Діловий мовленнєвий етикет у службових листах навчальний посібник. Переписка для чайників або які фрази можна використовувати в ділових листах Дякуємо за швидке рішення

У практиці ділового спілкування особливе місце надається дотримання норм та правил мовного етикету в листах різного змісту. Мовний етикет ділового листа є проявом культури адресанту.

Вступне звернення та заключна форма ввічливості є загальноприйнятими стандартними формулами.

Вступне звернення- це спосіб залучення уваги адресата, встановлення контакту з ним.

У практиці вітчизняної листування донедавна звернення традиційно використовувалося у листах напівофіційного характеру; у листах-запрошеннях, адресованих конкретним особам (заслуженим діячам науки, мистецтва, культури, депутатам, особам, які займають високе громадське становище, та інших.) чи групі осіб, пов'язаних до своєї діяльності; у комерційній кореспонденції. У сучасних службових листах роль звернення зросла, воно використовується у тих випадках, коли ситуація вимагає безпосереднього звернення до посадовій особічи особам.

Звернення розміщується окремим рядком по центру. Знак оклику надає письму емоційний характер, вказує на особливе значення, що надається автором змісту питання, що викладається.

При зверненні до адресата слід брати до уваги його службове становище, сферу діяльності, характер взаємовідносин між сторонами, мету листа та ін.

Якщо лист надсилають на адресу установи, організації, підприємства, компанії або адресують посадовій особі, ім'я, прізвище та стать якої не відомі, то загальноприйнятими зверненнями є такі:

- Шановні панове!

- Панове!

При зверненні до осіб одного професійного кола можливе звернення:

- Шановні колеги!

- Дорогі колеги!

Для російського мовного етикету нівелювання статей - характерна риса, оскільки до 1917 р. жінок на державній службі практично не було, а в радянський період поширеним було безстатеве звернення “товариш” (тов. Іванова Н. С.). В останні роки при адресуванні листа посадовцю жіночої статі використовується іменник чоловічого роду (слідчий, генеральний директор завідувач тощо).

Якщо одержувачем листа є особливо важлива особа: висока посадова особа (губернатор, мер), заслужений діяч науки та культури, відомий громадський діяч, президент (голова) товариства, кампанії, фірми та ін., то використовують звернення:

- Шановний Олексій Петрович!

- Шановний Павло Анатолійович!

Можливе звернення із зазначенням посади та без прізвища:

- Шановний пане Міністре!

- Шановний пане Губернаторе!

- Шановний пане Депутате!

- Шановний пане видавець!

- Шановний пане голово!

При зверненні до особи, яка має звання, можна використати наступний варіант:

- Шановний лікарю!

- Шановний професоре!

Авторам листів слід мати на увазі, що сьогодні як ніколи важливим є особистісне звернення, яке викликає у адресата підвищений інтерес до письма, свідчить про увагу та повагу відправника до ділового партнера.

Включення до формули звернення прізвища адресата надає тексту документа ввічливо-офіційний характер. Якщо у зверненні вказуються ім'я та по батькові, а прізвище не називається, воно набуває дещо особистий характер. Звернення за ім'ям та по батькові допускається у листі-запрошенні, листі-повідомленні, листі-подяки та деяких інших. Ці відмінності обумовлені традиціями російської мовної культури:

- Шановний пан Петров!

- Шановна пані Петрова!

- Шановний пане Смирнов!

- Шановна пані Дьоміна!

- Шановний пане Горський!

- Шановна пані Проніно!

- Пан Мартинов.

- Шановний Дмитре Івановичу!

- Шановна Ксенія Петрівно!

-Ігор Костянтинович,...

Заключна форма ввічливостізавершує основний текст, поміщається з правого боку однієї вертикалі з датою, розташованої зверху, і відокремлюється від тексту листи двома-трьома інтервалами. Наприкінці заключної формули ввічливості, як правило, ставиться кома, але допустимо і її відсутність. Реквізит “Підпис” (найменування посади особи, яка підписала документ, особистий підпис та її розшифрування) проставляється нижче заключної формули ввічливості відповідно до ГОСТ Р 6.30-97. У листах, оформлених на посадових бланках (а також у деяких листах приватного характеру), найменування посади та розшифрування підпису не ставляться.

У діловому листуванні існує кілька варіантів заключної формули ввічливості. Якщо лист починається з фрази: Шановний пане ..., то воно має закінчуватися фразою: З повагою,...

У вітальних і листах подяки, в листах, що мають особистий характер, використовуються такі мовні формули:

- Щиро Ваша); ...

- Щиро ваші,...

- З найкращомупобажаннями, ...

- З найкращими побажаннями та привітом, ...

-З щирими вітаннями, ...

- З сердечним привітом та побажаннями, ...

-Із вдячністю. Ваш...

- З дружнім привітом,...

- З дружнім вітанням, ...

- Наші найкращі побажанняпану (ім'я).

У реальній ситуації відправник повинен керуватися не лише стандартом, а й правилами гарного тону.

У листах малознайомим людям або діловим партнерам слід використовувати офіційні формулювання:

- З повагою,...

- З вдячністю та повагою, ...

- З глибокою повагою, ..

ЛИСТ-ВДЯКІСТЬ

Як правило, такі листи мають персональну адресацію.

Слова подяки доречні як на початку, так і наприкінці листа. Лист з висловленням подяки може бути різним за змістом, наприклад: лист-прохання, лист-підтвердження, лист-запрошення, лист-відповідь на запрошення, супровідний лист, лист-запит тощо. слід брати до уваги характер ділових та особистісних відносин між відправником та одержувачем листа.

На початку листа можна засвідчити свою повагу, шанобливе ставлення до адресата, визнання його заслуг, позитивну оцінку розуму ділового партнера тощо або висловити подяку за отриману кореспонденцію:

-Дуже люб'язно з вашого боку ...

- Я високо ціную Вашу доброту.

- Визнаючи і гідно оцінюючи Ваш внесок у...

- Ми були щасливі, отримавши...

- Це лист - вираз глибокої подяки (вдячності) ...

- Підтверджуємо із вдячністю отримання Вашого замовлення на...

- Щиро дякую за факс від...

- Дякуємо за каталог, який ми отримали...

- Дякуємо Вам за Ваш лист від...

- Прийміть, будь ласка, мою щиру (глибоку) подяку...

-Хочу висловити мою глибоку подяку за...

-Я (Щиро) вдячний за Ваш...

- Дозвольте висловити подяку за участь у...

- Дозвольте Вам подякувати за...

- Дозвольте висловити Вам подяку (вдячність)

- Ми вдячні Вам за те, що...

- Висловлюємо подяку від імені...

- Дякую Вам за участь...

Наприкінці листатакож можна ще раз використати слова подяки, висловити надію на отримання швидкої відповіді, на продовження співпраці, на можливі перспективи ділових відносин тощо.

З подякою за Ваш інтерес до цієї справи, залишаюсь, ...

- Заздалегідь дякую Вам за сприяння, залишаюся, Вашому...

- Я буду (ми будемо) дуже вдячний (вдячні) за швидку (термінову) відповідь.

- Ми були б дуже вдячні, якщо бВи відповіли за першої нагоди.

- Щиро дякую за Ваше (добре) сприяння.

- Ваше сприяння у цій справі буде гідно оцінено.

- З сердечним привітом та вдячністю за Вашу дію (терпіння) у цій справі.

- Я щиро ціную Ваше терпіння і продовження. інтерес.

- Чекаємо на Вашу люб'язну відповідь.

З найкращими побажаннями та впевненістю у розвитку взаємовигідного співробітництва...

ЛИСТ-ВІДРАВАННЯ

Лист-вітання є доказом доброї прихильності відправника до адресата

Привітання та побажання найчастіше є основним аспектом листа, листівки, телеграми, але можу бути частиною багатоаспектного листа. У такому разі слова привітання та побажання розташовуються, як правило, після звернення та вітання.

Для листів, які пишуться та надсилаються задовго до знаменної дати, можливе розміщення привітання наприкінці листа.

В офіційних вітальних листах найбільш уживаними є формули:

дозвольте привітати Вас;

дозвольте привітати Вас;

прийміть мої (наші) вітання.

ЛИСТ ЗАПРОШЕННЯ

Лист-запрошення може бути адресовано як конкретній особі або кільком особам, і установам. Запрошення конкретній особі слід її складати з урахуванням статусу адресата, характеру відносин між сторонами, а також ступеня офіційності заходу, що проводиться.

Найбільш поширеними у діловому листуванні є висловлювання зі словами: дозвольте запросити; дозвольте запросити.

Нейтральні за стилем виразу підкреслюють зацікавленість сторони, що запрошує. Такі висловлювання мають ще характер обговорення, тобто одностороннього запрошення без згоди другої сторони. У тому випадку, коли і друга сторона згодна, надсилається вже офіційне запрошення.

- Ми були б раді бачити Вас на...

- Ми будемо дуже вдячні Вам за участь у ...

-Ми були б вдячні Вам, якби Ви змогли прийняти наше запрошення на...

У тому випадку, коли ініціатором запрошення виступи друга сторона (Ми хотіли б взяти участь у Вашомусов щанні),у листі-запрошенні доречні вирази:

- Ми з великою радістю приймемо Ваших представників (Вашу делегацію).

- Ми раді запросити Вас...

- Ми згодні прийняти Вашу делегацію ...

- Ми можемо прийняти ваших представників.

- Ми не заперечуємо проти Вашої участі у нараді.

- Зі свого боку, ми (з радістю) готові прийняти (запросити, зустріти) Ваших представників.

Якщо перша сторона особливо зацікавлена ​​у злагоді, то після власне запрошень фраз використовуються вирази:

- Ми сподіваємось, що Ви приймете наше запрошення.

- Нам хотілося б сподіватися на Вашу згоду.

- Ми висловлюємо надію, що Ви приймете наше запрошення (пропозиція).

ЛИСТ-ВИБАННЯ

Загальноприйнятими формулами вираження жалю є такі:

-На жаль,...

- На наш великий жаль, ...

- На мій великий жаль, ...

- З жалем...

- Ми дуже шкодуємо ...

- Нам надзвичайно шкода ...

- Я дуже жалкую, що...

- Я з жалем дізнався з Вашого листа, що ...

- Жалкую ...

Висловити жаль з приводу угоди, що не відбулася, простроченої оплати, затримки в доставці замовленого товару і т. д. буває недостатньо для того, щоб між обома сторонами збереглися добрі відносини і можливість подальшого успішного співробітництва, тому правилами ділового етикету рекомендується вибачитися за завдані незручності. Вибачення у листах можуть супроводжувати прохання (Вибачте, що звертаюся до Вас із проханням), відмови (Вибачте, але, на жаль, Ваше прохання ми виконати не можемо)і т.п.

Типовими та найбільш уживаними формулами вибачення є такі:

СУПРОВІДНИЙ ЛИСТ

Супровідний лист складається при надсиланні адресату будь-яких матеріальних цінностей; документі, що не мають адресуючої частини; документів, які потребують додаткового роз'яснення. Супровідні листи необхідні і в тих випадках, коли документи, що відправляються, включають кілька аркушів. У супровідних листах вказується найменування документа, що супроводжується, і мета його направлення, термін виконання, пояснюється причина затримки і т.д.

- (Ми) додаємо...

- Надсилаємо заявку на ...

- Надсилаємо (Вам) післяплатою ...

- Надаю на затвердження ...

- Надсилаємо (Вам) на розгляд ...

- Відповідно до списку, що додається ...

- Надсилаємо Вам разом із цим листом зразки...

Вирішила відкрити нову рубрику в журналі - про те, як треба і не треба писати ділові листи.

Написати добрий діловий лист не так просто. Точніше, важко. Воно має бути ясним, чітким, ввічливим і максимально доброзичливим. У ньому автор демонструє знання (або незнання) правил ділового спілкування, тобто свою адекватність як партнера, колеги, підлеглого чи начальника. Іноді достатньо одного рядка, щоб зіпсувати враження про себе.

Особливо важко дається ділове листування молодим людям. Причини бачу в наступному: 1) на листі вони мимоволі копіюють стиль смс і чатів; 2) ЗМІ перестали бути взірцем літературної російської; 3) на хлопців тиснуть англійські еквіваленти. Жива і стара радянська звичка писати ділові листи важкою, канцелярською мовою, мовляв, так автор здавався розумнішим і важливішим.

Звернення - річ делікатна.Ось кілька правил, які я засвоїла за кілька десятиліть щоденного листування.

Головне у зверненні – правильно позначити рівень відносин, а саме: зверху вниз, по горизонталі, знизу вгору. Умовні низ і верх - соціальне становище, вік та відносини підпорядкованості на роботі. Якщо старший (за віком, становищем, посадою) пише молодшому, достатньо слів "Шановний" або "Добрий день". Тут однаково доречні знак оклику і кома.

Коли молодший пише старшому, звернення має починатися словами "Шановний", "Вельмишановний" або "Вельмишановний" (два останні варіанти використовуються для того, щоб підкреслити заслуги адресата). Всі інші варіанти дуже небажані. Знак оклику обов'язковий.

При особливо теплих стосунках (роки спільної роботита особистої дружби) лист можна і навіть бажано почати зі слова "Дорогий". (До речі, "Dear" в англійській означає "Шановний".) Знак оклику при відносинах "знизу вгору" це не скасовує!

Назвати адресата по імені (або імені та по батькові) обов'язково!Звертання "Здрастуйте" або "Доброго часу доби", особливо без вказівки імені адресата, видають автора з обмеженим колом спілкування.

Приклад невдалого початку листа. Молодий співробітник пише начальнику, який старший за нього на 30 років: "Спасибі, Іване Петровичу, за оперативну відповідь". Тобто, між іншим, хвалить за оперативність - здатність швидко реагрувати на листи. Правильний варіант: "Шановний Іване Петровичу! Велике спасибі, за швидку (швидку) відповідь на мого листа".

Моє спостереження. Успішні людиуникають тих, хто не вміє писати нормальні листи. І не тому, що ображаються на неввічливість. А тому що цінують свої сили і не бажають витрачати їх на свідомо неефективне спілкування.

Побудована на лексичних формальностях, які роблять її стрункою та точною.

Вступ

Вступні рядки ділових листів посилаються на попереднє листування, пояснюють спосіб знаходження одержувача або причину звернення.

Формальні зв'язки

Сполучні словосполучення структурують ділове листування.

додаток

Висновок

Заключні рядки ділових листів передують майбутні події, повторюють вибачення або пропоную допомогу.

Прощання

Вибір правильного прощання у ділових листахзалежить від знайомства з отримувачем.

English Joke

The child came to his mother in tears.

"Oh, mama," he confessed, "I broke a tile in the hearth."

"Never mind, dear," the mother consoled. "But how ever did you come to do it?"

"I was pounding it with father's watch?"

Основні слова подяки англійською та варіанти відповіді

Для подяки на англійськоюможна обійтися словами "Thank you". Але що робити, якщо потрібно не просто подякувати, а дуже подякувати, від щирого серця подякувати? Як відповідати на слова подяки? Як подякувати за щось певне? Про все це читайте нижче.

Як висловити подяку англійською мовою у повсякденному мовленні

Розглянемо докладніше, як подякувати англійською, відповісти на подяку та подякувати за щось певне.

1. Слова подяки англійською

У звичайних повсякденних ситуаціях для висловлювання подяки англійською використовують фрази:

• Thank you \ Thanks. - Спасибі.

між thank youі thanksрізниці немає жодної. І те, й інше – “дякую” або “дякую”. Єдиний нюанс у тому, що для формальної ситуації thanksменше підходить, ніж thank you.

• Thank you very much. - Велике спасибі.
• Thanks a lot. - Дякую велике \ величезне.
• Thank you so much. - Велике вам спасибі.

Ці три варіанти також між собою практично не відрізняються. Все це різні варіації "Спасибі велике" і підходять як для неформальних, так і для формальних ситуацій. Зауважу, що США часто люблять додавати фразу I appreciate it (я ціную це) після слів подяки. Наприклад:

– Thanks, I appreciate it.

– Дуже добре для вас, I appreciate it.

Цю фразу можуть сказати з приводу без. Ви можете почути її від друга, якому допомогли підняти рояль на 8 поверх, і від незнайомця, якому притримали двері в ліфті. Це просто спосіб трохи посилити подяку.

• Cheers. – Дякую (неформ.)

Слово cheersяк "дякую" використовується в неформальних ситуаціях. У діловому листуванні чи офіційної розмові воно недоречне.

– Here's that book you wanted to borrow. – Ось книжка, яку ти хотів у мене позичити.

- Oh, cheers! - О дякую!

• You saved my life. - Ти мене врятував.
• I owe you one \ I owe you big time. - Я твій боржник.

You saved my life- Це не в буквальному сенсі "Ти врятував мені життя", а аналог нашого "Спасибі, що врятував!" або "Ти мене врятував!", тобто подяка за якусь допомогу. I owe you oneабо I owe you big time- Еквівалент нашого "Я в тебе в боргу!".

• You shoudn’t (have) – Не варто.

"Дякую, не варто!" Так кажуть, наприклад, отримавши подарунок. Мається на увазі, що не варто дарувати щось таке цінне. You shouldn't (have) – це, як і “не варто”, незавершена фраза. Повний варіант міг би звучати так: You shouldn't have done it! - Не варто було цього робити! You shouldn’t have presented this to me! - Не варто мені цього дарувати!

Oh, що lovely flowers. You shouldn’t have! - О, які чудові квіти! Не варто було!

2. Як відповісти на слова подяки

Найпростіше відповісти на подяку універсальним, безпомилковим способом:

• You’re welcome. - Будь ласка.

Ця відповідь підходить для будь-якої ситуації! Є інші його варіації:

• Welcome. - Будь ласка.
• Always welcome. - Завжди будь ласка.

Як і You're welcome, вони доречні практично скрізь.

Назву ще кілька варіантів відповіді:

• That's all right. – Не варто.
• Don’t mention it. - Немає за що.
• Not at all. - Немає за що.
• It’s nothing. - Нема за що \ Дрібниці.
• No problém. - Без проблем.

Усі варіанти означають щось на кшталт “Нема за що” або “Не варто подяки”. варіант no problemможна назвати неформальним, доречним у дружній розмові.

3. Як подякувати англійською за щось певне

Часто потрібно не просто сказати "Thank you", а подякувати за щось конкретно. Для цього є два основні способи:

• Thank you for + (часто з your).
• Thank you for + -ing.

Вибираємо варіант залежно від того, чи можна висловити причину подяки іменником або дієсловом. Ось типові приклади з іменниками:

• Thanks for your help! - Дякую за вашу допомогу!
• Thank you for your support. - Дякую за вашу підтримку.
• Thank you for your assistance. - Дякую за вашу допомогу.
• Thank you for your understanding. - Дякую за розуміння.
• Thank you for the information. - Спасибі за інформацію.

І кілька прикладів із дієсловами:

• Thank you for visiting us. – Дякую, що зайшли до нас.
• Thanks for helping me. – Дякую, що допомогли.
• Thank you for shopping. - Дякую за покупку.

Формальні способи висловлення подяки англійською

Формальних, ввічливих способів подякувати англійською досить багато. У промови вони застосовуються на урочистостях, офіційних заходах, церемоніях, але здебільшого формальні подяки потрібні для писемного мовлення, особливо для .

У багатьох випадках підійде звичайне "Thank you for + причина". Ось, наприклад, типові фрази подяки з ділового листування:

• Thank you for contacting us. – Дякую, що зв'язалися з нами.
• Thank you for your (kind) cooperation. – Дякуємо вам за співпрацю.
• Thank you for your attention to this matter. – Дякую за вашу увагу до цього питання.
• Thank you for your prompt reply. - Спасибі за швидку відповідь.

Але є й інші способи висловити подяку. Всі вони є кліше, шаблони для різних випадків.

• Багато хто для вашого emailу. – Велике спасибі (дещо вдячний) за ваш лист.
• I am very grateful to you. - Я дуже вам вдячний.
• I am eternally grateful for your trust. – Я безмежно вдячний вам за вашу довіру.
• I'd like to express my sincere gratitude for… – Я хотів би висловити мою щиру подяку за…
• I am very much obliged to you. - Я дуже вам вдячний.
• I greately appreciate ваші м'які слова. – Я дуже ціную ваші добрі слова.
• I am very thankful for your kind help. – Я дуже вдячний вам за вашу допомогу.

Друзі! Зараз я не займаюся репетиторством, але якщо вам потрібен вчитель, я рекомендую цей чудовий сайт – там є вчителі носії (і не носії) мови 👅 на всі випадки життя та на будь-яку кишеню 🙂 Я сам пройшов понад 50 уроків з вчителями, яких там знайшов !

Оцінка статті:

(Поки оцінок немає)

Завантаження...

Поділитися з друзями: