Свого часу радянський поет Василь Лебедєв-Кумач у своїй "Пісеньці бюрократа" точно помітив, що головну особливість російського суспільства: "без папірця ти козишка, а з папірцем – людина!". Ці рядки не втратили своєї актуальності й сьогодні. Тому немає нічого дивного в тому, все наше життя так чи інакше тісно пов'язане з представниками професії документознавця, для яких документ – це не просто папірець, а основний інструмент професійної діяльності.
Свого часу радянський поет Василь Лебедєв-Кумач у своїй "Пісеньці бюрократа" точно помітив, що головну особливість російського суспільства: "без папірця ти козишка, а з папірцем - людина!". Ці рядки не втратили своєї актуальності й сьогодні. Документи супроводжують нас скрізь і завжди, незалежно від того, чи особисте це життя, чи робочі моменти. Тому немає нічого дивного в тому, все наше життя, так чи інакше, тісно пов'язане з представниками професії документознавця, Для яких документ - це не просто папірець, а основний інструмент професійної діяльності.
Зазначимо, що сьогодні ця професія переживає "друге народження", зумовлене бурхливим розвитком економіки та електронного документообігу. У суспільстві інформація, у всіх її проявах, сприймається як " ходовий " товар, пошук, обробка та зберігання якого потребує суттєвих фінансових, трудових, тимчасових і матеріальних витрат. Мінімізувати ці витрати допомагають документознавці, які знають усі секрети грамотного документообігу та мають навички оптимізації роботи з інформаційним потоком. Як наслідок, фахівці у цій сфері мають стійкий попит практично у всіх сферах життєдіяльності людини, а факультети документознавства – великою популярністю серед абітурієнтів.
Хто такий документознавець?
Висококваліфікований спеціаліст у галузі діловодства та документознавства, що забезпечує порядок у паперах підприємства чи організації. Споріднені професії: архівіст, секретар, організатор діловодства.
Назва професії походить від латинського documentum (доказ) та старослов'янського ведіті (знати). Іншими словами, спочатку документознавці, функції яких, до речі, раніше виконували переписувачі, швидше фіксували докази про юридичне підґрунтя тієї чи іншої події, ніж систематизували документи. Звичне нам поняття документознавство набуло лише першій половині 20 століття, коли Поль Отле розширив значення слова " документ " доти, що документом почали називати будь-яку інформацію, зафіксовану на матеріальному носії. Поруч із виникла і професія документознавця, обов'язки якого кардинально відрізнялися від обов'язків переписувача.
Професійні обов'язки документознавцівсьогодні включають не тільки складання документів, а й:
- розроблення форм та табелів документів;
- систематизацію складу документообігу;
- експертизу та організацію зберігання документів;
- забезпечення "руху" документів від керівництва до підлеглих;
- створення документальних баз;
- візування вхідних документів та присвоєння їм реєстраційного індексу та електронної адреси зберігання;
- здійснення сортування документації та передачі до архіву застарілої інформації;
- оптимізація документопотоку організації чи підприємства.
Якими особистісними якостями повинен мати документознавець?
Як випливає з назви професії, діяльність документознавцяповністю пов'язана з пошуком, обробкою та зберіганням документів, тому фахівець повинен мати схильність до "паперової" роботи. Крім того, документознавець не зможе якісно виконувати свою роботу, якщо не матиме таких особистісних якостей, як:
Крім перерахованих вище особистісних якостей, хороший документознавець володіє цілим набором професійних знань та навичок, до переліку яких входять: навички роботи з офісними програмами ПК (Word, Excel, 1С, Outlook тощо), знання основ економіки, бізнес-планування, архівної справи, менеджменту, управління персоналом, організації електронного документообігу, джерелознавства, кадрового діловодства, літературного редагування, законодавства у галузі трудового, адміністративного, цивільного та конституційного права.
Переваги професії документознавця
Основним перевагою професії документознавцяє її "універсальність". Диплом спеціаліста з організації документообігу та великий "багаж знань", отриманий у ВНЗ, дозволяє професіоналу влаштуватися на роботу практично в будь-яку компанію чи організацію незалежно від сфери діяльності підприємства. При цьому він може розраховувати на цілком пристойний рівень оплати (у середньому близько 30-40 тисяч рублів на місяць).
Приваблює у цій професії і багата посадова "варіативність". Після закінчення ВНЗ молодий фахівець може легко влаштуватися на такі посади, як: діловод, архівіст, адміністратор, секретар-референт, офіс-менеджер, персональний асистент (помічник керівника) і т.д.
Незважаючи на монотонність і рутинність професійної діяльності документознавця, робота цього фахівця дуже цікава і різноманітна. Адже саме цей фахівець першим отримує документи, а значить, він завжди володіє найактуальнішою інформацією про нововведення, що впроваджуються в компанії (адже, як відомо, хто володіє інформацією, той володіє світом). Мало того, досить часто документознавець є єдиною людиною (крім вищого керівництва, звичайно), яка присвячена всім діловим секретам підприємства.
За наявності підприємницької жилки та достатнього досвіду роботи в галузі документаційного забезпечення управління персоналом, документознавець може організувати власний бізнес (наприклад, створити аудиторську компанію) та надавати послуги приватним чином.
Недоліки професії документознавця
Не складно здогадатися, що нарівні з перевагами професія документознавця має недоліки. І найголовнішим недоліком є велика відповідальність. Особливо це стосується тих фахівців, які працюють в архівному агентстві федерального значення чи державному НДІ документознавства та архівної справи. Адже саме ці організації займаються підготовкою документів для уряду, на основі яких ухвалюються важливі державні рішення.
Недоліком професії документознавцятакож можна назвати необхідність практичного досвіду роботи при працевлаштуванні. Тому документознавцю-початківцю доведеться або починати свою професійну діяльність ще в процесі навчання (до речі, така можливість у студентів з'являється вже на 2 курсі, оскільки до цього часу вони вже опановують достатній обсяг знань для їх практичного застосування), або влаштовуватися на роботу помічником документознавця після закінчення ВНЗ.
Де можна здобути професію документознавця?
Російський інститут професійної освіти "ІПО" - проводить набір учнів на здобуття навчання в ІПО - це зручне та швидке здобуття дистанційної освіти. 200+ курсів навчання. 8000+ випускників із 200 міст. Стислі терміни оформлення документів та навчання екстерном, безвідсоткова розстрочка від інституту та індивідуальні знижки. Звертайтесь!
Здобути професію документознавцяможна в будь-якому російському ВНЗ, на базі якого готують фахівців за такими спеціальностями, як "Документаційне забезпечення підприємства", "Документознавство" або "Інформаційне забезпечення підприємства". Зазначимо, що студент-документознавець має можливість освоювати одразу кілька спеціалізацій одночасно. Наприклад, здобуваючи професію документознавця, молодий фахівець може паралельно освоювати спеціальність кадровика чи архівного працівника.
При виборі ВНЗ більше уваги слід приділяти як науково-технічної базі навчального закладу, а й можливості проходження практики у великих російських компаніях. Крім того, велике значення має затребуваність випускників ВНЗ на ринку праці. Тому в першу чергу рекомендується розглядати можливість вступу до таких провідні ВНЗ Росії, як:
- Нижньовартовський державний гуманітарний університет;
- Іркутський державний університет;
- Московський фінансово-юридичний університет;
- Донський державний технічний університет;
- Воронезький інститут економіки та соціального управління.
Цю посадову інструкцію перекладено автоматично. Зверніть увагу, що автоматичний переклад не дає 100% точності, тому в тексті можуть бути незначні помилки перекладу.
| Інструкція для посади Провідний документознавець", представлена на сайті, відповідає вимогам документа - "ДОВІДНИК кваліфікаційних характеристик професій працівників. 42 випуск. Обробка металу. Частина 1. Керівники, професіонали, спеціалісти, технічні службовці. Частина 2. Робітники. Книга 1. "Металеве лиття", "Зварювання металу". Книга 2. "Волочення, здавлювання, холодне штампування металу. Виробництво нагрівальних котлів, металевих резервуарів та подібних виробів", "Кування, високо- та низькотемпературна обробка металу". Книга 3. "Точіння, свердління, фрезерування та інші види обробки металів та матеріалів", "Покриття металів металами. Забарвлення". Книга 4. "Покриття металів неметалами: емалювання та інші види покриття", "Слюсарні та складальні роботи у виробництвах машин"", який затверджено наказом Міністерства промислової політики України від 22.03.2007 N 120. Узгоджено Міністерством праці та соціальної політики України. з квітня 2007 р. Статус документа - "діючий". |
|
Передмова до посадової інструкції
0.1. Документ набирає чинності з моменту затвердження.
0.2. Розробник документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Періодична перевірка цього документа провадиться з інтервалом, що не перевищує 3 роки.
1. Загальні положення
1.1. Посада "Провідний документознавець" належить до категорії "Професіонали".
1.2. Кваліфікаційні вимоги – повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст). Стаж роботи за професією якихсь I категорії - не менше 2 років.
1.3. Знає та застосовує у діяльності:
- постанови, розпорядження, накази, методичні та інші керівні матеріали, нормативні документи щодо документаційного забезпечення управління;
- порядок планування, проектування та технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління;
- методи розроблення їх оптимальних структур;
- методи дослідження, аналізу, проектування та розвитку документаційних систем, стандарти на уніфіковані системи документації;
- Порядок оформлення, класифікації, зберігання, експертизи цінності документів;
- Організацію архівної справи;
- нормативні та методичні документи щодо проектування та експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління;
- основи програмування, методи проектування та актуалізації баз та банків даних;
- основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології, трудового законодавства;
- Документоутворення;
- організацію державних установ та громадських організацій, економічні та правові аспекти їх діяльності;
- вітчизняний та світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління.
1.4. Провідний документознавець призначається посаду і звільняється з посади наказом з організації (підприємству/установі).
1.5. Провідний документознавець підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Провідний документознавець керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Провідний документознавець під час відсутності заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.
2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки
2.1. Розробляє та впроваджує технологічні процеси роботи з документами та документною інформацією на підставі використання організаційної та обчислювальної техніки: з обліку, контролю за виконанням, оперативного збереження, довідкової роботи.
2.2. Бере участь у плануванні, організації та вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління.
2.3. Здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах.
2.4. Готує пропозиції щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління.
2.5. Розробляє уніфіковані системи документації та табелі документів різного призначення та рівня управління, класифікатори документної інформації.
2.6. Організує впровадження, ведення (у тому числі автоматизоване) та розвиток системи документації, що включає також документи на машинних носіях та класифікатори документної інформації.
2.7. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків.
2.8. Бере участь у відборі документів, що передаються на державне зберігання, організації поточного зберігання та експертизі наукової та практичної цінності документів.
2.9. Бере участь у постановці завдань, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також нових інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), що базуються на застосуванні обчислювальної та мікропроцесорної техніки, проектуванні та актуалізації баз банків даних) .
2.10. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний та світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні матеріали щодо документаційного забезпечення.
2.11. Бере участь у роботі з підбору, розміщення та підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.
2.12. Знає, розуміє та застосовує чинні нормативні документи щодо його діяльності.
2.13. Знає та виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів та прийомів безпечного виконання робіт.
3. Права
3.1. Провідний документознавець має право вжити заходів для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень чи невідповідностей.
3.2. Провідний документознавець має право отримувати всі соціальні гарантії, передбачені законодавством.
3.3. Провідний документознавець має право вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків та здійсненні прав.
3.4. Провідний документознавець має право вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.
3.5. Провідний документознавець має право ознайомлюватися з проектами документів щодо його діяльності.
3.6. Провідний документознавець має право вимагати та отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків та розпоряджень керівництва.
3.7. Провідний документознавець має право підвищувати свою професійну кваліфікацію.
3.8. Провідний документознавець має право повідомляти про всі виявлені в процесі своєї діяльності порушення та невідповідності та вносити пропозиції щодо їх усунення.
3.9. Провідний документознавець має право ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки з посади, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.
4. Відповідальність
4.1. Провідний документознавець несе відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання покладених на цю посадову інструкцію обов'язків та (або) невикористання наданих прав.
4.2. Провідний документознавець несе відповідальність за недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
4.3. Провідний документознавець несе відповідальність за розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.
4.4. Провідний документознавець несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.
4.5. Провідний документознавець несе відповідальність за правопорушення, скоєні у процесі своєї діяльності, у межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.6. Провідний документознавець несе відповідальність за заподіяння матеріальних збитків організації (підприємству/установі) у межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.7. Провідний документознавець несе відповідальність за неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх у особистих цілях.
Будь-яке підприємство та державна установа – це сотні циркулярів, наказів, посадових інструкцій, розпоряджень. Одним словом – документів. Не має значення, в якому вигляді вони передаються, паперовому чи електронному. Головне, що без їхнього обороту будь-яке виробництво постане, оскільки порушиться вся комунікація між відомствами та відділами. Щоб цього не сталося, у будь-якій серйозній установі тримають цілий штат спеціалістів – документознавців.
Чим відрізняється документознавець від діловода?
Найбільша плутанина найчастіше виникає між професіями документознавця та діловода. Мова про одну і ту ж спеціальність чи все-таки про різні? Насправді, документознавці та діловоди хоч і родинні професії, але все-таки різні.
Документознавцями називають спеціалістів, які організують документообіг на підприємстві.
Діловоди - це менш кваліфіковані працівники, чиє основне завдання полягає у підготовці та пересиланні офіційних паперів різним відомствам та відділам. Як правило, на невеликих підприємствах ці обов'язки поєднують секретарі чи особисті помічники керівників.
На великому підприємстві чи державному відомстві документознавці керують відділом і мають у підпорядкуванні штат із кількох діловодів.
Обов'язки документознавця
Виходячи з цього виникає питання: чим конкретно займається документознавець на підприємстві? Якщо стисло, то організаційною роботою.
Підготовка документів (тим суворішої звітності) - це також технологія. Приблизно така сама, як виробництво деталей для машини. Будь-який документ має свою форму. Є правила його складання. При цьому кожен документ повинен відповідати нормативно-правовим актам, тобто бути приведений у відповідність до законодавства. Нарешті, мета будь-якого офіційного паперу (наказу, розпорядження) – вчасно поінформувати начальство та співробітників.
Крім того, документи мають властивість старіти. Після цього їх слід помістити до архіву та належним чином оформити.
Обов'язки документознавця таким чином можна перерахувати у кількох пунктах:
Облік, контроль та зберігання різних документів;
Планування та забезпечення документообігу на підприємстві;
Впровадження передових систем ведення документації, насамперед електронних баз даних;
Участь у підвищенні кваліфікації працівників відділу.
Виглядають посадові обов'язки документознавця не надто цікаво. У цій професії вистачає рутини і того, що прийнято зневажливо називати гачкотворством. Але насправді від того, чим займається документознавець, безпосередньо залежать сотні процесів - від своєчасної передачі розпоряджень начальства до закупівлі нового обладнання та успішного проходження податкових перевірок.
Вимоги до знань та навичок документознавця
Перше, що має знати спеціаліст документознавця, це правильне оформлення будь-яких офіційних паперів. Однак цим вимоги до його навичок не вичерпуються. Справжній професіонал на зубець знає:
основи права у частині діловодства;
нормативно-правові акти та розпорядження, що стосуються оформлення будь-яких паперів;
порядок оформлення документів, правила їх зберігання та експертизи цінності;
архівна справа;
основи програмування та забезпечення роботи баз даних;
трудове законодавство.
Ключова навичка роботи документознавця полягає в умінні поводитися з базами даних. Хороший фахівець володіє всіма популярними СУБД і, принаймні, повинен вміти знаходити спільну мову з програмістами. Адже кінцевий результат його полягає в тому, щоб будь-який документ можна було легко знайти в архіві або через пошукову систему на внутрішніх серверах. Власне, за тим фахівцю потрібні навички в програмуванні.
Посадова інструкція документознавця
Цей документ точно визначає посадові обов'язки і права спеціаліста. У ньому мають бути перераховані всі вимоги до співробітника, чітко визначено зону його відповідальності та наведено повний перелік завдань. Всі ці нюанси можуть значно відрізнятись у різних організаціях, де працюють документознавці, тому нижче ви можете ознайомитись одразу з кількома зразками посадових інструкцій:
Як отримати освіту документознавця
Виходячи з вимог законодавства, на посаду документознавця можуть прийняти тільки повнолітнього із закінченою вищою або середньою спеціальною освітою. Курс і називається - «Документознавство» чи «Документаційне (інформаційне) забезпечення підприємства» .
Перше, на що слід звертати увагу під час вступу до навчального закладу, це можливість виробничої практики у великій компанії. Успішне стажування на такому підприємстві - не тільки хороша підмога в навчанні документознавця, а й відкриває додаткові можливості при подальшому працевлаштуванні.
Перспективи роботи документознавцем
Кар'єрне зростання документознавця полягає у підвищенні кваліфікації. Спеціаліст без досвіду роботи може пройти підвищення кваліфікації та отримати спочатку першу, а потім другу категорію. Однак при цьому в обох випадках потрібно попрацювати не менше трьох років на посаді.
Професія документознавця має вагому перевагу - універсальність підготовки. Працівник із такою кваліфікацією може влаштуватися практично на будь-яке підприємство. Він може працювати документознавцем у МФЦ, освітніх установах та багатьох інших організаціях.
Крім того, спеціалісти з дипломом документознавця можуть працювати і на інших позиціях: секретарів-референтів, помічників директора, архіваріуса тощо.
Найголовніша перспектива для такого фахівця – це можливість відкрити власну справу та надавати приватні послуги з перевірки правильності оформлення документів (аудит з документообігу).
Однак при цьому професія документознавця не відрізняється особливою різноманітністю чи творчим підходом. У ній набагато важливіші такі навички, як грамотність, скрупульозність, посидючість і уважність. У документознавців завжди багато роботи і вкрай відповідальна. Будь-яка дрібниця може коштувати йому квартальної премії, а то й кар'єри.
Середня зарплатня документознавця, вакансії
Як уже було сказано, документознавець – спеціальність універсальна. Такі фахівці цінуються і в офісах великих компаній, і в архівах, і державній службі. При цьому вакансій для документознавців дуже багато, хоча, звичайно, вони називаються по-різному: секретар-документознавець, діловод, помічник директора, спеціаліст з документообігу і т.д.
Середня зарплата також суттєво відрізняється, хоча в середньому коливається близько 25 т.р.У свою чергу, документознавець без досвіду може претендувати на зарплату в районі 16 т.р. В цілому ж по країні картина наступна:
Перелік обов'язків, які має виконувати той чи інший співробітник на своєму робочому місці, може бути зазначений у трудовому договорі. Часто додатком до цього документа є посадова інструкція. Її обов'язкове складання законодавчо не закріплено, але допомагає вирішити кілька завдань одночасно. Розглянемо, якою має бути посадова інструкція документознавця та які функції має виконувати цей співробітник.
Зразок посадової інструкції документознавця
1. Загальні положення
- Документознавець входить у розряд фахівців.
- На посаду:
- документознавця приймається особа, яка здобула вищу профосвіту, вимоги до стажу роботи відсутні;
- документознавця II категорії приймається (перекладається) особа з вищою профосвітою та стажем праці на цій посаді від 3 років;
- документознавця І категорії приймається (перекладається) особа з вищою профосвітою та трудовим стажем на позиції документознавця ІІ категорії від 3 років.
- Фахівець, прийнятий на посаду документознавця, повинен мати такі знання:
- закони РФ, постанови, накази та інші нормативні папери вищих інстанцій, пов'язані з документаційним забезпеченням управління;
- норми та алгоритм планування та процес роботи на базі комп'ютерної техніки свого відділу;
- способи та методи вивчення, розробки та покращення документаційних сервісів організації;
- правила формування, розподілу, зберігання, експертизи цінності паперів;
- створення та правильне ведення архівної справи;
- нормативні та методичні папери з проектування та застосування АІС свого відділу;
- початкові навички програмування;
- провідний досвід у своїй професійній галузі як російський, і зарубіжний;
- основи економіки, організації праці та управління;
- норми законів РФ про працю;
- Правила внутрішнього трудового розпорядку суб'єкта господарювання;
- вимоги та норми пожежної безпеки та охорони праці.
- Документознавець під час своєї роботи спирається на:
- Статут (Положення) організації;
- посадову інструкцію;
- інші акти та папери, пов'язані із завданнями документознавця в компанії.
- Начальником зазначеного працівника є ______________________.
- Під час відсутності документознавця на своєму робочому місці (через хворобу чи відпустку) його трудові функції передають обраній керівництвом особі, яка отримує водночас права документознавця і нестиме відповідальність за неповне або недобросовісне виконання своєї роботи в період заміщення.
2. Посадові обов'язки
До списку робочих завдань співробітника входять:
- Створення та впровадження технологічних процесів роботи з паперами та документною інформацією на основі роботи з ЕОМ та оргтехнікою (сюди входять облік, контроль виконання, оперативне зберігання, консультативна діяльність).
- Робота над удосконаленням діяльності свого відділу, контроль стану діловодства у компанії.
- Підготовка пропозицій та заходів щодо впровадження ергономічних умов роботи, раціоналізації робочих місць персоналу свого відділу.
- Створення сервісів документації та табелів паперів різного призначення та рівня керування.
- Організація впровадження сервісів для роботи з важливими паперами.
- Участь у класифікації складу паперів та інформаційних показників, зменшенні їх числа та покращенні документопотоків.
- Відбір документів, що направляються на державне зберігання, дотримання та участь в експертизі цінності паперів свого підприємства.
- Вивчення, аналіз та узагальнення провідного досвіду у сфері документаційного забезпечення управління, створення нормативно-методичних інструкцій для інших працівників з питань документаційного забезпечення.
- Разом із керівництвом брати участь у процесах підбору, розподілу та підвищення кваліфікації персоналу свого відділу.
3. Права
Співробітник при виконанні своєї роботи наділений такими повноваженнями:
- Брати участь та висловлювати свою думку в обговоренні проектів рішень начальства.
- Зі схвалення свого керівника залучати персонал до спільного вирішення поставлених перед ним завдань.
- Вимагати від персоналу інших відділів підприємства необхідні відомості та папери.
- Участь у вирішенні питань начальства щодо виконуваних трудових функцій.
- Вимагати від адміністрації компанії надання допомоги у вирішенні деяких робочих завдань.
4. Відповідальність
Співробітник, прийнятий на посаду документознавця, відповідає:
- за неповне та неякісне виконання своєї роботи, - у порядку, зафіксованому в трудовому законодавстві РФ;
- за помилки та злочини, скоєні під час своєї роботи, - відповідно до норм, описаних у чинному адміністративному, кримінальному та цивільному законодавстві РФ;
- за заподіяння матеріальної шкоди - відповідно до норм, закріплених чинним трудовим законодавством РФ.
ФАЙЛИ
Для чого потрібна посадова інструкція в компанії
Наявність документа дозволяє наймачеві вирішити декілька завдань:
- гранично точно описати вимоги до співробітника, його освіти, кваліфікації;
- обґрунтувати відмову у прийнятті на посаду, якщо претендент не задовольняє якимось вимогам;
- обґрунтувати правомірність дисциплінарного стягнення, якщо особа «провинилася» або недостатньо добре виконала свої обов'язки;
- розділити трудові функції між кількома працівниками з посадами;
- закріпити межі відповідальності для персоналу.
Вивчивши посадову інструкцію працівник-документознавець повинен точно розуміти, що від нього вимагає роботодавець.
Важливо! Інструкція може бути як самодостатнім документом, і додатком до трудового договору.
Яка інформація має бути у тексті паперу
У трудовому законодавстві немає затвердженого бланка цього папера. Її складають у так званій вільній формі. Проте за роки практики виробилася структура для посадової інструкції. Вона містить базові розділи та додаткові.
Основними розділами, які мають включати документ, є «Загальні положення», «Посадові обов'язки», «Права» та «Відповідальність». Залежно від масштабів організації та намірів керівництва додають додаткові розділи, наприклад, «Умови роботи», «Взаємозв'язки» та ін.
Розділ «Загальні положення»
У ньому вказують, до якої категорії ставитиметься працівник, які вимоги пред'являються до освіти, трудового стажу, знань та навичок. Важливе значення мають знання законів щодо сфери діяльності працівника. Документознавець повинен уміти працювати з сервісами з обліку та зберігання документації.
У цьому розділі також наголошують, у кого у підпорядкуванні перебуватиме співробітник, хто і як заміщатиме його за відсутності.
Таким чином, у цьому пункті прописують основні робочі моменти, не торкаючись конкретних трудових функцій. Їм відводиться наступний розділ.
Розділ «Посадові обов'язки»
Тут гранично точно розписують за пунктами, які завдання має вирішувати документознавець. Перелік залежатиме від величини компанії, чи є в штаті інші фахівці з аналогічною посадою. Документознавець повинен стежити за належним оформленням паперів, їх зберіганням, допомагати працівникам із упорядкуванням документації, працювати над покращенням організації документообігу компанії.
Важливо!Чим конкретніше роботодавець пропише трудові обов'язки співробітника, тим більше шансів, що виникнуть ситуації непорозуміння сторін. Також важливо, щоб посадові обов'язки відповідали навичкам і знанням, які будуть перераховані в першому пункті інструкції.
Розділ «Права працівника»
У цьому пункті позначають перелік прав працівника. Зазвичай це самостійне прийняття рішень, право на вимогу та вивчення певної документації, на залучення інших працівників до вирішення свого завдання (у деяких випадках), на участь у вирішенні будь-яких питань у компанії, що належать до своєї сфери діяльності.
Розділ «Відповідальність працівника»
Тут мають інформацію про види відповідальності, до якої може бути притягнутий документознавець за недобросовісне виконання або невиконання своїх функцій на робочому місці. Детально кожен пункт не розписують, тому що покарання буде визначено вже під час правових провадження.
Загальні моменти оформлення
Посадова інструкція формується на основі тих даних, які зафіксовані у Кваліфікаційних довідниках посад, наприклад, у довіднику, затвердженому Мінпрацею у постанові від 21.08.1998 №37, або профстандартах.
Створенням цього документа для підприємства займається кадровий працівник, юрист, сам керівник, його заступники. Важливо, щоб складати документ, допомагав безпосередній начальник документознавця. Саме він має достатнє розуміння того, які навички повинен мати здобувач і яку роботу в організації він виконуватиме.
Як оформити посадову інструкцію
- Спочатку в самому верху в середині вказують повну назву компанії та за бажанням її реквізити.
- Потім має бути відмітка про затвердження документа керівником. Він має розписатися і поставити там дату затвердження інструкції.
- Потім пишуть заголовок документа і мають нижче його повний текст.
- Наприкінці розписуються керівник відділу (начальник співробітника), сам документознавець та особи, з якими погоджувався папір.
До відома!Як правило, формують два екземпляри посадової інструкції. Перший забирає собі працівник, а другий зберігається у відділі кадрів. Співробітнику можна залишити свій екземпляр на робочому місці, щоб завжди можна було уточнити необхідні питання, звірити щось у процесі своєї трудової діяльності.
Завантаження...
