1 ÚVOD 2

2 KONCEPCIA SLUŽBY DOW 4

3 HLAVNÉ ÚLOHY A FUNKCIE SLUŽBY DOW 6

4 REGULAČNÉ PREDPISY PRE SLUŽBU DOW 9

5 ŠTRUKTÚRA A FUNKCIE SLUŽIEB DOW 14

6 ZÁVER 26

ÚVOD

V súčasnosti pre väčšinu ruských vládnych organizácií a obchodné firmy charakterizovaná absenciou usporiadaného systému vedenia záznamov, napriek tomu, že práve racionálne a prehľadne organizované vedenie záznamov, ktoré určuje dokumentačnú podporu manažmentu organizácie, môže výrazne zvýšiť efektivitu podniku.

Dokumentačná podpora manažmentu je činnosť, ktorá zastrešuje organizáciu dokumentácie a manažment dokumentácie v procese implementácie funkcií inštitúcie, organizácie a podniku, pôsobiacich ako samostatná štrukturálna jednotka. Môže to byť: obchodný manažment, všeobecné oddelenie, kancelária alebo sekretariát. Podpora dokumentácie riadiace činnosti organizácia - najdôležitejšia funkcia riadenia služieb, ktorej racionálna organizácia určuje rýchlosť a kvalitu prijatia manažérske rozhodnutia efektívnosť organizácie ako celku.

Relevantnosť témy predmetovej práce spočíva v tom, že kancelárska práca je jednou z riadiacich funkcií založených na vedeckej organizácii s využitím moderných technológií. IN moderné podmienky, práca s riadiacou dokumentáciou v mnohých inštitúciách je založená na výpočtovej technike; funkcie služby podpory riadiacej dokumentácie sa neobmedzujú len na organizáciu toku dokumentov inštitúcie, zaznamenávanie dokumentov a sledovanie ich vykonávania. Služba dokumentačnej podpory riadiacich činností sa priamo podieľa na stanovovaní úloh pri vývoji automatizovaných informačných systémov pre prácu s dokumentmi, pri zabezpečovaní prístupu k informáciám a informačnej bezpečnosti a pri skvalitňovaní práce s dokumentmi. A žijeme v dobe vedeckého pokroku, kde je všetko založené na zdokonaľovaní nových technológií, ktoré nám budú ďalej pomáhať v našej práci.

Účel práca v kurze je štúdium vedeckého problému riadenia dokumentácie v organizácii, popis štruktúry a zverejnenie hlavných funkcií služby dokumentačnej podpory pre riadenie a určenie účelu v organizácii.

Na základe cieľa boli stanovené tieto úlohy:

študovať periodikum, odhaľujúce tému práce v kurze;

hovoriť o službe riadiacej dokumentácie v organizácii, vymenovať jej hlavné úlohy a funkcie;

zvážiť štruktúru služieb manažérskej dokumentácie a opísať ich hlavné funkcie.

1. KONCEPCIA SLUŽBY DOW

Kancelárska práca je odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi.

Kancelárske práce pokrývajú celý rozsah prác na tvorbe a vybavovaní dokumentov, ich vybavovaní a kontrole termínov, evidencii dokumentov, tvorbe vecí z vyhotovených dokumentov, ukladaní a využívaní aktuálnych vecí a ich príprave na založenie do archív.

V súčasnosti pojem „kancelárska práca“ znie častejšie ako „podpora dokumentácie pre manažment“ (DOU).

Dokumentačnú podporu manažmentu vykonáva špeciálna služba, fungujúca ako samostatná štrukturálna jednotka. Môže to byť: obchodný manažment, všeobecné oddelenie, kancelária alebo sekretariát.

SDOU je organizačná samostatná štruktúrna jednotka inštitúcie, ktorá vykonáva prácu s dokumentmi.

Hlavná úloha služby DOW je včasné spracovanie a preniesť do rôzne úrovne, manažérske informácie potrebné na realizáciu funkcií.

V malých organizáciách, kde je objem spracovávaných dokumentov malý a vytvorenie takejto služby je nepraktické, všetky práce na dokumentačnej podpore pre riadenie vykonáva tajomník manažéra alebo zamestnanec špeciálne určený na túto prácu.

Dokumentačná podpora riadiacich činností organizácie je najdôležitejšou obslužnou funkciou manažmentu, ktorej racionálne usporiadanie určuje rýchlosť a kvalitu manažérskeho rozhodovania a efektívnosť organizácie ako celku.

Výber organizačnej formy predškolskej vzdelávacej inštitúcie závisí od rozhodnutia vedenia a samotnej predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Regulácia zvolenej formy práce s dokumentmi je zakotvená v návode na kancelársku prácu

2. HLAVNÉ ÚLOHY A FUNKCIE SLUŽBY DOW

V moderných podmienkach, keď je práca s riadiacou dokumentáciou v mnohých inštitúciách založená na výpočtovej technike, sa funkcie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie neobmedzujú len na organizáciu toku dokumentov inštitúcie, zaznamenávanie dokumentov a monitorovanie ich vykonávania. Služba predškolského vzdelávacieho zariadenia sa priamo podieľa na stanovovaní úloh pri vývoji automatizovaných informačných systémov pre prácu s dokumentmi, pri zabezpečovaní prístupu k informáciám a ochrane informácií a pri skvalitňovaní práce s dokumentmi.

Ciele predškolskej vzdelávacej inštitúcie:

Zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi;

Zavedenie jednotného postupu pri práci s dokumentmi (ich príprava a spracovanie);

sledovanie vyhotovenia a prípravy podkladov na prevod do štátneho archívu v súlade s platnými predpismi;

Zníženie toku dokumentov a počtu formulárov dokumentov;

Vývoj a implementácia normatívnych a metodických dokumentov na zlepšenie predškolských vzdelávacích inštitúcií organizácie;

Účasť na vývoji a implementácii progresívnych technológií predškolských vzdelávacích inštitúcií založených na využití výpočtovej a organizačnej techniky, osobných počítačov.

Služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie teda rieši tri hlavné súbory úloh a z týchto úloh vyplývajú funkcie:

1. Zabezpečenie dokumentácie riadiacich činností. Tieto úlohy je možné vyriešiť vykonaním nasledujúcich funkcií:

• vývoj a dizajn foriem, zabezpečenie ich výroby;

• zabezpečenie výroby dokumentov, kopírovania a replikácie;

• kontrola kvality prípravy a vyhotovenia dokumentov, dodržiavanie.

2. Organizácia práce s dokumentmi v inštitúcii. Tieto úlohy sa riešia vykonávaním nasledujúcich funkcií:

• stanovenie jednotného postupu pri odovzdávaní dokumentov (inštitucionálny tok dokumentov);

• špedičné spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;

• evidencia a účtovanie došlých, odoslaných a interných dokladov;

• kontrola vykonávania dokumentov;

• systematizácia dokumentov, zabezpečenie ich uchovávania a používania; organizácia práce s výzvami občanov;

• zabezpečenie informačnej bezpečnosti.

3. Zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi. Tieto úlohy zahŕňajú vykonávanie nasledujúcich funkcií:

• vývoj a revízia normatívnych, inštruktážnych, metodických dokumentov a ich upozorňovanie zamestnancov organizácie;

• metodické usmerňovanie a kontrola dodržiavania stanovených pravidiel pre prácu s dokumentmi v štruktúrnych útvaroch organizácie;

• zvyšovanie kvalifikácie zamestnancov organizácie a konzultácie s nimi v otázkach práce s dokumentmi;

• zefektívnenie dokumentácie organizácie, vykonávanie prác na zjednotení dokumentov, vypracovanie časového rozvrhu a albumu formulárov dokumentov používaných pri činnostiach organizácie;

• vývoj a implementácia nových foriem a metód práce s dokumentmi, zlepšenie toku dokumentov organizácie, zvýšenie výkonnej disciplíny;

• stanovovanie úloh pre vývoj a zlepšovanie automatizovaných informačných systémov a databáz pre prácu s dokumentmi.

3. REGULAČNÉ PREDPISY SLUŽBY DOW

Pre úspešnú prácu a priaznivé vyhliadky na rozvoj služby predškolského vzdelávacieho zariadenia je potrebná regulačná regulácia samotnej služby predškolského vzdelávacieho zariadenia.

Služba riadenia dokumentácie (DMS) a jej zamestnanci fungujú na základe nasledujúcich organizačných a právnych dokumentov:

• predpisy o stavebnej jednotke;

• popisy práce;

• pokyny na prácu v kancelárii.

Pri úprave činnosti duchovnej služby zohráva významnú úlohu stanovy organizácie - právny akt, ktorý určuje poradie vzniku, pôsobnosť organizácie, jej funkcie, úlohy, pracovný postup. Vývoj charty ovplyvňuje celkovú organizáciu kancelárskej práce. Organizačná štruktúra stanovená v stanovách umožňuje určiť súbory dokumentov, ktoré sa budú používať v riadiacich činnostiach.

Služba manažérskej dokumentácie (DOU)

SDOU je organizačná samostatná štruktúrna jednotka inštitúcie, ktorá vykonáva prácu s dokumentmi.

Hlavnou úlohou služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie je včasné spracovanie a prenos riadiacich informácií potrebných na implementáciu funkcií na rôzne úrovne.

V manažérskej praxi pôsobia predškolské vzdelávacie inštitúcie.

• 1. Správa vecí (ministerstvá, vyhlásenia Ruska). V zložení sú: kancelária inšpekcie pod ministrom, sekretariát, oddelenie zefektívnenia práce úradu, oddelenie listov (sťažností) a centrálny archív.
• 2. Všeobecné oddelenie - v orgánoch samosprávy a v orgánoch štátnej správy verejné organizácie. Zloženie: oddelenia účtovníctva a evidencie dokladov, kontrolná skupina, protokol, kopírovacia služba, archív.
• 3. Úrad - ministerstvá a samosprávne útvary. Rep-ih;

Priemyselné združenia, výskum, dizajn, výpočtové centrá.

V zariadeniach, ktoré nemajú službu predškolského vzdelávacieho zariadenia, jeho funkciu vykonáva tajomník alebo iný na to určený úradník.

• 1. Vedúci pracovníci: vedúci vecného oddelenia, vedúci kancelárie, vedúci archívu, vedúci písacieho úradu, vedúci stenografického úradu, vedúci všeobecného oddelenia, vedúci sekretariátu, vedúci listového oddelenia, vedúci inšpekcie, vedúci oddelenia protokolu.
• 2. Špecialisti: archivár, asistent ministra, asistent, metodik, redaktor, kontrolór, tajomník - minister.
• 3. Technickí umelci: korektor, zasielateľ, referent, pisár 1,2 kategórie, stenograf 1,2 kategórie, sekretárka - pisár, sekretárka - stenograf.

Funkcie štruktúrnych častí SDOU.

• 1. Funkcia expedície: prijímanie došlej korešpondencie, triedenie na registrujúcu a neevidujúcu, distribúcia medzi štrukturálne oddelenia inštitúcie; viesť kvantitatívne záznamy dokumentov; odosielanie odchádzajúcej korešpondencie, doručovanie korešpondencie štrukturálnym jednotkám a príjemcom.
• 2. Funkcia skupiny pre účtovníctvo a evidenciu korešpondencie: účtovanie a evidencia došlých a odoslaných interných dokladov, vedenie referenčného a informačného aparátu a vyhľadávanie informácií, kontrola správnosti odoslaných a interných dokladov.
• 3. Funkcia kontrolnej skupiny: sledovanie včasného použitia dokumentov, kontrola termínov vykonania ústnych pokynov štrukturálnymi útvarmi manažéra, informovanie vedenia o priebehu plnenia dokumentu a pokynov.
• 4. Funkcia listového oddelenia: prijímanie a evidencia podnikov, žiadostí, sťažností občanov; príprava a predkladanie žiadostí o vybavenie sťažností štrukturálnym jednotkám vedeniu podnikov; sledovanie načasovania ich realizácie, informovanie žiadateľov o výsledkoch posudzovania návrhov, žiadostí, sťažností, vytváranie spisov s návrhmi, žiadosťami, sťažnosťami a ich prenos do archívu, analyzovanie a sumarizácia realizácie, organizovanie prijímania návštev.
• 5. Funkcia archívu: prijímanie, zaznamenávanie, uchovávanie, používanie spisov, ktoré sa majú odovzdať do archívu; kontrolu nad správnym vytváraním, ukladaním a používaním súborov v štrukturálne členenia; príprava prípadov na presun do archívu.
• 6. Funkcia tajomníka-manažéra a jeho zástupcov: predbežné posúdenie a príprava na vedenie dokumentácie prichádzajúcej korešpondencie o najdôležitejších otázkach; organizácia dokumentačnej podpory stretnutí, nedokumentárna podpora riadiacej práce.

Operácie SDOU.

Monitorovanie dodržiavania štandardov dokumentov.

Preposielanie spracovania a doručenia dokumentov účinkujúcim.

• 3. Evidencia dokladov a účtovné a referenčné práce.
• 4. Kontrola vykonávania dokumentov.
• 5. Vytváranie, registrácia, uchovávanie a používanie súborov.
• 6. Registrácia a vydanie administratívnej dokumentácie inštitúcií.
• 7. Strojom písaná výroba, kopírovanie a reprodukcia úradných dokumentov.

SGSDOU je súbor základných ustanovení upravujúcich pravidlá, štandardy a odporúčania pre vedenie evidencie v inštitúciách od okamihu prijatia alebo vytvorenia až po odovzdanie dokumentov do archívu.

Organizácia práce pracovníkov SDOU.

1. Všeobecné požiadavky k organizácii práce pracovníkov SDOU. Organizácia práce zahŕňa riešenie nasledujúcich problémov:

Prehľadná organizačná štruktúra SDOU, voľba najracionálnejšej formy práce s dokumentmi - všetky inštitúcie sú rozdelené do 4 kategórií v závislosti od objemu toku dokumentov (počet dokumentov spracovaných inštitúciou za rok) v inštitúciách 1 , 2, 3 kategórie, prácu s dokumentmi vykonáva úrad av inštitúciách 4 kategórie - sekretariát. Tým sa centralizuje práca SDOU pod jednotným vedením. Centralizácia umožňuje rýchle vykonávanie dokumentačných prác, vytvára jasné interakcie medzi štruktúrnymi jednotkami zahrnutými v SDOU a zlepšuje kvalitu spracovania dokumentov.

Správne rozdelenie funkcií medzi jednotlivých vedúcich pracovníkov a útvarov podľa ich kvalifikácie. Riešenie tejto problematiky sa uskutočňuje vypracovaním implementácie regulačných dokumentov, pokynov na dokumentovanie riadiacich činností; popisy práce, štátne normy.

Pracovné normy pre zamestnancov SDOU. Vyvinuté metodické odporúčania o štandardizácii pracovného inžinierstva technických pracovníkov a zamestnancov, štandardné časové normy pre prácu s dokumentmi, vrátane práce na stroji.

Pracovné normy požadovali zabezpečenie bežnej pracovnej záťaže pracovníkov počas dňa, týždňa, mesiaca, roka pri normálnom napätí na každom pracovisku, pričom definovali kritériá hodnotenia práce každého zamestnanca.

4) Regulácia úradného a kvantitatívneho zloženia, zloženia personálu SDOU, zvyšovania jeho kvalifikácie a kultúry práce. Počet zamestnancov predškolského zariadenia sa počíta za službu ako celok a za jej štrukturálne útvary.

Pri vytváraní SDOU by sa malo vychádzať z minimálneho počtu zamestnancov pre každú funkciu dokumentačných služieb. Mala by sa určiť v závislosti od objemu toku dokumentov na základe štandardných časových noriem pre dokumentačnú prácu.

5) Racionálna organizácia pracovné miesta a zabezpečenie priaznivé podmienky práce.

Na tento účel možno použiť metodické odporúčania vedecká organizácia práca inžinierskych a technických pracovníkov a zamestnancov.

Výkon, produktivita a kvalita práce človeka a jeho zdravie závisia od organizácie pracoviska a priaznivých pracovných podmienok.

Formy organizácie práce s dokumentmi.

Tok dokumentov: zahŕňa prácu s hotovými dokumentmi vytvorenými danou inštitúciou a prijatými zvonku (príjem, distribúcia, registrácia, kontrola vykonávania, referenčné práce, tvorba prípadov, ukladanie a používanie dokumentov o pohybe a dokumentačných informácií úradmi .

• 3 formy organizácie práce s dokumentmi.
• 1. Centralizované
• 2. Decentralizované
• 3. Zmiešané

Centralizovaná forma: používa sa v inštitúciách s veľ tok dokumentov. Ide o vykonávanie všetkých operácií s dokumentmi v štruktúre 1 jednotky (kancelária, všeobecné oddelenie).

• 2) Decentralizovaná forma : prácu s dokumentmi, všetky operácie sa vykonávajú v štruktúrnej jednotke inštitúcie, ktorá je spravidla geograficky oddelená.
• 3) Zmiešaná forma: používa sa vo veľkých inštitúciách s komplexná štruktúra a veľký objem toku dokumentov.

Pri výbere formulára na organizáciu práce s dokumentmi pre konkrétnu inštitúciu je potrebné vziať do úvahy tieto faktory:

• a) objem toku dokumentov.
• b) povaha práce inštitúcie, jej územné umiestnenie.
• c) štruktúra inštitúcie a jej divízií.
• d) v technickom zariadení.
• d) kvalifikovaných manažérov, špecialisti a technickí umelci.

Je to najdôležitejšie pri výbere formy organizácie práce s dokumentmi a objemu toku dokumentov.

Na určenie inštitúcie pre tok dokumentov sa používa kategorickosť navrhovaná SGSDO.

Štandardizácia dokumentačnej práce.

Postupnosť práce s kódom predstavuje určitú postupnosť prvkov práce percent. o práci s dokumentmi. Ide o operácie ako: príjem korešpondencie, otváranie obálok na určenie hodnoty investície, triedenie podľa oblastí použitia dokumentov evidovaných, exekúcia podľa podstaty emisie, zakladanie do spisov, vyhotovenie dokumentov za písací stroj, vyhľadávanie dokumentov, robenie úradných značiek na listine, preklad do počítačových médií.

Pri štandardizácii dokumentačných operácií sa využívajú časové štandardy vykonávania operácií, personálne štandardy, štandardy kontrolovateľnosti a pomery zamestnancov.

Časová štandardizácia je množstvo času stráveného vykonávaním určitého typu práce pre určité technické a sanitárne organizácie hygienické podmienky práce.

Meranie a prideľovanie nákladov práce slúži na:

• 1. Stanovenie výdavkov na chod celej inštitúcie.
• 2. Zlepšenie pracovných metód.
• 3. Zamestnanecké stimuly. pracovať.
• 4. Rovnomerné rozloženie záťaže v čase.
• 5. Zlepšenie plánovania práce inštitúcie.
• 6. Zabezpečenie racionálneho využívania technických prostriedkov.
• 4. ÚLOHA PODPORY DOKUMENTÁCIE A JEJ VPLYV NA RIADENIE

Úloha dokumentárnych informácií v manažmente.

Manažérske činnosti sú vlastné všetkým inštitúciám, organizáciám a podnikom. Počas procesu riadenia zhromažďuje, spracováva a prenáša obrovské množstvo informácie. Efektívnosť riadenia závisí od objemu, efektívnosti a spoľahlivosti informácií, najviacčo sa odráža v dokumentoch. Legislatívne a regulačné akty stanovujú množstvo situácií, v ktorých je dokumentácia informácií povinná. V závislosti od konkrétnej situácie manažmentu mnohé rôzne druhy dokumenty. Sú rozdelené podľa:

• · informačný obsah (odráža hlavné riadiace funkcie)
• pôvod (oficiálny a osobný)
• · miesto kompilácie (externé a interné)
• · spôsob výroby (ručne písaný, strojopisný a typografický)
• · forma prezentácie informácií (štandardná, vytvorená pre všetky alebo pre jednotlivé inštitúcie, individuálna)
• počet otázok (jednoduché - jedna otázka; zložité - niekoľko otázok)

Proces riadenia zahŕňa nasledujúce zdokumentované operácie: zber a spracovanie dokumentárnych informácií; príprava rozhodnutia; robiť a dokumentovať rozhodnutie; oznamovanie rozhodnutí exekútorom; výkon rozhodnutia; kontrola vykonávania; zber informácií o výkone; prenos informácií cez vertikálne a horizontálne spojenia; ukladanie a získavanie informácií.

Riadiaci aparát plní svoje funkcie najmä prostredníctvom univerzálnych a smerodajných organizačných a administratívnych dokumentov (ORD), vytváraných a obiehajúcich bez ohľadu na špecifiká činnosti vo všetkých odvetviach. národného hospodárstva a verejnej správy.

Pred zvážením hlavných funkcií služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie je potrebné zdôrazniť účel a hlavné úlohy, ktoré má riešiť. Účel služby DOW je včasné poskytovanie zdokumentovaných informácií zamestnancom organizácie (spotrebiteľom informačný systém). Hlavné úlohy služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie:

Zabezpečenie jednotného postupu pri dokumentovaní a práci s dokumentmi v organizácii podľa aktuálnych noriem;

Zdokonaľovanie foriem a metód práce s dokumentmi vrátane ich automatizácie.

Súbor funkcií predškolskej vzdelávacej inštitúcie riešenie týchto problémov je typické a regulované “ Všeobecné ustanovenia GSDOU". Zoberme si funkcie, ktoré odhaľujú hlavné oblasti práce a ich zoskupenie v súlade so štruktúrnymi jednotkami vytvorenými na ich vykonávanie.

Názov divízie	Vykonávané funkcie
SEKRETARIÁT (asistent manažéra, asistent tajomníka, technický tajomník)	predbežné preskúmanie a príprava dokumentov adresovaných manažérovi; príprava a schvaľovanie dokumentov v mene konateľa; organizačné a dokumentačné služby pre rokovania a stretnutia, dokumentácia kolektívnych riadiacich orgánov; nezdokumentovaná služba manažérovi: ( telefonické rozhovory
, prijímanie návštev, organizácia prijímacích prác, organizačné a informačné služby a	vypracovanie pracovných plánov pre kolegiálne orgány; organizovanie a vedenie stretnutí riadiacich orgánov; dokumentovanie ich aktivít;
príprava návrhov regulačných a administratívnych dokumentov, listov, certifikátov;	evidencia rozhodnutí kolegiálnych orgánov vo forme administratívnych dokumentov, výpisov zo zápisníc zo zasadnutí, analýzy certifikátov a správ štrukturálnych divízií; príjem, registrácia, organizácia skladovania, distribúcia potrebné dokumenty
;	informačné a referenčné práce;
kontrola plnenia rozhodnutí kolegiálnych orgánov.	ODBOR ZLEPŠENIA ROZVOJA (kancelária, sektor, stredisko).
- vypracovanie a realizácia opatrení na skvalitnenie predškolských vzdelávacích inštitúcií (od tvorby tlačív vrátane zabezpečenia ochrany informácií, tvorby vysvedčenia a albumu	formuláre dokumentov
, zlepšiť tok dokumentov a organizačné a technické vybavenie predškolských vzdelávacích inštitúcií);	- rozvoj normatívnej a metodickej podpory pre predškolské vzdelávacie inštitúcie;
- vývoj klasifikačných adresárov organizácie (klasifikátory, nomenklatúra prípadov, zoznamy dokumentov s lehotami uloženia);	- vykonávanie pokročilých školení pre zamestnancov predškolských zariadení a špecialistov riadiacich pracovníkov;
KOPÍROVANIE	- kopírovanie dokumentov;
- replikácia dokumentov;	- príprava reklamných produktov; - účtovanie vykonaných prác. ARCHÍV ODBORU

- prijímanie dokumentov od štrukturálnych jednotiek na uloženie a poskytovanie im metodickej pomoci - kontrola dodržiavania pravidiel pre tvorbu a ukladanie spisov v štrukturálnych jednotkách - účtovanie, systematizácia a uchovávanie dokumentov, organizovanie ich pohybu a používania - účasť na rozvoji regulačné a metodických dokumentov pre archívnictvo a predškolské vzdelávacie inštitúcie - príprava a prenos spisov na štátne uloženie. V súčasnosti v súvislosti s automatizáciou práce s dokumentovanými informáciami organizácie vytvárajú zodpovedajúcu SLUŽBU INFORMAČNÉHO MANAGEMENTU, ktorej činnosť ešte nie je regulovaná regulačnými dokumentmi. Obslužnými jednotkami sú zvyčajne oddelenia

údržbu

elektronický systém , informačné a analytické oddelenie a pod. Hlavné funkcie tejto služby: ˜ implementácia

informačných technológií

na základe použitia finančných prostriedkov

výpočtovej techniky

˜ vytvorenie komplexného informačného systému pre organizáciu

˜ činnosti prevádzky informačného systému

˜ návrh a podpora systému informačných potrieb spotrebiteľov databáz

˜ výber kvalifikovaného servisného personálu atď.

Vidíme teda, že funkcie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie sú vo všeobecnosti typizované a zoskupené. Pri navrhovaní služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie sa každá organizácia alebo výkonné orgány môžu spoľahnúť na navrhované štrukturálne a funkčné možnosti, berúc do úvahy vlastnosti jej štruktúry a špecifiká jej činností. V prípade potreby je možné zlúčiť viacero funkcií na jednom oddelení, ale súbor funkcií musí byť plne zastúpený v akejkoľvek organizácii, aj keď všetky funkcie úradu vykonáva jedna osoba.

Dokumentačnú podporu pre riadenie organizácie vykonáva špeciálna štrukturálna jednotka.

Možné názvy špeciálnej štruktúrnej jednotky predškolskej vzdelávacej inštitúcie:

· obchodné vedenie;

· všeobecné oddelenie;

Ciele predškolskej vzdelávacej inštitúcie:

· kancelária;

· sekretariát.

V organizáciách, kde je objem dokumentov malý, sekretárka pracuje s dokumentmi. Štruktúra služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie a jej úlohy zodpovedajú technologickému reťazcu operácií vykonávaných s dokumentmi (od prijatia po doručenie dokumentov do archívu organizácie).

· organizácia práce;

· organizácia práce na dokumentačnej podpore manažmentu.

Úlohy predškolskej vzdelávacej inštitúcie:

· zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi;

· zabezpečenie jednotného postupu dokumentácie;

· zabezpečenie jednotného postupu pri práci s dokumentmi;

· kontrola vyhotovenia dokumentov;

· uchovávanie dokumentov;

· zjednotenie foriem dokladov;

· zníženie toku dokumentov, ak je to možné;

· metodická práca na zlepšení dokumentačnej podpory v organizácii;

· zavádzanie pokročilých technológií založených na využívaní počítačového a organizačného vybavenia.

Funkcie predškolskej vzdelávacej inštitúcie:

· vývoj a implementácia albumu jednotné formy dokumenty organizácie, ktoré v nich robia zmeny;

· spracovanie, evidencia dokladov, účtovníctvo a referenčné práce;

· podávanie správ vedeniu o dokumentoch, kontrola správnosti vyhotovenia dokumentov predložených na podpis vedeniu;

· kontrola prechodu, vyhotovenia a vyhotovenia dokumentov načas;

· výroba a reprodukcia dokumentov;

· vývoj zoznamu súborov, ukladanie súborov;

· kontrola práce s dokumentmi v štruktúrnych divíziách;

· organizácia archívu;

· zdokonaľovanie zamestnancov predškolských zariadení.

Prax vyvinula tri formy organizácie práce s dokumentmi v akomkoľvek administratívnom aparáte:

1. Centralizovaná forma.

Ponúka sústredenie všetkých technologických operácií pre prácu s dokumentmi v pôsobnosti jedného špecializovaného konštrukčného celku (kancelária, všeobecné oddelenie) alebo jeden zamestnanec (tajomníčka). Toto oddelenie vykonáva plný cyklus technologické operácie na spracovanie dokumentov od momentu ich prijatia alebo vytvorenia až po doručenie do archívu: príjem a spracovanie došlých dokumentov, ich regulácia, kontrola dopĺňania, referenčné a informačné práce, systematizácia a uchovávanie dokumentov, odosielanie dokumentov, spracovanie dokumentov pre ich presun do archívu – tie. Existuje celý cyklus spracovania dokumentov.

Úplná centralizácia práce s dokumentmi je možná len v malé organizácie s objemom toku dokumentov do 10 tisíc dokumentov ročne.

2. Decentralizovaná forma organizácie dokumentačných služieb je presným opakom centralizovanej služby. Každá štrukturálna jednotka jednej organizácie si vytvára svoju vlastnú vlastnú službu pre prácu s dokumentmi, v ktorých sa autonómne vykonáva celý cyklus operácií na vytváranie, ukladanie a systematizáciu dokumentov daného štruktúrneho celku.

3. Zmiešaná forma organizácie práce s dokumentmi.

Niektoré operácie sú sústredené v správe centrály a v každej štruktúrnej jednotke sa vykonávajú operácie na vytváranie dokumentov, ich organizáciu, ukladanie súborov a predarchívne spracovanie. Najčastejšie sa interné dokumenty evidujú v štruktúrnych členeniach v mieste ich vzniku. Napríklad v účtovníctve - účtovné doklady, v personálnom oddelení - doklady o personáli atď.

Funkcie štruktúrnych oddelení služby riadenia kancelárie.

1. Sekretariát – štrukturálna jednotka vytvorená na to, aby slúžila vedeniu organizácie. Pozostáva z asistenta manažéra, asistenta tajomníka a technických tajomníkov.

2. Tajomník vykonáva funkcie:

o predbežné zváženie a príprava správy o dokumentoch prijatých v jeho mene manažérovi;

o školenie podľa pokynov projektového manažéra jednotlivé dokumenty a ich koordinácia s funkčnými štrukturálnymi divíziami organizácií;

o organizačné a dokumentačné služby pre stretnutia, ktoré vedie manažér.

Dokumentácia činnosti kolektívnych riadiacich orgánov (vypracovanie plánov zasadnutí, príprava materiálov na rokovanie:)

o nedokumentované služby pre manažérov (organizačné a technické zabezpečenie, príprava služobných ciest, telefonická obsluha, prijímanie návštev, organizácia recepčných prác a pod.).

3. V orgánoch sa vytvorí skupina protokolov samospráva ako súčasť inštitúcií, ktoré majú vo svojej štruktúre stály kolegiálny orgán.

Vykonáva nasledujúce funkcie:

o príprava návrhov regulačných a administratívnych dokumentov pre vedenie orgánu samosprávy, listov, certifikátov, ich koordinácia so štrukturálnymi útvarmi;

o analýzy osvedčení a dokumentov konštrukčných celkov, príprava stanovísk k nim;

o organizovanie a vedenie zasadnutí riadiaceho orgánu, dokumentovanie ich činnosti;

o príjem, evidencia, organizácia skladovacích a referenčných a informačných prác, distribúcia akceptovaných dokumentov a ich doručovanie do spravovaných objektov.

4. Oddelenie zefektívnenia úradu (centrum zlepšovania dokumentácie (DOU), kancelária NOT alebo NOUT, metodický sektor atď.):

o vývoj a implementácia opatrení na zlepšenie technológie riadenia kancelárie;

o vypracovanie dokumentov;

o organizovanie a vykonávanie činností na zvyšovanie kvalifikácie pracovníkov administratívy a špecialistov riadiacich pracovníkov.

5. Expedícia – špecializovaná oblasť, ktorá prijíma a odosiela dokumentáciu a korešpondenciu prijatú poštou a kuriérom.

6. Oddelenie účtovníctva a evidencie dokladov vykonáva:

o evidenciu došlých, odoslaných a interných dokladov;

o vytváranie a udržiavanie referenčných a informačných materiálov;

o kontrola vykonávania a prípravy výstupných interných dokumentov.

7. Kontrolná skupina (predsedníctvo, odbor, pokyn) vykonáva:

o kontrolu nad načasovaním vyhotovenia dokumentov a načasovaním vykonania ústnych príkazov manažéra;

o analýza výkonnej disciplíny;

o informovanie vedenia o priebehu plnenia dokumentov a pokynov.

8. Listová skupina (kancelária sťažností, oddelenie verejných odvolaní) prijíma a eviduje návrhy, vyjadrenia a sťažnosti občanov, analyzuje a sumarizuje výsledky kontroly dokumentov v organizácii a dôvody odvolania a organizuje prijímanie občanov na osobnom základe. problémy zo strany vedenia organizácie.

9. Písacia kancelária vykonáva:

o čistenie a úprava textov dokumentov;

o účtovanie vykonaných prác.

10. Kancelária pre kopírovanie a tlač vykonáva:

o dotlač dokumentov z konceptov;

o replikáciu dokumentov;

11. Archív vykonáva:

o prijímanie spracovaných a na uloženie pripravených prípadov od stavebných jednotiek, poskytovanie metodickej pomoci;

o účtovníctvo, systematizácia, uchovávanie a organizácia používania dokumentov;

o príprava prípadov na odovzdanie do štátneho úložiska.

Služba office management teda preberá celý komplex prác na informačných a dokumentačných službách pre riadiace činnosti.

V súčasnosti je hlavným regulačným dokumentom upravujúcim názvy pozícií kancelárskych pracovníkov celoruský klasifikátor profesie robotníkov, pozície manažérov, špecialistov a zamestnancov. Rovnaké mená sú zahrnuté v zozname kvalifikácií.

Podľa týchto regulačných dokumentov sú administratívni pracovníci podľa povahy práce rozdelení do troch kategórií: manažéri, špecialisti a technickí umelci.

Pri úprave činnosti duchovnej služby zohráva významnú úlohu stanovy organizácie - právny akt, ktorý určuje poradie vzniku, pôsobnosť organizácie, jej funkcie, úlohy, pracovný postup. Predpisy o službe vedenia kancelárie sú vytvorené na rovnaký účel ako predpisy iných štruktúrnych jednotiek. Sú vyvinuté na základe štandardných ustanovení, ktoré obsahujú maximálny rozsah servisných funkcií.

Na riadenie organizácie a riešenie jej problémov existuje samostatná štrukturálna jednotka - služba predškolského vzdelávania, ktorá je spravidla priamo podriadená vedúcemu organizácie alebo niektorému z jeho zástupcov.

Na riadenie organizácie a riešenie jej problémov existuje samostatná štrukturálna jednotka - služba predškolského vzdelávania, ktorá je spravidla priamo podriadená vedúcemu organizácie alebo niektorému z jeho zástupcov.

Služby predškolského vzdelávania, ktoré sa dnes vytvárajú v organizáciách, majú rôzne názvy: oddelenie riadenia záležitostí, administratívne oddelenie, administratívne a právne oddelenie, obchodný manažment, administratívny a personálny manažment, kancelársky manažment, správa dokumentov a získavanie archívov oddelení, manažment obchodu a informačných technológií , správne riaditeľstvo a pod.

Zaradenie slov „oddelenie“ a „riadenie“ do názvu služby predškolského vzdelávania s vnútornými členeniami v podobe oddelení, sektorov, skupín zdôrazňuje jej význam ako štruktúry, ktorá má v organizácii rovnakú riadiacu funkciu, ako napr. napríklad finančný manažment.

Závisí to od výberu možnosti predškolskej vzdelávacej inštitúcie, jej štruktúry a počtu personálna úroveň organizácia, zloženie štruktúrnych jednotiek, objem prác vykonaných službou DOW funguje, objem toku dokumentov, formy práce s dokumentmi (centralizovaný, decentralizovaný, zmiešaný tok dokumentov), ​​mzdové náklady na vykonávanie konkrétnych druhov prác, úroveň automatizácie procesov spracovania dokumentov (implementácia EDMS).

Účelom tohto článku je predstaviť niektoré moderné prístupy k vytvoreniu služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie.

Ciele a ciele služby predškolskej výchovnej inštitúcie

Cieľom služby predškolského výchovného zariadenia je riadenie, koordinácia a realizácia prác na predškolskom výchovnom zariadení.

Služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie je navrhnutá tak, aby riešila tieto hlavné úlohy:

• zabezpečenie jednotného postupu dokumentácie, organizovanie práce s dokumentmi.

Splnenie tejto úlohy zahŕňa organizáciu, plánovanie a reguláciu procesov správy dokumentov a informácií v nich obsiahnutých, poskytovanie jednotnej technológie na vytváranie, schvaľovanie, evidenciu, spracovanie, sledovanie vyhotovenia, uchovávanie a používanie dokumentov počas celej ich životnosti. životný cyklus. To sa dosahuje vývojom a poskytovaním praktická aplikácia pokyny pre predškolské výchovné zariadenia, predpisy o službe predškolského výchovného zariadenia, predpisy o archíve a o odbornej komisii organizácie, nomenklatúra prípadov, zoznamy a klasifikátory, ďalšie regulačné a metodické dokumenty potrebné na organizáciu práce s dokumentmi na základe jednotných požiadaviek ;

• vytváranie systémov na vyhľadávanie informácií.

Riešenie tohto problému by malo poskytnúť rýchle a kvalitné vyhľadávanie všetkých evidovaných dokumentov pomocou rôznych sád detailov v ktorejkoľvek fáze ich spracovania a prechodu v organizácii. Je potrebné zorganizovať vytvorenie databázy dokumentov, čo sa dosiahne predovšetkým automatizáciou postupu pri práci s dokumentmi;

• organizácia kontroly vykonávania dokumentov.

Táto úloha zahŕňa súbor prác zameraných na včasné a správne vyhotovenie dokumentov (pokynov) príslušných manažérov, vykonávanie potrebných analytických prác o výkonnostnej disciplíne.

Technológia vykonávania tejto práce je uvedená v pokynoch pre predškolskú vzdelávaciu inštitúciu a vo všeobecnosti zahŕňa:

• stanovenie termínov, zásady kontroly;
• stanovenie kontrolných úloh a vykonávanie kontrolných postupov (stanovenie kontroly, určenie termínu, sledovanie priebehu výkonu, preventívna a následná kontrola, predĺženie lehoty výkonu, vyňatie dokumentu z kontroly, informovanie vedúceho zamestnanca o výkonovej disciplíne a príprava návrhov na jej zlepšenie (ak je to potrebné);
• príprava podkladov na presun do rezortného archívu v súlade s aktuálnymi regulačnými dokumentmi.

• organizácia práce na zostavovaní archívu organizácie.

V súlade s pokynmi pre predškolské vzdelávacie zariadenia podlieha opisu a evidencii ukončená evidencia lehôt trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia spravidla jeden rok po skončení kalendárneho roka, v ktorom boli otvorené. predpísaným spôsobom zodpovednými za vedenie evidencie štruktúrnych jednotiek na odovzdanie do archívu. Zamestnanci predškolského vzdelávacieho zariadenia poskytujú potrebnú metodickú a praktickú pomoc pri zabezpečovaní tohto procesu.

• príprava zoznamu prípadov organizácie a sledovanie správneho vytvárania prípadov na oddeleniach.

Práca na príprave nomenklatúry prípadov sa vykonáva na základe štúdia zloženia, obsahu a počtu dokumentov vytvorených v procese činnosti organizácie a návrhov prijatých od štrukturálnych oddelení na zahrnutie prípadov do konsolidovanej nomenklatúry záležitostí organizácie. V tomto prípade by ste sa mali riadiť základnými ustanoveniami Štátnej vzdelávacej inštitúcie, pokynmi pre predškolskú vzdelávaciu inštitúciu organizácie, ustanoveniami o štrukturálnych členeniach, personálny stôl, štandardné zoznamy dokumentov s uvedením doby ich uchovávania. Služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie je tiež vyzvaná, aby monitorovala správnu tvorbu prípadov vykonávaním pravidelných kontrol oddelení týkajúcich sa stavu práce s dokumentmi a bezpečnosti dokumentov;

• vykonanie preskúmania hodnoty dokumentov.

Táto úloha sa rieši prehliadkou vytvorených súborov po jednotlivých stranách s cieľom určiť vedecký, sociokultúrny, historický a praktický význam dokumentov a vybrať ich na ďalšie uloženie alebo zničenie. Takáto práca sa vykonáva v štruktúrnych jednotkách pod metodickým vedením odborníkov zo služby predškolského vzdelávacieho zariadenia av archíve organizácie podľa dokumentov odovzdaných do archívu;

• zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi.

Táto úloha sa napĺňa vypracovaním a praktickou implementáciou množstva normatívnych a metodických dokumentov (napríklad album formulárov jednotných dokumentov). Album odráža charakteristiky každého dokumentu, jeho firemný status a fázy dokumentácie. Normatívne ustanovuje skladbu dokumentov používaných v organizácii a postup ich prípravy a zabezpečuje jednotnú klasifikáciu dokumentov v súlade s riadiacimi funkciami a úlohami. Pri jeho používaní sa zohľadňuje aj množstvo druhov a foriem dokumentov. Na vyriešenie tohto problému je zameraná implementácia automatizovaných programov na prácu s dokumentmi;

• zníženie papierovania a počtu dokumentov.

Na prípravu návrhov pre vedenie organizácie na zníženie toku dokumentov sa organizuje záznam o ich objeme.

Problém zníženia objemu toku dokumentov možno vyriešiť dvoma spôsobmi:

• obmedziť internú korešpondenciu (napríklad zaviesť prísnu požiadavku viesť internú korešpondenciu len v prípade, že problém nie je možné vyriešiť pracovným spôsobom prostredníctvom spoločnosti email, telefón, diskusia);
• optimalizovať tok dokumentov a aplikovať racionálne smerovanie dokumentov pri používaní EDMS;

• vývoj a implementácia normatívnych a metodických dokumentov na zlepšenie vzdelávacích inštitúcií organizácie.

Realizácia tejto úlohy je spojená s prípravou základných dokumentov pre prácu služby predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie a organizácie ako celku (v prvom rade ide o pokyny pre predškolskú výchovno-vzdelávaciu inštitúciu, zohľadňujúce všetky procesy práce s dokumentmi, resp. informácie v nich obsiahnuté a technologické operácie v logicky zostavenom poradí);

• implementáciu moderné metódy spracovanie dokumentov vrátane automatizovaných predškolských vzdelávacích systémov a bezpapierového (elektronického) toku dokumentov.

Riešenie tohto problému je veľmi dôležité, pretože v moderných podmienkach takmer každá organizácia implementuje EDMS alebo ho upgraduje alebo nahradí viac funkčný systém. Bez prvkov elektronickej správy dokumentov nie je možné úspešne vybudovať obchod ani zabezpečiť efektívnu prácu akejkoľvek organizácii. Veľké organizácie dnes používajú hlavne zmiešaný tok dokumentov: elektronická správa dokumentov sprevádzané papierovými prvkami;

• organizačné a metodické riadenie kancelárskej práce v štrukturálnych divíziách a podriadených organizáciách.

Služba predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie musí túto úlohu realizovať tvorbou normatívnych a metodických dokumentov, vysvetľovaním ich používania, poskytovaním metodickej a praktickej pomoci oddeleniam a podriadeným organizáciám, organizovaním seminárov, stretnutí a zlepšovaním zručností osôb zodpovedných za prácu s dokumentmi príslušné oddelenia a štruktúry.

Štruktúra predškolskej vzdelávacej inštitúcie a zmeny, ktoré nastali v posledných rokoch

V súlade so Štátnym rozpočtovým vzdelávacím zariadením je typická štruktúra služby predškolského vzdelávacieho zariadenia: sekretariát, kancelária, kontrolná skupina, protokolárna skupina, skupina pre zlepšenie práce s dokumentmi, listové (reklamačné) oddelenie, expedície, písacieho úradu, kopírovacieho úradu a archívu.

GSDOU - Štátny systém dokumentačná podpora pre manažment. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby dokumentačnej podpory (schválené predstavenstvom Hlavného archívu ZSSR z 27.4.1988, Rozkaz hlavného archívu ZSSR z 23.5.1988 č. 33).

Názvy vyššie uvedenej štruktúry odrážajú hlavné funkcie vykonávané službou predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Za posledných 10–15 rokov sa však štruktúra predškolského vzdelávania zmenila, a to najmä v dôsledku týchto faktorov:

• zmeny v legislatíve v oblasti informácií a dokumentácie;
• aktualizácia technológie prípravy, spracovania, uchovávania a používania dokumentov;
• vznik nových prístupov k organizácii procesov riadenia, napríklad v dôsledku zmeny organizačnej a právnej formy organizácie alebo zavedenia systému manažérstva kvality podľa schválených noriem.

Ciele a zámery služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie sa zmenili v oveľa menšej miere, hlavné zmeny súvisia s implementáciou EDMS v organizáciách: optimalizuje sa tok dokumentov, racionálne smerovanie (pohyb dokumentov), ​​eliminácia prípadov nekvalifikovanej dokumentácie; obchodné procesy.

Je potrebné vziať do úvahy, že automatizované systémy zavedené pred 10 až 15 rokmi boli zamerané na minimalizáciu nákladov pri vykonávaní konkrétnych operácií (práce), napríklad pri registrácii dokumentov alebo monitorovaní vykonávania pokynov od vedenia organizácie. V súčasnosti sa v organizácii ako celku implementujú podnikové technológie a systémy, ktoré sú spravidla integrované s ostatnými automatizované systémy(„Boss Personal Officer“, „1C“ atď.).

Stratil svoje praktický význam kopírovacia kancelária, keďže zamestnanci mnohých organizácií majú na svojich pracoviskách k dispozícii kopírovacie zariadenia a nezávisle kopírujú dokumenty. Písací úrad tiež vyčerpal svoju užitočnosť, pretože po vybavení zamestnancov organizácií počítačmi každý špecialista pripravuje návrhy dokumentov pomocou počítačov. Okrem toho je oddelenie listov (sťažností) v súčasnosti čoraz menej vyčlenené do samostatnej štruktúry, ale postup pri práci s listami (sťažnosťami) je uvedený v príslušnej časti pokynov pre predškolské vzdelávanie a táto kategória dokumentov , sa spravidla registruje samostatne alebo vo všeobecnom toku dokumentov, ale vyniká najmä. Taktiež protokolárna skupina, ktorá predtým riešila problémy prípravy, koordinácie a vydávania rozhodnutí kolegiálnych riadiacich orgánov organizácie, nie je úplne relevantná, ale niektoré funkcie, ktoré vykonáva, sú čiastočne prenesené v upravenej podobe na korektorov ( v niektorých prípadoch to môže byť skupina na vydávanie dokladov). O úlohe prípravy návrhov rozhodnutí a organizácii práce kolegiálnych orgánov rozhoduje výkonný tajomník príslušného kolegiálneho orgánu.

Na záver je potrebné zdôrazniť, že efektívnosť a kvalita prijímaných manažérskych rozhodnutí, načasovanie ich implementácie a zvyšovanie efektívnosti organizácie ako celku závisí od stavu práce s dokumentmi, preto je úlohou služby predškolského vzdelávania v štruktúre organizácie je ťažké preceňovať.

E.V. Tychinskaya, odborník v oblasti správy záznamov a archivácie