Egy időben Vaszilij Lebegyev-Kumach szovjet költő „A bürokrata dalában” pontosan megjegyezte, hogy az orosz társadalom fő jellemzője: „papír nélkül rovar vagy, de egy papírral ember! " Ezek a sorok ma sem veszítették el aktualitásukat. Nincs tehát semmi meglepő abban, hogy egész életünk így vagy úgy szorosan összefügg az iratkezelői szakma képviselőivel, akik számára az okmány nem csak egy papír, hanem a szakmai tevékenység fő eszköze. .
Egy időben Vaszilij Lebegyev-Kumach szovjet költő „A bürokrata dalában” pontosan megjegyezte, hogy az orosz társadalom fő jellemzője: „papír nélkül rovar vagy, de egy papírral ember! " Ezek a sorok ma sem veszítették el aktualitásukat. A dokumentumok mindenhol és mindig elkísérnek bennünket, függetlenül attól, hogy magánéletről vagy munkahelyi pillanatokról van szó. Ezért nincs semmi meglepő abban, hogy egész életünk, így vagy úgy, szorosan összefügg a képviselőkkel a dokumentumfilmes szakma, akik számára egy dokumentum nem csak egy papír, hanem a szakmai tevékenység fő eszköze.
Ne feledje, hogy ma ez a szakma "újjászületését" éli a gazdaság és az elektronikus dokumentumkezelés rohamos fejlődése miatt. A modern társadalomban az információt minden formájában "forró" terméknek tekintik, amelynek felkutatása, feldolgozása és tárolása jelentős pénzügyi, munkaerő-, idő- és anyagköltséget igényel. Azok a dokumentummenedzserek, akik ismerik a hozzáértő dokumentumáramlás minden titkát, és rendelkeznek az információáramlással végzett munka optimalizálásához szükséges készségekkel, segítenek minimalizálni ezeket a költségeket. Ennek eredményeként az emberi élet szinte minden területén folyamatosan keresettek az e terület szakemberei, és az iratkezelési karok nagyon népszerűek a jelentkezők körében.
Ki az okmányszakértő?
Magasan képzett szakember irodai munka és dokumentumkezelés területén, egy vállalkozás, szervezet papírjaiban rendet biztosít. Kapcsolódó szakmák: levéltáros, titkárnő, irodaszervező.
A szakma neve a latin documentum (bizonyíték) és az ószláv vѣdѣti (tudni) szóból ered. Vagyis kezdetben a hivatalnokok, akiknek a feladatait egyébként korábban írástudók látták el, inkább egy-egy esemény jogi hátterét rögzítették, mintsem az iratokat rendszerezték. A dokumentumkezelés számunkra jól ismert fogalma csak a 20. század első felében alakult ki, amikor Paul Otlet odáig tágította a „dokumentum” szó jelentését, hogy minden kézzelfogható adathordozón rögzített információt elkezdtek ún. egy dokumentum. Ezzel párhuzamosan felmerült az okmányírói szakma is, akinek feladatai gyökeresen eltértek az írnokétól.
Szakmai hivatalnokok feladatai ma már nemcsak a dokumentumok elkészítése, hanem a következők is:
- nyomtatványok és munkaidő-nyilvántartások fejlesztése;
- a munkafolyamat összetételének rendszerezése;
- dokumentumok tárolásának vizsgálata és megszervezése;
- a dokumentumok „mozgatásának” biztosítása a vezetőségtől a beosztottakig;
- dokumentumalapok létrehozása;
- a beérkező dokumentumok záradékolása és regisztrációs index és elektronikus tárolási cím hozzárendelése;
- dokumentáció szortírozása és az elavult információk levéltárba adása;
- egy szervezet vagy vállalkozás dokumentumfolyamának optimalizálása.
Milyen személyes tulajdonságokkal kell rendelkeznie egy dokumentumszakértőnek?
Ahogy a szakma neve is sugallja, okmánykezelő tevékenysége teljesen és teljesen összefügg az iratok felkutatásával, feldolgozásával és tárolásával, ezért a szakembernek hajlamosnak kell lennie a "papír" munkára. Ráadásul az okmánykezelő nem tudja minőségileg ellátni a munkáját, ha nem rendelkezik olyan személyes tulajdonságokkal, mint:
A jó dokumentumfilmes szakember a fenti személyes tulajdonságokon túlmenően számos szakmai tudással és készségekkel rendelkezik, amelyek listája a következőket tartalmazza: irodai számítógépes alkalmazásokkal (Word, Excel, 1C, Outlook stb.) való munkavégzés ismerete, közgazdasági alapismeretek, üzlettervezés, archiválás, gazdálkodás, személyügyi menedzsment, elektronikus dokumentumkezelés szervezése, forráskutatás, személyi iratkezelés, irodalmi szerkesztés, munkaügyi, közigazgatási, polgári és alkotmányjogi jogalkotás.
Az okmánykezelői szakma előnyei
A fő okmánykezelői szakma előnye a "sokoldalúsága". Az egyetemen megszerzett dokumentumkezelés-szervezési szakember diplomája és kiterjedt "ismereti poggyásza" lehetővé teszi a szakember számára, hogy szinte minden cégnél vagy szervezetnél elhelyezkedjen, függetlenül a vállalkozás körétől. Ugyanakkor meglehetősen tisztességes fizetésre számíthat (átlagosan körülbelül 30-40 ezer rubel havonta).
Vonzza ebben a szakmában és a gazdag munka "változékonysága". Egy fiatal szakember az egyetem elvégzése után könnyen elhelyezkedhet olyan pozíciókban, mint: jegyző, levéltáros, ügyintéző, titkár-asszisztens, irodavezető, személyi asszisztens (vezető asszisztens), stb.
Az iratszakértő szakmai tevékenységének látszólagos egyhangúsága és rutinszerűsége ellenére a szakember munkája igen érdekes és változatos. Hiszen ez a szakember kapja meg elsőként a dokumentumokat, ami azt jelenti, hogy mindig ő rendelkezik a legfrissebb információkkal a cégnél bevezetett újításokról (és mint tudod, aki birtokolja az információkat, az a tulajdonosa a világ). Ráadásul gyakran a dokumentum-szakértő az egyetlen személy (természetesen a felső vezetésen kívül), aki a vállalkozás minden üzleti titkával tisztában van.
Ha van vállalkozó szelleme és kellő tapasztalata a személyzeti menedzsment dokumentációs támogatása terén, akkor a dokumentummenedzser megszervezheti saját vállalkozását (például könyvvizsgáló céget hozhat létre), és magánjellegű szolgáltatásokat nyújthat.
Az okmánykezelői szakma hátrányai
Nem nehéz kitalálni, hogy az okmánykezelői szakmának az előnyök mellett hátrányai is vannak. A legnagyobb hátrány pedig a nagy felelősség. Ez különösen igaz azokra a szakemberekre, akik szövetségi jelentőségű levéltári hivatalban vagy állami iratkezelési és levéltári kutatóintézetben dolgoznak. Hiszen ezek a szervezetek készítik el a kormány számára dokumentumokat, amelyek alapján fontos kormányzati döntések születnek.
A dokumentumfilmes szakma hátránya megnevezheti a gyakorlati munkatapasztalat szükségességét is a foglalkoztatásban. Ezért egy kezdő filmesnek vagy még a tanulási folyamatban kell elkezdenie szakmai tevékenységét (egyébként a hallgatóknak már a 2. évfolyamon van ilyen lehetőségük, hiszen ekkorra már megfelelő mennyiségű tudást sajátítottak el gyakorlati alkalmazás), vagy a diploma megszerzése után filmes asszisztensként helyezkedjen el.
Hol szerezheti be az okmányos irodai szakmát?
Az orosz Szakképzési Intézet "IPO" - toboroz hallgatókat fogadni. Több mint 200 képzés. Több mint 8000 diplomás 200 városból. Rövid papírmunka és külső képzési határidők, kamatmentes intézeti törlesztőrészlet és egyedi kedvezmények. Lépjen kapcsolatba velünk!
Szerezzen dokumentumfilmes szakember szakmát ez bármely orosz egyetemen lehetséges, amely alapján szakembereket képeznek olyan szakterületeken, mint "Vállalkozás dokumentációs támogatása", "Dokumentáció" vagy "Vállalkozás információs támogatása". Tudni kell, hogy a diák-filmesnek lehetősége van több szakirány egyidejű elsajátítására is. Például az iratkezelői szakmát megszerezve egy fiatal szakember egyszerre sajátíthatja el a személyzeti tiszt vagy a levéltári szakmát.
Az egyetem kiválasztásakor nagyobb figyelmet kell fordítani nemcsak az oktatási intézmény tudományos és műszaki bázisára, hanem a nagy orosz vállalatoknál történő szakmai gyakorlat lehetőségére is. Emellett nagy jelentőséggel bír az egyetemet végzettek iránti kereslet a munkaerőpiacon. Ezért mindenekelőtt javasolt megfontolni az ilyenek felvételének lehetőségét vezető oroszországi egyetemek, hogyan:
- Nyizsnyevartovszki Állami Humanitárius Egyetem;
- Irkutszki Állami Egyetem;
- Moszkvai Pénzügyi és Jogi Egyetem;
- Don Állami Műszaki Egyetem;
- Voronyezsi Gazdasági és Társadalmi Menedzsment Intézet.
Ezt a munkaköri leírást automatikusan lefordították. Felhívjuk figyelmét, hogy az automatikus fordítás nem biztosít 100%-os pontosságot, ezért előfordulhatnak kisebb fordítási hibák a szövegben.
| Útmutató a pozícióhoz" Vezető dokumentumfilm-szakértő"az oldalon bemutatott megfelel a dokumentum követelményeinek -" REFERENCIA KÖNYV a munkavállalói szakmák képesítési jellemzőiről. 42. szám. Fémfeldolgozás. 1. rész Vezetők, szakemberek, szakemberek, műszaki alkalmazottak. 2. rész. Dolgozók. 1. könyv "Fémöntés", "Fémhegesztés". 2. könyv "Fém húzása, préselése, hidegsajtolása. Fűtőkazánok, fémtartályok és hasonló termékek gyártása", "Fémkovácsolás, magas és alacsony hőmérsékletű feldolgozás." 3. könyv "Eszterga, fúrás, marás és egyéb fém- és anyagfeldolgozás", "Fémbevonás fémekkel. Festés". 4. könyv "Fémek bevonása nemfémekkel: zománc és más típusú bevonatok", "Lakatos és összeszerelő munkák a gépgyártásban" ", amelyet az Ukrajna Iparpolitikai Minisztériumának 2007. március 22-i N 120 rendelete hagyott jóvá. Ukrajna Munkaügyi és Szociálpolitikai Minisztériuma jóváhagyta. 2007 áprilisa óta A dokumentum állapota "érvényes". |
|
Előszó a munkakör leírásához
0.1. A dokumentum a jóváhagyás pillanatától lép hatályba.
0.2. Dokumentumfejlesztő: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. A dokumentumban megállapodtak: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Ezt a dokumentumot 3 évnél nem hosszabb időközönként rendszeresen ellenőrzik.
1. Általános rendelkezések
1.1. A „Vezető dokumentációs tiszt” pozíció a „Szakemberek” kategóriába tartozik.
1.2. Képesítési követelmények - szakirányú felsőfokú végzettség (mesterképzés, szakirányú végzettség). Bármely I. kategóriájú szakmában szerzett munkatapasztalat - legalább 2 év.
1.3. Ismeri és alkalmazza a tevékenységekben:
- rendeletek, rendeletek, utasítások, módszertani és egyéb útmutató anyagok, normatív dokumentumok a gazdálkodás dokumentációs támogatásáról;
- a vezetési dokumentációt támogató szolgáltatások szervezési és számítástechnikai bázisán a munka tervezésének, tervezésének és technológiájának rendjét;
- optimális szerkezetük kialakításának módszerei;
- dokumentációs rendszerek kutatásának, elemzésének, tervezésének és fejlesztésének módszerei, egységes dokumentációs rendszerek szabványai;
- az iratok nyilvántartásának, minősítésének, tárolásának, értékvizsgálatának rendje;
- archiválás megszervezése;
- az automatizált információkezelő rendszerek tervezésére és működtetésére vonatkozó szabályozási és módszertani dokumentumok;
- programozási alapismeretek, adatbázisok, adatbankok tervezésének, frissítésének módszerei;
- menedzsment, ergonómia, szociálpszichológia, szociológia, munkajog alapjai;
- dokumentumkészítés;
- az állami intézmények és közszervezetek szervezése, tevékenységük gazdasági és jogi vonatkozásai;
- hazai és nemzetközi tapasztalat a vezetői dokumentáció területén.
1.4. A vezető dokumentumkezelőt a szervezet (vállalkozás/intézmény) rendelete alapján nevezi ki és menti fel.
1.5. A dokumentumkezelő közvetlenül _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ felé jelent.
1.6. A Vezető Dokumentumkezelő felügyeli a _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ munkáját.
1.7. Az iratvezetőt távolléte alatt a megállapított eljárási rend szerint kijelölt személy helyettesíti, aki megfelelő jogokat szerez és felelős a rábízott feladatok megfelelő ellátásáért.
2. A munka, a feladatok és kötelességek leírása
2.1. Kidolgozza és megvalósítja a dokumentumokkal és a dokumentuminformációkkal való munkavégzéshez szükséges technológiai folyamatokat a szervezési és számítástechnikai felhasználáson alapulva: könyvelés, végrehajtás ellenőrzés, operatív tárolás, referenciamunka.
2.2. Részt vesz a vezetői dokumentációs szolgálat tevékenységének tervezésében, szervezésében, fejlesztésében.
2.3. Ellenőrzi az irodai munka állapotát a szerkezeti részlegekben.
2.4. Javaslatokat készít az ergonómiai munkakörülmények biztosítására, a vezetői dokumentációt támogató szolgálat dolgozóinak munkahelyeinek racionalizálására.
2.5. Különböző célú és vezetési szintű dokumentumok egységes dokumentációs rendszereit, munkaidő-nyilvántartóit, dokumentuminformációk osztályozóit fejleszti.
2.6. Szervezi a dokumentációs rendszer bevezetését, karbantartását (beleértve az automatizáltat is) és fejlesztését, amely magában foglalja a gépi adathordozón lévő dokumentumokat és a dokumentuminformációk osztályozóit is.
2.7. Intézkedéseket tesz a dokumentumok és információs mutatók összetételének egyszerűsítésére, számuk csökkentésére és a dokumentumfolyamatok optimalizálására.
2.8. Részt vesz az állami raktárba kerülő dokumentumok kiválasztásában, a folyó tárolás megszervezésében, a dokumentumok tudományos és gyakorlati értékének vizsgálatában.
2.9. Részt vesz a feladatok meghatározásában, tervezésében, üzemeltetésében és fejlesztésében (az automatizált információs rendszerek és vezérlőrendszerek információs támogatása, valamint az új információs technológiák (beleértve a papírmenteseket is), amelyek számítástechnika és mikroprocesszoros technológia alkalmazásán alapulnak, tervezésben és adatbankok adatbázisainak frissítése ...
2.10. Tanulmányozza és összegzi a legjobb hazai és világ tapasztalatait a menedzsment dokumentációtámogatása terén, a dokumentációtámogatáshoz szabályozási és módszertani anyagokat dolgoz ki.
2.11. Részt vesz a vezetői dokumentációt támogató szolgálat személyzetének kiválasztásával, elhelyezésével és továbbképzésével kapcsolatos munkában.
2.12. Ismeri, megérti és alkalmazza a tevékenységéhez kapcsolódó hatályos szabályozó dokumentumokat.
2.13. Ismeri és teljesíti a munka- és környezetvédelmi jogszabályok előírásait, betartja a biztonságos munkavégzés normáit, módszereit és technikáit.
3. Jogok
3.1. A vezető bejelentőnek jogában áll intézkedni az esetleges jogsértések vagy következetlenségek megelőzésére és megszüntetésére.
3.2. A vezető dokumentumkezelőnek joga van minden, a törvényben meghatározott szociális garanciát igénybe venni.
3.3. A vezető bejelentőnek joga van segítséget kérni hivatali feladatai ellátásához és a jogok gyakorlásához.
3.4. A vezető dokumentumkezelő jogosult követelni a hatósági feladatok ellátásához szükséges szervezeti és technikai feltételek megteremtését, valamint a szükséges eszközök és leltár biztosítását.
3.5. A vezető okmányszakértő jogosult a tevékenységére vonatkozó dokumentumtervezeteket megismerni.
3.6. A vezető bejelentő jogosult a hivatali feladatai, vezetői utasításai ellátásához szükséges dokumentumokat, anyagokat, információkat bekérni és átvenni.
3.7. A vezető dokumentumkezelőnek joga van szakmai képesítését továbbfejleszteni.
3.8. A vezető dokumentumkezelő jogosult minden, a tevékenysége során feltárt szabálysértést, következetlenséget bejelenteni és javaslatot tenni azok megszüntetésére.
3.9. A vezető jegyző jogosult megismerkedni a betöltött munkakörhöz kapcsolódó jogokat és kötelezettségeket meghatározó dokumentumokkal, a hivatali feladatok ellátásának minőségi értékelési szempontjaival.
4. Felelősség
4.1. A jelen munkaköri leírásban meghatározott feladatainak elmulasztásáért vagy nem megfelelő időben történő teljesítéséért és (vagy) a kapott jogok igénybevételének elmulasztásáért a vezető dokumentumkezelő felelős.
4.2. A belső munkaügyi szabályzat be nem tartásáért, a munkavédelemért, a biztonságért, az ipari közhigiénés és tűzvédelemért a vezető dokumentumkezelő a felelős.
4.3. A szervezetre (vállalkozásra/intézményre) vonatkozó üzleti titokkal kapcsolatos információk nyilvánosságra hozataláért a vezető bejelentő felelős.
4.4. A szervezet (vállalkozás/intézmény) belső szabályozó dokumentumaiban és a vezetőség jogszabályaiban foglalt követelmények nem teljesítéséért vagy nem megfelelő teljesítéséért a vezető dokumentumkezelő felelős.
4.5. A vezető okmánykezelő a tevékenysége során elkövetett szabálysértésekért a mindenkori közigazgatási, büntető és polgári jogszabályok által meghatározott keretek között felel.
4.6. A szervezetnek (vállalkozásnak/intézménynek) okozott anyagi kárért a vezető dokumentumkezelő felel a hatályos közigazgatási, büntető és polgári jogi szabályozás által meghatározott keretek között.
4.7. A kapott hatósági jogosítványokkal való visszaélésért, valamint személyes célú felhasználásáért a vezető bejelentő felelős.
Bármely vállalkozás és kormányzati szerv több száz körlevél, megbízás, munkaköri leírás, megrendelés. Egyszóval - dokumentumok. Nem mindegy, hogy milyen formában továbbítják, papíron vagy elektronikusan. A lényeg az, hogy forgalmuk nélkül minden termelés leálljon, mivel az osztályok és az osztályok közötti kommunikáció megszakad. Hogy ez ne forduljon elő, minden komoly intézményben teljes szakembergárdát tartanak - dokumentumspecialistát.
Mi a különbség az okmányszakértő és az ügyintéző között?
A legnagyobb zűrzavar leggyakrabban a hivatalnok és az ügyintéző szakma között adódik. Ugyanarról a specialitásról beszélsz, vagy különböznek egymástól? Tény, hogy bár rokon szakmákról van szó, az okmánykezelő és az ügyintéző mégis más.
Az okmányszakértők azok a szakemberek, akik a vállalkozásnál a dokumentumáramlást szervezik.
Az ügyintézők kevésbé képzett dolgozók, akiknek fő feladata a hivatalos papírok elkészítése és eljuttatása a különböző osztályokhoz, osztályokhoz. Általában a kisvállalkozásokban ezeket a feladatokat titkárok vagy személyi asszisztensek egyesítik.
Egy nagyvállalatnál vagy egy kormányzati szervnél a hivatalnok irányítja az osztályt, és több ügyintézőből álló személyzet áll az irányítása alá.
Az okmányszakértő feladatai
Ez alapján felvetődik a kérdés: mit is csinál pontosan egy okmányszakértő egy vállalkozásnál? Egyszóval szervezési munka.
A dokumentumok elkészítése (főleg a szigorú jelentéstétel) szintén technológia. Körülbelül ugyanaz, mint egy autó alkatrészeinek gyártása. Minden dokumentumnak megvan a maga formája. Az összeállítására szabályok vonatkoznak. Ezenkívül minden dokumentumnak meg kell felelnie a szabályozási jogi aktusoknak, azaz összhangba kell hoznia a jogszabályokkal. Végül minden hivatalos papír (megrendelés, megbízás) célja a vezetőség és a dolgozók időben történő tájékoztatása.
Ezenkívül a dokumentumok gyakran elavulnak. Ezt követően archiválni és megfelelően formázni kell őket.
Így több paragrafusban is felsorolhatóak az okmánytiszti feladatok.:
Különféle dokumentumok könyvelése, ellenőrzése és tárolása;
Dokumentumáramlás tervezése és biztosítása a vállalkozásnál;
Korszerű dokumentációs rendszerek, elsősorban elektronikus adatbázisok megvalósítása;
Részvétel az osztály dolgozóinak szakmai továbbképzésében.
Az iratkezelő hivatalos feladatai nem tűnnek túl izgalmasnak. Ebben a szakmában van kellő rutin és amit lenézően cikinek szokás nevezni. A valóságban azonban folyamatok százai közvetlenül függenek attól, hogy a dokumentum-szakértő mit csinál - a hatósági megrendelések időben történő továbbításától az új berendezések beszerzéséig és az adóellenőrzések sikeres lefolytatásáig.
A dokumentumkezelési ismeretek és készségek követelményei
Az első dolog, amit egy dokumentumszakértőnek tudnia kell, az a hivatalos papírok helyes végrehajtása. Azonban ezek a követelmények a képességeihez nem korlátozódnak. Egy igazi szakember szájból tudja:
jogi alapismeretek az irodai munka szempontjából;
a papírok végrehajtásával kapcsolatos szabályozó jogszabályok és utasítások;
az iratok feldolgozásának rendjét, tárolásának és értékvizsgálatának szabályait;
archiválás;
az adatbázisok programozásának és karbantartásának alapjai;
munkaügyi jogszabályok.
Az irattári tiszt munkájában kulcsfontosságú képesség az adatbázisok kezelésének képessége. Egy jó szakember folyékonyan beszél minden népszerű DBMS-ben, és legalább közös nyelvet kell találnia a programozókkal. Hiszen munkája végeredménye az, hogy bármely dokumentum könnyen megtalálható az archívumban vagy a belső szervereken lévő keresőn keresztül. Valójában ezek után egy szakembernek programozási ismeretekre van szüksége.
Dokumentumspecialista munkaköri leírása
Ez a dokumentum pontosan meghatározza a szakember munkaköri feladatait és jogait. Fel kell sorolnia a munkavállalóval szemben támasztott összes követelményt, egyértelműen meg kell határoznia a felelősségi területét, és teljes listát kell adnia a feladatokról. Mindezek az árnyalatok jelentősen eltérhetnek a különböző szervezetekben, ahol dokumentumkezelők dolgoznak, ezért alább a munkaköri leírások több mintájával ismerkedhet meg:
Hogyan szerezzünk dokumentumfilmes oktatást
Dokumentarista munkakör betöltésére a jogszabályok előírásai alapján csak felnőtt felső- vagy középfokú szakirányú végzettséggel rendelkező személy vehető fel. A tanfolyam neve „Dokumentáció” vagy „Vállalkozás dokumentációs (információs) támogatása”.
Az első dolog, amit az oktatási intézménybe való belépéskor figyelni kell, az ipari gyakorlat lehetősége egy nagyvállalatnál. A sikeres szakmai gyakorlat egy ilyen vállalkozásnál nem csak az okmánykezelő képzésében jelent jó segítséget, hanem további lehetőségeket is nyit a későbbi elhelyezkedéshez.
Dokumentumszakértői munka kilátásai
Az okmányszakértő karrierfejlesztése a képzettség javítása. A munkatapasztalattal nem rendelkező szakember felsőfokú képzésben részesülhet, és először az első, majd a második kategóriát kaphatja meg. Mindazonáltal mindkét esetben legalább három évig hivatalban kell dolgoznia.
Az ügyintézői szakma jelentős előnyt jelent - a képzés sokoldalúsága. Az ilyen képzettséggel rendelkező munkavállaló szinte minden vállalkozásnál elhelyezkedhet.... Dolgozhat okmánykezelőként az MFC-ben, oktatási intézményekben és sok más szervezetben.
Ezen kívül más munkakörökben is dolgozhatnak dokumentumkezelői végzettséggel rendelkező szakemberek: titkár-asszisztens, igazgatóasszisztens, levéltáros stb.
Egy ilyen szakember számára a legfontosabb lehetőség a saját vállalkozás megnyitásának lehetősége és magánszolgáltatások nyújtása a dokumentumok helyességének ellenőrzésére (dokumentumfolyam-audit).
Ugyanakkor az iratkezelői szakma nem különbözik különösebb sokszínűségben vagy kreatív megközelítésben. Ebben sokkal fontosabbak az olyan készségek, mint a műveltség, a lelkiismeretesség, a kitartás és a figyelmesség. A dokumentumkezelőknek mindig sok munkájuk van, és rendkívül felelősségteljes. Bármilyen apróság kerülhet neki negyedéves bónuszba, vagy akár karrierbe is.
Okmányszakértői átlagbér, betöltetlen állások
Mint már említettük, a dokumentumspecialista egyetemes szakterület. Az ilyen szakembereket a nagyvállalatok irodáiban, a levéltárakban és a közszolgálatban értékelik. Ugyanakkor nagyon sok az üresedés az okmányszakértőkre, bár természetesen másképp hívják: titkár-okmányszakértő, ügyintéző, igazgatóasszisztens, iratkezelési szakember stb.
Az átlagfizetés is jelentősen változik, bár átlagosan 25 ezer rubel körül ingadozik. Gyakorlattal nem rendelkező okmányszakértő viszont 16 tr környéki fizetésre pályázhat. Általánosságban elmondható, hogy országszerte a kép a következő:
A munkaszerződésben rögzíthető az adott munkavállaló által a munkahelyén ellátandó feladatok listája. A munkaköri leírás gyakran ennek a dokumentumnak a melléklete. Kötelező összeállítása jogilag nem rögzített, de több probléma egyidejű megoldását segíti elő. Fontolja meg, hogy mi legyen az iratkezelő munkaköri leírása, és milyen funkciókat kell ellátnia ennek az alkalmazottnak.
Dokumentumspecialista munkaköri leírás minta
1. Általános rendelkezések
- Az iratszakértő a szakemberek kategóriájába tartozik.
- A pozícióhoz:
- okmányszakértőt felsőfokú szakképzettséget szerzett személy fogad, munkatapasztalatnak nincs előírása;
- kategóriájú iratszakértőt e munkakörbe felsőfokú szakirányú végzettséggel és legalább 3 éves munkatapasztalattal rendelkező személy felvételére (áthelyezésére);
- kategóriás okmányszakértőt 3 évtől II. kategóriás iratszakértői munkakörbe felsőfokú szakirányú végzettséggel és munkatapasztalattal rendelkező személy felvétele (áthelyezése) történik.
- Az iratkezelő munkakör betöltésére felvett szakembernek az alábbi ismeretekkel kell rendelkeznie:
- az Orosz Föderáció törvényei, a felsőbb hatóságok rendeletei, rendeletei és egyéb, az irányítás dokumentálásával kapcsolatos szabályozó dokumentumai;
- normák és tervezési algoritmus és munkafolyamat tanszékének számítástechnikájára épülve;
- a szervezet dokumentumfilm szolgáltatásainak tanulmányozásának, fejlesztésének és javításának módjai és módszerei;
- az értékpapírok képzésének, forgalmazásának, tárolásának, értékvizsgálatának szabályai;
- archiválás létrehozása és megfelelő kezelése;
- normatív és módszertani dokumentumok az Ön osztályának AIS tervezéséhez és használatához;
- alapvető programozási ismeretek;
- szakmai területen vezető tapasztalat orosz és külföldi egyaránt;
- a közgazdaságtan, a munkaszervezés és a menedzsment alapjai;
- az Orosz Föderáció munkaügyi törvényeinek normái;
- Gazdálkodó szervezet belső munkaügyi szabályzata;
- tűzbiztonsági és munkavédelmi követelmények és normák.
- A dokumentumszakértő munkája során a következőkre támaszkodik:
- a szervezet alapszabálya (szabályzata);
- munkaköri leírás;
- a cégnél az okmányfelügyelői feladatokkal kapcsolatos egyéb cselekmények, iratok.
- A megadott munkavállaló felettese __________________________.
- Az iratkezelő munkahelyén való távolléte idején (betegség vagy szabadság miatt) munkaügyi funkciói a vezetőség által kiválasztott személyre szállnak át, aki egyúttal okmánykezelői jogokat is kap, és a hiányos hiányosságokért felel. vagy munkájának tisztességtelen elvégzése a helyettesítési időszakban.
2. Munkaköri kötelezettségek
A munkavállaló munkafeladatainak listája a következőket tartalmazza:
- Technológiai folyamatok létrehozása és megvalósítása a papírokkal és dokumentuminformációkkal való munkavégzéshez számítógépes és irodai eszközökkel végzett munka alapján (ide tartozik a könyvelés, a végrehajtás ellenőrzése, az operatív tárolás, a tanácsadó tevékenység).
- Dolgozzon osztálya tevékenységének javításán, figyelemmel kíséri az irodai munka állapotát a vállalaton belül.
- Javaslatok, intézkedések készítése az ergonómiai munkakörülmények bevezetésére, az Ön osztálya dolgozóinak munkahelyeinek racionalizálására.
- Dokumentációs és munkaidő-nyilvántartási szolgáltatások létrehozása különböző célokra és vezetési szintekre.
- A fontos értékpapírokkal kapcsolatos szolgáltatások megvalósításának megszervezése.
- Részvétel az értékpapírok összetételének és információs mutatók osztályozásában, számuk csökkentésében, a dokumentumáramlás javításában.
- Állami tárolásra küldött dokumentumok kiválasztása, tárolásának megőrzése, a társaság értékpapírjainak értékvizsgálatában való részvétel.
- A menedzsment dokumentációtámogatása terén szerzett vezető tapasztalatok tanulmányozása, elemzése, általánosítása, szabályozási és módszertani utasítások megalkotása más munkatársak számára a dokumentációtámogatással kapcsolatos kérdésekben.
- A vezetőséggel együtt vegyen részt osztálya személyzetének kiválasztásának, elosztásának és szakmai fejlesztésének folyamatában.
3. Jogok
Munkavégzése során a munkavállaló a következő jogokkal rendelkezik:
- Vegyen részt és fejtse ki véleményét a hatósági határozattervezetek vitájában.
- Vezetője jóváhagyásával vonja be a személyzetet a rábízott feladatok közös megoldásába.
- Igényelje ki a szükséges információkat és papírokat a cég más részlegeinek munkatársaitól.
- Részt venni az ellátott munkaügyi feladatokkal kapcsolatos hatósági kérdések megoldásában.
- Megkövetelni a cég adminisztrációjától, hogy segítsen bizonyos munkafeladatok megoldásában.
4. Felelősség
A dokumentumkezelő munkakör betöltésére felvett munkatárs feladata:
- munkájuk hiányos és rossz minőségű elvégzése miatt - az Orosz Föderáció munkaügyi jogszabályaiban előírt módon;
- a munkájuk során elkövetett hibákért és bűncselekményekért - az Orosz Föderáció jelenlegi közigazgatási, büntető és polgári jogszabályaiban leírt normáknak megfelelően;
- anyagi kár okozása miatt - az Orosz Föderáció jelenlegi munkaügyi jogszabályaiban rögzített normáknak megfelelően.
Fájlok
Mire való a munkaköri leírás a cégnél?
A dokumentum jelenléte lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy számos problémát megoldjon:
- a lehető legpontosabban írja le a munkavállalóval szemben támasztott követelményeket, végzettségét, képzettségét;
- indokolja meg az állás megtagadását, ha a pályázó nem felel meg bizonyos követelményeknek;
- igazolja a fegyelmi büntetés jogszerűségét, ha az érintett „bűnös” volt, vagy nem látta el kellően a feladatát;
- a munkaköri funkciók felosztása több azonos beosztású munkavállaló között;
- rögzíti a személyzet felelősségének határait.
A munkaköri leírás tanulmányozása után az iratkezelőnek pontosan meg kell értenie, hogy a munkáltató mit követel tőle.
Fontos! Az utasítás lehet önerős dokumentum vagy munkaszerződés melléklete.
Milyen információk szerepeljenek a dolgozat szövegében
A munkajogban nincs jóváhagyott formanyomtatvány ehhez a papírhoz. Úgynevezett szabad formában van összeállítva. A gyakorlati évek során azonban kialakult a munkaköri leírás szerkezete. Alapszintű és további részeket tartalmaz.
A főbb részek, amelyeket a dokumentumnak tartalmaznia kell: „Általános rendelkezések”, „Munkaköri kötelezettségek”, „Jogok” és „Felelősség”. A szervezet méretétől és a vezetés szándékaitól függően további rovatokkal egészül ki, például „Munkakörülmények”, „Kapcsolatok” stb.
"Általános rendelkezések" szakasz
Jelzi, hogy a munkavállaló melyik kategóriába tartozik, milyen követelményeket támasztanak az iskolai végzettséggel, munkatapasztalattal, tudással és készségekkel szemben. A munkavállaló tevékenységi körébe tartozó jogszabályok ismerete elengedhetetlen. A dokumentum-szakértőnek képesnek kell lennie a dokumentáció könyvelésére és tárolására szolgáló szolgáltatásokkal együttműködni.
Ebben a részben az is fel van tüntetve, hogy ki lesz a munkavállaló alárendeltje, ki és hogyan helyettesíti távollétében.
Így ebben a bekezdésben a fő munkapontokat írják elő, anélkül, hogy a konkrét munkafunkciókat érintenék. A következő részhez vannak rendelve.
"Munkaköri kötelezettségek" szakasz
Itt a legnagyobb pontossággal leírják, hogy milyen feladatokat kell megoldania a dokumentumszakértőnek. A lista a cég méretétől, attól függ, hogy van-e más, hasonló beosztású szakember a személyzetben. Az okmányszakértőnek figyelemmel kell kísérnie a megfelelő papírmunkát, azok tárolását, segítenie kell a dolgozókat a dokumentációk megrendelésében, dolgoznia kell a cég iratforgalmának megszervezésén.
Fontos! Minél konkrétabban írja elő a munkáltató a munkavállaló munkavégzését, annál nagyobb az esélye annak, hogy nem lesz félreértés a felek között. Az is fontos, hogy a munkaköri kötelezettségek megfeleljenek az utasítás első bekezdésében felsorolt készségeknek és ismereteknek.
"Munkavállalói jogok" szakasz
Ez a bekezdés a munkavállalói jogok listáját jelöli. Általában ez önálló döntéshozatal, bizonyos dokumentációk igénylésének és tanulmányozásának joga, más munkavállalók bevonása problémájuk megoldásába (esetenként), részvétel a tevékenységi körükhöz kapcsolódó, a cégnél felmerülő kérdések megoldásában.
"A munkavállaló felelőssége" szakasz
Itt tájékozódhat arról, hogy az okmányszakértőt milyen felelősségi körbe vonhatják munkahelyi feladatainak tisztességtelen ellátása vagy elmulasztása miatt. Az egyes tételeket nem részletezik részletesen, mert a büntetés kiszabása már a jogi eljárás során történik.
Általános tervezési szempontok
A munkaköri leírás a munkaköri képesítési jegyzékekben rögzített adatok, például a Munkaügyi Minisztérium által az 1998. augusztus 21-i 37. számú rendeletben jóváhagyott adattár, vagy szakmai szabványok alapján kerül kialakításra.
Ennek a dokumentumnak a létrehozását a vállalkozásnál egy személyzeti dolgozó, egy ügyvéd, maga a vezető, helyettesei végzik. Fontos, hogy az iratkészítésben az iratszakértő közvetlen vezetője segített. Ő az, aki kellőképpen megérti, hogy a jelentkezőnek milyen készségekkel kell rendelkeznie, és milyen munkát fog végezni a szervezetben.
Hogyan készítsünk munkaköri leírást
- Először is, a legfelső részén, középen tüntesse fel a cég teljes nevét és, ha szükséges, annak adatait.
- Ezután legyen egy jelölés a dokumentum vezető általi jóváhagyásáról. Alá kell írnia és oda kell írnia az utasítások jóváhagyásának dátumát.
- Ezután leírják a dokumentum címét, és alább elhelyezik a teljes szövegét.
- A végén aláírásra kerül az osztályvezető (alkalmazotti vezető), maga az okmányszakértő és azok, akikkel a papírt egyeztették.
Tájékoztatásul! A munkaköri leírásból általában két példány készül. Az elsőt az alkalmazott veszi át, a másodikat a személyzeti osztályon tartják. A munkavállaló a munkahelyén hagyhatja a példányát, hogy a munkája során mindig tisztázza a szükséges kérdéseket, ellenőrizzen valamit.
Betöltés...
