Коли суб'єкти бізнесу працюють один з одним, виконуючи свої обов'язки згідно з укладеними партнерськими контрактами, вони обмінюються між собою матеріальними та грошовими цінностями. Це можуть бути разові чи тривалі операції. З метою врегулювання взаєморозрахунків та перевірки наявності заборгованості у підприємств рекомендується складати акт звірки взаєморозрахунків.
Звіряння взаєморозрахунків з контрагентами здійснюється для уточнення наявності виражених у вартісних показників взаємних вимог.
Відповідно до чинного договору одна фірма здійснює на інший поставку тих матеріальних цінностей, надає послугу чи виконує певний перелік робіт.
З іншого боку, її партнер за отриманий товар, роботу чи послугу повинен здійснювати оплату або грошовими коштами, або будь-яким встановленим підписаним контрактом способом.
На кожні такі дії складаються первинні документи, на підставі яких усі сторони угоди фіксують у своєму обліку операції.
Часто розглянуті факти господарської діяльності не провадяться все в один день. Або відвантаження відбувається партіями, чи оплата здійснюється частинами.
Оскільки відбувається відображення цих операцій різними людьми протягом певного часу, деякі факти хтось із партнерів може проґавити.
Оскільки всі організації повинні формувати бухгалтерську звітність, звіряння взаєморозрахунків обов'язково має проводитися на звітні дати, якими виступають початок року, кварталу, місяця, залежно за який період здійснюється складання звіту.
Звірку розрахунків потрібно проводити при закритті контрактів після їх завершення, або ж при достроковому розірванні.
Увага!Також акт звірки є необхідним при розгляді спорів в арбітражних судах. Якщо заборгованість компанії підтверджена цим документом, у якому присутні підписи боржника, то рішення судді буде на користь позивача.
Якщо оформляється банкрутство і складається черга кредиторів, підписаний акт звірки з боржником матиме вагоме значення.
Правила оформлення Акту
Ініціатором складання акта взаємних розрахунків може бути будь-яка зі сторін договірних відносин. Крім того, якщо в них беруть участь і треті сторони (наприклад, одна фірма здійснює оплату за іншу), то ініціатива проведення звірки взаєморозрахунків може виходити і від неї.
Однак на практиці першими запитують акт звірки та сторона, щодо якої не виконуються зобов'язання або з перерахування оплати за виконані роботи, надані послуги, відвантажений товар або коли передоплата за них перерахована, а подальшого виконання контракту постачальником не здійснюється.
Акт звіряння необхідно випускати в тому числі примірників, скільки сторін взаємовідносин передбачено у підписаному контракті. Найчастіше звіряння передбачає дві сторони, тому й акти випускаються у двох примірниках.
Якщо один із партнерів є представництвом або філією головної компанії, то рекомендується складати три екземпляри - по одному для сторін, і третій для материнської організації.
Увага!При отриманні акта перевіряються дані, що містяться в ньому, якщо все збігається контрагент підписує його і проставляє друк. Її наявність не є обов'язковою, якщо статутом компанії вона не передбачена.
Як проводиться звірка
Акт звіряння потрібно складати за даними кожного суб'єкта, хто бере участь у звірянні. Організація, яка виступає як ініціатор звірки, виявляє розмір заборгованості між сторонами за своїми даними та повідомляє її другу сторону.
Якщо сума заборгованості збігається, і другий компанії немає заперечень, то складається письмовий акт звірки, який підписується обома сторонами процесу.
Якщо ж друга сторона не згодна з пред'явленою їй сумою, вона може надійти за наступним алгоритмом:
- Компанія-ініціатор звіряння заповнює лише стою частину акта, після чого документ передається другій стороні. Це можна зробити особисто в руки, електронною поштою, факсом.
- Відповідальна особа другої компанії заповнює праву сторону документа, виявляючи розбіжність у розрахунках.
- Сторона, у якої виявлено помилки в обліку, вносить виправлення. Попередньо, їм необхідно обмінятися документами, що підтверджують помилку (корінцями платіжних документів, підписаними накладними тощо).
- Після цього формується новий акт звірки, у якому вже виправлено всі виявлені помилки.
- Кожна сторона підписує виправлений акт. У цьому звірка вважається проведеної.
Завантажити зразок та бланк акту звірки на 2019 рік
Як заповнити акт звірки взаєморозрахунків
Розглянемо акт звіряння взаєморозрахунків зразок заповнення 2019 року.
Закон не встановлює будь-якої певної форми для акта звіряння. Тому кожна компанія має право розробити власну форму.
Її слід затвердити в обліковій політиці. Акт звірки не вважається первинним бухгалтерським документом, оскільки не постає як підтвердження проведеної господарської операції.
При складанні шапки документа використовується така послідовність. Спочатку записується назва документа - "Акт звіряння взаємних розрахунків". Якщо в бухгалтерії прийнято нумерацію цих документів, то йому присвоюється черговий номер.
Наступним рядком вказується часовий період, у межах якого звіряється правильність розрахунків між сторонами.
Допускається останнім рядком проставити дату та номер укладеного між сторонами договору.
Вступна частина акта вказує на назви та відповідальних осіб сторін. Вона починається зі слів «Ми, що підписалися нижче», після чого вказуються повні назви організацій і П.І.Б. керівних осіб. Закінчується цей блок наступною фразою: «склали акт звірки в тому, що стан розрахунків між сторонами таке:».
Тіло акта є великою таблицею, поділену на дві однакові частини. Ліву заповнює організація, яка ініціює звіряння, праву - та, з якою звіряються.
У шапці частини записується назва компанії. Далі заповнюються рядки. Спочатку вказується залишок (сальдо) початку періоду звірки. Після цього на підставі документів у хронологічному порядку заносяться операції між сторонами.
У кожний рядок потрібно записати дату операції, назву та номер документа, яким вона підтверджується, та суму. Прибуткові операції заносяться до дебету, видаткові - у кредит.
Після занесення всіх операцій вказується оборот за дебетом та кредитом за період звіряння, після чого наступним рядком виводиться залишок (сальдо) на кінець періоду звіряння.
Увага!Якщо друга сторона виявила розбіжності, то дані заповнюються в ліву частину таблиці і підписується стороною. Якщо суперечностей немає, то ліву частину можна не заповнювати.
Після таблиці підбивається результат звірки. Окремим рядком зазначається, що за даними ініціатора звірки (його назва) заборгованість (переплата) однієї сторони перед іншою становить отриману суму. Цей розмір заборгованості необхідно дублювати як цифрами, і словами.
Потім під кожною частиною таблиці розташовуються місце для проставлення підпису та друку сторонами. Сторона, яка ініціює звірку, підписує документ та передає його другій організації.
Завантаження...
