky na EDMS podľa špecifikácie MOREQ 2

	Skupina požiadaviek	Počet požiadaviek
1	Klasifikačná schéma a organizácia prípadov
2	Kontrola prístupu a bezpečnosť
3	Uloženie, výber a prenos
4	Zadávanie a registrácia dokumentov
5	Identifikácia informačných objektov
6	Vyhľadávanie, získavanie a zobrazovanie
7	Administratívne funkcie
8	Voliteľné moduly
9	Nefunkčné požiadavky

Požiadavky spoločnosti na EDMS

Každá spoločnosť v závislosti od špecifík svojej činnosti a organizácie toku dokumentov formuluje svoje požiadavky na systémy elektronického toku dokumentov. Avšak GOST R ISO 15489-1-2007 „Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky“, súčasť procesov — registrácia dokumentu v systéme, klasifikácia prístupu a ochrany, stanovenie postupov a lehôt uchovávania atď. — identifikuje ako procesy správy dokumentov. Takéto procesy budú bežné pre takmer každú spoločnosť. Všeobecné požiadavky spoločností na EDMS tiež zahŕňajú:

• evidencia, účtovanie a kontrola došlých, odoslaných, interných dokladov, odvolaní občanov, organizačných a administratívnych dokladov;
• možnosť prevodu papierových dokumentov do elektronický pohľad, prúdové skenovanie, rozpoznávanie dokumentov;
• rigidita obchodných procesov a zároveň schopnosť ich budovať „za behu“ a v akejkoľvek forme;
• výmena dokumentov medzi geograficky distribuovanými jednotkami;
• rubrikácia, kategorizácia a klasifikácia dokumentov;
• vyhľadávanie podľa detailov a fulltextové vyhľadávanie podľa obsahu dokumentov s prihliadnutím na morfológiu jazyka;
• účtovníctvo a spracovanie dokumentov v archívoch;
• generovanie správ;
• správa prístupových práv;
• aplikácia elektronického digitálneho podpisu.

Z hľadiska organizácie pracovných procesov spoločnosti formulujú svoje požiadavky na EDMS nasledovne:

• tvorba návrhov dokumentov;
• schvaľovanie návrhov dokumentov;
• schvaľovanie dokumentov;
• tvorba uznesení, pokynov;
• kontrola výkonovej disciplíny;
• kontrola verzií dokumentov;
• ťažobné akcie;
• diskusia o dokumentoch;
• delegovanie právomoci na vyhotovenie dokumentov a pod.

Okrem všetkých týchto požiadaviek na EDMS spoločnosti očakávajú, že bude v súlade s koncepciou rozvoja IT v spoločnosti ako celku. Čo zase znamená škálovateľnosť, schopnosť vytvárať geograficky distribuované EDMS, ako aj — rozšírenie funkčných úloh. Dôležitá očakávaná vlastnosť systému — jeho otvorenosť, t.j. schopnosť vykonávať zmeny, a to aj prostredníctvom našich vlastných špecialistov.

Podniky tiež potrebujú schopnosť EDMS integrovať sa s podnikovým informačným systémom, vrátane. e-mail so štandardnými kancelárskymi aplikáciami, firemný portál spoločnosti.

Pre prácu vo výkonných orgánoch vám integrácia umožňuje organizovať jednotný informačný priestor na výmenu dokumentov s medzirezortným elektronickým systémom správy dokumentov, interakciu s webovou stránkou a sťahovanie žiadostí občanov.

Nemenná požiadavka spoločností na EDMS — bezpečnosť informačnej bezpečnosti a ochranu dokumentov a informácií v nich obsiahnutých.

Osobné preferencie používateľov

Osobné preferencie používateľov EDMS sa zvyčajne obmedzujú na zabezpečenie jednoduchosti používania v systéme a zvýšenie dôvery pri vykonávaní určitých operácií. Takže jedna zo všeobecných preferencií — jednoduchosť a pohodlie rozhrania. Čím menej času sa strávi tréningom práce v EDMS, tým rýchlejšie je systém prijatý používateľmi. Jednoduché a užívateľsky prívetivé rozhrania, s ktorými je zvyknutý pracovať v iných funkčných oblastiach, dostupnosť elektronického školiaceho kurzu výrazne skracuje čas potrebný na uvedenie EDMS do prevádzky a nespôsobuje jeho odmietnutie, ako všetko nové.

Používatelia potrebujú a neformálna komunikácia, schopnosť diskutovať o potrebe zmien v konkrétnom dokumente.

Medzi ďalšie používateľské preferencie patria:

• zobrazovanie pohybu dokladov (procesov) vrátane — grafický;
• operatívnu kontrolu vyhotovenia dokumentu (ktorá fáza, ktorý zamestnanec, kto má papierovú kópiu, či protistrana vrátila zmluvu, či kolega začal plniť úlohu atď.);
• organizácia osobných, osobných priečinkov (ukladanie osobných dokumentov s flexibilným poskytovaním prístupu k nim kolegom);
• schopnosť nakonfigurovať systém na vykonávanie špecifických úloh pre konkrétneho používateľa;
• organizácia pracovnej plochy zobrazujúca iba informácie, ktoré zamestnanec potrebuje;
• vzdialený prístup do systému, pracovať s mobilných zariadení.

Takže napríklad všetci hore uvedené požiadavky vyhovuje EDMS „1C: Document Flow“ a spoločné riešenie 1C-KPD a iDecide pre iPad vám umožňuje pracovať s dokumentmi na cestách alebo služobnej ceste, prezerať a vykonávať úlohy z mobilného zariadenia, používať hlas a grafiku komentáre na zjednodušenie evidencie objednávok, čo urýchľuje prijímanie rozhodnutí.

Znalosť požiadaviek na elektronické systémy správy dokumentov mimo spoločnosti a schopnosť formulovať na ne vlastné požiadavky vám umožňuje nielen vybrať najvhodnejší systém pre spoločnosť, automatizovať a optimalizovať procesy toku dokumentov a ich riadenie, ale tiež — vytvárať jednotné informačné prostredie pre kolektívnu prácu s dokumentmi.

Vzhľadom na masívne rozšírenie moderných automatizovaných technológií pre prácu s dokumentmi v elektronickej forme v roku 2013 na príkaz Federálnej archívnej agentúry dve popredné vedecké inštitúcie v oblasti správy dokumentov a archívnictva - Ruský štát humanitnej univerzity(RGGU) a Celoruský výskumný ústav v oblasti správy dokumentov a archívnictva (VNIIDAD) - uskutočnilo sa množstvo výskumných projektov na prípravu metodické odporúčania v oblasti organizovania práce s elektronickými dokumentmi.

Tu sú niektoré z týchto projektov:

• „Archívne a dokumentačné funkčné požiadavky na informačných systémov, zabezpečujúci elektronický tok dokumentov v procese interné aktivity federálne výkonné orgány“ (VNIIDAD).
• « Porovnávacia analýza formáty súborov elektronické dokumenty trvalé (dlhodobé) skladovanie“ (RGGU).
• „Odporúčania na získavanie, evidenciu a organizáciu uchovávania elektronických archívnych dokumentov v archívoch organizácií“ (VNIIDAD).
• „Odporúčania na získavanie, evidenciu a organizáciu uchovávania elektronických archívnych dokumentov v štátnych a mestských archívoch“ (VNIIDAD).
• „Zostavovanie archívnych súpisov v elektronickej podobe a ich integrácia do informačnej infraštruktúry štátnych a obecných archívov“ (VNIIDAD).

Najobsiahlejší dokument pripravuje VNIIDAD „Funkčné požiadavky na archiváciu a správu dokumentov na informačné systémy, ktoré zabezpečujú elektronický tok dokumentov vo vnútorných činnostiach federálnych výkonných orgánov“ (ďalej len požiadavky). Najväčší záujem oň majú pracovníci úradu aj pracovníci IT oddelení, ktorí implementujú alebo nastavujú systémy elektronickej správy záznamov a správy dokumentov (EDMS), a v tomto článku sa naň pozrieme.

Vydanie tohto dokumentu je veľmi dôležité: napriek tomu, že elektronické systémy na správu dokumentov sa používajú už takmer dvadsať rokov, donedávna jediným domácim dokumentom stanovujúcim základné požiadavky na elektronickú správu dokumentov a kancelárske systémy (EDMS) bola objednávka Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruska zo dňa 2. septembra 2011 č. 221 “ O schválení Požiadaviek na elektronické informačné systémy správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovania oficiálnych informácií obmedzená distribúcia prostredníctvom týchto systémov. Tento dokument obsahuje len veľmi stručné (6 strán) a najvšeobecnejšie požiadavky na EDMS. Zatiaľ čo EDMS sa používali výlučne ako vnútroinštitucionálne systémy, ich rôznorodosť a vzájomná nekompatibilita nepredstavovala významný problém. No so začiatkom prechodu na jednotný informačný priestor a organizáciou medzirezortného elektronického riadenia dokumentov vystupuje do popredia potreba zjednotiť EDS a zabezpečiť ich kompatibilitu s národnými systémami výmeny dokumentov, elektronickej interakcie a archivácie. GOST R 53898-2010 „Systémy správy elektronických dokumentov“ je čiastočne zameraný na riešenie problému interakcie medzi systémami EDMS. Interakcia systémov správy dokumentov. Požiadavky na elektronickú správu,“ ale archívne a dokumentačné požiadavky na EDMS vyvinuté VNIIDAD sú mimoriadne dôležité.

Požiadavky sú určené pre federálne výkonné orgány, ale v súlade s čl. 11 federálneho zákona z 27. júla 2006 č. 149-FZ „O informáciách, informačných technológií a o ochrane informácií“ sa vzťahujú na iné orgány a orgány štátnej správy samospráva. Obchodné organizácie majú právo organizovať EDS podľa vlastného uváženia, ale vzhľadom na úlohu štátu u nás spravidla všetky veľké a stredné komerčné organizácie sa riadia pravidlami stanovenými štátom na uľahčenie interakcie s vládne agentúry.

Preskúmanie regulačných a metodických dokumentov stanovujúcich požiadavky na organizáciu kancelárskej práce a EDMS

Prvá časť Požiadaviek obsahuje prehľad regulačných a metodických dokumentov, ktoré stanovujú požiadavky na organizáciu kancelárskej práce a EDS. Dve desiatky strán načrtávajú hlavné ustanovenia kľúčových dokumentov v oblasti automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií - normy GOST R 15489-1-2007 „SIBID. Správa dokumentov. Všeobecné ustanovenia", GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. Správa dokumentov. Procesy správy dokumentov. Metadáta pre dokumenty“, európske normy MoReq, MoReq2 a požiadavky na EDMS, schválené vyhláškou Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruska zo dňa 2. septembra 2011 č. 221, „O schválení požiadaviek na informačné systémy elektronického dokumentu riadenie federálnych výkonných orgánov, pričom sa okrem iného zohľadňuje potreba spracovávať prostredníctvom týchto systémov vlastnícke informácie s obmedzenou distribúciou.“ Zohľadňujú sa aj ustanovenia federálneho zákona z 27. júla 2006 č. 149-FZ „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“, Pravidlá pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené vyhláškou vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477 (v znení zmien a doplnkov zo 7. septembra 2011), federálny zákon zo dňa 4. 6. 2011 č. 63-FZ „O elektronickom podpise“, nariadenie vlády Ruskej federácie zo dňa 2. 9. 2011. /2012 č. 111 „O elektronickom podpise používanom výkonnými orgánmi a orgánmi samosprávy pri organizovaní elektronickej interakcie medzi sebou, o postupe pri jej používaní, ako aj o ustanovení požiadaviek na zabezpečenie kompatibility prostriedkov elektronického podpisu“ (spolu s tzv. Pravidlá používania vylepšeného kvalifikovaného elektronického podpisu výkonnými orgánmi a samosprávami pri organizovaní elektronickej interakcie medzi sebou). Treba však vziať do úvahy, že legislatíva v oblasti práce s elektronickými dokumentmi sa rýchlo mení, preto sa pri používaní tejto časti vždy oplatí skontrolovať zmeny v regulačných právnych aktoch, napríklad rovnaké ustanovenie o MEDO je platné dnes vo vydaní z roku 2011, vrátane širšieho okruhu účastníkov.

Prax používania EDMS vo vnútorných činnostiach federálnych výkonných orgánov

Druhá časť Požiadaviek obsahuje zaujímavé informácie o úrovni implementácie EDS vo federálnych výkonných orgánoch, získané na základe monitorovania vykonávaného VNIIDAD. Samotná skutočnosť, že 74 federálnych výkonných orgánov (FEB) má 57 produktov EDMS devätnástich typov, naznačuje, aké dôležité je dnes zjednotenie v oblasti systémov riadenia elektronických kancelárií.

Etapy životného cyklu dokumentov v inštitúcii, zloženie polí registračných a kontrolných kariet, schéma klasifikácie a organizácie prípadov, požiadavky na aplikačné funkcie, informačnú podporu EDMS a na použitie v EDMS elektronický podpisy - o tom všetkom sa dozviete z článku Ph.D. ist. Veda, odborník z Rosarkhivu S.L. Kuznecovová v časopise číslo 7 2013 "Moderné technológie tok dokumentov a kancelárska práca"

Vo všeobecnosti „Funkčné požiadavky na archiváciu a správu dokumentov pre informačné systémy, ktoré zabezpečujú elektronický tok dokumentov vo vnútorných činnostiach federálnych výkonných orgánov“, ktoré pripravila VNIIDAD, môžu a mali by sa používať nielen vo fáze výberu, implementácie a počiatočnej konfigurácie EDMS. , ale aj pri analýze už fungujúceho EDMS na určenie súladu EDMS používaného v konkrétnej organizácii s modernými požiadavkami.

Elektronické archívy

Typické funkčné požiadavky na elektronické systémy správy dokumentov a systémy na ukladanie elektronických dokumentov v archívoch vládnych agentúr

Alexej Mikryukov
1. augusta 2018 10:27

Alexey Mikryukov, analytik spoločnostiDIRECTUM .

14. júna 2018 na oficiálnej stránke Federálneho archívneho úradu (Rosarkhiv) v časti „Návrhy dokumentov » zverejnené «Návrh štandardných funkčných požiadaviek na systémy elektronickej správy dokumentov a systémy na uchovávanie elektronických dokumentov v archívoch orgánov štátnej správy » objem 37 strán.

Priemysel na tento dokument dlho čakal. A ako je uvedené v projekte, požiadavky boli vyvinuté s cieľom vytvoriť jednotný regulačný rámec pre systémy správy elektronických dokumentov (EDMS) a systémy na ukladanie elektronických dokumentov (EDS), ako aj pre hodnotenie už používaných EDMS a EDMS. Dokument jasne rozlišuje medzi EDMS a SED, a to je dôležitý bod.

Dôraz na pojem SCED je jedným zo zásadných rozdielov medzi novými požiadavkami. Jasný dôraz sa kladie na fázu archívneho uloženia životného cyklu dokumentu. Predtým sme hovorili najmä o EDMS a problematika uchovávania elektronických dokumentov (ED) zostala v zákulisí. V súlade s tým boli dokumenty s dlhými dobami uchovávania predtým buď pôvodne vytvorené v papierovej forme, alebo vytlačené pred prenesením na uskladnenie.

Dokument rieši iba funkčné požiadavky, na rozdiel od predchádzajúcich regulačné dokumenty (Požiadavky na elektronické systémy správy dokumentov federálnych orgánov (EDMS federálnych orgánov), schválenéNariadením Ministerstva komunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie č. 221 zo dňa 2. septembra 2011 ; pozri tiež ) . Systémové a technické požiadavky, požiadavky na informačnú bezpečnosť, spoľahlivosť, ako aj požiadavky na rozhranie automatizovaných pracovných staníc pre používateľov EDMS a SED nie sú zohľadnené. Požiadavky sa nevzťahujú na prácu s dokumentmi obsahujúcimi informácie predstavujúce štátne tajomstvo.

Pri analýze dokumentu je najzaujímavejšie zvážiť požiadavky, ktoré sú s ním spojené organizácia ukladania dokumentov. Požiadavky na vytváranie alebo zaznamenávanie, evidenciu, vykonávanie a kontrolu pri práci s dokumentmi nie sú také zaujímavé, keďže to sú hlavné úlohy EDMS. Prakticky nezostali žiadne veľké organizácie, ktoré by tieto úlohy neautomatizovali pomocou EDMS. Požiadavky na EDMS sú preto zaujímavé len pre posudzovanie existujúcich a používaných systémov v čase aktualizácie alebo výmeny a toto je téma na samostatný materiál.

Všeobecné funkčné požiadavky

Začnime „Všeobecnými funkčnými požiadavkami na správu dokumentov v EDMS a SDS“.

Táto časť podľa môjho názoru odráža dva dôležité body:

Po prvé« 2.3. EDMS a SED musia spĺňať požiadavky pre pravosť, spoľahlivosť, integrita a vhodnosť na daný účel elektronické dokumenty zahrnuté v týchto systémoch».

Na zabezpečenie splnenia týchto požiadaviek pri ukladaní dokumentov je potrebné, aby pri prenose dokumentov na uloženie do úložného systému boli autentické, spoľahlivé, úplné a použiteľné. Pred prenosom dokumentu do EDMS teda „zodpovednosť“ za splnenie týchto požiadaviek nesie operačný systém (EDMS alebo iný informačný systém).

Po druhé"2.4. Metadáta dokumentu musia byť generované a uložené v EDMS a SED:

- vytvorené, keď je dokument zaradený do systému (EDS alebo SED);

- generované po zaradení dokumentu do EDMS alebo SED v rámci jeho životného cyklu v systéme;

- používa sa pri interakcii EDMS a SED s inými informačnými systémami (vrátane MEDO, SMEV atď.)

- súvisiace s prevodom na následné uloženie (z EDMS— do skladovacieho systému, zo skladovacieho systému- do štátneho archívu).

Metadáta o dokumentoch zahrnutých v EDMS alebo SED musia byť spojené s dokumentom, ktorého sa týkajú.“

To znamená, že metaúdaje spojené s dokumentom sa generujú počas celého životného cyklu dokumentu vrátane celého obdobia jeho uloženia. Neexistujú však žiadne explicitné požiadavky na formát alebo spôsob ukladania metadát.

Práca s archívnymi dokumentmi

Príprava na prenos dokumentov na uloženie do skladového systému (odseky 3.8 a 3.9).

„Funkcie EDMS zahŕňajú:

• Vytváranie a udržiavanie zoznamu prípadov
• Prideľovanie dokumentov k prípadom
• Vytváranie súpisov prípadov a dokumentov štrukturálne členenia
• Skúmanie hodnoty dokumentov vrátane výberu elektronických súborov, dokumentov na prenos do SED a výberu dokumentov, ktoré nepodliehajú ukladaniu, na zničenie.“

S dokumentmi uloženými v EDMS je všetko jasné. Ale organizácie majú aj iné informačné systémy, v ktorých je možné ukladať dokumenty, napríklad ERP. Tieto systémy nemusia „vedieť“ vôbec nič o nomenklatúre prípadov a štandardoch kancelárskej práce. Podľa toho by sa mali rozvíjať dodatočné pravidlá, podľa ktorého budú dokumenty prenesené na uloženie do úložného systému.

Dokument nehovorí nič o tom, ako sťahovať dokumenty z iných systémov, rovnakého ERP. Preto, ak chce organizácia ukladať dokumenty z ERP, bude musieť prísť s niekoľkými pravidlami, podľa ktorých:

1) tieto dokumenty sa stiahnu z ERP - toto je skutočná úloha ERP;

2) tieto dokumenty budú umiestnené v úložnom systéme - to je úlohou úložného systému a máme na to nástroje.

Prijímanie dokumentov v úložnom systéme (odsek 4.3)

„SMS musí obsahovať:

● Príjem elektronických spisov, dokumentov a súpisov konštrukčných celkov s overením úplnosti

● Skontrolujte elektronické podpisy dokumenty

● Kontrola reprodukovateľnosti elektronických dokumentov

● Generovanie správ s odpoveďou o potvrdení alebo odmietnutí prijatia dokumentov."

Požiadavky na reprodukovateľnosť sú načrtnuté, ale nie je jasné, ako to implementovať.

Dokument obsahuje výslovný odkaz na formát kontajnera ED, ktorý je „ zip archív vrátane obsahu a metadát elektronického dokumentu, súborov elektronických podpisov a vizualizovanej kópie textového elektronického dokumentu vo formáte PDF/A».

Účtovanie a klasifikácia dokladov v úložnom systéme (odsek 4.4)

Požiadavky na evidenciu elektronických dokumentov v úložnom systéme sa prakticky nelíšia od požiadaviek na evidenciu papierových dokumentov. Požiadavky na zloženie metadát ED zároveň zohľadňujú len špecifiká dokumentov typických pre orgány štátnej správy (listy, objednávky a pod.). Obchodné organizácie majú oveľa väčšiu rozmanitosť dokumentov: obchodná ponuka, projektová charta, zadávacích podmienok, protokol nákupnej komisie a pod. V tomto zmysle je nepravdepodobné, že by sa požiadavky vzťahovali na iné typy dokumentov.

Ukladanie elektronických súborov a dokumentov v úložnom systéme (odsek 4.5)

Zdá sa, že tento blok je jednou z najviac nerozvinutých požiadaviek v projekte. Stanovuje požiadavky na poskytovanie schopností úložných systémov:

● zálohovanie elektronických dokumentov;

● kontrola prítomnosti a stavu ED pomocou špeciálne programy kontrola technického stavu elektronických dokumentov a zaznamenávanie výsledkov kontrol v príslušných zákonoch;

● konverzia a/alebo migrácia elektronických dokumentov do nových formátov;

Ale nič sa nehovorí o zabezpečení právneho významu ED pri dlhodobom skladovaní. Tieto požiadavky som ja.

Používanie elektronických súborov zahrnutých v SCED (odseky 4.2 a 4.6).

Použitie ED zahŕňa:

● Poskytovanie trvalých a dočasných prístupových práv k dokumentom

● Vytvorenie fondu na používanie elektronických súborov a na jeho základe organizácia elektronickej čitárne

● Vyhľadávanie podľa viacerých kritérií

● Vytváranie archívnych kópií, výpisov z výpisov

● Účtovanie používania elektronických súborov.

Zostávajú otázky predovšetkým týkajúce sa poskytovania elektronických dokumentov na požiadanie rôzne organizácie, keďže v súčasnosti neexistujú jednotné požiadavky na poskytovanie ED externe a prax nie je vytvorená.

Skúmanie hodnoty a pridelenie na zničenie elektronických súborov a dokumentov s uplynutými lehotami uloženia (odseky 4.7 a 4.8).

Požiadavky uvedené v projekte sa tiež prakticky nelíšia od požiadaviek pri práci s papierovými dokumentmi. Rozdiel spočíva iba vo vlastnostiach zničenia elektronických dokumentov (napríklad vymazanie záložných kópií a zaručené zničenie).

Požiadavky na prenos elektronických dokumentov na uloženie v štáte. archív je popísaný formálne. Dôvodom je s najväčšou pravdepodobnosťou nedostatok zavedených postupov.

Všeobecné závery

Po analýze návrhu požiadaviek vzniká pocit, že to, čo je v ňom uvedené, „dobieha“ aktuálna situácia vecí, konsoliduje už existujúci vývoj, ale neodpovedá úplne na existujúce otázky a rozhodne sa nesnaží predpovedať a dať odpovede na otázky blízkej budúcnosti.

Dokument ukazuje, že existuje veľa špecifických požiadaviek na systém dlhodobého uchovávania elektronických dokumentov. Niektoré z nich sú dosť tvrdé a špecifické. Podniky majú mnoho systémov, ktoré generujú dokumenty, ktoré sú predmetom dlhodobého uchovávania alebo zahŕňajú dlhodobé skladovanie: ERP, HR, ECM. CRM a ďalšie. Môžeme teda konštatovať, že je to najvhodnejšie prideliť samostatný systém dlhodobého skladovania integrované so zdrojovými systémami. Implementácia požiadaviek vo všetkých vyššie uvedených systémoch je časovo náročná a nákladná.

Na druhej strane požiadavky už majú základ technologický základ, ktorá umožňuje implementáciu takýchto systémov. Systémy správy dokumentov dostupné na trhu môžu a mali by sa kontrolovať z hľadiska súladu s požiadavkami formulovanými v regulačnom rámci.

Implementácia požiadaviek

Jedným z príkladov systému, ktorý ukazuje pripravenosť a plne spĺňa tieto požiadavky, je riešenie „Long-term Archive“ od spoločnosti DIRECTUM.

„Dlhodobý archív“ je komplexný systém na správu papierových a elektronických archívov organizácie. Riešenie bolo vyvinuté v súlade s pravidlami správy ruských archívnych záznamov. Umožňuje centrálne uchovávať dokumenty akéhokoľvek typu po dobu stanovenú právnymi predpismi Ruskej federácie, čo zaručuje právnu platnosť dokumentov počas celej doby uchovávania.

Riešenie dokáže spolupracovať s akýmikoľvek ECM systémami, nielen s riešeniami DIRECTUM, a integruje sa s ERP a inými systémami pomocou hotových mechanizmov.

Riešenie navyše rieši nielen problém vytvorenia elektronického archívu teraz, ale funguje aj do budúcnosti. Súčasťou riešenia je schopnosť pracovať s nástrojmi automatického spracovania dokumentov na báze umelej inteligencie pre klasifikáciu a skúmanie hodnoty dokumentov. Okrem toho používa svoje vlastné unikátna technológia zabezpečenie právneho významu, ktorý sa v budúcnosti môže preniesť do blockchainových technológií.

(4,78 – hodnotilo 9 ľudí)

Požiadavky na EDMS Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruska

Požiadavky na výkon EDMS

Požiadavky na zaznamenávanie všetkých transakcií v EDMS

Požiadavky na funkčnosť EDMS

Skúmanie hodnoty a archivácia v EDMS

V polovici 90. rokov sa začalo používať systémy elektronickej správy dokumentov a kancelárskych systémov (EDMS). Implementácia EDS v štátnom meradle sa však rozšírila až v posledných piatich rokoch. Hlavným podnetom tu bolo nariadenie vlády Ruskej federácie zo dňa 2.12.2011 č. 176-r, ktorým sa schválil Akčný plán prechodu federálnych výkonných orgánov na bezpapierový tok dokumentov a nariadenie vlády č. Ruskej federácie zo dňa 09.06.2012 č. 890 „O opatreniach na zlepšenie toku elektronických dokumentov vo vládnych orgánoch“ .

Zatiaľ čo EDMS sa používali výlučne ako vnútroinštitucionálne systémy, ich rôznorodosť a vzájomná nekompatibilita nepredstavovala významný problém. Ale so začiatkom prechodu na jednotný informačný priestor a organizáciou medzirezortného elektronického toku dokumentov sa do popredia dostáva potreba zjednotiť EDS, zabezpečiť ich kompatibilitu s národnými systémami výmeny dokumentov, elektronickej interakcie a archívneho úložiska. GOST R 53898-2010 je čiastočne zameraný na riešenie otázok interakcie medzi systémami EDMS. „Systémy na správu elektronických dokumentov. Interakcia systémov správy dokumentov. Požiadavky na elektronickú správu.“

„Požiadavky na elektronické informačné systémy správy dokumentov...“ sú určené federálnym výkonným orgánom, avšak v súlade s čl. 11 federálneho zákona č. 149-FZ z 27. júla 2006 sa vzťahuje aj na ostatné štátne orgány a samosprávy. Obchodné organizácie majú právo organizovať EDS podľa vlastného uváženia, ale vzhľadom na úlohu štátu v našej krajine sa zvyčajne všetky veľké a stredné komerčné organizácie riadia pravidlami stanovenými štátom pre pohodlie interakcie s vládnymi agentúrami. .

Pozrime sa na najzaujímavejšie ustanovenia Požiadaviek... Ministerstvo telekomunikácií a masových komunikácií Ruska.

„Požiadavky na informačné systémy elektronickej správy dokumentov...“ definujú minimálny súbor funkcií, ktoré musia byť v EDMS prítomné, ako aj požiadavky na organizáciu používania EDMS v inštitúcii.

Jednou z hlavných požiadaviek na EDMS je jeho škálovateľnosť, pokiaľ ide o počet pripojených pracovných staníc, ako aj počet dokumentov obsiahnutých v EDMS. S tým treba počítať moderné systémy systémy správy dokumentov využívajú takmer všetci zamestnanci organizácie, ktorí pracujú s dokumentmi, a všeobecný trend– ide o využitie ako stacionárnych pracovných staníc, tak aj o prístup k dokumentom z mobilných zariadení, vzdialený prístup do systému. Pokiaľ ide o počet dokumentov uložených v EDMS, je potrebné mať na pamäti, že keďže systém uchováva nielen konečné dokončené a podpísané dokumenty, ale aj priebežné pracovné verzie, počet súborov, návrhov dokumentov a dokumentov prijatých v EDMS za rok je niekoľkonásobne vyšší celkový počet evidovaných dokumentov služba predškolského vzdelávacieho zariadenia(prichádzajúce, odchádzajúce a interné). Požiadavky stanovujú, že EDMS musí zabezpečiť uchovávanie všetkých dokumentov po dobu minimálne 5 rokov, v praxi je však potrebné zamerať sa na obdobia minimálne 10 – 15 rokov, keďže toto je obdobie, počas ktorého sa dokumenty v elektronickej podobe forma sa naďalej aktívne používa, najmä klauzula 20 s. f) tie isté požiadavky stanovujú možnosť uchovávania dokumentov až na sto rokov.

Dôležitým parametrom EDMS je jeho rýchlosť. Ak hardvérový a softvérový komplex (server EDMS) nie je dostatočne produktívny pre daný počet používateľov súčasne pracujúcich v systéme a (alebo) pre daný objem databázy (počet dokumentov v systéme), zamestnanci budú musieť počkajte na otvorenie karty dokladu alebo samotného dokladu, preto produktivita zamestnancov klesá. Preto Požiadavky obsahujú časové parametre, ktoré musí výkon EDMS spĺňať:

– čas na získanie prístupu k EDMS – nie viac ako tri sekundy;

– čas na získanie prístupu ku karte vytvorenej pri evidencii dokumentu a obsahujúcej údaje popisujúce kontext, obsah, štruktúru dokumentu, úkony vykonané s dokumentom pri príprave, zvažovaní, vyhotovení a uložení, ako aj identifikačné údaje (metadáta) – nie viac ako päť sekúnd.

V každom systéme môže dôjsť k poruche, či už ide o softvér alebo hardvér. Ale zlyhanie EDMS znemožňuje všetkým zamestnancom organizácie pracovať s dokumentmi, takže požiadavky stanovujú prísne limity pre prestoje v prípade zlyhania EDMS a reštartov - nie viac ako 30 minút. EDMS musí tiež automaticky informovať používateľov o zlyhaniach systému. V prvom rade si väčšinou nastavia automatickú notifikáciu cez SMS a email administrátorovi a EDMS technológovi.

Ďalšou bežnou situáciou je, že z nejakého dôvodu je dokument poškodený alebo náhodne vymazaný používateľom. Požiadavky stanovujú, že v tomto prípade musí byť elektronický dokument obnovený zo záložnej kópie do 30 minút. Organizácia musí mať v súlade s Požiadavkami aspoň jednu záložnú kópiu elektronických dokumentov uloženú v EDMS. V praxi sa však na zaistenie bezpečnosti vytvárajú aspoň dve záložné kópie, najlepšie na rôznych médiách. Tým sa minimalizuje riziko straty elektronických dokumentov.

Koeficient spoľahlivosti EDMS musí byť aspoň 0,98.

Ďalším ukazovateľom je úroveň zabezpečenia EDMS pred neoprávneným prístupom. V prípade vládnych agentúr, ktoré pracujú s obmedzenými dokumentmi, to musí byť certifikácia minimálne triedy 1G. Kvôli vysokým nákladom na vytvorenie a prevádzku zabezpečeného EDMS sa však zvyčajne snažia pracovať s obmedzenými dokumentmi v tradičnom režime, na papieri, pretože zvyčajne tvoria malú časť dokumentov organizácie. V opačnom prípade sa na prácu s takýmito dokumentmi zvyčajne inštalujú špeciálne vyhradené počítače alebo dokonca samostatná zabezpečená sieť, ktorá nie je pripojená k otvorenej počítačovej sieti a internetu. V tomto prípade sa však predpokladá práca s dokumentmi na úrovni DSP, nie však s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

Hlavnou časťou „Požiadavky na informačné systémy elektronickej správy dokumentov...“ je popis toho, ako by mali byť procesy postavené v EDMS. dokumentačnú podporu manažment.

Zdôrazňuje sa, že EDMS musí zabezpečiť prácu so všetkými typmi a kategóriami dokumentov a návrhov dokumentov organizácie.

Používa sa EDMS vládne agentúry, musí zabezpečiť interakciu s medzirezortnými elektronickými systémami správy dokumentov (IDF), medzirezortnou elektronickou interakciou (SMEI) a inými informačnými systémami.

Prevádzka EDMS musí byť v súlade s ustanoveniami GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knižnice a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky“, a to aj v oblasti zabezpečenia pravosti, integrity a spoľahlivosti elektronického dokumentu, ako aj Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477 (články 9 a 11 požiadaviek).

EDMS musí poskytovať všetky základné kancelárske procesy:

Uloženie dokumentu alebo informácie o dokumente (návrh dokumentu) v EDMS (jeho registrácia alebo v zmysle Požiadaviek zadanie dokumentu do systému):

Prinesenie dokumentu exekútorovi (používateľovi EDMS)

Schválenie dokumentu

Podpísanie dokumentu

Prenos (odoslanie) dokumentu;

„uchovávanie a účtovanie dokladov v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnom výkonnom orgáne, ako aj kontrola výkonnostnej disciplíny, príprava referenčné materiály a odpisovanie dokumentov do archívu,“ teda exekučná kontrola, informačné a referenčné práce, bežné uloženie a účtovníctvo vrátane prípravy podkladov na prevod do štátneho archívu alebo depozitného úložiska.

Zvláštnosťou automatizovaného systému správy kancelárie je prítomnosť funkcie na zaznamenávanie všetkých akcií používateľa a systémových udalostí. Inými slovami, všetko, čo sa deje v EDMS - dokument sa vytvorí alebo zaregistruje, súbor sa jednoducho zobrazí, vykoná sa úprava - všetky tieto informácie sú uložené v špeciálnych servisných súboroch, ktoré vám umožňujú vždy povedať, kto a kedy sa na to pozrel. alebo upravili dokument (kartu dokladu). Samostatne Požiadavky stanovujú, že je povinné zaznamenávať dátum a čas vloženia dokumentu do systému. Tieto informácie sú zaznamenané ako v registračnej karte (metaúdaje pre doklad), tak aj v kontrolných informáciách (protokol úkonov v EDMS).

V súlade s bodom 17 Požiadaviek podliehajú zaznamenávaniu informácie o všetkých úkonoch vykonaných s dokumentmi alebo súbormi dokumentov, návrhmi dokumentov, registračnými kartami (metadátami). Tieto informácie:

o používateľovi EDMS federálneho výkonného orgánu, ktorý vykonal akciu;

o dátume a čase konania;

o vkladaní dokumentov a návrhov dokumentov do EDMS;

o presunutí sekcie (podsekcie) v schéme triedenia;

o zmenách v pokynoch o lehotách uchovávania a následných úkonoch s dokumentmi;

o úkonoch vykonaných správcom EDMS federálneho výkonného orgánu pri skúmaní hodnoty dokumentu, vykonanom v súlade s Federálny zákon z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“;

o uložení a zrušení zákazu zničenia časti (pododdielu) klasifikačnej schémy;

o akejkoľvek zmene alebo zničení metadát používateľom EDMS;

o zmenách v prístupových právach k dokumentom;

o prenose dokumentov;

o zničení dokumentov;

o tlači dokumentu alebo metadát.

Inými slovami, EDMS by vám mal umožniť kedykoľvek získať informácie o tom, kto a kedy k nemu otvoril, prezeral, upravoval dokument alebo registračnú kartu, ako aj s akými dokumentmi ten či onen zamestnanec pracoval.

Požiadavky Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie rozdeľujú kancelárske procesy podporované EDMS do nasledujúcich skupín:

a) spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich papierových dokumentov vytvorených alebo prijatých organizáciou a zahrnutých do FOV EDMS registráciou, skenovaním a vytvorením elektronického obrazu dokumentov (vrátane dokumentov prijatých prostredníctvom poštových služieb, telekomunikácií a kuriérskej komunikácie);

b) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných prostredníctvom medzirezortného systému elektronickej správy dokumentov;

c) spracovanie prijatých alebo odoslaných elektronických dokumentov prostredníctvom medzirezortného elektronického interakčného systému;

d) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných e-mailom;

e) spracovanie interných dokumentov v EDMS.

V organizáciách, ktoré nie sú štátnymi orgánmi, chýbajú dokumenty podľa písmen b) ac) len prostredníctvom tradičných komunikačných kanálov alebo e-mailom.

Ak je dokument prijatý v papierovej forme, zadanie dokumentu do EDMS zahŕňa jeho registráciu, skenovanie a vytvorenie elektronického obrazu dokumentu.

Organizácia môže schváliť a zahrnúť do pokynov vedenia kancelárie zoznam dokumentov, pri ktorých je zakázané vytváranie elektronických obrázkov, napríklad dokumenty označené ako drevotrieskové dosky, označené „osobné“, dôverné dokumenty a pod. je zaregistrovaný v EDMS, ale nevytvára sa jeho elektronický obraz.

Pri projektoch elektronických dokumentov sa v každej fáze ich tvorby, schvaľovania a podpisovania eviduje obsah dokumentu vytvorením verzií dokumentov a ich priložením na kartu dokumentu.

EDMS musí podporovať pripojenie akýchkoľvek formátov súborov k registračnej karte. Je to dôležité, pretože EDMS sa zvyčajne používa mnoho rokov a počas tejto doby sa môžu objaviť nové verzie programov, a teda aj formáty súborov, ktoré bude tiež musieť podporovať EDMS. EDMS by vám mal umožniť zadávať a evidovať súbory dokumentov do systému aj v prípade, že aplikácia, v ktorej bol dokument vytvorený, nie je na danom pracovisku dostupná (nie je nainštalovaná). Súčasne musí byť EDMS schopný zobraziť niektoré z najbežnejších formátov. Sú to pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS by mal umožňovať umiestnenie dokumentov do hierarchickej schémy pozostávajúcej zo sekcií a podsekcií, v súlade s ktorými je organizovaná systematizácia a organizácia uchovávania dokumentov v EDMS (klasifikačná schéma). Treba mať na pamäti, že dokumenty sa fyzicky umiestňujú na server (úložný systém) v poradí určenom vnútornou konfiguráciou a zásadami ukladania súborov v danom EDMS a klasifikačná schéma je jednoducho pole na registračnej karte, ktoré umožňuje môžete rýchlo nájsť dokumenty na základe klasifikačných kritérií.

Klasifikačná schéma zvyčajne vychádza z nomenklatúry záležitostí organizácie.

Registračná karta EDMS musí definovať polia, ktoré je potrebné vyplniť. Pri zadávaní dokumentu musí EDMS požiadať používateľa o vyplnenie požadovaných polí (metadát) (odsek 13 Požiadaviek).

Pri odosielaní dokumentov tradičnými metódami (na papieri) zabezpečuje EDMS pretlač obálok a tlač zoznamov adries.

Podľa stanovené termínyúložný EDMS musí poskytovať tieto akcie:

uchovávať dokument natrvalo;

vykonať preskúmanie hodnoty dokumentov;

na konci kalendárneho roka vyhotoviť doklady v predpísanej forme: zákon o pridelení na zničenie dokladov (oddielov) s uplynutými lehotami uloženia a súpis dokladov s trvalou a dlhodobou (nad 10 rokov) dobou uloženia. ;

prideľovať dokumenty na zničenie (odstrániť zo systému) pri ukladaní informácií o pridelení dokumentov na zničenie v EDMS;

preniesť doklady na uskladnenie do iného skladu ( automatizovaný systém), vrátane exportu ročných oddielov dokumentov na trvalé uloženie na prevod do štátneho archívu na uloženie a exportu ročných oddielov dokumentov o personáli na prevod do archívu dokumentov o personáli.

V praxi prevod do štátneho úložiska vyžaduje zabezpečenie kompatibility EDMS vo formáte exportu ročnej sekcie so softvérovým balíkom „Archívny fond“ používaným v štátnych a obecných archívoch.

Požiadavky obsahujú ustanovenie na zabezpečenie doby skladovania najmenej sto rokov. V súčasnosti sú však takéto technológie v štádiu vývoja a autorovi nie je známy žiadny EDMS, ktorý by mohol poskytnúť také dlhé obdobia uchovávania právne významných dokumentov v elektronickej forme.

Uvažované požiadavky Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie dopĺňajú požiadavky vypracované VNIIDADom „Funkčné požiadavky na archiváciu a správu dokumentov pre informačné systémy, ktoré zabezpečujú tok elektronických dokumentov v procese interných činností federálnych výkonných orgánov“. Sú dôležité ako pre zamestnancov služieb kancelárskej práce, tak aj pre zamestnancov IT oddelení, ktorí zabezpečujú implementáciu alebo konfiguráciu systémov správy elektronických záznamov a správy dokumentov (EDMS).

Vo všeobecnosti sa uvažované „Požiadavky na elektronické informačné systémy správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovávať oficiálne informácie obmedzenej distribúcie prostredníctvom týchto systémov“ môžu a mali by sa používať nielen vo fáze výber, implementáciu a počiatočnú konfiguráciu EDMS, ale aj analýzu fungovania EDMS na určenie súladu EDMS používaného v konkrétnej organizácii s modernými požiadavkami. 5 Registrované na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie 8. septembra 2010, registračné číslo 18380.