Продовжуємо серію інтерв'ю із професіоналами. На цей раз ми дізналися про професійні обов'язки секретаря суду, з'ясували, чим відрізняється робота секретаря суду від роботи секретаря судового засідання, оцінили, які перспективи відкриваються молодим спеціалістам на цих посадах. Про це та багато іншого нам розповіла секретар судового засідання у кримінальних справах 1 інстанції Московського міського суду.
КонсультантПлюс: Суддя не працює поодинці, йому допомагають співробітники судового апарату. Один із таких помічників – секретар суду. Розкажіть, у чому полягають його обов'язки, яка його роль діяльності суду?
Роль секретаря судового засідання та секретаря суду є вкрай важливою для виконання судом покладених на нього функцій. Недарма кажуть, що від роботи співробітників апарату суду залежить дуже багато, починаючи від оперативності та закінчуючи якістю виконання завдань, що стоять перед судом.
Функції секретаря судового засідання та секретаря суду докладно описані в інструкції з діловодства, затвердженої наказом Судового департаменту при Верховному суді РФ. Цей документ є для секретарів керівництвом до дії.
Наприклад, секретар суду, який працює у відділі діловодства, чи то у кримінальних чи у цивільних справах, виконує такі функції: приймає справи, реєструє їх у журналах обліку, реєструє необхідну інформацію в електронній базі, у тому числі про рух справи, після набрання рішенням рішення. у законну силу готує справу виконання рішення тощо.
Щодо функцій секретаря судового засідання, то вони, звичайно ж, відмінні від функцій секретаря суду. Секретар судового засідання зобов'язаний підготувати справу до слухання, забезпечити необхідні заходи для виклику до суду осіб, які беруть участь у справі, наприклад, шляхом спрямування повісток, вимог про доставку, передачі телефонограми та інше. У день слухання справи секретар судового засідання перевіряє явку викликаних учасників процесу, а також веде протокол судового засідання. При цьому слід зазначити, що хоча протокол судового засідання і не є стенограмою, його зміст має бути максимально повним і достовірним. Після розгляду справи суддею по суті секретар судового засідання оформляє справу для здачі її до відділу діловодства: підшиває у хронологічному порядку документи, долучені під час слухання, протокол судового засідання, судові ухвали та рішення; складає опис справи; виписує статистичну картку, а за потреби - виконавчі документи; направляє або вручає учасникам процесу копії підсумкового рішення. Далі секретар здає справу до канцелярії, де вже секретар суду перевіряє правильність оформлення справи та приймає для подальшого виконання.
Крім того, секретар розміщує інформацію про рух справи у внутрішніх базах даних, а також здійснює вивантаження необхідної інформації та текстів рішень на офіційних сайтах суду. В даний час в умовах розвитку так званого електронного правосуддя робота з електронними базами даних є однією з найважливіших функцій.
Як бачите, робота секретаря суду та секретаря судового засідання є важливою у суді.
КонсультантПлюс: Чому ви вирішили стати юристом? У юриста багато можливостей для реалізації, чому ви обрали саме судову систему, як розпочали свій шлях у професії?
Ви маєте рацію, у юриста багато можливостей для працевлаштування, для застосування своїх знань та задоволення професійних амбіцій. Однак я обрала державну службу – роботу в суді, оскільки саме в суді загальної юрисдикції є можливість постійно розвиватися професійно та особистісно, спілкуватися з людьми та, що найважливіше, допомагати відновити справедливість та захищати тих, чиї права були порушені.
У судовій системі працюють сумлінні, порядні, відповідальні люди, саме ці якості - фундамент мого становлення і як особистості, як і юриста. Тому після закінчення коледжу свою трудову діяльність я розпочала у Московському міському суді.
КонсультантПлюс: Які переваги ви бачили для себе в момент прийняття рішення?
Приймаючи рішення про працевлаштування до суду, я в силу молодого віку не виділяла собі як таких переваг. Але зараз я розумію, що будь-який співробітник суду завжди має перспективу стати суддею або ж набратися необхідного і дуже важливого досвіду і знайти себе в іншій юридичній діяльності.
І, тим не менш, треба наголосити, що більшість суддів – це колишні секретарі та помічники суддів, адже саме вони знають усі тонкощі судової роботи і, як правило, із секретарів та помічників виростають блискучі професіонали.
КонсультантПлюс: Які знання, навички та особисті якості необхідні для людини, яка обіймає цю посаду?
Для роботи в суді кожному співробітнику необхідно, перш за все, знати чинне законодавство Російської Федерації, стежити за законодавчими змінами та тенденціями. Крім того, секретареві суду або судового засідання слід бути зібраним та відповідальним. І, звичайно ж, секретар має бути комунікабельним та ввічливим. Адже за захистом своїх прав у суді часто звертаються люди, які опинилися у скрутній ситуації через незнання своїх прав чи закону як такого. Тому ніколи не можна ставити себе вище за тих, хто прийшов до суду, належить ставитися шанобливо та коректно до кожного. Найчастіше секретар суду є людиною, яку в першу чергу зустрічають громадяни, які прийшли до суду.
КонсультантПлюс: Який у вас порядок дня? Скільки справ на день у середньому розглядається, скільки громадян із заявами ви приймаєте, яку кількість документів потрібно підготувати тощо. Чи складно встигнути впоратися з усіма цими справами?
Кожен робочий день у суді дуже насичений. Хоча судді у цивільних та кримінальних справах розглядають різну кількість справ – адже справи відрізняються своєю специфікою, – навантаження на будь-якого суддю і, відповідно, секретаря судового засідання та секретаря суду високе.
Природно, у кожному судовому засіданні бере участь секретар і виконує всі функції, про які я говорила вище. З існуючим обсягом роботи впоратися непросто, для цього потрібен досвід та певні навички. Треба визнати, що згодом якісь процесуальні чи процедурні дії секретар робить, як то кажуть, на автоматі. Проте, наприклад, складання протоколу судового засідання в силу індивідуальності кожної справи потребує великої уваги та концентрації.
КонсультантПлюс: Що вам особливо подобається у вашій роботі?
Робота секретаря цікава тим, що завжди є можливість спостерігати за правосуддям та бути причетним до цього. Крім того, робота в суді сильно дисциплінує та робить більш відповідальною. Багато чого навчають люди, які приходять до суду відстоювати свою позицію у справі. Загалом у моїй роботі мені подобається те, що я не стою на місці, займаюся цікавою справою, переймаючи колосальний досвід та знання суддів, з якими працюю. Все це разом допомагає налагоджувати і правильно вибудовувати стосунки з людьми.
КонсультантПлюс: Як ви вважаєте, які перспективи відкриває ця професія для молодих фахівців?
Професійний розвиток співробітників суду відбувається у кілька етапів. Найчастіше державна служба у суді починається саме з посад секретаря суду чи секретаря судового засідання. Другий ступінь професійного розвитку – це консультант суду чи помічник судді. Після п'яти років роботи помічником можна скласти кваліфікаційний іспит на посаду судді. У разі успішного складання іспиту та схвалення кваліфікаційною колегією суддів Москви, проходження інших процедур, передбачених законом, відбувається призначення на посаду судді або на підставі постанови Міської Думи (світові судді), або на підставі указу Президента (федеральні судді). І ті, й інші складають присягу в Президії Московського міського суду. Треба сказати, що церемонія складання присяги проходить в урочистій обстановці і завжди хвилююча, вона змушує пишатися досягненнями колег, які вже стали суддями, і стимулює до власного зростання.
КонсультантПлюс: Які у вас особисто плани на майбутнє? Відомо, що практично всі судді розпочинали свою діяльність як секретар суду. Ви хотіли б у майбутньому стати помічником судді, а потім суддею? Якщо так, то на яких питаннях ви б хотіли спеціалізуватися?
Звичайно, все це входить у мої плани на майбутнє. Оскільки моя робота пов'язана з кримінальним правом, мені хотілося б спершу стати помічником судді, а потім стати суддею-криміналістом.
КонсультантПлюс: Як ви ставитеся до використання довідкових правових систем у судовій роботі? Чи використовуєте систему КонсультантПлюс і, якщо так, які завдання вирішуєте з її допомогою?
Правові системи дуже допомагають у роботі. Вони полегшують пошук необхідних документів як нормативно-правових актів, так і матеріалів судової практики. Зокрема, в систему КонсультантПлюс включено всі редакції документів, зручно шукати і порівнювати редакції. Наприклад, нерідко в рамках розгляду кримінальних справ вивчаються звинувачення у скоєнні злочинів багаторічної давності, тому необхідно знати закони, які діяли на той час, враховувати, чи погіршують вони становище винної особи, тощо.
КонсультантПлюс: Що ви порадите студентам юридичних факультетів, які б хотіли працювати секретарем судового засідання: до чого їм бути готовими і як будувати кар'єру?
Незалежно від того, ким хоче бути студент, він повинен навчатися, розвиватися та бути готовим до прийняття відповідальних та зважених рішень. З вибором майбутньої професії студент може визначитися в період проходження практики. Якщо студент ухвалить рішення працювати в суді, йому треба бути готовим до важкої, відповідальної та напруженої роботи. Боятися цього не варто, оскільки з досвідом страх піде, а інтерес до роботи зросте. Я вважаю, що прагнення стати суддею має бути у кожного секретаря суду, адже відправлення правосуддя – це вінець юридичної кар'єри.
Секретарнеобхідний будь-якій організації, а отже, посадова інструкція секретаря стане в нагоді кожній компанії. Важливо чітко прописати посадові обов'язки секретаря, які не обмежуються прийомом дзвінків і милими посмішками. Ми пропонуємо вам зразок посадової інструкції секретаря керівника – генерального директора, голови департаменту, директора філії тощо.
Посадова інструкція секретаря
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.П. ________________
«________»_____________ ____ р.
1. Загальні положення
1.1. Секретар належить до категорії технічних виконавців.
1.2. Секретар призначається посаду і звільняється з неї наказом генерального директора предприятия.
1.3. Секретар підпорядковується безпосередньо генеральному директору/керівнику структурного підрозділу компанії.
1.4. На час відсутності секретаря його права та обов'язки переходять до іншої посадової особи, про що оголошується у наказі щодо організації.
1.5. На посаду секретаря призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища, неповна вища або середня спеціальна, стаж аналогічної роботи від півроку, знання офісної техніки (факс, копір, сканер, принтер), програм Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретар керується у своїй діяльності:
- Законодавчими актами РФ;
- статутом компанії, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами компанії;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- справжньою посадовою інструкцією.
2. Посадові обов'язки секретаря
Секретар виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Здійснює роботу з організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника.
2.2. Приймає кореспонденцію, що надходить на розгляд керівника, передає її відповідно до прийнятого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцем для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.
2.3. Приймає документи та особисті заяви на підпис керівника.
2.4. Відповідає на телефонні дзвінки, фіксує та передає службову інформацію керівнику, організовує проведення телефонних переговорів керівника.
2.5. За дорученням керівника складає листи, запити та інші документи.
2.6. Виконує роботу з підготовки засідань та нарад, що проводяться керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час та місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде та оформлює протоколи засідань та нарад.
2.7. Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням строків виконання вказівок та доручень керівника, взятих на контроль.
2.8. Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють ефективній роботі керівника.
2.9. Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань та пропозицій працівників.
2.10. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження та у встановлені терміни здає до архіву.
2.11. Організовує відрядження керівника: замовляє авіа- та залізничні квитки, бронює готелі.
2.12. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.
3. Права секретаря
Секретар має право:
3.1. Отримувати інформацію, у тому числі конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.
3.2. Представляти керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи та роботи компанії.
3.3. Запитувати особисто чи за дорученням керівника від підрозділів підприємства та інших спеціалістів інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва створення нормальних умов виконання службових обов'язків і безпеки всіх документів, що утворюються внаслідок діяльності підприємства.
3.5. Приймати рішення у межах своєї компетенції.
4. Відповідальність секретаря
Секретар несе відповідальність:
4.1. За невиконання та/або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання чинних інструкцій, наказів та розпоряджень щодо збереження комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.
Посадова інструкція секретаря містить вимоги до кваліфікації співробітника, встановлює порядок його підпорядкування, призначення та звільнення з посади. У документі описуються функціональні обов'язки, права працівника, його відповідальність. Повноваження секретаря визначаються специфікою організації.
Приклад типової посадової інструкції секретаря керівника
І. загальні положення
1. Секретар належить до категорії "технічні виконавці".
2. Секретар безпосередньо підпорядковується генеральному директору/керівнику структурного підрозділу.
3. Призначення чи звільнення з посади секретаря здійснюється наказом генерального директора.
4. На посаду секретаря призначається особа, яка має освіту не нижчу за середню спеціальну, досвід роботи на аналогічній посаді не менше одного року.
5. У період відсутності секретаря функціональні обов'язки, права, відповідальність переходять до іншої посадової особи, про що повідомляється у наказі щодо організації.
6. Секретар повинен знати:
- організаційну структуру;
- норми ділового спілкування та етикету;
- організацію діловодства;
- основи цивільного, трудового законодавства РФ;
- правила експлуатації організаційної та обчислювальної техніки;
- прикладні програми (Word, Excel та ін.);
- машинопис;
- правила охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту
7. Секретар у своїй діяльності керується:
- Статутом організації;
- законодавством РФ;
- правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими керівними актами організації;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- цією посадовою інструкцією.
ІІ. Посадові обов'язки секретаря
Секретар виконує такі функціональні обов'язки:
1. Приймає відвідувачів.
2. Приймає та передає на підпис керівнику документи та особисті заяви.
3. Отримує кореспонденцію, яка надходить на адресу керівника на розгляд. Відповідно до прийнятого рішення направляє її до структурних підрозділів або конкретних осіб для використання у роботі.
4. Здійснює комунікацію за допомогою засобів зв'язку, реєструє, передає службову інформацію керівнику.
5. Здійснює діяльність із технічного, організаційного забезпечення роботи керівника.
6. Складає запити, листи, інші документи на доручення керівника.
7. Займається підготовкою нарад, засідань, які влаштовує керівник. Збирає необхідні відомості, реєструє, інформує учасників про місце, час проведення зустрічі, порядок денний. Веде, оформляє протоколи засідань, нарад.
8. Організує відрядження керівника: набуває квитків, орендує транспорт, приміщення.
9. Контролює виконання працівниками організації розпоряджень, наказів керівництва.
10. Формує справи, забезпечує збереження документів, передає в архів у встановлені терміни.
11. Виконує окремі службові доручення керівника.
ІІІ. Права
Секретар має право:
1. Приймати самостійні рішення у межах своєї компетенції.
2. Не приступати до виконання своїх повноважень у разі виникнення небезпеки для життя чи здоров'я.
3. Пред'являти до керівництва вимоги про створення нормальних умов виконання своїх службових обов'язків, збереження матеріальних цінностей, документів.
4. Одержувати службову інформацію у повному обсязі для виконання своїх повноважень.
5. Надсилати на адресу керівництва раціоналізаторські пропозиції для покращення діяльності організації та власної роботи.
6. Інформувати керівника про виявлені недоліки у діяльності організації, висувати пропозиції щодо їх ліквідації.
7. Отримувати від працівників структурних підрозділів необхідні матеріали та пояснення причин порушення строків та якості виконання завдань, доручень керівництва.
ІV. Відповідальність
Секретар несе відповідальність за:
1. Проведення несанкціонованого керівництвом подання інтересів організації, зустрічей.
2. Результати прийнятих рішень, своїх действий.
3. Неналежне виконання своїх посадових обов'язків.
4. Порушення вимог керівних документів організації.
5. Неправомірне поводження з особистою інформацією, передачу конфіденційних відомостей, комерційну таємницю.
6. Заподіяння шкоди організації, її співробітникам, контрагентам, державі.
7. Порушення вимог трудової дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку, норм техніки безпеки, протипожежного захисту.
8. Порушення етикету, норм ділового спілкування.
Секретар судового засідання
Секретар судового засідання є державним службовцем і працює лише у судах. Він забезпечує документальну роботу судді, судові процеси, бере участь у засіданнях. Ця посадова особа виконує такі функціональні обов'язки:
1. Збирає, оформляє матеріали справи на розгляд у засіданні суду.
2. Веде протокол засідання суду.
3. Готує та надсилає повістки, викликає до суду учасників засідання.
4. Оформляє судові справи відповідно до вимог законів.
Секретар-діловиробник
Секретар-справовод - посадова особа, яка веде документообіг організації. До його завдань входить:
1. Проведення телефонних переговорів та робота з клієнтами.
2. Контроль за своєчасним виконанням зобов'язань, зафіксованих у документах.
3. Реєстрація та обробка кореспонденції.
4. Переклад документів, кореспонденції з іноземних мов.
5. Ведення архіву документів.
Кожне підприємство веде свою діяльність на підставі локальних нормативних актів, що складаються відповідно до норм чинного законодавства. Оскільки кожна фірма - це окремий організм, те й працювати він має злагоджено.
Одним із важливих документів, на якому ґрунтується діяльність фахівців підприємства, є посадова інструкція. Це документ, у якому прописані функціональні обов'язки працівника того чи іншого спрямування, спеціальності. Вона необхідна ретельного ознайомлення працівників як зі своїми обов'язками, а й правами, повноваженнями і функціями.
Посадова інструкція - це локальний документ, у якому зазначаються правничий та обов'язки кожного співробітника залежно від посади і виконуваної трудової функції.
Цей документ розробляється спеціалістами відділу кадрів разом із юристами. Затверджує інструкцію роботодавець чи найманий керівник, якщо має такі повноваження.
Роботодавець зобов'язаний ознайомити претендента на посадову інструкцію до підписання трудового договору. Якщо це не буде зроблено, то притягти працівника до дисциплінарної відповідальності за невиконання своїх посадових обов'язків роботодавець не зможе.
У документі обов'язково мають бути детально розписані посадові обов'язки секретаря, залежно від специфіки роботи. Чим докладніше вказані ці обов'язки, тим легше вирішуватиме досудові та судові конфлікти між працівником та роботодавцем.
Навіщо потрібна посадова інструкція
При складанні цього документа, відповідальна особа має спиратися на норми чинного федерального, регіонального та локального рівнів. Керівник підприємства як особа відповідальна за правильне ведення документообігу повинен перевірити цю відповідність. Крім того, кадровий начальник також має знати про відповідність інструкції чинному законодавству.
Складає вона або групи ідентичних посад, або за конкретної індивідуальної посади. Працівник має бути ознайомлений із документом під розпис. Зробити це потрібно при прийомі працювати. Якщо вона буде складена не правильно, то у працівника та керівника неодмінно виникнуть розбіжності та конфліктні ситуації щодо поділу праці та виконуваних працівником функцій.
При правильному складанні посадових інструкцій керівництво має переслідувати конкретні цілі та вирішувати наступні завдання:
- правильно поділити робочі обов'язки між співробітниками схожих посад. Необхідно чітко скоординувати їх дії задля досягнення максимально корисного результату;
- поліпшення психологічного клімату у колективі, поліпшення обстановки. Необхідно максимально зменшити відсоток ймовірності виникнення конфліктів;
- чітко розмежувати правничий та обов'язки фахівців рівня, дати конкретику з їх повноваженням, чітко визначити відповідальність кожного. При необхідності, можна окремо наголосити на дисциплінарних стягненнях, які можуть бути застосовані до фахівця у вигляді відповідальності за зневагу своїми обов'язками;
- здійснити психологічне та посадове розвантаження співробітників, які змушені поєднувати кілька посад. Мало їх легко розвантажити, це навантаження потрібно правильно і поступово розподілити;
- налагодити систему психологічного та фінансового стимулювання та мотивації;
- правильно розподілити обов'язки між управлінцями.
За допомогою посадової інструкції керівництво підприємства реалізує всі аспекти взаємодії апарату управління та персоналу. Не завжди вдається досягти максимально можливого результату. Тому потрібно правильно вибрати та призначити людину, яка буде відповідальна за складання посадових інструкцій.
Залежно від масштабів фірми та чисельності найманого персоналу, типова інструкція складається для групи ідентичних посад. При необхідності можна внести корективи для конкретної посади. Якщо фірма невелика, налічує лише 25-50 людина, то документ становить кожної посади окремо. Відповідальним є працівник відділу кадрів.
Основні правила щодо складання посадової інструкції секретаря
Для такої посади, як секретар (вона може бути багаторівнева, починаючи від секретаря начальника структурного підрозділу до секретаря керівника холдингу або концерну), не існує розробленої уніфікованої форми посадової інструкції. Тому у кожного підприємства є право вибору щодо складання документа.
При складанні документа відповідальний співробітник повинен пам'ятати, що необхідно враховувати специфіку діяльності підприємства. На фірмах різної спрямованості секретарі можуть виконувати різні функції та обов'язки. Це потрібно врахувати під час складання.
Можна спиратися на визнаний шаблон. У кожній посадовій інструкції мають бути такі положення:
При необхідності, до посадової інструкції секретаря можна внести додаткові розділи:
- "умови роботи". Тут можна зробити посилання на правила внутрішнього розпорядку визначення режиму роботи секретаря. Якщо виникатиме необхідність супроводу керівника у службових поїздках, цей нюанс також можна відобразити тут;
- "право підпису". Секретар може підписувати документи у межах своїх повноважень.
Посадова інструкція, складена відповідальним співробітником відділу кадрів, має пройти процедуру погодження з начальником кадрової служби. Крім того, сам секретар має бути ознайомлений із нею під розпис.
Складання посадової інструкції секретаря
Документ складається в єдиному екземплярі. Його підписує сам секретар після того, як уважно прочитає та вивчить. Якщо на підприємстві штату передбачено кілька секретарів, то можна роздрукувати кілька екземплярів, внісши відповідні правки для кожного окремо, залежно від посади керівника, до якого «прикріплюється» секретар.
Якщо самому секретареві необхідний для особистого користування додатковий екземпляр, він може зняти копію з уже підписаної посадової інструкції. Це не заборонено!
Щоб правильно скласти документ, необхідно дотриматись деяких правил. Зокрема, у правому верхньому кутку має бути оформлена «шапка». Це місце затвердження інструкції керівником всього підприємства. Тут потрібно заповнити кілька рядків:
- обов'язково має бути слово «стверджую»;
- далі вказується посада керівника. Наприклад, "генеральний директор" або "директор";
- ПІБ керівника;
- підпис керівника.
Потім усередині листа необхідно вказати назву документа. Це «посадова інструкція секретаря». Тільки після цього прописуються усі основні моменти.
Вище згадувалися розділи, у тому числі має складатися інструкція секретаря. Вони прописуються відповідно до регламенту виконуваних обов'язків. Наприклад, функціональні обов'язки секретаря керівника департаменту можуть бути дещо «вже», ніж обов'язки помічника керівника всього підприємства.
Після того, як інструкція буде складена, її необхідно узгодити з працівником, який є відповідальним за секретаріат. Це може бути керівником відповідного структурного підрозділу. Якщо такої людини у штаті немає, то з керівником кадрової служби чи іншим працівником, до чиїх обов'язків входить таке узгодження.
Позначка узгодження ставиться наприкінці документа. Необхідно заповнити кілька рядків:
- обов'язково вказати слово «узгоджено»;
- посаду відповідальності людини;
- назва фірми у скороченому варіанті;
- ПІБ цього співробітника;
- календарна дата затвердження;
- підпис того, хто погодив інструкцію.
Після цього потрібно дати документ на ознайомлення самому секретареві. Також потрібно заповнити кілька рядків:
- обов'язково вказівку фрази «з інструкцією ознайомлено»;
- посада секретаря так, як вона зазначена у штатному розкладі;
- назва фірми у скороченому варіанті;
- ПІБ цього співробітника;
- паспортні данні. У разі потреби можна зняти копію з тієї сторінки паспорта, де вказано особисті дані секретаря. Копію додати до інструкції як підтвердження вказаних даних;
- календарна дата затвердження;
- підпис співробітника, який підтверджує, що він справді ознайомився зі своєю посадовою інструкцією.
Не варто підмахувати документ, не прочитавши його уважно. Ретельне ознайомлення є гарантом того, що він правильно виконуватиме свої обов'язки, не виконуватиме роботу за інших працівників. Якщо секретар відступить від своїх функціональних обов'язків або не виконуватиме їх, його притягнуть до відповідальності.
Навпаки, якщо його притягатимуть до відповідальності за уявне невиконання, він може послатися на інструкцію і оскаржити наказ керівництва про призначення дисциплінарного стягнення. Також це допоможе при оформленні скарги до інспекції з праці або при поданні позову до суду. Тож треба бути уважним!
Посадові обов'язки секретаря
Секретар потрібен будь-якій організації. Тому і посадова інструкція такого співробітника стане в нагоді кожній компанії. Секретар може бути як у керівника підприємства, і у начальника структурного підрозділи. Від цього залежить посадові обов'язки секретаря.
До посадових обов'язків секретаря входить:
- приймання та сортування кореспонденції, що надходить для начальника;
- ведення діловодства у межах діяльності відділу чи структурного підрозділи;
- приймання особистих заяв від працівників на підпис начальника;
- підготовка документів та матеріалів, які необхідні начальнику для роботи;
- робота з комп'ютерною, копіювальною та іншою оргтехнікою;
- ведення контрольної та реєстраційної картотеки;
- друк документів, які необхідні начальнику для роботи;
- виконання роботи з підготовки різних нарад, засідань та інших зустрічей;
- підготовка та друк необхідних для таких зустрічей документів;
- організація прийому відвідувачів;
- ведення реєстру вхідних та вихідних документів;
- ввічливе спілкування телефоном;
- інші обов'язки, які залежать від специфіки діяльності відділу чи структурного підрозділу.
Посадова інструкція секретаря керівника
Секретар керівника також має посадову інструкцію. До посадових обов'язків секретаря керівника входить:
- здійснювати роботу з організації технічного забезпечення діяльності керівника;
- приймати та сортувати всю кореспонденцію, яка надходить на ім'я керівника;
- якщо є така необхідність, то розсортувати всю кореспонденцію по структурним підрозділам та організовувати доставку цієї кореспонденції до відповідних структурних підрозділів;
- організація телефонних переговорів керівника;
- прийом та запис інформації, що надходить під час відсутності керівника;
- робота з оргтехнікою;
- організація зборів, нарад та засідань;
- підготовка та друк необхідних матеріалів для зустрічей;
- виконання окремих доручень керівника.
завантажити
Завантажити зразок посадової інструкції секретаря у форматі.doc ви можете
Є основною частиною інструкції щодо виконання робочої діяльності для зазначеної трудової позиції. Крім переліку певних рекомендацій, обов'язкових до виконання, подібний документ містить відомості про вимоги, права, зону відповідальності секретаря, а також загальні трудові положення. Не слід вважати, що така професійна позиція є простою і не потребує врахування певних нюансів.
Загальні обов'язки
Спочатку необхідно розібрати, у чому полягають класичні, уніфіковані посадові обов'язки секретаря. Коротко їх можна звести до наступних обов'язкових рекомендацій:
Вимоги до знань
Обов'язки працівника можуть трохи відрізнятися залежно від його основної спеціалізації. Однак незалежно від неї знання в наступних областях для даної посади будуть незайвими та дуже корисними:
- Основи трудового та адміністративного законодавства.
- Загальні норми етики та ділового етикету.
- Основи діловодства.
- Техніка безпеки.
- Правила роботи з обчислювальною та приймально-переговорною, а також оргтехнікою.
- Охорона праці.
- Вимоги до ведення ділового листування.
Крім іншого, виконувати посадові обов'язки секретаря належним чином неможливо без знання внутрішніх засад діяльності підприємства, розпорядку діяльності, нормативних документів та багато іншого. 
Обов'язки помічника керівника
Посадові обов'язки секретаря керівника мало чим відрізняються від загальних вимог, наведених вище. Він також приймає та передає кореспонденцію, займається копіюванням та архівуванням документів, контролює доведення розпоряджень керівника до відповідальних осіб, веде необхідне діловодство, забезпечує закупівлю першочергових товарів. Крім іншого, такий фахівець має вміти займатися:
Як правило, такі посадові обов'язки секретаря керівника можуть виконувати особи, які мають вищу та середню професійну освіту. В останньому випадку значною перевагою є стаж роботи за професією від 2 років.
Права секретаря
Необхідно пам'ятати про те, що не лише посадові обов'язки секретаря визначають його роботу, співробітник, безумовно, має певні права. Так, до них можна віднести можливість ознайомлення з робочими проектами та право внесення раціональних пропозицій у рамках своєї службової інструкції. Крім того, при виявленні недоліків у межах своєї компетенції секретар має право звернути увагу керівника на ці аспекти. 
Вимоги до діяльності діловода
Посадові обов'язки секретаря-діловода, як правило, незначно відрізняються від тих, що були описані вище. При цьому помічник керівника в першу чергу повинен забезпечувати діяльність безпосередньо начальства, тоді як діловод здебільшого зосереджено на паперовій роботі. До інструкції його трудової діяльності обов'язково мають увійти такі аспекти, як:
Вимоги до діяльності судового секретаря
Набагато значні зміни містять посадові обов'язки секретаря судового засідання. Як правило, ці фахівці займаються безпосередньо веденням та фіксацією засідань у суді. Крім того, вони готують листи, запити та інші документи, які можуть здійснювати виклик осіб, які беруть участь у судових дебатах. Подібна активна робота може виконуватися як з вищою, так і з неповною вищою освітою, без відповідного досвіду роботи. Як правило, цю позицію обирають молоді люди та дівчата, які бажають набратися досвіду у судовій сфері та надалі продовжити свою кар'єру в галузі юриспруденції.
Деяким може здатися, що подібна вакансія не потребує спеціальних знань та умінь, тому підійде багатьом, проте це не зовсім так. Чим ще займається секретар суду? Посадові обов'язки мають на увазі:
- Дотримання Конституції, Федеральних законів та будь-яких інших нормативно-правових актів та розпоряджень.
- Виконання доручень судді чи інших уповноважених осіб.
- Взаємодія з іншими співробітниками судової структури на вирішення питань, що у компетенції секретаря.
Загальні відомості
Посадові обов'язки секретаря-діловода, помічника керівника та співробітників суду регулюються особливим документом, що називається посадовою інструкцією. Наявність її в будь-якій компанії є обов'язковою, адже саме згідно із зазначеним переліком правил співробітник розуміє, які дії він має виконувати, а які ні. Розробляється і складається такий документ за участю керівного складу та обов'язково містить такі підрозділи, як загальні положення, права та обов'язки, зона відповідальності, взаємини співробітників усередині фірми, а також необхідні додатки.
Завантаження...
