Ділове спілкування - це свій світ зі своїми законами. Від того як ми дотримуємося ці закони залежить багато чого: враження, яке ми виробляємо на колег і партнерів, продуктивність роботи і навіть просування по кар'єрних сходах.
Особливе місце в діловому спілкуваннізаймає ділове листування, яка є повсякденним обов'язком більшості офісних працівниківі не тільки. Уміння правильно вести ділову переписку може стати гарною підмогою для укладання вигідних угод і формування вашого ділового іміджу.
Давайте розглянемо деякі особливості ділового листа. Отже, ділове листування - це:
- використання шаблонних фраз і кліше
- емоційна нейтральність,
- смислова точність і лаконічність викладу,
- грамотно вибудувана аргументація.
Ділове листування англійською- це той же набір правил і кліше, деякі з яких ми рекомендуємо використовувати всім, хто працює з іноземними партнерами або в міжнародних компаніях. Ми пропонуємо вашій увазі кілька корисних фраз, які прикрасять вашу ділову переписку. Ці фрази підкреслять ваш професіоналізм і допоможуть сформувати імідж ділової людини. Почнемо? М!
1.Please find attached
Почнемо з класики. Часто доводиться прикріплювати до листа різні документиабо інші файли. Для того щоб повідомити одержувача про наявність вкладення відмінно підійде дана фраза. Адже слово «Attachment» в перекладі означає «вкладення». Фразу слід використовувати в кінці листа.
Наведемо кілька прикладів використання:
- Please find attached my portfolio.
- Please find attached copy of the agreement / contract.
2.I have forwarded
Цю фразу можна використовувати, якщо вам необхідно переслати лист іншим одержувачам. Щоб повідомити про це адресата, відмінно підійде фраза «I have forwarded». наприклад:
- I have forwarded Anna's CV to you.
- I have forwarded John's email to you.
3.I've cc'ed
Людина, необізнана в усі таємниці особливостей ділового листування, Може і не зрозуміти, що значить це дивне скорочення. Але ми-то професіонали. «I've cc'ed» - скорочення, яке розшифровується, як I have carbon copied. Фраза означає «поставити кого-то в копію для отримання листів».
Так що якщо вам потрібно когось поставити до відома про те, що ви поставили в копію інших одержувачів - сміливо використовуйте цю фразу. Наприклад:
- I've cc'ed Sara on this email.
- I've cc'ed Jack and Jimmy on these emails.
Що стосується скорочень, які не можна використовувати в діловому листуванні - для цього випадку зазвичай роблять виняток.
4.For further details
Дана фраза - перевірений спосіб ввічливо завершити ваш лист англійською. «For further details», означає «для більш докладної інформації», «більш детально». Приклади використання:
- For further details contact me any time.
- For further details write to our Sales-manager.
Ще одна фраза, яка допоможе вам ввічливо закінчити - «If you have any questions, please do not hesitate to contact me». У перекладі це означає «Якщо у Вас виникли питання, сміливо пишіть мені».
5.I look forward to
Фраза «look forward», означає «чекати з нетерпінням». Так що якщо ви з нетерпінням чекаєте відповіді або якогось іншого дії від адресата, то буде цілком доречно вжити цю фразу. Наприклад:
- I look forward to your answer.
- I'm looking forward to your reply.
Фразу краще використовувати в кінці листа.
При написанні листа необхідно бути ввічливими навіть коли вам не дуже цього хочеться. Уміння складати грамотні листи в будь-якій ситуації відображає ваш професіоналізм, вихованість і знання ділової етики. На закінчення нагадаємо, що в діловому листуванні ви повинні показати точність формулювань і бездоганну грамотність. Також неприпустимо використання скорочень (за рідкісним винятком).
Пишіть електронні листи англійською правильно, дорогі друзі! Успіхів!
За даними британської Асоціації прямого маркетингу, кожен фунт, вкладений в email-маркетинг в 2015 році, приніс 38 фунтів прибутку. Хочете домогтися таких же результатів, але не знаєте, як написати лист клієнту?Тоді використовуйте кращізразки листів клієнтам,які ми зібрали для вас в цьому огляді.
Як правильно написати лист клієнту
Ви думаєте про клієнтів постійно, але це не взаємно. Щоб заволодіти їх увагою і випередити конкурентів, потрібно регулярно нагадувати про себе. Електронні листи відмінно справляються з цим завданням. На думку авторів блогу Pipedrive, є кілька хитрощів, які можуть зіграти на вашу користь:
- Терпіння і ще раз терпіння.Підводите потенційного покупця до угоди поступово, регулярно відправляючи йому.
- узгодьте стратегіюу розсиланні листів клієнтам з відділом маркетингу, щоб не бути занадто настирливими і не засмічувати ящик клієнта повторної інформацією.
- Використовуйте CRM-систему.Вона спростить технічну сторону спілкування з клієнтами прискорить роботу з поштою.
CRM-система - це зручна програма, яка допомагає вести облік клієнтів і угод, записує всі дзвінки, а також допомагає зручно організувати переписку з клієнтом. Наприклад, програма інтегрується з поштовим сервісом (підключити можна необмежену кількість поштових скриньок) і дозволяє зберігати історію переписки прямо в картці контрагента. Якщо вам написав новий клієнт, то створити картку угоди можна прямо з вхідного листа.
Листи клієнтам: приклади і готові зразки
Ми склали добіркуділових листів клієнтам,які ви можете взяти за зразок. Вам залишиться лише доповнити їх деталями.
1. Вперше пишете потенційному клієнту? Надішліть таке коротке послання:
Тема листа:Можливо Ви - наш новий клієнт
Вітаю, [Ім'я].
ми [коротка інформаціяПро компанію].
Якщо це Вас зацікавило, я готовий обговорити можливість співпраці. Повідомте, в який час Вам було б зручно зателефонувати.
[Підпис]
2. Розкажіть потенційному клієнту про успішний досвід співпраці з його конкурентами:
Тема листа:Чи не відставайте від конкурентів
Вітаю, [Ім'я].
Ми успішно працюємо з [Конкурентом X і Y]в [сфера діяльності]вже [Стільки-то часу]і разом домоглися хороших результатів. Ознайомитися з детальною інформацієюпро них Ви можете тут [Посилання на кейс / відгук].
Будемо раді, якщо і Ви приєднаєтеся до нас.
[Підпис]
3. Якщо на діловому заході ви отримали контакти потенційних клієнтів, надішліть їмлист-пропозиціютакогозразка:
Тема листа:Детальніше про нашу компанію
Вітаю, [Ім'я].
Я сподіваюся, що Вам теж сподобалося [Захід], І хотів би подякувати Вам за інтерес до [Назва компанії].
Додаю більш детальну інформацію про нашу компанію. Буду радий обговорити по телефону всі Ваші питання.
[Підпис]
Листи-нагадування
4. Через деякий час після відправки листи клієнту з пропозицією послугабо додаткової інформаціїнагадайте про себе:
Тема листа:Чи хочете Ви щось обговорити?
Вітаю, [Ім'я].
Я сподіваюся, що у Вас була можливість прочитати мій попередній лист і докладніше ознайомитися з [Додатковою інформацією].
Чи є у Вас якісь питання чи думки за моєю пропозицією? Буду радий обговорити їх по телефону або при особистій зустрічі. Коли у Вас знайдеться час для цього?
[Підпис]
5. Якщо ви на цифрах можете показати ефективність вашої пропозиції, то поділіться ними в листах клієнтам компанії. Факти переконують краще.
Тема листа:Кілька фактів, які Ви могли не знати про [Назва компанії]
Вітаю, [Ім'я].
Я недавно відправив Вам лист про [Назва компанії], І думаю, ми могли б бути корисні [вашої компанії].
Наші клієнти спостерігають зростання [Вказати показники], Коли використовують [Назва продукту і послуги]. Ми також пропонуємо [Розповісти про акції]і [Згадати інші вигідні пропозиції].
Якщо захочете дізнатися подробиці, будь ласка, повідомте, і ми домовимося про переговори по телефону або при зустрічі.
З нетерпінням чекаю на відповідь.
[Підпис]
6. Запропонуйте клієнтам пробний періодабо безкоштовні зразки. Покупці часто зважуються на операцію, якщо попередньо протестують продукт.
Тема листа:Подарунок для Вашої компанії
Вітаю, [Ім'я].
Кілька днів тому я надіслав Вам інформацію про [назва продукту]і зараз пропоную спробувати його в дії.
Я створив / прикріпив кілька гостьових логінів / безкоштовних зразків / ваучерів, які можна використовувати для доступу / отримання [Продукту або послуги]. Поділіться ними з Вашими колегами. Було б цікаво почути їхню думку.
Буду радий обговорити все докладніше по телефону або при особистій зустрічі. Я впевнений, ми дійсно можемо бути корисні Вам в [галузь діяльності].
[Підпис]
7. Якщо ви не впевнені, що ведете переписку зі співробітником, уповноваженим вести переговори, попросіть його допомогти достукатися до ЛПР:
Тема листа:Сподіваюся, Ви зможете направити мене до потрібної людини
Вітаю, [Ім'я].
Кілька днів тому я відправив Вам лист про [Компанії або продукту]і тепер сумніваюся, що звернувся за адресою.
Це Ви приймаєте рішення по цікавить мене питання? Якщо ні, не могли б Ви допомогти мені зв'язатися з потрібним співробітникому вашій компанії?
Чекаю вашої відповіді.
8. Використовуйте цей текст листа клієнту, якщо після зустрічі з ним ви хочете поцікавитися його подальшими планами:
Тема листа:Ваші плани
Вітаю, [Ім'я].
Дякую що приділили мені час. Тепер хотілося б дізнатися, як Ви бачите подальше обговорення нашого питання.
Якщо Ви все ще зацікавлені, то, будь ласка, проінформуйте про свої плани.
Чекаю вашої відповіді.
[Підпис]
9. Після зустрічі з клієнтом нагадайте йому про наступні етапи переговорів:
Тема листа:План дій на найближчий час
Вітаю, [Ім'я].
Спасибі, що знайшли час - сьогоднішня зустріч вийшла дуже продуктивною. Коротко нагадаю, як ми вчинимо далі:
[Дата]: Я вишлю Вам [Договір / повний комплект документів].
[Дата]: Ви передасте мені зауваження і побажання.
[Дата]: Ми внесемо всі остаточні зміни і підпишемо угоду.
Якщо Вам знадобиться щось обговорити до цієї дати, дайте мені знати.
10. Складітьтакелист клієнту, Якщо при зустрічі він хотів отримати додаткову інформацію:
Тема листа:Інформація з Вашого запиту
Вітаю, [Ім'я].
Ми були раді познайомитися особисто з представниками Вашої організації. Я обіцяв Вам надіслати додаткові дані про [Питання]- вони знаходяться в прикріпленому файлі.
Готовий відповісти на будь-які питання. Не соромтеся дзвонити мені по [номеру] в будь-який час або писати на цю адресу.
[Підпис]
Якщо клієнт не виходить на зв'язок
11. Якщо клієнт не відповів на телефонний дзвінок, Використовуйте наступнийзразок написання листа:
Тема листа:Не зміг зв'язатися з Вами
Вітаю, [Ім'я].
Я хотів обговорити з Вами [Питання], Але, ймовірно, Ви опинилися зайняті. Будь ласка, передзвоніть мені по [Номеру]або дайте знати, коли Вам буде зручно, щоб подзвонив я.
[Підпис]
12. Не додзвонилися клієнту і залишили йому голосове повідомлення? Доповніть його листом такого змісту:
Тема листа:Чи не додзвонився Вам
Вітаю, [Ім'я].
Я недавно дзвонив Вам, щоб обговорити [Питання].
[Підпис]
13. Якщо клієнт вперто не відповідає по всіх каналах, можливо, у нього багато справ. Скористайтеся таким шаблоном - знайти пару секунд на відповідь зможе навіть дуже зайнята людина:
Тема листа:Потрібно короткий відповідь
Вітаю, [Ім'я].
На жаль, ніяк не можу з Вами зв'язатися. Вважаю, що Ви дуже зайняті або більше не зацікавлені в наших послугах.
Будь ласка, в листі вкажіть відповідний варіант відповіді:
- Будь ласка, дайте мені спокій!
- Занадто зайнятий, напишіть мені знову через місяць, будь ласка.
- Я сам зв'яжуся з Вами.
[Підпис]
14. Якщо хочете ненав'язливо нагадати про себе - поділіться з клієнтом інформацією, яка буде йому корисна:
Тема листа: Корисна інформаціядля Вашого бізнесу
15. Якщо клієнт тягне з оплатою, нагадайте йому про це:
Тема листа:затримка оплати
Вітаю, [Ім'я].
[Дата]я відправив Вам рахунок по електронній пошті. Оплата ще не надійшла, тому прошу дізнатися, чи отримав ваш фінансовий відділнаш рахунок? Якщо необхідно, я пришлю його повторно. Чекаю від Вас оплати протягом тижня.
Дякую за вашу допомогу.
[Підпис]
Ці шаблони заощадять вам час для реального спілкування з клієнтами. А щоб домогтися більшого ефекту, автоматизуйте створення і розсилку шаблонів через. прямо зараз - це безкоштовно і займе всього пару хвилин.
Що таке електронна пошта? У сучасному діловому світіце:
- Ваше особа. Саме за допомогою email можна створити позитивний образ в очах контрагента або зіпсувати перше враження.
- Ваш робочий інструмент. Дуже багато спілкування з зовнішнім світом відбувається по email. Тому, добре володіючи цим інструментом, можна здорово полегшити собі життя.
- Потужний відволікаючий фактор. Зовнішній світ намагається дістати вас, відвернути і збити з вірного шляху через email.
З цих позицій і подивимося на роботу з електронною поштою. Почнемо з простого.
оформлення листа
Я користуюся поштовим клієнтом Mozilla Thunderbird, тому буду розповідати на його прикладі. Створимо новий лист і підемо зверху вниз по списку полів.
Кому. Копія. Прихована копія
Можливо, хтось не знає, але «Кому» в Mozilla можна змінити на «Копія» або «Прихована копія».
- Кому: Пишемо основного адресата або кілька адресатів через крапку з комою.
- копія: Пишемо того, хто повинен ознайомитися з листом, але від кого ми не чекаємо реакції.
- Прихована копія: Пишемо того, хто повинен ознайомитися з листом, але повинен залишитися невідомим для інших одержувачів листа. Особливо доречно використовувати для масових розсилок ділових листів, наприклад повідомлень.
неправильно в масову розсилку вказувати одержувачів через поля «Копія» або «Кому». Декілька разів на рік отримую листи, в яких перераховано 50-90 адресатів в полі «Копія». У наявності порушення privacy. Не всім з твоїх адресатів потрібно знати, з ким ще ви працюєте за аналогічною темі. Добре, якщо це знайомі між собою люди. А якщо в списку конкуруючі компанії, яким невідомо один про одного? Як мінімум потрібно бути готовим до зайвих пояснень, як максимум - до припинення співпраці з одним з них. Не треба так.
Тема листа
Про важливість теми листа часто пишуть (іноді толково) в своїх корпоративних блогах професійні сервіси розсилок. Але там найчастіше йде мова про продають листах, де тема листа вирішує завдання «email повинні відкрити».
Ми ж обговорюємо щоденну ділову переписку. Тут тема вирішує завдання «лист і його автора повинні легко ідентифікувати і потім знайти». Причому ваша старанність повернеться до вас у вигляді карми численних листів-відповідей, Тільки з приставками Re:або Fwd, Серед яких доведеться шукати потрібний лист за темою.
Двадцять листів - це обсяг одноденної листування менеджера середньої ланки. Про підприємців та власників бізнесу взагалі не говорю, у них число листів іноді зашкалює за 200 і більше в день. Тому ще раз: не відправляйте листи з порожньою темою.
Отже, як правильно формулювати тему листа?
Помилка № 1 : Тільки назва компанії в темі. Наприклад, «Небо» і все. По-перше, напевно ви не один з вашої компанії спілкуєтеся з цим контрагентом. По-друге, ніякого сенсу така тема не привносить, адже назва вашої компанії і так видно з адреси. По-третє, вгадайте, як буде виглядати ваш власний ящик при такому підході до листування? Приблизно ось так.
Зручно шукати за такими темами?
Помилка № 2 : Кричущий, що продає заголовок. Здорово, якщо ви вмієте писати такі заголовки. Ось тільки чи доречно застосування цих навичок у діловому листуванні? Згадайте мета теми ділового листа: не продати, а забезпечити ідентифікацію та пошук.
Текст листа
Є безліч посібників з написання текстів для різних випадків життя. Наприклад, багато корисного у Максима Ільяхова, Олександра Амзін та інших майстрів слова. Раджу почитати їх статті хоча б для підвищення загальної грамотності і поліпшення загальної стилістики писемного мовлення.
В процесі написання листа ми повинні послідовно прийняти кілька рішень.
питання ввічливості . На початку листа можна розплився в люб'язностях або навіть ніжності в дусі «Милий мій Родя, ось уже два місяці з лишком, як я не розмовляла з тобою письмово, від чого сама страждала і навіть іншу ніч не спала, думаючи». Дуже чемно і дуже затратно, як за часом на твір такого вступу, так і за часом співрозмовника на його прочитання. Переписка адже ділова, пам'ятаєте? Чи не твір епістолярного жанру на конкурс і не лист матері Раскольникову, а ділове листування.
Поважаємо час своє і одержувача!
Представлятися і нагадувати обставини знайомства має сенс тільки в першому листі, що відправляється після скороминущої зустрічі на виставці. Якщо ж це продовження співпраці або поточна листування, в першому листі в день пишемо: «Здрастуйте, Іван», у другому і наступних: «Іван, ...».
звернення . Мене завжди хвилювало питання, до кого звернутися в листі, якщо одержувачів кілька. Нещодавно я писав лист, звернений до трьох дівчатам на ім'я Анна. Анітрохи не сумніваючись, я написав «Здрастуйте, Ганна» і не парився. Але так щастить далеко не завжди.
Що робити, якщо одержувачів три або навіть сім і вони не носять одне ім'я? Можна перерахувати по іменам: «Добрий день, Родіон, Пульхерія, Авдотья і Петро Петрович». Але це довго і займає час. Можна написати: «Здрастуйте, колеги!».
Я для себе використовую правило звертатися по імені до того, хто стоїть в поле «Кому». А до тих, хто в копії, не звертатися взагалі. Це правило заодно дозволяє точніше визначити (одного!) Адресата листи і мета цього листа.
цитування . Часто листування є ланцюжком листів із запитаннями і відповідями - словом, діалог. Хорошим тоном вважається не видаляти історію листування і писати свою відповідь зверху цитованого тексту, щоб, повернувшись до цієї листуванні через тиждень, можна було легко прочитати діалог зверху вниз по убутним дат.
Чомусь за замовчуванням в Mozilla варто настройка «Встановити курсор після цитованого тексту». Рекомендую її поміняти в меню «Інструменти» → «Параметри облікового запису»→« Складання та адресація ». Повинно бути так.
мета листа . Ділові листи бувають двох видів:
- коли ми просто інформуємо співрозмовника (наприклад, звіт про виконану роботу за місяць);
- і коли ми чогось хочемо від співрозмовника. Наприклад, щоб він узгодив прикладений рахунок на оплату.
Як правило, спонукають листів в рази більше, ніж звітних. Якщо ми хочемо чогось добитися від співрозмовника, дуже важливо сказати про це в листі прямим текстом. Заклик до дії має супроводжуватися зверненням на ім'я і йти останньою пропозицією в листі.
неправильно : «Порфирій Петрович, я знаю, хто зарубав бабусю».
правильно : «Порфирій Петрович, це я зарубав бабусю, будь ласка, прийміть заходи по моєму арешту, втомився мучитися!».
Чому кореспондент повинен за вас думати, що йому робити з цим листом? Адже він може прийняти і неправильне рішення.
Підпис в тексті . Вона повинна бути. Тим більше все поштові клієнти дозволяють налаштувати автопідстановку підписи, наприклад класичне «З повагою, ...». У Mozilla це робиться в меню «Інструменти» → «Параметри облікового запису».
Писати чи не писати контакти в підписі - особиста справа кожного. Але якщо ви хоч якось пов'язані з продажами - обов'язково пишіть. Навіть якщо угода не відбудеться за підсумками комунікації, в майбутньому вас легко знайдуть по контактам з підпису.
Наостанок ще одна фішка тіла листи для тих співрозмовників, хто не любить (не може, не хоче, не має часу) відповідати на ваші листи. Вкажіть в тексті листа замовчування. Наприклад, «Порфирій Петрович, якщо не прийдете мене заарештовувати до 12:00 п'ятниці, то я вважаю себе амністованим». Зрозуміло, термін повинен бути реальним (не варто текст з прикладу відправляти в п'ятницю о 11:50). Одержувач повинен фізично мати можливість прочитати і прийняти рішення з вашого листа. Таке «замовчування» знімає з вас відповідальність за неответа співрозмовника. Як і завжди, до застосування цієї фішки потрібно підходити розумно. Якщо людина вчасно і регулярно відповідає на ваші листи, такий ультиматум може його якщо не образити, то трохи напружити або привести до вирішення не відповідати на лист прямо зараз, а змусити вас чекати п'ятниці.
вкладення
Листи часто бувають з вкладеннями: резюме, комерційні пропозиції, кошторису, графіки, скани документів - дуже зручний інструмент і в той же час джерело популярних помилок.
Помилка : Величезний розмір вкладення. Часто приходять листи з розміром вкладень до 20 МБ. Як правило, це скани яких-небудь документів в форматі TIFF, З дозволом 600dpi. Поштова програма кореспондента майже напевно зависне на кілька хвилин в марних спробах завантажити попередній цього вкладення. І не дай бог одержувачу спробувати прочитати цей лист на смартфоні ...
Особисто я такі листи відразу видаляю. Чи не хочете, щоб ваш лист виявилося в кошику до прочитання? Проконтролюйте розмір вкладення. Рекомендується, щоб воно було не більше 3 МБ.
Що робити, якщо перевищує?
- Спробуйте переналаштувати ваш сканер на інший формат і дозвіл. Наприклад, в PDF і 300dpi виходять цілком читабельні скани.
- Згадайте про такі програми, як архіватор WinRar або 7zip. Деякі файли відмінно стискаються.
- Що робити, якщо вкладення величезна і стиснути його не виходить? Наприклад, майже порожня база бухгалтерії важить 900 МБ. На допомогу прийдуть хмарні сховища інформації: Dropbox, Google Drive і тому подібні. Деякі сервіси, наприклад Mail.ru, автоматично перетворюють величезні вкладення в посилання на хмарне сховище. Але я вважаю за краще сам керувати своєю інформацією, що зберігається в хмарі, тому автоматизацію від Mail.ru не вітаю.
І ще одна не зовсім очевидна рекомендація про вкладення - їх ім'я . Воно повинно бути зрозумілим і прийнятним для одержувача. Якось раз ми в компанії готували комерційна пропозиціяна ім'я ... нехай буде Федора Михайловича Достоєвського. Я отримав від менеджера лист з проектом КП на узгодження, і у вкладенні був файл з ім'ям «ДляФеді.docx». З менеджером, який відправив мені це, відбувся діалог приблизно такого змісту:
Дорогий менеджер, ти особисто готовий підійти до цього шанованій людині і назвати його в обличчя Федя?
Якось немає, шановний ж людина, його все по імені-по батькові називають.
Чому ж ти вкладення назвав «ДляФеді»? Якщо я прямо зараз перешлю йому, як думаєш, він купить у нас сокири з цього КП?
Я збирався потім перейменувати ...
Навіщо готувати міну уповільненої дії - відмова потенційного клієнта - чи створювати собі зайву роботу з перейменування файлу? Чому б відразу не назвати вкладення правильно: «ДляФёдораМіхайловіча.docx» або ще краще - «КП_Небо_Топори.docx».
Отже, з email як «обличчям» більш-менш розібралися. Давайте перейдемо до розгляду електронної пошти як інструменту ефективної роботи і поговоримо про її відволікає складової.
Робота з листами
Електронна пошта - це потужний відволікаючий фактор. Як і з будь-яким відволікаючим чинником, з поштою потрібно боротися шляхом посилення правил і впровадження розкладу роботи.
Як мінімум потрібно відключити ВСІ повідомлення про прихід пошти. Якщо поштовий клієнт налаштований за замовчуванням, вас сповістять і звуковим сигналом, і помігают іконкою поруч з годинником, і покажуть превью листи. Словом, зроблять все, щоб спочатку відірвати вас від кропіткої роботи, а потім занурити в безодню непрочитаних листів і непереглянутих розсилок - мінус годину-другу з життя.
У кого-то могутня сила волі дозволяє не відволікатися на повідомлення, а звичайним людямкраще не спокушати долю і відключити їх. У Mozillla Thunderbird це робиться через меню «Інструменти» → «Налаштування» → «Основні» → «При появі нових повідомлень».
Якщо немає повідомлень, як зрозуміти, що прийшов лист?
Дуже просто. Ви самі, усвідомлено, виділяєте час на розбір пошти, відкриєте поштовий клієнт і побачите все непрочитані повідомлення. Це можна робити два рази на день, наприклад в обід і ввечері або під час вимушених простоїв, припустимо, в пробках.
Часто запитують, як же час реакції і термінові листи? Відповідаю: у вас немає термінових листів у пошті. Якщо тільки ви не працюєте у відділі клієнтської підтримки (в такому відділі свій регламент роботи з поштою).
Якщо і будуть термінові листи, то відправник повідомить вас про це по інших каналах - телефон, SMS, Skype. Тоді ви усвідомлено зайдете в поштовий клієнт і обробите строкову пошту. Всі гуру тайм-менеджменту (наприклад, Гліб Архангельський з його «Тайм-драйвом») декларують стандарт відповіді на email до 24 годин. це нормальне правилохорошого тону - не чекати від співрозмовника миттєвих відповідей по email. Якщо ж є терміновий лист, повідомити про це за більш швидким каналах зв'язку.
Отже, повідомлення ми відключили і тепер включаємо поштовий клієнт за своїм розкладом.
Що ж робити, коли ми зайшли в пошту і зайнялися діяльністю з назвою «розбираю електронну пошту»? Де початок і кінець цієї роботи?
Я багато чув про систему zero inbox, але, на жаль, не зустрічав жодної людини, яка застосовує її. Довелося винаходити свій велосипед. Статті на цю тему є на лайфхакери. Наприклад, «». Нижче я розповім про систему zero inbox в моїй інтерпретації. Буду вдячний, якщо гуру GTD відзначаться в коментарях, доповнять або покращать описану систему.
Важливо зрозуміти і прийняти, що електронна пошта - це не планувальник завдань і не архів для вашої діяльності. Тому папка «Вхідні» повинна бути завжди порожній. Якщо ви взялися за розбір входять, не зупиняйтеся і не відволікайтеся ні на що, поки не спустошити цю папку.
Що робити з листами у вхідних? Потрібно пройтися послідовно по кожному листу і видалити його. Так, просто виділити і натиснути на клавіатурі Delete. Якщо не виходить змусити себе видалити лист, доведеться приймати рішення, що з ним робити.
- Можете відповісти на нього за три хвилини? Чи потрібно на нього відповідати? Так, потрібно, і відповідь займе не більше трьох хвилин, то відповісте відразу.
- Відповідати потрібно, але підготовка відповіді займе більше трьох хвилин. Якщо користуєтеся планувальником завдань, що дозволяє перетворити лист в задачу, перетворите email в таск і на час забудьте про нього. Я, наприклад, використовую абсолютно чудовий сервіс Doit.im. Він дозволяє згенерувати персональний email-адреса: пересилати на нього лист, і воно перетворюється в задачу. Але якщо у вас немає планувальника завдань, перенесіть лист в підпапку «0_Виполніть».
- Після швидкої відповіді на лист, перетворення його в задачу або простого ознайомлення необхідно вирішити, що робити з цим повідомленням далі: видалити або відправити в одну з папок на тривале зберігання.
Ось які папки для тривалого зберіганняє у мене.
- 0_Виполніть.У мене такої папки немає, але якщо у вас немає планувальника, повторюся, сюди можна складати листи, що вимагають детального опрацювання. Цю папку теж потрібно регулярно очищати, але вже з вдумливим підходом в спеціально виділене на цей час.
- 1_Справ.Сюди я складаю листи з довідковою інформацією: привітальні листи з логінами від різних веб-сервісів, квитки на майбутні рейси і так далі.
- 2_Проекти.Тут зберігається архів листування по партнерам і проектам, з якими є поточні взаємини. Природно, для кожного проекту або партнера заведена окрема папка. В папку партнера я складаю листи не тільки від його співробітників, а й листи від співробітників «Неба», пов'язані з цим партнером. Дуже зручно: при необхідності все листування по проекту під рукою за пару кліків.
- 3_Музей.Сюди я закидаю ті листи, які і видалити шкода, і користь від них неочевидна. Також сюди перекочовують папки із закритими проектами з «2_Проекти». Словом, в «Музеї» зберігаються перші кандидати на видалення.
- 4_Документи.Тут лежать листи з електронними зразкамидокументів, які можуть стати в нагоді в майбутньому для бухгалтерії, наприклад акти звірок від клієнтів, квитки по таким, що відбувся поїздкам. Папка багато в чому перегукується з папками «2_Проекти» і «1_Справ», тільки в ній зберігається бухгалтерська інформація, а в папці «2_Проекти» - управлінська. У «4_Документи» - мертва інформація, а в «2_Проекти» - жива.
- 5_Знанія.Сюди я складаю тільки дійсно корисні розсилки, до яких хочу повернутися через час для натхнення або пошуку рішень.
Є й інші настройки поштового клієнта, важливі для роботи цієї системи. По-перше, за замовчуванням в Thunderbird варто прапорець «Позначати повідомлення як прочитані». Я вважаю за краще робити це усвідомлено, тому прапорець геть! Для цього заходимо в меню «Інструменти» → «Налаштування» → «Додатково» → «Читання і відображення».
По-друге, використовуємо фільтри . Раніше я активно застосовував фільтри, які за адресою відправника автоматично переправляли листи в відповідні папки. Наприклад, листи від юриста переміщалися в папку «Юрист». Відмовився від такого підходу з кількох причин. Перша: листи від юриста в 99% випадків відносяться до якого-небудь проекту або партнера, а значить, підлягають переміщенню в папку цього партнера або проекту. Друга: вирішив додати усвідомленості. Ви самі повинні вирішити, де має зберігатися конкретне лист, а шукати необроблені повідомлення зручніше тільки в одному місці - у вхідних. Зараз фільтри використовую тільки для рознесення по папках автоматичних регулярних листів з різних систем, Тобто листів, які не потребують від мене прийняття рішень. Фільтри в Mozilla Thunderbird налаштовуються в меню «Інструменти» → «Фільтри повідомлень».
Отже, при правильному підході на електронну пошту повинно йти від 10 до 60 хвилин в день в залежності від обсягу листування.
Так, і ще одне. Адже ви вже відключили повідомлення про прихід нових листів? ;)
Кожен день ми відправляємо десятки електронних листів. Іноді це дуже короткі повідомлення, наприклад, такі: «Підемо на обід?». Іноді -, за допомогою яких ви презентуєте свій бізнес або сайт. Коли листів стає багато, а часу - мало, ми починаємо поспішати і робити помилки. Зазвичай дріб'язкові, на зразок помилки, але часом трапляються і такі, які можуть здорово нашкодити вашій репутації і зіпсувати відносини з клієнтом або співробітником.
Цього можна уникнути, просто потрібно бути зібраним і знати про деякі підводні камені. Ось найпоширеніші помилки, що здійснюються під час відправки електронних листів. Уважно прочитайте і запам'ятайте, що спершу потрібно зробити невелику паузу, перевірити, чи все в порядку, а вже потім натискати на кнопку «Відправити».
Ви набираєте не той адреса
Найчастіша і найнеприємніша помилка. Уявіть, ви хочете відправити досить особисті фотографії одного або подружці, але машинально набираєте адресу свого начальника або замовника. І тільки після того, як лист пішло, з жахом розумієте, що зараз відбулося. Якщо вас це втішить, то в таку ситуацію кожен з нас потрапляв хоча б раз в житті: юристи відправляли конфіденційні документи протилежному боці, дизайнери - макети сайтів не тому клієнту і т.д. Але коли це відбувається з нами - здається, земля йде з під ніг.
На щастя, у багатьох поштових сервісах, наприклад, в тому ж Gmail, є функція. Увімкніть її і вкажіть великий часовий інтервал - так, знаєте, спокійніше.
Ви забули про вкладення
Ви написали, що до листа додається якийсь файл, але забули його прикріпити. Ще одна поширена помилка, яка часто призводить до нерозуміння і вибачень. З одного боку, нічого страшного, ніхто не ідеальний, але краще спочатку все перевірити, а вже потім відправляти лист. А щоб уникнути питань з боку одержувача, рекомендуємо перерахувати всі прикріплені файли прямо в тілі листа. Наприклад, так:
Привіт Максим! Відправляю тобі кілька файлів, вони у вкладенні:
Договір про надання послуг
Гифку з котиком
Ви не думаєте про оформлення
Зустрічають, як ви пам'ятаєте, по одягу. Якщо хочете, щоб ваше лист не викликав бажання негайно видалити його, попрацюйте над його формою. Кажуть, їй потрібно приділяти стільки ж часу, скільки змістом. На щастя, сьогодні це просто. Для ми рекомендуємо скористатися додатком Wix ShoutOut, вибрати варіант оформлення і додати в нього свій текст. ніяких спеціальних знаньне потрібно, просто стежте, щоб все виглядало акуратно і красиво. До речі, у гарній розсилки є свої секрети і правила, тому радимо прочитати нашого директора по email-маркетингу. Не дякуйте.
Ви не вказуєте тему листа
Тема листа виконує приблизно ту ж роль, що заголовок тексту. Вона з'являється поруч з вашим ім'ям, одержувач бачить її і розуміє, що ви йому прислали: рахунок-фактуру, підсумки зустрічі, запрошення на роботу, макет сайту і т.д. Пам'ятайте, що тема повинна бути чітко сформульованої, щоб при необхідності людина швидко відшукав ваш лист, і переконливою, щоб він зацікавився, якщо йдеться, скажімо, про розсилку. Не так давно ми писали про те, якщо ви забули - варто перечитати.
Ви не зберігаєте чернетки
Якщо вам подобається писати листи в текстових редакторах, то зберігайтеся частіше, а не те вийде, що ви весь день просиділи над листом, а тут раптово комп'ютер завис, і все пропало. Або пишіть відразу в поштовому сервісі - тоді всі ваші начерки автоматично збережуться в папці «Чернетки».
Ви ведете себе неввічливо
Ввічливість в листуванні важлива нітрохи не менше, ніж в житті. Ось основні правила, яких слід дотримуватися всім і кожному:
Завжди дякуйте відправника за лист, особливо якщо ви бачите, що він добре попрацював. Пам'ятайте, в дитинстві нас всіх вчили «чарівним» словами? Давайте не будемо їх забувати, незважаючи на те, що ми вже дорослі.
Зберігайте спокій, навіть якщо справа вкрай термінове і важливе. Нервозність і закиди точно не приведуть ні до чого хорошого.
Починайте і закінчуйте лист загальноприйнятими фразами. Ступінь формальності буде залежати від того, з ким ви спілкуєтеся. Якщо це ваш начальник або просто офіційна особа, не використовуйте «Привіт», «Поки» або «Цілу». І навпаки, якщо пишете колезі або приятелеві - можна обійтися без традиційного «З повагою».
Ви не вичитуєте текст
Помилки можуть зіпсувати все враження, тому уважно перечитайте написане лист, краще кілька разів. Сумнівів щодо орфографії або синтаксису - зайдіть на Грамоту.ру. Краще сім раз відміряти, тобто перевірити, ніж потім вибачатися за помилки і доводити, що ви насправді грамотний.
І до речі: якщо ви боїтеся випадково відправити недописаний лист, спершу напишіть весь текст повністю, а тільки потім набирайте адресу одержувача.
Ви не ставите потрібних людей в копію листа
Давайте розберемося, хто взагалі може отримати ваш лист. Поле «Кому» - це основний одержувач. Поле «Сс» - людина, яка отримає копію. Він не належить до обговорюваного питання безпосередньо, але хоче або повинен бути в курсі. Поле «Bcc» - це приховані одержувачі. Ви додаєте їх, але основний одержувач їх не бачить. І тут потрібно бути обережним: можна переплутати CС і Bcc, і тоді одержувач подумає, що за ним шпигують.
Майте на увазі, що деяким людям важливо бути в курсі того, що відбувається. Ви ж не хочете слухати докори на тему «Як ти міг не додати мене в копію ?! Я ж працював над цим проектом два місяці! » Якщо сумніваєтеся - додавайте всіх, хто має будь-яке відношення до питання. Може, не всі будуть задоволені, що їх відволікають, зате до вас не буде ніяких претензій.
Ви не підписуєтеся
Ви написали «З повагою, Маша» і думаєте, що все в порядку, а одержувач листа сидить і ламає голову, що це за Маша. З друкарні? А може, ілюстратор? Щоб не змушувати його губитися в здогадах - налаштуйте підпис, і вона буде автоматично додаватися в кінець кожного вашого повідомлення. Обов'язково вкажіть ім'я, прізвище, назва компанії, посада та контактну інформацію, Наприклад, скайп або номер телефону. Можете додати адресу - це хоч і реклама, але ненав'язлива.
Ви вибираєте невідповідний час
Писати листи ночами - не сама найкраща ідея. Причина перша: ви напевно жахливо втомилися за день, не дуже добре розумієте і ризикуєте зробити все зазначені помилки. Причина друга: лавина ранкової пошти поховає під собою ваше північне лист, і найближчим часом адресат його точно не побачить. І третя: судячи з усього, вам більше нічого робити, раз ви пишете ділові листио третій годині ночі.
Наша порада: якщо не сталося нічого Важливого і Термінового, відправляйте повідомлення з понеділка по п'ятницю і в робочий час, Як всі нормальні люди.
потрібно для Вашого бізнесу? Створіть його самі на Wix - це просто і безкоштовно!
Завантаження ...
